MỤC LỤC A. LỜI MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 2 CHƯƠNG 1. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CỤC CÔNG NGHIỆP ĐỊA PHƯƠNG 2 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Công Thương 3 1.1.1 Chức năng 3 1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn. 3 1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Cục Công nghiệp địa phương. 4 1.2.1 Vị trí và chức năng 4 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 4 1.2.3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của cục công nghiệp địa phương 7 1.3 Chức năng nhiệm vụ của Văn phòng Cục Công nghiệp Địa phương 8 1.3.1 Chức năng của Văn phòng Cục. 8 1.3.2 nhiệm vụ, quyền hạn 8 1.3.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng. 10 CHƯƠNG 2.TÌM HIỂU VỀ CÁC NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ, NGHI THỨC NHÀ NƯỚC, KỸ NĂNG GIAO TIẾP VÀ THIẾT BỊ VĂN PHÒNG, CÁC PHÀN MỀM ỨNG DỤNG TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CỤC CÔNG NGHIỆP ĐỊA PHƯƠNG 12 2.1. Cơ sở pháp lý 12 2.2. Tìm hiểu công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Cục Công nghiệp địa phương 12 2.2.1. Thẩm quyền ban hành văn bản 12 2.2.2. Quy trình soạn thảo văn bản, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bả. 12 2.2.2.1. Chuẩn bị: 13 2.2.2.2 Xây dựng bản thảo: 13 2.2.2.3. Duyệt bản thảo 13 2.2.2.4. Nhân bản văn bản: 13 2.2.2.5. Hoàn thiện văn bản để ban hành 14 2.2.3 Thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản 14 2.3. Tìm hiểu quy trình quản lý văn bản đi của Cục Công nghiệp địa phương 18 2.3.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày tháng văn bản 18 2.3.2. Đăng ký văn bản 18 2.3.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn 18 2.3.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. 19 2.3.5. Lưu văn bản đi 20 2.4. Tìm hiểu quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến 21 2.4.1. Tiếp nhận văn bản đến 21 2.4.2. Đăng ký văn bản đến 21 2.4.3. Trình, chuyển giao văn bản đến 22 2.4.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến 22 2.5. Tìm hiểu công tác quản lý và sử dụng con dấu của Cục Công nghiệp địa phương 23 2.5.1. Các loại dấu cơ quan 23 2.5.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu 23 2.5.3. Bảo quản con dấu 24 2.6. Tìm hiểu lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan của 25 2.6.1. Hệ thống các loại hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của Cục Công nghiệp địa phương 25 2.6.2.Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ 26 2.6.3. Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 26 2.7. Tìm hiểu về nghi thức nhà nước và kỹ năng giao tiếp của Cục Công nghiệp địa phương 27 2.7.1. Các quy định hiện hành của về nghi thức nhà nước và giao tiếp trong công sở Cục Công nghiệp địa phương 28 2.6.2 Kỹ năng giao tiếp 30 2.8. Tìm hiểu trang thiết bị Văn phòng, có phần mềm ứng dụng trong công tác Văn phòng Cục Công nghiệp Địa phương. 30 2.8.1Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động Văn phòng 30 2.8.2 Quản lí và sử dụng các thiết bị văn phòng 32 2.8.3 Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng. 33 C. KẾT LUẬN 36 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 37 PHỤ LỤC
