công tác văn phòng tại UBND phường phú thượng

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND PHƯỜNG PHÚ THƯỢNG 3 1.1. Cơ sở lý luận về công tác văn phòng 3 1.1.1. Khái niệm về công tác văn phòng 3 1.1.2 Vai trò của công tác văn phòng 3 1.2 Khái quát về UBND phường Phú Thượng 3 1.2.1 Sự hình thành và phát triển của UBND phường Phú Thượng 3 1.2.2 Cơ cấu tổ chức 4 1.2.2.1.Cơ cấu tổ chức của UBND phường Phú Thượng 4 1.2.2.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND phường Phú Thượng 5 1.2.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường Phú Thượng 5 1.3. chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND phường Phú Thượng 8 1.3.1. chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng UBND phườn Phú thượng 8 1.3.2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND phường Phú Thượng 11 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UBND PHƯỜNG PHÚ THƯỢNG 13 2.1. Tình hình tổ chức công tác văn phòng tại UBND phường Phú Thượng 13 2.1.1. Tổ chức công tác văn phòng tại UBND phường Phú Thượng 13 2.1.2. Về cán bộ trong thực hiện công tác văn phòng tại UBND phường Phú Thượng 14 2.2. Nội dung công tác văn phòng tại UBND phường Phú Thượng 16 2.2.1. Công tác văn thư tại văn phòng UBND phường Phú Thượng 16 2.2.2. Công tác lưu trữ tại văn phòng UBND phường Phú Thượng 27 CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UBND PHƯỜNG PHÚ THƯỢNG 34 3.1. Đánh gái thực trạng công tác văn phòng tại UBND phường Phú Thượng 34 3.1.1. Ưu điểm 34 3.1.2. Nhược điểm 35 3.2. Giải pháp 35 KẾT LUẬN 38

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan bài nghiên cứu này là do tự bản thân thực hiện và khôngsao chép các công trình nghiên cứu của người khác để làm sản phẩm của riêngmình Các thông tin thứ cấp sử dụng trong bài nghiên cứu là có nguồn gốc vàđược trích dẫn rõ ràng Em hoàn toàn chịu trách nhiệm về tính xác thực vànguyên bản của bài nghiên cứu

Sinh viên thực hiện

LỜI CẢM ƠN

Trên thực tế không có sự thành công nào mà không gắn liền với những

sự hỗ trợ, giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác.Trong suốt thời gian từ khi bắt đầu học tập ở giảng đường đại học đến nay, em

đã nhận được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ của quý Thầy Cô,gia đình và bạnbè.Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi đến quý Thầy, Cô ở Bộ mônPhương pháp Nghiên cứu khoa học đã cùng với tri thức và tâm huyết của mình

để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho em trong suốt thời gian qua Đặc biệt,trong học kỳ này, Khoa đã tổ chức cho em được tiếp cận với môn học rất hữuích đó là môn “Phương pháp Nghiên Cứu Khoa Học” với sự giảng dạy trựctiếp của TS Lê Thị Hiền

Em xin chân thành cảm ơn giảng viên hướng dẫn TS.Lê Thị Hiền đã tậntâm hướng dẫn em qua từng buổi học trên lớp Nếu không có những lời hướngdẫn, dạy bảo của cô thì em nghĩ bài thu hoạch này của không thể hoàn thiện mộtcách hoàn chỉnh được Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn cô

Bài thu hoạch được thực hiện trong khoảng thời gian gần 2 tuần Bướcđầu đi vào thực tế, tìm hiểu về lĩnh vực sáng tạo trong nghiên cứu khoa học,kiến thức của em còn hạn chế và còn nhiều bỡ ngỡ Do vậy, không tránh khỏinhững thiếu sót là điều chắc chắn, em rất mong nhận được những ý kiếnđóng góp quý báu của quý Thầy Cô và các bạn học cùng lớp để kiến thức của

em trong lĩnh vực này được hoàn thiện hơn

Sau cùng, em xin kính chúc quý Thầy Cô trong Bộ môn Phương phápNghiên cứu khoa học, đặc biệt là TS Lê Thị Hiền thật dồi dào sức khỏe để tiếp tụcthực hiện sứ mệnh cao đẹp của mình là truyền đạt kiến thức cho thế hệ mai sau

