Tổ chức công tác văn thư lưu trữ tại công ty cổ phần liên doanh đầu tư quốc tế KLF (tập đoàn FLC)

MỤC LỤC BẢNG CHỮ VIẾT TẮT A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 3 3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài. 4 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 4 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4 6. Giả thiết nghiên cứu của đề tài 5 7. Phương pháp nghiên cứu của đề tài. 6 8. Kết cấu của khoá luận 6 B. PHẦN NỘI DUNG. 9 CHƯƠNG 1: LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN LIÊN DOANH ĐẦU TƯ QUỐC TẾ KLF THUỘC TẬP ĐOÀN FLC 9 1.1. Khái quát về Tập đoàn FLC 9 1.2. Lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức và hoạt động của Công ty cổ phần Liên doanh Đầu tư Quốc tế KLF 10 1.2.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty cổ phần Liên doanh Đầu tư Quốc tế KLF. 10 1.2.2. Cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần liên doanh đầu tư quốc tế KLF. 12 1.2.3. Hoạt động của Công ty cổ phần Liên doanh Đầu tư Quốc tế KLF. 14 1.2.4. Giá trị cốt lõi, sứ mệnh, tầm nhìn của KLF Global. 15 1.2.4.1. Giá trị cốt lõi. 15 1.2.4.2. Sứ mệnh của KLF Global. 15 1.2.4.3. Tầm nhìn của KLF Global. 15 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LIÊN DOANH ĐẦU TƯ QUỐC TẾ KLF. 17 2.1. Thực trạng về hoạt động quản lý. 17 2.1.1. Tổ chức bộ phận phụ trách và tham mưu cho lãnh đạo về công tác VTLT. 17 2.1.2. Bố trí cán bộ văn thư lưu trữ 18 2.1.3. Xây dựng và ban hành văn bản về công tác Văn thư – Lưu trữ. 19 2.1.4. Quản lý phông lưu trữ của KLF Global. 21 2.1.5. Đảm bảo cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư lưu trữ. 22 2.1.6. Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ và kiểm tra, đánh giá về tình hình thực hiện công tác Văn thư lưu trữ tại KLF Global. 22 2.2. Hoạt động nghiệp vụ về công tác văn thư và công tác lưu trữ 23 2.2.1. Nghiệp vụ văn thư 23 2.2.1.1. Công tác xây dựng và ban hành văn bản. 23 2.2.1.2. Công tác quản lý văn bản 29 2.2.1.3. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến 32 2.2.1.4. Công tác quản lý và sử dụng con dấu. 34 2.2.1.5. Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 36 2.2.2. Nghiệp vụ lưu trữ 38 2.2.2.1. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Doanh nghiệp. 38 2.2.2.2. Công tác chỉnh lý. 39 2.2.2.3. Xác định giá trị tài liệu 40 2.2.2.4. Bảo quản tài liệu lưu trữ 41 2.2.2.5. Công tác thống kê. 42 2.2.2.6. Xây dựng công cụ tra tìm. 43 2.2.2.7. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu. 43 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LIÊN DOANH ĐẦU TƯ QUỐC TẾ KLF. 46 3.1. Nhận xét 46 3.1.1. Ưu điểm của công tác văn thư lưu trữ tại KLF Global 46 3.1.2. Hạn chế 47 3.2. Đề xuất giải pháp tổ chức công tác Văn thư, lưu trữ tại công ty KLF. 49 3.2.1. Về hoạt động quản lý. 50 3.2.2. Về hoạt động nghiệp vụ 54 3.2.2.1. Nghiệp vụ văn thư 54 3.2.2.2. Nghiệp vụ lưu trữ 58 C. PHẦN KẾT LUẬN 85 TÀI LIỆU THAM KHẢO D. PHỤ LỤC

MỤC LỤC

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

A PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 3

3 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài 4

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 4

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4

6 Giả thiết nghiên cứu của đề tài 5

7 Phương pháp nghiên cứu của đề tài 6

8 Kết cấu của khoá luận 6

B PHẦN NỘI DUNG 9

CHƯƠNG 1: LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN LIÊN DOANH ĐẦU TƯ QUỐC TẾ KLF THUỘC TẬP ĐOÀN FLC 9

1.1 Khái quát về Tập đoàn FLC 9

1.2 Lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức và hoạt động của Công ty cổ phần Liên doanh Đầu tư Quốc tế KLF 10

1.2.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty cổ phần Liên doanh Đầu tư Quốc tế KLF 10

1.2.2 Cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần liên doanh đầu tư quốc tế KLF 12

1.2.3 Hoạt động của Công ty cổ phần Liên doanh Đầu tư Quốc tế KLF 14

1.2.4 Giá trị cốt lõi, sứ mệnh, tầm nhìn của KLF Global 15

1.2.4.1 Giá trị cốt lõi 15

1.2.4.2 Sứ mệnh của KLF Global 15

1.2.4.3 Tầm nhìn của KLF Global 15

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LIÊN DOANH ĐẦU TƯ QUỐC TẾ KLF 17

2.1 Thực trạng về hoạt động quản lý 17

2.1.1 Tổ chức bộ phận phụ trách và tham mưu cho lãnh đạo về công tác VTLT 17

2.1.2 Bố trí cán bộ văn thư lưu trữ 18

2.1.3 Xây dựng và ban hành văn bản về công tác Văn thư – Lưu trữ 19

2.1.4 Quản lý phông lưu trữ của KLF Global 21

2.1.5 Đảm bảo cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư lưu trữ 22

2.1.6 Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ và kiểm tra, đánh giá về tình hình thực hiện công tác Văn thư lưu trữ tại KLF Global 22

2.2 Hoạt động nghiệp vụ về công tác văn thư và công tác lưu trữ 23

2.2.1 Nghiệp vụ văn thư 23

2.2.1.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản 23

2.2.1.2 Công tác quản lý văn bản 29

2.2.1.3 Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến 32

2.2.1.4 Công tác quản lý và sử dụng con dấu 34

2.2.1.5 Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 36

2.2.2 Nghiệp vụ lưu trữ 38

2.2.2.1 Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Doanh nghiệp 38

2.2.2.2 Công tác chỉnh lý 39

2.2.2.3 Xác định giá trị tài liệu 40

2.2.2.4 Bảo quản tài liệu lưu trữ 41

2.2.2.5 Công tác thống kê 42

2.2.2.6 Xây dựng công cụ tra tìm 43

2.2.2.7 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu 43

CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LIÊN DOANH ĐẦU TƯ QUỐC TẾ KLF 46

3.1 Nhận xét 46

3.1.1 Ưu điểm của công tác văn thư lưu trữ tại KLF Global 46

3.1.2 Hạn chế 47

3.2 Đề xuất giải pháp tổ chức công tác Văn thư, lưu trữ tại công ty KLF 49

3.2.1 Về hoạt động quản lý 50

3.2.2 Về hoạt động nghiệp vụ 54

3.2.2.1 Nghiệp vụ văn thư 54

3.2.2.2 Nghiệp vụ lưu trữ 58

C PHẦN KẾT LUẬN 85 TÀI LIỆU THAM KHẢO

D PHỤ LỤC

A PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Theo Luật Doanh nghiệp số: 68/2014/QH13 ngày 26 tháng 11 năm

2014 quy định: “Doanh nghiệp là tổ chức có tên riêng, có tài sản, có trụ sở

giao dịch, được đăng ký thành lập theo quy định của pháp luật nhằm mục đíchkinh doanh”

Sau năm 1986, công cuộc đổi mới nền kinh tế của nước ta được xâydựng với sự cải cách lớn: xoá bỏ nền kinh tế bao cấp và nhất quán nền kinh tếnhiều thành phần theo định hướng xã hội chủ nghĩa Một loạt các doanhnghiệp với các loại hình kinh tế khác nhau được thành lập và đi vào hoạt động

có hiệu quả, góp phần thúc đẩy sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế nước

ta Cho tới hiện nay, số lượng doanh nghiệp ở Việt Nam đã lên tới hàng chụcnghìn với nhiều hình thức như: doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp tưnhân, công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty có vốn đầu tưnước ngoài, cùng hoạt động và phát triển trên khuôn khổ của pháp luật nhànước Tiếp đó, từ ngày 20 đến ngày 28 tháng 01 năm 2016, tại Trung tâm Hộinghị Quốc gia Việt Nam đã diễn ra Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ XII TạiĐại hội, Đảng ta đã tiếp tục khẳng định chủ trương phát triển kinh tế thịtrường định hướng xã hội chủ nghĩa, ổn định kinh tế vĩ mô, tạo môi trường vàđộng lực cho phát triển kinh tế - xã hội, phấn đấu tăng trưởng kinh kế cao hơnnhững năm trước đặc biệt là khuyến khích phát triển thành phần kinh tế tưnhân Các doanh nghiệp được Nhà nước bảo vệ quyền sở hữu tài sản hợppháp và quyền tự do kinh doanh, hợp tác và cạnh tranh với nhau bình đẳngtrước pháp luật.Trong quá trình hoạt động của mình, các doanh nghiệp đã sảnsinh ra một hệ thống văn bản tương đối đa dạng và phong phú về mặt nộidung cũng như hình thức Khối tài liệu này không chỉ phản ánh quá trình hìnhthành và phát triển của doanh nghiệp mà còn phản ánh đường lối, chính sách

đổi mới kinh tế của Đảng và Nhà nước trong thời gian qua Đây là căn cứ và

là cơ sở quan trọng phục vụ cho hiệu quả công tác quản lý của các cơ quan,đóng vai trò quyết định đến sự thành công của doanh nghiệp

