Tổ chức công tác văn thư tại công ty CP chè phú thọ

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 2 2. Mục tiêu của đề tài 3 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 3 4. Nguồn tài liệu tham khảo 3 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 4 6. Phương pháp nghiên cứu thực tế 4 7. Bố cục của đề tài 5 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CHÈ PHÚ THỌ 6 I. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Chè Phú Thọ 6 1. Giới thiệu công ty 6 1.1 Tên công ty : Công ty Cổ phần Chè Phú Thọ 6 1.2 Quá trình phát triển của Công ty Cổ phần Chè Phú Thọ. 8 1.2.1. Giai đoạn 1 (19932004): 8 1.2.2. Giai đoạn từ năm 2005 đến nay: 9 2. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty 9 3. Cơ cấu tổ chức ( phụ lục I ) 10 3.1. Hội đồng quản trị 10 3.2 Ban giám đốc 10 II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của công ty. 12 6. Tổ chức và hoạt động của văn phòng 12 7. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức hành chính 13 8. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng 15 Phần II. TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CHÈ PHÚ THỌ 20 I. Tìm hiểu chung về công tác Văn thư tại Công ty Cổ phần Chè Phú Thọ 20 1. Khái niệm, vai trò, ý nghĩa về công tác văn thư. 20 2. Công tác văn thư tại Công ty CP Chè Phú Thọ 21 2.1 Về tổ chức 22 2.2 Về cán bộ 22 III. Thực trạng về công tác văn thư tại công ty Cổ phần Chè Phú Thọ 24 1. Nội dung công tác Văn thư tại Công ty Cổ phần Chè Phú Thọ 24 1.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 24 1.1.1 Xác định thẩm quyền ban hành văn bản của cơ quan 26 1.1.2 Nhận xét về thể thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản của Công ty 30 1.1.3. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của công ty 31 1.1.4. Quy trình xây dựng kế hoạch công tác 33 1.2 Công tác quản lý và giải quyết văn bản 35 1.2.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi,đến (phụ lục V) 35 1.3 Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. 41 1.3.1 Công tác lập hồ sơ 41 1.3.2 Tổ chức lưu trữ ở công ty 42 1.4 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của Công ty 45 2. Điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác Văn thư tại công ty Cổ phần Chè Phú Thọ 47 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT Ý KIẾN 50 3.1. Đánh giá chung 50 3.1.1. Ưu điểm 50 3.1.2. Hạn chế 51 3.1.3 Nguyên nhân 52 3.2. Đề xuất, kiến nghị 52 PHẦN IV. KẾT LUẬN 55 PHỤ LỤC

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

PHỤ LỤC 3

LỜI NÓI ĐẦU 1

1.Lý do chọn đề tài 2

2.Mục tiêu của đề tài 3

3.Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 3

4.Nguồn tài liệu tham khảo 3

5.Lịch sử vấn đề nghiên cứu 4

6.Phương pháp nghiên cứu thực tế 4

7.Bố cục của đề tài 5

Phần I 6

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CHÈ PHÚ THỌ 6

I.Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Chè Phú Thọ 6

1.Giới thiệu công ty 6

2 Tên công ty : Công ty Cổ phần Chè Phú Thọ 6

1.2 Quá trình phát triển của Công ty Cổ phần Chè Phú Thọ 8

1.2.1 Giai đoạn 1 (1993-2004): 8

1.2.2 Giai đoạn từ năm 2005 đến nay: 9

3.Chức năng và nhiệm vụ của Công ty 9

3 Cơ cấu tổ chức ( phụ lục I ) 10

3.1 Hội đồng quản trị 10

3.2 Ban giám đốc 10

II.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của công ty 12

6.Tổ chức và hoạt động của văn phòng 12

7.Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức hành chính 13 8.Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng 15

Phần II 20

TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CHÈ PHÚ THỌ 20

I.Tìm hiểu chung về công tác Văn thư tại Công ty Cổ phần Chè Phú Thọ 20 1.Khái niệm, vai trò, ý nghĩa về công tác văn thư 20

2 Công tác văn thư tại Công ty CP Chè Phú Thọ 21

3.1Về tổ chức 22

3.2Về cán bộ 22

III Thực trạng về công tác văn thư tại công ty Cổ phần Chè Phú Thọ 24

1 Nội dung công tác Văn thư tại Công ty Cổ phần Chè Phú Thọ 24

II Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 24

1.1.1 Xác định thẩm quyền ban hành văn bản của cơ quan 26

1.1.2 Nhận xét về thể thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản của Công ty 30

1.1.3 Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của công ty 31

1.1.4 Quy trình xây dựng kế hoạch công tác .33

1.2 Công tác quản lý và giải quyết văn bản 35

1.2.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi,đến (phụ lục V) .35

1.3 Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 42

1.3.1 Công tác lập hồ sơ 42

1.3.2 Tổ chức lưu trữ ở công ty 43

1.4Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của Công ty 46

2.Điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác Văn thư tại công

ty Cổ phần Chè Phú Thọ 47

PHẦN III 50

KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT Ý KIẾN 50

3.1.Đánh giá chung 50

3.1.1 Ưu điểm 50

3.1.2 Hạn chế 51

3.1.3 Nguyên nhân 52

3.2 Đề xuất, kiến nghị 52

PHẦN IV KẾT LUẬN 55

PHỤ LỤC 57 PHỤ LỤC

LỜI NÓI ĐẦU

Trong những năm gần đây với sự phát triển nhanh của khoa học côngnghệ, đặc biệt là hệ thống văn bản quản lý nhà nước Do vậy việc đào tạo nângcao chất lượng cho học sinh, sinh viên không ngừng được nâng cao đòi hỏi độingũ tri thứctrẻ phải cố gắng vươn lên để đáp ứng nhu cầu của xã hội

Hiện nay công tác văn phòng đã và đang có những bước phát triển đáng

kể, không những khẳng định được vị thế ở cơ quan nhà nước mà ở các doanhnghiệp hiện nay cũng không thể thiếu được

Trước những yêu cầu đó cùng với sự chỉ đạo của Bộ Nội Vụ ngày 18

tháng 12 năm 1971, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội ( Tiền thân là trường

Trung học Văn thư - Lưu trữ TW1) được thành lập với hai chuyên ngành chính

là Văn thư và Lưu trữ… Đến năm 1998 thực hiện quyết định số TCCP của Bộ trưởng – Trưởng ban Tổ chức cán bộ Chính Phủ về “ Đào tạochuyên ngành Hành Chính Văn phòng” Đến nay được nâng lên là Ngành Quảntrị văn phòng

Gần 40 năm thành lập Trường đã và đang đào tạo đội ngũ cán bộ hànhchính với các quy mô ngày càng lớn gồm các hệ : Đại học ( Chính quy, tạichức ) Cao dẳng ( Chính quy, tai chức ) Trung cấp ( Chính quy, tại chức )Nghề,

Với phương châm “ Học đi đôi với hành, lý thuyết gắn liền với thực

tiễn,nhà trường gắn liền với xã hội” nhiệm vụ của mỗi sinh viên sắp ra trường

không chỉ ;à học tập, tu dưỡng đạo đức, rèn luyện bản thân mà điều quan trọng

là biết áp dụng những kiến thức đã được đào tạo vào công việc thực tiễn Vì vậysau mỗi khóa học trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đều có kế hoạch cụ thể và thiếtthực tổ chức cho sinh viên đi kiến tập, thực tập

Đây là một nhiệm vụ hết sức quan trọng giúp sinh viên có cơ hội củng

cố thêm kiến thức đã học qua lăng kính thực tế, đồng thời cũng là khoảng thờigian sinh viên rèn luyện cho mình phong cách làm việc bài bản, tác phongchuyên nghiệp, khả năng độc lập và cơ hội tốt để khẳng định bản thân

Thực hiện Quyết định của Khoa Quản trị Văn phòng trường Đại học Nội

Vụ Hà Nội được sự giới thiệu của Khoa và sự tiếp nhận của Công ty Cổ phầnChè Phú Thọ em đã đi thực tập ở công ty Cổ phần Chè Phú Thọ từ ngày 04/01đến ngày 11/03/2016 dưới sự hướng dẫn của Chánh văn phòng - anh Hoàng ĐứcHiện cùng toàn bộ cán bộ nhân viên trong cơ quan em đã học hỏi được rất nhiềukiến thức từ thực tế bổ ích cho công tác chuyên môn của mình sau này

1 Lý do chọn đề tài

Trong công cuộc đổi mới của đất nước, các ngành các lĩnh vực hoạtđộng có những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoànthiện

Hòa vào xu thế đó những năm gần đây nghiệp vụ công tác Văn thư cónhững bước phát triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu của nền cải cáchhành chính

Công tác Văn thư hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cholãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lý điều hành công việc cơ quan

Đảng, các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội,các đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời chính xác

Đồng thời công tác Văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộmáy quản lý nói chung và chiếm một phần lớn nội dung hoạt động của vănphòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của cơ quan, là mắt xích quantrọng trong guồng máy hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo quản lý điều hành

Hiệu quả quản lý của cơ quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào mộtphần của công tác văn thư có được làm tốt hay không Vì đây là một công tácvừa mang tính chính trị vừa có tính nghiệp vụ, kĩ thuật và liên quan nhiều cán

bộ, công chức Làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc cơquan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chế độ, giữ bímật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợidụng văn bản Nhà nước để làm những việc trái với pháp luật góp phần lớn laovào việc thúc đẩy phát triển kinh tế vào bảo vệ Đất nước của mỗi Quốc gia Nắm

bắt được tầm quan trọng đó Đảng và Nhà nước ta nhiều năm qua đã khôngngừng cải cách nền Hành chính quốc gia trong đó có công tác Văn thư được tậptrung đổi mới và sáng tạo hơn

