MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 Chương 1. CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ KHÁI QUÁT VỀ UBND XÃ LÊ LỢI 4 1.1. Lí luận chung về soạn thảo văn bản 4 1.1.1. Một số khái niệm 4 1.1.2. Phân loại văn bản 5 1.1.3. Ý nghĩa của việc soạn thảo văn bản 6 1.2. Tổng quan chung về UBND xã Lê Lợi, huyện Thạch An, tỉnh Cao Bằng 6 1.2.1. Lịch sử phát triển 7 1.2.2. Vị trí pháp lý, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức 8 * Tiểu kết 8 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND XÃ LÊ LỢI 9 2.1. Tình hình soạn thảo văn bản tại UBND xã Lê Lợi 9 2.1.1. Hoạt động soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật 9 2.1.2. Hoạt động soạn thảo văn bản hành chính thông thường và văn bản hành chính cá biệt 10 2.2. Tình hình quản lý văn bản 14 2.2.1. Quản lí văn bản đi 14 2.2.2. Quản lý văn bản đến 16 * Tiểu kết 18 Chương 3. MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND XÃ LÊ LỢI 20 3.1. Đánh giá chung 20 3.1.1. Ưu điểm 20 3.1.2. Nhược điểm 21 3.2. Một số giải pháp 22 3.2.1. Về công tác soạn thảo văn bản 22 3.2.2. Về công tác quản lý văn bản 23 * Tiểu kết 23 KẾT LUẬN 24 DANH MỤC THAM KHẢO 25 PHỤ LỤC
LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài nghiên cứu kết thúc môn Phương pháp nghiên cứu khoa học Tôi xin gửi lời cảm ơn đến cô TS Bùi Thị Ánh Vân – Giảng viên học phần Phương pháp nghiên cứu khoa học tận tình dạy giúp tơi hồn thành tốt đề tài Tơi xin gửi lời cảm ơn đến cán bộ, công chức Uỷ ban nhân dân xã Lê Lợi tạo điều kiện cho tơi tìm hiểu, thu thập thơng tin, tài liệu cách thuận lợi Trong trình khảo sát nghiên cứu tơi gặp nhiều khó khăn, mặt khác trình độ nghiên cứu hạn chế nên dù cố gắng xong đề tài khơng tránh khỏi hạn chế, thiếu sót Vì tơi mong nhận góp ý nhiệt tình từ quý thầy cô để đề tài nghiên cứu hồn thiện Tơi xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Tôi thực đề tài “Công tác soạn thảo văn UBND xã Lê Lợi, huyện Thạch An, tỉnh Cao Bằng” Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu của tơi Tất số liệu kết đề tài nghiên cứu khoa học số liệu thực tế UBND xã Lê Lợi, thông tin số liệu trung thực Nếu phát gian lận tác giả xin hoàn toàn chịu trách nhiệm nội dung nghiên cứu Hà Nội,Ngày 25 tháng 05 năm 2017 SINH VIÊN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT STT CHỮ VIẾT TẮT UBND HĐND QPPL GIẢI NGHĨA Ủy ban nhân dân Hội đồng nhân dân Quy phạm pháp luật MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Chương CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ KHÁI QUÁT VỀ UBND XÃ LÊ LỢI .4 1.1 Lí luận chung soạn thảo văn 1.1.1 Một số khái niệm 1.1.2 Phân loại văn 1.1.3 Ý nghĩa việc soạn thảo văn 1.2 Tổng quan chung UBND xã Lê Lợi, huyện Thạch An, tỉnh Cao Bằng 1.2.1 Lịch sử phát triển 1.2.2 Vị trí pháp lý, chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức * Tiểu kết Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND XÃ LÊ LỢI .9 2.1 Tình hình soạn thảo văn UBND