thực trạng và giải pháp thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại chính quyền xã tân hưng - vĩnh bảo - hải phòng

MỞ ĐẦU 1.Lý do chọn đề tài Công tác văn thư, lưu trữ là hoạt động không thể thiếu trong hoạt động củatất cả các cơ quan, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịpthời cho v

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN

DANH MỤC NHỮNG TỪ VIẾT TẮT

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 5

PHẦN I 7

CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ,LƯU TRỮ 7

I CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ 7

1 Khái niệm về công tác văn thư 7

2 Nội dung và yêu cầu của công tác văn thư 7

3 Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư 8

4 Quản lý văn bản đi 9

5 Quản lý và giải quyết văn bản đến 10

6 Quản lý và sử dụng con dấu 10

7 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 11

8 Làm thủ tục và thực hiện nộp lưu văn bản vào lưu trữ cơ quan 13

II CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ 13

1 Khái niệm, đặc điêm, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ 13

2 Tổ chức xác định giá trị tài liệu 13

3 Chỉnh lý tài liệu 14

4 Bảo quản tài liệu lưu trữ 15

5 Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu 15

PHẦN II 16

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 16

CỦA CHÍNH QUYỀN XÃ TÂN HƯNG 16

I.KHÁI QUÁT LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN XÃ TÂN HƯNG 16

1 Vị trí địa lý 16

2 Điều kiện kinh tế - xã hội 17

II HỆ THỐNG TỔ CHỨC, QUYỀN HẠN,CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CHÍNH QUYỀN XÃ TÂN HƯNG 18

1.Bộ máy tổ chức 18

2.Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND xã Tân Hưng 18

3 Chức năng, nhiệm vụ của công chức văn phòng 20

III.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI CHÍNH QUYỀN XÃ TÂN HƯNG 20

1 Công tác văn thư 20

2 Công tác lưu trữ 26

3 Đánh giá chung 29

4 Nguyên nhân ưu, nhược điểm của công tác văn thư,lưu trữ 32

PHẦN III 34

GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ, ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO 34

CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ,LƯU TRỮ CHO 34

CHÍNH QUYỀN XÃ TÂN HƯNG 34

I GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ,LƯU TRỮ CHO CHÍNH QUYỀN XÃ TÂN HƯNG 34

1 Công tác lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại UBND xã Tân

Hưng 34

2 Đối với công tác Văn thư 35

3 Đối với công tác Lưu trữ 36

4 Đối với người làm công tác văn thư ,lưu trữ 37

II.KIẾN NGHỊ ĐỀ XUẤT 38

KẾT LUẬN 40

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 41

MỞ ĐẦU 1.Lý do chọn đề tài

Công tác văn thư, lưu trữ là hoạt động không thể thiếu trong hoạt động củatất cả các cơ quan, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịpthời cho việc lãnh đạo quản lý, điều hành công việc, cho việc thực hiện chứcnăng, nhiệm vụ và ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày,tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức

Trong những năm gần đây với yêu cầu cải cách nền hành chính nhà nước và

sự phát triển nhanh chóng của khoa học công nghệ đặc biệt là hệ thống văn bảnquản lý hành chính nhà nước.Công tác văn thư ,lưu trữ đã góp phần quan trọngđảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, sốliệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội Đồngthời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục

vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan Giúp cho CBCC cơ quan nâng cao hiệusuất công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của

tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra côngviệc một cách có hệ thống, qua đó CBCC có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệmgóp phần nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả hoạt động đáp ứng mục tiêuyêu cầu cải cách nền hành chính nhà nước hiện nay.Tạo công cụ để kiểm soátviệc thực thi quyền lực của các cơ quan,tổ chức, cá nhân Góp phần giữ gìnnhững căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra,thanh tra giám sát Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơquan, tổ chức,doanh nghiệp và các bí mật quốc gia

Là học viên của lớp‘‘Tạo nguồn cán bộ các chức danh chủ chốt cấp ủy,chính quyền xã ,phường, thị trấn khóa 2” được thực tập cuối khóa tại Đảng ủy,

Uỷ ban nhân dân xã Tân Hưng huyện Vĩnh Bảo nhận thấy việc thực hiện côngtác Văn thư - Lưu trữ ở xã Tân Hưng trong những năm qua tuy có những tiến bộđóng góp tích cực vào kết quả hoạt động của UBND xã song vẫn gặp không ítnhững hạn chế Vì vậy việc nghiên cứu quá trình thực hiện công tác Văn thư -Lưu trữ của chính quyền xã Tân Hưng, từ đó đưa những giải pháp để đưa côngtác này đi vào nề nếp ,khoa học bảo đảm cung cấp thông tin kịp thời phục vụcho sự lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành của chính quyền xã tạo điều kiện cho việctra cứu, nghiên cứu phục vụ nhiệm vụ phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội địaphương có hiệu quả là vấn đề cấp thiết Xuất phát từ vai trò quan trọng của công

tác Văn thư - Lưu trữ em chọn đề tài “Thực trạng và giải pháp thực hiện công

tác Văn thư, Lưu trữ tại chính quyền xã Tân Hưng - Vĩnh Bảo - Hải phòng”làm đề tài tốt nghiệp trung cấp lý luận chính trị - hành chính.

