Hiện đại hóa công tác văn phòng tại văn phòng UBND quận ngũ hành sơn, thành phố đà nẵng THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG HĐND UBND QUẬN NGŨ HÀNH SƠNLÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNGMột số giải pháp đề xuất nhằm khắc phục những hạn chế, góp phần đẩy mạnh hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng HĐND UBND quận Ngũ Hành Sơn
LỜI CẢM ƠN Để hồn thành khóa luận này, xin gửi lời cảm ơn chân thành sâu sắc đến thầy cô giáo Trường Đại học ……… tận tình hướng dẫn, giúp đỡ tơi suốt trình học tập, nghiên cứu rèn luyện Đặc biệt, tơi xin bày tỏ lòng biết ơn đến ThS …………., người hết lòng giúp đỡ, hướng dẫn tơi thời gian hồn thành khóa luận Đồng thời xin gửi lời cảm ơn đến Ban lãnh đạo Ủy ban nhân dân quận Ngũ Hành Sơn anh chị Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân quận Ngũ Hành Sơn tạo điều kiện giúp đỡ suốt trình thực tập hồn thành khóa luận Mặc dù có nhiều cố gắng để hồn thành khóa luận cách tốt không tránh khỏi thiếu sót Tơi mong nhận góp ý chân thành thầy để khóa luận tơi hồn chỉnh giúp tơi có thêm kinh nghiệm quý báu LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan kết nghiên cứu riêng Các kết khóa luận trung thực, hồn tồn khách quan chưa cơng bố hình thức trước MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC BẢNG DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 Lí chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu 4 Nhiệm vụ nghiên cứu Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu Phƣơng pháp nghiên cứu Giả thuyết khoa học Đóng góp đề tài Bố cục đề tài Chƣơng LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÕNG VÀ HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC VĂN PHÕNG 1.1 Những vấn đề văn phòng cơng tác văn phòng 1.1.1 Văn phòng 1.1.2 Cơng tác văn phòng 1.2 Những vấn đề đại hóa đại hóa cơng tác văn phòng 10 1.2.1 Hiện đại hóa 10 1.2.2 Hiện đại hóa cơng tác văn phòng 12 Tiểu kết 15 Chƣơng THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI VĂN PHÕNG HĐND & UBND QUẬN NGŨ HÀNH SƠN 16 2.1 Khái quát chung UBND quận Ngũ Hành Sơn 16 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển UBND quận Ngũ Hành Sơn 16 2.1.2 Cơ cấu tổ chức UBND quận Ngũ Hành Sơn 16 2.2 Tổ chức hoạt động Văn phòng HĐND & UBND quận Ngũ Hành Sơn 16 2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Văn phòng HĐND & UBND quận Ngũ Hành Sơn 16 2.2.2 Cơ cấu tổ chức Văn phòng HĐND & UBND quận Ngũ Hành Sơn 18 2.3 Thực trạng đại hóa cơng tác văn phòng Văn phòng HĐND & UBND quận Ngũ Hành Sơn 19 2.3.1 Tổ chức máy văn phòng Văn phòng quận 21 2.3.2 Cách bố trí, xếp phòng làm việc Văn phòng quận 22 2.3.3 Công tác tổ chức, sử dụng trang thiết bị văn phòng Văn phòng quận 23 2.3.4 Cơng nghệ hóa cơng tác văn phòng Văn phòng quận 29 2.3.5 Đội ngũ cán bộ, cơng chức, viên chức làm cơng tác văn phòng Văn phòng quận 40 2.3.6 Kỹ thuật nghiệp vụ hành văn phòng Văn phòng quận 47 Tiểu kết 48 Chƣơng NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 49 3.1 Nhận xét, đánh giá chung 49 3.1.1 Ưu điểm 49 3.1.2 Nhược điểm 51 3.1.3 Nguyên nhân 53 3.2 Một số giải pháp đề xuất nhằm khắc phục hạn chế, góp phần đẩy mạnh đại hóa cơng tác văn phòng Văn phòng HĐND & UBND quận Ngũ Hành Sơn 53 Tiểu kết 57 KẾT LUẬN 58 TÀI LIỆU THAM KHẢO 60 PHỤ LỤC BẢNG DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT STT CHỮ VIẾT TẮT NGHĨA ĐẦY ĐỦ 01 HĐND & UBND Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân 02 HTTTCQĐT Hệ thống thơng tin quyền điện tử 03 QLVBĐH Quản lý văn điều hành 04 CBCCVC Cán bộ, công chức, viên chức 05 CNTT Công nghệ thông tin 06 KNTC Khiếu nại, tố cáo 07 CSDL Cơ sở liệu MỞ ĐẦU Lí chọn đề tài Văn phòng quan hành nhà nước đơn vị có chức tham mưu giúp lãnh đạo tổ chức điều hành công việc Bên cạnh đó, Văn phòng phận phục vụ trực tiếp hoạt động hàng ngày tổ chức buổi làm việc lãnh đạo, hội nghị, chuyến công tác, hoạt động chuyên môn đơn vị, chuẩn bị điều kiện, phương tiện đảm bảo công tác quan, tổ chức nói chung Trong xu tồn cầu hóa nay, để cán bộ, công chức, viên chức quan thực chức năng, nhiệm vụ cách hiệu quả, nhanh chóng, giảm văn giấy tờ, tiết kiệm thời gian, công sức tiền bạc, Đảng Nhà nước ta có chủ trương nhằm ứng dụng CNTT, đầu tư trang thiết bị đáp ứng u cầu đại hóa cơng tác văn phòng, đẩy mạnh hiệu làm việc quan Bên cạnh đó, việc bồi dưỡng trình độ chuyên môn kỹ nghiệp vụ, nâng cao thái độ, tính tn thủ pháp luật cán bộ, cơng chức, viên chức làm cơng tác văn phòng trọng hết mức Bắt kịp với xu đó, năm qua UBND quận Ngũ Hành Sơn tích cực hưởng ứng, triển khai thực văn đạo Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22 tháng năm 2012 Thủ tướng Chính phủ việc tăng cường sử dụng văn điện tử hoạt động quan nhà nước; Quyết định số 5269/QĐ-UBND ngày 22/7/2015 UBND thành phố Đà Nẵng ban hành Kế hoạch triển khai thực Nghị số 26/NQ-CP ngày 15/4/2015 Chính phủ ban hành Chương trình hành động thực Nghị Quyết số 36-NQ/TW Bộ Chính trị đẩy mạnh ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững hội nhập quốc tế thành phố Đà Nẵng nhiều văn khác nhằm tăng cường việc đại hóa cơng tác văn phòng, góp phần vào cơng cải cách hành nhà nước Đặc biệt, UBND quận Ngũ Hành Sơn từ vị trí cuối bảng xếp hạng cải cách hành khối quận, huyện đến năm 2015 quận Ngũ Hành Sơn bứt phá ngoạn mục lên vị trí dẫn đầu Có kết nhờ quận nỗ lực nâng cao chất lượng cơng tác cải cách hành theo hướng đồng bộ, tồn diện; đẩy mạnh cơng tác tuyên truyền, kiểm tra cải cách hành chính, đại hóa hành chính, đại hóa cơng tác văn phòng Trong đó, phải kể đến đóng góp to lớn Văn phòng HĐND & UBND quận Ngũ Hành Sơn (Sau gọi chung Văn phòng) Bước đầu nhận thấy nổ lực UBND quận Ngũ Hành Sơn năm qua thúc tác giả chọn đề tài “Hiện đại hóa cơng tác văn phòng Văn phòng UBND quận Ngũ Hành Sơn, thành phố Đà Nẵng” để làm đề tài khóa luận Lịch sử nghiên cứu Ở Việt Nam có số báo cáo, luận văn, viết, sách, nghiên