Vì vậy, để làm tốt công tác văn thư đòi hỏi phải nắm vững kiến thức lýluận và phương pháp tiến hành các chuyên môn nghiệp vụ như soạn thảo vănbản, quản lý văn bản, lập hồ sơ hiện hành…

Ngày nay công tác văn thư có vị trí quan trọng trong mọi lĩnh vực của xãhội, nó đóng góp một phần đáng kể cho sự phát triển kinh tế của đất nước,không ai trong chúng ta phủ nhận được vai trò quan trọng đó Sống trong một xãhội đang phát triển đòi hỏi mỗi cá nhân phải tự vươn lên, nỗ lực phấn đấu hếtmình, đem năng lực kiến thức mà mình đã trau dồi được phục vụ cho xã hội đấtnước

Đây cũng chính là lý do để em chọn đề tài này để thực tập và viết báo cáo

và để có cái nhìn đúng đắn về công tác Văn thư

2 Mục tiêu của đề tài

Đề tài báo cáo nghiên cứu nhằm đạt được những mục tiêu sau :

- Tìm hiểu những vấn đề cơ bản về công tác văn thư

- Phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động văn thư tại công ty CP Chè PhúThọ, thấy rõ những ưu điểm và hạn chế nhằm đưa ra những vấn đề cần nghiêncứu và giải quyết đối với Công ty

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của báo cáo thực tập là lý thuyết và

thực tiễn tổ chức công tác Văn thư tại công ty Cổ phần Chè Phú Thọ, bao gồm :

- Nghiên cứu lịch sử hình thành

- Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của công ty CP Chè Phú Thọ đặc

biệt là công tác Văn thư tại Công ty

- Thực trạng công tác Văn thư tại công ty

- Đánh giá hiệu quả hoạt động của công tác văn thư của công ty về ưuđiểm, nhược điểm, hạn chế, nguyên nhân Trên cơ sở đó đưa ra một số kiến nghịnhằm hoàn thiện và nâng cao chất lượng công tác Văn thư ở cơ quan

4 Nguồn tài liệu tham khảo

- Giáo trình Văn thư, Nhà xuất bản Giao thông Vận tải, Hà Nội, 2009.

- Nghị định của Chính phủ số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm

2004 về công tác văn thư

- Nghị định của Chính phủ số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001

về quản lý và sử dụng con dấu

- Thông tư của Bộ Công An số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm

2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lưu hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

cơ quan

- Thông tư của Bộ Công An số 21/2012/TT-BCA ngày 13 tháng 4 năm

2012 quy định về con dấu của cơ quan, tổ chức

- Tài liệu ISO 9001: 2008 của công ty

- Một số báo cáo thực tập về công tác Văn thư của các khóa trước tạiCông ty

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu

Nói về công tác văn thư thì luôn là một đề tài được rất nhiều quantâm,được khai thác và nghiên cứu trên nhiều phương diện khác nhau.Tại cơquan em thực tập - công ty CP Che Phú Thọ cũng đã có rất nhiều các anh chị đitrước đã được thực tập ở đây và cũng nghiên cứu về vấn đề mà chính em đang

tìm hiểu

Tất cả những ai được thực tập tại đây đều được các anh chị,cán bộ hướngdẫn tận tình,chỉ bảo các công việc đúng với chuyên ngành mình đang học vànhững việc mà một cán bộ văn phòng cần làm

Mỗi người đều có cách tiếp thu và học hỏi riêng nên sẽ nghiên cứu theocác khía cạnh khác nhau,dùng những phương pháp khác nhau nhưng mục đíchcuối cùng vẫn đều để khảo sát và tìm hiểu về công tác văn thư,khai thác tìm hiểumột cách chi tiết nhất về lĩnh vực mà mình đang nghiên cứu

6 Phương pháp nghiên cứu thực tế

Bài báo cáo thực tập sử dụng một số phương pháp sau :

- Phương pháp phân tích tổng hợp

7 Bố cục của đề tài

Bài báo cáo có bố cục 3 phần

- Phần I : Khảo sát công tác văn phòng của Công ty CP Chè Phú Thọ

- Phần II : Nghiên cứu “ Tổ chức Công tác Văn thư tại Công ty CP Chè

Phú Thọ”

- Phần III : Kết luận và đề xuất kiến nghị

Ngoài ra bài báo cáo còn có phần Phụ lục ( Những văn bản, bảng biểu, sơ

đồ chứng minh phụ họa)

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN

CHÈ PHÚ THỌ

I.Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Chè Phú Thọ

1 Giới thiệu công ty

2 Tên công ty : Công ty Cổ phần Chè Phú Thọ

“Quê em miền trung du, rừng cọ đồi chè, đồng xanh bát ngát” Trải quabao thăng trầm của lịch sử cùng với sự đổi mới của đất nước, miền đất Phú Thọkhông chỉ nổi tiếng là cái nôi của nền văn hoá Việt, mà còn nổi tiếng với nhữngđặc sản riêng có của miền đất trung du Trong đó cây chè được xem là một câynông nghiệp thế mạnh của tỉnh Bởi chè là cây công nghiệp dài ngày, đặc biệtthích hợp với thổ nhưỡng, khí hậu của vùng đất trung du, mang lại giá trị kinh tếcao, tạo điều kiện “xoá đói, giảm nghèo” cho nhân dân Tuy nhiên, để có thể tồntại và phát triển được trên thị trường, giữ vững được vị thế cây chè của vùng trung

du đồi núi Phú Thọ cần phải có biện pháp thiết thực Chính vì vậy, chính quyềnlãnh đạo tỉnh Phú Thọ đã ra quyết định 583/QĐ- UB quyết định thành lập Công tyChè Phú Thọ Sau gần một tháng chuẩn bị với sự hồ hởi, phấn khởi của côngnhân và cán bộ trong Công ty vào ngày 26/4/1993 Công ty Chè Phú Thọ đã được

ra đời trên cơ sở sát nhập 5 đơn vị thành viên hạch toán kinh tế độc lập đó là:

1 Nông trường quốc doanh Yên Sơn

2 Nông trường quốc doanh Ngọc Đồng

3 Nông trường quốc doanh Hưng Long

4 Nông trường quốc doanh Vạn Thắng

5 Nhà máy chế biến chè Cẩm Khê

Địa bàn hoạt động của Công ty trải dài trên ba huyện miền núi: ThanhSơn, Yên Lập và Cẩm Khê Tổng diện tích chè quản lý là 630ha, bố trí tại 4 nôngtrường sản xuất nguyên liệu Toàn Công ty thực hiện hạch toán thống nhất, các xí

nghiệp trực thuộc hạch toán báo sổ, thực hiện nghĩa vụ theo chức năng được phâncông

Nhiệm vụ chính của Công ty là: Trồng chè, chế biến chè, kinh doanh xuấtnhập khẩu chè và các vật tư thiết bị ngành chè Ngoài sản xuất, chế biến chè tạicác xí nghiệp trực thuộc, Công ty còn có nhiệm vụ thu mua nguyên liệu chè tươitrong dân, làm các dịch vụ khuyến nông; tổ chức thực hiện việc kêu gọi vốn vàđầu tư trồng mới chè theo quy hoạch của tỉnh; là đầu mối quản lý sản xuất kinhdoanh, xuất khẩu chè trên địa bàn tỉnh Phú Thọ Nhờ vào những thế mạnh sẵn cócủa mình, cộng thêm sự nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên Công ty ChèPhú Thọ đã trở thành doanh nghiệp mạnh của tỉnh Tuy nhiên cùng với xu thếphát triển của nền kinh tế, Việt Nam cần vươn mình ra biển lớn hội nhập vào nềnkinh tế thế giới, và được đánh dấu bằng việc gia nhập WTO Đây được coi là một

cơ hội nhưng cũng là một thách thức, đòi hỏi các doanh nghiệp nhà nước cần phảigiữ vững thị trường và nâng cao vị thế của mình trên thị trường thế giới, tiếp cậnthị trường một các nhanh nhạy hơn, không để tình trạng làm ăn thua lỗ xảy ra.Chính vì vậy Công ty cần phải có sự chuyển hướng cho phù hợp, và dưới sự trợgiúp của Tỉnh, Công ty đã chọn hình thức giao doanh nghiệp nhà nước cho tập thểngười lao động trong doanh nghiệp quản lý theo nghị định số: 80/2005/NQ-CPngày 22/06/2005 của Chính phủ và chuyển thành Công ty cổ phần

Tên công ty bằng tiếng việt: CÔNG TY CỔ PHẦN CHÈ PHÚ THỌ Tên giao dịch tiếng Anh: PHU THỌ TEA JOINT STOCK COMPANY Tên viết tắt: PHU THO TEA JS.C

Trụ sở chính: Đường Nguyễn Tất Thành- TP Việt Trì- Tỉnh Phú Thọ Điện thoại: (84) 0210 846 543

Ngành nghề kinh doanh chủ yếu:

- Trồng chè, chế biến chè, kinh doanh xuất khẩu sản phẩm chè và các vật

tư thiết bị phụ vụ ngành chè

- Sản xuất, chế biến phân bón phục vụ ngành chè

- Kinh doanh, xuất nhập khẩu các sản phẩm nông lâm nghiệp, thuỷ hải sản

- Các sản phẩm chính của công ty bao gồm: chè OTD, chè CTC, chè xanhđược sản xuất trên dây truyền công nghệ tiên tiến hiện đại của Liên Xô (cũ) và

Năm 2000, Công ty đã xây dựng và lắp đặt xưởng sơ chế chè tại xínghiệp dịch vụ Yên Sơn nhằm giảm chi phí vận chuyển nguyên liệu, nâng caochất lượng chè chế biến, đồng thời góp phần quan trọng vào việc kích thích sảnxuất nguyên liệu của xí nghiệp và của nhân dân trong vùng

Năm 2001, đồng thời với việc tinh giảm biên chế bộ máy quản lý đểnâng cao hiệu quả, giảm chi phí quản lý, hạ giá thành sản phẩm Công ty đã xâydựng xưởng chè hoàn thành sản phẩm và sản xuất chè tinh chế Trên cơ sở đótạo ra được sản phẩm đồng nhất, đa dạng hoá sản phẩm và giải quyết việc làmcho người lao động của Công ty và của thành phố Việt Trì

Về sản xuất, Công ty thực hiện sản xuất nhiều mặt hàng theo yêu cầu thịtrường, đặc biệt chú trọng chè nội tiêu chất lượng cao; đồng thời tăng cườngcông tác thu mua trong và ngoài tỉnh để nâng cao chất lượng sản xuất và sảnlượng tiêu thụ, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty.

