Tổ chức công tác văn thư của công ty cổ phần lưu trữ việt nam

MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU 1 NỘI DUNG 3 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TYCỔ PHẦN LƯU TRỮ VIỆT NAM 3 1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần Lưu trữ Việt Nam 3 1.1.1.Chức năng 3 1.1.2.Nhiệm vụ và quyền hạn 4 1.1.3.Cơ cấu tổ chức 5 1.2.Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan 6 1.2.1.Tổ chức và hoạt động của văn phòng 6 1.2.2.Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 6 1.2.2.1. Chức năng: 6 1.2.2.2. Nhiệm vụ: 7 1.2.2.3. Quyền hạn của Văn phòng 10 1.2.2.4. Trách nhiệm của Văn phòng 10 1.2.2.5. Cơ cấu tổ chức 11 1.2.3. Xác định vị trí việc làm và bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng 11 1.2.3.1. Chánh Văn phòng 11 1.2.3.2. Phó Chánh Văn phòng 12 1.2.3.3. Chuyên viên, nhân viên 13 1.2.3.4. Bản mô tả việc của nhân viên hành chính trong Văn phòng Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam 14 1.2.4. Vẽ sơ đồ bố trí phòng làm việc của văn phòng, nhận xét những ưu khuyết điểm, đề xuất phương án tối ưu 16 1.2.4.1. Vẽ sơ đồ 16 1.2.4.2. Nhận xét : 16 1.2.5. Các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan 17 PHẦN II. TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN LƯU TRỮ VIỆT NAM 19 2.1. Soạn thảo và ban hành văn bản 19 2.1.1. Tìm hiểu các quy định của cơ quan về soạn thảo và ban hành văn bản, so sánh với các quy định hiện hành 19 2.1.2.Hình thức văn bản 20 2.1.3.Thể thức văn bản 20 2.1.4. Soạn thảo văn bản 22 2.1.5. Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt 23 2.1.6. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành 23 2.1.7. Ký văn bản 24 2.1.8. Bản sao văn bản 24 2.2.Quản lý văn bản 24 2.2.1.Công tác tổ chức quản lý và giải quyết lý văn bản đến 25 2.2.1.1.Khái niệm 25 2.2.1.2.Công tác quản lý và giả quyết văn bản đến 25 2.2.2.Công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi 27 2.2.2.1. Khái niệm 28 2.2.2.2. Công tác quản lý và giả quyết văn bản đi 28 2.3. Mô tả và sơ đồ hoá nội dung công tác tổ chức 01 cuộc họp của cơ quan 33 2.4. Sơ đồ hoá nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo của cơ quan. 34 2.5.Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, đơn vị 36 2.5.1.Khái niệm 36 2.5.2.Tầm quan trọng của việc lập hồ sơ 36 2.5.3.Nội dung việc lập hồ sơ công việc 36 2.5.4.Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, đơn vị 37 2.5.5. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, đơn vị 38 2.6.Quản lý con dấu 39 2.6.1. Công tác tổ chức quản lý con dấu 39 2.6.2. Sử dụng con dấu 40 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 41 3.1. Đánh giá chung 41 3.1.1. Ưu điểm 41 3.1.2. Hạn chế 42 3.2. Bài học kinh nghiệm sau quá trình thực tập tại cơ quan 43 3.2.1. Về nhận thức, thái độ 43 3.2.2. Về kĩ năng nghề nghiệp 44 3.3. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 44 KẾT LUẬN 48 PHẦN PHỤ LỤC 49

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

TT Từ, cụm từ viết tắt Từ, cụm từ viết đầy đủ

3 CBCNV - NLĐ Cán bộ công nhân viên – Người

lao động

LỜI NÓI ĐẦU

Trong công cuộc đổi mới của đất nước, các ngành, các lĩnh vực hoạt động đều có những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện Hòa vào xu thế đó các nghiệp vụ trong công tác văn phòng có những bước phát triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu của nền cải cách hành chính

Ngày nay, bộ máy văn phòng với đội ngũ nhân viên và người quản lý không thể thiếu ở bất cứ cơ quan, tổ chức nào Tuy nhiên, nguồn nhân lực vừa có chuyên môn để thực hiện tốt các nghiệp vụ văn phòng vừa có trình độ quản lý tại các cơ quan còn rất thiếu Xuất phát từ nhu cầu của xã hội và năng lực của Nhà trường Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã và đang đào tạo công tác hành chính trong đó đào tạo công tác trong hoạt động văn phòng Với phương châm gắn liền giữa lý luận và thực tiễn trong công tác đào tạo của Trường: Lấy lý luận làm điểm tựa, làm

cơ sở cho hoạt động thực tiễn và ngược lại từ thực tiễn bổ sung những kiến thức mới, cập nhật và làm phong phú thêm kho tàng lý luận

Vì vậy, Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã đề ra kế hoạch thực tập ngành Quản trị văn phòng cho sinh viên Chuyến đi thực tập này sẽ giúp cho mỗi sinh viên có cái nhìn toàn diện hơn về công việc của mình, làm quen

và vận dụng những kiến thức lý thuyết đã học vào thực tế công việc trong cơ quan,

tổ chức Đồng thời, đây cũng là dịp để sinh viên củng cố, tổng hợp kiến thức, rèn luyện phẩm chất đạo đức của một nhà quản trị, từ đó đúc rút kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công tác sau này

Là một sinh viên của khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sau khi được học tập, rèn luyện và được trang bị các kiến thức chuyên môn nghiệp vụ, sinh viên đã có những kĩ năng chuyên môn nhất định Nhưng “học đi đôi với hành” kiến thức lý thuyết được học trên lớp phải được áp dụng vào công việc cụ thể Được sự tiếp nhận và giúp đỡ của lãnh đạo Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam, tôi đã được cử đến thực tập tại văn phòng công ty từ ngày 04/01/2016 đến ngày 11/3/2016 Tại đây, tôi đã được khảo sát toàn bộ văn phòng của Công ty

và các công tác hành chính của văn phòng như: công tác về tổ chức và điều hành văn phòng, tổ chức công tác văn thư, tổ chức công tác lưu trữ, công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan và hoạt động của văn phòng Trong

đó, tôi đã tìm hiểu sâu hơn về công tác văn thư của cơ quan

Để hoàn thiện bài báo cáo tôi đã tham khảo các bài báo cáo của khóa trước, bài tiểu luận về quản trị văn phòng, các văn bản có liên quan đến quản trị văn phòng Công tác văn thư là một đề tài mà đã có nhiều nghiên cứu, được thể hiện qua các bài báo, trên tạp chí hay các tạp chí nghiệp vụ văn phòng Bài báo cáo sử dụng một số phương pháp nghiên cứu như: phương pháp quan sát, phương pháp khảo sát, thống kê và phương pháp so sánh,…

Và bài báo cáo này sẽ không được hoàn thành nếu không có sự giúp đỡ, hướng dẫn của cô Lâm Thu Hằng, cô đã tận tụy truyền dạy những kiến thức cho tôi trong thời gian thực tập để tôi có thể hoàn thành tốt chuyến thực tập này Thời gian thực tập tuy ngắn nhưng nhờ sự giúp đỡ của Lãnh đạo và các anh chị trong Công ty

