Tổ chức công tác văn thư của ủy ban nhân dân huyện định hóa

MỤC LỤC BẢNG CỤM TỪ VIẾT TẮT A. LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 2 2. Mục tiêu của đề tài 3 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 3 4. Nguồn tài liệu tham khảo 4 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 4 6. Phương pháp nghiên cứu 4 7. Bố cục của đề tài 4 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ĐỊNH HÓA 5 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân huyện Định Hóa 5 1. Chức năng 5 2. Nhiệm vụ, quyền hạn 5 3. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Định Hóa 6 3.1. Ban lãnh đạo UBND huyện Định Hóa 6 3.2. Cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND huyện Định Hóa 6 3.3. Các đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND huyện Định Hóa. 7 3.4. Sơ đồ hóa của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân huyện Định Hóa 7 II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Uỷ ban nhân dân huyện Định Hóa. 7 1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng. 7 2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng. 9 2.1. Chức năng 9 2.2. Nhiệm vụ 9 2.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng 11 3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc của các vị trí trong Văn phòng 12 3.1. Bản mô tả công việc của Chánh Văn phòng 12 3.2. Bản mô tả công việc của Phó Chánh Văn phòng 13 3.3. Bản mô tả công việc đối với chuyên viên Văn thư 15 3.4. Bản mô tả công việc của chuyên viên Kế toán 17 3.5. Bản mô tả công việc của nhân viên Lễ tân. 19 3.6. Bản mô tả công việc của Chuyên viên kinh tế 21 3.7. Bản mô tả công việc của chuyên viên Y tế, giáo dục: 22 3.8. Bản mô tả công việc của chuyên viên văn hóa – xã hội 24 3.9. Bản mô tả công việc của chuyên viên tin học văn phòng 26 3.10. Bản mô tả công việc của nhân viên lái xe 27 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ 30 I. Mô hình tổ chức văn thư của UBND huyện Định Hóa 30 II. Công tác soạn thảo văn bản và ban hành văn bản của UBND Huyện Định Hóa 31 1. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của Ủy ban nhân dân huyện Định Hóa 31 2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 32 3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của cơ quan 33 4. Nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan 34 III. Quy trình quản lí và giải quyết văn bản 36 1. Quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi – đến 37 1.1. Quy trình quản lí văn bản đến 37 1.1.1 Tiếp nhận và đăng ký văn bản đến 38 1.1.2 Trình, chuyển giao văn bản đến. 39 1.1.3 Công tác theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến. 40 1.2 Quy trình quản lí văn bản đi. 40 1.2.1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản 41 1.2.1.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 41 1.2.1.2. Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản 42 1.2.2. Đăng ký văn bản đi 42 1.2.3. Kiểm soát việc nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật 42 1.2.4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 43 1.2.5. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 43 2. Tổ chức lập hồ sơ hiện hành của Ủy ban nhân dân huyện Định Hóa. 44 2.1. Nguyên tắc lập hồ sơ 44 2.2 Nội dung việc lập hồ sơ 44 2.3. Giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan 45 2.4. Trách nhiệm lập hồ sơ và giao, nhận hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan 45 IV. Quản lý và sử dụng con dấu 47 V. Ý nghĩa của công tác văn thư 48 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 50 I. Nhận xét, đánh giá chung về ưu, nhược điểm trong công tác Văn phòng của UBND huyện Định Hóa. 50 1. Ưu điểm: 50 2. Hạn chế: 51 3. Nguyên nhân 52 II. Đề xuất, kiến nghị 52 KẾT LUẬN 55 TÀI LIỆU THAM KHẢO 56 PHẦN IV: PHỤ LỤC

Trang 1

MỤC LỤC BẢNG CỤM TỪ VIẾT TẮT

BẢNG CỤM TỪ VIẾT TẮT 5

A LỜI NÓI ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 2

2 Mục tiêu của đề tài 3

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 3

4 Nguồn tài liệu tham khảo 4

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu 4

6 Phương pháp nghiên cứu 4

7 Bố cục của đề tài 4

PHẦN I 5

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ĐỊNH HÓA 5

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân huyện Định Hóa 5

1 Chức năng 5

2 Nhiệm vụ, quyền hạn 5

3 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Định Hóa 6

3.1 Ban lãnh đạo UBND huyện Định Hóa 6

3.2 Cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND huyện Định Hóa 6

3.3 Các đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND huyện Định Hóa 7

3.4 Sơ đồ hóa của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân huyện Định Hóa 7

Trang 2

II Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn

phòng của Uỷ ban nhân dân huyện Định Hóa 7

1.Tổ chức và hoạt động của văn phòng 7

2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 9

2.1 Chức năng 9

2.2 Nhiệm vụ 9

2.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng 11

3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc của các vị trí trong Văn phòng 12

3.1 Bản mô tả công việc của Chánh Văn phòng 12

3.2 Bản mô tả công việc của Phó Chánh Văn phòng 13

3.3 Bản mô tả công việc đối với chuyên viên Văn thư 15

3.4 Bản mô tả công việc của chuyên viên Kế toán 17

3.5 Bản mô tả công việc của nhân viên Lễ tân 19

3.6 Bản mô tả công việc của Chuyên viên kinh tế 21

3.7 Bản mô tả công việc của chuyên viên Y tế, giáo dục: 22

3.8 Bản mô tả công việc của chuyên viên văn hóa – xã hội 24

3.9 Bản mô tả công việc của chuyên viên tin học văn phòng 26

3.10 Bản mô tả công việc của nhân viên lái xe 27

PHẦN II 30

CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ 30

I Mô hình tổ chức văn thư của UBND huyện Định Hóa 30

II Công tác soạn thảo văn bản và ban hành văn bản của UBND Huyện Định Hóa 31

Trang 3

1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của Ủy ban nhân

dân huyện Định Hóa 31

2 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 32

3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của cơ quan 33 4 Nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan 34

III Quy trình quản lí và giải quyết văn bản 36

1 Quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi – đến 37

1.1 Quy trình quản lí văn bản đến 37

1.1.1 Tiếp nhận và đăng ký văn bản đến 38

1.1.2 Trình, chuyển giao văn bản đến 39

1.1.3 Công tác theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến 40

1.3Quy trình quản lí văn bản đi .40

1.2.1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản 41

1.2.1.1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 41

1.2.1.2 Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản 42

1.2.2 Đăng ký văn bản đi 42

1.2.3 Kiểm soát việc nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật .42

1.2.4 Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 43

1.2.5 Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 43

2 Tổ chức lập hồ sơ hiện hành của Ủy ban nhân dân huyện Định Hóa 44

2.1 Nguyên tắc lập hồ sơ 44

Trang 4

2.2 Nội dung việc lập hồ sơ 44

2.3 Giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan 45

2.4 Trách nhiệm lập hồ sơ và giao, nhận hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan 45

IV Quản lý và sử dụng con dấu 47

V Ý nghĩa của công tác văn thư 48

PHẦN III 50

KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 50

I Nhận xét, đánh giá chung về ưu, nhược điểm trong công tác Văn phòng của UBND huyện Định Hóa 50