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

* Đối tượng nghiên cứu

- Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của UBND xã Tân Hưng huyện Vĩnh Bảo

- Công tác văn thư lưu trữ của chính quyền xã Tân Hưng Nghiên cứu về ưunhược điểm, nguyên nhân kết quả đạt được và nguyên nhân những hạn chế.Trên cơ sở đó đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quảhoạt động công tác văn thư lưu trữ

* Phạm vi nghiên cứu

- Không gian nghiên cứu: Đảng ủy, UBND xã Tân Hưng, Vĩnh Bảo

- Thời gian nghiên cứu: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của chính quyền xãTân Hưng,Vĩnh Bảo từ năm 2012 đến năm 2013

4 Nội dung nghiên cứu

Tập trung nghiên cứu công tác văn thư, lưu trữ tại chính quyền xã Tân Hưng vềphương diện cơ sở lý luận và thực tiễn Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng caohiệu quả công tác văn thư ,lưu trữ cho chính quyền xã Tân Hưng

5 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài tốt nghiệp sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu

- Phương pháp điều tra khảo sát

- Phỏng vấn công chức văn thư, lưu trữ

- Phương pháp phân tích tổng kết

- Tham khảo ý kiến tư vấn

Khóa luận tốt nghiệp ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục và danh mục tàiliệu tham khảo, bố cục bài khóa luận chia làm 3 phần sau:

Phần I: Cơ sở lý luận của công tác văn thư,lưu trữ

Phần II:Thực trạng công tác văn thư,lưu trữ tại chính quyền xã Tân Hưng Phần III: Giải pháp và kiến nghị, đề xuất nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ cho chính quyền xã Tân Hưng

PHẦN I

CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ,LƯU TRỮ

I CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ

1 Khái niệm về công tác văn thư

“Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; tổ chức quản lý và giải quyết văn bản; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư”(Khoản 1, Điều 1 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính

Phủ ban hành ngày 08/4/2004 về công tác văn thư, sau đây gọi tắt là Nghị định

số 110)

2 Nội dung và yêu cầu của công tác văn thư

2.1) Nội dung công tác văn thư

* Soạn thảo và ban hành văn bản

- Dự thảo văn bản bao gồm việc chuẩn bị tài liệu, tư liệu, số liệu…trong phầnnày tùy thuộc vào nội dung, tính chất và mức độ quan trọng của văn bản để thựchiện Đối với văn bản quy phạm pháp luật sau khi dự thảo xong sẽ được tổ chứchội thảo lấy ý kiến đóng góp để đảm bảo tính chính xác, khoa học và tính khảthi

- Duyệt bản dự thảo: bản dự thảo sẽ được trình lên người có thẩm quyền đểduyệt nội dung và thể thức văn bản

- Đánh máy, sao (in) văn bản: Văn bản sẽ được hoàn thiện đúng như bản duyệt.Trong trường hợp có thay đổi phải có ý kiến của người duyệt văn bản

- Ký và ban hành văn bản: Văn bản được trình lên người có thẩm quyền ký sau

đó đóng dấu và phát hành theo đúng số lượng

* Quản lý văn bản và tài liệu khác

- Quản lý và giải quyết văn bản đi

- Quản lý và giải quyết văn bản đến

- Lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

* Quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư

- Bảo quản con dấu của cơ quan, tổ chức xã và các loại con dấu khác

- Sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức theo đúng quy định Nhà nước

2.2) Yêu cầu công tác văn thư

- Nhanh chóng:Nếu triển khai xây dựng, ban hành văn bản nhanh chóng; tổ

chức giải quyết kịp thời sẽ góp phần đẩy nhanh tiến độ giải quyết công việcquản lý, điều hành ở cấp xã Từ đây, làm tăng thêm giá trị ý nghĩa của hoạt độngquản lý, nội dung trong văn bản đều chứa đựng một sự việc cụ thể nhất định nêngiải quyết văn bản chậm sẽ ảnh hưởng tới tiến độ giải quyết công việc quản lý

chung của UBND xã đồng thời làm giảm ý nghĩa của sự việc, thông tin nêu ratrong văn bản.

- Chính xác: thể hiện ở các khía cạnh về nội dung văn bản, thể thức văn bản và

các khâu nghiệp vụ trong tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi, đến

- Bí mật:Trong quá trình làm việc cán bộ làm công tác văn thư phải biết giữ gìn

bí mật những thông tin của CQĐV cũng như của cá nhân theo đúng quy địnhcủa Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước số 30/2000/PL-UBTVQH10 ngày28/12/2000 Trong một khía cạnh của quản lý phải giữ gìn bí mật cả những nộidung thông tin mới chỉ đang bàn bạc chưa thành quyết định hoặc chưa được banhành thành văn bản

- Hiện đại: Nội dung công tác văn thư rất phong phú đa dạng, phức tạp, có thao

tác được lặp đi, lặp lại nhiều lần theo chu kỳ; có những thao tác cần phải được

sử dụng các phương tiện kỹ thuật hỗ trợ để thúc đẩy tiến độ giải quyết và xử lýkịp thời vì vậy cần phải gắn liền với việc sử dụng các phương tiện kỹ thuật vănphòng hiện đại

Yêu cầu hiện đại trong công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền

đề đảm bảo cho công tác quản lý Nhà nước nói chung và của chính quyền cấp xãnói riêng có năng suất chất lượng cao.Hiện đại hóa ở đầy được hiểu là việc côngtác văn thư được trang bị những phương tiện kỹ thuật hiện đại phù hợp và đápứng được yêu cầu công việc.Đồng thời là việc ứng dụng công nghệ thông tintrong nghiệp vụ công tác văn thư và sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị vănphòng hiện đại

