Một trong những công cụ quan trọng không thể thiếu trong bất kỳ doanh nghiệp nào dù lớn hay nhỏ là công tác văn phòng. Văn phòng là cửa ngõ của một cơ quan, tổ chức bởi vì văn phòng vừa có mối quan hệ đối nội vừa có mối quan hệ đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ. Đồng thời các hoạt động tham mưu tổng hợp, hậu cần cũng liên quan trực tiếp đến đơn vị phòng ban trong tổ chức và với vị trí hoạt động đa dạng đó văn phòng được gọi là phòng văn, phòng vệ, phòng ở của các nhà quản trị. Vì vậy với tư cách là công cụ quản lý quan trọng cần thiết bộ phận văn phòng càng được khai thác tối đa sức mạnh và linh hoạt nhằm hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý của nhà quản trị. Công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành là công ty mới thành lập (năm 2002) Trải qua hơn 7 năm hình thành và phát triển đến nay công ty đã tạo lập được một vị thế vững chắc, một hình ảnh tin tưởng trong con mắt của đối tác. Mục tiêu của công ty là đưa Hoàng Thành trở thành thương hiệu hàng đầu trong lĩnh vực sản xuất các thiết bị cơ khí phục vụ cho ngành công nghiệp đóng tàu. Nội dung của bài tiểu luận dưới đây sẽ đánh giá về thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch làm việc của văn phòng tại Công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành.
Trang 1LỜI MỞ ĐẦU
Một trong những công cụ quan trọng không thể thiếu trong bất kỳ doanhnghiệp nào dù lớn hay nhỏ là công tác văn phòng Văn phòng là cửa ngõ củamột cơ quan, tổ chức bởi vì văn phòng vừa có mối quan hệ đối nội vừa có mốiquan hệ đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ.Đồng thời các hoạt động tham mưu tổng hợp, hậu cần cũng liên quan trực tiếpđến đơn vị phòng ban trong tổ chức và với vị trí hoạt động đa dạng đó vănphòng được gọi là phòng văn, phòng vệ, phòng ở của các nhà quản trị Vì vậyvới tư cách là công cụ quản lý quan trọng cần thiết bộ phận văn phòng càngđược khai thác tối đa sức mạnh và linh hoạt nhằm hỗ trợ đắc lực cho công tácquản lý của nhà quản trị
Công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành là công ty mới thànhlập (năm 2002) Trải qua hơn 7 năm hình thành và phát triển đến nay công ty đãtạo lập được một vị thế vững chắc, một hình ảnh tin tưởng trong con mắt củađối tác Mục tiêu của công ty là đưa Hoàng Thành trở thành thương hiệu hàngđầu trong lĩnh vực sản xuất các thiết bị cơ khí phục vụ cho ngành công nghiệpđóng tàu Nội dung của bài tiểu luận dưới đây sẽ đánh giá về thực trạng côngtác xây dựng chương trình, kế hoạch làm việc của văn phòng tại Công tyTNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành
Trang 2PHẦN 1: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG
MẠI HOÀNG THÀNH 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
Công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành được thành lập theogiấy chứng nhận đăng kí kinh doanh của công ty TNHH có 2 thành viên trở lên
số 0202000855 ngày 30/07/2002, cấp lần hai thay giấy chứng nhận đăng kíkinh doanh ngày 11/06/2003 đăng kí thay đổi lần 4 ngày 24/11/2005, đăng kíthay đổi lần thứ 5 ngày 18/12/2006 và đăng kí thay đổi lần thứ 6 ngày31/03/2008, đăng kí thay đổi lần thứ 7 ngày 13/05/2009 do Sở Kế Hoạch vàĐầu Tư Thành Phố Hải Phòng cấp
Công ty là một đơn vị kinh tế hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân,hoạt động kinh doanh theo luật doanh nghiệp, các quy định hiện hành của nhànước và điều lệ của công ty
Là một công ty chuyên sản xuất các sản phẩm cơ khí của ngành đóng tàuphải kể đến: khóa giáo, giàn giáo, cao bản, lõi nhựa, cuộn dây hàn…cho cáccông ty có danh tiếng trong lĩnh vực đóng tàu như công ty công nghiệp tàuthủy Nam Triệu, công ty cổ phần công nghiệp Việt Hoàng, công ty cổ phầnVật liệu hàn Đồng thời công ty còn kinh doanh xuất nhập khẩu các máy móc,thiết bị công nghiệp như: xe cẩu, xe nâng, đầu kéo, ôtô…
