Thủ tục soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Cục Công nghiệp địa phương

Khái niệm về văn bản hành chính

Theo Nguyễn Minh Phương, tác giả cuốn sách Phương pháp soạn thảo và ban hành văn bản hành chính đưa ra khái niệm: “Văn bản hành chính là những loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành để trao đổi, giải quyết, đề nghị, phản ánh một vấn đề, một công việc nào đó theo quy định của pháp luật”. Như vậy có thể hiểu văn bản hành chính là những văn bản mang tính chất thông tin điều hành nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc… của cơ quan nhà nước.

Đặc điểm, chức năng của văn bản hành chính

+ Việc ban hành văn bản hành chính trên thực tế là chủ yếu để điều chỉnh hành vi của một hoặc một số đối tượng xác định trong nội bộ cơ quan, tổ chức hoặc để thực hiện hoạt động giao dịch nhằm giải quyết những vấn đề cụ thể trong hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo và khi giao dịch thành công, văn bản đó coi như hết giá trị. Mỗi cơ quan nhà nước để thiết lập và duy trì sự ổn định nội bộ, các nhà lãnh đạo cần đặt ra các quy tắc xử sự bắt buộc đối với mỗi thành viên trong cơ quan trong từng lĩnh vực nhất định, thường được thể hiện dưới dạng các quy chế như: Quy chế văn hóa công sở, quy chế chi tiêu nội bộ, quy chế tiết kiệm….

Phân loại văn bản hành chính

Văn bản hành chính cá biệt là loại quyết định hành chính thành văn được cơ quan hành chính hoặc cá nhân, tổ chức có thẩm quyền quản lý hành chính nhà nước ban hành nhằm giải quyết các công việc cụ thể, xác định các quyền và nghĩa vụ cụ thể của các cá nhân, tổ chức hoặc xác định những biện pháp trách nhiệm pháp lý đối với người vi phạm pháp luật, do đó mang tính áp dụng pháp luật, được ban hành trên cơ sở quyết định chung và quyết định quy phạm của cơ quan cấp trên hoặc của chính cơ quan ban hành quyết định hành chính cá biệt đó; trong một số trường hợp, nó cũng được ban hành trên cơ sở văn bản cá biệt của cấp trên. Bao gồm các quyết định về nhân sự (Quyết định tuyển dụng cán bộ, thuyên chuyển, điều động công tác, bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ, ..); quyết định về tổ chức bộ máy; quyết định thi đua; quyết định phê duyệt; quyết định về ban hành một văn bản mới; xử phạt vi phạm hành chính; về đình chỉ, hủy bỏ văn bản sai trái; ban hành quy chế, nội quy trong nội bộ cơ quan.

Các yêu cầu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính

- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, khẩn của văn bản: Khi xác định rừ mục đớch soạn thảo, người soạn thảo sẽ dễ dàng xỏc định được hỡnh thức văn bản (mục đích giao dịch, thông tin, hình thức văn bản là công văn), từ đó cũng dễ dàng xác định được bố cục nội dung của từng hình thức văn bản (quyết định: bố cục theo điều, khoản, điểm; đa số các văn bản hành chính khác bố cục theo khoản, điểm), cũng như thấy rừ được tớnh chất của vấn đề soạn thảo để đề. Trách nhiệm kiểm tra văn bản của trưởng bộ phận hành chính: Chánh Văn phòng; Trưởng Phòng Hành chính ở những cơ quan, tổ chức không có Văn phòng; người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư ở những cơ quan, tổ chức khác phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật.

Khái quát về tổ chức và hoạt động của Cục Công nghiệp địa phương

Cơ cấu tổ chức

- Phối hợp với các cơ quan liên quan giúp Bộ trưởng xét thi đua, khen thưởng đối với các cơ quan, đơn vị, tổ chức và cá nhân tham gia hoạt động sản xuất công nghiệp - tiểu thủ công nghiệp ở các địa phương (bao gồm cả phong tặng danh hiệu nghệ nhân nhân dân, nghệ nhân ưu tú). Cụ thể là tiến hành trình bày khái quát về văn bản hành chính qua việc đưa ra khái niệm, đặc điểm, chức năng, phân loại văn bản hành chính; các yêu cầu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính bao gồm: yêu cầu về thẩm quyền ban hành văn bản, nội dung văn bản, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, sử dụng ngôn ngữ văn bản; khái quát về tổ chức và hoạt động của Cục Công nghiệp địa phương qua việc nêu được vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Công nghiệp địa phương.

