đánh giá công tác quản lí văn bản đi – đến và lập hồ sơ tại ủy ban nhân dân phường 4, quận 6, tp. hồ chí minh

Công tác Văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lí điều hành công việc của các cơ quan Đảng, các cơ quan Nhà nước các tổ chức ki

LUẬN VĂN

Đánh giá công tác quản lí văn bản đi – đến và lập hồ sơ tại Ủy ban nhân dân phường 4, quận 6, Tp Hồ Chí Minh

Công tác Văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lí điều hành công việc của các cơ quan Đảng, các cơ quan Nhà nước các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, các đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác và đồng thời công tác Văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và chiếm một phần lớn nội dung hoạt động của văn phòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của một cơ quan, là một mắt xích quan trọng trong bộ máy hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành

Đồng thời làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc cơ quan được nhanh chóng, chính xác, chất lượng, đúng chế độ, giữ bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi dụng văn bản Nhà nước để làm những việc trái pháp luật góp phần lớn lao vào việc thúc đẩy sự phát triển kinh tế và bảo

vệ đất nước của mỗi Quốc gia

Bước sang thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá, đã tạo ra những chuyển biến mọi mặt trong nền kinh tế xã hội Các đợn vị hành chính sự nghiệp cũng như các doanh nghiệp gặp không ít khó khăn, vướng mắc do những yều cầu phát sinh, đặc biệt là vấn đề quản lí văn bản đi – đến và song song với việc quản lí các văn bản là công tác lập hồ sơ cũng đóng một vai trò hết sức quan trọng Để hoạt động có hiệu quả thì bất cứ một cơ quan nào cũng không thể không coi trọng công tác này Bởi nó không chỉ là phương tiện cần thiết để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý trong quá trình hoạt động của cơ quan đơn vị mà còn là điều kiện đảm bảo cho các cơ quan đơn vị thực hiện tốt công việc quản lý, điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao và theo đúng

pháp luật

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác quản lí văn bản cũng như việc lập hồ

sơ đối với hoạt động của cơ quan, đơn vị nói chung và đối với Văn phòng của Ủy ban nhân dân phường 4, quận 6, Tp Hồ Chí Minh nói riêng Vì vậy đây cũng chính là lý do

và mục tiêu em chọn đề tài: “Đánh giá công tác quản lí văn bản đi – đến và lập hồ sơ tại Ủy ban nhân dân phường 4, quận 6, Tp Hồ Chí Minh” làm báo cáo thực tốt

nghiệp Giúp chúng ta có cái nhìn sâu hơn về công tác văn thư

Để thực hiện tốt đề tài này em đã sử dụng một số phương pháp:

Một là, quan sát hoạt động thực tiễn công việc, đối chiếu lý luận và thực tiễn để đánh giá hoạt động quản lí văn bản đi – đến của Ủy ban nhân dân phường 4 quận 6 Tp.HCM Hai là, dựa vào và công văn 425 để làm căn cứ đối chiếu với tình hình thực tế tại cơ quan

Ba là, dựa vào các tài liệu, quy chế, báo cáo tổng kết để phân tích, thống kê rút ra những giải pháp mang tính khả thi

Bốn là, sử dụng phương pháp phỏng vấn trực tiếp để khai thác thêm thông tin cho đề tài này

Cuối cùng, sử dụng bảng câu hỏi để tìm hiểu rõ về vấn đề

Bố cục bài báo cáo gồm 3 chương:

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÍ VĂN BẢN ĐI - ĐẾN VÀ LẬP HỒ SƠ

CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG 4 QUẬN 6, TP HỒ CHÍ MINH

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG, GIẢI PHÁP VỀ VẤN CÔNG TÁC QUẢN LÍ VĂN BẢN

ĐI - ĐẾN VÀ LẬP HỒ SƠ TẠI ỦY BAN NHÂN PHƯỜNG 4, QUẬN 6, TP HCM

Do hạn chế về thời gian nên bài báo cáo không thể tránh khỏi những khiếm khuyết Kính mong Quý thầy, cô cùng các anh, chị và các bạn đóng góp ý kiến cho em để bài báo cáo được hoàn chỉnh hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ CÔNG TÁC LẬP

