Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại cục công nghiệp địa phương

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 2 3. Mục tiêu nghiên cứu 3 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 3 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4 6. Giả thuyết nghiên cứu 4 7. Phương pháp nghiên cứu 4 8. Cấu trúc của đề tài 4 PHẦN NỘI DUNG 5 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA VIỆC NGHIÊN CỨU CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI CỤC CÔNG NGHIỆP ĐỊA PHƯƠNG 5 1.1. Khái quát về văn bản hành chính 5 1.1.1. Khái niệm văn bản, văn bản quản lý nhà nước và phân loại văn bản quản lý nhà nước 5 1.1.2. Khái niệm về văn bản hành chính 8 1.1.3. Đặc điểm, chức năng của văn bản hành chính 8 1.1.4. Phân loại văn bản hành chính 11 1.2. Các yêu cầu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính 19 1.2.1. Yêu cầu về thẩm quyền 19 1.2.2. Yêu cầu về nội dung 19 1.2.3. Yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 20 1.2.4. Yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ văn bản 21 1.2.5. Yêu cầu về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính 24 1.3. Khái quát về tổ chức và hoạt động của Cục Công nghiệp địa phương 29 1.3.1. Vị trí, chức năng của Cục Công nghiệp địa phương 29 1.3.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 29 1.3.3. Cơ cấu tổ chức 33 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI CỤC CÔNG NGHIỆP ĐỊA PHƯƠNG 37 2.1. Thẩm quyền ban hành các loại văn bản hành chính của Cục Công nghiệp địa phương 37 2.2. Nội dung văn bản 40 2.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính 40 2.4. Ngôn ngữ văn bản 46 2.5. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của Cục Công nghiệp địa phương 48 2.6. Đánh giá ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân 57 2.6.1. Ưu điểm 57 2.6.2. Hạn chế 58 2.6.3. Nguyên nhân 66 CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI CỤC CÔNG NGHIỆP ĐỊA PHƯƠNG 69 3.1. Thực hiện đúng quy định của nhà nước về việc tuân thủ các yêu cầu trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản 69 3.2. Nâng cao trình độ của cán bộ, công chức 69 3.3. Đầu tư trang thiết bị, cơ sở vật chất hiện đại phục vụ công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan. 70 3.4. Tăng cường kiểm tra, rà soát hệ thống ban hành văn bản. 70 3.5. Xây dựng Quy chế công tác văn thư lưu trữ của Cục Công nghiệp địa phương 70 3.6. Nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ 71 3.7. Mẫu hoá hình thức văn bản 72 PHẦN KẾT LUẬN 91 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình nghiên cứu đề tài khoá luận tốt nghiệp cử nhân: “Công

tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Cục Công nghiệp địa phương”, qua thực tế tìm hiểu, quan sát và thực tiễn công việc đã giúp tôi nhận

thấy rõ được tầm quan trọng của công tác soạn thảo và ban hành văn bản hànhchính đối với hoạt động của các cơ quan, tổ chức nói chung và với Cục Côngnghiệp địa phương nói riêng Đồng thời, qua đó cũng thấy được tình hình cấpbách trong việc nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bảnhành chính tại cơ quan Cục hiện nay

Để hoàn thành tốt đề tài này, ngoài sự cố gắng, nỗ lực của bản thân, tôicòn nhận được sự hướng dẫn tận tình của các Thầy Cô trong Khoa, đặc biệt làgiảng viên trực tiếp hướng dẫn khoá luận, sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ,chuyên viên trong Văn phòng Cục cũng như các đơn vị thuộc Cục

Với thời gian tôi được tiếp xúc với công việc thực tế không quá dài và bảnthân còn nhiều hạn chế về nhận thức nên không thể tránh khỏi những thiếu sótkhi tìm hiểu, trình bày và đánh giá về công tác soạn thảo và ban hành văn bảnhành chính tại Cục Công nghiệp địa phương Vì vậy, tôi rất mong nhận được sựgiúp đỡ, đóng góp ý kiến của Quý thầy, cô và bạn đọc để giúp tôi hoàn thiện tốthơn đề tài này

Qua đây, tôi xin gửi lời cảm ơn tới Nhà trường, Thầy, cô và tập thể cán

bộ, công chức, viên chức, chuyên viên trong Cục Công nghiệp địa phương nóichung và ThS Đỗ Thị Thu Huyền - Giảng viên hướng dẫn khoá luận nói riêng

đã tạo điều kiện, nhiệt tình và hết lòng giúp đỡ tôi trong thời gian vừa qua

Tôi xin chân thành cảm ơn !

Hà Nội, ngày 18 tháng 4 năm 2016

Sinh viên Phạm Thị Loan

LỜI CAM ĐOAN

Tôi cam đoan đề tài Khóa luận tốt nghiệp cử nhân: “Công tác soạn thảo

và ban hành văn bản hành chính tại Cục Công nghiệp địa phương” là công

trình nghiên cứu của riêng tôi, các kết quả nghiên cứu có tính độc lập riêng, không sao chép bất kỳ tài liệu nào và chưa công bố nội dung này ở bất kỳ đâu Các số liệu trong khóa luận được sử dụng trung thực, nguồn trích dẫn có chú thích rõ ràng, minh bạch, có tính kế thừa, phát triển từ các tài liệu, tạp chí, các công trình nghiên cứu đã được công bố.

Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về lời cam đoan danh dự của tôi.

Hà Nội, ngày 18 tháng 4 năm 2016

Sinh viên Phạm Thị Loan

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu 2

3 Mục tiêu nghiên cứu 3

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 3

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4

6 Giả thuyết nghiên cứu 4

7 Phương pháp nghiên cứu 4

8 Cấu trúc của đề tài 4

PHẦN NỘI DUNG 5

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA VIỆC NGHIÊN CỨU CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI CỤC CÔNG NGHIỆP ĐỊA PHƯƠNG 5

1.1 Khái quát về văn bản hành chính 5

1.1.1 Khái niệm văn bản, văn bản quản lý nhà nước và phân loại văn bản quản lý nhà nước 5

1.1.2 Khái niệm về văn bản hành chính 8

1.1.3 Đặc điểm, chức năng của văn bản hành chính 8

1.1.4 Phân loại văn bản hành chính 11

1.2 Các yêu cầu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính 19

1.2.1 Yêu cầu về thẩm quyền 19

1.2.2 Yêu cầu về nội dung 19

1.2.3 Yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 20

1.2.4 Yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ văn bản 21

1.2.5 Yêu cầu về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính 24

1.3 Khái quát về tổ chức và hoạt động của Cục Công nghiệp địa phương 29

1.3.1 Vị trí, chức năng của Cục Công nghiệp địa phương 29

1.3.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 29

1.3.3 Cơ cấu tổ chức 33

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH

VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI CỤC CÔNG NGHIỆP ĐỊA PHƯƠNG 37

2.1 Thẩm quyền ban hành các loại văn bản hành chính của Cục Công nghiệp địa phương 37

2.2 Nội dung văn bản 40

2.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính 40

2.4 Ngôn ngữ văn bản 46

2.5 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của Cục Công nghiệp địa phương 48

2.6 Đánh giá ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân 57

2.6.1 Ưu điểm 57

2.6.2 Hạn chế 58

2.6.3 Nguyên nhân 66

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI CỤC CÔNG NGHIỆP ĐỊA PHƯƠNG 69

3.1 Thực hiện đúng quy định của nhà nước về việc tuân thủ các yêu cầu trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản 69

3.2 Nâng cao trình độ của cán bộ, công chức 69

3.3 Đầu tư trang thiết bị, cơ sở vật chất hiện đại phục vụ công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 70

3.4 Tăng cường kiểm tra, rà soát hệ thống ban hành văn bản 70

3.5 Xây dựng Quy chế công tác văn thư - lưu trữ của Cục Công nghiệp địa phương 70

3.6 Nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ 71

3.7 Mẫu hoá hình thức văn bản 72

PHẦN KẾT LUẬN 91 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong quá trình cải cách hành chính nhà nước, bộ máy hành chính đã từngbước được hoàn thiện, nhờ đó hệ thống văn bản quản lý hành chính nhà nướcdần được nâng cao về chất lượng và hiệu lực so với trước đây, từ đó có tác độngtích cực đến hoạt động quản lý nhà nước hiện nay

Trong đó, đối với hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước, soạnthảo và ban hành văn bản của cơ quan là một vấn đề hết sức quan trọng và cầnquan tâm một cách đúng mức Việc soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan

sẽ đảm bảo cho hoạt động của cơ quan diễn ra một cách có hệ thống, đảm bảothực hiện các quyết định quản lý theo một cơ chế được quy định rõ ràng

Cục Công nghiệp địa phương là cơ quan của Bộ Công Thương thực hiệnchức năng quản lý nhà nước và tổ chức thực thi pháp luật về: Công nghiệp -Tiểu thủ công nghiệp, khuyến công, cụm công nghiệp, doanh nghiệp côngnghiệp nhỏ và vừa tại các địa phương trong cả nước; thực hiện hoạt động dịch

vụ công Trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình, số lượng vănbản hành chính ban hành tới các cơ quan, đơn vị tương đối nhiều Cho nên, côngtác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Cục càng phải được coi trọng

và không ngừng nâng cao chất lượng

Từ yêu cầu thực tiễn trong công tác dạy và học của nhà trường cũng như

sự tổng hợp kiến thức trong quá trình học tập của bản thân tôi, bằng việc tiếpxúc trực tiếp với công việc tại Cục Công nghiệp địa phương, thông qua việckhảo sát thực tế, tôi nhận thấy rằng việc nâng cao chất lượng soạn thảo và banhành văn bản mà nhất là văn bản hành chính - loại văn bản được ban hành chủyếu trong công tác quản lý văn bản tại Cục Công nghiệp địa phương là rất cầnthiết và cấp bách

