Công tác quản lý văn bản tại công ty bảo hiểm menulife

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục đích nghiên cứu 2 3. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 2 4. phương pháp nghiên cứu 2 5. cấu trúc của đề tài 2 Chương 1.Một số vấn đề chung về Quản lý văn bản và khái quát về Công ty bảo hiểm Manulife 4 1. Khái niệm về văn bản và khái quát về công ty 4 1.1. Khái niệm về văn bản 4 1.2. Phân loại văn bản và thẩm quyền ban hành văn bản quản lý Nhà nước: 5 1.2.1. Văn bản hành chính nhà nước 5 1.2.2. văn bản hành chính thông thường 6 1.2.3. văn bản chuyên môn 6 1.2.4. Văn bản khoa học kỹ thuật 6 1.3. Về việc tổ chức quản lý và xử lý văn bản đi. 6 1.4. Công tác tiếp nhận và xử lý văn bản đến. 7 1.5. Khái quát chung về Công ty bảo hiểm Manulife 8 Tiểu kết 9 Chương 2.Thực trạng Quản lý và giải quyết văn bản tại Công ty bảo hiểm Manulife 10 2. Tình hình tiếp nhận xử lý, ban hành và quản lý văn bản tại Công ty bảo hiểm Manulife 10 2.1. Văn bản đến và giải quyết văn bản đến 10 2.2. Văn bản đi và việc xử lý, quản lý văn bản đi : 12 Chương 3.Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và giải quyết văn bản tại công ty bảo hiểm Manulife 15 3.1. Một số giải pháp: 15 3.2. Xây dựng quy chế hoạt động văn thư cho công ty: 16 3.3.Đầu tư cơ sở vật chất phục vụ công tác lưu trữ 17 KẾT LUẬN 18 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 19 PHỤ LỤC 20

Đặc biệt, tôi xin cám ơn ban lãnh đạo Công ty bảo hiểm Manulife chinhánh tại Hà Nội đã tạo điều kiện, giúp đỡ, hướng dẫn tôi trong quá trình tìmhiểu thông tin, tài liệu về cơ quan và những tài liệu khác liên quan đến đề tài.

Trong quá trình thực hiện đề tài, do trình độ cá nhân còn hạn chế nênkhông tránh khỏi những thiếu sót Vì vậy, tôi rất mong nhận được sự góp ý củagiáo viên và bạn bè để đề tài của tôi được hoàn chỉnh hơn phục vụ cho công tácnghiên cứu sau này

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 15 tháng 07 năm 2017

Tác giả

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của cá nhân tôi, không saochép nội dung hoặc sử dụng kết quả nghiên cứu của đề tài khác Nếu sai tôi xinchịu hoàn toàn trách nhiệm

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Công tác Văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụcho lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lí điều hành công việc của các cơ quanĐảng, các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, cácđơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác

Đồng thời công tác Văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộmáy quản lý nói chung và chiếm một phần lớn nội dung hoạt động của vănphòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của một cơ quan, là một mắtxích quan trọng trong guồng máy hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo,quản lý điều hành

Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộcvào một phần của công tác này có được làm tốt hay không Vì đây là một côngtác vừa mang tính chính trị vừa có tính nghiệp vụ, kĩ thuật và liên quan nhiềucán bộ, công chức Làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc

cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng xuất, chất lượng, đúng chế độ, giữ

bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợidụng văn bản Nhà nước để làm những việc trái pháp luật góp phần lớn lao vàoviệc thúc đẩy sự phát triển kinh tế và bảo vệ đất nước của mỗi Quốc gia Nắmbắt được tầm quan trọng đó, Đảng và Nhà nước ta nhiều năm qua đã khôngngừng cải cách nền Hành chính quốc gia trong đó có công tác Văn thư được tậptrung đổi mới và sáng tạo hơn

Vì vậy, để làm tốt công tác Văn thư đòi hỏi phải nắm vững kiến thức lýluận và phương pháp tiến hành các chuyên môn nghiệp vụ như soạn thảo vănbản, quản lý văn bản, lập hồ sơ hiện hành…

Tính đến nay đã có khá nhiều công trình nghiên cứu, nghiên cứu về côngtác văn thư-lưu trữ nói chung Tuy nhiên, hiên nay chưa có công trình nghiêncứu nào nghiên cứu về công tác quản lý văn bản ở công ty bảo hiểm Manulife.Vậy nên, để chuẩn bị phục vụ cho công tác quản lý văn bản về sau được tốt hơn,tôi chọn đề tài “Công tác quản lý văn bản ở công ty bảo hiểm Manulife”

- Về thực trạng: nghiên cứu tình hình vấn đề “Công tác quản lý văn bảntại Công ty bảo hiểm Manulife” diễn ra ở Công ty thông qua khảo sát, phân tích,chứng minh, đánh giá ưu khuyết điểm trong 3 năm gần đây (2014 - 2016) Ởphần này, tôi sử dụng phương pháp khảo sát, điều tra, thống kê, đánh giá thựctrạng theo quan điểm khách quan, cụ thể để chứng minh, lý giải đề tài.

