Công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại ủy ban nhân nhân xã Lê Lợi huyện Thạch An tỉnh Cao Bằng

MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 Chương 1. CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ KHÁI QUÁT VỀ UBND XÃ LÊ LỢI 4 1.1. Lí luận chung về soạn thảo văn bản 4 1.1.1. Một số khái niệm 4 1.1.2. Phân loại văn bản 5 1.1.3. Ý nghĩa của việc soạn thảo văn bản 6 1.2. Tổng quan chung về UBND xã Lê Lợi, huyện Thạch An, tỉnh Cao Bằng 6 1.2.1. Lịch sử phát triển 7 1.2.2. Vị trí pháp lý, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức 8 * Tiểu kết 8 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND XÃ LÊ LỢI 9 2.1. Tình hình soạn thảo văn bản tại UBND xã Lê Lợi 9 2.1.1. Hoạt động soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật 9 2.1.2. Hoạt động soạn thảo văn bản hành chính thông thường và văn bản hành chính cá biệt 10 2.2. Tình hình quản lý văn bản 14 2.2.1. Quản lí văn bản đi 14 2.2.2. Quản lý văn bản đến 16 * Tiểu kết 18 Chương 3. MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND XÃ LÊ LỢI 20 3.1. Đánh giá chung 20 3.1.1. Ưu điểm 20 3.1.2. Nhược điểm 21 3.2. Một số giải pháp 22 3.2.1. Về công tác soạn thảo văn bản 22 3.2.2. Về công tác quản lý văn bản 23 * Tiểu kết 23 KẾT LUẬN 24 DANH MỤC THAM KHẢO 25 PHỤ LỤC

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành đề tài nghiên cứu kết thúc môn Phương pháp nghiên cứukhoa học Tôi xin gửi lời cảm ơn đến cô TS Bùi Thị Ánh Vân – Giảng viên họcphần Phương pháp nghiên cứu khoa học đã tận tình chỉ dạy giúp tôi hoàn thànhtốt đề tài Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn đến cán bộ, công chức tại Uỷ ban nhândân xã Lê Lợi đã tạo điều kiện cho tôi được tìm hiểu, thu thập thông tin, tài liệumột cách thuận lợi nhất

Trong quá trình khảo sát và nghiên cứu tôi còn gặp khá nhiều khó khăn,mặt khác do trình độ nghiên cứu của mình còn hạn chế nên dù cố gắng xong đềtài cũng không tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót Vì thế tôi mong nhận được

sự góp ý nhiệt tình từ quý thầy cô để đề tài nghiên cứu của tôi hoàn thiện hơn.Tôi xin chân thành cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN

Tôi thực hiện đề tài “Công tác soạn thảo văn bản tại UBND xã Lê Lợi,huyện Thạch An, tỉnh Cao Bằng” Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiêncứu của của tôi Tất cả những số liệu và kết quả trong đề tài nghiên cứu khoahọc đều là số liệu thực tế của UBND xã Lê Lợi, mọi thông tin và số liệu trongbài đều là trung thực Nếu phát hiện sự gian lận nào tác giả xin hoàn toànchịu trách nhiệm về nội dung bài nghiên cứu của mình

Hà Nội,Ngày 25 tháng 05 năm 2017

SINH VIÊN

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 1

Chương 1 CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ KHÁI QUÁT VỀ UBND XÃ LÊ LỢI 4