Trước tình hình đó, nhận thấy được vai trò quan trọng của vấn đề soạnthảo và ban hành văn bản trong các cơ quan hành chính nhà nước hiện nay, cũngnhư thấy được yêu cầu bức thiết của công cuộc cải cách hành chính nhà nước

nên tôi đã lựa chọn đề tài: “Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành

chính tại Cục Công nghiệp địa phương” làm đề tài nghiên cứu cho bài khóa

luận tốt nghiệp cử nhân

2 Lịch sử nghiên cứu

Vấn đề soạn thảo và ban hành văn bản đang nhận được nhiều sự quan tâmcủa nhiều các nhà khoa học và đã có nhiều công trình nghiên cứu về các khíacạnh khác nhau, như về hiệu lực và hiệu quả của văn bản quản lý hành chính nhànước, về kỹ thuật nghiệp vụ hành chính, có khá nhiều công trình nghiên cứu trong

và ngoài nước được công bố như: Giáo trình Văn bản quản lý nhà nước và kỹ thuật soạn thảo văn bản của Đại học Luật Hà Nội (2002); Giáo trình Nghiệp vụ Công tác văn thư của trường Đại học Nội vụ Hà Nội (2009); Hướng dẫn kỹ thuật nghiệp vụ hành chính của nhóm tác giả Nguyễn Văn Thâm, Lưu Kiếm Thanh, Nguyễn Xuân Lam, Bùi Văn Lự (2000), Lý luận và phương pháp công tác văn thư của Vương Đình Quyền (2005); Soạn thảo ban hành văn bản và công tác văn thư của Triệu Văn Cường, Trần Như Nghiêm (2006); Những điều cần biết về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính tác giả Nguyễn Quang Thi (2011); Soạn thảo văn bản hành chính của Ngô Sỹ Trung (2015); v.v.

Ngoài ra còn có một số công trình nghiên cứu ở cấp độ Luận án tiến sĩ

như Luận án Tiến sĩ Luật học của Nguyễn Thế Quyền năm 2004 về “Hiệu lực

và hiệu quả quản lý văn bản hành chính”; Luận văn Thạc sĩ Quản lý hành chính công năm 2006 của Nguyễn Thanh Bình “Xây dựng và ban hành văn bản hành chính của Bộ Nội vụ trong điều kiện cải cách hành chính”; Khóa luận tốt nghiệp như đề tài: “Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính thông thường tại Bộ Nội vụ” của Phạm Ngọc Huyền - sinh viên Học viện Hành chính…

Tình hình nghiên cứu về vấn đề này ở phạm vi ngoài nước cũng có một số

tài liệu liên quan như Quản trị hành chính văn phòng của tác giả Mike Harvey

(1996) do Cao Xuân Đỗ dịch Cuốn sách này chủ yếu trình bày về vai trò củacác công việc văn phòng, môi trường trong văn phòng, những nguyên tắc và

thực hành trong quản trị văn phòng Ngoài ra còn có Ngữ pháp văn bản của tác

giả O.T.Moskalkaja (1996) do Trần Ngọc Thêm dịch, nghiên cứu góc độ ngữpháp của văn bản thì tác giả đã nói đến những nguyên tắc trong việc xây dựng

văn bản, các yếu tố về mặt ngữ nghĩa cấu thành văn bản v.v

Nhìn chung, các công trình nghiên cứu nói trên đã đề cập một cách trựctiếp và gián tiếp đến vấn đề cụ thể về công tác soạn thảo và ban hành văn bảnhành chính từ các yếu tố thể thức và và kỹ thuật trình bày, nội dung, quy trìnhsoạn thảo và ban hành văn bản hành chính ở những mức độ và phạm vi khác nhau.Những công trình nghiên cứu nói trên chính là nguồn tài liệu tham khảo quantrọng trong quá trình làm bài khóa luận này

Tuy nhiên, vẫn chưa có đề tài nào nghiên cứu một cách hệ thống và toàndiện về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Cục Công nghiệpđịa phương

3 Mục tiêu nghiên cứu

 Mục tiêu chung của bài khóa luận này là nhằm: Cung cấp các thông tin

về thực trạng công tác soạn thảo văn bản hành chính tại Cục Công nghiệp địaphương nhằm đưa ra các giải pháp nâng cao chất lượng công tác soạn thảo vàban hành văn bản tại Cục Công nghiệp địa phương

 Mục tiêu cụ thể:

- Khảo sát về thẩm quyền ban hành văn bản hành chính, nội dung, thểthức và kỹ thuật trình bày, ngôn ngữ, quy trình soạn thảo và ban hành văn bảnhành chính của Cục Công nghiệp địa phương

- Đánh giá các ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân trong công tác soạn thảo

và ban hành văn bản hành chính tại Cục Công nghiệp địa phương

- Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hànhvăn bản của Cục Công nghiệp địa phương

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Để thực hiện được các mục tiêu trên, đề tài này có những nhiệm vụ

- Đề xuất một số giải pháp để nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hànhvăn bản tại Cục Công nghiệp địa phương.

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành

chính tại Cục Công ngiệp địa phương

- Phạm vi nghiên cứu: Vì thời gian có hạn nên đề tài tập trung nghiên

cứu về thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại CụcCông nghiệp địa phương từ năm 2013 đến hết năm 2015

6 Giả thuyết nghiên cứu

Trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Cục Côngnghiệp địa phương còn diễn ra một số vi phạm về mặt thẩm quyền ban hành vănbản; về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; về nội dung; quy trình soạn thảo

và ban hành

7 Phương pháp nghiên cứu

Việc nghiên cứu đề tài được tiến hành bằng các phương pháp:

- Phương pháp sưu tầm, thống kê số liệu;

- Phương pháp phân tích lý luận;

- Phương pháp tổng kết kinh nghiệm;

- Phương pháp toán học

8 Cấu trúc của đề tài

Ngoài các phần: Mở đầu; Kết luận; Lời cảm ơn; Danh mục tài liệu thamkhảo; Phụ lục thì bố cục của bài khóa luận có kết cấu gồm 03 chương như sau:

Chương 1: Cơ sở khoa học của việc nghiên cứu công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Cục Công nghiệp địa phương

Chương 2: Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Cục Công nghiệp địa phương

Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Cục Công nghiệp địa phương

PHẦN NỘI DUNG Chương 1.

CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA VIỆC NGHIÊN CỨU CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

TẠI CỤC CÔNG NGHIỆP ĐỊA PHƯƠNG 1.1 Khái quát về văn bản hành chính

1.1.1 Khái niệm văn bản, văn bản quản lý nhà nước và phân loại văn bản quản lý nhà nước

 Khái niệm văn bản:

Văn bản là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học Tuỳ theo góc

độ nghiên cứu mà các ngành đó đưa ra các khái niệm khác nhau về văn bản

Dưới góc độ ngôn ngữ học, Bùi Khắc Việt - tác giả của cuốn sách Kỹ thuật và ngôn ngữ soạn thảo văn bản quản lý nhà nước có đưa ra khái niệm:

“Văn bản là sản phẩm của lời nói, được thể hiện bằng hình thức viết Tuy nhiên, văn bản không phải đơn thuần là tổng số những từ ngữ, những câu nói được ghi lên giấy mà là kết quả tổ chức có ý thức của quá trình sáng tạo, nhằm thực hiện một mục tiêu nào đó” [42;10]

Trong sách Tiếng Việt thực hành của nhóm tác giả Nguyễn Quang Ninh

và Hồng Dân cũng có đề cập: “Văn bản là một thể hoàn chỉnh về hình thức, trọn vẹn về nội dung, thống nhất về cấu trúc, độc lập về giao tiếp, dạng tồn tại điển hình của văn bản là dạng viết” [26;15]

Dưới góc độ văn bản học và hành chính học, tác giả Vương Đình Quyền

có đề cập đến khái niệm này trong cuốn sách Lý luận và phương pháp công tác văn thư như sau: Dưới góc độ văn bản học, văn bản được hiểu theo nghĩa rộng tức là: “Văn bản được hiểu là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ nhất định” [34;56]; Dưới góc độ hành chính học thì văn bản được hiểu theo

nghĩa hẹp hơn: “Khái niệm dùng để chỉ công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức” [34;57]

Khoá luận này sử dụng khái niệm văn bản theo nghĩa hẹp trên, bởi lẽ đốitượng khảo sát ở đây chỉ là văn bản của cơ quan trong hoạt động chấp hành và

điều hành, cụ thể là Cục Công nghiệp địa phương.