cứu vấn đề liên quan đến đại hóa cơng tác văn phòng như: Bài viết TS Lưu Kiếm Thanh (2008), Công tác văn phòng bối cảnh đại hóa hành nhà nước, Tạp chí Tổ chức Nhà nước số 11/2008 Với viết này, TS Lưu Kiếm Thanh trình bày chức Văn phòng tham mưu tổng hợp, từ cần lựa chọn, bồi dưỡng CBCCVC phải đáp ứng chức năng, nhiệm vụ Ơng cho việc đại hóa văn phòng khơng q khó tốn kém, điều ơng quan tâm CBCCVC làm cơng tác văn phòng có thích ứng với phong cách làm việc mới, đại vấn đề cần bàn Theo ông, đại hóa cơng tác văn phòng cần nghiên cứu, xây dựng tiến hành tối ưu hóa q trình thực nhiệm vụ văn phòng, trước hết cần quan tâm đến nội dung hồn thiện cơng việc văn phòng Ông cho việc đổi lề lối làm việc hành văn phòng cơng tác trọng tâm nhiều quan, tổ chức bối cảnh tiếp tục thực giai đoạn II (2006-2010) Đề án tiếp tục đổi phương thức điều hành đại hóa cơng sở hành Bởi lẽ, cơng tác văn phòng cần nâng cao nhằm đáp ứng yêu cầu hành giai đoạn phát triển đất nước Nghiêm Kỳ Hồng (2014), Một số vấn đề nghiên cứu Quản trị văn phòng Lưu trữ học, NXB Đại học Quốc gia Hồ Chí Minh Tác giả cung cấp cho người đọc kiến thức văn phòng quản trị văn phòng; đổi đại hóa cơng tác văn phòng; đại hóa công tác lưu trữ, sử dụng tài liệu nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, thành tựu đóng góp cơng tác lưu trữ phát triển kinh tế xã hội Luận văn Thạc sĩ Nguyễn Thanh Hà (2016), Hiện đại hóa cơng tác văn thư Viện Hàn lâm Khoa học Cơng nghệ Việt Nam, Học viện Hành quốc gia Luận văn trình bày vấn đề lý luận đại hóa tiến đến phân tích thực trạng đại hóa cơng tác văn thư Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam, từ tác giả nêu thành đạt hạn chế, bất cập nguyên nhân việc thực hiện đại hóa cơng tác văn thư Viện Từ đó, tác giả đưa phương hướng giải pháp tăng cường đại hóa cơng tác văn thư Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam Tác giả cho rằng, quan tâm, trọng mức cầu thị lãnh đạo Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam, chắn thời gian tới việc đại hóa cơng tác văn thư Viện cải thiện đáng kể Luận văn tốt nghiệp Ngô Thị Diên (2016), Hiện đại hóa cơng tác văn phòng văn phòng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội, Khoa Quản trị Văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Luận văn trình bày sở lý luận cơng tác văn phòng đại hóa văn phòng; nghiên cứu sâu thực trạng cơng tác văn phòng đưa giải pháp đại hóa cơng tác văn phòng Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội Phạm Thị Mỹ Hạnh (2016), Báo cáo thực tập tốt nghiệp ngành quản trị văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, trang 35 Tác giả cho rằng, với phát triển nhanh chóng lĩnh vực kinh tế, khoa học kỹ thuật, quan hành nhà nước đặt yêu cầu cấp thiết để đại hóa, đổi nâng cao chất lượng quan, xây dựng văn phòng đại đại hóa cơng tác văn phòng Theo đó, tác giả nêu khía cạnh để cấu thành văn phòng đại cán nhân viên Văn phòng có phong cách làm việc chuyên