MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN 1 LỜI CAM ĐOAN 2 PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 2 3. Mục tiêu và nội dung nghiên cứu của đề tài 3 3.1. Mục tiêu 3 4. Nhiệm vụ nghiên cứu: Tập trung vào 2 nội dung chính: 3 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 3 7. Cấu trúc của đề tài 4 CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TRUNG TÂM ỨNG DỤNG TIẾN BỘ KHOA HỌC 5 VÀ CÔNG NGHỆ HÀ NỘI 5 I. KHÁI QUÁT VỀ CƠ QUAN 5 1. Sự hình thành và phát triển của cơ quan 5 2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của cơ quan 5 3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và các quy chế hoạt động của phòng Kế hoạch - Tài chính 7 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CỦA VĂN PHÒNG TRUNG TÂM ỨNG DỤNG TIẾN BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ HÀ NỘI 9 2. Thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch của Văn phòng 9 2.1. Đội ngũ cán bộ, viên chức trong phòng 14 CHƯƠNG III: ĐÁNH GIÁ ƯU, NHƯỢC ĐIỂM CỦA VIỆC LẬP CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CỦA VĂN PHÒNG 17 3. Đánh giá ưu, nhược điểm 17 3.1. Ưu điểm 17 3.2. Nhược điểm 17 4. Giải pháp 19 4.1. Đối với doanh nghiệp 19 4.2. Đối với lãnh đạo phòng 20 4.3. Đối với đơn vị, cá nhân trực tiếp xây dựng 20 KẾT LUẬN 21
LỜI CẢM ƠN Tơi xin bày tỏ lịng biết ơn sâu sắc tới giáo viên hướng dẫn tôi, Trong suốt tồn q trình làm chun đề này, tơi ln ln nhận hướng dẫn tận tình ý kiến đóng góp thầy Tơi bày tỏ cảm ơn chân thành đến giảng viên nhân viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, họ cho tơi kiến thức hữu ích, hỗ trợ tạo điều kiện cho tơi hồn thành khóa học Và cuối tơi xin bày tỏ lịng biết ơn sâu sắc tới người thân khuyến khích hỗ trợ tơi suốt q trình học tập nghiên cứu luận văn trường Đại học Nội vụ Hà Nội Hà Nội, tháng năm 2016 LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan tồn chun đề thực tập dựa nghiên cứu thực tiễn Tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm nội dung chuyên đề Người viết cam đoan Nguyễn Thị Hảo MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu Mục tiêu nội dung nghiên cứu đề tài .3 3.1 Mục tiêu Nhiệm vụ nghiên cứu: Tập trung vào nội dung chính: Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài .3 Cấu trúc đề tài CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TRUNG TÂM ỨNG DỤNG TIẾN BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ HÀ NỘI I KHÁI QUÁT VỀ CƠ QUAN .5 Sự hình thành phát triển quan Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức quan Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quy chế hoạt động phịng Kế hoạch - Tài CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CỦA VĂN PHỊNG TRUNG TÂM ỨNG DỤNG TIẾN BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ HÀ NỘI .9 Thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch Văn phịng 2.1 Đội ngũ cán bộ, viên chức phòng 14 CHƯƠNG III: ĐÁNH GIÁ ƯU, NHƯỢC ĐIỂM CỦA VIỆC LẬP CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CỦA VĂN PHÒNG 17 iii Đánh giá ưu, nhược điểm 17 3.1 Ưu điểm 17 3.2 Nhược điểm 17 Giải pháp 19 4.1 Đối với doanh nghiệp 19 4.2 Đối với lãnh đạo phòng 20 4.3 Đối với đơn vị, cá nhân trực tiếp xây dựng 20 KẾT LUẬN 21 iv PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Chương trình tồn việc cần làm lĩnh vực công tác tất mặt công tác quan, ngành chủ quản hay Nhà nước nói chung theo trình tự định thời gian định Đối với chương trình quan trọng, cần có phê duyệt định ban hành quan có thẩm quyền Sau phê duyệt ban hành quan, tổ chức có liên quan phải tổ chức thực nghiêm túc Kế hoạch công tác việc xác định phương hướng, nhiệm vụ, tiêu, biện pháp tiến hành lĩnh vực, nhiệm vụ cơng tác Nhà nước nói chung ngành, quan, đơn vị, địa phương nói riêng Kế hoạch thường xây dựng cho thời gian định theo niên hạn như: kế hoạch dài hạn (5 năm, 10 năm, 20 năm…); kế hoạch trung hạn (2 – năm), kế hoạch ngắn hạn (1 năm, tháng, quý) Theo nguyên tắc, kế hoạch cấp có thẩm