1.1 Lí luận chung về soạn thảo văn bản 4

1.1.1 Một số khái niệm 4

1.1.2 Phân loại văn bản 5

1.1.3 Ý nghĩa của việc soạn thảo văn bản 6

1.2 Tổng quan chung về UBND xã Lê Lợi, huyện Thạch An, tỉnh Cao Bằng 6 1.2.1 Lịch sử phát triển 7

1.2.2 Vị trí pháp lý, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức 8

* Tiểu kết 8

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND XÃ LÊ LỢI 9

2.1 Tình hình soạn thảo văn bản tại UBND xã Lê Lợi 9

2.1.1 Hoạt động soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật 9

2.1.2 Hoạt động soạn thảo văn bản hành chính thông thường và văn bản hành chính cá biệt 10

2.2 Tình hình quản lý văn bản 14

2.2.1 Quản lí văn bản đi 14

2.2.2 Quản lý văn bản đến 16

* Tiểu kết 18

Chương 3 MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND XÃ LÊ LỢI 20

3.1 Đánh giá chung 20

3.1.1 Ưu điểm 20

3.1.2 Nhược điểm 21

3.2 Một số giải pháp 22

3.2.1 Về công tác soạn thảo văn bản 22

3.2.2 Về công tác quản lý văn bản 23

* Tiểu kết 23

KẾT LUẬN 24

DANH MỤC THAM KHẢO 25 PHỤ LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lí do chọn đề tài

Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay vấn đề soạn thảo

và quản lý văn bản của cơ quan là một trong những vấn đề quan trọng và cầnđược quan tâm đúng mức Việc soạn thảo và ban hành văn bản sẽ đảm bảo chohoạt động của cơ quan diễn ra một cách có hiệu quả, đảm bảo tính pháp quy,thống nhất trong các văn bản hành chính trong việc giải quyết các công việc của

cơ quan mình Chính vì vậy, việc quan tâm đúng mức đến soạn thảo sẽ góp phầntích cực vào việc tăng cường hiệu lực của quản lí hành chính nói riêng và quản línhà nước nói chung

Tôi là một sinh viên chuyên ngành quản trị văn phòng tại Trường Đại họcNội vụ Hà Nội và được học tập các học phần liên quan đến kĩ thuật soạn thảovăn bản Ý thức được tầm quan trọng và sự cần thiết của công tác soạn thảo vàquản lí văn bản nên tôi đã lựa chọn đề tài công tác soạn thảo nhằm ứng dụngnhững kiến thức lí luận đã được học từ thầy cô và vận dụng có hiệu quả trongthực tế cuộc sống

Hiện tại tôi đang là sinh viên năm hai chưa có điều kiện đi khảo sát thực

tế tôi nhưng rất may mắn đươc sự hỗ trợ giúp đỡ của các cán bộ, công chức cungcấp thông tin, số liệu giúp tôi triển khai chương 2 một cách thuận lợi nhất Ngoài

ra tôi cũng tham khảo tài liệu ở thư viện trường và trên Internet để hoàn thiệncác nội dung trong bài tiểu luận

Với tất cả những lí do trên, tôi quyết định lựa chọn vấn đề “Công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại ủy ban nhân nhân xã Lê Lợi huyện Thạch An tỉnh Cao Bằng” làm đề tài cho bài tiểu luận của mình.

+ Quyết định số 23/2013/QĐ-UBND về việc ban hành Quy chế công tácvăn thư, lưu trữ của UBND xã Lê Lợi.

+ Báo cáo số 33/BC-UBND về kết quả thực hiện nhiệm vụ nhiệm kì(2011-2015) và phương hướng nhiệm vụ nhiệm kì (2016-2021

+ Báo cáo số 38/BC-UBND về kết quả thực hiện nhiệm vụ năm 2016 vàphương hướng nhiệm vụ năm 2017

+ Sổ đăng kí văn bản đi và đến

Những công trình trên đã giúp tôi đưa ra cái nhìn khái quát về công tácsoạn thảo và quản lý văn bản nói chung và UBND xã Lê Lợi nói riêng

3 Mục tiêu nghiên cứu

Qua việc nghiên cứu về Công tác soạn thảo văn bản tại UBND xã Lê Lợi,tôi muốn vận dụng những kiến thức vào trong thực tiễn để hiểu rõ hơn về ngành

mà chúng tôi đang theo học Trên cơ sở đó giúp sinh viên QTVP nâng cao chấtlượng học tập và xác định công việc trong tương lai

Đồng thời, qua kết quả nghiên cứu đề tài này cho thấy được những tíchcực và hạn chế còn tồn tại ở UBND, từ đó đưa ra những giải pháp thiết thựcnhằm nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo văn bản

4 Đối tượng nghiên cứu

Công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại UBND xã Lê Lợi,huyện Thạch