MỤC LỤC A LỜI MỞ ĐẦU Công tác Quản trị Văn phịng ln lĩnh vực chiếm vị trí, vai trò đặc biệt quan trọng hoạt động quan quản lý nhà nước nói chung quân đội nói riêng Dù thời kỳ nào, cơng tác khơng thể thiếu, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu thực nhiệm vụ quan, đơn vị, tổ chức Học đôi với thực hành, phương châm khơng thay đổi, kiến tập chiếm vị trí quan trọng nghiệp đào tạo trường đại học nói chung Trường Đại Học Nội Vụ Việc kiến tập giúp cho sinh viên tiếp cận với thực tế, từ vận dụng kiến thức học vào thực tiễn bước giúp cho học viên hoàn thiện vững nghiệp vụ Trong q trình kiến tập Cục Cơng nghiệp địa phương gần tháng (từ ngày 1/6 đến ngày 22/6) tơi nhận thấy rõ vai trị sâu sắc văn phịng tổ chức nói chung văn phịng đơn vị nói riêng Đồng thời nhận thấy quan trọng xây dựng phát triển văn phòng phát huy vị trí, vai trị việc tham mưu giúp việc cho lãnh, bảo đảm thực tốt công tác quản trị hậu cần cho hoạt động quan Qua xin chân thành cảm ơn trường Đại học Nội vụ Hà Nội chung khoa Quản trị văn phịng nói riêng tạo điều kiện cho tơi kiến tập học hỏi kiến thức thực tế mà học trường Đồng thời xin chân thành gửi lời cảm ơn tới Cục Cơng Nghiệp địa phương nói chung Văn phịng Cục nói riêng Trong thời gian kiến tập cịn nhiều thiếu sót cơng việc tơi cán phịng tận tình hướng dẫn bảo nên làm tốt công việc giao, nhờ tơi tích lũy nhiều kiến thức kinh nghiệm thực tiễn Tôi xin chân thành cảm ơn! B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA CỤC CÔNG NGHIỆP ĐỊA PHƯƠNG KHÁI QUÁT VÀI NÉT VỀ CỤC CƠNG NGHIỆP ĐỊA PHƯƠNG Cục cơng nghiệp địa phương có địa 25 Ngơ Quyền - Hồn Kiếm - Hà Nội, thành lập tháng năm 2003, theo cấu tổ chức Chính phủ nhiệm kỳ khóa XII, sau tái thành lập Bộ Công Thương, Bộ trưởng Bộ Công Thương ban hành Quyết định số 0799/QĐ-BCT ngày 30/01/2008 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Cục Công nghiệp Địa phương, theo cục Cơng nghiệp Địa phương quan trực thuộc Bộ Công Thương Sau 10 năm thành lập hoạt động (4/7/2003-4/7/2013) cục Với phương châm “Bắc cầu tới thành công”, Cục Công nghiệp Địa phương làm tốt nhiệm vụ cầu nối Bộ Công Thương với địa phương nhiệm vụ đẩy mạnh phát triển công nghiệp nông thôn Qua gần 10 năm triển khai, kinh phí để triển khai hoạt động khuyến công ngày tăng: Năm 2005 tổng kinh phí khuyến cơng (quốc gia địa phương) đạt 34,056 tỷ đồng, đến năm 2013 tổng kinh phí 228,84 tỷ đồng, tăng 6,72 lần so với năm 2005 Tổng kinh phí khuyến cơng quốc gia địa phương giai đoạn (2005-2013) 1.155,8 tỷ đồng Các Trang thông tin điện tử Cục nâng cấp hoạt động có tác dụng tích cực, tin Khuyến công Cục xuất thường xuyên với số lượng 1100cuốn/số/tháng nhận hiệu ứng tích cực từ độc giả Phối hợp tốt với quan thơng báo chí ngồi Bộ thực cung cấp thông tin, đăng tải tin, liên quan đến lĩnh vực phát triển công nghiệptiểu thủ công nghiệp, hoạt động khuyến công, quản lý điểm Vào ngày 13/10/2015, Bộ Công Thương tổ chức lễ công bố định bổ nhiệm ông Ngô Quang Trung - Phó Cục trưởng Cục Cơng nghiệp địa phương giữ chức Cục trưởng Cục Công nghiệp địa phương Thứ trưởng Hoàng Quốc Vượng tới dự trao định bổ nhiệm 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Bộ Công Thương Nghị định số 95/2012/NĐ-CP quy định chức nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức Bộ Công Thương 1.1.1 Chức Bộ Cơng Thương quan Chính phủ, thực chức quản lý nhà nước công nghiệp thương mại, bao gồm ngành lĩnh vực: khí, luyện kim, điện, lượng mới, lượng tái tạo, dầu khí, hóa chất, vật liệu nổ công nghiệp, công nghiệp tiêu dùng, công nghiệp thực phẩm công nghiệp chế biến khác, thương mại thị trường nước, xuất nhập khẩu, phát triển thị trường nước, quản lý thị trường, xúc tiến thương mại, thương mại điện tử, dịch vụ thương mại, hội nhập kinh tế quốc tế, áp dụng biện pháp tự vệ, chống bán phá giá, bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng, quản lý nhà nước dịch vụ công ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ 1.