Tổ chức công tác văn thư tại văn phòng UBND huyện kim bôi

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN 1 A. LỜI MỞ ĐẦU 2 1. Lý do chọn đề tài 2 2. Mục tiêu của đề tài 2 3. Đối tượng phạm vi nghiên cứu 3 4. Nguồn tài liệu tham khảo 3 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 3 6. Phương pháp nghiên cứu 4 7. Bố cục của đề tài 4 PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN KIM BÔI 5 1.1 Chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Kim Bôi 5 1.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan. 6 1.2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng 6 1.2.2. Chức năng,nhiệm vụ,cơ cấu tổ chức của văn phòng 6 1.2.3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng 12 PHẦN II. TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ 44 2.1. Khái niệm 44 2.2. Yêu cầu 44 2.3. Vị trí 44 2.4. Ý nghĩa 45 2.5. Nội dung công tác văn thư: 46 2.6. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trịxã hội 48 2.7. Trách nhiệm thực hiện công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trịxã hội 49 2.7.1. Trách nhiệm của lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trịxã hội 49 2.7.2. Trách nhiệm của chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) 50 3. Trách nhiệm của cán bộ, công chức trong các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trịxã hội 51 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 53 3.1. Đánh giá chung 53 3.3.1. Ưu điểm 53 3.3.2. Hạn chế 53 3.3.3. Nguyên nhân 54 3.2. Đề xuất kiến nghị 54 KẾT LUẬN 56 B. PHỤ LỤC

Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC B PHỤ LỤC LỜI CẢM ƠN A LỜI MỞ ĐẦU .2 Lý chọn đề tài .2 Mục tiêu đề tài Đối tượng phạm vi nghiên cứu Nguồn tài liệu tham khảo Lịch sử vấn đề nghiên cứu .3 Phương pháp nghiên cứu Bố cục đề tài PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN KIM BÔI .5 1.1 Chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn cấu tổ chức UBND huyện Kim Bôi .5 1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng quan .6 1.2.1 Tổ chức hoạt động văn phòng 1.2.2 Chức năng,nhiệm vụ,cơ cấu tổ chức văn phòng 1.2.3 Xác định vị trí việc làm xây dựng mô tả công việc vị trí văn phòng 12 PHẦN II TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ 44 2.1 Khái niệm 44 2.2 Yêu cầu .44 2.3 Vị trí 44 2.4 Ý nghĩa .45 2.5 Nội dung công tác văn thư: 46 2.6 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội .48 2.7 Trách nhiệm thực công tác văn thư quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội 49 2.7.1 Trách nhiệm lãnh đạo quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội 49 2.7.2 Trách nhiệm chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) .50 Trách nhiệm cán bộ, công chức quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội 51 PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 53 Bàn Thị Thanh Huyền Lớp: Quản trị Văn phòng K12D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.1 Đánh giá chung 53 3.3.1 Ưu điểm 53 3.3.2 Hạn chế 53 3.3.3 Nguyên nhân 54 3.2 Đề xuất kiến nghị 54 KẾT LUẬN 56 B PHỤ LỤC B PHỤ LỤC Bàn Thị Thanh Huyền Lớp: Quản trị Văn phòng K12D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Thực tập nội dung quan trọng khóa học đào tạo cử nhân ngành Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đây dịp để sinh viên vận dụng kiến thức học vào thực tế để rèn luyện kỹ năng, nghiệp vụ văn phòng, bổ xung nâng cao Thực thức trình học tập trường Trong trình tham khảo địa điểm Thực tập em chọn UBND huyện Kim Bôi làm địa điểm Thực tập phân công vào văn phòng HĐND -UBND huyện để thực tập Tại em nhận giúp đỡ quý quan để hoàn thành tốt đợt Thực tập học hỏi nhiều kiến thức, kỹ quan trọng Qua em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến: - Ban lãnh đạo, quý thầy cô Đại học Nội Vụ Hà Nội truyền đạt kiến thức, kỹ quan trọng, làm tảng để em vận dụng vào kỳ Thực tập - Em xin cảm ơn cô