Bởi vậy Công ty Chè Phú Thọ từ một cơ sở nghèo nàn lạc hậu đã trởthành một Công ty có cơ sở hạ tầng khang trang bề thế, máy móc thiết bị tốt, độingũ cán bộ công nhân viên lớn mạnh cả về số lượng lẫn chất lượng, thu hútđược nhiều khách hàng trên các địa bàn trong nước và nước ngoài

1.2.2 Giai đoạn từ năm 2005 đến nay:

Đây là giai đoạn Công ty mới bắt tay vào chuyển đổi mô hình hoạt động,

từ công ty nhà nước sang công ty cổ phần Mặc dù mới chuyển đổi nhưng vớiđội ngũ lãnh đạo trẻ, có trình độ, có năng lực tổ chức tốt Công ty đã mau chóngbắt nhịp được với thị trường và đã đạt được những thành tích đáng kể như: sảnphẩm của Công ty được khách hàng đánh giá cao là một trong 10 Doanh nghiệp

và Thương nhân được Cơ quan Thương vụ Việt Nam tại nước ngoài bình chọntrao giải thưởng mặt hàng độc đáo năm 2006 (tại thị trường Pakistan) Khôngchỉ vậy, toàn thể công nhân và cán bộ công nhân viên trong Công ty quyết tâmthực hiện kế hoạch đã đề ra phấn đấu trở thành Công ty đi đầu trong công tácchuyển đổi cơ cấu kinh tế, đưa cây chè Phú Thọ phát triển đi lên sánh vai cùngcác loại chè khác trong nước cũng như nước ngoài Vì thế, Công ty đã dầnkhẳng định được vị trí của mình trên thương trường, tạo được nhiều mối quan hệvới nhiều đối tác, có được sự gắn kết chặt chẽ với nhiều nhà cung ứng trong vàngoài nước, tạo được lòng tin với khách hàng Chính nhờ những thành công này

mà lợi nhuận của Công ty không ngừng tăng lên

3 Chức năng và nhiệm vụ của Công ty

Công ty Cổ phần Chè Phú Thọ là một doanh nghiệp Nhà nước mới đượcchuyển đổi thành Công ty Cổ phần nên gánh trên vai rất nhiều những nhiệm vụ

và chức năng khác nhau để đảm bảo cho Công ty có được những thành quả tốttrong những năm tới

a) Chức năng

- Công ty thực hiện chế độ kinh doanh hạch toán độc lập đảm bảo sảnxuất kinh doanh có lãi, chịu sự chỉ đạo lãnh đạo của UBND tỉnh Phú Thọ vàHiệp hội ngành chè

- Tiến hành kinh doanh xuất khẩu trực tiếp các sản phẩm chè có chấtlượng cao theo yêu cầu và những đơn đặt hàng của khách hàng

- Hoạt động trên cơ sở chấp hành và thực hiện nghiêm chỉnh luật doanhnghiệp, chính sách pháp luật của Nhà nước về hoạt động sản xuất kinh doanh vàđảm bảo quyền lợi hợp pháp cho người lao động

HĐQT là cơ quan quản lý công ty do Đại hội Cổ đông bầu ra HĐQT là

cơ quan có đầy đủ quyền hạn thể hiện tất cả các quyền nhân danh Công ty quyếtđịnh mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty ( trừ các vấn đềthuộc thẩm quyền của Đại hội Cổ đông theo Luật quy định và quy định trongĐiều lệ Công ty) Số lượng thành viên HĐQT là 03 người Gồm 01 Chủ tịch và

02 Ủy viên Và phải đảm bảo đủ các tiêu chuẩn quy định tại khoản 06 Điều 19Điều lệ Công ty quy định

3.2 Ban giám đốc

Ban lãnh đạo công ty gồm Tổng giám đốc và một phó Tổng giám đốc đều

đã tốt nghiệp đại học Ban lãnh đạo do Đại hội đồng cổ đông bầu ra

Là tổ chức cao nhất và chịu trách nhiệm chính trong việc điều hành công

tác tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty.Đây là đầu não đề ra phươnghướng chiến lược chính sách đầu tư và phát triển chung của toàn công ty

- Tổng giám đốc: Tổng giám đốc kiêm chủ tịch hội đồng quản trị, do đại

hội đồng cổ đông bầu ra, có trình độ trên đại học Tổng giám đốc là người điềuhành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, là đại diện pháp nhân của công ty chịutrách nhiệm toàn bộ về sản xuất kinh doanh, quản lý mọi hoạt động của công ty

- Phó tổng giám đốc: do tổng công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen

thưởng, kỷ luật theo đề nghị của tổng giám đốc công ty Phó tổng giám đốc làngười điều hành giúp việc 1 hoặc 1 số các lĩnh vực của công ty theo sự phâncông và uỷ quyền của tổng giám đốc, chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc vàpháp luật về nhiệm vụ Tổng giám đốc phân công uỷ quyền

+ Phòng tổ chức hành chính:

Chức năng: là đơn vị tham mưu giúp việc cho Tổng giám đốc trong quản

lý và điều hành các công việc sau:

+ Xây dựng và tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh

+ Thực hiện các chế độ, chính sách của Nhà nước đối với CBCN

+ Công tác lao động tiền lương,nhân sự, tuyển dụng, đào tạo

+ Thực hiện mọi hoạt động về pháp chế, văn thư, lưu trữ, hành chính quảntrị, y tế xây dựng cơ bản

Nhiệm vụ: Quản lý lao động tiền lương, BHXH, giải quyết chế độ chínhsách cho người lao động, tổ chức công tác đào tạo trực tiếp quản lý bộ phậnhành chính, bảo vệ, văn thư

+ Phòng tài vụ:

Tổ chức quản lý thực hiện công tác tài chính kế toán theo từng chính sáchcủa nhà nước, đảm bảo nguồn vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh và yêucầu phát triển của công ty Quản lý toàn bộ tài sản của công ty, thực hiện cácnghiệp vụ về tài chính, tổng hợp các chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tếphát sinh Từ đó thống kê lập báo cáo phục vụ cho công tác quản lý của công ty,giúp giám đốc quản lý tài chính có hiệu quả thực hiện hoạch toán và thống kê

theo quy định của nhà nước

+ Phòng kinh tế tổng hợp:

Có nhiệm vụ quản lý, phác thảo tạo mẫu các mặt hàng theo đơn đặt hàngcủa khách hàng Đồng thời kiểm tra đánh giá chất lượng sản xuất khi đưa vàonhập kho thành phẩm Ngoài ra giúp giám đốc về kế hoạch giao khoán cho các

xí nghiệp chịu trách nhiệm theo dõi giám sát kỹ thuật.Chịu trách nhiệm lập kếhoạch sản xuất kinh doanh và tiêu thụ sản phẩm, tổ chức thực hiện các hợp đồngkinh tế mà giám đốc đã ký, tiếp nhận và tiêu thụ sản phẩm, công tác MKT, cungứng quản lý vật tư, nguyên nhiên vật liệu

+ Cửa hàng giới thiệu sản phẩm:

Trưng bày, giới thiệu và bán sản phẩm của công ty, đồng thời cũng là nơitiếp nhận các ý kiến đóng góp phản hồi từ người tiêu dùng

+ Các xí nghiệp thành viên (5 đơn vị thành viên)

Các nông trường (xí nghiệp) sản xuất chè búp tươi gồm XNDV chè YênSơn, XNDV chè Hưng Long, XNDV chè Vạn Thắng các xí nghiệp này cónhiệm vụ sản xuất chè búp tươi giao cho nhà máy chè Cẩm Khê để sản xuất,riêng xí nghiệp chè Yên Sơn vừa sản xuất chè búp tươi vừa chế biến bán sảnphẩm bằng dây truyền thiết bị OTD mới được lắp đặt năm 2004

- Nhà máy chè Cẩm Khê nhận chè tươi của các xí nghiệp dịch vụ giao vàthu mua bên ngoài để chế biến và giao cho công ty

- Trạm chế biến chè Việt Trì: nhận chè bán thành phẩm của xí nghiệp YênSơn giao và thu mua bán thành phẩm ở bên ngoài để chế biến thành chè xuấtkhẩu Ngoài ra còn chế biến chè túi lọc phục vụ cho nhu cầu và đòi hỏi củakhách hàng

II Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của công ty.

