đổi mới công tác văn thư lưu trữ tại bệnh viện đại học y dược thành phố hồ chí minh

Báo cáo thực tập GVHD: ThS.Nguyễn Thế Tài PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ BỆNH VIỆN BỆNH VIỆN ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP HCM 215 Hồng Bàng - P.11 - Quận Điện thoại: 083.8554269 - Fax: 39506126 Email: bvdaihochcm.vnn.vn Website: www.bvdaihoc.com.vn TỔ CHỨC BỘ MÁY- NHÂN SỰ 1.1Tổ chức - Lãnh đạo Bệnh viện: Giám đốc : PGS TS Võ Tấn Sơn Phó Giám đốc : GS TS Đặng Vạn Phước PGS TS Phan Chiến Thắng PGS TS Nguyễn Hồng Bắc - 09 Phịng chức năng: Hành chính, Kế hoạch Phát triển, Nhân sự, Nghiệp vụ, Điều dưỡng, Khoa học Đào tạo, Công nghệ thông tin, Vật tư Thiết bị,Tài Kế tốn - 23 khoa lâm sàng cận lâm sàng: Khoa Khám bệnh; Khoa Ngoại 1, Khoa Ngoại tổng hợp; Khoa Ngoại tiêu hóa- Gan mật; Khoa Phẫu thuật; Khoa Phẫu Trang Báo cáo thực tập GVHD: ThS.Nguyễn Thế Tài thuật Tim mạch; Khoa Hồi sức; Khoa Cấp cứu; Khoa Nội tổng hợp; Khoa Nội Tim mạch; Khoa Tạo hình – Thẩm mỹ; Khoa Xét nghiệm; Khoa Chẩn đốn Hình ảnh; Khoa Thăm dị chức năng; Khoa Nội soi; Khoa Dược; Khoa Mắt; Khoa Kiểm soát nhiễm khuẩn; Khoa Tai Mũi Họng; Khoa Vật lý Trị liệu; Khoa Y học cổ truyền; Khoa Châm cứu - Dưỡng sinh; Khoa Phụ sản 1.2 Nhân Hiện bệnnh viện có 1806 Cán - viên chức bao gồm: - Sau đại học : 470 (Giáo sư, PGS, TS, Ths, CKI, CK2) - Đại học: 370 (Bác sĩ, Dược sĩ, kỹ sư, cử nhân) - Trung học: 646 (Dược sĩ, kỹ thuật viên y, Điều dưỡng, nữ hộ sinh…) - Các nhân viên khác: 320 1.3 Các sở mạnh  Cơ sở : 215 Hồng bàng - Phường 11 - Quận _ Chuyên khoa Đa khoa Thế mạnh ngoại khoa  Cơ sở : 201 Nguyễn Chí Thanh - Phường 12 - Quận _Chuyên khoa Tai mũi họng - Thẩm mỹ - Vật lý Trị liệu  Cơ sở : 221B Hoàng Văn Thụ - Phường - Quận Phú Nhuận _ Chuyên khoa Y học Cổ truyền - Châm cứu Dưỡng sinh  Cơ sở : 243A Hoàng Văn Thụ - Phường 01 - Quận Tân Bình _Chuyên khoa Sản phụ khoa - Sanh không đau Trang Báo cáo thực tập GVHD: ThS.Nguyễn Thế Tài Trang Báo cáo thực tập GVHD: ThS.Nguyễn Thế Tài CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN  Bệnh viện Đại học Y dược TP Hồ Chí Minh Bệnh viện bán cơng Việt Nam, tên tiếng Anh University Medical Center (UMC)  Ngày 20/01/1994 Bộ trưởng Bộ Y tế ký định thành lập phòng khám Đa khoa Đại học Y Dược TP Hồ Chí Minh Ngày 10/04/1994 phịng khám thức vào hoạt động  Ngày 18.10.2000: Bộ trưởng Bộ Y tế ký định thành lập Bệnh viện Đại học Y Dược TP.HCM thuộc trường Đại học Y Dược TP.HCM sở sáp nhập phòng khám đa khoa Đại học Y Dược, phịng khám bệnh ngồi thuộc khoa Điều dưỡng Kỹ thuật Y học sở khám chữa bệnh nội, ngoại trú thuộc Khoa Y học cổ truyền, với 300 giường bệnh, phòng mổ 16 khoa lâm sàng cận lâm sàng  Sáu năm sau ngày thành lập, Bệnh viện Đại học Y Dược đời theo Quyết định số 3639/200/QĐ-BYT ngày 18 tháng 10 năm 2000 Bộ trưởng Bộ Y tế, đáp ứng nhu cầu khám chữa bệnh chất lượng cao cho nhân dân Trải qua thời gian hoạt động phát triển Bệnh viện có sở với 500 giường bệnh, 18 phòng mổ trang bị đại 52 phòng khám với đầy đủ chuyên khoa.Với hoạt động ấy, sở phịng ốc hữu khơng thể đáp ứng Ngày 12.12.2001 Bộ trưởng Y tế phê duyệt dự án Đầu tư xây dựng, mở rộng nâng cấp bệnh viện Ngày 20.02.2006 Bộ trưởng Bộ Y tế phê duyệt lại dự án đầu tư xây dựng, mở rộng nâng cấp Bệnh viện Theo đề án, sở bệnh viện Đại học Y Dược có khn viên 8.737m2 với 15 tầng tầng hầm gồm phòng như: phòng cấp cứu, phòng khám, khu chẩn đốn hình ảnh, khu xét nghiệm, thăm dị chức năng, làm thủ thuật, khu hành chính… Bệnh viện có thêm 15 phòng mổ phòng bệnh cho 600 bệnh nhân nội trú Trang Báo cáo thực tập  GVHD: ThS.Nguyễn Thế Tài Việc phát triển Bệnh viện theo mơ hình viện – trường giữ vững ổn định Bệnh viện tình hình biến động giới nước Quyết định 3446/QĐ-BYT ngày 21 tháng năm 2010 Bộ trưởng Bộ Y tế cho phép Bệnh viện Đại học Y Dược TP Hồ Chí Minh chuyển đổi mơ hình hoạt động từ bán cơng sang hạch tốn độc lập theo quy định Nghị định 69/2008/NĐ-CP ngày 30 tháng năm 2008 Chính phủ sách khuyến khích xã hội hóa hoạt