Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 LỜI CẢM ƠN 4 CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG BAN QUẢN LÝ CHƯƠNG TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ VIỄN THÔNG CÔNG ÍCH 5 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ban quản lý Chương trình cung cấp dịch vụ viễn thông công ích 5 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức cảu bộ phân văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức 8 CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TRONG BAN QUẢN LÝ CHƯƠNG TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ VIỄN THÔNG CÔNG ÍCH 9 2.1 Hoạt động quản lý 9 2.1.1 Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ của Ban quản lý Chương trình cung cấp dịch vụ viễn thông công ích 9 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 10 2.2.1 Đối với công tác văn thư 10 2.2.1.1 Soạn thảo văn bản 10 2.2.1.2 Quản lý văn bản đến 11 2.2.1.3 Quản lý văn bản đi 17 2.2.1.4. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan 21 2.2.1.5 . Quản lý và sử dụng con dấu . 22 2.2.2.Đối với công tác Lưu trữ 23 2.2.2.1. Thu thập hồ sơ , tài liệu vào Lưu trữ Ban 23 2.2.2.2.Xác định giá trị tài liệu 24 2.2.2.3. Chỉnh lý tài liệu 25 2.2.2.4 .Kho lưu trữ và các trang thiết bị bảo quản tài liệu Lưu trữ 25 2.2.2.5 Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 25 Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại Ban quản lý chương trình cung cấp dịch vụ viễn thông công ích và đề xuất, khuyến nghị 27 3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 27 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của Ban quản lý chương trình cung cấp dịch vụ viễn thông công ích 27 3.3 Một số khuyến nghị 28 PHẦN KẾT LUẬN 30 PHỤ LỤC
MỤC LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU LỜI CẢM ƠN CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG BAN QUẢN LÝ CHƯƠNG TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ VIỄN THƠNG CƠNG ÍCH 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Ban quản lý Chương trình cung cấp dịch vụ viễn thơng cơng ích 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức cảu phân văn thư, lưu trữ quan, tổ chức .8 CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TRONG BAN QUẢN LÝ CHƯƠNG TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ VIỄN THƠNG CƠNG ÍCH 2.1 Hoạt động quản lý 2.1.1 Văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ Ban quản lý Chương trình cung cấp dịch vụ viễn thơng cơng ích 2.2 Hoạt động nghiệp vụ .10 2.2.1 Đối với công tác văn thư 10 2.2.1.1 Soạn thảo văn 10 2.2.1.2 Quản lý văn đến 11 2.2.1.3 Quản lý văn 17 2.2.1.4 Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ quan 21 2.2.1.5 Quản lý sử dụng dấu 22 2.2.2.Đối với công tác Lưu trữ 23 2.2.2.1 Thu thập hồ sơ , tài liệu vào Lưu trữ Ban 23 2.2.2.2.Xác định giá trị tài liệu 24 2.2.2.3 Chỉnh lý tài liệu 25 2.2.2.4 Kho lưu trữ trang thiết bị bảo quản tài liệu Lưu trữ 25 2.2.2.5 Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 25 Chương 3: Báo cáo kết thực tập Ban quản lý chương trình cung cấp dịch vụ viễn thơng cơng ích đề xuất, khuyến nghị 27 3.1 Báo cáo tóm tắt công việc làm thời gian thực tập kết đạt 27 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ Ban quản lý chương trình cung cấp dịch vụ viễn thơng cơng ích .27 3.3 Một số khuyến nghị .28 PHẦN KẾT LUẬN 30 PHỤ LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU Xã hội nước ta công đổi từ ngành lĩnh vực hoạt