Tổ chức công tác văn thư tại văn phòng UBND huyện kim bôi

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN 1 A. LỜI MỞ ĐẦU 2 1. Lý do chọn đề tài 2 2. Mục tiêu của đề tài 2 3. Đối tượng phạm vi nghiên cứu 3 4. Nguồn tài liệu tham khảo 3 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 3 6. Phương pháp nghiên cứu 4 7. Bố cục của đề tài 4 PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN KIM BÔI 5 1.1 Chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Kim Bôi 5 1.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan. 6 1.2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng 6 1.2.2. Chức năng,nhiệm vụ,cơ cấu tổ chức của văn phòng 6 1.2.3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng 12 PHẦN II. TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ 44 2.1. Khái niệm 44 2.2. Yêu cầu 44 2.3. Vị trí 44 2.4. Ý nghĩa 45 2.5. Nội dung công tác văn thư: 46 2.6. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trịxã hội 48 2.7. Trách nhiệm thực hiện công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trịxã hội 49 2.7.1. Trách nhiệm của lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trịxã hội 49 2.7.2. Trách nhiệm của chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) 50 3. Trách nhiệm của cán bộ, công chức trong các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trịxã hội 51 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 53 3.1. Đánh giá chung 53 3.3.1. Ưu điểm 53 3.3.2. Hạn chế 53 3.3.3. Nguyên nhân 54 3.2. Đề xuất kiến nghị 54 KẾT LUẬN 56 B. PHỤ LỤC

Trang 1

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN 1

A LỜI MỞ ĐẦU 2

1 Lý do chọn đề tài 2

2 Mục tiêu của đề tài 2

3 Đối tượng phạm vi nghiên cứu 3

4 Nguồn tài liệu tham khảo 3

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu 3

6 Phương pháp nghiên cứu 4

7 Bố cục của đề tài 4

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN KIM BÔI 5

1.1 Chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Kim Bôi 5

1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan 6

1.2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 6

1.2.2 Chức năng,nhiệm vụ,cơ cấu tổ chức của văn phòng 6

1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng 12

PHẦN II TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ 44

2.1 Khái niệm 44

2.2 Yêu cầu 44

2.3 Vị trí 44

2.4 Ý nghĩa 45

2.5 Nội dung công tác văn thư: 46

2.6 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội 48

Trang 2

2.7 Trách nhiệm thực hiện công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức

đảng, tổ chức chính trị-xã hội 49

2.7.1 Trách nhiệm của lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội 49

2.7.2 Trách nhiệm của chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) .50 3 Trách nhiệm của cán bộ, công chức trong các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội 51

PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 53

3.1 Đánh giá chung 53

3.3.1 Ưu điểm 53

3.3.2 Hạn chế 53

3.3.3 Nguyên nhân 54

3.2 Đề xuất kiến nghị 54

KẾT LUẬN 56

B PHỤ LỤC

Trang 3

LỜI CẢM ƠN

Thực tập là một trong những nội dung quan trọng trong khóa học đào tạo

cử nhân ngành Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đây là dịp đểsinh viên vận dụng kiến thức đã học vào thực tế để rèn luyện các kỹ năng,nghiệp vụ văn phòng, bổ xung và nâng cao Thực thức đang trong quá trình họctập ở trường

Trong quá trình tham khảo địa điểm Thực tập em đã chọn UBND huyệnKim Bôi làm địa điểm Thực tập và được phân công vào văn phòng HĐND -UBND huyện để thực tập Tại đây em đã nhận được sự giúp đỡ của quý cơ quan

để hoàn thành tốt đợt Thực tập và học hỏi được nhiều kiến thức, kỹ năng quantrọng Qua đây em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến:

- Ban lãnh đạo, quý thầy cô Đại học Nội Vụ Hà Nội đã truyền đạt nhữngkiến thức, kỹ năng quan trọng, làm nền tảng để em vận dụng vào kỳ Thực tậpnày

Em xin cảm ơn các cô chú, anh chị làm việc trong Văn phòng HĐND UBND huyện Kim Bôi đã tận tình chỉ bảo, cung cấp nhiều thông tin, tài liệuquan trọng giúp em hoàn thành xong báo cáo thực tập

Em xin chân thành cảm ơn sự góp ý, hướng dẫn của Trưởng đoàn thực

tập ths Lâm Thu Hằng để em có thể hoàn thành báo cáo thực tập

Tuy nhiên do lần đầu tiên đựơc tiếp xúc với công việc thực tế và hạn chế

về nhận thức nên không thể tránh được nhiều thiếu sót khi tìm hiểu,đánh giá vàtrình bày về Văn phòng HĐND-UBND huyện Kim Bôi rất mong được sự bỏ quacủa quý cơ quan và rất mong được sự đóng góp ý giúp đỡ của quý thầy cô

Sinh viên: Bàn Thị Thanh Huyền

Trang 4

A LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Ngày nay, Công tác văn thư không thể thiếu trong hoạt động của các cơquan, tổ chức Các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị – xã hội dù lớn haynhỏ Các cơ quan, đơn vị muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đềuphải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánhtình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện,hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày Đặc biệt, đối với văn phòng cấp

