MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN MỞ ĐẦU 3 1. Lý do chọn đề tài 3 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 4 4. Nguồn tài liệu tham khảo 4 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 4 6. Phương pháp làm việc 5 7. Bố cục của đề tài 5 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG HUYỆN ỦY HUYỆN LỤC NGẠN 6 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Huyện ủy huyện Lục Ngạn 6 1. 1. 1. Giới thiệu về Huyện ủy Lục Ngạn 6 1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Huyện ủy huyện Lục Ngạn. 6 1.2.1.1. Chức năng 6 1.2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 7 1.2.1.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Huyện ủy huyện Lục Ngạn 8 1.2. Tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng tại Văn phòng Huyện ủy huyện Lục Ngạn 9 1.2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng 9 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 12 1.2.2.1. Chức năng: 12 1.2.2. 2. Nhiệm vụ: 12 1.2.2.3. Cơ cấu tổ chức của văn phòng Huyện ủy Lục Ngạn 15 1.2.3. Xác định vị trí làm việc và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng 20 PHẦN II. TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI HUYỆN ỦY HUYỆN LỤC NGẠN 26 2.2.1. Vài nét về Văn thư Huyện ủy Lục Ngạn 26 2.2.1.1. Khái niệm về văn thư 26 2.2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của văn thư 26 2.2.1.3. Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 27 2.2.1.4. Cách bố trí phòng làm việc và trang thiết bị trong Văn thư cơ quan 28 2.2.2. Thực trạng tình hình Công tác Văn thư tại Huyện ủy Lục Ngạn 29 2.2.2.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 29 2.2.2.2. Quản lý văn bản: 35 2.2.2.3. Công tác quản lí và sử dụng con dấu 43 2.2.2.4. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan 44 2.2.2.5 Công tác quản lí văn bản 46 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 49 3.1 Đánh giá chung 49 3.3.1 Ưu điểm 49 3.1.2 Nhược điểm: 50 3.2 Những kiến nghị và đề xuất 51 KẾT LUẬN 53 PHẦN PHỤ LỤC 1
Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài 3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 4 Nguồn tài liệu tham khảo .4 Lịch sử vấn đề nghiên cứu Phương pháp làm việc Bố cục đề tài PHẦN I .5 KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG HUYỆN ỦY HUYỆN LỤC NGẠN 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Huyện ủy huyện Lục Ngạn 1 Giới thiệu Huyện ủy Lục Ngạn .5 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Huyện ủy huyện Lục Ngạn 1.2.1.1.Chức .6 1.2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 1.2.1.3 Sơ đồ cấu tổ chức Huyện ủy huyện Lục Ngạn 1.2 Tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành văn phòng Văn phòng Huyện ủy huyện Lục Ngạn .9 1.2.1 Tổ chức hoạt động văn phòng 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng 11 1.2.2.1 Chức năng: 11 1.2.2 Nhiệm vụ: 12 1.2.2.3 Cơ cấu tổ chức văn phòng Huyện ủy Lục Ngạn .14 Nông Thị Lập Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.2.3 Xác định vị trí làm việc xây dựng mô tả công việc vị trí văn phòng 18 PHẦN II 24 TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI HUYỆN ỦY HUYỆN LỤC NGẠN .24 2.2.1 Vài nét Văn thư Huyện ủy Lục Ngạn 24 2.2.1.1 Khái niệm văn thư 24 2.2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ văn thư 24 2.2.1.3 Mô hình tổ chức văn thư quan 25 2.2.1.4 Cách bố trí phòng làm việc trang thiết bị Văn thư quan 26 2.2.2 Thực trạng tình hình Công tác Văn thư Huyện ủy Lục Ngạn 27 2.2.2.1 Soạn thảo ban hành văn 27 2.2.2.2 Quản lý văn bản: .33 2.2.2.3 Công tác quản lí sử dụng dấu .41 2.2.2.5 Công tác quản lí văn 44 PHẦN III 47 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 47 3.1 Đánh