CHƯƠNG II. QUÁ TRÌNH KHẢO SÁT, THỰC HIỆN THỰC TẾ
3. QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN
Quản lý văn bản đi, văn bản đến theo đúng hướng dẫn tại Công văn số 425 /VTLT-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
Để tập trung thống nhất công việc trong cơ quan, tất cả các văn bản đi, văn bản đến cơ quan đều phải chuyển qua văn thư đăng ký vào sổ và lấy số văn bản. những văn bản chuyển qua bưu điện, cán bộ đi họp mang về hoặc văn bản chuyển giao trực tiếp giữa các cơ quan đều phải qua văn thư.
Quản lý văn bản là áp dụng những biện pháp về nghiệp vụ nhằm giúp cho cơ quan và thủ ttrưởng cơ quan nắm được thành phần nội dung và tình hìnhchuyển giao, tiếp nhận, giải quyết văn bản, sử dụng và bảo quản văn bản trong hoạt động hàng ngày của cơ quan.
- Trong quá trình thực tập tại văn phòng Uỷ ban nhân dân xã Tiên Thanh em đã được thực hiện những nghiệp vụ chủ yếu của công tác văn thư.
- Văn bản đi bao gồm:
+ Nhóm văn bản quy phạm pháp luật.
+ Nhóm văn bản hành chính.
+ Nhóm văn bản chuyên ngành.
- Quản lý văn bản đi theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP và Công văn số 425/VTLTNN-NVTW, trước khi phát hành, văn bản đi phải được cán bbộ văn thư kiểm tra về thể thức, hình thức và kĩ thuật trình bày, ghi số và ngày, tháng của văn bản. Tất cả các văn bản đi của cơ quan, tổ chức đều được đánh số theo hệ thống chung của cơ quan, tổ chức do văn thư thống nhất quản lý. Số của văn bản được đánh bắt đầu từ số 01, ngày 01 tháng 01 đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
Văn bản đi sau khi lấy số sẽ được đóng dấu và nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định.
Văn bản đi phải được đăng ký vào sổ đăng kí văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đi trên máy tính. Căn cứ vào tổng số và số lượng văn bản đi hàng năm các cơ quan tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng kí văn bản đi phù hợp. Sau khi hoàn thành thủ tục văn bản, văn bản đi phải được gửi ngay trong ngày văn bản đó được đăng kí.
Mỗi văn bản đi đều được phải lưu ít nhất 02 bản chính. Một bản lưu tại văn thư cơ quan, tổ chức và một bản lưu trong hồ sơ. Việc lưu văn bản được thực hiện theo quy định tại Điều 19 Nghị định 110/2004/NĐ-CP.
a. Khái niệm văn bản đi
Tất cả các văn bản bao gồ các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành ( kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.
b. Nguyên tắc chung đối với việc tổ chức quản lý văn bản đi
Văn bản đi của cơ quan thực chất là công cụ điều hành, quản lý của cơ quan trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao. Vì vậy, việc tổ chức quản lý văn bản đi phải đảm bảo nguyên tắc tập trung, thống nhất, chính xác, kịp thời, tiết kiệm và theo quy trình mà Nhà nước đã quy định.
Chỉ có như vậy, các văn bản đi do cơ quan làm ra mới có tác dụng thiết thực đối với cơ quan.
c. Văn bản đi được phát hành và bảo quản theo quy định - Trình văn bản đi
- Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật, trình bày, ghi số ngày tháng năm - Đóng dấu văn bản đi ( gồm dấu cơ quan và các loại dấu khác)
- Đăng ký văn bản đi - Chuyển giao văn bản đi
- Sắp xếp, bảo quản và phục vụ sử dụng bản lưu.
Lưu đồ soạn thảo, quản lý văn bản đi của Uỷ ban nhân dân xã Tiên Thanh.
- Soạn thảo văn bản đi.
+ Theo nhu cầu công việc, Lãnh đạo sẽ chỉ đạo việc soạn thảo văn bản.
Người được giao soạn thaỏ cứ căn cứ vào nội dung công việc để soạn thảo.