động lĩnh vực giáo dục, dạy nghề, y tế, văn hóa, thể thao, mơi trường  Ngày 15 tháng năm 2011, Bệnh viện nhận Quyết định số 727/QĐ-BYT Bộ Y tế việc ban hành Điều lệ hoạt động Bệnh viện Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh - Bệnh viện Đại học Y Dược thành phố Hồ Chí Minh bệnh viện công lập trực thuộc Đại học Y Dược thành phố Hồ Chí Minh Ngày 06 tháng năm 2011, Hiệu trưởng Đại học Y Dược thành phố Hồ Chí Minh ban hành định số 607/QĐ-ĐHYD-TC việc thành lập Hội đồng Quản lý Trường – Bệnh viện  Ngày 20 tháng năm 2011, Chủ tịch nước Nguyễn Minh Triết thăm làm việc Bệnh viện, Chủ tịch đạo thực số công việc cụ thể hứa giúp Bệnh viện tháo gỡ vướng mắc công tác xây dựng để Bệnh viện sớm hoàn thành đưa vào hoạt động CÁC HÌNH THỨC HOẠT ĐỘNG VÀ KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC Ban đầu, có sở với 48 giường bệnh Hiện bệnh viện có sở tọa lạc địa điểm thành phố.số giường bệnh 450, số người đến khám bệnh ngày 2.500 – 3.000, số bệnh nhân mổ ngày 80 Bệnh viện có đơn vị phẫu thuật nội soi thuộc Trung tâm Y tế chuyên sâu quốc gia Trên sở thành lập Trung tâm huấn luyện phẫu thuật nội soi, trung tâm mổ nọi soi nước, hạt nhân thành lập Hội phẫu thuật nội soi Việt Nam.Trung tâm Bộ trưởng Bộ Y tế tặng khen Trang Báo cáo thực tập 3.1 GVHD: ThS.Nguyễn Thế Tài Công tác điều trị  Triển khai nhiều kỹ thuật công tác điều trị cho bệnh nhân  Mở rộng thêm Khu điều trị Nội trú Khu liên kết với BV 30-4 giúp giảm tải bệnh nhân nội trú nâng cao chất lượng phục vụ bệnh nhân  Tuy nhiên số trường hợp sai sót chun mơn đơn thư khiếu nại, khiếu kiện dẫn đến việc miễn giảm viện phí cho bệnh nhân tăng nhiều so với tháng đầu năm 2010 3.2 Công tác đào tạo Trong tháng đầu năm 2011, Bệnh viện trì đảm bảo hoạt động đào tạo, tổ chức lớp học cho nhiều đối tượng từ cấp quản lý đến nhân viên bệnh viện Bệnh viện đã hợp tác với Bệnh viện Đại học Quốc gia Đài Loan (NTUH), Bệnh viện Christian Chuanghua – Đài Loan Công ty Johnson & Johnson Medical Vietnam công tác đào tạo CB-VC Bệnh viện Tham gia chương trình đạo tuyến cho bệnh viện tuyến dưới, thuộc chuyên khoa như: Ngoại Xương khớp, Ngoại Tiêu hóa, Hậu mơn trực tràng, Chẩn đốn hình ảnh, phẫu tḥt tim mạch…Tiếp nhận học viên đến đào tạo nước và ngoài nước, đặc biệt nhận đào tạo bác sĩ nước ngồi đến học phẫu thuật nội soi tiêu hóa, nội soi Đại trực tràng, niệu 3.3 Nghiên cứu khoa học Số lượng đề tài nghiên cứu khoa học dài hạn tăng so với tháng đầu năm 2010, tổng cộng 56 đề tài cấp Bộ/Thành phố cấp sở (tăng 03 đề tài), 06 đề tài thử nghiệm lâm sàng (tăng 01 đề tài) Ngoài ra, Bệnh viện tiến hành đăng ký đề tài cấp Cơ sở năm 2011 – 2012 với số lượng 29 đề tài Bác sĩ bệnh viện Trang Báo cáo thực tập 3.4 GVHD: ThS.Nguyễn Thế Tài Hợp tác quốc tế Để phát triển chuyên môn, Các khoa, phòng đơn vị bệnh viện hợp tác với tổ chức y tế Quốc tế, Hội… Bệnh viện tổ chức ký kết hợp tác chuyên môn, đào tạo với đối tác nước; Tổ chức thành công hội nghị, hội thảo, huấn luyện 3.5 Xây dựng Hiện nay, bệnh viện gấp rút hoàn thành xây dựng nhà mới, hoàn thành kết cấu phần thân cơng trình Tuy nhiên, từ 31/12/2010 đến Nhà thầu Investco tạm ngưng công tác thi cơng cơng trường Chủ đầu tư chưa phê duyệt dự toán hiệu chỉnh (giá trị dự toán hiệu chỉnh tăng từ 155 tỉ tăng lên gần 281 tỉ) phụ lục hợp đồng việc gia hạn thời gian thi công Nhà thầu Investco Một số hạng mục hồn thành 100%: Cơng tác bê tơng cốt thép từ tầng đến tầng mái, xây tường từ tầng hầm đến tầng mái, ốp lát gạch cầu thang, ốp tường từ hầm 02 đến tầng mái, chống thấm bên nhà, phun trần Urathane, lắp đặt hệ dầm sàn thép hố EPS tầng hầm 01 đến tầng mái 1, hệ thống điện, hệ thống điện thoại, hệ thống tivi, hệ thống mạng LAN, hoàn thiện kéo cáp mạng LAN tầng đến 14, hệ thống báo cháy: hoàn thiện kéo cáp báo cháy tầng đến tầng 14 PHẦN II: CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP.HỒ CHÍ MINH CHƯƠNG I:CƠ SỞ LÝ LUẬN, TÍNH PHÁP LÝ VỀ CƠNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ Các hhái niệm a) Khái niệm văn