An, tỉnh Cao Bằng

5 Phạm vi nghiên cứu

Về không gian: UBND xã Lê Lợi, huyện Thạch an, tỉnh Cao Bằng

Về thời gian: từ năm 2013 – 2016

6 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện đề tài này tôi đã vận dụng một số phương pháp nghiên cứusau:

Phương pháp thu thập và xử lí thông tin: trên cơ sở thu thập thông tin từ

nhiều nguồn khác nhau như giáo trình, tài liệu nội bộ, Internet… từ đó chọn lọc

để có cái nhìn khái quát về vấn đề nghiên cứu, mà cụ thể là công tác soạn thảovăn bản tại UBND xã Lê Lợi

Phương pháp thống kê: Sử dụng phương pháp này tôi đã thống kê được

các số liệu văn bản của cơ quan Qua đó có thể biết được cơ chế hoạt động củaUBND xã Lê Lợi

Phương pháp phân tích, tổng hợp: Đây là phương pháp để phân tích và

tổng hợp các thông tin liên quan đến đề tài từ đó đưa ra nhận xét, đánh giá

Phương pháp đánh giá nhận xét: Sử dụng phương pháp này để đưa ra

những kết luận, đánh giá, nhận xét thực trạng công tác soạn thảo văn bản tạiUBND xã Lê Lợi

Chương 1 CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ KHÁI QUÁT VỀ

UBND XÃ LÊ LỢI 1.1 Lí luận chung về soạn thảo văn bản

1.1.1 Một số khái niệm

* Khái niệm văn bản

Văn bản là đối tượng nghiên cứu của nhiều nhà khoa học khác nhau Tùytheo góc độ nghiên cứu mà các ngành có những định nghĩa khác nhau về từ này

Dưới góc độ ngôn ngữ học, Lê A và Đinh Thanh Huệ định nghĩa: “Văn bản là sản phẩm lời nói ở dạng viết của hoạt động giao tiếp mang tính hoàn chỉnh về hình thức, trọn vẹn về nội dung nhằm đạt tới một hoặc một số giao tiếp nào đó”[1; Tr.45].

Theo nghĩa hẹp hơn, văn bản là các tài liệu, giấy tờ, hồ sơ được hình thànhtrong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, các tổchức kinh tế

Như vậy, các loại giấy tờ dung để quản lý và điều hành các hoạt động củacác cơ quan, tổ chức như chỉ thị, thông tư, nghị quyết, quyết định, đề án côngtác, báo cáo… đều được gọi là văn bản Mỗi loại văn bản khác nhau thường cónội dung, hình thức và chức năng khác nhau

* Khái niệm văn bản quản lí nhà nước

Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định quản lý thành văn do các cơquan nhà nước có thẩm quyền hoặc cá nhân được nhà nước ủy quyền theo chứcnăng ban hành theo thể thức và thủ tục do luật định, Mang tính quyền lực nhànước, làm phát sinh các hệ quả quản lý cụ thể

Như vậy, theo Giáo trình “Lý luận và phương pháp văn thư” của Vương Đình Quyền thì định nghĩa như sau: “Văn bản quản lý nhà nước là văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành dùng để ghi chép, truyền đạt các quyết định quản lý về các thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý theo đúng thể thức, thủ tục và thẩm quyền luật định”[1; Tr.48].

Trong thực tế, văn bản quản lý nhà nước được sử dụng như một công cụcủa nhà nước pháp quyền khi thể chế hóa các quy phạm pháp luật thành văn bảnnhằm quản lý xã hội.

