Công tác văn phòng tại cục công nghiệp địa phương

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu chọn đề tài 2 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2 4. Nguồn tài liệu tham khảo 2 5. Phương pháp nghiên cứu 3 6. Bố cục của đề tài 3 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CỤC CÔNG NGHIỆP ĐỊA PHƯƠNG 4 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức Cục Công nghiệp địa phương 4 1. Vị trí và chức năng 4 2. Nhiệm vụ và quyền hạn 4 3. Cơ cấu tổ chức của Cục Công nghiệp địa phương 5 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Cục CNĐP 6 1. Vị trí và chức năng của Văn phòng Cục CNĐP 7 2. Nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng Cục CNĐP 7 3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Cục CNĐP 10 3.1. Chánh Văn phòng: Phan Hoài Nam 10 3.2. Phó Chánh Văn phòng 11 3.3. Chuyên viên phụ trách công tác văn thư 12 3.4. Chuyên viên theo dõi, quản lý tài sản, trang thiết bị, sửa chữa trang thiết bị 15 3.5. Nhân viên Triệu Thị Nguyên 16 3.6. Nhân viên lái xe 16 4. Xây dựng bản mô tả công việc 17 4.1. Bản mô tả công việc của lãnh đạo Văn phòng 17 4.2.1. Chánh Văn phòng 17 4.2.2. Phó Chánh Văn phòng 17 4.2. Bản mô tả công việc của các vị trí trong Văn phòng 18 4.2.1. Chuyên viên phụ trách công tác văn thư 18 4.2.2. Chuyên viên theo dõi, quản lý tài sản, trang thiết bị, sửa chữa trang thiết bị 19 4.2.3. Nhân viên lễ tân 20 4.2.4. Nhân viên lái xe 20 PHẦN II. TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CỤC CÔNG NGHIỆP ĐỊA PHƯƠNG 22 1. Tìm hiểu chung về công tác văn thư 22 2. Khảo sát về công tác Văn thư của Cục CNĐP 23 2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức Văn thư của Cục CNĐP 23 2.1.1 . Thực tế mô hình tổ chức văn thư của Cục CNĐP 23 2.1.2. Ưu điểm, hạn chế của mô hình tổ chức văn thư của Cục CNĐP 24 2.2. Vai trò của Công tác Văn thư trong Cục Công nghiệp địa phương 25 3. Tìm hiểu về công tác Văn thư tại Văn phòng Cục Công nghiệp địa phương 28 3.1. Soạn thảo và ban hành văn bản 28 3.1.1. Soạn thảo văn bản 28 3.1.2 Ban hành văn bản 29 3.2. Quản lý văn bản 30 3.2.1. Quy định chung 30 3.2.2. Quản lý văn bản đến của Cục CNĐP 31 3.2.2.1. Trình tự giải quyết văn bản đến 31 3.2.2.2. Tiếp nhận văn bản đến 31 3.2.2.3. Đăng ký văn bản đến 33 3.2.2.4. Trình, chuyển giao văn bản đến 34 3.2.2.5. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 35 3.2.3. Quản lý văn bản đi của Cục CNĐP 36 3.2.3.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản 36 3.2.3.2. Đăng ký văn bản đi 37 3.2.3.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật 37 3.2.3.4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 38 3.2.3.5. Lưu văn bản đi 40 3.3. Lập hồ sơ và lưu trữ văn bản 40 3.3.1. Lập Danh mục hồ sơ 40 3.3.2 .Mở hồ sơ 43 3.3.3. Kết thúc hồ sơ 43 3.3.4. Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu và thủ tục nộp lưu 44 3.4. Quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư tại Cục Công nghiệp địa phương 45 3.4.1. Quản lý và sử dụng con dấu 45 3.4.2. Đóng dấu 46 CHƯƠNG III. ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ 47 1. Nhận xét và đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác Văn thư Cục Công nghiệp địa phương 47 1.1. Ưu điểm 47 1.2. Hạn chế 48 2. Đề xuất và kiến nghị 48 KẾT LUẬN 50 PHỤ LỤC

Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài .1 Mục tiêu chọn đề tài Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Nguồn tài liệu tham khảo Phương pháp nghiên cứu Bố cục đề tài PHẦN I .5 KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CỤC CÔNG NGHIỆP ĐỊA PHƯƠNG I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Cục Công nghiệp địa phương Vị trí chức Nhiệm vụ quyền hạn Cơ cấu tổ chức Cục Công nghiệp địa phương II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Cục CNĐP Vị trí chức Văn phòng Cục CNĐP Nhiệm vụ quyền hạn Văn phòng Cục CNĐP .8 Cơ cấu tổ chức Văn phòng Cục CNĐP 11 3.1 Chánh Văn phòng: Phan Hoài Nam 11 3.2 Phó Chánh Văn phòng 12 3.3 Chuyên viên phụ trách công tác văn thư 14 3.4 Chuyên viên theo dõi, quản lý tài sản, trang thiết bị, sửa chữa trang thiết bị 16 3.5 Nhân viên Triệu Thị Nguyên 17 3.6 Nhân viên lái xe 17 Xây dựng mô tả công việc 18 4.1 Bản mô tả công việc lãnh đạo Văn phòng 18 4.2.1 Chánh Văn phòng 18 4.2.2 Phó Chánh Văn phòng 19 4.2 Bản mô tả công việc vị trí Văn phòng 19 4.2.1 Chuyên viên phụ trách công tác văn thư 19 4.2.2 Chuyên viên theo dõi, quản lý tài sản, trang thiết bị, sửa chữa trang thiết bị 20 4.2.3 Nhân viên lễ tân .21 4.2.4 Nhân viên lái xe .22 PHẦN II 24 TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA 24 CỤC CÔNG NGHIỆP ĐỊA PHƯƠNG 24 Tìm hiểu chung công tác văn thư 24 Khảo sát công tác Văn thư Cục CNĐP 25 Đoàn Thị Ánh K1C Lớp QTVP Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức Văn thư Cục CNĐP 25 2.1.1 Thực tế mô hình tổ chức văn thư Cục CNĐP 25 2.1.2 Ưu điểm, hạn chế mô hình tổ chức văn thư Cục CNĐP 26 2.2 Vai trò Công tác Văn thư Cục Công nghiệp địa phương 27 Tìm hiểu công tác Văn thư Văn phòng Cục Công nghiệp địa phương .30 3.1 Soạn thảo ban hành văn 30 3.1.1 Soạn thảo văn .30 3.1.2 Ban hành văn .31 3.2 Quản lý văn 32 3.2.1 Quy định chung .32 3.2.2 Quản lý văn đến Cục CNĐP 33 3.2.2.1 Trình tự giải văn đến .33 3.2.2.2 Tiếp nhận văn đến 34 3.2.2.3 Đăng ký văn đến 35 3.2.2.4 Trình, chuyển giao văn đến 37 3.2.2.5 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến .38 3.2.3 Quản lý văn Cục CNĐP 38 3.2.3.1 Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày; ghi số ngày, tháng, năm văn 39 3.2.3.2 Đăng ký văn .39 3.2.3.3 Nhân bản, đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật .40 3.2.3.4 Làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn 41 3.2.3.5 Lưu văn 43 3.3 Lập hồ sơ lưu trữ văn .43 3.3.1 Lập Danh mục hồ sơ 43 3.3.2 Mở hồ sơ 46 3.3.3 Kết thúc hồ sơ 46 3.3.4 Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu thủ tục nộp lưu 47 3.4 Quản lý sử dụng dấu công tác văn thư Cục Công nghiệp địa phương .48 3.4.1 Quản lý sử dụng dấu 48 3.4.2 Đóng dấu 49 CHƯƠNG III 50 ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ 50 Nhận xét đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác Văn thư Cục Công nghiệp địa phương 50 1.1 Ưu điểm 50 1.2 Hạn chế .51 Đề xuất và kiến nghị 51 KẾT LUẬN 53 PHỤ LỤC Đoàn Thị Ánh K1C Lớp QTVP Báo cáo thực tập tốt nghiệp Đoàn Thị Ánh K1C Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lớp QTVP Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Mỗi sinh lớn lên, trưởng thành trình dài gắn liền với loại giấy tờ, văn khác Vậy loại văn soạn thảo, quản lý bảo quản nào? Công tác văn thư lưu trữ giúp giải đáp thắc mắc Như biết, thời đại ngày công tác văn thư giữ chức vị trí quan trọng quan nhà nước nói chung Văn phòng quan Cục Công nghiệp địa phương nói riêng Tuy quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng có đặc điểm chung trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Bởi gốc, chính, xác nhận việc xảy có giá trị pháp lý cao Việc soạn thảo, ban hành văn quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quan trọng nhiều Do đó, quan, tổ chức thành lập, công tác văn thư, lưu trữ tất yếu hình thành "huyết mạch" trọng hoạt động quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Thấy vai trò quan trọng công tác văn thư việc nâng cao trình độ hành văn thư vấn đề cấp thiết đơn vị Là sinh viên thực tập, sau bốn năm học tập Đại học Nội Vụ Hà Nội Tôi nắm kỹ năng, thao tác làm việc công tác văn thư Tuy nhiên nhiều điều mà chưa biết cần học hỏi thêm nhiều ứng dụng vào công việc thực tế Khi nhà trường tạo điều kiện cho tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế xác định mục tiêu phải cố gắng nhiều đợt thực tập là: - Vận dụng kiến thức học trường vào công việc thực tế Đoàn Thị Ánh K1C Lớp QTVP Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Học hỏi thêm kiến thức trình thực tập sở Và sau ba tháng thực tập Cục Công nghiệp địa phương, gặp nhiều khó khăn việc áp dụng kiến thức học vào thực tế nhờ giúp đỡ tận tình cô, chú, anh, chị cố gắng thân, hoàn thành công việc thực tập cách có hiệu học hỏi nhiều kinh nghiệm bổ ích Mục tiêu chọn đề tài - Tìm hiểu vấn đề công tác văn thư lưu trữ Cục Công nghiệp địa phương - Phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động văn thư lưu trữ Cục Công nghiệp địa phương, thấy rõ ưu điểm hạn chế nhằm đưa vấn đề cần nghiên cứu giải Cục Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu báo cáo lý thuyết hoạt động thực tiễn công tác văn thư - lưu trữ Cục Công nghiệp địa phương, bao gồm: - Nghiên cứu lịch sử hình thành Cục - Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ Cục, đặc biệt công tác văn thư lưu trữ - Thực trạng hoạt động văn phòng Cục công tác văn thư lưu trữ - Đánh giá hiệu hoạt động văn thư lưu trữ Cục công nghiệp địa phương ưu điểm, hạn chế nguyên nhân hạn chế Trên sở đưa số kiến nghị nhằm hoàn thiện nâng cao hiệu hoạt động công tác văn thư lưu trữ Nguồn tài liệu tham khảo Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ Cục Công nghiệp địa phương tìm hiểu về: - Các Nghị định Chính phủ công tác văn thư, lưu trữ; - Quyết định, thông tư, quy chế Bộ Nội vụ công tác văn thư, lưu trữ; - Các Văn liên quan Bộ Công Thương Cục Công nghiệp địa Đoàn Thị Ánh K1C Lớp QTVP Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phương; Ngoài ra, tìm hiểu qua tài liệu ban hành hàng ngày Cục quản lý văn đi, đến; lập hồ sơ công việc công tác quản lý dấu Phương pháp nghiên cứu Bài báo cáo sử dụng số phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp vật biện chứng - Phương pháp quan sát - Phương pháp điều tra, khảo sát - Phương pháp thống kê - Phương pháp so sánh Bố cục đề tài Nội dung báo cáo gồm phần sau: Phần I Khảo sát công tác Văn phòng Cục Công nghiệp địa phương Phần II Tìm hiểu công tác Văn thư - lưu trữ Cục Công nghiệp địa phương Phần III Kết luận đề xuất kiến nghị Trong trình thực tập thực trình tự, đầy đủ nội dung mà đợt thực tập đề thực báo cáo Để hoàn thành đợt thực tập báo cáo mình, kiến thức kỹ nghiệp vụ mà thân có được, nhận giúp đỡ , quan tâm tạo điều kiện thuận lợi cán quan, đặc biệt giúp đỡ tận tình anh chị Văn phòng Cục Tuy nhiên kiến thức hạn chế, nên trình làm báo cáo chắn nhiều thiếu sót chưa đầy đủ nội dung theo yêu của Nhà trường Kính