phòng Trang Báo cáo thực tập GVHD: ThS.Nguyễn Thế Tài Văn phònglà máy làm việc tổng hợp trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành ban lãnh đạo quan, đơn vị,giúp giải công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ thẩm quyền quan, đơn vị, địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại quan, đơn vị b) Khái niệm cơng tác văn thư Cơng tácvăn thư khái niệm dùng để tồn công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải văn bản, lập hồ sơ hành nhằm đảm bảo thông tin văn cho hoạt động quản lý quan, tổ chức c) Khái niệm tài liệu lưu trữ Tài liệulưu trữ tài liệu hình thành q trình hoạt động quan, đồn thể, xí nghiệp cá nhân có ý nghĩa trị, kinh tế, văn hóa, khoa học lịch sử ý nghĩa khác bảo quản phòng, kho lưu trữ d) Khái niệm công tác lưu trữ Công tác lưu trữ hoạt động nghiệp vụ tổ chức khoa học, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho yêu cầu xã hội Công tác lưu trữ ngành hoạt động Nhà nước (xã hội) bao gồm mặt trị, khoa học, pháp chế thực tiễn tổ chức khoa học, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Cơ sở lý luận tính pháp lý Cơng tác văn thư hoạt động thiếu quan, đảm bảo thông tin văn phục vụ công tác quản lý Nghị định 110/2004/NĐ-CP quy định văn phịng quan (hoặc phịng hành nơi khơng có văn phịng) đơn vị trực tiếp giúp thủ trưởng quan công tác Từ thực tế Bệnh viện Đại học Y Dược tổ chức hình thức văn thư tập trung vào đầu mối phòng hành chánh quan Bộ phận văn thứ có 04 cán văn thư chuyên Trang Báo cáo thực tập GVHD: ThS.Nguyễn Thế Tài trách gồm: 01 cử nhân hành chính, 01 trung cấp hành chính, 02 nhân viên có giấy chứng nhận nghiệp vụ hành văn phịng Hiện quan chưa có quy định cụ thể cơng tác văn thư hàng năm có mở lớp tập huấn cơng tác văn thư cho nhân viên văn phịng giảng viên trường đại học quốc gia hướng dẫn Xuất phát từ nhiệm vụ cụ thể, quan tâm đạo trực tiếp ban lãnh đạo, công tác văn thư - lưu trữ bệnh viện thời gian qua hoàn thành tốt nhiệm vụ giao nhờ áp dụng quy định Nhà nước công tác văn thư–lưu trữ như: - Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quy định việc quản lý, sử dụng dấu Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 1/4/2009 Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/ NĐ-CP ngày08/4/2004 - Chính phủ quy định công tác văn thư Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 8/2/2010 Chính Phủ sửađổi, bổ sung Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP - ngày 06/5/2005 Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ hướng dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày văn Thông tư 01/2011/TT-BNV thay phần TTLT - Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Cơng văn số 425/VTLTNN-NVTW - ngày 18/7/2005 Cục văn thư lưu trữ Nhà nước việc hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến Với phương châm nắm bắt xử lý thơng tin nhanh chóng, xác kịp thời, đạt hiệu cao kết hợp với việc kiểm tra, đôn đốc giải tốt công việc liên quan đến công tác văn thư hồ sơ tài liệu bệnh viện, Trang Báo cáo thực tập GVHD: ThS.Nguyễn Thế Tài bước đổi phong cách làm việc cán nhân viên văn thư nói riêng tồn thể cán nhân viên văn phịng.Ngồi việc đăng ký thông tin văn đi, văn đến vào sổ đăng ký cơng văn, nhân viên văn thư cịn cập nhật vào máy vi tính để giúp việc tra tìm tài liệu nhanh chóng, xác có hiệu Mặt khác, Trưởng phịng Hành trực tiếp thường xuyên theo dõi công tác văn thư, kiểm tra, giám sát, nhắc nhở nhân viên văn thư thực tốt cơng tác văn thư CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁCVĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN Tình hình ban hành văn tổ chức quản lý văn bệnh viện: 1.1 Đối với văn Giám đốcbệnh viện người có quyền ký ban hành tất loại văn Ngoài ra, Giám đốc Bệnh viện có quy định cụ thể văn ký thay như: Quyết định; tạm tuyển, điều động, học Công văn (về hợp tác chuyên môn, chuyển giao kỹ thuật, hỗ trợ chuyên môn) bệnh viện thành phố, bệnh viện địa phương khác nước Phó Giám đốc quyền ký thay.Các Trưởng phịng ký thừa lệnh (đối với văn hành thơng thường mang tính chất nội bộ) Các loại văn bệnh viện ban hành như: Quyết định, quy định, nội quy văn hành chánh để thực nhiệm vụ, quyền hạn (thơng báo, chương trình, kế hoạch, báo cáo, tờ trình, cơng văn, giấy mời họp….) 