* Khái niệm văn bản hành chính

Khái niệm hành chính theo nghĩa gốc, là sự quản lý của các cơ quan hànhpháp mà đứng đầu là Chính phủ Nếu hiểu theo nghĩa này thì văn bản quản lýnhà nước chỉ giới hạn trong các loại văn bản do cơ quan hành pháp ban hành đểphục vụ cho hoạt động quản lí của mình Hệ thống văn bản này là một bộ phậncủa hệ thống văn bản quản lí nhà nước

Văn bản hành chính là văn bản được sử dụng trong các cơ quan nhà nước,các tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội nhằm chuyển giao các thông tin phục vụcác hoạt động tổ chức, quản lý, các quan hệ giao dịch, trao đổi, phối kết hợpcông tác

* Khái niệm kỹ thuật soạn văn bản

“Kỹ thuật soạn thảo văn bản là khái niệm dùng để chỉ việc vận dụng những lí luận, phương pháp và kĩ năng về soạn thảo văn bản và các quy tắc có liên quan để xây dựng một văn bản từ khâu khởi đầu cho đến lúc văn bản được hoàn thiện” [1; Tr.147].

1.1.2 Phân loại văn bản

Văn bản quản lý nhà nước gồm nhiều loại khác nhau, mỗi loại có chứcnăng riêng, được ban hành nhằm đáp ứng một yêu cầu cụ thể của hoạt độngquản lý Dựa vào hiệu lực pháp lý của văn bản, có thể chia văn bản quản lý nhànước thành 2 loại: Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính

* Văn bản quy phạm pháp luật: Đây là văn bản do cơ quan nhà nước có

thẩm quyền ban hành theo đúng hình thức, trình tự, thủ tục đã được pháp luậtquy định Theo Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2015 thì UBND cấp

xã có thẩm quyền ban hành Quyết định và Chỉ thị

* Văn bản hành chính: Là văn bản quản lí nhà nước không mang tính quy

phạm pháp luật được dùng để quy định, quyết định, phản ánh tình hình, trao đổicông việc và xử lý các vấn đề cụ thể

- Văn bản hành chính cá biệt: Là các quyết định (cá biệt) và Chỉ thị (cá

biệt) như Quyết định nâng lương, quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khenthưởng…

- Văn bản hành chính thông thường: bao gồm công văn, báo cáo, thông

báo, báo cáo, tờ trình, đề án, chương trình, kế hoạch, hợp đồng, các loại giấy(giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm…) và các loạiphiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình…)

1.1.3 Ý nghĩa của việc soạn thảo văn bản

Văn bản là sự thể hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạtđộng của các cơ quan, đoàn thể và doanh nghiệp Việc soạn thảo văn bản phảithể hiện được những yếu tố đó Một văn bản soạn thảo không phù hợp với chứcnăng, nhiệm vụ hoặc vượt quá quyền hạn sẽ không có giá trị thực hiện

Văn bản là sự phản ánh mối quan hệ giữa các cơ quan trong hệ thống bộmáy quản lí nhà nước, giữa các cơ quan với nhau Trong hệ thống bộ máy quản

lý, mỗi cơ quan đều có một vị trí nhất định Quan hệ giữa cơ quan đó được xácđịnh bằng chính các văn bản thông qua các văn bản ta có thể biết được vị trí củacác cơ quan trong toàn bộ hoạt động của bộ máy quản lý nói chung

Văn bản là sự thể hiện các nguyên tắc hoạt động, cách thức hoạt động, làmviệc của các cơ quan, đoàn thể và doanh nghiệp Mỗi cơ quan sau khi thành lậpphải hoạt động theo nguyên tắc nhất định Các văn bản do cơ quan, đoàn thểsoạn thảo và sử dụng trong quá trình hoạt động của mình phải đảm bảo tuân theonguyên tắc, những thay đổi trong thực tế và cách thức hoạt động mà cơ quan đólựa chọn

Với những lí do nêu trên, có thể khẳng định, soạn thảo văn bản là công việcthường xuyên và rất quan trọng trong hoạt động quản lý của các cơ quan Đặcbiệt là các cơ quan có trách nhiệm hoạch định chủ trương, chính sách, ban hànhcác quyết định quản lí quan trọng của Chính phủ, các Bộ, ngành, UBND, Banchấp hành Trung ương Đảng…

1.2 Tổng quan chung về UBND xã Lê Lợi, huyện Thạch An, tỉnh Cao Bằng

Địa chỉ: xóm Đông Luông – xã Lê Lợi – huyện Thạch An – tỉnh Cao Bằng.

