Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC Phần mở đầu 1 Chương 1. Lý luận chung về công tác quản lí văn bản đến và khái quát về Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông Intracom 4 1.1. Lý luận chung về công tác quản lí văn bản đến 4 1.1.1. Khái niệm 4 1.1.2. Quy trình quản lí văn bản đến 5 1.2. Khái quát về CTCP đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông Intracom 7 1.2.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty 7 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức 8 Tiểu kết 10 Chương 2. Thục trạng áp dụng công tác quản lí văn bản đến tại Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông Intracom 11 2.1. Tiếp nhận, phân loại, đăng kí văn bản đến 11 2.1.1. Tiếp nhận và kiểm tra văn bản đến 11 2.1.2. Phân loại và bóc bì văn bản đến 12 2.1.3. Đóng dấu “ Đến” , ghi số và ngày đến 13 2.1.4. Đăng kí văn bản đến 14 2.2. Trình và chuyển giao văn bản đến. 16 2.2.1. Trình văn bản đến 16 2.2.2. Chuyển giao văn bản đến 17 2.3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 18 2.3.1. Giải quyết văn bản đến 18 2.3.2. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 18 2.4 Ưu điểm, nhược điểm 20 Tiểu kết 21 Chương 3. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lí văn bản đến tại Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông Intracom 22 3.1. Hoàn thiện hệ thống văn bản quy định, hướng dẫn về nghiệp vụ. 22 3.1.1. Kiện toàn về công tác nhân sự 23 3.1.2. Nâng cao ý thức trách nhiệm của cán bộ, nhân viên trong công ty 24 3.2. Đầu tư về cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng 25 3.3. Một số giải pháp khác 25 Tiểu kết 26 Kết luận 27 Tài liệu tham khảo 28 Phụ lục
BẢNG ĐÁNH GIÁ STT MSSV Họ Tên 10 11 12 1505QTVA 014 1505QTVA020 1505QTVA023 1505QTVA030 1505QTVA34 1505QTVA043 1505QTVA055 1505QTVA058 1505QTVA061 1505QTVA064 1505QTVA066 1505QTVA067 Mai Văn Đông Nguyễn Hồng Hạnh Dương Thị Linh Hiệp Hồng Thị Thanh Huyền Tơ Thị Lan Hương Đặng Thị Khánh Ly Triệu Ông Pết Bế Thị Quyên Nguyễn Thị Quỳnh Đinh Thị Thu Thảo Triệu Thị Thảo Bùi Thị Kim Thu 13 1505QTVA079 Nguyễn Thị Tuyền Chủ nhiệm đề tài: Nguyễn Thị Tuyền Số điện thoại: 01649272993 Đánh giá A+ A Ghi B C Nhóm trưởng LỜI CẢM ƠN Trên thực tế khơng có thành công mà không gắn liền với hỗ trợ, giúp đỡ dù hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp người khác Trong suốt thời gian từ bắt đầu học tập giảng đường đại học đến nay, nhận nhiều quan tâm, giúp đỡ quý Thầy Cô, gia đình bạn bè Xuất phát từ lòng biết ơn sâu sắc xin gửi lời cảm ơn chân thành đến T.S Bùi Thị Ánh Vân quan tâm giúp đỡ bảo xuốt thời gian học tập lớp trình làm tiểu luận Qua chúng tơi gửi lời cảm ơn tới chị Vũ Thị Thu Thảo nhờ có báo cáo thực tập “Cơng tác quản lí văn lập hồ sơ ,nộp hồ sơ đến CTCP đầu tư xây dựng hạ tầng giao thơng Intracom” chị, chúng tơi có tư liệu để triển khai tốt Chúng xin trân trọng cảm ơn ! LỜI CAM ĐOAN Chúng xin cam đoan đề tài tiểu luận kết làm việc nghiêm túc nhóm Chúng tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm có khơng trung thực thơng tin sử dụng tiểu luận MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU CHƯƠNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠNG TÁC QUẢN LÍ VĂN BẢN ĐẾN VÀ KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG