MỤC LỤC A. MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 3 Chương I.Giới thiệu vài nét về Công ty cổ phần Tư vấn, Đầu tư A.L.A 3 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần tư vấn, đầu tư A.L.A 3 1.1.1 Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của Công ty cổ phần tư vấn, đầu tư A.L.A 3 1.1.2 Chức năng. 5 1.1.3 Nhiệm vụ: 5 1.1.4 Quyền hạn 6 1.1.5 Cơ cấu tổ chức 6 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của Công ty cổ phần Tư vấn, Đầu tư A.L.A 7 1.2.1 Tình hình tổ chức 7 1.2.2 Chức năng 7 1.2.3 Nhiệm vụ 7 1.2.4 Quyền hạn 8 1.2.5 Cơ cấu tổ chức 8 Chương II.Thực tiễn công tác văn thư lưu trữ của Công ty cổ phần Tư vấn, Đầu tư A.L.A 10 2.1 Thực tiễn công tác văn thư: 10 2.1.1Quản lý chỉ đạo công tác văn thư của công ty. 10 2.1.2 Công tác soạn thảo văn bản và ban hành văn bản 11 2.1.3Quản lý văn bản đi 16 2.1.4Quản lý và giải quyết văn bản đến 18 2.1.5Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 20 2.1.6Quản lý và sử dụng con dấu 21 CHƯƠNG III.SO SÁNH, ĐỐI CHIẾU GIỮA LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 23 3.1 Điểm giống nhau giữa lý luận và thực tiễn áp dụng tại Công ty 23 3.2 Điểm khác nhau giữa lý luận và thực tiễn áp dụng tại Công ty 24 3.3 Đề xuất kiến nghị 25 3.3.1 Đối với Công ty 25 3.3.2 Đối với bộ môn văn thư, bộ môn lưu trữ, khoa, trường 27 C. PHẦN KẾT LUẬN 28 D. PHỤ LỤC
MỤC LỤC A MỞ ĐẦU B PHẦN NỘI DUNG Chương I Giới thiệu vài nét Công ty cổ phần Tư vấn, Đầu tư A.L.A .3 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Công ty cổ phần tư vấn, đầu tư A.L.A 1.1.1 Lịch sử hình thành q trình phát triển Cơng ty cổ phần tư vấn, đầu tư A.L.A 1.1.2 Chức 1.1.3 Nhiệm vụ: 1.1.4 Quyền hạn 1.1.5 Cơ cấu tổ chức .6 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư, lưu trữ Công ty cổ phần Tư vấn, Đầu tư A.L.A 1.2.1 Tình hình tổ chức 1.2.2 Chức 1.2.3 Nhiệm vụ .7 1.2.4 Quyền hạn 1.2.5 Cơ cấu tổ chức .8 Chương II Thực tiễn công tác văn thư lưu trữ Công ty cổ phần Tư vấn, Đầu tư A.L.A 10 2.1 Thực tiễn công tác văn thư: 10 2.1.1 Quản lý đạo công tác văn thư công ty 10 2.1.2 Công tác soạn thảo văn ban hành văn .11 2.1.3 Quản lý văn .16 2.1.4 Quản lý giải văn đến 18 2.1.5 Lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan .20 2.1.6 Quản lý sử dụng dấu 21 CHƯƠNG III SO SÁNH, ĐỐI CHIẾU GIỮA LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ .23 3.1 Điểm giống lý luận thực tiễn áp dụng Công ty 23 3.2 Điểm khác lý luận thực tiễn áp dụng Công ty 24 3.3 Đề xuất kiến nghị 25 3.3.1 Đối với Công ty 25 3.3.2 Đối với môn văn thư, môn lưu trữ, khoa, trường 27 C PHẦN KẾT LUẬN .28 D PHỤ LỤC MỞ ĐẦU Như biết, quan, tổ chức cần có Văn thư, Lưu trữ Tuy quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng có đặc điểm chung q trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Bởi gốc, chính, xác nhận việc xảy có giá trị pháp lý cao Việc soạn thảo, ban hành văn quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quan trọng nhiều Do đó, quan, tổ chức thành lập, công tác văn thư, lưu trữ tất yếu hình thành “huyết mạch” trọng hoạt động quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Là sinh viên trường Đại học Nội Vụ Hà Nội với chuyên ngành Văn thư– Lưu trữ, em thầy giảng dạy đồng thời qua tìm hiểu phần biết đặc điểm, hoạt động Văn thư– Lưu trữ, hiểu thêm ngành Nhằm trang bị cho sinh viên kiến thức kỹ trình tổ chức thực họat động, quản lý, điều hành quan tổ chức, trường Đại học Nội Vụ Hà Nội tổ chức đợt kiến tập, đặc biệt đợt kiến tập cho sinh viên khoa Văn thư– Lưu trữ quan, đơn vị nhằm nâng cao trình độ hiểu biết giúp sinh viên gần với thực tế, rèn luyện thêm cho sinh viên ý thực làm việc Được đồng ý nhà trường tiếp nhận Ban Giám đốc công ty cổ phần Tư vấn, Đầu tư A.L.A, em có đợt thực tập quy định thời gian việc thực hành nội dung mà đề cương thực tập nêu Đây môi trường làm việc thuận lơi cho em tiếp cận với thực tiễn, giúp em hiểu rõ nghiệp vụ công tác Văn