nghiệp, đại, có thái độ lịch sự, quy trình nghiệp vụ ngắn gọn, khoa học, trang thiết bị tiên tiến… Ngoài tác giả xây dựng mơ hình văn phòng đại UBND quận Ngũ Hành Sơn với yếu tố như: đổi đại hóa tồn diện văn phòng, trang thiết bị kỹ thuật, người làm văn phòng, cơng tác văn phòng Những cơng trình nghiên cứu giúp ích nhiều cho tác giả phương diện lý thuyết Tuy nhiên, chưa có tài liệu nghiên cứu, khảo sát cụ thể đại hóa cơng tác văn phòng Văn phòng UBND quận Ngũ Hành Sơn, thành phố Đà Nẵng Mục tiêu nghiên cứu - Hệ thống hóa sở lý luận chung văn phòng đại hóa cơng tác văn phòng - Vận dụng sở lý luận chung để phân tích thực trạng đại hóa cơng tác văn phòng Văn phòng HĐND & UBND quận Ngũ Hành Sơn, từ rút ưu điểm nhược điểm, nguyên nhân hạn chế thực hiện đại hóa cơng tác văn phòng Văn phòng quận - Đề xuất số giải pháp cụ thể nhằm khắc phục hạn chế, đẩy mạnh đại hóa cơng tác văn phòng Văn phòng quận Nhiệm vụ nghiên cứu - Tìm hiểu thực trạng đại hóa cơng tác văn phòng Văn phòng HĐND & UBND quận Ngũ Hành Sơn thông qua phiếu khảo sát, quan sát, vấn nghiên cứu tài liệu suốt trình thực tập đơn vị - Tổng hợp, phân tích số liệu phiếu khảo sát - Đề xuất giải pháp nhằm khắc phục hạn chế, góp phần đẩy mạnh đại hóa cơng tác văn phòng Văn phòng HĐND & UBND quận Ngũ Hành Sơn Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu đề tài tất nội dung đại hóa cơng tác văn phòng gồm: tổ chức máy văn phòng; bước cơng nghệ hóa cơng tác văn phòng; trang thiết bị văn phòng; bố trí, xếp phòng làm việc; đội ngũ cán bộ, cơng chức, viên chức làm cơng tác văn phòng; kỹ thuật nghiệp vụ hành văn phòng - Phạm vi nghiên cứu: + Phạm vi nội dung: Tìm hiểu vấn đề liên quan đến đại hóa cơng tác văn phòng Văn phòng HĐND & UBND quận Ngũ Hành Sơn + Phạm vi khơng gian: Văn phòng HĐND & UBND quận Ngũ Hành Sơn + Phạm vi thời gian: Từ năm 2017 đến 4/2020 Phƣơng pháp nghiên cứu - Phương pháp quan sát: Bằng phương pháp này, tác giả dùng thị giác để quan sát việc đại hóa cơng tác văn phòng Văn phòng HĐND & UBND quận Ngũ Hành Sơn - Phương pháp vấn: Với phương pháp này, tác giả tiến hành vấn công dân, tổ chức, doanh nghiệp; CBCCVC làm việc hệ thống UBND quận Ngũ Hành Sơn đến liên hệ làm việc Văn phòng quận đội ngũ CBCCVC Văn phòng quận - Phương pháp khảo sát phiếu hỏi: Tác giả lập hai mẫu phiếu khảo sát áp dụng cho hai nhóm đối tượng, cụ thể 50 phiếu khảo sát dành cho đối tượng công dân, tổ chức, doanh nghiệp đến liên hệ làm việc Văn phòng quận để đánh giá mức độ hài lòng cơng dân, tổ chức, doanh nghiệp trình giải cơng việc Văn phòng quận 50 phiếu khảo sát dành cho đối tượng CBCCVC làm việc hệ thống UBND quận Ngũ Hành Sơn để đánh giá mức độ hài lòng CBCCVC làm việc hệ thống UBND quận Văn phòng UBND quận q trình thực hiện đại hóa cơng tác văn phòng Từ đó, tác giả tổng hợp tính toán tỷ lệ dựa kết thu phiếu khảo sát - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Đây phương pháp tác giả sử dụng để xây dựng sở lý luận khóa