+ Đối với văn bản thường: Cán bộ được phân công tiến hành soạn thoả văn bản và chịu trách nhiệm về nội dung và tính pháp lý của văn bản đó, ký
Biểu mẫu
Sổ văn bản đi
Người được chỉ định Lãnh đạo Văn thư
Văn thư Văn thư Trách nhiệm
Soạn thảo văn bản
Duyệt văn bản
Thủ tục ban hành
Phân phối văn bản
Lưu hồ sơ
+ Đối với văn bản mật: Cán bộ đề xuất mức độ ban hành văn bản mật và soạn thảo văn bản theo nội dung và tính pháp lý của văn bản đó, ký nháy vào bên cạnh chữ kết thúc nội dung văn bản trước khi trình duyệt.
+ Hình thức và nội dung trình tự văn bản thực hiện theo Thông tư 01/2011/TT-BNV.
- Kiểm tra và phê duyệt văn bản.
+ Kiểm tra về thể thức, hình thức, kỹ thuậtỷtình bày và ghi số, ngày tháng văn bản.
+ Duyệt văn bản thảo: Phụ trách phòng thực hiện soát xét nội dung, thể thức văn bản và ký nháy vào góc phải mục chức vụ của người có thẩm quyền ban hành văn bản sau khi văn bản được chỉnh sửa.
+ Duyệt, ký văn bản:
~ Lãnh đạo xem xét nội dung, hình thức văn bản và ký. Nếu không đạt yêu cầu, chuyển trả lại cán bộ được phân công soạn thảo văn bản để chỉnh sửa.
~ Chữ ký của người có thẩm quyền ở văn bản phải rõ ràng, không dùng bút chì, mực đỏ hoặc thứ mực dễ phai để ký văn bản
- Làm thủ tục ban hành: Sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, văn bản được chuyển qua văn thư, văn thư có trách nhiệm kiểm tra thể thức văn bản, vào sổ văn bản đi, làm thủ tục ban hành nếu đúng thể thức quy định.
- Phân phối văn bản:
+ Đối với văn bản thường: văn thư có trách nhiệm gửi văn bản thư theo đúng địa chỉ đã chỉ định bằng đường bưu chính.
+ Đối với văn bản mật:
~ Văn thư có trách nhiệm gửi văn bản đi theo địa chỉ đã chỉ định và đảm bảo. Nếu vận chuyển theo đường bưu điện phải thực hiện theo đúng quy định riêng của ngành bưu điện. Ngoài bì thư đóng dấu ( ký hiệu) theo đúng mức độ yêu cầu của văn bản.
- Lưu hồ sơ: Sau khi đăng ký và làm thủ tục ban hành. Văn thư có trách nhiệm lưu trữ 01 bản chính.
+Văn bản lưu có ghi số và chữ ký, không đóng dấu và cập nhật các thông tin vào sổ văn bản đi.
+ Bảo quản sổ văn bản đi, văn bản, phiếu xử lý văn bản đi không để nhàu nát, hỏng, không được tẩy xoá và để đúng nơi quy định.
d. Mẫu sổ “Đăng ký công văn đi” ( loại thường) theo Công văn 425/VTLTNN- NVTW ngày18/7/2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
Bìa sổ và trang đầu:
Ghi chú:
(1): Tên cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp( nếu có) (2): Tên cơ quan, đơn vị
(3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đi
(4): Ngày tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản trong sổ (5): Số thứ tự đăng ký văn bản đầu tiên và cuối cùng trong sổ (6): Số thứ tự của sổ
……..(1)………
……..(2)………
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
Năm:....(3)
Từ ngày ……đến ngày…(4) Từ số………đến số……(5) Quyển số:……(6)
Phần đăng ký bên trong Số, ký
hiệu văn bản
Ngày, tháng văn bản
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Người ký
Nơi nhận văn bản
Đơn vị, người nhận
văn bản
Số lượng
bản
Ghi chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
*Mẫu sổ “Chuyển giao văn bản đi”.
(Chuyển giao văn bản trong nội trong cơ quan và trực tiếp cho các cơ quan)
Bìa sổ và trang đầu:
……….(1)……….
……….(2)……….
SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI Năm:…..(3) Từ ngày…..đến ngày…..(4) Quyển số:….(5)
Phần đăng ký bên trong Ngày
chuyển
Số, ký hiệu văn bản
Nơi nhận
văn bản Ký nhận Ghi chú
(1) (2) (3) (4) (5)
*Mẫu sổ “Gửi văn bản đi bưu điện”
Phần đăng ký bên trong Ngày
chuyển
Số, ký hiệu văn bản
Nơi nhận văn bản
Số lượng bì
Ký nhận, dấu bưu
điện
Ghi chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
…….(1)…….
