Tổ chức và hoạt động công tác văn thư tại Công ty Cổ phần Chè Phú Thọ

Tổ chức và hoạt động của văn phòng

Ngoài ra giúp giám đốc về kế hoạch giao khoán cho các xớ nghiệp chịu trỏch nhiệm theo dừi giỏm sỏt kỹ thuọ̃t.Chịu trỏch nhiệm lọ̃p kế hoạch sản xuất kinh doanh và tiêu thụ sản phẩm, tổ chức thực hiện các hợp đồng kinh tế mà giám đốc đã ký, tiếp nhận và tiêu thụ sản phẩm, công tác MKT, cung ứng quản lý vật tư, nguyên nhiên vật liệu. Trưởng phòng là người đứng đầu văn phòng, trong phạm vi văn phòng, trưởng phòng có trách nhiệm và thẩm quyền quyết định tất cả các công tác của văn phòng và có trách nhiệm báo cáo tình hình công tác của phòng lên Ban Giám Đốc công ty theo định kỳ hoặc đột xuất.

Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức hành chính

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho lãnh đạo đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó. Phòng TCHC tiến hành họp giao ban vào thứ 6 hàng tuần, tất cả các nhân viên phải có mặt đầy đủ ( trừ các ngày nghỉ, lễ tết, công tác và có lý do đặc biệt và được sự cho phép của Phó phòng, Trưởng phòng ). Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức hành. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hiện công việc sau khi được phê duyệt. Mua sắm, cấp phát và quản lý trang thiết bị kỹ thuật, cơ sở vật chất, tài sản, kinh phí của văn phòng và công ty. •Nhiệm vụ quản trị văn phòng. - Soạn thảo các văn bản, giấy tờ, văn thư lưu trữ của công ty. - Nghiên cứu soạn thảo và trình duyệt các quy định áp dụng trong công ty, xây dựng cơ cấu tổ chức của công ty. - Quản lý trang thiết bị , đồ dùng văn phòng các phòng tại trụ sở Công ty. - Quản lý con dấu của Công ty, máy văn phòng, điện thoại của Công ty. - Quản lý làm việc, cảnh quay môi trường trụ sở Công ty. - Quản lý lưu giữ hồ sơ tài liệu văn bản pháp lý của Công ty, chuyển văn bản đi, đến trụ sở Công ty. - Giúp lãnh đạo giữ liên lạc và điều hòa mối quan hệ với các đơn vị trong và ngoài cơ quan. - Làm công tác chuẩn bị và tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo. - Tổ chức đón tiếp khách đến tham quan, tổ chức khánh tiết, hội nghị, quà tặng giới thiệu sản phẩm công ty. - Tổ chức công tác tạp vụ, công tác khác thuộc phạm vi hành chính tổ chức, xây dựng, quản lý công tác an ninh, bảo vệ nội bộ Công ty. •Nhiệm vụ tổ chức bộ máy nhân sự - lao động tiền lương. - Quản lý nhân sự và việc thực hiện các chế độ chính sách đối vơi người lao động. - Quản lý lao động tiền lương, xây dựng kế hoạch tổ chức lao động tiền lương định mức lao động, phương án trả lương cho người lao động, thực hiện việc thanh toán, tạm ứng lương cho người lao động trong công ty. - Xây dựng các tiêu chuẩn và tổ chức nâng bậc lương, đào tạo và đào tạo lại. •Nhiệm vụ công tác thanh tra,kiểm tra và công tác thi đua khen thưởng - Tổ chức kiểm tra và chủ động thanh tra ,ngăn chặn những hành vi gây thất thoát, phương hại đến lợi ích công ty. - Tổ chức thanh tra theo đơn thư khiếu nại và theo kế hoạch đã được Tổng giám đốc phê duyệt. - Xây dựng kế hoạch tổ chức thi đua, khen thưởng. - Tổng hợp, xử lý trình Tổng giám đốc xem xét, kỷ luật theo quy định của công ty. - Làm một số công tác khác do lãnh đạo giao. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội c)Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng ( phần phụ lục II ).

Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng

- Quản lý công tác tuyển dụng theo thủ tục tuyển dụng : nhận bản đăng ký nhân sự, trình ký, lập thông báo tuyển dụng liên hệ các trung tâm việc làm để thông báo tuyển dụng, nhận hồ sơ, lên danh sách trình trưởng pòng, thông báo lịch phỏng vấn và đến nhận viejc cho ứng viên. - Theo dừi và lọ̃p bảng tớnh phõn bổ, hạch toỏn cỏc khoản BHXH,BHYT, kinh phí cố định (nếu có) phải nộp và đã nộp. - Chấp hành lệnh điều động của trưởn phòng Tổ chức hành chính. - Thông qua trưởng phong có quyền yêu cầu các bộ phận liên quan cung cấp các tài liệu về nhân sự, công tác tính lương. - Được từ chối các yêu cầu xử lý cung cấp sai thông tin sai quy định của công ty nói riêng và của nhà nước nói chung. - Đưa ra hoặc đề xuất sáng kiến trong việc quản lý nhân sự, thanh toán tiền lương, chế độ BHXH cho người lao động. * Cán bộ quản trị văn phòng:. - Đánh máy các loại công văn, giấy tờ theo yêu cầu của lãnh đạo. - Lập các quyết định điều động, bổ nhiệm miễn nhiệm… theo yêu cầu của trưởng phòng và các thủ tục liên quan. - Quản lý văn phòng phẩm của công ty : nhận các đề xuất văn phòng phẩm , cấp phát văn phòng phẩm theo yêu cầu 2 lần/tháng, cấp phát văn phòng. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phẩm theo yờu cầu thỏng rà soỏt số lượng văn phũng phẩm lọ̃p phiếu để theo dừi việc nhập, cấp văn phòng phẩm, tồn văn phòng phẩm. - Đề xuất với trưởng phòng các biệp pháp,phương pháp cải tiến quản lý hành chính văn phòng. - Quyền chủ động giải quyết những vấn đề phát sinh về hành chính văn phòng. - Tổ chức phục vụ các cuộc hội họp, các chuyến đi công tác của lãnh đạo - Thực hiện các công việc khác do trưởng phòng phân công. - Giải quyết trong phạm vi cho phép các vướng mắc, khiếu nại của người lao động về công việc đang phụ trách. - Tiếp nhọ̃n cụng văn giấy tờ đi đến, vào sổ theo dừi, phõn loại và chuyển công văn, giấy tờ cho các bộ phận liên quan. Khi chuyển giao giấy tờ, công văn phải yêu cầu người nhận ký vào sổ giao công văn. - Chuyển giao văn bản, trả lời điện tín, fax nhanh. - Sắp xếp công văn, tài liệu và giấy tờ, hồ sơ có khoa học, hợp lý để tra tìm nhanh, phục vụ nhu cầu công việc. - Thực hiện quy chế bảo mật tài liệu. - Sử dụng và quản lý con dấu theo quy định. - Theo dừi chớnh xỏc tài liệu, vọ̃t tư xuất ra khỏi cụng ty mọi tài sản xuất ra khỏi nhà xưởng phải có phiếu xuất hoặc giấy đồng ý cho xuất của giám đốc. - Theo dừi người ra vào cụng ty. - Bảo vệ có trách nhiệm giúp khách, công nhân viên đưa xe vào đúng nơi quy định. - Kiên quyết không cho công nhân viên mang chất nổ, hung khí vào cơ quan. - Kiểm tra các thiết bị phong cháy chữa cháy, đảm bảo công tác phòng cháy chữa cháy. *Nhân viên lái xe. - Tổ chức mạng lưới y tế, chăm sóc sức khoẻ vệ sinh phòng bệnh đặc biệt quan tâm đến đội ngũ cán bộ công tác tại công ty, mua bảo hiểm y tế, tổ chức khám sức khoẻ định kỳ hàng năm cho cán bộ công nhân viên. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Thực hiện rà soát, trích nộp bảo hiểm xã hội định kỳ cho người lao động theo quy định của Luật lao động. - Giới thiệu và liên hệ giúp khách tới các phòng ban. - Vệ sinh các đơn vị, phòng ban, phòng họp, phòng khách của công ty b) Xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng (Phụ lục III).

Khái niệm, vai trò, ý nghĩa về công tác văn thư

Trong tất cả các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của cơ quan nói chung và hoạt động lãnh đạo quản lý của Giám đốc nói riêng thì hoạt động văn thư là hoạt động không thể thiếu được và là một hoạt động quan trọng của công tác văn phòng. Do biên chế ít nên ở Công ty Cổ phần Chè Phú Thọ có 01 cán bộ văn thư có trình độ chuyên môn ( các xí nghiệp, phòng ban khác thì cán bộ kế toán kiêm luôn công tác văn thư) tốt nghiệp hệ Liên thông Đại học chuyên ngành Văn thư – Lưu trữ.

Nội dung công tác Văn thư tại Công ty Cổ phần Chè Phú Thọ II. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan

• Công tác quản lý và giải quyết văn bản

Qua khảo sát thực tiễn, quy trình soạn thảo văn bản tại công ty được thực hiện theo đúng các bước sau: khi cán bộ, chuyên viên các phòng ban, đơn vị được phân công giải quyết của một văn bản đến, căn cứ vào yêu cầu giải quyết từng văn bản cần phải soạn thảo một văn bản mới để xử lý, giải quyết hoặc trao đổi, cán bộ chuyên viên đó tiến hành soạn thảo một văn bản mới trên máy vi tính, sau đó đưa lãnh đạo phòng ký nháy duyệt nội dung văn bản, chuyển đến văn phòng để kiểm tra thể thức văn bản và trình ký lãnh đạo công ty. Số lượng văn bản được nhân bản theo số lượng quy định (ở phần Nơi nhận của văn bản có ghi phát hành cho các đơn vị nào, không có trường hợp 01 đơn vị phát hành quá 02 văn bản, ngoại trừ trường hợp có yêu cầu của Giám đốc đề nghị photo thêm văn bản để vừa gửi qua đường Văn thư hoặc người đi tiếp xúc là việc trực tiếp với các đơn vị liên quan để giải quyết công việc.

Điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác Văn thư tại công ty Cổ phần Chè Phú Thọ

Mặc dù số lượng còn hạn chế xong công ty đã trang bị được một số thiết bị mới như: Bàn làm việc hình chữ U, chữ L, ghế xoay, máy fax, máy photocopy,… các trang thiết bị này góp phần nâng cao hiệu quả cụng việc và bước đầu đó có hiệu quả rừ rệt. Tuy có phần mềm quản lý văn bản trên máy tính thuận tiện cho việc quản lý, tra tìm và sử dụng văn bản nhưng cán bộ văn thư vẫn đăng ký văn bản bằng phương pháp truyền thống là hệ thống sổ sách chưa ứng dụng được công nghệ thông tin vào trong quản lý văn bản.