HỒ SƠ 1.1 Khái quát về công tác quản lý và giải quyết văn bản đi - đến

1.1.1 Khái niệm

- Tổ chức quản lý văn bản: Là thực hiện những công việc quản lý công văn giấy tờ được đảm bảo an toàn và tra tìm một cách nhanh chóng

1.1.2 Ý nghĩa của công tác quản lý văn bản và giải quyết văn bản đi - đến

- Làm tốt công tác quản lý văn bản đi - đến sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác…hạn chế được bệnh quan lưu giấy tờ

- Giữ gìn được những tài liệu và thông tin của cơ quan để làm cơ sở chứng minh cho mọi hoạt động của cơ quan là hợp pháp hay không hợp pháp

- Giữ gìn bí mật của Nhà nước cũng như bí mật của cơ quan

1.2 Công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi

1.2.1 Khái niệm văn bản đi

Văn bản đi là tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội

bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi chung là văn bản đi

1.2.2 Nguyên tắc quản lý văn bản đi

Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, đều phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư của cơ quan

Tất cả văn bản đi được kiểm tra về thể thức và nội dung trước khi gửi đi

1.2.3 Quy trình quản lý văn bản đi

Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đi

Bước 1: Kiểm tra văn bản

- Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản Nếu phát hiện có sai sót phải kịp thời báo cáo cho người giao trách nhiệm được xem xét và giải quyết

- Ghi số và ngày, tháng văn bản

- Nhân bản: Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định

(2)

Đăng ký văn bản đi

(3)

Làm thủ tục chuyển phát và

theo dõi (4)

Lưu văn bản

Đăng

ký văn bản đi bằng

sổ

Đăng ký văn bản

đi bằng máy tính

Làm thủ tục phát hành văn bản

Chuyển phát văn bản

Nhân

bản

Theo dõi việc chuyển phát văn bản

Bước 3: Đăng ký văn bản đi

Nơi nhận vản bản

Số lượng văn bản

Nơi lưu văn bản

Ghi chú

Hướng dẫn đăng ký

(1) Ghi số và ký hiệu của văn bản

(2) Ghi ngày, tháng vản bản Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm

số 0 ở trước, ví dụ: 05/02, 31/12

(3) Tên loại và trích yếu nội dung thể hiện trên vản bản

(4) Ghi tên cơ qua, đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản

(5) Ghi số lượng vản bản phát hành

(6) Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân lưu vản bản

(7) Ghi những điều cần thiết khác

TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN (NẾU CÓ)

TÊN CƠ QUAN (ĐƠN VỊ)

- Đăng ký văn bản đi bằng máy tính là: Sử dụng phần mềm vào quản lý văn bản

- Thực hiện theo hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý vản bản của cơ quan, tổ

chức cung cấp phần mềm đó

Bước 4: Làm thủ tục theo dõi và chuyển phát văn bản đi

 Làm thủ phát hành văn bản:

 Lựa chọn phong bì: Bì văn bản phải được làm bằng loại giấy dai bền khó thấm

nước, không nhìn thấu được

 Chuyển phát văn bản đi

 Văn bản phải được chuyển ngay trong ngày hoặc chậm nhắt là sáng ngày hôm sau,

vào sổ và đăng ký phát hành

 Theo dõi việc chuyển phát vản bản:

 Lập phiếu gửi theo dõi việc chuyển phát văn bản đi Nếu phát hiện văn bản bị thất

lạc phải báo cho người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết

 Mẫu sổ : Trang bìa trình bày tương tự như trang bìa của sổ đăng ký vản bản đi, chỉ khác tên gọi “Sổ chuyển giao văn bản đi” và không có dòng chữ “từ số…đến

số…”

 Phần đăng ký bên trong :

Ngày tháng Số và ký hiệu văn bản Nơi nhận văn bản Ký nhận Ghi chú

Bước 5: Lưu văn bản đi

Văn bản lưu lại văn thư phải có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền

1.3 Công tác tổ chức và giải quyết văn bản đến

1.3.1 Khái niệm văn bản đến

- Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính

và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn

1.3.2 Nguyên tắc quản lý văn bản đến

- Các văn bản đến phải qua văn thư đăng ký

- Trước khi văn bản được giao giải quyết thì thông qua Thủ trưởng cơ quan và Chánh văn phòng xem xét

- Được tổ chức và giải quyết kịp thời

1.3.3 Quy trình quản lý văn bản đến: Gồm có 3 bước

Sơ đồ quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến

Bước 1: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

- Tiếp nhận văn bản đến:

Người làm công tác văn thư khi tiếp nhận các văn bản chuyển đến ở mọi nguồn, có những trường hợp văn bản được chuyển đến ngoài giờ làm việc hoặc vào ngày nghỉ, phải kiểm tra về số lượng, tình trạng phong bì nơi nhận

- Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến

Sau khi tiếp nhận các văn bản đến được phân loại và xử lý như sau:

 Loại không bóc bì: Bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn thể trong cơ quan và các bì chỉ đích danh người nhận

Trình văn bản đến Giải quyết văn bản đến

Phân loại sơ bộ

 Loại do cán bộ văn thư bóc bì: Bao gồm tất cả các loại bì còn lại trừ các loại văn bản trên có dấu chữ ký hiệu độ mật, chữ “C” in hoa nét đậm chứ không đóng dấu mật

- Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến: Văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký tập trung tại văn thư, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của cơ quan của pháp luật

Mẫu dấu “Đến”

Đăng ký văn bản đến bằng sổ

TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN (nếu có)

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC

Ngày tháng

Tác giả văn bản

Tên loại

và trích yếu

Ký nhận

Ghi chú

Bước 2: Trình và chuyển giao văn bản đến

- Trình văn bản đến

- Chuyển giao văn bản đến

Bước 3: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

- Giải quyết văn bản đến: Khi nhận văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm chuyển giải quyết kịp thời

- Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến: Văn bản đến được theo dõi

1.4 Khái quát về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ

1.4.1 Khái niệm lập hồ sơ

Lập hồ sơ là: Tập hợp những văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo từng vấn đế, sự việc hoặc theo các đặc điểm khác của văn bản, đồng thời sắp xếp và biên mục theo phương pháp khoa học

1.4.2 Phương pháp lập hồ sơ

Phương pháp lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ

Danh mục hồ sơ là bản kê tên các hồ sơ mà cơ quan đơn vị sẽ lập trong năm có ghi thời hạn bảo quản và tên người lập

Nội dung của việc lập danh mục hồ sơ

- Phân chia đề mục trong danh mục

- Dự kiến tiêu đề hồ sơ

- Dự kiến thời hạn bảo quản hồ sơ

- Dự kiến họ tên người lập hồ sơ

Mẫu danh mục hồ sơ như sau:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập- Tự do- Hạnh phúc

DANH MỤC HỒ SƠ NĂM…

STT Số và ký hiệu Tiêu đề hồ sơ Thời hạn bảo quản Người lập hồ sơ Ghi

chú

Bản danh mục hồ sơ này có….hồ sơ, bao gồm:

………… hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn

… hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài

………… hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời

Duyệt Ngày tháng năm

Thủ trưởng cơ quan

Ký tên và đóng dấu

Phương pháp lập hồ sơ trong trường hợp không có danh mục hồ sơ

Lập hồ sơ theo sự hướng dẫn của danh mục hồ sơ tuy có nhiều thuận lợi nhưng trong thực tế, hầu như các cơ quan nhà nước đều không lập được bản danh mục việc khác

và giao nộp cho cơ quan theo từng bó, gói hoặc cặp ba giây Việc lập hồ sơ sẽ trở nên khó khăn hơn và ta tiến hành theo trình tự như sau:

Bước 3: Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ

- Sắp xếp theo trình tự thời gian

- Sắp xếp hồ sơ theo số văn bản

- Sắp xếp văn bản theo quá trình giải quyết công việc

- Sắp xếp văn bản theo vần chữ cái

Bước 4: Biên mục hồ sơ

Biên mục hồ sơ là ghi chép lên bìa hồ sơ và tờ mục lục văn bản thành phần, nội dung

STT Số và ký hiệu

văn bản

Ngày tháng văn bản

Tác giả văn bản

Tên loại và trích yếu nội dung

Tờ

số

Ghi chú

Bìa hồ sơ

TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN………

TÊN CƠ QUAN………

Tp Hồ Chí Minh, ngày tháng năm

Người lập:

1.4.3 Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ

- Thời hạn giao nộp: Theo quy định tại nghị Định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004

về công tác văn thư

- Thủ tục giao nộp: Khi giao nộp tài liệu phải nộp hai bản “Mục lục hồ sơ tài liệu nộp lưu” và hai bản “Biên bản giao nhận tài liêu” Đơn vị hoặc cá nhân giao nộp tài liệu

và lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức giữ mỗi loại một bản

Mẫu mục lục hồ sơ nộp lưu như sau:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Số lượng

tờ

Thời hạn bảo quản

Ghi chú

Tổng cộng bản mục lục hồ sơ này gồm có … hồ sơ, trong đó có……hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn… hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài….hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời

Ngày tháng năm

Họ tên chức vụ, chữ ký của người phụ trách lưu trữ

Cơ quan nhận hồ sơ

CHƯƠNG 2 GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ UBND PHƯỜNG 4, QUẬN 6, TP.HCM 2.1 Quá trình thành lập và phát triển của UBND phường 4, Quận 6, Tp HCM

Tên cơ quan: Ủy ban nhân dân phường 4, Quận 6, Tp Hồ Chí Minh

Địa chỉ: 152 Phạm Văn Chí, phường 4, Quận 6, Tp Hồ Chí Minh

UBND phường 4, Quận 6, Tp Hồ Chí Minh được thành lập theo Quyết định số 178/QĐ - CP ngày 05/7/1973 của Hội đồng Chính phủ, trên sự sát nhập của UBND phường 1 và một phần của phường 2, UBND phường 4 tồn tại đến ngày nay Hiện nay thì UBND phường 4 chưa có phân các ra các phòng ban

Địa bàn Phường 4 có 05 khu phố, 72 tổ dân phố, có 4008 hộ với 16.477 nhân khẩu (trong đó KT1 với 3.414 hộ, 15.095 nhân khẩu ; KT2 với 119 hộ, 468 nhân khẩu và KT3 với 475 hộ, 914 nhân khẩu) Tổ chức bộ máy chính quyền có 43 người trong đó có

11 người tốt nghiệp đại học, 01 cao đẳng, 05 trung cấp, có 11 cán bộ đang theo học các lớp đại học

UBND phường phân công 02 Phó Chủ tịch phụ trách riêng từng khối theo lĩnh vực

và quyết định ký trực tiếp đối với các văn bản hành chính thông thường; đối với các quyết định cá biệt hoặc văn bản quan trọng do đồng chí Chủ tịch phụ trách ký duyệt

Về thành phần dân tộc thì đa số là người Kinh (chiếm 71, 54%), kế đến là người Hoa chiếm 27,31%, ngoài ra còn một số khác như người Chăm, Khơme, Tày, Nùng…

Với vị trí địa lý là cửa ngõ phía Tây của Thành phố Hồ Chí Minh, có chợ Bình Tiên là trung tâm buôn bán, do đó thế mạnh của thương mại dịch vụ, trong đó chủ yếu là buôn bán, bên cạnh đó với phần đông là dân lao động, có đông người Hoa nhiều kinh nghiệm, nhạy bén trong sản xuất - kinh doanh, phát triển mạnh về sản xuất nhỏ tiểu thủ

công nghiệp

Việc chuyển dịch cơ cấu kinh tế theo hướng “Thương mại - Dịch vụ - Công nghiệp - Tiểu thủ công nghiệp” đã tạo sự chuyển biến tích cực trong phát triển kinh tế -

xã hội theo Nghị quyết Đại hội Đảng bộ Phường nhiệm kỳ VIII (2000 - 2005) đề ra, tốc