xã Lê Lợi 2.1.1 Hoạt động soạn thảo văn quy phạm pháp luật 2.1.2 Hoạt động soạn thảo văn hành thơng thường văn hành cá biệt .10 2.2 Tình hình quản lý văn 14 2.2.1 Quản lí văn 14 2.2.2 Quản lý văn đến 16 * Tiểu kết 18 Chương MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND XÃ LÊ LỢI 20 3.1 Đánh giá chung 20 3.1.1 Ưu điểm 20 3.1.2 Nhược điểm 21 3.2 Một số giải pháp 22 3.2.1 Về công tác soạn thảo văn 22 3.2.2 Về công tác quản lý văn 23 * Tiểu kết 23 KẾT LUẬN 24 DANH MỤC THAM KHẢO 25 PHỤ LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Lí chọn đề tài Trong hoạt động quản lý hành nhà nước vấn đề soạn thảo quản lý văn quan vấn đề quan trọng cần quan tâm mức Việc soạn thảo ban hành văn đảm bảo cho hoạt động quan diễn cách có hiệu quả, đảm bảo tính pháp quy, thống văn hành việc giải cơng việc quan Chính vậy, việc quan tâm mức đến soạn thảo góp phần tích cực vào việc tăng cường hiệu lực quản lí hành nói riêng quản lí nhà nước nói chung Tơi sinh viên chuyên ngành quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội học tập học phần liên quan đến kĩ thuật soạn thảo văn Ý thức tầm quan trọng cần thiết cơng tác soạn thảo quản lí văn nên lựa chọn đề tài công tác soạn thảo nhằm ứng dụng kiến thức lí luận học từ thầy vận dụng có hiệu thực tế sống Hiện sinh viên năm hai chưa có điều kiện khảo sát thực tế may mắn đươc hỗ trợ giúp đỡ cán bộ, công chức cung cấp thông tin, số liệu giúp triển khai chương cách thuận lợi Ngoài tham khảo tài liệu thư viện trường Internet để hoàn thiện nội dung tiểu luận Với tất lí trên, định lựa chọn vấn đề “Công tác soạn thảo quản lý văn ủy ban nhân nhân xã Lê Lợi huyện Thạch An tỉnh Cao Bằng” làm đề tài cho tiểu luận Lịch sử nghiên cứu vấn đề - Vương Đình Quyền (2011), Giáo trình “Lý luận phương pháp văn thư”, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội - Hệ thống tài liệu nội UBND xã Lê Lợi: + Quyết định số 23/2013/QĐ-UBND việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ UBND xã Lê Lợi + Báo cáo số 33/BC-UBND kết thực nhiệm vụ nhiệm kì (2011-2015) phương hướng nhiệm vụ nhiệm kì (2016-2021 + Báo cáo số 38/BC-UBND kết thực nhiệm vụ năm 2016 phương hướng nhiệm vụ năm 2017 + Sổ đăng kí văn đến Những cơng trình giúp tơi đưa nhìn khái qt công tác soạn thảo quản lý văn nói chung UBND xã Lê Lợi nói riêng Mục tiêu nghiên cứu Qua việc nghiên cứu Công tác soạn thảo văn UBND xã Lê Lợi, muốn vận dụng kiến thức vào thực tiễn để hiểu rõ ngành mà theo học Trên sở giúp sinh viên QTVP nâng cao chất lượng học tập xác định công việc tương lai Đồng thời, qua kết nghiên cứu đề tài cho thấy tích cực hạn chế tồn UBND, từ đưa giải pháp thiết thực nhằm nâng cao hiệu công tác soạn thảo văn Đối tượng nghiên cứu Công tác soạn thảo quản lý văn UBND xã Lê Lợi,huyện Thạch An, tỉnh Cao Bằng Phạm vi nghiên cứu Về không gian: UBND xã Lê Lợi, huyện Thạch an, tỉnh Cao Bằng Về thời gian: từ năm 2013 – 2016 Phương pháp nghiên cứu Để thực đề tài vận dụng số phương pháp nghiên cứu