Bài thu hoạch CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN ( kết quả thực tế trung cấp lý luận hành chính)

Bài thu hoạch kết quả thực tế trung cấp lý luận hành chính. Tài liệu mang tính chất tham khảo cho các bạn học sinh sinh viên đang học và chuẩn bị tốt nghiệp cũng như những đối tượng khác. Nội dung và chất lượng bài viết phục vụ từng trường hợp cụ thể

TRƯỜNG CHÍNH TRỊ TỈNH BÌNH PHƯỚC

BÀI THU HOẠCH KẾT QUẢ THỰC TẾ PHẦN III KHOA HỌC HÀNH CHÍNH

-oOo -Chương trình: TRUNG CẤP LÝ LUẬN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH

Bài thu hoạch:

CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN

Học viên:

Lớp: Trung cấp Chính trị - Hành chính Khóa:

Hớn Quản, ngày tháng năm 2013

Trong hoạt động giao tiếp, văn bản là một trong những phương tiện quan trọng nhằm ghi lại và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ, nhằm điều chỉnh các mối quan hệ xã hội sao cho phù hợp với pháp luật hiện hành Văn bản được hình thành trong nhiều lĩnh vực hoạt động của đời sống xã hội Trong hoạt động quản lý hành chính Nhà nước, văn bản là phương tiện thông tin cơ bản để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý, là hình thức cụ thể hóa pháp luật và điều chỉnh các mối quan hệ thuộc phạm vi quản lý hành chính Nhà nước Vì vây, công tác soạn thảo văn bản nói chung và văn bản hành chính nói riêng là một mảng không thể thiếu trong hoạt động quản lý hành chính Nhà nước

Thực tế trong những năm qua, công tác soạn thảo văn bản hành chính đã góp phần tích cực đáp ứng các yêu cầu quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực của đời sống

xã hội Đặc biệt, sau khi Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011, hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, công tác soạn thảo văn bản hành chính ngày càng được đưa vào nề nếp, khắc phục được nhiều nhược điểm và những hạn chế trước đây Tuy nhiên, hiện nay vẫn còn nhiều văn bản hành chính bộc lộ nhiều khiếm khuyết về cả nội dung lẫn thể thức Chỉ riêng về mặt thể thức và kỹ thuật trình bày, ngôn ngữ và văn phong cũng đã có nhiều sai phạm cần xem xét

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác soạn thảo văn bản Bản thân tôi

chọn đề tài: “Công tác soạn thảo văn bản” làm chủ đề viết bài thu hoạch nhằm

nghiên cứu một số vấn đề trong lĩnh vực chuyên môn đang làm để góp phần vào việc nâng cao hiệu quả trong công tác soạn thảo văn bản trong thời gian tới tại Trung tâm Bảo Trợ Xã Hội Tân Hiệp

Bài viết gồm có 3 phần:

I/- KHÁI QUÁT ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG.

1 Lịch sử thành lập cơ sở.

1.1 Vị trí địa lý

1.2 Tổ chức cơ sở.

II/- THỰC TRẠNG.

2.1 Khái quát tình hình kinh tế - Văn hóa – Xã hội

2.2 Thực trạng, hạn chế, nguyên nhân hạn chế

III/- GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ.

3.1 Giải pháp

3.2 Kiến nghị

I KHÁI QUÁT ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG

1 Lịch sử thành lập cơ sở.

Trung Tâm Bảo Trợ Xã Hội Tân Hiệp là đơn vị hành chính sự nghiệp, trực thuộc Sở Lao Động thương binh và xã hội Thành phố Hồ Chí Minh Được thành lập theo Quyết định số 2666/QĐ-UB ngày 07/05/2001 của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh về việc cho phép đổi tên “Trung Tâm Bảo Trợ Xã Hội

và phát triển kinh tế mới Tân Hiệp” thành “Trung Tâm Bảo Trợ Xã Hội Tân Hiệp”, theo Quyết định số 7457/QĐ-UB-NCVX ngày 27/12/1997 của Uỷ ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh

2 Vị trí địa lý:

Trung Tâm Bảo Trợ Xã Hội Tân Hiệp được UBND tỉnh Bình Phước cấp giấy chúng nhận quyền sử dụng đất số AB207459, với tổng diện tích tự nhiên là 402.422,8 m2

