CHƯƠNG II. QUÁ TRÌNH KHẢO SÁT, THỰC HIỆN THỰC TẾ
2. XÂY DỰNG VĂN BẢN
2.1. Các quy định của cơ quan về soạn thảo và ban hành văn bản
Hiện nay Uỷ ban nhân dân xã Tiên Thanh chưa có quy định cụ thể về soạn thảo và ban hành văn bản quản lý Nhà nước. Những quy định về quy trình, thủ tục thực hiện theo các văn bản hiện hành của Nhà nước như:
- Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân.
- Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và uỷ ban nhân dân.
- Các văn bản của Chính phủ trong quy chế của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân.
- Quy trình soạn thảo và ban hành các văn bản, các quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo đúng Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội Vụ.
2.2. Thống kê số lượng văn bản của cơ quan được ban hành và thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan.
- Hàng năm, Uỷ ban nhân dân xã Tiên Thanh hàng trăm văn bản gồm: Chỉ thị, Quyết định, Báo cáo, Thông báo, Tờ trình, Công văn, Biên bản, Giấy uỷ nhiệm, Giấy nghỉ phép, Giấy mời…
- Thẩm quyền ban hành các các hình thức văn bản quản lý của cơ quan:
+ Về văn bản quy phạm pháp luật: Theo Điều 19 luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 1996 và Điều 11, Điều 41 của luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân năm 2003, Uỷ ban nhân dân ban hành văn bản Quyết định, Chỉ thị.
+ Ngoài ra Uỷ ban nhân dân còn ban hành các văn bản hành chính như:
~ Văn bản cá biệt: Quyết định cá biệt, Chỉ thị cá biệt.
~ Văn bản hành chính thông thường: Báo cáo, Thông báo, Kế hoạch, Tờ trình, Công văn, Hợp đồng, Công điện, Biên bản, các loại giấy tờ như: Giấy giới thiệu, Giấy nghỉ phép, Giấy đi đường, một số của văn thư ( Phiếu gửi, Phiếu báo).
2.3. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan
- Quy trình soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật: quy trình soạn thảo và ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Uỷ ban nhân dân. xã được thực hiện theo quy định trong các văn bản sau:
+ Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân.
+ Nghị định 91/2006/NĐ-CP.
- Đối với văn bản quản lý Nhà nước không mang tính chất quy phạm được thực hiện theo quy trình chung.
Bước 1: Xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo: Khi cần giải quyết công việc của bộ phận nào bằng văn bản, thủ trưởng cơ quan sẽ giao nhiệm vụ và truyền đạt nội dung văn bản cho cán bộ thuộc bộ phận đó soạn thảo.
Bước2: thảo văn bản: Khi nhận nhiệm vụ cán bộ sẽ tiến hành đánh máy soạn thảo văn bản đảm bảo đúng nội dung và thể thức mà thủ trưởng truyền đạt.
Bước 3: Duyệt bản thảo: Cán bộ chuyên môn chuyển bản thảo lên thủ trưởng để duyệt nội dung. Thủ trưởng sẽ chỉnh sử trực tiếp vào bản thảo đánh máy đó.
Bước 4: Đánh máy và in văn bản: Căn cứ vào file bản thảo lưu trong máy tính cán bộ chỉnh sửa theo ý kiến chỉ đạo của thủ trưởng và in văn bản.
Bước 5: Trình ký: sau khi cán bộ đánh máy xong thì xem qua rồi trình lên thủ trưởng cơ quan để thủ trưởng cơ quan ký duyệt. Trước khi thủ trưởng cơ quan ký thì phải xem người đánh văn bản đã đánh đúng nội dung chưa, có sai sót về mặt từ ngữ hay còn sót nội dung không, nếu như chính xác thì thủ trưởng sẽ ký văn bản ban hành.
Bước 6: Đóng dấu và làm thủ tục gửi đi: Khi đã có đầy đủ chữ ký của lãnh đạo, văn bản được chuyển cho bộ phận văn thư để hoàn thiện về mặt thể thức( số, ký hiệu, ngày tháng năm), sao văn bản đủ số lượng mới đóng dấu, sắp xếp lưu văn bản.
Bước 7: Ban hành văn bản: Sau khi đã hoàn thnhf đầy đủ quy trình soạn thảo văn bản, văn bản sẽ mang tính pháp lý và có giá trị thực thi đối với các đối tượng có liên quan. Uỷ ban nhân dân sẽ tiến hành triển khai văn bản ( ban hành văn bản). Trong quá trình áp dụng văn bản vẫn luôn phải theo dõi kết quả và phát hiện kịp thời những sai sót, hạn chế để uốn nắn, bổ sung và sửa đổi.
2.4. Thể thức văn bản.
- Thể thức văn bản và hình thức văn bản phải được trình bày theo Thông tư số 01/2011/NĐ-CP-VPCP.
- Thể thức văn bản gồm các thành phần cần phải có và cách thức trình bày các thành phần đó phải phù hợp với thể loại, thẩm quyền ban hành văn bản do cơ quan có thẩm quyền quy định..