Trên thực tế, trong hoạt động quản lý điều hành của doanh nghiệp,công tác văn thư lưu trữ đóng một vai trò rất quan trọng Nó đảm bảo cungcấp thông tin và nâng cao hiệu suất, chất lượng của hoạt động quản lý, cũngnhư hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp Đồng thời, giúp doanhnghiệp có được kho kinh nghiệm quý giá về tổ chức quản lý, điều hành củamình qua đó rút ra được những bài học sau mỗi thành công hay thất bại củahoạt động sản xuất kinh doanh

Tuy nhiên hiện nay, công tác văn thư lưu trữ tại các doanh nghiệp, đặcbiệt là doanh nghiệp ngoài nhà nước hầu hết chưa được chú trọng thực hiện.Bên cạnh đó, Nhà nước ta cũng chưa ban hành văn bản cụ thể nào về việcquản lý công tác văn thư lưu trữ ở các doanh nghiệp mà chỉ chú trọng đến các

cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị xã hội Do đó, việc tổ chức công tácvăn thư lưu trữ ở các doanh nghiệp hầu như không được thực hiện khoa học,bài bản mà chủ yếu dựa theo thói quen, theo yêu cầu công việc của từngdoanh nghiệp cụ thể

Công ty cổ phần Liên doanh Đầu tư Quốc tế KLF là một doanh nghiệpngoài nhà nước Xuất phát từ thực trạng chung của các doanh nghiệp về khókhăn trong việc tổ chức công tác văn thư lưu trữ Công ty mặc dù đã có sự quantâm đến công tác này, nhưng trên thực tế, việc thực hiện vẫn chỉ dừng lại trên

lý thuyết và còn gặp rất nhiều khó khăn Công tác văn thư lưu trữ cũng vì thế

mà chưa thể đáp ứng được cho sự nghiệp đổi mới và phát triển của Công ty

Xuất phát từ thực trạng trên, một phần muốn phát triển kiến thức củamình ở một vấn đề không quá mới nhưng rất đáng quan tâm này, một phầnnhằm giúp Công ty quản lý và thực hiện công tác văn thư lưu trữ một cách

chặt chẽ, khoa học và đầy đủ nhất, tạo điều kiện thuận lợi cho việc giữ gìn vàphát huy giá trị của tài liệu lưu trữ của Công ty, tôi mạnh dạn chọn đề tài: “

Tổ chức công tác văn thư lưu trữ tại Công ty cổ phần Liên doanh Đầu tưQuốc tế KLF (Tập đoàn FLC)” để làm khoá luận tốt nghiệp của mình

Trong quá trình thực hiện đề tài, tôi đã khảo sát và nghiên cứu quá trìnhthực hiện công tác văn thư lưu trữ của Công ty để từ đó đưa ra những đề xuất,kiến nghị phù hợp nhằm từng bước giúp Công ty có cái nhìn đúng đắn vềcông tác này cũng như việc chỉ đạo thực hiện và hoàn thiện nó

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Hiện nay, mặc dù về hệ thống văn bản quy định về công tác văn lưu trữ đã được Nhà nước ban hành tương đối hoàn chỉnh, tuy nhiên do nhữngđặc thù trong hoạt động nên việc thực hiện các quy định này của các doanhnghiệp chưa được cách thống nhất, Bên cạnh đó, Nhà nước ta chưa có vănbản quy phạm pháp luật nào quy định cụ thể về công tác văn thư lưu trữ củadoanh nghiệp

thư-Thực tế hiện nay đối với các doanh nghiệp chịu sự quản lý, chỉ đạo vềcông tác văn thư lưu trữ của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì việc tổchức hoạt động văn thư lưu trữ có phần nền nếp hơn Các doanh nghiệp khácnhư: doanh nghiệp tư nhân, công ty cổ phần thuộc các thành phần kinh tếngoài nhà nước…phần lớn đều chưa quan tâm đúng mức tới công tác văn thưlưu trữ Việc thực hiện công tác văn thư lưu trữ hoặc được các doanh nghiệp

áp dụng dựa trên các văn bản hướng dẫn về công tác văn thư lưu trữ trong các

cơ quan nhà nước hoặc dựa trên sự chỉ đạo của lãnh đạo doanh nghiệp

Đối với Công ty cổ phần Liên doanh Đầu tư Quốc tế KLF, công tác vănthư lưu trữ là một vấn đề mặc dù không mới, nhưng chưa được quan tâm chútrọng, có rất nhiều vấn đề cần đi sâu nghiên cứu, giải quyết Đây vừa là khókhăn, vừa là thuận lợi cho người nghiên cứu khi tiếp cận vấn đề

Để làm tốt để tài“ Công tác Văn thư, lưu trữ tại Công ty cổ phần Liêndoanh Đầu tư Quốc tế KLF”, người nghiên cứu đã vận dụng các kết quảnghiên cứu, các bài viết của các tác giả khác có liên quan, trên cơ sở nghiêncứu thực trạng công tác văn thư lưu trữ của Công ty để đưa ra các nội dung và

đề xuất phù hợp cho công tác văn thư lưu trữ của Công ty cổ phần Liên doanhĐầu tư Quốc tế KLF

3 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài.

Đề tài được thực hiện nhằm giải quyết những mục tiêu cơ bản sau:Một là, khái quát được thực tiễn tổ chức công tác Văn thư, lưu trữ tạiCông ty cổ phần Liên doanh Đầu tư Quốc tế KLF

Hai là, Trên cơ sở phân tích; đánh giá thực trạng đó để thấy đượcnhững điểm mạnh, điểm yếu cũng như đề xuất ý kiến để hoàn thiện và nângcao công tác Văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Liên doanh Đầu tư Quốc tếKLF

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để thực hiện những mục tiêu nghiên cứu của đề tài như đã nêu ở trên,nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được đặt ra như sau:

- Nêu rõ lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức và phương thức hoạt độngcủa Công ty cổ phần Liên doanh Đầu tư Quốc tế KLF

- Khảo sát và đánh giá được thực trạng công tác văn thư lưu trữ tạicông ty cổ phần Liên doanh Đầu tư Quốc tế KLF

- Nhận xét những ưu điểm và hạn chế của công tác văn thư lưu trữ tạicông ty KLF trên cơ sở đó đưa ra một số giải pháp để thực hiện và nâng caochất lượng công tác này tại doanh nghiêp

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài là công tác văn thư lưu trữcủa Công ty cổ phần Liên doanh Đầu tư Quốc tế KLF Bao gồm các hoạt

động quản lý và các hoạt động nghiệp vụ về công tác văn thư lưu trữ như:

Về hoạt động quản lý:

- Tổ chức bộ phận và bố trí cán bộ văn thư lưu trữ;

- Xây dựng và ban hành văn bản về công tác Văn thư – Lưu trữ;

- Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ và tổ chức kiểm tra, đánh giá, khenthưởng và xử lý vi phạm về tình hình thực hiện công tác Văn thư lưu trữ;

- Quản lý phông lưu trữ ;

- Xây dựng cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư lưu trữ

Về hoạt động nghiệp vụ về công tác văn thư lưu trữ:

+ Nghiệp vụ văn thư:

- Công tác xây dựng và ban hành văn bản;

- Công tác quản lý văn bản đi;

- Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến;

- Công tác quản lý và sử dụng con dấu;

- Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.+ Nghiệp vụ lưu trữ:

- Thu thập, bổ sung tài liệu; giao nộp tài liệu vào cơ quan;

- Xác định giá trị tài liệu;

- Công tác thống kê và xây dựng công cụ tra tìm;

- Bảo quản tài liệu lưu trữ;

- Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu

6 Giả thiết nghiên cứu của đề tài

Xây dựng nội dung và phương pháp thực hiện công tác văn thư lưu trữcho một doanh nghiệp, trên cơ sở phù hợp với đặc thù riêng của doanh nghiệp

và đặc điểm của các nhóm tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động củadoanh nghiệp Bên cạnh đó, nếu đề tài thành công sẽ là tài liệu tham khảo chosinh viên và các thầy cô nghiên cứu

7 Phương pháp nghiên cứu của đề tài.

Để hoàn thành được nhiệm vụ nghiên cứu đề ra, người nghiên cứu đã

sử dụng các phương pháp như:

- Phương pháp khảo sát thực tế: Trên cơ sở nghiên cứu thực tế tình hìnhthực hiện công tác văn thư lưu trữ của Công ty cổ phần Liên doanh Đầu tưQuốc tế KLF, người nghiên cứu có cái nhìn đánh giá một cách toàn diện, là

cơ sở cho các kết luận, đánh giá của đề tài nghiên cứu

- Phương pháp phân tích tài liệu: giúp người nghiên cứu phân tích, xử

lý số liệu, thông tin sau khi khảo sát thực tế

- Phương pháp so sánh đối chiếu: giúp người nghiên sau khi có các kếtquả khảo sát thực tế, đối chiếu với những lý luận và phương pháp công tácvăn thư lưu trữ, các quy định của nhà nước và doanh nghiệp để phát hiện cácđiểm đã làm được, các điểm còn hạn chế trong công tác văn thư lưu trữ, từ đóđưa ra các biện pháp khắc phục

- Phương pháp phỏng vấn: Giúp người nghiên cứu phỏng vấn trực tiếpcác cán bộ, nhân viên của KLFGlobal về cách thức thực hiện công tác văn thưlưu trữ, nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ cũng như định hướng thực hiện côngtác văn thư lưu trữ

8 Kết cấu của khoá luận

Dựa trên kết quả nghiên cứu, khảo sát thực tế tại Công ty cổ phần Liêndoanh Đầu tư Quốc tế KLF, Người nghiên cứu cấu trúc khoá luận của mìnhnhư sau: Ngoài phần Mở đầu và phần kết luận, nội dung khoá luận gồm 03chương

Chương 1: Lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức và hoạt động của Công ty cổ phần liên doanh đầu tư quốc tế KLF thuộc Tập đoàn FLC.