INTRACOM .4 1.1 Lý luận chung cơng tác quản lí văn đến 1.1.1 Khái niệm .4 1.1.2 Quy trình quản lí văn đến 1.2 Khái quát CTCP đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông Intracom 1.2.1 Quá trình hình thành phát triển công ty 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức *Tiểu kết 10 CHƯƠNG THỤC TRẠNG ÁP DỤNG CƠNG TÁC QUẢN LÍ VĂN BẢN ĐẾN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG INTRACOM .11 2.1 Tiếp nhận, phân loại, đăng kí văn đến .11 2.1.1 Tiếp nhận kiểm tra văn đến .11 2.1.2 Phân loại bóc bì văn đến 12 2.1.3 Đóng dấu “ Đến” , ghi số ngày đến 13 2.1.4 Đăng kí văn đến .14 2.2 Trình chuyển giao văn đến 16 2.2.1 Trình văn đến 16 2.2.2 Chuyển giao văn đến .17 2.3 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến 18 2.3.1 Giải văn đến 18 2.3.2 Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến 18 2.4 Ưu điểm, nhược điểm 20 *Tiểu kết 21 CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÍ VĂN BẢN ĐẾN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG INTRACOM 22 3.1 Hoàn thiện hệ thống văn quy định, hướng dẫn nghiệp vụ .22 3.1.1 Kiện tồn cơng tác nhân 23 3.1.2 Nâng cao ý thức trách nhiệm cán bộ, nhân viên công ty 24 3.2 Đầu tư sở vật chất, trang thiết bị văn phòng 25 3.3 Một số giải pháp khác 25 * Tiểu kết 26 KẾT LUẬN 27 TÀI LIỆU THAM KHẢO 28 PHỤ LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Hiện nay,vấn đề quản lí văn đến quan,đơn vị vấn đề quan trọng cần thiết, vấn đề có ảnh hưởng khơng nhỏ đến chất lượng lợi nhuận quan Đặc biệt,trong hoạt động văn phòng,vấn đề quản lí văn đến giữ vai trò khơng nhỏ q trình hoạt động làm việc công ty Mọi hoạt động quản lí liên quan đến cơng văn, giấy tờ , sử dụng công văn giấy tờ làm cơng cụ phục vụ cho việc quản lí Vì cơng tác quản lí văn đến cơng ty khơng thể thiếu, góp phần vào hoạt động công ty thuận lợi xuôn sẻ thuận lợi tạo thành hệ thống đồng xuyên xuốt từ xuống Quản lí khâu tốt góp phần vào việc giải vấn đề liên quan đến giấy tờ trôi chảy Chúng sinh viên ngành Quản trị văn phòng chúng tơi lựa chọn đề tài “ Cơng tác quản lí văn đến CTCP đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông Intracom” để ứng dụng kiến thức mà học nhà trường để kiểm chứng thực tế,qua tích lũy thêm kinh nghiệm để phục vụ cho việc làm sau Hiện sinh viên năm thứ nên thời gian rảnh thường lên thư viện để đọc tài liệu chúng tơi chọn “Báo cáo thực tập”để giúp thực triển khai tiểu luận cho môn phương pháp nghiên cứu khoa học Với tất lí trên, chúng tơi định chọn vấn đề “ Cơng tác quản lí văn đến CTCP đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông Intracom” cho tập tiểu luận Lịch sử nghiên cứu vấn đề Về cơng tác quản lí văn đến, nội dung môn học ngành Quản trị văn phòng, chúng tơi học, tìm hiểu vấn đề thấy quan trọng cho công việc tương lai nên dành nhiều thời gian để tìm hiểu, phân tích rõ vấn đề Cơng tác quản lí văn bẩn đến đề cập rõ giáo trình ‘‘Lí luận phương pháp công tác văn thư”cuốn sách cung cấp sở liệu cho thực tiểu luận Báo cáo thực tập: “ Công tác quản lí văn lập hồ sơ ,nộp hồ sơ đến CTCP đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông Intracom” cung cấp cho chúng tơi thơng tin cơng tác quản lí văn đến CTCP đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông Intracom 3.Mục tiêu