 Khái niệm văn bản quản lý nhà nước:

Ở nước ta hiện nay, đã có nhiều công trình nghiên cứu về văn bản quản

lý nhà nước Trong các công trình nghiên cứu này thì khái niệm về văn bản quản

lý nhà nước vẫn chưa hoàn toàn thống nhất Sau đây là một số quan niệm về vănbản quản lý nhà nước:

Trong sách “Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước” của Nguyễn Văn Thâm đã đưa ra khái niệm: “Văn bản quản lý nhà nước thể hiện ý chí, mệnh lệnh của cơ quan nhà nước đối với cấp dưới Đó là hình thức để cụ thể hóa pháp luật, là phương tiện để điều chỉnh những quan hệ xã hội thuộc phạm

vi quản lý của nhà nước Văn bản quản lý nhà nước do cơ quan nhà nước ban hành và sửa đổi theo luật định” [38;26]

Cuốn sách Lý luận và phương pháp công tác văn thư của tác giả Vương Đình Quyền cũng có đề cập đến khái niệm này: “Văn bản quản lý nhà nước là văn bản mà các cơ quan nhà nước dùng để ghi chép, truyền đạt các quyết định quản lý và các thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý theo đúng thể thức, thủ tục và thẩm quyền luật định” [34;58]

Như vậy có thể hiểu văn bản quản lý nhà nước là những quyết định vàthông tin quản lý thành văn (được văn bản hóa) do các cơ quan quản lý nhànước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và đượcnhà nước đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnhcác mối quan hệ quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan quản lý nhànước với các tổ chức và công dân

Phân tích khái niệm này chúng ta có thể thấy được rằng:

Thứ nhất: Văn bản do cơ quan nhà nước ban hành, như thế nơi nhận có

thể là cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, doanh nghiệp hay tổ chứcthuộc một bộ phận nhân dân, quảng đại quần chúng hoặc một công dân Cơ quannhà nước là cơ quan của tổ chức nhà nước được thiết lập theo luật định hoặctheo quyết định của nhà nước có tư cách pháp nhân, có chức năng pháp lý ởtrung ương hoặc địa phương trong một lĩnh vực nào đó như: kinh tế, chính trị,

văn hóa, xã hội, y tế, giáo dục, an ninh, quốc phòng…

Thứ hai: Văn bản quản lý nhà nước chuyển đạt các thông tin và quyết

định phục vụ cho công tác quản lý, có loại văn bản chỉ mang tính chất thông tinthuần túy, có loại chỉ truyền đạt quyết định, cũng có loại vừa chuyển đạt thôngtin vừa truyền đạt quyết định Thông tin quản lý ở đây có tính chất hai chiều làthông tin theo chiều dọc và thông tin theo chiều ngang Thông tin theo chiều dọc

là thông tin được truyền từ cấp trên xuống cấp dưới bằng các hình thức văn bảnnhư thông báo, thông cáo… hay từ cấp dưới nên cấp trên bằng báo cáo, kiếnnghị… Thông tin theo chiều ngang là các thông tin trao đổi với nhau giữa các cơquan ngang hàng

Thứ ba: Văn bản quản lý nhà nước được ban hành theo thẩm quyền, thủ

tục và trình tự do luật quy định Hệ thống cơ quan quản lý nhà nước từ trungương tới địa phương đều sử dụng các văn bản như là cơ sở pháp lý quan trọng

và đều sản sinh ra các văn bản với các thể loại thích hợp, phục vụ cho hoạt độngcủa cơ quan mình Như vậy, văn bản quản lý nhà nước thể hiện ý chí, mệnh lệnhcủa các cơ quan nhà nước đối với cấp dưới Đó là hình thức cụ thể hóa luậtpháp, là phương tiện để điều chỉnh những mối quan hệ xã hội thuộc phạm viquản lý của nhà nước

 Phân loại văn bản quản lý nhà nước:

Có nhiều phương pháp phân loại văn bản quản lý nhà nước: phân loại theothẩm quyền ban hành, theo hình thức văn bản, theo hiệu lực pháp lý và một số yếu

tố khác Theo tiêu chí hiệu lực pháp lý thì văn bản quản lý nhà nước bao gồm:

- Văn bản quy phạm pháp luật: Là văn bản có chứa quy phạm pháp luật,

được ban hành theo đúng thẩm quyền, hình thức, thủ tục, trình tự quy định theoLuật ban hành văn bản quy phạm pháp luật (Luật ban hành văn bản quy phạmpháp luật mới nhất năm 2015)

- Văn bản hành chính: Khái niệm văn bản hành chính sẽ được trình bày

tiếp theo tại mục 1.1.2

- Văn bản chuyên ngành: Là những văn bản mang tính đặc thù của

nghiệp vụ chuyên môn, kỹ thuật trong các lĩnh vực chuyên môn như: khoa học,

tài chính, công nghệ, kinh tế, xây dựng v.v.

Ví dụ: Bản vẽ thiết kế, bảng thống kê, luận chứng kinh tế kỹ thuật, hoáđơn, hợp đồng v.v

1.1.2 Khái niệm về văn bản hành chính

Theo Nguyễn Minh Phương, tác giả cuốn sách Phương pháp soạn thảo

và ban hành văn bản hành chính đưa ra khái niệm: “Văn bản hành chính là những loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành để trao đổi, giải quyết, đề nghị, phản ánh một vấn đề, một công việc nào đó theo quy định của pháp luật”.

[32;7]

Trong sách Soạn thảo văn bản hành chính của Ngô Sỹ Trung cũng có

đề cập: “Văn bản hành chính nhà nước là các thông tin quản lý thành văn được hình thành trong hoạt động quản lý, điều hành của các tổ chức tham gia quản lý

xã hội” [41, tr 6]

Như vậy có thể hiểu văn bản hành chính là những văn bản mang tính chấtthông tin điều hành nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dùng đểgiải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình giao dịch, trao đổi, ghi chépcông việc… của cơ quan nhà nước

Đối với hình thức văn bản hành chính nhà nước: Theo Nghị định số09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 sửa đổi, bổ sung một số điều củaNghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ vềcông tác văn thư thì hình thức văn bản hành chính nhà nước bao gồm: Nghịquyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), quy chế, quy định, thôngcáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo,biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bảnthỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉphép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công

1.1.3 Đặc điểm, chức năng của văn bản hành chính

 Đặc điểm của văn bản hành chính:

- Thứ nhất: Về thẩm quyền ban hành

+ Mỗi cơ quan, tổ chức tham gia quản lý xã hội, trong quá trình tồn tại và

phát triển đều phải thực hiện hoạt động hành chính, tức là các hoạt động quản lýbên trong (đối nội), quản lý bên ngoài (đối ngoại) và các thông tin quản lý đóchủ yếu được văn bản hóa, hình thành nên hệ thống văn bản hành chính, do đómọi cơ quan, tổ chức đều có quyền ban hành văn bản hành chính.

+ Văn bản hành chính thuộc thẩm quyền ban hành của mọi cơ quan, tổchức tham gia quản lý xã hội Ở đây nói đến chính là tất cả cá cơ quan nhà nước,các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức xã hội, các tổ chức

xã hội nghề nghiệp, các loại doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp tư nhân

+ Đối với các cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân thì được ban hànhcác loại văn bản hành chính Đối với những đơn vị, tổ chức không có tư cáchpháp nhân thì chỉ ban hành các loại văn bản để thực hiện trong nội bộ đơn vị đó(thường gọi là văn bản nội bộ) Ví dụ như: thông báo, công văn, tờ trình, nộiquy, biên bản v.v

- Thứ hai: Về hiệu lực văn bản

+ Văn bản hành chính thường được áp dụng một lần, có phạm vi điềuchỉnh hẹp và ít đối tượng thi hành

+ Việc ban hành văn bản hành chính trên thực tế là chủ yếu để điều chỉnhhành vi của một hoặc một số đối tượng xác định trong nội bộ cơ quan, tổ chứchoặc để thực hiện hoạt động giao dịch nhằm giải quyết những vấn đề cụ thểtrong hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo và khi giao dịch thành công,văn bản đó coi như hết giá trị Do đó, có thể thấy, văn bản hành chính thườngđược áp dụng một lần, phạm vi điều chỉnh hẹp và ít đối tượng thi hành

Tuy nhiên, trong một số trường hợp, văn bản hành chính có hiệu lựcthường xuyên, phạm vi điều chỉnh rộng và nhiều đối tượng thi hành như là cácquy chế, quy định nội bộ của cơ quan, tổ chức

- Thứ ba: Về nội dung văn bản

Nội dung văn bản hành chính rất phong phú, có thể đề cập một số nộidung chính như sau:

+ Nội dung văn bản hành chính báo cáo lên cấp trên kế hoạch công táccủa cấp dưới, kết quả thực hiện kế hoạch công tác hoặc kết quả thực thi những

nhiệm vụ, những dự án do cấp trên giao.

+ Nội dung văn bản hành chính trao đổi giải quyết những công việc giữacác cơ quan, tổ chức và cá nhân liên quan theo pháp luật

+ Nội dung văn bản hành chính phản ánh tình hình chính trị, kinh tế, vănhóa, xã hội diễn ra hằng ngày, hằng giờ trong từng cơ quan, tổ chức, trong từngđịa phương nội dung văn bản hành chính phải phù hợp với Hiến pháp và phápluật của Nhà nước, vận dụng nội dung văn bản quy phạm pháp luật để soạn thảo

+ Nội dung văn bản hành chính không được đề ra các chế tài pháp lý

- Thứ tư: Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được Nhà nước quy địnhtrong Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP và Thông tư

số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thểthức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính gồm các nội dung sau:

+ Về thể thức văn bản bao gồm: Quốc hiệu; tên cơ quan, tổ chức ban hànhvăn bản; số, ký hiệu văn bản; địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;tên loại và trích yếu nội dung của văn bản; nội dung văn bản; chức vụ, họ tên vàchữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức; nơi nhận; dấu chỉmức độ khẩn, mật; các thành phần thể thức khác; địa chỉ cơ quan, chỉ dẫn phạm

vi lưu hành, ký hiệu người đánh máy, phụ lục, số trang

+ Về kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm: khổ giấy, kiểu trình bày, định lềtrang văn bản; kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức văn bản; kỹ thuật trìnhbày các thành phần thể thức sao văn bản

 Chức năng của văn bản hành chính:

- Chức năng thông tin: Với vai trò là phương tiện truyền đạt thông tin,

mọi văn bản được ban hành là nhằm mục đích truyền đạt thông tin, cho nênchức năng thông tin là chức năng vốn có của văn bản Trong hoạt động hànhchính, việc văn bản hoá thông tin tạo thuận lợi để tiếp nhận thông tin cho mọiđối tượng, văn bản cũng là bằng chứng hữu hiệu cho thông tin, quyết định quản

lý của lãnh đạo

Thông tin trong văn bản hành chính gồm 3 dạng: Thông tin quá khứ liên

quan đến những sự việc đã được giải quyết; thông tin hiện tại liên quan đếnnhững sự việc đang diễn ra và thông tin tương lai mang tính dự báo, định hướngcho các lĩnh vực trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức Như vậy, vănbản hành chính không ngừng được xây dựng trong quá trình hoạt động của mỗi

cơ quan, tổ chức

- Chức năng pháp lý: Pháp lý được hiểu một cách chung nhất là sự cho

phép của nhà nước, thể hiện thông qua các quy tắc xử sự bắt buộc thực hiện.Chức năng pháp lý là chức năng đặc thù của văn bản quản lý xã hội Đối với vănbản hành chính, khi đề cập đến chức năng này cần đặt trong phạm vi là văn bảncủa các cơ quan nhà nước, chức năng này được thể hiện dưới hai khía cạnh, đó là:

+ Văn bản hành chính thiết lập các mối quan hệ giữa các thành viên trongnội bộ Mỗi cơ quan nhà nước để thiết lập và duy trì sự ổn định nội bộ, các nhàlãnh đạo cần đặt ra các quy tắc xử sự bắt buộc đối với mỗi thành viên trong cơquan trong từng lĩnh vực nhất định, thường được thể hiện dưới dạng các quy chếnhư: Quy chế văn hóa công sở, quy chế chi tiêu nội bộ, quy chế tiết kiệm…

+ Văn bản hành chính là bằng chứng pháp lý cho các quyết định quản lýcủa lãnh đạo đối với từng trường hợp cụ thể mang tính bắt buộc thực hiện như:Quyết định nâng bậc lương, quyết định khen thưởng, quyết định kỷ luật, v.v

- Chức năng quản lý: Quản lý bằng văn bản là một trong những nguyên

tắc cơ bản được học giả Max Weber (1864-1920) đề cập trong học thuyết “Bộmáy thư lại” , được áp dụng rộng rãi với các loại hình tổ chức của thế giớiđương đại Theo đó, để quản lý hiệu quả một cơ quan, tổ chức thì mọi thông tin,quyết định quản lý của lãnh đạo cần được văn bản hóa để làm căn cứ, bằngchứng khẳng định các quyết định của lãnh đạo, đồng thời làm căn cứ để cácthành viên thực hiện nhiệm vụ của mình Nhờ việc văn bản hóa thông tin, quyếtđịnh quản lý mà các nhà lãnh đạo có thể quản lý, điều hành các hoạt động trong

cơ quan, tổ chức một các thuận lợi trong phạm vi không gian và thời gian

1.1.4 Phân loại văn bản hành chính

 Văn bản hành chính cá biệt:

- Khái niệm:

Văn bản hành chính cá biệt là loại quyết định hành chính thành văn được

cơ quan hành chính hoặc cá nhân, tổ chức có thẩm quyền quản lý hành chínhnhà nước ban hành nhằm giải quyết các công việc cụ thể, xác định các quyền vànghĩa vụ cụ thể của các cá nhân, tổ chức hoặc xác định những biện pháp tráchnhiệm pháp lý đối với người vi phạm pháp luật, do đó mang tính áp dụng phápluật, được ban hành trên cơ sở quyết định chung và quyết định quy phạm của cơquan cấp trên hoặc của chính cơ quan ban hành quyết định hành chính cá biệtđó; trong một số trường hợp, nó cũng được ban hành trên cơ sở văn bản cá biệtcủa cấp trên

- Đặc điểm:

+ Thuộc loại văn bản áp dụng pháp luật, do những cơ quan có thẩmquyền áp dụng pháp luật ban hành và được bảo đảm thực hiện bằng cưỡngchế nhà nước

+ Đưa ra quy tắc xử sự riêng, cá biệt, một lần đối với các cá nhân, tổ chức

cụ thể trong những trường hợp xác định

+ Có tính hợp pháp và phù hợp với thực tế, phù hợp với luật pháp và dựatrên những quy phạm pháp luật cụ thể Nếu không có sự phù hợp trên thì vănbản cá biệt sẽ bị đình chỉ hoặc huỷ bỏ; còn nếu không phù hợp với thực tế thì sẽkhó được thi hành hoặc được thi hành kém hiệu quả

+ Được thể hiện trong những hình thức pháp lý xác định như: quyết định

+ Có tính đơn phương và tính bắt buộc thi hành ngay Hai tính chất này lànhững đặc tính cơ bản của quyết định hành chính cá biệt Tính đơn phương củaquyết định cá biệt thể hiện ở chỗ cơ quan có thẩm quyền tự mình, do mình quyết

định, mặc dù trước đó cơ quan có tham khảo ý kiến của các cơ quan hữu quan;nghĩa là cơ quan hành chính có quyền quyết định.

- Hình thức: Quyết định (cá biệt); Nghị quyết (cá biệt); Chỉ thị (cá biệt).

+ Quyết định (cá biệt) là văn bản được ban hành để giải quyết các côngviệc mang tính chất sự vụ đối với đối tượng cụ thể Bao gồm các quyết định vềnhân sự (Quyết định tuyển dụng cán bộ, thuyên chuyển, điều động công tác, bổnhiệm, miễn nhiệm cán bộ, ); quyết định về tổ chức bộ máy; quyết định thiđua; quyết định phê duyệt; quyết định về ban hành một văn bản mới; xử phạt viphạm hành chính; về đình chỉ, hủy bỏ văn bản sai trái; ban hành quy chế, nộiquy trong nội bộ cơ quan

+ Nghị quyết (cá biệt) là một trong những hình thức văn bản do một tậpthể chủ thể ban hành nhằm đưa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dưới

+ Chỉ thị (cá biệt) là loại văn bản đưa ra các mệnh lệnh để giao nhiệm vụcho cấp dưới trong việc thực hiện pháp luật và các nhiệm vụ cụ thể phát sinhtrong quản lý nhà nước Chỉ thị thường dùng để đôn đóc nhắc nhở cấp dưới thựchiện những quyết định, chính sách đã ban hành

 Văn bản hành chính thông thường:

- Khái niệm: Văn bản hành chính thông thường là những văn bản có nội

dung chứa đựng các thông tin mang tính chất điều hành hành chính trong các cơquan nhà nước như triển khai, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra, theo dõi, phản ánhtình hình, đánh giá kết quả các hoạt động trong các cơ quan nhà nước hoặctrao đổi, giao dịch, liên kết hoạt động giữa các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cánhân Văn bản hành chính thông thường không đưa ra các quyết định quản lý,

do đó không được dùng thay thế cho văn bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản

cá biệt

- Đặc điểm:

+ Ra đời theo nhu cầu và tính chất công việc

+ Không quy định thẩm quyền, trên thực tế mọi cơ quan, tổ chức đều cóthẩm quyền ban hành

+ Không có tính chất chế tài, đối tượng thực hiện chủ yếu bằng tính

+ Văn bản không có tên loại: Công văn hành chính

- Khái niệm về một số hình thức văn bản hành chính thông thường:

+ Quy chế

Quy chế là hình thức văn bản mà các cơ quan nhà nước có thẩm quyềndùng để đặt ra các quy định về nghĩa vụ pháp lý cho từng đối tượng trong mộtlĩnh vực nhất định Để có hiệu lực thi hành, quy chế phải được ban hành bởi mộtvăn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền

Kế hoạch là hình thức văn bản dùng để xác định phương hướng, nhiệm

vụ, chỉ tiêu, biện pháp tiến hành một lĩnh vực, một nhiệm vụ công tác của Nhànước nói chung hoặc của từng ngành, cơ quan, đơn vị, địa phương nói riêng Kếhoạch thường được xây dựng cho từng thời gian nhất định theo niên hạn như: 5năm (kế hoạch dài hạn), 2-3 năm (trung hạn), 1 năm, 6 tháng, 3 tháng - quý(ngắn hạn)

Theo nguyên tắc, kế hoạch mỗi khi đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt

thì nó bắt buộc các cơ quan, đơn vị hữu quan triển khai thực hiện và hoàn thànhđúng thời hạn Kế hoạch đề ra (hoặc được giao) có được hoàn thành tốt và đúngthời hạn hay không là căn cứ chủ yếu để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụđược giao của một cơ quan, đơn vị.

+ Chương trình

Chương trình là hình thức văn bản dùng để trình bày toàn bộ những việccần làm đối với một lĩnh vực công tác hoặc tất cả các mặt công tác của một cơquan, một ngành chủ quản hay của Nhà nước nói chung theo một trình tự nhấtđịnh và trong thời gian nhất định Đối với những chương trình quan trọng, cần

có sự phê duyệt hoặc ra quyết định ban hành của cơ quan có thẩm quyền Saukhi đã được phê duyệt hoặc ban hành thì các cơ quan, tổ chức có liên quan phải

tổ chức thực hiện nghiêm túc

+ Đề án

Đề án là văn bản dùng để trình bày về một dự kiến, kế hoạch, giải phápthực hiện một nhiệm vụ công tác hoặc một công việc nào đó Để có hiệu lực thihành thì đề án phải được cơ quan có thẩm quyền thông qua hoặc phê duyệt

+ Hướng dẫn

Hướng dẫn là hình thức văn bản được ban hành để giải thích, hướng dẫn

cụ thể việc tổ chức thực hiện văn bản của cơ quan cấp trên Hướng dẫn thườngđược sử dụng ở những cơ quan nhà nước không có thẩm quyền ban hành thông

tư khi cần phải cụ thể hoá việc thi hành văn bản của cấp trên

+ Thông cáo

Thông cáo là văn bản dùng để công bố một quyết định hoặc một sự kiệnquan trọng về đối nội hoặc đối ngoại của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.Thông cáo được thông tin rộng rãi trên báo chí và các phương tiện thông tin đạichúng khác

cáo, có thể chia báo cáo thành nhiều loại như: Báo cáo tổng kết, báo cáo tổnghợp, báo cáo chuyên đề, báo cáo định kì, báo cáo đột xuất, báo cáo nhanh