đã tạo cơ hội và hướng dẫn tận tình cho tôi được áp dụng các kiến thức vào công việc thực tiễn

Thông qua nghiên cứu, khảo sát và trực tiếp thực hành qua các khâu nghiệp

vụ của công tác văn thư và quản trị văn phòng của Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam, tôi đã phần nào hiểu được lý thuyết cơ bản và thực hành tốt các khâu nghiệp

vụ Những thu hoạch trong thời gian thực tập được trình bày cụ thể trong bài báo cáo dưới đây

Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, nội dung bài báo cáo bao gồm ba phần:

Phần I: Khảo sát công tác văn phòng của Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam

Phần II: Tổ chức công tác văn thư của Công Ty Cổ phần Lưu Trữ Việt Nam Phần III: Kết luận và đề xuất kiến nghị

Mặc dù đã rất cố gắng nhưng do thực tế công việc phức tạp, cũng như khả năng còn hạn chế nên không thể tránh khỏi những thiếu xót Tôi rất mong được tiếp thu những ý kiến đóng góp, chỉ bảo của thầy, cô giáo để bài báo cáo của tôi hoàn chỉnh hơn

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 15 tháng 03 năm

2016

SINH VIÊN

Trần Thị Mai

NỘI DUNG PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY

CỔ PHẦN LƯU TRỮ VIỆT NAM 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần

Lưu trữ Việt Nam

1.1.1 Chức năng

Công ty cổ phần Lưu trữ Việt Nam có trụ sở đóng tại số 8/92, phố Thượng Thanh, Phường Thượng Thanh, Quận Long Biên, Thành phố Hà Nội Công ty hoạt động theo Luật Doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh chính là hoạt động Lưu trữ

và được quy định trong Điều khoản kinh doanh

Công ty là một doanh nghiệp tư nhân có tư cách pháp nhân, hoạt động theo nguyên tắc kinh tế độc lập Có con dấu riêng, được mở tài khoản tại ngân hàng theo quy định của pháp luật, được đăng kí kinh doanh theo luật định, được tổ chức

và hoạt động theo luật Doanh nghiệp và Điều lệ của công ty cổ phần đã được hội đồng quản trị thông qua

Vốn cổ phần:

Vốn điều lệ của công ty là: 25.000.000.000 đồng

Mệnh giá cổ phần: 10.000 đồng

Tổng số cổ phần: 2.500.000 đồng

Công ty có hai chi nhánh ở Đà nẵng và Bắc Ninh

Trong suốt quá trình hình thành và phát triển kể từ khi thành lập công ty đến nay, cán bộ công nhân viên công ty đã nỗ lực phấn đấu để công ty càng ngày càng phát triển, đủ khả năng cạnh tranh với các doanh nghiệp khác trong cùng lĩnh vực

kinh doanh

Các công nhân là những người trực tiếp lao động tại công ty và nhân viên văn phòng là những người làm việc cho Công ty, được gọi chung là người lao

động, do Công ty trả lương hoặc tiền công, gồm những đối tượng sau:

• Nhân viên học việc: Những công nhân mới được tuyển phải học nghề trong 3 tháng Sau 3 tháng nếu đạt yêu cầu Công ty mới ký hợp đồng tuyển dụng chính thức Nhân viên thử việc: Đối với những nhân viên lưu trữ đã có kinh nghiệm

trong lĩnh vực lưu trữ, những công việc cần trình độ trung cấp thì thời gian thử việc

là 30 ngày và không quá 60 ngày đối với công việc cần trình độ đại học trở lên;

• Công nhân, nhân viên được tuyển dụng chính thức:

- Nhân viên thời vụ: Là những người làm việc cho công ty theo tính chất tạm thời hoặc theo mùa vụ, thời gian làm việc không quá 90 ngày và được trả lương theo

hàng ngày hoặc hàng tháng;

- Nhân viên và cán bộ phụ trách quản lý: nhân viên văn phòng và cán bộ Dự án, chịu trách nhiệm các hoạt động quản lý đối với các cán bộ bộ phận chuyên môn – kế hoạch – lao động, đánh giá, kiểm tra, cải tiến các loại công việc và soạn thảo các

kế hoạch tăng năng suất lao động và khả năng làm việc;

• Công nhân, nhân viên hợp đồng: là những người làm việc cho công ty lĩnh vực

hoạt động chủ yếu của Công ty là:

- Hoạt động thư viện và lưu trữ;

- Giáo dục nghề nghiệp;

- Quảng cáo;

- Hoạt động bảo tồn, bảo tàng;

- Hoạt động tư vấn pháp lý (không bao gồm tư vấn pháp luật, tài chính, kế toán,

kiểm toán, thuế và chứng khoán);

- Hoạt động của trụ sở văn phòng;

- Xử lý dữ liệu, cho thuê và các hoạt động liên quan (không bao gồm thiết lập mạng

và kinh doanh hạ tầng bưu chính viễn thông);

- Dịch vụ hành chính văn phòng tổng hợp;

- Photo, chuẩn bị tài liệu và các hoạt động hỗ trợ văn phòng đặc biệt khác;

1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn

 Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam là công ty thuộc hình thức cổ phần do một vài

cá nhân góp vốn thành lập nên luôn phải đảm bảo lợi ích cho công ty và cán bộ nhân viên trong công ty và ý thức rõ nhiệm vụ của mình Công ty tự chịu trách nhiệm về kết quả phục vụ và kinh doanh bảo toàn và phát triển về vốn, giải quyết hài hòa lợi ích Nhà nước, công ty và người lao động theo kết quả kinh doanh đạt được theo khuôn khổ của Luật pháp quy định, thực hiện theo nguyên tắc tập trung dân chủ, chế độ trong quản lý điều hành mọi mặt hoạt động của công ty, mọi chủ trương chính sách đều phải được thông qua, công ty tạo điều kiện để người lao động thực hiện tốt quy chế dân chủ của người lao động trong khuân khổ Điều lệ

tính toán và đảm bảo, bảo tồn vốn được giao và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với

Nhà nước;

 Công ty có quyền tự chủ kinh doanh và tự chịu trách nhiệm về tài chính theo quy

định,tổ chức sản xuất kinh doanh phù hợp với mục tiêu, nhiệm vụ;

 Công ty có quyền tuyển chọn, bố trí, sử dụng và cho thôi việc đối với nhân viên trong cơ quan theo Luật lao động và các quy định khác của pháp luật

bãi, miễn nhiệm thành viên hội đồng quản trị, tổ chức lại,…

+ Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý của Công ty do Đại hội đồng cổ đông của Công ty bầu ra, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn

đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty, quyết định chiến lược của công

ty,…

+ Ban Giám đốc: Điều hành, quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh của công

ty bao gồm văn phòng chính ở Hà Nội và các chi nhánh ở Đà Nẵng và Bắc Ninh

+ Giám đốc công ty: Là người trực tiếp điều hành công ty, là đại diện pháp nhân của công ty trước pháp luật, chịu trách nhiệm trước công ty và Nhà nước về

mọi mặt hoạt động của công ty

+ Các Phó Giám đốc: Thay mặt Giám đốc điều hành sản xuất kinh doanh khi Giám đốc đi vắng, là người giúp việc cho Giám đốc, trực tiếp phụ trách từng mảng

công việc cụ thể;