Từ những lý luận và thực trạng trên bản thân rút ra những phương hướng,các giải pháp khả thi và những đề xuất tham mưu giúp cho Công ty xem xét vậndụng

3 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu

Công tác quản lý văn bản tại Công ty bảo hiểm Manulife trong 3 năm gầnđây (2014 - 2016)

4 phương pháp nghiên cứu

4.1 Phương pháp luận

- Phương pháp duy vật biện chứng

4.2 Phương pháp nghiên cứu cụ thể

- Phương pháp quan sát

- Phương pháp thống kê

5 cấu trúc của đề tài

Vấn đề này rất rộng lớn, nhưng do trình độ, năng lực và kinh nghiệm củabản thân có hạn nên tôi chỉ nghiên cứu những nội dung cơ bản về Quản lý vănbản và công tác văn thư lưu trữ Ngoài phần mở đầu, kết luận chung kèm theonguồn tư liệu tham khảo, nội dung của đề tài gồm ba phần:

Chương 1: Một số vấn đề chung về Quản lý văn bản và khái quát về Công

ty bảo hiểm Manulife

Chương 2: Thực trạng Quản lý văn bản tại Công ty bảo hiểm Manulife Chương 3: Một số giải pháp để nâng cao chất lượng văn bản và quản lý

văn bản đến tại Công ty bảo hiểm Manulife

Chương 1 Một số vấn đề chung về Quản lý văn bản và khái quát về Công ty bảo hiểm

Manulife

1 Khái niệm về văn bản và khái quát về công ty

1.1 Khái niệm về văn bản

Như ta đã biết hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ được thực hiện qua quátrình phát và nhận các ngôn bản ở dạng âm thanh (là các lời nói) hoặc được ghilại dưới dạng chữ viết Ngôn bản được ghi lại dưới dạng chữ viết chính là vănbản

Văn bản là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ(hoặc ký hiệu) nhất định Trong quá trình hoạt động giao tiếp, văn bản được sảnsinh dưới sự chi phối của các nhân tố giao tiếp: chủ thể và đối tượng giao tiếp (aiviết văn bản, ai là đối tượng lĩnh hội văn bản); nội dung giao tiếp (giao tiếp vềvấn đề gì, sự vật, hiện tượng nào?); hoàn cảnh giao tiếp (giao tiếp diễn ra trongbối cảnh lịch sử, môi trường văn hoá- xã hội, truyền thống nào?); mục đích giaotiếp (giao tiếp nhằm thu lại kết quả gì? làm nẩy sinh hiệu quả pháp lý nào?) cáchthức giao tiếp (nhờ phương tiện nào, trực tiếp hay gián tiếp, qua kênh thông tinnào, dùng loại văn bản nào, có ngôn ngữ diễn đạt thích hợp hay không?)

Là sản phẩm và phương tiện của hoạt động giao tiếp, văn bản ngày càngđóng vai trò không thể tách rời với mọi hoạt động của xã hội con người Đặcbiệt, trong hoạt động quản lý Nhà nước, văn bản là phương tiện thông tin cơbản, là một trong những yếu tố quan trọng, nhất thiết để kiến tạo thể chế của nềnhành chính Nhà nước

Tóm lại văn bản quản lý hành chính Nhà nước có thể được hiểu là nhữngquyết định và thông tin quản lý thành văn (được văn bản hoá) do các cơ quanquản lý Nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục và hình thức nhấtđịnh nhằm điều chỉnh các quan hệ quản lý hành chính Nhà nước giữa các cơquan Nhà nước với nhau và giữa các cơ quan Nhà nước với các tổ chức và công

dân

1.2 Phân loại văn bản và thẩm quyền ban hành văn bản quản lý Nhà nước:

Văn bản có thể được phân loại theo các tiêu chí khác nhau tuỳ theo mụcđích và nhiều nội dung phân loại như : phân loại theo tác giả, phân loại theo tênloại, phân loại theo nội dung, phân loại theo mục đích biên soạn, phân loại theohiệu lực pháp lý