động xã hội để có đóng góp định ln có cải tiến để vươn đến hoàn thiện Hoà xu năm gần nghiệp vụ cơng tác văn thư – lưu trữ có bước phát triển đa dạng va chuyên sâu đáp ứng yêu cầu cải cách hành Như biết, quan tổ chức cần thực hoạt động văn thư – lưu trữ lĩnh vực quản lý hành có ý nghĩa quan trọng Trong quan đơn vị công tác văn thư – lưu trữ quan tâm, cơng tác đảm bảo hoạt động quản lý hành thơng qua văn - tài liệu Làm tốt công tác công văn giấy tờ đảm bảo cung cấp thông tin để giải cơng việc nhanh chóng, xác, đảm bảo bí mật cho quan Lưu trữ cơng tác quan trọng việc giữ gìn, bảo quản thơng tin lâu dài nhằm phục vụ lãnh đạo Đảng, Nhà nước quan tổ chức nhiều lĩnh vực khác Bởi mà công tác văn thư - lưu trữ khơng có đóng góp lớn cho quan tổ chức mà cịn góp phần vào thúc đẩy phát triển công xây dựng bảo vệ đất nước.Qua để thấy rằng, văn thư - lưu trữ phận thiếu hoạt động quan, tổ chức cơng việc tập thể không riêng cá nhân a Khái quát mục đích, ý nghĩa đợt thực tập: Với quan tâm nhà trường tổ chức đợt thực tập cho sinh viên giúp đỡ Ban quản lý chương trình cung cấp dịch vu viễn thơng cơng ích, tơi có hội tiếp xúc với công việc thực tế trang bị cho số kiến thức Trước hết nhận thức rõ ràng công tác Văn thư –Lưu trữ nhận thức tầm quan trọng công tác Văn thư –Lưu trữ phát triển quan tổ chức ,thấy bất cập cơng tác quan.Có thể nói đợt thực tập giúp tơi có hội tiếp xúc với công việc chuyên môn ,cụ thể hóa ,nắm kiến thức ,học hỏi nhiều kinh nghiệm , tác phong làm việc rưởng thành sau thực tập quan b Lý chọn đề tài: Công tác văn thư lưu trữ thực tốt cung cấp thơng tin nhanh chóng để kịp thời giải công việc cá nhân tập thể thơng tin thứ khơng thể thiếu để phục vụ hoạt động xã hội nói chung người nói riêng Tuy nhiên thơng tin thể nhiều vật mang tin khác văn vật mang tin chủ yếu phổ biến nhất, thông tin văn thể công tác văn thư – lưu trữ quan Làm tốt công tác công văn giấy tờ đảm bảo cung cấp thông tin để giải cơng việc nhanh chóng, xác, đảm bảo bí mật cho quan Do từ thành lập đến quan tâm lãnh đạo Ban, công tác văn thư lưu trữ vào nề nếp góp phần tích cực thực chức năng, nhiệm vụ nhiên công tác văn thư – lưu trữ cịn hạn chế định Để tìm hiểu nguyên nhân vấn đề, đồng thời góp phần nâng nhận thức thực tiễn công tác văn thư - lưu trữ cán bộ, cơng chức văn phịng chọn đề tài: ‘‘ Công tác văn thư lưu trữ Ban quản lý chương trình cung cấp dịch vụ viễn thơng cơng ích: Thực trạng giải pháp ” c Khó khăn, thuận lợi q trình thực tập: Vì lần tơi thực tập quan bên nên q trình thực tập tơi gặp khó khăn định có thuận lợi Thuận lợi: Về phía nhà trường,Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thầy giáo, cô giáo thuộc khoa Văn thư –Lưu trữ nhiệt tình giúp đỡ chuyên mơn lẫn kinh nghiệm, tận tình hướng dẫn, đóng góp ý kiến ,chỉnh sửa báo cáo để đạt kết tốt đợt kiến tập Về phía Ban quản lý cung cấp chương trình dịch vụ viễn thơng cơng ích: Ban quản lý cung cấp chương trình dịch vụ viễn thơng cơng ích tạo điều kiện thuận lợi sở vật chất, tinh thần điều kiện khác trình kiến tập viết báo cáo quan Ngoài anh chị phòng ban quan đặc biệt Nguyễn Đình Vinh ln quan tâm giúp đỡ, tận tình bảo, hướng dẫn giúp đỡ tơi q trình thực tập trình thu thập tài liệu thiết thực, kỹ nghiệp vụ chuyên môn cần thiết để tơi hồn thành đợt thực tập cách tốt Khó khăn: Đối với sinh viên ngồi ghế nhà trường ,đây lần bước chân vào quan lớn lần có hội tiếp xúc với công việc thực tế nên tránh khỏi bỡ ngỡ ,thiếu kinh nghiệm, kỹ quan sát nhìn