Trong chương này, người nghiên cứu trình bày khái quát lịch sử hìnhthành, cơ cấu tổ chức và phương thức hoạt động của Công ty cổ phần Liên

doanh Đầu tư Quốc tế KLF Mục đích của chương này là nhằm làm rõ đặcđiểm tổ chức và hoạt động của Công ty Thông qua việc giới thiệu về sự pháttriển và những đóng góp của Công ty trong nền kinh tế chung của đất nước đểthấy được giá trị của những tài liệu hình thành trong hoạt động của Công ty

Chương 2: Thực trạng về công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty cổ phần Liên doanh Đầu tư Quốc tế KLF.

Chương này người nghiên cứu trình bày các kết quả khảo sát tình hình

tổ chức công tác văn thư lưu trữ của công ty cổ phần Liên doanh Đầu tư Quốc

tế KLF với nhiều nội dung như: Hoạt động quản lý, Hoạt động nghiệp vụ vềcông tác văn thư lưu trữ Đây là những căn cứ để người nghiên cứu đưa ranhận xét và kiến nghị trong chương tiếp theo của bài khoá luận

Chương 3: Nhận xét , đề xuất giải pháp tổ chức công tác văn thư lưu trữ tại công ty cổ phần liên doanh đầu tư quốc tế KLF.

Chương này đưa ra một số nhận xét về hoạt động chỉ đạo và tổ chứcthực hiện các nghiệp vụ của công tác văn thư và công tác lưu trữ tại công ty

cổ phần Liên doanh Đầu tư Quốc tế KLF Trên cơ sở đó đề ra các đề xuấtkiến nghị khắc phục những hạn chế về công tác văn thư lưu trữ của doanhnghiệp

Do tổ chức công tác văn thư lưu trữ trong các doanh nghiệp là một vấn

đề còn khá mới mẻ trong nước ta hiện nay về cả lý thuyết lẫn thực tiễn Do

đó, khi thực hiện đề tài này, người nghiên cứu đã gặp không ít khó khăn về tàiliệu tham khảo cũng như khảo sát thực tế Mặt khác, do thời gian khảo sátthực tế có hạn, cùng với đó là những kinh nghiệm còn hạn chế nên có thể bàikhoá luận còn nhiều thiếu sót Vì vậy người nghiên cứu rất mong nhận được

sự tham khảo đóng góp của thầy cô, độc giả để các công trình nghiên cứu tiếptheo sẽ đạt hiệu quả cao hơn

Trong quá trình thực hiện khoá luận này, người nghiên cứu cũng nhận

được sự hướng dẫn tận tình của cô Phạm Thị Hồng Quyên cùng các thầy côgiáo trong khoa Văn thư lưu trữ, cũng như sự giúp đỡ nhiệt tình của Ban lãnhđạo, cán bộ nhân viên Công ty cổ phần Liên doanh Đầu tư Quốc tế KLF Quađây, Người nghiên cứu xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ quý báu đó.

Hà Nội, ngày tháng năm 2016

Tác giả

Phạm Thị Kim Anh

B PHẦN NỘI DUNG.

CHƯƠNG 1: LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN LIÊN DOANH ĐẦU TƯ QUỐC TẾ

KLF THUỘC TẬP ĐOÀN FLC

1.1 Khái quát về Tập đoàn FLC

FLC hiện nay là một trong các Tập đoàn kinh tế lớn của Việt Nam, tựhào là Tập đoàn vững mạnh, phát triển và thành công nhất trong các lĩnh vực

Để có được thành công như ngày hôm nay, Tập đoàn FLC đã trải quanhiều thăng trầm và biến cố, từng bước phát triển mạnh mẽ Năm 2001, luật

sư Trịnh Văn Quyết cùng hai cộng sự thành lập công ty Cổ phần VietnamTrade Crop, hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thương mại - dịch vụ Đây

là bước khởi điểm đầu tiên mở đầu cho các hoạt động kinh doanh lớn mạnhsau này của Tập đoàn Cùng với đó, sau khi đánh giá tiềm năng lâu dài tronglĩnh vực đầu tư, ông Quyết cùng các cộng sự đã lần lượt xây dựng lên cáccông ty khác hoạt động trên mọi lĩnh vực khác nhau như: Công ty Cổ phầnChứng khoán FLCS ( tiền thân là Công ty Cổ phần Chứng khoán Artex);Công ty TNHH Đầu tư Trường Phú ( đổi tên là Công ty Cổ phần FLC từtháng 01/2010), Công ty TNHH SG Invest và đặc biệt là Công ty Cổ phầnĐầu tư tài chính Ninh Bắc ( tiền thân của Công ty Cổ phần FLC Land) - chủđầu tư của dự án FLC Landmark Tower được thành lập

Tháng 11/2010, trước yêu cầu bức thiết phải tập hợp sức mạnh vàthống nhất về mặt quản trị, ông Trịnh Văn Quyết cùng các đồng sự chủ đãnhất trí hợp nhất các công ty thành viên dưới mô hình Công ty Cổ phần Tậpđoàn FLC Hai chữ “ Tập đoàn” không chỉ tiếp nối một giai đoạn phát triểnsôi động trước đó, mà còn một bước phát triển mới về chất, được đánh dấutrên 5 phương diện chính: giá trị thương hiệu, quy mô vốn và tài sản, đội ngũ

nhân lực, chất lượng quản trị và văn hoá doanh nghiệp Với ba mảng hoạtđộng mũi nhọn : đầu tư tài chính, bất động sản, khai khoáng, FLC đồng thờivẫn mở ra các lĩnh vực kinh doanh mới cho Tập đoàn

Tháng 12/2011, toàn bộ Tập đoàn chuyển về hoạt động tại toà nhà FLCLandmark Tower, nằm tại tâm điểm phía Tây Hà Nội, khu vực có tốc độ pháttriển mạnh nhất ở Hà Nội trong nhiều năm qua Đáng chú ý là trong giai đoạnnày, khi thị trường bất động sản gặp tình trạng khó khăn chung thì toà nhàFLC Landmark Tower vẫn thực hiện đúng cam kết đảm bảo đúng tiến độ

Từ năm 2011 và đặc biệt năm 2012, trong định hướng thực hiện việcmua bán, sáp nhập các công ty có tiềm năng phát triển, tái cơ cấu và sắp xếplại tổ chức các công ty nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động, FLC bắt đầu mởrộng rất nhiều các mảng kinh doanh khác, đặc biệt là mảng dịch vụ như: dulịch, đại lý vé máy bay, công nghệ, truyền thông, dịch vụ golf, và hàng loạtcác công ty ra đời Đồng thời, các công ty thành viên trong tập đoàn được tái

cơ cấu như FLC Global ( tiền thân là FLC Travel) và FLC Tech & Media( tiền thân là FLC Media và Phòng Kinh doanh Công nghệ của Tập đoàn)

Cho đến hiện tại, FLC đã trở thành một thương hiệu có sức lan toả đángngạc nhiên tại Việt Nam khi được công chúng quan tâm chú ý chỉ trong một thờigian ngắn Có lẽ, chính nhờ tư duy của những nhà lãnh đạo chủ chốt tại FLC đãgiúp Tập đoàn tiếp tục phát triển vững chắc trong giai đoạn bất động sản suythoái, giữa lúc hàng loạt doanh nghiệp khác lâm vào hoàn cảnh khó khăn

1.2 Lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức và hoạt động của Công ty cổ phần Liên doanh Đầu tư Quốc tế KLF

1.2.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty cổ phần Liên doanh Đầu tư Quốc tế KLF.

Công ty cổ phần Liên doanh Đầu tư Quốc tế KLF có tên giao dịch quốc

tế là: KLF Joint venture Global Investment Joint stock company, có trụ sở

đóng tại Khu liên hợp Thể thao Golfnet, đường Lê Đức Thọ, phường MỹĐình 2, quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội.