nghiên cứu Thứ nhất: Nghiên cứu cơng tác quản lí văn đến CTCP đầu tư xây dựng hạ tầng giao thơng Intracom giúp chúng tơi tìm hiểu rõ sâu sắc công tác trước sách vở, không áp dụng thực tế Khi tìm hiểu vấn đề mà có thêm số liệu tình hình thực tế, thực trạng vấn đề rõ ràng dễ hiểu nhiều Thông qua việc nghiên cứu từ rút giải pháp nhằm nâng cao hiệu cơng tác quản lí văn đến CTCP đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông Intracom Thứ hai: Nghiên cứu đề tài giúp vận dụng kiến thức dạy ghế nhà trường suốt thời gian vừa qua vào thực tế, qua tích lũy thêm kinh nghiệm để phục vụ cho việc làm sau Phạm vi nghiên cứu - Không gian : CTCP đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông Intracom - Thời gian : Từ năm 2011 đến năm 2015 5.Phương pháp nghiên cứu Để triển khai đề tài này,chúng thực phương pháp sau đây: - Thống kê Phân tích So sánh Tổng hợp - Thu thập xử lí thơng tin Đối tượng nghiên cứu - Cơng tác quản lí văn đến CTCP dầu tư xây dựng hạ tầng giao thông Intracom Bố cục đề tài Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo, Phụ lục, đề tài triển khai chương: Chương Lí luận chung cơng tác quản lí văn đến khái quát CTCP đầu tư xây dựng hạ tầng giao thơng Intracom Chương Tình hình áp dụng cơng tác quản lí văn đến CTCP đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông Intracom Chương Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng quản lí văn đến CTCP xây dựng hạ tầng giao thông intracom Chương LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠNG TÁC QUẢN LÍ VĂN BẢN ĐẾN VÀ KHÁI QUÁT VỀ CTCP ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG INTRACOM 1.1Lý luận chung cơng tác quản lí văn đến 1.1.1Khái niệm Trong hoạt động hàng ngày để thực chức nhiệm vụ quan phải ban hành văn để gửi cho quan đơn vị cá nhân có liên quan đồng thời nhận văn quan đơn vị cá nhân hữu quan gửi tới Văn quan ban hành gửi gọi văn hay công văn công văn Văn mà quan cá nhân bên gửi tới gọi văn đến hay công văn đến.Văn đi, đến chứng để quan giải đạo theo dõi thực vấn đề ,sự việc thuộc chức nhiệm vụ Mặt khác, khơng văn có nội dung chứa đựng thơng tin thuộc bí mật nhà nước bí mật tổ quan Do văn đi, đến cần quản lí chặt chẽ Điều 10 Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia quy định :“Tài liệu văn thư quan, tổ chức đăng ký quản lí quan tổ chức đó” [ 1; Tr 12] Như đếu biết văn phương tiện công cụ thiếu hoạt động quản lí điều hành quan Do nhận văn đối tượng gửi đến phải xem xét phân loại , đăng kí, giải kịp thời xác thống theo quy định Vì “Quản lí văn áp dụng biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận ,chuyển giao nhanh chóng, kịp thời ,đảm bảo an tồn văn hình thành hoạt động hàng ngày quan, tổ chức” [1; Tr 277] Hiện q trình đại văn phòng phát triển việc ứng dụng khoa học công nghệ quan làm việc quan trọng Nhờ có ứng dụng mà văn gửi đến cơng ty có nhiều hình thức khác Vì “Quản lí văn đến tất văn gửi đến quan dù đường phải qua văn thư quan để đăng kí quản lí thống nhất” [1; Tr 286] 1.1.2Quy trình quản lí văn đến Văn đến văn quan doanh nghiệp nhận Quy trình quản lí văn đến gồm bước sau: * Bước 1: Tiếp nhận văn đến Khi tiếp nhận văn đến từ nguồn, họăc làm việc văn thư người giao nhiệm vụ tiếp nhận văn đến phải kiểm tra số lượng , tình trạng, dấu niêm phong (nếu