Trân trọng

Hà Nội, ngày tháng năm 2016

Sinh viên thực hiện

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN 1

LỜI CẢM ƠN 2

MỤC LỤC 1

MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1 3

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND PHƯỜNG PHÚ THƯỢNG 3

1.1 Cơ sở lý luận về công tác văn phòng 3

1.1.1 Khái niệm về công tác văn phòng 3

1.1.2 Vai trò của công tác văn phòng 3

1.2 Khái quát về UBND phường Phú Thượng 3

1.2.1 Sự hình thành và phát triển của UBND phường Phú Thượng 3

1.2.2 Cơ cấu tổ chức 4

1.2.2.1.Cơ cấu tổ chức của UBND phường Phú Thượng 4

1.2.2.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND phường Phú Thượng 5

1.2.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường Phú Thượng 5

1.3 chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND phường Phú Thượng 8

1.3.1 chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng UBND phườn Phú thượng 8

1.3.2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND phường Phú Thượng 11

CHƯƠNG 2 13

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 13

TẠI UBND PHƯỜNG PHÚ THƯỢNG 13

2.1 Tình hình tổ chức công tác văn phòng tại UBND phường Phú Thượng .13

2.1.1 Tổ chức công tác văn phòng tại UBND phường Phú Thượng 13

2.1.2 Về cán bộ trong thực hiện công tác văn phòng tại UBND phường Phú Thượng 14

2.2 Nội dung công tác văn phòng tại UBND phường Phú Thượng 16

2.2.1 Công tác văn thư tại văn phòng UBND phường Phú Thượng 16

2.2.2 Công tác lưu trữ tại văn phòng UBND phường Phú Thượng 27

CHƯƠNG 3 34

GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI

UBND PHƯỜNG PHÚ THƯỢNG 34

3.1 Đánh gái thực trạng công tác văn phòng tại UBND phường Phú Thượng 34

3.1.1 Ưu điểm 34

3.1.2 Nhược điểm 35

3.2 Giải pháp 35

KẾT LUẬN 38

có một vị trí hết sức quan trọng trong công tác thực hiện chức năng, nhiệm vụ,

tổ chức quản lý và điều hành mọi hoạt động của UBND Chính vì vậy, để thựchiện tốt cho quá trình công tác của mình và có thể tìm hiểu được những khókhăn, thuận lợi, tồn tại hạn chế của công tác văn phòng của UBND phường PhúThượng, em đã mạnh dạn chọn đề tài nghiên cứu với nội dung : " công tác vănphòng tại UBND phường Phú Thượng"

2 Đối tượng nghiên cứu

Xác định đối tượng nghiên cứu là: công tác văn phòng tại UBND phườngPhú Thượng

3 Lịch sử nghiên cứu đề tài

Một số đề tài công trình khoa học tiêu biểu về công tác văn phòng có thểnêu như sau:

Giáo trình nghiệp vụ văn phòng của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.Giáo trình Nghiệp vụ hành chính văn phòng của tác giả Vũ Đình Quyền -xuất bản thống kê năm 2004

Trung cấp lý luận chính trị nhà nước và pháp luật, quản lý hành chính tập

3 của nhà xuất bản lý luận chính trị năm 2004

Kỹ năng nghiệp vụ văn phòng của tác giả Vương Hoàng Tuấn – nhà xuấtbản trẻ 2000

Các văn bản của Thủ Tướng chính phủ ban hành về quy chế làm việc,mẫu của UBND xã;

4 Phương pháp nghiên cứu

Để hoàn thành đề tài này, chúng em đã dựa vào những phương phápnghiên cứu sau đây:

Phương pháp quan sát

Phương pháp nghiên cứu tài liệu

Phương pháp phỏng vấn

5 Mục tiêu nghiên cứu đề tài

- Tìm hiểu về công tác văn phòng tại UBND phường Phhú Thượng, từ đórút ra nhận xét về tình hình công tác văn phòng tại đây, đưa ra được những khókhăn, thuận lợi cũng như những tồn tại còn hạn chế

- Trên cơ sở lý luận nắm được, đề ra giải pháp nhằm nâng cao hiệu quảhoạt động của văn phòng UBND phường Phú Thượng

