TỔ CHỨC CÔNG tác văn THƯ tại HUYỆN ủy HUYỆN lục NGẠN

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN MỞ ĐẦU 3 1. Lý do chọn đề tài 3 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 4 4. Nguồn tài liệu tham khảo 4 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 4 6. Phương pháp làm việc 5 7. Bố cục của đề tài 5 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG HUYỆN ỦY HUYỆN LỤC NGẠN 6 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Huyện ủy huyện Lục Ngạn 6 1. 1. 1. Giới thiệu về Huyện ủy Lục Ngạn 6 1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Huyện ủy huyện Lục Ngạn. 6 1.2.1.1. Chức năng 6 1.2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 7 1.2.1.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Huyện ủy huyện Lục Ngạn 8 1.2. Tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng tại Văn phòng Huyện ủy huyện Lục Ngạn 9 1.2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng 9 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 12 1.2.2.1. Chức năng: 12 1.2.2. 2. Nhiệm vụ: 12 1.2.2.3. Cơ cấu tổ chức của văn phòng Huyện ủy Lục Ngạn 15 1.2.3. Xác định vị trí làm việc và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng 20 PHẦN II. TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI HUYỆN ỦY HUYỆN LỤC NGẠN 26 2.2.1. Vài nét về Văn thư Huyện ủy Lục Ngạn 26 2.2.1.1. Khái niệm về văn thư 26 2.2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của văn thư 26 2.2.1.3. Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 27 2.2.1.4. Cách bố trí phòng làm việc và trang thiết bị trong Văn thư cơ quan 28 2.2.2. Thực trạng tình hình Công tác Văn thư tại Huyện ủy Lục Ngạn 29 2.2.2.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 29 2.2.2.2. Quản lý văn bản: 35 2.2.2.3. Công tác quản lí và sử dụng con dấu 43 2.2.2.4. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan 44 2.2.2.5 Công tác quản lí văn bản 46 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 49 3.1 Đánh giá chung 49 3.3.1 Ưu điểm 49 3.1.2 Nhược điểm: 50 3.2 Những kiến nghị và đề xuất 51 KẾT LUẬN 53 PHẦN PHỤ LỤC 1

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

LỜI NÓI ĐẦU 1

PHẦN MỞ ĐẦU 3

1.Lý do ch n ọ đề à 3 t i 3 Đố ượi t ng, ph m vi nghiên c uạ ứ 4

4 Ngu n t i li u tham kh oồ à ệ ả 4

5 L ch s v n ị ử ấ đề nghiên c uứ 4

6 Phương pháp l m vi cà ệ 4

7 B c c c a ố ụ ủ đề à 4 t i PHẦN I 5

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG HUYỆN ỦY HUYỆN LỤC NGẠN 5

1.1 Ch c n ng, nhi m v , quy n h n v c c u t ch c c a Huy n y ứ ă ệ ụ ề ạ à ơ ấ ổ ứ ủ ệ ủ huy n L c Ng nệ ụ ạ 5

1 1 1 Gi i thi u v Huy n y L c Ng nớ ệ ề ệ ủ ụ ạ 5

1.2.1 Ch c n ng, nhi m v , quy n h n v c c u t ch c c a Huy n y ứ ă ệ ụ ề ạ à ơ ấ ổ ứ ủ ệ ủ huy n L c Ng n.ệ ụ ạ 6

1.2.1.1.Ch c n ngứ ă 6

1.2.1.2 Nhi m v , quy n h nệ ụ ề ạ 7

1.2.1.3 S ơ đồ ơ ấ ổ c c u t ch c Huy n y huy n L c Ng nứ ệ ủ ệ ụ ạ 8

1.2 Tình hình t ch c, qu n lí, ho t ổ ứ ả ạ động công tác h nh chính v n phòng à ă t i V n phòng Huy n y huy n L c Ng nạ ă ệ ủ ệ ụ ạ 9

1.2.1 T ch c v ho t ổ ứ à ạ động c a v n phòngủ ă 9

1.2.2 Ch c n ng, nhi m v , c c u t ch c c a v n phòngứ ă ệ ụ ơ ấ ổ ứ ủ ă 11

1.2.2.1 Ch c n ng:ứ ă 11

1.2.2 2 Nhi m v :ệ ụ 12

1.2.2.3 C c u t ch c c a v n phòng Huy n y L c Ng nơ ấ ổ ứ ủ ă ệ ủ ụ ạ 14

1.2.3 Xác nh v trí l m vi c v xây d ng b n mô t công vi c các v trí đị ị à ệ à ự ả ả ệ ị

trong v n phòngă 18

PHẦN II 24

TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI HUYỆN ỦY HUYỆN LỤC NGẠN .24

2.2.1 V i nét v V n th Huy n y L c Ng nà ề ă ư ệ ủ ụ ạ 24

2.2.1.1 Khái ni m v v n th ệ ề ă ư 24

2.2.1.2 Ch c n ng, nhi m v c a v n th ứ ă ệ ụ ủ ă ư 24

2.2.1.3 Mô hình t ch c v n th c a c quanổ ứ ă ư ủ ơ 25

2.2.1.4 Cách b trí phòng l m vi c v trang thi t b trong V n th c quanố à ệ à ế ị ă ư ơ .26

2.2.2 Th c tr ng tình hình Công tác V n th t i Huy n y L c Ng nự ạ ă ư ạ ệ ủ ụ ạ 27

2.2.2.1 So n th o v ban h nh v n b nạ ả à à ă ả 27

2.2.2.2 Qu n lý v n b n:ả ă ả 33

2.2.2.3 Công tác qu n lí v s d ng con d uả à ử ụ ấ 41

2.2.2.5 Công tác qu n lí v n b nả ă ả 44

PHẦN III 47

KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 47

3.1 ánh giá chungĐ 47

3.3.1 u i mƯ đ ể 47

3.1.2Nhượ đ ể 48c i m: 3.2 Nh ng ki n ngh v ữ ế ị à đề xu tấ 48

KẾT LUẬN 51

PHẦN PHỤ LỤC 1

LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực đều được hiện đại hóa, nền hành chính nhà nước cũng cần có sự phát triển để phù hợp Bên cạnh đó nhu cầu nhân lực về ngành nghề Quản trị văn phòng trên thị trường lao động ngày càng tăng cao,tuy nhiên nguồn nhân lực vừa có chuyên môn,trình độ còn hạn chế

Để đáp ứng nhu cầu nguồn nhân lực về ngành quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã đào tạo ngành Quản trị văn phòng dưới sự cho phép của cơ quan cấp trên và căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Trường thông qua văn bản Quyết định số 214 /QĐ-ĐHNV ngày 24 tháng 04 năm 2012 Quyết định thành lập khoa Quản trị văn phòng thuộc Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Chương trình đào tạo ngành Quản trị văn phòng được xây dựng dựa trên nhu cầu của xã hội nhằm cung cấp nguồn nhân lực có chuyên môn trình độ về Quản trị văn phòng và công việc của người quản lý phụ trách văn phòng các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp

Nhằm kết hợp giữa lý luận và thực hành trong công tác đào tạo của Trường Đại học Nội vụ nói chung và khoa Quản trị văn phòng nói riêng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã thực hiện kế hoạch thực tập cho sinh viên ngành Quản trị văn phòng tại các cơ quan, đơn vị, tổ chức

Được tham gia thực tập tại Văn phòng Huyện ủy Lục Ngạn (Từ ngày 04 tháng 01 năm 2015 đến 11 tháng 03 năm 2016) bản thân em đã áp dụng những kiến thức đã học vào thực tiễn công việc và đúc rút ra nhiều bài học kinh nghiệm Đồng thời rèn luyện cho em một phong cách làm việc chủ động, năng động, sáng tạo hơn Đây là hành trang vững vàng, cần thiết cho một sinh viên Quản trị văn phòng

Dưới đây là bài báo cáo thực tập tốt nghiệp của em, trong quá trình khảo sát thực tế tại Văn phòng Huyện ủy Lục Ngạn Mặc dù em đã cố gắng đi sâu và tìm hiểu thực tế các chức năng, hoạt động của Văn phòng trong cơ quan nhưng bài báo cáo này của em chưa phản ánh hết được thực tế hoạt động của cơ quan

Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của lãnh đạo Văn phòng trong cơ quan cùng các thầy cô giáo để bài viết của em được hoàn thiện hơn

EM XIN CHÂN THÀNH CẢM ƠN!