KLF Global được thành lập ngày 18/9/2009, tiền thân là Công ty Cổphần Dịch vụ Thương mại và Đầu tư Tân Mỹ Đình, và là đơn vị thành viêncủa Tập đoàn FLC KLF Global được hình thành trên cơ sở Giấy chứng nhậnđăng ký doanh nghiệp số 010416889 với số vốn điều lệ 5 tỷ đồng do 05 cổđông sáng lập là cá nhân Là doanh nghiệp nhỏ, được định hướng bởi một banlãnh đạo sắc sảo, nhạy bén và can đảm trong kinh doanh, KLF Global được vínhư một người khổng lồ đầy tiềm năng về Trí - Lực đang ẩn mình trong cơthể nhỏ bé chờ đợi thời điểm lớn dậy ( Phụ lục 1.3)

Với nỗ lực không ngừng, lòng quyết tâm hiếm có và đầu óc sắc sảo củanhững nhà đầu tư hội tụ đủ Tâm - Tầm - Tài - Trí, KLF Global nhanh chóngxác định được lĩnh vực chủ chốt có tiềm năng phát triển mạnh mẽ để tập trungvốn đầu tư một cách chiến lược và bài bản Chỉ sau một năm, Tân Mỹ Đìnhđổi tên thành Công ty cổ phần Đầu tư Quốc tế FLC (FLC Global JSC.) đâycũng là thời điểm đánh dấu bước ngoặt thay đổi của KLF Global từ một công

ty nhỏ nhiều khát vọng trở thành thành viên của FLC - Tập đoàn danh tiếngtrong lĩnh vực bất động sản và đầu tư

Ngày 24/4/2013, FLC Global JSC trở thành công ty đại chúng với vốnđiều lệ 260 tỷ đồng đăng ký niêm yết cổ phiếu tại Sở Giao dịch Chứng khoán

Hà Nội với mã KLF Năm 2013, doanh thu hợp nhất của KLF Global đạt 391

tỷ đồng, lợi nhuận trước thuế là 45 tỷ Đồng thời KLF Global xây dựng thànhcông thị trường tiêu thụ inox ổn định tại các nước Châu Âu, Nhật Bản và ĐàiLoan; ký kết hợp đồng phân phối độc quyền sữa Royal Ausnz với Tập đoànGotop ( Australia)

Tiến từng bước, FLC Global JSC đã dần chuyển mình thành một công

ty đa ngành, sẵn sàng đặt nền móng cho các hoạt động đầu tư rộng khắp trong

khu vực cũng như trên thị trường quốc tế khi tăng vốn điều lệ lên 740 tỷ đồngvào tháng 6/ 2014 và chính thức đổi tên thành Công ty cổ phần Liên doanhĐầu tư Quốc tế KLF ( KLF Global) Các lĩnh vực kinh doanh của KLF Globallúc này không chỉ dừng lại ở xuất nhập khẩu, xây dựng mà đã mở rộng sangkinh doanh dịch vụ hàng không; du lịch và lữ hành quốc tế đến đào tạo - tư vấn

du học; đầu tư khai thác dự án bất động sản nghỉ dưỡng, sinh thái, trung tâm vuichơi giải trí, Những thành công đầu tiên trở thành bước đệm vững chắc tạo ra

sự tự tin để KLF Global tiếp tục mở rộng đầu tư vào các dự án lớn hơn

Hàng loạt các định chế tài chính và tập đoàn nổi tiếng của Nhật bản,Hàn Quốc đã ký thoả thuận hợp tác với KLF Global để khai thác, phát triểncác dự án đầu tư như dự án về y tế và hệ thống trường dạy nghề

Hiện nay, trên thị trường chứng khoán, cổ phiếu KLF Global là mộttrong những cổ phiếu có tính thanh khoản cao nhất sàn HNX năm 2014.Tháng 10/2015, KLF Global được vinh danh Top 10 Doanh nghiệp tiến bộHNX Đó là sự đảm bảo về danh tiếng cũng như minh chứng cho hoạt độngkinh doanh minh bạch, hiệu quả tại KLF

Thành công không đến như vận may Ở KLF Global, thành công đến từTrí - Lực của ban lãnh đạo và nỗ lực không ngừng của tập thể CBNV đoànkết vì lợi ích công ty Thành công đó cũng cho thấy văn hoá KLF Global đãthực sự bắt rễ và thăng hoa từ những giá trị tinh tuý nhất tựa như chuỗi ADNcủa sự sống Điều đó duy trì niềm tin của ban lãnh đạo KLF Global về tươnglai đầy hứa hẹn trước mắt

1.2.2 Cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần liên doanh đầu tư quốc tế KLF.

Với 06 năm hình thành và phát triển, cơ cấu tổ chức của KLF Globalkhông ngừng ổn định và lớn mạnh Bộ máy tổ chức quản trị KLF Global baogồm: Đại Hội đồng cổ đông; Ban Kiểm soát; Ban Tổng Giám đốc; Các khốiphòng/ ban;

Cơ quan lãnh đạo cao nhất của KLF Global là Đại Hội đồng cổ đông,trong đó tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, có quyền quyết định loại cổphần, bầu, bãi, miễn nhiệm thành viên hội đồng quản trị, tổ chức lại và giảithể công ty, quyết định mua lại tổng số cổ phần.

Giúp việc cho Đại Hội đồng cổ đông là Ban Kiểm soát, có nhiệm vụtiến hành các cuộc thanh tra, kiểm tra với các lĩnh vực, ngành nghề của côngty; phát hiện ra các sai sót để từ đó đưa ra các đề xuất, kiến nghị với Ban lãnhđạo Sau khi được phê duyệt thì thông báo tới các đơn vị tiến hành khắc phụcnhững sai sót đó

Dưới Đại Hội đồng cổ đông là Hội Đồng quản trị - đây là cơ quan quản

lý của công ty do Đại hội đồng cổ đông của công ty bầu ra, có toàn quyềnnhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyềnlợi của công ty, quyết định chiến lược của công ty, quyết định chào bán cổphần mới trong phạm vi số cổ phần được quyền chào bán của từng loại, quyếtđịnh huy động thêm vốn, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức

Ban tổng giám đốc: chịu trách nhiệm lãnh đạo, chỉ đạo mọi hoạt độngchung của KLF Global , có trách nhiệm báo cáo kết quả hoạt động của KLFGlobal trước Hội đồng quản trị và Đại Hội đồng cổ đông

Các đơn vị trực thuộc là Khối Kinh doanh, dịch vụ và Phòng ban, hànhchính

Khối kinh doanh, dịch vụ:( Bao gồm các phòng ban như: Trung tâm dulịch và hàng không; Khu liên hiệp thể thao FLC golfnet; Ngành hàng tiêudùng; Trường mầm non KLF Hà Nội; Nhà hàng Lotus): Các phòng ban chịutrách nhiệm về các hoạt động kinh doanh của công ty trong các lĩnh vực dulịch, thể thao, giảng dạy, kinh doanh và phân phối…mang lại lợi ích kinhdoanh lớn cho công ty

Phòng ban, hành chính: ( Bao gồm: Phòng Hành chính nhân sự; Phòng

kế toán tổng hợp; Phòng marketing): Các khối phòng ban này chịu tráchnhiệm trước công ty về quản lý nguồn nhân lực; các hoạt động văn phòng( quản lý con dấu, dụng cụ, thiết bị hành chính văn phòng, tiếp khách, phục

vụ đời sống cán bộ nhân viên, ); theo dõi các khoản thu, chi, xác định kết quảkinh doanh, các khoản nộp ngân sách Hạch toán và kiểm tra kế toán của cácđơn vị trực thuộc

* Mô hình KLF Global ( Phụ lục 1.4)

* Sơ đồ tổ chức Quản trị KLF Global ( Phụ lục 1.5)

1.2.3 Hoạt động của Công ty cổ phần Liên doanh Đầu tư Quốc tế KLF.

Công ty cổ phần Liên doanh Đầu tư Quốc tế KLF là công ty thuộc hìnhthức cổ phần do một số cá nhân góp vốn thành lập và hoạt động trên Giấy phépĐăng ký Kinh doanh, theo cơ sở của Luật Doanh nghiệp và các pháp luật cóliên quan Có có tư cách pháp nhân, có con dấu và có tài khoản riêng Với tínhđộc lập của doanh nghiệp, KLF Global có toàn quyền quyết định về cơ cấu tổchức, quản lý tài chính và lựa chọn ngành nghề kinh doanh của công ty

Là doanh nghiệp đầu tư trong lĩnh vực thương mại dịch vụ, giáo dục đào tạo nguồn nhân lực và chăm sóc sức khoẻ - y tế, nên trong quá trình hoạtđộng, phải luôn đảm bảo lợi ích cho công ty, cán bộ nhân viên trong công ty

-và các đối tác tin cậy của công ty Phải ý thức rõ nhiệm vụ của mình -và tựchịu trách nhiệm về kết quả phục vụ và kinh doanh, bảo toàn phát triển vềvốn, giải quyết hài hoà lợi ích Nhà nước, công ty và người lao động theo kếtquả kinh doanh đạt được trên khuôn khổ của Luật pháp quy định, thực hiệntheo nguyên tắc tập trung dân chủ, chế độ trong quản lý điều hành mọi mặthoạt động của công ty, mọi chủ trương, chính sách đều được Đảng uỷ thôngqua, công ty tạo điều kiện để các đoàn thể quần chúng hoạt động nhằm mụcđích thực hiện tốt quy chế dân chủ của người lao động trong khuôn khổ điều lệcủa công ty Sản xuất kinh doanh do công ty tự cân đối, tính toán và đảm bảo

kinh phí, bảo tồn nguồn vốn và thực hiện dầy đủ nghĩa vụ đối với nhà nước.