luận, đồng thời phương pháp tác giả sử dụng xun suốt q trình hồn thành khóa luận Ngồi ra, tác giả sử dụng phương pháp so sánh, phương pháp phân tích phương pháp tổng hợp khóa luận Giả thuyết khoa học Qua q trình nghiên cứu thực khóa luận, tác giả đặt giả thuyết nghiên cứu sau: Nếu thực tốt việc đại hóa cơng tác văn phòng Văn phòng HĐND & UBND quận Ngũ Hành Sơn góp phần nâng cao chất lượng cơng tác cải cách hành UBND quận, tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, đại, nâng cao mức độ hài lòng khơng cơng dân đến liên hệ làm việc mà Hình ảnh 2.3 Cổng Góp ý Hình ảnh 2.4 Phần mềm Quản lý hồ sơ CBCCVC Hình ảnh 2.5 Phần mềm chữ ký số Hình ảnh 2.6 Phần mềm Outlook web app ` Hình ảnh 2.7 Ứng dụng zalo Hình 2.8 Phản ánh ứng dụng zalo Phụ lục 12 Kế hoạch số 307/KH-UBND ngày 28/2/2019 UBND quận Ngũ Hành Sơn ứng dụng công nghệ thông tin năm 2019 UBND quận Ngũ Hành Sơn Phụ lục 13: Quyết định số 1847/QĐ-TTg ngày 27/12/2018 Thủ tƣớng Chính phủ việc phê duyệt Đề án Văn hóa cơng vụ Phụ lục 14 Bảng 1.1 Kết khảo sát câu hỏi Phiếu khảo sát “Mức độ hài lòng cơng dân, tổ chức, doanh nghiệp q trình giải cơng việc Văn phòng HĐND & UBND quận Ngũ Hành Sơn” Công dân, tổ chức, doanh nghiệp Đối tƣợng Đơn vị Tổng Có Khơng Ngƣời 50 47 (%) 100 94 Bảng 1.2 Kết khảo sát câu hỏi Phiếu khảo sát “Mức độ hài lòng CBCCVC làm việc hệ thống UBND quận Ngũ Hành Sơn Văn phòng HĐND & UBND quận q trình thực hiện đại hóa cơng tác văn phòng” Đối tƣợng Đơn vị CBCCVC làm việc hệ thống UBND quận Ngũ Hành Sơn Tổng Có Không Ngƣời 50 48 (%) 100 96 Bảng 1.3 Kết khảo sát câu hỏi Phiếu khảo sát “Mức độ hài lòng CBCCVC làm việc hệ thống UBND quận Ngũ Hành Sơn Văn phòng HĐND & UBND quận q trình thực hiện đại hóa cơng tác văn phòng” Đối tƣợng Đơn vị CBCCVC làm việc hệ thống UBND quận Ngũ Hành Sơn Tổng Hợp lý Chƣa hợp lý Ngƣời 50 11 39 (%) 100 22 78 Bảng 1.4 Kết khảo sát câu hỏi Phiếu khảo sát “Mức độ hài lòng CBCCVC làm việc hệ thống UBND quận Ngũ Hành Sơn Văn phòng HĐND & UBND quận trình thực hiện đại hóa cơng tác văn phòng” Lý Ngƣời Tỷ lệ (%) 38 76 16 Do bàn làm việc chuyên viên Văn thư đặt xa so với nơi tiếp nhận văn Do máy vi tính, máy in, máy scan xếp chưa thuận tiện với chuyên viên Lý khác (tủ đựng hồ sơ, tủ đựng văn phòng phẩm chưa bố trí khoa học, ) Bảng 1.5 Kết khảo sát câu hỏi Phiếu khảo sát “Mức độ hài lòng CBCCVC làm việc hệ thống UBND quận Ngũ Hành Sơn Văn phòng HĐND & UBND quận q trình thực hiện đại hóa cơng tác văn phòng” Ngƣời Tỷ lệ (%) Tốn thời gian chờ đợi để giải công việc 23 46 Thông tin bị nhiễu trình giao tiếp 10 20 Gây trở ngại việc di chuyển để giải cơng việc (phải đường vòng đến bàn làm việc chuyên viên Văn thư) 17 34 Nội dung Bảng 1.6 Kết khảo sát câu hỏi Phiếu khảo sát “Mức độ hài lòng CBCCVC làm việc hệ thống UBND quận Ngũ Hành Sơn Văn phòng HĐND & UBND quận q trình thực hiện đại hóa cơng tác văn phòng” Đối tƣợng Đơn vị CBCCVC làm việc hệ thống UBND quận Ngũ Hành Sơn Tổng Có Khơng Ngƣời 