quyền phê duyệt bắt buộc quan, đơn vị hữu quan triển khai thực hoàn thành thời hạn Kế hoạch đề (hoặc giao) có hồn thành tốt thời hạn hay không chủ yếu để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ giao quan, đơn vị - Khái niệm lịch làm việc: Là ghi ngày thực công việc theo dự kiến kế hoạch - Chương trình, kế hoạch có vai trị quan trọng tổ chức hoạt động quan, tổ chức cá nhân + Chương trình, kế hoạch giúp cho quan, tổ chức đạt mục tiêu cách tương đối xác Chương trình, kế hoạch góp phần đảm bảo tính ổn định hoạt động quan, tổ chức + Chương trình, kế hoạch giúp tăng tính hiệu làm việc quan, tổ chức: Có chương trình, kế hoạch tốt giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực cho quan, tổ chức hoạt động; có chương trình, kế hoạch tốt hạn chế rủi ro trình hoạt động Làm việc theo chương trình, kế hoạch giúp cho quan chủ động cơng việc, biết làm việc trước, việc sau, khơng bỏ sót cơng việc + Chương trình, kế hoạch giúp nhà quản lý chủ động ứng phó với thay đổi trình điều hành quan, tổ chức cách linh hoạt mà đạt mục tiêu đề Chương trình, kế hoạch giúp cho lãnh đạo quan phân bổ sử dụng hợp lý quỹ thời gian, huy động đơn vị giúp việc; bố trí lực lượng tập trung theo kế hoạch thống nhất; phối hợp đồng bộ, nhịp nhàng đơn vị để thực có hiệu nhiệm vụ đề Chương trình, kế hoạch đảm bảo cho thủ trưởng quan điều hành hoạt động thống nhất, tránh chồng chéo mâu thuẫn việc lãnh đạo, đạo, phát huy trí tuệ tập thể lãnh đạo quan + Chương trình, kế hoạch làm sở cho việc kiểm tra, giám sát, đánh giá hoạt động quan, tổ chức - Lịch làm việc đóng vai trị quan trọng để thực hoạt động quan, tổ chức cách khoa học, nề nếp hiệu Lịch làm việc cá nhân giúp cho cá nhân quản trị thời gian cá nhân thực công việc giao cách hiệu Trước tình hình tơi chọn đề tài “Đánh giá thực trạng cơng tác xây dựng chương trình kế hoạch Văn phịng Trung tâm ứng dụng tiến khoa học công nghệ Hà Nội” làm đề tài tiểu luận Lịch sử nghiên cứu - Thực đề tài điều kiện thuận lợi cho cá nhân thực đề tài nâng cao lực nghiên cứu, hoàn thành tốt nhiệm vụ thân - Góp phần cải tiến lề lối làm việc, nâng cao chất lượng, hiệu công việc, đảm bảo tiến độ Mục tiêu nội dung nghiên cứu đề tài 3.1 Mục tiêu - Nghiên cứu làm rõ thực trạng, mặt được, chưa được, hạn chế yếu nguyên nhân công tác xây dựng chương trình, kế hoạch Văn phịng Trung tâm ứng dụng tiến khoa học công nghệ Hà Nội - Đề xuất giải pháp chủ yếu để nâng cao chất lượng, hiệu cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch Văn phòng Trung tâm ứng dụng tiến khoa học công nghệ Hà Nội Nhiệm vụ nghiên cứu: Tập trung vào nội dung chính: - Nhận xét, đánh giá thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch Văn phịng Trung tâm ứng dụng tiến khoa học công nghệ Hà Nội Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Đề tài sử dụng phương pháp nghiên cứu khoa học trị xã hội, mà chủ yếu là: + Tiếp cận, phân tích tài liệu, thu thập thơng tin, tài liệu lưu trữ quan + Chú trọng phương pháp tổng kết hoạt động thực tiễn quan, chọn lọc phân tích thơng tin, số liệu từ báo cáo sơ kết, tổng kết cơng tác Văn phịng Trung tâm Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Góp phần nâng cao chất lượng cơng tác hành quan phục vụ hệ thống quản lý nhà nước - Góp phần khắc phục thiếu sót nhược điểm cơng tác hành soạn thảo văn bản, quản lý văn đến, lập hồ sơ, trình ký, xây dựng chương trình cơng tác quan, hội họp… + Góp phần cải cách Thủ tục hành rườm rà, phức tạp văn phòng + Quan hệ văn phòng quan nhà nước với với khách hàng với văn phịng khơng mật thiết + Nâng cao tinh thần trach nhiệm lực cán văn phòng hoạt động quan Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung báo cáo tổng kết đề tài thể ba chương: Chương I Giới thiệu chung Trung tâm ứng dụng tiến khoa học công nghệ Hà Nội Chương II: Đánh giá thực trạng tình hình cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch văn phòng Trung tâm ứng dụng tiến khoa học công nghệ Hà Nội Chương III: Xây dựng giải pháp chủ yếu để