Số điện thoại: 0263.840.308

1.2.1 Lịch sử phát triển

Xã Lê lợi nằm ở phía Đông Nam huyện Thạch An, cách Trung tâm huyệnThạch An 12 Km Phía Đông giáp xã Quốc Khánh huyện Tràng Định tỉnh LạngSơn Phía Tây giáp Thị trấn Đông Khê, phía Nam giáp xã Đức Xuân phía bắcgiáp xã Danh Sỹ huyện Thạch An

Tổng diện tích tự nhiên 1592,11 ha với số dân khoảng 1081 người, chủ yếu

là dân tộc Tày và Nùng Hình thành 7 khu dân cư, cơ cấu thành 6 thôn: Nà Tậu

1, Nà Tậu 2, Nà Niếng, Nà Nưa, Sliền Nội và Sliền ngoại

Cách mạng tháng 8/1945 thành công, ngày 05/11/1945 quân Tưởng hoàntoàn rút khỏi Cao Bằng Đến cuối tháng 3 năm 1946 toàn thể các dân tộc tỉnhCao Bằng nô nức tiến hành bầu cử Hội đồng nhân dân và Uỷ ban hành chính cáccấp Khi đó Ủy ban hành chính xã Lê Lợi được thành lập Trong thời gian này,

Ủy ban tích cực hoàn thiện bộ máy chính quyền, ổn định trật tự xã hội, phát triểnsản xuất, vận động nhân dân tham gia các lớp huấn luyện lực lượng vũ trang,chuẩn bị các điều kiện cho cuộc kháng chiến chống Pháp xâm lược

Sau Hiệp định Giơ-ne-vơ 1954, hoà bình được lập lại ở miền Bắc, đất nước

ta bước sang giai đoạn cách mạng mới Lúc này Uỷ ban hành chính xã tập trungvào mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội của địa phương

Năm 1983, Ủy ban hành chính xã Lê Lợi được đổi tên thành Ủy ban nhândân xã Lê Lợi

UBND xã Lê Lợi nằm trên địa bàn xóm Đông Luông, là trung tâm của xãnên thuận tiện cho việc đi lại giải quyết các công việc của người dân Từ khiđược thành lập cho đến nay, UBND luôn cố gắng thực hiện tốt chức năng,nhiệm vụ được giao

Lê Lợi là xã vùng 3, sản xuất chủ yếu là nông nghiệp phụ thuộc thiênnhiên, thu nhập thấp, tỷ lệ nghèo còn cao Tuy nhiên nhờ sự quan tâm của Đảng

và Nhà nước, xã Lê Lợi đã được đầu tư về cơ sở hạ tầng như: Điện, đường,trường, trạm… cùng với sự nỗ lực của chính quyền địa phương và toàn thể nhân

dân xã Lê Lợi ngày càng đi lên, đáp ứng với nhu cầu phát triển kinh tê xã hộicủa đất nước, từng bước thực hiện công nghiệp hóa – hiện đại hóa đất nước[Xem Phụ lục 01].

1.2.2 Vị trí pháp lý, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức

* Vị trí pháp lý

UBND xã Lê Lợi do Hội đồng nhân dân xã Lê Lợi bầu ra, là cơ quan chấphành của HĐND xã, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu tráchnhiệm trước HĐND xã và cơ quan nhà nước cấp trên

* Chức năng và nhiệm vụ

UBND xã Lê Lợi chịu trách nhiệm thi hành Hiến pháp, Luật, các văn bảncủa các cơ quan nhà nước cấp trên, Nghị quyết của HĐND xã nhằm bảo đảmthực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế, cũng cố quốc phòng, an ninh

và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn xã

UBND xã Lê Lợi thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, gópphần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước

từ Trung ương tới cơ sở

Cơ cấu tổ chức

UBND xã Lê Lợi gồm có: 01 Chủ tịch, 01 Phó chủ tịch và 01 Ủy viên(Trưởng Công an xã)

Thường trực UBND gồm 02 thành viên: Chủ tịch và Phó Chủ tịch

Công chức: Trưởng công an, công chức phụ trách Quân sự, công chức Vănphòng – Thống kê, công chức Tư pháp – Hộ tịch, công chức Tài chính – Kếtoán, công chức Địa chính – Xây dựng, công chức Văn hóa – Xã hội

Cán bộ không chuyên trách: Nội vụ - Thi đua khen thưởng, Văn thư – Lưutrữ, Tiếp dân, giải quyết khiếu nại tố cáo

* Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND xã Lê Lợi [Xem phụ lục 02].