sau: Phương pháp thu thập xử lí thơng tin: sở thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác giáo trình, tài liệu nội bộ, Internet… từ chọn lọc để có nhìn khái qt vấn đề nghiên cứu, mà cụ thể công tác soạn thảo văn UBND xã Lê Lợi Phương pháp thống kê: Sử dụng phương pháp thống kê số liệu văn quan Qua biết chế hoạt động UBND xã Lê Lợi Phương pháp phân tích, tổng hợp: Đây phương pháp để phân tích tổng hợp thơng tin liên quan đến đề tài từ đưa nhận xét, đánh giá Phương pháp đánh giá nhận xét: Sử dụng phương pháp để đưa kết luận, đánh giá, nhận xét thực trạng công tác soạn thảo văn UBND xã Lê Lợi Bố cục đề tài Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo Phụ lục, tiểu luận có chương: Chương Lý luận chung công tác soạn thảo văn khái quát UBND xã Lê Lợi Chương Thực trạng công tác soạn thảo quản lý văn UBND xã Lê Lợi Chương Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác soạn thảo văn UBND xã Lê Lợi Chương CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ KHÁI QUÁT VỀ UBND XÃ LÊ LỢI 1.1 Lí luận chung soạn thảo văn 1.1.1 Một số khái niệm * Khái niệm văn Văn đối tượng nghiên cứu nhiều nhà khoa học khác Tùy theo góc độ nghiên cứu mà ngành có định nghĩa khác từ Dưới góc độ ngơn ngữ học, Lê A Đinh Thanh Huệ định nghĩa: “Văn sản phẩm lời nói dạng viết hoạt động giao tiếp mang tính hồn chỉnh hình thức, trọn vẹn nội dung nhằm đạt tới giao tiếp đó”[1; Tr.45] Theo nghĩa hẹp hơn, văn tài liệu, giấy tờ, hồ sơ hình thành trình hoạt động quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế Như vậy, loại giấy tờ dung để quản lý điều hành hoạt động quan, tổ chức thị, thông tư, nghị quyết, định, đề án công tác, báo cáo… gọi văn Mỗi loại văn khác thường có nội dung, hình thức chức khác * Khái niệm văn quản lí nhà nước Văn quản lý nhà nước định quản lý thành văn quan nhà nước có thẩm quyền cá nhân nhà nước ủy quyền theo chức ban hành theo thể thức thủ tục luật định, Mang tính quyền lực nhà nước, làm phát sinh hệ quản lý cụ thể Như vậy, theo Giáo trình “Lý luận phương pháp văn thư” Vương Đình Quyền định nghĩa sau: “Văn quản lý nhà nước văn quan nhà nước ban hành dùng để ghi chép, truyền đạt định quản lý thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý theo thể thức, thủ tục thẩm quyền luật định”[1; Tr.48] Trong thực tế, văn quản lý nhà nước sử dụng công cụ nhà nước pháp quyền thể chế hóa quy phạm pháp luật thành văn nhằm quản lý xã hội * Khái niệm văn hành Khái niệm hành theo nghĩa gốc, quản lý quan hành pháp mà đứng đầu Chính phủ Nếu hiểu theo nghĩa văn quản lý nhà nước giới hạn loại văn quan hành pháp ban hành để phục vụ cho hoạt động quản lí Hệ thống văn phận hệ thống văn quản lí nhà nước Văn hành văn sử dụng quan nhà nước, tổ chức kinh tế, trị, xã hội nhằm chuyển giao thông tin phục vụ hoạt động tổ chức, quản lý, quan hệ giao dịch, trao đổi, phối kết hợp công tác * Khái niệm kỹ thuật soạn văn “Kỹ thuật soạn thảo văn khái niệm dùng để việc vận dụng lí luận, phương pháp kĩ soạn thảo văn quy tắc có liên quan để xây dựng văn từ khâu khởi đầu lúc văn hoàn thiện” [1; Tr.147] 1.1.2 Phân loại văn Văn quản lý nhà nước gồm nhiều loại khác nhau, loại có chức riêng, ban hành nhằm đáp ứng yêu cầu cụ thể hoạt động quản lý Dựa vào hiệu lực pháp lý văn bản, chia văn quản lý nhà nước thành loại: Văn quy phạm pháp luật văn hành * Văn quy phạm pháp luật: Đây văn quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo hình thức, trình tự, thủ tục pháp luật quy định Theo Luật ban hành văn quy phạm pháp luật 2015 UBND cấp xã có thẩm quyền ban hành Quyết định Chỉ thị * Văn hành chính: Là văn quản lí nhà nước khơng mang tính quy phạm pháp luật dùng để quy định, định, phản ánh tình hình, trao đổi công việc xử lý vấn đề cụ thể - Văn hành cá biệt: Là định (cá biệt) Chỉ thị (cá biệt) Quyết định nâng lương, định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng… - Văn hành thơng thường: bao gồm công văn, báo cáo, thông báo, báo cáo, tờ trình, đề án, chương trình, kế hoạch, hợp đồng, loại giấy (giấy đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm…) loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình…) 1.1.3 Ý nghĩa việc soạn thảo văn Văn thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phạm vi hoạt động quan, đoàn thể doanh nghiệp Việc soạn thảo văn phải thể yếu tố Một văn soạn thảo khơng phù hợp với chức năng, nhiệm vụ vượt quyền hạn khơng có giá trị thực Văn phản ánh mối quan hệ quan hệ thống máy quản lí nhà nước, quan với Trong hệ thống máy quản lý, quan có vị trí định Quan hệ quan xác định văn thơng qua văn ta biết vị trí quan toàn hoạt động máy quản lý nói chung Văn thể nguyên tắc hoạt động, cách thức hoạt động, làm việc quan, đoàn thể doanh nghiệp Mỗi quan sau thành lập phải hoạt động theo nguyên tắc định Các văn quan, đoàn thể soạn thảo sử dụng trình hoạt động phải đảm bảo tuân theo nguyên tắc, thay đổi thực tế cách thức hoạt động mà quan lựa chọn Với lí nêu trên, khẳng định, soạn thảo văn công việc thường xuyên quan trọng hoạt động quản lý quan Đặc biệt quan có trách nhiệm hoạch định chủ trương, sách, ban hành định quản lí quan trọng Chính phủ, Bộ, ngành, UBND, Ban chấp hành Trung ương Đảng… 1.2 Tổng quan chung UBND xã Lê Lợi, huyện Thạch An, tỉnh Cao Bằng bỏ bớt văn sai quy định, hết hiệu lực, văn cần sủa đổi, văn có hiệu lực thi hành… + Lãnh đạo quan tâm trọng cử cán học lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư Chính nhờ quan tâm mà cơng tác văn thư ngày cải thiện 3.1.2 Nhược điểm * Về công tác soạn thảo văn bản: Do số lượng biên chế thiếu nên Văn phòng có đồng chí phụ trách cơng tác soạn thảo văn Trong đó, cơng việc phận Văn phòng q nhiều mà lại thiếu người dẫn đến tải, chưa đầu tư thời gian cho việc nghiên cứu sâu ngành lĩnh vực giao - Về xác định thẩm quyền ban hành văn bản: nội dung lẫn hình thức quan soạn thảo Văn phòng UBND xã chưa thống nhất, xác định khơng tên loại văn Như vậy, hạn chế nhỏ, đòi hỏi UBND xã quan tâm đạo cho