chú, anh chị làm việc Văn phòng HĐND UBND huyện Kim Bôi tận tình bảo, cung cấp nhiều thông tin, tài liệu quan trọng giúp em hoàn thành xong báo cáo thực tập - Em xin chân thành cảm ơn góp ý, hướng dẫn Trưởng đoàn thực tập ths Lâm Thu Hằng để em hoàn thành báo cáo thực tập Tuy nhiên lần đựơc tiếp xúc với công việc thực tế hạn chế nhận thức nên tránh nhiều thiếu sót tìm hiểu,đánh giá trình bày Văn phòng HĐND-UBND huyện Kim Bôi mong bỏ qua quý quan mong đóng góp ý giúp đỡ quý thầy cô Sinh viên: Bàn Thị Thanh Huyền Bàn Thị Thanh Huyền Lớp: Quản trị Văn phòng K12D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội A LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Ngày nay, Công tác văn thư thiếu hoạt động quan, tổ chức Các quan, tổ chức Đảng, tổ chức trị – xã hội dù lớn hay nhỏ Các quan, đơn vị muốn thực chức năng, nhiệm vụ phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến chủ trương, sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại kiện, tượng xảy hoạt động hàng ngày Đặc biệt, văn phòng cấp ủy, văn phòng tổ chức trị – xã hội quan trực tiếp giúp cấp ủy, tổ chức trị – xã hội tổ chức điều hành máy, có chức thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, đạo công tác văn thư lại quan trọng, giữ vị trí trọng yếu công tác văn phòng Thực tế cho thấy công tác văn thư có vai trò vô to lớn tổ chức quan hành nhà nước Với vai trò to lớn đó, tổ chức quan quan tâm xây dựng, củng cố văn thư đơn vị ngày đại hoá Đồng thời nhận thức hoạt động văn phòng hoạt động nghề nghiệp, thực tế xã hội tồn tất yếu tổ chức công tác văn thư Qua thời gian thực tập UBND huyện Kim Bôi em có dịp tìm hiểu công tác văn thư UBND huyện Kim Bôi Tuy nhiên, giới hạn thời gian lực cá nhân, báo cáo chuyên đề tập trung nghiên cứu “ Tổ chức công tác văn thư Văn phòng UBND huyện Kim Bôi” Đây vấn đề quan tâm Văn phòng UBND huyện có vai trò quan trọng công tác lãnh đạo, điều hành quản lý UBND huyện Do em cố gắng hoàn thành hoàn chỉnh báo cáo thực tập với tinh thần nghiêm túc nhằm đảm bảo yêu cầu trường trình thực tập UBND huyện Kim Bôi Mục tiêu đề tài - Hệ thống hóa sở lý luận công tác văn thư quan nhà nước nói chung, UBND huyện nói riêng Bàn Thị Thanh Huyền Lớp: Quản trị Văn phòng K12D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Khảo sát thực tiễn công tác văn thư Văn phòng UBND huyện Kim Bôi,phân tích kết đạt được, mặt tồn bất cập; nội dung cần hoàn thiện công tác văn thư - Từ kết khảo sát thực tế, vận dụng sở khoa học công tác văn thư Văn phòng UBND huyện Kim Bôi đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư cho Văn phòng phục vụ công tác quản lý, điều hành giai đoạn Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Tập trung nghiên cứu công tác văn thư Văn phòng UBND huyện Kim Bôi phương diện lý luận thực tiễn - Báo cáo chuyên đề chủ yếu sử dụng phương pháp thống kê, phân tích, khảo sát thực tiễn, so sánh dựa tài liệu thu thập được… - Hoạt động điều hành quản lý công tác văn thư văn phòng UBND huyện nói riêng HĐND-UBND huyện nói chung Nguồn tài liệu tham khảo - Nghiệp vụ văn thư- Hoàng Lê Minh - Công tác Văn thư lưu trữ PGS.TS Dương Văn Khâm - Cẩm nang nghiệp vụ văn thư - Tham khảo trang mạng thông tin xã hội - Tham khảo ý kiến anh chị văn phòng Lịch sử vấn đề nghiên cứu - Trong thời gian thực tập văn phòng HĐND-UBND em bắt đầu nghiên cứu đề tài từ tuần thứ 2, chọn đề tài, tìm tài liệu, lập đề cương + Thu thập thông tin, tài liệu, tổng hợp chọn lọc số liệu cần thiết tập trung nghiên cứu công tác văn thư Văn phòng UBND huyện Kim Bôi + Tiến hành viết báo cáo, tham khảo tài liệu sẵn có quan, tìm đọc tài liệu trang thông tin, trang mạng xã hội + Xin ý kiến góp ý cô chú, anh chị văn phòng + Tuần thứ 10 chỉnh sửa hoàn thiện báo cáo Xin ý kiến nhận xét, đánh Bàn Thị Thanh Huyền Lớp: Quản trị Văn phòng K12D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội giá lãnh đạo quan Phương