thư– Lưu trữ Với kiến thức lý luận trang bị, tích lũy thời gian học tập trường, với trình tự học trực tiếp thực công việc thực tế quan nơi thực tập, em nhận thức rõ nắm rõ vai trò, nhiệm vụ cơng tác Văn thư– Lưu trữ Đợt kiến tập giúp em nhận điểm yếu khâu nghiệp vụ chuyên môn, thiếu kinh nghiệm trình thực thao tác, nghiệp vụ Văn thư– Lưu trữ, từ em khắc phục lỗ hổng kiến thức chuyên môn mà chương trình lý thuyết chưa đáp ứng đủ Trong thời gian thực tập gần tháng Công ty cổ phần Tư vấn, Đầu tư A.L.A, em nhận hướng dẫn anh chị đồng nghiệp cơng ty đặc biệt bảo nhiệt tình chuyên viên trực tiếp hướng dẫn kiến tập tạo điều kiện giúp em hoàn thành đợt kiến tập Do thời gian, trình độ vốn kiến thức hạn chế định, báo cáo em khơng tránh khỏi thiếu sót, mang tính chủ quan nhận định, đánh đề xuất giải pháp Chính để báo cáo hồn thiện hơn, em mong nhận thơng cảm góp ý quý báu anh chị Công ty cổ phần Tư vấn, Đầu tư A.L.A, thầy cô Khoa Văn thư– Lưu trữ để báo cáo em hoàn thiện tốt Em xin chân thành cảm ơn! B PHẦN NỘI DUNG Chương I Giới thiệu vài nét Công ty cổ phần Tư vấn, Đầu tư A.L.A 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Công ty cổ phần tư vấn, đầu tư A.L.A 1.1.1 Lịch sử hình thành trình phát triển Cơng ty cổ phần tư vấn, đầu tư A.L.A Thông tin chung Công ty - Tên Công ty: Công ty cổ phần Tư vấn, Đầu tư A.L.A - Tên giao dịch quốc tế: A.L.A Investment, Consultancy Joint Stock Company - Công ty Cổ phần Tư vấn, Đầu tư A.L.A có giấy phép hành nghề kinh doanh số: 0102020830 Sở Kế hoạch đầu tư Thành phố Hà Nội cấp ngày 28 tháng năm 2006 (sửa đổi, bổ sung lần thứ 6, ngày 24 tháng 09 năm 2015) - Vốn điều lệ: 1.200.000.000 đồng – Trụ sở chính: Số 10 – ngõ 180 – Phố Thái Thịnh – Quận Đống Đa – Thành phố Hà Nội - Văn phòng: 1401 Tòa nhà A1, 229 Phố Vọng, Hai Bà Trưng, Hà Nội - Điện Thoại: 04 6680 1504 Fax: 04 62782989 Sự hình thành phát triển Công ty Công ty cổ phẩn Tư vấn, Đầu tư A.L.A thành lập tháng năm 2006 hai thành viên Thạc sĩ, Kiến trúc sư Trần Tuấn Anh Thạc sĩ, Kiến trúc sư Trần Quế Lâm sáng lập Công ty cổ phần Tư vấn, Đầu tư A.L.A hoạt động lĩnh vực tư thiết kế, lập dự án quy hoạch, kiến trúc, kết cấu cơng trình, hạ tầng kỹ thuật thi công, lắp đặt sản phẩm nội thất Khối lượng công việc thành viên sáng lập Công ty cổ phần Tư vấn, Đầu tư A.L.A triển khai bao gồm số lượng lớn từ dự án Quy hoạch chi tiết đến Quy hoạch Chung, Quy hoạch Vùng, từ dự án thiết kế cơng trình nhà liền kề, biệt thự đến cơng trình chung cư cao tầng, văn phòng cao cấp…Trong q trình phát triển, cơng ty triển khai nhiều dự án mang tính đột phá mang đậm xu hướng phát triển Quốc tế: phát triển cộng đồng, phát triển với mơi trường bền vững phát triển mang đậm tính nhân văn Thêm vào đó, với mục tiêu phát triển cơng ty, đáp ứng nhu cầu hội nhập thách thức cạnh tranh tương lai, Cơng ty có thỏa thuận liên danh, liên kết với đơn vị tư vấn thiết kế nước chuyên gia nghành Vì vậy, với bề dày nhiều năm kinh nghiệm, Công ty CP Tư vấn Đầu tư A.L.A phát triển không ngừng đạt thành tựu khả quan – thông qua dự án Tư vấn đầu tư, Quy hoạch, Kiến trúc cơng trình… Những thành tựu Công ty ghi nhận thông qua hài lòng khách hàng, thành cơng dự án mang đến cho chủ đầu tư đối tác liên quan Ngành, nghề kinh doanh - Thiết kế quy hoạch, thiết kế đô thị - Thiết kế kiến trúc cơng trình - Thiết kế kết cấu cơng trình dân dụng cơng nghiệp - Thiết kế cấp, nước cơng trình dân dụng, cơng nghiệp quy hoạch - Giám sát thi cơng hồn thiện cơng trình dân dụng cơng nghiệp - Giám sát, lắp đặt thiết bị, hệ thống công nghệ cấp thoát nước - Lập dự án đầu tư, quản lý dự án, lập hồ sơ đánh giá hồ sơ thầu (chỉ lập dự án phạm vi mục công ty đăng ký kinh doanh) - Sản xuất, mua bán thi công lắp đặt trang thiết bị nội thất - Xây dựng cơng trình cơng nghiệp, giao thông thủy lợi - Kinh doanh khách sạn, nhà hàng, dịch vụ ăn uống - In dịch vụ liên quan đến in - Kinh doanh vật liệu xây dựng - Tư vấn đầu tư (không bao gồm tư vấn