Ở đây để làm rõ thêm khái niệm văn bản quản lý Nhà nước và nhằm phục

vụ cho nội dung bài viết này chúng ta đi sâu vào cách phân loại theo hiệu lựcpháp lý và loại hình quản lý chuyên môn

Theo hiệu lực pháp lý và loại hình quản lý chuyên môn văn bản quản lýNhà nước bao gồm các loại sau :

1.2.1 Văn bản hành chính nhà nước

Tại điều 1, Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật quy định : "Vănbản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền banhành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có các quy tắc xử sự chung, đượcNhà nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo địnhhướng xã hội chủ nghĩa" Và theo Nghị định số : 101/CP ngày 23/9/1997 củaChính phủ về "quy định chi tiết một số điều trong luật ban hành văn bản quyphạm pháp luật " thì văn bản quy phạm pháp luật phải có đầy đủ các yếu tố sau :

− Văn bản phải do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành với hìnhthức được quy định tại điều 1 chương I và chương II Luật ban hành văn bản quyphạm pháp luật

− Văn bản được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành phải tuântheo thủ tục, trình tự luật định được quy định ở các chương III, IV, V, VI, VIIcủa luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật

− Văn bản có chứa quy tắc xử sự chung, được áp dụng nhiều lần, đối vớimọi đối tượng, hoặc một nhóm đối tượng có hiệu lực trong từng phạm vi cảnước hoặc từng địa phương

− Văn bản được Nhà nước đảm bảo thi hành bằng các biện pháp như :tuyền truyền, giáo dục, thuyết phục; các biện pháp tổ chức, kinh tế Trong

trường hợp cần thiết thì dùng biện pháp cưỡng chế bắt buộc thi hành và quy địnhchế tài đối với người có hành vi vi phạm.

1.2.2 văn bản hành chính thông thường

Trong quá trình lãnh đạo, quản lý, điều hành, các cơ quan Nhà nước ngoàiviệc ban hành các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản cá biệt theo luật định,còn dùng những văn bản hành chính thông thường bao gồm : Công văn, thôngbáo, thông cáo, chương trình, kế hoạch công tác, đề án, phương án, giấy uỷnhiệm, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy mời, phiếu gởi, giấy đề nghị v v

1.2.3 văn bản chuyên môn

Văn bản chuyên môn là loại văn bản mang tính chất đặc thù thuộc nghiệp

vụ chuyên môn trong các lĩnh vực như : thống kê, kế hoạch, tài chính, ngânhàng, vật tư, y tế

1.2.4 Văn bản khoa học kỹ thuật

Văn bản khoa học kỹ thuật là loại văn bản được ban hành trong các lĩnhvực như : kiến trúc, xây dựng, công nghệ, cơ khí, trắc địa, bản đồ, khí tượng Hình thức văn bản thường ở dạng như : bản vẽ thiết kế, đồ án, băng ghi âm, ghihình, phim ảnh

2 Trên đây là định nghĩa và phân loại văn bản quản lý Nhà nước, để làm

rõ hơn vai trò, ý nghĩa và tầm quan trọng của văn bản quản lý Nhà nước

1.3 Về việc tổ chức quản lý và xử lý văn bản đi.

Đối với văn bản đi bản thảo khi trình lãnh đạo cơ quan duyệt đều có chữ

ký của trưởng phòng hoặc phó phòng, bộ phận tổng hợp thuộc phòng Hànhchính - Tổ chức xem xét các yếu tố về thể thức văn bản Sau đó trình lãnh đạo

ký duyệt văn bản thảo, khi bản thảo đã được duyệt bộ phận tổng hợp trả lạiphòng có bản thảo để chỉnh lý bổ sung thêm thành bản chính và trình Giám đốc

ký Sau khi bản được ký chính thức được chuyển đến văn thư, cán bộ văn thưcủa cơ quan xem xét lại thể thức văn bản đầy đủ mới nhân bản và đóng dấu vào

sổ và phát hành văn bản, văn bản trả lại phòng soạn thảo 01 bản lưu cùng với hồ

sơ trình kèm theo

Nội dụng công tác quản lý văn bản đi:

- Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số, ký hiệu và ngày tháng củavăn bản;

- Đăng ký văn bản đi;

- Đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ mật, khẩn (nếu có);

- Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;