1 Ưu điểm: 50

2 Hạn chế: 51

3 Nguyên nhân 52

II Đề xuất, kiến nghị 52

KẾT LUẬN 54

TÀI LIỆU THAM KHẢO 56

PHẦN IV: PHỤ LỤC 57 PHẦN IV: PHỤ LỤC

Trang 5

BẢNG CỤM TỪ VIẾT TẮT

STT Từ, cụm từ viết tắt Từ, cụm từ viết đầy đủ

3 QLVB&HTĐH Quản lý văn bản & hỗ trợ điều hành

Trang 6

A LỜI NÓI ĐẦU

Thực tập là điều kiện và cơ hội để sinh viên bổ sung và nâng cao những kiến thức thực tế bên ngoài ghế nhà trường và làm quen với một moi trường làm việc chuyên nghiệp Từ đó rèn luyện bản thân những kiến thức, kỹ năng cần thiết cho cuộc sống cũng như công việc sau này

Gắn liền đào tạo với phương châm “Học thật, thi thật, để ra đời làm thật”,

“học phải đi đôi với hành”, được sự đồng ý của Nhà trường, khoa Quản trị Văn phòng đã tổ chức cho sinh viên đi thực tập nhằm củng cố, trang bị cho sinh viên những kiến thức, kỹ năng về hoạch định, lãnh đạo điều hành, tổ chức và kiểm tra; nâng cao nghiệp vụ văn phòng cho sinh viên sau khi ra trường

Được sự giúp đỡ của Nhà trường, Khoa Quản trị Văn phòng và HĐND & UBND huyện Định Hóa, em được tiếp nhận thực tập tại Văn phòng HĐND & UBND huyện Định Hóa từ ngày 04/01/2016 đến hết ngày 11/03/2016 Trong thời gian thực tập tại Văn phòng huyện, em được học hỏi, làm việc như một chuyên viên văn phòng, được áp dụng những lý luận vào thực tiễn, nâng cao các

kỹ năng, nghiệp vụ Lần thực tập này là một bước đệm, nền tảng vững chắc, tạo cho em hành trang mới để em tự tin sau khi ra trường

Bản "Báo cáo thực tập" là kết quả của một quá trình thực tập, mặc dù đã

cố gắng rất nhiều song với kiến thức còn hạn hẹp, khả năng áp dụng kiến thức vào thực tiễn chưa được tốt sẽ không tránh khỏi nhiều thiếu sót, em rất mong nhận được sự đóng góp nhiệt tình của các Thầy cô giáo, các anh, chị trong cơ quan để bài Báo cáo của em được hoàn thiện hơn

Kính chúc các thầy giáo, cô giáo; lãnh đạo cùng toàn thể cán bộ nhân viên trong văn phòng Hội đồng nhân dân – Uỷ ban nhân dân huyện Định Hóa sức khỏe dồi dào và thành công, chúc trường Đại học Nội vụ Hà Nội ngày càng phát triển vững mạnh; Uỷ ban nhân dân cũng như văn phòng Hội đồng nhân dân –

Uỷ ban Nhân dân huyện Định Hóa thục hiện thành công mục tiêu được giao, đưa Định Hóa phát triển toàn diện trên mọi lĩnh vực

Em xin chân thành cảm ơn!

Định Hóa, ngày 11 tháng 03 năm 2016

Sinh viên

Tây Thị Điệp

Trang 7

1 Lý do chọn đề tài

Xu thế toàn cầu hóa đang ngày càng du nhập vào Việt Nam, làm biến đổi nền kinh tế nước ta theo hướng công nghiệp hóa, hiện đại hóa Việt Nam đang dần chuyển mình từ một đất nước có nền nông nghiệp sang một nền công nghiệp Kinh tế phát triển kéo theo sự ra đời của nhiều ngành, nhiều lĩnh vực đa dạng để đào tạo nguồn nhân lực đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xã hội

Bước vào giai đoạn mới với những thách thức và cơ hội mới, quá trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực ở trong trường đại học nhất thiết phải có sự nghiên cứu, xây dựng các giải pháp nhằm không ngừng nâng cao chất lượng, trong đó cần ưu tiên chất lượng hàng đầu cho người học Để thực tế hóa vấn đề này Trường đại học Nội vụ Hà Nội đã mở rộng đào tạo một số ngành như: Quản

lí nhà nước, Quản trị nhân lực, Khoa học thư viện, Quản trị văn phòng……

Trong hệ thống các ngành học, có thể nói, Quản trị Văn phòng là một trong những địa chỉ tin cậy cho các sinh viên khi bước vào trường Đại học Nội

vụ Hà Nội, cũng như nhu cầu tìm kiếm ứng cử viên văn phòng có trình độ cao, năng động, sáng tạo của các cơ quan, doanh nghiệp Ngành Quản Trị Văn Phòng

là đội ngũ của những người có trình độ chuyên môn, khả năng giải quyết công việc và bản lĩnh nghề nghiệp Trước đây từ “bàn giấy” được dùng để chỉ nghề nghiệp của những người làm ở bộ phận gián tiếp, công việc có phần thụ động và buồn tẻ Ngày nay, văn phòng là bộ máy lãnh đạo bàn thảo và ban hành các quyết định quản lí, trụ sở liên lạc và giao dịch chính thức của cơ quan tổ chức doanh nghiệp với các cơ quan, đối tác bên ngoài

Ngành Quản trị Văn phòng là một ngành rất thực tế, nó được ví như “một

cô gái đẹp đang kén chồng, ngành Văn phòng không sợ ế, mặc dù chưa thực sự nổi bật, nhưng ngành này rất cần thiết và đang có mặt ở tất cả các đơn vị hành chính tại các cơ quan, doanh nghiệp” Ngành Quản trị Văn phòng ngày càng khẳng định được chỗ đứng quan trọng trong xã hội Văn phòng là kênh thông tin chính thức, là đầu mối thông tin, trung tâm xử lý thông tin, mọi thông tin ra vào

cơ quan đều phải tập trung tại bộ phận văn phòng và được xử lý một cách nhanh chóng, chính xác, kịp thời đảm bảo cho hoạt động của cơ quan Văn phòng là

Trang 8

nơi điều phối các hoạt động của cơ quan để mọi hoạt động diễn ra trôi chảy và thống nhất Đặc biệt, trong bối cảnh đất nước ta đang trên đà phát triển thì công tác văn phòng càng trở nên quan trọng, hoạt động của văn phòng là một trong những yếu tố quyết định đến sự phát triển, tồn vong của cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp.