nâng cao chất lượng hiệu việc xây dựng chương trình, kế hoạch Trung tâm ứng dụng tiến khoa học công nghệ Hà Nội CHƯƠNG I KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TRUNG TÂM ỨNG DỤNG TIẾN BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ HÀ NỘI I KHÁI QUÁT VỀ CƠ QUAN Sự hình thành phát triển quan Trung tâm Ứng dụng Tiến Khoa học Công nghệ trực thuộc Sở Khoa học Công nghệ Hà Nội Địa chỉ: Số phố Nguyễn Trãi, Hà Đông, Hà Nộ Điện thoại: 034.3825374 Fax: 034.3825374 Email: vanthu_sokhcn@hanoi.gov.vn Trung tâm Tiến Khoa học Công nghệ Hà Nội đơn vị nghiệp KHCN Tiền thân Công ty Ứng dụng Dịch vụ KHKT Thành phố Hà Nội (được thành lập theo định số 40/QĐ-UB ngày 06/9/1991 UBND Thành phố Hà Nội) Trung tâm Ứng dụng Tiến Khoa học Công nghệ Hà Nội phê duyệt đề án chuyển đổi thành tổ chức Khoa học Công nghệ tự trang trải kinh phí, theo Quyết định số 5968/QĐ-UBND ngày 29/12/2006 UBND Thành phố Hà Nội Trung tâm thực chuyển đổi theo Nghị định số 115/2005/NĐ-CP, ngày 05/9/2005 Chính phủ, đơn vị nghiệp tự bảo đảm phần kinh phí hoạt động Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức quan a) Chức quan Nghiên cứu ứng dụng hợp tác nghiên cứu ứng dụng đề tài khoa học cơng nghệ, an tồn xạ hạt nhân, môi trường, tiết kiệm lượng đăng ký thẩm định quan Nhà nước khoa học, công nghệ môi trường Thực ứng dụng đề tài nghiên cứu thành cơng ngồi tỉnh lĩnh vực khoa học, công nghệ, môi trường, tiết kiệm lượng vào phục vụ sản xuất, đời sống, xã hội; tiến hành chuyển giao công nghệ sau ứng dụng thành công đề tài Thực số hoạt động nghiệp Sở Khoa học Công nghệ giao để phục vụ công tác quản lý Nhà nước tỉnh Thực dịch vụ tư vấn công tác khoa học, công nghệ, môi trường, tiết kiệm lượng cho thành phần kinh tế có nhu cầu để tăng dần nguồn thu đóng góp cho ngân sách Quản lý, theo dõi tình hình triển khai ứng dụng đề tài, dự án nghiệm thu có kết b) Nhiệm vụ quan Tổ chức thực nghiên cứu ứng dụng tiến kỹ thuật vào sản xuất đời sống thông qua hợp đồng khoa học, công nghệ với đối tác có liên quan theo định hướng Sở chủ quản Thực cộng tác thực chương trình, dự án, đề tài ngân sách Nhà nước cấp kinh phí Tiến hành chuyển giao cơng nghệ cho đối tác có nhu cầu theo hướng dẫn thực Bộ Sở chủ quản Cùng với phịng chun mơn Sở Khoa học Cơng nghệ, Trung tâm giao phối hợp thực số cơng việc có tính chất nghiệp theo dự tốn kinh phí duyệt kế hoạch hàng năm Sở phải chịu trách nhiệm tính trung thực, xác số liệu, tư liệu mà Trung tâm cung cấp trở lại cho quan quản lý Nhà nước Tranh thủ hợp tác, viện trợ tổ chức khoa học kỹ thuật, viện, Trung tâm khoa học - công nghệ, doanh nghiệp; quan hệ với tổ chức nước để thu hút nguồn vốn ứng dụng có hiệu thành tựu khoa học - công nghệ, môi trường, tiết kiệm lượng vào sản xuất đời sống Quan hệ với phòng kinh tế kỹ thuật huyện, thị để mở rộng triển khai ứng dụng khoa học, công nghệ, môi trường địa bàn huyện, thị Tổ chức làm dịch vụ tư vấn lĩnh vực khoa học, công nghệ, môi trường, tiết kiệm lượng để phục vụ tạo thêm nguồn thu Tổ chức hội thảo khoa học, hội nghị khoa học, mở lớp đào tạo nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ khoa học công nghệ, tiết kiệm lượng, quản lý KHCN Quản lý cán bộ, viên chức, trang thiết bị, tài sản, tài Trung tâm theo quy định Nhà nước c) Cơ cấu tổ chức quan Gồm phòng Tổng số biên chế cán gồm: người (nam người, nữ người) Trong đó: Biên chế người, hợp đồng người Lãnh đạo: người (nam người, nữ người) Các phòng: 17 người (nam 11 người, nữ người) Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quy chế hoạt động phịng Kế hoạch - Tài a) Chức phịng Kế hoạch - Tài Thực việc tổng hợp, xây dựng chương trình, kế hoạch hoạt động khoa học cơng nghệ tồn Trung tâm hoạt động sản xuất, kinh doanh Theo dõi đơn đốc việc thực chương trình, kế hoạch cơng tác Trung tâm, lập báo cáo định kỳ báo cáo đột xuất tình hình thực nhiệm vụ Trung tâm Phối hợp với phòng việc lập, duyệt thực dự toán thu, chi ngân sách hàng năm để thực nhiệm vụ khoa học công nghệ Tổ chức thực nghiệp