pháp luật, tư vấn tài chính) - Mơi giới thương mại - Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hóa - Xuất nhập mặt hàng công ty kinh doanh 1.1.2 Chức Công ty cổ phần Tư vấn Đầu tư A.L.A , doanh nghiệp hạch tốn độc lập, có dấu riêng, có tư cách pháp nhân Cơng ty có chức cụ thể sau đây: - Lập dự án quy hoạch, lập dự án đầu tư xây dựng cơng trình kiến trúc dân dụng cơng nghiệp; kỹ thuật hạ tầng đô thị… - Tư vấn thiết kế, kiến trúc, kết cấu cơng trình, hạ tầng kỹ thuật thi công, lắp đặt sản phẩm nội thất - Tham gia dự án lớn từ Quy hoạch chi tiết đến Quy hoạch Chung, Quy hoạch Vùng, dự án thiết kế cơng trình nhà liền kề, biệt thự, cơng trình chung cư cao tầng, văn phòng cao cấp Triển khai dự án mang tính đột phá mang đậm xu hướng phát triển Quốc tế: phát triển cộng đồng, phát triển với mơi trường bền vững phát triển mang đậm tính nhân văn 1.1.3 Nhiệm vụ: – Xây dựng tổ chức thực kế hoạch sản xuất kinh doanh theo Luật hành nhà nước để thực mục đích nội dung hoạt động nêu – Thực đầy đủ cam kết hợp đồng giao dịch với đối tác – Kiểm tra thường xuyên hoạt động sản xuất kinh doanh đơn vị phân xưởng sản xuất – Nắm bắt khả sản xuất nhu cầu thị trường nước để xây dựng tổ chức thực phương án sản xuất kinh doanh có hiệu – Quản lý, sử dụng vốn kinh doanh sở vật chất kỹ thuật đạt hiệu kinh tế cao, đảm bảo phát triển vốn với nhiều hình thức thích hợp – Chấp hành đầy đủ sách, chế độ pháp luật Nhà Nước – Chủ động điều phối hoạt động sản xuất kinh doanh quản lý đơn vị, phòng ban trực thuộc công ty – Quản lý chặt chẽ đội ngũ cán cơng nhân viên để có kế hoạch điều chỉnh phù hợp, chăm lo đời sống vật chất tinh thần Cán Công nhân viên 1.1.4 Quyền hạn – Công ty hưởng số quyền hạn như: Được tự chủ kinh doanh, Nhà Nước khuyến khích, ưu đãi tạo điều kiện thuận lợi cho công ty tham gia sản xuất, cung ứng sản phẩm, dịch vụ – Chủ động tìm kiếm thị trường, khách hàng ký kết hợp đồng – Tuyển dụng, thuê sử dụng lao động theo yêu cầu kinh doanh - Tổ chức máy quản lý điều hành tổ chức sản xuất kinh doanh phù hợp với mục tiêu, nhiệm vụ yêu cầu sản xuất kinh doanh Công ty – Tự chủ định công việc kinh doanh quan hệ nội - Công ty quyền ký thực hợp đồng kinh tế với khách hàng nước – Ứng dụng khoa học công nghệ nâng cao hiệu kinh doanh khả cạnh tranh 1.1.5 Cơ cấu tổ chức Hệ thống tổ chức Công ty đơn giản Công ty tổ chức mơ hình máy theo chức năng, nhiệm vụ Đứng đầu Hội đồng quản trị Phía máy giúp việc cho Hội đồng quản trị giám đốc hướng tới mục tiêu chung công ty Giúp việc cho Hội đồng quản trị Giám đốc công ty Giams đốc chiến lược phát triển Họ người đứng đầu máy giữ vai trò đạo chung theo chế độ luật định, đồng thời họ chịu trách nhiệm kết hoạt động, sản xuất kinh doanh tồn cơng ty Giúp việc cho Giám đốc Giám đốc chiến lược phát triển đối tác liên doanh, chuyên gia cố vấn, phận: Hành chính, tài kế toán, kết cấu, quy hoạch phận hạ tầng kỹ thuật Sơ đồ máy công ty chi tiết phụ lục 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư, lưu trữ Công ty cổ phần Tư vấn, Đầu tư A.L.A Trước tiên phải nói, hoạt động phận Văn thư, Lưu trữ cơng ty tập trung hết phòng hành tổng hợp Do quan tư nhân nên chức năng, nhiệm vụ quyền hạn phòng hành phạm vị nhỏ khơng phức tạp Vì để hiểu rõ phận Văn thư, Lưu trữ Công ty trước tiên ta tìm hiểu phòng Hành 1.2.1 Tình hình tổ chức Phòng Hành tổng hợp đơn vị thuộc máy quản lý Công ty cổ phần Tư vấn, Đầu tư A.L.A Phòng máy giúp việc cho hội đồng quản trị công tác lãnh đạo, quản lý, điều hành thực chức năng, nhiệm vụ quan, có trách nhiệm thu thập, xử lý tổng hợp thông tin phục vụ cho điều hành lãnh đạo, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật chung công ty 1.2.2 Chức Phòng Hành có chức tham mưu giúp Giám đốc công ty công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lương, đào tạo, giải chế độ sách với người lao động, quản lý cơng tác hành quản trị, văn thư, lưu trữ, y tế bảo vệ Đồng thời giúp Giám đốc công ty lĩnh vực đối ngoại 1.2.3 Nhiệm vụ Để thực chức phòng Hành tổng hợp có nhiệm vụ sau: - Nghiên cứu đề xuất tổ chức thực phương án xếp cải tiến tổ chức sản xuất quản lý - Nghiên cứu, xây dựng, đề xuất, tổ chức thực qui hoạch cán bộ, đề bạt cán bộ, công tác tuyển dụng đào tạo, bổ xung cán bộ, công nhân đáp ứng nhu cầu sản xuất, quản lý - Quản lý cán bộ, quản lý tài sản cơng ty - Soạn thảo, trình duyệt, ban hành, hướng dẫn kiểm tra, đôn đốc, báo cáo việc thực văn có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ phòng - Tiếp nhận, đăng ký, phân loại, phân phối, xử lý theo dõi việc xử lý văn đến, kiểm tra thể thức, thủ tục ban hành văn - Hướng dẫn, kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác Văn thư- Lưu trữ - Quản lý bảo quản an toàn kho lưu trữ công ty theo quy định pháp luật - Thực cơng tác quản trị hành để đảm bảo cho máy quan Cơng ty hoạt động có hiệu cao - Quản lý thống việc xây dựng ban hành văn công ty theo pháp luật 1.2.4 Quyền hạn - Phòng hành tổng hợp phải quan hệ chặt chẽ với phòng ban Công ty, đợn vị trực thuộc Công ty để đạo, hướng dẫn, nhắc nhở công tác nghiệp vụ văn phòng lĩnh vực mà Lãnh đạo phân cơng - Được chủ động bố trí, xếp nhân lực Phòng để phát huy tốt lực cán công nhân viên đạt hiệu cao công việc - Được uỷ quyền ký văn như: Báo cáo cơng tác văn phòng hàng tháng, q, năm; loại cơng văn đơn đốc nhắc nhở phòng ban, đơn vị trực thuộc thực ý kiến đạo lãnh đạo Công ty; ký thông báo, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy đường 1.2.5 Cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần Tư vấn, Đầu tư A.L.A có quy mơ nhỏ gọn nên phận Hành tổng hợp gọn nhẹ đảm bảo tính chất cơng việc - Bà Nguyễn Hải Hà trưởng phòng hành - Ơng Đoàn Trọng Tuấn chuyên viên theo dõi khối kinh tế- kinh doanh công ty - Lưu văn Để phục vụ mục đích giải cơng việc hàng ngày phục vụ mục đích lâu dài, văn cuả tất công ty phải lưu lại : để lập hồ sơ theo dõi công văn cá nhân đơn vị soạn thảo văn bản, ký thức xếp theo văn để tra tìm, phục vụ cần Những lưu xếp theo loại, tháng, năm sau tháng bàn giao vào lưu trữ Công tác xếp lưu tiến hành : Văn hình thành trước xếp xuống , Văn hình thành sau lên Việc tạo điều kiện cho việc tra tìm dễ dàng , nhanh chóng cần thiết Trên sở quan sát tơi thấy cơng tác quản lí lưu cơng ty tổ chức tốt , đảm bảo văn ban hành lưu giữ lại văn để phục vụ cho hoạt động hàng ngày Uỷ ban Ta thấy, văn Công ty áp dụng sổ đăng ký công văn để đảm bảo cho công tác quản lý chặt chẽ, tránh thất góp phần giải công việc cách thuận lợi Tuy nhiên, công tác thư gặp phải số hạn chế như: kỹ đánh máy sử dụng word chưa thành thục dẫn đến nhiều tổn thất công việc 2.1.4 Quản lý giải văn đến Văn đến văn từ quan bên gửi đến công ty đường trực tiếp qua đường bưu điện Văn thư công ty tiếp nhận cơng văn, phân loại, đóng dấu cơng văn đến (trên dấu công văn đến ghi số đến, ngày tháng đến) tất loại tài liệu công văn đến trừ cơng văn gửi đích danh phong bì cơng văn gửi đến có đóng dấu mật Sau chuyển cho trợ lý giám đốc trình Giám đốc phó giám đốc phụ trách lĩnh vực mà Giám đốc Công ty uỷ quyền đạo, theo dõi Giám đốc phó giám đốc chức năng, nhiệm vụ phòng ban nghiệp vụ, đơn vị trực thuộc ý kiến xử lý cụ thể Qua q trình kiến tập, tơi thấy công tác quản lý công văn đến công ty tiến hành theo trình tự sau: 18 Tiếp nhận văn đến Nhân viên Văn thư sau nhận cơng văn từ trưởng phòng, từ trưởng phòng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cá nhân để phân phụ trách gải Sau nhân viên phòng tiến hành đóng dấu đến số ký, trích yếu nội dung… Từ nhân viên vào ý kiến trưởng phòng chuyển giao văn bản: thời gian, địa chuyển đến cho ai, phòng để giaỉ Đăng ký văn đến Để cho việc quản lí văn thêm phần chặt chẽ , tất công văn đến công ty nhân viên văn thư đóng dấu đến ghi rõ ràng lên thơng tin số đến, ngày tháng năm đến Số đến số thứ tự văn đến công ty, đánh số từ 01 đến số cuối tất văn đến năm Nhân viên văn thư thường đóng dấu đến vào