Trong ngành quản trị văn phòng môn công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội Đối với các cơ quan, tổ chức công tác văn thư, lưu trữ cũng có vai trò đặc biệt quan trọng Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ khác nhau nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều Do đó, vai trò của công tác văn thư, lưu trữ đối với hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chứclà một trong những lĩnh vực công tác có vai trò

và tầm quan trọng đặc biệt và là lĩnh vực hoạt động không thể thiếu đối với mỗi

cơ quan, tổ chức

Với xuất phát từ những lí do trên em quyết định chọn đề tài: “Tổ chức công tác văn thư của ủy ban nhân dân huyện Định Hóa” Đây là một trong những nghiệp vụ quan trọng của người Quản trị văn phòng

2 Mục tiêu của đề tài

- Khảo sát công tác văn phòng của Ủy ban nhân dân huyện Định Hóa

- Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư của Ủy ban nhân dân huyện Định Hóa

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

+ Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND và Văn phòng HĐND & UBND huyện Đinh Hóa

+ Khảo sát đánh giá và đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng trong công tác kiểm soát tổ chức thực hiện văn bản của

Trang 9

UBND huyện Định Hóa.

+ Công tác tổ chức, điều hành của Ủy ban nhân dân huyện Định Hóa + Tổ chức công tác văn thư của Ủy ban nhân dân huyện Định Hóa

4 Nguồn tài liệu tham khảo

+ Sách Quản trị văn phòng

+ Luật ban hành văn bản

+ Luật tổ chức HĐND & UBND;

+ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu

Đã có nhiều bài tiểu luận, báo cáo viết về công tác tổ chức văn thư:

- Luận văn công tác văn thư – quản trị văn phòng và công tác lưu trữ

- Các bài báo cáo thực tập của khoa quản trị văn phòng và khoa văn thư lưu trữ

6 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài được nghiên cứu bằng nhiều phương pháp như:

- Áp dụng kiến thức đã học

- Thu thập, tìm hiểu thông tin có liên quan tới đề tài

- Phỏng vấn trục tiếp, quan sát, đánh giá, phân tích, nhận xét…

7 Bố cục của đề tài

Ngoài phần mở đầu, bài còn gồm 3 phần:

Phần I Khảo sát công tác văn phòng của Ủy ban nhân dân huyện Định Hóa

Phần II Chuyên đề thực tập: Tổ chức công tác văn thư của Ủy ban nhân dân huyện Định Hóa

Phần III Kết luận và đề xuất kiến nghị

Trang 10

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN

Cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện chịu sự chỉ đạo, quản lý về

tổ chức, biên chế và công tác của UBND cấp huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh

2 Nhiệm vụ, quyền hạn

- Trình UBND cấp huyện ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch, dài hạn, 05 năm và hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ và hàng năm; chương trình, biện pháp thực hiện các nhiệm vụ cải cách hành chính nhà nước thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được giao

- Tổ chức thực hiện các văn bản pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau khi được phê duyệt, thông tin, truyền thông, phổ biến, giáo dục các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao

- Giúp UBND cấp huyện thực hiện và chịu trách nhiệm về việc thẩm định, đăng ký, cấp các loại giấy phép thuộc phạm vi trách nhiệm và thẩm quyền của

cơ quan chuyên môn theo quy định của pháp luật và theo phân công của UBND cấp huyện

- Giúp UBND cấp huyện quản lý nhà nước đối với tổ chức kinh tế tập thể,

tư nhân, các hội và tổ chức phi chính phủ hoạt động trên địa bàn thuộc các lĩnh vực quản lý của cơ quan chuyên môn theo quy định của pháp luật

Trang 11

- Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về lĩnh vực quản lí của cơ quan chuyên môn cho cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn.

- Tổ chức ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lí nhà nước và chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan chuyên môn cấp huyện

- Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kì và đột xuất về tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao theo quy định của UBND huyện và sở quản lý ngành, lĩnh vực

- Kiểm tra theo ngành, lĩnh vực được phân công phụ trách đối với tổ chức,

cá nhân trong việc thực hiện quy định của pháp luật, giải quyết khiếu nại tố cáo; phòng chống tham nhũng, lãng phí theo quy định của pháp luật và phân công của UBND huyện

- Quản lí tài chính, tài sản của cơ quan chuyên môn theo quy định của pháp luật và phân công của UBND huyện

- Thực hiện một số nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật

3 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Định Hóa

3.1 Ban lãnh đạo UBND huyện Định Hóa

- Chủ tịch

- Phó Chủ tịch

3.2 Cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND huyện Định Hóa

Các cơ quan chuyên môn trực thuộc của UBND huyện Định Hóa gồm có

13 cơ quan:

- Phòng Nội vụ

- Phòng Tư pháp

- Phòng Tài chính – Kế toán

- Phòng Tài nguyên và Môi trường

- Phòng Lao động – Thương binh & Xã hội

- Phòng Văn hóa & Thông tin

- Phòng Giáo dục & Đào Tạo

- Phòng Y tế

Trang 12

- Thanh tra huyện

- Văn phòng HĐND & UBND

- Phòng dân tộc

- Phòng Kinh tế và Hạ tầng

- Phòng Nông Nghiệp và Phát triển Nông thôn

3.3 Các đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND huyện Định Hóa.

- Ban bồi thường giải phóng mặt bằng

- Ban quản lý các dự án đầu tư và xây dựng

- Trung tâm dạy nghề

- Đài Truyền thanh và Truyền hình

Các đơn vị trực thuộc UBND huyện Định Hóa có mối quan hệ mật thiết,

hỗ trợ tương tác để cùng nhau thực hiện tốt những nhiệm vụ của mình

3.4 Sơ đồ hóa của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân huyện Định Hóa

(Xem phục lục: 01)

II Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Uỷ ban nhân dân huyện Định Hóa.

1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng.