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn Bộ Công Thương thực nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng năm 2012 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ, quan ngang Bộ số nhiệm vụ, quyền hạn sau: ● Trình Chính phủ dự án luật, pháp lệnh, dự thảo nghị quyết, nghị định, chế, sách, dự án, đề án, văn quy phạm pháp luật khác ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ theo phân cơng Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ ● Trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ phê duyệt tổ chức thực chiến lược, quy hoạch phát triển tổng thể, chiến lược, quy hoạch ngành lĩnh vực ● Phê duyệt chiến lược, quy hoạch, chương trình phát triển ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ, dự án đầu tư theo phân cấp ủy quyền Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ ● Ban hành thơng tư, định, thị văn khác quản lý nhà nước ngành, lĩnh vực Bộ quản lý ● Xây dựng tiêu chuẩn quốc gia, ban hành quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, định mức kinh tế - kỹ thuật ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ ● Cấp, điều chỉnh, thu hồi, gia hạn giấy phép, giấy kinh doanh có điều kiện thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ theo quy định pháp luật ● Xây dựng tổ chức thực chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, lộ trình phát triển khoa học cơng nghệ ngành Công Thương, tổ chức thực hoạt động nghiên cứu khoa học, ứng dụng tiến khoa học, công nghệ lĩnh vực thuộc phạm 1.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Cục Công nghiệp địa phương (Theo Quyết định số 999/QĐ-BCT ngày 19 tháng 02 năm 2013 Bộ trưởng Bộ Công Thương Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Cục Công nghiệp địa phương) 1.2.1 Vị trí chức Cục Cơng nghiệp địa phương tổ chức Bộ Công Thương, giúp Bộ trưởng thực chức quản lý nhà nước tổ chức thực thi pháp luật về: Công nghiệp - tiểu thủ công nghiệp, khuyến công, cụm công nghiệp, doanh nghiệp công nghiệp nhỏ vừa địa phương nước, thực hoạt động dịch vụ công thuộc lĩnh vực, phạm vi quản lý Cục Cục Cơng nghiệp địa phương có tư cách pháp nhân, mở tài khoản Kho bạc nhà nước, có dấu để hoạt động giao dịch theo quy định pháp luật Tên giao dịch quốc tế tiếng Anh: AGENCY FOR REGIONAL INDUSTRY DEVELOPMENT, viết tắt là: ARID 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Xây dựng ban hành văn - Xây dựng trình Bộ trưởng phê duyệt, ban hành đề nghị quan nhà nước có thẩm quyền ban hành chiến lược, chế, sách, quy hoạch, kế hoạch, chương trình, dự án, đề án, tiêu chuẩn, định mức kinh tế - kỹ thuật văn quy phạm pháp luật lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý Cục - Ban hành văn cá biệt, văn hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ chuyên ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý Cục - Tổ chức đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc thực văn quy phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, chương trình, dự án, đề án, tiêu chuẩn, định mức kinh tế - kỹ thuật thuộc phạm vi quản lý Cục Về công nghiệp địa phương - Chủ trì xây dựng trình Bộ trưởng ban hành để Bộ trưởng trình quan nhà nước có thầm quyền ban hành chế, sách phát triển công nghiệp - tiểu thủ công nghiệp địa phương vùng lãnh thổ, hướng dẫn, kiểm tra việc thực - Chủ trì tổng hợp, trình Bộ trưởng phê duyệt đề nghị quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt quy hoạch, chương trình, đề án, dự án đầu tư phát triển công nghiệp - tiểu thủ công nghiệp địa phương - Tổng hợp kế hoạch, theo dõi tình hình thực kế hoạch phát triển công nghiệp- tiểu thủ công nghiệp địa bàn - Đầu mối giúp Bộ trưởng Ban Chỉ đạo phát triển vùng kinh tế trọng điểm, Ban Chỉ đạo Tây Bắc, Ban Chỉ đạo Tây Nguyên Ban Chỉ đạo Tây Nam Bộ Về khuyến công - Giúp Bộ trưởng thực nhiệm vụ quản lý nhà nước hoạt động khuyến công theo Quy định Nghị định số 45/2012/NĐ-CP ngày 21 tháng năn 2012 Chính phủ khuyến cơng qui định