Tên công ty: CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI HOÀNG
Trang 3Vốn pháp định:4 tỷ
Vốn điều lệ: 6 tỷ đồng
1.2 Cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức Hành chính – Nhân sự
Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức Hành chính – Nhân sự
Bộ phận
y tế
Bộ phậnbảo vệ
Bộ phậntạp vụ
Bộ phậnlái xe
Nhân
viên
VT-LT
Trang 4Trưởng phòng chịu trách nhiệm về một số công việc có tính chuyên môn nhưtổng hợp, kiểm tra, giám sát…và có quyền điều hành toàn bộ các yếu tố cótrong văn phòng cho phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ trong từng thời kì hoạtđộng của cơ quan Bên cạnh đó, Giám đốc ủy quyền cho Trưởng phòng ký cácbản sao, giấy đi đường, ký giấy giới thiệu(trong một số lĩnh vực thông thường),thông báo…
- Tham mưu cho Giám đốc và hội đồng thi đua khen thưởng trong côngtác thi đua khen thưởng, công tác tuyên truyền để cán bộ công nhân viên phấnđấu hoàn thành toàn diện và vượt mức công việc, chỉ tiêu đề ra, đồng thời làmthủ tục trình cấp trên khen thưởng niên hạn,khen thưởng thời kỳ và khenthưởng đột xuất
- Tham mưu chỉ đạo về việc thực hiện các nội quy, quy chế của công ty,biên tập quản lý các văn bản, tài liệu, giấy tờ…
* Nhân viên văn thư, lưu trữ
-Chịu trách nhiệm quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan theo đúng quyđịnh của cơ quan và pháp luật Nhà nước
- Đảm bảo phát hành các văn bản đi, đến thông suốt và kịp thời trong vàngoài cơ quan theo đúng quy định của cơ quan và pháp luật
- Quản lý sổ sách, các thư từ và bưu phẩm chuyển đến và gửi đi của cơquan, chuyển công văn,bưu phẩm đến các cá nhân, đơn vị, bộ phận
- Phát hành các văn bản hành chính ra ngoài cơ quan, xử lý công văn theo
sự phân công của Trưởng phòng và lưu trữ đúng quy định các loại văn bảntheo quy trìnhlưutrữcủacơquan
Trang 5* Bộ phận tạp vụ
- Có nhiệm vụ vệ sinh, lao công tạp vụ hàng ngày, đảm bảo quét dọn giữ
vệ sinh sạchsẽ
-Phục vụ nước phòng họp, phòng khách, phòng Giám đốc, Phó giám đốc
- Chăm sóc các khu vườn của công ty, thường xuyên làm tốt công tác vệsinh toàn bộ mặt bằng và các hành lang của công ty đảm bảo khang trang, sạchđẹp
* Bộ phận lái xe
-Mua sắm văn phòng phẩm, vật tư khi có yêu cầu
- Theo dõi quản lý tài sản của phòng và công ty, đề xuất lên lãnh đạo vềcông tác sửa chữa vật dụng
-Có kế hoạch đưa đón tiếp khách, bố trí ăn nghỉ cho khách khi có yêu cầu.-Lái xe đảm bảo an toàn cho lãnh đạo và khách, quản lý bảo dưỡng kiểmtra độ an toàn của xe theo đúng quy định
-Thực hiện một số công việc theo sự phân công của lãnh đạo văn phòng
* Bộ phận y tế
- Bộ phận này có nhiệm vụ khám và cấp thuốc, điều trị cho cán bộ côngnhân viên hàng ngày, sơ cấp cứu tại chỗ, làm công tác vệ sinh phòng bệnh, vệsinh lao động, mua bảo hiểm y tế cho cán bộ công nhân viên
- Luôn luôn bố trí nhân viên thường trực để giải quyết kịp thời các trườnghợp tai nạn lao động, bệnh cấp tính và cấp cứu xảy ra bất cứ lúc nào
* Bộ phận bảo vệ
- Tổ nhân viên bảo vệ gồm 03 người, một ngày làm việc chia thành 3
ca, mỗi nhân viên chịu trách nhiệm thực hiện công tác bảo vệ trong 1 ca,mỗi tuần thay đổi ca một lần
- Tổ chức công tác bảo vệ cơ quan, giữ vững trật tự trị an, ngăn ngừa kẻgian xâm nhập, giữ gìn tài sản tập thể và cá nhân trong cơ quan
- Thường trực tại cổng 24/24h để hướng dẫn khách đến liên hệ công tác,nhắc nhở mọi người các quy định ra vào công ty
Trang 6- Thường xuyên tuần tra bao quát toàn khu vực trong phạm vi quản lý củacông ty, ngăn chặn người ngoài vào công ty khi không có yêu cầu công tác,giám sát kiểm tra người mang tài sản của công ty ra ngoài(khi có sự nghi ngờ).