Hiện đại hóa công tác văn thư được coi là nhu cầu cấp bách nhưng phảitiến hành từng bước, phù hợp với trình độ khoa học kỹ thuật chung của cả nước.Bên cạnh đó cần tránh tư tưởng bảo thủ, lạc hậu coi thường việc áp dụng cácphương tiện kỹ thuật hiện đại, các phát minh sáng chế liên quan đến việc tăngcường hiệu quả công tác văn thư trong cải cách nền hành chính

3 Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư

3.1) Vị trí

Công tác văn thư được xác định là mọi mặt hoạt động của bộ máy quản

lý, là nội dung quan trọng trong hoạt động của CQĐV, có ảnh hưởng trực tiếpđến chất lượng quản lý Nhà nước của CQĐV

3.2) Ý nghĩa

- Cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm

vụ quản lý nhà nước của CQĐV

- Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của CQĐV đượcnhanh chóng, chính xác,hiệu quả, đúng chính sách,đúng chế độ góp phần giữ gìn

bí mật của Đảng, Nhà nước và của CQĐV, hạn chế quan liêu giấy tờ, giảm bớtnhững giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng sơ hở trong quản lý văn bản để làm tráipháp luật

- Thực hiên công tác văn thư nghiêm túc, đúng quy định sẽ giữ lại đầy đủ nhữngchứng cứ về mọi hoạt động của CQĐV Đây sẽ là bằng chứng pháp lý chứngminh cho hoạt động của CQĐV một cách chân thực

- Tổ chức thực hiện công tác văn thư nề nếp sẽ giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạođiều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Vì nguồn bổ sung chủ yếu cho kho lưutrữ của CQĐV là từ văn thư

4 Quản lý văn bản đi

4.1) Khái niệm: Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật,

văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bảnlưu chuyển nội bộ và văn bản mật) do CQĐV phát hành được gọi chung là vănbản đi

4.2) Kiểm tra thể thức, hình thức; kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày tháng văn bản

- Kiểm tra : Đọc ,rà soát kỹ toàn bộ nội dung văn bản, kỹ thuật trình bày, thẩmquyền ban hành sau đó ghi số và ngày ,tháng văn bản để quản lý toàn bộ văn bản

đi của CQĐV đã ban hành

- Ghi số của văn bản :Đối với văn bản hành chính CQĐV: lấy số chung( tổnghợp) dễ theo dõi do số lượng văn bản ban hành không nhiều

- Ký hiệu được sắp xếp: số thứ tự của văn bản/năm ban hành/tên viết tắt của loạivăn bản- tên viết tắt của cơ quan ban hành văn bản

- Vị trí trình bày: ô số 3 theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011của Bộ Nội vụ

- Ghi ngày và tháng ,năm ban hành văn bản: dùng chữ số Arập, đối với những sốchỉ ngày tháng nhỏ hơn 10 và tháng 1,2 phải ghi thêm số 0 ở trước

- Nhân bản đủ, đúng số lượng văn bản cần gửi đi, đúng thời gian quy định

4.3 )Đóng dấu và dấu chỉ mức độ mật, khẩn (nếu có)

+Dấu cơ quan được đóng vào văn bản do cơ quan ban hành, sau khi có chữ

ký của người có thẩm quyền

+Dấu được đóng ngay ngắn, rõ ràng, trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bêntrái

4.4 )Đăng ký văn bản đi

- Đăng ký văn bản đi bằng sổ

- Đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính

4.5) Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

+ Làm thủ tục phát hành văn bản đi: xác định nơi cần gửi

+ Chuyển phát văn bản đi: chuyển giao trực tiếp trong nội bộ CQĐV hay cácCQĐV khác Chuyển phát qua bưu điện hoặc bằng máy Fax, qua mạng

+ Theo dõi chuyển phát văn bản đi :lập phiếu gửi,thu hồi đúng thời hạn văn bản

đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”…

5 Quản lý và giải quyết văn bản đến

5.1) Khái niệm:Văn bản đến là tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản quy

phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, vănbản được chuyển qua mạng và văn bản mật, đơn thư gửi đến)

5.2) Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

+ Tiếp nhận văn bản đến: kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi khi ký nhận

+ Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản

+ Đóng dấu đến, ghi số và ngày đến

+ Đăng ký văn bản đến: Lập sổ đăng ký văn bản đến theo hướng dẫn tại Thông

tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ

5.3)Trình và chuyển giao văn bản đến

+ Trình lên thủ trưởng cơ quan hoặc thủ trưởng đơn vị cho ý kiến phân phối việcgiải quyết văn bản

+ Thực hiện việc chuyển giao văn bản: Nhanh chóng, đúng đối tượng, chặt chẽ+ Lập sổ chuyển giao văn bản đến (theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV )

5.4) Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:

Từng bộ phận hoặc công chức chuyên môn có trách nhiệm giải quyết và theodõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến kịp thời theo thời hạn được pháp luật

quy định hoặc quy định cụ thể của CQĐV

6 Quản lý và sử dụng con dấu

6.1) Khái niệm: Dấu là thành phần biểu hiện tính hợp pháp và tính chân thực của văn bản Dấu thể hiện quyền lực của nhà nước trong văn bản của CQĐV 6.2) Nguyên tắc đóng dấu

- Chỉ đóng dấu lên văn bản, giấy tờ khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền

- Không đóng dấu khống chỉ (văn bản, giấy tờ chưa hoàn chính về nội dung)

- Dấu được đóng ngay ngắn, rõ ràng, trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bêntrái

- Người giữ dấu là người trực tiếp đóng dấu

- Dấu của CQĐV chỉ đóng lên văn bản do CQĐV ban hành

- Không đóng dấu ngoài giờ hành chính trừ trường hợp đặc biệt được thủtrưởng CQĐV quyết định cho phép

6.3) Qui định quản lý và sử dụng con dấu

Mỗi CQĐV và các chức danh Nhà nước chỉ được sử dụng một con dấu.Tùytheo chức năng, nhiệm vụ có thể xin khắc thêm dấu thu nhỏ, phóng to, dấu chìm,dấu nổi Con dấu làm xong phải được đăng ký mẫu tại cơ quan Công an

và chỉ được sử dụng sau khi đã được cấp Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫudấu.Trong trường hợp mất hoặc hỏng dấu làm thủ tục xin khắc lại dấu mới

7 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

7.1) Khái niệm hồ sơ: Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một

vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thànhtrong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm

vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân

Lập hồ sơ: là việc tập hợp và sắp xếp, biên mục văn bản, tài liệu hình thành

trong quá trình theo dõi giải quyết công việc thành một hồ sơ theo nhữngnguyên tắc và phương pháp nhất định

7.2) Tác dụng của việc lập hồ sơ

- Giúp CBCC nắm chắc thành phần, nội dung và khối lượng văn bản, tài liệuhình thành trong quá trình giải quyết công việc; tạo điều kiện thuận lợi cho việctra cứu văn bản, làm căn cứ để giải quyết công việc kịp thời, hiệu quả

- Giúp CBCC mới tiếp xúc công việc khi tiến hành thực hiện công việchiểu được khi xây dựng văn bản, giải quyết văn bản cũng như trình tự giải quyếtvăn bản một cách nhanh chóng

- Giúp CQĐV quản lý, lưu trữ các văn bản hình thành trong quá trình hoạt độngmột cách tập trung thống nhất thuận lợi cho việc nghiên cứu, tra tìm

- Góp phần tạo điều kiện thuận lợi cho giao nộp hồ sơ có giá trị của CQĐV vàolưu trữ theo đúng quy định

7.3) Yêu cầu của lập hồ sơ

- Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của CQĐV

- Văn bản, tài liệu được thu thập đưa vào hồ sơ phải có sự liên quan chặtchẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giảiquyết

- Văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải có thời hạn bảo quản bằng nhau

7.4) Phương pháp lập danh mục hồ sơ

+ Khái niệm: danh mục hồ sơ là bản thống kê (dự kiến) những hồ sơ mà cơ

quan, đơn vị cần phải lập trong một thời gian nhất định (thông thường là mộtnăm) có ghi rõ ký hiệu hồ sơ (mã hồ sơ); thời hạn bảo quản và đơn vị trên sốngười phải lập hồ sơ

+ Cách làm:

Cách thứ nhất: cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ của CQĐV dự kiến danhmục hồ sơ của từng đơn vị, từng tổ chức (tổ, phòng, ban) trong cơ quan Sau đóđưa cho cán bộ phụ trách và cán bộ nhân viên của các đơn vị tham gia ý kiến,rồi tổng hợp, bổ sung, hoàn chỉnh lại bản danh mục hồ sơ của cơ quan, trình thủtrưởng cơ quan xem xét và ký duyệt

Cách thứ hai: từng cán bộ, nhân viên của từng đơn vị, từng tổ chức (tổ, phòng,ban) trong cơ quan, căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, chương trình, kế hoạchcông tác trong năm liên quan đến nhiệm vụ cụ thể của mình để dự kiến những

hồ sơ cần lập, đưa cho cán bộ phụ trách đơn vị tham gia ý kiến Cán bộ phụtrách đơn vị tập hợp các bản dự kiến của từng cá nhân trong đơn vị, bỏ những hồ

sơ trùng hoặc không cần lập, bổ sung những hồ sơ còn thiếu thành bản danhmục hồ sơ của đơn vị Cán bộ văn thư, lưu trữ tổng hợp danh mục hồ sơ củatừng đơn vị thành danh mục hồ sơ của cơ quan, trình thủ trưởng xem xét, kýduyệt

7.5) Phương pháp lập hồ sơ công việc

Hồ sơ công việc là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề,một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quátrình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơquan, tổ chức

Cách 1: Lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ

+ Danh mục hồ sơ là bảng kê có hệ thống những hồ sơ dự kiến hình thànhtrong quá trình hoạt động cơ quan, tổ chức trong năm/nhiệm kỳ kèm theo kýhiệu và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ; được dùng làm căn cứ để các côngchức chuyên môn khi thực hiện nhiệm vụ chuyên môn triển khai thực hiện

+ Xây dựng khung phân loại và xây dựng danh mục hồ sơ

+ Trình tự: Đầu năm cán bộ mở bìa hồ sơ theo danh mục hồ sơ thu thậpvăn bản tài liệu vào bìa hồ sơ mở sẵn Cuối năm sắp xếp văn bản, xác định giátrị văn bản, tài liệu trong hồ sơ, Biên mục hồ sơ