vụ kế toán Trung tâm theo luật ngân sách, chuẩn mực kế toán văn qui định hành Tham gia xây dựng kế hoạch công tác hợp tác Quốc tế khoa học cơng nghệ bao gồm tìm đối tác thực dự án khoa học công nghệ Tham gia xây dựng kế hoạch hoạt động phát triển thị trường cho phòng trực thuộc Trung tâm Chủ động tiếp thị mở rộng thị trường Tham mưu cho Lãnh đạo Trung tâm công tác cán bộ, tuyển dụng lao động đề bạt cán thực thủ tục chế độ Quản lý tài sản, vật tư toàn Trung tâm kể tài sản, vật tư đề án, dự án b) Nhiệm vụ phòng Kế hoạch - Tài Xây dựng kế hoạch Trung tâm thực khoa học công nghệ xây dựng tiêu kế hoạch hoạt động kinh doanh cho phòng làm dịch vụ Phối hợp phòng phân bổ nhiệm vụ, xây dựng tiến độ triển khai kế hoạch, theo dõi, đôn đốc lập báo cáo phân tích đánh giá tình hình thực tiêu kế hoạch hàng quý, tháng, năm đột xuất Trung tâm Tổng hợp báo cáo định hình hoạt động sản xuất, kinh doanh cho quan thuế theo định kỳ Tiếp nhận, phân loại, chuyển giao văn sau có phê duyệt Lãnh đạo Trung tâm; tổ chức lưu trữ văn theo quy định Tổ chức công khai thông tin chủ trương, sách Nhà nước, cơng khai dự toán toán, thu chi ngân sách dịch vụ Trung tâm Được quyền đề nghị phịng thực thuộc Trung tâm cung cấp thơng tin, tài liệu, số liệu cho công tác tổng hợp, kế hoạch phân tích, đánh giá tình hình hoạt động Thực cơng tác liên quan đến hành chính, lưu trữ văn thư, lập báo cáo định kỳ Trung tâm c) Cơ cấu tổ chức phòng Kế hoạch - Tài d) Quy chế hoạt động phịng Kế hoạch - Tài Phịng Kế hoạch - Tài làm việc theo chế độ thủ trưởng lãnh đạo, người đứng đầu phòng chịu trách nhiệm trước cấp tồn cơng tác phịng Phịng Kế hoạch - Tài chế độ làm việc tiếng ngày, 40 tuần theo quy định làm việc Nhà nước Một tuần làm việc thứ tới thứ 6, buổi sáng đến 11 30 phút, buổi chiều 13 30 phút đến 17 CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CỦA VĂN PHỊNG TRUNG TÂM ỨNG DỤNG TIẾN BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ HÀ NỘI Thực trạng cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch Văn phòng a) Vai trò chương trình, kế hoạch hoạt động Doanh nghiệp: - Kế hoạch công cụ đắc lực việc phối hợp nỗ lực thành viên doanh nghiệp Lập kế hoạch cho biết hướng doanh nghiệp Kế hoạch giảm chồng chéo hoạt động lãng phí Tạo mục tiêu phương hướng rõ ràng, khơng lãng phí tài ngun chệch quỹ đạo Kế hoạch trình định hướng điều khiển theo định hướng phát triển sản xuất theo quy luật tái sản xuất mở rộng cấp kinh tế - Đối với nhà quản trị, khả - Kế hoạch yếu tố quan trọng phản ánh trình độ lực, định có điều hành hay không Hiện nay, trung tâm thường xây dựng nhiều loại kế hoạch như: Lập kế hoạch công tác gồm kế hoạch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng, kế hoạch công tác quý, kế hoạch công tác năm, kế hoạch tổ chức hội nghị, kế hoạch tổ chức chuyến công tác, kế hoạch tuyển dụng vào quy chế đơn vị xây dựng chương trình kế hoạch năm, quý Quy trình xây dựng ban hành kế hoạch cơng tác: Quy trình làm việc có bước sau đây: Bước 1: Thu thập thông tin, xin ý kiến công tác từ phịng Bước 2: Soạn lịch cơng tác Bước 3: Trình lãnh đạo, duyệt, triển khai cơng tác Quy định quan xây dựng chương trình, kế hoạch: Căn vào Nghị Ủy ban Nhân dân Thành phố Hà Nội năm 2016 Căn Thông báo đạo lãnh đạo Sở Khoa học Công nghệ số công việc cần giải năm 2010 Trung tâm Ứng dụng Tiến Khoa học Cơng nghệ xây dựng chương trình cơng tác Trung tâm năm 2016 Căn vào quy chế Trung tâm xây dựng chương trình kế hoạch tháng, quý, năm, Qua hàng tuần diễn biến công việc Trung tâm phân công lịch công tác tuần, tháng để đảm bảo bố trí lịch cơng tác phịng trực thuộc Trung tâm lịch phân cơng cụ thể Báo cáo phận hành tiến hành xây dựng xếp chương trình kế hoạch Các loại hình kế hoạch: Loại hình kế hoạch: có loại hình Dài hạn: Kế hoạch cơng tác năm VD: Kế hoạch triển khai thực dự án “Xây dựng mơ hình điểm thơng tin khoa học cấp xã, Thị trấn phục vụ tri thức khoa học công nghệ thành phố Hà Nội” Ngắn hạn: Kế hoạch công tác tuần VD: Lịch làm việc Trung tâm