- Quản lý chìa khóa các phòng làm việc trong công ty, mở và đóng cửaphòng đúng quy định về giờ làm việc tại công ty
Trang 7PHẦN 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH KẾ HOẠCH CỦA VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH SẢN
XUẤT THƯƠNG MẠI HOÀNG THÀNH 2.1 Công tác tham mưu, tổng hợp
Công tác tham mưu ra đời mang tính tất yếu khách quan Bởi lẽ để đạtđược hiệu quả cao trong lãnh đạo, quản lý, điều hành đòi hỏi các nhà quản lýphải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi và phải tinh thông trên nhiều lĩnh vực Đồngthời nhà quản lý cũng phải nhanh chóng đưa ra được những quyết định quản
lý, điều hành chính xác, kịp thời để giải quyết mọi vấn đề phát sinh trong thực
tế Điều đó đã vượt quá khả năng của các nhà quản lý, đòi hỏi phải có một lựclượng trợ giúp các nhà quản lý trên mọi phương diện, đó là công tác thammưu
Công tác tham mưu là hoạt động trợ giúp các nhà lãnh đạo, các nhà quản
lý để họ đưa ra được những quyết định tối ưu, mang tính khách quan, kịp thời,mang tính hiệu lực và hiệu quả
Trong thực tế các cơ quan, tổ chức thường đặt bộ phận tham mưu tại vănphòng để giúp cho hoạt động của công tác này được thuận lợi Đồng thời việclàm này cũng tăng cường được hiệu quả của công tác thông tin và cùng vớicông tác hậu cần tạo thành một hệ thống trợ giúp đắc lực cho các nhà quản lý.Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận chuyên môn,nghiệp vụ cũng làm công tác tham mưu cho lãnh đạo trên từng lĩnh vực, từngvấn đề có tính chuyên sâu
Công tác tham mưu là một nội dung quan trọng trong hoạt động của vănphòng công ty Trong quá trình hoạt động văn phòng đã làm tốt chức năngtham mưu trên các mặt sau:
- Tham mưu giúp lãnh đạo lập chương trình công tác năm, tháng, quý,tuần theo chức năng, nhiệm vụ được giao
- Tham mưu cho lãnh đạo để lãnh đạo đưa ra được những quyết định đúngđắn và chính xác nhất
Trang 8- Tham mưu cho Giám đốc việc tổ chức quản lý, lưu trữ công văn giấy tờ,phục vụ công tác đối nội, đối ngoại, tổ chức quản lý và sử dụng con dấu củacông ty theo đúng quy định của Chính phủ và Bộ Công an Tham mưu choGiám đốc trong việc ra thông báo hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bàyvăn bản thống nhất trong toàn công ty.
- Văn phòng còn tham mưu cho Giám đốc công ty trong công tác đón tiếpkhách, trang trí phục vụ các cuộc họp, hội nghị…của công ty
Công tác thông tin tổng hợp của văn phòng thường giao cho nhóm cán bộhoặc chuyên viên nghiên cứu tổng hợp Nhiệm vụ chính của nhóm này là:
-Theo dõi tình hình hoạt động của cơ quan, tổchức
- Theo dõi việc thực hiện các quyết định quản lý, thu thập, xử lý và truyềnđạt thông tin Từ đó tổng hợp tình hình làm cơ sở cho việc phân tích nhữngthuận lợi, khó khăn và kết quả đạt được để tham mưu cho lãnh đạo cơ quan, tổchức
-Tổng hợp chương trình công tác chung cho toàn công ty trong từng năm,từng quý, từng tháng dựa trên cơ sở những kế hoạch mà cán bộ chuyên trách
đề ra
2.2 Xây dựng chương trình làm việc
Chương trình làm việc là kế hoạch tác chiến giúp cho sự chỉ đạo, điềuhành của công ty được toàn diện, đảm bảo thực thi được những nhiệm vụ trướcmắt cũng như lâu dài của công ty
Văn phòng công ty đã xây dựng chương trình làm việc thể hiện rõ các mụctiêu, nhiệm vụ, biện pháp và tiến độ cụ thể đối với từng công việc mà công ty,đơn vị phòng ban cần thực hiện Thực hiện xây dựng chương trình làm việc theođúng nguyên tắc, giải quyết nhiều công việc theo đúng chức năng, nhiệm vụđược giao, nhanh chóng không đùn đẩy công việc cho người khác Công tác xâydựng chương trình làm việc của công ty Hoàng Thành được thực hiện theo trình
tự sau đây:
-Chương trình làm việc tháng: Hàng tháng các phòng ban, đơn vị trong
Trang 9công ty căn cứ vào dự kiến chương trình làm việc quý, những vấn đề còn tồnđọng và phát sinh để điều chỉnh chương trình làm việc theo tháng sau Dự kiếnchương trình làm việc tháng được gửi cho Giám đốc chậm nhất vào ngày 28hàng tháng.