Cách 2: Lập hồ sơ không theo danh mục hồ sơ

Đầu năm cán bộ mở bìa hồ sơ theo chức năng, nhiệm vụ của mình ,thu thập vănbản tài liệu vào bìa hồ sơ mở sẵn Cuối năm sắp xếp văn bản, xác định giá trị

văn bản, tài liệu trong hồ sơ, biên mục hồ sơ, sắp xếp hồ sơ theo trật tự logicnhất định và đánh số hồ sơ

7.6) Phương pháp lập hồ sơ nguyên tắc

Hồ sơ nguyên tắc là một tập văn bản quy phạm pháp luật có liên quan đến

một lĩnh vực hoạt động

Trình tự: Cán bộ chuyên môn căn cứ chức năng, nhiệm vụ để thu thập văn bảnquy phạm pháp luật hoặc văn bản hướng dẫn liên quan đến lĩnh vực mình đảmnhiệm thành hồ sơ

8)Làm thủ tục và thực hiện nộp lưu văn bản vào lưu trữ cơ quan

- Cán bộ chuyên môn kiểm tra toàn bộ hồ sơ, sắp xếp theo danh mục hồ sơ

- Lập mục lục hồ sơ nộp lưu và thực hiện việc nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

II CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ

1 Khái niệm, đặc điêm, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ

1.1) Khái niệm

Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu

khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ

Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bảngốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.Tài liệu lưu trữ gồm:Tài liệu lưu trữ hành chính; Tài liệu khoa học- kỹ thuật; Tài liệu lưu trữ ảnh, ghi

âm, ghi hình, phim điện ảnh; Tài liệu điện tử

1.2) Đặc điểm của tài liệu lưu trữ

- Tài liệu lưu trữ chữa đựng những thông tin quá khứ

- Tài liệu lưu trữ có tính chính xác cao

- Tài liệu lưu trữ được thống nhất quản lý

1.3) Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ: Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa đối với tất cả các

lĩnh vực kinh tế - xã hội Chính vì vậy mà Tài liệu lưu trữ được coi là “là di sảncủa dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốcViệt Nam xã hội chủ nghĩa”

2 Tổ chức xác định giá trị tài liệu

2.1) Khái niệm: Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo

những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩmquyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu

hết giá trị (Khoản 14, Điều 2, Chương I - Luật Lưu trữ năm 2011)

+Giá trị của tài liệu được thể hiện ở hai loại chủ yếu:

- Giá trị thực tiễn:là những thông tin chứa đựng trong tài liệu có thể phục vụhoạt động hàng ngày của cơ quan, cá nhân

- Giá trị lịch sử :là những thông tin chứa đựng trong tài liệu có thể phục vụ chonghiên cứu khoa học, nghiên cứu lịch sử

+Đối với việc xác định giá trị tài liệu của phông lưu trữ của cơ quan,tổ chứcđược tiến hành ở 2 giai đoạn:văn thư và lưu trữ cơ quan

- Xác định giá trị tài liệu trong giai đoạn văn thư

- Xác định giá trị tài liệu ở lưu trữ cố định (lưu trữ lịch sử)

+Tài liệu lưu trữ hết giá trị sẽ được lập danh mục và tổ chức tiêu hủy theo quyđịnh của Nhà nước

3 Chỉnh lý tài liệu

3.1) Khái niệm:Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp,

thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ

chức, cá nhân.(Khoản 13, điều 2, Luật lưu trữ năm 2011)

3.2) Yêu cầu chỉnh lý tài liệu: Sau chỉnh lý tài liệu phải đạt được các yêu cầu

sau:

- Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh

- Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu đối với lưu trữ hiện hành, xácđịnh tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu hủyđối với lưu trữ lịch sử

- Hệ thống hóa hồ sơ tài liệu

- Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và công cụ tra cứu khácphục vụ quản lý, tra cứu sử dụng

- Lập danh mục tài liệu hết giá trị để tiêu hủy

3.3) Nguyên tắc chỉnh lý tài liệu

- Không phân tán phông lưu trữ Tài liệu của đơn vị hình thành phông phải được

chỉnh lý và sắp xếp riêng biệt

- Phân loại, lập hồ sơ phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi,giải quyết công việc

- Tài liệu sau chỉnh lý phải phản ánh hoạt động của CQĐV; sự liên hệ logic

và lịch sử của tài liệu

3.4) Chuẩn bị cho chỉnh lý tài liệu

- Giao nhận tài liệu

- Vệ sinh sơ bộ tài liệu

- Khảo sát tài liệu

- Thu thập, bổ sung tài liệu

- Biên soạn các văn bản hướng dẫn gồm: bản lịch sử đơn vị hình thành phông vàbản lịch sử phông; biên soạn bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ; biên soạn bảnhướng dẫn xác định giá trị tài liệu ; lập kế hoạch chỉnh lý

3.5) Thực hiện chỉnh lý tài liệu

- Phân loại tài liệu trong chỉnh lý

Bước 1: Phân chia toàn bộ khối tài liệu đưa ra chỉnh lý thành các nhóm lớn, cụthể là các năm

Bước2: Phân chia tài liệu trong từng năm thành các mặt hoạt động

Bước 3: Phân chia tài liệu trong từng mặt hoạt động (từng Khối) thành các vấn

đề, sự việc đến hồ sơ, đơn vị bảo quản

-Lập hồ sơ, chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ

- Xác định giá trị tài liệu

- Hệ thống hóa hồ sơ

- Biên mục văn bản

3.6) Kết thúc chỉnh lý tài liệu

- Kiểm tra kết quả chỉnh lý

- Bàn giao tài liệu, vận chuyển tài liệu vào kho, giá, tủ bảo quản

-Tổng kết chỉnh lý

4 Bảo quản tài liệu lưu trữ

Khái niệm: Bảo quản tài liệu lưu trữ là công tác tổ chức và thực hiện các biện

pháp khoa học kỹ thuật để bảo vệ an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu nhằmphục vụ tốt nhất cho việc sử dụng đúng trong hiện tại và tương lai