phần số ký kiệu cơng văn đến Sau đóng dấu đến , ghi số , ngày tháng năm đến, Nhân viên văn thư , tiến hành đăng ký văn đến vào “ Sổ đăng ký Văn đến ” cách xác đầy đủ Do số lượng văn đến không nhiêù nên công ty lập số đăng ký văn theo hai loại là: Sổ đăng ký văn mật đến Sổ đăng ký cho tất loại văn đến Nhìn chung cơng tác đăng ký văn đến sổ công ty tiến hành tốt Các văn đến đăng ký vào sổ, lấy số, ký hiệu rõ ràng đảm bảo cho việc tra tìm sau Việc đăng ký sổ tương đối dễ làm, Nhân viên văn thư khơng gặp khó khăn việc đăng ký thông tin văn vào sổ Trình, chuyển giao văn đến Tất văn đến, sau bóc bì, đóng “ Dấu đến” đăng ký vào sổ để quản lý, nhân viên văn thư tập hợp lại trình Trưởng phòng xin ý kiến phân phối đến phận, cá nhân quan Sau Trưởng phòng ghi ý kiến phân phối, nhân viên Văn thư tiến hành đăng ký thông tin vào cột “ Nơi nhận , người nhận ” trực tiếp 19 chuyển văn đến tất phòng Ban, phận , cá nhân theo ý kiến cho Khi chuyển Văn đến Nhân viên văn thư đến xin chữ ký vào cột “ ký nhận ” để đảm bảo tính nguyên tắc để quản lí văn chặt chẽ đồng thời làm sở để làm tốt công tác kiểm tra , theo dõi việc giải văn Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Các văn đến công ty tổ chức giải nhanh chóng, chuyển đến phận có thẩm quyền việc chuyển cơng văn đảm bảo quy định, địa đơn vị, cá nhân Theo quy định công ty, tất văn đến phải giải ngày chậm buổi sáng ngày hôm sau Như cách giải quyết, xử lý công văn đến công ty hợp lý, kịp thời góp phần nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh công ty Tránh việc công văn, tài liệu gửi đến bị chồng đống, giải chậm thời hạn ảnh hưởng đến việc cập nhật thông tin Việc kiểm tra theo dõi công tác giải công văn thuộc thẩm quyền Giám đốc với trưởng phòng nhân viên văn thư Nhân viên văn thư quan tâm việc giải văn đến cuả phận , có trở kịp thời văn chưa giải đặc biệt văn có dấu mật khẩn Nhìn chung cơng tác quản lý công văn đến công ty thực theo qui trình tương đối chặt chẽ; đạt kết tốt; giúp cho lãnh đạo công ty cập nhật thơng tin kịp thời, đầy đủ; hồn thành nhiệm vụ quản lý công văn giấy tờ, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ phục tốt cho việc tra tìm tài liệu cơng ty 2.1.5 Lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Lập hồ sơ khâu cuối công tác văn thư, thực sau việc, vấn đề cập nhật văn giải xong thường lập hồ sơ vào cuối năm, kết thúc năm công tác chuẩn bị bước sang năm với chương trình kế hoạch công tác Lập hồ sơ tập hợp văn hình thành trình giải công văn thành vấn đề, việc theo đặc trưng khác văn bản, đồng thời xếp biên 20 mục chúng theo phương pháp khoa học Theo điều 22 Điều lệ công tác công văn, giấy tờ công tác lưu trữ có nêu rõ: Những tài liệu phản ánh hoạt động quan có giá trị để tra cứu, tham khảo phải lập thành hồ sơ Căn vào qui định Nhà nước quan, đơn vị, cán làm công tác công văn giấy tờ cán nhân viên làm công tác chuyên môn khác đơi có làm cơng việc liên quan đến công văn giấy tờ hàng năm phải tiến hành lập hồ sơ cơng việc làm Cơng ty có phòng chun làm cơng tác văn thư khối lượng văn không lớn nên việc thu thập văn dễ dàng Cán văn thư công ty cần tổng hợp lại văn chưa lập hồ sơ Bộ phận Văn thư cần lưu lại văn phản ánh đến chức nhiệm vụ quyền hạn công ty Hồ sơ lập phải biên nhận đầy đủ xác Cơng ty có số ưu điểm như: Với tài liệu lập hồ sơ, đảm bảo xếp gọn gàng, đánh số thứ tự rõ ràng Hồ sơ biên mục cụ thể tên gọi nên dễ tra tìm Tuy nhiên cơng ty vài hạn chế như: xếp công văn lưu theo thứ tự thời gian, theo vấn đề, theo cấu tổ chức… tài liệu cơng ty tình trạng lộn xộn cần tra tìm tài liệu vụ việc cụ thể gặp nhiều khó khăn khâu tra tìm 2.1.6 Quản lý sử dụng dấu Trong công ty cổ phần Tư vấn, Đầu tư A.L.A dấu không yếu tố thể thức văn mà thể tính chân thực hiệu lực pháp lý giấy tờ công văn công ty Quản lý dấu công ty thực theo văn hướng dẫn Nhà nước: Nghị định số 62/CP Chính phủ quản lý sử dụng dấu Công ty sử dụng dấu theo quy định nhà nước, cụ thể dấu