* Tiểu kết

Trong Chương 1, tôi đã trình bày lý luận chung về công tác soạn thảo vănbản bao gồm các khái niệm, cách phân loại và ý nghĩa của việc soạn thảo ănbản Đồng thời tìm hiểu khái quát về lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Lê Lợi Những nội dung trên là tiền

đề để chúng tôi triển khai các nội dung ở chương 2 được tốt hơn.

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI

UBND XÃ LÊ LỢI 2.1 Tình hình soạn thảo văn bản tại UBND xã Lê Lợi

2.1.1 Hoạt động soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật

Văn bản quy phạm pháp luật có nhiều loại, mỗi loại có chức năng riêng,nghĩa là được sử dụng vào một hoặc một số mục đích nhất định Căn cứ theoLuật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 80/2015/QH13 quy định về thẩmquyền ban hành văn bản QPPL của UBND cấp xã là ban hành Quyết định vàChỉ thị

Quyết định của UBND xã được ban hành để thực hiện các chủ trương,chính sách, biện pháp trong các lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội và các vấn đềthực hiện các mặt công tác, các vấn đề về quản lí nhà nước khác thuộc chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan

Chỉ thị của UBND xã được ban hành để quy định các biện pháp chỉ đạo,kiểm tra hoạt động của các cơ quan, tổ chức, các nhân thuộc phạm vi quản lítrong việc thực hiện văn bản cơ quan nhà nước cấp trên, của HĐND cùng cấp vàquyết định của mình

Trong nhiều năm qua, công tác ban hành văn bản QPPL ở UBND xã LêLợi được các cấp ủy Đảng, chính quyền địa phương quan tâm chỉ đạo thực hiện,các văn bản QPPL được ban hành đúng quy trình, đúng pháp luật và có tính khảthi cao Ban Tư pháp xã đã thực hiện tốt chức năng tham mưu cho UBND xãban hành các văn bản chỉ đạo đối với công tác này

Đối với cấp xã, về cơ bản công tác xây dựng, ban hành văn bản QPPL củaUBND cấp xã đã có chuyển biến tích cực, các văn bản QPPL do cấp xã banhành cơ bản đúng thẩm quyền, đúng trình tự thủ tục, có nội dung phù hợp vớicác văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên, đáp ứng yêu cầu quản lý Nhà nướctrên địa bàn Văn bản UBND xã ban hành đảm bảo chặt chẽ, chi tiết, phù hợpvới tình hình thực tế của địa phương Do là cơ quan chính quyền địa phương cấp

xã nên số lượng văn bản QPPL được ban hành rất ít Từ năm 2013 đến năm

2016, UBND xã ban hành 32 văn bản QPPL các loại: trong đó có 21 Quyết định

và 11 Chỉ thị

2.1.2 Hoạt động soạn thảo văn bản hành chính thông thường và văn bản hành chính cá biệt

Trong thời gian qua, công tác soạn thảo văn bản của Văn phòng UBND xã

cơ bản đã đảm bảo giải quyết được các nhiệm vụ được giao Trình tự, thủ tụcsoạn thảo văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật Trong giải quyếtcác công việc của mình văn bản chính là phương tiện quan trọng chứa đựngtrong đó thông tin và quyết định quản lý Văn bản mang tính công quyền, đượcban hành theo các quy định của nhà nước, luôn tác động đến mọi mặt của đờisống xã hội và là cơ sở pháp lý quan trọng cho các hoạt động cụ thể của Vănphòng UBND