Thẩm quyền ban hành các loại văn bản hành chính của Cục Công nghiệp địa phương

- Chánh văn phòng Cục được ký thừa lệnh Cục trưởng các văn bản có tính chất thông báo, truyền đạt ý kiến của Cục trưởng, giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, sao y bản chính, sao lục trích lục, trích sao và một số văn bản được Cục trưởng uỷ quyền trực tiếp và theo quy định của pháp luật; được đóng con dấu của Cục trên các văn bản sau khi ký. - Lãnh đạo Văn phòng đại diện của Cục không được ký thừa lệnh, thừa uỷ quyền Cục trưởng trên tất cả các loại văn bản có nội dung thuộc thẩm quyền ban hành của Cục; chỉ được ký một số văn bản hành chính thông thường phục vụ giao dịch, trao đổi, cung cấp thông tin với các cơ quan, đơn vị có liên quan trong quá trình phối hợp công tác theo thẩm quyền và khi được Lãnh đạo Cục đồng ý về chủ trương; đồng thời, thực hiện theo đúng nguyên tắc làm việc và trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Lãnh đạo đơn vị được quy định tại Quy chế.

Nội dung văn bản

Có thể nói, căn cứ vào các quy định hiện hành của pháp luật, căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ được Bộ Công thương giao cho Cục, thẩm quyền ban hành văn bản ở Cục Cụng nghiệp địa phương được quy định rất cụ thể, rừ ràng trong Quy chế làm việc của Cục và các văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các đơn vị trong cơ quan Cục. Việc căn cứ, tuân thủ theo đúng các quy định của pháp luật hiện hành về thẩm quyền ban hành văn bản đã được áp dụng tại Cục Công nghiệp địa phương đã tạo nên một hệ thống văn bản rất đồng bộ, không trùng lặp và chồng chéo, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động công vụ của Cục.

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

+ Sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm; nếu công văn gửi cho một cơ quan, đơn vị hoặc một cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân được trình bày trên cùng một dòng; trường hợp công văn gửi cho hai cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân trở lên thì xuống dòng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối cùng có dấu chấm; các gạch đầu dòng được trình bày thẳng hàng với nhau dưới dấu hai chấm. + Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩy; riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau đó có dấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (văn thư cơ quan, đơn vị), dấu phẩy, chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (chỉ trong những trường hợp cần thiết) được đặt trong ngoặc đơn, cuối cùng là dấu chấm.

Ngôn ngữ văn bản

- Tớnh chớnh xỏc, rừ ràng: nhỡn chung, cỏc văn bản được ban hành tại Cục Công nghiệp đều thỏa mãn yêu cầu diễn đạt nội dung chính xác, không chung chung, khó hiểu; Cách dùng từ ngữ chính xác, nhất quán và đơn nghĩa, phải phõn biệt rừ cỏc từ gần õm, gần nghĩa, cỏc từ hỏn việt cú yếu tố đồng nhất;. Những khuôn ngôn ngữ hành chính này được dùng để đưa ra các căn cứ pháp lí và thực tế ở phần mở đầu của nội dung văn bản như căn cứ …, xét đề nghị … ; để liên kết các phần của văn bản như để tiếp tục giải quyết …, về vấn đề trên …; để trình bày nguyện vọng như kính đề nghị … xem xét, giải quyết, mong … quan tâm, giải quyết; để kết thúc nội dung văn bản như xin trân trọng cảm ơn, xin báo cáo để … cho ý kiến giải quyết, chịu trách nhiệm thi hành ….

Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của Cục Công nghiệp địa phương

Trong quá trình nhân bản để phát hành, nếu văn bản có từ 10 trang trở lên hoặc kèm theo có từ 05 đến 10 trang phụ lục cần gửi đi trên 60 cơ quan, đơn vị; theo yêu cầu của Văn phòng, đơn vị chủ trì soạn thảo cử 01 người của đơn vị cùng phối hợp với Văn phòng trong việc photo, sắp xếp, ghim, đóng tài liệu nhằm hỗ trợ, tạo điều kiện thuận lợi cho Văn phòng trong công tác phát hành được kịp thời, nhanh chóng và chính xác. Điều này càng đòi hỏi hơn nữa việc nâng cao chất lượng công tác quản lý văn bản đi nói chung và công tác soạn thảo và ban hành văn bản nói riêng đối với mỗi cán bộ, công chức nhằm đáp ứng đảm bảo yêu cầu công việc đặt ra của cơ quan và đáp ứng nhu cầu phát triển của xã hội.