Điều 5 chương II, Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 08/2004 của Thủ tướng Chính phủ quy định về các thành phần thể thức của văn bản bao các gồm yếu tổ thể thức sau: Quốc hiệu; tên cơ quan; tổ chức ban hành văn bản; tên loại và trích yếu nội dung của văn bản; nội dung của văn bản; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu cơ quan, tổ chức; nơi nhận; dấu chỉ mức đọ khẩn, mật ( đối với văn bản khẩn, mật).
Ngoài các yếu tố quy định trên còn có các yếu tố sau: Căn cứ ban hành, loại hình văn bản, điều khoản thi hành, tên viết tắt của người đánh máy và số lượng văn bản phát hành, các yếu tố chỉ dẫn phạm vi phổ biến, địa chỉ chi tiết.
2.5. Yêu cầu về nội dung văn bản
+ Nắm vững đường lối, chính sách của Đảng.
+ Văn bản ban hành đúng với chức năng, quyền hạn và phạm vi quyền hạn của cơ quan.
+ Nội dung văn bản phải thiết thực, đáp ứng được nhu cầu thực tế đặt ra, phù hợp với pháp luật hiện hành, không trái với văn bản cấp trên.
+ Trình bày theo văn phong pháp luật hành chính.
- Yêu cầu cụ thể:
+ Đảm bảo tính mục đích: Trước khi soạn thảo văn bản phaỉ trả lời được:
Văn bản viết nhằm mục đích gì? Nhằm giải quyết công việc gì? Mức độ giải quyết đến đâu? Kết quả thực hiện văn bản là gì. Do đó nội dung văn bản đưa ra phải rõ ràng, phương thức giải quyết phải phù hợp, nội dung phải thiết thực đáp ứng được các nhu cầu thực tế đặt ra phù hợp với pháp luật hiện hành không trái với cấp trên và có tính khả thi.
+ Tính khoa học:
~ Có đủ lượng thông tin.
~ Các thông tin phải được xử lý và phải đảm bảo chính xác các sự kiện, số liệu phải đúng thực tế và có giá trị sử dụng.
~ Bảo đảm sự logic về mặt nội dung, nhất quán về mặt chủ đề và bố cục chặt chẽ.
~ Phải sử dụng ngôn ngữ hành chính công vụ, cách hành văn phải đảm bảo chuẩn mực, nghiêm túc, khách quan, phổ thông.
~ Phải đảm bảo tính hệ thống.
~ Nội dung của văn bản phải có tính dự báo.
~ Nội dung của văn bản phải hướng quốc tế hoá ở mức độ hợp lý.
+ Tính công quyền:
~ Văn bản thể hiện quyền lực Nhà nước ở các mức độ khác nhau đảm bảo cho Nhà nước giữ vững quyền lực của mình, truyền đạt ý chí của Nhà nước tới nhân dân và các chủ thể pháp luật khác.
~ Để đảm bảo tính công quyền văn bản phải đựoc ban hành đúng thẩm quyền. Trường hợp chủ thể ban hành văn bản trái thẩm quyền thì văn bản đó được coi là bất hợp pháp.
~ Nội dung văn bản phải đựơc ban hành theo đúng hìmh thức, đúng trình tự pháp luật quy định.
+ Tính đại chúng:
Văn bản xây dựng có nội dung dễ hiểu, dễ nhớ, phù hợp với trình độ dân trí nhưng không ảnh hưởng tới tính khoa học của văn bản.
+ Tính khả thi:
~ Đòi hỏi phải nắm vững điều kiện, khả năng của đối tượng thực hiện văn bản nhằm xác lập trách nhiệm của họ trong các văn bản cụ thể.
~ Nội dung văn bản đưa ra những yêu cầu về trách nhiệm thi hành hợp lý, nghĩa là phù hợp với trình độ, năng lực, khả năng vật chất của chủ thể thi hành.
2.6. Nhận xét về xây dựng văn bản.
- Thẩm quyền ban hành văn bản: Nhìn chung Uỷ ban nhân dân xã Tiên Thanh đã thực hiện đúng các quy định của Nhà nước về thẩm quyền ban hành văn bản, đảm bảo giá trị pháp lý và hiệu lực văn bản khi ban hành. Phần lớn các văn bản đựoc ban hành đúng với thẩm quyền quy định.
Ví dụ: Văn bản Quyết định về thu chi ngân sách, thẩm quyền ban hành là Uỷ ban nhân dân, Chủ tịch là người ký thay mặt.
- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: Cán bộ văn thư của cơ quan đã có sự nghiên cứu Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP và các văn bản khác để thực hiện. Nhìn chung là đầy đủ các yếu tố về mặt thể thức.
- Quy trình soạn thảo văn bản: Được cán bộ văn thư Uỷ ban nhân dân áp dụng linh hoạt, đảm bảo văn bản ban hành có nội dung rõ ràng đầy đủ tính pháp lý, đảm bảo về thể thức.
- Kỹ thuật soạn thảo văn bản: Công tác soạn thảo văn bản ở Uỷ ban nhân dân xã Tiên Thanh do cán bộ văn phòng đảm nhiệm, có kinh nghiệm và kỹ năng trong công tác soạn thảo văn bản nên văn bản được trình ký ít bị huỷ bỏ.