Lục Ngạn, ngày 25 tháng 02 năm 2016

Sinh viên Nông Thị Lập

Trong bất cứ một cơ quan nhà nước hay doanh nghiệp nào, văn bản giấy

tờ luôn là cầu nối quan trọng giữa các doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế, giữa nhà nước với nhân dân, hay giữa doanh nghiệp với khách hàng.Vì vậy công tác văn thư có vai trò rất lớn không thể thiếu trong các đơn vị hành chính sự nghiệp, các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh Bởi mọi văn bản giấy tờ đều được tập trung vào đầu mối là bộ phận văn thư-lưu trữ để quản lý và sử dụng có hiệu quả

Có thể nói công tác văn thư là cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo cơ quan nắm bắt được tình hình hoạt động của cơ quan Làm tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời những quyết định quản lý Trên cơ sở

đó ban lãnh đạo đưa ra được những quyết sách đúng đắn đảm bảo có lợi cho doanh nghiệp

Để tìm hiểu rõ hơn về công tác tổ chức văn phòng, đặc biệt là công tác văn thư lưu trữ nắm bắt được những thuận lợi và khó khăn của ngành em đã đăng ký thực tập tốt nghiệp tại Văn phòng huyện ủy huyện Lục Ngạn tỉnh Bắc Giang Đây chính là cơ hội cho bản thân em nói riêng được vận dụng kiến thức

đã được học vào thực tiễn, nhằm gắn liền giữa “Lý luận và thực tiễn” giữa

“Học đi đôi với hành” để củng cố lý thuyết, rèn luyện kỹ năng nghiệp vụ của

mình

2 Mục tiêu của đề tài

Nghiên cứu đề tài nhằm đạt được những mục đích sau:

-Tìm hiểu, khái quát được công tác Văn phòng tại Văn phòng huyện ủy Lục Ngạn;

- Phân tích, đánh giá thực trạng các hoạt động văn thư của cơ quan để thấy rõ những ưu điểm và hạn chế;

- Từ các kết quả khảo sát thực tế đưa ra ý kiến, đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác Văn phòng tại cơ quan

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của bài báo cáo là Lý thuyết về Công tác Văn phòng và cụ thể hơn là thực tiễn các hoạt động Văn thư tại Văn phòng Huyện ủy Lục Ngạn bao gồm:

- Cơ cấu, chức năng, nhiệm vụ Huyện ủy Lục Ngạn;

- Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính Văn phòng Huyện ủy;

- Tìm hiểu về tổ chức công tác Văn thư tại cơ quan;

- Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác Văn phòng tại cơ quan

4 Nguồn tài liệu tham khảo

Bài báo cáo sử dụng các tài liệu tham khảo như :

- Cuốn “ Lịch sử Đảng bộ huyện Lục Ngạn”;

- Quyết định số 845-QĐ/HU ngày 28 tháng 7 năm 2014 Quyết định về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy và mối quan hệ công tác của Văn phòng Huyện uỷ ;

- Hướng dẫn số 48-HD/ VPTW ngày 11 tháng 3 năm 2015 Hướng dẫn

về công tác văn thư trong các cơ quan của tổ chức chính trị - xã hội;

- Hướng dẫn số 11-HD/VPTW, ngày 28/5/2004 của Văn phòng Trung ương Đảng;

- Điều lệ Đảng Cộng sản Việt Nam;

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu

Đã có rất nhiều bài nghiên cứu, bài báo viết về đề tài này tuy nhiên mỗi bài nghiên cứu đều có cái hay riêng và được dùng lại tại mỗi cơ quan khác nhau Bài báo cáo này của em nhằm kế thừa và phát triển trên cơ sở lý luận đó và tìm hiểu rõ hơn về công tác hành chính Văn phòng tại huyện ủy Lục Ngạn

Bài báo cáo thực tập ngoài phần Mở đầu và Mục lục bố cục bài báo cáo được chia thành 3 phần như sau:

PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG HUYỆN ỦY HUYỆN LỤC NGẠN;

PHẦN II: TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI HUYỆN ỦY HUYỆN LỤC NGẠN;

PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG HUYỆN ỦY

HUYỆN LỤC NGẠN 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Huyện ủy huyện Lục Ngạn

1 1 1 Giới thiệu về Huyện ủy Lục Ngạn

Lục Ngạn là một huyện miền núi, nằm về phía Đông Bắc của tỉnh Bắc Giang, nằm trên trục đường Quốc lộ 31, trung tâm huyện lỵ là thị trấn Chũ cách thành phố Bắc Giang 40 km Huyện Lục Ngạn có tổng diện tích tự nhiên là 101.223.72 ha, huyện có 29 xã và 01 thị trấn, được chia thành 02 vùng rõ rệt: vùng thấp gồm 17 xã và thị trấn Chũ; vùng cao gồm 12 xã

Huyện Lục Ngạn là một bồn địa do hai dải núi lớn là Bảo Đài và Huyền Đinh viền bọc mà thành Với trung tâm là thị trấn Chũ, là một điểm hội tụ của cả vùng Đông Bắc rộng lớn để từ đó mở ra miền đồi gò thấp và tiếp nối với vùng

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Huyện

và hệ thống chính trị của huyện được quy định tại Điều lệ Đảng và Hiến pháp

Là cơ quan lãnh đạo của Đảng ở cấp huyện, có nhiệm vụ lãnh đạo toàn diện các mặt công tác của Đảng bộ và cả hệ thống chính trị của huyện Trên cơ

sở quán triệt các chủ trương, chính sách của Đảng, Huyện ủy đề ra các chủ trương, chiến lược lớn về kinh tế - xã hội, quốc phòng - an ninh, đối ngoại, xây dựng Đảng, xây dựng hệ thống chính trị, công tác quần chúng để lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ chính trị ủa địa phương theo nguyên tắc tập trung dân chủ

Huyện uỷ chịu trách nhiệm trước Tỉnh ủy, trước Đảng bộ và nhân dân trong huyện về lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước; các chỉ thị, nghị quyết của TW, của tỉnh và nghị quyết Đại hội Đảng bộ huyện, đảm bảo kết hợp tốt các lợi ích của huyện với của tỉnh

và cả nước; nghiêm chỉnh chấp hành pháp luật và nghĩa vụ với nhà nước; lãnh

đạo chính quyền làm tốt chức năng quản lý nhà nước trên địa bàn huyện.