6 Tổ chức và hoạt động của văn phòng

Văn phòng được gọi là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểmgiao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó Văn phòng là bộ máy của cơ

quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cholãnh đạo đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung

của toàn cơ quan, tổ chức đó

Văn phòng công ty Cổ phần chè Phú Thọ cũng không ngoại lệ, phòng Tổchức - Hành chính của công ty là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp phục vụ

cho điều hành lãnh đạo công ty

Phòng TCHC công ty

•Lề lối làm việc của Phòng Tổ chức – Hành chính

Phòng TC - HC làm việc theo quy chế của công ty Cổ phần Chè PhúThọ

Chế độ làm việc của phòng : Phòng TCHC làm việc theo chế độ thủtrưởng Trưởng phòng là người đứng đầu văn phòng, trong phạm vi văn phòng,trưởng phòng có trách nhiệm và thẩm quyền quyết định tất cả các công tác củavăn phòng và có trách nhiệm báo cáo tình hình công tác của phòng lên BanGiám Đốc công ty theo định kỳ hoặc đột xuất Các nhân viên còn lại chịu tráchnhiệm về công việc được giao dưới sự chỉ đạo của Trưởng phòng

Phòng TCHC tiến hành họp giao ban vào thứ 6 hàng tuần, tất cả các nhânviên phải có mặt đầy đủ ( trừ các ngày nghỉ, lễ tết, công tác và có lý do đặc biệt

và được sự cho phép của Phó phòng, Trưởng phòng )

7 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức hành chính

a) Chức năng

 Chức năng tham mưu tổng hợp : Có nhiệm vụ thu thập, xử lý và cungcấp thông tin cho lãnh đạo Tham mưu giúp việc cho Tổng giám đốc trong côngtác quản trị văn phòng, các công tác tổ chức bộ máy, nhân sự và phát triểnnguồn nhân sự,công tác lao động tiền lương, BHXH,BHYT, công tác thanh tra,công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật công tác tự vệ, bảo vệ công ty Chịu sựđiều hành trực tiếp của Tổng giám đốc

 Chức năng đảm bảo hậu cần cho công ty : phải đảm bảo cơ sở vậtchất,kỹ thuật cho công ty hoạt động Đề xuất ý kiến với ban lãnh đạo và thực

hiện công việc sau khi được phê duyệt Mua sắm, cấp phát và quản lý trang thiết

bị kỹ thuật, cơ sở vật chất, tài sản, kinh phí của văn phòng và công ty

b)Nhiệm vụ

•Nhiệm vụ quản trị văn phòng

- Soạn thảo các văn bản, giấy tờ, văn thư lưu trữ của công ty

- Nghiên cứu soạn thảo và trình duyệt các quy định áp dụng trong công ty,

xây dựng cơ cấu tổ chức của công ty

- Quản lý trang thiết bị , đồ dùng văn phòng các phòng tại trụ sở Công ty

- Quản lý con dấu của Công ty, máy văn phòng, điện thoại của Công ty

- Quản lý làm việc, cảnh quay môi trường trụ sở Công ty

- Quản lý lưu giữ hồ sơ tài liệu văn bản pháp lý của Công ty, chuyển văn

bản đi, đến trụ sở Công ty

- Giúp lãnh đạo giữ liên lạc và điều hòa mối quan hệ với các đơn vị trong

và ngoài cơ quan

- Làm công tác chuẩn bị và tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo

- Tổ chức đón tiếp khách đến tham quan, tổ chức khánh tiết, hội nghị, quà

tặng giới thiệu sản phẩm công ty

- Tổ chức công tác tạp vụ, công tác khác thuộc phạm vi hành chính tổ

chức, xây dựng, quản lý công tác an ninh, bảo vệ nội bộ Công ty

•Nhiệm vụ tổ chức bộ máy nhân sự - lao động tiền lương

- Quản lý nhân sự và việc thực hiện các chế độ chính sách đối vơi người

lao động

- Quản lý lao động tiền lương, xây dựng kế hoạch tổ chức lao động tiềnlương định mức lao động, phương án trả lương cho người lao động, thực hiện

việc thanh toán, tạm ứng lương cho người lao động trong công ty

- Xây dựng các tiêu chuẩn và tổ chức nâng bậc lương, đào tạo và đào tạo

lại

•Nhiệm vụ công tác thanh tra,kiểm tra và công tác thi đua khen thưởng

- Tổ chức kiểm tra và chủ động thanh tra ,ngăn chặn những hành vi gây

thất thoát, phương hại đến lợi ích công ty

- Tổ chức thanh tra theo đơn thư khiếu nại và theo kế hoạch đã được Tổng

giám đốc phê duyệt

- Xây dựng kế hoạch tổ chức thi đua, khen thưởng

- Tổng hợp, xử lý trình Tổng giám đốc xem xét, kỷ luật theo quy định củacông ty

- Làm một số công tác khác do lãnh đạo giao

c) Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng ( phần phụ lục II )

8 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng

độ đại học, cao đẳng thì làm những công việc chính trong phòng, còn nhân viêncó trình độ trung cấp,sơ cấp thì làm các công việc như: bảo vệ, lái xe… Như vậycó thể thấy, phòng tổ chức hành chính được bố trí sắp xếp khá hợp lý, và có sựphân công công việc phù hợp với khả năng và trình độ của từng người Đảm bảocho quá trình thực hiện công việc diễn ra nhanh chóng, thuận lợi

+ Nhiệm vụ,quyền hạn của từng cá nhân :

*Trưởng phòng :

Là người chịu trách nhiệm và chỉ đạo chung toàn bộ các hoạt động củaphòng

- Tham mưu cho ban giám đốc về các vấn đề tổ chức hành chính nhân sự,

xây dựng cơ cấu tổ chức, công tác tuyển dụng,đào tạo trong công ty

- Hỗ trợ các bọ phận khác trong việc quản lý nguồn nhân sự và là cầu nối

giữa ban giám đốc và người lao động trong công ty

- Giám sát việc thực hiện công việc tiến độ làm việc của nhân viên trongphòng, đòng thời cũng sẽ đưa ra những đánh giá đối với công việc của nhân viêntrực thuộc

- Người sắp xếp kế hoạch,lịch làm việc, đưa ra sự bố trí, phân công công

việc đối với toàn bộ nhân viên trong phòng

- Tham gia cùng các thủ trưởng đơn vị xây dựng bộ máy nhân sự

lương,chức danh,tinh giảm biên chế để đảm bảo tính gọn nhẹ, hiệu quả

- Đây là người ký các thông báo thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn của

phòng Tổ chức hành chính

- Thừa ủy nhiệm của ban giám đốc truyền đạt các chỉ đạo, chỉ thị đến các

bộ phận, tổ chức phối hợp các bộ phận thực hiện theo đúng chỉ đạo của ban

giám đốc

- Yêu cầu mọi bộ phận trong công ty báo cáo, thuyết minh, cung cấp dữ

liệu chính thức để hoàn thành nhiệm vụ cho ban giám đốc giao cho

- Thừa ủy nhiệm của ban giám đốc truyền đạt những chủ trương, chỉ thị

của giám đốc, nhà nước để công nhân viên am hiểu và thực hiện

-Giải quyết hoặc không giải quyết các đề xuất của cá nhân hay bộ phậnkhác dựa trên những nội quy, quy định của công tyvaf pháp luật hiện hành

*Phó phòng:

Là người giúp trưởng phòng giải quyết các công việc tổng hợp như:

- Giúp Trưởng phòng theo dõi,báo cáo nhanh tình hình thực hiện công tác

tuần, tháng, quý,năm

- Chỉ đạo nhân viên thực hiện các công tác lễ tân,bảo vệ

- Thực hiện chế độ, chính sách cho cán bộ,nhân viên và công nhân trong

công ty

- Triển khai công việc được trưởng phòng phân công

- Thay mặt trưởng phòng trực tiếp điều hành và quản lý nhân viên hậu

cần, nhân viên bảo vệ

- Thay mặt cho trưởng phòng tổ chức phổ biến kịp thời các chế độ nộiquy, quy định của công ty, kiểm tra và đề xuất việc kỷ luật công nhân viên vi

phạm nội quy, quy định của công ty

- Có toàn quyền phân công và chỉ đạo nhân viên trong phòng về lĩnh vực

hành chính khi trưởng phòng vắng mặt

- Đề xuất trưởng phòng xử lý các sai phạm của công nhân viên căn cứ nội

quy công ty và pháp luật nhà nước

- Xây dựng kế hoạch và giám sát nhân viên trực thuộc thực hiện công việccó quyền quyết định trong kế hoạch công việc ( đã trình trưởng phòng kí) vàtham mưu phương pháp quản lý với trưởng phòng

*Cán bộ quản lý nhân sự kiêm quản lý tiền lương :

- Quản lý về hồ sơ nhân sự và các giấy tờ liên quan đến công ty

- Quản lý hồ sơ, lý lịch nhân viên toàn công ty : lưu hồ sơ công nhân viêntrong file theo bộ phận Lập danh sáh công nhân viên theo biểu mẫu,cập nhật

định kì hàng tháng

- Quản lý công tác tuyển dụng theo thủ tục tuyển dụng : nhận bản đăng kýnhân sự, trình ký, lập thông báo tuyển dụng liên hệ các trung tâm việc làm đểthông báo tuyển dụng, nhận hồ sơ, lên danh sách trình trưởng pòng, thông báo

lịch phỏng vấn và đến nhận viejc cho ứng viên

- Quản lý và phân phát các biểu mẫu liên quan đến hành chính nhân sự,lưu các bảng mẫu trong máy, in các biểu mẫu và lưu trong bìa cùng với các biểumẫu theo bộ phận , hàng tuần chủ động thông tin cho các bộ phận về tình hình

sử dụng biểu mẫu

- Kiểm tra các tài liệu tính lương: bảng kê sản lượng, ngày công, đơn giá

sản phẩm

- Quản lý việc tạm ứng và thanh toán tạm ứng theo từng đối tượng

- Đối chiếu số lượng về bảng lương, lập bảng phân bổ và hạch toán chi

phí tiền lương và các khoản trích theo lương

- Theo dõi và lập bảng tính phân bổ, hạch toán các khoản BHXH,BHYT,

kinh phí cố định (nếu có) phải nộp và đã nộp

- Lưu trữ, bảo quản và bảo mật số liệu

- Chấp hành lệnh điều động của trưởn phòng Tổ chức hành chính

- Thông qua trưởng phong có quyền yêu cầu các bộ phận liên quan cung

cấp các tài liệu về nhân sự, công tác tính lương

- Được từ chối các yêu cầu xử lý cung cấp sai thông tin sai quy định của

công ty nói riêng và của nhà nước nói chung

- Đưa ra hoặc đề xuất sáng kiến trong việc quản lý nhân sự, thanh toántiền lương, chế độ BHXH cho người lao động