mong quý thầy cô quan tâm tạo điều kiện giúp đỡ Em xin chân thành cảm ơn./ Hà Nội, ngày 12 tháng năm 2016 SINH VIÊN Đoàn Thị Ánh K1C ĐOÀN THỊ ÁNH Lớp QTVP Báo cáo thực tập tốt nghiệp Đoàn Thị Ánh K1C Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lớp QTVP Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CỤC CÔNG NGHIỆP ĐỊA PHƯƠNG I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Cục Công nghiệp địa phương Vị trí chức Cục Công nghiệp địa phương tổ chức Bộ Công Thương, giúp Bộ trưởng thực chức quản lý nhà nước tổ chức thực thi pháp luật về: Công nghiệp – tiểu thủ công nghiệp, khuyến công, cụm công nghiệp, doanh nghiệp công nghiệp nhỏ vừa địa phương nước; thực hoạt động dịch vụ công thuộc lĩnh vực, phạm vi quản lý Cục Cục Công nghiệp địa phương có tư cách pháp nhân, mở tài khoản Kho bạc nhà nước, có dấu để hoạt động giao dịch theo quy định pháp luật Tên giao dịch quốc tế tiếng Anh: AGENCY FOR REGIONAL INDUSTRY DEVELOPMENT Viết tắt là: ARID Trụ sở đặt tại: Thành phố Hà Nội Nhiệm vụ quyền hạn Cục Công nghiệp địa phương (Cục CNĐP) trực thuộc Bộ Công nghiệp thành lập tháng năm 2003 Căn Nghị định số 55/2003/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2003 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Công nghiệp Bộ trưởng Bộ công nghiệp Quyết định số 115/2003/ QĐ-BCN ngày 04 tháng năm 2003 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Cục CNĐP (phụ lục 1) Theo cấu tổ chức Chính phủ nhiệm kỳ khóa XII, sau tái thành lập Bộ Công Thương, Bộ trưởng Bộ Công Thương ban hành Quyết định số 0799/QĐ-BCT ngày 30/01/2008 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Cục CNĐP (phụ lục 2) Theo cục CNĐP quan trực Đoàn Thị Ánh K1C Lớp QTVP Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thuộc Bộ Công Thương Theo đề nghị Cục trưởng Cục Công nghiệp địa phương Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ, Bộ trưởng Bộ Công Thương ban hành Quyết định 999/2013/QĐ-BCT quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Cục Công nghiệp địa phương Như qua lần ban hành thay đổi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Cục Công nghiệp địa phương có 21 nhiệm vụ quyền hạn (phụ lục 3) Cơ cấu tổ chức Cục Công nghiệp địa phương Cục CNĐP quan nhà nước làm việc theo chế độ thủ trưởng kết hợp với bàn bạc tập thể nên có cấu tổ chức sau: - Cục trưởng Cục CNĐP người đứng đầu lãnh đạo Cục Công nghiệp địa phương, chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ Công Thương toàn hoạt động Cục CNĐP - Các Phó Cục trưởng giúp việc Cục trưởng, phụ trách theo vùng số lĩnh vực Cục trưởng phân công sau: + 01 Phó Cục trưởng đạo công tác xây dựng chế, sách, văn quy phạm pháp luật liên quan đến công tác quản lý nhà nước cụm công nghiệp Thay mặt Cục, đạo theo dõi công tác quản lý nhà nước theo chức năng, nhiệm vụ Cục lĩnh vực 14 tỉnh vùng duyên hải miền Trung Tây Nguyên Giúp Lãnh đạo Bộ tham gia ban đạo, tổ công tác liên quan đến vùng lĩnh vực phụ trách + 01 Phó Cục trưởng đạo công tác xây dựng chế, sách, văn quy phạm pháp luật liên quan đến công tác quản lý nhà nước hoạt động khuyến công Thay mặt Cục, đạo theo dõi công tác quản lý nhà nước theo chức năng, nhiệm vụ Cục lĩnh vực 14 tỉnh, thành phố vùng Trung du miền núi Bắc Bộ Giúp Lãnh đạo Bộ tham gia ban đạo, tổ công tác liên quan đến vùng lĩnh vực phụ trách + 01 Phó Cục trưởng thay mặt Cục, đạo theo dõi công tác quản lý nhà Đoàn Thị Ánh K1C Lớp