MÔN: KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN Bài 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN

MÔN: KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN Bài 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN GIẢNG VIÊN NGUYỄN TRUNG TÍN 1 1 KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ VĂN BẢN • 1.1 Khái niệm văn bản * Khái niệm văn bản theo nghĩa hẹp Văn bản là các tài liệu, giấy tờ…được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp (hay còn gọi là tổ chức) Bao gồm các chỉ thị, thông tư, nghị quyết, nghị định, đề án công tác, báo cáo, đơn từ… 2 * Khái niệm văn bản theo nghĩa rộng • Văn bản là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu hay ghi bằng ngôn ngữ Ví dụ bia đá, câu đối, chúc thư, tác phẩm văn học nghệ thuật, công trình khoa học kỹ thuật, công văn, giấy tờ, khẩu hiệu, băng ghi âm…ở các cơ quan doanh nghiệp 3 1.2 Khái niệm văn bản quản lý nhà nước • Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý thành văn (được văn bản hóa) do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được nhà nước đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh mối quan hệ quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân 4 • Các văn bản hình thành trong quản lý là phương tiện quan trọng để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý hoặc các thông tin cần thiết hình thành trong quá trình quản lý của các cơ quan 5 • Văn bản quản lý nhà nước thể hiện ý chí, mệnh lệnh của các cơ quan nhà nước đối với cấp dưới Đó là hình thức cụ thể hóa pháp luật; là phương tiện để điều chỉnh những quan hệ xã hội thuộc phạm vi quản lý của nhà nước 6 1.2.1 Nhìn chung các văn bản quản lý thường mang một số yếu tố nổi bật sau đây trong nội dung của chúng • - Yếu tố pháp lý; • - Yếu tố quản lý lãnh đạo; • - Yếu tố kinh tế - xã hội; • - Yếu tố văn hóa – lịch sử 7 1.2.2 Phân biệt văn bản quản lý nhà nước và các loại tài liệu, văn bản khác • Một trong những đặc trưng nổi bật của văn bản quản lý là hiệu lực pháp lý của chúng trong quá trình quản lý nhà nước • Các văn bản quản lý nhà nước mang tính quyền lực nhà nước • Văn bản quản lý nhà nước có thể thức riêng, được quy định bởi các cơ quan nhà nước có thẩm quyền Sự hình thành các văn bản quản lý nhà nước được thực hiện theo một quy trình xác định 8 1.2.3 Căn cứ vào chức năng của văn bản pháp quy trong quản lý nhà nước, người ta còn chia ra hai loại văn bản: • - Văn bản quy phạm pháp luật: • Là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành, chứa đựng các quy tắc xử sự chung áp dụng cho mọi đối tượng và được lặp đi lặp lại nhiều lần, áp dụng trên quy mô toàn quốc hoặc từng địa phương 9 • - Văn bản cá biệt (văn bản áp dụng pháp luật) • Chỉ chứa đựng các quy tắc xử sự riêng do cơ quan nhà nhà nước có thẩm quyền ban hành theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình để giải quyết những vụ việc cụ thể đối với những đối tượng cụ thể… 10 • Trường hợp thay mặt tập thể ký: • Thì phải ghi chữ viết tắt “TM” vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc cơ quan, tổ chức Ví dụ: TM ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH Võ Trường Sinh 110 TRƯỜNG HỢP KÝ THAY NGƯỜI ĐỨNG ĐẦU CƠ QUAN, TỔ CHỨC • Thì phải ghi chữ “KT” vào trước chức vụ của người đứng đầu “KT” là hình thức được áp dụng khi người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho cấp phó của mình phụ trách ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công Ví dụ: TM ỦY BAN NHÂN DÂN KT CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Phạm Phước Như 111 TRƯỜNG HỢP KÝ THỪA LỆNH • Phải viết tắt chữ “TL” vào trước chức vụ của Thủ trưởng Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế hoạt động hoặc quy chế công tác của cơ quan, tổ chức TL GIÁM ĐỐC TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH 112 TRƯỜNG HỢP THỪA UỶ QUYỀN • Phải ghi chữ viết tắt “TUQ” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức • Là hình thức áp dụng trong trường hợp đặc biệt, thủ trưởng có thể ủy quyền cho cán bộ phụ trách dưới mình một cấp ký những văn bản mà theo quy định pháp luật Thủ trưởng phải ký 113 • Việc giao ký thừa ủy quyền phải được lập thành văn bản và giới hạn phạm vi ủy quyền trong một thời hạn nhất định Và không được ủy quyền lại cho người khác TUQ GIÁM ĐỐC TRƯỞNG PHÒNG HỘ TỊCH 114 TRƯỜNG HỢP KÝ “QUYỀN” • Là hình thức ký được áp dụng cho trường hợp cấp phó được cơ quan có thẩm quyền giao thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của Thủ trưởng cơ quan khi Thủ trưởng vắng mặt trong thời gian dài hoặc cấp phó đó chưa được bổ nhiệm chính thức khi khuyết Thủ trưởng Ví dụ: Q.GIÁM ĐỐC 115 QUY ĐỊNH CHỨC VỤ NGƯỜI KÝ • Chức vụ ghi trong văn bản là chức danh lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức • Chỉ ghi chức danh như: Bộ trưởng, Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Giám đốc…không ghi lại tên cơ quan, trừ các văn bản liên tịch do nhiều cơ quan ban hành hoặc văn bản ký thừa lệnh, thừa ủy quyền vv 116 • Về mặt pháp lý, khi một văn bản được ban hành thì dù ký dưới chức danh Thủ trưởng hay cấp dưới ký hoặc thừa lệnh đều có giá trị như nhau • Phải ký đúng thẩm quyền, ký một lần ở một bản duy nhất • Không ký trên giấy nền để in thành nhiều bản • Không dùng bút chì, mực đỏ hay mực dễ phai nhạt để ký 117 • Khoản cách từ yếu tố chức vụ đến họ tên đầy đủ là 30 mm • Đối với văn bản có từ hai thẩm quyền ký trở lên như văn bản liên tịch, hợp đồng, biên bản…thì thẩm quyền ký được giàn đều sang hai bên; 118 • Thẩm quyền ký của cơ quan chủ trì, hoặc của cơ quan thẩm quyền cao nhất được trình bày trên cùng, bên phải, đồng thời phải nhắc lại cơ quan, tổ chức ban hành BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI CHÍNH BỘ TRƯỞNG BỘ CÔNG THƯƠNG 119 HỌ TÊN NGƯỜI KÝ • Ghi đầy đủ tên, họ của người ký văn bản với phông chữ 13-14 • Văn bản quy phạm pháp luật không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác • Trừ văn bản của các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, nghiên cứu khoa học 120 DẤU CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC • Dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được đóng ngay ngắn, rõ ràng • Đóng trùm lên 1/3 chữ ký, lệch về bên trái • Dấu được đóng bằng màu đỏ tươi, màu quốc kỳ • Không được đóng dấu khống chỉ • Dấu phải đúng tên cơ quan, tổ chức 121 NƠI NHẬN VĂN BẢN • Nơi nhận văn bản phông 11 in đậm, nghiên nhằm để xác định những cơ quan, cá nhân nhận văn bản Với ý nghĩa như sau: • Để kiểm tra, giám sát; • Để xem xét, giải quyết; • Để thi hành; • Để trao đổi công việc; • Để báo cáo; • Để lưu 122 DẤU CHỈ MỨC ĐỘ MẬT, KHẨN • • • • • Mức độ mật: Có ba cấp độ Tuyệt mật, Tối mật, Mật Việc xác định và đóng dấu mật đối với văn bản có nội dung mật được thực hiện theo quy định của nhà nước về bí mật nhà nước 123 Dấu chỉ mức độ khẩn • Tùy theo mức độ khẩn của văn bản cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn như sau: • Hỏa tốc; • Thượng khẩn; • Khẩn • Khi soạn thảo văn bản khẩn cần đề xuất và người ký văn bản quyết định 124 ... chức sử liệu… 50 YÊU CẦU VỀ NỘI DUNG CỦA VĂN BẢN • 3.1 Tính mục đích • Trước soạn thảo văn bản, cần xác định mục tiêu giới hạn điều chỉnh văn bản, phải trả lời vấn đề: • - Văn ban hành để làm ?... • • - Công văn mời họp; - Công văn đạo; - Cơng văn cám ơn… Ngồi cịn có hình thức cơng văn hành khác như: Công văn chiêu sinh, triệu tập hội nghị, mời dự sinh hoạt… 40 CHỨC NĂNG CỦA VĂN BẢN •... án công tác, báo cáo, đơn từ… * Khái niệm văn theo nghĩa rộng • Văn vật mang tin ghi ký hiệu hay ghi ngơn ngữ Ví dụ bia đá, câu đối, chúc thư, tác phẩm văn học nghệ thuật, cơng trình khoa học kỹ