1.1.1 Quy trình ban hành văn a Soạn thảo văn Mọi hoạtđộng công tác văn thư bệnh viện thực theo quy định nhà nước, đồng thời đảm bảo bí mật hoạt động bệnh viện Trang 10 Báo cáo thực tập GVHD: ThS.Nguyễn Thế Tài sổ Cán văn thư bệnh viện theo dõi việc chuyển phát văn cách lập phiếu gửi để theo dõi 1.2 Đối với văn đến Hàngngày Bệnh viện Đại học Y Dược nhận khoảng 10 văn đến Những văn quan cấp gửi tới như: Bộ Y tế, sở Y tế trường Đại học Y Dược TP HCM Ngồi ra, cịn nhận văn bệnh viện mang tính chất giao dịch, hỗ trợ chuyên môn đào tạo như: Bệnh viện Nguyễn Tri Phương, Bệnh viện Nhân Dân Gia Định, Viện tim, Bệnh viện Nguyễn Đình Chiểu – Bến Tre, bệnh viện Đa khoa số tỉnh thành (Gia Lai, Ninh Thuận, Đồng Tháp….) văn Phường 11, Quận gửi tới mang tính chất cơng tác hành 1.2.1 Sổ đăng ký văn đến Dosố lượng văn không nhiều (khoảng 350 văn bản/năm), phận văn thư dùng 01 sổ để đăng ký văn đến theo mẫu công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18-7- 2005 Cục văn thư lưu trữ nhà nước * Mẫu sổ đăng ký văn đến: (Mẫu trình bày phần phụ lục) 1.2.2 Quy trình tiếp nhận, giải quản lý văn đến: a Tiếp nhận đăng ký văn Tấtcả văn đến phận văn thư Bệnh viện kiểm tra kỹ lưỡng, phân loại cho số công văn đến, đóng dấu “đến” ghi số ngày đến, đăng ký vào sổ văn đến sau chuyển phát cho đơn vị cá nhân có liên quan Văn đến chuyển phát kịp thời ngày, xảy tình trạng phát hành văn sang ngày hơm sau Ngồi phận văn thư khơng mở bì loại sau: o Bì thư ghi rõ tên người nhận o Thư riêng cá nhân o Văn gửi cho đồn thể cơng ty… b Trình, chuyển giao văn đến Trang 14 Báo cáo thực tập GVHD: ThS.Nguyễn Thế Tài Trìnhvăn đến: phận văn thư sau nhận văn đến, đóng dấu đến kịp làm thủ tục đăng ký vào sổ văn đến trình Trưởng phịng Hành xem xét cho ý kiến phân phối, đạo giải Sau có ý kiến lãnh đạo phận văn thư có trách nhiệm photocopy lưu lại bản, chuyển giao cho đơn vị, cá nhân xử lý theo quy định Khi chuyển giao văn phận văn thư lập sổ ký nhận văn c Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến: Khi nhận công văn, Trưởng đơn vị có trách nhiệm đạo giải kịp thời văn đến thuộc lĩnh vực phân công phụ trách phối hợp với đơn vị khác giải kịp thời văn liên quan Trưởng phịng Hành ln đơn đốc đơn vị có liên quan giải nhanh chóng theo thời gian quy định 1.3 Đối với việc quản lý sử dụng dấu Bệnh viện Đại học Y Dược sử dụng 02 loại dấu, là: Dấu trịn: 01 dấu Dấu vng: 23 dấu bao gồm: dấu sở trực thuộc, khoa, phòng (phòng nghiệp vụ) bảo hiểm y tế… Cách quản lý sử dụng dấu: - Trưởng phịng Hành chịu trách nhiệm giúp Giám đốc quản lý, bảo quản dấu bệnh viện.Con dấu (dấu tròn) lưu giữ bảo quản bệnh viện, giao cho nhân viên văn thư giữ đóng dấu Trong trường hợp yêu cầu giải cơng việc ngồi bệnh viện phải đồng ý Giám đốc - Nhân viên văn thư luôn: o Bảo quản dấu chặt chẽ, không giao dấu cho người khác chưa phép văn Trưởng Phịng Hành lãnh đạo cơng ty o Văn thư tự đóng dấu vào văn bệnh viện Trang 15 Báo cáo thực tập o GVHD: ThS.Nguyễn Thế Tài Chỉ đóng dấu vào văn bản, tài liệu sau có chữ ký người có thẩm quyền ký văn Khơng đóng dấu khống Tất văn quan ban hành đóng dấu đóng quy định (đóng lên 1/3 bên trái chữ ký), rõ ràng, ngắn, chiều, mục * Đối với dấu vuông: Đây dấu mang tính chất nội nên lưu giữ sở phận nhằm phục vụ cho cơng tác hành hàng ngày 1.4 Lập hồ sơ nộp hồ sơ lưu trữ quan Lập danh mục hồ sơlà tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan, giúp cho việc quản lý công văn giấy tờ chặt chẽ.Vì quan có lập danh mục hồ sơ Ngồi có số đơn vị làm công tác lập hồ sơ cách thu thập tài liệu liên quan đến công việc đựng bìa nhựa, sau kết thúc cơng việc tài liệu lưu trữ bìa hồ sơ Hiện tài liệu hành lưu trữ đơn vị Cịn tài liệu chun mơn (bệnh ánh nội trú) Giám đốc Bệnh viện quy định sau: Nộp hồ sơ kho lưu trữ sau 24 kể từ bệnh nhân xuất viện Tổ chức thực công tác lưu trữ bệnh viện Tổ lưu trữ tài liệu chun mơn có nhân viên gồm: kỹ sư tin học, thư ký hành chánh, thư ký y khoa, điều dưỡng nhân viên xếp hồ sơ Các nhân viên tổ lưu trữ thường xuyên đạo tào nâng cao chuyên môn thực hành thực tế bệnh viện Chợ Rẫy, bệnh viện Pháp việt Tài liệu hành (được lưu trữ đơn vị), tài liệu chuyên môn (lưu trữ kho lưu trữ) lưu trữ, xếp đảm bảo tính khoa học, liên kết chặt chẽ với theo nội quy, quy định bệnh viện với phương pháp quản lý đúng, phù hợp với tình hình bệnh viện, giúp cho nhân viên lưu trữ thực tốt phần việc mình, phục vụ nhanh chóng cơng tác hoạt động bệnh viện 2.1 Tình hình tài liệu quan a Các loại tài liệu Trang 16 Báo cáo thực tập GVHD: ThS.Nguyễn Thế Tài - Tài liệu hành chính: (cơng văn đi, cơng văn đến, bảng lương, định mức lương, BHXH, BHYT, đào tạo…) - Tài liệu chuyên môn như: hồ sơ bệnh án nội trú, ngoại trú - Tài liệu phim như: Phim X-quang, phim cơng hưởng từ (MRI), phim X-quang cắt lớp điện tốn (CT Scanner) - Tài liệu Xây dựng bản: (hồ sơ dự thầu, đấu thầu, vẽ thiết kế, hồ sơ dự tốn cơng trình…) - Tài liệu kế toán: (chứng từ kế toán, quỹ tiền mặt, sổ cái, báo cáo tài chính, tài sản cố định…) b Tài liệu kho lưu trữ bao gồm Hiện tài liệu hành chính, tài liệu xây dựng bản, tài liệu kế toán lưu trữ đơn vị cịn lại tài liệu chun mơn: hồ sơ bệnh án nội trú, ngoại trú chiếm tỉ lệ 90% số hồ sơ có kho lưu trữ tài liệu phim lưu trữ kho lưu trữ bệnh viện Tình hình tài liệu từ năm 1994 đến năm 2002 đa phần tài liệu nằm rải rác chưa lưu trữ chưa chặt chẽ phần công việc khoa, phòng cá nhân phụ trách tự lưu giữ phận, mức độ lưu giữ vào thời điểm cịn hạn chế chưa có nhân viên lưu trữ chuyên nghiệp, nên việc thực chủ yếu làm theo kinh nghiệm Tuy nhiên, bệnh viện có hướng khắc phục cách phục hồi lại số tài liệu giai đoạn đưa vào hệ thống lưu trữ hoàn chỉnh Số lượng tài liệu từ năm 2002 đến vào ổn định Tất tài liệu hình thành trình hoạt động bệnh viện ngày hình thành phát triển với phát triển bệnh viện, phần lớn nhóm tài liệu chun mơn Năm 2011 số lượng hồ sơ bệnh án nhập vào kho lưu trữ 34.000 hồ sơ 2.2 Tình hình thực nội dung nghiệp vụ a Thu nhập bổ sung tài liệu lưu trữ Trang 17 Báo cáo thực tập GVHD: ThS.Nguyễn Thế Tài Hàng tháng nhân viên phận kho lưu trữ tài liệu chuyên môn (hồ sơ bệnh án nội trú) thống kê số liệu số hồ sơ lưu nộp thu thập hồ sơ lại khoa - Phối hợp với đơn vị, cá nhân xác định hồ sơ tài liệu cần thu thập - Hướng dẫn đơn vị chuẩn bị hồ sơ tài liệu giao nộp lưu thống kê thành mục lục hồ sơ, tài liệu hồ sơ nộp lưu - Tổ chức tiếp nhận tài liệu lập biên giao nhận tài liệu - Nhập hồ sơ lưu trữ vào phần mềm lưu trữ hồ sơ bệnh án b.Phân loại tài liệu Phân loại tài liệu lưu trữ xếp, hệ thống hóa tài liệu theo phương án định, sửa chữa phục hồi hồ sơ, đơn vị bảo quản để thực tối ưu hóa tài liệu Tài liệu lưu trữ bệnh viện lưu trữ theo phương án Thời gian - Cơ cấu tổ chức Các tài liệu chuyên môn (hồ sơ bệnh án) phân loại thành 02 loại (tài liệu tài liệu phim), sau phân loại tiếp thành hồ sơ tử vong hồ sơ điều trị c Xác định giá trị tài liệu Xác định giá trị tài liệu trình vận dụng nguyên tắc, tiêu chuẩn nhằm lực chọn tài liệu có giá trị đưa vào bảo quản lưu trữ, đồng thời quy định thời hạn bảo quản cho hồ sơ tài liệu loại tài liệu hết giá trị đề xuất biện phát xử lý Căn vào quy chế bệnh viện, bệnh viện quy định việc quản lý hồ sơ bệnh án (tài liệu chuyên môn) - Hồ sơ bệnh án nội, ngoại trú lưu trữ 10 năm - Hồ sơ bệnh án tai nạn lao động, tai nạn sinh hoạt lưu trữ 15 năm - Hồ sơ bệnh án người bệnh tử vong lưu trữ 20 năm Trang 18 Báo cáo thực tập GVHD: ThS.Nguyễn Thế Tài Bệnh viện vận dụng nguyên tắc “Tổng hợp toàn diện” tiêu chuẩn “Ý nghĩa nội dung tài liệu” để xác định giá trị tài liệu Ngoài ra, bệnh viện thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm 04 thành viên: Giám đốc Chủ tịch hội đồng Kế toán trưởng Ủy viên Đại diện đơn vị có tài liệu Ủy viên Nhân viên lưu