+ Phía Đông giáp Công ty Hải Vương có trục lộ làm ranh giới là khu chế biến hạt điều của ông Châu, khu trồng cao su của Trung tâm;

+ Phía Tây giáp trang tại ông Út Tài, vườn xoài bà Sơ, là khu trồng cao su và chăn nuôi, khu xây dựng trại mới của Trung tâm;

+ Phía Bắc giáp Công ty Thiên Hà, vườn cao su ông Điền, ngăn cách trục lộ làm ranh giới là khu trồng điều, trồng cây rừng và nghĩa địa của Trung tâm;

+ Phía Nam giáp ấp 7, ấp Bàu Lùng của xã Tân Hiệp, được ngăn cách Suối

Xa Cát làm ranh giới là khu trồng cao su và khu sản xuất rau xanh của Trung tâm

Khu vục Trung tâm chính bao gồm phòng ban, kho hàng, bãi đậu xe, nhà tập thể cho cán bộ công nhân viên chức, nhà bếp cho trại viên và nhà bếp cho cán bộ công nhân viên chức

Khu quản lý đối tượng gồm 3 khu, nhà ở cho gần 900 trại viên, bệnh xá, nhà gia công ghép sấy cá khô bò, máy phát điện khu đang xây dựng mới

3 Tổ chức cơ sở

3.1 Cấu trúc tổ chức của cơ sở.

GIÁM ĐỐC

TRƯỞNG PHÒNG

PGĐ

TRƯỞNG PHÒNG

TRƯỞNG

PHÒNG

DƯỠNG

LÃO

TRƯỞNG PHÒNG

Chức năng nhiệm vụ:

Được giao nhiệm vụ quản lý, chăm sóc, nuôi dưỡng các đối tượng thuộc diện hưởng chính sách Bảo trợ xã hội của Nhà nước, đó là những người già, người tàn tật, người ăn xin, người vô gia cư không nơi nương tựa sống lang thang trên địa bàn Tp.HCM

Trung tâm đặc biệt tập trung vào các hoạt động chăm lo đời sống cho

CB-VC, người lao động và trại viên nhân nhân dịp Tết Nguyên đán và các ngày lễ lớn trong năm Đẩy mạnh công tác tạo việc làm, giúp trại viên có thu nhập hàng tháng; thực hiện chủ trương của Sở tổ chức đưa trại viên đi học nghề tại các Công ty Trung tâm luôn chú trọng công tác giáo dục tư tưởng cho trại viên, tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật, nâng cao công tác quản lý, nên tình hình an ninh trận

tự luôn ổn định, trại viên sinh hoạt vào nề nếp công tác tạo việc làmcho tại viên được Trung tâm thường xuyên chú trọng, nên trong thời gian qua trại viên luôn có việc và thu nhập ổn định, giúp trại viên yên tâm lao động, học tập tại đơn vị

4 Cơ cấu tổ chức bộ máy của cơ sở

Tổ chức bộ máy:

- Tổng thể CBCNVC: 96 người trong đó:

+ Biên chế : 28 người

+ Hợp đồng trong quỹ lương: 41 người

+ Hợp đồng theo Nghị định 68/CP: 27 người

- Phân theo bộ máy hoạt động của Trung tâm:

+ Cơ cấu ban giám đốc gồm 4 người, 01 giám đốc và 03 phó giám đốc

+ Phòng tổ chức hành chính 10 người

+ Phòng kế hoạch tài chính 07 người

+ Phòng quản lý giáo dục dạy nghề 45 người

+ Phòng bảo vệ 04 người

+ Phòng y tế 15 người

+ Tổ chức hồ sơ 03 người

+ Tổ cấp dưỡng 08 người

II/ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN TRUNG TÂM BẢO TRỢ XÃ HỘI TÂN HIỆP