6 Đóng góp của đề tài

Bài nghiên cứu đã tìm ra những ưu điểm và mặt còn hạn chế trong côngtác văn phòng.Giải pháp đưa ra có thể ứng dụng vào thực tế góp phần nâng caohiệu quả trong công tác văn phòng của UBND Kết quả đạt được của đề tài cóthể sử dụng làm tài liệu tham khảo cho những ai quan tâm đến vấn đề tài này

7 Cấu trúc của đề tài

Đề tài có kết cấu gồm 3 chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác văn phòng và giới thiệu vài nét vềUBND phường Phú Thượng

Chương 2: Thực trạng công tác văn phòng tại UBND phường PhúThượng

Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của văn phòng UBNDphường Phú Thượng

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ GIỚI THIỆU VÀI

NÉT VỀ UBND PHƯỜNG PHÚ THƯỢNG 1.1 Cơ sở lý luận về công tác văn phòng

1.1.1 Khái niệm về công tác văn phòng

- Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử

lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảmbảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổchức đó

Có 3 loại hình văn phòng:

+ Văn phòng của các cơ quan nhà nước

+ Văn phòng của các tổ chức chính trị xã hội

+ Văn phòng của các doanh nghiệp

1.1.2 Vai trò của công tác văn phòng

Văn phòng là một trung tâm dịch vụ hỗ trợ cho việc hoàn thành các chứcnăng chính của cơ quan do các phòng, ban, bộ phận khác đảm nhiệm Một số vaitrò chủ yếu của văn phòng đó là:

- Tiếp nhận, truyền đạt thông tin, phối hợp các qui trình hoạt động của cơquan

- Cánh tay đặc lực của các cấp quản lý hỗ trợ thực hiện chính sách quản

lý, hỗ trợ đội ngũ cán bộ quản lý hoàn thành nhiệm vụ

- Hoạch định và kiểm soát các hoạt động đảm bảo thường nhật

- Cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cho các phòng, ban chức năng trong cáchoạt động của cơ quan

1.2 Khái quát về UBND phường Phú Thượng

1.2.1 Sự hình thành và phát triển của UBND phường Phú Thượng

UBND Phường Phú Thượng là một đơn vị hành chính cấp phường thuộcquận Tây Hồ, thành phố Hà Nội (trước thuộc địa giới hành chính của huyện TừLiêm) Phường Phú Thượng nằm ở phía tây bắc của hồ Tây:

-Phía Bắc là sông Hồng

-Phía Nam là khu đô thị mới Nam Thăng Long(Ciputra).

-Phía Tây giáp xã Đông Ngạc, huyện Từ Liêm

-Phía Đông giáp phường Nhật Tân, quận Tây Hồ

Trước khi thành lập quận Tây Hồ (1995) xã Phú Thượng được chia thành

ba làng là Thượng Thụy, Phú Gia Và Phú Xá (có tên nôm lần lượt là làng Bạc,làng Gạ và làng Sù)

1.2.2 Cơ cấu tổ chức

1.2.2.1.Cơ cấu tổ chức của UBND phường Phú Thượng

a UBND Phường: là cơ quan hành chính nhà nước trực thuộc UBNDquận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; UBND Phường do UBND quận, thị xã, thànhphố thuộc tỉnh bổ nhiệm và chịu trách nhiệm trước cơ quan này và cơ quan nhànước cấp trên

b UBND phường:gồm 05 thành viên

01 Chủ tịch UBND phường: lãnh đạo, quản lý, điều hành và chịu tráchnhiệm toàn diện các lĩnh vực công tác của UBND phường truớc UBND quận;trước Đảng uỷ và HĐND phường Trực tiếp chỉ đạo, điều hành các lĩnh vựccông tác chung của UBND phường

Các Ủy viên UBND:

- Một Ủy viên phụ trách Công an (Trưởng Công an Phường);

- Một Ủy viên phụ trách Quân sự (Trưởng Ban Chỉ huy Quân sự phường).Ngoài ra còn có 06 bộ phận chuyên môn trực thuộc, bao gồm:

- Văn phòng HĐND &UBND phường;

- Bô phận Địa chính - Đô thị;

- Bộ phận Tư pháp - Hộ tịch;

- Bộ phận Kế toán - Tài chính;

- Bộ phận Văn hóa xã hội;