50 46 (%) 100 92 Bảng 1.7 Kết khảo sát câu hỏi Phiếu khảo sát “Mức độ hài lòng cơng dân, tổ chức, doanh nghiệp q trình giải cơng việc Văn phòng HĐND & UBND quận Ngũ Hành Sơn” Công dân, tổ chức, doanh nghiệp Đối tƣợng Đã biết đến Chƣa biết đến chƣa sử dụng phần mềm 13 30 14 26 60 Tổng Đã sử dụng Ngƣời 50 (%) 100 Đơn vị Bảng 1.8 Kết khảo sát câu hỏi Phiếu khảo sát “Mức độ hài lòng cơng dân, tổ chức, doanh nghiệp q trình giải cơng việc Văn phòng HĐND & UBND quận Ngũ Hành Sơn” Công dân, tổ chức, doanh nghiệp Đối tƣợng Tổng Làm việc nghiêm túc, chấp hành quy định pháp luật Vẫn số trƣờng hợp chƣa chấp hành quy định pháp luật Ngƣời 50 45 (%) 100 90 10 Đơn vị Bảng 1.9 Trình độ chun mơn CBCCVC Văn phòng HĐND & UBND quận Ngũ Hành Sơn Năm Tổng số CBCCVC Đại học sau đại học Cao đẳng Trung cấp Chƣa qua đào tạo Số ngƣời Tỷ lệ (%) Số ngƣời Tỷ lệ (%) Số ngƣời Tỷ lệ (%) Số ngƣời Tỷ lệ (%) 2017 28 19 68 14.2 14.2 3.6 2018 28 19 68 14.2 14.2 2019 21 3.6 4.8 20 95.2 0 0 (Nguồn: Văn phòng HĐND & UBND quận Ngũ Hành Sơn) Bảng 1.10 Kết khảo sát câu hỏi Phiếu khảo sát “Mức độ hài lòng cơng dân, tổ chức, doanh nghiệp q trình giải cơng việc Văn phòng HĐND & UBND quận Ngũ Hành Sơn” Công dân, tổ chức, doanh nghiệp Đối tƣợng Giải cơng việc Thao tác nhanh chóng, chậm, chƣa chuyên nghiệp chuyên nghiệp Tổng Đơn vị Không am hiểu công việc Ngƣời 50 43 (%) 100 86 14 Bảng 1.11 Kết khảo sát câu hỏi Phiếu khảo sát “Mức độ hài lòng CBCCVC làm việc hệ thống UBND quận Ngũ Hành Sơn Văn phòng HĐND & UBND quận trình thực hiện đại hóa cơng tác văn phòng” Đối tƣợng CBCCVC làm việc hệ thống UBND quận Ngũ Hành Sơn Tổng Giải cơng việc Thao tác nhanh chóng, chun chậm, chƣa nghiệp chuyên nghiệp Đơn vị Không am hiểu công việc Ngƣời 50 41 (%) 100 82 18 Bảng 1.12 Trình độ tin học CBCCVC Văn phòng HĐND & UBND quận Ngũ Hành Sơn Chứng Năm 2017 2018 2019 Tổng số CBCCVC 28 28 21 Số ngƣời Tỷ lệ (%) Trung cấp trở lên Số ngƣời Tỷ lệ (%) Chƣa qua đào tạo Số ngƣời Tỷ lệ (%) 25 89.3 7.1 3.6 25 89.3 7.1 3.6 4.8 17 81 14.2 (Nguồn: Văn phòng HĐND & UBND quận Ngũ Hành Sơn) Bảng 1.13 Trình độ ngoại ngữ CBCCVC Văn phòng HĐND & UBND quận Ngũ Hành Sơn Chứng Tổng số CBCCVC Năm 2017 2018 2019 Số ngƣời 28 28 21 Tỷ lệ (%) Đại học Số ngƣời Tỷ lệ (%) Chƣa qua đào tạo Số ngƣời Tỷ lệ (%) 22 78.5 18 3.5 22 78.5 18 3.5 15 71 24 (Nguồn: Văn phòng HĐND & UBND quận Ngũ Hành Sơn) Bảng 1.14 Kết khảo sát câu hỏi Phiếu khảo sát “Mức độ hài lòng CBCCVC làm việc hệ thống UBND quận Ngũ Hành Sơn Văn phòng HĐND & UBND quận trình thực hiện đại hóa cơng tác văn phòng” CBCCVC làm việc hệ thống UBND quận Ngũ Đối tƣợng Đơn vị Hành Sơn Tổng Có Khơng Ngƣời 50 26 24 (%) 100 52 48 Bảng 1.15 Kết khảo sát câu hỏi Phiếu khảo sát “Mức độ hài lòng CBCCVC làm việc hệ thống UBND quận Ngũ Hành Sơn Văn phòng HĐND & UBND quận trình thực hiện đại hóa cơng tác văn phòng” Đối tƣợng Đơn vị CBCCVC làm việc hệ thống UBND quận Ngũ Hành Sơn Tổng Có Khơng Ngƣời 50 15 35 (%) 100 30 70 Bảng 