ủy, văn phòng các tổ chức chính trị – xã hội là các cơ quan trực tiếp giúp các cấp

ủy, tổ chức chính trị – xã hội tổ chức điều hành bộ máy, có chức năng thông tintổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác văn thư lại càng quan trọng, nógiữ vị trí trọng yếu trong công tác văn phòng

Thực tế cho thấy rằng công tác văn thư có một vai trò vô cùng to lớn đốivới các tổ chức cơ quan hành chính nhà nước Với những vai trò to lớn đó, các

tổ chức cơ quan hiện đã quan tâm xây dựng, củng cố văn thư trong đơn vị mìnhngày càng hiện đại hoá Đồng thời nhận thức hoạt động văn phòng là hoạt độngnghề nghiệp, thực tế trong xã hội tồn tại tất yếu tổ chức công tác văn thư

Qua thời gian thực tập ở UBND huyện Kim Bôi em đã có dịp tìm hiểu vềcông tác văn thư ở UBND huyện Kim Bôi Tuy nhiên, do giới hạn về thời giancũng như năng lực cá nhân, báo cáo chuyên đề này chỉ tập trung nghiên cứu “

Tổ chức công tác văn thư tại Văn phòng UBND huyện Kim Bôi” Đây cũng là

một vấn đề đang được quan tâm tại Văn phòng UBND huyện và có một vai tròquan trọng đối với công tác lãnh đạo, điều hành và quản lý của UBND huyện

Do đó em cố gắng hoàn thành hoàn chỉnh báo cáo thực tập này với tinh thầnnghiêm túc nhằm đảm bảo được yêu cầu của trường trong quá trình thực tập ởUBND huyện Kim Bôi

2 Mục tiêu của đề tài

- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về công tác văn thư trong cơ quan nhà nướcnói chung, trong UBND huyện nói riêng

Trang 5

- Khảo sát thực tiễn về công tác văn thư của Văn phòng UBND huyệnKim Bôi,phân tích những kết quả đạt được, những mặt còn tồn tại và bất cập;nội dung cần hoàn thiện trong công tác văn thư.

- Từ các kết quả khảo sát thực tế, vận dụng cơ sở khoa học về công tácvăn thư của Văn phòng UBND huyện Kim Bôi đề xuất các giải pháp nhằm nângcao hiệu quả công tác văn thư cho Văn phòng phục vụ công tác quản lý, điềuhành trong giai đoạn hiện nay

3 Đối tượng phạm vi nghiên cứu

- Tập trung nghiên cứu công tác văn thư tại Văn phòng UBND huyện KimBôi về phương diện lý luận và thực tiễn

- Báo cáo chuyên đề chủ yếu sử dụng phương pháp thống kê, phân tích,khảo sát thực tiễn, so sánh dựa trên các tài liệu thu thập được…

- Hoạt động điều hành quản lý về công tác văn thư trong văn phòngUBND huyện nói riêng và HĐND-UBND huyện nói chung

4 Nguồn tài liệu tham khảo

- Nghiệp vụ văn thư- Hoàng Lê Minh

- Công tác Văn thư lưu trữ PGS.TS Dương Văn Khâm

- Cẩm nang nghiệp vụ văn thư cơ bản

- Tham khảo trên các trang mạng thông tin xã hội

- Tham khảo ý kiến các anh chị trong văn phòng

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu

- Trong thời gian thực tập tại văn phòng HĐND-UBND em bắt đầu

nghiên cứu đề tài từ tuần thứ 2, chọn đề tài, tìm tài liệu, lập đề cương

+ Thu thập thông tin, tài liệu, tổng hợp chọn lọc các số liệu cần thiết tậptrung nghiên cứu công tác văn thư tại Văn phòng UBND huyện Kim Bôi

+ Tiến hành viết báo cáo, tham khảo tài liệu sẵn có trong cơ quan, tìm đọctài liệu trên các trang thông tin, trang mạng xã hội

+ Xin ý kiến góp ý của các cô chú, anh chị trong văn phòng

+ Tuần thứ 10 chỉnh sửa và hoàn thiện báo cáo Xin ý kiến nhận xét, đánh

Trang 6

giá của lãnh đạo cơ quan.

6 Phương pháp nghiên cứu

- khảo sát thực tế tại văn phòng HĐND – UBND huyện Kim Bôi

- Qua các trang mạng thông tin trực tuyến…

7 Bố cục của đề tài

- Bố cục của đề tài bao gồm:

+ A Lời mở đầu

+ Phần I Khảo sát công tác văn phòng của UBND huyện Kim Bôi

+ Phần II Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư

+ Phần III Kết luận và đề xuất kiến nghị

+ B Phụ lục

Trang 7

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

CỦA UBND HUYỆN KIM BÔI 1.1 Chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Kim Bôi

* Chức năng.

Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hộiđồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệmtrước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên

Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bảncủa cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấpnhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng

cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương gópphần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước

từ trung ương tới cơ sở

* Nhiệm vụ,quyền hạn

UBND huyện Kim Bôi do HĐND huyện bầu ra, là cơ quan chấp hành củaHĐND huyện, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của HĐND huyện, chấp hành nghiêmtúc và thực hiện kịp thời, có hiệu quả các Nghị quyết, chủ trương, chính sáchcủa huyện ủy, Ban thường vụ huyện ủy Có trách nhiệm báo cáo toàn bộ hoạtđộng của mình với HĐND huyện, UBND tỉnh Hòa Bình Thực hiện chức năngquản lý Nhà nước về tất cả các lĩnh vực trên địa bàn huyện

Nhiệm, vụ và quyền hạn của UBND huyện Kim Bôi được quy định cụ thể

và rõ ràng trong quy chế hoạt động UBND huyện Kim Bôi UBND huyện thảoluận tập thể và quyết định theo đa số các vấn đề được xác định trong các lĩnhvực cụ thể: kinh tế; nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi và đất đai;công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp; xây dựng, giao thông vận tải; thương mại,dịch vụ và du lịch; giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, thông tin và thể dục thể thao;khoa học,công nghệ, tài nguyên và môi trường; quốc phòng, an ninh và trật tự an

Trang 8

toàn xã hội; trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo;trong việc thi hành pháp luật; trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địagiới hành chính

* Cơ cấu tổ chức.

UBND huyện Kim Bôi tổ chức theo nguyên tắc tập trung dân chủ, lãnhđạo tập thể đi đôi với phát huy trách nhiệm cá nhân của từng thành viên UBNDhuyện, thảo luận tập thể và quyết định theo đa số

UBND huyện phát huy quyền làm chủ của nhân dân, tăng cường pháp chế

Xã hội chủ nghĩa, ngăn ngừa và chống các biểu hiện quan liêu, vô trách nhiệm,hách dịch, cửa quyền, tham nhũng, lãng phí và các biểu hiện tiêu cực khác trong

cơ quan, cán bộ, viên chức Nhà nước và trong bộ máy chính quyền địa phương,chủ động; sáng tạo thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình Xây dựng và pháttriển thành phố về nhiều mặt nhằm phục vụ lợi ích thiết thực của nhân dân

Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Kim Bôi gồm 1 Chủ tịch, 3 Phó Chủtịch và các phòng ban chuyên môn trực thuộc (12 phòng ban):

Cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND huyện Kim Bôi được thể hiện bằng

sơ đồ ( Phụ lục 1 ).

1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan.

1.2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng

Quy chế tổ chức và hoạt động của văn phòngHĐND-UBND huyện KimBôi ( 11/06/2011 )

Ban hành kèm theo Quyết định số: 10/2006/QĐ-UBND, ngày 22 tháng 01năm 2006 của Ủy ban nhân dân huyện Kim Bôi, tỉnh Hòa Bình

1.2.2 Chức năng,nhiệm vụ,cơ cấu tổ chức của văn phòng

- Vị trí,chức năng

+ Tổ chức phục vụ hoạt động của Hội đồng nhân dân,thường trực HĐNDcác ban HĐND,các Đại biểu HĐND tham mưu một số công việc do Chủ tịchHĐND huyện giao

Trang 9

+ Tổ chức phục vụ các hoạt động của UBND huyện và chủ tịch UBNDhuyện trong chỉ đạo,điều hành các hoạt động chung của bộ máy hành chính nhànước,giúp chủ tịch UBND huyện tổ chức việc điều hòa phối hợp hoạt động các

cơ quan chuyên môn của huyện

+ Hướng dẫn HĐND và UBND cấp xã trên địa bàn thực hiện chươngtrình kế hoạch công tác của HĐND,UBND chủ tịch HĐND,UBND cấp huyện

+ Giúp UBND cấp huyện chỉ đạo thực hiện công tác cải cách hànhchính,trực tiếp phụ trách công tác tiếp dân

+ Kiểm soát quản lý và bảo quản tài liệu của HĐND-UBND cấp huyệncông tác hành chính quản trị bảo đảm các điều kiện vật chất ,kỹ thuật cho hoạtđộng của HĐND-UBND cấp huyện

+ Giúp HĐND-UBNĐ huyện báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ củađịa phương với huyện ủy,HĐND,UBND tỉnh

+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do thường trực HĐND-UBND huyện giao+ Thực hiện các Nghị quyết đường lối chính sách của Đảng,pháp luật củanhà nước,quy chế dân chủ ở cơ quan,quy chế làm việc của Văn phòngHĐND,UBND.Văn phòng đã phối hợp với các phòng,ban,ngành đoàn thểhuyện,đơn vị xã,thị trấn thực hiện các chỉ tiêu phát triển KT_XH,an ninh quốcphòng đạt kết quả tốt.Hằng năm đều đạt danh hiệu tập thể lao động tiên tiến

+ Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện là cơ quanchuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, có chức năng tham mưu tổng hợpcho Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân về hoạt động của Hội đồng nhândân, Ủy ban nhân dân; tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân về chỉ đạo, điềuhành của Chủ tịch Ủy ban nhân dân; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạtđộng của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và các cơ quan nhà nước ở địaphương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Hội đồng nhân dân

và Ủy ban nhân

+ Đối với các huyện có đồng bào dân tộc thiểu số sinh sống, Văn phòngHội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thực

Trang 10

hiện chức năng quản lí nhà nước về công tác dân tộc;

+ Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân có tư cách phápnhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biênchế và công tác của Ủy ban nhân dân huyện đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra,hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng Ủy ban nhân dân thànhphố

* Nhiệm vụ và quyền hạn

* Đối với chức năng là cơ quan chuyên môn của Ủy ban nhân dân

+ Trình Ủy ban nhân dân huyện chương trình làm việc, kế hoạch công táchàng tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của Ủy ban nhân dân huyện Đônđốc, kiểm tra các phòng, ban chuyên môn, Ủy ban nhân dân cấp xã, thị trấn việcthực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủyban nhân dân huyện sau khi được phê duyệt; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra côngtác phối hợp giữa các phòng chuyên môn, Ủy ban nhân dân xã, thị trấn theo quyđịnh

+ Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉđạo, điều hành của Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện theoquy định của pháp luật

+ Trình Ủy ban nhân dân huyện quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm,các chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng Ủy ban nhân dânhuyện;

+ Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của Chủtịch Ủy ban nhân dân huyện; theo dõi, đôn đốc các phòng, ban chuyên môn, Ủyban nhân dân cấp xã soạn thảo, chuẩn bị các đề án được phân công phụ trách;

+ Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của cácphòng, ban chuyên môn, Ủy ban nhân dân xã, thị trấn trước khi trình Ủy bannhân và Chủ tịch UBND huyện xem xét,quyết định

+ Giúp Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện giữ mốiquan hệ phối hợp công tác với Huyện uỷ, Thường trực Huyện ủy, Thường trực

Trang 11

Hội đồng nhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc huyện, các đoàn thể nhân dân cấphuyện, và các cơ quan, tổ chức của Trung ương, của thành phố đóng trên địa bànđịa phương;

+ Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của Ủy ban nhândân huyện; các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên cóliên quan Giúp Ủy ban nhân dân huyện phối hợp với các cơ quan chức năngtheo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó tại các phòng chuyênmôn, Ủy ban nhân dân xã, thị trấn

+ Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của Ủy ban nhân dân, Chủtịch Ủy ban nhân dân huyện; công tác công văn, giấy tờ, văn thư, hành chính,lưu trữ, tin học hoá hành chính nhà nước của Ủy ban nhân dân huyện;

+ Trình Ủy ban nhân dân huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực hiệncông tác cải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng Ủy bannhân

+ Phối hợp với Phòng Nội vụ, hướng dẫn Ủy ban nhân dân xã, thị trấn

về nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ, tin học hoá quản lý hành chính nhànước theo quy định của pháp luật

+ Giải quyết khiếu nại, tố cáo, thực hiện công tác phòng, chống thamnhũng, lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng Ủy ban nhân dân huyệntheo quy định của pháp luật và phân công của Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện;

+ Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của

Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện; bảo đảm điều kiện hoạtđộng của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện và các tổ chức cóliên quan theo quy định của UBND huyện

+ Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức,viên chức của cơ quan

+ Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức và tàisản, trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy định của pháp luật

và phân cấp quản lí của UBND huyện

Trang 12

+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy bannhân dân huyện giao.

Đối với việc tổ chức phục vụ hoạt động của Hội đồng nhân dân, Thườngtrực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân và đại biểu Hội đồng nhândân huyện, Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện có cácnhiệm vụ sau:

Tham mưu xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch hoạt động hàngtháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hộiđồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân; tổ chức phục vụ việc thực hiệnchương trình kế hoạch đã được phê duyệt

Tham mưu, phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân điều hành công việcchung của Hội đồng nhân dân; điều hoà, phối hợp hoạt động các Ban của Hộiđồng nhân dân; bảo đảm việc thực hiện quy chế hoạt động của Hội đồng nhândân

Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân, nội quy kỳhọp Hội đồng nhân dân; giúp Thường trực Hội đồng nhân dân giữ mối liên hệvới Tổ đại biểu và đại biểu Hội đồng nhân dân; phục vụ Hội đồng nhân dân,Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân trong hoạt độngđối ngoại;

+ Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân xây dựng chương trình, tổ chứcphục vụ kỳ họp Hội đồng nhân dân, cuộc họp của Thường trực Hội đồng nhândân và Ban của Hội đồng nhân dân; đôn đốc cơ quan, tổ chức hữu quan chuẩn bịtài liệu phục vụ kỳ họp Hội đồng nhân dân, cuộc họp của Thường trực Hội đồngnhân dân,cuộc họp ban của Hội đồng nhân dân

+ Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân xâydựng báo cáo công tác; phục vụ Ban của Hội đồng nhân dân thẩm tra đề án, báocáo, dự thảo nghị quyết; giúp Thư ký kỳ họp Hội đồng nhân dân hoàn chỉnhNghị quyết của Hội đồng nhân dân; giúp Thường trực Hội đồng nhân dân hoànthiện các

Trang 13

Nghị quyết của Hội đồng nhân dân.