* Cán bộ quản trị văn phòng:

- Đánh máy các loại công văn, giấy tờ theo yêu cầu của lãnh đạo

- Lập các quyết định điều động, bổ nhiệm miễn nhiệm… theo yêu cầu của

trưởng phòng và các thủ tục liên quan

- Quản lý văn phòng phẩm của công ty : nhận các đề xuất văn phòngphẩm , cấp phát văn phòng phẩm theo yêu cầu 2 lần/tháng, cấp phát văn phòng

phẩm theo yêu cầu tháng rà soát số lượng văn phòng phẩm lập phiếu để theo dõi

việc nhập, cấp văn phòng phẩm, tồn văn phòng phẩm

- Đề xuất với trưởng phòng các biệp pháp,phương pháp cải tiến quản lý

hành chính văn phòng

- Quyền chủ động giải quyết những vấn đề phát sinh về hành chính văn

phòng

- Tổ chức phục vụ các cuộc hội họp, các chuyến đi công tác của lãnh đạo

- Thực hiện các công việc khác do trưởng phòng phân công

- Giải quyết trong phạm vi cho phép các vướng mắc, khiếu nại của người

lao động về công việc đang phụ trách

*Cán bộ Văn thư :

- Tiếp nhận công văn giấy tờ đi đến, vào sổ theo dõi, phân loại và chuyểncông văn, giấy tờ cho các bộ phận liên quan Khi chuyển giao giấy tờ, công văn

phải yêu cầu người nhận ký vào sổ giao công văn

- Chuyển giao văn bản, trả lời điện tín, fax nhanh

- Sắp xếp công văn, tài liệu và giấy tờ, hồ sơ có khoa học, hợp lý để tra

tìm nhanh, phục vụ nhu cầu công việc

- Thực hiện quy chế bảo mật tài liệu

- Sử dụng và quản lý con dấu theo quy định

* Nhân viên tổ bảo vệ :

- Theo dõi chính xác tài liệu, vật tư xuất ra khỏi công ty mọi tài sản xuất

ra khỏi nhà xưởng phải có phiếu xuất hoặc giấy đồng ý cho xuất của giám đốc

- Theo dõi người ra vào công ty

- Bảo vệ có trách nhiệm giúp khách, công nhân viên đưa xe vào đúng nơi

quy định

- Kiên quyết không cho công nhân viên mang chất nổ, hung khí vào cơ

quan

- Kiểm tra các thiết bị phong cháy chữa cháy, đảm bảo công tác phòng

cháy chữa cháy

*Nhân viên lái xe

- Chuẩn bị xe cho lãnh đạo khi có yêu cầu

- Đưa đón lãnh đạo đi họp, công tác…

*Nhân viên y tế:

- Tổ chức mạng lưới y tế, chăm sóc sức khoẻ vệ sinh phòng bệnh đặc biệtquan tâm đến đội ngũ cán bộ công tác tại công ty, mua bảo hiểm y tế, tổ chứckhám sức khoẻ định kỳ hàng năm cho cán bộ công nhân viên

- Thực hiện rà soát, trích nộp bảo hiểm xã hội định kỳ cho người lao độngtheo quy định của Luật lao động.

*Nhân viên lễ tân, tạp vụ :

- Đón tiếp khách đến công ty

- Giới thiệu và liên hệ giúp khách tới các phòng ban

- Vệ sinh các đơn vị, phòng ban, phòng họp, phòng khách của công ty

b) Xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng (Phụ lục III)

Phần II TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY

CỔ PHẦN CHÈ PHÚ THỌ

I Tìm hiểu chung về công tác Văn thư tại Công ty Cổ phần Chè Phú Thọ

1 Khái niệm, vai trò, ý nghĩa về công tác văn thư.

Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP Công tác văn thư bao gồm các côngviệc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thànhtrong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu

trong công tác văn thư

Công tác văn thư liên quan đến soạn thảo ban hành văn bản, quản lý văn

bản và sử dụng con dấu để đảm bảo về thông tin cho hoạt động quản lý

Quản lý văn bản bao gồm: quản lý văn bản đi và quản lý văn bản đến.Các tài liệu khác:

+ Tài liệu nghe nhìn

+ Tài liệu Khoa học-kỹ thuật

+ Tài liệu điện tử, tài liệu điện ảnh…

- Vai trò: Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộmáy quản lý nói chung và là nội dung quan trọng trong hoạt động của vănphòng Trong văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được, chiếm mộtphần lớn trong hoạt động của văn phòng và là một mắt xích trong guồng máyhoạt động quản lý của các cơ quan, đơn vị Như vậy, công tác văn thư gắn liềnvới hoạt động của cơ quan, được xem như một bộ phận hoạt động quản lý nhà

nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý nhà nước

- Ý nghĩa: Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động lãnh đạo và

quản lý Nhà nước, là phương tiện thiết yếu giúp cho hoạt động của các đơn vịđược hiệu quả Hiểu đúng về công tác văn thư sẽ giúp hoạt động có hiệu quả,nếu hiểu không đúng sẽ kìm hãm sự phát triển của nó, điều này sẽ ảnh hưởngđến năng suất quản lý trong cơ quan Nhà nước

2 Công tác văn thư tại Công ty CP Chè Phú Thọ

Công tác văn thư là một hoạt động đảm bảo cung cấp thông tin bằng vănbản, phục vụ cho công việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành của Giám đốc,

Ban lãnh đạo, Hội đồng quản trị và các phòng ban trong công ty

Trong tất cả các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của cơ quan nóichung và hoạt động lãnh đạo quản lý của Giám đốc nói riêng thì hoạt động vănthư là hoạt động không thể thiếu được và là một hoạt động quan trọng của côngtác văn phòng Như vây công tác văn thư như hoạt động quản lý, nó gắn liền vớihoạt động sản xuất kinh doanh và có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt độngcủa Công ty Như vây làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giải quyết công việcđược nhanh chóng, chính xác, năng suất và chất lượng, giữ gìn bí mật của công

ty, giữ lại những chứng từ về hoạt động của cơ quan và các cá nhân trong cơquan Công tác văn thư góp phần đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ tài liệu tạo điềukiện làm tốt công tác Lưu trữ Công tác Văn thư như một sợi dây truyền trongnhà máy tự động, nó liên kết tất cả các bộ phận với Giám đốc, nối các phòng banvới nhau, liên hệ giữa cơ quan với các Doanh nghiệp bên ngoài

Công tác Văn thư đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp kịp thờiđầy đủ, chính xác những thông tin phục vụ hoạt động quản lý của Ban lãnh đạocông ty

Công tác quản lý văn bản của Cơ quan được thực hiện theo Nghị định110/2004/NĐ-CP và Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chínhphủ về công tác Văn thư- Lưu trữ Trong đó quy định về soạn thảo, ban hànhvăn bản; quản lý văn bản và quản lý sử dụng con dấu; lập hồ sơ hiện hành vàgiao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan

• Sơ đồ mô hình tổ chức văn thư ở công ty Cổ phần Chè Phú Thọ :

I.

3.1 Về tổ chức

Công ty Cổ phần Chè Phú thọ không bố trí phòng văn thư riêng mà là một

bộ phận thuộc văn phòng Mô hình công tác Văn thư của cơ quan là mô hình vănthư tập trung Tất cả các thao tác nghiệp vụ về xử lý văn bản được thực hiện tạimột nơi chung cho cả cơ quan là Văn phòng Văn phòng quản lý tất cả các vănbản do cơ quan ban hành ra và các văn bản do cơ quan khác gửi đến đều phảiđược cán bộ Văn thư vào sổ làm thủ tục theo quy định rồi mới chuyển đến các

cơ quan khác hoặc gửi tới đơn vị có liên quan

3.2 Về cán bộ

Công tác Văn thư của Công ty CP Chè Phú Thọ có nhiệm vụ trao đổithông tin giữa Giám đốc với các phòng ban, các đơn vị trong cơ quan Cán bộvăn thư thuộc Văn phòng

Vì vậy người cán bộ Văn thư trước hết phải là người có phẩm chất tốt,trung thực, nhiệt tình, nghiêm túc chấp hành nội quy của cơ quan và luôn tự rènluyện bản thân Người cán bộ văn thư phải nắm vững lý luận nghiệp vụ công tácvăn thư

Do biên chế ít nên ở Công ty Cổ phần Chè Phú Thọ có 01 cán bộ văn thưcó trình độ chuyên môn ( các xí nghiệp, phòng ban khác thì cán bộ kế toán kiêmluôn công tác văn thư) tốt nghiệp hệ Liên thông Đại học chuyên ngành Văn thư– Lưu trữ Vì vậy bản thân cán bộ Văn thư rất có ý thức với công việc của mình,

Công tác văn thư

Tổ chức biên

chế

Soạn thảo

và ban hành văn bản

Quản lí công văn đi

và công văn đến

Lập hồ sơ

và lưu hồ sơ

Tổ chức và quản lý con dấu

thực hiện tốt công tác Văn thư theo quy định.