giá chung 47 3.3.1 Ưu điểm 47 3.1.2Nhược điểm: 48 3.2 Những kiến nghị đề xuất 48 KẾT LUẬN 51 PHẦN PHỤ LỤC .1 Nông Thị Lập Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay, với phát triển khoa học công nghệ, lĩnh vực đại hóa, hành nhà nước cần có phát triển để phù hợp Bên cạnh nhu cầu nhân lực ngành nghề Quản trị văn phòng thị trường lao động ngày tăng cao,tuy nhiên nguồn nhân lực vừa có chuyên môn,trình độ hạn chế Để đáp ứng nhu cầu nguồn nhân lực ngành quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đào tạo ngành Quản trị văn phòng cho phép quan cấp vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Trường thông qua văn Quyết định số 214 /QĐ-ĐHNV ngày 24 tháng 04 năm 2012 Quyết định thành lập khoa Quản trị văn phòng thuộc Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Chương trình đào tạo ngành Quản trị văn phòng xây dựng dựa nhu cầu xã hội nhằm cung cấp nguồn nhân lực có chuyên môn trình độ Quản trị văn phòng công việc người quản lý phụ trách văn phòng quan, tổ chức, doanh nghiệp Nhằm kết hợp lý luận thực hành công tác đào tạo Trường Đại học Nội vụ nói chung khoa Quản trị văn phòng nói riêng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thực kế hoạch thực tập cho sinh viên ngành Quản trị văn phòng quan, đơn vị, tổ chức Được tham gia thực tập Văn phòng Huyện ủy Lục Ngạn (Từ ngày 04 tháng 01 năm 2015 đến 11 tháng 03 năm 2016) thân em áp dụng kiến thức học vào thực tiễn công việc đúc rút nhiều học kinh nghiệm Đồng thời rèn luyện cho em phong cách làm việc chủ động, động, sáng tạo Đây hành trang vững vàng, cần thiết cho sinh viên Quản trị văn phòng Dưới báo cáo thực tập tốt nghiệp em, trình khảo sát thực tế Văn phòng Huyện ủy Lục Ngạn Mặc dù em cố gắng sâu tìm hiểu thực tế chức năng, hoạt động Văn phòng quan báo cáo em chưa phản ánh hết thực tế hoạt động quan Nông Thị Lập Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Em mong nhận đóng góp ý kiến lãnh đạo Văn phòng quan thầy cô giáo để viết em hoàn thiện EM XIN CHÂN THÀNH CẢM ƠN! Lục Ngạn, ngày 25 tháng 02 năm 2016 Sinh viên Nông Thị Lập Nông Thị Lập Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Ngày nay, với lên đất nước, phát triển nhanh mạnh kinh tế thị trường đời quan, tổ chức với quy mô lớn, nhỏ loại hình kinh doanh đa dạng phong phú Mỗi quan, tổ chức doanh nghiệp có cách tổ chức xếp máy hoạt động riêng cho phù hợp với tiến trình lên hội nhập doanh nghiệp, tổ chức Trong quan nhà nước hay doanh nghiệp nào, văn giấy tờ cầu nối quan trọng doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, nhà nước với nhân dân, hay doanh nghiệp với khách hàng.Vì công tác văn thư có vai trò lớn thiếu đơn vị hành nghiệp, doanh nghiệp sản xuất kinh doanh Bởi văn giấy tờ tập trung vào đầu mối phận văn thư-lưu trữ để quản lý sử dụng có hiệu Có thể nói công tác văn thư cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo quan nắm bắt tình hình hoạt động quan Làm tốt công tác văn thư đảm bảo cung cấp đầy đủ, xác, kịp thời định quản lý Trên sở ban lãnh đạo đưa sách đắn đảm bảo có lợi cho doanh nghiệp Để tìm hiểu rõ công tác tổ chức văn phòng, đặc biệt công tác văn thư lưu trữ nắm bắt thuận lợi khó khăn ngành em đăng ký thực tập tốt nghiệp Văn phòng huyện ủy huyện Lục Ngạn tỉnh Bắc Giang Đây hội cho thân em nói riêng vận dụng kiến thức học vào thực tiễn, nhằm gắn liền “Lý luận thực tiễn” “Học đôi với hành” để củng cố lý thuyết, rèn luyện kỹ nghiệp vụ Mục tiêu đề tài Nghiên cứu đề tài nhằm đạt mục đích sau: -Tìm hiểu, khái quát công tác Văn phòng Văn phòng huyện ủy Lục Ngạn; - Phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động văn thư quan để thấy rõ ưu điểm hạn chế; - Từ kết khảo sát thực tế đưa ý kiến, đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác Văn phòng quan Nông Thị Lập Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu báo cáo Lý thuyết Công tác Văn phòng cụ thể thực tiễn hoạt động Văn thư Văn phòng Huyện ủy Lục Ngạn bao gồm: - Cơ cấu, chức năng, nhiệm vụ Huyện ủy Lục Ngạn; - Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành Văn phòng Huyện ủy; - Tìm hiểu tổ chức công tác Văn thư quan; - Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác Văn phòng quan Nguồn tài liệu tham khảo Bài báo cáo sử dụng tài liệu tham khảo : - Cuốn “ Lịch sử Đảng huyện Lục Ngạn”; - Quyết định số 845-QĐ/HU ngày 28 tháng năm 2014 Quyết định chức năng, nhiệm vụ, tổ chức máy mối quan hệ công tác Văn phòng Huyện uỷ ; - Hướng dẫn số 48-HD/ VPTW ngày 11 tháng năm 2015 Hướng dẫn công tác văn thư quan tổ chức trị - xã hội; - Hướng dẫn số 11-HD/VPTW, ngày 28/5/2004 Văn phòng Trung ương Đảng; - Điều lệ Đảng Cộng sản Việt Nam; - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư; Lịch sử vấn đề nghiên cứu Đã có nhiều nghiên cứu, báo viết đề tài nhiên nghiên cứu có hay riêng dùng lại quan khác Bài báo cáo em nhằm kế thừa phát triển sở lý luận tìm hiểu rõ công tác hành Văn phòng huyện ủy Lục Ngạn Phương pháp làm việc Để nghiên cứu thực tốt báo cáo em sử dụng số pháp nghiên cứu : - Phương pháp phân tích tổng hợp; - Phương pháp điều tra, quan sát; - Phương pháp vấn khảo sát thực tế Bố cục đề tài Nông Thị Lập Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Bài báo cáo thực tập phần Mở đầu Mục lục bố cục báo cáo chia thành phần sau: PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG HUYỆN ỦY HUYỆN LỤC NGẠN; PHẦN II: TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI HUYỆN ỦY HUYỆN LỤC NGẠN; PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG HUYỆN ỦY HUYỆN LỤC NGẠN 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Huyện ủy huyện Lục Ngạn 1 Giới thiệu Huyện ủy Lục Ngạn Lục Ngạn huyện miền núi, nằm phía Đông Bắc tỉnh Bắc Giang, nằm trục đường Quốc lộ 31, trung tâm huyện lỵ thị trấn Chũ cách thành phố Bắc Giang 40 km Huyện Lục Ngạn có tổng diện tích tự nhiên 101.223.72 ha, huyện có 29 xã 01 thị trấn, chia thành 02 vùng rõ rệt: vùng thấp gồm 17 xã thị trấn Chũ; vùng cao gồm 12 xã Huyện Lục Ngạn bồn địa hai dải núi lớn Bảo Đài Huyền Đinh viền bọc mà thành Với trung tâm thị trấn Chũ, điểm hội tụ vùng Đông Bắc rộng lớn để từ mở miền đồi gò thấp tiếp nối với vùng Nông Thị Lập Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đồng Bắc Bộ Lục Ngạn có tiểu vùng khí hậu thích hợp cho ăn quả, đặc biệt vải thiều, Đây địa phương có diện tích sản lượng vải thiều lớn nước Ngoài Lục Ngạn có nhiều tài nguyên rừng, tài nguyên khoáng sản; có làng nghề mỳ gạo Nam Dương ( gọi mỳ Chũ) ngon tiếng Trên địa bàn huyện có nhiều danh lam thắng cảnh đẹp hồ Cấm Sơn, hồ Khuôn Thần, hồ Làng Thum Lục Ngạn nơi lưu giữ nhiều sắc văn hóa dân tộc với lễ hội hát dân ca hát sli, hát soong hao dân tộc người Nùng, sán Dìu, Hoa 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Huyện ủy huyện Lục Ngạn Căn vào điều lệ ĐCSVN, Huyện uỷ Lục Ngạn có chức năng, nhiệm vụ sau: 1.2.1.1 Chức Huyện ủy Lục Ngạn quan lãnh đạo cao Đảng hai nhiệm kỳ Đại hội, có nhiệm vụ lãnh đạo toàn diện mặt công tác Đảng hệ thống trị huyện quy định Điều lệ Đảng Hiến pháp Là quan lãnh đạo Đảng cấp huyện, có nhiệm vụ lãnh đạo toàn diện mặt công tác Đảng hệ thống trị huyện Trên sở quán triệt chủ trương, sách Đảng, Huyện ủy đề chủ trương, chiến lược lớn kinh tế - xã hội, quốc phòng - an ninh, đối ngoại, xây dựng Đảng, xây dựng hệ thống trị, công tác quần chúng để lãnh đạo, đạo thực nhiệm vụ trị địa phương theo nguyên tắc tập trung dân chủ Huyện uỷ chịu trách nhiệm trước Tỉnh ủy, trước Đảng nhân dân huyện lãnh