+ Phục vụ Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban củaHội đồng nhân dân và đại biểu Hội đồng nhân dân trong hoạt động giám sát;theo dõi, đôn đốc cơ quan, tổ chức và cá nhân thực hiện kiến nghị trong kết luậngiám

+ Phục vụ Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban củaHội đồng nhân dân và đại biểu Hội đồng nhân dân tiếp công dân, tiếp nhận, xử

lý kiến nghị, đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân; theo dõi, đôn đốc việc giảiquyết khiếu nại,tố cáo và kiến nghị của công dân

+ Phối hợp với cơ quan, tổ chức hữu quan phục vụ đại biểu Hội đồngnhân dân tiếp xúc cử tri; giúp Thường trực Hội đồng nhân dân tổng hợp ý kiến,kiến nghị của cử tri và gửi cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xem xét giải quyết;

+ Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân tổ chức lấy ý kiến đóng góp

vào dự án Luật, dự án Pháp lệnh và các văn bản khác theo yêu cầu của Thường

trực Hội đồng nhân dân thành phố

+ Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân trong công tác bầu cử đạibiểu Quốc hội và bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp; phê chuẩn kết quảbầu Chủ tịch,Phó chủ tịch Hội đồng nhân dân xã, thị trấn

+ Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dântrong công tác giao ban, trao đổi kinh nghiệm, bồi dưỡng kỹ năng hoạt động chođại biểu Hội đồng nhân dân các cấp

+ Phục vụ Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban củaHội đồng nhân dân giữ mối liên hệ công tác với các cơ quan thành phố vàhuyện, Thường trực Huyện ủy, Ủy ban nhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc ViệtNam, Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân và các cơ quan, tổ chức, đoànthể

+ Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân lập dự toán kinh phí hoạtđộng hàng năm, tổ chức thực hiện, quản lý kinh phí hoạt động của Hội đồngnhân dân;

Trang 14

+ Bảo đảm cơ sở vật chất, hoạt động nghiên cứu khoa học, công tác hànhchính, lưu trữ, lễ tân và điều kiện hoạt động của Hội đồng nhân dân, Thườngtrực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân, Tổ đại biểu Hội đồng nhândân và đại biểu Hội đồng nhân dân; phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dânthực hiện chế độ, chính sách đối với đại biểu Hội đồng nhân dân.

+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực Hội đồng nhân dân giao

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng ( phụ lục 2 )

1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng

+ Trực tiếp theo dõi các bộ phận:Hành chính-văn thư,tái vụ…

+ Ký câc văn bản thừa lệnh chủ tịch,phó chủ tịch,các văn bản thuộc thẩmquyền của văn phòng,ký sao lục các văn bẳn mật

+ Giữ mối quan hệ phối hợp giữa văn phòng HĐND & UBND huyện vớivăn phòng Huyện ủy và với các cơ quan,đơn vị thuộc lĩnh vực trực tiếp phụtrách

- Phó chánh văn phòng

+ Thừa lệnh Chủ tịch UBND huyện ký các văn bản theo quy định

+ Ký các văn băn thông báo ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch,Phó Chủ tịchUBND huyện.Ký các văn bản thuộc thẩm quyền văn phòng,ký sao lục các vănbản(Trừ văn bản mật)

+ Phụ trách theo dõi,tham mưu lĩnh vực công tác do các Phó Chủ tịcUbnd huyện phụ trách và chỉ đạo

Trang 15

+ Phụ trách công tác tổng hợp:thống kê,thu thập và xử lý thông tincungcấp chính xác,kịp thời cho Thường trực HĐND và UBND huyện,xây dưngchương trình,kế hoạch,báo cáo định kỳ đột xuất của HĐND,UBND huyện.

+ Ghi biên bản các phiên họp định kỳ,đột xuất của UBND huyện

+ Chuẩn bị phòng họp trực tuyến

+ Phụ trách các hoạt động văn hóa,văn nghệ,thể dục,thể thao.ung

Công tác văn thư:

+ Quản lý, và sử dụng con dấu

+ Tiếp nhận và xử lý công văn đến, đi

+ Kiểm soát tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan tổ chức

+ Trực giao dịch, hướng dẫn khách , tiếp nhận và phát hành điện thoại ,fax,bưu phẩm , bưu điện

Công tác lưu trữ:

Nhận , phân loại và bả quản hồ sơ , tài liệu lưu trữ theo quy định

Chủ động thu thập, bổ sung , chỉnh lý liệu lưu trữ ào bả đưa vào bảo quảntập trung nhằm phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ , tránh việc thất lạc tài

àm thủ tục hủy hồ sơ hết hạn theo quy định

Công nghệ thông tin:

Quản lý và sử dụng máy móc phục vụ trang thông tin điện tử

Quản lý và sử dụng máy móc phục vụ cho công tác , tác nghiệp cơ quanSao chụp các tài liệu

Theo dõi , kiểm tra , đối chiếu thanh quyết toán công nợ, văn phòng phẩm

và kinh phí cấp phát hàng tháng , lập báo cáo quý và cả năm

Làm thủ tục cấp sổ bảo hiểm y tế , thẻ bảo hiểm y tế bảo hiểm thân thể ,

Trang 16

theo dõi, đôn đốc việc trích nộp kinh phí bảo hiểm xã hội , bảo hiểm y tế , bảohiểm thất nghiệp , giải quyết thủ tục nghỉ việc , nghỉ bảo hiểm xã hội , tử tuấtcho cán bộ công chức.