có) kiểm tra đối chiếu với nơi gửi trước nhận ký nhận Trường hợp phát thiếu, bì ,tình trạng bì khơng ngun vẹ văn chuyển đến muộn thời gian ghi bì ,văn thư người giao nhiệm vụ tiếp nhận văn đến phải báo cáo với người có trách nhiệm ; trường hợp cần thiết phải lập biên với người chuyển văn Đối với văn đến chuyển phát qua máy Fax qua mạng văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang văn Nếu phát sai giải Sau nhận kiểm tra văn thư tiến hành phân loại sơ bộ, bóc bì, đóng dấu lên văn Việc bóc bì văn mật thực theo quy định thông tư số 12/ 2012/TT-BCA (A11) ngày 13 tháng năm 2012 công an hướng dẫn thực nghị định số 33/2002 NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2002 phủ việc quy định chi tiết thi hành pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước có quy định cụ thể quan, tổ chức Tất văn đến thuộc diện đăng ký Văn thư phải đóng dấu “đến” ghi sổ đến ngày đến (kể đến trường hợp cần thiêt) Đối với văn đến chuyển qua Fax qua mạng trường hợp cần thiết phải chụp in giấy đóng dấu “đến” * Bước 2: Đăng kí văn đến Văn đến đăng kí sổ đăng kí văn đến sở liệu quản lí văn máy tính * Bước 3: Trình , chuyển giao văn đến Sau đăng kí văn đến, văn thư phải trình kịp thời cho người đứng đầu quan, tổ chức người đứng đầu quan tổ chức giao trách nhiệm xem xét cho ý kiến phân phối, đạo giải thời hạn Văn đến có dấu mức độ khẩn phải trình chuyển giao sau nhận Ý kiến phân phối văn ghi vào mục “chuyển” dấu “đến”, ý kiến đạo giải (nếu có) thời hạn giải văn đến cần ghi vào phiếu riêng Sau có ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải (nếu có) người có thẩm quyền , văn đến trở lại văn thư để đăng kí bổ sung vào sổ đăng kí văn đến vào trường tương ứng sở liệu quản lí văn đến Đồng thời thực thủ tục chuyển giao văn đến *Bước 4: Giải theo dõi đôn đốc việc giải văn đến Khi nhận văn đến, đơn vị, nhân có trách nhiệm giải kịp thời theo thời hạn pháp luật quy định theo quy định quan, tổ chức Những văn đến có dấu mức độ khẩn phải giải trước Khi người trình đứng đầu quan, tổ chức xem xét, định phương án giải đơn vị cá nhân phải đính kèm phiếu giải văn đến có ý kiến đề xuất đơn vị cá nhân Đối với văn đến có liên quan đến cac đơn vị nhân khác, đơn vị cá nhân chủ trì giải phải gửi văn văn ( kèm theo phiếu giải văn đến có ý kiến đạo giải người có thẩm quyền) để lấy ý kiến đơn vị , cá nhân Khi trình người đứng đầu quan, tổ chức xem xét, định đơn vị cá nhân chủ trì phải kèm văn tham gia ý kiến dơn vị có lien quan Tất văn đến có ân định thời hạn giải phải theo dõi , đôn đốc thời hạn giải Văn thư có nhiệm vụ tổng số liệu để báo cáo người giao trách nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải văn đến, trường hợp quan, tổ chức chưa ứng dụng máy tính để quản lí văn đến 2.4 Ưu điểm, nhược điểm * Ưu điểm Nhìn chung cơng tác tổ chức, quản lí giải văn đến cơng ty thực theo quy định Nhà nước Quy chế văn thư lưu trữ Bộ khoa học cơng nghệ Vì thực tế cơng tác đem lại hiệu rõ rệt hoạt động công ty cụ thể Khâu tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì đóng dấu tiến hành chặt chẽ, kỹ lưỡng rõ ràng nên không tạo nên nhầm lẫn chuyển giao văn đến tới đơn vị cá nhân Văn đến có dấu mức độ khẩn ưu tiên giải trước, văn mật văn thư bóc bì văn có đạo lãnh đạo cơng ty Đăng kí văn đến: Khâu nghiệp