Ứng dụng Tiến Khoa học Công nghệ từ ngày 31/5-04/6/2010 Trung hạn: Kế hoạch công tác quý, tháng VD: Báo cáo tình hình thực nhiệm vụ Khoa học nghiệp từ ngày 31/5-11/6/2010 kế hoạch, nhiệm vụ, phương hướng Sau ví dụ quy trình soạn kế hoạch cơng tác tuần: Cứ chiều thứ hàng tuần phịng có trách nhiệm nộp lịch làm việc tuần tới phịng, để hành lên lịch làm việc hồn chỉnh Sau trình cho phó trưởng phịng xem xét, cho ý kiến chỉnh sữa, hành tiếp thu ý kiến chỉnh sửa lại lịch cơng tác, trình cho phó trưởng phịng ký Tiếp theo hành cho số, ngày tháng vào sổ đăng ký văn đóng dấu cuối phát hành lịch làm việc cho toàn Trung tâm b) Hoạt động thu thập xử lý thông tin Trung tâm thường thu thập thông tin internet, báo, websidep, điện thoại, máy fax, phương tiện thông tin đại chúng, văn bản, giấy tờ gửi đến Những thơng tin chun viên hành xem xét, xử lý sau trình lên lãnh đạo Hành có trách nhiệm cập nhật thơng tin ngày để 10 tham mưu cho ban lãnh đạo quan Hành ln cập nhật thơng tin để tham mưu giúp lãnh đạo quan Khi cập nhật thơng tin hành có trách nhiệm xử lý thông tin cho phù hợp với hoạt động quan.Thơng tin cần dược xử lý nhanh, xác Lập báo cáo: Hàng tháng Trưởng phòng nộp báo cáo hạn chót ngày tháng Chuyên viên Hành chịu trách nhiệm tiếp nhận tổng hợp báo cáo tồn Trung tâm trình Lãnh đạo ngày 10, sau chỉnh sửa lại theo góp ý Lãnh đạo nộp báo cáo văn phòng Sở ngày 12 tháng Lập kế hoạch: Chiều thứ hàng tuần phịng có trách nhiệm nộp lịch làm việc tuần tới phịng, để hành lên lịch làm việc, phịng khơng có lịch làm việc mà buổi làm việc khơng có mặt sẻ chấm cơng nghỉ khơng có phép Nếu có lịch phát sinh mới, Trưởng, phó phịng phải báo cho lãnh đạo Chun viên hành ghi chép quản lý hồ sơ, tài liêu, văn họp Trung tâm Tiếp nhân nghiên cứu kiến nghị đề xuất phịng Xử lý thơng tin báo cáo Lãnh đạo kịp thời xác c) Tổ chức hội họp Khi tổ chức họp hội nghị phải xác định mục tiêu tính chất, nội dung để tham luận hội nghị xếp vấn đề quan trọng, phần lớn người tham gia chuơng trình nghị, họp, phải bàn bạc để đến thống ý kiến, kể hội nghị thuờng kỳ, kế hoạch thời gian phải đuợc bố trí đầy đủ để thực chuơng trình hội nghị Ở quan Trung tâm Ứng dụng Tiến Khoa học Công nghệ thuờng tổ chức họp như: họp giao ban, họp định kỳ, họp thông qua nghị mới, họp tổng kết, đánh giá tình hình hoạt động năm qua, đề phuơng hướng năm tới Ngoài họp định kỳ, họp giao ban thơng thuờng quan cịn tổ chức họp đột xuất có công việc đột xuất xảy ra, họp chi bộ…… Khi tìm hiểu mục đích họp, chun viên hành phải thấy tầm quan trọng vị trí họp, để từ có kế hoạch biện pháp tổ 11 chức cho phù hợp Chuyên viên hành chính, vào mục đích họp, mà lập kế hoạch tổ chức, bố trí thời gian, địa điểm, chuẩn bị thiết bị cho phù hợp, xác định thành phần tham dự, nội dung họp, lên kế hoạch tổ chức thiết kế giấy mời, chuẩn bị văn bản, tài liệu phục vụ cho họp, phối hợp với phận khác, chuẩn bị sở vật chất cho họp cuối chuẩn bị kinh phí Ngồi cịn có vấn đề khác cần quan tâm như: chuẩn bị thư ký để ghi biên cho họp Trong họp phải có nhân viên lễ tân để giải đáp vấn đề, hướng dẫn đại biểu tham dự họp, kiểm tra sỉ số đối chiếu với danh sách đề ra, giử giải lao Sau họp, thông qua định, nghị văn họp theo yêu cầu lãnh đạo Hoàn thành văn kiện, cảm ơn, quà tặng, chiêu đãi, tiễn khách tốn kinh phí với phận tài Liên hệ với phận chức để trao trả thiết bị phục vụ cho họp Thu dọn hội trường, biên tập, soạn thảo số thư từ, văn tài liệu theo yêu cầu lãnh đạo tinh thần nội dung trao đổi thảo luận trí họp d) Xây dựng tổ chức thực quy chế làm việc quan Lãnh đạo Trung tâm người đầu Trung tâm, thực nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định pháp luật chịu trách nhiệm trước Sở Khoa học Cơng nghệ tồn cơng việc thuộc chức năng, thẩm quyền mình, kể phân cơng ủy quyền cho trưởng phòng giải Trong đạo điều hành công việc, Lãnh đạo Trung tâm trưởng phòng thực nguyên tắc tập trung dân chủ, chế độ thủ trưởng, đảm bảo tuân thủ trình tự, thủ tục thời hạn giải công việc theo quy định pháp