Công tác quản lý văn bản đến của Ủy ban nhân dân quận Hai Trưng

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 1 3. Mục tiêu nghiên cứu 2 4. Đối tượng nghiên cứu 2 5. Phạm vi nghiên cứu 2 6. Phương pháp nghiên cứu 2 7. Bố cục đề tài 3 Chương 1:MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯVÀ TỔNG QUAN VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN HAI BÀ TRƯNG THÀNH PHỐ HÀ NỘI 4 1.1. Một số vấn đề lý luận về công tác văn thư 4 1.1.1. Khái niệm 4 1.1.2. Vị trí 4 1.1.3. Yêu cầu 5 1.1.4. Ý nghĩa 5 1.1.5. Các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư 5 1.2. Tổng quan về UBND quận Hai Bà Trưngthành phố Hà Nội 5 1.2.1. Sự ra đời, 5 1.2.2 nhiệm vụ, quyền hạn 6 1.2.3 Cơ cấu tổ chức 6 Tiểu kết: 7 Chương 2:THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBNDQUẬN HAI BÀ TRƯNG THÀNH PHỐ HÀ NỘI 8 2.1. Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư 8 2.1.1. Về tổ chức công tác văn thư 8 2.1.2. Về cán bộ làm công tác văn thư. 8 2.2. Hoạt động quản lý về công tác văn thư. 9 2.2.1. Về ban hành văn bản chỉ đạo về công tác văn thư. 9 2.2.2. Về thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư. 11 2.3. Hoạt động nghiệp vụ 11 2.3.1. Công tác xây dựng và ban hành văn bản. 11 2.3.2. Công tác quản lý văn bản đến 13 2.3.3. Công tác quản lý và sử dụng con dấu. 17 2.3.4. Công tác lập hồ sơ hiện hành. 18 Tiểu kết: 19 Chương 3:MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁCVĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN HAI BÀ TRƯNG 20 3.1. Đánh giá chung về công tác văn thư tại UBND quận Hai Bà Trưng 20 3.1.1. Ưu điểm 20 3.1.2. Hạn chế 21 3.2. Những đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả. 21 Tiểu kết: 23 KẾT LUẬN 24 TÀI LIỆU THAM KHẢO 25 PHỤ LỤC

LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài này, q trình thu thập thơng tin, tơi nhận giúp đỡ tận tình TS Vũ Ngọc Hoa lãnh đạo cán Ủy ban nhân dân quận Hai Bà Trưng Qua đây, xin gửi lời cảm ơn chân thành sâu sắc đến TS Vũ Ngọc Hoa , lãnh đạo cán quận Hai Bà Trưng giúp tơi thực đề tài Trong q trình thực đề tài, trình độ thời gian nghiên cứu hạn chế nên khơng tránh khỏi thiếu sót Vì vậy, tơi mong nhận góp ý thầy bạn bè để đề tài tơi hồn chỉnh phục vụ cho công tác nghiên cứu sau Tôi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 10 tháng năm 2016 Tác giả LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu tơi thực thời gian qua Mọi số liệu, thông tin đề tài trung thực Tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm thông tin số liệu viết đề tài Hà Nội, ngày 10 tháng năm 2016 Tác giả MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài .1 Lịch sử nghiên cứu vấn đề .1 Mục tiêu nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Bố cục đề tài Chương 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ TỔNG QUAN VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN HAI BÀ TRƯNG THÀNH PHỐ HÀ NỘI .4 1.1 Một số vấn đề lý luận công tác văn thư 1.1.1 Khái niệm 1.1.2 Vị trí 1.1.3 Yêu cầu 1.1.4 Ý nghĩa 1.1.5 Các khâu nghiệp vụ công tác văn thư 1.2 Tổng quan UBND quận Hai Bà Trưng-thành phố Hà Nội 1.2.1 Sự đời, 1.2.2 nhiệm vụ, quyền hạn 1.2.3 Cơ cấu tổ chức Tiểu kết: .7 Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND QUẬN HAI BÀ TRƯNG - THÀNH PHỐ HÀ NỘI 2.1 Tình hình tổ chức cán làm cơng tác văn thư .8 2.1.1 Về tổ chức công tác văn thư 2.1.2 Về cán làm công tác văn thư 2.2 Hoạt động quản lý công tác văn thư 2.2.1 Về ban hành văn đạo công tác văn thư 2.2.2 Về thực văn đạo, hướng dẫn công tác văn thư 