độ tăng trưởng kinh tế hàng năm đạt trên 10%; riêng trong năm 2006 tăng 11,9% so với năm 2005 Bên cạnh đó, phường đã triển khai nhiều biện pháp đồng bộ nhằm khai thác tiềm năng thế mạnh của các thành phần kinh tế, đa dạng hóa các hình thức hợp tác, khai

thác có hiệu quả các nguồn vốn đầu tư trong và ngoài nước; tạo điều kiện thuận lợi để các đơn vị kinh tế tư nhân mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh, kinh tế hợp tác, hợp tác xã hoạt động ổn định

Hoạt động thương mại - dịch vụ trên địa bàn phát triển mạnh, tốc độ năm sau cao hơn năm trước; doanh nghiệp tư nhân, các cơ sở cá thể hình thành ngày càng nhiều đã nâng tổng doanh thu mua bán hàng hóa, dịch vụ tăng bình quân giai đọan 2000-2005 là 10% năm, riêng năm 2006 tăng 11,9% so với năm 2005 của Nghị quyết Đại hội Đảng bộ Quận Khóa IX đã đề ra Về sản xuất công nghiệp - tiểu thủ công nghiệp, giá trị sản xuất công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp tăng bình quân hàng năm giai đọan 2000-2005 là 12,02%; riêng trong năm 2006 tăng 9% so với năm 2000

Các hoạt động văn hóa - xã hội và công tác chăm lo nhân dân có những chuyển biến tích cực, đời sống người dân từng bước được cải thiện Trong 05 năm 2000 - 2005 bình quân hàng năm phường 4 trợ cấp khó khăn thường xuyên là 50 triệu đồng, chăm lo Tết 80 triệu đồng cho các đối tượng chính sách, dân nghèo, trẻ em có hoàn cảnh đặc biệt khó khăn

Trong công tác xóa đói giảm nghèo phường 4 đã tập trung mọi nguồn lực để thực hiện, qua đó đã hoàn thành chỉ tiêu Nghị quyết Đại hội VIII trước thời hạn, phường 4 đạt chuẩn không còn hộ nghèo có thu nhập bình quân dưới 4 triệu đồng/người/năm trước thời hạn

Chất lượng dạy và học được nâng cao, tỷ lệ tốt nghiệp các bậc học hàng năm đạt trên 99% tốt nghiệp bổ túc PTTH cao hơn tỷ lệ bình quân toàn Thành phố, duy trì hiệu quả đạt chuẩn quốc gia về chống mù chữ, phổ cập tiểu học và THCS, đến nay toàn phường đạt chuẩn phổ cập giáo dục bậc Trung học

Tình hình an ninh chính trị - trật tự an toàn xã hội trên địa bàn phường 4 được giữ vững không để xảy ra vụ việc phức tạp về an ninh chính trị, khiếu kiện tập thể, số vụ phạm pháp hình sự giảm dần từng năm, tỷ lệ phá án bình quân hàng năm đạt trên 55%

Công tác quân sự - quốc phòng địa phường 4 ngày càng được nâng cao về chất lượng, đáp ứng yêu cầu chỉ tiêu, kế hoạch Thành phố giao cho ; công tác tuyển chọn và

Hoạt động khối Nội chính ngày càng nâng cao hiệu quả, đảm bảo phục vụ nhiệm vụ chính trị địa phương

Công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ về lý luận chính trị, chuyên môn nghiệp vụ… được quan tâm đúng mức, nhằm chuẩn hóa cán bộ đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ trong tình hình mới

Khối đại đoàn kết toàn dân tộc tiếp tục được củng cố; chất lượng tổ chức và hoạt động Mặt trận - Đoàn thể xây dựng lực lượng nòng cốt, đưa các hoạt động phong trào cuộc vận động… ngày càng đi vào chiều sâu và đạt hiệu quả thiết thực, qua các phong trào hoạt động công tác tập hợp, phát triển lực lượng đoàn viên, hội viên hàng năm đều đạt và vượt chỉ tiêu