nhận vấn đề hạn chế nhận thức dẫn đến thiếu sót xãy tìm hiểu vấn đề thực công việc giao chưa thật đạt hiệu LỜI CẢM ƠN Sau trải qua đợt thực tập Ban quản lý chương trình dịch vụ viễn thơng cơng ích với thời gian khơng q dài để lại cho kỷ niệm đẹp giây phút đáng nhớ Qua đợt thực tập giúp cho tơi có nhìn tồn diện, khách quan, thực tế ngành nghề dang theo học có nhìn đắn cơng việc tưởng lai Đầu tiên, cho phép gửi lời cảm ơn chân thành đến trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức đợt thực tập thầy, cô giáo thuộc khoa Văn thư –Lưu trữ nhiệt tình giúp đỡ tơi chun mơn lẫn kinh nghiệm, tận tình hướng dẫn, đóng góp ý kiến chỉnh sửa báo cáo để đạt kết tốt đợt khảo sát Tiếp theo xin gửi lời cảm ơn đến lãnh Ban quản lý chương trình dịch vụ viễn thơng cơng ích tạo điều kiên sở vật chất tinh thần điều kiện khác để tơi khảo sát quan , làm việc viết báo cáo thực tập ban quản lý chương trình cung cấp dịch vụ viễn thơng cơng ích Cùng với tơi xin gửi lời cảm ơn đến cán bộ, công chức viên chức Ban quản lý chương trình dịch vụ viễn thơng cơng ích quan tâm, giúp đỡ thời gian thực tập, đặc biệt quan tâm, giúp đỡ, bảo tận tình anh Nguyễn Đình Vinh để tơi có tài liệu thiết thực, kỹ nghiệp vụ chun mơn cần thiết để tơi hồn thành báo cáo đầy đủ, hiệu tốt đợt thực tập Mặc dù cố gắng nhiều nhiên thời gian ngắn, trình độ vốn kiến thức cịn hạn chế mà báo cáo khảo sát tơi khó tránh khỏi thiếu sót mang tính chủ quan , mong nhận góp ý, nhận xét thầy, cô giáo để báo cáo đầy đủ hồn thiện Tơi xin chân thành cảm ơn! CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG BAN QUẢN LÝ CHƯƠNG TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ VIỄN THƠNG CƠNG ÍCH 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Ban quản lý Chương trình cung cấp dịch vụ viễn thơng cơng ích * Lịch sử hình thành Ban quản lý chương trình cung cấp dịch vụ viễn thơng cơng ích thành lập vào ngày 24 tháng năm 2015 Ban quản lý chương trình cung cấp dịch vụ viễn thơng cơng ích tổ chức trực thuộc Bộ Thơng tin Truyền thơng có chức giúp Bộ trưởng Bộ Thông tin Truyền thông quản lý, điều phối việc thực Chương trình cung cấp dịch vụ viễn thơng cơng ích phạm vi nước Ban Quản lý Chương trình cung cấp dịch vụ viễn thơng cơng ích có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng để giao dịch theo quy định pháp luật, có trụ sở đặt Thành phố Hà Nội Ngày 23 tháng năm 2015, Thủ tướng phủ định số 1168/QĐ- TTg phê duyệt Chương trình cung cấp dịch vụ viễn thơng cơng ích đến năm 2020 * Vị trí chức Ban Quản lý Chương trình cung cấp dịch vụ viễn thơng cơng ích tổ chức trực thuộc Bộ Thơng tin Truyền thơng có chức giúp Bộ trưởng Bộ Thông tin Truyền thông quản lý, điều phối việc thực hiên cung cấp dịch vụ viễn thông cơng ích phạm vi nước * Nhiệm vụ quyền hạn Chủ trì, phối hợp xây dựng, trình Bộ trưởng phê duyệt kế hoạch, dự tốn kinh phí hỗ trợ thực nhiệm vụ thuộc phạm vi Chương trình cung cấp dịch vụ viễn thơng cơng ích hàng năm Tiếp nhận, tổng hợp, thẩm tra phối hợp đơn vị liên quan trình Bộ trưởng phê duyệt Danh mục dự tốn kinh phí dự án đầu tư xây dựng sở hạ tầng viễn thông thuộc phạm vi Chương trình Chủ trì, tổ chức lựa chọn doanh nghiệp viễn thông làm chủ đầu tư dự án đầu tư xây dựng sở hà tầng viễn thơng thuộc phạm vi Chương trình, trình Bộ trưởng phê duyệt Ký hợp đồng đặt hàng cung cấp dịch vụ viễn thơng cơng ích với doanh nghiệp viễn thông hàng năm theo phân công, uỷ quyền Bộ trưởng Tiếp nhận, tổng hợp, thẩm tra phối hợp với đơn