- Công an phường

1.2.2.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND phường Phú Thượng

1.2.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường Phú Thượng

a.Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân phường thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồngnhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân quận phê duyệt; tổ chứcthực hiện kế hoạch đó;

2 Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngânsách địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; dự toánđiều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết toánngân sách địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo

Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;

3 Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan nhànước cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn phường và báocáo về ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật;

4 Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ cácnhu cầu công ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các công trình công cộng,đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quyđịnh của pháp luật;

5 Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng cáccông trình kết cấu hạ tầng của xã, thị trấn trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện.Việc quản lý các khoản đóng góp này phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát vàbảo đảm sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật

b Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân phường thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trongphường theo phân cấp;

2 Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm

dân cư nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật

về xây dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định;

3 Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giaothông và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của phápluật;

4 Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đườnggiao thông, cầu, cống trong phường theo quy định của pháp luật

c.Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá và thể dục thể thao,

Uỷ ban nhân dân phường thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phốihợp với trường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi; tổ chức thực hiệncác lớp bổ túc văn hoá, thực hiện xoá mù chữ cho những người trong độ tuổi;

2 Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫugiáo, trường mầm non ở địa phương; phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp trênquản lý trường tiểu học, trường trung học cơ sở trên địa bàn;

3 Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hoá giađình được giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng, chống các dịch bệnh;

4 Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá, thể dục thểthao; tổ chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch

sử - văn hoá và danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật;

5 Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đìnhliệt sỹ, những người và gia đình có công với nước theo quy định của pháp luật;

6 Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡcác gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơinương tựa; tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chínhsách ở địa phương theo quy định của pháp luật;

7 Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ; quy hoạch, quản lý nghĩa địa

ở địa phương

d Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi hành pháp luật ở địa phương, Uỷ ban nhân dân phường thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn;

2 Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch;đăng ký, quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng,huấn luyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương;

3 Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xâydựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực hiện biệnpháp phòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạmpháp luật khác ở địa phương;

4 Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại củangười nước ngoài ở địa phương

e Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ ban nhân dân phường có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn và bảo đảm thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo của nhân dân ở địa phương theo quy định của pháp luật.

f Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân phường thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải quyết các vi phạm phápluật và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật;

2 Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dântheo thẩm quyền;

3 Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việcthi hành án theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các quyết định về xử

lý vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật

g Những nhiệm vụ, quyền hạn khác:

1 Tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân phường vềviệc bảo đảm thực hiện thống nhất kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và quyhoạch đô thị, xây dựng nếp sống văn minh đô thị, phòng, chống các tệ nạn xãhội, giữ gìn trật tự vệ sinh, sạch đẹp khu phố, lòng đường, lề đường, trật tự côngcộng và cảnh quan đô thị; quản lý dân cư đô thị trên địa bàn;

2 Thanh tra việc sử dụng đất đai của tổ chức, cá nhân trên địa bànphường theo quy định của pháp luật;

3 Quản lý và bảo vệ cơ sở hạ tầng kỹ thuật trên địa bàn phường theo phâncấp; ngăn chặn, xử lý các hành vi vi phạm đối với các cơ sở hạ tầng kỹ thuậttheo quy định của pháp luật;

4 Kiểm tra giấy phép xây dựng của tổ chức, cá nhân trên địa bàn phường;lập biên bản, đình chỉ những công trình xây dựng, sửa chữa, cải tạo không cógiấy phép, trái với quy định của giấy phép và báo cáo cơ quan nhà nước có thẩmquyền xem xét, quyết định

1.3 chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND phường Phú Thượng

1.3.1 chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng UBND phườn Phú thượng

a.Vị trí chức năng của văn phòng HĐND & UBND phường Phú Thượng

- Văn phòng HĐND & UBND phường là cơ quan thuộc HĐND & UBNDphường có chức năng tham mưu tổng hợp và phục vụ trực tiếp giúp thường trựcHĐND & UBND phường Đảm bảo thống nhất sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành

mọi công tác của HĐND & UBND phường.