+ Văn phòng Công ty: Quản lý con dấu, dụng cụ, thiết bị văn phòng, tiếp

khách, phục vụ đời sống cán bộ nhân viên, quản lý cống văn đi, công văn đến,…

+ Phòng Tài chính kế toán: Theo dõi các khoản thu, chi, xác định kết quả kinh doanh, các khoản nộp ngân sách Hạch toán và kiểm tra kế toán của các đơn

vị trực thuộc

+ Phòng Kinh doanh: Theo dõi tình hình hoạt động của công ty, trao đổi

thông tin với bên ngoài và đề ra kế hoạch hoạt động cho công ty

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty:

(Xem Phụ lục số I)

1.2 Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng

của cơ quan

1.2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng

 Văn phòng Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam là phòng chuyên môn, nghiệp vụ thực hiện chức năng tham mưu, kiểm soát, giúp việc cho Chủ tịch, Tổng Giám đốc Công ty trong công tác tổ chức, quản lý nhân sự, quản trị hành chính trong toàn Công ty

Văn phòng có:

Tên giao dịch bằng tiếng Việt: Văn phòng Viết tắt là: VP

 Trong hoạt động của mình, Văn phòng tuân thủ Điều lệ của Công ty, Quy chế tổ chức và hoạt động của Văn phòng, các văn bản quản lý của Công ty, các quyết định của Chủ tịch, Tổng Giám đốc Công ty và các văn bản pháp luật hiện hành

 Văn phòng được Công ty giao nguồn lực để thực hiện nhiệm vụ của mình Văn phòng có trách nhiệm quản lý, sử dụng nguồn lực được giao theo quy định của Công ty và pháp luật hiện hành

1.2.2 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng

1.2.2.1 Chức năng:

Văn phòng Công ty là đơn vị chức năng giúp việc Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc Công ty về các lĩnh vực:

- Quản lý công tác đối nội, đối ngoại của Công ty;

- Quản lý công tác văn thư, lưu trữ;

- Quản lý công tác hành chính, quản trị, lễ tân và bảo vệ cơ sở vật chất, đảm bảo phương tiện làm việc, đi lại, phục vụ cung cấp những vật dụng cần thiết cho hoạt động quản lý của các phòng, ban và lãnh đạo;

1.2.2.2 Nhiệm vụ:

 Công tác tổ chức nhân sự:

- Đề xuất các phương án xây dựng, củng cố và kiện toàn bộ máy của Công ty: Cơ cấu tổ chức, biên chế nhân sự; việc thành lập, giải thể, sáp nhập, chức năng, nhiệm

vụ của các đơn vị trực thuộc;

- Xây dựng và trình Chủ tịch, Tổng Giám đốc Công ty phê duyệt hệ thống các chức

- Hướng dẫn, tổ chức thực hiện, thống kê, kiểm soát và đánh giá các quá trình tuyển dụng; đào tạo, bồi dưỡng, quy hoạch, bố trí, đánh giá, phân loại, khen thưởng, kỷ luật lao động trong toàn Công ty;

- Xây dựng, tổ chức thực hiện và kiểm soát việc thực hiện các chế độ, chính sách (tiền lương; BHXH; BHYT; chấm dứt, thuyên chuyển công tác, phép năm….) đối với người lao động theo quy định của pháp luật và của Công ty;

- Tổ chức thực hiện và kiểm soát hoạt động mua sắm, kiểm kê, thanh lý tài sản cố định và công cụ dụng cụ sản xuất trong toàn Công ty;

- Quản lý y tế phục vụ nhu cầu sơ cấp cứu, điều trị thông thường tại cơ sở; vệ sinh môi trường, phòng dịch; bảo hiểm y tế, bảo hiểm tai nạn cho cán bộ, công nhân viên, người lao động (CBCNV-NLĐ);

- Phối hợp với các đơn vị tổ chức và kiểm soát hoạt động lao động, vệ sinh lao động đối với người lao động đang làm việc tại Công ty và đang thực hiện dự án;

- Phối hợp với các đơn vị thẩm tra, xem xét, đề xuất biện pháp giải quyết đơn thư

khiếu nại, tố cáo có liên quan đến người lao động của Công ty

 Công tác hành chính quản trị:

- Xây dựng các loại văn bản về quản lý hành chính, quản trị, văn phòng để ban hành

thực hiện trong toàn Công ty;

- Tổng hợp tình hình quản lý hành chính toàn Công ty;

- Tổ chức công tác văn thư lưu trữ, hành chính tổng hợp, quản lý con dấu, công tác văn thư, công văn đi, công văn đến và công tác bảo mật theo quy định của pháp

luật hiện hành;

- Tham mưu, đề xuất ý kiến với lãnh đạo Công ty trong việc xử lý các thông tin; theo dõi, đôn đốc các phòng ban, đơn vị có liên quan thực hiện các ý kiến của lãnh

đạo Công ty;

- Tổ chức công tác lễ tân, khánh tiết, hội họp, hội nghị, phục vụ khách đến làm việc tại Cơ quan Công ty; Thực hiện đặt vé máy bay, tàu hỏa, bố trí ăn ở cho cán bộ đi

công tác theo quy định của Công ty;

- Đảm bảo tốt và đầy đủ cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện làm việc cho cán bộ; Bảo trì, bảo dưỡng các trang thiết bị của Công ty, đảm bảo Văn phòng Công ty

luôn hoạt động tốt, khoa học, hiệu quả

- Sắp xếp, bố trí địa điểm làm việc cho CBCNV các phòng ban Công ty

Đảm bảo thông tin thông suốt, điện nước sinh hoạt trong cơ quan Công ty;

- Theo dõi, quản lý tài sản cố định bao gồm: đất đai, nhà cửa, vật kiến trúc của Công

sơ kết, tổng kết của Công ty;

- Quản trị hệ thống trao đổi thông tin nội bộ;

- Tổ chức và thực hiện công tác Hành chính - Văn thư của Công ty Quản lý và sử dụng con dấu theo đúng quy định của pháp luật; thu phát công văn, cấp các loại giấy giới thiệu, giấy đi đường, sao y công văn, lưu trữ tài liệu, hồ sơ, hướng dẫn và giúp đỡ các đơn vị thực hiện đúng và đầy đủ về công tác văn thư, lưu trữ; Tổ chức thực hiện và kiểm soát hoạt động kiểm soát tài liệu, hồ sơ;

- Duy trì chế độ làm việc trong khu vực cơ quan Công ty Phối hợp với các tổ chức trong Công ty tham gia công tác xã hội tại địa phương;

- Tham mưu đề xuất và tổ chức thực hiện quản lý nhà đất của Công ty; quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện đi lại, thông tin liên lạc và các tài sản khác theo đúng chế độ, chính sách của nhà nước và của Công ty;