chức danh, dấu tên, dấu thẩm định Con dấu công ty phải để nơi quy định, bảo quản cẩn thận tủ có khố Khơng có tượng đóng dấu khống Bộ phận Văn thư công ty người trực tiếp quản lý dấu phải 21 chịu trách nhiệm việc đóng dấu vào văn Khi văn lãnh đạo công ty ký duyệt ban hành bắt buộc phải có chữ ký nháy lãnh đạo phòng ban, đơn vị trực tiếp soạn thảo đóng dấu, văn quan trọng hợp đồng kinh tế, chứng từ ngân hàng Mọi văn trước đóng dấu soát, xét kỹ thể thức chữ ký cấp có thẩm quyền để tránh đóng nhầm lẫn dấu Nếu phát có trường hợp văn khơng qui định văn thư phải báo cáo Phó Trưởng phòng phụ trách hành Trưởng phòng Tổ chức Hành để có biện pháp chấn chỉnh thiếu sót đảm bảo việc quản lý sử dụng dấu theo qui định Trong trình kiến tập công ty, dấu công ty bảo quản cẩn thận, lau chùi , đặt vào ngăn tủ quan , có khố tủ chắn Dấu đóng vào văn có đầy đủ thông tin chữ ký hợp lệ Dấu đóng qui định Nhà nước 22 CHƯƠNG III SO SÁNH, ĐỐI CHIẾU GIỮA LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ 3.1 Điểm giống lý luận thực tiễn áp dụng Công ty - Như biết, chức tiêu biểu văn thư cung cấp thông tin Công ty cổ phần Tư vấn, Đầu tư A.L.A chức phát huy cách tối đa nhằm đạt hiệu cao Công tác văn thư công ty cung cấp thơng tin cần thiết cho ban giám đốc, góp phần nâng cao hiệu suất, chất lượng công việc Trong hoạt động công ty, từ việc đề chủ trương, sách, xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với quan cấp trên, đạo quan cấp triển khai, giải công việc… phải dựa vào nguồn thơng tin có liên quan Thơng tin đầy đủ, xác kịp thời hoạt động quan đạt hiệu cao, lẽ thông tin phục vụ quản lý cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thơng tin chủ yếu nhất, xác thơng tin từ văn văn phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý - Cơng ty áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2000 vào công tác văn thư Tiêu chuẩn giúp công ty xây dựng thực hệ thống quản lý chất lượng cho công tác văn thư, dựa nguyên tắc quản lý chất lượng bản, nhằm tạo phương pháp làm việc khoa học, mang tính hệ thống, đảm bảo chất lượng quy trình nghiệp vụ, thỏa mãn yêu cầu công tác văn thư cải cách hành nhà nước Cơng ty áp dụng tiêu chuẩn vào công tác quản lý chất lượng có kết đáng kể Cơng ty xây dựng thực hệ thống quản lý chất lượng dựa nguyên tắc quản lý chất lượng bản, nhằm tạo phương pháp làm việc khoa học, mang tính hệ thống, đảm bảo chất lượng dịch vụ cung cấp, thỏa mãn yêu cầu khách hàng, yêu cầu pháp luật yêu cầu riêng tổ chức Hệ thống vận động theo mơ hình quản lý theo q trình lấy phòng ngừa làm phương châm chủ yếu suốt vòng đời sản phẩm 23 - Cơng ty áp dụng thông tư, nghị định Nhà nước vào công tác điều hành quản lý Văn thư Ví dụ như: + Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2008 công tác Văn thư + Thông tư liên tịch số 55/2015/TT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn + Nghị định số 31/2009/NĐ-CP Chính phủ sửa đơỉ, bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/08/2001 quản lý sử dụng dấu + Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn đi, đến lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan + Về thể thức văn bản, cơng ty sử dụng mẫu trình bày văn Nhà nước theo tiêu chuẩn VN:6909:2001, đảm bảo tính trang trọng nghiêm túc theo quy định Nhà nước - Công tác quản lý sử dụng dấu Công ty thực theo văn hướng dẫn Nhà nước: Nghị định Chính phủ quản lý sử dụng dấu - Tất văn công ty phát hành đăng ký thống vào sổ công văn công ty công ty áp dụng hình thức đăng ký văn số Qua thời gian học tập làm việc công ty thấy phương pháp đăng ký văn công ty với lý thuyết học giống 3.2 Điểm khác lý luận thực tiễn áp dụng Công ty - Qua trình học hỏi kinh nghiệm cơng ty em nhận thấy quy trình bóc bao bì khâu quản lý văn đến có khác với lý thuyết em học Đối với cơng ty Giám đốc người trực tiếp bóc bao bì tất giấy tờ, công văn gửi đến, cho ý kiến đạo giải Trưởng phòng nhận chuyển cho nhân viên văn thư vào sổ, photo