2.2 Chức năng, nhiệm vụ của UBND phường 4

2.2.1 Chức năng

- Quyết định chương trình công tác toàn khóa và chương trình công tác hàng năm của

cơ quan, quy chế làm việc

- Quyết định chủ trương, biện pháp lớn trên các lĩnh vực công tác; phương hướng, nhiệm vụ chủ yếu của kế hoạch kinh tế - xã hội, an ninh quốc phòng, xây dựng hệ thống chính trị 6 tháng hàng năm và nhiệm kỳ của Đảng bộ

- Quyết định những chương trình mang tính đột phá của từng năm và toàn khóa trên các lĩnh vực công tác nhằm cụ thể hóa Nghị quyết Đại hội Đảng bộ của phường

- Có trách nhiệm thảo luận và quyết định tập thể về công tác cán bộ của Đảng bộ, quy định các chức danh thuộc thẩm quyền theo quy định

- Thực hiện giám sát thường xuyên và giám sát theo chuyên đề, theo quy định tại Hướng dẫn 05-HD/KTTW ngày 25 tháng 7 năm 2007 của Ủy ban kiểm tra trung ương “Hướng dẫn thực hiện giám sát cấp ủy, ban thường vụ cấp ủy các cấp”

2.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND Phường 4

- Nhiệm vụ của UBND Phường 4 được quy định trong Luật tổ chức HĐND và UBND Trong nhiệm vụ, quyền hạn do pháp luật quy định UBND ra quyết định tổ chức và thực hiện

- Căn cứ nhiệm vụ thường xuyên và đột xuất của cấp ủy, văn phòng giúp cấp ủy xây dựng lịch công tác năm, quý, tháng, tuần của thường trực, Ban Thường vụ và UBND phường 4, góp phần vào việc tăng cường công tác lãnh đạo

- Chủ động phối hợp các phòng, ban, ngành, đơn vị tham mưu giúp cấp Quận theo dõi, đôn đốc các phòng, ban, ngành,…thực hiện các nhiệm vụ chương trình công tác đề ra

- Giúp chuẩn bị tốt nội dung và các điều kiện cần thiết phục vụ các cuộc họp để đảm bảo các điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị công tác phục vụ chu đáo, khoa học

- Chủ động nắm tình hình triển khai thực hiện các chương trình, nhiệm vụ của UBND phường 4 và cơ sở, tổng hợp, phân tích, xử lý thông tin kịp thời để tham mưu cho cấp lãnh đạo, chỉ đạo

- Quản lý hành chính nhà nước ở địa bàn phường trên lĩnh vực kinh tế - xã hội, phát triển đô thị, lập và dự toán về thu chi ngân sách và quyết toán ngân sách Nhà nước quản lý Nhà nước về tài nguyên đất đai, khoa học, công nghệ - môi trường

- Tuyên truyền giáo dục pháp luật, đảm bảo an ninh - chính trị, trật tự an toàn xã hội trên địa bàn phường

- Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản, bảo vệ tính mạng, tự do và các quyền và lợi ích của công dân Chống tham nhũng, buôn lậu và các tệ nạn xã hội khác như mại dâm,

ma túy…

- Tổ chức và chỉ đạo công tác thi hành án ở phường theo quy định của pháp luật

- Quản lý công tác tổ chức biên chế lao động tiền lương và đào tạo đội ngũ cán bộ, biên chế bảo hiểm xã hội theo sự phân cấp

- Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo định kỳ, đột xuất và báo cáo chuyên đề với lãnh đạo

2.3 Cơ cấu tổ chức và sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND phường 4

 Cơ cấu tổ chức của UBND phường 4 bao gồm:

- Chủ tịch: Phụ trách và điều hành chung mọi hoạt động của cơ quan

- 01 Phó chủ tịch: Phụ trách khối kinh tế

- 01 Phó chủ tich: Phụ trách khối Văn hóa - Xã hội