MÔN: KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN Bài 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN

Khái niệm văn bản quản lý nhà nước • Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý thành văn được văn bản hóa do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trìn

MÔN: KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN

Bài 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG

TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN

GIẢNG VIÊN NGUYỄN TRUNG TÍN

1 KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ VĂN BẢN

• 1.1 Khái niệm văn bản

* Khái niệm văn bản theo nghĩa hẹp

Văn bản là các tài liệu, giấy tờ…được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp (hay còn gọi là tổ chức) Bao gồm các chỉ thị, thông tư, nghị quyết, nghị định, đề án công tác, báo cáo, đơn từ…

* Khái niệm văn bản theo nghĩa rộng

• Văn bản là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu hay ghi bằng ngôn ngữ Ví dụ bia đá, câu đối, chúc thư, tác phẩm văn học nghệ thuật, công trình khoa học kỹ thuật, công văn, giấy tờ, khẩu hiệu, băng ghi âm…ở các cơ quan doanh nghiệp.

1.2 Khái niệm văn bản quản lý

nhà nước

• Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý thành văn (được văn bản hóa) do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được nhà nước đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh mối quan hệ quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân.

• Các văn bản hình thành trong quản lý là phương tiện quan trọng để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý hoặc các thông tin cần thiết hình thành trong quá trình quản lý

• Văn bản quản lý nhà nước thể hiện

ý chí, mệnh lệnh của các cơ quan nhà nước đối với cấp dưới Đó là hình thức cụ thể hóa pháp luật; là phương tiện để điều chỉnh những quan hệ xã hội thuộc phạm vi quản

lý của nhà nước.

1.2.1 Nhìn chung các văn bản quản lý thường mang một số yếu tố nổi bật sau đây trong nội

dung của chúng

1.2.2 Phân biệt văn bản quản lý nhà

nước và các loại tài liệu, văn bản khác

• Một trong những đặc trưng nổi bật của văn bản quản lý là hiệu lực pháp lý của chúng trong quá trình quản lý nhà nước.

• Các văn bản quản lý nhà nước mang tính quyền lực nhà nước.

• Văn bản quản lý nhà nước có thể thức riêng, được quy định bởi các cơ quan nhà nước có thẩm quyền Sự hình thành các văn bản quản

lý nhà nước được thực hiện theo một quy trình xác định.

1.2.3 Căn cứ vào chức năng của văn bản pháp quy trong quản lý nhà nước, người

ta còn chia ra hai loại văn bản:

• - Văn bản quy phạm pháp luật:

• Là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành, chứa đựng các quy tắc xử sự chung áp dụng cho mọi đối tượng và được lặp đi lặp lại nhiều lần, áp dụng trên quy mô toàn quốc hoặc từng địa phương.

• - Văn bản cá biệt (văn bản áp dụng pháp luật)

• Chỉ chứa đựng các quy tắc xử sự riêng

do cơ quan nhà nhà nước có thẩm quyền ban hành theo chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn của mình để giải quyết những vụ việc cụ thể đối với những đối tượng cụ thể….

• Văn bản do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ: Quyết định, chỉ thị, thông tư.

• Văn bản do Hội đồng thẩm phán Toà án nhân dân tối cao Quyết định, chỉ thị, thông tư của Chánh án Toà án nhân dân tối cao, của Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao.

• Nghị quyết, thông tư liên tịch giữa các cơ quan nhà nước có thẩm quyền, giữa các cơ quan nhà nước có thẩm quyền với các tổ chức chính

• Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân ban hành nghị quyết và quyết định, chỉ thị để thi hành văn bản quy phạm pháp luật của Quốc hội và văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên; văn bản do Uỷ ban nhân dân ban hành còn để thi hành nghị quyết của Hội đồng

1.3 Văn bản hành chính

• 1.3.1.Khái niệm

• Văn bản hành chính được sử dụng thường xuyên trong các cơ quan, doanh nghiệp hay các tổ chức nhằm trao đổi, truyền đạt các thông tin từ tổ chức này sang tổ chức khác hay trong nội bộ, đề ra các yêu cầu, phục vụ các quan hệ giao dịch, trao đổi công tác, phối hợp với nhau cùng giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức.