Lái xe

Phục vụ nhiệm vụ của Thường trực HĐND huyện

Phục vụ nhiệm vụ chỉ đạo,điều hành của lãnh đạo UBND huyện

Đảm bảo an toàn vệ sinh khu vực cơ quan

Phục vụ nước uống cho cơ quan,hộ nghị

Quản lý,sử dụng các đồ dùng phục vụ cho nhiệm vụ

* Bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng

Trang 17

UBND HUYỆN KIM BÔI

VĂN PHÒNG HĐND-UBND

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA VỊ TRÍ VIỆC LÀM(Ban hành kèm theo Đề án số /ĐA-VPUBND ngày / /2014] của Văn phòng HĐND-UBND huyện)

Ngày bắt đầu thực hiện:

01/8/2012

Đơn vị công tác Văn phòng HĐND&UBND huyện

Quản lý trực tiếp UBND huyện

Quản lý chức năng UBND huyện

Quan hệ công việc Thủ trưởng các cơ quan, ban, ngành, đoàn thể huyện;

thủ trưởng các cơ quan của tỉnh, trung ương đóng trên địa bàn; Chủ tịch UBND các xã, thị trấn

Công việc liên quan Tham mưu giúp việc trực tiếp cho TT HĐND, lãnh đạo

UBND, các thành viên UBND huyện

Mục tiêu vị trí công việc :Tham mưu, giúp việc cho các đồng chí Thường trực HĐND huyện, lãnh đạo, thành viên UBND huyện Quản lý, phụ trách chung hoạt động của Văn phòng HĐND&UBND huyện Trực tiếp phụ trách một số lĩnh vực công tác được phân công theo quy chế làm việc của Văn phòng

Các nhiệm vụ chính Tỷ trọng thời

gian(%)

Tiêu chí đánh giá hoàn thành công việc

- Thừa lệnh Chủ tịch UBND huyện soạn

thảo và ký các văn bản theo quy định 3,9%

Kịp thời và đảm bảo quy định

- Soạn thảo và ký các văn bản thông báo ý

kiến chỉ đạo của Chủ tịch, PCT UBND

huyện

6,2%

- Kiểm duyệt, ký ban hành chương trình

Kịp thời và đảm bảo chất lượng

- Xây dựng chương trình công tác tháng 0,62% Kịp thời và đảm bảo

Trang 18

- Xây dựng báo cáo năm của UBND huyện 1,25% Kịp thời và đảm bảo

chất lượng

- Xây dựng báo cáo kiểm điểm công tác chỉ

đạo điều hành của UBND huyện 0,8%

- Xây dựng báo cáo chuyên đề của UBND

huyện thuộc lĩnh vực Nội chính 2,5%

- Thẩm định các văn bản tham mưu cho TT

- Tiếp nhận và xử lý văn bản trong ngày 18,5% Kịp thời và đảm bảo

quy định

- Thẩm định các báo cáo của HĐND huyện

0,4% Kịp thời và đảm bảo quy định

- Công tác phục vụ hội nghị, cuộc họp của

Thư ký các cuộc họp, cuộc làm việc của

lãnh đạo UBND huyện với các xã, thị trấn 8,3%

Thẩm quyền ra quyết định: Thẩm quyền riêng

Số cán bộ thuộc quyền quản lý: 18

Thẩm quyền tài chính: Chủ tài khoản

Trình độ chuyên môn: Đại học

Kinh nghiệm công tác: 9 năm

Yêu cầu năng

lực

Năng lực cốt lõi: TốtNăng lực quản lý: TốtNăng lực chuyên môn: TốtNhững đòi hỏi đặc thù của vị trí công việc (nếu có):Có chuyên môn nghiệp vụ, bản lĩnh chính trị vững vàng,; có khả năng ứng xử và xử lý tình huống tốt

Các điều kiện cần có (ngoài năng lực cá nhân) để hoàn thành tốt công việc (ví dụ yêu cầu về hễ trợ, phối hợp ):- Đội ngũ cán bộ, công chức có chuyên môn, nghiệp vụ

- Công cụ, phương tiện hỗ trợ đảm bảo, hiện đại

Điều kiện làm việc

Chỗ làm việc: Phòng làm việc đảm bảo diện tích theo quy định

Trang thiết bị: Có đầy đủ trang thiết bị theo quy định

Các điều kiện khác (nếu có):

Tên người thực hiện VTVL:

Bùi Văn Điệp

Tên người quản lý trực tiếp:

Trang 19

Quản lý trực tiếp Chánh Văn phòng

Quản lý chức năng Chánh Văn phòng

Quan hệ công việc Chánh Văn phòng, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị sự

nghiệp huyện, thủ trưởng các cơ quan của tỉnh, trung ương đóng trên địa bàn, Chủ tịch UBND các xã, thị trấn (khi được uỷ quyền)

Công việc liên quan Tham mưu giúp việc trực tiếp Chánh Văn phòng, giao

thảo và ký các văn bản theo quy định: 5% Kịp thời và đúng quy định

- Sọan thảo và ký các văn bản thông báo ý

kiến chỉ đạo của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch

UBND huyện

15,6% Kịp thời và đúng yêu cầu

- Soạn thảo và ký các văn bản thuộc thẩm

quyền của Văn phòng; ký sao lục các văn

bản (Trừ VB mật)

1,3% Kịp thời và đúng quy định

- Thẩm định văn bản các cơ quan chuyên

môn, đơn vị sự nghiệp trình ký 12,5% Kịp thời và đúng quy định

- Cung cấp số liệu, thông tin phục vụ cho

công tác lãnh đạo, chỉ đạo của TT HĐND,

lãnh đạo UBND huyện:

- Xây dựng báo cáo tháng: 2,5% Kịp thời và đảm bảo

- Xây dựng báo cáo quý của HĐND, 1,7% Kịp thời và đảm bảo yêu cầu

Trang 20

UBND huyện.