vụ cán văn thư công ty thực theo nguyên tắc: xác đầy đủ đăng kí vào số Do số lượng văn đến công ty không nhiều nên tất văn đến đăng kí chung số, văn mức độ “khẩn’’ cán văn thư ghi ghi mức độ khẩn văn bản… Do tạo điều kiện thuận lợi cho cá nhân, đơn vị cơng ty tra tìm văn cách nhanh chóng, dễ dàng xác Trình bày văn đến: Khâu nghiệp vụ cán văn thư thực theo trình tự Văn đến sau tiếp nhận, đóng dấu, đăng kí vào sổ, cán văn thư xếp văn đến trình cho lãnh đạo để xin ý kiến phân phối, giải văn Trường hợp có nhiều đơn vị, cá nhân liên quan giải văn cán văn thư mang kèm theo phiếu giải văn đến để lãnh đạo phân phối giải văn cho cá nhân, đơn vị phiếu Sao chuyển văn đến: Sau trình văn đến tới lãnh đạo để phân phối giải văn đến, vào mục “chuyển’’ phiếu giải văn đến ( trường hợp có nhiều đơn vị, cá nhân phối hợp giải công việc mà nội dung văn đề cập), cán văn thư đơn vị nào, cá nhân có trách nhiệm giải cơng việc nhanh chóng chuyển giao văn cho đơn vị, cá nhân lấy làm giải 20 Theo dõi, đôn đốc giải văn bản: Thực tế Lãnh đạo, trưởng phòng Hành – Tổ chức cán văn thư công ty thực tốt chặt chẽ công tác này, khâu nghiệp vụ quan trọng, góp phần thúc đẩy tiến độ giải cơng việc theo thời gian pháp luật quan, tổ chức quy định * Hạn chế Do cán văn thư kiêm nhiệm nên nghiệp vụ công tác văn thư chưa sâu sắc kĩ càng, công tác nghiệp vụ thực chưa đạt yêu cầu công việc đề thực tế lãnh đạo quan, cán công ty chưa hiểu rõ đánh giá hết tầm quan trọng cơng tác văn thư nói chung cơng tác quản lí văn đến nói riêng nên chưa dành quan tâm đầu tư theo yêu cầu công tác Khâu nghiệp vụ đăng kí văn đến trung tâm thực số sổ đăng kí văn đến thực tế khơng có sổ chuyển giao văn đến mà chủ yếu thơng qua hình thức truyền miệng tới phòng cán cụ thể coa liên quan nhận văn Bên cạnh bị chi phối nhiều cơng việc nên q trình tổ chức quản lí giải văn đến mang nhiều tồn ý công tác tiếp nhận văn Vẫn tình trạng dùng tay bị văn đóng dấu văn đến số trường hợp số bị đóng lịch ngược khơng theo quy định bên cạnh việc đăng ký văn đến có gặp nhiều khó khăn định sử dụng phần mềm quản lí máy tính kém, chủ yếu sử sụng phương Pháp truyền thống chủ yếu *Tiểu kết Trong chương trình bày tình hình áp dụng cơng tác quản lí văn đến CTCP đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông Intracom Bao gồm tiếp nhận đăng kí văn đến; trình chuyể giao văn đế; giải theo dõi đôn đốc việc giải văn đến đưa ưu điêm nhược điểm Những nội dung nêu chương sở để giúp rút giải pháp để nâng cao hiệu công việc Chương 21 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CƠNG TÁC QUẢN LÍ VĂN BẢN ĐẾN TẠI CTCP ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG INTRACOM Với mong muốn góp phần nâng cao hiệu hoạt động quản lí nói chung , cơng tác quản lí văn đến nói riêng tai CTCP đầu tư xây dựng hạ tầng gioa thông Intracom, sở phân tích ưu điểm, hạn chế đề cập chương 2, xin mạnh dạn đề số nhóm giải pháp sau: 3.1 Hồn thiện hệ thống văn quy định, hướng dẫn nghiệp vụ Để cơng tác văn thư nói chung cơng tác quản lí văn đến nói riêng vào nề nếp, đem lại chất lượng hiệu cao thời gian tới công ty cần ban hành văn quy định vấn đề sau: Bạn hành quy chế văn thư lưu trữ nhằm chuẩn hóa với thống quy trình trách nhiệm phận cá nhân công ty công tác văn thư lưu trữ thông qua quy chế nhân viên