luật, đồng thời phát huy tinh thần chủ động, tính sáng tạo, phát huy lực sở trường, ý thức trách nhiệm cá nhân cán bộ, viên chức; bảo đảm trật tự, kỷ cương quan Lãnh đạo, nhân viên Trung tâm giải công việc vào văn quy phạm pháp luật phải có chương 12 trình, kế hoạch, lịch làm việc Khơng tùy tiện thay đổi chương trình, kế hoạch, lịch làm việc trừ trường hợp đặc biệt Lãnh đạo, nhân viên Trung tâm phải đảm bảo thống công tác đạo, nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý; thực chủ trưởng cải cách hành khơng gây phiền hà tổ chức, cá nhân có quan hệ cơng tác Các phịng có chức tham mưu, sản phẩm công tác tham mưu dự thảo văn đạo, hướng dẫn, kiến nghị, đề xuất giải pháp quản lý trình Lãnh đạo Trung tâm Trưởng phịng có trách nhiệm tổ chức, điều hành phịng thực chức năng, nhiệm vụ giao; chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Trung tâm công việc phịng cơng việc ủy quyền giải e) Tổ chức, xếp trang thiết bị máy móc, phương tiện làm việc phòng Kế hoạch – Tài Phịng Kế hoạch – Tài trang bị đầy đủ loại máy móc phương tiện làm việc gồm: Máy vi tính, máy fax, máy in, máy photocoppy, máy điện thoại… Tạo thuận lợi cho việc trao đổi giao tiếp cập nhật thông tin hàng ngày, để hồn thành cơng việc cách nhanh chóng gọn nhẹ Quy định khai thác, sử dụng thiết bị không dùng cho việc riêng tư như: dùng máy vi tính để đánh game, online….dùng điện thoại để trò chuyện tán ngẫu với bạn bè… mà sử dụng để truy cập thông tin liên quan đến công việc, soạn thảo, in ấn giấy tờ, công văn dùng điện thoại cho công việc chung quan Bố trí xếp: Theo trình tự đặt kế bàn làm việc Phó trưởng phịng máy vi tính, máy điên thoại máy in bàn làm việc phụ trách kế toán máy vi tính máy in bàn làm việc kế tốn tài – thủ quỹ vi tính bên cạnh bàn làm việc phận hành máy vi tính, máy điện thoại - máy fax, máy photo coppy, để tiện lợi cho việc nghe điện thoại, in ấn giấy tờ, đánh máy quan nhanh chóng, tạo điều kiện thuận lợi cho cơng việc phịng 13 2.1 Đội ngũ cán bộ, viên chức phịng Số lượng, trình độ chun mơn, nghiệp vụ đào tạo Nhìn chung cán Trung tâm Ứng dụng Tiến Khoa học Công nghệ cán trẻ có đầy đủ phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, động sáng tạo Bảng phân cơng hướng dẫn trình độ chun mơn, số lượng đội ngũ cán bộ, nhân viên phòng Kế hoạch - Tài STT Họ tên Trần Hữu Quốc lân Năm sinh Giới tính 10/10/1981 Nam Nguyễn Thị Điệp 18/10/1981 Nữ Trần Thị Minh Thu 24/04/1988 Nữ Chức vụ Phó trưởng phịng Phó trưởng phịng Phó trưởng phịng Trình độ Đại học Kế tốn kiểm tốn Phụ trách kế tốn Kế tốn tài – Thủ quỹ Ở Trung tâm thường xuyên cử cán bộ, chuyên viên Trung tâm học lớp bồi dưỡng chun mơn nghiệp vụ để phục vụ cho nhu cầu công việc giao Sau qua trình cử cán tham gia lớp đào tạo, hội nghị tập huấn năm 2010 Tham gia hội nghị, hội thảo sau: - Hội nghị triển khai Nghị định 115/2005/NĐ-CP Hà Nội - Hội nghị hướng dẫn đăng ký công nhận thành lập doanh nghiệp KHCN chương trình hỗ trợ chuyển đổi theo Nghị định 115/NĐ-CP - Hội thảo toàn quốc Giám đốc Trung tâm ứng dụng tiến KH&CN địa phương lần thứ II - Hội thảo “Chuyển giao phát triển công nghệ cho địa bàn nông thôn miền núi” tỉnh Thanh Hóa vào ngày 19/11 – 20/11/2010 14 - Hội thảo chuyên đề “Ứng dụng chuyển giao kết nghiên cứu KH&CN vào sản xuất đời sống” Bộ Khoa học Công nghệ chủ trì tổ chức trường Đại học Khoa học tự nhiên Thành phố Hà Nội vào ngày 10/12/2010 - Hội thảo triển khai dự án SUPREM-HCMUT Trường Đại học Bách Khoa phối hợp Văn phòng dự án JICA tổ chức tỉnh Hải Phòng Tham gia 11 lớp đào tạo, tập huấn sau: - Lớp tập huấn văn thư lưu trữ Bộ KH&CN tổ chức Hà Nội - Lớp tập huấn lập kế hoạch đảm bảo tài lĩnh vực KH&CN tổ chức Hải Dương - Lớp tập huấn quản lý, sử dụng tài sản Nhà Nước tổ chức Hà Nội Lớp đào tạo cán quản lý lượng theo chương trình mục tiêu quốc gia tổ chức Hà Nội - Khóa tập huấn tiền cơng vụ Trường Quản lý KH&CN Hà Nội tổ chức - Tham gia lớp tập huấn, bồi dưỡng tự chủ quản lý biên chế, quản lý tài đơn vị nghiệp công lập - Đào tạo kiểm