trữ công ty Ủy viên Nhiệm vụ Hội đồng: Từng thành viên nghiên cứu danh mục thực tế hồ sơ, tài liệu đề nghị tiêu hủy để xác định cụ thể hồ sơ, tài liệu cần giữ lại danh mục tài liệu cần tiêu hủy Hội đồng họp thảo luận, thống kết luận danh mục hồ sơ, tài liệu cần giữ lại danh mục tài liệu cần tiêu hủy d Công tác thống kê lưu trữ Thống kê công tác lưu trữ dùng biện pháp nghiệp vụ để xác định số lượng thành phần, nội dung tài liệu trang thiết bị phịng, khoa lưu trữ đồng thời nắm tình hình đội ngũ cán công tác ngành lưu trữ Tài liệu lưu trữ bệnh viện thống kê theo năm Số liệu thống kê xác, trung thực, thống với số liệu bảo quản Để số liệu thống kê xác, nhân viên lưu trữ kho lập sổ sách dùng để kê như: - Sổ nhập tài liệu lưu trữ - Sổ xuất tài liệu lưu trữ - Sổ xuất tạm e Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Trang 19 Báo cáo thực tập GVHD: ThS.Nguyễn Thế Tài Hồ sơ sau chỉnh lý xong đặt vào 12 kệ sắt (mỗi kệ sắt cao tầng, dài 12 mét) với tổng diện tích kho 180 m2 Hiện bệnh viện có kho, kho có diện tích có đầy đủ trang bị hệ thống phịng cháy chữa cháy tự động, có kệ, hộp đựng hồ sơ, máy điều hịa nhiệt độ, máy hút ẩm…Ngồi ra, bệnh viện tạo phầm mềm lưu trữ dành riêng cho việc quản lý hồ sơ bệnh án Tài liệu xếp khoa học, hồ sơ bệnh án đếu có dán mã số lưu trữ xếp theo trật tự từ trái quan phải, từ xuống Hồ sơ bệnh người bệnh tử vong lưu trữ tủ riêng có khóa Tất tài liệu có chế độ bảo quản chặt chẽ, tài liệu làm vệ sinh thường xuyên Bệnh viện ký hợp đồng với công ty dịch vụ trừ mối côn trùng phun dung dịch trừ mối, côn trùng theo định kỳ tháng lần f Công tác tổ chức ngiên cứu, sử dụng tài liệu Giám đốc cho phép khai thác, sử dụng tài liệu mật (nếu có) tài liệu Tài chính- Kế tốn tài liệu chuyên môn hồ sơ bệnh án nội trú Giám đốc bệnh viện ký quy định số 21/Qđ-BVĐHYD, ngày 03 tháng năm 2008 quy định việc quản lý hồ sơ bệnh án sau: - Mượn hồ sơ bệnh án điều trị tiếp cho bệnh nhân khoa phải có phiếu mượn hồ sơ, trả hồ sơ sau bệnh nhân xuất viện Nếu có yêu cầu bệnh nhân photo kết cận lâm sàng - Mượn hồ sơ nghiên cứu khoa học phải có phiếu mượn hồ sơ theo mẫu, đóng lệ phí theo quy định đọc chỗ, không đưa hồ sơ bệnh án ngồi phịng Các sổ dùng để đăng ký sử dụng tài liệu: - Sổ đăng ký quản lý người đến khai thác, sử dụng - Sổ đăng ký người mượn, trả tài liệu - Sổ giao nhận tài liệu - Kết hợp cơng cụ phần mềm vi tính tra tìm tài liệu Trang 20 Báo cáo thực tập - GVHD: ThS.Nguyễn Thế Tài Chức bệnh viện khám chữa bệnh tài liệu thường khai thác sử dụng tài liệu chuyên môn (hồ sơ bệnh án nội trú) để phục vụ cho công việc nghiên cứu khoa học công tác điều trị bệnh 2.3 Ý nghĩa tài liệu lưu trữ quan Khi nói đến giá trị tài liệu lưu trữ Pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001 khẳng định “Tài liệu lưu trữ quốc gia di sản dân tộc, có giá trị đặc biệt nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa” Quan điểm cho thấy tác dụng to lớn tài liệu lưu trữ nghiệp xây dựng bảo vệ tố quốc 2.4 Nhận xét a Ưu điểm - Tất văn đi, văn đến bệnh viện tập trung thống văn thư quan nên văn thể thức, kỹ thuật trình bày - Soạn thảo ban hành, quản lý giải văn thực quy định Nhà nước - Các văn đi, văn đến đăng ký vào sổ văn văn đến, ngồi cịn phận văn thư văn phịng cập nhập lưu trữ máy vi tính - Con dấu sử dụng mục đích đóng dấutheo quy định Nhà nước - Lãnh đạo bệnh viện trang bị đầy đủ trang thiết bị nhằm hỗ trợ cho công tác văn thư phần mềm điều hành tác nghiệp… b Hạn chế - Nhân viên có chun mơn văn thư q Hiện chưa có chuyên viên văn thư, chưa có tổ trưởng tổ văn thư Với hình thức văn thư tập trung nên đôi lúc giải công việc chậm Trang 21 Báo cáo thực tập - GVHD: ThS.Nguyễn Thế Tài Tài liệu hành lưu trữ đơn vị, không giao nộp vào lưu trữ quan (do chưa có kho lưu trữ dành cho tài liệu hành chính) cịn có tình trạng tài liệu bó gói c Nguyên nhân - Bệnh viện chưa có kho lưu trữ hồn chỉnh dành cho tài liệu hành - Việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan chưa theo quy định gây nên tình trạng