- Văn phòng chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức của UBND phường.Đồng thời chịu sự chỉ đạo hướng dẫn kiểm tra về chuyên môn nghiệp vụ củaVăn phòng HĐND, UBND và phòng Nội vụ quận

b Nhiệm vụ và quyền hạn của văn phòng HĐND & UBND phường

- Giúp UBND xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, lịch làm việc

và theo dõi việc thực hiện chương trình, lịch làm việc; tổng hợp báo cáo tìnhhình kinh tế – xã hội, tham mưu giúp UBND trong chỉ đạo thực hiện công táchàng năm Đây là nhiệm vụ của quan trọng của Văn phòng UBND , văn phòngcần phải xây dựng chương trình, kế hoạch thực hiện, cần phải sắp xếp các hoạtđộng sao cho có khoa học, hợp lý, phù hợp với từng thời điểm nhất định Thựchiện tốt nhiệm vụ này sẽ giúp cho guồng máy hoạt động của UBND luôn luônchủ động, sáng tạo và đạt được năng xuất, hiệu quả cao Đồng thời với việc xâydựng các chương trình, kế hoạch công tác của UBND và lịch làm việc của Chủtịch UBND thì văn phòng phải có trách nhiệm nhắc nhở để các bộ phận phốihợp, giúp đỡ và tương trợ lẫn nhau cùng hoàn thành kế hoạch chung của toànthể UBND Ngoài ra còn phải hỗ trợ Đảng uỷ – HĐND soạn thảo các loại vănbản trong quá trình hoạt động

- Thu thập, tổng hợp và xử lý thông tin, giúp UBND dự thảo văn bản trìnhcấp có thẩm quyền; làm báo cáo gửi lên cấp trên Văn phòng là bộ phận thammưu, giúp việc cho lãnh đạo, cho nên việc thu thập và xử lý thông tin là nhiệm

vụ quan trọng giúp lãnh đạo cơ quan có những thông tin chính xác, xác thực,đúng đắn, từ đó đưa ra những quyết định phù hợp với thực tế Khi thu thậpthông tin văn phòng phải sàng lọc và xử lý những thông tin cần thiết để cung cấpcho người lãnh đạo Đây là 1 nghiệp vụ phức tạp, đòi hỏi các cán bộ văn phòngphải có trình độ chuyên môn cao, có hiểu biết rộng về xã hội và có khả năngphân tích, tổng hợp vấn đề và có kỹ năng soạn thảo các loại văn bản trình cấptrên để báo cáo và giải quyết công việc

- Quản lý văn bản, lập hồ sơ, thực hiện công tác lưu trữ: Đây là một trongnhững nhiệm vụ quan trọng của văn phòng UBND Đối với công tác văn thư thì

việc quản lý các văn bản đi – văn bản đến sẽ giúp thủ trưởng theo dõi giải quyếtcác văn bản đúng chủ trương, chính sách, pháp luật của nhà nước Bên cạnh việctiếp nhận và chuyển giao văn bản đi - đến thì văn phòng UBND còn quản lýviệc thực hiện sử dụng các con dấu theo quy định hiện hành của nhà nước.Ngoài ra còn quản lý hệ thống thông tin liên lạc, in ấn tài liệu của UBND Nhìnchung văn phòng UBND xã phải thực hiện thống nhất công tác này Thực hiệnnhiệm vụ quản lý thống nhất chính là đáp ứng các yêu cầu của UBND trong quátrình tiếp nhân, phân loại và chuyển văn bản đến và quá trình tiếp nhận chuyểnphát văn bản đi, đảm bảo kịp thời, chính xác Đối với công tác lưu trữ, vănphòng UBND có trách nhiệm quản lý các tài liệu trong quá trình hoạt động củaUBND đã sản sinh ra và tiến hành thực hiện nộp lưu tài liệu đã hết thời hạn bảoquản hiện hành Đồng thời văn phòng UBND cũng phải tổ chức phục vụ tốtviệc khai thác tài liệu, sử dụng tài liệu cho cán bộ làm việc trong UBND vànhững đối tượng có nhu cầu khai thác tài liệu chính đáng

- Tổ chức đối nội, đối ngoại: Đối với nhiệm vụ đối nội, đối ngoại thì cóthể nói rằng: Văn phòng UBND là trung tâm “ tai măt” đầu mối giao tiếp củaUBND “Thực hiện Chế độ một cửa” Các chủ thể muốn liên hệ với UBND ,lãnh đạo UBND thì phải qua bộ phận văn phòng để đăng ký và giải quyết sơ bộnhững yêu cầu, sau đó cán bộ văn phòng sẽ trình lãnh đạo UBND xin ý kiến đểgiải quyết Văn phòng UBND đóng góp vai trò hết sức quan trọng, giúp UBNDthiết lập mối quan hệ tốt đẹp với cá nhân, đơn vị bên trong cũng như bên ngoàiUBND