11 2.3 Hoạt động nghiệp vụ 11 2.3.1 Công tác xây dựng ban hành văn 11 2.3.2 Công tác quản lý văn đến 13 2.3.3 Công tác quản lý sử dụng dấu 17 2.3.4 Công tác lập hồ sơ hành 18 Tiểu kết: .19 Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN HAI BÀ TRƯNG .20 3.1 Đánh giá chung công tác văn thư UBND quận Hai Bà Trưng .20 3.1.1 Ưu điểm 20 3.1.2 Hạn chế 21 3.2 Những đề xuất nhằm nâng cao hiệu 21 Tiểu kết: .23 KẾT LUẬN 24 TÀI LIỆU THAM KHẢO 25 PHỤ LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Đất nước ta tiến nhanh, tiến mạnh đường cơng nghiệp hóa – đại hóa Cơng tác văn thư chiếm vị trí vơ quan trọng đòi hỏi phải đặt ngang tầm với ngành khoa học khác Nó sợi dây gắn kết chủ trương, sách Nhà nước với quan, đơn vị, đồn thể Cơng tác văn thư phận gắn liền với hoạt động đạo, điều hành công việc quan, tổ chức xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung Hiệu hoạt động quản lý quan, tổ chức phần phụ thuộc vào công tác văn thư có làm tốt hay khơng Chính lẽ mà cơng tác văn thư ngày quan tâm nhiều có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước, đặc biệt công cải cách hành Nhà nước cơng tác văn thư trọng tâm tập trung đổi Là sinh viên ngành Văn thư – lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội nên thấy đề tài phù hợp với chuyên ngành theo học Qua đây, tơi kiểm chứng lý luận học vào thực tiễn UBND quận Hai Bà Trưng nơi làm việc làm Trong thời gian thực tập trước đây, với số liệu báo cáo có sẵn giúp triển khai đề tài thuận lợi với mong muốn đóng góp giải pháp để nâng cao hiệu công tác văn thư UBND quận Hai Bà Trưng Với tất lý trên, xin chọn đề tài: “Công tác quản lý văn đến Ủy ban nhân dân quận Hai Trưng” làm đề tài cho tiểu luận Lịch sử nghiên cứu vấn đề Để thực đề tài này, tơi tìm đọc tác phẩm: “Giáo trình nghiệp vụ công tác văn thư” (Trường Cao đẳng Văn thư lưu trữ Trung ương I, 2007) cung cấp cho kiến thức lý luận công tác văn thư Báo cáo thực tập tốt nghiệp: “Công tác văn thư Ủy ban nhân dân quận Hai Bà Trung” (sinh viên Nguyễn Thị Hiền, 2015) Đây báo cáo thực tập tốt nghiệp hệ cao đẳng Báo cáo thực thực tập UBND quận Hai Bà Trưng, cung cấp cho tơi thơng tin lịch sử hình thành, cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ nghiệp vụ công tác văn thư Làm tốt phần tạo điều kiện thuận lợi để viết chương chương 3 Mục tiêu nghiên cứu Đề tài thực để nghiên cứu công tác văn thư Ủy ban nhân dân quận Hai Bà Trưng Qua đây, giúp kiểm chứng lại kiến thức học ngồi ghế nhà trường đồng thời hành trang vô quý báu với đường nghiên cứu sau Đối tượng nghiên cứu Công tác quản lý văn đến văn thư Ủy ban nhân quận Hai Bà Trưng- thành phố Hà Nội Phạm vi nghiên cứu - Không gian: Ủy ban nhân dân quận Hai Bà Trưng- Thành phố Hà Nội - Thời gian: Công tác văn thư năm 2016 Phương pháp nghiên cứu Để thực tốt đề tài này, sử dụng số phương pháp nghiên cứu sau: Phương pháp khảo sát thực tế: Nhằm thu thập, lưu giữ thơng tin có giá trị cơng tác văn thư UBND quận Hai Bà Trưng Phương pháp nghiên cứu, thu thập thơng tin: Nhằm tìm kiếm thêm thơng tin có giá trị cơng tác văn thư Phương pháp so sánh, đối chiếu: Được sử dụng nhằm nhận xét công tác văn thư UBND quận Hai Bà Trưng sở đối chiếu với quy định Nhà nước công tác văn thư Phương pháp tư duy, lôgic: Nhằm giúp cho việc viết báo cáo xác hiệu Phương pháp phân tích, hệ thống, tổng hợp: Nhằm giúp cho việc lựa chọn, tổng hợp, xếp thơng tin để trình bày đề tài Bố cục đề tài Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo Phụ lục đề tài chia thành 03 chương: Chương 1: Một số vấn