nắm cơng việc cần phải làm quy trình giải cơng việc cách cụ thể xác rõ Qua lãnh đạo nắm bắt kiểm sốt tình hình thực công việc nhân Viên đảm bảo chức nhiệm vụ hay chưa Ngồi cơng ty nên nghiên cứu hướng dẫn ban hành văn quy trình soạn thảo ban hành văn cơng ty phải quy định thẩm quyền ban hành phận nhự: Hội đồng quản tr,ị ban giám đốc, phòng ban cơng ty phải quy định cụ thể thẩm quyền để tránh nhầm lẫn ban hành sai thẩm quyền Phân công trách nhiệm soạn thảo phòng ban đơn vị để tránh đùng đẩy trách nhiệm nhiệm vụ soạn thảo văn bị chồng chéo phòng Điều dễ dàng việc quy trách nhiệm cá nhân thực sai công việc Công ty Cơng ty cần phải có văn quy định quy trình quản lí văn bản, hết cơng ty nên ban hành văn quy định việc giao trách nhiệm theo dõi, giải văn có thời hạn hay khơng để tránh tình trạng giải chậm giải sai gây ảnh hưởng đến hiệu kinh doanh cơng ty 22 Ngồi văn thư cần đăng ký đầy đủ thông tin văn vào sổ Đăng ký nhập thông tin máy tính để tao điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu văn diễn dễ dàng Bên cạnh đó, quan tâm đến nghiên cứu xây dựng văn quy định cụ thể quy trình lập hồ sơ phân công nhiệm vụ lập hồ sơ cho nhân viên Xác định cụ thể người lập hồ sơ? Ai người quản lí phục vụ sử dụng hồ sơ? Sử dụng ? Để nâng cao hiệu lập hồ sơ phải nghiên cứu, xây dựng ban danh mục hồ sơ công ty Theo quan sát dựa vào tìn hình thực tế cơng ty, tơi xin mạnh dạn đề xuất phương pháp, nội dung danh mục hồ sơ sau: Công ty cần có kế hoạch xây dựng danh mục hồ sơ từ năm trước để làm sở cho việc lập hồ sơ năm sau Cụ thể chuyên viên đơn vị vào chức năng, nhiệm vụ đơn vị; nhiệm vụ, công việc mà cá nhân phân công; kế hoạch công tác năm đơn vị; kinh nghiệm thân đồng nghiệp… để chủ động kiến tên hồ sơ mà phải lập Tiếp đó, thủ trưởng đơn vị tổng hợp giao cá nhân tổng hợp thành danh mục hồ sơ đơn vị Nhân viên văn thư- lưu trữ công ty làm nhiệm vụ tổng hợp danh mục hồ sơ đơn vị thành danh mục hồ sơ công ty trình lãnh đạo văn phòng xem xét, cho ý kiến Tiếp đó, danh mục hồ sơ trình lên lãnh đạo xem xét, ký ban hành Sau có chữ ký lãnh đạo cơng ty danh mục hồ sơ in chuyển cho đơn vị, cá nhân để triển khai lập hồ sơ cảu đơn vị, cá nhân 3.1.1 Kiện toàn công tác nhân Để làm tốt công tác quản lí văn lập hồ sơ việc kiện tồn nhân khơng thể thiếu Hiện nay, việc phận văn thư trực thuộc văn phòng hợp lí Tuy nhiên cần phải có người phụ trách cơng tác văn thư riêng biệt, tránh tình trạng kiêm nhiệm nhiều công việc khác dẫn tới công việc chồng chéo mà khơng chu tồn cho cơng tác văn thư Người làm công việc văn tư phải bồi dưỡng them kiến thức chuyên nghành trang kiến thức sâu, rộng công tác để có khả tham mưu cho lãnh đạo tốt lĩnh 23 vực quản lí văn lập hồ sơ Bên cạnh mỗi, phòng, ban, đơn vị công ty cần phân công nhân viên phụ trách mảng văn thư đơn vị để làm đầu mối phân phối giải công việc với văn thư công ty Muốn công tác văn thư nói chung cơng tác quản lí văn lập hồ sơ nói riêng thực cách tốt khơng riêng phận văn thư cần kiện tồn mà cần quan tâm, phối hợp tất thành viên công ty Ban lãnh đạo nhân viên cần trang bị kiến thức tốt nghiệp vụ văn thư- lưu trữ để phục vụ cho cơng việc để quy trình quản lí thực cách trơn chu, tiết kiệm thời gian công sức Đây việc cần thiết nhằm nâng cao chuyên môn mang tính đồng tồn cơng ty 3.1.2 