Tài liệu lưu trữ của Phông lưu trữ của CQĐV phải được bảo quản trongphòng, kho riêng với các yêu cầu sau:

- Tài liệu sau khi lập hồ sơ được sắp xếp trong các cặp ba dây, hộp đựng tài liệu,trên các giá tủ chuyên dùng

- Có đầy đủ các phương tiện kỹ thuật hỗ trợ cho bảo quản: Quạt thông gió, hút

ẩm, phòng cháy, chữa cháy,…Có nội quy ra vào phòng kho, nội quy sử dụng tàiliệu

5 Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu

Đối tượng tra tìm tài liệu lưu trữ thuộc Phông lưu trữ của CQĐV chủ yếu làCBCC Vì vậy, tại kho lưu trữ của CQĐV bố trí một phòng đọc nhỏ để phục vụviệc khai thác sử dụng tài liệu của cán bộ, nhân viên.Ngoài ra, để đáp ứng nhucầu sử dụng, kho lưu trữ có thể làm thủ tục cho mượn tài liệu ra khỏi kho

PHẦN II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ

CỦA CHÍNH QUYỀN XÃ TÂN HƯNG I.KHÁI QUÁT LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN XÃ TÂN HƯNG

1 Vị trí địa lý

Xã Tân Hưng nằm ở trung tâm huyện Vĩnh Bảo ,thành phố Hải Phòng có

vị trí quan trọng về kinh tế, chính trị,quân sự,an ninh Có quốc lộ 10 và đường

17 chạy qua, đồng thời là cửa ngõ phía Tây Nam của thành phố Đây là địaphương giàu truyền thống lịch sử cách mạng, văn hoá, truyền thống hiếu học.Ranh giới hành chính được xác định như sau: Phía Bắc giáp xã Trung Lập, phíaTây giáp xã Hùng Tiến; An Hòa, phía Nam giáp xã Hưng Nhân,Vinh Quang,Nhân Hòa, phía Đông giáp Thị trấn Vĩnh Bảo

Với tổng diện tích đất tự nhiên 657,99 ha, trong đó diện tích đất nôngnghiệp là 501,96 ha chiếm 76,29 % diện tích đất tự nhiên Diện tích đất phinông nghiệp là 149,03 ha chiếm 22,65% diện tích tư nhiên Trước năm 1945 ,xãTân Hưng là địa bàn của 2 tổng Đông Tạ và Viên Lang thuộc phủ Vĩnh Bảo tỉnhHải Dương Sau cách mạng tháng Tám năm 1945 ,Chính phủ nước Việt Namdân chủ Cộng hòa bãi bỏ đơn vị hành chính cấp phủ , tổng,thành lập ra cấptỉnh ,huyện,xã Xã Tân Hưng được thành lập từ năm 1947 trên cơ sở sáp nhập 2

xã Song Đông và Duy Tân lấy tên là Tân Dân, sau đổi thành Tân Hưng; gồm cácthôn Điềm Niêm, Nam Tạ, Gia Phong và Kênh Trang,Đông Tạ thuộc huyệnVĩnh Bảo tỉnh Hải Dương Để thuận lợi cho kháng chiến chống Pháp năm 1952huyện Vĩnh Bảo tách khỏi tỉnh Hải Dương nhập vào tỉnh Kiến an.Đến năm 1962tỉnh Kiến an và Hải Phòng hợp nhất, xã Tân Hưng thuộc huyện Vĩnh Bảo, thànhphố Hải Phòng

Xã Tân Hưng là xã thuần nông có 2115 hộ, 6.547 nhân khẩu Hiện nay xã

có 9 cụm dân cư chia làm 4 thôn bao gồm :thôn Kênh trang (01 cụm),thôn Nam

Tạ (02 cụm),thôn Gia Phong (05 cụm),thôn Điềm Niêm (01 cụm) Dưới sự lãnhđạo của Đảng Cộng sản Việt Nam và Bác Hồ kính yêu ngày 11 tháng 11 năm

1947 Chi bộ Đảng Cộng sản xã Tân Hưng được thành lập với 09 đảng viên, trảiqua 67 năm xây dựng,chiến đấu và trưởng thành, đến nay Đảng bộ đã có 245Đảng viên, sinh hoạt ở 12 chi bộ bao gồm 09 chi bộ các cụm dân cư, 01 chi bộtrạm y tế,01 chi bộ trường tiểu học, 01 chi bộ trường mầm non Sự hình thành vàphát triển của các làng xã Tân Hưng khác nhau song nhìn chung cư dân đến đâykhai phá đất hoang lập lên làng xã sinh sống chủ yếu bằng gieo trồng lúa

nước ,đánh bắt tôm cá ,chăn nuôi gia súc, gia cầm, làm nghề thủ công và buônbán Trong quá trình sinh sống cho đến nay, do điều kiện thiên nhiên khắcnghiệt và chống ngoại xâm cư dân xã Tân Hưng sớm có mối quan hệ gắn bó tìnhlàng nghĩa xóm, giàu truyền thống yêu nước, tinh thần đoàn kết, tương thântương ái, lá lành đùm lá rách.