1.2.4 Giá trị cốt lõi, sứ mệnh, tầm nhìn của KLF Global.

1.2.4.1 Giá trị cốt lõi.

Với đặc thù hoạt động của doanh nghiệp, cùng với sự kỳ vọng của Nhànước, và mong muốn đánh thức người khổng lồ vươn mình đứng dậy, KLFGlobal đã xây dựng giá trị cốt lõi dựa trên tám yếu tố: “ Lòng trung thực - Sựtận tâm - Khả năng sáng tạo - Sự năng động - Tiềm lực vững chắc - Phongcách làm việc chuyên nghiệp - Trân trọng các giá trị đạo đức - xã hội - Đam

mê và quyết tâm”

Sáu năm qua, văn hoá doanh nghiệp đã tạo ra nét riêng của KLFGlobal KLF global không ngần ngại tạo dựng môi trường làm việc văn minh,hiện đại, đầy tính cạnh tranh - nơi khác biệt được chấp nhận, các cá nhân sángtạo được giải phóng, nơi niềm say mê được thăng hoa, phong cách làm việcchuyên nghiệp được trân trọng; nơi lòng trung thực và sự tận tâm được đềcao KLF Global luôn thấu hiểu và coi trọng những giá trị đạo đức - xã hội, vàluôn là doanh nghiệp chủ động thực hiện trách nhiệm xã hội, không ngừngđóng góp tâm - tài - lực cho cộng đồng

1.2.4.2 Sứ mệnh của KLF Global.

Luôn ý thức được vai trò và tầm quan trọng của mình đối với xã hội,KLF Global luôn xác định mục tiêu của mình : Trở thành một trong nhữngcông ty hàng đầu trên thị trường Việt Nam và tạo dựng danh tiếng thành côngtrên thị trường Quốc tế Sứ mệnh của KLF GLobal là phát triển mô hìnhkhinh doanh truyền cảm hứng mạnh mẽ tới nhân viên, khách hàng và đối tác.Sáng tạo sản phẩm - dịch vụ hoàn hảo, thân thiện với môi trường Xây dựngniềm tin đảm bảo phát triển bền vững

1.2.4.3 Tầm nhìn của KLF Global.

Hiện nay, KLF Global phải đối mặt với thách thức lớn nhất là vừa phải

quản lý doanh nghiệp sinh lời hiệu quả, tạo dựng danh tiếng; vừa phải tiếp tục

mở rộng lĩnh vực đầu tư tới những địa hạt mới và nhanh chóng chiếm lĩnh thịtrường KLF vươn tới trở thành một công ty toàn cầu đa ngành năng động,phát triển bên vững với những sản phẩm dịch vụ mang lại cuộc sống hoànthiện hơn từng ngày

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LIÊN DOANH ĐẦU TƯ QUỐC TẾ KLF.

2.1 Thực trạng về hoạt động quản lý.

Công tác văn thư lưu trữ là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạođiều hành công việc của cơ quan, tổ chức Hiệu quả hoạt động quản lý của cơquan, tổ chức một phần phụ thuộc vào công tác VTLT làm tốt hay không tốt.Cũng chính vì những điều đó mà công tác VTLT rất được Công ty KLFGlobal quan tâm

2.1.1 Tổ chức bộ phận phụ trách và tham mưu cho lãnh đạo về công tác VTLT.

Công tác VTLT là hoạt động đảm bảo cung cấp thông tin cho lãnh đạo

để phục vụ cho công tác điều hành công việc Công tác VTLT mang tính phứctạp, mọi cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp đều làm việc liên quan đến vănbản và đều thực hiện công tác văn thư Vì vậy, trong doanh nghiệp, cần nhất

là bộ phận tham mưu giúp việc cho ban lãnh đạo để kịp thời theo dõi và kiểmsoát mọi hoạt động của doanh nghiệp Tại KLF Global hiện nay, bộ phận phụtrách tham mưu giúp việc cho Ban lãnh đạo Công ty được quy định tại Quyếtđịnh 1021/2015 /QĐ/KLF ban hành ngày 26 tháng 8 năm 2015 của Tổnggiám đốc về việc “ Ban hành cơ cấu, chức năng nhiệm vụ Phòng Hành chínhnhân sự” ( Phụ lục 2.1)

Trong văn bản này quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ của PhòngHành chính nhân sự như sau:

- Quản lý các hoạt động về công tác Văn thư – lưu trữ

+ Thực hiện nghiêm chỉnh về công tác Văn thư, lưu trữ theo đúng quyđịnh của Công ty và pháp luật của Nhà nước;

+ Hồ sơ lưu trữ phải an toàn, khoa học, đầy đủ, dễ tìm, luôn đảm bảo

các tài liệu sẵn sàng khi có yêu cầu tra soát;

+ Thực hiện nghiêm ngặt công tác bảo mật hồ sơ, giấy tờ lưu trữ Khicần tra soát phải có yêu cầu từ Trưởng các Phòng, Ban khác mới được cungcấp văn bản, tài liệu lưu trữ;

+ Vào sổ tiếp nhận tài liệu, lưu trữ đầy đủ, chuyển giao kịp thời, chínhxác đến tay người cần nhận các loại văn bản, tài liệu theo đúng quy định củaCông ty và Pháp luật của Nhà nước

- Thực hiện công tác lễ tân, trực tổng đài điện thoại;

- Quản lý tài sản của Công ty và thực hiện các nhiệm vụ hậu cần;

- Quản lý và điều phối hoạt động của đội xe;

- Quản lý và điều phối hoạt động của đội bảo vệ;

- Quản trị mạng, mua sắm và sửa chữa các thiết bị mạng máy tính, tổngđài nội bộ;

- Quản lý các hoạt động hành chính với chính quyền địa phương và các

cơ quan hành chính trên địa bàn; Theo dõi, kiểm tra, giám sát các loại hợpđồng dịch vụ của Công ty

- Chủ động triển khai thực hiện các kế hoạch, phương án, biện phápquản lý, điều hành theo đúng sự phân cấp quản lý, quy chế tổ chức hoạt độngcủa đơn vị và các quy định của Công ty sau khi được Ban lãnh đạo phê duyệt

về chủ trương;

- Trưởng phòng Hành chính Nhân sự được quyền ký các văn bản, giấy

tờ theo nội dung ủy quyền của Tổng Giám đốc;

Sơ đồ Phòng Hành chính nhân sự ( Phụ lục 2.2)

2.1.2 Bố trí cán bộ văn thư lưu trữ

Trước đây, KLF Global có 01 nhân viên Lễ tân Hành chính phụ trách

về văn thư lưu trữ của công ty Sau đó, do trả lại diện tích mặt bằng cho Tậpđoàn, bộ phận Lễ tân Hành chính không còn nữa Hiện nay, Nhân viên hành

chính là chị Phan Thị Ánh sẽ đồng thời kiêm nhiệm các mảng về văn thư lưutrữ và các công việc khác của Phòng Hành chính.

Nhiệm vụ của nhân viên Hành chính văn thư đó là:

- Chỉ dẫn cho khách tới làm việc trong các phòng, ban của công ty;Trực điện thoại và nối máy tới các phòng, ban khi có yêu cầu;

- Quản lý phòng họp ( nhận book lịch sử dụng phòng họp), quản lýnước uống, văn phòng phẩm cho các phòng/ ban trong công ty;

- Hàng tháng làm thanh toán các khoản chi phí văn phòng: Chuyển phátnhanh, thuê cây cảnh, kiểm tra danh sách gửi xe cho nhân viên; quản lý cấpphát coupon, bill bóng cho Sân tập golf FLC Golfnet; chốt km với lái xe, làmthanh toán hoàn ứng và tạm ứng tiền xăng xe, tiền cầu phà, tiền sửa chữa xecho các xe

- Nhận thư, phát thư cho người nhận thư (ký sổ chuyển phát nhanh đến)

và chuyển thư đi (ghi vào sổ chuyển phát nhanh đi);

- Thực hiện các công tác văn thư lưu trữ như: Quản lý và sử dụng condấu; quản lý văn bản đi, đến; Lưu giữ hồ sơ, tài liệu…

2.1.3 Xây dựng và ban hành văn bản về công tác Văn thư – Lưu trữ.

Hiện nay, Nhà nước ta chưa ban hành một văn bản cụ thể nào về côngtác văn thư lưu trữ trong các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp ngoàiNhà nước Đây chính là một điểm còn thiếu sót trong nền tảng pháp lý củaNhà nước ta, gây ra rất nhiều khó khăn cho các doanh nghiệp trong việc tổchức thực hiện công tác VTLT tại doanh nghiệp mình

Trên thực tế đó, cùng với đặc thù riêng của doanh nghiệp, công ty cổphần Liên doanh Đầu tư Quốc tế KLF đã áp dụng các văn bản quy phạm phápluật về công tác VTLT cho các cơ quan nhà nước để xây dựng và ban hànhcác văn bản quy định về công tác VTLT tại doanh nghiệp mình Việc banhành văn bản về công tác văn thư được thực hiện theo quy định của pháp luật

như: Luật Lưu trữ số 01/2011/QH 13 ngày 11 tháng 11 năm 2011; Thông tư01/2011/TT-BNV của Bộ Nội Vụ ban hành ngày 19 tháng 01 năm 2011,Hướng dẫn thể thức và trình bày văn bản hành chính; Thông tư 07/2012/TT-BNV do Bộ Nội vụ ban hành ngày 22 tháng 11 năm 2012 Hướng dẫn quản lývăn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Nghị định110/2014/ NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định09/2010/NĐ-CP sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2014/NĐ-

CP , ) và dựa trên chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Tổng giám đốc cũngnhư căn cứ tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty KLF Global

Cụ thể, Văn bản quy định về công tác Văn thư lưu trữ của KLF Global là:

- Quyết định 122/2015/QĐ/KLF ban hành ngày 27 tháng 8 năm 2015của Tổng giám đốc về việc “ Ban hành quy định về công tác văn thư lưu trữ

và quản lý, sử dụng con dấu” ( Phụ lục 2.3)

Nội dung của văn bản này nhằm đưa ra các nguyên tắc trong quản lýVăn thư lưu trữ bao gồm:

+ Quy định trong soạn thảo văn bản;

+Quy định về cách thức, đánh số ký hiệu văn bản;