Quyết định chương trình công tác toàn khóa và chương trình công tác hàng năm của Huyện ủy; quy chế làm việc của huyện ủy; quy chế làm việc của ban kiểm tra huyện ủy và kế hoạch kiểm tra toàn khóa Quyết định chủ trương, biện pháp lớn trên các lĩnh vực công tác; phương hướng, nhiệm vụ chủ yếu của

kế hoạch kinh tế - xã hội, an ninh quốc phòng, xây dựng hệ thống chính trị 6 tháng hàng năm và nhiệm kỳ của Đảng bộ

1.2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

Huyện ủy Lục Ngạn có nhiệm vụ:

Tổ chức quán triệt và cụ thể hoá các nghị quyết của Ban Chấp hành Trung ương; nghị quyết, chỉ thị, kết luận của Bộ Chính trị, Ban Bí thư, Huyện ủy, Ban Thường vụ Huyện ủy; tổ chức sơ kết, tổng kết theo chỉ đạo của Huyện ủy

Quyết định quy chế làm việc của Huyện ủy, Ban Thường vụ Huyện ủy và Thường trực Huyện ủy; Quy chế làm việc của Ủy ban Kiểm tra Huyện ủy, Chương trình làm việc và Chương trình kiểm tra, giám sát của Huyện ủy, Ban Thường vụ Huyện ủy Cho ý kiến về những định hướng lớn trong chiến lược và quy hoạch tổng thể về phát triển kinh tế-xã hội; về những chủ trương, mục tiêu, nhiệm vụ, giải pháp lớn và những cân đối chủ yếu trong kế hoạch phát triển kinh tế-xã hội, quốc phòng - an ninh và ngân sách nhà nước hàng năm, 5 năm của huyện Thảo luận, đề xuất với cấp có thẩm quyền về chủ trương của các dự án quan trọng của Trung ương, của Tỉnh trên địa bàn huyện

Định hướng hoặc quyết định những vấn đề quan trọng về xây dựng hệ thống chính trị và công tác cán bộ Xem xét báo cáo hàng năm, báo cáo giữa và cuối nhiệm kỳ; báo cáo bất thường của Ủy ban kiểm tra Huyện ủy về công tác kiểm tra, giám sát và thi hành kỷ luật trong Đảng; về hoạt động của Ủy ban kiểm tra Huyện ủy và Ủy ban kiểm tra các cấp

Chỉ đạo chuẩn bị và quyết định triệu tập Đại hội đại biểu Đảng bộ huyện, đại hội đại biểu Đảng bộ huyện bất thường (nếu có); thảo luận và thông qua văn kiện trình Đại hội Đảng bộ huyện Thực hiện tự phê bình và phê bình, chất vấn trong các Hội nghị Huyện ủy Nghe báo cáo tình hình thu, chi và dự

toán thu, chi ngân sách Đảng hàng năm.

1.2.1.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Huyện ủy huyện Lục Ngạn

(Phụ lục I)Căn cứ vào tình hình và đặc điểm của địa phương và tổ chức của cấp trên Huyện ủy huyện Lục Ngạn có cơ cấu tổ chức gồm có Ban Thưòng vụ và các ban giúp việc : Văn phòng , Uỷ ban kiểm tra, Ban tổ chức, Ban tuyên giáo, Ban dân vận có nhiệm vụ phụ trách các đoàn thể và 63 chi Đảng bộ trực thuộc huyện ủy Toàn cơ quan có 37 cán bộ công nhân viên, hơn 7000 Đảng viên

- Bí thư Huyện ủy: là người đứng đầu Ban chấp hành Đảng bộ huyện chịu trách nhiệm cao nhất, toàn diện trước Ban chấp hành, Ban thường vụ và thường trực huyện ủy, cùng Ban chấp hành Đảng bộ huyện, Ban thường vụ huyện ủy chịu trách nhiệm trước ban thường vụ, trước dảng bộ huyện về sự lãnh đạo trên mọi lĩnh vực hoạt động của huyện

- Phó bí thư huyện ủy chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của Đảng

bộ huyện, giúp bí thư giải quyết công việc hàng ngày của Đảng bộ, chịu trách nhiệm điều hành bộ máy Đảng Trực tiếp giải quyết những công việc do bí thư huyện ủy phân công, thay mặt bí thư huyên ủy điều hành công việc khi bí thư ủy nhiệm

Phó bí thư huyện ủy phụ trách xây dựng tổ chức cơ sở đảng là thành viên thưọng trực cấp ủy, cùng bí thư và các phó bí thư chịu trách nhiệm về toàn bộ công việc và hoạt động của tập thể thưọng trực huyện ủy theo quy định; đồng thời chịu trách nhiệm chính và trực tiếp về việc chỉ đạo xây dựng tổ chức cơ sở đảng; phối hợp chỉ đạo xây dựng chính quyền, Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể chính trị-xã hội ở cơ sở

- Các Ban , ngành đoàn thể trong bộ máy của Huyện uỷ căn cứ vào chức năng , nhiệm vụ vủa cơ quan mình ; nắm vững đường lối , quan điểm các Nghị quyết , các Chỉ thị của tổ chức Đảng cấp trên của Huyện uỷ và hướng dẫn của ngành dọc cấp trên Bên cạnh đó dựa vào đặc điểm địa phương có nhiệm vụ tham mưu , tổ chứcthực hiện các công việc phục vụ trực tiếp sự lãnh đạo , chỉ đạo của Huyện uỷ , đồng thời đề xuất với Huyện uỷ chủ trương , biện pháp kế hoạch thực hiện công việc để Ban Thường vụ kết luận quyết định

1.2 Tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng tại Văn phòng Huyện ủy huyện Lục Ngạn

1.2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng

Văn phòng là một bộ máy tham mưu, giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác quản lý, điều hành thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan; là nơi thu thập và xử lý thông tin cho lãnh đạo Văn phòng là bộ máy tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo, là nơi thu thập xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý đồng thời đảm bảo các điều kiện về cơ sở vật chất kỹ thuật cho cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức

Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnh đạo, quản lí, điều hành thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của cơ quan

Chức năng của văn phòng thể hiện tính hai mặt trong hoạt động của cơ quan:

+ Tham mưu, tổng hợp;

+ Công tác đảm bảo hậu cần, giúp việc cho hoạt động của cơ quan

Nội dung công tác văn phòng bao gồm:

+ Hoạt động hành chính văn phòng;

+ Hoạt đông Văn thư

Văn phòng Huyện ủy huyện Lục Ngạn làm việc theo chế độ thủ trưởng: gồm có Chánh văn phòng và hai phó văn phòng

+ Chánh văn phòng là người chỉ đạo, điều hành toàn bộ hoạt động của văn phòng Sắp xếp tổ chức, bộ máy văn phòng theo quy đinh, chịu trách nhiệm trước Thường trực, Ban Thường vụ Huyện uỷ về toàn bộ hoạt động của văn phòng Chánh văn phòng ký các văn bản thuộc phạm vi điều hành, phối hợp

+ Phó văn phòng là người giúp việc cho Chánh văn phòng, được phân công theo dõi từng mảng công việc riêng và chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng về các lĩnh vực công việc được phân công phụ trách

- Tổ chức và hoạt động của Văn phòng huyện ủy:

Công tác tham mưu thông tin tổng hợp Căn cứ nhiệm vụ thường xuyên và đột xuất của cấp ủy, văn phòng giúp cấp ủy xây dựng lịch công tác năm, quý, tháng, tuần của thường trực, Ban Thường vụ và Huyện ủy, góp phần vào việc tăng cường công tác lãnh đạo, chỉ đạo của cấp ủy

Chủ động phối hợp các phòng, ban, ngành, đơn vị tham mưu giúp cấp ủy theo dõi, đôn đốc các phòng, ban, ngành,…thực hiện các nhiệm vụ chương trình công tác đề ra Giúp cấp ủy chuẩn bị tốt nội dung và các điều kiện cần thiết phục

vụ các cuộc họp để đảm bảo các điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị công tác phục vụ chu đáo, khoa học

Chuẩn bị đầy đủ văn bản, tài liệu cần thiết Chủ động nắm tình hình triển khai thực hiện các chương trình, nhiệm vụ của huyện uỷ và cơ sở, tổng hợp, phân tích, xử lý thông tin kịp thời để tham mưu cho cấp ủy lãnh đạo, chỉ đạo Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo định kỳ, đột xuất và báo cáo chuyên đề với Tỉnh ủy