Văn phòng công ty thường xuyên phối hợp với các Trưởng phòng kỹthuật, kinh doanh…để xây dựng chương trình làm việc của văn phòng nóiriêng và của toàn công ty nói chung
-Chương trình làm việc quý: Trong tháng cuối của mỗi quý các bộ phận,phòng ban trong công ty đánh giá tình hình thực hiện, chương trình làm việccủa quý đó, những kết quả đã đạt được, những thiếu sót, khó khăn, thuận lợiđồng thời nghiên cứu xem xét chương trình làm việc của quý tiếp theo đã ghitrong chương trình kế hoạch năm và xem xét các vấn đề phát sinh mới để đềnghị ban Giám đốc điều chỉnh chương trình làm việc của quý sau Dự kiếnchương trình làm việc được gửi cho Giám đốc chậm nhất là 15 ngày của thángcuối quý
- Chương trình làm việc năm: Cuối năm văn phòng công ty đã gửi báocáo thống kê của năm cũ và xây dựng chương trình làm việc cho năm mới lênGiám đốc và các phòng ban đơn vị trong công ty, để các đơn vị căn cứ vào đóthực hiện
2.3 Công tác thông tin
Trong hoạt động của cơ quan, tổ chức nhu cầu về thông tin là rất lớn Nhucầu này rất đa dạng và luôn thay đổi Nó được xác định tùy thuộc vào côngviệc hay từng loại công việc, phạm vi hoạt động của tổ chức và nhiều yếu tốkhác
Trong đời sống hàng ngày, công tác thông tin bao gồm các hoạt độngnhư: thu thập, lựa chọn, sắp xếp, truyền đạt khai thác, sử dụng và bảo quảnthông tin Các hoạt động này nhằm đạt một mục đích nhất định và được gọichung là quá trình xử lý thông tin
Công tác thông tin là khâu rất quan trọng trong chức năng tham mưu tổng
Trang 10hợp của văn phòng Nó quyết định đến hiệu quả chỉ đạo, điều hành của lãnhđạo cơ quan Thông tin được cập nhật hàng ngày giúp lãnh đạo cơ quan nắmbắt và xử lý được các vấn đề nảy sinh trong quá trình quản lý.
Mục tiêu phục vụ cung cấp thông tin nhằm đảm bảo cho công ty đượccung cấp thông tin một cách đầy đủ, cần thiết tạo điều kiện cho công ty hoạtđộng có hiệu quả Mục tiêu này thực hiện thông qua việc quản lý văn bản vàocác công nghệ hiện đại như: điện thoại, internet, máy fax…
Văn phòng công ty với nhiệm vụ giao dịch hành chính, kết nối thông tingiữa các đơn vị, tổ chức bên ngoài thường phải xử lý thông tin để giúp lãnhđạo điều hành công việc một cách có hiệu quả Văn phòng công ty là đầu mốithu thập và xử lý thông tin giúp lãnh đạo đưa ra được những quyết định tối ưu.Thông tin được thu thập bao gồm hai loại:
- Thông tin có tính hệ thống: là những thông tin đưa đến cho người nhậntin theo thời gian quy định trước với những thông số chung Loại thông tin nàytại công ty thường là các bản báo cáo về tình hình sản xuất kinh doanh củaquý, năm, báo cáo về tình hình lao động…Thông tin này được chuyển giaotrong nội bộ công ty thông qua hoạt động của bộ phận văn thư Các bản báocáo sau khi trình và được lãnh đạo công ty phê duyệt sẽ được chuyển xuống bộphận văn thư để phát hành tới các bộ phận, đơn vị và các phòng ban có liênquan
- Thông tin không có tính hệ thống: là những thông tin đưa đến cho ngườinhận không theo định kỳ và thông báo về những sự kiện diễn ra không theoquy luật, nằm ngoài dự kiến của người nhận tin Loại thông tin này chủ yếudưới các hình thức văn bản Đây là hình thức chủ yếu mà công ty sử dụng đểtruyền thông tin xuống cấp dưới Thông tin không có tính hệ thống chủ yếubao gồm: quyết định điều động, lệnh đi công tác, các bản kế hoạch sản xuấtkinh doanh và được phát hành tới các đơn vị, phòng ban trong công ty thôngqua bộ phận văn thư
Tại công ty thông tin được thu thập chủ yếu từ các nguồn sau:
Trang 11-Hệ thống các văn bản: Mọi thông tin từ các cấp lãnh đạo xuống cácphòng ban chức năng và các đơn vị chủ yếu là bằng các văn bản, do đó tínhchính xác và cụ thể hóa cao Khi một thông tin chỉ đạo được gửi đi thì căn cứvào mức độ cần thiết của thông tin mà tiến hành nhanh hay chậm Nói chungthời gian gửi văn bản đến các phòng ban trong công ty chỉ mất từ 15-20 phút
để thực hiện các thủ tục như nhận thông tin, trình lãnh đạo, vào sổ văn bản…thông tin có thể được chuyển giao chậm hơn thậm chí có thể để đến cuối ngàylàm việc Thông thường thông tin được nhân viên văn thư thu nhận vào cácbuổi sáng hàng ngày sau buổi họp giao ban và được chuyển ngay sau đó
Sau khi thông tin được xử lý sẽ được truyền đạt tới các đối tượng tiếpnhận Các thông tin được truyền đạt đến các đối tượng chủ yếu qua hệ thốngvăn bản, các cuộc họp, hội nghị
2.4 Công tác văn thư ,lưu trữ
Công tác văn thư
Công tác văn thư tại công ty Hoàng Thành bao gồm 3 nội dung chính sau
- Xây dựng và ban hành văn bản: Soạn thảo văn bản, duyệt văn bản, đánhmáy, ký, ban hành, lưu trữ văn bản
- Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản: quản lý, tổ chức, giải quyết vănbản đến và văn bản đi
-Quản lý và sử dụng con dấu
Trong các doanh nghiệp nhà nước, văn bản được sử dụng như mộtphương tiện truyền đạt và ghi lại các quyết định quản lý và thông tin cần thiếthình thành trong doanh nghiệp, nó phản ánh mọi mặt liên quan đến kết quảhoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Những giấy tờ, công văn, tài liệuđược hình thành trong hoat động của các doanh nghiệp Nhà Nước, các tổ chứcchính trị xã hội, các đơn vị vũ trang gọi chung là văn bản
Làm tốt công tác văn bản sẽ góp phần thúc đẩy hoạt động, phục vụ kịpthời cho việc điều hành và lãnh đạo có hiệu quả Ngược lại nếu không làm tốtcông tác này sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động của cơ quan tổ chức Vì
Trang 12vậy việc xây dựng quy chế quản lý văn bản phải dựa vào chức năng, nhiệm vụ
và điều kiện thực tế của cơ quan, tổ chức
Công tác lưu trữ
Lưu trữ là sự lựa chọn tài liệu, giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản,tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan để làmbằng chứng tra cứu thông tin khi cần thiết
Công tác lưu trữ của công ty Hoàng Thành bao gồm các nội dung sau:-Thu thập và bổ sung tài liệu
- Xác định giá trị tài liệu, sắp xếp phân loại, đăng ký, thống kê tài liệu làmcông cụ tra cứu văn bản: nhân viên văn thư của công ty đã sắp xếp tài liệu theonguyên tắc từ ngoài vào trong, từ trái qua phải, từ trên xuống dưới Tài liệu củacông ty được xếp thẳng đứng, do đó tiện cho việc xếp vào lấy ra, dễ đọc bìatiện cho tra cứu
- Bảo quản và bảo vệ an toàn tài liệu: khu vực lưu trữ tài liệu của công tycao ráo thoáng mát và nhân viên văn thư thường xuyên lau chùi, quét dọn kholưu trữ, tủ đựng hồ sơ, sử dụng thuốc chống ẩm mối mọt
-Tổ chức sử dụng khai thác tài liệu: khi cá nhân bộ phận hay phòng bannào có nhu cầu nghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ thì văn thư đã tra tìm tàiliệu đáp ứng nhu cầu Tuy nhiên với những tài liệu quan trọng hoặc trong tìnhtrạng hư hỏng nặng thì văn thư không cung cấp bản gốc mà chỉ cung cấp bảnsao
- Tiêu hủy tài liệu khi đến hạn: trước khi tiêu hủy nhân viên đã đánh giálại giá trị tài liệu, văn bản Tiêu hủy tài liệu khi được sự đồng ý của Trưởngphòng tổ chức Hành chính–Nhân sự, có người làm chứng và có biên bản tiêuhủy
Quy định phân loại hồ sơ, thời gian lưu trữ
Tất cả các loại hồ sơ đều được phân loại theo danh mục và được lưu trữtheo thời gian quy định
Đối với các trường hợp không quy định số năm lưu trữ thì việc lưu trữ