khác có liên quan pháp luật - Chủ trì xây dựng chương trình khuyến cơng quốc gia giai đoạn trình Bộ trưởng đề nghị Thủ tướng Chính phủ phê duyệt - Chủ trì xây dựng đề án, kế hoạch dự tốn kinh phí khuyến cơng quốc gia hàng năm trình Bộ trưởng phê duyệt tổ chức triển khai thực Về công nghiệp - Giúp Bộ trưởng thực công tác quản lý nhà nước cụm công nghiệp theo quy định Quyết định sô 105/2009/QĐ-TTg ngày 19 tháng năm 2009 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế quản lý cụm cơng nghiệp quy định khác có liên quan pháp luật - Xây dựng danh mục dự án để kêu gọi đầu tư tổ chức thực chương trình xúc tiến đầu tư vào cụm công nghiệp địa phương - Thẩm định, tổng hợp nhu cầu hỗ trợ vốn đầu tư hạ tầng cụm cơng nghiệp đề nghị quan có thẩm quyền cân đối, bố trí vốn từ nguồn ngân sách nhà nước - Đầu mối phối hợp, hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra, đánh giá tình hình quy hoạch, đầu tư xây dựng hạ tầng hoạt động cụm công nghiệp nước Về phát triển doanh nghiệp cơng nghiệp nhỏ vừa: - Chủ trì xây dựng trình Bộ trưởng ban hành đề nghị quan có thẩm quyền ban hành chương trình, đề án, kế hoạch, chế, sách, dự án, đề án, văn quy phạm pháp luật phát triển doanh nghiệp công nghiệp nhỏ vừa, hợp tác xã công nghiệp - tiểu thủ công nghiệp - Xây dựng kế hoạch xúc tiến, hỗ trợ phát triển doanh nghiệp công nghiệp nhỏ vừa - Phối hợp với quan, tổ chức liên quan để cung cấp thông tin xúc tiến, hỗ trợ phát triển doanh nghiệp công nghiệp nhỏ vừa hợp tác xã công nghiệp- tiểu thủ công nghiệp Các lĩnh vự khác - Kiểm tra, giải khiếu nại, tố cáo, chống tham nhũng, lãng phí, tiêu cực thuộc phạm vi quản lý Cục - Xây dựng thực chương trình cải cách hành Cục theo mục tiêu nội dung chương trình cải cách hành Bộ Cơng Thương 1.2.3 Sơ đồ cấu tổ chức cục công nghiệp địa phương - Lãnh đạo Cục: Cục Cơng nghiệp địa phương có Cục trưởng Phó Cục trưởng Cục trưởng ơng Ngô Quang Trung, người đứng đầu điều hành công việc Cục, chịu trách nhiệm thực quyền nhiệm vụ trước Bộ quan Các phó cục trưởng cán chuyên trách, phụ trách khối nội Cục, trợ giúp cục trưởng đạo thức - Bộ máy giúp việc: a) Văn phòng b) Phòng Kế hoạch - Tổng hợp c) Phịng Quản lý khuyến cơng d) Phịng Tài - Kế tốn đ) Phịng Thơng tin Truyền thơng e) phịng cơng nghiệp hỗ trợ hội nhập f) Phịng Quản lý cụm cơng nghiệp g) Văn phịng Đại diện Thành phố Hồ Chí Minh - Các đơn vị nghiệp:Trung tâm Khuyến công Tư vấn phát triển công nghiệp 1.3 Chức nhiệm vụ Văn phịng Cục Cơng nghiệp Địa phương (Căn định số 72/QĐ-CNĐP ngày 01 tháng 11 năm 2013 quy định chức nhiệm vụ, cấu tổ chức Văn Phòng Cục) 1.3.1 Chức Văn phòng Cục Là đơn vị chủ yếu giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo Cục, có nhungxc chức tham mưu điều phối hoạt động đơn vị thuộc Cục theo chương trình làm việc lãnh đạo Cục kế hoạch công tác Cục Thực nhiệm vụ về: Cơng tác hành văn thư, văn thư, lưu trữ, cải cách hành lễ tân, hoạt động đối ngoại, quản lý, đảm bảo sở vật chất, tài sản trang thiết bị, phương tiện điều kiện làm việc Cơ quan cục Tham mưu, giúp Cục trưởng thực nhiệm vụ về: Tổ chức máy, biên chế, công tác cán bộ, đào tạo bồi dưỡng cán thực chế độ, sách cán công chức viên chức thuộc phạm vi quản lí Cục 1.3.2 nhiệm vụ, quyền hạn - Văn phịng giúp Lãnh đạo Cục theo dõi đơn đốc đơn vị thuộc cục triển khai thực chương trình, kế hoạch, nhiệm vụ cơng tác giao theo đạo lãnh đạo Bộ - Xây dựng hành trình làm việc hàng tuần Lãnh đạo Cục, đầu mối tổng hợp xây dựng báo cáo tình hình thực chương trình cơng tác tuần, tháng, quý năm - Tiếp nhận thực hướng dẫn công tác văn thư quan Cục đơn vị thuộc Cục theo quy định hành về: tiếp nhận, cập nhật lưu trữ thông tin, quản lý, chuyển giao, luân chuyển công văn tài liệu