-Bảo đảm nhu cầu kinh phí, chỉ tiêu kinh phí, quản lý tài sản, vật tư củaUBND Văn phòng UBND phải đảm bảo nhu cầu kinh phí để phục vụ cho hoạtđộng của UBND và các đoàn cán bộ của UBND đi công tác Thực hiện nhiệm

vụ này, có nghĩa là văn phòng UBND phải quản lý cơ sở vật chất và tài sản, cácloại kinh phí hành chính sự nghiệp, ngoài ra còn phải tổ chức cải thiện đời sốngvật chất, tinh thần cho cán bộ, công chức UBND Ngoài những nhiệm vụ trênvăn phòng UBND còn phải thực hiện một số các nhiệm vụ khác để đảm bảocông tác thông tin liên lạc, đánh máy, in ấn tài liệu, thống kê kinh tế – xã hội,

thủ quỹ….Tuỳ theo đặc điểm riêng của từng UBND mà văn phòng còn phảithực hiện những nhiệm vụ khác nhau do lãnh đạo phân công công việc

1.3.2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND phường Phú Thượng

Văn phòng UBND phường Phú Thượng được tổ chức thống nhất và làmviệc theo sự chỉ đạo, điều hành của chủ tịch UBND phường Cán bộ văn phònggiúp chủ tịch UBND phường theo dõi và đôn đốc các bộ phận chuyên môn khácthực hiện các công việc do chủ tịch UBND phường giao

Hiện nay, cán bộ, công chức văn phòng UBND phường Phú Thượng biênchế 03 người

Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng gồm:

- 02 công chức văn phòng phụ trách công tác văn phòng và thống kê

- 01 công chức phụ trách công tác Văn thư - Lưu trữ

- 01 nhân viên tạp vụ

Cả 03 công chức văn phòng đã qua đào tạo các lớp chuyên môn nghiệp vụ

về văn phòng và trung cấp hành chính Công chức phụ trách công tác văn phòng,thống kê là người chịu trách nhiệm chính về công tác văn phòng, thống kê doUBND phường giao Giữ các loại dấu của UBND phường; có trách nhiệm theodõi tổng hợp tình hình làm báo cáo; lập chương trình công tác phục vụ kịp thờicông tác của Chủ tịch, các Phó chủ tịch và UBND phường; kiểm tra về mặt hìnhthức văn bản và thẩm quyền ban hành văn bản của UBND phường trước khitrình ký; quản lý hồ sơ cán bộ; tổ chức công tác thi đua khen thưởng, quản lý tàisản chung của cơ quan; tổ chức lịch tiếp dân cho các thành viên UBND theo sựphân công của Chủ tịch; chuẩn bị nội dung tổ chức các kỳ họp của HĐND vàcác phiên họp của UBND, thực hiện công tác cải cách hành chính

Công chức phụ trách Văn thư - Lưu trữ là người quản lý về lĩnh vực vănthư và lưu trữ của cơ quan, đánh máy các văn bản, photo tài liệu và chuyển vănbản đến các cá nhân, tổ chức có liên quan

TIỂU KẾT

Như vậy ở chương 1 chúng em đã có những cơ sở lý luận về công tác vănphòng và giới thiệu vài nét về UBND phường Phú Thượng Từ đó có thể nắmđược nội dung và vai trò của công tác văn phòng trong sự hình thành, phát triểnchức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của UBND

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UBND PHƯỜNG PHÚ THƯỢNG 2.1 Tình hình tổ chức công tác văn phòng tại UBND phường Phú Thượng

2.1.1 Tổ chức công tác văn phòng tại UBND phường Phú Thượng

Văn phòng HĐND-UBND phường Phú Thượng có chức năng tham mưu,tổng hợp cho HĐND và UBND phường về hoạt động của HĐND và UBND;cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND, UBND phường vàcác cơ quan, đơn vị ở địa phương, đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạtđộng của HĐND và UBND phường

Công tác tham mưu tổng hợp có vị trí đặc biệt quan trọng trong hoạt độngquản lý và thực hiện công việc của các cơ quan hành chính nhà nước

Chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc và hậu cần của Văn phòngđược khẳng định trong hoạt động thực tế Công tác hậu cần trong những nămqua luôn được đảm bảo kịp thời nhất là về cơ sở vật chất luôn đầy đủ đảm bảocho quá trình hoạt động của cơ quan Điều đó được thể hiện thông qua nhữngcông việc mà Văn phòng đảm nhận sau đây:

- Tham mưu xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch hoạt động hàngtháng, quý, sáu tháng và cả năm của HĐND, Thường trực HĐND, Ban củaHĐND phường; tổ chức phục vụ việc thực hiện chương tình, kế hoạch đã đượcphê duyệt;

- Tham mưu, phục vụ Thường trực HĐND phường điều hành công việcchung của HĐND; điều hoà, phối hợp hoạt động các phòng, ban của HĐND;bảo đảm việc thực hiện quy chế hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND,Ban của HĐND, nội quy kỳ họp HĐND;

- Giúp Thường trực HĐND phường xây dựng chương trình, tổ chức phục

vụ kỳ họp HĐND, cuộc họp của Thường trực HĐND phường và các phòng Bancủa HĐND phường; đôn đốc cơ quan, tổ chức có liên quan chuẩn bị tài liệuphục vụ kỳ họp HĐND, cuộc họp của Thường trực HĐND, cuộc họp phòng Ban

- Phục vụ Thường trực HĐND phường lập dự toán kinh phí hoạt độnghàng năm, tổ chức thực hiện, quản lý kinh phí hoạt động của HĐND phường.

họ Từ đó công việc sẽ đạt được kết quả cao nhất

2.1.2 Về cán bộ trong thực hiện công tác văn phòng tại UBND phường Phú Thượng

a Đồng chí Nguyễn Xuân Nguyên Công chức văn phòng - thống kê:+ Tiếp nhận hồ sơ của tổ chức, công dân sau khi đã thẩm định tính hợppháp, hợp lệ và đầy đủ các nội dung theo đúng quy định;

+ Tiếp nhận đơn thư kiến nghị, khiếu nại, tố cáo trình Chủ tịch UBNDphường để xử lý:

Hướng dẫn, tiếp nhận các hồ sơ hành chính của các tổ chức, cá nhân hoànthiện hồ sơ hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND phường:

Viết và ký phiếu nhận hồ sơ gửi lại tổ chức, công dân có hồ sơ hành chínhđược tiếp nhận viết phiếu chuyển giao hồ sơ hành chính ( HSHC) trong ngàycho các bộ phận chuyên môn kịp thời giải quyết theo đúng quy định nhận kếtquả giải quyết HSHC từ các bộ phận chuyên môn;

Lưu trữ hồ sơ cơ quan;

Thực hiện công tác thống kê của UBND phường;

Tổng hợp, báo cáo Chủ tịch, cơ quan chuyên môn cấp trên và thông báocho các bộ phận liên quan để biết, phối hợp thực hiện

b Đồng chí Phạm Thị Thuỳ Linh: công chức Văn phòng - Thống kê

+ Giúp Ủy ban Nhân dân cấp phường xây dựng quy chế làm việc, tổnghợp chương trình công tác, lịch làm việc và theo dõi việc thực hiện chương trìnhcông tác, lịch làm việc đó; tổng hợp báo cáo tình hình kinh tế - xã hội, tham mưugiúp Ủy ban Nhân dân trong chỉ đạo thực hiện

+ Là đầu mối phối hợp với các công chức khác giúp Ủy ban Nhân dân dựthảo văn bản trình cấp có thẩm quyền; làm báo cáo gửi lên cấp trên

+ Quản lý công văn, sổ sách, giấy tờ, quản lý việc lập hồ sơ lưu trữ, biểubáo cáo thống kê, theo dõi biến động số lượng, chất lượng cán bộ, công chứccấp xã

+ Giúp Hội đồng Nhân dân tổ chức kỳ họp

+ Đảm bảo điều kiện vật chất phục vụ cho các kỳ họp của Hội đồng Nhândân, Ủy ban Nhân dân

+ Giúp Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân thực hiện nhiệm vụ côngtác bầu cử đại biểu Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân theo quy định củapháp luật và công tác được giao