vị liên quan trình trưởng phê duyệt Kế hoạch dự tốn kinh phí hỗ trợ thiết bị đầu, cuối thuộc phạm vi Chương trình Tham mưu giúp Bộ trưởng hướng dẫn, kiểm tra, giám sát điều phối việc triển khai thực Chương trình cung cấp dịch vụ viễn thơng cơng ích theo phân công, phân cấp Bộ trưởng Phối hợp với đơn vị liên quan việc thực tốn Chương trình theo quy định pháp luật phân công, phân cấp Bộ trưởng Theo dõi, tổng hợp báo cáo Bộ thông tin Truyền thơng việc triển khai thực Chương trình cung cấp dịch vụ viễn thơng cơng ích, chủ trì, phối hợp xây dựng báo cáo tổng kết, sơ kết việc thực Chương trình Chủ trì, phối hợp đề xuất việc điều chỉnh bổ sung Chương trình,kế hoạch, dự án cung cấp dịch vụ viễn thơng cơng ích Thành lập hội đồng tư vấn vấn đề chuyên môn hoạt động Ban quản lý Chương trình mời chuyên gia, đại diện Bộ, ngành, tổ chức doanh nghiệp có liên quant ham gia Hội đồng tư vấn sau có ý kiến chấp thuận Bộ trưởng Tham gia hoạt động nghiên cứu khoa học hợp tác quốc tế viễn thơng cơng ích Thực quy định Nhà nước quản lý tài chính, kế tốn, kiểm tốn, báo cáo thống kê quy định khác có liên quan đến hoạt động Ban quản lý Chương trình Kinh phí hoạt động Ban quản lý Chương trình đảm bảo từ nguồn thu Quỹ Dịch vụ viễn thơng cơng ích Việt Nam theo quy định khoản Điều định số 11/2014/ QĐ-TTg ngày 27/01/2014 Thử tướng Chính phủ tổ chức hoạt động Quỹ Dịch vụ viễn thông cong ích Việt Nam Quản lý tổ chức máy, cán bộ, người làm việ, hồ sơ, tài liệu, tài sản Ban quản lý Chương trình theo quy định pháp luật phân cấp Bộ trưởng Thực nhiệm vụ khác Bộ trưởng giao * Cơ cấu tổ chức: Về cấu tổ chức Ban có: Lãnh đạo bao gồm có Giám đốc Phó giám đốc Giám đốc chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng trước pháp luật kết thực hiên chức năng, nhiệm vụ quyền han Ban Quản lý Chương trình Phó Giám đốc giúp Giám đốc đạo, điều hành mặt công tác Ban quản lý Chương trình, chịu trách nhiệm trước Giám đốc trước pháp luật nhiệm vụ phân cơng Ban có phịng chức năng: Phịng Hành chính- Tổng hợp, Phịng Kế hoạch- Tài chính, Phịng hộ trợ hạ tầng, Phòng Hỗ trợ dịch vụ Sơ đồ tổ chức máy: Giám đốc Phó giám đốc Phịng Hành chính- Tổng hợp Phó giám đốc Phịng Kế hoạch – Tài Phó giám đốc Phịng hỗ trợ hạ tầng Phịng hỗ trợ dịch vụ 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức cảu phân văn thư, lưu trữ quan, tổ chức * Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phận văn thư lưu trữ - Quản lý văn đi, văn đến, lập hồ sơ, lưu văn công ty giao nộp vào lưu trữ công ty - Thực công tác bảo mật thông tin tài liệu- Phục vụ hoạt động tra tìm tài liệu - Quản lý sử dụng dấu theo quy định - Có trách nhiệm đưa văn bản, tài liệu trình Giám đốc Ban quản lý Chương trình cung cấp dịch vụ viễn thơng cơng ích; chuyển văn đến cho cho phịng ban, cá nhân theo u cầu Giám đơc Ban quản lý Chương trình - Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu phòng ban đến hạn nộp lưu trữ - Sắp xếp hồ sơ phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ * Cơ cấu tổ chức phần văn thư – lưu trữ Hình thức tổ chức công tác văn thư công ty hình thức tập trung Tại Ban quản lý cung cấp chương trình dịch vụ viễn thơng cơng ích phận văn thư khơng có văn phịng riêng mà thuộc phịng tổ chức hành Hiện phận văn thư cơng ty chưa có cán chun trách mà kiêm nhiệm ( cán văn thư đảm nhiệm thêm công việc thủ kho vật tư văn phòng phẩm) Số lượng phận văn thư cụ thể có 01 cán văn thư Bộ phận lưu trữ Ban quản lý Chương trình cung cấp dich vụ viễn thơng