đề lý luận công tác văn thư tổng quan Ủy ban nhân dân quận Hai Bà Trưng - thành phố Hà Nội Chương 2: Thực trạng công tác văn thư UBND quận Hai Bà Trưng thành phố Hà Nội Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư Ủy ban nhân dân quận Hai Bà Trưng- thành phố Hà Nội Chương 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ TỔNG QUAN VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN HAI BÀ TRƯNG THÀNH PHỐ HÀ NỘI 1.1 Một số vấn đề lý luận công tác văn thư 1.1.1 Khái niệm Công tác văn thư nội dung quan trọng nghiệp vụ văn phòng Hiện nay, công tác văn thư quan, tổ chức quan tâm phát triển Bởi lẽ, mắt xích quan trọng giúp cho cơng việc giải nhanh chóng xác Có nhiều khái niệm khác công tác văn thư: - Theo giáo trình Lý luận phương pháp cơng tác văn thư PGS Vương Đình Quyền: “Cơng tác văn thư khái niệm dùng để tồn bơ cơng việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức, giải văn bản, lập hồ sơ hành nhằm đảm bảo thông tin văn cho hoạt động quản lý quan, tổ chức” [5; Tr.35] - Theo giáo trình Nghiệp vụ cơng tác văn thư trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội: “Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin cho lãnh đạo, quản lý, điều hành, công việc quan Đảng, quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân Gọi chung quan, tổ chức” [4; Tr.39] * Tóm lại: Cơng tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ cơng tác quản lý, bao gồm tồn công việc xây dựng văn bản, giải văn bản, hình thành trình hoạt động quan Nhà nước, doanh nghiệp, tổ chức trị - xã hội, đơn vị vũ trang 1.1.2 Vị trí Cơng tác văn thư xác định hoạt động máy quản lý nói chung Trong hoạt động văn phòng, cơng tác văn thư thiếu nội dung quan trọng xem phận hoạt động quản lý nhà nước có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý 1.1.3 Yêu cầu Trong trình thực nội dung công tác văn thư cần phải đảm bảo yêu cầu sau: + Nhanh chóng + Chính xác + Bí mật + Hiện đại 1.1.4 Ý nghĩa Làm tốt cơng tác văn thư góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, nâng cao hiệu cơng việc Đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện thuận lợi cho cơng tác lưu trữ Góp phần giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước quan Hạn chế tệ quan liêu giấy tờ 1.1.5 Các khâu nghiệp vụ công tác văn thư Công tác văn thư gồm khâu nghiệp vụ sau: - Công tác xây dựng ban hành văn - Công tác quản lý văn - Công tác quản lý giải văn đến - Công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan - Công tác quản lý sử dụng dấu 1.2 Tổng quan UBND quận Hai Bà Trưng-thành phố Hà Nội 1.2.1 Sự đời, UBND quận Hai Bà Trưng với tư cách quan hành Nhà nước, lãnh đạo Đảng, UBND quận Hai Bà Trưng hoạt động theo Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị quan Nhà nước cấp Hội đồng nhân dân quận tất lĩnh vực có chức cụ thể sau: Phát triển kinh tế, công nghiệp, lâm nghiệp, thương nghiệp, văn hóa, giáo dục, y tế, dịch vụ Về thu chi ngân sách địa phương Về tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật Bảo đảm an ninh, trị, trật tự an tồn xã hội Về phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước tổ chức công dân bảo vệ quyền tự dân chủ nhân dân Về công tác thi hành án, giải đơn thư, khiếu nại 1.2.2 nhiệm vụ, quyền hạn UBND quận Hai Bà Trưng có nhiệm vụ đạo, điều hành thực nhiệm vụ chương trình cơng tác tuần, tháng, q, năm; quản lý, hướng dẫn phường , đơn vị trực thuộc quận hoạt động quản lý Nhà nước theo luật tổ chức HĐND & UBND UBND quận thảo luận tập thể định theo đa số vấn đề sau: - Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, an ninh quốc phòng dài hạn hàng năm quận - Xây dựng chương trình công tác hàng năm UBND quận - Xây dựng quy chế làm việc UBND quận, công tác tổ chức máy thực chế độ quản lý cán theo phân cấp quy định Nhà nước - Kết luận khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán chủ chốt UBND quận quản lý vụ việc phức tạp theo quy định Luật khiếu nại tố cáo - Kiểm điểm, đánh giá công tác, đạo điều hành tập thể cá nhân, thành viên UBND quận hàng năm - Giải vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền UBND quận 1.2.3 Cơ cấu tổ chức Bộ máy UBND quận Hai Bà Trưng hoạt động theo Quyết định số 186/QĐ-UBND ngày 08 tháng 02 năm 2014 UBND quận Hai Bà Trưng việc ban hành Quy chế làm việc UBND quận Hai Bà Trưng nhiệm kỳ 2011 – 2016 Chủ tịch UBND quận ký văn trình UBND HĐND thành phố, Quyết định, thị UBND quận, văn thuộc thẩm quyền cá nhân Khi Chủ tịch vắng mặt giao cho Phó Chủ tịch ký thay (KT.) Phó Chủ tịch ký thay Chủ tịch văn xử lý vấn đề cụ thể, đạo chuyên môn nghiệp vụ thuộc lĩnh vực Chủ tịch phân cơng Quy trình xây dựng soạn thảo văn khâu quan trọng hoạt động quản lý quan đòi hỏi cán văn thư phải có hiểu biết sâu rộng trình độ chun mơn nghiệp vụ cao việc ban hành văn quan có chất lượng hiệu 2.3.2 Công tác quản lý văn đến Quản lý văn đến được chuyên viên Văn thư UBND quận thực theo quy định Nhà nước quy định UBND quận Bên cạnh việc quản lý văn theo hình thức truyền thống cách đăng ký văn sổ UBND quận Hai Bà Trưng ứng dụng công nghệ thông tin ứng dụng vào công tác quản lý văn đi, đến Tất văn đi, đến quan cập nhật phần mềm quản lý văn UBND quận để thuận tiện cho việc theo dõi việc quản lý văn hiệu UBND quận Hai Bà Trưng áp dụng quy trình ISO vào công tác quản lý văn quan Năm 2013, UBND quận áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào thực nhiệm vụ chun mơn, 100% phòng ban chun mơn phải xây dựng quy trình thực nhiệm vụ chuyên môn gắn với lập hồ sơ hành, công tác quản lý văn đến theo quy trình kiểm soát hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008, theo đó, cơng tác văn thư quận phường thực nghiêm túc, đảm bảo dung quy định, tất tài liệu văn UBND quận ban hành văn đến thông qua phận văn thư, cập nhật phần mềm quản lý văn đi- đến, theo dõi xử lý, theo hệ thống sổ sách đảm bảo quản lý cập nhật đầy đủ 13 Văn đến tất loại văn bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể fax, văn chuyển qua mạng, văn mật đơn thư) gửi đến quan, tổ chức Văn đến UBND quận Hai Bà Trưng chủ yếu qua đường bưu điện, số văn trực tiếp cán họp mang phần lớn thư khiếu nại cá nhân, đơn vị trực tiếp mang tới UBND quận quan quản lý Nhà nước địa phương trình hoạt động UBND quận phải nhận khối lượng văn đến lớn từ nhiều nguồn khác nhau, đặc biệt văn cấp đạo, hoạt động quan Công tác quản lý giải văn đến UBND quận Hai Bà Trưng cán văn thư kiêm nhiệm trực tiếp thực tiến hành theo quy trình sau: - Tiếp nhận kiểm tra văn đến + Tiếp nhận: tất loại văn đến không kể quan gửi đến đường tập trung phận văn thư thuộc văn phòng UBND xã để quản lý, theo dõi, giải Đối với đơn thư, khiếu nại, tố cáo cá nhân gửi đến tiếp nhận phận tiếp dân thuộc văn phòng + Kiểm tra: Khi tiếp nhận, cán văn thư kiêm nhiệm thực kiểm tra số lượng bì gửi đến bao nhiêu? Tình trạng bì ngun vẹn hay khơng? Văn gửi có quan hay khơng? Nếu khơng gửi lại cho bưu điện Trong trường hợp bì bị rách văn thư kiêm nhiệm có trách nhiệm báo cáo cho lãnh đạo để có biện pháp kịp thời lập văn đề nghị nhân viên bưu điện ký nhận - Phân loại, bóc bì + Phân