Công tác nội chính, tiếp dân Tham mưu giúp Thường trực Huyện ủy nắm bắt tình hình nội chính, công tác nội chính và hoat động của cơ quan nội chính, tham mưu giúp Thường trực Huyện ủy tăng cường sự lãnh đạo, chỉ đạo công tác nội chính Thực hiện nghiêm túc quy trình tiếp nhận, xử lý đơn thư theo quy định Thực hiện nghiêm túc chế độ tiếp công dân vào thứ 2 và thứ 6 hàng tuần,

bố trí 02 đồng chí lãnh đạo, cán bộ theo dõi, phụ trách công tác tiếp dân Thực hiện nghiêm túc chế độ tiếp dân, giải quyết đơn thư góp phần quan trọng vào việc giải quyết những mâu thuẫn, vướng mắc trong nhân dân Ổn định tình hình chính trị, tạo điều kiện phát triển kinh tế - xã hội trên địa bàn

Công tác văn thư, lưu trữ Thực hiện nghiêm túc Nghị định 110/ 2004 ngày 08/ 4/ 2004 của Chính phủ về công tác Văn thư Thực hiện tốt quy trình từ khâu soạn thảo, chỉnh sửa, trình ký, vào sổ theo dõi văn bản đi đến và lưu văn bản, quy định về tiếp nhận văn bản đến được tổ chức thực hiện tốt, thực hiện tốt quy trình theo dõi, xử lý công văn trên mạng máy tính Chấp hành nghiêm túc các quy định về bảo quản tài liệu, bảo quản con dấu không xảy ra sự cố

Thường xuyên củng cố, nâng cấp, bổ sung trang thiết bị, cơ sở vật chất đáp ứng nhu cầu lưu trữ Công tác quản lý tài liệu được tăng cường Công nghệ thông tin Phối hợp với trung tâm Công nghệ thông tin văn phòng Huyện ủy quản

lý, đảm bảo chế độ vận hành, bảo vệ mạng thông tin của cấp ủy Tăng cường công tác kiểm tra mạng nội bộ của các Đảng ủy xã – thị trấn, duy trì tốt chế độ bảo trì mạng nội bộ cơ quan huyện ủy Công tác quản trị hành chính Thực hiện

nghiêm túc công tác quản lý, sử dụng tài chính, tài sản Đảng theo phương thức khoán chi, giúp các đơn vị chủ động trong hoạt động tài chính Tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ tài chính cho cấp ủy, cơ sở Đảm bảo tốt chế

độ, chính sách của cán bộ công nhân viên trong cơ quan

Công tác hướng dẫn, chỉ đạo nghiệp vụ Công tác lưu trữ tại các đơn vị,

cơ sở được quan tâm chỉ đạo Văn phòng Huyện ủy đã triển khai, tổ chức tập huấn, hướng dẫn chỉnh lý tài liệu phông Lưu trữ Đảng ủy các xã, thị trấn Xây dựng kế hoạch, phối hợp tổ chức mở một lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn phòng cho các đồng chí lãnh đạo, chuyên viên các ban Đảng, phó Bí thư, Thường trực Đảng, văn phòng Đảng ủy các chi, Đảng bộ trực thuộc huyện tại trung tâm bồi dưỡng chính trị

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng

Văn phòng Huyện ủy là bộ phận tham mưu, giúp việc trực tiếp Thường trực, Ban Thường vụ, Ban chấp hành Đảng bộ Huyện, đặt dưới sự quản lý, chỉ đạo trực tiếp của Thường trực Huyện ủy

1.2.2.1 Chức năng:

Văn phòng Huyện uỷ là cơ quan thuộc hệ thống các Ban Đảng của Huyện

uỷ, có chức năng tham mưu giúp Huyện ủy mà trực tiếp là Ban Thường vụ, Thường trực Huyện ủy tổ chức điều hành công việc lãnh đạo của Huyện ủy, phối hợp, điều hòa hoạt động của các ban Đảng phục vụ cho hoạt động chung của cấp ủy; tham mưu về tổ chức thực hiện các đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước trong toàn huyện; tổng hợp thông tin phục vụ sự lãnh đạo của Huyện ủy

- Phục vụ trực tiếp các hoạt động hàng ngày và các hội nghị của Ban chấp hành, Ban Thường vụ và Thường trực cấp uỷ; nhân sao, phát hành và lưu trữ tài liệu của Đảng bộ; quản lý ngân sách, tài chính, tài sản của Đảng; phục vụ các hoạt động lễ tân của Thường trực, Ban Thường vụ Huyện uỷ

- Trực tiếp quản lý tài sản, tài chính của Huyện ủy và đảm bảo cơ sở vật chất cho hoạt động của Huyện ủy, Ban Thường vụ Huyện ủy, Thường trực Huyện ủy và các cơ quan tham mưu giúp việc của Huyện ủy

1.2.2 2 Nhiệm vụ:

a, Nghiên cứu, đề xuất:

- Chương trình công tác của Huyện uỷ, Ban Thường vụ, Thường trực Huyện uỷ

- Sơ kết, tổng kết công tác Văn phòng Huyện uỷ

b, Hướng dẫn, kiểm tra, giám sát:

- Hướng dẫn, phối hợp bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn phòng, công tác tài chính và công nghệ thông tin cho cấp uỷ cơ sở và các cơ quan đảng trực thuộc Huyện uỷ

- Kiểm tra, giám sát việc thu, nộp và sử dụng đảng phí ở các tổ chức cơ

- Chủ trì phối hợp với các cơ quan liên quan thẩm định nội dung đề án, văn bản thuộc lĩnh vực kinh tế- xã hội, nội chính khi được Thường trực, Ban Thường vụ Huyện uỷ giao trước khi trình Huyện uỷ, Ban Thường vụ Huyện uỷ

- Các cơ quan liên quan xây dựng, theo dõi việc thực hiện chủ trương, chế

độ, nguyên tắc quản lý tài chính, tài sản của Huyện uỷ; nắm tình hình trong khối nội chính, báo cáo kịp thời Thường trực Huyện uỷ, Ban Thường vụ Huyện ủy

- Các ban đảng, cấp uỷ trực thuộc và các cơ quan, tổ chức liên quan tham mưu giúp Ban Thường vụ, Thường trực Huyện uỷ chỉ đạo kiểm tra, giám sát, sơ

kết, tổng kết việc thực hiện nghị quyết, quyết định, chỉ thị, quy định, quy chế của cấp uỷ cấp trên và của Huyện uỷ về công tác xây dựng Đảng, kinh tế- xã hội, quốc phòng, an ninh, nội chính…

e, Thực hiện một số nhiệm vụ do Ban Thường vụ, Thường trực Huyện uỷ giao:

- Là đầu mối giúp Thường trực Huyện uỷ xử lý công việc hằng ngày; phối hợp, điều hoà hoạt động của các cơ quan tham mưu, giúp việc Huyện uỷ phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo của Huyện uỷ

Tổ chức phục vụ các hội nghị, cuộc họp của Huyện uỷ, Ban Thường vụ, Thường trực Huyện uỷ; phối hợp phục vụ các hội nghị, cuộc họp của các ban đảng, cơ quan thuộc Huyện uỷ; tham gia tổ chức phục vụ Đại hội đại biểu Đảng

bộ huyện

- Tổ chức công tác thông tin phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của Thường trực Huyện uỷ, Ban Thường vụ và Huyện uỷ; cung cấp thông tin cho các cấp uỷ

cơ sở, cơ quan, tổ chức ở huyện theo quy định

Theo dõi, đôn đốc các cấp uỷ cơ sở, cơ quan, tổ chức có liên quan ở huyện thực hiện chế độ thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất

Tiếp nhận, phát hành và quản lý các tài liệu, văn bản đến và đi

- Tiếp nhận và xử lý đơn, thư gửi đến Huyện uỷ; tham mưu, theo dõi, đôn đốc việc giải quyết một số đơn, thư được Thường trực Huyện uỷ giao; phối hợp với các cơ quan chức năng tổ chức tiếp công dân