chuyển giao Còn theo lý thuyết em học, sau văn đến quan cán văn thư người trực tiếp bóc bì văn bản, phân loại văn sau vào sổ quản lý văn đến chuyển lãnh đạo quan xem xét cho ý kiến giải Từ cán văn thư 24 vào để chuyển văn tới người có trách nhiệm giaỉ So với lý thuyết vào thực tiễn có đơi chút khác chất lượng giải công việc công ty đạt hiểu cao - Trong quy trình lập hồ sơ nộp hồ sơ, Công ty cổ phần Tư vấn, Đầu tư A.L.A chưa có danh mục hồ sơ hàng năm Điều khác biệt lý luận thực tiễn trình độ nghiệp vụ hạn chế nên chưa quan tâm đến việc lập danh mục hồ sơ hàng năm hướng dẫn lập hồ sơ quan, mà chủ yếu xếp công văn lưu theo thứ tự thời gian, theo vấn đề, theo cấu tổ chức Trong file lưu tài liệu, văn thư viết tờ mục lục đánh số thứ tự văn nên phần tạo thuận lợi cho việc tra tìm tài liệu Nhưng nhìn chung văn bản, tài liệu cơng ty tình trạng lộn xộn cần tra tìm tài liệu vụ việc cụ thể gặp nhiều khó khăn khâu tra tìm - Việc sử dụng khai thác tài liệu nhân viên Văn thư đơi chút hạn chế Nhân viên có nghiệp vụ chun mơn chưa cao, chưa biết áp dụng kiến thức lý thuyết sang thực tiễn, kéo theo hiệu công việc đạt mảng chưa tốt 3.3 Đề xuất kiến nghị 3.3.1 Đối với Công ty - Trước hết công tác văn thư công ty cần phải ban hành văn hướng dẫn, quy định thực cụ thể công tác công văn giấy tờ, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào kho lưu trữ quan - Lãnh đạo công ty cần ban hành chủ chương, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư cách cụ thể Tổ chức tập huấn trau dồi thêm nghiệp vụ trình độ chuyên môn cho đội ngũ nhân viên - Bộ phận soạn thảo văn cán văn thư phải ln tìm tòi nắm bắt quy định để tạo thống soạn thảo văn công ty - Đưa việc thực quy định công tác văn thư công ty thành tiêu bắt buộc cán làm công tác liên quan đến công văn 25 giấy tờ phải thực nghiêm túc công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ thực nhiệm vụ chuyên mơn - Cần tổ chức cơng tác kiểm tra thực công tác văn thư nhân viên kiểm tra việc lập hồ sơ công việc phòng ban cơng ty - Thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu - Nâng cao trình độ nhân viên văn thư mà quan trọng nâng cao trình độ kỹ thuật soạn thảo văn cho nhân viên - Tạo điều kiện cho cán làm công tác văn thư, lưu trữ hoàn thành nhiệm vụ - Thường xuyên tổ chức sơ kết, tổng kết năm, cuối năm công tác Văn thư để rút kinh nghiệm, đánh giá việc làm được, việc chưa làm để có kế hoạch khen thưởng biểu dương cá nhân, phòng ban có thành tích cao đưa giải pháp khắc phục hình thức sử lý nghiêm khắc cá nhân, phòng ban vi phạm - Sắp xếp bố trí lại phòng làm việc cách khoa học nhằm nâng cao điều kiện làm việc tăng suất lao động - Trang bị đầy đủ phương tiện làm việc cần thiết cho cơng tác lưu trữ ví dụ như: máy fax, máy phôtô nhằm phục vụ công tác văn thư - Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư nhằm đảm bảo cung cấp thông tin cách nhanh chóng xác giúp cho ban giám đốc đưa thơng tin kịp thời, xác, đắn - Để đảm bảo công tác văn thư thực tốt số biện pháp trên, công ty thường xuyên tiến hành việc kiểm tra xem số văn chuyển đến, số văn mà công ty ban hành số văn tài liệu lưu trữ có theo quy định khơng, khơng phải điều chỉnh cho kịp thời, phù hợp Qua công tác kiểm tra, phận văn thư nói riêng phòng ban đơn vị cơng ty nói chung rút mặt hạn chế để kịp thời khắc phục 26 3.3.2 Đối với môn văn thư, môn lưu trữ, khoa, trường - Để hiểu nắm bắt cách chi tiết ngành văn thư, yếu tố giảng dạy giảng viên trường Giảng viên cần truyền đạt giảng dạy cho sinh viên kiến thức liên quan đến công tác văn thư cách đầy đủ dễ hiểu Những kiến thức tiền đề cho sinh viên vững bước tương lai - Giảng viên môn Văn thư- Lưu trữ cần lồng ghép yếu tố thực tiễn vào giảng đồng thời nâng cao lý luận thực tiễn cho sinh viên - Trang bị đầy đủ kiến thức ngành Văn thư- Lưu trữ cho sinh viên, giúp sinh viên có nhìn tổng thể ngành này, hội việc làm cho sinh viên trường bao nhiêu? Đồng thời định hướng nghề