đến, quán lí hồ sơ sử dụng dấu - Thực công tác tham mưu hố trợ công việc cho lãnh đạo,giúp xây dựng nội quy, quy chế, quy định phục vụ cơng tác quản lí điều hành, phổ biến tổ chức đôn đốc thực kiểm tra, giám sát đánh giá việc chấp hành thực - Chủ trì xây dựng soạn thảo văn pháp quy pháp luật liên quan đến lĩnh vực, phạm vi quản lý, góp ý kiến văn quy phạm pháp luật theo yêu cầu Bộ( trừ văn quy phạm pháp luất thuộc chức năng, nhiệm vụ đơn vị chuyên môn, nghiệp vụ khác Cục) - Là đầu mối tổ chức thực mua sắm đảm bảo điều kiện cần thiết, trang thiết bị , theo dõi, quản lí tài sản phương tiện, sở vật chất quan Cục, đảm bảo, trì cở sở vật chất quan - Tổ chức đôn đốc trì thực tốt dịch vụ vệ sinh, cảnh, mua vé máy bay, cung cấp văn phòng phẩm…thực công tác lễ tân, đối ngoại tổ chức thực công việc liên quan đến tiếp khách, đối ngoại - Quản lí xe cộ, tơ phục vụ nhu cầu công tác Lãnh đạo Cục kế hoạch công tác đơn vị thuộc Cục (tại Hà Nội) thực nhiệm vụ khác Cục trưởng giao 10 hồ sơ, tài liệu cho đơn vị thủ trưởng sau kết thúc hồn thiện cơng việc + Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm tiếp nhận quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức nộp lưu, đồng thời lựa chọn nộp lưu tài liệu hồ sơ đơn vị vào Lưu trữ quan + Văn phịng cục trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ tài liệu đến hạn nộp lưu đơn vị theo trình tự, thủ tục quy định hoàn thiện hồ sơ, lập mục lục hồ sơ để bảo quản lưu trữ quan đến hết thời hạn bảo quản hội đồng xác nhận giá trị tài liệu Cục Công nghiệp địa phương xem xét định lưu lại hay hủy Lưu trữ quan, Kho tài liệu Cục tiếp nhận nộp lưu loại hồ sơ tài liệu có thời hạn năm trở lên NHẬN XÉT Ưu điểm Các tài liệu, hồ sơ xử lí bảo quản tốt, khơng bị hư hỏng, mục nát Lập hồ sơ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, lập hồ sơ làm cho tài liệu khơng bị thiếu sót, tài liệu khơng bị rời lẻ, dễ dàng lựa chọn hồ sơ có giá trị quan trọng, thơng tin quan trọng hồ sơ Hồ sơ giúp cho Lãnh đạo quan, nhân viên quan tìm hồ sơ cách dễ dàng, đầy đủ, nghiên cứu vấn đề cách hoàn chỉnh Nhược điểm Chưa có Kho lưu trữ tài liệu quan cách quy củ, từ trước tới công tác lưu trữ quy định chức nhiệm vụ cho Văn phòng Cục, tài liệu liên quan đến lưu trữ Văn phịng Cục quản lí đầu mối thực Khơng có danh mục hồ sơ tạo khó khăn cho việc tìm kiếm hồ sơ, nhiều tài liệu quan trọng bị theo thời gian Ý kiến đóng góp Cục xây dựng danh mục hồ sơ để tìm kiếm hồ sơ thơng tin cách thuận tiện 2.7 Tìm hiểu nghi thức nhà nước kỹ giao tiếp Cục Công nghiệp địa phương 28 2.7.1 Các quy định hành nghi thức nhà nước giao tiếp công sở Cục Công nghiệp địa phương Trong định số 48/QĐ-CNĐP ngày 08 tháng năm 2013 quy định việc ban hành quy chế làm việc Cục Công nghiệp địa phương Cục Công nghiệp địa phương có nói nghi thức nhà nước: • Tổ chức hội nghị họp Căn vào yêu cầu công việc phạm vi lĩnh vực công tác, Cục tổ chức hội nghị họp nguyên tắc thiết thực, hiệu tiết kiệm Các hội nghị gồm: Hội nghị khối công thương địa phương, Hội nghị cán bộ, công chức Cục, Hội nghị ngành công thương vùng, Hội nghị tập huấn công tác chuyên môn Hội nghị sơ kết tháng, năm tình hình, kết thực nhiệm vụ triển khai nhiệm vụ công tác Cục… Các họp: Họp tập thể lãnh đạo Cục, họp giao ban Cục, họp làm việc với quan, đơn vị, tổ chức để giải cơng việc có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ Cục, họp đơn vị Cục… - Họp tập thể lãnh đạo Cục để giải công việc quan trọng, công việc cần thảo luận tập thể lạnh đạo Cục trước Cục trưởng định - Hàng tháng tháng cuối quý, họp giao ban Cục để báo cáo kết thực kế hoạch, chương trình cơng tác tháng, q, bàn biện pháp đạo thực công tác trọng tâm tháng tới q • Tổ chức cơng tác, nghỉ phép tiếp