Văn phòng HĐND & UBND huyện Định Hóa làm việc theo chế độ một thủ trưởng, chịu sự quản lý của lãnh đạo Uỷ ban nhân dân huyện và thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của mình theo đúng quy định, quy chế làm việc của

Ủy ban Chánh Văn phòng có có trách nhiệm phụ trách chung về mọi mặt: Tổng hợp; theo dõi, đôn đốc, phối hợp với các đơn vị thực hiện nhiệm vụ, quy chế của

cơ quan; báo cáo kịp thời, thường xuyên cho lãnh đạo Ủy ban nhân dân

Về Cơ bản Văn phòng HĐND & UBND huyện Định Hóa đã làm tốt chức năng tham mưu, tổng hợp và giúp việc hậu cần Bộ phận Văn phòng biết cách tham mưu một cách khoa học, sát với tình hình thực tế, đã đem lại hiệu quả cao cho cơ quan Văn phòng HĐND & UBND chủ yếu tham mưu về các lĩnh vực như: Công tác lãnh đạo, điều hành; xây dựng quy chế, nội quy, quy định của UBND huyện; tổ chức bộ máy; các quy trình, thủ tục hành chính; định hướng

Trang 13

phát triển của UBND trong thời gian tới; xây dựng cơ sở, vật chất, hạ tầng trong

cơ quan Trên cơ sở những ý kiến tham mưu của Văn phòng, Uỷ ban nhân dân huyện Định Hóa đã xây dựng những quy chế, nội quy, quy định trong cơ quan như: Quy chế văn hóa công sở, nội quy phòng làm việc…; Việc ban hành các văn bản hành chính cũng được xây dựng thành quy trình, đảm bảo được sự thống nhất, chặt chẽ trong công tác ban hành văn bản

Trong công tác tổng hợp, Văn phòng đã có sự chắt lọc, phân tích, xử lý thông tin chính xác từ các mặt hoạt động của cơ quan, cũng như hoạt động của đời sống kinh tế, xã hội để phản ánh đúng đắn tới cơ quan Sau khi tổng hợp chính xác những thông tin, Văn phòng đã có những ý kiến, đề xuất, phương hướng giải quyết, lãnh đạo, điều hành đúng chủ trương, đường lối đã đề ra với lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện

Bên cạnh việc thực hiện tốt chức năng tham mưu, tổng hợp; chức năng giúp việc, hậu cần cũng được bộ phận Văn phòng thực hiện tốt Trong các cuộc họp, Văn phòng luôn có sự chuẩn bị chu đáo về văn bản, hồ sơ, tài liệu cần thiết phục vụ cho cuộc hội, họp, hệ thống trang thiết bị phòng họp được chuẩn bị đầy

đủ, đảm bảo cho các cuộc hội họp đạt hiệu quả cao Hàng tuần, bộ phận Văn phòng luôn xây dựng lịch công tác tuần của UBND huyện để các phòng, ban chuyên môn nắm bắt tình hình công tác của cơ quan Đối với những chương trình, kế hoạch đã đề ra, bộ phận Văn phòng thường xuyên theo dõi, đôn đốc, kiểm tra các đơn vị, phòng ban, các cá nhân trong việc thực hiện nội dung chương trình, kế hoạch nhằm phát hiện những sai xót, đề ra phương hướng giải quyết kịp thời

Ưu điểm:

- Mô hình văn phòng UBND huyện Định Hóa được chia tách thành các phòng ban nhỏ, riêng biệt, tạo môi trường làm việc độc lập, tâm lý thoải mái cho cán bộ, công chức, viên chức trong công việc

- Cơ sở hạ tầng khang trang với 04 trụ sở; các phòng ban được trang bị các trang thiết bị phục vụ cho công việc như: máy vi tính, điện thoại bàn, máy in…

Trang 14

- Ủy ban nhân dân huyện có bố trí hội trường riêng với đầy đủ các trang thiết bị phục vụ cho các cuộc hội họp, Ủy ban huyện còn có nhà khách để cho các cá nhân, cơ quan đến công tác tại Ủy ban huyện nghỉ ngơi tại cơ quan, tiết kiệm chi phí cho những cá nhân, cơ quan đến công tác tại UBND huyện

- Đội ngũ nhân sự của các phòng ban được sắp xếp, bố trí, kết hợp giữa những cán bộ, công chức, viên chức có độ tuổi trung niên, có kinh nghiệm thâm niên trong hoạt động hành chính với những cán bộ, công chức, viên chức trẻ có trình độ cao, hăng hái, năng động trong công việc

Nhược điểm:

- Do mô hình văn phòng của UBND huyện Định Hóa chia tách thành các phòng ban nhỏ, riêng biệt nên gây khó khăn trong việc gắn kết công việc giữa các phòng ban với nhau Các cán bộ, chuyên viên có không gian riêng để làm việc, không có sự quản lý, giám sát trực tiếp của lãnh đạo nên vẫn xảy ra tình trạng nhân viên ngồi chơi, không làm việc

- Cơ sở vật chất, trang thiết bị còn thiếu, hư hỏng nhiều ảnh hưởng đến việc thực hiện công việc của cán bộ, nhân viên

2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng.

- Quản lý các văn bản và chịu trách nhiệm về tính pháp lý của các văn bản

Trang 15

do Ban Chấp hành, Ban Thường vụ ban hành Tiếp nhận, phát hành, lưu trữ các văn bản, báo cáo của các cấp Công đoàn, các cơ quan hữu quan và CNVCLĐ trong ngành, vào sổ trình Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch được uỷ quyền xử lý và chuyển văn bản tới các ban chuyên đề nghiên cứu, đề xuất biện pháp giải quyết.