Báo cáo tổng kết: báo cáo được viết khi công việc đã kết thúc, nhằm tổnghợp kết quả đã đạt được, rút ra những ưu điểm, tồn tại, nguyên nhân và nhữngbài học kinh nghiệm Báo cáo sơ kết: báo cáo được viết khi công việc chưa kếtthúc hoặc kế hoạch đề ra chưa hoàn thành, nhưng cần phải bước đầu xem xét kếtquả đã đạt được đến mức nào, có những ưu, khuyết điểm gì, qua đó rút kinhnghiệm và đề ra biện pháp để làm tốt công việc hoặc nhiệm vụ còn lại

Báo cáo tổng hợp: báo cáo có nội dung đề cập đến nhiều vấn đề Báo cáochuyên đề: báo cáo đề cập đến một sự việc, vấn đề hoặc một lĩnh vực công tác

Báo cáo định kì: báo cáo được làm ra theo thời hạn quy định VD: Báocáo sơ kết tháng, quý, năm

Báo cáo đột xuất: báo cáo được làm ra khi có những vấn đề, sự việc xảy

ra đột xuất cần phản ánh với cơ quan có thẩm quyền để đề nghị hỗ trợ hoặc chỉđạo việc giải quyết

Báo cáo nhanh: báo cáo phản ánh tình hình được làm ra một cách nhanhchóng, kịp thời theo yêu cầu của cấp trên

+ Thông báo

Thông báo là hình thức văn bản dùng để truyền đạt, phổ biến, báo tincho các cơ quan, cán bộ, viên chức, quần chúng nhân dân về tình hình côngtác, các quyết định về quản lý hoặc các vấn đề, sự việc có liên quan để thựchiện hay để biết

Thông báo cũng có loại mang tính chất mật, chỉ lưu hành hoặc phổ biếntrong phạm vi hẹp Mọi cơ quan nhà nước đều được quyền sử dụng hình thứcvăn bản này

+ Tờ trình

Tờ trình là hình thức văn bản của cấp dưới, gửi lên cấp trên trình bày vềmột chủ trương, một chế độ chính sách, một đề án công tác, một dự thảo văn bản, các tiêu chuẩn định mức, hoặc sửa đổi, bổ sung chế độ chính sách và đềnghị cấp trên phê duyệt

Thông thường, tờ trình được gửi kèm theo văn bản trình duyệt Tờ trìnhthuộc thẩm quyền ban hành của nhiều cơ quan.

+ Giấy giới thiệu

Giấy giới thiệu là hình thức văn bản cấp cho cán bộ, viên chức cơ quan khi điliên hệ, giao dịch với cơ quan khác để thực hiện nhiệm vụ được giao hoặc giảiquyết việc riêng Giấy giới thiệu chỉ có giá trị trong thời hạn nhất định Hết hạn,nếu việc chưa giải quyết xong mà cán bộ thực hiện xét thấy cần thiết, có thể xincấp giấy giới thiệu mới Mọi cơ quan nhà nước đều có thẩm quyền cấp giấy giớithiệu cho cán bộ mình

+ Giấy mời

Giấy mời là loại văn bản dùng để mời đại diện cơ quan khác hoặc cánhân tham dự một công việc nào đó hoặc tới cơ quan để giải quyết một vấn đề

có liên quan

+ Giấy đi đường

Giấy đi đường là loại văn bản dùng để cấp cho cán bộ, viên chức khi được

cử đi công tác, dùng làm căn cứ để thanh toán tiền tàu xe và các khoản chi phíkhác trong thời gian đi công tác Bởi vậy, khi đến cơ quan nào thì người đượccấp giấy phải xin chữ kí và đóng dấu xác nhận của cơ quan đó về ngày, giờ đến

và ngày giờ đi Loại văn bản này không thể dùng để liên hệ công tác thay chogiấy giới thiệu

bị thất lạc hoặc lộ bí mật trong quá trình chuyển Thông thường, phiếu gửi sửdụng trong trường hợp công văn gửi đi là văn bản có nội dung quan trọng và vănbản mật

+ Công điện

Công điện là hình thức văn bản dùng để thông tin hoặc truyền đạt lệnh,quyết định của cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền trong trường hợp cầnkíp Theo quy định, nếu dùng công điện để truyền đạt quyết định mới, hoặc sửađổi, đình chỉ thi hành một quyết định thì sau khi gửi công điện, cơ quan gửi phảilàm văn bản chính thức gửi cho cơ quan có trách nhiệm thi hành

+ Biên bản

Biên bản là văn bản ghi chép tại chỗ các thông tin về một sự việc đangdiễn ra hoặc đã xảy ra có chữ ký xác nhận của người có liên quan hoặc ngườilàm chứng Khác với các loại văn bản khác, biên bản không có hiệu lực thi hành

mà chủ yếu dùng làm chứng minh cho các sự kiện, hiện tượng xảy ra, đóng vaitrò cung cấp thông tin để làm cơ sở cho việc ra quyết định xử lý hoặc cho cácnhận định và kết luận khác

+ Hợp đồng

Hợp đồng là hình thức văn bản thể hiện sự thỏa thuận giữa hai bên về việcxác lập thay đổi hoặc chấm dứt các quyền và nghĩa vụ trong những quan hệ cụthể Căn cứ vào tính chất và đặc điểm của hợp đồng, người ta chia hợp đồng làm

02 loại: hợp đồng dân sự, hợp đồng thương mại

Hợp đồng dân sự: Là hình thức văn bản thể hiện sự thỏa thuận giữa cácbên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ dân sự Hợpđồng thương mại: Là hình thức văn bản thể hiện sự thỏa thuận giữa các bên vềviệc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ của các bên trong hoạtđộng thương mại

+ Công văn

Công văn là loại văn bản được dùng để giao tiếp chính thức với các cơquan và quần chúng nhân dân vào các mục đích: đề nghị, hỏi, trả lời, phản ánhtình hình, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra công việc Do có nhiều công dụng nênloại văn bản này được sử dụng một cách phổ biến trong các cơ quan nhà nước

1.2 Các yêu cầu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính

1.2.1 Yêu cầu về thẩm quyền

Trong hoạt động soạn thảo và ban hành văn bản hành chính cần đảm bảođúng thẩm quyền, đây là yêu cầu cần được xem xét đầu tiên khi tiến hành soạnthảo văn bản Điều này có nghĩa là không phải mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân cóthẩm quyền đều được ban hành văn bản hành chính để giải quyết tất cả nhữngvấn đề quản lý trong cơ quan, tổ chức

Hơn nữa, việc soạn thảo và ban hành văn bản hành chính phải được thựchiện theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được cơ quan có thẩm quyền quyđịnh Mỗi cơ quan đều có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan, tổ chức

có thẩm quyền quy định bằng văn bản thành lập cơ quan, tổ chức đó Văn bảnthành lập cơ quan có thể bằng Quyết định (cá biệt) Việc căn cứ thẩm quyền đểsoạn thảo và ban hành văn bản hành chính phải quán triệt thực hiện theo đúngvăn bản quy định

Theo nguyên tắc này thì các cơ quan, tổ chức được cơ quan, tổ chức cóthẩm quyền giao chức năng, nhiệm vụ gì thì việc soạn thảo văn bản phải đượctheo đúng chức năng, nhiệm vụ đó

Ví dụ: Ngày 19 tháng 02 năm 2013, Bộ trưởng Bộ Công Thương banhành Quyết định số 999/QĐ-BCT quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và

cơ cấu tổ chức của Cục Công Nghiệp địa phương trực thuộc Bộ Công Thương.Theo Quyết định này, Cục Công nghiệp địa phương có nhiệm vụ và quyền hạnsoạn thảo các văn bản quy phạm pháp luật về phát triển doanh nghiệp côngnghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã công nghiệp - tiểu thủ công nghiệp trình Bộ CôngThương ban hành chứ không được phép ban hành văn bản quy phạm pháp luật

1.2.2 Yêu cầu về nội dung

Văn bản, xét trên giá trị sử dụng của nó phải đáp ứng được các yêu cầu vềnội dung như sau:

+ Thứ nhất, nội dung văn bản phải đảm bảo có tính mục đích Văn bản

ban hành phải có chủ đề, có phạm vi điều chỉnh và mức độ điều chỉnh Tính mục

đích là yêu cầu đầu tiên của mỗi văn bản cần có được.

+ Thứ hai, nội dung văn bản phải có tính khoa học Điều này thể hiện ở

bố cục trình bày văn bản, văn bản cần phải được trình bày một các rõ ràng, mạchlạc, bố cục chặt chẽ, việc sắp xếp các thông tin phải có tính trật tự, đảm bảo tínhlogic giữa các nội dung trong văn bản

+ Thứ ba, văn bản khi ban hành phải được đảm bảo tính phổ thông, đại

chúng, tức là văn bản soạn thảo phải có nội dung đơn giản, ngắn gọn và dễ hiểu

+ Thứ tư, nội dung của văn bản cần đảm bảo tính thực hiện sao cho đơn

giản và chính xác nhất

+ Thứ năm, nội dung của văn bản cần đảm bảo tính hệ thống và phù hợp

với nội dung của từng loại văn bản Văn bản hành chính phải đảm bảo tính hệthống của cơ quan, tổ chức ban hành.Văn bản đồng thời phải có tính hệ thốngvới nội dung mà văn bản đó chuyển tải

1.2.3 Yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Hiện nay, việc quy định về các yếu tố thể thức cho văn bản và cách trình

bày các yếu tố thể thức đã được quy định tại Thông tư số /01/2011/TT-BNV

ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuậttrình bày văn bản hành chính

Theo đó, thể thức văn bản được hiểu là toàn bộ các bộ phận cấu thành vănbản do Nhà nước quy định, được sắp xếp, bố trí một cách khoa học theo đúngtừng kiểu loại văn bản, nhằm đảm bảo cho văn bản có hiệu lực pháp lý và sửdụng thuận lợi trong các cơ quan, đơn vị Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồmcác nội dung:

yếu tố thể thức bổ sung, cụ thể như sau:

+ 9 yếu tố thành phần thể thức bắt buộc bao gồm:

1 Quốc hiệu;

2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;