pháp nghiên cứu - khảo sát thực tế văn phòng HĐND – UBND huyện Kim Bôi - Qua trang mạng thông tin trực tuyến… Bố cục đề tài - Bố cục đề tài bao gồm: + A Lời mở đầu + Phần I Khảo sát công tác văn phòng UBND huyện Kim Bôi + Phần II Tìm hiểu tổ chức công tác văn thư + Phần III Kết luận đề xuất kiến nghị + B Phụ lục Bàn Thị Thanh Huyền Lớp: Quản trị Văn phòng K12D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN KIM BÔI 1.1 Chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn cấu tổ chức UBND huyện Kim Bôi * Chức Uỷ ban nhân dân Hội đồng nhân dân bầu quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan nhà nước cấp Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cấp nhằm bảo đảm thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn Uỷ ban nhân dân thực chức quản lý nhà nước địa phương góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương tới sở * Nhiệm vụ,quyền hạn UBND huyện Kim Bôi HĐND huyện bầu ra, quan chấp hành HĐND huyện, chịu đạo trực tiếp HĐND huyện, chấp hành nghiêm túc thực kịp thời, có hiệu Nghị quyết, chủ trương, sách huyện ủy, Ban thường vụ huyện ủy Có trách nhiệm báo cáo toàn hoạt động với HĐND huyện, UBND tỉnh Hòa Bình Thực chức quản lý Nhà nước tất lĩnh vực địa bàn huyện Nhiệm, vụ quyền hạn UBND huyện Kim Bôi quy định cụ thể rõ ràng quy chế hoạt động UBND huyện Kim Bôi UBND huyện thảo luận tập thể định theo đa số vấn đề xác định lĩnh vực cụ thể: kinh tế; nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi đất đai; công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp; xây dựng, giao thông vận tải; thương mại, dịch vụ du lịch; giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, thông tin thể dục thể thao; khoa học,công nghệ, tài nguyên môi trường; quốc phòng, an ninh trật tự an Bàn Thị Thanh Huyền Lớp: Quản trị Văn phòng K12D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội toàn xã hội; việc thực sách dân tộc sách tôn giáo; việc thi hành pháp luật; việc xây dựng quyền quản lý địa giới hành * Cơ cấu tổ chức UBND huyện Kim Bôi tổ chức theo nguyên tắc tập trung dân chủ, lãnh đạo tập thể đôi với phát huy trách nhiệm cá nhân thành viên UBND huyện, thảo luận tập thể định theo đa số UBND huyện phát huy quyền làm chủ nhân dân, tăng cường pháp chế Xã hội chủ nghĩa, ngăn ngừa chống biểu quan liêu, vô trách nhiệm, hách dịch, cửa quyền, tham nhũng, lãng phí biểu tiêu cực khác quan, cán bộ, viên chức Nhà nước máy quyền địa phương, chủ động; sáng tạo thực nhiệm vụ, quyền hạn Xây dựng phát triển thành phố nhiều mặt nhằm phục vụ lợi ích thiết thực nhân dân Cơ cấu tổ chức UBND huyện Kim Bôi gồm Chủ tịch, Phó Chủ tịch phòng ban chuyên môn trực thuộc (12 phòng ban): Cơ cấu tổ chức máy UBND huyện Kim Bôi thể sơ đồ ( Phụ lục ) 1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng quan 1.2.1 Tổ chức hoạt động văn phòng Quy chế tổ chức hoạt động văn phòngHĐND-UBND huyện Kim Bôi ( 11/06/2011 ) Ban hành kèm theo Quyết định số: 10/2006/QĐ-UBND, ngày 22 tháng 01 năm 2006 Ủy ban nhân dân huyện Kim Bôi, tỉnh Hòa Bình 1.2.2 Chức năng,nhiệm vụ,cơ cấu tổ chức văn phòng - Vị trí,chức + Tổ chức phục vụ hoạt động Hội đồng nhân dân,thường trực HĐND ban HĐND,các Đại biểu HĐND tham mưu số công việc Chủ tịch HĐND huyện giao Bàn Thị Thanh Huyền Lớp: Quản trị Văn phòng K12D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Tổ chức phục vụ hoạt động UBND huyện chủ tịch UBND huyện đạo,điều hành hoạt động chung máy hành nhà nước,giúp chủ tịch UBND huyện tổ chức việc điều hòa phối hợp hoạt động quan chuyên môn huyện + Hướng dẫn HĐND UBND cấp xã địa bàn thực chương trình kế hoạch công tác HĐND,UBND chủ tịch HĐND,UBND cấp huyện + Giúp UBND cấp huyện đạo thực công tác cải cách hành chính,trực tiếp phụ trách công tác tiếp dân + Kiểm soát quản lý bảo quản tài liệu HĐND-UBND cấp huyện công tác hành quản trị bảo đảm điều kiện vật chất ,kỹ thuật cho hoạt động HĐND-UBND cấp