- Xây dựng báo cáo 6 tháng của HĐND và

- Xây dựng báo cáo 9 tháng 1,7% Kịp thời và đảm bảo

- Xây dựng báo cáo năm 1,9% Kịp thời và đảm bảo

- Xây dựng báo cáo chuyên đề của HĐND,

- Chuẩn bị VB trình kỳ họp HĐND huyện 8,3% Đảm bảo yêu cầu

- Xây dựng chương trình công tác tháng,

quý, 6T, 9T, năm của UBND huyện: 0,8% Kịp thời và đảm bảo yêu cầu.

- Ghi biên bản các phiên họp định kỳ, đột

- Tham gia đoàn giám sát, kiểm tra của

Tham gia đầy đủ, đảm bảo yêu cầu

- Tham gia các buổi làm việc của TT

HĐND, lãnh đạo UBND huyện 10%

Tham gia đầy đủ, đảm bảo yêu cầu

- Tham dự Hội nghị của huyện triển khai 2% Tham gia đầy đủ

- Điều khiển chương trình các Hội nghị của

- Chuẩn bị bài phát biểu cho lãnh đạo 2,5% Tích cực nghiên cứu

- Phục vụ kỳ họp HĐND huyện 1,7% Thực hiện đảm bảo quy định

- Phục vụ các kỳ tiếp cúc cử tri của đại biểu

Tích cực nghiên cứu

- Tham mưu cho TT HĐND huyện chuẩn

bị các văn bản trình kỳ họp 10,4%

Thực hiện đảm bảo quy định

- Bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ 2% Tích cực, hoàn thành tốt

Thẩm quyền tài chính: Không

Yêu cầu năng

lực

Năng lực cốt lõi: TốtNăng lực quản lý: TốtNăng lực chuyên môn: TốtNhững đòi hỏi đặc thù của vị trí công việc (nếu có):

Các điều kiện cần có (ngoài năng lực cá nhân) để hoàn thành tốt công việc:

- Đội ngũ cán bộ, công chức có chuyên môn, nghiệp vụ

- Công cụ, phương tiện hỗ trợ đảm bảo hiện đại

Điều kiện làm việc: Chỗ làm việc: Phòng làm việc đảm bảo diện tích theo quy

Trang 21

Tên người thực hiện VTVL: Tên người quản lý trực tiếp:

Bùi Văn Điệp

Ngày /11/2014 Ngày /11/2014

Trang 22

phụ trách lĩnh vực văn xã, tổng hợp

Mục tiêu vị trí công việc : Tham mưu, giúp việc trực tiếp cho Chánh Văn phòng;tham mưu, giúp việc cho các đồng chí Thường trực HĐND huyện, PCT UBND huyện phụ trách mảng văn xã Phụ trách chuyên viên tổng hợp Trực tiếp phụ trách một số lĩnh vực công tác được phân công theo quy chế làm việc của Văn phòng

thời gian (%)

thảo và ký các văn bản theo quy định: 5%

Kịp thời và đúng quy định

- Sọan thảo và ký các văn bản thông báo ý

kiến chỉ đạo của Chủ tịch, Phó Chủ tịch

UBND huyện phụ trách văn xã

1,3% Kịp thời và đúng quy định

môn, đơn vị sự nghiệp trình ký 9,7%

Kịp thời và đúng quy định

- Cung cấp số liệu, thông tin phục vụ cho

công tác lãnh đạo, chỉ đạo của TT HĐND,

2,5% Kịp thời và đúng yêu

cầu

Trang 23

lãnh đạo UBND huyện:

Xây dựng báo cáo tháng: 7,5% Kịp thời và đảm bảo.Xây dựng báo cáo quý của UBND huyện 1% Kịp thời và đảm bảo.Xây dựng báo cáo 6 tháng của UBND

Kịp thời và đảm bảo yêucầu

Xây dựng báo cáo 9 tháng 2% Kịp thời và đảm bảo

- Xây dựng báo cáo năm 2% Kịp thời và đảm bảo

- Chuẩn bị văn bản trình kỳ họp HĐND

- Xây dựng chương trình công tác tháng

- Xây dựng chương trình công tác năm của

- Thẩm định lịch công tác tuần của lãnh đạo

UBND huyện do chuyên viên tổng hợp xây

dựng

0,7% Kịp thời và đảm bảo yêucầu.