Nhiệm vụ của Văn phòng là cơ quan chuyên môn, tham mưu, giúp việc choThường trực HĐND và lãnh đạo UBND xã nên các văn bản được soạn thảo chủyếu là các văn bản hành chính Các văn bản hành chính mà Văn phòng UBND

xã thường soạn thảo là bao gồm các văn bản sau: Quyết định (cá biệt), chỉ thị(cá biệt), thông báo, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợpđồng, công văn, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu…Trình tự soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của UBND xã đã đảmbảo được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 củaChính phủ về công tác văn thư Qua đó Văn phòng đã cụ thể hóa quy định vàotrong hoạt động của mình, quá trình soạn thảo văn bản hành chính của Vănphòng UBND xã bao gồm các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo

Trước khi bắt đầu soạn thảo văn bản đầu tiên phải xác định hình thức, nộidung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo Sau đó tiến hành thu thập,

xử lý các thông tin có liên quan tới nội dung văn bản (thông tin quá khứ, thôngtin thực tiễn, thông tin dự báo và thông tin pháp luật)

Bước 2: Soạn thảo văn bản.

Trong quá trình soạn thảo, người viết phải đảm bảo về thể thức của văn bảnbao gồm 9 thành phần thể thức sau :

+ Quốc hiệu

+ Tên cơ quan ,tổ chức ban hành văn bản

+ Số, ký hiệu của văn bản

+ Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn bản

+ Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

+ Nội dung văn bản

+ Quyền hạn, chức vụ, họ và tên và chữ ký của người có thẩm quyền

+ Dấu cơ quan, tổ chức

+ Nơi nhận

Căn cứ theo Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội Vụ

và Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/04/2013 của Bộ Nội vụ thì UBND xã

đã ban hành Quyết định số 23/2013/QĐ-UBND về việc ban hành Quy chế côngtác văn thư, lưu trữ của UBND xã Lê Lợi [Xem Phụ lục 03, 04]

Trong trường hợp cần thiết người soạn thảo có thể đề xuất với người lãnhđạo cơ quan, Công chức Văn phòng việc tham khảo ý kiến các cơ quan, tổ chức,đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu để hoàn chỉnh bản thảo

Bước 3: Trình duyệt bản thảo kèm theo tài liệu có liên quan

Công chức Văn phòng cùng công chức phụ trách nội dung hoàn chỉnh dựthảo văn bản và trình Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch kí ban hành Trường hợp cósửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệt xemxét, quyết định

Bước 4: Đánh máy, nhân bản

Đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bàyvăn bản Trường hợp phát hiện có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảothì người đánh máy phải hỏi lại đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc người duyệtbản thảo đó Người đánh máy phải nhân bản đúng số lượng quy định và giữ gìn

bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian

quy định.

Bước 5: Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản phảikiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản mà mìnhsoạn thảo

Bước 6: Ký chính thức văn bản

Văn bản đã được hoàn chỉnh, kiểm tra, trình người có thẩm quyền ký theoquy định phân công của người đứng đầu cơ quan (người đã duyệt bản thảo)

Bước 7: Phát hành văn bản tại văn thư cơ quan

Văn bản sau khi ký chính thức chuyển cho Công chức Văn phòng để tổchức việc cập nhật và lưu trữ các văn bản trên mạng tin học của UBND

Số lượng văn bản được ban hành luôn thay đổi qua các năm Theo Báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ nhiệm kì (2011 – 2015) và phương hướng nhiệm vụ nhiệm kì (2016-2021) cho biết:

“Về Quyết định: […] Năm 2013 – 54 văn bản; Năm 2014 – 57 văn bản; Năm 2015 – 69 văn bản.

Về Công văn: […] Năm 2013 – 36 văn bản; Năm 2014 – 42 văn bản; Năm

Về Công văn: 62 văn bản.

Về Thông báo: 29 văn bản.

Về Báo cáo: 29 văn bản.

Về Chỉ thị: 3 văn bản”[5; Tr.7].