loại: Sau kiểm tra, văn thư kiêm nhiệm tiến hành phân loại + Bóc bì: tiến hành sau: Chỉ bóc bì văn gửi chung cho quan Những văn có dấu hiệu “khẩn”, “thượng khẩn”, “hỏa tốc” phải bóc bì trước để giải cơng việc kịp thời Khi bóc bì không làm rách; làm chữ văn bản, tài liệu; địa nơi gửi dấu bưu điện phải giữ lại để tiện cho việc kiểm tra cần 14 thiết Cán văn thư kiêm nhiệm phải đối chiếu số, ký hiệu ghi ngồi bì với số, ký hiệu văn bì xem có sai sót hay khơng? Trường hợp có sai sót phải báo lại cho nơi gửi để giải Đối với văn đơn thư, khiếu nại, tố cáo bóc bì phải giữ lại bì đính kèm với văn để làm chứng Văn đến có kèm phiếu gửi, văn thư kiêm nhiệm tiến hành đối chiếu văn bì với phiếu gửi, nhận xong cán văn thư kiêm nhiệm ký nhận đóng dấu vào phiếu gửi gửi trả lại cho nơi gửi văn - Đóng dấu đến, ghi số đến ngày đến Cán văn thư văn phòng UBND quận Hai Bà Trưng thực tốt yếu tố Dấu đóng rõ ràng, ngắn vào khoảng trống số, ký hiệu trích yếu nội dung (đối với công văn) khoảng trống địa danh, ngày tháng năm ban hành văn Mẫu dấu đến UBND UBND quận Hai Bà Trưng Dấu đến in sẵn, có hình chữ nhật trình bày sau: UBND QUẬN HAI BÀ TRƯNG CÔNG VĂN ĐẾN Số:…………… Ngày:………… Số đến: Số đến số thứ tự đăng ký văn đến Số đến đánh liên tục, số 01 vào ngày đầu năm kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm Ngày đến: Ngày đến ngày, tháng, năm quan, tổ chức nhận văn (hoặc đơn, thư), đóng dấu đến đăng ký; ngày 10 tháng 1, phải thêm số trước; năm ghi hai chữ số cuối năm Kính chuyển: Ghi tên đơn vị cá nhân có trách nhiệm giải - Đăng ký văn đến Đăng ký văn đến ghi chép cập nhật thông tin cần thiết văn số, ký hiệu văn bản; ngày tháng năm ban hành văn bản…để thuận lợi cho việc quản lý theo dõi tiến độ giải văn đến 15 quan Việc đăng ký văn đến UBND xã Sen Chiểu thực phương pháp truyền thống Tất văn đến đăng ký sổ đăng ký văn đến bao gồm 09 cột với số lượng văn đến không nhiều nên UBND quận lập sổ đăng ký văn đến dùng chung cho tất loại văn Cán văn thư UBND quận Hai Bà Trưng hiểu thực theo trình tự đăng ký văn đến quan theo quy định, quy chế công tác văn thư Ghi đầy đủ nội dung thông tin từ cột 01 đến cột 06, từ cột 07 đến cột 09 sau trình lãnh đạo xem xét, cho ý kiến phân phối đến đơn vị cá nhân chủ trì giải văn thư kiêm nhiệm điền thơng tin vào cột lại Mẫu sổ đăng ký văn đến UBND quận Hai Bà Trưng trình bày sau: Bìa trang đầu sổ trình bày tương tự bìa sổ đăng ký công văn khác tên gọi “sổ đăng ký công văn đến” Phần đăng ký bên [Phụ lục 2; Tr.27] Khối lượng văn đến quan không nhiều, cụ thể: [6; Tr.15] STT TÊN LOẠI Công văn 01 Quyết định 02 Công văn 03 Kế hoạch 04 Tờ trình 05 Thơng tư Cơng văn đến 06 Trung ương 07 Địa phương 08 Khác NĂM 2016 4189 1183 221 260 278 4383 1395 432 16 - Trình văn đến Sau đăng ký xong thông tin cần thiết văn Cán văn thư kiêm nhiệm có nhiệm vụ trình lãnh đạo người có thẩm quyền giải vào nội dung văn đến xem xét ghi ý kiến đạo, phân công đơn vị, cá nhân thực giải vào dòng chuyển dấu đến Sau đó, cán văn thư kiêm nhiệm ghi vào sổ đăng ký văn đến vào cột đơn vị cá nhân nhận - Sao văn đến Sau nhận ý kiến đạo, phân phối giải lãnh đạo quan, văn thư kiêm nhiệm vào để thực việc văn gửi đến đối tượng có liên quan Việc văn UBND quận Hai Bà Trưng thực potocopy văn đến lưu văn thư văn phòng UBND quận Hai Bà Trưng - Chuyển giao văn đến Việc chuyển giao văn UBND quận thực nhanh chóng sau có ý kiến đạo lãnh đạo Cán văn thư kiêm nhiệm phải chuyển đến đối tượng có trách nhiệm xử lý, giải chuyển thời gian sớm nhằm phát huy hiệu lực tối đa văn đồng thời đảm