…….(2)…….
SỔ GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN
Năm:….(3)
Từ ngày….đến ngày….(4) Quyển số:…..(5)
*Mẫu sổ “ Sử dụng bản lưu”
Bìa sổ và trang đầu
Phần đăng ký bên trong Ngày
tháng
Họ và tên của người sử dụng
Số, ký hiệu,
ngàytháng của văn bản
Tên loại và trích yếu nội dung
Hồ sơ số
Ký nhận
Ngày trả
Người chophép cho sử dụng
Ghi chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)
3.2. Quản lý và giải quyết văn bản đến a. Khái niệm
Văn bản đến là tất cả những công văn bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành( kể cả fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức gửi đến cơ quan.
b. Quản lý văn bản đến
- Nguyên tắc chung đối với việc quản lý văn bản đến.
...…(1)…….
…….(2)…….
SỔ SỬ DỤNG BẢN LƯU
Năm:…..(3)
Từ ngày…..đến ngày….(4) Quyển số:….(5)
+ Tất cả các văn bản đến đều phải qua văn thư cơ quan để đăng ký vào sổ và quản lý thống nhất.
+ Văn bản đến dù ở bất kì hình thức nào đều phải được xử lý theo nguyên tắc kịp thời, chính xác, thống nhất.
+ Những văn bản đóng dấu “ hoả tốc”, dấu “ thượng khẩn”, dấu “ khẩn”
phải được phân phối ngay sau khi nhận được.
+ Việc gửi, nhận phân phối văn bản “ mật”, “ tối mật”, “ tuyệt mật” phải theo đúng pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước.
+ Để đảm bảo nguyên tắc kịp thời, chính xác và thống nhất các văn bản phải được xử lý và giải quyết ngay, không bị lẫn lộn, không gây lên sự chậm trễ và tốn thời gian, công sức.
+ Trách nhiệm tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến thuộc về thủ trưởng cơ quan.
- Quản lý văn bản đến.
+ Cán bộ văn thư sau khi tiếp nhận văn bản phải phân loại, bóc bì thư theo quy định của nhà nước. Tất cả các văn bản đến đều phải đóng dấu đến, ghi số đến và đến theo quy định.
+ Những văn bản đóng dấu “ hoả tốc”, dấu “ thượng khẩn”, dấu “ khẩn”
phải làm thủ tục phân phối ngay khi nhận được.
+ Trách nhiệm tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến thuộc về thủ trưởng cơ quan.
c. Quá trình tiếp nhận văn bản đến được thực hiện theo quy trình sau:
- Tiếp nhận và kiểm tra bì văn bản đến.
- Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến.
- Đăng ký văn bản đến.
- Trình văn bản đến.
- Sao văn bản đến.
- Chuyển giao văn bản đến - Chuyển giao văn bản đến.
- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc và giải quyết văn bản đến.
d. Lưu đồ tiếp nhận và xử lý văn bản đến
Trách nhiệm Trình tự công việc Biểu mẫu/ Tài liệu
Văn thư
Văn thư Lãnh đạo
Văn thư
Người có thẩm quyền Văn thư
Sổ văn bản đến
- Tiếp nhận và kiểm tra sơ bộ.
Khi nhận văn bản văn thư phải kiểm tra sơ qua phía bên ngoài. Nội dung kiểm tra bao gồm:
+ Trường hợp văn bản gửi nhầm thì trả lại cho cho nhân viên bưu điện hoặc người liên lạc. Trường hợp phong bì bị rách hoặc đã bị mở ra thì cần phải xác nhận có nhân viên bưu điện hoặc người liên lạc bằng biên bản hoặc có sự thống nhất giữa 2 bên.
+ Phân loại, bóc bì và đóng dấu đến:
~ Loại phải vào sổ đăng kí bao gồm: công văn, giấy tờ gửi đến cơ quan hoặc gửi cho thủ trưởng và người lãnh đạo cơ quan.
~ Loại không vào sổ đăng kí bao gồm: thư riêng, sách, báo và những bản tin.