đạo, đạo thực đường lối, sách Đảng, pháp luật nhà nước; thị, nghị TW, tỉnh nghị Đại hội Đảng huyện, đảm bảo kết hợp tốt lợi ích huyện với tỉnh nước; nghiêm chỉnh chấp hành pháp luật nghĩa vụ với nhà nước; lãnh Nông Thị Lập Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đạo quyền làm tốt chức quản lý nhà nước địa bàn huyện Quyết định chương trình công tác toàn khóa chương trình công tác hàng năm Huyện ủy; quy chế làm việc huyện ủy; quy chế làm việc ban kiểm tra huyện ủy kế hoạch kiểm tra toàn khóa Quyết định chủ trương, biện pháp lớn lĩnh vực công tác; phương hướng, nhiệm vụ chủ yếu kế hoạch kinh tế - xã hội, an ninh quốc phòng, xây dựng hệ thống trị tháng hàng năm nhiệm kỳ Đảng 1.2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Huyện ủy Lục Ngạn có nhiệm vụ: Tổ chức quán triệt cụ thể hoá nghị Ban Chấp hành Trung ương; nghị quyết, thị, kết luận Bộ Chính trị, Ban Bí thư, Huyện ủy, Ban Thường vụ Huyện ủy; tổ chức sơ kết, tổng kết theo đạo Huyện ủy Quyết định quy chế làm việc Huyện ủy, Ban Thường vụ Huyện ủy Thường trực Huyện ủy; Quy chế làm việc Ủy ban Kiểm tra Huyện ủy, Chương trình làm việc Chương trình kiểm tra, giám sát Huyện ủy, Ban Thường vụ Huyện ủy Cho ý kiến định hướng lớn chiến lược quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế-xã hội; chủ trương, mục tiêu, nhiệm vụ, giải pháp lớn cân đối chủ yếu kế hoạch phát triển kinh tế-xã hội, quốc phòng - an ninh ngân sách nhà nước hàng năm, năm huyện Thảo luận, đề xuất với cấp có thẩm quyền chủ trương dự án quan trọng Trung ương, Tỉnh địa bàn huyện Định hướng định vấn đề quan trọng xây dựng hệ thống trị công tác cán Xem xét báo cáo hàng năm, báo cáo cuối nhiệm kỳ; báo cáo bất thường Ủy ban kiểm tra Huyện ủy công tác kiểm tra, giám sát thi hành kỷ luật Đảng; hoạt động Ủy ban kiểm tra Huyện ủy Ủy ban kiểm tra cấp Chỉ đạo chuẩn bị định triệu tập Đại hội đại biểu Đảng huyện, đại hội đại biểu Đảng huyện bất thường (nếu có); thảo luận thông qua văn kiện trình Đại hội Đảng huyện Thực tự phê bình phê bình, chất vấn Hội nghị Huyện ủy Nghe báo cáo tình hình thu, chi dự Nông Thị Lập Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội toán thu, chi ngân sách Đảng hàng năm 1.2.1.3 Sơ đồ cấu tổ chức Huyện ủy huyện Lục Ngạn (Phụ lục I) Căn vào tình hình đặc điểm địa phương tổ chức cấp Huyện ủy huyện Lục Ngạn có cấu tổ chức gồm có Ban Thưòng vụ ban giúp việc : Văn phòng , Uỷ ban kiểm tra, Ban tổ chức, Ban tuyên giáo, Ban dân vận có nhiệm vụ phụ trách đoàn thể 63 chi Đảng trực thuộc huyện ủy Toàn quan có 37 cán công nhân viên, 7000 Đảng viên - Bí thư Huyện ủy: người đứng đầu Ban chấp hành Đảng huyện chịu trách nhiệm cao nhất, toàn diện trước Ban chấp hành, Ban thường vụ thường trực huyện ủy, Ban chấp hành Đảng huyện, Ban thường vụ huyện ủy chịu trách nhiệm trước ban thường vụ, trước dảng huyện lãnh đạo lĩnh vực hoạt động huyện - Phó bí thư huyện ủy chịu trách nhiệm toàn hoạt động Đảng huyện, giúp bí thư giải công việc hàng ngày Đảng bộ, chịu trách nhiệm điều hành máy Đảng Trực tiếp giải công việc bí thư huyện ủy phân công, thay mặt bí thư huyên ủy điều hành công việc bí thư ủy nhiệm Phó bí thư huyện ủy phụ trách xây dựng tổ chức sở đảng thành viên thưọng trực cấp ủy, bí thư phó bí thư chịu trách nhiệm toàn công việc hoạt động tập thể thưọng trực huyện ủy theo quy định; đồng thời chịu trách nhiệm trực tiếp việc đạo xây dựng tổ chức sở đảng; phối hợp đạo xây dựng quyền, Mặt trận Tổ quốc đoàn thể trị-xã hội sở - Các Ban , ngành đoàn thể máy Huyện uỷ vào chức , nhiệm vụ vủa quan ; nắm vững đường lối , quan điểm Nghị , Chỉ thị tổ chức Đảng cấp Huyện uỷ hướng dẫn ngành dọc cấp Bên cạnh dựa vào đặc điểm địa phương có nhiệm vụ tham mưu , tổ chứcthực công việc phục vụ trực tiếp lãnh đạo , đạo Huyện uỷ , đồng thời đề xuất với Huyện uỷ chủ trương , biện pháp kế hoạch thực công việc để Ban Thường vụ kết luận định Nông Thị Lập Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội dấu giáp lai vào khoảng mép trái văn trùm lên phần tờ giấy, dấu đóng tối đa tờ giấy, đóng dấu trang văn có trang liền Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn người ký văn định dấu đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên tổ chức tên phụ lục - Không đóng dấu văn bản, giấy tờ chưa có nội dung chữ ký người có thẩm quyền; tài liệu, thư cá nhân để gửi cho quan, tổ chức hay cá nhân khác Việc quản lý sử dụng dấu Huyện ủy Lục Ngạn cán văn thư quản lý chặt chẽ, nghiêm ngặt, bảo đảm bảo quản an toàn dấu quan, có tủ bảo quản riêng Đảm bảo cho việc dấu đóng không bị đóng tràn lan, tránh tình trạng văn không thẩm quyền 2.2.2.4 Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hành quan Đây khâu cuối công tác Văn thư, mở đầu cho công tác Lưu trữ Đây nguồn tài liệu nộp lưu vào lưu trữ quan a, - Trách nhiệm lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan - Chánh văn phòng trưởng phòng hành (phòng văn thư – lưu trữ), người phụ trách công tác văn phòng quan có trách nhiệm giúp người đứng đầu quan đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan - Người đứng đầu đơn vị chịu trách nhiệm trước người đứng đầu quan có trách nhiệm tổ chức thực việc lập hồ sơ, bảo quản nộp lưu hồ sơ tài liệu đơn vị vào lưu trữ quan - Cán giao xử lý, giải quyết, theo dõi công việc có trách nhiệm lập hồ sơ công việc giao, kiểm tra lại hồ sơ lập năm (kiểm tra thiếu, đủ tài liệu, cách xếp, biên mục tài liệu hồ sơ, hoàn chỉnh tiêu đề, thời hạn bảo quản…), thống kê hồ sơ cần nộp lưu nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan Cán trước nghỉ hưu, việc chuyển công tác khác, phải bàn Nông Thị Lập 42 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan - Văn thư đơn vị: Cuối năm kiểm tra tình hình lập hồ sơ cán đơn vị; xác định hồ sơ kết thúc, thống kê hồ sơ, tài liệu giao nộp vào danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu - Lưu trữ quan có trách nhiệm giúp người phụ trách công tác văn phòng hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan; chuẩn bị sở vật chất tiếp nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan b, Xây dựng danh mục hồ sơ Lưu trữ quan phối hợp với văn thư dự kiến danh mục hồ sơ cho đơn vị năm, gửi xin ý kiến cán phụ trách, cán bộ, chuyên viên đơn vị Sau đó, tổng hợp ý kiến góp ý, bổ sung, hoàn thiện thành danh mục hồ sơ quan trình người đứng đầu quan ký ban hành vào đầu năm c, Yêu cầu nội dung lập hồ sơ - Yêu cầu: + Hồ sơ lập phải phản ánh đúng, đầy đủ chức năng, nhiệm vụ, công việc giao cá nhân, đơn vị quan + Văn bản, tài liệu tập hợp vào hồ sơ phải có mối liên hệ chặt chẽ với vấn đề, việc, phản ánh diễn biến hay trình tự giải công việc + Văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ phải có giá trị có thời hạn bảo quản tương đối đồng - Nội dung lập hồ sơ: + Mở hồ sơ + Thu thập văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ xếp văn bản, tài liệu hồ sơ + Kết thúc biên mục hồ sơ Nông Thị Lập 43 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội d, Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan - Hồ sơ tài liệu đại hội: Trong thời hạn tháng kể từ ngày liền kề sau ngày bế mạc kết thúc đại hội - Hồ sơ, tài liệu hành chính: Trong thời hạn năm kể từ ngày công việc kết thúc - Hồ sơ, tài liệu xây dựng bản: Trong thời hạn tháng kể từ ngày công trình nghiệm thu toán - Hồ sơ, tài liệu phim, ảnh, ghi âm, ghi hình, tài liệu điện tử: Nộp lưu tài liệu hành Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu để phục vụ cho công