bảo đạo kịp thời đến quan cấp - Giải quyết, theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Có thể nói, việc theo dõi, đôn đốc giải văn đến khâu quan trọng trình tổ chức quản lý giải văn đến ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ giải công việc quan Văn thư kiêm nhiệm có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến cho thời hạn, lãnh đạo người có trách nhiệm kiểm tra việc giải văn đến quan 2.3.3 Cơng tác quản lý sử dụng dấu Dấu thành phần thể thức bắt buộc phải có văn thể tính hợp pháp tính chân thực văn Trong hoạt động UBND 17 quận, dấu thủ tục hành quan hệ giao dịch quan, tổ chức; công cụ quan trọng tham gia quản lý Có thể nói, cơng tác quản lý sử dụng dấu nội dung công tác văn thư, yếu tố khơng thể thiếu thủ tục hành nói chung văn bản, giấy tờ nói riêng Văn phòng UBND quận Hai Bà Trưng nơi diễn hoạt động công tác văn thư đồng thời nơi sử dụng, cất giữ bảo quản dấu quan cán văn thư kiêm nhiệm người chịu trách nhiệm trực tiếp việc quản lý sử dụng dấu Hiện nay, UBND quận Hai Bà Trưng sử dụng loại dấu dấu quan; dấu chức danh, họ tên; dấu phòng ban (Đảng ủy, Hội phụ nữ)… Dấu UBND quận Hai Bà Trưng quản lý tập trung, thống văn phòng UBNDquận Cán văn thư người giữ đóng dấu Ủy ban đồng thời người trực tiếp đóng dấu lên tất văn bản, giấy tờ có chữ ký hợp lệ người có thẩm quyền đầy đủ thông tin cần thiết văn UBND quận Hai Bà Trưng áp dụng NĐ số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư quy định việc đóng dấu là: “Dấu phải đóng rõ ràng, ngắn, chiều, mực dấu quy định Khi đóng dấu lên chữ ký dấu phải đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn người ký văn định dấu đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên quan, tổ chức tên phụ lục Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu văn bản, tài liệu chuyên ngành thực theo quy định Bộ trưởng, Thủ trưởng quan quản lý ngành” [1; Tr.11] 2.3.4 Công tác lập hồ sơ hành Lập hồ sơ tập hợp xếp tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định Lập hồ sơ khâu quan trọng cuối cơng tác văn thư, mắt xích 18 gắn liền công tác văn thư công tác lưu trữ Lập hồ sơ hành người thực giải công việc lập, tiến hành đồng thời với q trình giải cơng việc Cơng việc đảm bảo văn bản, tài liệu phản ánh công việc, chất lượng hồ sơ nộp vào lưu trữ quan Vì lập hồ sơ mắt xích công tác văn thư với công tác lưu trữ khâu cuối công tác văn thư khơng thực tốt gây khó khăn cho cơng tác lưu trữ Điều đòi hỏi khâu cuối công tác văn thư cần thực cách khoa học mang lại hiệu cao cho công tác văn thư công tác lưu trữ Tiểu kết: Trong chương 2, sâu tìm hiểu thực trạng cơng tác văn thư Ủy ban nhân UBND quận Hai Bà Trưng tình hình tổ chức cán làm cơng tác văn thư, hoạt động quản lý hoạt động nghiệp vụ để từ đưa đánh giá cách khách quan Những vấn đề tìm hiểu chương sở để tiến hành nội dung chương 19 Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN HAI BÀ TRƯNG 3.1 Đánh giá chung công tác văn thư UBND quận Hai Bà Trưng 3.1.1 Ưu điểm Mơ hình làm việc xã tương đối hợp lý, phòng, ban phân cơng nhiệm vụ cụ thể làm tốt công việc thuộc phạm vị chức Cơng tác văn thư thực theo quy định Nhà nước cấp Việc xây dựng ban hành văn đạo, hướng dẫn công tác văn thư tăng cường Những văn quản lý Nhà nước quan cấp tiền đề sở pháp lý giải công việc hàng ngày Từ đó, khâu nghiệp vụ cơng tác văn thư thực theo quy định Nhà nước mang lại hiệu cao Cán văn thư có chun mơn nghiệp vụ cao, giàu kinh nghiệm nhiệt tình cơng việc nên cơng việc giải nhanh chóng đạt hiệu cao Cơng tác soạn thảo