Nâng cao ý thức trách nhiệm cán bộ, nhân viên công ty Đối với việc thay đổi nhằm nâng cao cơng tác quản lí văn lập hồ sơ yếu tố người quan trọng nhất, đóng vai trò then chốt cho đổi thay Cơng tác đòi hỏi tất người cần phải tham gia, lãnh đạo nhân viên công ty cần đổi tư cơng tác quản lí văn lập hồ sơ, cần nhạy bén, sáng tạo, thay đổi tư phong cách tổ chức, quản lí để thực công việc cho hiệu Lãnh đạo công ty nên quan tâm sát tới công tác quản lí lập hồ sơ, đồng thời đưa kế hoạch mang tính lâu dài ổn điịnh để công tác vào nề nếp Nhân viên công ty cần coi trọng công tác quản lí lập hồ sơ , thay đổi tư cách nhìn tầm quan trọng cơng ty áp dụng vào cơng việc Bên cạnh trau dồi them kiến thức mẻ cơng tác quản lí văn lập hồ sơ để trước hết áp dụng vào công việc mà thân phụ trách, sau phối hợp với văn thư giải cơng việc nhanh chóng Người phụ trách công tác văn thư cần phải phối hợp cơng việc với thành viên khác để quản lí văn cách sát nữa, tạo tiền đề cho công tác lập hồ sơ lưu trữ cách tốt Ngoài cần bồi dưỡng kiến 24 thức thơng qua lớp bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ.Cán nhân viên công ty nên thường xun bóa cáo tình hình thực công việc với lãnh đạo để lãnh đạo nắm bắt kịp thời giải khó khăn vướng mắc trình làm việc gặp phải 3.2 Đầu tư sở vật chất, trang thiết bị văn phòng Để hỗ trợ cho cơng tác quản lí văn lập hồ sơ sở vật chất cơng ty đóng vai trò cơng cụ đắc lực cho người có thực cơng việc Hiện cơng ty chưa có phần mềm quản lí văn Vì cơng ty nên đầu tư phần mềm chun dụng quản lí văn Vì cơng ty tăng hiệu suất quản lí hiệu cơng việc Cơng ty tham khảo số phần mềm quản lí sau: Phần mềm quản lí văn điều hành công ty dịch vụ Tất Thành Phần mềm số đơn vị sử dụng như: Sở khoa học công nghệ tỉnh sơn la, Viện kinh tế xây dựng , Viện khoa học môi trường, Tổng cục lâm nghiệp- Bộ nông Nghiệp… Bên cạnh hệ thống máy photocopy cơng ty cũ thường xuyên hỏng công ty nên đầu tư hệ thống máy photo để phục vụ cho công tác chụp văn nhanh chóng tránh làm hỏng tài liệu Tại cơng ty hệ thống máy in máy hủy tài liệu cặp hồ sơ Còn thiếu cần thiết bổ sung để cơng tác quản lí văn lập hồ sơ thuận lợi 3.3 Một số giải pháp khác Ngoài giải pháp để thực tốt cơng tác quản lí văn công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng hạ tầng giao thơng Intracom nên có biện pháp sau: Thường xuyên tra kiểm tra công tác quản lí văn đối lập hồ sơ cơng tác kiểm tra diễn theo định kỳ kiểm tra đột xuất, nội dung kiểm tra lập cho tiêu chuẩn với nội dung :quy trình quản lí số lượng chất lượng, mức độ hoàn thành nhiệm vụ cá nhân ,trách nhiệm để kịp thời phát sai sót từ rút kinh nghiệm có biện pháp khắc phục Xây dựng chế tài cụ thể để kịp thời có biện pháp then thưởng kỷ 25 luật Văn ban hành sai thể thức quy trình quản lí văn lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan không đảm bảo phần thiếu chế tài xử phạt Như công ty cần có chế độ khen thưởng kỷ luật nghiêm chỉnh đơn vị cá nhân hoàn thành tốt khen thưởng đồng thời có biện pháp kỷ luật Trên kiến nghị nhằm nâng cao hiệu hoạt động công tác quản lí văn đến hi vọng với số kiến nghị góp phần hồn Thiện tăng hiệu hoạt động công ty cổ phần Đầu tư Xây dựng hạ tầng giao thông Intracom * Tiểu kết Trên sở vấn đề trình bày chương chương chúng tơi đưa số giải pháp chương