- Tổ chức công tác thông tin phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của Thường trực và Ban Thường vụ Theo dõi, đôn đốc các cấp Công đoàn thực hiện chế độ thông tin báo cáo theo quy định

- Tham gia phối hợp với các ban, đơn vị hữu quan nghiên cứu, tổng hợp tình hình CNVCLĐ, đề xuất một số chủ trương công tác đối với CNVCLĐ và Công đoàn Chủ trì hoặc phối hợp cùng các ban tham gia xây dựng các văn bản

và một số đề án do Ban Thường vụ giao Theo dõi, đánh giá, tổng hợp tình tổ chức thực hiện các nghị quyết, chủ trương của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Phối hợp với các ban, đơn vị giúp Ban Thường vụ kiểm tra, sơ kết, tổng kết việc thực hiện nghị quyết, quyết định, các chuyên đề công tác của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ

- Chuẩn bị nội dung và ghi chép văn bản cho các Hội nghị Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, Thường trực Ban Thường vụ, các Hội nghị sơ tổng kết… của Công đoàn ngành Theo dõi, tổng hợp việc thực hiện các vấn đề liên quan khác theo yêu cầu của Chủ tịch Công đoàn ngành

- Giúp các ban Công đoàn ngành và các Công đoàn cơ sở về nghiệp vụ soạn thảo, thể thức văn bản đúng theo quy định của Nhà nước

- Tham mưu Thường trực Ban Thường vụ, Thủ trưởng cơ quan quản lý và

sử dụng tài sản ở cơ quan Công đoàn ngành Phục vụ tốt các Hội nghị, Hội thảo

ở cơ quan cũng như của Công đoàn ngành tổ chức Giúp Thường trực Ban Thường vụ và Thủ trưởng cơ quan đôn đốc việc thực hiện nhiệm vụ trong tháng của các ban Công đoàn ngành theo kết luận của Hội nghị giao ban hàng tháng

- In ấn các văn bản, tài liệu thuộc phạm vi Công đoàn GTVT Việt Nam, chuyển giao văn bản cho các ban và cơ sở, báo cáo kịp thời tình hình hoạt động của Công đoàn ngành với Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, Ban cán sự Đảng, Bộ Giao thông vận tải hàng tháng

Trang 16

- Ban hành các loại giấy mời họp, giấy triệu tập các Hội nghị theo kết luận của Thường trực Ban Thường vụ Dự toán chi tiêu và chuẩn bị cơ sở vật chất cho các Hội nghị của Công đoàn ngành, bố trí ăn, nghỉ, phương tiện đi lại cho các đại biểu về dự họp theo đúng chủ trương của Ban Thường vụ Công đoàn ngành hoặc Ban tổ chức Hội nghị.

- Thực hiện kế hoạch công tác đối ngoại, làm thủ tục cho các đoàn đi công tác nước ngoài và đoàn nước ngoài đến Việt Nam, quản lý giấy giới thiệu, giao dịch với các cơ quan trong và ngoài ngành

- Bảo đảm điều kiện vật chất phục vụ hoạt động của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, Thường trực Bố trí phương tiện, nơi làm việc cho các ban trong cơ quan Công đoàn ngành; đón tiếp khách đến làm việc; quản lý và sắp xếp các phương tiện đi công tác theo quy chế của Công đoàn ngành Căn cứ vào thực tế mối quan hệ ngang dọc, trên dưới để tham mưu đề xuất lịch làm việc hàng tuần của Lãnh đạo Công đoàn ngành và các ban sau họp giao ban Thường trực Ban Thường vụ đầu tuần

- Phối hợp với Công đoàn cơ quan rà soát, bổ sung, sửa đổi các quy chế hoạt động của cơ quan theo đúng quy định hiện hành

2.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng

Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND & UBND gồm: 01 Chánh Văn phòng, 02 Lãnh đạo Văn phòng và các chuyên viên

- Chánh Văn phòng giúp UBND huyện quản lý nhà nước về công tác văn phòng và thực hiện nhiệm vụ khác do Chủ tịch UBND huyện giao

- 01 Lãnh đạo Văn phòng phụ trách công tác tổng hợp, có trách nhiệm về

bộ phận một cửa và bộ phận chức năng, thông tin; phụ trách về đất đai, xây dựng, tiếp dân

- 01 Lãnh đạo Văn phòng phụ trách công tác hành chính, chịu trách nhiệm chính về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, công tác lễ tân, quản lý phòng họp, bộ phận quản trị, quản lý bộ phận bảo vệ trong cơ quan

Các bộ phận của Văn phòng:

- Bộ phận Tổng hợp;

Trang 17

3.1 Bản mô tả công việc của Chánh Văn phòng

- Tên công việc: Chánh Văn phòng

- Mã số công việc: CVP

- Hệ số lương: 3.500.000 VNĐ

- Số lượng: 01 người

- Bộ phận trực thuộc: Văn phòng

- Cấp trên trực tiếp: Chủ tịch UBND

- Cấp dưới: Nhân viên

* Nhiệm vụ và trách nhiệm chính của Chánh Văn phòng:

- Chánh Văn phòng là thủ trưởng của Văn phòng, chịu trách nhiệm trước HĐND, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch huyện về mọi mặt công tác và toàn bộ hoạt động của Văn phòng theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao theo quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân huyện;

- Tham mưu cho Ủy ban nhân dân huyện và lãnh đạo về công tác Tổ chức

bộ máy; lãnh đạo, điều hành, xây dựng quy chế, thủ tục hành chính;

- Tham mưu về công tác xây dựng chính quyền cơ sở; giúp Ủy ban nhân dân huyện và lãnh đạo hướng dẫn, kiểm tra, tổng hợp báo cáo thực hiện pháp luật về dân chủ đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp;

- Thực hiện các nhiệm vụ do lãnh đạo phân công;

- Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân phối cho các đơn vị, cá nhân và báo cáo lãnh đạo về những công việc quan trọng;

- Ký thừa lệnh lãnh đạo một số văn bản được Lãnh đạo giao và ký những

Trang 18

Văn bản do Văn phòng trực tiếp ban hành;

- Tham gia vào việc thảo, duyệt văn bản theo yêu cầu của Lãnh đạo

- Xét về mặt thủ tục, thể thức đối với tất cả các văn bản trước khi gửi đi

* Các mối quan hệ trong quá trình thực hiện công việc

- Mối quan hệ trong nội bộ cơ quan:

+ Đối với cấp trên: Tôn trọng, quan tâm giúp đỡ lãnh đạo, thực hiện đầy

đủ các nhiệm vụ do lãnh đạo giao

+ Đối với đồng nghiệp và cấp dưới: Hòa đồng, quan tâm đến đời sống của đồng nghiệp và nhân viên

- Mối quan hệ bên ngoài cơ quan: Hòa nhã, thân thiện

* Quyền hành của Chánh văn phòng trong công việc

- Chánh Văn phòng có quyền sử dụng các trang thiết bị trong cơ quan để thực hiện công việc

- Chánh Văn phòng được tham mưu cho lãnh đạo trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của mình

* Điều kiện làm việc

Chánh Văn phòng được làm việc trong một môi trường thuận lợi, có phòng làm việc riêng, phòng làm việc được trang bị đầy đủ các trang thiết bị phục vụ cho công việc