- Thực hiện công tác an ninh, bảo vệ, giữ gìn kỷ luật, kỷ cương theo nội quy lao động; quản lý công tác phòng cháy, chữa cháy và phòng chống bão lụt; thực hiện quy chế về giữ gìn trật tự trị an, giữ gìn bí mật nhà nước, xây dựng đơn vị an toàn;

- Bảo đảm các điều kiện làm việc của Lãnh đạo Công ty tại trụ sở; tổ chức, thực hiện công tác lễ tân, hội nghị, đối nội, đối ngoại; sắp xếp chỗ ở và chương trình làm việc của khách Thực hiện các công tác cụ thể trong lĩnh vực hợp tác quốc tế theo

kế hoạch đã duyệt;

- Căn cứ đề nghị của các phòng, ban, tập hợp, báo cáo đề xuất trình Tổng giám đốc phê duyệt và tổ chức mua sắm trang thiết bị, công cụ dụng cụ và văn phòng phẩm theo quy định của Công ty và theo kế hoạch đã được duyệt;

- Quản lý, sử dụng, sửa chữa điện, nước, vệ sinh công sở phục vụ cho hoạt động của Công ty.

 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Tổng Giám đốc Công ty giao:

- Hàng năm tham gia xây dựng mục tiêu chất lượng của Công ty và tổ chức thực hiện, kiểm soát, đánh giá kết quả thực hiện mục tiêu chất lượng trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của Văn phòng theo sự phân công của Tổng Giám đốc Công ty;

- Chủ trì soạn thảo và trình Chủ tịch, Tổng Giám đốc Công ty phê duyệt các văn bản

và tài liệu quản lý nội bộ trong phạm vị chức năng, nhiệm vụ được giao Thực hiện việc kiểm soát tài liệu, hồ sơ; các chế độ thông tin, báo cáo, thống kê, hội nghị, hội thảo liên quan đến nghiệp vụ quản lý của Văn phòng và các hoạt động khác theo quy định của Công ty; Giám sát việc cung cấp thông tin ra bên ngoài Công ty; đảm bảo nguyên tắc bảo mật theo quy định của Công ty

-1.2.2.3 Quyền hạn của Văn phòng

- Quản lý, sử dụng tài sản, nhân sự và các nguồn lực khác do Công ty giao

để thực hiện nhiệm vụ;

- Kiến nghị với Tổng Giám đốc Công ty các biện pháp xử lý đối với các đơn vị vi phạm các quy định của Công ty về các lĩnh vực thuộc phạm vi chức năng quản lý của Văn phòng;

- Tham dự hội họp, tham gia đóng góp ý kiến xây dựng các quy chế, quy định của Công ty có liên quan đến lĩnh vực quản lý của Văn phòng;

- Đề xuất việc đào tạo và tham gia vào quá trình đào tạo đội ngũ nhân sự theo hoạt động quản lý chuyên môn của Văn phòng;

- Tham gia vào quá trình đánh giá chất lượng nội bộ và quá trình xem xét của Lãnh đạo về hệ thống quản lý chất lượng của Công ty

1.2.2.4 Trách nhiệm của Văn phòng

- Hoạch định, tổ chức thực hiện, kiểm soát và báo cáo các công việc theo chức năng, nhiệm vụ được phân công;

- Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan cập nhật, kiểm soát hệ thống tài liệu bên ngoài trên cơ sở Danh mục tài liệu tổng Xây dựng, kiểm soát và cải tiến

hệ thống tài liệu nội bộ liên quan đến hoạt động thuộc phạm vi kiểm soát của Văn phòng;

- Chủ trì và phối hợp với các đơn vị có liên quan thực hiện các hành động khắc phục, phòng ngừa, cải tiến trong hoạt động thuộc phạm vi kiểm soát của Văn phòng;

- Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan xây dựng năng lực quản lý nhân

sự, thông tin và công tác quản trị hành chính tại các đơn vị trực thuộc Hàng năm

tổ chức các buổi hội nghị, hội thảo liên quan đến hoạt động chuyên môn thuộc phạm vi kiểm soát của Văn phòng;

- Đảm bảo công tác lưu trữ, bảo quản con dấu, hệ thống tài liệu, hồ sơ pháp

lý, hồ sơ nhân sự của Công ty và các hồ sơ phát sinh trong hoạt động quản lý chuyên môn, nghiệp vụ tại Công ty và các đơn vị trực thuộc

1.2.2.5 Cơ cấu tổ chức

Gồm có:

Chánh văn phòng là người lãnh đạo văn phòng tham mưu về tuyển dụng đào tạo nhân lực;

01 Phó văn phòng phụ trách theo dõi công tác về bảo hiểm lao động;

01 Cử nhân luật chuyên về công tác bảo hiểm lao động, chuyên viên pháp luật;

01 Nhân viên thống kê chế độ chính sách kiêm văn thư lưu trữ

01 Nhân viên thống kê lao động tiền lương;

01 Quản trị hành chính đời sống;

01 Nhân viên nấu kiêm tạp vụ;

01 Nhân viên bảo vệ trong giờ hành chính, trực tổng đài, sao chép tài liệu;

01 Nhân viên bảo vệ trực điện nước

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam:

1.2.3 Xác định vị trí việc làm và bản mô tả việc các vị trí trong văn

Tổng Giám đốc Công ty

• Chánh Văn phòng phải đáp ứng các tiêu chuẩn và điều kiện theo quy định Tiêu

chuẩn chuyên môn nghiệp vụ do Công ty ban hành

• Chánh Văn phòng có trách nhiệm và quyền hạn sau:

- Hoạch định, quản lý, điều hành mọi hoạt động của Văn phòng, đảm bảo thực hiện hoàn thành có hiệu quả mục tiêu, nhiệm vụ được phân công;

- Quản lý nguồn lực được Công ty giao để thực hiện chức năng, nhiệm vụ Xây dựng

hệ thống bản mô tả công việc của Văn phòng, bố trí, sắp xếp người lao động vào các vị trí công việc phù hợp với tiêu chuẩn, năng lực chuyên môn của từng người

và phù hợp với đặc điểm, tình hình của đơn vị;

- Tham mưu với Tổng Giám đốc Công ty trong việc quy hoạch cán bộ của Văn phòng Đề nghị Tổng Giám đốc Công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm Phó Chánh Văn phòng;

- Ký các văn bản, tài liệu thuộc thẩm quyền chuyên môn của Văn phòng theo quy định của Công ty;

- Thực hiện đầy đủ chế độ hội nghị, thông tin, báo cáo theo quy định của Công ty Thực hiện đúng chế độ làm việc, các quy chế, quy định của Công ty và các văn bản pháp luật của Nhà nước;

- Khi Chánh Văn phòng đi vắng, phải ủy quyền bằng văn bản cho 01 Phó Chánh Văn phòng thay mặt Chánh Văn phòng điều hành chung mọi hoạt động của Văn phòng, nhưng Chánh Văn phòng phải chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc Công

ty về sự uỷ quyền đó

1.2.3.2 Phó Chánh Văn phòng

 Phó Chánh Văn phòng giúp việc Chánh Văn phòng, được Chánh Văn phòng phân công phụ trách một hoặc một số lĩnh vực công tác cụ thể và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về việc thực hiện nhiệm vụ được phân công và ủy quyền.