QTVP Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nước theo chức năng, nhiệm vụ Cục lĩnh vực 14 tỉnh, thành phố vùng đồng sông Hồng Bắc Trung Bộ Giúp Cục trưởng đạo trực tiếp hoạt động Trung tâm Khuyến công Tư vấn phát triển Công nghiệp Giúp Lãnh đạo Bộ tham gia ban đạo, tổ công tác liên quan đến vùng lĩnh vực phụ trách + 01 Phó Cục trưởng thay mặt Cục, đạo theo dõi công tác quản lý nhà nước theo chức năng, nhiệm vụ Cục lĩnh vực 13 tỉnh, thành phố vùng đồng Sông Cửu Long Giúp Cục trưởng đạo trực tiếp hoạt động Văn phòng Cục, công tác cải cách hành chính, tra, pháp chế; công tác quản lý, xử lý, giải ban hành văn Giúp Lãnh đạo Bộ tham gia ban đạo, tổ công tác liên quan đến vùng lĩnh vực phụ trách + 01 Phó Cục trưởng thay mặt Cục, đạo theo dõi công tác quản lý nhà nước theo chức năng, nhiệm vụ Cục lĩnh vực 08 tỉnh, thành phố vùng Đông Nam Bộ Giúp Cục trưởng đạo trực tiếp hoạt động Văn phòng Đại điện Cục Công nghiệp địa phương Thành phố Hồ Chí Minh, đại diện thường trực cho Lãnh đạo Cục khu vực phía Nam Giúp Lãnh đạo Bộ tham gia ban đạo, tổ công tác liên quan đến vùng lĩnh vực phụ trách - Theo Quyết định 999/QĐ-BCT máy giúp việc gồm có phòng ban trực thuộc, 01 Văn phòng Đại diện Cục CNĐP Thành phố Hồ Chí Minh 01 đơn vị nghiệp ( Sơ đồ tổ chức máy Cục Công nghiệp địa phương xem phụ lục ) Cục CNĐP có trách nhiệm xây dựng trình Bộ trưởng phê duyệt Quy chế tổ chức hoạt động Cục CNĐP Phụ trách đơn vị, phận CNĐP Cục trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm theo phân cấp quản lý Bộ trưởng Như cấu tổ chức Cục CNĐP tương đối chặt chẽ, khoa học, có phân công tác cách hợp lý, phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ quan II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Cục CNĐP Đoàn Thị Ánh K1C Lớp QTVP Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Thể thức nội dung văn ban hành Cục CNĐP kiểm soát kỹ lưỡng Văn chuyên viên đơn vị thuộc Cục soạn thảo đảm bảo thể thức nhà nước quy định Các văn ban hành Trưởng phòng duyệt nội dung, Chánh Văn phòng duyệt thể thức văn thư Cục kiểm tra lại lần cuối trước ban hành - Công tác sử dụng quản lý dấu Cục quản lý cách kỹ càng, văn thư đóng dấu văn có đầy đủ thể thức có chữ ký người có thẩm quyền, tình trạng đóng dấu khống cho văn có tính pháp lý cao - Công tác lập hồ sơ Văn phòng Cục thực tốt Các văn bản, giấy tờ lập thành hồ sơ có mục lục văn kèm 1.2 Hạn chế - Do phần mềm quản lý công văn triển khai, chưa thức vào hoạt động, Cục sử dụng phầm mềm cũ nên chưa phát huy hết vai trò công tác văn thư - Cục CNĐP chưa xây dựng quy chế văn thư – lưu trữ Vì công tác văn thư – lưu trữ gặp nhiều khó khăn bước triển khai thực - Tầm quan trọng công tác văn thư – lưu trữ chưa cán bộ, chuyên viên Cục đề cao - Biên chế làm công tác văn thư – lưu trữ Cục chưa đáp ứng nhu cầu công việc, gây khó khăn cho chuyên viên văn thư chuyên trách Cục - Tuy Cục hình thành 10 năm, Cục chưa triển khai công tác lưu trữ, tài liệu không đưa vào quản lý bảo quản dễ dẫn tới hư hỏng, mát… Đề xuất và kiến nghị Qua kiến thực tiếp thu trường trình thực tập tiếp cận thực tế quan, xin đưa số ý kiến đề xuất, bổ sung hoạt động quan sau: Đoàn Thị Ánh K1C 51 Lớp QTVP Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội * Tại quan: - Bổ sung thêm cán văn thư cho quan đào tạo trình độ chuyên môn, nghiệp vụ - Văn phòng Cục cần xây dựng Quy chế văn thư riêng đảm bảo cho công tác văn thư thực theo quy định - Văn phòng cần