* Yêu cầu

- Trình độ chuyên môn: Tốt nghiệp Đại học trở lên ngành QTVP

- Có năng lực lãnh đạo, điều hành, kiểm tra, giám sát, tổng hợp báo cáo, lập kế hoạch, tổ chức thực hiện kế hoạch

- Có kinh nghiệm công tác

- Có khả năng giao tiếp tốt

- Sức khỏe: Tốt

- Ngoại hình: Ưa nhìn

- Có ước mơ thăng tiến trong nghề nghiệp

3.2 Bản mô tả công việc của Phó Chánh Văn phòng

- Vị trí: Phó Chánh Văn phòng

Trang 19

- Mã số công việc: PCVP

- Cấp trên trực tiếp: Chủ tịch UBND

- Cấp dưới: Nhân viên

* Nhiệm vụ và trách nhiệm chính của Phó Chánh Văn phòng

- Giúp việc cho Chánh Văn phòng và được Chánh Văn phòng giao trực tiếp phụ trách một số mặt công tác cụ thể theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao Chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về các phần việc được giao và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo HĐND, lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện khi thực hiện các nhiệm vụ cụ thể do lãnh đạo HĐND, lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện giao Thay Chánh Văn phòng điều hành các công việc của văn phòng khi Chánh Văn phòng đi vắng hoặc khi được Chánh Văn phòng ủy quyền

- Trực tiếp theo dõi và triển khai thực hiện công tác cải cách hành chính, thực hiện công tác quản lý nhà nước về tổ chức và hoạt động của hội và tổ chức phi chính phủ trên địa bàn huyện Thanh Ba

- Phụ trách công tác văn thư, lưu trữ, hướng dẫn cho cán bộ, các đơn vị trên địa bàn huyện chấp hành chế độ, quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ và các nghiệp vụ có liên quan

- Thực hiện nhiệm vụ thanh tra, giải quyết đơn thư, khiếu nại của nhân dân

- Trực tiếp làm việc với công dân, làm nhiệm vụ tiếp dân

- Tổ chức triển khai ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ xây dựng hệ thống thông tin phục vụ công tác quản lý nhà nước của huyện

- Kiểm tra, theo dõi, đôn đốc công việc của bộ phận quản trị cơ sở hạ tầng

và xe

* Các mối quan hệ trong quá trình thực hiện công việc

Trang 20

+ Đối với đồng nghiệp và cấp dưới: Hòa đồng, quan tâm đến đời sống của đồng nghiệp và nhân viên

- Mối quan hệ bên ngoài cơ quan: Hòa nhã, thân thiện

* Quyền hành của Phó Chánh văn phòng trong công việc

- Phó Chánh Văn phòng có quyền sử dụng các trang thiết bị trong cơ quan

để thực hiện công việc

- Phó Chánh Văn phòng được tham mưu cho lãnh đạo trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của mình

Phó Chánh Văn phòng được làm việc trong một môi trường thuận lợi, có phòng làm việc riêng, phòng làm việc được trang bị đầy đủ các trang thiết bị phục vụ cho công việc

3.3 Bản mô tả công việc đối với chuyên viên Văn thư

- Vị trí: Chuyên viên Văn thư

- Mã số công việc: CVVT

Trang 21

- Cấp trên trực tiếp: Chánh Văn phòng

* Nhiệm vụ và trách nhiệm chính của chuyên viên Văn thư

- Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đi:

+ Tiếp nhận các dự thảo văn bản, trình lãnh đạo xem xét, duyệt, ký ban hành;

+ Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số, ngày, tháng, năm;+ Đóng dấu văn bản đi;

+ Đăng ký văn bản đi;

+ Chuyển giao văn bản đi;

+ Sắp xếp, bảo quản và phục vụ nghiên cứu sử dụng bản lưu;

+ Quản lý và làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường;

+ Lập và bảo quản sổ sách của cơ quan như sổ đăng ký văn bản đi, đến, sổ chuyển giao văn bản

- Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đến:

+ Nhận văn bản đến, kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến ghi số đến, ngày đến;

+ Trình văn bản đến;

+ Đăng ký văn bản đến;

+ Chuyển giao văn bản đến;

+ Giúp Chánh Văn phòng giải quyết văn bản đến

- Đối với việc quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan:

+ Bảo đảm an toàn con dấu của Ủy ban (bao gồm dấu Ủy ban, dấu Văn phòng, dấu chức danh, dấu Hội đồng, dấu Đảng ủy, dấu đến) và một số dấu khác

+ Trực tiếp đóng dấu vào văn bản đi và các văn bản giấy tờ khác của Ủy ban

* Các mối quan hệ trong quá trình thực hiện công việc.

Trang 22

+ Đối với đồng nghiệp: Có thái độ trung thực, thân thiện, hợp tác, hòa đồng, giúp đỡ, thay mặt lãnh đạo quan tâm đến đời sống của đồng nghiệp.

- Mối quan hệ bên ngoài cơ quan:

+ Không được có thái độ hách dịch, cửa quyền, nhũng nhiễu, gây khó khăn, phiền hà khi thi hành công vụ

+ Nhã nhặn, lắng nghe ý kiến giải thích, giải thích rõ ràng, cụ thể về các quy định liên quan đến giải quyết công việc

* Quyền hành của chuyên viên Văn thư trong công việc

- Chuyên viên Văn thư có quyền sử dụng các trang thiết bị trong cơ quan

- Chuyên viên Văn thư được tham mưu cho Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của mình

Chuyên viên Văn thư được làm việc trong một môi trường thuận lợi, có phòng làm việc riêng, phòng làm việc được trang bị đầy đủ các trang thiết bị phục vụ cho công việc

- Có khả năng chịu áp lực công việc

3.4 Bản mô tả công việc của chuyên viên Kế toán

- Vị trí: Chuyên viên Kế toán

- Mã số công việc: CVKT

Trang 23

* Nhiệm vụ của chuyên viên Kế toán

- Dự trù kinh phí, thanh toán các khoản chi phí cho văn phòng, cơ quan

- Đôn đốc, hướng dẫn các bộ phận trong Văn phòng tổ chức thực hiện dự toán, lập báo cáo quyết toán

- Lập kế hoạch và tổ chức thẩm định dự toán, báo cáo quyết toán của các

bộ phận trong Văn phòng, Kế toán tiến hành tổng hợp và báo cáo cho Chánh Văn phòng

- Thực hiện công tác tổng hợp, nộp và lập đúng thời hạn báo cáo tài chính

về tình hình thực hiện dự toán, quyết toán ngân sách của Văn phòng

- Giải trình và cung cấp hồ sơ, số liệu cho cơ quan thuế, kiểm toán, thanh tra, kiểm tra theo yêu cầu, nghiên cứu, đề xuất kiến nghị với lãnh đạo Văn phòng những biện pháp cải tiến để thực hiện tốt công tác kế toán

- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được lãnh đạo Văn phòng phân công

+ Đối với đồng nghiệp: Có thái độ trung thực, thân thiện, hợp tác, hòa đồng, giúp đỡ, thay mặt lãnh đạo quan tâm đến đời sống của đồng nghiệp

* Quyền hành của chuyên viên Kế toán trong công việc

- Chuyên viên Kế toán có quyền sử dụng các trang thiết bị trong cơ quan

Trang 24

để thực hiện công việc.