khách - Đi công tác nước: Việc cử cán bộ, công chức công tác thực theo chương trình, kế hoạch, nội dung, thành phần thời gian cụ thể chuyến công tác,đồng thời lãnh đạo Cục phê duyệt + Trong trường hợp cán công chức công tác, vắng mặt, người vắng có trách nhiệm bàn giao công việc cần giải gấp giải cho cán công chức phân công thay xử lí, giải để khơng bị tình trạng tồn đọng, ảnh hưởng đên công việc chung + Trường hợp đồn cơng tác, đơn vị chủ trì phải chuẩn bị cụ thể về: Hành trình, nội dung, số lượng người, số lượng vé máy bay/tàu xe, dự toán kinh phí (nếu có)… trình cục trưởng phê duyệt - Đi cơng tác nước ngồi + Việc cơng tác nước thực theo quy định Nhà nước , cán công chức cử cơng tác nước ngồi Cục 29 trưởng xem xét lựa chọn lãnh đạo Bộ định cử + Văn phịng cục có trách nhiệm đầu mối chuẩn bị, tổ chức đồn cơng tác chuyến đi, phối hợp với đơn vị có liên quan chuẩn bị làm thủ tục cần thiết xuất cảnh… cho thành viên đồn cơng tác cán cơng chức cử học Người tham gia đồn cơng tác học phải chuẩn bị nội dung, tài liệ liên quan theo yêu cầu chịu trách nhiệm trước pháp luật nội dung tài liệu - Nghỉ phép: + Cán bộ, công chức hưởng chế độ nghỉ phép năm theo quy định Bộ Luật lao động Người có nhu cầu nghỉ phép, phải làm đơn xin nghỉ phép, có ý kiến đề nghị giải lãnh đạo đơn vị, sau có ý kiến đồng ý Cục trưởng/ Phó Cục trưởng phụ trách ( có), người xin nghỉ phép nghỉ phép + Văn phòng Cục đầu mối theo dõi tình hình thực chế độ nghỉ phép năm cán công chức (trên sở đơn xin nghỉ phép cán công chức lãnh đạo cục phê duyệt) - Tiếp khách: + Văn phịng Cục có trách nhiệm bố trí chương trình để lãnh đạo Cục tiếp làm việc với khách, chuẩn bị công tác lễ tân liên quan đến buổi tiếp khách làm việc với khách Khi có chương trình, kế hoạch làm việc cụ thể với khách có ý kiến đạo lãnh đạo Cục, Văn phịng Cục có trách nhiệm thống lại với quan có khách đến làm việc + Trường hợp khách cần làm việc trực tiếp với đơn vị thuộc Cục, Thủ trưởng đơn vị, cán công chức chủ trì chương trình làm việc phải đăng ký, liên hệ với văn phòng Cục tạo điều kiện hỗ trợ ( cần thiết) + Đối với khách nước ngồi: có khách nước ngồi liên hệ làm việc với Cụ thơng qua văn thư, điện, thư…Văn phịng làm đầu mối tiếp nhận thông tin, sau giao nhiêmh vụ, phịng cơng nghiệp hỗ trợ hội nhập chủ trì, tham mưu, trình Cục trưởng kế hoạch tiếp làm việc với khách • Trang phục, lễ phục: thực nhiệm vụ, làm việc công sở, cán bộ, công chức mặc trang phục lễ phục Quyết định số 5931/QĐ-BCT ngày 06 tháng 11 năm 2008 Bộ trưởng Bộ Công Thương việc ban hành quy chế văn hóa cơng sở quan Bộ Cơng Thương 30 2.6.2 Kỹ giao tiếp Ngồi việc chấp hành, thực theo Quy chế văn hóa cơng sở Bộ Công Thương, giao tiếp ứng xử cán bộ, cơng chức phải có thái độ lịch sự, tôn trọng cụ thể: - Nhã nhặn, lắng nghe ý kiến, giải thích, hướng dẫn rõ ràng, cụ thể vấn đề liên quan đến công việc cần giải quyết, khơng có thái độ hách dịch, nhũng nhiễu, gây khó khăn, phiền hà giao tiếp làm việc - Khi giao tiếp ứng xử với đồng nghiệp, cán bộ, cơng chức pahir có thái độ trung thực, thân thiện, hợp tác - Khi giao tiếp, trao đổi thông tin qua điện thoại, cần phải xưng tên, quan, đơn vị nơi công tác, trao đổi ngắn gọn, tập trung vào nội dung công việc, không sử dụng điện thoại quan công việc cá nhân NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ Nhìn chúng cán cơng chức quan nói chung văn phịng nói riêng người thân thiện, nhiệt tình, hịa đồng Ln giúp đỡ hỏi han cơng việc, chia sẻ kinh nhiệm thân Trang phục sử dụng theo quy định, nam mặc áo sơ mi quần âu sơ vin, nữ mặc váy công sở quần áo phù hợp với quy định quan Mọi người văn phòng quan tâm chia sẻ vấn đề khúc mắc công việc đời tư tổ chức sinh nhật cho cán có ngày sinh nhật