nghiệp phù hợp cho sinh viên - Tạo điều kiện cho sinh viên thăm quan, kiến tập nhằm trau dồi kiến thức học, đồng thời giúp sinh viên áp dụng kiến thức học trường vào công việc thực tế - Khoa nhà trường nên tổ chức buổi giao lưu, ngoại khóa, xây dựng tình thực tiễn nhằm giúp sinh viên có nhìn rõ cơng việc tương lai 27 C PHẦN KẾT LUẬN Có thể nói, kiến tập khâu sau trình tiếp thu lý thuyết lớp hầu hết trường Đây coi phương pháp đào taọ hiệu kết hợp lý thuyết thực hành, lý luận thực thiễn Được đồng ý Nhà trường tiếp nhận Công ty cổ phần tư vấn, đầu tư A.L.A, em thực kiến tập công ty với chuyên ngành Văn thư- Lưu trữ Sau tuần thực tập, thời gian không nhiều, song đợt thực tập mang lại cho em nhiều điều bổ ích, nhiều kết khả quan chuyên nghành Văn thư – Lưu trữ Nhất chuyên ngành Văn thư Đợt kiến tập giúp em có hội học hỏi kiến thức thực tế, bổ sung cho phần lý luận , học hỏi phong cách làm việc cán Văn phòng , tự hồn thiện cơng tác chun mơn để trở thành cán chuyên trách Văn thư – Lưu trữ thực thụ tương lai Trước hết , đợt kiến tập cho em điều kiện xâm nhập thực tế, làm quen cụ thể hoá phần lý luận học Tuy thời gian ngắn em thực hành đầy đủ khâu Nghiệp vụ Văn thư đặt đề cương như: Chuyển giao cơng văn, đóng dấu, tiếp nhận đăng kí văn - đến… Bên cạnh em có thêm kinh nghiệm quý báu, rèn luyện tác phong làm việc nhanh nhẹn, tự tin khéo léo Sau trình học tập trường có hội kiến tập, tiếp cận với thực tiễn, em nhận điều quan trọng Cán Văn thư – Lưu trữ cần có là: phẩm chất trị tốt, có lập trường tư tưởng vững vàng, tin tưởng vào đường lối sách Đảng, cuả Nhà nước Bên cạnh em nhận thấy để trở thành Cán Văn thư – Lưu trữ thực thụ cần có kiến thức sâu rộng kết hợp với phong cách làm việc nhanh nhẹn, tận tuỵ , tinh thần trách nhiệm cao, đoán sáng tạo khâu Nghiệp vụ tất nhiên cần tính thận trọng, bí mật , ngăn nắp gọn gàng , cần khéo léo tế nhị giao tiếp ứng xử cơng việc đòi hỏi người Cán phải tiếp xúc với nhiều đối tượng, khách đến quan giao dịch Để hoàn thành báo cáo, em xin bày tỏ lòng cảm ơn đến thầy 28 giáo tạo điều kiện cho em có mơi trường học tập tốt, hoàn thành phần tiếp thu lý thuyết lớp, làm tảng cho đợt kiến tập Đồng thời tơi em xin bày tỏ lòng biết ơn anh chị trog Công ty cổ phần tư vấn, đầu tư A.L.A tạo điều kiện giúp em suốt trình kiến tập Nhờ quan tâm người em hoàn thành báo cáo cách thuận lợi Báo cáo kết trình em tổng hợp tất kiến thức lý luận thực tiễn song kiến thức vài hạn chế nên báo cáo em khơng tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận hnững góp ý chân thành Thầy ý kiến từ phía Nhà trường Em xin chân thành cảm ơn! 29 D PHỤ LỤC Sơ đồ máy tổ chức Công ty cổ phần tư vấn, đầu tư A.L.A Mẫu sổ văn đi: STT Ngày Số Tên Người tháng ký loại ký văn hiệu Số Ghi nhận lưu lượng trích văn văn văn yếu đơn vị văn nhận văn … Người Đơn vị thư Mẫu sổ văn mật: STT Ngày Số Tên Ngườ Ngườ Mức tháng ký loại i ký i nhận độ văn hiệu mật văn trích yếu Đơn Số vị lưu lượng văn văn đơn vị banr nhận văn văn thư 10 Ghi … Mẫu sổ đăng ký văn đến: Ngày Số đến Nơi Số Ngày Nơi Tên Kí Ghi tháng gửi ký tháng người loại nhận đến công hiệu cơng nhận trích văn cơng văn văn yếu nội dung công văn … Mẫu sổ văn đến mật: Ngày Số Tên Số Ngày Mức Tên Đơn Ký 10 Ghi tháng đến ký công độ loại vị nhận quan hiệu văn mật gửi cơng trích người công văn yếu nhận đến … văn công đến văn ... tác văn thư lưu trữ Công ty cổ phần Tư vấn, Đầu tư A.L.A 2.1 Thực tiễn công tác văn thư: Cơng tác văn thư tồn q trình xác định văn tổ chức quản lý, sử dụng loại văn hệ thống quan Nhà nước Công tác. .. tư A.L.A Thông tin chung Công ty - Tên Công ty: Công ty cổ phần Tư vấn, Đầu tư A.L.A - Tên giao dịch quốc tế: A.L.A Investment, Consultancy Joint Stock Company - Công ty Cổ phần Tư vấn, Đầu tư. .. tác văn thư Công ty cổ phần Tư vấn, Đầu tư A.L.A đóng vai trò quan trọng thể điểm sau: - Cơng tác văn thư góp phần nâng cao chất lượng hiệu công tác đảm bảo hiệu lực pháp lý văn - Công tác văn thư