- Chuyên viên Kế toán được tham mưu cho Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của mình

Chuyên viên Kế toán được làm việc trong một môi trường thuận lợi, có phòng làm việc riêng, phòng làm việc được trang bị đầy đủ các trang thiết bị phục vụ cho công việc

* Yêu cầu

- Tốt nghiệp Cao đẳng Chính quy trở lên chuyên ngành Tài chính-Kế toán

- Có kinh nghiệm công tác trong lĩnh vực Tài chính-Kế toán

- Có kỹ năng tổ chức, sắp xếp và xây dựng kế hoạch để thực hiện các nhiệm vụ được phân công

- Sử dụng thành thạo máy vi tính (phần mềm Excel, phần mềm kế toán)

- Sức khỏe tốt

3.5 Bản mô tả công việc của nhân viên Lễ tân.

- Vị trí: Nhân viên Lễ tân

- Mã số công việc: NVLT

* Nhiệm vụ của nhân viên Lễ tân

- Trực lễ tân, nghe điện thoại, tiếp đón khách

- Hỗ trợ thực hiện các công việc kê đặt bàn ghế, cung cấp các thiết bị trình chiếu, laptop, bút viết, tài liệu… Phục vụ nước tại phòng họp, phòng hội thảo và tập huấn

- Mở, đóng cửa văn phòng đảm bảo vệ sinh văn phòng sạch sẽ, gọn gàng

- Trực văn phòng, trực điện thoại, trả lời điện thoại khách hàng

Trang 25

- Tiếp đón khách đến văn phòng, cơ quan và hướng dẫn khách liên hệ đúng người, đúng bộ phận cần gặp.

- Mua, cấp phát, quản lý văn phòng phẩm

- Chuẩn bị thủ tục cho lãnh đạo khi đi công tác

* Quyền hành của nhân viên Lễ tân trong công việc

- Nhân viên Lễ tân có quyền sử dụng các trang thiết bị trong cơ quan để thực hiện công việc

- Nhân viên Lễ tân được tham mưu cho Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của mình

Nhân viên lễ tân được làm việc trong một môi trường thuận lợi, có phòng làm việc riêng, phòng làm việc được trang bị đầy đủ các trang thiết bị phục vụ cho công việc

* Yêu cầu

- Trình độ chuyên môn: Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên chuyên ngành Thư

ký Văn phòng

- Ngoại hình ưa nhìn, có gu thẩm mỹ, biết cách trang điểm

Trang 26

- Giọng nói nhẹ nhàng, truyền cảm

- Nhanh nhẹn, chủ động, quyết toán

3.6 Bản mô tả công việc của Chuyên viên kinh tế

- Vị trí: chuyên viên kinh tế

- Mã số công việc: CVKT

* Nhiệm vụ của chuyên viên kinh tế

- Giúp Chánh văn phòng theo dõi tình hình hoạt động của cơ quan, ban ngành, đoàn thể, UBND các xã về lĩnh vực kinh tế, theo dõi đôn đốc, tổng hợp tình hình kinh tế của các xã, thị trấn trong địa bàn huyện báo cáo lãnh đạo Văn phòng tại cuộc họp giao ban hàng tháng và theo yêu cầu của Chánh Văn phòng

- Soạn thảo các văn bản, công văn đôn đốc các xã thị trấn thực hiện các kế hoạch của cấp trên đề ra trong lĩnh vực kinh tế

- Thu thập báo cáo các quý của Ủy ban nhân dân các xã, thị trấn, các ban ngành trong địa bàn huyện để tổng hợp và trình lãnh đạo Văn phòng Trong cuộc họp, hội nghị sơ kết tổng kết các quý của ủy ban thì chuyên viên trong lĩnh vực kinh tế có nhiệm vụ là tổng hợp các tài liệu về quý để phát tài liệu cho các lãnh đạo các ban ngành trong hội nghị tổng kết, sơ kết quý

Trang 27

+ Không được có thái độ hách dịch, cửa quyền, nhũng nhiễu, gây khó khăn, phiền hà khi thi hành công vụ.

* Quyền hành của chuyên viên kinh tế trong công việc

- Chuyên viên kinh tế có quyền sử dụng các trang thiết bị trong cơ quan

- Chuyên viên kinh tế được tham mưu cho Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của mình

Chuyên viên kinh tế được làm việc trong một môi trường thuận lợi, có phòng làm việc riêng, phòng làm việc được trang bị đầy đủ các trang thiết bị phục vụ cho công việc

- Nhanh nhẹn, chủ động trong công việc

3.7 Bản mô tả công việc của chuyên viên Y tế, giáo dục:

- Vị trí: Chuyên viên Y tế, giáo dục

- Mã số công việc: CVYT - GD

Trang 28

* Nhiệm vụ của chuyên viên Y tế, giáo dục

- Theo dõi, tham mưu về công tác y tế, dân số, phòng, chống HIV/AIDS

và phòng chống ma túy, mại dâm; phòng chống tệ nạn xã hội trong địa bàn huyện

- Theo dõi tham mưu về các dự án phi chính phủ lĩnh vực phòng, chống HIV/AIDS và phòng chống ma túy, mại dâm trên địa bàn huyện

- Theo dõi hoạt động các Đoàn thể và Hội quần chúng liên quan đến lĩnh vực phụ trách; Hội Chữ thập đỏ huyện; Hội Đông y; Hội y học cổ truyển; Hội Y

tế thôn bản; Hội điều dưỡng trong địa bàn huyện

- Giúp Chánh Văn phòng theo dõi tình hình hoạt động của các cơ sở, ban ngành cụ thể là trong lĩnh vực y tế, giáo dục (các bệnh viện, trạm xá, các trường học trên địa bạn huyện)

- Theo dõi, đôn đốc, tổng hợp tình hình hoạt động của các cơ sở, ban ngành trong địa bàn huyện về lĩnh vực được giao, thu thập các báo cáo, tài liệu của các ban ngành trong từng quý và tổng hợp lại để trình lãnh đạo Lãnh đạo Văn phòng tại cuộc họp giao ban hàng tháng và theo yêu cầu của Chánh Văn phòng

- Trực tiếp soạn thảo các văn bản liên quan đến lĩnh vực giáo dục và y tế, kiểm tra, xem xét và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về nội dung và thể thức, thủ tục pháp lý của các văn bản

+ Nhã nhặn, lắng nghe ý kiến giải thích, giải thích rõ ràng, cụ thể về các

Trang 29

quy định liên quan đến giải quyết công việc.