Tham gia đoàn giám sát, kiểm tra của

Tham dự các Hội nghị của huyện triển khai 2% Tham gia đầy đủ

Điều khiển chương trình các Hội nghị của

Bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ 2% Tích cực nghiên cứu

Yêu cầu năng

lực

Các điều kiện cần có (ngoài năng lực cá nhân) để hoàn thành tốt công việc (ví dụ yêu cầu về hễ trợ, phối hợp ):- Đội ngũ cán bộ, công chức có chuyên môn,

Trang 24

nghiệp vụ.

- Công cụ, phương tiện hỗ trợ đảm bảo hiện đạiĐiều kiện làm việc:

Bùi Văn Điệp

Ngày /11/2014 Ngày /11/2014

Trang 25

phụ trách lĩnh vực kinh tế

Mục tiêu vị trí công việc : Tham mưu, giúp việc trực tiếp cho Chánh Văn phòng;tham mưu, giúp việc cho các đồng chí Thường trực HĐND huyện, PCT UBND huyện phụ trách lĩnh vực kinh tế Trực tiếp phụ trách một số lĩnh vực công tác được phân công theo quy chế làm việc của Văn phòng

gian (%)

- Thừa lệnh Chủ tịch UBND huyện ký các

UBND huyện phụ trách kinh tế

15,6%

1,3%

môn đơn vị sự nghiệp trình ký 12,5%

- Tổng hợp, thống kê, đối chiếu thông tin

phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo 3,7%

Kịp thời và đảm bảo chấtlượng

- Xây dựng báo cáo tháng 2,5% Kịp thời và đảm bảo chất

lượng

- Xây dựng báo cáo quý, 6 tháng, 9 tháng,

năm về KT-XH của UBND huyện 1,7%

Trang 26

- Tham gia đoàn giám sát, kiểm tra 4,1% Kịp thời và đảm bảo chất

lượng

- Tham dự các Hội nghị của huyện triển

Tham dự đầy đủ và nghiêm túc

- Chuẩn bị các bài phát biểu cho lãnh đạo

UBND huyện lĩnh vực kinh tế 2,5%

Thực hiện đảm bảo quy định

- Bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ 2% Thực hiện nghiêm túc

Yêu cầu năng

lực

nghiệp vụ

Bùi Văn Điệp

Ngày /11/2014 Ngày /11/2014

Trang 27

phụ trách HĐND

Mục tiêu vị trí công việc : Tham mưu, giúp việc trực tiếp cho Chánh Văn phòng;tham mưu, giúp việc cho các đồng chí Thường trực HĐND huyện, Trực tiếp phụtrách một số lĩnh vực công tác được phân công theo quy chế làm việc của Văn phòng

gian (%)

- Thừa lệnh Chủ tịch UBND huyện ký các

UBND huyện phụ trách kinh tế

1,25%

2,5%

- Tổng hợp, thống kê, đối chiếu thông tin

phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo cho TT

HĐND huyện

5%

- Xây dựng báo cáo quý, 6 tháng, 9 tháng,

- Xây dựng báo cáo năm của HĐND huyện 2%

Trang 28

- Xây dựng báo cáo giám sát của UBND

- Xây dựng chương trình công tác năm của

- Tham gia đoàn giám sát, kiểm tra 16,6% Kịp thời và đảm bảo

chất lượng

- Tham dự các Hội nghị của huyện triển

Tham dự đầy đủ và nghiêm túc

- Bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ 2% Thực hiện nghiêm túc

Kinh nghiệm công tác: năm

Yêu cầu năng

lực

nghiệp vụ

Trang 29

Bùi Văn Điệp

Ngày /11/2014 Ngày /11/2014

Trang 30

VĂN PHÒNG HĐND-UBND

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA VỊ TRÍ VIỆC LÀM(Ban hành kèm theo Đề án số /ĐA-VPUBND ngày /7/2014 của Văn phòng HĐND-UBND huyện)

Quan hệ công việc Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng, Văn thư của

Văn phòng Huyện uỷ và các cơ quan chuyên môn, đơn

vị sự nghiệp, UBND các xã, thị trấn

Công việc liên quan Tham mưu giúp việc công tác quản lý văn bản đi, đến

Mục tiêu vị trí công việc : Tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo Văn phòng; các đồng chí Thường trực HĐND huyện, Chủ tịch, PCT UBND huyện Quản lý văn bản đi, đến; trực giao dịch, hướng dẫn công dân đến giao dịch tại cơ quan

thời gian (%)

- Thực hiện giao dịch với công dân 6,25% Kịp thời và đúng quy định

- Tiếp nhận bản đến 37,1% Kịp thời và đảm bảo quy định

- Phát hành văn bản đi 62,5% Kịp thời và đảm bảo quy định

- Lập hồ sơ hiện hành 2,7% Kịp thời và đảm bảo chất lượng

- Bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ 2% Đảm bảo thời gian

Thẩm quyền ra quyết định: Không

Số cán bộ thuộc quyền quản lý:

Trình độ chuyên môn: Cao đẳng

Yêu cầu năng Năng lực cốt lõi: Tốt

Trang 31

- Phần mềm quản lý văn thư.

Bùi Văn Điệp

Ngày /11/2014 Ngày /11/2014

Định dạng
Số trang	63
Dung lượng	599 KB