Các công việc cán bộ văn thư thường làm như: Nhận công văn đến,chuyển giao công văn đi, phân báo, xử lý thông tin, vào số văn bản và trình lãnhđạo ký, cho ý kiến giải quyết, theo dõi việc luân chuyển văn bản…

Chính từ hình thức làm việc thống nhất, tập trung mà công văn giấy tờcủa cơ quan luôn được giải quyết nhanh chóng, kịp thời, chính xác nhằm nângcao hiệu quản hoạt động của cơ quan Với một cơ quan quy mô không lớn lắm,

số lượng văn bản, giấy tờ không nhiều, cơ quan bố trí cán bộ văn thư kiêm cảLưu trữ

Nhận xét về mô hình tổ chức công tác văn thư:

- Bộ phận văn thư của HĐQT được quản lý chung với văn thư của doanhnghiệp nói chung nên tạo thuận lợi cho việc sử dụng con dấu, đánh số văn bảnđược đồng bộ, dễ quản lý

- Công tác văn thư – lưu trữ vẫn còn mang tính thủ công vẫn còn sử dụngnhiều mẫu sổ viết tay hoặc các thẻ bằng giấy in…

- Công ty chưa bố trí cho bộ phận văn thư – lưu trữ một phòng riêng đểyên tĩnh, thuận lợi cho công việc

- Cơ sở vật chất còn hạn chế

III Thực trạng về công tác văn thư tại công ty Cổ phần Chè Phú Thọ

Công tác văn thư của Công ty Cổ phần Chè Phú Thọ bao gồm những nộidung sau :

- Soạn thảo và ban hành văn bản

- Công tác quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến

- Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

- Công tác tổ chức quản lý và sử dụng con dấu

1 Nội dung công tác Văn thư tại Công ty Cổ phần Chè Phú Thọ

II Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan

Bảng thống kê các hình thức văn bản và số lượng ban hành văn bản trong

05 năm trở lại đây:

trên, cơ sở trực thuộc.

Quyết định là loại văn bản được ban hành tương đối lớn Do Công tythường xuyên phải ban hành loại văn bản này để giải quyết các vấn đề thuộc nội

bộ cơ quan trong công tác quản lý như : Quyết định ban hành quy chế công ty,Quyết định nâng lương cho cán bộ…

Báo cáo, giấy mời, tờ trình… là những văn bản ban hành tương đối ít vìchúng là loại văn bản phản ánh tình hình, tường trình lên cấp trên hoặc với tậpthể về các vấn đề có liên quan đến chức năng nhiệm vụ của Công ty, sơ kết, tổngkết công tác Do vậy mà nó được ban hành theo định kỳ, quý, tháng, năm haycấp trên có yêu cầu

Công tác soạn thảo và ban hành văn bản là công việc thường xuyên vàquan trọng diễn ra hàng ngày ở hầu hết các cơ quan Văn bản được hình thànhtrong quá trình giải quyết công việc do vậy nó nó có ảnh hưởng rất lớn tới năngsuất và chất lượng của hoạt động quản lý Công tác soạn thảo văn bản là mộtcông việc khoa học đòi hỏi người soạn thảo văn bản phải nắm vững quy trìnhnghiệp vụ và các kỹ thuật trình bày đồng thời phải nắm vững đường lối chínhsách của Đảng, Nhà nước và chức năng nhiệm vụ của cơ quan mình

Thực tế công tác soạn thảo của Công ty CP Chè Phú Thọ có rất nhiều cảicách, thích ứng tình hình kinh tế hiện nay và phát huy tốt hiệu quả, năng suất vàchất lượng của hoạt động quản lý

Tất cả các văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức trừ trường hợppháp luật có quy định khác đều được quản lý tập trung thống nhất tại văn thư cơquan Các công việc văn thư thường làm như: Nhận công văn đến chuyển giaocông văn đi, phân báo và chia báo Sử lý thông tin, cho số văn bản trình lãnh đạo

ký, cho ý kiến giải quyết theo dõi việc luân chuyển văn bản, v.v…

Chính từ hình thức làm việc thống nhất, tập trung mà công văn giấy tờcủa cơ quan luôn được giải quyết nhanh chóng, kịp thời, chính xác nhằm nângcao hiệu quản hoạt động của cơ quan Với một cơ quan quy mô không lớn lắm,

số lượng văn bản, giấy tờ không nhiều, cơ quan bố trí cán bộ văn thư kiêm cảLưu trữ

Kiểm tra rà soát hệ thống văn bản trong cơ quan là công việc hết sứcquan trọng vì qua quá trình rà soát chúng ta sẽ phát hiện được những văn bản bịsai lệch để kịp thời sửa chữa ban hành đúng thẩm quyền quy định

Rà soát hệ thống hoá văn bản sẽ giúp ta quản lý khối lượng văn bản tốt,

dễ dàng trong tra tìm

1.1.1 Xác định thẩm quyền ban hành văn bản của cơ quan

Công ty Cổ phần Chè Phú Thọ là một đơn vị hoạt động sản xuất, kinhdoanh nên việc soạn thảo văn bản chủ yếu là theo chức năng, nhiệm vụ đượcgiao của các phòng ban, đơn vị và các cán bộ chuyên viên kỹ thuật nghiệp vụtrong công ty Văn bản thuộc lĩnh vực của phòng ban, đơn vị nào thì phòng ban,đơn vị đó soạn thảo Trình tự các bước tiến hành soạn thảo theo quy định(Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trìnhbày văn bản ngày 06 tháng 05 năm 2005) Phòng Tổ chức hành chính có tráchnhiệm tổng hợp, soạn thảo những yêu cầu cốt yếu trong thông tư (như dùng Fontnào, cỡ chữ bao nhiêu, khoảng cách/độ dãn dòng…) phù hợp lại hình sản xuất,kinh doanh của Công ty thông báo đến các đơn vị tổ chức triển khai thực hiện

Qua khảo sát thực tiễn, quy trình soạn thảo văn bản tại công ty được thựchiện theo đúng các bước sau: khi cán bộ, chuyên viên các phòng ban, đơn vịđược phân công giải quyết của một văn bản đến, căn cứ vào yêu cầu giải quyếttừng văn bản cần phải soạn thảo một văn bản mới để xử lý, giải quyết hoặc traođổi, cán bộ chuyên viên đó tiến hành soạn thảo một văn bản mới trên máy vitính, sau đó đưa lãnh đạo phòng ký nháy duyệt nội dung văn bản, chuyển đếnvăn phòng để kiểm tra thể thức văn bản và trình ký lãnh đạo công ty Sau khivăn bản được ký chính thức, văn thư chịu trách nhiệm đăng ký số, vào sổ côngvăn đi, nhân bản, đóng dấu rồi chuyển theo nơi nhận được ghi trong văn bản

- Theo thẩm quyền ban hành văn bản, công ty được phép ban hành cácloại văn bản sau: Quyết định, tờ trình, thông báo, báo cáo, công văn hành chính,

hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động, biên bản, đề án,dự toán, các nội quy, quychế, điều lệ hoạt động của đơn vị.

Đối với những văn bản quan trọng như: Điều lệ, kế hoạch năm, đề án trước khi trình duyệt nội dung bộ phận chịu trách nhiệm soạn thảo phải xin ýkiến lãnh đạo tổ chức các cuộc họp để lấy ý kiến đóng góp cho bản dự thảo

* Thể thức trình bày văn bản

-Thể thức văn bản do Công ty, các đơn vị ban hành gồm các thành phần:quốc hiệu; tên đơn vị ban hành văn bản; số, ký hiệu của văn bản; địa danh vàngày tháng năm ban hành văn bản; tên loại và trích yếu nội dung văn bản; nộidung văn bản; chức vụ, họ tên, chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của Công

ty, đơn vị; nơi nhận; dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những loại văn bảnkhẩn, mật)

- Đối với công văn, công điện, giấy mời, giấy giới thiệu, phiếu gửi, phiếuchuyển, thư gửi khách hàng… Điều này có thể bổ sung địa chỉ Công ty, đơn vị,địa chỉ email, số điện thoại, số fax

* Soạn thảo văn bản

Việc soạn thảo văn bản của công ty được quy định như sau:

Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, Giám đốc hoặcngười có thẩm quyền giao cho một phòng (ban) hoặc một cá nhân chủ trì soạnthảo văn bản

+ Phòng (ban) hoặc cá nhân được giao soạn thảo văn bản phải thực hiệncác công việc sau:

- Xác định hình thức, nội dung, độ mật và khẩn của văn bản cần soạnthảo;

- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;

- Soạn thảo văn bản;

- Trong trường hợp cần thiết có thể đề nghị Giám đốc Công ty hoặc thủtrưởng đơn vị tham khảo ý kiến của các phòng nghiệp vụ và các đơn vị có liênquan nghiên cứu tiếp thu để hoàn thiện bản thảo;

- Trình duyệt bản thảo kèm theo tài liệu có liên quan

* Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt

- Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt

- Trường hợp có sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt thìngười soạn thảo văn bản phải trình người duyệt xem xét, quyết định

* Đánh máy, nhân bản

Việc đánh máy, nhân bản phải đảm bảo những yêu cầu sau:

- Đánh máy đúng nguyên bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bàyvăn bản

- Trường hợp phát hiện có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thìngười đánh máy phải hỏi lại phòng hoặc cá nhân soạn thảo hoặc người duyệtbản thảo đó

- Giữ gìn bí mật nội dung văn bản

- Nhân bản đúng số lượng, đúng thời gian quy định

* Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

- Trưởng các phòng, các đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bảnphải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản

- Trưởng phòng Hành chính kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức,thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản

* Ký văn bản

- Giám đốc Công ty, thủ trưởng đơn vị có quyền ký tất cả văn bản củaCông ty và đơn vị trong thẩm quyền của mình

- Giám đốc Công ty và thủ trưởng các đơn vị có thể giao cho cấp phó củamình ký thay (KT) các văn bản thuộc lĩnh vực phân công phụ trách.