phận chuyên môn, trọng đến tầm quan trọng, ý nghĩa việc thực quy định công tác soạn thảo văn quản lý nhà nước - Về quy trình xây dựng ban hành văn bản: nhìn chung văn soạn thảo tuân thủ theo bước quy trình xây dựng ban hành văn Bên cạnh đó, u cầu cơng việc, tính giải nhanh vấn đề mà nhiều bước khơng tiến hành hồn chỉnh Điều ảnh hưởng phần đến chất lượng văn soạn thảo Công tác tự kiểm tra, rà sốt hệ thống hóa văn phận chưa tiến hành thường xuyên - Về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản: lỗi sai chủ yếu thể thức văn mục số, ký hiệu văn bản, phần nơi nhận; kỹ thuật trình bày văn chưa thống cỡ chữ, kiểu chữ, định lề văn bản… - Về văn phong, ngôn ngữ văn bản: Hệ thống thuật ngữ, nghiên cứu văn phong văn hành nhiều điều chưa làm 23 sáng tỏ Ảnh hưởng đến việc sử dụng từ ngữ, văn phong tùy tiện, khó hiểu, khơng giải thích rõ ràng, làm cho văn hạn chế tính khả thi * Về quản lý văn bản: Hiện nay, cán Văn thư UBND xã chưa đào tạo chuyên môn, làm việc dựa kinh nghiệm qua lớp bồi dưỡng ngắn hạn chuyên mơn Do đó, cơng tác quản lý văn tồn số hạn chế sau: + Soạn thảo văn chuyên viên soạn thảo, việc kiểm tra thể thức, nội dung văn phải qua lại bước dẫn đến thời gian tiến độ giải công việc chậm + Văn thư xã sau trình lấy số, ngày tháng văn đến khó theo dõi văn đến, văn bị thất lạc + Khi đăng ký văn đến theo 03 cấp có 03 số đến trùng Do văn thất lạc số văn cấp điều chỉnh thêm bớt số đến cấp + Trong việc lưu trữ văn bản, cán lưu trữ chưa xếp khoa học, khơng phân loại nên tìm kiếm, phục vụ cho việc khai thác hồ sơ tài liệu thường nhiều thời gian 3.2 Một số giải pháp 3.2.1 Về công tác soạn thảo văn Lãnh đạo UBND xã cần quan tâm sát đến công tác soạn thảo quan Ban hành chủ trương, hướng dẫn nghiệp vụ công tác cách cụ thể Tổ chức đưa cán tập huấn cấp trên, trọng đào tạo, bồi dưỡng trình độ chuyên môn cho công chức, cán văn thư, cần thu hút đầu tư cấp cho công tác Phổ biến số văn quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành công tác văn thư lưu trữ Nghị định 110/2004/NĐ-CP Chính phủ cơng tác văn thư, Thơng tư số 01/2011/TT-BNV Nội vụ, văn hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến việc lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ 24 vào lưu trữ quan Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước văn tỉnh Thường xuyên tổ chức sơ kết, tổng kết năm, cuối năm công tác văn thư để rút kinh nghiệm, đánh giá việc làm được, việc chưa làm để có kế hoạch cụ thể Cần mẫu hóa văn hành nhằm hạn chế sai sót thể thức, kỹ thuật trình bày Bên cạnh đó, Ban Lãnh đạo cần tiếp tục nâng cao cơng tác tích thi đua khen thưởng cơng tác văn phòng, văn thư lưu trữ 3.2.2 Về công tác quản lý văn Cán Văn thư cần đưa công nghệ tin học vào phục vụ công tác văn thư nhiều để công tác tiến hành nhanh chóng, xác, kịp thời, bí mật, đại đáp ứng nhu cầu… Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư phần mềm quản lý văn đi,văn đến,quản lý văn lập hồ sơ môi trường mạng nhằm tiết kiệm