3 Số, ký hiệu của văn bản;

4 Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;

5 Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản;

6 Nội dung văn bản;

7 Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;

8 Dấu của cơ quan, tổ chức;

9 Nơi nhận

+ 7 yếu tố thể thức bổ sung bao gồm:

1 Dấu chỉ mức độ mật;

2 Dấu chỉ mức độ khẩn;

3 Dấu chỉ dẫn về phạm vi lưu hành, đối tượng phổ biến;

4 Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử; số điện thoại, số Fax; địachỉ trang thông tin điện tử;

5 Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành;

6 Chỉ dẫn phụ lục kèm theo;

7 Đánh số trang

Những quy định về kỹ thuật trình bày văn bản được quy định tại Thông tư

số 01/2011/TT-BNV được áp dụng đối với văn bản soạn thảo trên máy tính và

in ra giấy; văn bản được soạn thảo bằng các phương pháp hay phương tiện kỹthuật khác hoặc văn bản được làm trên mẫu giấy in sẵn

1.2.4 Yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ văn bản

Ngoài các yêu cầu về nội dung và thể thức thì những yêu cầu về ngôn ngữ

và cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc tạo nên chất lượng của văn bản,đây là yêu cầu không thể thiếu của bất kỳ loại văn bản nào muốn tạo lập

 Văn phong hành chính - công vụ:

Đối với văn bản hành chính thì ngôn ngữ sử dụng trong văn bản theo văn

phong hành chính - công vụ chứ không phải các loại văn phong khác (văn phongnói - ngôn ngữ sinh hoạt đời thường, văn phong văn học nghệ thuật, văn phongbáo chí, văn phong khoa học) Bởi văn bản quản lý nhà nước nói đối tượng ápdụng rộng, mọi quyết định hành chính luôn phải thể hiện tính minh bạch, chínhxác Hơn nữa, văn phong hành chính - công vụ có những đặc trưng khác biệt vớimọi loại văn phong khác Các đặc trưng của văn phong hành chính công vụđược trình bày dưới đây:

- Tính chính xác, rõ ràng: Cách diễn đạt trong câu phải chính xác, không

chung chung, khó hiểu; Cách dùng từ phải chính xác, nhất quán và đơn nghĩa,phải phân biệt rõ các từ gần âm, gần nghĩa, các từ hán việt có yếu tố đồng nhất;

sử dụng từ ngữ đúng chính tả; Sử dụng câu phải chính xác, ngắn gọn và logic

- Tính phổ thông, đại chúng: tránh dùng các từ ngữ chuyên sâu, nếu

trong trường hợp cần thiết phải dùng thì phải có sự giải thích rõ ràng để ngườiđọc hiểu được, không được sử dụng các từ ngữ địa phương hoặc tiếng lóng

- Tính khách quan phi cá nhân: văn bản phải thể hiện được ý chí của

Nhà nước một cách tối đa, giảm yếu tố cá nhân một cách tối thiểu Hạn chế tối

đa việc sử dụng các đại từ nhân xưng ngôi thứ nhất Đồng thời không sử dụngcâu và từ ngữ mang sắc thái biểu cảm, các hình ảnh bóng bẩy, cầu kỳ của phongcách văn chương

- Tính trang trọng, lịch sự: tránh sử dụng các từ ngữ thiếu nhã nhặn, gây

nên phản ứng xấu của người tiếp nhận văn bản, dẫn đến thiếu tôn trọng văn bản;phải sử dụng cách diễn đạt có tính chất nghi thức, thể hiện phép lịch sự xã giao

- Tính khuôn mẫu: văn bản phải được trình bày theo những quy định

hiện hành của nhà nước hoặc theo những loại mẫu in sẵn (nếu có) Tính khuônmẫu cho phép văn bản được sử dụng nhiều lần các thuật ngữ, cấu trúc câu màkhông vi phạm lỗi lặp

chuẩn xác, đơn nghĩa và phải nhất quán.

- Cách sử dụng câu và dấu câu: việc sử dụng câu trong văn bản hành

chính phải đúng và hoàn chỉnh về cấu tạo ngữ pháp và đúng về nghĩa Hơn nữa,việc diễn đạt câu phải ngắn gọn, mạch lạc, logic như thế mới có thể diễn đạtđược trọn vẹn ý của nội dung văn bản muốn diễn đạt Việc sử dụng dấu câu lạikhông thường được người soạn thảo quan tâm chuẩn mực trong quá trình soạnthảo Trong văn bản hành chính đa dạng với các tên loại văn bản thì việc sửdụng dấu câu cũng cần phải quan tâm đúng mực

+ Theo Tiêu chuẩn TCVN 6909:2001, trong Tiếng Việt có 15 dấu câu sau:

Sau các dấu ( [ { “ không có SP

Giữa hai dấu dâu không có SP, trừ khi chúng thuộc 2 câu khác nhau

- Vị trí dấu thanh: Hiện nay chưa có chuẩn thống nhất cho các vị trí dấu

thanh, cũng như cách bỏ dấu bị lệ thuộc rất nhiều vào bộ gõ Thực tế vẫn tồn tại

2 cách đặt dấu thanh trong Tiếng Việt

+ Cũ (theo thẩm mỹ) : Oà, oá, oả, oã, oạ

+ Mới (theo ngữ âm): Òa, óa, ỏa, õa, ọa

Có thể đặt dấu thanh theo kiểu cũ hoặc mới nhưng nhất quán một kiểutrong một văn bản hành chính

theo cách này.

- Giữa số và đơn vị luôn có một SP Ví dụ: 9,89 cm

1.2.5 Yêu cầu về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính

Theo Vương Đình Quyền, tác giả sách Lý luận và phương pháp công tác văn thư có đề cập khái niệm: “Quy trình soạn thảo văn bản là trình tự các công việc cần thực hiện trong quá trình soạn thảo văn bản Quy trình soạn thảo văn bản cho phép định hướng từ đầu một cách hợp lý nhất đối với từng cơ quan, từng đơn vị, từng loại văn bản được soạn thảo”.[34;192]

Hiện nay, quy trình soạn thảo văn bản hành chính chưa có văn bản quyphạm pháp luật nào quy định Thông qua tổng kết kinh nghiệm thực tế, một sốsách chuyên khảo về công tác văn thư và về soạn thảo văn bản có trình bày kháiquát về vấn đề này thì soạn thảo và ban hành văn bản hành chính gồm các bướcsau đây:

Trong một số giáo trình đã được công bố như: Phương pháp soạn thảo văn bản hành chính của Nguyễn Minh Phương thì quy trình soạn thảo văn bản

hành chính bao gồm 06 bước: Xác định chủ trương ban hành văn bản; Thu thập

và xử lý thông tin; Viết bản thảo văn bản; Lấy ý kiến đóng góp cho bản thảo vănbản; Duyệt bản thảo văn bản; Nhân bản, phát hành và lập hồ sơ văn bản Trong

cuốn Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước của tác giả Nguyễn Văn

Thâm có đưa ra quy trình gồm 05 bước như sau: Xác định mục đích và nội dung

các vấn đề cần văn bản hoá - xác định tên loại văn bản; Xây dựng bản thảo; Thông

qua lãnh đạo; Xử lý kỹ thuật về mặt hành chính; Ký và ban hành văn bản

Theo quy định của pháp luật thì trong Nghị định số 110/2004/NĐ-CPngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư có các điều, khoản quy địnhtrình tự của việc xây dựng ban hành văn bản nói chung gồm:

- Điều 6: Quy định về soạn thảo văn bản;

- Điều 7: Quy định về việc duyệt bản thảo, việc sửa chữa, bổ sung bảnthảo đã duyệt;

- Điều 8: Quy định về việc đánh máy, nhân bản;

- Điều 9: Quy định về việc kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành;

- Điều 10: Quy định về việc ký văn bản

Qua đây, có thể đưa ra quy trình soạn thảo văn bản hành chính bao gồm:

 Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo

Giai đoạn này cần tiến hành các công việc sau:

- Xác định mục đích và các định hướng khi xây dựng văn bản:

* Xác định mục đích ban hành văn bản: liên quan đến các mục đích như

là để giao dịch, để thông tin về các vấn đề có liên quan hay đặt ra quy tắc bắtbuộc thực hiện đối với những đối tượng cụ thể trong từng trường hợp cụ thể củacác hoạt động quản lý, …v.v

* Xác định định hướng pháp lý: có những gì để xây dựng bước đi tất yếu

trong công việc soạn thảo văn bản để đảm bảo tính pháp lý cần thiết của nó, cầntrả lời rõ ràng các câu hỏi sau đây:

+ Đây là văn bản có tính pháp lý hay thông thường ?

+ Ai đảm bảo cho văn bản soạn thảo có tính pháp lý tương ứng? Quyềnhạn ban hành có hợp lý không ?

+ Yếu tố nào có khả năng làm ảnh hưởng hoặc làm mất hiệu lực pháp lýcần có trong văn bản ?

+ Trật tự pháp lý của văn bản được xác định như thế nào ?

+ Các quan hệ nào giữa cơ quan ban hành và cơ quan khác có ảnh hưởngđến giá trị pháp lý của văn bản ?

+ Có mẫu thuẫn nào giữa văn bản chuẩn bị ban hành với văn bản khác đãban hành trước đó không ? Bước đi nào có khả năng cho phép khắc phục cácmâu thuẫn đó, nếu có ?

- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, khẩn của văn bản: Khi xác

định rõ mục đích soạn thảo, người soạn thảo sẽ dễ dàng xác định được hình thứcvăn bản (mục đích giao dịch, thông tin, hình thức văn bản là công văn), từ đócũng dễ dàng xác định được bố cục nội dung của từng hình thức văn bản (quyếtđịnh: bố cục theo điều, khoản, điểm; đa số các văn bản hành chính khác bố cục

theo khoản, điểm), cũng như thấy rõ được tính chất của vấn đề soạn thảo để đềxuất với lãnh đạo quyết định mức độ mật, khẩn của văn bản.