- Tổng hợp tình hình thực hiện các nghị quyết, quyết định, chỉ thị, quy định, quy chế của cấp uỷ cấp trên và của Huyện uỷ; hoạt động của các cấp uỷ,

cơ quan đảng, Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể chính trị- xã hội cấp huyện để báo cáo với Ban Thường vụ, Thường trực Huyện uỷ

- Quản lý tài liệu lưu trữ cơ quan của Huyện uỷ và của Văn phòng Huyện uỷ; giúp Thường trực Huyện uỷ chỉ đạo và trực tiếp hướng dẫn, kiểm tra nghiệp

vụ công văn, lưu trữ của cơ quan đảng, Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể chính trị- xã hội ở cấp huyện và cơ sở theo quy định của Luật Lưu trữ năm 2011, các quy định của Ban Bí thư, của Tỉnh uỷ và hướng dẫn của Văn phòng Trung ương

Đảng Tổ chức triển khai, ứng dụng và quản lý công nghệ thông tin trong các cơ quan tham mưu, giúp việc Huyện uỷ và tổ chức cơ sở đảng trực thuộc; thực hiện công tác cơ yếu theo quy định.

- Là chủ sở hữu tài sản của Huyện uỷ theo sự uỷ quyền của Ban Thường

vụ Huyện uỷ Bảo đảm điều kiện vật chất, tài chính phục vụ hoạt động của Huyện uỷ, Ban Thường vụ, Thường trực Huyện uỷ và các cơ quan tham mưu, giúp việc Huyện uỷ theo phân công, phân cấp

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Thường vụ, Thường trực Huyện

uỷ giao

1.2.2.3 Cơ cấu tổ chức của văn phòng Huyện ủy Lục Ngạn

( Phụ lục II)

a, Cơ cấu tổ chức

Văn phòng Huyện ủy huyện Lục Ngạn làm việc theo chế độ Thủ trưởng

và Chánh văn phòng là người lãnh đạo cao nhất của văn phòng, quản lí mọi hoạt động của văn phòng chính vì vậy cơ quan có cơ cấu tổ chức tổ chức như sau:

Theo đó nhiệm vụ của từng chức vụ được thể hiện như sau:

- Chánh Văn phòng; là người điều hành chung hoạt động của Văn phòng Huyện ủy, chịu trách nhiệm trước Huyện ủy, Ban Thường vụ Huyện ủy và Thường trực Huyện ủy về toàn bộ hoạt động của Văn phòng:

+ Xây dựng chương trình làm việc của BCH, Ban Thường vụ, Thường trực Huyện ủy và chỉ đạo theo dõi việc thực hiện chương trình

+ Giúp Ban Thường vụ (trực tiếp là Thường trực Huyện ủy) giải quyết công việc hằng ngày

+ Chịu trách nhiệm về việc dự thảo và hoàn chỉnh văn bản của Huyện ủy trước khi trình ký, ban hành.

+ Tổ chức thực hiện các chủ trương, nghị quyết của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước trong cơ quan Văn phòng Duyệt, ký ban hành các báo cáo công tác, các đề án của Văn phòng trình cấp ủy

+ Làm chủ tài khoản của Huyện ủy

+ Là Chủ tịch Hội đồng thi đua, khen thưởng, kỷ luật của Văn phòng.+ Chánh Văn phòng dự các hội nghị: Thường trực, Ban Thường vụ, BCH Đảng bộ huyện Thừa lệnh Ban Thường vụ Huyện ủy ký các thông báo, giấy mời họp và các văn bản khi được Thường trực Huyện ủy ủy quyền

- Phó Chánh Văn phòng phụ trách công tác nghiên cứu tổng hợp chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ của bộ phận tổng hợp và có trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng;

+ Biên tập, chỉnh lý, dự thảo các báo cáo và các văn bản của Huyện ủy, Ban Thường vụ Huyện uỷ, Thường trực Huyện ủy do cơ quan chủ đề án hoặc chuyên viên dự thảo

+ Thực hiện chức trách, nhiệm vụ của Chánh Văn phòng khi được ủy quyền

- Phó Chánh Văn phòng phụ trách công tác hành chính, quản trị chỉ đạo

thực hiện nhiệm vụ của Tổ hành chính-quản trị, văn thư-lưu trữ-công nghệ thông tin và có trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng;

+ Chỉ đạo và quản lý toàn bộ hoạt động hành chính, văn thư, lưu trữ của cấp ủy theo quy chế đã đề ra

+ Xử lý thông tin cơ yếu và cơ sở dữ liệu mạng Văn phòng Huyện ủy theo quy chế

+ Xây dựng kế hoạch và tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho văn phòng cấp ủy trực thuộc Huyện ủy

+ Xây dựng và thực hiện kế hoạch thu, chi ngân sách Đảng hàng năm, hàng quý, tháng theo quy định; tiếp nhận và phân bổ dự toán chi ngân sách; quản lý, điều hành việc thực hiện nguồn kinh phí, bảo đảm nguồn kinh phí hoạt động của Huyện uỷ, các ban Đảng Tổng hợp báo cáo định kỳ, quyết toán ngân sách, tình hình sử dụng tài chính, tài sản của Đảng theo quy định

+ Hướng dẫn và đôn đốc các cấp uỷ thực hiện đúng chế độ thu, nộp và sử dụng đảng phí, chế độ quản lý và sử dụng tài chính, tài sản của Đảng; kiểm tra

nghiệp vụ về quản lý tài chính, tài sản đúng nguyên tắc và quy định.

+ Bảo đảm các điều kiện vật chất, quản trị hậu cần phục vụ các hoạt động của cấp uỷ

+ Tổ chức quản lý tài sản của Đảng bộ huyện theo quy định hiện hành.+ Trực tiếp giải quyết công tác tài chính và công tác quản trị theo sự phân công của Chánh Văn phòng

+ Thừa uỷ nhiệm Chánh Văn phòng ký các giấy tờ có liên quan đến nhiệm vụ được phân công

+ Các Phó Chánh Văn phòng được dự các hội nghị của BCH, Ban Thường vụ Huyện ủy theo quy chế làm việc của Huyện ủy và các cuộc họp được Chánh Văn phòng ủy nhiệm

- Chuyên viên nghiên cứu tổng hợp:

+ Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác, quy chế làm việc của Huyện uỷ

+ Soạn thảo hoặc tham gia soạn thảo các văn bản chỉ đạo của Huyện uỷ.+ Ghi biên bản các hội nghị của Huyện uỷ

+ Theo dõi, tổng hợp báo cáo tình hình về các lĩnh vực: Kinh tế- xã hội, hoạt động của bộ máy Nhà nước; công tác nội chính, công tác xây dựng Đảng và công tác dân vận Kịp thời phát hiện, đề xuất với lãnh đạo biện pháp xử lý những vấn đề cần thiết

+ Chủ động thu thập và cung cấp thông tin kịp thời phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của Huyện uỷ

+ Biên tập, chỉnh lý văn bản của Huyện ủy trước khi trình ký, ban hành.+ Báo cáo tổng hợp tình hình lĩnh vực và đơn vị được phân công

+ Giữ gìn bí mật công tác, bảo quản hồ sơ, tài liệu, nộp lưu trữ đầy đủ và đúng quy định

+ Phối hợp với các cơ quan chức năng tổ chức tiếp dân, tiếp nhận và chuyển giao cho các cơ quan có trách nhiệm giải quyết những đơn, thư gửi đến cấp uỷ, Thường trực cấp uỷ; theo dõi, đôn đốc việc giải quyết đơn thư khiếu nại,

tố cáo của công dân

+ Cán bộ nghiên cứu tổng hợp (là đảng viên) được dự hội nghị BCH, Ban Thường vụ Huyện ủy, hội nghị do Ban Thường vụ Huyện ủy triệu tập (theo ý kiến của Thường trực Huyện ủy); dự hội nghị Ban thường vụ, Ban chấp hành đảng bộ, chi bộ cơ sở và những đơn vị được phân công theo dõi (theo quy định của Huyện ủy)

+ Các cán bộ nghiên cứu tổng hợp làm việc theo quy chế chuyên viên,

dưới sự điều hành trực tiếp của Chánh, Phó Chánh Văn phòng Huyện ủy Khi được yêu cầu, các chuyên viên làm việc trực tiếp với Thường trực Huyện ủy và các đồng chí trong cấp ủy.