2 Điều kiện kinh tế - xã hội

Thực hiện nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội năm 2013, trong bối cảnhtình hình kinh tế trong nước còn tiếp tục đối mặt với nhiều khó khăn, thách thức;tình hình dịch bệnh và giá cả biến động đã ảnh hưởng đến sản xuất và đời sốngnhân dân Dưới sự lãnh đạo, chỉ đạo Đảng ủy, sự hoạt động có hiệu quả củaUBND xã Tân Hưng, sự nỗ lực phấn đấu của các ngành, đoàn thể; sự đồngthuận của nhân dân nên tình hình kinh tế - xã hội của xã tiếp tục ổn định và tăngtrưởng

Thực hiện tập trung chỉ đạo sản xuất nông nghiệp, chuyển dịch cơ cấu

giống cây trồng có hiệu quả theo chủ đề năm của Huyện‘‘Du lịch và phát triển vùng sản xuất hàng hóa tập trung’’;khuyến khích phát triển kinh tế trang trại ,

gia trại, sản xuất nấm, áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất Năm

2013 tổng sản phẩm tăng 8,9% (trong đó nông nghiệp - thủy sản tăng 1,3%,công nghiệp - xây dựng tăng 51,4%;thương mại và dịch vụ tăng 11,3%) Trongsản xuất nông nghiệp tập trung chỉ đạo khắc phục hậu quả thời tiết đảm bảo đủlượng giống ,cấy hết diện tích, chủ động chăm bón và phòng trừ sâu bệnh cuối

vụ Do vậy năng suất lúa cả năm /ha canh tác đạt 12,2 tấn /ha Đồng thời thựchiện tốt công tác phòng trừ dịch bệnh cho đàn gia súc gia cầm Gía trị trồng trọt,chăn nuôi, nuôi trồng thủy sản tăng so với cùng kỳ; trong đó trồng trọt tăng4,7%, chăn nuôi tăng 10,6%, thủy sản tăng 13,9% Trong điều kiện suy giảmkinh tế của cả nước ,Thành phố, Huyện nói chung, địa phương nói riêng song xãTân Hưng đã cố gắng tập trung đầu tư xây dựng hoàn thành một số hạng mụccông trình xây dựng cơ bản với tổng vốn đầu tư của Nhà nước ước đạt 11.500triệu đồng Tập trung cao thực hiện chương trình xây dựng nông thôn mới.Vềvăn hóa xã hội được sự quan tâm và chỉ đạo bám sát nhiệm vụ chính trị của địaphương , một số lĩnh vực đã có chuyển biến tích cực và đạt kết quả khá Phongtrào toàn dân đoàn kết xây dựng đời sống văn hóa ở khu dân cư tiếp tục pháttriển, các chế độ chính sách xã hội được thực hiện đầy đủ An ninh chính trị -quốc phòng được giữ vững và ổn định, đặc bệt là công tác giao quân nhập ngũđạt 137% kế hoạch huyện Công tác thanh tra tư pháp được đẩy mạnh, đơn thưkiến nghị của công dân được tập trung giải quyết, sự điều hành của chính quyền

được tăng cường, có sự đổi mới và hiệu quả.Thu chi ngân sách cơ bản hoànthành nhiệm vụ chính trị xã hội tại địa phương Các hoạt động văn hoá - xã hộiđược duy trì, giáo dục đạt được thành tích cao

Tăng cường trách nhiệm của người đứng đầu, đổi mới quản lý về lề lốilàm việc đối với đội ngũ CBCC Duy trì tốt công tác tiếp dân và thực hiệnnghiêm các quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo, phòng chống thamnhũng, thực hành tiết kiệm.Cải cách thủ tục hành chính tại bộ phận‘‘mộtcửa’’của UBND xã đảm bảo đúng quy định, tạo thuận tiện cho tổ chức, côngdân đến giao dịch.Mục tiêu phát triển kinh tế xã hội năm 2014 là tập trung huyđộng và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực đầu tư phát triển kinh tế - xã hội,phấn đấu đạt tốc độ tăng trưởng cao hơn năm 2013, tiếp tục thực hiện đồng bộcác giải pháp chuyển dịch nhanh cơ cấu kinh tế theo hướng đô thị; đẩy mạnhphát triển lĩnh vực văn hóa - xã hội, bảo đảm an sinh xã hội, từng bước cải thiệnđời sống vật chất và tinh thần cho nhân dân; giữ vững ổn định chính trị, bảo đảmquốc phòng, an ninh và bảo vệ môi trường để phát triển bền vững

II HỆ THỐNG TỔ CHỨC, QUYỀN HẠN,CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CHÍNH QUYỀN XÃ TÂN HƯNG

- Chính quyền: Chủ tịch UBND, Phó Chủ tịch UBND, Chỉ huy trưởng quân sự,Trưởng công an, Văn phòng - thống kê, Tư pháp - Hộ tịch, Địa chính - Xâydựng, Văn hóa - Xã hội, Tài chính - Kế toán

2.Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND xã Tân Hưng 2.1) Những quy định chung

- UBND xã Tân Hưng là cơ quan tổ chức và chỉ đạo việc thi hành hiến pháp,pháp luật, các văn bản của công chức xã và cụm dân cư Trong phạm vi nhiệm

vụ quyền hạn do pháp luật quy định, UBND xã Tân Hưng quyết định, chỉ thị và

tổ chức thực hiện, kiểm tra việc thi hành các văn bản đó

- UBND xã Tân Hưng tổ chức tiếp công dân thường xuyên và định kỳ tại trụ sởtheo quy định Nội dung đơn tố cáo, khiếu nại liên quan đến bộ phận nào thìtrưởng các bộ phận đó chịu trách nhiệm chuẩn bị nội dung trả lời UBND xã TânHưng căn cứ thẩm quyền được pháp luật quy định để xem xét giải quyết cáckiến nghị tố cáo, khiếu nại của công dân theo luật khiếu nại tố cáo.