cơng ích có cán lưu trữ cơng việc chun mơn Chưa áp dụng hình thức tổ chức sử dụng tài liệu phịng đọc nhiều thời gian mà cán nhân viên cần giải công việc nhanh kho chưa bố trí phịng đọc 27 Chương 3: Báo cáo kết thực tập Ban quản lý chương trình cung cấp dịch vụ viễn thơng cơng ích đề xuất, khuyến nghị 3.1 Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập kết đạt Công việc làm thời gian thực tập: Với giúp đỡ cán văn thư lưu trữ Ban em đóng dấu đến; đăng ký văn vào sổ công văn đến, phần mềm quản lý văn máy tính; scan văn bản; nhân bản; lưu văn xếp lưu vào tủ; chuyển giao văn đến phòng chức năng; vệ sinh tài liệu ;sắp xếp phân loại hồ sơ; để hồ sơ vào cặp hộp xếp lên giá Kết đạt được: Những buổi đầu chưa quen việc nên có nhầm lẫn sai sót nhiên với đạo tận tình cán văn thư lưu trữ buổi sau em hồn tồn tự thực tốt đáp ứng thời gian giải công việc mà cán văn thư lưu trữ giao cho 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ Ban quản lý chương trình cung cấp dịch vụ viễn thơng cơng ích - Tằng cường nâng cao nhận thức cho cán nhân viên công ty hiểu rõ tầm quan trọng tác dụng tài liệu lưu trữ -Có kế hoạch bồi dưỡng ,nâng cao trình độ cho cán làm cơng tác văn thư lưu trữ chuyên trách - Tăng cường sở vật chất cho công tác văn thư ,trang bị ,nâng cấp đầy đủ bàn ,ghế ,tủ ,máy tính ,điện thoại ,máy fax ,máy photo copy ,giá kệ ,hộp ,cặp ,bìa hồ sơ theo tiêu chuẩn ngành văn thư lưu trữ trang thiết bị kỹ thật báo quản máy hút ẩm ,hút bụi ,quạt thông gió ,điều hịa nhiệt độ ,nhiệt kế ,ấm - kế, máy đo nồng độ khí độc ,phương tiện vân chuyển tài liệu lưu trữ - Tổ chức đợt kiểm tra đột xuất, thường xuyên việc thực công tác văn thư lưu trữ - Ban hành văn cụ thể khen thưởng, chế tài công tác văn thư 28 lưu trữ Ban - Xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ Ban cho phù hợp với điều kiện thực tiễn tạo hành lang pháp lí cho thực cơng việc - Lập hồ sơ công việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ : Cá nhân có trách nhiệm lập hồ sơ công việc giao giải theo quy định ;thực giao nộp tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ quan theo quy định ,không để tài liệu đến hạn nộp lưu phịng chun mơn - Lập kế hoạch thu thập tài liệu hàng năm để bố trí diện tích kho tang trang thiết bị bảo quản cho phù hợp với khâu nghiệp vụ - Đẩy mạnh việc thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật tài liệu nghe nhìn tài liệu thu thập mà lại quan trọng hình thành thường xun hoạt động hàng năm Ban 3.3 Một số khuyến nghị - Đối với Ban quản lý chương trình cung cấp dịch vụ viễn thơng cơng ích Lãnh đạo Ban cần quan tâm công tác văn thư lưu trữ cần tổ chức cho cán văn thư lưu trữ học lớp bồi dưỡng nghiệp vụ nhiều Cần tăng cường thêm nhân lực cán văn thư để giảm thiểu khối lượng công việc, tránh tình trạng văn thư kiêm nhiệm góp phần nâng cao chất lượng hiệu suất công việc Cần đào tạo, nâng cao khả sử dụng phương tiện, tin học cho phận văn thư lưu trữ Bố trí nơi làm việc khoa học, tránh tính trạng tài liệu lộn xộn, bữa bãi bàn làm việc, nên để ngăn kéo, tủ giá Cần bố trí phòng làm việc phận văn thư riêng để tạo điều kiện thuận lợi cho công việc Cần mua sắm đầy đủ trang thiết bị trì mơi trường bảo quản, kiểm sốt mơi trường bảo quản Khơng hệ thông trang thiết bị bảo quản tài liệu phải đầy đủ mà cịn phù hợp với loại hình tài liệu 29 - Đối với môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường: Cần tiếp tục trì đợt thực tập cho sinh viên để sinh viên cọ xát với thực