Đánh giá ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân 1. Ưu điểm

Thực hiện đúng quy định của nhà nước về việc tuân thủ các yêu cầu trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI.

Nâng cao trình độ của cán bộ, công chức

Đồng thời, phải không ngừng tăng cường trách nhiệm của cán bộ công chức nhằm phát huy những tích cực và hạn chế trong công tác của mình. Đầu tư trang thiết bị, cơ sở vật chất hiện đại phục vụ công tác.

Đầu tư trang thiết bị, cơ sở vật chất hiện đại phục vụ công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan

Tăng cường kiểm tra, rà soát hệ thống ban hành văn bản

Xây dựng Quy chế công tác văn thư - lưu trữ của Cục Công nghiệp địa phương

Quy chế này mang tính chất phù với tình hình thực tế của cơ quan, giúp cho các đơn vị trong cơ quan thực hiện thống nhất các hoạt động trong công tác văn thư và lưu trữ, làm cơ sở kiểm tra thực hiện pháp luật trong việc ban hành, quản lý và xử lý văn bản; giữ gìn tài liệu lưu trữ để sử dụng lâu dài. Như thế, có thể thấy được việc xây dựng Quy chế công tác văn thư - lưu trữ chính là yêu cầu mang tính chất cấp thiết đối với mỗi cơ quan, tổ chức và đối với Cục Công nghiệp địa phương nói riêng.

Nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ

Mẫu hoá hình thức văn bản

Nêu dự kiến về phương hướng, nhiệm vụ và kế hoạch triển khai phương hướng nhiệm vụ năm tiếp theo, cách thức, biện pháp thực hiện các chủ trương đó. (2) Tên cơ quan, tổ chức cá nhân có trách nhiệm giải quyết văn bản (3) Nờu rừ tờn cơ quan, tổ chức, cỏ nhõn cú trỏch nhiệm tổng hợp (4) Nờu rừ tờn cơ quan, tổ chức, cỏ nhõn cú trỏch nhiệm tổng hợp chớnh (5) Nờu rừ tờn cơ quan, tổ chức, cỏ nhõn cú trỏch nhiệm phối hợp tổng hợp.

Mẫu Công văn đề nghị, yêu cầu BỘ CÔNG THƯƠNG

Mẫu Công văn giải thích BỘ CÔNG THƯƠNG

Mẫu Công văn mời họp BỘ CÔNG THƯƠNG

Mẫu công văn hướng dẫn BỘ CÔNG THƯƠNG

Mẫu Công văn hỏi ý kiến BỘ CÔNG THƯƠNG

Mẫu Công văn phúc đáp BỘ CÔNG THƯƠNG

Trong quá trình thực hiện nếu có gì khó khăn, đề nghị phản ánh kịp thời, trực tiếp cho Cục để có hướng dẫn chỉ đạo và giải quyết kịp thời./. (2) Tên cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm giải quyết chính (3) Công văn của cấp trên liên quan đến vấn đề cần nhắc nhở, đôn đốc (4) Nội dung của những công việc đã triển khai.

Mẫu Công văn giao dịch BỘ CÔNG THƯƠNG

Quyết định cho nghỉ công tác để hưởng chế độ Bảo hiểm xã hội (nghỉ hưu) BỘ CÔNG THƯƠNG. Căn cứ Quyết định số 999/QĐ-BCT ngày 19 tháng 02 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Công Thương quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Công Nghiệp địa phương;.

Chánh Văn phòng, các đơn vị có liên quan và các cá nhân có tên tại Điều 1 căn cứ Quyết định thi hành./

Thường trực Hội đồng Thi đua - Khen thưởng Cục, Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Kế hoạch - Tài chính, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Cục

Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Kế hoạch - Tài chính, các đơn vị có liên quan và ông … căn cứ Quyết định thi hành./

Ông Trần Văn A có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ quản lý theo sự phân công của ....(1) kể từ ngày được bổ nhiệm

Lương và các khoản phụ cấp khác của ông được thực hiện theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước và của Cục Công nghiệp địa phương kể