- Thu thập và xử lý thông tin:

+ Đối với những văn bản có nội dung đơn giản, ít đối tượng thi hành, việc

thu thập và xử lý thông tin cũng dễ dàng hơn, có thể chỉ phải xử lý thông tin củavăn bản đã nhận trước đó như là soạn thảo công văn trả lời Tuy nhiên, đối vớinhững văn bản có nội dung dài, liên quan đến nhiều bộ phận, cá nhân trong cơquan tổ chức như Quy chế hoạt động thì việc này sẽ phải thu thập nhiều văn bản,tài liệu có liên quan

+ Thông tin được thu thập cần được tổng hợp và mã hoá để xác địnhnhững mâu thuẫn, chồng chéo, không phù hợp và lựa chọn nội dung phù hợp vớivăn bản sắp soạn thảo

 Bước 2: Soạn thảo văn bản

- Lập đề cương: Đề cương là bản trình bày những điểm chính, cốt lõi dự

định thể hiện trong nội dung văn bản Việc xây dựng đề cương nhằm mục đíchtạo sự chủ động trong việc soạn thảo các phần của nội dung văn bản Có thể xâydựng đề cương chi tiết hoặc sơ lược

- Viết bản thảo: Dùng lời văn, câu chữ cụ thể hoá những ý tưởng dự kiến

được xác lập ở đề cương Khi viết bản thảo, cần phải bám sát đề cương, phânchia dung lượng trong từng chương, mục, đoạn cho hợp lý Sử dụng linh hoạtcác từ, cụm từ, liên kết các câu, đoạn để văn bản trở thành một thể thống nhất,hoàn chỉnh về nội dung và hình thức

+ Kiểm tra, rà soát bản thảo: Kiểm tra bố cục nội dung xem đã lôgic chưa,các ý trình bày đã phù hợp với mục đích ban hành văn bản hay chưa, ý trọngtâm của văn bản đã nổi bật hay chưa

+ Kiểm tra về thể thức và trình bày văn bản, kiểm tra về ngôn ngữ diễnđạt của văn bản trước khi trình dự thảo lên cấp trên

+ Tổ chức lấy ý kiến góp ý cho dự thảo văn bản: Đây là việc gửi bản dự

thảo đến các đơn vị bộ phận trong cơ quan, tổ chức để lấy ý kiến góp ý Mụcđích là nhằm đảm bảo nguyên tắc dân chủ, khách quan trong hoạt động quản lý

bằng văn bản, nhất là đối với những vấn đề có liên quan quyền và lợi ích củamỗi các nhân, đơn vị bộ phận trong cơ quan, tổ chức đó.

Sau khi có ý kiến đóng góp về dự thảo văn bản, người soạn thảo có tráchnhiệm tổng hợp, nghiên cứu tiếp thu ý kiến và hoàn thiện dự thảo văn bản

 Bước 3: Duyệt và trình ký văn bản

Sau khi hoàn thiện dự thảo văn bản, người soạn thảo có trách nhiệm trìnhngười phân công soạn thảo để duyệt dự thảo Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhânchủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về nội dung văn bảntrước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật

- Trường hợp người soạn thảo là cá nhân được thủ trưởng cơ quan, tổ chức trực tiếp phân công:

+ Trình thủ trưởng cơ quan, tổ chức thông qua bộ phận hành chính (vì bộ

phận hành chính có nhiệm vụ kiểm tra mọi thông tin từ các đơn vị bộ phận, cánhân bên trong hay các cơ quan, tổ chức, cá nhân bên ngoài trước khi trình lênthủ trưởng cũng như kiểm tra lại mọi thông tin từ thủ trưởng bằng văn bản) Bộphận hành chính có trách nhiệm duyệt, nếu có phát hiện sai sót về thể thức vànội dung dự thảo, bộ phận này có quyền yêu cầu người soạn thảo xem xét lại

Trách nhiệm kiểm tra văn bản của trưởng bộ phận hành chính: ChánhVăn phòng; Trưởng Phòng Hành chính ở những cơ quan, tổ chức không có Vănphòng; người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản

lý công tác văn thư ở những cơ quan, tổ chức khác phải kiểm tra và chịu tráchnhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản trước ngườiđứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật

+ Khi bộ phận hành chính duyệt xong, dự thảo văn bản sẽ được trình lênthủ trưởng hoặc người được thủ trưởng phân công ký văn bản Người ký vănbản sẽ duyệt lần cuối trước khi ký Trong trường hợp không đạt yêu cầu, ngườisoạn thảo sẽ phải làm lại theo quy trình từ đầu

- Trường hợp người soạn thảo là cá nhân do trưởng đơn vị bộ phận được giao chủ trì soạn thảo phân công: Trình trưởng bộ phận chủ trì soạn thảo duyệt.

Nếu được duyệt, dự thảo văn bản sẽ tiếp tục được trình lên thủ trưởng hoặc

người được thủ trưởng phân công ký văn bản thông qua bộ phận hành chínhtheo trình tự như trên.

- Một số quy định đối với việc ký văn bản:

+ Ký thay: Ở cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, ngườiđứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản của cơ quan, tổchức Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho cấp phó của mình kýthay (KT.) các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách và một sốvăn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu.Cấp phó ký thay chịu tráchnhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật

+ Ký thừa uỷ quyền: Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan,

tổ chức có thể uỷ quyền cho người đứng đầu một đơn vị trong cơ quan, tổ chức

ký thừa uỷ quyền (TUQ.) một số văn bản mà mình phải ký Việc giao ký thừa uỷquyền phải được quy định bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhấtđịnh Người được ký thừa uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác

ký Văn bản ký thừa uỷ quyền theo thể thức và đóng dấu của cơ quan, tổ chức

uỷ quyền

 Bước 4: Ban hành văn bản

- Làm thủ tục ban hành văn bản: Sau khi văn bản đã được ký ban hành,

chuyên viên được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chuyển văn bản cho nhânviên văn thư để hoàn thiện các thủ tục ban hành văn bản.Văn thư cơ quan cótrách nhiệm:

+ Ghi số, ngày tháng, năm ban hành văn bản;

+ Vào sổ văn bản đi, sổ lưu văn bản;

+ Kiểm tra lần cuối về thể thức văn bản;

+ Nhân bản văn bản đủ số lượng ban hành, giữ gìn nội dung văn bản;+ Đóng dấu cơ quan;

- Phát hành văn bản: Chuyển giao văn bản đến các đối tượng trực tiếp thi

hành và những đối tượng có liên quan được đề cập trong văn bản

+ Với những văn bản quan trọng, ban hành kèm theo phiếu gửi văn bản

- Lưu văn bản: Bản gốc và hồ sơ kèm theo được lưu trữ tại văn thư cơ

quan, tổ chức theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

- Theo dõi văn bản phát hành: Việc theo dõi văn bản sau khi phát hành

nhằm mục đích kịp thời khắc phục những lỗi kỹ thuật không lường hết trong quátrình soạn thảo hoặc những vấn đề phát sinh khác

1.3 Khái quát về tổ chức và hoạt động của Cục Công nghiệp địa phương

1.3.1 Vị trí, chức năng của Cục Công nghiệp địa phương

Cục Công nghiệp địa phương là tổ chức của Bộ Công Thương, giúp Bộtrưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước và tổ chức thực thi pháp luật về:Công nghiệp - tiểu thủ công nghiệp, khuyến công, cụm công nghiệp, doanhnghiệp công nghiệp nhỏ và vừa tại các địa phương trong cả nước; thực hiện hoạtđộng dịch vụ công thuộc lĩnh vực, phạm vi quản lý của Cục

Cục Công nghiệp địa phương có tư cách pháp nhân, được mở tài khoảntại Kho bạc nhà nước, có con dấu để hoạt động và giao dịch theo quy địnhcủa pháp luật

Tên giao dịch quốc tế bằng tiếng Anh: AGENCY FOR REGIONALINDUSTRY DEVELOPMENT (viết tắt là: ARID)

Trụ sở chính đặt tại địa chỉ số 25 Ngô Quyền, phường Tràng Tiền, quậnHoàn Kiếm, thành phố Hà Nội

1.3.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

Cục Công nghiệp địa phương thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn theo quyđịnh trực tiếp tại Quyết định số 999/QĐ-BCT ngày 19 tháng tháng 02 năm 2013của Bộ trưởng Bộ Công Thương quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và

cơ cấu tổ chức của Cục Công Nghiệp địa phương Nhiệm vụ, quyền hạn của CụcCông nghiệp địa phương thể hiện trên những mặt sau đây:

- Xây dựng và trình Bộ trưởng phê duyệt, ban hành hoặc đề nghị cơ quannhà nước có thẩm quyền ban hành chiến lược, cơ chế, chính sách, quy hoạch, kếhoạch, các chương trình, dự án, đề án, tiêu chuẩn, định mức kinh tế - kỹ thuật vàcác văn bản quy phạm pháp luật về lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Cục

- Ban hành các văn bản cá biệt, văn bản hướng dẫn chuyên môn, nghiệp

vụ về chuyên ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Cục.