thời gian,công sức hạn chế khối lượng văn giấy ngày gia tăng Trên biện pháp nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý văn khắc phục mặt hạn chế, tồn UBND xã Lê lợi nói riêng quan Nhà nước nói chung Thơng qua tạo điều kiện thuận lợi đáp ứng đầy đủ nhu cầu cần thiết cho công tác quản lý văn * Tiểu kết Trong chương 3, tơi trình bày số ưu, nhược điểm công tác soạn thảo quản lý văn Trong đó, tơi đánh giá cụ thể thực trạng giúp cho UBND xã hiểu rõ nguyên nhân hạn chế tồn quan để sửa chữa theo quy định Nhà nước Qua tơi mạnh dạn đưa số đóng góp nhằm nâng cao chất lượng soạn thảo quản lý văn UBND xã Tôi hy vọng rằng, đóng góp tơi giúp cho UBND xã Lê Lợi thực tốt chức năng, nhiệm vụ quan 25 26 KẾT LUẬN Trong trình thực việc tìm hiểu triển khai đề tài khoa học: “ Công tác soạn thảo quản lý văn UBND xã Lê Lợi huyện Thạch An tỉnh Cao Bằng” triển khai đề tài thành chương Trong chương 1, trình bày lý luận chung cơng tác soạn thảo văn với vấn đề khái niệm, phân loại ý nghĩa việc soạn thảo văn Đồng thời, khái quát lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND xã Lê Lợi Những nội dung tiền đề để triển khai nội dung chương tốt Trong chương 2, tơi trình bày thực trạng cơng tác soạn thảo quản lí văn UBND xã Lê Lợi Trong đó, tơi làm rõ tình hình cơng tác soạn thảo văn bản, quy trình soạn thảo quy trình quản lý văn UBND xã Từ nội dung giúp tơi trình bày số ưu, nhược điểm công tác soạn thảo quản lý văn chương Từ ưu, nhược điểm tơi đánh giá cụ thể thực trạng giúp cho UBND xã hiểu rõ nguyên nhân hạn chế tồn quan để sửa chữa theo quy định Nhà nước Qua tơi mạnh dạn đưa số đóng góp nhằm nâng cao chất lượng soạn thảo quản lý văn UBND xã Tơi hy vọng rằng, đóng góp giúp cho UBND xã Lê Lợi thực tốt chức năng, nhiệm vụ quan Qua việc nghiên cứu làm tiểu luận giúp thân thấy công tác soạn thảo quản lý văn phận thiếu hoạt động quan, tổ chức cơng việc tập thể khơng phải riêng cá nhân Trên toàn nội dung nghiên cứu đề tài mong đóng góp q thầy bạn để đề tài hoàn thiện 27 DANH MỤC THAM KHẢO Vương Đình Quyền (2011), Giáo trình “Lý luận phương pháp văn thư”, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội Bộ Nội vụ (2011), Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 thể thức kĩ thuật trình bày văn hành chính, Bộ Nội vụ xuất bản, Hà Nội UBND xã Lê Lợi (2013), “Quyết định số 23/2013/QĐ-UBND việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ UBND xã Lê Lợi”, UBND xã Lê Lợi xuất bản, Cao Bằng UBND xã Lê Lợi (2015), “Báo cáo số 33/BC-UBND kết thực nhiệm vụ nhiệm kì (2011-2015) phương hướng nhiệm vụ nhiệm kì (2016-2021)” (Tài liệu nội bộ), UBND xã Lê Lợi xuất bản, Cao Bằng UBND xã Lê Lợi (2016), “Báo cáo số 38/BC-UBND kết thực nhiệm vụ năm 2016 phương hướng nhiệm vụ năm 2017” (Tài liệu nội bộ), UBND xã Lê Lợi xuất bản, Cao Bằng UBND xã Lê Lợi (2016), “Sổ đăng kí văn đến” (Tài liệu nội bộ), UBND xã Lê Lợi xuất bản, Cao Bằng 28 PHỤ LỤC Phụ lục 01 ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ LÊ LỢI [Nguồn: Tác giả tiểu luận chụp] Phụ lục 02 SƠ ĐỐ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND XÃ LÊ LỢI Thường trực UBND Chủ tich Phó Chủ tich Cơng An Qn Văn phòng – Thống kê, Văn thư – Lưu trữ Địa xây dựng Tài – Kinh tế, Nội vụ - thi đua khen thưởng Tư pháp Hộ tịch, tiếp dân – Gquyết KN tố cáo Văn hóa – Xã hội Phụ lục 03 SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN (Trên trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm) (Kèm theo Quyết định số 32/QĐ-UBND ngày 28 tháng năm 2013 UBND xã Lê Lợi) 20-25 mm 11 15 13 5a 5b 9a 10a 10b 11 15-20 mm 30-35 mm 9b 7a 13 7c 7b 14 20-25 mm Ghi chú: Ô số : Thành phần thể thức văn : Quốc hiệu : Tên quan, tổ chức ban hành văn : Số, ký hiệu văn : Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn 5a : Tên loại trích yếu nội dung văn 5b : Trích yếu nội dung cơng văn : Nội dung văn 7a, 7b, 7c : Quyền hạn, chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền : Dấu quan, tổ chức 9a, 9b : Nơi nhận 10a : Dấu mức độ mật 10b : Dấu mức độ khẩn 11 : Dấu thu hồi dẫn phạm vi lưu hành 12 : Chỉ dẫn dự thảo văn 13 : Ký hiệu người đánh máy số lượng phát hành 14 : Địa quan, tổ chức; địa E-Mail; địa Website; số điện thoại, số Telex, số Fax 15 : Logo (in chìm tên quan, tổ chức ban hành văn bản) [3; Tr.19] Phụ lục 04 MẪU CHỮ VÀ CHI TIẾT TRÌNH BÀY THỂ THỨC VĂN BẢN VÀ THỂ THỨC BẢN SAO (Kèm theo Quyết định số 23/QĐ-UBND ngày 28 tháng năm 2013 UBND xã Lê Lợi) _ Stt (1) a b a Thành phần thể thức chi Loại chữ tiết trình bày (2) Quốc hiệu - Dòng - Dòng - Dòng kẻ bên Tên quan, tổ chức - Tên quan, tổ chức chủ quản cấp trực tiếp - Tên quan, tổ chức - Dòng kẻ bên Số, ký hiệu văn Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn Tên loại trích yếu nội dung Đối với văn có tên loại - Tên loại văn - Trích yếu nội dung - Dòng kẻ bên Đối với cơng văn Trích yếu nội dung Nội dung văn Gồm phần, chương mục, điều, khoản, điểm, tiết, tiểu tiết - Từ “phần”, “chương” số thứ tự phần, chương Ví dụ minh họa Cỡ chữ Kiểu chữ (3) (4) (5) In hoa In thường 12-13 13-14 Đứng, đậm Đứng, đậm In hoa 12-13 Đứng In hoa 12-13 Đứng, đậm In thường 13 Đứng In thường 13-14 In hoa In thường Cỡ chữ (7) Phông chữ Times New Roman (6) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc 12 13 ỦY BAN NHÂN DÂN 12 XÃ LÊ LỢI 12 Số: 15/QĐ-UBND; Số: 05/KH-UBND 13 Nghiêng Lê Lợi, ngày 05 tháng 02 năm 20013 13 14 14 Đứng, đậm Đứng, đậm CHỈ THỊ Về cơng tác phòng, chống lụt bão 14 14 In thường In thường 12-13 13-14 Đứng Đứng V/v nâng bậc lương năm 2009 In thường 14 Đứng, đậm Phần I Trong công tác đạo… Chương I 13 14 14 b a - Tiêu đề phần, chương - Từ “mục” số thứ tự - Tiêu đề mục - Điều - Khoản - Điểm - Tiết - Tiểu tiết Gồm phần, mục, khoản, điểm, tiết, tiểu tiết - Từ “phần” số thứ tự - Tiêu đề phần - Số thứ tự tiêu đề mục - Khoản: Trường hợp có tiêu đề In hoa In thường In hoa In thường In thường In thường In thường In thường 13-14 14 12-13 13-14 13-14 13-14 13-14 13-14 Đứng, đậm Đứng, đậm