+Quy định về việc quản lý văn bản đi, đến, theo dõi và lưu trữ văn bản;+Công tác quản lý con dấu

Dựa trên cơ sở văn bản của nhà nước hướng dẫn, chỉ đạo việc thực hiệncông tác lưu trữ trong doanh nghiệp, ban lãnh đạo công ty bước đầu đã có sựquan tâm tới công tác văn thư lưu trữ nhằm đáp ứng tốt nhất quá trình hoạtđộng cũng như yêu cầu về công tác văn thư lưu trữ của doanh nghiệp

- Quyết định số 141/QĐ-TGĐ ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2014của Tổng giám đốc về việc “Ban hành Quy trình tiếp nhận và xử lý văn bảnđến của Công ty cổ phần liên doanh đầu tư quốc tế KLF “ ( Phụ lục 2.4)

Văn bản này được ban hành nhằm kiểm soát hiệu quả việc tiếp nhận và

xử lý các loại văn bản đến từ bên ngoài Công ty dưới dạng file mềm, email,bản cứng theo đúng quy trình bao gồm: công văn đến, thông báo, giấy mời, đềnghị thanh toán, Đồng thời hỗ trợ Phòng Hành chính nhân sự trong việcquản lý , giám sát, kiểm soát luồng xử lý tài liệu đến, tránh bỏ xót, quá thờihạn yêu cầu trả lời và Hướng dẫn các cán bộ/ nhân viên được phân công xử lývăn bản thực hiện công việc theo đúng trình tự

Các văn bản này được xây dựng là căn cứ và là cơ sở đầu tiên cho việcthực hiện tốt công tác VTLT tại Công ty KLF Global, thể hiện sự quan tâmchỉ đạo của Ban lãnh đạo công ty

2.1.4 Quản lý phông lưu trữ của KLF Global.

Theo Điểm 6, Điều 2, Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 “ Phông lưu trữ

là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơquan, tổ chức, cá nhân” Theo đó, những cơ quan, tổ chức hình thành tài liệuđộc lập về tổ chức, có con dấu, có tài khoản riêng là một Phông Đây là cũng

là điều kiện thoả mãn để KLF Global xây dựng Phông lưu trữ của doanhnghiệp mình

Được thành lập từ tháng 9/2009 cho đến nay, trải qua bao thăng trầmcùng với sự phát triển không ngừng của doanh nghiệp, khối tài liệu sản sinhtrong quá trình hoạt động của KLF Global là không hề nhỏ Song ngay từ đầu,Công ty đã không có sự quan tâm chỉ đạo việc bảo quản và giữ gìn giá trị củatài liệu, thời gian từ năm 2013 trở về trước, tất cả tài liệu sản sinh ra tại cácđơn vị, phòng, ban trong công ty sau quá trình giải quyết sẽ do chính đơn vị

đó giữ lại và cho đến thời điểm hiện tại, khối tài liệu đó còn rất ít và khôngđược thu thập lại để lưu trữ tập trung Đây là yếu tố gây nguy hiểm nhất tới sựsống còn của tài liệu, vì ý thức bảo vệ tài liệu của từng bộ phận, đơn vị làkhông có, chưa kể đến việc tự ý tiêu huỷ tài liệu hoặc làm mất mát, thất lạc tàiliệu Chính vì lẽ đó, cho đến nay, Phông lưu trữ của KLF Global vẫn chưa

được hoàn chỉnh Đây là điểm thiếu sót và hạn chế của KLF Global cần đượckhắc phục nhanh chóng và hoàn thiện.

2.1.5 Đảm bảo cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư lưu trữ.

Hiện nay, KLF Global không có bộ phận văn thư lưu trữ riêng, không

có phòng kho riêng để lưu trữ tài liệu mà tất cả các hoạt động về công tácVTLT đều được thực hiện tại Phòng HC của Công ty Tại đây, Phòng HCđược trang bị một số các thiết bị để phục vụ cho công tác VTLT như: máytính; máy in; máy photo; máy fax; các loại sổ theo dõi công tác văn thư tạicông ty ( sổ đăng ký công văn đến; sổ đăng ký công văn đi; sổ chuyển giaovăn bản đi, đến,…); đồng thời bố trí tủ đựng tài liệu để lưu trữ tài liệu ( Phụlục 2.5) Tuy nhiên, Phòng HC hiện nay mới chỉ đáp ứng được là Văn thư cơquan, việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ để đưa tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

Và mặc dù có sự quan tâm đến công tác VTLT, song trên thực tế, việc

tổ chức kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện về công tác VTLT tại KLFGlobal gần như bị bỏ qua Các văn bản quy định về Văn thư lưu trữ được banhành, nhưng không có sự đôn đốc thực hiện dẫn tới tình trạng các nghiệp vụ

không được thực hiện theo đúng quy định Bên cạnh đó, KLF Global không

tổ chức các lớp đào tạo, bồi dưỡng cán bộ về công tác Văn thư lưu trữ chonhân viên HCVT mà chỉ có sự bàn giao công việc giữa nhân viên cũ và nhânviên mới khi có sự thay đổi về nhân sự, điều này đã tạo ra sự không thốngnhất trong quá trình thực hiện và giải quyết công việc, gây nên rất nhiều hệluỵ sau này khi mỗi người thực hiện một kiểu, không quy củ, rõ ràng

Từ việc không chặt chẽ trong việc quản lý CBNV thực hiện về công tácVTLT nên KLF Global không có sự quan tâm đúng mức về việc khen thưởngcũng như xử phạt các vi phạm về văn thư lưu trữ của doanh nghiệp mình Dovậy, công tác VTLT nhìn chung cho đến giờ vẫn còn trong tình trạng khókhăn và phức tạp

2.2 Hoạt động nghiệp vụ về công tác văn thư và công tác lưu trữ

2.2.1 Nghiệp vụ văn thư

2.2.1.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản.

Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc nhiều vào việcxây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản Với chức năng,nhiệm vụ của mình, để đảm bảo quy trình hoạt động của cơ quan được thôngsuốt, ban lãnh đạo Công ty KLF global luôn chú ý theo dõi quá trình soạnthảo và ban hành văn bản của doanh nghiệp mình

a) Các loại văn bản do KLF soạn thảo và ban hành

Có thể thấy, văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của công ty

có khối lượng tương đối nhiều Do là đơn vị doanh nghiệp hoạt động tronglĩnh vực kinh doanh nên Công ty được ban hành các loại văn bản theo quyđịnh của Nhà nước như:

- Văn bản để quản lý tổ chức DN:

+ Quyết định/ quy định/ quy chế trong công tác nội bộ;

+ Quyết định thành lập, sáp nhập, giải thể các đơn vị/ phòng/ ban;

+ Quy định chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị;

+ Quyết định về tiếp nhận, thuyên chuyển, bổ nhiệm, khen thưởng, kỷluật các cá nhân trong doanh nghiệp;

- Văn bản chuyên môn: Quyết định ban hành quy trình sản xuất, tiêuchuẩn sản phẩm; các hợp đồng dịch vụ, hợp đồng mua bán, hợp đồng kinh tế;Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty; Danh sách các doanh nghiệp thànhviên; danh sách cổ đông; tài liệu về đăng ký ngành nghề kinh doanh; báo cáokết quả hoạt động kinh doanh; hồ sơ điều chỉnh vốn điều lệ; hồ sơ về thựchiện nghĩa vụ thuế;

- Văn bản tác nghiệp hành chính: Kế hoạch, báo cáo thường kỳ hoặcđột xuất, báo cáo chuyên đề; tờ trình các dự án; công văn trao đổi, xin ý kiếntrả lời; giấy mời; biên bản các vụ việc; chứng từ, hoá đơn,

- Sổ sách nội bộ: Sổ ghi biên bản các cuộc họp của HĐQT; Sổ ghi biênbản các cuộc họp của Tổng Giám đốc với phụ trách các phòng, ban chứcnăng; Sổ ghi biên bản các hội nghị công nhân viên chức và hoạt động của các

tổ chức đoàn thể trong công ty

- Hồ sơ nhân sự của cán bộ, nhân viên trong Công ty

( Phụ lục Các loại văn bản do Công ty ban hành 2.6)

b) Thẩm quyền ban hành văn bản trong KLF

Căn cứ vào quy định của Luật Doanh 2014 nghiệp và Điều lệ công ty,thẩm quyền ban hành văn bản của KLF Global được quy định như sau:

- Đại hội đồng cổ đông ban hành: Điều lệ Công ty; Nghị quyết về pháttriển công ty; Các quyết định tổ chức lại hoặc giải thể Công ty; Thông qua cácquyết định bầu, bãi, miễn nhiệm các thành viên HĐQT, thành viên Ban Kiểmsoát;

- Hội đồng quản trị ban hành các chiến lược phát triển, kế hoạch trunghạn dài hạn và hàng năm; các quy chế nội bộ của công ty; sổ ghi biên bản các

- Phó Tổng Giám đốc ký các văn bản do Tổng Giám đốc uỷ quyền

- Văn bản do các Phòng, Ban, Đơn vị thuộc Công ty ban hành chỉ cógiá trị nội bộ, không đăng ký vào sổ và theo dõi trong hệ thống các văn bảncủa Công ty

c) Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của KLF

Tại KLF Global, công tác soạn thảo và ban hành văn bản được thựchiện theo một quy trình thống nhất, bao gồm:

- Phân công nhiệm vụ và chuẩn bị soạn thảo văn bản;

- Viết bản thảo;

- Trình duyệt bản thảo;

- Trình ký văn bản;

- Hoàn thiện thể thức và ban hành văn bản

Phân công nhiệm vụ và chuẩn bị soạn thảo văn bản

Thông thường, các văn bản do KLF Global ban hành được giao chophòng Hành chính nhân sự soạn thảo Do đặc thù doanh nghiệp, nên một sốvăn bản như: Hợp đồng kinh tế, Hợp đồng dịch vụ, Hợp đồng muabán thường được giao cho các bộ phận có liên quan đó soạn thảo ( Phòng dulịch, Kế Toán, Hàng Tiêu dùng, Hàng Không, ) và trình Tổng Giám đốc kýduyệt

Trong quá trình hoạt động, KLF Global có nhiều việc phát sinh đòi hỏiphải ban hành văn bản để giải quyết Khi đó, sẽ tuỳ theo nội dung, tính chấtcông việc Ban lãnh đạo KLF Global sẽ giao cho bộ phận có liên quan soạn

thảo văn bản.