tế , nâng cao nhận thức thân công tác văn thư lưu trữ , có thêm kiến thức bổ ích trách nhiệm công việc Cần tổ chức thi viết, nói cơng tác văn thư lưu trữ tài liệu lưu trữ Cần tổ chức thêm buôi tham quan trung tâm lưu trữ để sinh viên kiến thức Khuyến khích nhóm sinh viên thực tập để bạn sinh viên trao đổi kiến thức cho nhau, giúp đỡ phối hợp với công việc Giữ liên lạc với quan ,đơn vị mà sinh viên thực tập ,thường xuyên liên lạc với người hướng dẫn sinh viên thực tập quan để biết thêm tình hình nơi sinh viên thực tập chất lượng thực tập sinh viên quan ,đơn vị 30 PHẦN KẾT LUẬN Chủ tịch Hồ Chí Minh nói “tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt phương diện kiến thiết quốc gia” đánh giá “tài liệu lưu trữ tài sản qúy báu, có tác dụng lớn việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch cơng tác phương châm sách mặt trị, kinh tế, văn hóa, khoa học kỹ thuật Do đó, việc lưu trữ công văn, tài liệu công tác quan trọng” Thật vậy, đánh giá chủ tịch Hồ Chí Minh ngày hơm này.Tuy quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng có đặc điểm chung trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Do đó, quan, tổ chức thành lập, công tác văn thư, lưu trữ tất yếu hình thành điều kiện kiên trọng hoạt động quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Từ điều nhận thấy quan, tổ chức có nhận thức đắn thực công tác văn thư, lưu trữ theo quy định Nhà nước đưa công tác vào nề nếp, phù hợp với thực tế quan góp phần to lớn hoạt động quản lý quan Nhân thức rõ điều trình thực tập em lỗ lực công việc công tác văn thư lưu trữ Ban quản lý chương trình cung cấp dịch vụ viễn thơng cơng ích có hạn chế: Do khối lượng cơng việc tương đối nhiều mà nhân cán văn thư nên hiệu cơng việc cịn chưa cao; cơng tác thu thập tài liệu chưa đạt hiệu tài liệu nghe nhìn chưa thu thập; cơng tác bảo quản tài liệu hạn chế kho thiếu trang thiết bị kiểm sốt, trì môi trường bảo quản… Trong tương lai theo phát triển khoa học kỹ thuật, ứng dụng 31 mạnh mẽ công nghệ thông tin, văn điện tử lưu hành mà Ban quản lý chương trình cung cấp dịch vụ viễn thơng cơng ích cần phải quan tâm trình độ tin học đội ngũ cán bộ, nhân viên quan;lãnh đạo Ban cần ban hành văn cụ thể khen thưởng, chế tài công tác văn thư lưu trữ Ban để cải thiển công tác Với lỗ lực cao để hoàn thành bào cáo , nhiên hạn chế mặt thời gian kinh nghiệm nên báo cáo khó tránh khỏi sai sót, khiếm khuyết tơi mong nhận đạo, đóng góp ý kiến quý thầy, cô giáo Tôi xin chân thành cảm ơn! 32 PHỤ LỤC MỘT SỐ HÌNH ẢNH VỀ CƠNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ CỦA BAN QUẢN LÝ CHƯƠNG TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ VIỄN THƠNG CƠNG ÍCH Sổ công văn nội Sổ chuyển giao văn đến Sổ nội Sổ công văn đến Sổ công văn Văn quan Sổ công văn đến Một số dấu quan Phòng làm việc cán văn thư Kho lưu trữ ... THƯ – LƯU TRỮ TRONG BAN QUẢN LÝ CHƯƠNG TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ VIỄN THƠNG CƠNG ÍCH 2.1 Hoạt động quản lý 2.1.1 Văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ Ban quản lý Chương trình cung. .. chức văn phịng tơi chọn đề tài: ‘‘ Công tác văn thư lưu trữ Ban quản lý chương trình cung cấp dịch vụ viễn thơng cơng ích: Thực trạng giải pháp ” c Khó khăn, thuận lợi q trình thực tập: Vì lần thực. .. cung cấp dịch vụ viễn thơng cơng ích - Quy chế cơng tác văn thư lưu trữ Hiện Ban quản lý chương trình cung cấp dịch vụ viễn thơng cơng ích chưa ban hành định v/v ban hành quy chế Văn thư lưu trữ