huyện + Giúp HĐND-UBNĐ huyện báo cáo tình hình thực nhiệm vụ địa phương với huyện ủy,HĐND,UBND tỉnh + Thực nhiệm vụ khác thường trực HĐND-UBND huyện giao + Thực Nghị đường lối sách Đảng,pháp luật nhà nước,quy chế dân chủ quan,quy chế làm việc Văn phòng HĐND,UBND.Văn phòng phối hợp với phòng,ban,ngành đoàn thể huyện,đơn vị xã,thị trấn thực tiêu phát triển KT_XH,an ninh quốc phòng đạt kết tốt.Hằng năm đạt danh hiệu tập thể lao động tiên tiến + Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, có chức tham mưu tổng hợp cho Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân hoạt động Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân; tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân đạo, điều hành Chủ tịch Ủy ban nhân dân; cung cấp thông tin phục vụ quản lý hoạt động Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân quan nhà nước địa phương; đảm bảo sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân + Đối với huyện có đồng bào dân tộc thiểu số sinh sống, Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thực Bàn Thị Thanh Huyền Lớp: Quản trị Văn phòng K12D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chức quản lí nhà nước công tác dân tộc; + Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng; chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế công tác Ủy ban nhân dân huyện đồng thời chịu đạo, kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố * Nhiệm vụ quyền hạn * Đối với chức quan chuyên môn Ủy ban nhân dân + Trình Ủy ban nhân dân huyện chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng tháng, hàng quý, sáu tháng năm Ủy ban nhân dân huyện Đôn đốc, kiểm tra phòng, ban chuyên môn, Ủy ban nhân dân cấp xã, thị trấn việc thực chương trình, kế hoạch công tác Ủy ban nhân dân Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện sau phê duyệt; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp phòng chuyên môn, Ủy ban nhân dân xã, thị trấn theo quy định + Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị báo cáo phục vụ lãnh đạo, đạo, điều hành Ủy ban nhân dân Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện theo quy định pháp luật + Trình Ủy ban nhân dân huyện quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện; + Chủ trì soạn thảo đề án, dự thảo văn theo phân công Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện; theo dõi, đôn đốc phòng, ban chuyên môn, Ủy ban nhân dân cấp xã soạn thảo, chuẩn bị đề án phân công phụ trách; + Có ý kiến thẩm tra độc lập đề án, dự thảo văn phòng, ban chuyên môn, Ủy ban nhân dân xã, thị trấn trước trình Ủy ban nhân Chủ tịch UBND huyện xem xét,quyết định + Giúp Ủy ban nhân dân Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện giữ mối quan hệ phối hợp công tác với Huyện uỷ, Thường trực Huyện ủy, Thường trực Bàn Thị Thanh Huyền Lớp: Quản trị Văn phòng K12D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội công tác văn thư theo mô hình tập trung đầu mối văn thư quan sau chuyển giao văn đến nơi nhận Cách tổ chức giúp văn thư quan quản lý, kiểm soát chặt chẽ văn trình giải công việc Tra cứu tìm kiếm thông tin cách nhanh chóng, xác nhất, đồng thời nâng cao trách nhiệm nhân viên làm công tác cao hơn, công tác văn thư phòng văn thư quan 01 cán chuyên trách có trình độ Trung cấp văn thư-lưu trữ đảm nhận - Tất văn đến tiếp nhận tập trung Văn thư để đăng ký, chuyển giao xử lý toàn văn đăng ký, phát hành văn thư quan - Phòng Văn thư Văn phòng UBND huyện phòng khép kín, trang bị đầy đủ thiết bị cần thiết để tiến hành chuyên môn như: Bàn ghế ngồi làm việc, điện thoại, quạt, máy tính, máy in, mày scan văn bản, giá tủ đựng tài liệu tạo không gian làm việc yên tĩnh, tập trung cho cán Văn thư, không gây ảnh hưởng đến người khác, đảm bảo tính kín đáo, bí mật công tác Văn thư * Công tác soạn thảo ban hành văn quan Xác định thẩm quyền ban hành hình thức văn quản lý HĐNDUBND huyện - Chủ tịch UBND ban hành Quyết định Chỉ thị -UBND huyện ban hành:báo cáo,tờ trình,công văn,giấy mời… - HĐND ban hành Nghị → Nhận xét thể thức kỹ thuật trình bày văn quan Thể thức văn yếu tố thông tin cần thiết để thể văn định theo quy định quan nhà nước có thẩm quyền Qua khảo sát thực tế UBND huyện Kim Bôi thấy thể thức kỹ thuật trình bày văn theo quy định nhà nước.Theo thông tư số 01/2011/TT/BNV Bộ nội vụ việc hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Bàn Thị Thanh Huyền 47 Lớp: Quản trị Văn phòng K12D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - UBND huyện quan tâm trọng đầu tư sở vật chất phục vụ cho công tác văn phòng như: - Trang thiết bị đầy đủ loại máy photocopy, máy tính, máy fax phục vụ cho công tác quản lý, tiếp nhận, xử lý, ban hành lập hồ sơ lưu trữ - Ngoài có tủ đựng hồ sơ văn phòng phẩm thiết yếu: cặp dây, sổ sách, kẹp giấy - UBND huyện quan tâm đến nguồn nhân lực quan, trọng nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cho cán quan nói chung cán làm văn thư nói riêng Thực chủ trương rà soát lại văn ban hành sai quy định, văn hết hiệu lực, văn cần sửa đổi bổ sung, văn hiệu lực thi hành - Công tác văn thư lãnh đạo quan tâm trọng trang bị trang thiết bị Nhờ quan tâm lãnh đạo UBND huyện nên công tác văn thư bước hoàn thiện công tác quản lý UBND huyện ngày nâng cao đạt nhiều thách tích Tuy nhiên bên cạnh ưu điểm quan UBND huyện văn thiếu thừa thể thức 2.6 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội * Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư - Ứng dụng công nghệ thông tin để soạn thảo, in ấn, nhân văn bản; - Ứng dụng công nghệ thông tin để xử lý, quản lý, tra tìm văn đi, đến, văn nội bộ; -Ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý, xử lý, tra tìm đơn thư khiếu tố; Ứng dụng công nghệ thông tin để chuyển giao văn * Các phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội Gửi nhận văn bản; Bàn Thị Thanh Huyền 48 Lớp: Quản trị Văn phòng K12D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thư tín điện tử; Quản lý văn đi; Quản lý văn đến; Quản lý đơn thư khiếu tố 2.7 Trách nhiệm thực công tác văn thư quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội Công tác văn thư bao gồm nhiều nội dung với mức độ phức tạp khác Tuỳ thuộc với cương vị công tác khả năng, người quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội tham gia vào nội dung định Để cho công việc thực thuận lợi, cần phải có phân công, phân nhiệm rõ ràng, cụ thể cho người, phận quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội 2.7.1 Trách nhiệm lãnh đạo quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội Lãnh đạo quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội có trách nhiệm quản lý công tác văn thư quan, tổ chức đạo nghiệp vụ công tác văn thư cho quan cấp đơn vị trực thuộc Công tác văn thư quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội làm tốt hay không tốt, trách nhiệm trước hết thuộc lãnh đạo quan, tổ chức Để thực nhiệm vụ này, lãnh đạo quan, tổ chức đảng, tổ chức trị- xã hội giao cho chánh văn phòng trưởng phòng hành (ở quan văn phòng) tổ chức quản lý công tác văn thư phạm vi trách nhiệm Lãnh đạo quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội có trách nhiệm giải kịp thời xác văn đến quan, tổ chức; giao cho cán cấp giải văn cần thiết, phải chịu trách nhiệm chung việc giải văn Lãnh đạo quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội phải ký văn quan trọng Bàn Thị Thanh Huyền 49 Lớp: Quản trị Văn phòng K12D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quan, tổ chức theo quy định Đảng, Nhà nước theo quy chế làm việc quan, tổ chức Ngoài ra, tuỳ theo điều kiện cụ thể quan, tổ chức mà lãnh đạo quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội làm số công việc cụ thể xem xét cho ý kiến việc phân phối, giải văn đến quan, tham gia vào việc soạn thảo văn bản, kiểm tra việc chấp