* Quyền hành của chuyên viên Y tế, giáo dục

- Chuyên viên Y tế, giáo dục có quyền sử dụng các trang thiết bị trong cơ quan để thực hiện công việc

- Chuyên viên Y tế, giáo dục được tham mưu cho Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của mình

Chuyên viên Y tế, giáo dục được làm việc trong một môi trường thuận lợi, có phòng làm việc riêng, phòng làm việc được trang bị đầy đủ các trang thiết

bị phục vụ cho công việc

3.8 Bản mô tả công việc của chuyên viên văn hóa – xã hội

- Vị trí: Chuyên viên văn hóa - xã hội

- Mã số công việc: CVVH – XH

* Nhiệm vụ của Chuyên viên văn hóa - xã hội

- Giúp Chánh Văn phòng theo dõi tình hình hoạt động của các cơ quan, ban ngành, đoàn thể, UBND các xã, thị trấn về lĩnh vực văn hóa – xã hội Có

Trang 30

trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, tổng hợp tình hình, báo cáo Lãnh đạo Văn phòng tại cuộc họp giao ban hàng tháng và theo yêu cầu của Chánh Văn phòng.

- Trực tiếp soạn thảo các văn bản phục vụ cho công tác chỉ đạo điều hành của Thường trực HĐND, UBND huyện và Văn phòng; kiểm tra, xem xét và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về nội dung, thể thức, thủ tục pháp lý các văn bản của các cơ quan, đơn vị, UBND các xã, thị trấn thuộc lĩnh vực văn hóa – xã hội trước khi trình Thường trực HĐND, UBND huyện xem xét giải quyết

* Quyền hành của chuyên viên văn hóa – xã hội

- Chuyên viên văn hóa – xã hội có quyền sử dụng các trang thiết bị trong

cơ quan để thực hiện công việc

- Chuyên viên văn hóa – xã hội được tham mưu cho Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của mình

Chuyên viên văn hóa – xã hội được làm việc trong một môi trường thuận lợi, có phòng làm việc riêng, phòng làm việc được trang bị đầy đủ các trang thiết

bị phục vụ cho công việc

* Yêu cầu

- Trình độ chuyên môn: Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên chuyên ngành Quản trị văn phòng

Trang 31

- Có kỹ năng soạn thảo văn bản, đánh máy nhanh, chính xác.

- Ngoại hình ưa nhìn

3.9 Bản mô tả công việc của chuyên viên tin học văn phòng

- Vị trí: Chuyên viên tin học văn phòng

- Mã số công việc: CVTHVP

* Nhiệm vụ của Chuyên viên tin học văn phòng

- Sắp xếp thời gian làm việc, cập nhật thông tin về lịch làm việc của cơ quan, lịch làm việc của lãnh đạo cơ quan, bảo quản và sửa chữa các hệ thống máy tính, phần mềm của cơ quan

- Cập nhật các phần mềm dùng để quản lý tài liệu cho cơ quan, thành lập trang wed riêng và theo dõi tin tức của của cơ quan

- Khi máy tính lãnh đạo, hay nhân viên các phòng trong cơ quan gặp sự cố

về máy móc thì chuyên viên về tin học phải sửa chữa kịp thời tránh ảnh hưởng tới tiến độ công việc

Trang 32

+ Không được có thái độ hách dịch, cửa quyền, nhũng nhiễu, gây khó khăn, phiền hà khi thi hành công vụ.

* Quyền hành của chuyên viên tin học văn phòng

- Chuyên viên tin học văn phòng có quyền sử dụng các trang thiết bị trong cơ quan để thực hiện công việc

- Chuyên viên tin học văn phòng được tham mưu cho Chánh Văn phòng,

Phó Chánh Văn phòng trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của mình

Chuyên viên tin học văn phòng được làm việc trong một môi trường thuận lợi, có phòng làm việc riêng, phòng làm việc được trang bị đầy đủ các trang thiết bị phục vụ cho công việc

3.10 Bản mô tả công việc của nhân viên lái xe

- Vị trí: Nhân viên lái xe

Trang 33

* Nhiệm vụ của nhân viên lái xe

- Đưa đón, chuyên chở lãnh đạo và cán bộ nhân viên trong cơ quan trong quá trình thực hiện công việc, đảm bảo thời gian, địa điểm đưa đón đúng theo yêu cầu

- Bảo quản và giữ gìn xe tốt, đảm bảo xe luôn sạch sẽ và trong tình trạng sẵn sàng phục vụ

- Thường xuyên kiểm tra xe nhằm phát hiện và khắc phục kịp thời các hư hỏng, bảo trì xe theo định kỳ

- Giữ gìn bí mật nội dung công việc của lãnh đạo và cán bộ nhân viên trao đổi trên xe, không bàn tán, tung tin, nói xấu xuyên tạc sự thật làm giảm uy tín của cơ quan

- Báo cáo mức nhiên liệu sử dụng hàng tháng

- Thực hiện các công việc khác khi được lãnh đạo giao

* Quyền hành của nhân viên lái xe

- Có quyền sử dụng phương tiện giao thông để thực hiện nhiệm vụ được giao

- Được quyền yêu cầu người sử dụng phương tiện vận tải thực hiện nghiêm túc quy định; có quyền nhắc nhở hoặc phản ánh với lãnh đạo văn phòng những cá nhân thực hiện không đúng theo quy định

Trang 34

- Từ chối không phục vụ khi người được phép sử dụng phương tiện vận tải sử dụng phương tiện không đúng mục đích, lịch trình, quá thời hạn.

* Yêu cầu

- Tốt nghiệp THPT

- Có bằng lái xe từ hạng D trở lên

- Có kinh nghiệm lái xe từ 2 năm trở lên

- Nhanh nhẹn, trung thực, có trách nhiệm cao trong công việc

Định dạng
Số trang	69
Dung lượng	2,73 MB