Từ những số liệu trên, tác giả tiểu luận thiết kế được bảng thống kê sau:

Tên loại văn bản Năm/Số lượng (văn bản)2013 2014 2015 2016

Nhìn chung qua các năm số lượng văn bản được ban hành có sự biến động

và có sự tăng lên Tùy thuộc vào kế hoạch, nhiệm vụ chương trình công tác củatừng năm mà số lượng văn bản được ban hành có sự khác nhau

Trong giai đoạn 2013 – 2016, UBND ban hành được 225 Quyết định, 192công văn, 125 Thông báo, 96 Báo cáo, 11 Chỉ thị Vì đây là cơ quan hành chínhcấp xã cho nên số lượng văn bản được ban hành không nhiều, chỉ dừng lại con

số hàng trăm trong một năm

Năm 2015 và 2016 số lượng văn bản được ban hành nhiều hơn so với 2năm trước Năm 2015, ban hành 69 Quyết định, 51 Công văn, 34 Thông báo, 27Báo cáo và 4 Chỉ thị Xét trên thực tế, năm 2015 là năm cuối của nhiệm kì 2011– 2015, để phấn đấu hoàn thành các nhiệm vụ, mục tiêu kinh tế - xã hội, Quốcphòng an ninh nên các hoạt động của UBND diễn ra tích cực hơn Tương tự,năm 2016 là năm đầu tiên của nhiệm kì 2016-2021, UBND sẽ bắt đầu triển khainhiệm vụ công tác cũng như thực hiện các công việc mà cấp trên giao cho Điềunày đã dẫn đến các loại văn bản trong cơ quan được ban hành nhiều hơn, có sựtăng lên rõ rệt so với những năm trước

Nếu xét theo từng loại văn bản, ta có thể thấy qua các năm văn bản Quyếtđịnh luôn chiếm số lượng cao nhất, còn Chỉ thị chiếm số lượng ít nhất Sở dĩ có

sự chênh lệch như trên là do tính chất của văn bản khác nhau, mỗi loại có mộtchức năng riêng Hàng năm, các Quyết định được ban hành thường liên quanđến các vấn đề quản lí trong cơ quan như: Quyết định ban hành quy Chế làm

việc, Quyết định bổ nhiệm, Quyết định khen thưởng, kỉ luật… và các vấn đềkinh tế - xã hội thuộc quyền hạn của UBND cho nên số lượng thường nhiều hơncác loại văn bản khác Còn Chỉ thị thường được ban hành để đưa ra hướng dẫn,chỉ đạo của một cá nhân lãnh đạo cho 1 vấn đề hoặc tình huống nào đó cần xử lýnhanh, mà địa phương không có nhiều vấn đề nảy sinh cho nên số lượng banhành rất ít.

Như vậy, qua các năm số lượng các văn bản được ban hành có sự tăng lên.Công tác soạn thảo và ban hành văn bản đã được thực hiện đảm bảo những yêucầu chung, trong đó: Quyết định và Công văn là những loại văn bản được sửdụng phổ biến nhất Điều đó cho thấy chất lượng công tác soạn thảo và ban hànhvăn bản của UBND được tiến hành khá tốt, mang lại hiệu quả cao trong việctriển khai thực thi văn bản cũng như đáp ứng được yêu cầu trong công việc

2.2 Tình hình quản lý văn bản

2.2.1 Quản lí văn bản đi

Văn bản đi là văn bản, tài liệu do cơ quan gửi đi các cơ quan khác TạiUBND xã Lê Lợi có các loại văn bản, tài liệu gửi như: Quyết định, Chỉ thị,Công văn

Hoạt động quản lý văn bản đi của UBND xã được tổ chức thực hiện theođúng quy định của Nhà nước và do cán bộ Văn thư của Văn phòng – Thống kêquản lý

Theo thống kê từ Sổ đăng kí văn bản đi của UBND thì năm 2016 UBND xã

đã ban hành được 217 các loại văn bản [6]

Công chức Văn phòng chịu trách nhiệm kiểm tra thể thức, hình thức và kỹthuật trình bày văn bản hành chính trước khi phát hành; ghi số, ký hiệu và ngày,tháng của văn bản; đóng dấu cơ quan và dấu khẩn, mật (nếu có) Văn bản đi phảiđược hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đóđược ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo

Văn bản đi phải được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi hoặc sử dụngphần mềm quản lý văn bản trên máy vi tính [Xem Phụ lục 05]