Ví dụ:

Trước tình trạng mở rộng, thu nhận thêm trẻ tại Trường Mầm non KLF

Hà Nội, cần diện tích mặt bằng để xe cho phụ huynh đưa đón trẻ đến Trường.Ban lãnh đạo KLF Global giao cho Phòng HC xem xét và tiến hành soạn thảoCông văn gửi Ban lãnh đạo Toà nhà FLC Landmark Tower xin cấp thêm diệntích mặt bằng để phục vụ tốt nhất cho phụ huynh học sinh khi cho trẻ đếnTrường

Viết bản thảo

Đây là một bước quan trọng trong quy trình soạn thảo và ban hành vănbản Tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ cũng như đặc thù của công việc các cánhân sẽ tiến hành viết bản thảo dựa trên ý kiến của lãnh đạo Công ty ( nếu nộidung văn bản phức tạp Ví dụ: Việc xây dựng kế hoạch hợp tác của KLFGlobal với Công ty TNHH Bách Khang ) hoặc không cần phải lấy ý kiến củacác bộ phận khác ( nếu nội dung văn bản đơn giản và thuộc chức năng, nhiệm

vụ của đơn vị mình Ví dụ: các Báo cáo về tình hình sản xuất tháng, quý, năm

do Ngành hàng tiêu dùng soạn thảo) Ngoài ra, các văn bản về các vấn đềnhư: nhân sự, lao động, lương, thưởng sẽ do bộ phận Nhân sự soạn thảo dựatrên các mẫu đã có sẵn

Trình duyệt bản thảo và trình ký văn bản.

Văn bản sau khi được soạn thảo sẽ được chuyển tới cho Trưởng Bộphận xem xét, kiểm tra về nội dung, thể thức Và sẽ ký nháy vào sau phần nộidung văn bản nếu thấy văn bản đã chuẩn xác trước khi trình Tồng Giám đốc

ký ban hành Đây là công việc quan trọng và cần thiết, là căn cứ pháp lý đểxác định trách nhiệm của người soạn thảo và người ký duyệt bản thảo nếu cósai sót xảy ra

Sau khi có chữ ký nháy của Trưởng Bộ phận, văn bản sẽ được trình lên

Lãnh đạo Công ty duyệt lần cuối Nếu không có sự sai sót xảy ra trong vănbản, ban Lãnh đạo sẽ ký ban hành văn bản và chịu trách nhiệm trước Đại hộiđồng cổ đông và Hội đồng quản trị về những văn bản đã ký ban hành.

Một điểm lưu ý ở đây là tất cả các văn bản đối ngoại ( gửi cấp trên vàcác đơn vị ngoài công ty) đều phải do Lãnh đạo công ty ký Các văn bản kýthay mặt, ký thừa lệnh, ký thay, ký thừa uỷ quyền phải được gửi 01 bản tớingười đã trao cho các quyền đó để báo cáo

Hoàn thiện thể thức và ban hành văn bản

Theo QĐ 122/2015/QĐ/KLF, “ Thể thức văn bản là tập hợp các thànhphần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đối vớicác loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thểhoặc đối với một số loại văn bản nhất định theo quy định của Chính phủ vềcông tác văn thư và hướng dẫn tại quy định này.”

Thể thức văn bản của KLF Global bao gồm: Quốc hiệu; Tên cơ quan,

tổ chức ban hành văn bản; Số, ký hiệu của văn bản; Địa danh và ngày, tháng,năm ban hành văn bản; Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản; Nội dungvăn bản; Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; Dấu của cơquan, tổ chức; Nơi nhận Ngoài ra, với một số văn bản: Thông báo, tờ trình,báo cáo, thì yếu tố thể thức không thực hiện theo quy định của Nhà nước,tức là không có Quốc hiệu, văn bản còn có thêm logo, địa chỉ, số điện thoại,fax, website của Công ty

Trong đó:

- Tên cơ quan ban hành văn bản là tên gọi chính thức của Công ty đượcghi trong giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và trong Điều lệ hoạt động củaCông ty: Công ty cổ phần Liên doanh Đầu tư Quốc tế KLF

- Số ký hiệu của văn bản: Cũng theo QĐ 122/2015/qđ/KLF, Số của vănbản là số thứ tự đăng ký văn bản do đơn vị ban hành trong vòng một năm Số

của văn bản được ghi bằng chữ số Ả - rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm

và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm Ví dụ: Số: 01/2015/ QĐ - TGĐ

Ký hiệu của văn bản là chữ viết tắt tên đơn vị phải được quy định cụthể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu

KLF Global cũng đã có quy định riêng về việc đánh số ký hiệu vănbản Cụ thể:

+ Đối với các văn bản hành chính thông thường có tên loại như: Quyếtđịnh, Hợp đồng, thông báo thống nhất đánh số theo mẫu:

Số: / năm ban hành/ tên loại văn bản/ tên công ty Ví dụ: Số 35/2014/QĐ/KLF;

+ Đối với văn bản hành chính thông thường không có tên loại như:Công văn, được thống nhất đánh số ký hiệu như sau:

Số: /năm ban hành/ tên công ty - bộ phận soạn thảo ví dụ: Số 16/2015/KLF - TCKT

Về nội dung quy định cụ thể việc đánh số ký hiệu văn bản được trìnhbày chi tiết trong Quyết định 122/2015/QĐ/KLF ( Phụ lục {2.3; 16] )

Văn bản sau khi được kiểm tra về thể thức và được Lãnh đạo ký banhành sẽ chuyển giao tới HCVT đăng ký vào sổ, lấy số, đóng dấu và pháthành Sau khi cấp số cho văn bản, HCVT lưu lại một bản gốc, có chữ ký tươicủa lãnh đạo Công ty

Các bộ phận sau khi nhận được văn bản có ý kiến phê duyệt ban hànhcủa lãnh đạo cùng con dấu pháp lý thì sẽ làm thủ tục chuyển phát văn bản điđến khách hàng hoặc công ty đối tác Hình thức chuyển giao văn bản trongKLF Global là gửi chuyển phát nhanh qua đường bưu điện Sổ “Chuyển phátnhanh đi” của KLF Global khi ấy cũng đồng thời được sử dụng như mộtphương tiện để kiểm tra quá trình chuyển giao tài liệu nếu có xảy ra sai sót

2.2.1.2 Công tác quản lý văn bản

Tại KLF Global, công tác quản lý văn bản được quy định tại Quyếtđịnh 122/2015/QĐ/KLF như sau:

- Tất cả các văn bản chính thức ( bản gốc) phải được quản lý chặt chẽ,đảm bảo tính kịp thời, chính xác, an toàn, bảo mật, dễ tìm, dễ tra cứu

- Văn bản của Công ty phải được lưu trữ tập trung tại Bộ phận Hànhchính - Phòng HCNS của Công ty

- Các văn bản của Công ty đều phải được chuyển đến bộ phận Hànhchính - Phòng HCNS để đăng ký số hiệu, phân loại, xử lý, lưu trữ và chuyểnđến các bộ phận, cá nhân có trách nhiệm thực hiện, giải quyết, thi hành

- Tất cả các văn bản đều phải được vào sổ theo dõi và phát hành vănbản đến các đơn vị liên quan, yêu cầu các đơn vị, cá nhân nhận văn bản phải

ký vào sổ theo dõi văn bản

Công tác quản lý văn bản của Công ty được thực hiện một cách quy củ,thống nhất, áp dụng trên cơ sở các văn bản quy định của pháp luật và quyđịnh của Công ty như sau:

a, Công tác quản lý văn bản đi

Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản hành chính vàvăn bản chuyên ngành ( kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bảnmật) do Công ty phát hành

Công tác quản lý, theo dõi và phát hành văn bản đi đã được quản lýchặt chẽ, thực hiện đúng theo yêu cầu của nội dung văn bản, từ văn bản gửithường, hoả tốc, gửi trực tiếp hoặc qua fax tất cả đều đúng thời gian theo quyđịnh; những yêu cầu về nội dung và thể thức của văn bản ngày càng đượchoàn thiện và phần nào dựa theo quy định của Thông tư 01/2011/TT-BNVquy định về thể thức và trình bày văn bản Có một điểm khác biệt là tuỳ theotừng tên loại của văn bản mà ban lãnh đạo KLF Global lập ra các loại sổ theo

dõi văn bản cho phù hợp với mục đích và tính chất văn bản.