• Văn bản hành chính vừa có ý nghĩa pháp lý, vừa có ý nghĩa thực tiễn trong quản lý nhà nước, quản lý kinh tế - xã hội.

Hệ thống văn bản hành chính

bao gồm các loại:

- Văn bản hành chính cá biệt;

- Văn bản hành chính thông thường có tên gọi;

- Văn bản hành chính thông thường không có tên gọi.

1.3.2 Hình thức

* Văn bản hành chính thông thường có tên gọi:

• - Thông báo: là loại văn bản dùng

để thông tin về những nội dung và kết quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức hoặc truyền đạt kịp thời các văn bản pháp quy quan trọng của các cơ quan có thẩm quyền tới các đối tượng liên quan.

• - Thông cáo: là loại văn bản dùng

để công bố một sự kiện quan trọng

về đối nội, đối ngoại của của Quốc hội, hoặc Chính phủ, đôi khi còn được dùng để công bố một quyết định, chỉ thị, quan trọng có tính mệnh lệnh.

• - Chương trình: Là hình thức văn bản dùng để trình bày dự kiến về những hoạt động trong một thời gian nhất định.

• - Kế hoạch công tác (đề án công tác):

Là hình thức văn bản nhằm trình bày

có hệ thống dự kiến về một công việc trong một thời gian nhất định

• - Tờ trình: là loại văn bản chủ yếu để đề xuất với cơ quan quản lý cấp trên phê

một phương án công tác, một công trình xây dựng, một chính sách, chế độ…và chỉ khi có sự phê chuẩn của cấp trên thì cơ quan trình báo mới được tiến hành triển khai nội dung đã

- Báo cáo:

• là loại văn bản hành chính có tính chất tổng hợp các thông tin trong phạm vi hoạt động tác nghiệp hoặc các mối quan hệ của chủ thể để báo cáo với cấp trên hoặc thông tin cho các chủ thể khác theo các chủ đề, các yêu cầu định trước nhằm phục vụ các yêu cầu tổng kết, rút kinh nghiệm, cá nhân điển hình, công nhận hoặc làm căn cứ để ban

• Báo cáo thường có bốn loại:

• Báo cáo sơ kết,

• tổng kết định kỳ,

• báo cáo bất thường,

• báo cáo chuyên đề,

• - Biên bản: là loại văn bản ghi chép lại đầy đủ toàn bộ thông tin về các sự kiện thực tế xảy

ra trong các hoạt động quản lý, giao dịch, hợp đồng và các hoạt động khác có tính pháp lý.

Biên bản bao gồm

• Biên bản bàn giao, tiếp nhận công tác;

• Biên bản ghi chép các sự việc đã xảy

ra để làm căn cứ cho những quyết định

xử lý thích hợp;

• Biên bản hội nghị;

• Biên bản hợp đồng.

• - Công điện

• Là hình thức văn bản dùng để thông tin hoặc truyền đạt mệnh lệnh của tổ chức hoặc của người có thẩm quyền trong những trường hợp khẩn cấp.

• - Giấy chứng nhận

• Là hình thức văn bản dùng để cấp cho cán

bộ công nhân viên đi liên hệ công tác, giao dịch để thực hiện nhiệm vụ được giao hoặc giải quyết các công việc cần thiết của bản thân.

• - Giấy ủy nhiệm

Là văn bản dùng để ghi nhận sự thỏa thuận giữa người có thẩm quyền (hoặc người đại diện theo pháp luật) và người được ủy nhiệm Theo đó người được ủy nhiệm thực hiện quyền hoặc nghĩa vụ thay cho người có quyền.