tra khơng phá hủy (NDT) 04 người, kiểm tốn lượng 05 người, An toàn xạ 03 người tổ chức Hà Nội - Tham gia khóa đào tạo Khởi doanh nghiệp Quản trị doanh nghiệp Bộ Khoa học Công nghệ tổ chức Hà Nội - Học lớp bồi dưỡng kiến thức Quản lý nhà nước ngạch chuyên viên khóa 35/2010 - Học lớp tập huấn, bồi dưỡng tự chủ quản lý biên chế, quản lý tài đơn vị nghiệp công lập Hà Nội * Sơ đồ làm việc Văn phòng phòng Trung tâm ứng dụng tiến khoa học cơng nghệ Hà Nội TRƯỞNG PHỊNG 15 Quản trị nhân Nhân sự, tuyển dụng đào tạo LĐTL, BH chế độ sách Truyền thơng, đồn thể Quản trị Hành Lễ tân Văn thư, lưu trữ Quản trị văn phòn g Lái xe 16 Lái xe Pháp chế, ISO Công tác pháp lý, ISO CHƯƠNG III ĐÁNH GIÁ ƯU, NHƯỢC ĐIỂM CỦA VIỆC LẬP CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CỦA VĂN PHỊNG Đánh giá ưu, nhược điểm 3.1 Ưu điểm Chương trình, kế hoạch giúp doanh nghiệp ln có chiến lược tốt, thích nghi với mơi trường Chiến lược giải pháp tổng quát, mang tính định hướng giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu dài hạn Chiến lược hình thành dựa vào thơng tin bên bên doanh nghiệp lựa chọn theo tiến trình mang tính khoa học Đồng thời, q trình xây dựng chương trình, kế hoạch nhà quản trị luôn giám sát biến động môi trường kinh doanh điều chỉnh chiến lược cần thiết Vì vậy, xây dựng chương trình, kế hoạch giúp doanh nghiệp ln có chiến lược tốt, thích nghi với môi trường Điều quan trọng bối cảnh môi trường ngày phức tạp, thay đổi liên tục cạnh tranh diễn phạm vi toàn cầu Xây dựng chương trình, kế hoạch giúp doanh nghiệp chủ động việc định nhằm khai thác kịp thời hội ngăn chặn hạn chế rủi ro mơi trường bên ngồi, phát huy điểm mạnh giảm điểm yếu nội doanh nghiệp 3.2 Nhược điểm Điều kiện môi trường mà doanh nghiệp gặp phải biến đổi Những biến đổi nhanh thường tạo hội nguy bất ngờ Quá trình xây dựng chương trình, kế hoạch buộc nhà quản trị phân tích dự báo điều kiện môi trường tương lai gần tương lai xa Nhờ thấy rõ điều kiện mơi trường tương lai mà nhà quản trị có khả nắm bắt tốt hội, tận dụng hết hội giảm bớt nguy liên quan đến điều 17 kiện môi trường kinh doanh từ đưa định mang tính chủ động Điều có nghĩa dự báo hội có khả xuất hiện, nhà quản trị chuẩn bị kế hoạch để nắm bắt tình cho phép, gặp nguy cơ, nhà quản trị chủ động tác động vào môi trường để giảm bớt rủi ro chủ động né tránh Mặt khác, điểm mạnh điểm yếu ln tồn tổ chức khơng quản trị chiến lược doanh nghiệp dễ lòng với có, mơi trường thay đổi điểm mạnh nhanh chóng trở thành điểm yếu có nguy bị đối thủ cạnh tranh khai thác Ngược lại quản trị chiến lược, hệ thống thông tin doanh nghiệp ln rà sốt điểm mạnh, điểm yếu để nhà quản trị có sở tận dụng điểm mạnh nhằm tăng khả cạnh tranh, đồng thời có kế hoạch làm giảm điểm yếu để hạn chế rủi ro - Quản trị chiến lược giúp doanh nghiệp đạt hiệu cao so với không quản trị Các cơng trình nghiên cứu cho thấy doanh nghiệp vận dụng quản trị chiến lược đạt kết tốt nhiều so với kết mà họ đạt trước kết doanh nghiệp không vận dụng quản trị chiến lược Điều khơng có nghĩa doanh nghiệp vận dụng quản trị chiến lược không gặp phải vấn đề, chí bị phá sản, mà có nghĩa việc vận dụng quản trị chiến lược giảm bớt rủi ro gặp phải vấn đề trầm trọng tăng khả doanh nghiệp việc tranh thủ hội môi trường chúng xuất - Nhược điểm chủ yếu để thiết lập trình quản trị chiến lược kinh doanh cần nhiều thời gian nỗ lực Tuy nhiên, doanh nghiệp có kinh nghiệm q trình quản trị chiến lược kinh doanh vấn đề thời gian giảm bớt, đến tiết kiệm thời gian Hơn nữa, vấn đề thời gian cần cho việc lập kế hoạch phần quan trọng doanh nghiệp bù đắp nhiều lợi ích - Các kế hoạch chiến lược kinh doanh bị quan niệm sai lầm chúng lập cách cứng nhắc ấn định thành văn 18 Các nhà Quản trị chiến lược tin tưởng kế hoạch ban đầu họ thiết phải thực mà không đếm xỉa đến thông tin bổ sung Đây sai lầm nghiêm trọng việc vận dụng không đắn quản trị chiến lược kinh doanh Kế hoạch chiến lược kinh doanh phải động phát triển điều kiện mơi trường biến đổi, doanh nghiệp