hồ sơ bó gói.Vì tài liệu lưu trữ bảo quản chưa tốt, chưa thực thuận tiện cho việc tra tìm phục vụ cho hoạt động Bệnh viện - Vai trị cơng tác văn thư chưa đề cao, chưa có chuyên viên quản lý văn thư trình độ chun mơn cao - Chưa kết hợp nhuần nhuyễngiữa yếu tố :Con người - trang thiết bị kỹ thuật nghiệp vụ hành - Thực tổ chức lao động khoa học cơng tác văn thư chưa có CHƯƠNG III: CÁC GIẢI PHÁP KIẾN NGHỊ Nhận xét: Bất quan, đơn vị, doanh nghiệp phải có phận văn phòng.Với chức năng, nhiệm vụ giao, hoạt động văn phịng hoạt động khơng thể thiếu được.N.H.T nói: “Thực chất quản trị hành chánh văn phịng quản trị thơng tin Nó trung tâm thần kinh não doanh nghiệp Biết quản trị cách khoa học đường dẫn đến thành cơng” Chính vậy, Ban lãnh đạo Bệnh viện trang bị máy móc thiết bị văn phịng nâng cao hiệu cơng tác Ngồi ra, văn phịng cịn có phần mềm điều hành tác nghiệp hệ thống kết nối thơng tin phịng hành chánh với phịng, khoa, đảm bảo thơng tin Bệnh viện Trang 22 Báo cáo thực tập GVHD: ThS.Nguyễn Thế Tài thông suốt Bên cạch văn phịng cịn có trang website để quảng đáp ứng nhu cầu truy cập thông tin trả lời câu hỏi thắc mắc bệnh nhân Kiến nghị: Bệnh viện Đại học Y Dược TPHCM xây dựng phận văn phòng đại, tập trung đầu tư vào yếu tố: Con người - trang thiết bị kỹ thuật nghiệp vụ hành Có thể nói, thời gian qua phận văn phòng Bệnh viện Đại học Y Dược phục vụ tốt đạo, điều hành Ban Giám đốc với mục tiêu hoạt động sở y tế lớn có đội ngũ thầy thuốc trình độ cao, trang thiết bị đầu tư đại… Tuy nhiên, thời đại “kỹ thuật số”, lĩnh vực khoa học khoa học ngành y - giới không ngừng tiến với thành tựu phương pháp khám chữa bệnh; phát minh - chế tạo trang thiết bị chuyên dùng… Vì vậy, để tiếp cận - ứng dụng kịp thời với thành tựu khoa học lĩnh vực y khoa khám - điều trị bệnh, Bệnh viện Đại học Y Dược cần có xây dựng kế hoạch phát triển theo giai đoạn cụ thể; quan tâm mức khâu mang tính định: Đầu tư (thơng qua kinh phí chỗ, liên kết, hợp tác nước…) bồi dưỡng, đào tạo chuyên sâu nâng cao trình độ cho đội ngũ thầy thuốc; trang thiết bị y tế đại phục vụ nhiệm vụ khám chữa bệnh… Với chức tham mưu cho Ban Giám đốc, với sở vật chất - đội ngũ cán viên chức có, phận văn phòng Bệnh viện Đại học Y Dược cần có kế hoạch, chương trình cơng tác cụ thể tham mưu cho lãnh đạo bệnh viện tiếp tục đầu tư, phát huy có hiệu hoạt động bệnh viện theo hướng ngày đại hơn, hiệu hơn, chất lượng ngày cao hơn… Trang 23 Báo cáo thực tập GVHD: ThS.Nguyễn Thế Tài PHẦN III:NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ KIẾN NGHỊ Nhận xét, đánh giá công tác văn thư: 1.1 Nhận xét, đánh giá Công tác văn thư quan, đơn vị tổ chức giữ vai trị vị trí quan trọng, nguồn cung cấp thông tin cho quan, đơn vị tổ chức đóng vai trị trung gian chuyển giao thông tin thông suất từ trung ương đến địa phương Hiểu rõđược vai trị cơng tác văn thư, phận văn thư Bệnh viện giải công văn đi- công văn đến tuân theo nguyên tắc quy định, đảm bảo tính xác, nhanh chóng, đầy đủ kịp thời.Tuy nhiên, nhân viên có chun mơn nghiệp vụ hành chánh văn phịng cịn qít Nhân viên văn phịng Bệnh viện chưa người làm công việc lập hồ sơ giải công việc 1.2 Kiến nghị a Cần nâng cao đào tạo nghiệp vụ chuyên môn cho nhân viên khối văn phịng b Cần tuyển dụng thêm nhân viên có nghiệp vụ văn phòng c Quy định nhân viên khối văn phịng làm cơng việc lập hồ sơ 2.Nhận xét, đánh giá công tác lưu trữ: 2.1 Nhận xét, đánh giá: Nhìn chung cơng tác lưu trữ Bệnh viện ban lãnh đạo quan tâm, khuyến khích Về công tác lưu trữ, bệnh viện trọng đến chất lượng bảo quản tài liệu theo quy định Nhà nước, trang thiết bị phòng cháy chữa cháy đại Nhân viên kho lưu trữ nhập thông tin tài liệu chuyên môn phần mềm quản lý hồ sơ, tài liệu xếp khoa học, có chế độ bảo quản chặt chẽ, tài liệu làm vệ sinh thường xuyên định kỳ trừ mối mọt tháng 01 lần Trang 24 Báo cáo thực tập GVHD: ThS.Nguyễn Thế Tài Đối với tài liệu hành chánh, Bệnh viện chưa có kho lưu trữ tài liệu bảo quản lưu trữ cẩn thận đơn vị Thư ký hành chánh đơn vị biết