trang bị trang thiết bị, phương tiện làm việc cho cán để tăng suất làm việc Cần nâng cấp máy photo copy, mua máy in, máy tính; bổ sung thêm máy tiêu hủy tài liệu tài liệu hết giá trị hay văn lỗi soạn thảo - Từng bước nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ, đáp ứng kịp với nhu cầu mà quan cần và sẽ cần; - Triển khai việc áp dụng công nghệ thông tin vào các phòng, ban chuyên môn để giúp các phòng, ban chuyên môn được quản lý dễ * Về phía nhà trường Nhà trường cần tổ chức nhiều chương trình để cho sinh viên có thể tiếp xúc được với thực tế nhiều Các chương trình này sẽ giúp cho sinh viên áp dụng các kiến thức đã học lớp vào thực tế để từ đó tạo được kinh nghiệm cho mình để sau trường sinh viên có một vốn kiến thức chắc để làm; Các sinh viên quá trình học tập nhà trường cần phải chú trọng các kiến thức liên quan đến chuyên ngành mà mình học để lấy đó làm tiền đề mà áp dụng vào thực tế Nhà trường nên đầu tư các trang thiết bị văn phòng, sử dụng các trang thiết bị hiện đại để cho sinh viên tiếp xúc và học tập Ngoài các phòng khoa và lãnh đạo nhà trường cần quan tâm và để ý đến mong muốn của sinh viên nũa để từ đó có các định hướng cụ thể với từng sinh viên và thúc đẩy sự sáng tạo, tích cực nữa của sinh viên học tập Đoàn Thị Ánh K1C 52 Lớp QTVP Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Thực tập tốt nghiệp khâu sau trình tiếp thu lý thuyết lớp hầu hết trường Tất trường ĐH,CĐ… tổ chức đợt thực tập tốt nghiệp Có thể nói phương châm đào tạo hiệu kết hợp lý thuyết thực hành, lý luận thực tiễn Bộ Giáo dục Thực phương châm trên, trường Đại học Nội Vụ Hà Nội tổ chức đợt thực tập tháng cho sinh viên nghành Quản trị văn phòng Được đồng ý Nhà trường tiếp nhận Cục Công nghiệp địa phương, thực đợt thực tập với chuyên nghành Quản trị văn phòng Tuy thời gian thực tập không nhiều thực có ý nghĩa thân tôi, giúp trưởng thành nhiều Đó hội cho bạn có điều kiện xâm nhập thực tế, làm quen với chuyên môn cụ thể hoá phần lý thuyết học Có thể nói đợt thực tập giúp hiểu sâu chuyên nghành Quản trị văn phòng Công tác văn thư Cơ quan Từ thấy tầm quan trọng lĩnh vực quản lý hành Nhà nước quan giúp ý thức trách nhiệm Cán văn thư trẻ lớn Đặc biệt nhà nước có sách quản lý Hành “một cửa”, công tác văn thư quan có nhiều bất cập, cần khắc phục nhằm đưa công tác phát triển lên với tầm quan trọng Đợt thực tập diễn thuận lợi, thực hành khâu nghiệp vụ đề cương cách có hiệu Bên cạnh có thêm kinh nghiệm quý báu, rèn luyện tác phong làm việc cán Văn phòng nhanh nhẹn, tự tin khéo léo, tự chau dồi kiến thức chuyên môn để thành công công tác sau Để hoàn thành báo cáo , xin bày tỏ lòng biết ơn đến thầy giáo, cô giáo chuyên nghành thầy , cô khoa Quản trị Văn phòng tạo điều kiện thuận lợi cho có môi trường học tập tốt, hoàn thành phần tiếp thu lý thuyết lớp, làm tảng cho đợt thực tập Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến cấp lãnh đạo đến cán Văn phòng ban nghành khác Cục Công nghiệp địa phương tạo điều Đoàn Thị Ánh K1C 53 Lớp QTVP Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội kịên giúp đỡ trình thực tập Nhờ quan tâm , giúp đỡ tận tình sâu sắc quan gặt hái nhiều kết hoàn thành báo cáo cách thuận lợi Trong trình thực tập quan chắn không khỏi bỡ ngỡ mong góp ý kiến quý quan Báo cáo thực tập tốt nghiệp thành sau thời gian dài học lý thuyết sau thực đợt thực tập Tôi xin chân thành cảm ơn hướng dẫn tận tình giáo viên hướng dẫn với