- Giấy mời

Là hình thức văn bản dùng

để mời đại diện của cơ quan hay cá nhân tham dự cuộc họp hay hội nghị nào đó…

• - Giấy giới thiệu

Là loại văn bản dùng để cấp cho cán bộ, công nhân viên liên hệ giao dịch hay công tác để hoàn thành nhiệm vụ được giao.

• - Giấy nghỉ phép

• Là hình thức văn bản dùng để cấp cho cán bộ, công nhân viên khi được nghỉ phép xa nơi công tác, dùng để thay giấy đi đường và làm căn cứ để thanh toán tiền đi đường và các chế độ có liên quan.

• - Giấy đi đường

Là hình thức văn bản cấp cho cán bộ khi được cử đi công tác dùng để tính tiền công tác phí trong thời gian đi công tác.

• - Giấy biên nhận hồ sơ

Là loại văn bản dùng để xác nhận số lượng và loại hồ sơ, giấy tờ do cơ quan hoặc cá nhân khác gởi đến.

• - Phiếu gởi

Là hình thức văn bản kèm theo văn bản đi (công văn đi) Người nhận văn bản có nhiệm vụ ký xác nhận vào phiếu gởi và gởi trả lại cho cơ quan gởi Đây là bằng chứng cho việc gởi văn bản đi.

• - Phiếu chuyển

Là loại văn bản dùng để chuyển hồ sơ, tài liệu của

cơ quan, tổ chức, cá nhân đến bộ phận khác để tiếp tục giải quyết.

* Văn bản hành chính thông thường

không có tên gọi (công văn)

• Là loại văn bản dùng để làm phương tiện giao dịch hành chính giữa các cơ quan, đơn vị hoặc giữa các cơ quan, đơn vị với công dân Phạm vi sử dụng của công văn rất rộng liên quan đến các lĩnh vực, hoạt động thường xuyên của cơ quan doanh nghiệp.

• * Công văn hành chính: Là hình thức văn bản hành chính được sử dụng phổ biến nhằm trao đổi thông tin về quy định của nhà nước trong các hoạt động giao dịch, trao đổi công tác với các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp bên ngoài, cấp trên và cấp dưới trực thuộc; nhằm đề nghị giải quyết, phúc đáp, yêu cầu…tới các chủ thể cần giao dịch,

• - Công văn phúc đáp: Là loại công văn giải thích hoặc trả lời các yêu cầu hoặc thắc mắc, khiếu nại của các chủ thể có quan hệ hoặc có quyền lợi liên quan tới chức năng, nhiệm vụ của tổ chức ban hành công văn.

• - Công văn đôn đốc: Là loại công văn nhắc nhở trách nhiệm, chấn chỉnh hoạt động của cấp dưới hoặc các chủ thể khác có trách nhiệm thi hành một nghĩa vụ pháp lý nào đó.

• - Công văn giao dịch: Là loại công văn thông tin cho các tổ chức bên ngoài hoặc ngang cấp cần thiết về những yêu cầu và điều kiện, giải thích các lý do không thực hiện đúng các thỏa thuận

đã cam kết trước đó.

• - Công văn mời họp;

• - Công văn chỉ đạo;

• - Công văn cám ơn…

• Ngoài ra còn có các hình thức công văn hành chính khác như: Công văn chiêu sinh, triệu tập hội nghị, mời dự sinh hoạt…

2 CHỨC NĂNG CỦA VĂN BẢN

• 2.1 Chức năng thông tin

• Đây là chức năng tổng quát nhất của văn bản quản lý nói chung Các hình thức ghi tin và truyền đạt thông tin hiện nay rất phong phú Tuy nhiên trong hoạt động quản lý, văn bản vẫn là phương tiện chủ yếu.