để góp phần nâng cao chất lượng hoạt động văn phòng CTCP đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông Intracom Hi vọng giải pháp chúng tơi cơng ty hồn thiện cơng tác quản lí văn đế KẾT LUẬN 26 Đề tài tiểu luận “ cơng tác quản lí văn bẩn đến CTCP đầu tư xây dựng hạ tầng giao thơng Intracom” chương chúng tơi trình bày “ lí luận cơng tác quản lí văn đến khái quát CTCP đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông Intracom” Tất nội dung lí luận thực tiễn để thực chương Trong chương chúng tơi trình bày tình hình áp dụng cơng tác quản lí văn đến CTCP đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông Intracom Những nội dung nêu chương sở để giúp rút giải pháp để nâng cao hiệu công việc, Trên sở vấn đề trình bày chương chương đưa số giải pháp chương để góp phần nâng cao chất lượng hoạt động văn phòng CTCP đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông Intracom Với giải pháp nguồn lực có cộng với tâm đồng lòng ban Lãnh đạo chắn cơng ty thực tốt ,tạo nên tảng cho việc cải tiến liên tục không ngừng nâng cao hiệu quản lí văn đến cơng ty góp phần giúp cơng ty dễ dàng thực quản lí văn Từ giúp chúng tơi nhận ưu điểm nhược điểm công ty đưa giải pháp giúp cho cơng tác quản lí văn đến thực theo quy định pháp luật 27 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.Vương Đình Quyền (2011) Giáo trình lí luận phương pháp cơng tác văn thư, NXB Đại học Quốc Gia Hà Nội, Hà Nội 2.Vũ Thị Thu Thảo (2016) Cơng tác quản lí văn lập hồ sơ ,nộp hồ sơ đến CTCP đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông Intracom ( Báo cáo thực tập), Đại học Nội Vụ, Hà Nội 28 PHỤ LỤC Phụ lục 01: Một số hình ảnh cơng ty Cổng CTCP đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông Intracom [Nguồn: cổng thông tin điện tử CTCP đầu tư Intracom] 29 Tòa nhà CTCP đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông Intracom [Nguồn: cổng thông tin điện tử CTCP đầu tư Intracom] 30 Phụ lục 02: Cơ cấu tổ chức CTCP đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông Intracom ĐHĐ Cổ đông Hội đồng quản trị Ban Kiểm sốt Ban giám đốc Văn phòng cơng ty Các đội xây dựng Phòng kế hoạch kĩ thuật Các đội xây lắp Phòng đầu tư dự án nhà thị Các cơng ty Phòng Đầu tư dự án thủy điện Các công ty liên doanh liên kết [2; Tr 24] 31 Ban quản lí dự án thị nhà số Phòng đầu tư dự án thị Ban quản lí dự án thị nhà số Phòng tài kế tốn Ban quản lí dự án thủy điện Phụ lục 03:Quy trình quản lí văn đến Tiếp nhận Xử lí văn Vào sổ Gửi văn văn bản theo dõi đến đơn (3) vị, cá nhân (4) (1) (2) [2; Tr 24] Phụ lục 04: Bìa trang đầu sổ đăng kí văn đến 32 [2; Tr 17] Phụ lục 05: Bìa trang đầu sổ theo dõi văn đến 33 [2; Tr 28] 34 ... INTRACOM 22 3. 1 Hoàn thiện hệ thống văn quy định, hướng dẫn nghiệp vụ .22 3. 1.1 Kiện tồn cơng tác nhân 23 3.1.2 Nâng cao ý thức trách nhiệm cán bộ, nhân viên công ty 24 3. 2 Đầu tư sở... 22 /3/ 2012 việc vị,phòng tầng Intracom tạm ban,trun giao thơng hỗn g tâm Intracom trực trình thuộc xây dựng trung cư Êcohom Bộ XD 45/BXD-VP 23/ 3/20 13 Về việc - Lãnh Bà Hỏa nghỉ lễ đạo Hương tốc 30 /4-... thích cần thiết Bảng: Mẫu sổ đăng ký văn đến Ngày đến Số đến (1) 24 /3 (2) 87 27 /3 89 Tác giả Số,ký hiệu Ngày tháng Tên loại Đơn vị Ký Ghi trích nhân yếu nội người dung nhận (3) (4) (5) (6) (7)