-Giám đốc Công ty, thủ trưởng các đơn vị có thể giao cho Trưởng phòng(ban) Hành chính hoặc một số trưởng phòng (ban) khác ký thừa lệnh (TL) một

số văn bản, cụ thể như sau:

- Trưởng phòng (ban) Hành chính được ký thừa lệnh các loại văn bản:Giấy đi đường; giấy giới thiệu; giấy mời; giấy nghỉ phép; phiếu gửi; giấy biênnhận hồ sơ; phiếu chuyển; các văn bản sao y, sao lục và trích sao

- Trưởng các phòng (ban) của Công ty và đơn vị được phép ký các vănbản có tính chất hướng dẫn nội bộ trong phạm vi lĩnh vực được phân công quản

lý theo ủy quyền của Giám đốc Công ty, Giám đốc Chi nhánh bằng văn bản.Không được phép ký các văn bản ban hành ra ngoài Công ty, đơn vị

- Trong trường hợp đặc biệt, Giám đốc Công ty, Giám đốc Chi nhánhhoặc người có thẩm quyền ủy quyền cho một cán bộ phụ trách dưới mình mộtcấp ký thừa ủy quyền (TUQ) một số văn bản mà mình phải ký Việc giao kýthừa ủy quyền phải được quy định bằng văn bản, được giới hạn trong một thờigian nhất định và có nội dung ủy quyền cụ thể Người ủy quyền không được ủyquyền lại cho người khác ký

- Đối với những ban, hội đồng làm việc theo chế độ tập thể, việc ký vănbản được quy định như sau:

- Người đứng đầu ban, hội đồng thay mặt (TM) tập thể ký các văn bản củaBan/Hội đồng

- Cấp phó của người đứng đầu ban/hội đồng được thay mặt tập thể, kýthay người đứng đầu ban/hội đồng những văn bản theo ủy quyền của ngườiđứng đầu và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách

- Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước Công ty, đơn vị và trướcpháp luật về các văn bản mà mình đã ký

* Bản sao văn bản

- Các hình thức sao văn bản được quy định trong quy chế này gồm: Bản

sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục.

.+Thể thức bản sao được quy định như sau:

-Thể thức của cả ba hình thức: sao y bản chính, trích sao, sao lục bao gồmcác thành phần: tên Công ty, tổ chức sao văn bản; số, ký hiệu bản sao; địa danh

và ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;dấu của Công ty, đơn vị sao văn bản; nơi nhận

- Bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục được thực hiện theođúng quy định tại quy chế này và có giá trị pháp lý như bản chính

- Bản sao chụp cả dấu và chữ ký của văn bản, không được thực hiện theođúng thể thức quy định tại khoản 2 của Điều này không có giá trị pháp lý, chỉ cógiá trị thông tin để tham khảo

1.1.2 Nhận xét về thể thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản của Công ty

 Ưu điểm :

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản đều được các nhân viên tuân thủ

và áp dụng theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-VPCP ngày 06/05/2012của Bộ Nội Vụ và Văn phòng Chính phủ ban hành về việc hướng dẫn về thểthức và kỹ thuật trình bày văn bản Vì vậy, hầu hết các văn bản của Công ty banhành đều đảm bảo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày

 Nhược điểm :

Về các phòng ban chuyên môn về máy móc kỹ thuật do chưa được đàotạo chuyên sâu mà chỉ áp dụng Thông tư, theo cách hiểu riêng nên sau khi soạnthảo một văn bản trình lên cấp trên thường mắc những lỗi cơ bản như chấm cuốidòng ở các phần Quốc hiệu, tiêu ngữ, ngày tháng năm… sai kết cấu văn bản, saitrong cách hành văn, sai nơi nhận… nếu không được văn thư cơ quan trình ký

và phải làm lại nhưng vẫn có một số văn bản không gạch chân

Tuy nhiên theo quy trình soạn thảo văn bản của công ty như hiện nay thìcũng còn có nhiều hạn chế do trình độ nhận thức, hiểu biết về tầm quan trọngcủa việc ban hành văn bản còn kém, năng lực của cán bộ soạn thảo không đồng

đều do phần lớn cán bộ soạn thảo là kiêm nhiệm không chuyên trách Do đó dẫnđến nhiều văn bản xuất bản nội dung còn yếu kém, thiếu logic, ngôn ngữ sửdụng trong văn bản thiếu chuẩn xác, dài dòng, đặc biệt là các văn bản mang tínhpháp lý cao như các quy định, quy chế, điều lệ sử dụng từ ngữ, câu tối nghĩa,không rõ ràng nên gây khó khăn cho việc thực hiện.

1.1.3 Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của công ty

•Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản của cơ quan :

Với chức năng, nhiệm vụ của mình để đảm bảo quy trình hoạt động củaCông ty, lãnh đạo Công ty cùng với lãnh đạo Văn phòng luôn luôn quan tâm đếncác quy trình: soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, quản lý văn bản… Trong đótrọng tâm là soạn thảo văn bản, thể thức văn bản

Căn cứ vào tính chất nội dung văn bản cần soạn thảo, lãnh đạo trung tâm,lãnh đạo các đơn vị thành viên giao cho một đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạnthảo

Trưởng, phó phòng, các đơn vị hoặc cá nhân được giao soạn thảo văn bảncó trách nhiệm thực hiện các công việc như sau :

 Bước 1 : Xác định mục đích, tính chất và tầm quan trọng của văn bản Tùy thuộc vào nội dung và tính chất văn bản, ban giám đốc sẽ chỉ địnhcho phòng hoặc cá nhân có trách nhiệm soạn thảo Còn văn bản thông thườngthì do phòng Tổ chức Hành chính công ty chịu trách nhiệm soạn thảo Ngoài ranhững văn bản phát sinh do nhu cầu công việc của phòng thì phòng tự phân

công nhân viên soạn thảo

Khi soạn thảo văn bản trước tiên là phải xác định loại văn bản, xác địnhmục đích, tính chất và tầm quan trọng của văn bản Công việc này được xác địnhngay tại các phòng chuyên môn, chuyên viên của phòng căn cứ vào mục đích,

tính chất, tầm quan trọng của văn bản để quyết định việc ban hành

 Bước 2 : Thu thập và xử lý thông tin

Việc thu thập và xử lý thông tin quyết định đến chất lượng và nội dungcủa văn bản Thông tin cần thu thập bao gồm: Thông tin pháp lý và thông tin

thực tế, yêu cầu phải xử lý thông tin chính xác và lựa chọn những thông tin chủyếu đông thời loại ra những thông tin thứ yếu hoặc không chính xác.

Người soạn thảo văn bản sẽ căn cứ vào thông tin pháp lý có trong nhữngvăn bản quy phạm pháp luật liên quan đến việc chỉ đạo công tác chuyên môncủa ngành mình và các thông tin chỉ đạo công tác của cơ quan để thu thập và xử

lý thông tin cho văn bản

 Bước 3 : Xác định tên loại văn bản

Đây là bước quan trọng để tạo hiệu lực của thi hành văn bản Để làmđược điều này cán bộ soạn thảo phải căn cứ vào mục đích, tính chất của văn bản

và vấn đề sự việc đề cập

 Bước 4 : Xây dựng đề cương và viết bản thảo

Đề cương là dàn ý khái quát các phần mềm, mục, ý trong văn bản, đềcương càng chi tiết thì việc soạn thảo văn bản càng thuận lợi, nhanh chóng và cóchất lượng tránh cho văn bản phải sửa đi sửa lại nhiều lần, Đặc biệt là khi soạnthảo các nghị quyết và các quyết định cá biệt có liên quan đến nhiều người,nhiều đối tượng căn cứ vào đề cương để viết bản thảo, qua mỗi lần viết được bổ

sung và sửa chữa đầy đủ, hoàn chỉnh

 Bước 5: Soạn thảo văn bản

Người soạn thảo văn bản bắt đầu soạn thành văn bản áp dụng thông tư55/2005/BNV-VPCP để đảm bảo về hình thức văn bản, bố cục và cách hành

văn

Trong quá trình soạn thảo nếu có vướng mắc thì tham khảo ý kiến cấptrên hoặc phòng ban có liên quan Sau khi soạn thảo xong sẽ trình lãnh đạo xemxét và bổ sung những ý còn thiếu Công việc soạn thảo của cán bộ chủ yếu trên

máy tính, tạo điều kiện cho việc chỉnh sửa được tiện lợi

 Bước 6: Trình ký và duyệt văn bản

Sau khi soạn thảo xong văn bản chuyển văn bản tới văn thư để văn thưtrình ký, văn thư kiểm tra thể thức trước khi trình ký nếu phát hiện sai sót về thểthức, hình thức thì góp ý để người soạn thảo chỉnh sửa lại còn nếu văn bản đã

đảm bảo hình thức, nội dung thì văn thư đưa đi trình ký

Việc duyệt văn bản phải do người có thẩm quyền phê duyệt Giám đốc,phó giám đốc, trưởng các phòng ban căn cứ thẩm quyền để xem xét, ký hoặc

ban hành phê duyệt văn bản Nếu nhận thấy văn bản chưa hợp lý hay chưa khảthi thì chuyển trả lại phòng soạn thảo sửa đổi và trình ký lại Nếu văn bản đã hợp

lý thì ký văn bản

 Bước 7 : Hoàn thiện các thủ tục ban hành

Sau khi đã đầy đủ chữ ký của của thủ trưởng phòng công ty, văn bản đượcchuyển cho bộ phận văn thư để hoàn thiện về mặt thể thức văn thư làm thủ tụcđăng ký văn bản đi, nhân văn bản và đóng dấu

Văn phòng căn cứ nơi nhận để tiến hành chuyển giao văn bản Văn bản đithì làm thủ tục lưu hồ sơ gốc vào hồ sơ công ty

Như vậy, soạn thảo văn bản là một khâu quan trọng trong hoạt động quản

lý của Công ty, chất lượng văn bản có ảnh hưởng lớn đến hiệu lực và hệ quảcông tác của công ty Bởi vậy, công việc soạn thảo phải được tiến hành một cách

tỉ mỉ, thận trọng và phải được coi là một công tác khoa học không thể làm đạikhái tác trách