- Tổ Văn thư, lưu trữ, công nghệ thông tin

+ Có trách nhiệm tiếp nhận, đăng ký, quản lý công văn đi, đến trên mạng

và theo dõi chặt chẽ quy trình luân chuyển công văn đi, đến Tiếp nhận tài liệu các nơi gửi đến, vào sổ trình lãnh đạo và phân phối đến các đồng chí lãnh đạo, chuyên viên tổng hợp và các bộ phận có liên quan, xử lý tài liệu lập hồ sơ nộp lưu, phát hành sách, báo kịp thời và tuyệt đối giữ bí mật tài liệu theo quy định

+ Đánh máy, nhân sao, in ấn tài liệu phục vụ cấp uỷ, các ban đảng Huyện

uỷ theo đúng yêu cầu của lãnh đạo Văn phòng Huyện uỷ

+ Quản lý dấu và đóng dấu các loại, cấp phát giấy giới thiệu

+ Tổ chức công tác văn thư và chịu trách nhiệm về thể thức văn bản khi phát hành

+ Thu thập, chỉnh lý, bảo quản tài liệu lưu trữ của Huyện uỷ, các ban thuộc Huyện uỷ, Đoàn TNCSHCM và các tổ chức chính trị-xã hội trong huyện theo quy định của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng

+ Tổ chức phục vụ việc khai thác tài liệu Lưu trữ

+ Hướng dẫn nghiệp vụ Văn thư-lưu trữ cho Văn phòng cấp uỷ cơ sở trực thuộc theo quy định của Cục Văn thư-lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng

+ Giúp lãnh đạo Văn phòng xây dựng báo cáo công tác Văn thư, lưu trữ của Huyện ủy, báo cáo Thường trực Huyện ủy và Văn phòng Tỉnh ủy theo quy định

+ Phục vụ cho Huyện ủy về công tác thông tin và bảo mật thông tin của Đảng, Nhà nước và các ngành, các cấp

+ Tổ chức khai thác thông tin trên mạng vi tính, bảo mật thông tin và chuyển giao kịp thời cho Chánh, Phó Chánh Văn phòng xử lý Nhập dữ liệu thông tin định kỳ vào mạng vi tính theo quy định hướng dẫn của Văn phòng Tỉnh ủy

+ Tham mưu cho lãnh đạo Văn phòng về kế hoạch phát triển hệ thống cơ yếu trong hệ Đảng theo chỉ đạo của ngành cơ yếu

+ Tổ trưởng tổ văn thư-lưu trữ chịu trách nhiệm trước Phó Chánh Văn phòng phụ trách hành chính-quản trị về toàn bộ công tác của tổ

- Tổ hành chính-quản trị

+ Tổ chức đón, tiếp dân, cán bộ, đảng viên và khách đến Văn phòng

+ Thực hiện kịp thời các chế độ chính sách theo quy định và chăm lo đời sống vật chất, tinh thần của cán bộ, nhân viên Văn phòng Tổ chức thăm, viếng gia đình cán bộ, công chức, nhân viên của Văn phòng khi cán bộ ốm đau hoặc

có thân nhân (bố, mẹ, vợ, chồng, con) qua đời trong điều kiện cho phép

+ Bảo đảm kinh phí hoạt động theo yêu cầu của Thường trực Huyện ủy, Văn phòng, các ban của Đảng theo kế hoạch được phân bổ, chấp hành đúng chế

độ tài chính, thanh quyết toán, báo cáo theo quy định

+ Tổ chức các điều kiện vật chất phục vụ các hội nghị Ban Thường vụ, Ban Chấp hành, hội nghị do Ban Thường vụ Huyện ủy triệu tập và hội nghị của Văn phòng; phục vụ các đoàn khách của Huyện ủy và của Văn phòng Huyện ủy (bố trí địa điểm làm việc, ăn nghỉ, tham quan, giải trí .)

+ Bảo đảm phương tiện làm việc cho Thường trực, Văn phòng Quản lý, bảo dưỡng thiết bị, tài sản của cơ quan

+ Quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật, tài sản trong trụ sở Huyện ủy

+ Quản lý kho tàng, quỹ tiền mặt, nhận cấp phát hàng hoá, tiền mặt khi đầy đủ chứng từ, phiếu thu-chi, xuất nhập quỹ tiền mặt theo đúng nguyên tắc chế độ ban hành

+ Tổ chức bảo vệ an toàn trụ sở Huyện uỷ

+ Thực hiện công tác khánh tiết, lễ tân phục vụ Huyện uỷ, tiếp đón các đoàn khách đến thăm và làm việc với Huyện uỷ

+ Hướng dẫn các cấp uỷ trực thuộc Huyện uỷ thực hiện chế độ thu, nộp

và sử dụng đảng phí, chế độ quản lý tài sản của Đảng theo đúng quy định

+ Bố trí phương tiện đi lại phục vụ công tác cho Thường trực, các ban của Đảng theo quy định, riêng nhu cầu sử dụng xe cơ quan (không phải là việc công) phải được sự đồng ý của đồng chí Chánh Văn phòng

1.2.3 Xác định vị trí làm việc và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng

Văn phòng Huyện ủy huyện Lục Ngạn gồm có các vị trí làm việc như:

Chánh văn phòng Là người điều hành chung hoạt động của Văn

phòng Huyện ủy, chịu trách nhiệm trước Huyện ủy, Ban Thường vụ Huyện ủy và Thường trực Huyện ủy về toàn bộ hoạt động của Văn phòng; Xây dựng chương trình làm việc của BCH, Ban Thường vụ, Thường trực Huyện ủy và chỉ đạo theo dõi việc thực hiện chương trình;

Giúp Ban Thường vụ (trực tiếp là Thường trực Huyện ủy) giải quyết công việc hằng ngày;

Chịu trách nhiệm về việc dự thảo và hoàn chỉnh văn bản của Huyện ủy trước khi trình ký, ban hành.;

Tổ chức thực hiện các chủ trương, nghị quyết của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước trong cơ quan Văn phòng Duyệt, ký ban hành các báo cáo công tác, các đề án của Văn phòng trình cấp ủy ; Làm chủ tài khoản của Huyện ủy; Là Chủ tịch Hội đồng thi đua, khen thưởng, kỷ luật của Văn phòng

Chánh Văn phòng dự các hội nghị: Thường trực, Ban Thường vụ, BCH Đảng bộ huyện

Thừa lệnh Ban Thường vụ Huyện ủy ký các thông báo, giấy mời họp và các văn bản khi được Thường trực Huyện ủy ủy quyền

Phó Chánh văn

phòng Tổng hợp

Phụ trách công tác nghiên cứu tổng hợp chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ của bộ phận tổng hợp

và có trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng;

Biên tập, chỉnh lý, dự thảo các báo cáo và các văn bản của Huyện ủy, Ban Thường vụ Huyện

uỷ, Thường trực Huyện ủy do cơ quan chủ đề

án hoặc chuyên viên dự thảo

Thực hiện chức trách, nhiệm vụ của Chánh Văn phòng khi được ủy quyền

Chỉ đạo và quản lý toàn bộ hoạt động hành chính, văn thư, lưu trữ của cấp ủy theo quy chế