• Truyền đạt thông tin chủ yếu qua văn bản được xem là hình thức thuận lợi và đáng tin cậy nhất Đặc biệt đóng vai trò quan trọng và hiệu quả là sự ghi chép

và truyền đạt thông tin theo phương pháp kết hợp văn bản với kỹ thuật truyền thông hiện đại Hiện nay, người

ta đã có thể truyền qua vô tuyến không chỉ nội dung mà cả hình thức một văn

Chức năng thông tin của văn bản thể

hiện qua các mặt sau đây:

• Ghi lại các thông tin quản lý;

• Truyền đạt thông tin quản lý từ nơi này đến nơi khác trong hệ thông quản lý hay từ cơ quan đến nhân dân.

• Giúp các cơ quan thu nhận những thông tin cần cho hoạt động quản lý;

• Giúp các cơ quan đánh giá các thông tin thu được qua hệ thống truyền đạt

• Dưới dạng văn bản thông tin

thường có ba loại:

• Quá khá;

• Hiện hành;

• Dự báo.

2.2 Chức năng pháp lý

Chức năng này thể hiện ở các phương diện dưới đây:

• Ghi lại các quy phạm pháp luật và các quan

hệ về mặt luật pháp tồn tại trong xã hội.

• Là cơ sở pháp lý cho hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức, đoàn thể…

• Là sản phẩm của sự vận dụng các quy phạm pháp luật vào đời sống thực tế.

2.3 Chức năng quản lý

• Chức năng quản lý một số loại văn bản được hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức gắn liền với khả năng làm công cụ điều hành cho hoạt động của các cơ quan đó Chức năng này xuất hiện khi văn bản được

sử dụng để thu thập thông tin, ban hành và tổ chức thực hiện các quyết

2.4 Chức năng văn hóa

• Văn hóa biểu hiện quá trình tự phát triển của con người và luôn luôn gắn liền với quá trình lao động nhằm nhận thức và cải tạo hợp lý thế giới khách quan được biểu hiện dưới nhiều hình thức khác nhau.

• Xem xét văn bản dưới quan điểm văn hóa chúng ta có thể thấy văn bản cũng là sản phẩm sáng tạo của con người được hình thành trong quá trình lao động và cải tạo thế giới.

• Có thể thấy trong các văn bản quản lý được ban hành có các chế định cơ bản của nếp sống, văn hóa trong từng thời kỳ lịch sử khác nhau của sự phát triển xã hội.

2.5 Chức năng văn hóa - xã hội

• Văn bản có khả năng góp phần thúc đẩy hoặc kìm hãm sự phát triển các quan hệ xã hội khác nhau Văn bản ban hành một cách chuẩn xác sẽ có vai trò tích cực trọng việc xây dựng và giữ gìn các chế định xã hội phù hợp với nhu cầu của sự tiến bộ chung Văn bản cũng có thể phá vỡ hoặc hình thành

• Ngoài ra văn bản còn có các chức năng khác như: chức năng thông kê, chức năng giao tiếp, chức năng sử liệu…

3 YÊU CẦU VỀ NỘI DUNG CỦA

VĂN BẢN

• 3.1 Tính mục đích

• Trước khi soạn thảo văn bản, cần xác định mục tiêu và giới hạn điều chỉnh của văn bản, phải trả lời được các vấn đề:

• - Văn bản ban hành để làm gì ?

• - Giải quyết công việc gì ?

• - Mức độ giải quyết đến đâu ?

• - Kết quả của việc thực hiện văn bản là gì ?

• - Văn bản chuẩn bị ban hành thuộc thẩm quyền của ai và thuộc loại nào ?

• - Phạm vi tác động của văn bản đến đâu ?

• Tính mục đích của văn bản còn thể hiện ở phương diện mức độ phản ánh các mục tiêu trong đường lối, chính sách của tổ chức.

• Đảm bảo sự logic về nội dung, sự nhất quán về chủ đề, bố cục chặt chẽ.

• Sử dụng tốt văn phong hành chính.