Quá trình soạn thảo, ban hành văn bản của Công ty Cổ phần Chè Phú Thọ

đã áp dụng sát các bước thực hiện về nội dung còn về mặt thể thức tuy có một sốlỗi so với tiêu chuẩn của Nhà nước song cũng đã và đang dần thay đổi để ngàycàng hoàn thiện hơn so với tiêu chuẩn ngành đề ra theo Thông tư Liên tịch số :55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 của Bộ Nội Vụ và Văn phòng

Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

* Mẫu hóa một số loại văn bản của công ty CP Chè Phú Thọ (Phụ lục IV)

1.1.4 Quy trình xây dựng kế hoạch công tác

a) Xây dựng chương trình công tác năm

Căn cứ chỉ đạo của Lãnh đạo Công ty vào cuối năm các đơn vị thuộcCông ty đánh giá các nhiệm vụ công tác đã thực hiện trong năm vừa qua, dựkiến các nhiệm vụ phải thực hiện trong năm tới và xây dựng chươngtrình côngtác năm có dự kiến cho từng quý, trình Phó Giám đốc phụ trách cho ý kiến góp

ý, gửi về Văn phòng Văn phòng tổng hợp và dự thảo Chương trình công tácnăm của Công ty trình Giám đốc Công ty.Hoặc theo chỉ đạo của Giám đốc Sở,các đơn vị nộp CTCTTT củamình đến Giám đốc công ty để Giám đốc trực tiếp

đề ra chương trình côngtác trọng tâm.

b) Chương trình công tác quý

Trên cơ sở Chương trình công tác năm, chậm nhấtvào ngày 15 tháng cuốiquý, các đơn vị thuộc Công ty đánh giá các nhiệm vụ công tác đã thực hiệntrong quý, đề xuất các nhiệm vụ phải thực hiện trong quý tới , trình Phó Giámđốc phụ trách cho ý kiến góp ý, gửi về Văn phòng Văn phòng tổng hợp và dựthảoChương trình công tác quý trình Giám đốc công ty Hoặc theo chỉ đạo củaGiám đốc công ty, các đơn vị nộp CTCTTT của mình đến Giám đốc công ty đểGiám đốc trực tiếp đề ra chương trình công tác trọng tâm

c) Xây dựng chương trình công tác tháng:

Trên cơ sở Chương trình công tác quý,chậm nhất vào ngày 20 hàngtháng, các đơn vị thuộc công ty đánh giá các nhiệm vụ công tác đã thực hiệntrong tháng, đề xuất các nhiệm vụ phải thực hiện trong tháng tới, trình Phó Giámđốc phụ trách cho ý kiến góp ý, gửi về Văn phòng Văn phòng tổng hợpvà dựthảo Chương trình công tác tháng trình Giám đốc công ty Hoặc theochỉ đạo củaGiám đốc công ty, các đơn vị nộp CTCTTT của mình đến Giám đốc công ty đểGiám đốc trực tiếp đề ra chương trình công tác trọng tâm

- Lịch công tác tuần: Chậm nhất là sáng thứ 6 hàng tuần, các phòng ban

đề xuất lịch công tác tuần tới gửi Giám đốc công ty Giám đốc công ty xây dựng

và ban hành lịch công tác tuần

* Phê duyệt Chương trình công tác:

- Giám đốc công ty xem xét và phê duyệt Chương trình công tác;

- Trường hợp Giám đốc công ty không đồng ý với một số công việc thìcó thể trực tiếp làm việc với phòng ban chuyên môn để tham khảo ý kiến trướckhi quyết định;

- Trường hợp không đạt yêu cầu, Giám đốc công ty chỉ đạo xây dựng lại

* Mẫu hóa chương trình kế hoạch công tác ( Phụ lục V)

Nhận xét :

- Nhìn chung công tác xây dựng và lập kế hoạch chương trình kế hoạch ở

công ty CP Chè Phú Thọ được tổ chức thực hiện một cách chặt chẽ, đúng vớiquy định của công ty Các mẫu chương trình kế hoạch được thực hiện theo đúngbiểu mẫu trong sổ tay chất lượng ISO 9001 : 2008

1.2 Công tác quản lý và giải quyết văn bản

1.2.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi,đến (phụ lục V)

 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi

Văn bản đi là tất cả các loại văn bản hành chính, thư từ, giấy tờ do Công

ty phát hành để gửi ra bên ngoài hoặc lưu chuyển nội bộ

Tất cả các loại văn bản đều được đánh số theo dõi chung vào sổ công văn

đi của văn thư, cụ thể:

- Năm 2011 ban hành 590 văn bản

- Năm 2012 ban hành 664 văn bản

- Năm 2013 ban hành 756 văn bản

- Năm 2014 ban hành 759 văn bản

- Năm 2015 ban hành 796 văn bản

1 Yêu cầu soạn thảo văn bản

Căn cứ vào yêu cầu công việc của Công ty hoặc căn cứ vào nội dung yêucầu của văn bản đến, Giám đốc sẽ chỉ định một phòng hoặc một nhân viên chủtrì soạn thảo văn bản, hoặc các phòng soạn thảo văn bản dựa trên chức năng,nhiệm vụ của phòng mình

2 Cung cấp thông tin và soạn thảo văn bản

Người được phân công chủ trì soạn thảo văn bản tiến hành thu thập cácthông tin, tài liệu liên quan đến nội dung văn bản cần soạ thảo, nếu cần thiết, cóthể yêu cầu các phòng liên quan phối hợp hoặc cung cấp thông tin Người đượcphân công chủ trì soạn thảo văn bản có thể chuyển các thông tin cần thiết chonhân viên Hành chính/Văn thư soạn thảo theo yêu cầu

3 Khi kết thúc soạn thảo :

Cán bộ soạn thảo cần kèm theo văn bản các hồ sơ, giấy tờ, tài liệu liên

quan để làm cơ sở cho việc xem xét, phê duyệt

4 Xem xét văn bản

Sau khi hoàn tất văn bản, người soạn thảo văn bản gửi văn bản qua emailđến TP/người được phân công chủ trì soạn thảo văn bản xem xét về nội dung vàthể thức trình bày văn bản Nếu TP/người được phân công chủ trì soạn thảo vănbản đồng ý với nội dung văn bản thì gửi email cho người trực tiếp soạn thảo vănbản, nếu không thì góp ý để chỉnh sửa Sau khi TPLĐ/người được phân côngchủ trì soạn thảo văn bản đồng ý với nội dung văn bản, người trực tiếp soạn thảovăn bản chuyển bản giấy cho Trưởng phòng TC.HC xem xét về thể thức của vănbản Trưởng Phòng TC.HC có trách nhiệm xem xét văn bản ngay trong ngàynhận văn bản Nếu đồng ý, Trưởng TC.HC ký tắt vào văn bản trước khi chuyểncho Văn thư trình Giám đốc xem xét phê duyệt Nếu không đồng ý thì chuyểntrả lại người soạn thảo yêu cầu chỉnh sửa Tất cả các văn bản trình Giám đốcxem xét phê duyệt phải được tập trung tại Văn thư

Thời gian Văn thư trình và nhận văn bản từ Giám đốc Công ty hàngngày:

- Buổi sáng: 8h30 và 10h30

- Buổi chiều: 13h30 và 15h30

Ngoại trừ một số trường hợp khẩn cấp và quan trọng có thể trình trực tiếpGiám đốc vào bất kỳ thời gian nào trong giờ hành chính

5 Phê duyệt văn bản

Giám đốc là người phê duyệt văn bản đi của Công ty Giám đốc Công tycó thể ủy quyền cho Trưởng phòng TC.HC phê duyệt một số văn bản nội bộcông ty Trong quá trình phê duyệt văn bản nếu văn bản chưa đạt yêu cầu, Giámđốc trả lại văn bản yêu cầu người soạn thảo chỉnh sửa

Công ty ban hành trong một năm Số của văn bản được ban hành từ số 01 vàongày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.

- Ngày của văn bản: là ngày, tháng, năm văn bản được ký ban hành vàphải được viết đầy đủ ngày…tháng…năm…bằng các chữ số; Đối với các ngàydưới 10 và các tháng dưới 2 thì phải ghi thêm số 0 ở đằng trước Văn bản điđược Văn thư nhân bản theo đúng số lượng yêu cầu Số lượng văn bản đượcnhân bản theo số lượng quy định (ở phần Nơi nhận của văn bản có ghi phát hànhcho các đơn vị nào, không có trường hợp 01 đơn vị phát hành quá 02 văn bản,ngoại trừ trường hợp có yêu cầu của Giám đốc đề nghị photo thêm văn bản đểvừa gửi qua đường Văn thư hoặc người đi tiếp xúc là việc trực tiếp với các đơn

vị liên quan để giải quyết công việc Hình ảnh số đăng kí văn bản đi ( Phụ lục

VI).

Hiện nay văn thư tại công ty cũng chưa áp dụng hình thức đăng ký hiệnđại Mặt khác, như sổ đăng ký văn bản đi là một sổ đăng ký chung cho nhiềuloại văn bản kể cả Thông báo, Quyết định, Kế hoạch… đều được đăng ký vào sổvới tên “ Công văn đi” là không thích hợp, không đúng quy định

Tuy rằng hình thức này sẽ làm giảm đi số lượng cần phải tập trung hàngnăm nhưng việc đăng kí nhiều loại văn bản trong mục tên loại , trong đó số củavăn bản được ghi vào cột tên loại tương ứng sẽ gây nhầm lẫn giữa các loại vănbản , việc tra tìm văn bản cũng sẽ trở nên phức tạp hơn

8 Đóng dấu và ban hành văn bản

Văn thư khi đóng dấu phải:

- Rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định - Dấuđóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái

- Dấu đóng giáp lai được đóng vào khoảng mép phải của văn bản hoặcphụ lục bản trùm lên một phần các tờ giấy

Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký vănbản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan,

tổ chức hoặc tên của các phụ lục