 Phó Chánh Văn phòng phải đáp ứng các tiêu chuẩn và điều kiện theo quy định Tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ do Công ty ban hành

 Phó Chánh Văn phòng do Tổng Giám đốc Công ty bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng, khen thưởng, kỷ luật

 Phó Chánh Văn phòng có trách nhiệm và quyền hạn sau:

- Thay mặt Chánh Văn phòng tổ chức thực hiện, kiểm soát các công việc được phân công; giải quyết các công việc hàng ngày trong phạm vi công việc được phân công bảo đảm đạt mục tiêu, kế hoạch và các yêu cầu về chất lượng, khối lượng, tiến độ công việc đã được phê duyệt;

- Chủ trì soạn thảo tài liệu, văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra và xử lý các vấn đề phát sinh trong hoạt động quản lý trong phạm vi nhiệm vụ được phân công;

- Được ký thay Chánh Văn phòng một số văn bản giải quyết, xử lý công việc thuộc lĩnh vực được phân công, thuộc thẩm quyền của Văn phòng ban hành trong nội bộ Công ty;

- Được tham dự hội nghị chuyên đề của Công ty có liên quan đến chuyên môn, nghiệp vụ; được uỷ quyền làm việc với Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc để hướng dẫn, đôn đốc và nắm bắt tình hình thực hiện nhiệm vụ của các đơn vị trong phạm

vi nghiệp vụ công tác được phân công;

- Thực hiện đúng chế độ làm việc, các quy chế, quy định của Công ty và các văn bản pháp luật của Nhà nước

1.2.3.3 Chuyên viên, nhân viên

Chuyên viên, nhân viên do Chánh Văn phòng bố trí công việc trên cơ sở quy định về Tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ của từng vị trí công việc; chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về việc thực hiện nhiệm vụ được giao

Chuyên viên, nhân viên có trách nhiệm và quyền hạn sau:

• Thực hiện hoàn thành nhiệm vụ được phân công, bảo đảm đạt mục tiêu, kế hoạch

và các yêu cầu về chất lượng, khối lượng, tiến độ công việc đã được phê duyệt;

• Soạn thảo các văn bản liên quan đến hoạt động tác nghiệp, quản lý hàng ngày và các văn bản theo sự chỉ đạo của Chánh Văn phòng;

• Được tham dự hội nghị chuyên đề của Công ty có liên quan đến chuyên môn, nghiệp vụ; được uỷ quyền làm việc với Lãnh đạo các Chi nhánh để hướng dẫn, đôn đốc và nắm bắt tình hình thực hiện nhiệm vụ của các đơn vị trong phạm vi nghiệp

vụ công tác được phân công;

• Thực hiện đúng chế độ làm việc, các quy chế, quy định của Công ty và các văn bản pháp luật của Nhà nước

1.2.3.4 Bản mô tả việc của nhân viên hành chính trong Văn phòng Công

ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam

Vị trí công việc

1 Nhân viên hành chính là vị trí có vai trò quan trọng trong các hoạt động của Công ty, đảm bảo cho các hoạt động chung của Công ty và của các dự án được thực hiện hiệu quả;

• Báo cáo trực tiếp lên lãnh đạo công ty về kết quả công việc;

2 Nhân viên hành chính có các nhiệm vụ chính gồm: công tác văn thư; công tác lễ tân; công tác hỗ trợ dự án; công tác quản trị tài sản; các công việc hành chính khác

Trách nhiệm công việc

Công tác văn thư

3 Tiếp nhận công văn, giấy tờ gửi đến công ty, và chuyển cấp có thẩm quyền giải quyết;

4 Đầu mối gửi các công văn, giấy tờ, văn bản ra ngoài Công ty;

5 Tổ chức lữu trữ toàn bộ các hệ thống công văn, giấy tờ, hợp đồng, tài liệu liên quan;

6 Tiếp nhận các báo cáo lao động của cán bộ Công ty (xin đến muộn, về sớm, nghỉ ốm, nghỉ phép…);

7 Theo dõi và chịu trách nhiệm quản lý lịch làm việc của Công ty;

8 Theo dõi chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội cho nhân viên công ty;

9 Thu xếp in ấn, photocopy tài liệu khi cần thiết;

Công tác lễ tân

10 Nghe và nhận cuộc gọi khách hàng liên hệ với Công ty;

11 Hỗ trợ cho Ban Lãnh đạo tiếp khách tại Công ty;

12 Hỗ trợ cho các cuộc họp nội bộ của Công ty;

13 Tổ chức thực hiện các hội thảo, hội nghị, lớp học của Công ty;

Công tác hỗ trợ dự án

14 Hỗ trợ nhóm in và đóng gói thầu dự án, xin chữ ký của các thành viên trong

và ngoài công ty tham gia thầu dự án;

15 Hỗ trợ cho các triển khai công tác thực địa tại các tỉnh (đặt phương tiện đi lại, khách sạn, vé máy bay, thủ tục visa khi cần thiết…)

• Chuẩn bị các giấy tờ cần thiết cho công tác tại địa phương (giấy đi đường, các mẫu chứng từ…)

16 Thu xếp công tác in ấn, copy tài liệu khi cần thiết

Công tác quản lý tài sản, thiết bị

17 Lên kế hoạch mua sắm, chịu trách nhiệm theo dõi và quản lý các tài sản, thiết bị tại văn phòng;

18 Mua sắm văn phòng phẩm và các đồ dùng thông thường tại Công ty;

19 Quản lý và vận hành hệ thống thư viện, sách báo của Công ty

Các công việc hành chính khác

20 Hỗ trợ đặt lịch công tác cho lãnh đạo (taxi, nhà hàng, khách sạn, vé máy bay…);

21 Mua sắm các nhu yếu phẩm (trà, café…) cho văn phòng Công ty;

22 Tổ chức sinh nhật cho các thành viên công ty trong tháng;

23 Hậu cần cho các sự kiện của Công ty;

Điều kiện làm việc

Tiền lương, tiền thưởng

24 Tiền lương: theo bậc lương của công ty, trên cơ sở căn cứ vào năng lực và kết quả công việc;

25 Tiền thưởng: thưởng theo chế độ chung của Công ty; thưởng theo từng dự án cho đóng góp tích cực vào kết quả thực hiện dự án;

26 Trợ cấp khác: được hưởng trợ cấp ăn trưa, trợ cấp điện thoai đi động, gửi xe… theo quy định tài chính của Công ty

Điều kiện làm việc

27 Được bố trí bàn làm việc, các công cụ, dụng cụ hỗ trợ cho cần thiết cho thực hiện tốt công việc