1.16 Kết khảo sát câu hỏi Phiếu khảo sát “Mức độ hài lòng cơng dân, tổ chức, doanh nghiệp trình giải cơng việc Văn phòng HĐND & UBND quận Ngũ Hành Sơn” Công dân, tổ chức, doanh nghiệp Đối tƣợng Tổng Tốt Chƣa tốt Ngƣời 50 43 (%) 100 86 14 Đơn vị Bảng 1.17 Kết khảo sát câu hỏi Phiếu khảo sát “Mức độ hài lòng CBCCVC làm việc hệ thống UBND quận Ngũ Hành Sơn Văn phòng HĐND & UBND quận q trình thực hiện đại hóa cơng tác văn phòng” CBCCVC làm việc hệ thống UBND quận Ngũ Hành Sơn Đối tƣợng Đơn vị Tổng Tốt Chƣa tốt Ngƣời 50 45 (%) 100 90 10 Bảng 1.18 Độ tuổi CBCCVC Văn phòng HĐND & UBND quận Ngũ Hành Sơn Năm Tổng số CBCCVC Đến 35 tuổi Số lƣợng Tỷ lệ (%) Tuổi từ 36 – 50 Số lƣợng Tỷ lệ (%) Trên 50 tuổi Số lƣợng Tỷ lệ (%) 2017 28 14.3 20 71.4 14.3 2018 28 14.3 20 71.4 14.3 2019 21 24 13 62 14 (Nguồn: Văn phòng HĐND & UBND quận Ngũ Hành Sơn) Bảng 1.19 Thâm niên công tác CBCCVC làm việc Văn phòng quận Tiêu chí Tổng số < năm Từ 5- năm Từ 10-15 năm > 15 năm Số lượng 21 Tỷ lệ (%) 100 19 28.6 38.1 14.3 (Nguồn: Văn phòng HĐND & UBND quận Ngũ Hành Sơn) Bảng 1.20 Bảng xếp loại CBCCVC làm việc Văn phòng HĐND & UBND quận Ngũ Hành Sơn Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019 Hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ Hoàn thành tốt nhiệm vụ 24 25 19 Hoàn thành nhiệm vụ 0 Khơng hồn thành nhiệm vụ 0 Tổng số (ngƣời) 28 28 21 Tiêu chí (Nguồn: Văn phòng HĐND & UBND quận Ngũ Hành Sơn) Phụ lục 15 PHIẾU KHẢO SÁT Mức độ hài lòng cơng dân, tổ chức, doanh nghiệp q trình giải cơng việc Văn phòng HĐND & UBND quận Ngũ Hành Sơn Xin chào Ơng/bà Tơi sinh viên Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phân hiệu Quảng Nam Hiện nay, làm khảo sát nghiên cứu thực trạng đại hóa cơng tác văn phòng Văn phòng HĐND &UBND quận Ngũ Hành Sơn Những đóng góp quý báu Ơng/bà giúp tơi có nhìn khách quan vấn đề nghiên cứu Rất mong đóng góp chân thành Ơng/bà Tơi xin chân thành cảm ơn! Ông/bà thấy thái độ ứng xử cán bộ, công chức, viên chức làm việc Văn phòng HĐND & UBND quận Ngũ Hành Sơn giao tiếp, giải công việc nhƣ nào? A Tốt B Chưa tốt Ơng/bà vui lòng cho biết khả giải công việc cán bộ, công chức, viên chức làm việc Văn phòng HĐND & UBND quận Ngũ Hành Sơn nhƣ nào? A Giải cơng việc nhanh chóng, chun nghiệp B Thao tác chậm, chưa chun nghiệp C Khơng am hiểu cơng việc Ơng/bà cho biết phòng tiếp cơng dân UBND quận Ngũ Hành Sơn có khang trang, đại khơng? A Có B Khơng Ơng/bà vui lòng cho biết CBCCVC làm việc Văn phòng HĐND & UBND quận Ngũ Hành Sơn có chấp hành quy định pháp luật, nội quy, quy chế quan q trình thực cơng việc khơng? A Làm việc nghiêm túc, chấp hành quy định pháp luật B Vẫn số trường hợp chưa chấp hành quy định pháp luật Ông/bà sử dụng phần mềm hệ thống sở liệu quốc gia khiếu nại, tố cáo để giải đơn thƣ khiếu nại, tố cáo chƣa? A Đã sử dụng B Đã biết đến phần mềm chưa sử dụng C Chưa biết đến phần mềm Phụ lục 16 PHIẾU KHẢO SÁT Mức độ hài lòng CBCCVC làm việc hệ thống UBND quận Ngũ Hành