việc phải người đứng đầu quan đồng ý lập danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho lưu trữ quan e, Thủ tục giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan - Lưu trữ quan thông báo lịch tiếp nhận hồ sơ, tài liệu để đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu nộp lưu - Khi tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, bên giao bên nhận kiểm tra, đối chiếu thực tế hồ sơ, tài liệu với mục lục hồ sơ giao nộp - Lưu trữ quan lập biên giao nhận hồ sơ, tài liệu thành bản, đơn vị cá nhân giao nộp giữ bản, lưu trữ quan giữ Biên phải có đầy đủ chữ ký người giao, người nhận xác nhận người phụ trách công tác văn phòng Việc lập hồ sơ hành Huyện ủy Lục Ngạn nhìn chung quy trình Cục Văn thư Lưu trữ Tuy nhiên, số phòng ban chưa lập hồ sơ, tài liệu lộn xộn, gây khó khăn cho việc thu thập tài liệu để nộp lưu trữ Việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan thực theo nhiệm kỳ 2.2.2.5 Công tác quản lí văn Hiện quan sử dụng phần mềm quản lý văn nội IBM Lotus Notes Ngoài số văn đích danh Văn thư quan tiến hành vào sổ tay, công văn theo nhiệm kỳ Nông Thị Lập 44 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lotus Notes phần mềm nhóm tiêu biểu để quản lý thông tin người dùng mạng máy tính Cơ sở liệu Lotus Notes sở liệu lý tưởng cho việc lưu trữ xử lý liệu dạng văn bản, có sẵn nhiều chức trợ giúp mạnh mẽ Lotus Notes ứng dụng như: Quản lý công văn hồ sơ công việc: Công văn đến, công văn đi, hồ sơ công việc, tài liệu ISO, báo cáo; Quản lý điều hành công việc: Tiến tình lập công việc, giao việc, lập dự án – kế hoạch, hồ sơ công việc; Phần mềm nhắc việc: Nhắc việc theo công văn, nhắc việc theo công việc, hiển thị lịch công việc…;Quản lý lịch: Lịch cá nhân, lịch quan, lịch theo công văn, lịch theo công việc Lotus Notes có chức năng: - Quản lý phân quyền nhập văn đến, văn - Quản lý danh mục loại văn bản, tính chất văn bản, lĩnh vực, phân cấp ký, cấp quan bên ngoài, nơi lưu trữ, loại hồ sơ, sổ văn - Cấu hình luồng văn đến hoàn toàn động - Cấu hình luồng văn hoàn toàn động - Cập nhật, phân phối, theo dõi xử lý văn đến - Cập nhật, phân phối, theo dõi văn - Cập nhật, phân phối, theo dõi xử lý hồ sơ công việc - Truy cập nhanh văn phân công xử lý, theo dõi xử lý hay xin ý kiến xử lý; theo ngày, tuần, tháng; theo ngày nhận, số đến, số ký hiệu, ngày ban hành, cấp quan, đơn vị gửi đến, phân cấp ký, độ mật, độ khẩn, tầm quan trọng, sổ văn bản, vị trí lưu trữ - Truy cập nhanh hồ sơ công việc theo trạng thái công việc: thực hiện, đến hạn, hạn, hoàn thành, chờ duyệt Từ năm 2015Văn thư quan tiến hành chuyển giao viết tay sang ứng dụng sở liệu mạng nội IBM Lotus Notes Khi ứng dụng phần mềm IBM Lotus Notes tất công văn đến quản lí phần mềm mạng nội trao đổi quan khối Đảng Lotus Notes có ưu điểm là: Nông Thị Lập 45 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Nhanh thuận tiện dễ sử dụng - Quản lý thông tin nội hiệu - Trao đổi liệu thông tin dễ dàng - Tiết kiệm thời gian, nhân lực - Tăng cường làm việc cộng tác cá nhân, phận - Nâng cao khả ứng dụng CNTT môi trường mạng… Nông Thị Lập 46 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 3.1 Đánh giá chung Công tác Văn phòng Huyện ủy Lục Ngạn đạt nhiều thành tích tốt, bên cạnh nhiều điểm hạn chế cần khắc phục để công tác văn phòng quan đạt kết tốt Trong thời gian thực tập 02 tháng quan, với việc tìm hiểu thực tế công việc làm, em có số ý kiến nhận xét sau: 3.3.1 Ưu điểm Qua thời gian thực tập Văn phòng huyện ủy, thân em thấy việc áp dụng lý thuyết vào thực tế cần thiết thực tế với học nhiều khác nên đợt thực tập rèn luyện, học hỏi rút kinh nghiệm cho thiếu sót trình học tập hiểu rõ nghiệp vụ thực tế Được quan tâm đạo sát lãnh đạo Huyện ủy