30 Tính cách cởi mở, chu đáo, chan hòa, quan tâm với mọi người;

31 Phong cách làm việc trung thưc, tận tâm, quan tâm đến chi tiết của từng công việc;

32 Có kỹ năng giao tiếp tốt trong môi trường làm việc chuyên nghiệp, sức ép cao;

33 Có khả năng tối thiểu trong giao tiếp tiếng Anh (trình độ B);

1.2.4 Vẽ sơ đồ bố trí phòng làm việc của văn phòng, nhận xét những ưu

khuyết điểm, đề xuất phương án tối ưu

- Phòng làm việc luôn gọn gàng sạch sẽ sắp xếp khoa học nhằm giảm tối thiểu thời

gian và công sức cho việc tra tìm văn bản

- Nhờ có cách bố trí phòng làm việc và các trang thiết bị trong phòng hợp lý thể hiện được bộ mặt của cơ quan tạo ấn tượng tốt đối với khách đến trao đổi công việc, kí

kết hợp đồng công việc

 Nhược điểm:

Do cách bố trí khoa học nên không có khuyết điểm nào đáng kể

Tuy nhiên, do chưa có kho lưu trữ nên việc lưu trữ còn khó khăn

 Đề xuất:

- Văn phòng là nơi mà nhân viên gắn bó với 8h/ 1 ngày nên có thể coi nơi làm việc

là căn nhà thứ hai của mỗi cá nhân cán bộ công nhân viên vì thế phải bố trí làm sao cho Văn phòng phát huy hiệu quả tối ưu nhất, nó góp phần nâng hiệu quả lao động của con người Một căn phòng làm việc được coi là lí tưởng phaỉ đảm bảo đủ ánh

sáng, nhiệt độ dễ chịu, màu sắc hài hòa…

- Hiện nay có các mô hình văn phòng: Văn phòng hiện đại, Văn phòng kiểu cũ, Văn phòng kết hợp cổ điển và hiện đại Vì thế theo tôi nghĩ nên bố trí văn phòng kết hợp giữa cổ điển và hiện đại để phát huy tối đa chất lượng và hiệu quả công việc Loại hình Văn phòng này là loại mô hình hiện đại vừa giúp các cá nhân trao đổi

nghiệp vụ dễ dàng thuận tiện vừa giúp thủ trưởng quản lý nhân viên;

- Phòng làm việc của văn phòng phải được trang bị thêm máy móc hiện đại như máy fax, máy scan…để đạt kết quả làm việc cao nhất

1.2.5 Các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của

cơ quan

 Phần mềm MISA( Kế toán)

Là phần mềm kế toán giúp đơn vị hành chính sự nghiệp thực hiện các nghiệp vụ: Kho bạc, Tiền mặt, Tiền gửi, Vật tư hàng hóa, Tài sản cố định, Công cụ dụng

cụ, Tiền lương, Mua hàng, Bán hàng, Thuế, Tổng hợp

 Phần mềm quản lý văn thư CloudOffice: Các lợi ích đem lại

Đối với cấp lãnh đạo

• Hỗ trợ việc chỉ đạo điều hành công tác văn thư của lãnh đạo;

• Cho phép lãnh đạo cơ quan, đơn vị thực hiện phê duyệt xử lý văn bản đến ngay trên phần mềm được cài đặt trên máy tính hoặc thiết bị di động thông minh

với khả năng chỉ đạo đối với từng đơn vị cụ thể và có thể chỉ đạo từ xa khi họp ở ngoài hoặc đi công tác;

• Cho phép lãnh đạo các đơn vị từ văn bản nhận được có thể khởi tạo công việc liên quan giao cho công chức trong đơn vị xử lý và theo dõi thông qua đầu công việc đó;

• Cho phép lãnh đạo cơ quan thực hiện xem và phê duyệt các văn bản do các đơn vị trình ban hành;

• Theo dõi đánh giá đình hình xử lý văn bản của các đơn vị chức năng cấp dưới;

Đối với cấp nhân viên:

• Giúp bộ phận văn thư hiện đại hóa quy trình tiếp nhận, xử lý văn bản, sắp xếp hồ sơ tài liệu một cách khoa học, dễ dàng tìm kiếm, tra cứu văn bản khi có yêu cầu;

• Xử lý văn bản đi văn bản đến hiệu quả, giảm thiểu sai sót, thất lạc;

• Hỗ trợ công tác thống kê báo cáo, in sổ công văn;

• Tạo ra không gian làm việc chuyên nghiệp, tiết kiệm thời gian đi lại và chi phí hành chính;

tờ Công tác Văn thư là một khâu quan trọng trong bộ máy hành chính nhà nước nói chung và quản lý cơ quan đơn vị nói riêng.

Công tác văn thư luôn giữ một vai trò quan trọng, là một trong những phương tiện cần thiết trong hoạt động của bộ máy nhà nước nói chung Đối với Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam, công tác văn thư là một nội dung chủ yếu, chiếm một phần hoạt động của công ty và được xem như một bộ phận có ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng quản lý của công ty Vì vậy, công ty đã và đang rất quan tâm, chú trọng tới công tác văn thư và tạo ra được một mô hình tổ chức văn thư hợp lý

Đây là bộ phận quan trọng không thể thiếu trong công tác văn phòng để đảm bảo cho cơ quan hoạt động nhịp nhàng

2.1 Soạn thảo và ban hành văn bản

Với chức năng, nhiệm vụ của mình, để đảm bảo quy trình hoạt động của cơ quan được thông suốt, ban lãnh đạo Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam luôn chú ý theo dõi quá trình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản Cụ thể Chánh văn phòng là người trực tiếp chỉ đạo đôn đốc kiểm tra quá trình soạn thảo và ban hành văn bản Cán bộ văn thư của công ty là người soạn thảo văn bản, đánh máy, in, sao, nhận, gửi, đóng dấu văn bản đi, văn bản đến

2.1.1 Tìm hiểu các quy định của cơ quan về soạn thảo và ban hành văn bản, so sánh với các quy định hiện hành

Công ty đã ban hành Quy định về Công tác Văn thư và Công tác Lưu trữ ( Kèm theo Quyết định số 16/2014/QĐ-HĐQT ngày 16 tháng 8 năm 2014 của Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam Ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ)

Bên cạnh đó, Ngày 08 tháng 4 năm 2004 Chính phủ đã ra Nghị định số 110/2004/NĐ-CP về Công tác Văn thư Trong đó quy định về soạn thảo, ban hành văn bản; Quản lý văn bản – Quản lý và sử dụng con dấu; Lập Hồ sơ hiện hành và giao nộp Tài liệu Lưu trữ vào Lưu trữ hiện hành của cơ quan; Quản lý nhà nước

về công tác Văn thư

Thực hiện những quy định của Chính phủ về công tác Văn thư, Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam đã có những kết quả tốt đẹp trong việc ban hành, quản lý văn bản, sử dụng con dấu…

Hình thức tổ chức Công tác Văn thư tập trung, dưới sự chỉ đạo của Chánh văn phòng Công tác Văn thư của Công ty luôn được tạo mọi điều kiện để thực hiện tốt công việc Nghiệp vụ Văn thư của Công ty được kiểm tra, giám sát, đôn đốc Việc chỉ đạo, kiểm tra diễn ra thường xuyên, nghiêm túc nhằm duy trì ổn định

lề lối làm việc và nâng cao chất lượng công việc Nhờ có sự quan tâm, chỉ đạo, kiểm tra liên tục cùng với việc thực hiện nghiệp vụ nghiêm túc mà Công tác Văn thư của Công ty luôn được hoàn thiện đầy đủ, chính xác và kịp thời