- Lưu văn bản đi

1.4 Công tác tiếp nhận và xử lý văn bản đến.

Tất cả các văn bản đến đều phải qua văn thư của cơ quan làm thủ tục vàphân phối theo đúng quy định, văn bản đến được đóng dấu “văn bản đến” đăng

ký số thứ tự đến, ngày tháng năm đến, kèm phiếu trình văn bản đến để trình vănbản Giám đốc hoặc Phó Giám đốc cho ý kiến Lãnh đạo cơ quan cho ý kiếnxong rồi chuyển qua cho văn thư nhập vào phần mềm quản lý văn bản đến rồichuyển cho các phòng hoặc cá nhân được phân chuyển văn bản

Nội dung công tác quản lý và giải quyết văn bản đến:

- Tiếp nhận kiểm tra văn bản

- Phân loại bóc bì văn bản

- Đóng dấu văn bản đến

- Đăng ký văn bản đến, sao văn bản đến

- Chuyển giao văn bản đến

- Giải quyết, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Bộ phận hình thành: nhân viên văn thư là đầu mối tiếp nhận, phân loại vàchuyển giao các loại văn bản, ghi số đến và ngày đến sau đó vào sổ văn bản

Đối với các văn bản ghi “hỏa tốc”, “khẩn”, “mật”, các loại fax, điện tínthì văn thư của cơ quan ghi rõ giờ đến và chuyển ngay đến tay người nhận theođúng chế độ quản lý văn bản

Hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại cơ quan ghi lại các hoạt động về mọi mặt của cơquan, đã được giữ gìn tra cứu và sử dụng khi cần thiết các văn bản đã được giảiquyết xong được lập thành hồ sơ, sắp xếp theo thứ tự có logic và tổ chức mộtcách khoa học

+ Cặp đựng văn bản, tài liệu cần được giải quyết

+ Cặp đựng văn bản, tài liệu đã xử lý

+ Cặp đựng giấy tờ giải quyết như các loại báo cáo, tài liệu chuyên môn

về công nghệ thông tin, về thống kê công tác văn thư, lưu trữ để nghiên cứutham khảo và các giấy tờ khác

1.5 Khái quát chung về Công ty bảo hiểm Manulife

Manulife Financial là Tập đoàn tài chính hàng đầu thế giới có trụ sở tạiCanada, hoạt động tại nhiều quốc gia và vùng lãnh thổ tại châu Á, Canada và

Mỹ Được thành lập từ năm 1887, Manulife Financial cung cấp cho khách hàngtrên phạm vi toàn cầu các giá trị vững mạnh, đáng tin cậy, uy tín, và hướng đếntương lai cho các quyết định tài chính quan trọng nhất của mình

Tập đoàn tài chính Manulife Financial có mặt tại Châu Á từ năm 1897.Trong hơn 100 năm phát triển, Manulife không ngừng tăng trưởng mạnh mẽ vàbền vững, khẳng định vị thế hàng đầu trong lĩnh vực bảo vệ tài chính và quản lýtài sản ở khu vực châu Á Hiện nay, với quy mộ rộng khắp châu Á, Manulife cónền tảng vững chắc và mạng lưới hoạt động trải rộng trên toàn bộ khu vực trọngyếu này Manulife có hơn 50,000 đại lý và phát triển các kênh phân phối với hơn

100 ngân hàng đối tác và 500 đại lý và nhà môi giới độc lập

Tại Mỹ, Tập đoàn Manulife Financial hoạt động dưới tên John Hancock.Với hơn 6.300 nhân viên, các sản phẩm chủ lực của John Hancock ở thị trường

Mỹ tập trung vào việc bảo vệ tài chính cho khách hàng trong tất cả các giai đoạncuộc đời Manulife phân phối các sản phẩm chủ yếu thông qua các tư vấn tàichính và John Hancock Financial Network - một mạng lưới các công ty độc lậptrên toàn quốc John Hancock là công ty hàng đầu tại Mỹ về danh mục các sảnphẩm bảo hiểm theo từng đối tượng khách hàng dựa trên việc đầu tư tài sản vàobảo hiểm niên kim, bảo hiểm hưu trí, các sản phẩm bảo hiểm đóng phí linh hoạt

và các quỹ tương hỗ Từ năm 2008, các sản phẩm bảo hiểm đóng phí linh hoạtcủa Manulife là lựa chọn tối ưu của khách hàng cho các nhu cầu về lập kế hoạchđầu tư bất động sản, kinh doanh và hưu trí của một bộ phận người tiêu dùng đặcthù tại thị trường Mỹ

Là thành viên của Manulife Financial, Manulife Việt Nam tự hào là doanhnghiệp bảo hiểm nhân thọ nước ngoài đầu tiên có mặt tại Việt Nam từ năm 1999

và sở hữu tòa nhà trụ sở riêng có với giá trị đầu tư hơn 10 triệu USD Với bề dàykinh nghiệm và uy tín toàn cầu, công ty đặt mục tiêu trở thành công ty bảo hiểmnhân thọ chuyên nghiệp nhất tại Việt Nam.