• Đảm bảo tính hệ thống của văn bản.

• Nội dung văn bản phải có tính dự báo cao.

• Nội dung và cách thức trình bày cần

3.3 Tính đại chúng

• Đối tượng thi hành chủ yếu của văn bản là các tầng lớp nhân dân có trình độ học vấn khác nhau, do vậy văn bản phải có nội dung dễ hiểu, dễ nhớ, phù hợp với trình độ dân trí.

• Tính dân chủ của văn bản có được khi:

• Phản ánh được nguyện vọng của nhân dân, vừa có tính thuyết phục, vừa động viên.

• Các quy định cụ thể trong văn bản không trái với các quy định trong Hiến pháp, Luật về quyền lợi và nghĩa vụ công dân.

3.4 Tính công quyền

• Tính công quyền cho thấy tính cưỡng chế, bắt buộc thực hiện ở những mức độ khác nhau của văn bản Nghĩa là văn bản thể hiện quyền lực nhà nước, đòi hỏi mọi người phải tuân theo.

• Tính công quyền là nội dung của văn bản quy phạm pháp luật phải được trình bày dưới dạng các quy phạm pháp luật Nội dung của mỗi quy phạm pháp luật đều thể hiện hai mặt:

3.5 Tính khả thi

• Tính khả thi là sự kết hợp đúng đắn và hợp lý các yêu cầu vừa nêu trên Không đảm bảo được tính mục đích, tính phổ thông đại chúng, tính khoa học, tính quy phạm (tính pháp lý, quản lý) thì văn bản khó có khả năng thực hiện được.

Ngoài ra, để các nội dung của văn bản được thi hành đầy đủ và nhanh chóng, văn bản còn phải hội đủ các điều kiện sau đây:

• Nội dung văn bản phải đưa ra những yêu cầu về trách nhiệm thi hành hợp lý, nghĩa là phù hợp với trình độ, năng lực, khả năng vật chất của chủ thể thi hành.

• Khi quy định các quyền cho chủ thể phải kèm theo các điều kiện đảm bảo thực hiện quyền đó.

• Đồng thời phải nắm vững điều kiện, khả năng mọi mặt của đối tượng thực hiện văn bản nhằm xác lập trách nhiệm của họ trong các văn bản cụ thể.

4 YÊU CẦU VỀ THỂ THỨC

CỦA VĂN BẢN

• Khái niệm về thể thức văn bản

• Thể thức của văn bản là những yếu tố hình thức và nội dung có tính bố cục

đã được thể chế hóa Các yếu tố thể thức tùy theo tính chất của mỗi loại văn bản mà có thể được bố trí theo những

mô hình kết cấu khác nhau tạo thành

cơ cấu văn bản.

• Cơ cấu văn bản được hiểu là

bố cục các phần, các ý, các câu

và các yếu tố hình thức liên kết với nhau theo chủ đề nhất định nhằm tạo nên chỉnh thể thống nhất của văn bản.

Dấu thu hồi và chỉ về phạm vi lưu hành

1

4

1 2

5b

3

2

4 1

5a Trích yếu nội dung CV

6 Nội dung văn bản;

7 a, b, c Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;

8 Dấu của cơ quan, tổ chức;

9 a, b.Nơi nhận;

10 a Dấu chỉ mức độ mật;

11 Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành.

E-4.1.2 Thể thức của văn bản chuyên ngành

• Thể thức và kỹ thuật trình bày của văn bản chuyên ngành do

Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành quy định sau khi thỏa thuận, thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ và

4.1.3 Thể thức văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội

bày của các tổ chức này

do người đứng đầu cơ quan Trung ương của các

tổ chức này quy định.

• 4.1.4 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trao đổi với các cơ quan, tổ chức, cá nhân người nước ngoài

• Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trao đổi với các cơ quan, tổ chức, cá nhân người nước ngoài được thực hiện theo thông lệ quốc tế.