hướng dẫn tận tình các cán văn thư Văn phòng Cục Song kiến thức hạn chế nên báo cáo không tránh khỏi thiếu sót mong nhận góp ý chân thành thầy cô giáo chuyên nghành thầy cô khoa Quản trị Văn phòng nhà trường Xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 12 tháng năm 2016 SINH VIÊN ĐOÀN THỊ ÁNH Đoàn Thị Ánh K1C 54 Lớp QTVP Báo cáo thực tập tốt nghiệp Đoàn Thị Ánh K1C Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 55 Lớp QTVP Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC + Phụ lục 1: Quyết định số: 115/2003/QĐ-BCN ngày 04 tháng năm 2003 việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Cục Công nghiệp địa phương + Phụ lục 2: Quyết định số: 0799/QĐ-BCT ngày 30 tháng 01năm 2008 việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Cục Công nghiệp địa phương + Phụ lục 3: Quyết định số: 999/QĐ-BCT ngày 19 tháng 02 năm 2013 việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Cục Công nghiệp địa phương + Phụ lục 4: Sơ đồ tổ chức máy Cục Công nghiệp địa phương + Phụ lục 5:Quy trình QT 07 phục vụ cho công tác tiếp nhận, xử lý ban hành văn + Phụ lục 5.1 Quyết định số 77/QĐ-CNĐP việc ban hành áp dụng Bộ tài liệu Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001-2008 Cục Công nghiệp địa phương ngày 20 tháng 10 năm 2014 + Phụ lục 6:.Ban hành kèm theo Quyết định số:48/QĐ-CNĐP ngày 08 tháng năm 2013 Cục trưởng Cục Công nghiệp địa phương) + Phụ lục 7:Mẫu Sổ đăng ký văn đến cách đăng ký văn đến, văn mật đến + Phụ lục 8:Mẫu Sổ chuyển giao văn đến + Phụ lục 9: Mẫu Sổ đăng ký văn cách đăng ký văn đi, kể văn văn mật + Phụ lục 10: Việc đăng ký (cập nhật) văn vào Cơ sở liệu quản lý văn + Phụ lục 11: Mẫu trình bày bì văn + Phụ lục 12 : Mẫu Sổ chuyển giao văn + Phụ lục 13: Mẫu Sổ gửi văn bưu điện + Phụ lục 14: Danh mục hồ sơ Đoàn Thị Ánh K1C Lớp QTVP Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỤC CÔNG NGHIỆP ĐỊA PHƯƠNG Cục trưởng Văn phòng Phòng Kế hoạch Tổng hợp Các Phó Cục trưởng Các Sở Công Thương tỉnh, thành phố Phòng Quản lý Khuyến công Phòng Tài Kế toán Các TT Khuyến công & Tư vấn phát triển Công nghiệp tỉnh, thành phố Phòng Thông tin truyền thông Phòng Công nghiệp Hỗ trợ Hội nhập Các Tổ chức Dịch vụ khuyến công Phòng QL Cụm Công nghiệp Văn phòng Đại diện TP Hồ Chí Minh Các sở công nghiệp Nông thôn Trung tâm KC Tư vấn phát triển công nghiệp1 nghiệp khu vực Đoàn Thị Ánh K1C Lớp QTVP Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 7: SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Sổ đăng ký văn đến phải in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm a) Bìa trang đầu Bìa trang đầu sổ đăng ký văn đến (loại thường) trình bày theo minh họa hình vẽ BỘ CÔNG THƯƠNG CỤC CÔNG NGHIỆP ĐỊA PHƯƠNG SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: 20… … Từ ngày …… đến ngày … ……… Từ số ……… đến số ……… ……… Quyển số: ….(6)… b) Phần đăng ký văn đến Phần đăng ký văn đến trình bày trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 09 cột theo mẫu đây: Ngày Số đến Tác Số, kýNgày Tên loại trích đến giả Đoàn Thị Ánh K1C hiệu tháng yếu nội dung Đơn vị ngườiKý nhận nhận Ghi Lớp QTVP Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 8: SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN Mẫu số Sổ chuyển giao văn đến phải in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm 148mm x 210mm a) Bìa trang đầu BỘ CÔNG THƯƠNG CỤC CÔNG NGHIỆP ĐỊA PHƯƠNG SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN Năm: 20… … Từ ngày …… đến ngày … ……… Quyển số: ….