+ Giúp Ủy ban Nhân dân về công tác nội vụ

c Đồng chí Phan Văn Chiến: công chức Văn phòng - Thống kê tham mưucho UBND phường công tác đánh giá cán bộ, công chức hàng năm báo cáoUBND Quận; là thường trực hộ đồng thi đua khen thưởng của phường, thammưu cho UBND phường trong công tác thi đua khen thưởng; có trách nhiệm trảkết quả hồ sơ hành chính cho tổ chức, cá nhân đối với cá hồ sơ đã tiếp nhận;hướng dẫn tổ chức, cá nhân ký nhận vào sổ tiếp nhận và trả kết quả HSHC, nộp

lệ phí theo quy định; theo dõi, đôn đốc, hướng dẫn việc tổ chức thực hiện cácchủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước

2.2 Nội dung công tác văn phòng tại UBND phường Phú Thượng 2.2.1 Công tác văn thư tại văn phòng UBND phường Phú Thượng

Mục 1 SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN Điều 7 Hình thức văn bản

Các loại văn bản hành chính của cơ quan ban hành được rà soát và đúngtheo quy định tại tại Khoản 3, Điều 1 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-

CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư Đối với vănbản quy phạm pháp luật theo quy định của Luật ban hành văn bản quy phạmpháp luật số 17/2008/QH12 ngày 03/6/2008 và các văn bản quy định chi tiếtbiện pháp thi hành luật này

Điều 8 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của cơ quan đượcthực hiện đúng theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bảnhành chính Riêng đối với thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm phápluật vẫn áp dụng theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ huớng dẫn thể thức

và kỹ thuật trình bày văn bản

Điều 9 Soạn thảo văn bản

Cán bộ công chức được giao thụ lý, giải quyết hồ sơ trực tiếp soạn thảovăn bản hành chính thông thường thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơquan, chịu trách nhiệm về nội dung, thể thức văn bản Trưởng các bộ phấn saukhi xem xét, điều chỉnh, duyệt nội dung và ký nháy ngay cuối dòng nội dung củavăn bản, đối với văn bản quan trọng phải ký nháy ở cuối mỗi trang

Đối với trường hợp các cơ quan được giao tham mưu xây dựng văn bảnquy phạm pháp luật thì việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được thựchiện theo Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật hiện hành

Điều 10 Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt

1 Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký duyệt

2 Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phảitrình người ký duyệt xem xét, quyết định

3 Bản thảo văn bản được phân công duyệt theo quy trình:

Căn cứ tổ chức của cơ quan, quy trình soạn thảo được quy định cụ thể theotừng bước, từ việc soạn thảo đến trình người quản lý trực tiếp có ý kiến sửa chữa, bổsung và trình đến cấp trên phụ trách trực tiếp và cuối cùng là người người đứng đầu

cơ quan ký theo thẩm quyền (đối với các văn bản do người đứng đầu ký) Trước khitrình người đứng đầu ký, người được phân công phải rà soát lại lần cuối về thể thức

và nội dung văn bản (nếu phát hiện sai sót, thì đề nghị bộ phận soạn thảo sửa chữa lại)

Điều 11 Đánh máy, nhân bản

1 Việc soạn thảo văn bản hành chính thông thường do cán bộ được giaogiải quyết công việc thực hiện Trường hợp văn bản của lãnh đạo được dự thảobằng bản viết tay và được giao cho bộ phận văn thư đánh máy, thì việc đánhmáy văn bản phải đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trìnhbày văn bản Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảothì người đánh máy phải hỏi lại cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt bản thảo đó

2 Nhân bản đúng số lượng quy định phát hành:

a) Số lượng văn bản nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở sốlượng tại nơi nhận văn bản

b) Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc vănbản chỉ gửi đến cơ quan có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện,phối hợp thực hiện, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; phải gửiđúng địa chỉ cơ quan, đơn vị và các cá nhân có trách nhiệm, thẩm quyền giảiquyết và thực hiện công việc; không gửi vượt cấp hoặc gửi cho những cơ quan,đơn vị hoặc cá nhân để biết hoặc để tham khảo, để thay cho báo cáo công việc đã làm

3 Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theođúng thời gian quy định

4 Việc nhân bản văn bản mật do lãnh đạo quyết định và được thực hiện