văn thực tương đối tốt Văn ban hành quy trình đảm bảo yếu tố thể thức kỹ thuật trình bày, thông tin văn đảm bảo an tồn bí mật tạo điều kiện thuận lợi cho việc giải công việc Công tác quản lý văn tổ chức tốt quy định Nhà nước tổ chức tốt tất khâu nghiệp vụ từ đánh máy, in văn bản, trình ký đến việc đóng dấu Cơng tác quản lý giải văn đến tập trung đầu mối văn phòng UBND quận, trực tiếp tiếp nhận cán văn thư giúp cho việc kiểm tra văn nhanh chóng, xác, đáp ứng u cầu cung cấp thông tin quy trách nhiệm văn giao cho cá nhân, tổ chức giải chưa xử lý kịp thời dễ dàng thuận lợi Việc tổ chức quản lý sử dụng dấu UBND quận thực 20 tương đối tốt, dấu cán văn thư kiêm nhiệm quản lý chặt chẽ, cẩn thận quy định Nhà nước Ngồi ra, UBND quận đầu tư số trang thiết bị phục vụ cho cơng tác văn thư máy tính, máy in, máy potocopy số đồ dùng văn phòng phẩm ghim, giấy in, bút viết… 3.1.2 Hạn chế Bên cạnh ưu điểm UBND quận Hai Bà Trưng tồn số hạn chế: Cơng tác soạn thảo văn có số sai sót như: khơng có chữ ký nháy, kỹ nghiệp vụ soạn thảo thấp (căn lề văn bản, cỡ chữ, kiểu chữ, phơng chữ chưa xác), ngơn ngữ diễn đạt khơng giống với văn hành Chưa xây dựng danh mục hồ sơ gây khó khăn cho việc tra tìm, khai thác, sử dụng tài liệu Từ đó, phòng ban, đơn vị quan bị động việc lập hồ sơ dẫn đến việc thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan bị hạn chế Đây nguyên nhân dẫn đến tình trạng tài liệu tồn đọng, gây tốn kém, lãng phí cho cơng tác chỉnh lý sau Các văn bản, tài liệu tồn đọng, tích đống chưa phân loại, chỉnh lý gây khó khăn việc tra tìm, khai thác, sử dụng văn Những văn phòng ban, đơn vị bị thất lạc cản trở cho việc giải công việc quan 3.2 Những đề xuất nhằm nâng cao hiệu Bên cạnh đổi mà quan đạt UBND quận Hai Bà Trưng cần thay đổi số mặt hạn chế để công tác văn thư vào nề nếp đạt hiệu tốt Sau xin đưa số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác văn thư UBND quận Hai Bà Trưng sau: Đầu tiên, lãnh đạo cần quan tâm sát đến công tác văn thư Chú trọng đào tạo, bồi dưỡng trình độ chuyên môn cho cán văn thư cách tạo điều kiện cho cán văn thư tập huấn, học lớp bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ để nâng cao trình độ Ngồi ra, hàng tháng tổ chức hội 21 nghị tổng kết công tác văn thư để rút kinh nghiệm, đánh giá điểm chưa đạt từ đề phương hướng, nhiệm vụ cụ thể để khắc phục hạn chế nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư UBND quận cần thực nghiêm túc văn quy phạm pháp luật Nhà nước quy định cụ thể công tác văn thư, quy định rõ trách nhiệm người q trình giải cơng việc quan Văn thư cần thường xuyên cập nhật văn Đảng Nhà nước ban hành để thực theo quy định Nhà nước công tác văn thư Ban lãnh đạo cần trang bị thêm số thiết bị văn phòng đại máy fax, máy hủy tài liệu nhằm tạo điều kiện thuận lợi đáp ứng nhu cầu cần thiết cho công tác văn thư Đưa công nghệ thông tin vào phục vụ công tác văn thư nhiều để cơng tác tiến hành nhanh chóng, xác đáp ứng nhu cầu đòi hỏi ngày cao công tác văn thư Để cán văn thư kiêm nhiệm phát huy hết lực đơn vị phải tạo cho họ tâm lý thật thoải mái Hàng tháng nên tổ chức bình xét thi đua cán có khuyến khích cán tích cực cơng việc Điểm hạn chế cơng tác văn thư UBND quận Hai Bà Trưng việc lập hồ sơ đơn vị, phòng ban Vì vậy, cần xây dựng danh mục hồ sơ để từ đơn vị, phòng ban chủ động việc lập hồ sơ, vào danh mục hồ sơ để mở hồ sơ cách đầy đủ Đây để lãnh đạo kiểm tra, giám sát, đơn đốc phòng ban lập hồ sơ Biết quan cần lập hồ sơ lập Từ quy trách nhiệm đơn vị, cá nhân chưa hoàn thành phần việc mà giao