Lưu hồ sơ
Triển khai giải quyết văn bản
Chuyển văn bản Xem xét, chỉ đạo thực hiện Cập nhật vào sổ văn bản đến Tiếp nhận văn bản
~ Loại bóc bì gồm: các loại đề tên cơ quan hoặc chức danh thủ trưởng cơ quan nhưng không có dấu mật.
~ Loại không được bóc bì: là chỉ ghi vào sổ mà không được bóc bì và đem chuyển cả bì những công văn gửi cho Đảng uỷ, các đoàn thể và các công văn ghi rõ tên người nhận.
+ Đóng dấu đến: Dấu được đóng khoảng giấy trắng dưới số và ký hiệu hoặc dưới trích yếu nội dung của văn bản. Kích thước 30mm x 50mm. Nếu là công văn mật phải đóng dấu lên bì thư.
Số ghi vào dấu này phải khớp với số thứ tự trong sổ ghi văn bản đến.
Số đến bắt đầu từ số 01, bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12.
- Vào sổ văn bản đến
Công văn cần vào sổ ngay trong ngày đến.
+ Đối với văn bản được gửi trực tiếp:
~ Sau khi đã kiểm tra sơ bộ, nhân viên văn thư vào sổ theo dõi công văn đến.
~ Đối với văn bản có dấu “ hoả tốc” hoặc “khẩn” cần được chuyển ngay cho lãnh đạo giải quyết kịp thời.
+ Đối với văn bản gửi có chức danh và đựoc người có thẩm quyền chuyển xuống văn thư để sao in gửi tới các nhóm, nhân viên văn thư vào sổ văn bản đến. in sao để chuyển đến các bộ phận theo chỉ đạo của người có thẩm quyền.
- Xem xét, chỉ đạo thực hiện.
Lãnh đạo trực tiếp xử lý văn bản, kiểm tra nội dung của văn bản đến bút phê văn bản để phân phối văn bản đến các phòng, các đơn vị cá nhân có trách nhiệm xử lý văn bản.
- Chuyển văn bản.
Cán bộ văn thư nhận văn bản đến từ lãnh đạo cơ quan để photo nhân bản, khi photo xong văn thư chuyển cho các phòng và đơn vị, cá nhân theo sự chỉ đạo của lãnh đạo. Các phòng và đơn vị, cá nhân ký nhận văn bản tại Sổ chuyển giao của văn thư, với những văn bản chỉ cần chuyển trên mạng điện tử, văn thư căn cứ vào bút phê chuyển trực tiếp qua mạng cho phòng và cá nhân theo bút phê.
Văn bản đến cơ quan ngày nào thì chuyển không quá 01 ngày, không để chậm.
Trường hợp Văn thư chuyển nhầm văn bản hoặc không đúng người giải quyết thì người nhận văn bản đó chuyển trả lại văn thư để chuyển đúng nơi giải quyết.
Các văn bản giấy chuyển đến các phòng, hoặc cá nhân liên quan thì đơn vị, cá nhân đó có trách nhiêm bảo quản và lưu trữ. Còn nếu các văn bản chỉ chuyển bằng đường điện tử thì văn thư lưu giữ văn bản giấy. Việc tiến hành phân phối sẽ phải có chữ ký xác nhận của đại diện bộ phận tiếp nhận vào sổ văn bản đến.
- Thực hiện xử lý văn bản đến.
Các bộ phận, cá nhân có liên quan trách nhiệm nghiên cứu, thực hiện văn bản theo chỉ đạo của lãnh đạo, kể cả văn bản thường và văn bản mật.
- Lưu hồ sơ.
+ Bộ phận, cá nhân thực hiện lưu trữ văn bản đã được giải quyết theo quy định.
+ Việc lưu trữ bao gồm việc lưu giữ bản gốc và Sổ văn bản đến, do nhân viên văn thư thực hiện. Phải đảm bảo văn bản không được tẩy xoá và nhàu nát, được đặt đúng vị trí quy định.
e. Mẫu sổ, mẫu dấu đăng ký công văn đến - Dấu đến.
- Mẫu sổ đăng ký văn bản đến.
Bìa sổ và trang đầu.
UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ TIÊN THANH - Số ……….
- Ngày …………
- Chuyển……….
- Số………
- Ngày………
- Chuyển…………