2.2) Chức năng

- Chức năng của UBND xã Tân Hưng là quản lý nhà nước trên các lĩnh vực đờisống xã hội ở địa phương bằng pháp luật, theo pháp luật; tổ chức chỉ đạo việc thihành pháp luật, nghị quyết của HĐND

2.3) Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Tân Hưng

- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐND thôngqua và trình UBND huyện phê duyệt và tổ chức thực hiện kế hoạch đó Lập dựtoán, quyết toán ngân sách địa phương để trình HĐND phê duyệt và báo cáo cơquan hành chính nhà nước, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp và tổ chức thựchiện kế hoạch đó

- Căn cứ nghị quyết của HĐND, phối hợp với các cơ quan nhà nước cấp trên để

tổ chức thực hiện theo từng lĩnh vực như thu thuế, phí và lệ phí đảm bảo thuđúng, thu đủ, thu kịp thời và báo cáo về ngân sách theo quy định của pháp luật,đồng thời huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựngcác công trình kết cấu hạ tầng của địa phương trên nguyên tắc tự nguyện

- Lập quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của xã và tổ chức thực hiện cácchương trình, kế hoạch, đề án, áp dụng các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa họccông nghệ để phát triển ngành, nghề mới và phát huy nghề truyền thống của xãnhằm giải quyết việc làm, cải thiện điều kiện làm việc nâng cao sản xuất Kiểmtra việc quản lý các công trình công cộng, đường giao thông, trụ sở trường học,trạm y tế, công trình điện, nước theo quy hoạch đã được phê duyệt đồng thời tổchức thực hiện xây dựng, tu sửa giao thông các công trình, các công trình cơ sở

hạ tầng từng khác tại địa phương theo quy định của pháp luật

- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục tại địa phương, phối hợp vớicác cơ quan quản lý hành chính Nhà nước cấp trên để quản lý trường tiểu học,trường trung học, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫu giáo, huy động trẻ emvào lớp 1 đúng độ tuổi

- Tổ chức các hoạt động văn hóa, thông tin, nghệ thuật, thể dục, thể thao; tổchức thực hiện việc hướng dẫn các lễ hội truyền thống; bảo vệ di tích lịch sử,văn hoá danh lam thắng cảnh ở địa phương; Vận động nhân dân xây dựng đời

sống văn minh, gia đình văn hóa Ngăn chặn các tệ nạn xã hội và những biểuhiện không lành mạnh trong đời sống xã hội ở địa phương.

- Tổ chức quản lý, kiểm tra các chương trình y tế cơ sở, dân số kế hoạch hóa giađình được giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh, phòng chống các dịch bệnh

- Tổ chức thực hiện chính sách, chế độ với thương binh, bệnh binh, gia đình liệt

sỹ, những người có công với nước; thực hiện công tác chính sách xã hội, hoạtđộng nhân đạo, từ thiện và vận động nhân dân giúp đỡ các gia đình khó khăn,người già, người tàn tật, trẻ mô côi không nơi nương tựa

- Tổ chức huấn luyện quân sự phổ thông, tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốcphòng an toàn, xây dựng làng xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương,thực hiện công tác khám tuyển nghĩa vụ quân sự theo kế hoạch; đăng ký quản lýquân nhân dự bị động viên; xây dựng, huấn luyện và sử dụng lực lượng dânquân tự về ở địa phương

- Thực hiện các biện pháp đảm bảo an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xây dựngphong trào quần chúng bảo vệ an ninh tổ quốc vững mạnh; thực hiện biện phápphòng ngừa các hành vi vi phạm pháp luật Phối hợp với các cơ quan hành chínhtheo quy định của pháp luật Tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lạicủa người nước ngoài tại địa phương

3 Chức năng, nhiệm vụ của công chức văn phòng

- Tham mưu cho Chủ tịch UBND cấp xã thực hiện chức năng quản lý nhà nước

về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã, bảo đảm sự thống nhất quản lýtheo lĩnh vực chuyên môn

- Tham mưu cho Chủ tịch UBND cấp xã trong việc quản lý hồ sơ, tài liệu củaHĐND và UBND cấp xã; quản lý văn bản đi, đến; quản lý hồ sơ, tài liệu trongkho lưu trữ cấp xã; hướng dẫn CBCC cấp xã lập hồ sơ công việc; tổ chức sắpxếp có hệ thống, bảo quản hồ sơ, tài liệu an toàn để phục vụ lâu dài cho công táccủa HĐND và UBND cấp xã; phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệulưu trữ của các tổ chức và cá nhân

III.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI CHÍNH QUYỀN XÃ TÂN HƯNG

1 Công tác văn thư

Thực hiện Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ vềcông tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ

về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư,Thông tư 07/2011/TT-BNV,UBND xã có những quy định về chế độ tiếp nhận, xử lý, phân phối, giải quyết