1 Thực trạng chung

- Về thể thức và kỹ thuật trình bày, đã có sự hỗ trợ của những quy định, đội ngũ cán bộ, công chức trực tiếp soạn thảo văn bản trong những năm gần đây được đào tạo, bồi dưỡng tương đối bài bản, nhưng một số văn bản hành chính được ban hành vẫn còn những sai sót cơ bản, không tuân thủ những quy định theo Thông tư

số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 như: Ghi tên loại công văn (CV) vào ký hiệu văn bản; trích yếu nội dung văn bản dài dòng nhưng không khái quát được nội dung chủ yếu của văn bản; viết tắt, viết hoa trong văn bản tùy tiện, không theo quy tắc chính tả tiếng Việt; bố cục văn bản không hợp lý theo điều, khoản, điểm, sử dụng sai dấu câu và cách trình bày tên cơ quan, tổ chức, cá nhân (đối với công văn gửi cho hai cơ quan, tổ chức, cán nhân trở lên) sau từ “Kính gửi”; sử dụng không thống nhất loại chữ (in hoa, in thường), kiểu chữ (đứng, đậm), số thứ tự (chữ số La

Mã, chữ số Ả-rập hoặc chữ cái tiếng Việt theo thứ tự abc) trong các văn bản được

bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm v.v…

- Về ngôn ngữ và văn phong, văn bản hành chính được sử dụng để điều chỉnh các mối quan hệ trong hoạt động quản lí hay để truyền đạt thông tin, trao đổi, giao dịch giữa các cơ quan, tổ chức trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình nên đòi hỏi phải có tính chính xác, đại chúng, khách quan, khuôn mẫu và trang trọng, lịch sự Tuy nhiên, nhiều văn bản ban hành sử dụng từ ngữ không phù hợp với đặc trưng văn phong hành chính (từ địa phương, từ lóng, từ hoa mỹ, thừa

từ, lặp từ…), câu chữ rườm rà, tối nghĩa, không đủ thành phần ngữ pháp, diễn đạt câu thiếu mạch lạc, rõ ràng, không đảm bảo tính nhất quán, logic v.v… Từ đó, làm cho người đọc khó hiểu hoặc hiểu theo nhiều cách khác nhau và làm giảm đi tính trang trọng, nghiêm túc cũng như hiệu quả tác động của văn bản hành chính trong hoạt động giao tiếp, điều hành, quản lý

2 Thực trạng riêng.

Trong thời gian qua, Văn phòng Trung Tâm Bảo Trợ Xã Hội Tân Hiệp cơ bản đã đảm bảo giải quyết các nhiệm vụ được giao về công tác soạn thảo văn bản bao gồm các văn bản sau:

2.1 Các văn bản có tính pháp quy:

- Nghị quyết: Nghị quyết hội nghị cán bộ công chức; Nghị quyết chi bị sau khi họp chi bộ; Nghị quyết Ban chấp hành Công đoàn; Nhị quyết chi đoàn;

- Quyết định: Quyết định điều động luân chuyển cán bộ; Quyết định bổ nhiệm; Quyết định ban hành quy chế; Quyết định phân công công tác…

- Quy chế: Quy chế hoạt động đơn vị; Quy chế dân chủ ở cơ sở; Quy chế hoạt động của ban hồ sơ; Quy chế thực hành tiết kiệm chống lãng phí; Quy chế sử dụng điện; Quy chế thi đua khen thưởng…

2.2 Các văn bản hành chính thông thường:

- Công văn: Công văn hướng dẫn; Công văn giải thích; Công văn đôn đốc nhắc nhở; Công văn đề nghị yêu cầu; Công văn giao dịch; Công văn phúc đáp…

- Thông báo; Báo cáo, Kế hoạch; Quyết định; Tờ trình; Biên bản; Hợp đồng Qua báo cáo tình hình hoạt động của đơn vị trong năm 2013 và phương hướng kế hoạch công tác năm 2014, Văn phòng đã tham mưu cho lãnh đạo ban hành 110 Quyết định, 22 Thông báo, 111 Báo cáo, 10 Tờ trình, 99 công văn Công tác soạn thảo đều đúng trình tự, thể thức theo quy định của pháp luật hiện hành

Trình tự soạn thảo và ban hành văn bản của Văn phòng đã đảm bảo được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư, Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Qua đó Văn phòng đã cụ thể hóa quy định vào trong hoạt động của mình, quá trình soạn thảo văn bản của Văn phòng bao gồm có 7 bước và 4 nguyên tắc

- Bảy bước gồm:

Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo

Bước 2: Soạn thảo văn bản

Bước 3: Trình duyệt bản thảo kèm theo tài liệu có liên quan

Bước 4: Đánh máy, nhân bản

Bước 5: Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

Bước 6: Ký chính thức văn bản

Bước 7: Phát hành văn bản tại văn thư cơ quan

- Bốn nguyên tắc là:

Thứ nhất: Nguyên tắc đảm bảo tính pháp lý

Thứ hai: Nguyên tắc đảm bảo tính khoa học

Thứ ba: Nguyên tắc đảm bảo tính đại chúng

Thứ tư: Nguyên tắc đảm bảo tính khả thi

Trình tự, thủ tục soạn thảo văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật Trong giải quyết các công việc của mình văn bản chính là phương tiện quan trọng chứa đựng trong đó thông tin và quyết định quản lý Văn bản mang tính công quyền, được ban hành theo các quy định của nhà nước, luôn tác động đến mọi mặt của đời sống, văn hóa - xã hội của cán bộ công nhân viên chức và toàn bộ những trại viên trong Trung tâm

III NGUYÊN NHÂN HẠN CHẾ - GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC

1 Nguyên nhân hạn chế

1.1 Đối với công tác soạn thảo văn bản:

- Về xác định thẩm quyền ban hành văn bản cả về nội dung lẫn hình thức của văn bản còn chưa thống nhất Nội dung quy định trong các văn bản đã được soạn thảo có tính khả thi cao, tuy nhiên còn một số văn bản do quá trình xây dựng chưa thực tế nên tính khả thi còn bị hạn chế Như vậy, hạn chế này không phải là nhỏ, đòi hỏi Trung Tâm Bảo Trợ Xã Hội Tân Hiệp quan tâm chỉ đạo cán bộ văn phòng

và các bộ phận chuyên môn, chú trọng hơn nữa đến tầm quan trọng, ý nghĩa và việc

thực hiện các quy định về công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý nhà nước

- Về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản: Lỗi sai chủ yếu về thể thức của văn bản là ở các văn bản thực hiện theo văn điều khoản, phần nơi nhận Đồng thời, Văn phòng cần tiến tới tiêu chuẩn hóa các văn bản quản lý của mình

- Về văn phong, ngôn ngữ của văn bản: Một số văn bản sử dụng từ không đảm bảo tính chất văn phong hành chính, sử dụng từ đa nghĩa, hành văn không được rõ ràng… Bên cạnh đó còn một số lỗi như: lỗi về vần, thanh điệu, viết hoa, viết tắt tùy tiện không khoa học… Cần quan tâm đến văn phong hành chính trong quá trình soạn thảo văn bản của mình và sử dụng đúng đắn, chuẩn mực

1.2 Đối với trang thiết bị :

- Thiết bị kỹ thuật phục vụ cho quá trình soạn thảo văn bản, các phương tiện được sử dụng vào quá trình tự động hóa việc soạn thảo văn bản chưa đáp ứng yêu cầu trong giai đoạn hiện nay Thiết bị phục vụ cho soạn thảo; thiết bị để nhân bản; thiết bị để truyền đạt thông tin trong văn bản; thiết bị tìm kiếm văn bản còn thiếu và chưa đồng bộ và hiện đại

Việc soạn thảo văn bản của Trung tâm vẫn còn bộc lộ một số thiếu sót, hạn chế nhất định; song những hạn chế, thiếu sót đó cần phát hiện và xử lý kịp thời sẽ mang lại hiệu quả tích cực trong công tác Soạn thảo văn bản của Trung tâm thời gian tới

2 Giải pháp khắc phục

2.1 Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả soạn thảo văn bản

- Đảm bảo về trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn bản

Văn phòng Trung tâm chịu trách nhiệm tham mưu và soạn thảo các văn bản giải quyết các công việc của Trung tâm Chính vì vậy, chủ thể ban hành, cá nhân soạn thảo phải đảm bảo trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn bản là rất cần thiết và quan trọng Bởi vì một mặt, đảm bảo tính hợp pháp và tính hợp lý của của

văn bản, mặt khác đây là điều kiện quan trọng quyết định chất lượng của một văn bản

Quy trình chi tiết cho việc soạn thảo một văn bản được xây dựng dựa trên yêu cầu thực tế đặt ra đối với văn bản đó Tuy nhiên có thể khái quát quy trình này bao gồm các bước cơ bản sau:

Bước 1: Xác định mục đích và nội dung các vấn đề cần văn bản hóa Xác định tên loại văn bản và đối tượng của văn bản;

Bước 2: Xây dựng dự thảo trên cơ sở các thông tin có chọn lọc; hoàn thiện bản thảo về thể thức, ngôn ngữ;

Bước 3: Thông qua lãnh đạo;

Bước 4: Xử lý kỹ thuật, ký văn bản và ban hành theo thẩm quyền quy định Quy trình này thường áp dụng đối với các loại công văn, các thông báo, báo cáo, … Văn phòng soạn thảo cần chú ý một số bước quan trọng có ảnh hưởng đến chất lượng văn bản (giai đoạn xây dựng và thông qua đề cương; giai đoạn tham khảo ý kiến của các đối tượng liên quan) đối với những văn bản đặc biệt

2.2 Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn bản

Việc tuân thủ về thẩm quyền về nội dung và hình thức cũng là một yêu cầu cấp thiết, đòi hỏi cơ quan phải nghiêm chỉnh chấp hành Tại Văn phòng Trung tâm cần coi trọng thẩm quyền ký các văn bản , đòi hỏi phải được quy định chặt chẽ và

cụ thể đối với các chủ thể ban hành

Với các văn bản hành chính thông thường mà Văn phòng thường soạn thảo như: công văn, thông cáo, báo cáo, tờ trình, kế hoạch, đề án, phương án, chương trình, hợp đồng, biên bản, giấy chứng nhận, giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy mời… cũng phải đòi hỏi tuân thủ nghiêm ngặt thẩm quyền về hình thức và nội dung khi soạn thảo văn bản Có những quy định cụ thể về thẩm quyền ký các loại văn bản này nhằm không những đảm bảo tinh thần trách nhiệm trong quá trình thực hiện văn bản mà còn điều tiết, phân công công việc một cách phù hợp, công bằng

giữa các cá nhân với nhau Trong quá trình xây dựng và ban hành, chủ thể ban hành, cá nhân soạn thảo cần lưu ý về việc sử dụng các hình thức văn bản hành chính

2.3 Đảm bảo về nội dung của văn bản

Nội dung là thành phần chủ yếu và quan trọng nhất đối với tất cả các loại hình văn bản, nó quyết định tính chất cũng như sự tồn tại của một văn bản Cho nên, ngoài việc bảo đảm các yêu cầu về nội dung như tính mục đích, tính khoa học, tính công quyền, tính đại chúng, tính khả thi thì văn bản cần phải đảm bảo thêm hai vấn đề đó là kỹ thuật xây dựng cấu trúc văn bản và kỹ năng sử dụng ngôn ngữ, văn phong của văn bản Cấu trúc của văn bản không chỉ là giàn ý, đề cương mà cấu trúc của nó bao hàm cả hai mặt: nội dung và hình thức Để thực hiện được tính thống nhất về cấu trúc cá nhân, đơn vị soạn thảo phải tư duy khoa học để hình thành chủ

đề chính của văn bản và thiết lập bố cục chặt chẽ Đối với kỹ năng sử dụng phong cách, ngôn ngữ trong soạn thảo cần phải sử dụng nhuần nhuyễn và chính xác phong cách, ngôn ngữ hành chính, đảm bảo các đặc điểm chủ yếu của nó về tính chính xác, rõ ràng; nghiêm túc, khách quan; thống nhất, phổ biến; tính khuôn mẫu; tính lịch sự, văn hóa

Để đảm bảo tốt các giải pháp mà báo cáo đã nêu ở trên, Trung Tâm Bảo Trợ

Xã Hội Tân Hiệp phải tăng cường hơn nữa về kiểm tra, giám sát công tác soạn thảo văn bản tại Văn phòng Trung tâm Đồng thời đầu tư trang bị và nâng cấp các thiết

bị và nâng cấp các thiết bị phục vụ cho việc soạn thảo văn bản; thiết bị để nhân bản; thiết bị tìm kiếm văn bản nhằm đáp ứng yêu cầu công cuộc đổi mới về công tác soạn thảo văn bản ở Trung tâm nói riêng và ở nước ta hiện nay nói chung

Hớn Quản, ngày 05 tháng 11 năm 2013

Người viết