hành chế độ quy định công tác văn thư quan, quan cấp đơn vị trực thuộc 2.7.2 Trách nhiệm chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) Chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) người trực tiếp giúp lãnh đạo quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội thực nhiệm vụ công tác văn thư quan, tổ chức trực tiếp đạo nghiệp vụ công tác văn thư quan, tổ chức cấp đơn vị trực thuộc Chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) phải trực tiếp làm công việc sau: - Xem xét toàn văn đến để phân phối cho đơn vị, cá nhân báo cáo với lãnh đạo quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội công việc quan trọng - Ký thừa lệnh lãnh đạo quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội số văn lãnh đạo giao ký văn văn phòng trực tiếp ban hành - Tham gia xây dựng văn theo yêu cầu lãnh đạo quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội - Xem xét thể thức văn trước trình lãnh đạo ký ban hành - Tổ chức đánh máy, nhân văn - Trong điều kiện cụ thể, lãnh đạo quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội giao trách nhiệm thực số việc thuộc nhiệm vụ văn thư chuyên trách Bàn Thị Thanh Huyền 50 Lớp: Quản trị Văn phòng K12D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) giao cho cấp phó cấp thực số nhiệm vụ cụ thể phạm vi quyền hạn Trách nhiệm cán bộ, công chức quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội Tất cán bộ, công chức quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội nói chung phải thực đầy đủ nội dung công tác văn thư có liên quan đến phần việc mình, cụ thể là: + Giải kịp thời văn đến theo yêu cầu lãnh đạo quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội + Soạn thảo văn thuộc phạm vi trách nhiệm + Lập hồ sơ công việc nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ theo quy định + Bảo đảm giữ gìn bí mật, an toàn văn + Thực nghiêm túc quy định cụ thể theo quy chế công tác văn thư quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội * Trách nhiệm cán văn thư chuyên trách quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội - Đối với việc quản lý giải văn đến + Nhận văn đến + Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến + Trình văn đến + Đăng ký văn đến + Chuyển giao văn đến + Giúp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) theo dõi thời hạn giải văn đến - Đối với việc quản lý văn + Xem lại thể thức văn bản, ghi số, ngày tháng, đóng dấu văn + Viết bì làm thủ tục phát hành văn Bàn Thị Thanh Huyền 51 Lớp: Quản trị Văn phòng K12D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Sắp xếp, bảo quản phục vụ khai thác, sử dụng văn lưu + Quản lý cấp giấy giới thiệu, giấy đường + Lập bảo quản sổ đăng ký văn đi, sổ đăng ký văn đến, sổ chuyển giao văn - Đối với việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hành + Giúp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) xây dựng danh mục hồ sơ hướng dẫn việc lập hồ sơ theo danh mục + Giúp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hành + Hoàn chỉnh nộp lưu hồ sơ văn vào lưu trữ hành - Đối với việc quản lý sử dụng dấu + Bảo đảm bảo quản an toàn dấu quan (bao gồm dấu quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội, dấu văn phòng, dấu chức danh) + Trực tiếp đóng dấu vào văn văn bản, giấy tờ khác quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội - Ngoài nhiệm vụ nói trên, tuỳ theo lực yêu cầu cụ thể quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội mà văn thư chuyên trách giao kiêm nhiệm thêm số công việc đánh máy văn bản, trực điện thoại, kiểm tra hướng dẫn nghiệp vụ văn thư quan, đơn vị trực thuộc Tóm lại: Công tác văn thư nhiệm vụ quan trọng thiếu quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội Vì vậy, quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội cần quan tâm làm tốt công tác văn thư để góp phần đẩy mạnh hoạt động quan, tổ chức