gần Các ý kiến lãnh đạo cán công chức tiếp thu thảo luận để giải công việc tốt 2.8 Tìm hiểu trang thiết bị Văn phịng, có phần mềm ứng dụng cơng tác Văn phịng Cục Cơng nghiệp Địa phương 2.8.1 Các loại thiết bị văn phòng sử dụng hoạt động Văn phịng Văn phịng quan bố trí tầng 2, số 25 Ngơ Quyền - Hồn Kiếm, gồm có phịng làm việc thơng nhau: Văn Phịng có cửa thơng phịng cơng tác văn thư, hai phịng làm việc bố trí, xếp xen kẽ với để tiện cho việc chao đổi thông tin công việc phận văn phòng 31 Cũng tương tự văn phòng quan khác văn phòng làm việc Cục Công nghiệp cung cấp đầy đủ trang thiết bị nhằm nâng cao chất lượng công việc, đem lại hiệu cao hoạt động Cục Trang thiết bị phụ là: máy vi tính, máy in, máy photocopy, điện thoại bàn, máy fax Dụng cụ văn phòng phẩm phương tiện làm việc thường xuyên quan trọng công chức Nhà nước như: cặp tài liệu, giấy viết, bút, kẹp giấy, biểu mẫu dụng cụ văn phòng phẩm vật nhỏ rẻ tiền lại có nhu cầu thường xuyên chiếm kinh phí lớn Các trang thiết bị văn phịng như: máy tính,máy in, máy phơtơcopy, điều hịa, tủ lạnh, tủ đựng tài liệu, giá đựng đồ, bàn ghế làm việc, đèn điện bố trí hợp lý, thuận tiện cho việc sử dụng phù hợp với không gian văn phòng Bàn ghế làm việc, tủ đựng đồ, dụng cụ văn phịng phẩm bố trí thuận lợi phù hợp đảm bảo dễ làm, dễ thấy, dễ lấy Không gian, ánh sáng, mầu sắc, tạo nên cảnh quan, môi trường làm việc hấp dẫn, tiện nghi cho công chức Cải thiện điều kiện lao động, cung cấp đầy đủ trang thiết bị văn phịng có tác dụng giữ vững nâng cao khả làm việc, sức khỏe cơng chức, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu cơng tác tính sáng tạo họ cơng việc 32 2.8.2 Quản lí sử dụng thiết bị văn phịng Hồ sơ bố trí trang thiết bị văn phòng Văn phòng Cục Bàn làm việc nhân viên Bàn làm việc chuyên viên Cửa vào Bàn làm việc phó Chánh văn phòng Bàn ghế tiếp khách Quạt tủ lạnh Bàn làm việc Chánh Văn phòng Tủ đựng tài liệu, hồ sơ Cửa thông Máy phách Cửa vào máy photo Bàn làm việc nhân viên Tủ văn trình kí Bàn làm việc chun viên Bàn làm việc chuyên viên Tủ đựng tài liệu, hồ sơ Bàn làm việc phò Chánh văn phòng 33 Các thiết bị bố trí hợp lí lãnh đạo nhân viên sử dụng hợp lí tạo hiệu cao công việc Mỗi cá nhân trang bị máy tính, máy in riêng cơng việc thực nhanh chóng khơng bị dán đoạn, thơng tin khơng bị q trình làm việc Bàn làm việc bố trí hợp lí tạo thoải mái cho nhân viên lãnh đạo mà người lãnh dạo kiểm sốt nhân viên thực cơng việc q trình làm việc Nhân viên không gian thoải mái để thực tốt công việc Các trang thiết bị phịng bố trí hợp lý tạo điều kiện thuận lợi cho công việc, đồ dùng, thiết bị xếp chỗ định, dễ làm, dễ thấy dễ lấy 2.8.3 Các phần mềm ứng dụng cơng tác văn phịng Các phần mềm sử dụng cơng tác Văn phịng Cục Cơng nghiệp địa phương: + Hệ thống quản lí điều hành- Bộ Cơng thương + Phần mềm quản lý nhân + Phần mềm quản lý văn + Phần mềm quản lý tài sản + Phần mềm quản lý tài + Phần mềm quản lí văn ( phần mềm áp dụng từ cuối tháng năm 2016) phần mềm áp dụng thí điểm quan nói chung văn phịng nói riêng Cũng giống phần mềm quản lí văn đến trước đây, phần mềm kiểm soát văn đến, lưu trữ văn bản, tìm kiếm văn nhanh chóng Ưu điểm Đa số cán văn phòng đề trẻ động nên việc tiếp cận phần mềm nhanh chóng Vì hệ thống kết nối nhiều quan đơn vị nên đăng nhập hệ 34 thống tài khoản quan biết nhiều thơng tin khác nhau, tìm kiếm văn cách dễ dàng, người truy cập truy cập Phần mềm quản lí tất văn đến quan, thị, định, văn từ Bộ gửi đến thể nhanh chóng nhận được, văn xử lí nhanh chóng Có hệ thống mũi tên rõ ràng, văn chịu trách nhiệm soạn thảo, ban hành thực hiện, qua đường mũi nên người đăng nhập hệ thống nắm bắt dễ dàng trình tự thực cơng việc Mọi người dễ dàng đăng nhập vào hệ thống, biết