phó 22 Tiểu kết: Trong chương 3, mạnh dạn đưa ưu điểm, hạn chế số giải pháp nhằm nâng cao, hồn thiện cơng tác văn thư UBND quận Hai Bà Trưng Qua đó, tơi thấy công tác văn thư quan tâm nhiên nhiều vấn đề cần khắc phục 23 KẾT LUẬN Cùng với phát triển khơng ngừng xã hội đòi hỏi lĩnh vực cần phải có mắt xích liên kết với để máy hoạt động hiệu Trong mắt xích khơng thể khơng kể đến công tác văn thư Công tác văn thư hoạt động quan trọng thiếu hình thành phát triển quan, tổ chức Qua trình thực đề tài này, tơi trang bị thêm cho nhiều kiến thức kinh nghiệm cho thân Có thể thấy khoảng cách lý thuyết thực tế khác đòi hỏi người làm cán văn thư phải biết tìm tòi, học hỏi, trau dồi kiến thức để hoàn thiện thân đưa hiệu suất công việc lên Qua chương, tơi trình bày số vấn đề lý luận công tác văn thư, khái quát đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND quận Hai Bà Trưng, sâu tìm hiểu thực trạng cơng tác văn thư đây, qua đưa đánh giá cách khách quan Đây hội tốt giúp vận dụng kiến thức học vào thực tiễn từ có nhìn tồn diện, khách quan cơng việc sau 24 TÀI LIỆU THAM KHẢO Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư Nguyễn Thị Hiền(2014), Báo cáo thực tập “Công tác văn thư UBND quận Hai Bà Trưng- thành phố Hà Nội”; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; Trường Cao đẳng Văn thư – Lưu trữ Trung ương I (2007), Giáo trình nghiệp vụ cơng tác văn thư, Nhà xuất Văn hóa thơng tin, Hà Nội Ủy ban nhân dân quận Hai Bà Trưng (2015), Văn đi, Ủy ban nhân dân quận Hai Bà Trưng , Hà Nội Ủy ban nhân dân quận Hai Bà Trưng (2015), Văn đến, Ủy ban nhân dân quận Hai Bà Trưng , Hà Nội Vương Đình Quyền (2005), Lý luận Phương Pháp công tác văn thư, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội; 25 PHỤ LỤC PHỤ LỤC 1: Sơ đồ cấu tổ chức UBND quận Hai Bà Trưng Chủ tịch PCT phụ trách Kinh tế Phòng Nội vụ PCT phụ trách Đất đai Phòng VH-TT Phòng Tư pháp Phòng TN-MT Phòng TC-KH Phòng GD-ĐT Thanh tra quận Phòng QLĐT Phòng Kinh tế Phòng Y tế Cơng an BBT GPMB Ban QLDA XDHT KTXQ Phòng TĐTB&XH BCH quân Ban QLDA Ban QL chợ Trung tâm DSKHH GĐ BQL Hồ Tây TT PTQĐ &QLĐTHT Chi cục thuế Trung tâm TDTT Đội TTXD Trạm thú y Trung tâm Y tế Đội TTGTVT ĐộiThịtrường QL số 11 Trung tâm VH Điện lực TH VP HĐND &UBND PCT phụ trách Văn xã Trung tâm dậy nghề 26 PHỤ LỤC Phần đăng ký bên văn đến UBND quận Hai Bà Trưng Ngà y đến (1) Tên loại Số Tác Số, ký Ngày trích Đơn vị Ký Ghi đến giả hiệu tháng yếu nội người nhận nhận (5) dung (6) (7) (8) (9) (2) (3) (4) Hướng dẫn ghi: Cột 1: Ghi theo ngày, tháng ghi dấu “Đến” Cột 2: Ghi theo số ghi dấu “Đến” Cột 3: Ghi tên quan, tổ chức ban hành văn họ tên, địa người gửi đơn, thư Cột 4: Ghi số ký hiệu văn đến Cột 5: Ghi ngày, tháng, năm văn đến đơn, thư Đối với ngày 10 tháng 1, phải thêm số trước; năm ghi hai chữ số cuối năm Cột 6: Ghi tên loại văn đến (trừ công văn; tên loại văn viết tắt) trích yếu nội dung Cột 7: Ghi tên đơn vị cá nhân nhận văn đến ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải người có thẩm quyền 27 ... đề tài .1 Lịch sử nghiên cứu vấn đề .1 Mục tiêu nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Bố cục đề tài... hành trang vô quý báu với đường nghiên cứu sau Đối tượng nghiên cứu Công tác quản lý văn đến văn thư Ủy ban nhân quận Hai Bà Trưng- thành phố Hà Nội Phạm vi nghiên cứu - Không gian: Ủy ban nhân... để viết chương chương 3 Mục tiêu nghiên cứu Đề tài thực để nghiên cứu công tác văn thư Ủy ban nhân dân quận Hai Bà Trưng Qua đây, giúp kiểm chứng lại kiến thức học ngồi ghế nhà trường đồng thời