đã đề ra; Xử lý thông tin cơ yếu và cơ sở dữ liệu mạng LAN Văn phòng Huyện ủy theo quy chế

Xây dựng kế hoạch và tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho văn phòng cấp

ủy trực thuộc Huyện ủy; Xây dựng và thực hiện kế hoạch thu, chi ngân sách Đảng hàng năm, hàng quý, tháng theo quy định; tiếp nhận

và phân bổ dự toán chi ngân sách; quản lý, điều hành việc thực hiện nguồn kinh phí, bảo đảm nguồn kinh phí hoạt động của Huyện uỷ, các ban Đảng Tổng hợp báo cáo định kỳ, quyết toán ngân sách, tình hình sử dụng tài chính, tài sản của Đảng theo quy định

Hướng dẫn và đôn đốc các cấp uỷ thực hiện đúng chế độ thu, nộp và sử dụng đảng phí, chế

độ quản lý và sử dụng tài chính, tài sản của

Đảng; kiểm tra nghiệp vụ về quản lý tài chính, tài sản đúng nguyên tắc và quy định; Bảo đảm các điều kiện vật chất, quản trị hậu cần phục vụ các hoạt động của cấp uỷ.

Tổ chức quản lý tài sản của Đảng bộ huyện theo quy định hiện hành; Trực tiếp giải quyết công tác tài chính và công tác quản trị theo sự phân công của Chánh Văn phòng;

Thừa uỷ nhiệm Chánh Văn phòng ký các giấy

tờ có liên quan đến nhiệm vụ được phân công;

Các Phó Chánh Văn phòng được dự các hội nghị của BCH, Ban Thường vụ Huyện ủy theo quy chế làm việc của Huyện ủy và các cuộc họp được Chánh Văn phòng ủy nhiệm

+ Ghi biên bản các hội nghị của Huyện uỷ

+ Theo dõi, tổng hợp báo cáo tình hình về các lĩnh vực: Kinh tế- xã hội, hoạt động của bộ máy Nhà nước; công tác nội chính, công tác xây dựng Đảng và công tác dân vận Kịp thời phát hiện, đề xuất với lãnh đạo biện pháp xử lý những vấn đề cần thiết

+ Chủ động thu thập và cung cấp thông tin kịp thời phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của Huyện uỷ

+ Biên tập, chỉnh lý văn bản của Huyện ủy trước khi trình ký, ban hành

+ Báo cáo tổng hợp tình hình lĩnh vực và đơn

vị được phân công

+ Giữ gìn bí mật công tác, bảo quản hồ sơ, tài liệu, nộp lưu trữ đầy đủ và đúng quy định

+ Phối hợp với các cơ quan chức năng tổ chức tiếp dân, tiếp nhận và chuyển giao cho các cơ quan có trách nhiệm giải quyết những đơn, thư gửi đến cấp uỷ, Thường trực cấp uỷ; theo dõi, đôn đốc việc giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân.

+ Cán bộ nghiên cứu tổng hợp (là đảng viên) được dự hội nghị BCH, Ban Thường vụ Huyện

ủy, hội nghị do Ban Thường vụ Huyện ủy triệu tập (theo ý kiến của Thường trực Huyện ủy);

dự hội nghị Ban thường vụ, Ban chấp hành đảng bộ, chi bộ cơ sở và những đơn vị được phân công theo dõi (theo quy định của Huyện ủy)

+ Các cán bộ nghiên cứu tổng hợp làm việc theo quy chế chuyên viên, dưới sự điều hành trực tiếp của Chánh, Phó Chánh Văn phòng Huyện ủy Khi được yêu cầu, các chuyên viên làm việc trực tiếp với Thường trực Huyện ủy

và các đ/c trong cấp ủy

- Bộ phận Văn

thư - lưu trữ

- Tổ Văn thư, lưu trữ, công nghệ thông tin

+ Có trách nhiệm tiếp nhận, đăng ký, quản lý công văn đi, đến trên mạng và theo dõi chặt chẽ quy trình luân chuyển công văn đi, đến

Tiếp nhận tài liệu các nơi gửi đến, vào sổ trình lãnh đạo và phân phối đến các đồng chí lãnh đạo, chuyên viên tổng hợp và các bộ phận có liên quan, xử lý tài liệu lập hồ sơ nộp lưu, phát hành sách, báo kịp thời và tuyệt đối giữ bí mật tài liệu theo quy định

+ Đánh máy, nhân sao, in ấn tài liệu phục vụ

cấp uỷ, các ban đảng Huyện uỷ theo đúng yêu cầu của lãnh đạo Văn phòng Huyện uỷ.

+ Quản lý dấu và đóng dấu các loại, cấp phát giấy giới thiệu

+ Tổ chức công tác văn thư và chịu trách nhiệm về thể thức văn bản khi phát hành

+ Thu thập, chỉnh lý, bảo quản tài liệu lưu trữ của Huyện uỷ, các ban thuộc Huyện uỷ, Đoàn TNCSHCM và các tổ chức chính trị-xã hội trong huyện theo quy định của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng

+ Tổ chức phục vụ việc khai thác tài liệu Lưu trữ

+ Hướng dẫn nghiệp vụ Văn thư-lưu trữ cho Văn phòng cấp uỷ cơ sở trực thuộc theo quy định của Cục Văn thư-lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng

+ Giúp lãnh đạo Văn phòng xây dựng báo cáo công tác Văn thư, lưu trữ của Huyện ủy, báo cáo Thường trực Huyện ủy và Văn phòng Tỉnh

ủy theo quy định

+ Phục vụ cho Huyện ủy về công tác thông tin

và bảo mật thông tin của Đảng, Nhà nước và các ngành, các cấp

+ Tổ chức khai thác thông tin trên mạng vi tính, bảo mật thông tin và chuyển giao kịp thời cho Chánh, Phó Chánh Văn phòng xử lý Nhập

dữ liệu thông tin định kỳ vào mạng vi tính theo quy định hướng dẫn của Văn phòng Tỉnh ủy

+ Tham mưu cho lãnh đạo Văn phòng về kế hoạch phát triển hệ thống cơ yếu trong hệ Đảng theo chỉ đạo của ngành cơ yếu

+ Tổ trưởng tổ văn thư-lưu trữ chịu trách

nhiệm trước Phó Chánh Văn phòng phụ trách hành chính-quản trị về toàn bộ công tác của tổ.

PHẦN II

TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI HUYỆN ỦY HUYỆN LỤC NGẠN

2.2.1 Vài nét về Văn thư Huyện ủy Lục Ngạn

2.2.1.1 Khái niệm về văn thư

Công tác văn thư là hoạt động để đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý và điều hành công việc của cả cơ quan

Đối tượng của công tác văn thư là văn bản, công tác Văn thư bao gồm toàn bộ các công việc về văn bản, giấy tờ Trong văn phòng, công tác văn thư là nội dung quan trọng chiếm phần lớn hoạt động của văn phòng, của cơ quan, đơn

vị nói chung và đối với văn phòng huyện ủy nói riêng Công tác Văn thư là một khâu quan trọng trong bộ máy hành chính nhà nước nói chung và quản lí cơ quan đơn vị nói riêng

Đây là bộ phận quan trọng trong công tác văn phòng, là một dây truyền liên hệ tất cả các cơ quan trong huyện tạo thành một bộ máy hoạt động nhịp nhàng; Là công việc không thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan Nội dung công tác văn thư gồm rất nhiều công việc và liên quan đến nhiều người, nhiều

bộ phận Công tác văn thư là công việc thường xuyên và liên tục

2.2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của văn thư

Văn thư Huyện ủy Lục Ngạn có những chức năng, nhiệm vụ cơ bản sau:

- Văn thư thuộc văn phòng huyện ủy có chức năng tham mưu, tổng hợp

và mang tính chất phục vụ (hậu cần) cho huyện ủy; Phối hợp, điều hòa mối quan

hệ các cơ quan trên địa bàn huyện, chịu sự chỉ đạo và quản lý trực tiếp của thường trực huyện ủy, đồng thời chịu sự chỉ đạo về mặt nghiệp vụ của văn phòng huyện ủy

- Cán bộ văn thư có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình Quản lý công văn đi, đến, bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan, hồ sơ

lưu trữ Phân loại công văn đến và trực tiếp vào sổ, chuyển giao văn bản; Đăng

ký công văn, văn bản đi vào sổ Cán bộ văn thư phải xem xét lần cuối về nội dung và thể thức văn bản rồi đóng dấu ban hành

- Sau khi mọi thủ tục hoàn thành xong, tiến hành chuyển giao văn bản, đóng gói công văn, trực tiếp gửi bưu điện cho các cơ quan, đơn vị theo nơi nhận Giúp Thường trực huyện ủy quản lý và tổ chức thực hiện công tác văn phòng, văn thư, lưu trữ cơ quan

- Công tác soạn thảo văn bản, ban hành văn bản,… đối với các đơn vị phòng ban theo đúng quy định, nguyên tắc hành chính chế độ bảo mật văn thư Nhà nước Đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất cần thiết cho hoạt động của văn phòng Để đảm bảo cho quá trình hoạt động của huyện ủy, văn thư phải thực hiện tốt những nhiệm vụ trên

2.2.1.3 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan

Trong hoạt động quản lí nhà nước công tác Văn thư đóng vai trò quan trọng không thể thiếu Có thể coi công tác Văn thư là “ bộ khung ” trong quá trình quản lí nhà nước Công tác Văn thư được thực hiện tốt sẽ góp phần tích cực đến hoạt động quản lí nhà nước của mỗi cơ quan,có thể xem Huyện ủy Lục Ngạn là một ví dụ:

Về công tác văn bản sau khi văn bản hoàn tất, cán bộ văn thư căn cứ vào thành phần, nơi nhận và số lượng văn bản để gửi đi nhanh chóng kịp thời, đúng

số lượng

Tất cả các văn bản đi, đến của cơ quan đều phải qua phòng Văn thư để cán bộ văn thư vào sổ, đóng dấu, ban hành Tiếp nhận văn bản đến, đăng ký, vào

sổ, chuyển cho lãnh đạo giải quyết rồi phôto nhân bản và chuyển phát tài liệu

Về công tác tạp vụ tiến hành làm vệ sinh phòng làm việc của lãnh đạo, phòng làm việc của văn thư Chuẩn bị hội trường, phòng họp do Thường trực Huyện ủy tổ chức, quản lí toàn bộ tài sản, trang thiết bị phục vụ trong hoạt động của cơ quan; Quản lí các loại văn phòng phẩm của cơ quan, các phòng ban Khi thiếu hoặc chưa đáp ứng phục vụ cho công tác thì phải xin ý kiến của lãnh đạo

để đưa ra biện pháp giải quyết

Văn thư Huyện ủy Lục Ngạn được tổ chức theo mô hình tập trung nhằm đảm bảo thông tin đạt hiệu quả Huyện ủy Lục Ngạn có một cán bộ văn thư có

nhiệm vụ tiếp nhận , đăng kí văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan.

Phòng làm việc của Văn thư là một phòng được bố trí độc lập tại tầng một, sát với phòng Chánh văn phòng, đây là một vị trí thuận lợi cho việc tiếp nhận văn bản đến và tiếp nhận, đảm bảo thông tin bằng văn bản

2.2.1.4 Cách bố trí phòng làm việc và trang thiết bị trong Văn thư cơ quan

Cách bố trí nơi làm việc và các trang thiết bị trong văn thư rất quan trọng, nếu bố trí nơi làm việc khoa học thì hiệu quả công việc sẽ cao Văn phòng huyện

ủy được bố trí như sau: Cách bố trí nơi làm việc Trụ sở làm việc của Huyện ủy Lục Ngạn là một tòa nhà 3 tầng

- Sơ đồ làm việc tại Huyện ủy Lục Ngạn có ưu điểm :

+ Thuận lợi cho việc đi lại, trao đổi thông tin, xử lý các công việc nhanh chóng, đảm bảo quá trình giải quyết công việc, quá trình trao đổi công tác giữa các phòng ban, đơn vị với nhau rất dễ dàng, đáp ứng yêu cầu từng mặt nghiệp

- Các trang thiết bị trong văn phòng

Trong quá trình làm việc, một trong những yếu tố không thể thiếu để phục

vụ hoạt động tại cơ quan đó là trang thiết bị trong văn phòng.Văn phòng được trang bị đầy đủ sẽ góp phần nâng cao hiệu quả trong công việc, phục vụ công tác cho mỗi cán bộ

Các phòng, ban trong Huyện ủy được trang bị khá đầy đủ máy móc, văn phòng phẩm như: máy tính; mạng Internet, mạng thông tin nội bộ, điện thoại, mạng điện thoại nội bộ trong tất cả các phòng, ban Huyện ủy cũng được trang

bị đầy đủ các loại tủ, giá đựng hồ sơ, tài liệu, các văn phòng phẩm như: bút, giấy

in, mực dấu, gim, kẹp…

Nhìn chung văn phòng Huyện ủy cũng đã được trang bị đầy đủ nên công việc được giải quyết khá thuận lợi, nhanh chóng, chính xác, tiện lợi.Cùng với việc bố trí nơi làm việc khoa học góp phần đạt kết quả cao Tuy nhiên để đáp ứng nhu cầu trong công việc cần mua sắm thiết bị trong văn thư đầy đủ hơn và

hợp lý hơn.

2.2.2 Thực trạng tình hình Công tác Văn thư tại Huyện ủy Lục Ngạn

Công tác văn thư là hoạt động để đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý và điều hành công việc của cả cơ quan Trong văn phòng, công tác văn thư là nội dung quan trọng chiếm phần lớn hoạt động của văn phòng, của cơ quan, đơn vị nói chung và đối với văn phòng huyện ủy nói riêng

Huyện ủy có một cán bộ văn thư làm nhiệm vụ quản lý các văn bản đi – đến của cơ quan Cán bộ có chuyên môn nghiệp vụ, kinh nghiệm lâu năm nên thành thạo trong quá trình giải quyết công việc

2.2.2.1 Soạn thảo và ban hành văn bản

Thể thức văn bản:

Khác với các cơ quan nhà nước và các cơ quan, tổ chức khác, thể thức văn bản của Đảng thực hiện theo Hướng dẫn số 11-HD/VPTW, ngày 28/5/2004 của Văn phòng Trung ương Đảng

Thể thức trong văn bản ban hành của cơ quan gồm có các thành phần sau:

1 Tiêu đề " Đảng Cộng sản Việt Nam"

Tiêu đề là thành phần thể thức xác định văn bản của Đảng Tiêu đề trên của Đảng là " Đảng Cộng sản Việt Nam"

Tiêu đề được trình bày góc phải, dòng đầu, trang đầu, bằng chữ in hoa đứng, chân phương, phía dưới có đường kẻ ngang để phân cách với địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản Đường kẻ có độ dài bằng độ dài tiêu đề

Ví dụ:

ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM

2 Tên cơ quan ban hành văn bản

Tên cơ quan ban hành văn bản là thành phần thể thức xác định tác giả văn bản (được quy định rõ trong Hướng dẫn số 11-HD/VPTW, ngày 28/5/2004 của Văn phòng Trung ương Đảng)

Ví dụ 1: Văn bản của Ban chấp hành Đảng bộ huyện:

ĐẢNG BỘ TỈNH BẮC GIANG