nhiệm vụ mình, thời gian thực Nếu trước phải đợi công văn từ chuyển xuống theo đường bưu điện email thời gian nhận lâu hơn, người gửi phải phân loại gửi văn khác nhau, với phần mềm người gửi văn người nhận văn dễ dàng nắm bắt thông tin đối phương, người có thẩm quyền khác khơng trực tiếp phụ trách cơng việc biết thơng tin phần mềm hệ thống Nhược điểm Do áp dụng nên cán công chức cịn gặp nhiều khó khăn việc sử dụng, nhiều cán trình độ máy tính khơng cao nên sử dụng phần mềm nên cần người hướng dẫn gây thời gian Mọi người làm việc quen với cách thức cũ, phần mềm cũ nên chuyển đổi sang sử dụng phần mềm gây nhiều khó khăn, nhiều chức chưa khai thác triệt để Vì trình thử nghiệm nên phần mềm khơng tránh khỏi thiếu sót làm liệu, thông tin bị ngắt quãng Ý kiến đóng góp: Để sử dụng tốt phần mềm văn phịng phòng ban cần phải cử người học lớp huấn luyện đào tạo nhiều Mỗi phòng cử chuyên viên trẻ động để nhanh chóng tiếp thu công nghệ 35 Với người lớn tuổi thường xuyên hỏi thăm, chia sẻ kinh nghiệm để họ dễ nắm bắt cách sử dụng phần mềm nhanh chóng, hiệu NHẬN XÉT Văn phòng đầy đủ trang thiết bị phục vụ cho cơng tác hành chính, trang thiết bị bảo quản sử dụng hợp lí Cán cơng chức có trách nhiện việc bảo quản sử dụng hiệu trang thiết bị văn phòng Các phần mềm sử dụng, tạo hệ thống quản lí văn chặt chẽ, thơng tin hệ thống cập nhập 36 C KẾT LUẬN Với thời gian kiến tập 03 tuần ( ngày 1/06/2014 đến hết ngày 22/06/2014 ) thời gian thực tế ngắn nhờ có giúp đỡ giảng viên hướng dẫn cán hướng dẫn tạo hội cho áp dụng lý thuyết trang bị vào công tác quan Qua trình tự học hỏi thân giúp đỡ nhiệt tình cán hướng dẫn, nghiệp vụ văn phòng, tác phòng làm việc kĩ giao tiếp nơi công sở cá nhân tơi cải thiện nhiều kết lớn mà tơi đạt Vì lần làm nhân viên văn phòng nên tơi cịn bỡ ngỡ thời gian hạn hẹp, vốn kiến thức cịn hạn chế nên khn khổ báo cáo không tránh khỏi hạn chế, sai sót Như sau đợt kiến tập thân rút nhiều học quý báu trưởng thành tiền đề giúp làm quen với công tác quản trị văn phịng để đợt thực tập cuối khóa học thành công nữa, mong tiếp tục nhận giúp đỡ phía thầy, Trên nội dung quan sát tổng hợp sau đợt kiến tập Văn phịng Cục Cơng nghiệp địa phương, lần xin chân thành cảm ơn giúp đỡ Văn phịng Cục Cơng nghiệp địa phương để giúp tơi hồn thành báo cáo này./ Hà nội, ngày 24 tháng năm 2016 Người làm báo cáo Nông thị tuyết lan 37 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Căn định số 72/QĐ-CNĐP ngày 01 tháng 11 năm 2013 quy định chức nhiệm vụ, cấu tổ chức Văn Phòng Cục Nghị định 58/2001/NĐ- CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Nghị định 31/2009/NĐ- CP ngày 01/4/2009 phủ sửa đổi bổ xung số điều nghị định số 58/2001/NĐ- CP ngày 24/8/2001 quản lí sử dụng dấu Quyết định số 999/QĐ-BCT ngày 19 tháng 02 năm 2013 Bộ trưởng Bộ Công Thương Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Cục Công nghiệp địa phương Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng năm 2005 Bộ nội vụ, Văn phịng Chính Phủ hướng dẫn thể thức văn kĩ thuật trình văn 6.Thông tư liên tịch số 01/2011/ TT- BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn thể thức kỹ thuật soạn thảo văn 7.Thông tư số 25/2011/TT- BTP ngày 27/01/2011 thể thức, kĩ thuật trình bày văn quy phạm pháp luật Chính phủ, Thủ tướng Chính Phủ, Bộ trưởng, Thủ tướng cớ quan ngang Bộ văn quy phạm pháp luật liên tịch Văn hợp số 01/VBHN- BNV ngày 25/02/2014 Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ hướng dẫn thể thức kĩ thuật trình bày văn http://arid.gov.vn/ 38 PHỤ LỤC Một số hình ảnh Văn phịng Cục Hướng dẫn số 322/HD- CNĐP ngày 19 tháng năm 2016 hướng dẫn lập hồ sơ công việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu Một số hình ảnh Văn phòng Cục