- Văn bản trao đổi với các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài

2.1.3 Thể thức văn bản

Bất kì cơ quan nào khi ban hành Văn bản đều phải theo đúng thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ của Cơ quan mình Mục đích của việc ban hành Văn bản chính là việc trao đổi thông tin, kinh nghiệm… giữa các cơ quan nhằm thúc đẩy quá trình phát triển, liên kết chặt chẽ giữa các cơ quan với nhau Trong hoạt động quản lý của mỗi đơn vị thì Văn bản vừa là phương tiện đảm bảo thông tin hai chiều, vừa là sản phẩm của quá trình trao đổi đó Nếu việc soạn thảo Văn bản được

thực hiện tốt thì sẽ nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan, và ngược lại đó sẽ là

rào cản làm chậm đi sự phát triển của quá trình đi lên

Thể thức của Văn bản: Là hình thức bắt buộc của các loại Văn bản để đảm

bảo giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành của Văn bản

 Văn bản hành chính

Thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính (sau đây gọi tắt là Thông tư 01 của Bộ Nội vụ)

Trình tự, thủ tục ban hành:

+ Thủ tục ban hành văn bản: bao gồm 09 thành phần thể thức mà Nhà nước quy định cho mỗi văn bản phải có để đảm bảo tính chân thực, giá trị pháp lý, giá trị thực tiễn và hiệu lực thi hành văn bản Nếu một văn bản không đảm bảo về thể thức sẽ làm giảm hoặc làm mất đi giá trị của văn bản, đồng thời sai với quy định

4 Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản

5 Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

6 Nội dụng văn bản

7 Chữ kí của người có thẩm quyền

8 Dấu cơ quan

9 Nơi nhận

Trong suốt quá trình thực tập tại công ty và tìm hiểu về công tác văn thư của công ty, nhìn chung văn bản ban hành có nội dung phù hợp, ngôn ngữ sử dụng

đúng phong cách, thông tin chính xác Tuy nhiên còn một số văn bản sai thể thức

 Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức nước ngoài

Thực hiện theo các quy định của pháp luật và theo thông lệ quốc tế

2.1.4 Soạn thảo văn bản

 Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, lãnh đạo cơ quan, đơn vị giao cho một phòng ban hoặc một nhân viên soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản

 Phòng ban hoặc nhân viên được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện

các công việc sau:

• Xác định hình thức, nội dung và độ khẩn, mật, nơi nhận văn bản

- Xác định mục đích, nội dung, xác định tên loại văn bản, giới hạn, đối

tượng giải quyết và thực hiện văn bản;

- Xác định yêu cầu, phạm vi, đối tượng điều chỉnh và các nội dung cần được quy

định trong dự thảo văn bản

• Thu thập, xử lý các thông tin có liên quan

Việc thu thập và xử lý thông tin ảnh hưởng đến nội dung yêu cầu của văn bản bao gồm về độ chính xác, tính pháp lý của thông tin:

- Nghiên cứu chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà

nước về những vấn đề nội dung văn bản soạn thảo đề cập;

- Tập hợp, rà soát các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành liên quan đến dự thảo văn bản; đánh giá thực trạng quan hệ xã hội liên quan đến nội dung chính của văn bản soạn thảo; tổ chức nghiên cứu thông tin, tư liệu có liên quan đến văn bản soạn

thảo

• Soạn thảo dự thảo văn bản

Cán bộ văn thư được giao soạn thảo trên cơ sở đã xác định được mục đích, yêu cầu, phạm vi, đối tượng điều chỉnh và các nội dung cần được quy định trong

dự thảo văn bản tiến hành soạn thảo dự thảo văn bản theo yêu cầu

• Trường hợp cần thiết, đề xuất với lãnh đạo cơ quan, đơn vị tham khảo ý kiến của các tổ chức, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản

thảo

• Trình duyệt dự thảo văn bản

Gửi dự thảo văn bản đến các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan hoặc tổ chức hội nghị, hội thảo hoặc bằng các hình thức thích hợp khác để lấy ý kiến đóng góp

• Nhân số lượng văn bản

Văn bản dự thảo sau khi đã được lãnh đạo cơ quan duyệt thì đem nhân bản

để chuẩn bị ban hành, có thể nhân bản bằng các hình thức photo

• Hoàn thiện văn bản để ban hành

• Ký, phát hành văn bản

2.1.5 Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt

• Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký duyệt văn bản

• Trong trường hợp dự thảo đã được lãnh đạo cơ quan, đơn vị phê duyệt, nhưng thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo thì phòng ban hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình người đã duyệt dự thảo xem xét, quyết định việc sửa chữa, bổ sung

2.1.6 Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

 Trưởng phòng ban chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký nháy/tắt/ký bảo đảm vào cuối nội dung văn bản (sau dấu /.) trước khi trình lãnh đạo cơ quan, đơn vị ký ban hành; đề xuất mức độ

khẩn, mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định

• Văn bản do lãnh đạo phòng ban ký ban hành phải có chữ ký nháy/tắt của nhân viên soạn thảo văn bản; nhân viên soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm đối với nội dung

văn bản soạn thảo trình lãnh đạo phòng ban ký ban hành

• Đối với tờ trình của Ban Tổng Giám đốc, phải lấy số tờ trình, đóng dấu thành văn

bản chính thức để trình cho Hội đồng Quản trị

 Trưởng Văn phòng giúp người đứng đầu cơ quan, đơn vị kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của cơ quan, đơn vị và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”

2.1.7 Ký văn bản

- Thẩm quyền ký văn bản thực hiện theo quy định của pháp luật, Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty;

- Quyền hạn, chức vụ, họ và tên, chữ ký của người có thẩm quyền;

Thủ trưởng cơ quan, đơn vị ký tất cả các văn bản do cơ quan, đơn vị ban hành Các trường hợp ký thay phải ghi tắt KT., ký thừa lệnh phải ghi tắt TL., ký thừa ủy quyền phải ghi tắt TUQ., ký thay mặt phải ghi tắt TM

- Không dùng bút chì, bút mực đỏ để ký văn bản

- Các hình thức bản sao gồm: sao y bản chính, sao lục và trích sao.