Manulife Việt Nam hiện đang cung cấp một danh mục các sản phẩm đadạng từ sản phẩm bảo hiểm truyền thống đến sản phẩm bảo hiểm sức khoẻ, giáodục, liên kết đầu tư, hưu trí… cho hơn 700.000 khách hàng thông qua đội ngũđại lý hùng hậu và chuyên nghiệp tại 55 văn phòng trên 40 tỉnh thành cả nước

Bên cạnh kênh phân phối truyền thống qua đại lý, Manulife Việt Nam đadạng hóa hoạt động kinh doanh bằng việc cùng các đối tác ngân hàng triển khaikênh phân phối sản phẩm bảo hiểm qua ngân hàng (bancassurance) nhằm đápứng nhu cầu ngày càng đa dạng của thị trường Ngoài ra, Manulife Việt Nam làdoanh nghiệp bảo hiểm nhân thọ duy nhất phối hợp với Trung Ương Hội liênhiệp Phụ nữ Việt Nam triển khai chương trình bảo hiểm vi mô dành cho phụ nữ

có thu nhập thấp với mong muốn cùng Chính phủ phổ cập bảo hiểm nhân thọđến các gia đình Việt Nam, góp phần thực hiện các chính sách an sinh xã hội,xóa đói giảm nghèo và tạo ý thức tiết kiệm cho người dân

Với hơn 17 năm hoạt động tại Việt Nam, Manulife Việt Nam đã khôngngừng phát triển xây dựng vững chắc uy tín trong thị trường, khẳng định vị trí làmột trong ba công ty bảo hiểm nhân thọ hàng đầu tại Việt Nam

Tiểu kết

Trên đây là khái niệm chung về công tác quản lý và giải quyết văn bản vàquá trình hình thành phát triển của công ty Đó là cơ sở để tôi quá trình thực tiễncủa công ty

Chương 2 Thực trạng Quản lý và giải quyết văn bản tại Công ty bảo hiểm Manulife

2 Tình hình tiếp nhận xử lý, ban hành và quản lý văn bản tại Công ty bảo hiểm Manulife

2.1 Văn bản đến và giải quyết văn bản đến

1 Hàng năm, công ty bảo hiểm Manulife tiếp nhận và xử lý rấtnhiều văn bản đến gồm các văn bản từ các cơ quan cấp trên, văn bản từ các cơquan nhà nước hay những văn bản từ các đơn vị trực thuộc, các công ti liên kết

và các công ti nhánh

2 Việc tiếp nhận văn bản do bộ phận văn thư trực tiếp làm có

sổ theo dõi văn bản, vào số công văn đến và trình Giám đốc xử lý Trên cơ sởnội dung của văn bản mà Giám đốc chỉ đạo nhân bản và gửi cho các đơn vị trựcthuộc (ghi ở góc văn bản hoặc ghi bằng giấy cứng kèm theo văn bản) Bộ phậnvăn thư tiếp nhận, thực hiện nhân bản và gởi theo chỉ đạo của Giám đốc

3 Đối với các văn bản quy phạm pháp luật được nhân bản vàgởi cho tất cả các phòng chức năng và các đơn vị trực thuộc công ty Và bản gốclưu tại văn thư

4 Các văn bản chỉ đạo, văn bản giao dịch, liên hệ của các Sở,Ban, Ngành trên và ngoài địa bàn, hoặc của các doanh nghiệp khác thì tuỳ theotính chất, nội dung mà nhân bản cho các bộ phận hoặc giao thẳng đến các bộphận xử lý

Về việc tổ chức, tiếp nhận giải quyết văn bản đến được thực hiện theo 7bước sau:

Bước 1: Sơ bộ phân loại văn bản

Bước 2: Bóc bì văn bản

Bước 3: Đóng dấu đến, ghi sổ đến và ngày đến vào văn bản

Bước 4: Vào sổ phần mềm văn bản đến

Bước 5: Cho ý kiến giải quyết

Bước 6: Chuyển cá nhân đơn vị được phân công