Lục Ngạn , Văn phòng Huyện ủy em hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ giao Các cán bộ, nhân viên Văn phòng, Văn thư phần lớn đào tạo chuyên môn, giàu kinh nghiệm trình công tác làm việc có trách nhiệm nên đạt hiệu cao Các cán Văn phòng chấp hành nội quy làm việc quan, làm giờ, nhiệt tình với công việc Công tác Hành Văn phòng bước vào chuẩn hóa đặc biệt công tác soạn thảo văn bản, công tác Văn thư, nghiệp vụ tay nghề nâng cao ngày tốt Tất khâu công tác văn thư cán văn thư Văn phòng huyện ủy làm tốt từ việc quản lý văn – đến việc quản lý sử dụng dấu thực theo nghiệp vụ cán văn thư trang bị đầy đủ kiến thức kinh nghiệm làm việc lâu năm Trang thiết bị Văn phòng tương đối đầy đủ đại trang thiết bị cần thiết phục vụ cho công tác văn phòng như: máy tính, máy in, máy photo, máy fax, … Đặc biệt trọng việc nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ cho cán quan cán làm công tác văn thư Nông Thị Lập 47 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Công tác văn thư lãnh đạo quan tâm trọng trang bị trang thiết bị hàng năm cử cán học lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư Chính nhờ quan tâm lãnh đạo nên công tác văn thư đảm bảo thực tốt, hiệu công việc ngày hoàn thiện 3.1.2 Nhược điểm: Bên cạnh ưu điểm đạt Văn phòng quan gặp số hạn chế sau: Nhìn cách tổng thể khái quát Văn phòng Huyện ủy lĩnh vực chưa quan tâm phát triển đồng tiêu biểu công tác Lưu trữ quan Do cán Lưu trữ trước nghỉ hưu, chưa tìm cán lưu trữ phù hợp,công tác Lưu trữ cán Văn thư kiêm nhiệm, lĩnh vực nhiều hạn chế gây ảnh hưởng lớn đến trình bảo quản, lưu trữ tài liệu;Việc thu thập tài liệu phòng ban chậm Nguồn kinh phí phục vụ cho công tác Văn phòng hạn hẹp, chưa đáp ứng đủ, phương tiện máy móc thiếu, nhiều hỏng hóc ( máy phôto, máy in ) gây khó khăn trình giải công việc Lục Ngạn huyện miền núi, địa bàn rộng, giao thông lại gặp nhiều khó khăn nên việc liên lạc thông tin gặp nhiều khó khăn Trong sở vật chất nghèo, trang thiết bị kỹ thuật phục vụ công tác Văn phòng chưa đầu tư nhiều Nhìn chung công tác văn thư huyện ủy Lục Ngạn vào nề nếp có thành tích tốt Tuy nhiên cán văn thư phải kiêm nhiệm nhiều công việc nên việc tập trung cho công tác văn thư gặp nhiều hạn chế Qua thời gian tuần thực tập quan với giúp đỡ bác, cô, chú, anh chị quan đặc biệt chị Tuyết, người trực tiếp hướng dẫn, bảo em thời gian tiếp cận thực tế để em hiểu sâu công tác văn thư 3.2 Những kiến nghị đề xuất Văn phòng lĩnh vực quan trọng Huyện ủy Lục Ngạn, để công tác Văn phòng Huyện ủy ngày tốt hơn, phát huy ưu điểm, khắc phục nhũng hạn chế trên, em có số đề xuất, ý kiến sau: Nông Thị Lập 48 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Các cấp có thẩm quyền cần ý quan tâm đến công tác Văn phòng, thường xuyên đôn đốc, đạo, triển khai có hiệu văn Nhà nước Xây dựng bố trí nguồn lực phù hợp với công việc cụ thể - Đôn đốc, kiểm tra thường xuyên cán bộ,và khen thưởng cán hoàn thành tốt công việc - Cần trang bị thêm số trang thiết bị văn phòng đại nhằm phục vụ cho công việc; Kho lưu trữ tài liệu cần trang bị thiết bị bảo quản tài liệu thiết bị chống ẩm, chống mốc nhằm bảo vệ an toàn tài liệu - Đưa công nghệ thông tin vào phục vụ thiết thực cho hoạt động quan lĩnh vực văn phòng nhằm làm cho quan ngày đại hóa - Lãnh đạo quan phải thường xuyên kiểm tra cán công chức quan nghiệp vụ văn phòng ý thức làm việc cán - Xây dựng cụ thể, rõ ràng quy chế khen thưởng cán công chức thực nhiệt tình công việc, đồng thời xây dựng khung xử lý cán chưa thực hết lòng hay vi phạm công việc Làm tốt công tác có tác dụng nâng cao tinh thần trách nhiệm cán công chức công việc - Thường xuyên thống kê thiết bị máy móc đơn vị nhằm kiểm tra chất lượng, tránh để tình trạng