- Thể thức bản sao thực hiện theo Thông tư 01 của Bộ Nội vụ

- Việc sao y bản chính, sao lục, trích sao văn bản do lãnh đạo cơ quan, đơn

vị, Trưởng Văn phòng cơ quan, đơn vị quyết định

- Bản sao y bản chính, sao lục, trích sao thực hiện đúng quy định pháp luật

có giá trị pháp lý như bản chính

- Không được sao, chụp, chuyển phát ra ngoài cơ quan, đơn vị những ý kiến ghi bên lề văn bản Trường hợp các ý kiến của lãnh đạo cơ quan, đơn vị ghi trong văn bản cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác phải được thể chế hóa bằng văn bản hành chính

Sơ đồ quy trình soạn thảo văn bản

+ Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn”, “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay khi nhận được Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký

+ Văn bản, tài liệu có nội dung bí mật Nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) phải được đăng ký và quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo

vệ bí mật Nhà nước, và hướng dẫn tại Quy chế này

2.2.1 Công tác tổ chức quản lý và giải quyết lý văn bản đến

Bất kì một cơ quan nào trong hoạt động của mình đều phải có sự liên hệ, trao đổi, học hỏi và hợp tác với nhau Ngoài phương tiện như Điện thoại, Fax… thì Văn bản vẫn giữ vai trò chủ yếu Nằm trong mô hình hoạt động chung đó, công tác

tổ chức quản lý – chỉ đạo và giải quyết Văn bản đến của Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam luôn được chú trọng Khi Văn bản đến được giải quyết kịp thời sẽ giúp Công ty biết được những quy định cũng như việc trao đổi thông tin của các cơ quan khác

2.2.1.1 Khái niệm

Văn bản đến: là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng) và đơn, thư gửi đến cơ quan, đơn vị

2.2.1.2 Công tác quản lý và giả quyết văn bản đến

Văn bản đến cơ quan phong phú cả về nội dung và số lượng, văn bản đến

khá nhiều con đươcng khác nhau như:

- Văn bản đến bằng bưu điện( Đây là con đường chủ yếu);

- Đến bằng máy Fax;

- Do cán bộ đi công tác được cơ quan gửi trực tiếp;

- Tất cả văn bản đến cơ quan, đơn vị phải được quản lý theo trình tự sau:

Bước 1 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

- Khi tiếp nhận văn bản đến, Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận

- Đối với bản fax và văn bản được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu đến Sau đó, khi nhận được bản chính, phải đóng dấu đến vào bản chính và làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến

là số và ngày đã đăng ký ở bản fax, bản chuyển phát qua mạng)

- Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, thì cán bộ nhân viên tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với Lãnh đạo cơ quan, đơn

vị, Trưởng Văn phòng để xử lý

- Văn bản đến phải được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ

- Văn bản mật đến được đăng ký riêng hoặc nếu sử dụng phần mềm trên máy vi tính thì phải được bảo mật theo các quy định chuyên môn.

Bước 2 Trình, chuyển giao văn bản đến

- Văn bản đến sau khi được đăng ký, phải trình người có thẩm quyền để xin

ý kiến phân phối văn bản Văn bản đến có dấu chỉ mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được

- Căn cứ vào ý kiến giải quyết của người có thẩm quyền, nhân viên văn thư đăng ký tiếp và chuyển văn bản đến nơi được chỉ đạo

- Việc chuyển giao văn bản phải chính xác, đúng đối tượng và giữ gìn bí mật nội dung văn bản Người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản

Bước 3 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

- Sau khi nhận được văn bản đến, phòng ban, cá nhân có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu của lãnh đạo cơ quan, đơn vị; theo thời hạn yêu cầu của văn bản hoặc theo quy định của pháp luật

- Trường hợp văn bản đến không có yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời hạn giải quyết được thực hiện theo Quy chế làm việc của cơ quan, đơn vị

- Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến đã được giải quyết, văn bản đến đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo Trưởng Văn phòng Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định

- Trưởng Văn phòng có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo Lãnh đạo cơ quan, đơn vị về tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến để thông báo cho các đơn vị liên quan

 Qua thời gian thực tập, tôi được tiếp xúc thực tế với công tác Văn thư nói chung trong đó có việc tổ chức quản lý và giải quyết Văn bản đến nói riêng Nắm bắt về

cơ bản các khâu nghiệp vụ dưới sự hướng dẫn kỹ càng, chu đáo của nhân viên Văn phòng Công ty Do được biết về thực tế công việc cùng với nhận thức về chuyên ngành, tôi xin được nêu ra ý kiến của bản thân trước công việc này như sau:

- Việc tiếp nhận và giải quyết Văn bản đến của bộ phận Văn thư được thực hiện đầy đủ, đúng quy trình Công văn, giấy tờ đến Công ty đều được phân loại và giải quyết theo đúng chức năng, nhiệm vụ và trong thời gian ngắn nhất Cho đến nay, công việc này vẫn được tiến hành nghiêm ngặt, cẩn thận và chưa có hiện tượng nhầm lẫn, thất lạc hay làm hỏng Văn bản

- Trong quá trình làm việc, cán bộ chuyên môn luôn trau dồi và không ngừng dần hoàn chỉnh hơn trong việc để đem lại hiệu quả công việc một cách cao nhất

Sơ đồ quy trình qiải quyết văn bản đến

(Xem Phụ lục số V)

2.2.2 Công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi

Đây là một trong những khâu nghiệp vụ mà người cán bộ Văn thư đảm nhiệm Văn bản đi hiểu một cách đơn thuần là Văn bản do cơ quan mình làm ra để phục vụ việc quản lý, điều hành theo chức năng, nhiệm vụ gửi đến cơ quan khác để

cùng thực hiện công việc

Việc tổ chức quản lý và giải quyết Văn bản đi của Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam được tiến hành chính xác, nhanh chóng, kịp thời, tiết kiệm và đúng theo quy định hiện hành Tất cả Văn bản gửi đi các cơ quan, đơn vị đều phải qua bộ phận Văn thư đăng ký vào sổ và lấy dấu Căn cứ vào yêu cầu công việc của Văn bản cần ban hành mà người cán bộ chuyên môn phải chuẩn bị tài liệu và tiến hành soạn thảo Văn bản theo các khâu sau đó tổ chức gửi Văn bản đi

2.2.2.1 Khái niệm

Văn bản đi: là tất cả các loại văn bản hành chính (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ) do cơ quan, đơn vị phát hành

2.2.2.2 Công tác quản lý và giả quyết văn bản đi

Văn bản đi phải được quản lý theo trình tự sau:

Bước 1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng của văn bản đi

 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.

 Ghi số và ngày, tháng ban hành văn bản

 Ghi số của văn bản

- Tất cả văn bản đi của cơ quan, đơn vị được ghi số theo hệ thống số chung của cơ quan, đơn vị do Văn thư thống nhất quản lý

- Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản 1, Điều 8 Thông tư 01 của Bộ Nội vụ

 Ghi ngày, tháng, năm của văn bản

Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư 01 của Bộ Nội vụ

 Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng

Bước 2 Đăng ký văn bản đi

Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu quản

lý văn bản đi trên máy tính

 Lập sổ đăng ký văn bản đi

Căn cứ số lượng văn bản đi hàng năm, cơ quan, đơn vị quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp

Văn bản đi mật được mở sổ đăng ký riêng

 Đăng ký văn bản đi

Việc đăng ký văn bản đi được thực hiện theo phương pháp cổ điển (đăng ký bằng sổ) hoặc đăng ký trên máy tính

Bước 3 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn

 Nhân bản

- Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở số lượng tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản không liệt kê đủ danh

sách thì đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu ở Văn thư

- Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tác văn bản chỉ gửi đến cơ quan, tổ chức, đơn vị, phòng ban có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội