KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN KINH TẾ VÀ QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP

KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN KINH TẾ VÀ QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP Giảng viên: ThS Lương Văn Úc v2.2014108211 MỤC TIÊU MƠN HỌC • Hiểu hệ thống văn sử dụng quản lý doanh nghiệp • Hiểu sử dụng thành thạo ngôn ngữ dùng văn • Soạn thảo thành thạo văn tác nghiệp hành • Soạn thảo thành thạo văn hợp đồng dân dùng quản trị doanh nghiệp • Soạn thảo thành thạo hợp đồng kinh tế doanh nghiệp • Hiểu soạn thảo văn quản lý tổ chức • Hiểu soạn thảo văn quản lý kinh tế doanh nghiệp v2.2014108211 BÀI NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN BẢN Giảng viên: ThS Lương Văn Úc v2.2014108211 MỤC TIÊU BÀI HỌC • Hiểu cách tạo lập nên văn • Hiểu sử dụng thành thạo phong cách ngôn ngữ văn • Hiểu yêu cầu văn ngôn ngữ v2.2014108211 CẤU TRÚC NỘI DUNG v2.2014108211 1.1 Khái niệm chức văn 1.2 Những yêu cầu chung soạn thảo văn 1.3 Quy trình soạn thảo văn 1.1 KHÁI NIỆM, CHỨC NĂNG, PHÂN LOẠI VĂN BẢN 1.1.1 Khái niệm văn 1.1.2 Chức văn 1.1.3 Phân loại văn v2.2014108211 1.1.1 KHÁI NIỆM VỀ VĂN BẢN Lịch sử phát triển văn bản: Từ xưa: Các hoạt động cho vay, mua bán trao đổi người khơng có chứng Xung đột xã hội mạnh mẽ: Giữa quốc gia, gia đình, tộc Đặt vấn đề: Phải có chứng ràng buộc  Ký tự chữ viết đời  Các quan hệ mua bán, trao đổi ghi nhận văn v2.2014108211 Hệ thống văn đời, làm tảng xã hội, quốc gia 1.1.1 KHÁI NIỆM VỀ VĂN BẢN (tiếp theo) Khái niệm: • Khái niệm chung: Văn tập hợp ngôn ngữ viết nhằm truyền đạt thông tin định đến đời sống • Khái niệm riêng: Văn tập hợp ngôn ngữ viết nhằm truyền đạt ý người soạn thảo đến người sử dụng nhằm mục đích thơng tin, thơng báo hay sai khiến đối tượng tiếp nhận phải thực việc định theo yêu cầu người soạn thảo v2.2014108211 1.1.1 KHÁI NIỆM VỀ VĂN BẢN (tiếp theo) Vai trị văn với quản trị doanh nghiệp: • Văn phương tiện truyền đạt thơng tin • Văn phương tiện truyền đạt mệnh lệnh quản lý • Văn phản ánh trình độ quản lý cán quản lý tổ chức • Văn sở cho cơng tác thanh, kiểm tra • Tóm lại văn sở tảng cho công tác tổ chức quản lý doanh nghiệp v2.2014108211 1.1.2 CHỨC NĂNG CỦA VĂN BẢN Chức văn Chức thông tin; v2.2014108211 Chức Chức pháp lý; quản lý điều hành; Chức văn hoá – xã hội sử liệu 10 1.2.3 YÊU CẦU VỀ THỂ THỨC VĂN BẢN (tiếp theo) f Nội dung văn Nội dung văn toàn quy định văn viết theo kiểu trình bày định tên trích yếu văn Ví dụ: Nội dung cơng văn Bộ Giáo dục Đào tạo CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM VIỆN ĐẠI HỌC MỞ Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số 13/DHM-HCTH Về việc: Đổi thẻ công chức Hà Nội, ngày tháng năm 2007 Kính gửi: Các đơn vị trực thuộc Trường v2.2014108211 26 1.2.3 YÊU CẦU VỀ THỂ THỨC VĂN BẢN (tiếp theo) g Chức vụ, chữ ký họ tên • Khái niệm: Chức vụ người ký văn phải ghi rõ chức vụ thẩm quyền người ký • Phần thủ tục ký: Có trường hợp sau  TM Cơ quan: Trong trường hợp thực lãnh đạo tập thể, người lãnh đạo thay mặt tập thể ký vào văn Ví dụ: T/M UBND HUYỆN CHỦ TỊCH  Các trường hợp nhân có thẩm quyền trực tiếp ký vào văn bản: Q.(thủ trưởng): Là quyền thủ trưởng, áp dụng trường hợp cấp phó đảm nhiệm cơng việc thay cho thủ trưởng thủ trưởng vắng lâu khuyết cấp trưởng, cấp phó định quyền thủ trưởng Ví dụ: Q GIÁM ĐỐC v2.2014108211 27 1.2.3 YÊU CẦU VỀ THỂ THỨC VĂN BẢN (tiếp theo) g Chức vụ, chữ ký họ tên • KT (Thủ trưởng): Là ký thay thủ trưởng, áp dụng cho cấp phó cấp trưởng uỷ quyền giải công việc hay lĩnh vực Ví dụ: • KT T/L (Thủ trưởng): Là thừa lệnh thủ trưởng, áp dụng trường hợp thủ trưởng uỷ nhiệm cho cấp cấp ký văn mà theo pháp luật, thủ trưởng quan phải ký Ví dụ: • K/T GIÁM ĐỐC PHĨ GIÁM ĐỐC T/L GIÁM ĐỐC TRƯỞNG PHỊNG KINH DOANH Riêng trường Đại học Viện nghiên cứu, trước họ tên người ký phép ghi học hàm học vị Ví dụ: Quyết định hiệu trưởng trường Kinh tế quốc dân K/T HIỆU TRƯỞNG PHÓ HIỆU TRƯỞNG GS.TS Nguyễn Văn A v2.2014108211 28 1.2.3 YÊU CẦU VỀ THỂ THỨC VĂN BẢN (tiếp theo) h Dấu quan • Dấu quan dấu hiệu thể tư cách pháp nhân đơn vị văn • Dấu phải đóng trùm lên 1/3 chữ ký phía bên trái • Thủ trưởng người chịu trách nhiệm quản lý sử dụng dấu HIỆU TRƯỞNG NƠI NHẬN: - Như - Lưu văn thư GS.TS Lục Văn Đoành v2.2014108211 29 1.2.3 YÊU CẦU VỀ THỂ THỨC VĂN BẢN (tiếp theo) i Nơi nhận • Nơi nhận tên quan, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm thi hành giải việc nội dung văn có liên quan • Nơi nhận trình bày phía trái văn (ngang với chức vụ người ký văn bản) • Nơi nhận liệt kê tất đơn vị nhận văn Ví dụ: NƠI NHẬN: HIỆU TRƯỞNG - Đảng ủy: Để báo cáo - Cơng đồn: Để phối hợp - Các đơn vị: Để thực - Lưu văn thư GS.TS Lục Văn Đoành v2.2014108211 30 1.2.3 YÊU CẦU VỀ THỂ THỨC VĂN BẢN (tiếp theo) j Dấu mức độ “Mật” “Khẩn” • Dấu mức độ "mật”:  Chỉ phạm vi phổ biến văn bản;  Có mức độ: Mật; tối mật; tuyệt mật • Dấu mức độ “khẩn”:  Chỉ yêu cầu chuyển văn nhanh;  Có mức độ khẩn: Khẩn; thượng khẩn; hoả tốc Dấu mức độ "mật" "khẩn" đóng số ký hiệu văn Ví dụ: CHÍNH PHỦ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Số 13/VPCP-HC Độc lập - Tự - Hạnh phúc Về việc: Phòng chống bão lụt KHẨN v2.2014108211 -Hà Nội, ngày tháng năm 2007 31 1.2.3 YÊU CẦU VỀ THỂ THỨC VĂN BẢN (tiếp theo) k Địa chỉ, số điện thoại, telex, email quan Mục đích: Để tiện giao dịch Được trình bày dịng cuối văn ngồi bì đựng văn chuyển phát văn NƠI NHẬN: HIỆU TRƯỞNG - Các đơn vị trực thuộc: Để thực - Đảng ủy: Để báo cáo - BCH Cơng đồn, Đồn TN: Để phối hợp - Lưu văn thư Địa chỉ: Nhà B101 Nguyễn Hiền, Hai Bà Trưng, HN Tel: (04) 3868-4287 Email: Thienduong@vnn.vn v2.2014108211 GS.TS Lục Văn Đoành 32 1.2.3 YÊU CẦU VỀ THỂ THỨC VĂN BẢN (tiếp theo) 2,5cm Tác giả 1.Quốc hiệu Số KH SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN Địa danh, ngày tháng năm 11a Dấu mật TÊN LOẠI VĂN BẢN Trích yếu nội dung 11b Dấu khẩn 12 Chỉ dẫn dự thảo (Trên trang giấy khổ A4: NỘI DUNG VĂN BẢN 210 mm x 297 mm) (Kèm theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng năm 2005 3,5 cm cm Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ) 10a Nơi nhận 8a Chức vụ người ký VB 10b Nơi nhận 14 Ký hiệu người đánh máy số lượng 13 Địa chỉ, số điện thoại, telex, fax, E-Mail, địa Website v2.2014108211 Dấu CQ 8b Chữ ký 8c Họ tên người ký 2,5cm 33 1.2.3 YÊU CẦU VỀ THỂ THỨC VĂN BẢN (tiếp theo) 2,5cm Tác giả 1.Quốc hiệu Số KH Trích yếu nội dung Địa danh, ngày tháng năm 11a Dấu mật Thể thức văn khơng có tên gọi 10c Nơi nhận 11b Dấu khẩn 12 Chỉ dẫn dự thảo NỘI DUNG VĂN BẢN 3,5 cm cm 10a Nơi nhận 8a Chức vụ người ký VB 10b Nơi nhận 14 Ký hiệu người đánh máy số lượng 13 Địa chỉ, số điện thoại, telex, fax, EMail, địa Website v2.2014108211 Dấu CQ 8b Chữ ký 8c Họ tên người ký 2,5cm 34 1.3 QUY TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN 1.3.1 Giai đoạn chuẩn bị 1.3.2 Giai đoạn soạn thảo đề cương 1.3.3 Giai đoạn viết thành văn 1.3.4 Giai đoạn xét duyệt, ký ban hành văn v2.2014108211 35 1.3.1 GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ • Xác định tình văn bản; • Xác định mục đích, u cầu văn bản; • Xác định nội dung văn bản; • Xác định tên văn bản; • Xác định thơng tin cần thiết:  Xác định văn quy phạm chi phối;  Xác định ý đồ lãnh đạo;  Xác định thông tin thực tế;  Xác định phương pháp thu thập xử lý thông tin v2.2014108211 36 1.3.2 GIAI ĐOẠN SOẠN THẢO ĐỀ CƯƠNG • Viết đề cương sơ bộ: Thực chất gọi tên xác tiêu đề, đề mục cho nội dung văn thông thường có: Phần mở đầu, phần nội dung (hay phần quy định) phần thi hành • Viết đề cương chi tiết: Thực chất chi tiết hóa đề cương sơ biểu bảng, sơ đồ, biểu đồ, quy định, quy phạm… Đề cương chi tiết, cụ thể, tỷ mỷ việc thể thành văn hoàn chỉnh thuận lợi nhiêu v2.2014108211 37 1.3.3 GIAI ĐOẠN VIẾT THÀNH VĂN BẢN • Người soạn thảo sử dụng liên kết ngôn ngữ để gắn kết ý đề cương chi tiết thành văn hoàn chỉnh Sau viết xong văn bản, cần phải kiểm tra lại toàn văn xem cách bố cục, cách trình bày, lập luận, chữ nghĩa câu cú, văn phạm, lỗi tả • Thơng thường có người tham gia vào sửa văn là: Người viết, đồng nghiệp chuyên gia v2.2014108211 38 1.3.4 GIAI ĐOẠN XÉT DUYỆT, KÝ VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN • Q trình xét duyệt: Văn sau sửa xong chuyển cho người có trách nhiệm duyệt Quá trình duyệt văn thể điểm sau:  Ý đồ lãnh đạo chuẩn chưa  Văn phạm xác chưa  Nội dung văn đầy đủ chưa  Thể thức với quy định chưa • Q trình ký ban hành văn bản:  Người trình ký văn phải ký nháy chịu trách nhiệm nội dung văn trình ký  Đệ trình văn lên người có trách nhiệm ký sau duyệt song nhân đủ theo số lượng yêu cầu  Sau chuyển cho văn thư đóng dấu, đăng ký vào sổ văn gửi đến đơn vị nhận văn • Vào sổ đăng ký cơng văn gửi đến đơn vị v2.2014108211 39 CÂU HỎI TỰ LUẬN Tại xã hội cần sử dụng hệ thống văn công tác tổ chức quản lý xã hội? Các khái niệm chung riêng văn bản, chúng khác nào? Các chức văn vai trò chúng quản lý tổ chức? Nêu loại văn thường dùng xã hội văn quản lý doanh nghiệp? Tại văn cần phải có yêu cầu nội dung chúng gì? Tại văn phải cần thức thống nhất, tiêu thức thể thức nào? Tại phải tuân thủ theo quy trình soạn thảo văn thống nhất, bước quy trình soạn thảo văn gì? v2.2014108211 40 ... • Soạn thảo thành thạo hợp đồng kinh tế doanh nghiệp • Hiểu soạn thảo văn quản lý tổ chức • Hiểu soạn thảo văn quản lý kinh tế doanh nghiệp v2.2014108211 BÀI NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN BẢN Giảng... thống văn sử dụng quản lý doanh nghiệp • Hiểu sử dụng thành thạo ngôn ngữ dùng văn • Soạn thảo thành thạo văn tác nghiệp hành • Soạn thảo thành thạo văn hợp đồng dân dùng quản trị doanh nghiệp • Soạn. ..  Văn tổ chức trị, xã hội;  Văn kinh tế;  Văn kỹ thuật;  Văn ngoại giao • Phân loại theo kỹ thuật chế tác:  Văn giấy;  Văn điện tử v2.2014108211 16 1.2 NHỮNG YÊU CẦU CHUNG VỀ SOẠN THẢO VĂN