mình, giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước Bàn Thị Thanh Huyền 52 Lớp: Quản trị Văn phòng K12D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 3.1 Đánh giá chung 3.3.1 Ưu điểm - UBND huyện quan tâm trọng đầu tư sở vật chất phục vụ cho công tác văn phòng như: - Trang thiết bị loại máy photocopy, máy tính, máy fax phục vụ cho công tác quản lý, tiếp nhận, xử lý, ban hành lập hồ sơ lưu trữ - Ngoài có tủ đựng hồ sơ văn phòng phẩm thiết yếu: cặp 3dây, sổ sách, kẹp giấy - UBND huyện quan tâm đến nguồn nhân lực quan, trọng nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cho cán quan nói chung cán làm văn thư nói riêng Thực chủ trương rà soát lại văn ban hành sai quy định, văn hết hiệu lực, văn cần sửa đổi bổ sung, văn hiệu lực thi hành - Công tác văn thư lãnh đạo quan tâm trọng trang bị trang thiết bị Nhờ quan tâm lãnh đạo UBND huyện nên công tác văn thư bước hoàn thiện công tác quản lý UBND huyện ngày nâng cao đạt nhiều thách tích 3.3.2 Hạn chế Bên cạnh ưu điểm đạt công tác văn thư gặp số hạn chế sau: - Hiện UBND huyện Kim Bôi chưa có phần mềm quản lý văn bản, việc quản lý văn thủ công dẫn đến tình trạng tìm kiếm văn - Các phương tiện để bảo quản tài liệu thiếu máy hút ẩm, bình chữa cháy… Bàn Thị Thanh Huyền 53 Lớp: Quản trị Văn phòng K12D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Việc quản lý giấy tờ, quy định thu nộp tài liệu vào lưu trữ cuối năm nhiều phòng ban thực chưa tốt Do văn nằm rải rá phòng ban nghiệp vụ cần tìm nhiều thời gian 3.3.3 Nguyên nhân * Nhân lực - Thiếu nhân lực cán làm công tác vưn thư kiêm nhiệm lưu trữ - Nhận thức công tác văn thư chưa với thực tế số cán quan * Cơ sở vật chất - Kinh phí chỉnh lí tài liệu, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ hạn hẹp - Thiết bị kỹ thuật phục vụ cho trình soạn thảo quản lý văn bản: phương tiện sử dụng vào trình giới hóa tự động hóa việc soạn thảo quản lý văn chưa đáp ứng yêu cầu giai đoạn Thiết bị phục vụ cho soạn thảo; thiết bị để nhân bản; thiết bị để truyền đạt thông tin văn bản; thiết bị phục vụ cho việc bảo quản, lưu trữ văn bản; thiết bị tìm kiếm văn thiếu mức lạc hậu 3.2 Đề xuất kiến nghị Để hướng tới xây dựng UBND đại, theo kịp chủ trương công nghiệp hóa, đại hóa đất nước,qua trình tìm hiểu công tác quản lý giải văn – đến phòng văn thư UBND huyện Kim Bôi, ý nghĩa quan trọng nhằm đảm bảo cung cấp thông tin phục vụ công tác hàng ngày cho lãnh đạo cán chuyên môn Để giải vấn đề tồn tại, sau số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quản lý giải văn – đến UBND huyện Kim Bôi Bàn Thị Thanh Huyền 54 Lớp: Quản trị Văn phòng K12D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Cần phải đại hóa công tác văn thư để xây dựng hệ thống quản lý văn đại, thống nâng cao hiệu thông tin Văn phòng; - UBND huyện nên trang bị phần mềm quản lý văn vào quan, giúp cho việc quản lý giải văn nhanh chóng, kịp thời; - UBND huyện thường tiếp nhận lượng văn lớn hệ thống phòng kho lưu trữ cần trang bị thêm phương tiện phòng cháy chữa cháy, máy hút ẩm, giá, kệ, bìa đựng hồ sơ tài liệu, để tài liệu bảo quản lâu dài Thường xuyên vệ sinh kho lưu trữ - Trang bị thêm máy móc trang thiết bị để phục vụ cho công tác văn thư - Các văn hành thông thường chủ yếu công cụ truyền đạt thông tin quản lý Văn phòng nói riêng UBND huyện nói chung nên đảm bảo tính chuẩn xác văn đảm bảo cho thông tin truyền đạt cách trọn vẹn, xác có hiệu - Cần phải xây dựng kế hoạch tập huấn, bồi dưỡng, cử cán đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn thư với hình thức phong phú, hiệu quả, tiết kiệm nhằm đáp ứng yêu cầu hoạt động soạn thảo quản lý văn quan Cần phải có chế độ khuyến khích, ưu đãi đội ngũ cán công chức này, có sách hỗ trợ kịp thời thỏa đáng kinh phí thiết bị kỹ thuật, sở vật chất phục vụ công tác quản lý văn cán công chức Bàn Thị Thanh Huyền 55 Lớp: Quản trị Văn phòng K12D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội phòng chống nạn quan liêu giấy tờ Trong hoạt động quan, tổ chức, từ việc đề chủ trương, sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với quan cấp trên, đạo quan cấp triển khai, giải công việc… phải dựa vào nguồn thông tin có liên quan Thông tin đầy đủ, xác kịp thời hoạt động quan đạt hiệu cao, lẽ thông tin phục vụ quản lý cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thông tin chủ yếu nhất, xác thông tin từ văn văn phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều phận Vì làm tốt công tác văn thư sẽ: – Giúp lãnh đạo quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội đạo công việc xác, hiệu quả, không để chậm trễ, sai sót, tránh nạn quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành - Góp phần giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước quan Mọi chủ trương, đường lối Đảng Nhà nước kể chủ trương tuyệt mật phản ánh văn Việc giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước quan quan trọng Tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn chặt chẽ, gửi văn đối tượng, không để mát, thất lạc góp phần giữ gìn tốt bí mật Đảng, Nhà nước quan – Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ hoạt động quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội đồng chí lãnh đạo Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn xác, phản ảnh trung thực Bàn Thị Thanh Huyền 56 Lớp: Quản trị Văn phòng K12D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hoạt động quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội cần thiết, tài liệu chứng pháp lý quan – Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hành lưu trữ cấp ủy, lưu trữ tổ chức trị-xã hội Vì vậy, làm tốt công tác văn thư, công việc quan, tổ chức văn hoá Giải xong công việc, tài liệu lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ quan quy định tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành khâu nghiệp vụ phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày lâu dài sau Bàn Thị Thanh Huyền 57 Lớp: Quản trị Văn phòng K12D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội B PHỤ LỤC - Cơ cấu tổ chức máy UBND huyện Kim Bôi thể sơ đồ ( Phụ lục ) CHỦ TỊCH Phó Chủ tịch UBND Phó Chủ tịch UBND Phó Chủ tịch UBND Văn phòng HĐND&UBND Phòng Tài nguyên & MT Phòng Nội vụ Phòng Y tế Phòng Tài & Kế hoạch Phòng LĐTB & Xã hội Phòng Kinh tế & Hạ tầng Phòng Văn hóa Thông tin Thông tin Phòng Tư pháp Thanh tra huyện Bàn Thị Thanh Huyền Phòng Giáo dục & Đào tạo Phòng Dân tộc Lớp: Quản trị Văn phòng K12D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội -Sơ đồ cấu tổ chức văn phòng ( phụ lục ) Chánh vp Phó chánh VP Phó chánh VP Phó chánh VP Kế toán Văn thư Tạp vụ Trực tiếp Công dân Nhân viên phòng máy Lái xe Điện nước Bàn Thị Thanh Huyền Lớp: Quản trị Văn phòng K12D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sơ đồ hóa quy trình quản lí giải văn đến ( Phụ lục ) QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN STT Trách nhiệm Tài liệu,biểu mẫu liên quan Lưu đồ Bộ phận văn thư CVP/PVP Tiếp nhận văn “đến” ‘ Xem xét,ghi ý kiến đạo,phân công xử lý Theo mục 5.1.2.1 Theo mục 5.1.2.2 CT/PCT UBND Cho ý kiến Theo mục 5.1.2.3 Bộ phận văn thư Vào sổ chuyển cho đơn vị thực Các phòng liên quan Giải văn Theo mục 5.1.2.4 - Bộ phận văn thư - Đơn vị,cá nhân có liên quan Bàn Thị Thanh Huyền Lưu hồ sơ Theo mục 5.1.2.5 Theo quy định mục quy trình Lớp: Quản trị Văn phòng K12D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI CBCCVCđược phân công Nghiên cưu,dự thảo văn Theo mục 5.2.2.1 - CVP/PVP - Thủ trưởng đơn vị chuyên môn Theo mục 5.2.2.2 Kiểm tra thể thức,nội dung ký tắt trình ký văn -CT/PCT UBND - Chánh văn phòng Duyệt, ký Theo mục 5.2.2.3 Bộ phân văn thư Làm thủ tục ban hành văn bản,gửi văn Sổ đăng ký văn - Bộ phân văn thư - Đơn vị chuyên môn Bàn Thị Thanh Huyền Lưu hồ sơ Theo mục quy trình Lớp: Quản trị Văn phòng K12D