… b) Phần ghi sổ Trình bày trang giấy A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) theo chiều dài (297mm x 210mm) bao gồm 05 cột theo mẫu sau: Ngày Số đến chuyển (1) (2) Đơn vị người nhận Ký nhận Ghi (3) (5) (4) PHỤ LỤC 9: Đoàn Thị Ánh K1C Lớp QTVP Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Mẫu sổ Sổ đăng ký văn phải in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm a) Bìa trang đầu BỘ CÔNG THƯƠNG CỤC CÔNG NGHIỆP ĐỊA PHƯƠNG SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm: 20…… Từ ngày …… đến ngày … ……… Từ số ……… đến số ……… ……… Quyển số: ….… b) Phần đăng ký văn Phần đăng ký văn trình bày trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 08 cột theo mẫu sau: Số, ký Ngày Tên loại Đơn vị, nhận Số lượngGhi hiệu văn tháng trích yếu nộiNgười ký người nhận văn bản văn dung văn bản lưu (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Nơi PHỤ LỤC 10: QUẢN LÝ CÔNG VĂN ĐI Đoàn Thị Ánh K1C Lớp QTVP Báo cáo thực tập tốt nghiệp Đoàn Thị Ánh K1C Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lớp QTVP Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 11: BÌ VĂN BẢN CỤC CÔNG NGHIỆP ĐỊA PHƯƠNG , (8) ĐC: Số 25 Ngô Quyền, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội ĐT: E-Mail: 04.22218218; Fax: 04.22218383; ……………………… Website: …………………(4) Số:……………………………………(5) Kính gửi: ………………………………………………(6) ………………………………………………(7) ………………………………………………(7) Hướng dẫn trình bày viết bì (1): Tên quan, tổ chức gửi văn (2): Địa quan, tổ chức (nếu cần) (3): Số điện thoại, số Fax (nếu cần) (4): Địa E-Mail, Website quan, tổ chức (nếu có) (5): Ghi số, ký hiệu văn có phong bì (6): Ghi tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn (7): Địa quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn (8): Biểu tượng quan, tổ chức (nếu có)./ Đoàn Thị Ánh K1C Lớp QTVP Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 12: SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN Mẫu sổ Sổ chuyển giao văn cho quan khác cho đơn vị, cá nhân quan, tổ chức phải in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm a) Bìa trang đầu BỘ CÔNG THƯƠNG CỤC CÔNG NGHIỆP ĐỊA PHƯƠNG SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI Năm: 20…… Từ ngày …… đến ngày ….……… Quyển số: ….… b) Phần đăng ký chuyển giao văn Phần đăng ký chuyển giao văn trình bày trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) theo chiều dài (297mm x 210mm), bao gồm 05 cột theo mẫu sau: Ngày Số, ký hiệu vănNơi nhận văn Ký nhận Ghi chuyển (1) (2) (4) (5) (3) PHỤ LỤC 12: Đoàn Thị Ánh K1C Lớp QTVP Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SỔ GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN Mẫu sổ Sổ chuyển giao văn cho quan khác cho đơn vị, cá nhân quan, tổ chức phải in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm a) Bìa trang đầu BỘ CÔNG THƯƠNG CỤC CÔNG NGHIỆP ĐỊA PHƯƠNG SỔ VĂN BẢN GỬI BƯU ĐIỆN Năm: 20…… Từ ngày …… đến ngày ….……… Quyển số: ….… b) Phần đăng ký chuyển giao văn Phần đăng ký chuyển giao văn trình bày trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) theo chiều dài (297mm x 210mm), bao gồm 05 cột theo mẫu sau: Ngày Số, ký hiệu văn chuyển (1) (2) Nơi nhận văn Ký nhận Ghi (3) (4) (5) PHỤ LỤC 14 MỤC LỤC VĂN BẢN Đoàn Thị Ánh K1C Lớp QTVP Báo cáo thực tập tốt nghiệp Đoàn Thị Ánh K1C Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lớp QTVP