dư thừa hay tình trạng thiết bị có vấn đề chậm chạp việc xử lý; Đảm bảo mặt số lượng chất lượng công chức nhằm đáp ứng yêu cầu công việc - Thống từ xuống tạo thành thể thống đảm bảo liên tục trao đổi thông tin bên cạnh phát huy tinh thần chủ động, sáng tao công việc - Luôn đảm bảo phối hợp, liên tục với quan khác nhằm phát huy cao hiệu công việc - Tổ chức khóa học nhằm nâng cao lực đội ngũ cán công chức quan Trong cần xây dựng quy chế chặt chẽ nhằm phát huy thực tinh thần học tập cán công chức Nông Thị Lập 49 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trên số kiến nghị, giải pháp nhằm hoàn thiện nâng cao hiệu hoạt động công tác Văn phòng Huyện ủy Hy vọng với số ý kiến đóng góp góp phần vào viêc đảm bảo cho công việc đơn vị suôn sẻ có chuyển biến hiệu quả, tích cực năm tới Nông Thị Lập 50 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Sau tháng thực tập Huyện uỷ Lục Ngạn để lại cho em nhiều học kinh nghiệm quý báu chuyên môn nghiệp vụ, lòng nhiệt tình, say mê nghề nghiệp, khả học hỏi giao tiếp công việc sống Có thành công giúp đỡ tận tình cô, chú, anh chị Huyện uỷ Hoàn thành tốt công việc chúng em làm tròn nhiệm vụ mà nhà trường giao phó Đặc biệt nâng cao nghiệp vụ văn phòng quan trọng bước đầu vận dụng lý thuyết vào công việc cụ thể quan quản lý Đảng địa phương Qua em thấy tầm quan trọng công tác văn phòng nghiệp xây dựng chỉnh đốn Đảng, nghiệp CNH - HĐH toàn Đảng toàn dân Hiện với trình phát triển lên đất nước với trình độ người cán văn phòng tương lai em nhận thấy phải trau dồi cho kiến thức thật vững để làm tốt công việc giao phó Thời gian thực tập khép lại quãng thời gian lao động miệt mài say mê để hoàn thành công việc Quan trọng trình trang bị cho chúng em nhiều kiến thức kinh nghiệm kỳ thi tốt nghiệp tới, hành trang tốt cho chúng em phát huy công việc thực tế sau Góp phần hoàn thành nhiệm vụ người cán làm công tác văn phòng quan nào, phục vụ nghiệp Đảng Nhà nước Cuối em xin chân thành cảm ơn giúp đỡ tận tình anh Nguyễn Minh Nam,chị Nguyễn Thị Tuyết toàn thể cán quan giúp em hoàn thành tốt tập tốt nghiệp Em xin cảm ơn quan tâm nhà trường, quý thầy cô cho chúng em hội tiếp cận công việc thực tế, hội quý báu cho chúng em tích lũy kinh nghiệm nghiệp học tập thân Em xin chân thành cảm ơn ! Nông Thị Lập 51 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN PHỤ LỤC Phụ lục 1: Bảng từ, cụm từ viết tắt STT Từ, cụm từ viết tắt Cụm từ đầy đủ ĐCSVN Đảng cộng sản Việt Nam BTV Ban thường vụ MTTQ Mặt trận Tổ quốc BCH Ban chấp hành UBKT Ủy ban kiểm tra TNCSHCM Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh CNH- HĐH Công nghiệp hóa đại hóa Nông Thị Lập Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục Cơ cấu huyện ủy Lục Ngạn Ban chấp hành Đảng Huyện Lục Ngạn Ban thường vụ Huyện ủy Thường trực Huyện ủy Văn phòng Nông Thị Lập Ban tuyên giáo Ban tổ chức Ban Dân vận Ủy ban kiểm tra Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 3: Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng Huyện ủy Chánh văn phòng Phó chánh văn phòng Chuyên viên văn phòng Nông Thị Lập Phó chánh văn phòng Nhân viên Văn thư Nhân viên lưu trữ Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 4: Sơ đồ hóa quy trình quản lý, giải văn Bước Bước Đăng ký văn Phát hành văn Thu hồi hủy văn bước bước Lưu văn Theo dõi, kiểm tra văn lập báo cáo thống kê văn bước bước Nông Thị Lập bước Khai thác,sử dụng văn văn thư Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 5: Sơ đồ hóa quy trình quản lý, giải văn đến Tiếp nhận văn đến Bước Bước Lập báo cáo thống kê văn đến Đăng ký văn đến Bước Bước Phân phối chuyển giao văn đến Bước Nông Thị Lập Sao gửi văn đến Giải quyết, theo dõi việc giải văn đến bước Lớp: Quản trị Văn phòng K1A