Sơn Văn phòng HĐND & UBND quận q trình thực hiện đại hóa cơng tác văn phòng Xin chào Ơng/bà Tơi sinh viên Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phân hiệu Quảng Nam Hiện nay, làm khảo sát nghiên cứu thực trạng đại hóa cơng tác văn phòng Văn phòng HĐND & UBND quận Ngũ Hành Sơn Những đóng góp quý báu Ơng/bà giúp tơi có nhìn khách quan vấn đề nghiên cứu Rất mong đóng góp chân thành Ơng/bà Tơi xin chân thành cảm ơn! Ông/bà thấy thái độ ứng xử cán bộ, công chức, viên chức làm việc Văn phòng HĐND & UBND quận Ngũ Hành Sơn giao tiếp, giải công việc nhƣ nào? A Tốt B Chưa tốt Ơng/bà vui lòng cho biết khả giải công việc cán bộ, công chức, viên chức làm việc Văn phòng HĐND & UBND quận Ngũ Hành Sơn nhƣ nào? A Giải cơng việc nhanh chóng, chun nghiệp B Thao tác chậm, chưa chuyên nghiệp C Không am hiểu công việc Ơng/bà vui lòng cho biết việc xếp, bố trí trang thiết bị, đồ dùng (máy vi tính, bàn, ghế ) phòng Văn thƣ quận Ngũ Hành Sơn khoa học, hợp lý chƣa? A Hợp lý B Chưa hợp lý Nếu việc xếp, bố trí trang thiết bị, đồ dùng phòng Văn thƣ chƣa hợp lý, ơng/bà vui lòng cho biết lý do? A Do bàn làm việc chuyên viên Văn thư đặt xa so với nơi tiếp nhận văn B Do máy vi tính, máy in, máy scan xếp chưa thuận tiện với chuyên viên C Lý khác (tủ đựng hồ sơ, tủ đựng văn phòng phẩm chưa bố trí khoa học, ) Nếu việc xếp, bố trí trang thiết bị, đồ dùng phòng Văn thƣ chƣa hợp lý đến liên hệ làm việc, ông/bà gặp phải khó khăn sau đây? A Tốn thời gian chờ đợi để giải công việc B Thông tin bị nhiễu trình giao tiếp C Gây trở ngại việc di chuyển để giải công việc (phải đường vòng đến bàn làm việc chuyên viên Văn thư) Ơng/bà có đồng ý phòng làm việc Văn phòng HĐND & UBND quận Ngũ Hành Sơn đƣợc xếp, bố trí hợp lý, thuận tiện cho trình đến liên hệ làm việc khơng? A Có B Khơng Ơng/bà có đồng ý rằng, thông qua phần mềm Quản lý văn điều hành, lịch công tác UBND quận Ngũ Hành Sơn đƣợc Văn phòng quận cập nhật nhanh chóng thƣờng xun khơng? A Có B Khơng Ơng/bà có gặp khó khăn việc sử dụng phần mềm (Hệ thống thơng tin quyền điện tử thành phố Đà Nẵng, phần mềm Quản lý văn điều hành, ) q trình giải cơng việc UBND quận khơng? A Có B Khơng Ơng/bà vui lòng cho biết UBND quận Ngũ Hành Sơn có thƣờng xuyên thực công tác kiểm tra, giám sát việc ứng dụng CNTT cơng tác văn phòng hay khơng? A Có B Khơng ... đại hóa cơng tác văn phòng 1.2.2.1 Khái niệm đại hóa cơng tác văn phòng Từ khái niệm đại hóa cơng tác văn phòng, tác giả rút khái niệm đại hóa cơng tác văn phòng sau: Hiện đại hóa cơng tác văn phòng. .. khảo sát cụ thể đại hóa cơng tác văn phòng Văn phòng UBND quận Ngũ Hành Sơn, thành phố Đà Nẵng Mục tiêu nghiên cứu - Hệ thống hóa sở lý luận chung văn phòng đại hóa cơng tác văn phòng - Vận dụng... chế công tác UBND quận Ngũ Hành Sơn 2.2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Văn phòng HĐND & UBND quận Ngũ Hành Sơn Theo Quy chế làm việc Văn phòng UBND quận Ngũ Hành Sơn, Văn phòng HĐND & UBND quận Ngũ Hành