Đứng, đậm Đứng, đậm Đứng Đứng Đứng Đứng QUY ĐỊNH CHUNG QUY ĐỊNH CHUNG Mục Điều Bản văn Các hình thức… a) Đối với … + 14 14 13 14 14 14 14 14 In thường In hoa In hoa 14 13-14 13-14 Đứng, đậm Đứng, đậm Đứng, đậm Phần I TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NHIỆM VỤ… I NHỮNG KẾT QUẢ 14 14 14 In thường 13-14 Đứng, đậm 14 Trường hợp khơng có tiêu đề In thường 13-14 Đứng - Điểm - Tiết - Tiểu tiết Chức vụ, họ tên người ký In thường 13-14 Đứng Đứng Đứng Phạm vi đối tượng áp dụng Thơng tư có hiệu lực thi hành sau 15 ngày kể… a) Đối với … + - Quyền hạn người ký In hoa 13-14 Đứng, đậm 13-14 13-14 Đứng, đậm Đứng, đậm 14 Đứng - Chức vụ người ký In hoa - Họ tên người ký In thường Nơi nhận Từ “kính gửi” tên quan, tổ In thường chức, cá nhân - Gửi nơi - Gửi nhiều nơi GIẢI THÍCH LUẬT, PHÁP LỆNH TM ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH Nông Ích Thạch 14 14 14 14 KT CHỦ TỊCH 14 PHĨ CHỦ TỊCH Nơng Quốc Tuấn 14 14 14 Kính gửi: UBND huyện Thạch An Kính gửi: - Trường PTCS xã Lê Lợi - Trạm Y tế xã Lê Lợi 14 14 b Từ “nơi nhận” tên quan, tổ chức, cá nhân In thường 12 Nghiêng, đậm Nơi nhận: - Tên quan, tổ chức, cá nhân In thường nhận văn bản, 11 Đứng UBND - Lưu: VT Dấu mức độ khẩn In hoa 13-14 Đứng, đậm 10 Chỉ dẫn phạm vi lưu hành In thường 13-14 Đứng, đậm 11 Chỉ dẫn dự thảo văn Ký hiệu người đánh máy, nhân số lượng Địa quan, tổ chức; địa E-Mail, Website; số điện thoại, số Telex, số Fax Phụ lục văn - Từ “phụ lục” số thứ tự phụ lục - Tiêu đề phụ lục Số trang In hoa 13-14 Đứng, đậm In thường 11 Đứng VP.(2) 11 In thường 11-12 Đứng Xã Lê Lợi, huyện Thạch An, tỉnh Cao Bằng ĐT: (026).XXXXXX, Fax: (04) XXXXXXX E-Mail: Website: 11 In thường 14 Đứng, đậm Phụ lục I 14 In hoa In thường 13-14 13-14 Đứng, đậm Đứng BẢNG CHỮ VIẾT TẮT 14 14 - Từ “nơi nhận” 12 13 14 15 16 Nơi nhận: (đối với công 12 văn) huyện; …… ; Như - Lưu: VT trên; …… ; HỎA THƯỢNG KHẨN TỐC KHẨN XEM XONG TRẢ LƯU HÀNH NỘI BỘ LẠI DỰ THẢO DỰ THẢO 10 11 13 13 13 2, 7, 13 SAO Y BẢN CHÍNH, TRÍCH SAO, SAO Hình thức In hoa 13-14 Đứng, đậm 14 LỤC Ghi chú: Cỡ chữ văn tăng, giảm phải thống nhất, ví dụ: Quốc hiệu, dòng cỡ chữ 13, dòng cỡ chữ 14; Quốc hiệu, dòng cỡ chữ 12, dòng cỡ chữ 13; địa danh ngày, tháng, năm văn cỡ chữ 13 [3; Tr.21] Phụ lục 05 SỔ ĐĂNG KÍ VĂN BẢN ĐI VÀ ĐẾN CỦA UBND XÃ LÊ LỢI [Nguồn: Tác giả tiểu luận chụp] ... hành xã tập trung vào mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội địa phương Năm 1983, Ủy ban hành xã Lê Lợi đổi tên thành Ủy ban nhân dân xã Lê Lợi UBND xã Lê Lợi nằm địa bàn xóm Đơng Lng, trung tâm xã. .. pháp lý UBND xã Lê Lợi Hội đồng nhân dân xã Lê Lợi bầu ra, quan chấp hành HĐND xã, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND xã quan nhà nước cấp * Chức nhiệm vụ UBND xã Lê Lợi chịu... thảo văn khái quát UBND xã Lê Lợi Chương Thực trạng công tác soạn thảo quản lý văn UBND xã Lê Lợi Chương Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác soạn thảo văn UBND xã Lê Lợi Chương CÔNG TÁC