- Tổ chức chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các văn bản quyphạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, các chương trình, dự án, đề án, tiêuchuẩn, định mức kinh tế - kỹ thuật thuộc phạm vi quản lý của Cục

- Về công nghiệp địa phương:

+ Chủ trì xây dựng và trình Bộ trưởng ban hành hoặc để Bộ trưởng trình

cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành cơ chế, chính sách khuyến khíchphát triển công nghiệp - tiểu thủ công nghiệp ở địa phương và vùng lãnh thổ;hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện;

+ Chủ trì tổng hợp, trình Bộ trưởng phê duyệt hoặc đề nghị cơ quan nhànước có thẩm quyền phê duyệt quy hoạch, chương trình, đề án, dự án đầu tưphát triển công nghiệp - tiểu thủ công nghiệp ở địa phương và vùng lãnh thổ (trừcác dự án do các doanh nghiệp thuộc Bộ Công Thương đầu tư);

+ Tổng hợp kế hoạch, theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch phát triểncông nghiệp - tiểu thủ công nghiệp trên các địa bàn; giám sát, đánh giá việc thựchiện kế hoạch, chương trình, dự án và báo cáo đánh giá tiềm năng, tình hìnhphát triển công nghiệp; đề xuất định hướng, giải pháp phát triển công nghiệp -tiểu thủ công nghiệp của các địa phương và vùng lãnh thổ;

+ Tổ chức xây dựng, thực hiện hoặc phối hợp thực hiện các chương trình,

kế hoạch xúc tiến hỗ trợ phát triển công nghiệp và thương mại ở trong nước vàngoài nước; các chương trình, đề án khoa học công nghệ, môi trường, sản xuấtsạch hơn, vệ sinh an toàn thực phẩm; các dự án phát triển điện nông thôn vànăng lượng mới, năng lượng tái tạo, tiết kiệm năng lượng đối với các địaphương theo quy định của pháp luật;

+ Tổ chức phổ biến kinh nghiệm về sản xuất, quản lý, khoa học côngnghệ, đầu tư, đào tạo, cung cấp thông tin và tổ chức hội chợ, triển lãm trong vàngoài nước để quảng bá, giới thiệu và phát triển sản phẩm công nghiệp địaphương theo quy định của pháp luật;

+ Đầu mối giúp Bộ trưởng trong các Ban Chỉ đạo phát triển các vùng kinh

tế trọng điểm; Ban Chỉ đạo Tây Bắc, Ban Chỉ đạo Tây Nguyên và Ban Chỉ đạo

Tây Nam Bộ.

- Về khuyến công:

+ Giúp Bộ trưởng thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về hoạt độngkhuyến công theo quy định tại Nghị định số 45/2012/NĐ-CP ngày 21 tháng 5năm 2012 của Chính phủ về khuyến công và các qui định khác có liên quan củapháp luật;

+ Chủ trì xây dựng Chương trình Khuyến công quốc gia từng giai đoạntrình Bộ trưởng đề nghị Thủ tướng Chính phủ phê duyệt;

+ Chủ trì xây dựng đề án, kế hoạch và dự toán kinh phí khuyến công quốcgia hàng năm trình Bộ trưởng phê duyệt và tổ chức triển khai thực hiện;

+ Chủ trì xây dựng chương trình, giáo trình, tài liệu và tổ chức đào tạo,tập huấn, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác khuyếncông;

+ Giúp Bộ trưởng chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quanhướng dẫn và tổ chức thực hiện công tác bình chọn, tôn vinh sản phẩm côngnghiệp nông thôn tiêu biểu; hỗ trợ phát triển sản xuất và quảng bá các sản phẩmcông nghiệp nông thôn tiêu biểu

+ Đầu mối phối hợp, hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra, đánh giá tình hìnhquy hoạch, đầu tư xây dựng hạ tầng và hoạt động của các cụm công nghiệp trên

cả nước

- Về phát triển doanh nghiệp công nghiệp nhỏ và vừa:

+ Chủ trì xây dựng trình Bộ trưởng ban hành hoặc đề nghị cơ quan cóthẩm quyền ban hành các chương trình, đề án, kế hoạch, cơ chế, chính sách, dự

án, đề án, văn bản quy phạm pháp luật về phát triển doanh nghiệp công nghiệp

nhỏ và vừa, hợp tác xã công nghiệp - tiểu thủ công nghiệp; hướng dẫn, tổ chức

triển khai thực hiện sau khi được phê duyệt;

+ Xây dựng kế hoạch xúc tiến, hỗ trợ phát triển các doanh nghiệp côngnghiệp nhỏ và vừa;

+ Phối hợp với các cơ quan, tổ chức liên quan để cung cấp thông tin vềxúc tiến, hỗ trợ phát triển các doanh nghiệp công nghiệp nhỏ và vừa và hợp tác

xã công nghiệp - tiểu thủ công nghiệp.

- Xây dựng, tổ chức triển khai đề án, dự án cho các cơ sở công nghiệp ápdụng sản xuất sạch hơn

- Phối hợp với các cơ quan có liên quan, tổ chức các hoạt động kêu gọi,xúc tiến đầu tư phát triển công nghiệp - tiểu thủ công nghiệp ở các địa phương

và vùng lãnh thổ

- Giúp Bộ trưởng theo dõi, hướng dẫn, kiểm tra, chỉ đạo, tổng hợp báo cáo

về hoạt động quản lý nhà nước về: Công nghiệp - tiểu thủ công nghiệp, khuyếncông, cụm công nghiệp, phát triển doanh nghiệp công nghiệp nhỏ và vừa của các

Sở Công Thương

- Giúp Bộ trưởng phối hợp với các bộ, ngành, tổ chức chính trị - xã hội,hiệp hội ngành nghề công nghiệp và các cơ quan, tổ chức liên quan trong cáchoạt động phát triển: Công nghiệp; cụm công nghiệp; các doanh nghiệp, hợp tác

xã công nghiệp - tiểu thủ công nghiệp và chương trình mục tiêu quốc gia về xâydựng nông thôn mới của các địa phương theo quy định

- Tổ chức triển khai các dự án, đề án, đề tài nghiên cứu, ứng dụng khoahọc công nghệ trong phạm vi quản lý của Cục

- Thực hiện hợp tác quốc tế trong lĩnh vực được phân công quản lý theoquy định của pháp luật và của Bộ trưởng Bộ Công Thương

- Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ, công

chức, viên chức khối công thương địa phương thuộc lĩnh vực, phạm vi quản lýcủa Cục.

- Phối hợp với các cơ quan liên quan giúp Bộ trưởng xét thi đua, khenthưởng đối với các cơ quan, đơn vị, tổ chức và cá nhân tham gia hoạt động sảnxuất công nghiệp - tiểu thủ công nghiệp ở các địa phương (bao gồm cả phongtặng danh hiệu nghệ nhân nhân dân, nghệ nhân ưu tú)

- Kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, chống tham nhũng, lãng phí, tiêucực thuộc phạm vi quản lý của Cục

- Xây dựng và thực hiện chương trình cải cách hành chính của Cục theomục tiêu và nội dung chương trình cải cách hành chính của Bộ Công Thương

- Quản lý tổ chức, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức và thực hiện cácchế độ, chính sách của Nhà nước cho cán bộ, công chức, viên chức theo phâncấp của Bộ Công Thương và quy định của pháp luật

- Quản lý tài chính, tài sản được giao và tổ chức thực hiện ngân sách đượcgiao và các khoản thu khác quy định của pháp luật

- Chủ trì, phối hợp với cơ quan thông tấn, báo chí, đơn vị truyền thôngxây dựng, triển khai thực hiện công tác thông tin, tuyên truyền, phổ biến về pháttriển công nghiệp - tiểu thủ công nghiệp, cụm công nghiệp và hoạt động khuyếncông ở các địa phương trên phạm vi cả nước

- Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Bộ trưởng Bộ CôngThương giao

1.3.3 Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức của Cục Công nghiệp địa phương gồm:

 Bộ máy giúp việc gồm:

- 01 Văn phòng Cục

- 02 Văn phòng đại diện

- 06 Phòng chức năng

- 01 Đơn vị sự nghiệp trực thuộc

Việc thành lập mới, sắp xếp, tổ chức lại, sáp nhập hoặc giải thể các đơn vịtrực thuộc Cục Công nghiệp địa phương do Bộ trưởng Bộ Công Thương quyết

định theo đề nghị của Cục trưởng.

 Lãnh đạo Cục gồm:

- Cục Công nghiệp địa phương có 01 Cục trưởng và 05 Phó Cục trưởng

- Cục trưởng và Phó Cục trưởng do Bộ trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm,khen thưởng, kỷ luật theo quy định của pháp luật

- Cục trưởng quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức;

bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật các chứcdanh lãnh đạo các đơn vị trực thuộc Cục theo quy định của pháp luật và phâncấp quản lý của Bộ trưởng

- Cục trưởng chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng và trước pháp luật về toàn

bộ hoạt động của Cục Phó Cục trưởng chịu trách nhiệm trước Cục trưởng vàtrước pháp luật về lĩnh vực công tác được phân công

Cơ cấu tổ chức của Cục Công nghiệp địa phương được biểu thị dưới dạng

sơ đồ như sau:

SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỤC CÔNG NGHIỆP ĐỊA PHƯƠNG

Cục trưởng

Các phó Cục trưởng

Văn phòng

Phòng Kế hoạch

- Tổng hợp

Phòng Quản lý khuyến công

Phòng quản lý cum công nghiệp

Văn phòng đại diện tại Tp.Hồ Chí Minh

Văn phòng đại diện tại Đà Nẵng

Các đơn vị sự nghiệp thuộc Cục

Các Sở Công thương tỉnh, thành phố

Các TT Khuyến công và tư vấn phát triển công nghiệp tỉnh, thành phố

Các Tổ chức dịch

vụ khuyến công

Các cơ sở Công nghiệp - Nông thôn

Tiểu kết: Trong chương đầu tiên đã đưa ra cơ sở khoa học của việc

nghiên cứu công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Cục Côngnghiệp địa phương Cụ thể là tiến hành trình bày khái quát về văn bản hànhchính qua việc đưa ra khái niệm, đặc điểm, chức năng, phân loại văn bản hànhchính; các yêu cầu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính baogồm: yêu cầu về thẩm quyền ban hành văn bản, nội dung văn bản, thể thức và

kỹ thuật trình bày văn bản, sử dụng ngôn ngữ văn bản; khái quát về tổ chức vàhoạt động của Cục Công nghiệp địa phương qua việc nêu được vị trí, chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Công nghiệp địa phương