định theo mục tiêu mục tiêu sửa đổi - Giới hạn sai sót việc dự báo mơi trường dài hạn đơi lớn Khó khăn không làm giảm cần thiết phải dự báo trước Thực việc đánh giá triển vọng dài hạn khơng thiết phải xác đến chi tiết tường tận, mà chúng đề để đảm bảo cho doanh nghiệp đưa thay đổi thái mà thích nghi với diễn biến mơi trường cách đổ vỡ - Một số doanh nghiệp dường giai đoạn kế hoạch hố ý q đến vấn để thực Hiện tượng khiến số nhà quản trị nghi ngờ tính hữu ích trình quản trị chiến lược kinh doanh Thế nhưng, vấn đề quản trị chiến lược kinh doanh mà người vận dụng Hiển nhiên, doanh nghiệp cần phải "đề kế hoạch thực hiện" dạng kế hoạch hoá có khả mang lại hiệu Mặc dù nhược điểm nói khiến số doanh nghiệp khơng vận dụng q trình quản trị chiến lược kinh doanh, vấn đề tiềm tàng nhìn chung khắc phục biết vận dụng trình quản trị chiến lược kinh doanh cách đắn Những ưu điểm việc vận dụng trình chiến lược kinh doanh rõ ràng có giá trị lớn nhiều so với nhược điểm Giải pháp Để nâng cao hiệu cơng tác lập chương trình, kế hoạch cho Trung tâm ứng dụng tiến khoa học cơng nghệ Hà Nội, có số giải pháp sau: 4.1 Đối với doanh nghiệp 19 Triển khai nghiêm túc việc áp dụng Quy trình đổi phương pháp lập chương trình kế hoạch Trung tâm Nghiên cứu, tìm hiểu văn hướng dẫn Trung ương Thành phố Nghiên cứu, tìm hiểu kỹ Luật Ngân sách nhà nước, văn quy định, hướng dẫn, tiêu chuẩn, định mức Trung ương tỉnh cơng tác lập dự tốn thu chi ngân sách Xây dựng dự toán tuân thủ tiêu chuẩn, định mức, bám sát với kết thực nhiệm vụ thu chi ngân sách năm trước, đặc biệt với khoản chi đặc thù - Chương trình, kế hoạch phải xây dựng dựa kết thực năm trước; tiêu đề phải có tính logic, khả thi, phù hợp với tình hình thực tế đơn vị, có tính đến dự báo tương lai 4.2 Đối với lãnh đạo phòng Cần xây dựng cụ thể nội dung, nhiệm vụ, xác định nội dung trọng tâm, trọng điểm; phân công rõ nhiệm vụ đề lộ trình, thời gian hồn thành Trong q trình triển khai thực kế hoạch phải chủ động thường xuyên rà soát, đánh giá, báo cáo kết thực kịp thời đề xuất điều chỉnh, bổ sung mục tiêu, giải pháp cho phù hợp với tình hình thực tế Các đơn vị cần bố trí cán đủ lực chuyên môn thực nhiệm vụ xây dựng chương trình, kế hoạch 4.3 Đối với đơn vị, cá nhân trực tiếp xây dựng Công chức, viên chức giao nhiệm vụ xây dựng kế hoạch lập dự toán thu – chi ngân sách phải đề cao tinh thần trách nhiệm, chủ động, tâm, sáng tạo thực nhiệm vụ Việc thực đồng giải pháp nêu bước nâng cao hiệu cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển kinh tế dự toán thu chi ngân sách hàng năm thời kỳ công ty từ góp phần hồn thành thắng lợi nhiệm vụ chung cơng ty 20 KẾT LUẬN Chương trình, kế hoạch giúp doanh nghiệp định hướng rõ tầm nhìn chiến lược, sứ mạng (nhiệm vụ) mục tiêu Thật vậy, muốn thực chiến lược có hiệu quả, tổ chức phải quản lý hệ thống thông tin mơi trường kinh doanh Căn vào đó, nhà quản trị dự báo xu hướng biến động môi trường kinh doanh xác định nơi mà doanh nghiệp cần đến tương lai, cần phải làm để đạt thành lâu dài Việc nhận thức kết mong muốn mục đích tương lai giúp cho nhà quản trị nhân viên nắm vững việc cần làm để đạt thành cơng, tạo hiểu biết lẫn nhà quản trị nhân viên nỗ lực để đạt mong muốn Như khuyến khích hai đối tượng đạt thành tích ngắn hạn, nhằm cải thiện tốt lợi ích lâu dài doanh nghiệp 21 ... CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CỦA VĂN PHỊNG TRUNG TÂM ỨNG DỤNG TIẾN BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ HÀ NỘI Thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch Văn phịng... việc xây dựng chương trình, kế hoạch Trung tâm ứng dụng tiến khoa học công nghệ Hà Nội CHƯƠNG I KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TRUNG TÂM ỨNG DỤNG TIẾN BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ HÀ... phịng Kế hoạch - Tài CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CỦA VĂN PHỊNG TRUNG TÂM ỨNG DỤNG TIẾN BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ HÀ NỘI .9 Thực trạng cơng tác xây dựng chương