lưu trữ tài liệu theo đặc trưng như: đặc trưng tên loại văn bản, thời gian… Tài liệu lưu trữ bìa cịng vàđặt kệ đơn vị Tuy nhiên, số nhân viên chưa hiểu hết giá trị tài liệu, cịn xem nhẹ cơng tác lưu trữ dẫn đến tình trạng tài liệu sau giải xong công việc lưu trữ khơng có hệ thống, gây thất lãng phí tài liệu 2.2 Kiến nghị: a.Lãnhđạo Bệnh viện cần quan tâm nhiều đến việc bồi dưỡng kiến thức cho nhân viên làm công tác lưu trữ nhân viên làm công tác khách quan như: bố trí cho học lớp nghiệp vụ ngắn hạn, lớp bồi dưỡng kiến thức lưu trữ để người làm cơng tác lưu trữ nhanh chóng cập nhật thơng tin cơng việc nhanh chóng, hiệu quả, xác, phục vụ lợi ích chung Bệnh viện b.Tất cán công nhân viên, đơn vị khoa, phịng cần có ý thức cơng tác văn thư lưu trữ, cần có kho để lưu nộp tài liệu hành Trước nộp lưu tài liệu (tài liệu chuyên môn) vào kho lưu trữ phải chỉnh lý sơ tài liệu thuộc phần công việc giao nộp tài liệu với quy định Nhà nước quy định Bệnh viện c.Hàng năm nên tiến hành chỉnh lý tài liệu lưu trữ giúp cho việc phục vụ, tra tìm hồ sơ nhanh chóng, xác, khơng phân tán tài liệu, giúp bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ đầy đủ Trang 25 Báo cáo thực tập GVHD: ThS.Nguyễn Thế Tài KẾT LUẬN Trải qua nhiều năm thực đường lối đổi mới, nhân dân ta đạt thành tựu to lớn đưa đất nước độ lên chủ nghĩa xã hội “phát huy sức mạnh tồn dân tộc, tiếp tục đổi mới, đẩy mạnh cơng nghiệp hóa, đại hóa” (Đại hội IV Đảng).Để đạt điều này, kinh tế Việt Nam cần phải phát triển ổn định Bệnh viện Đại học Y Dược TP Hồ Chí Minh đứng vững khẳng định vị trí kinh tế thị trường Công tác “Văn thư - Quản trị văn phòng” Bệnh viện Đại học Y Dược đóng vai trị quan trọng việc thu thập, xử lý cung cấp thơng tin khoa, phịng đơn vị trực thuộc chuyển giao thông tin xuyên suốt qua trình hoạt động Trong cơng tác Văn thư, việc tổ chức quản lý công văn phải tuân theo thủ tục, nguyên tắc, quy định đề ra, bảo đảm tính xác, nhanh chóng đáp ứng đầy đủ, hỗ trợ đơn vị, quan hữu quan biết tình hình chuyển tải qua nội dung văn đề cập Từ giúp cho quan cấp đề kế hoạch đạo phù hợp cho đơn vị thực Đồng thời giúp cho việc phối hợp đơn vị với cách có hệ thống khoa học đạt hiệu thiết thực Bệnh viện Đại học Y dược xây dựng hệ thống Lưu trữ tương đối hoàn chỉnh Hồ sơđược xếp ngăn nắp, gọn gàng, bảo quản tốt Tài liệu chuyên môn lưu trữ phần mềm quản lý hồ sơ bệnh án, với mã số lưu trữ cho loại hồ sơ giúp cho việc tra tìm nhanh chóng, kịp thời xác Do thời gian thực tập khơng dài khả thân hạn chế nên chuyên đề thực tập “Báo cáo thực tập tốt nghiệp” cịn nhiều sai sót Kính mong q Thầy, Cơ Ban lãnh đạo Bệnh viện đóng góp ý kiến cho chuyên đề thực tập tốt nghiệp hoàn chỉnh Trang 26 Báo cáo thực tập GVHD: ThS.Nguyễn Thế Tài MỤC LỤC PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ BỆNH VIỆN 1.1Tổ chức 1.2 Nhân 3.2 Công tác đào tạo 3.3 Nghiên cứu khoa học 3.4 Hợp tác quốc tế 3.5 Xây dựng CHƯƠNG I:CƠ SỞ LÝ LUẬN, TÍNH PHÁP LÝ VỀ CƠNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 2.2 Tình hình thực nội dung nghiệp vụ 17 2.3 Ý nghĩa tài liệu lưu trữ quan 21 CHƯƠNG III: CÁC GIẢI PHÁP KIẾN NGHỊ .22 PHẦN III:NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ KIẾN NGHỊ 24 1.1 Nhận xét, đánh giá 24 1.2 Kiến nghị 24 2.Nhận xét, đánh giá công tác lưu trữ: 24 2.1 Nhận xét, đánh giá: 24 2.2 Kiến nghị: 25 MỤC LỤC 27 Trang 27 ... 2011, Bệnh viện nhận Quyết định số 727/QĐ-BYT Bộ Y tế việc ban hành Điều lệ hoạt động Bệnh viện Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh - Bệnh viện Đại học Y Dược thành phố Hồ Chí Minh bệnh viện. .. ch? ?y: hoàn thiện kéo cáp báo ch? ?y tầng đến tầng 14 PHẦN II: CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP.HỒ CHÍ MINH CHƯƠNG I:CƠ SỞ LÝ LUẬN, TÍNH PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ... thuộc Đại học Y Dược thành phố Hồ Chí Minh Ng? ?y 06 tháng năm 2011, Hiệu trưởng Đại học Y Dược thành phố Hồ Chí Minh ban hành định số 607/QĐ-ĐHYD-TC việc thành lập Hội đồng Quản lý Trường – Bệnh viện