*Mẫu - Sổ theo dõi văn bản ( Phụ lục [2.3; 28-36])

Quy trình tổ chức quản lý văn bản đi của KLF Global được thực hiệnnhư sau:

Sơ đồ 2.1 Quy trình tổ chức quản lý văn bản đi

Sau khi đơn vị chức năng soạn thảo văn bản, HCVT sẽ thực hiện cáckhâu: Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày và ghi số, ký hiệu vàngày tháng văn bản => đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật ( nếu có)

=> vào sổ đăng ký văn bản đi => làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việcchuyển phát văn bản đi => lưu bản gốc văn bản đi

Tùy theo nhu cầu sử dụng của Phòng, ban có nhu cầu phát hành để chủđộng phát hành bản gốc nhưng tối thiểu 02 bản gốc đối với công văn, thôngbáo , và 04 bản gốc đối với các Hợp đồng kinh tế Đối với công văn đi, thôngbáo, quyết định bộ phận Hành chính nhân sự giữ một bản gốc ; đối với hợpđồng kinh tế, hợp đồng bán hàng, hợp đồng thuê và cho thuê dịch vụ bộ phậnHành chính nhân sự lưu 01 bản gốc khi đóng dấu, phòng tài chính kế toán lưuKiểm tra thể thức,

Vào sổ đăng ký văn bản đi

Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Lưu bản gốc văn bản đi

01 bản gốc.

Tất cả các văn bản phải có chữ ký của người có thẩm quyền và có dấucủa công ty Văn bản trước khi gửi đi sẽ được đăng ký vào “Sổ theo dõi vănbản đi” theo đúng quy trình nghiệp vụ đảm bảo văn bản được gửi đúng địachỉ, đúng số lượng đối với văn bản Để đảm bảo tổ chức, thực hiện, chuyểngiao văn bản đi được hiệu quả và giữ bí mật văn bản, Phòng Hành chính đãtheo dõi, đôn đốc việc thực hiện các nhiệm vụ theo đúng quy trình nghiệp vụ

Bảng thống kê các loại văn bản, giấy tờ hình thành trong công ty cổphần liên doanh đầu tư quốc tế KLF năm 2014:

Bảng 2.2 Bảng thống kê các loại văn bản

ra Thêm đó là do Ban lãnh dạo Công ty không có sự quan tâm đúng mức tớicông tác VTLT, sự đôn đốc, nhắc nhở chỉ là trên lý thuyết còn thực tế chưa

được thực hiện.

2.2.1.3 Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến

Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm công văn đến, thôngbáo, giấy mời, đề nghị thanh toán và các giấy tờ khác, ( kể cả bản fax, filemềm được chuyển qua mạng, văn bản mật) được gửi từ bên ngoài vào Công

ty qua đường bưu điện, thư điện tử

Bên cạnh việc thực hiện tốt công tác quản lý văn bản đi thì việc quản lý

và giải quyết văn bản đến của KLF Global cũng được thực hiện theo QT – 09của Quyết định số 141/QĐ-TGĐ của Tổng giám đốc ban hành ngày 22 tháng

12 năm 2014

Sơ đồ 2.3 Sơ đồ quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến

In bản cứng ( nếu gửi bằng email) Vào sổ tài

liệu chuyển đến TP

Phân loại, xử lý

Chuyển tài liệu đến đã được phân công xử lý đến CB thực hiện

Sơ đồ trên cho thấy, tất cả các văn bản đến đều được tập trung tại bộphận Hành chính của công ty để đăng ký vào sổ và quản lý thống nhất Hànhchính văn thư vào sổ tài liệu đến bản cứng/ bản mềm với các thông tin: số tàiliệu đến nội bộ, số của tài liệu đến, trích lục nội dung, nơi gửi, ngày/ tháng/năm trên công văn.

Sau khi tiếp nhận tài liệu đến từ bên ngoài, Hành chính văn thư thựchiện việc xử lý tài liệu, tổng hợp và phân loại văn bản đến Văn bản đến đượcphân thành hai loại: Loại gửi cho Công ty; loại gửi đến cho các đơn vị/phòng/ ban Sau khi phân loại và vào sổ “ Theo dõi chuyển phát nhanh đến”HCVT sẽ gửi trực tiếp thư đến đơn vị cụ thể ghi trên bì, sau đó làm thủ tụcgiao nhận; đối với văn bản gửi đến cho Công ty hoặc Ban Lãnh đạo Công ty,HCVT làm thủ tục kiểm tra -> bóc bì ->và đóng dấu công văn đến sau đótrình TP HCNS sự xem xét, chỉ đạo giải quyết theo quy định phân công nhiệm

vụ của Ban Tổng Giám đốc và các Trưởng phòng chức năng TP HCNSchuyển cho Hành chính văn thư các tài liệu đến đã được phân loại, xử lý Cáctài liệu đến “ tối mật” TP HCNS trực tiếp quản lý, lưu trữ và chuyển đến cán bộ

có trách nhiệm xử lý HCVT lưu bản gốc tại Phòng hành chính và copy tài liệuđến đã được phân loại gửi cho cán bộ/ nhân viên được phân công xử lý Đồngthời, HCVT phải ghi nhớ các tài liệu đến cần được phúc đáp và tiếp tục nhắcnhở, đôn đốc cán bộ được phân công xử lý về thời gian phúc đáp.Các cán bộđược phân công xử lý tài liệu đến phải phúc đáp nếu tài liệu đến yêu cầu, vàkhi gửi tài liệu đi phải gửi kèm ( Cc) hoặc thông báo cho HCVT biết Trên cơ

sở đó, HCVT vào đồng thời sổ cứng và file mềm trên máy tính tài liệu đến đãgửi đi để theo dõi/ báo cáo kịp thời TP HCNS hoặc Ban Tổng Giám đốc khi cóyêu cầu

* Mẫu Sổ theo dõi văn bản đến ( Phụ lục [2.4; 9-11])

2.2.1.4 Công tác quản lý và sử dụng con dấu.

Dấu của Công ty cổ phần Liên doanh Đầu tư Quốc tế KLF được cơquan công an cấp kèm theo Giấy chứng nhận mẫu dấu ( Phụ lục 2.9) Condấu thể hiện giá trị pháp lý của Công ty và giá trị pháp lý của văn bản doCông ty ban hành, vì vậy con dấu được bảo quản rất chặt chẽ

Việc quản lý và sử dụng con dấu của Công ty được thực hiện theo quyđịnh của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu, phục vụ đúng yêu cầu củahoạt động quản lý Dấu của công ty được bàn giao cho nhân viên HCVT lưugiữ và đóng dấu tại công ty, nhân viên HCVTchịu trách nhiệm thực hiện cácquy định sau:

- Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng vănbản của Tổng Giám đốc hoặc người được Tổng Giám đốc uỷ quyền;

- Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của công ty ( trừ vănbản liên quan đến bảo mật của Nhân sự như tiền lương );

- Không được đóng dấu khống chỉ

Dấu của công ty bao gồm: Dấu tròn của công ty; Dấu tròn TrườngMầm non KLF Hà Nội; Dấu Hiệu trưởng Trường Mầm non KLF; Dấu chứcdanh; Dấu tên Ban lãnh đạo; Dấu công văn đến; Dấu kế toán trưởng; dấu sao

y bản chính ( Phụ lục 2.10 )

Dấu được nhân viên HCVT bảo quản và sử dụng đúng mục đích.Không có tình trạng đóng dấu khống, đóng dấu lên giấy trắng Dấu được đóngtrùm lên ¼ đến 1/3 chữ ký về phía bên trái Dấu của công ty dùng mực đỏtheo đúng quy định Dấu treo được đóng khi văn bản có phần phụ lục; bản dựthảo trình cấp trên phê duyệt hoặc các hóa đơn xuất xuống kho hàng khi chưa

- Quyết định của Tổng Giám đốc hoặc người được Tổng Giám đốc uỷquyền;

- Công văn, văn bản khác của Công ty gửi cơ quan Nhà nước, gửi các

tổ chức, cá nhân khác theo nhu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh;

- Các loại hợp đồng như: Hợp đồng lao động, hợp đồng mua bán, hợpđồng hợp tác kinh doanh và các loại hợp đồng khác;

- Giấy giới thiệu, giấy uỷ quyền của lãnh đạo công ty, giấy xác nhận lýlịch của cán bộ;

- Sao y các văn bản

- Các văn bản nội bộ như: Đề xuất, tờ trình, báo cáo, không cần đóngdấu

Con dấu chính là bằng chứng pháp lý của Công ty, cần được bảo quản

và sử dụng chặt chẽ, đúng nhu cầu, đúng mục đích Trường hợp nhân viênquản lý dấu do thiếu trách nhiệm để mất mát, hỏng con dấu hoặc đóng dấukhông đúng quy định, lợi dụng việc quản lý, sử dụng con dấu để hoạt độngphạm pháp sẽ bị kỷ luật theo quy định công ty, bị truy tố trước pháp luật nếugây hậu quả nghiêm trọng và có trách nhiệm bồi thường nếu thiệt hại xảy ra

2.2.1.5 Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Hồ sơ là tập hợp các văn bản hình thành trong quá trình giải quyết côngviệc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo từng vấn đề, sự việc hoặc theo các đặcđiểm khác của văn bản, đồng thời sắp xếp và biên mục chúng theo phươngpháp khoa học Việc lập hồ sơ là khâu quan trọng trong công tác văn thư, làmắt xích gắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữ Việc lập hồ sơ đượctốt sẽ có ý nghĩa nâng cao chất lượng và hiệu suất công tác của cán bộ trong

cơ quan cũng như hoạt động của toàn cơ quan, góp phần giúp cơ quan quản lý