Công tác quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại cơ quan bộ lao động thương binh và xã hội

BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI NGUYỄN MAI HƢƠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƢU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI CƠ QUAN BỘ LAO ĐỘNG - THƢƠNG BINH VÀ XÃ HỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƢỚNG ỨNG DỤNG CHUYÊN NGÀNH: LƢU TRỮ HỌC Hà Nội, tháng 6/2021 BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI NGUYỄN MAI HƢƠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƢU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI CƠ QUAN BỘ LAO ĐỘNG - THƢƠNG BINH VÀ XÃ HỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƢỚNG ỨNG DỤNG Chuyên ngành: Lƣu trữ học Mã số: 8320303 NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS TS Đào Đức Thuận Hà Nội, tháng 6/2021 LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng dƣới hƣớng dẫn khoa học PGS.TS Đào Đức Thuận Các kết nghiên cứu đề tài trung thực Luận văn có tham khảo số nghiên cứu nhà khoa học, tƣ liệu tham khảo từ tài liệu cơng trình nghiên cứu đƣợc thích rõ ràng Tác giả luận văn Nguyễn Mai Hƣơng LỜI CẢM ƠN Tác giả luận văn xin chân thành gửi lời cảm ơn đến nhà khoa học, tiến sĩ, giảng viên Khoa Văn thƣ – Lƣu trữ, Trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội, lãnh đạo, công chức, viên chức công tác Bộ Lao động – Thƣơng binh Xã hội nhiều chuyên gia, đồng nghiệp khác giúp đỡ, ủng hộ, tƣ vấn bảo tận tình trình thực đề tài nghiên cứu Đặc biệt, xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới PGS.TS Đào Đức Thuận, ngƣời trực tiếp hƣớng dẫn tạo điều kiện giúp tơi hồn thành đề tài luận văn Xin trân trọng cảm ơn gia đình bạn bè động viên giúp đỡ để tơi vƣợt qua khó khăn sống để hoàn thành luận văn Tác giả luận văn Nguyễn Mai Hƣơng DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT CNTT Công nghệ thông tin LĐTBXH Lao động – Thƣơng binh Xã hội TLLT Tài liệu lƣu trữ TLLTĐT Tài liệu lƣu trữ điện tử VTLTNN Văn thƣ Lƣu trữ Nhà nƣớc MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu vấn đề Mục tiêu nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu Đối tƣợng nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu Phƣơng pháp nghiên cứu Đóng góp (tính mới) luận văn Bố cục luận văn PHẦN NỘI DUNG CHƢƠNG KHÁI QUÁT VỀ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƢU TRỮ ĐIỆN TỬ 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Tài liệu 1.1.2 Tài liệu điện tử 1.1.3 Tài liệu lƣu trữ điện tử 1.1.4 Quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử 10 1.2 Đặc điểm giá trị pháp lý tài liệu điện tử 13 1.3 Cơ sở pháp lý quản lý tài liệu điện tử Việt Nam 14 1.4 Trách nhiệm quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử 16 1.5 Kinh nghiệm số quan, ngành quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử 17 Tiểu kết chƣơng 19 CHƢƠNG THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƢU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI CƠ QUAN BỘ LAO ĐỘNG – THƢƠNG BINH VÀ XÃ HỘI 20 2.1 Khái quát tổ chức hoạt động Bộ Lao động – Thƣơng binh xã hội 20 2.1.1 Lịch sử hình thành Bộ Lao động – Thƣơng binh Xã hội 20 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn 20 2.1.3 Cơ cấu tổ chức 22 2.1.4 Tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phịng Hành 22 2.2 Thực trạng công tác quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử Bộ Lao động – Thƣơng binh Xã hội 23 2.2.1 Chủ trƣơng Bộ phổ biến, ban hành văn quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử 23 2.2.2 Đầu tƣ hạ tầng công nghệ thông tin 26 2.2.3 Đào tạo, bồi dƣỡng nhân lực làm công tác lƣu trữ tài liệu lƣu trữ điện tử Bộ Lao động – Thƣơng binh xã hội 28 2.2.4 Kiểm tra, hƣớng dẫn công tác lƣu trữ tài liệu điện tử Bộ Lao động – Thƣơng binh xã hội 29 2.2.5 Tổ chức thực nghiệp vụ lƣu trữ tài liệu điện tử Bộ Lao động – Thƣơng binh xã hội 31 2.3 Nhận xét công tác quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử Bộ LĐTBXH 39 2.3.1 Ƣu điểm 39 2.3.2 Hạn chế nguyên nhân 41 Tiểu kết chƣơng 42 CHƢƠNG GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƢU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI CƠ QUAN BỘ LAO ĐỘNG – THƢƠNG BINH VÀ XÃ HỘI 43 3.1 Nhóm giải pháp tổ chức quản lý 43 3.1.1 Hoàn thiện hệ thống văn quy phạm pháp luật đạo thực kế hoạch phát triển hệ thống quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử 43 3.1.2 Tăng cƣờng số biện pháp quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử 45 3.2 Nhóm giải pháp cơng nghệ 46 3.2.1 Xây dựng sở liệu tài liệu lƣu trữ điện tử 46 3.2.2 Nâng cao sở hạ tầng, thiết bị khoa học kĩ thuật 48 3.3 Nhóm giải pháp ngƣời 52 3.3.1 Đào tạo nâng cao trình độ nhân lực văn thƣ – lƣu trữ 52 3.3.2 Áp dụng chế độ thi đua – khen thƣởng, chế tài có liên quan 53 Tiểu kết chƣơng 55 KẾT LUẬN 56 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Tài liệu vật mang tin đƣợc hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân Càng ngày ngƣời nhận thức đƣợc vai trò tài liệu hoạt động đời sống xã hội Vì vậy, ngƣời ln có ý thức gìn giữ tài liệu nhƣ tài sản quý giá Có tài liệu đƣợc sản sinh nhằm giải công việc trƣớc mắt, giải xong lúc tài liệu khơng cịn giá trị Bên cạnh đó, có tài liệu chứa đựng thơng tin khơng phục vụ giải vấn đề mà cịn giúp ích việc tra cứu, xác minh, tổng kết, nghiên cứu giai đoạn Những tài liệu cần phải lƣu giữ lại để phục vụ nhu cầu lâu dài quốc gia, quan tổ chức Tài liệu lƣu trữ tài liệu có giá trị, hình thành q trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân đƣợc lƣu giữ lại bảo quản kho lƣu trữ nhằm phục vụ mục đích thực tiễn, khoa học lịch sử Hiện nay, trƣớc cách mạng khoa học công nghệ, việc ứng dụng thành tựu mà khoa học kỹ thuật mang lại vào công tác văn thƣ lƣu trữ lại trở nên cấp thiết Vì thế, tài liệu điện tử đời, vừa để phục vụ ngƣời ngày tốt hơn, vừa phù hợp với xu tất yếu thời đại công nghệ Việc quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử, ứng dụng công nghệ số vừa thúc đẩy nâng cao suất, chất lƣợng dịch vụ, lực cạnh tranh ngành, lĩnh vực này, đồng thời tạo thị trƣờng to lớn thúc đẩy phát triển kinh tế số hội cho Việt Nam bứt phá lên Với mục tiêu quản lý tập trung, thống khai thác có hiệu tài liệu lƣu trữ nhằm phục vụ lợi ích chung, công tác văn thƣ - lƣu trữ Việt Nam đƣợc Lãnh đạo cấp quan tâm đạt đƣợc nhiều kết định, công tác quản lý tài liệu điện tử bƣớc đƣợc vào nề nếp, hồ sơ, tài liệu lƣu trữ đƣợc khai thác, sử dụng mang lại hiệu kinh tế, xã hội, lĩnh vực ngành quản lý Ở lĩnh vực hệ thống tổ chức công tác văn thƣ – lƣu trữ cần thiết đƣợc trọng Công tác quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử kỹ vô quan trọng mà cán cần nắm vững Song thực tế, việc quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử số quan, tổ chức sơ sài, chƣa đƣợc trọng triển khai Vì khâu quan trọng, mắt xích khơng thể thiếu máy quản lý Nhà nƣớc Hiện nay, chủ trƣơng xây dựng Chính phủ điện tử đƣợc thực hiện, ngành Văn thƣ Lƣu trữ đứng trƣớc hội thách thức Bộ LĐTBXH quan đầu ngành khẳng định rằng, tài liệu lƣu trữ tài liệu lƣu trữ điện tử tài sản quốc gia, tài nguyên thơng tin đáng tin cậy chiến lƣợc phủ điện tử Trƣớc bối cảnh hình thành phát triển hình thức lƣu trữ điện tử bên cạnh công tác lƣu trữ truyền thống Bộ LĐTBXH, cần phải đổi công tác quản lý ngành Văn thƣ - lƣu trữ thơng qua việc hình thành sách quản lý vĩ mơ, đồng thời phục vụ tốt mục tiêu cải cách hành nhà nƣớc nhu cầu toàn xã hội Quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử Bộ LĐTBXH mẻ chƣa có nghiên cứu hay đề tài lĩnh vực Chính vậy, sở nghiên cứu lý luận văn thƣ, lƣu trữ; quy định pháp luật Việt Nam tài liệu điện tử, tài liệu lƣu trữ điện tử; khảo sát thực tế sau thời gian nghiên cứu học tập, định chọn vấn đề: “Công tác quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử quan Bộ Lao động – Thƣơng binh Xã hội ” làm đề tài luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lƣu trữ học Lịch sử nghiên cứu vấn đề Bộ LĐTBXH từ thành lập đến nay, số lƣợng văn hình thành ngày nhiều, nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu ngày cao u cầu giải cơng việc địi hỏi phải nhanh chóng, xác hơn, hoạt động quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử nhiều khó khăn, làm ảnh hƣởng tới cơng tác quản lý, tìm kiếm khai thác sử dụng tài liệu Tài liệu lƣu trữ điện tử loại hình hồn toàn mới, việc áp dụng chúng thực tiễn quan hành nhà nƣớc cịn hạn chế Các nghiên cứu thức đƣợc cơng bố quản lý tài liệu điện tử Việt Nam khơng có nhiều quản lý tài liệu điện tử vấn đề khó, phức tạp quan Liên quan đến vấn đề này, có số đề tài luận văn ngành Lƣu trữ học sâu nghiên cứu nhƣ đề tài “Quản lý tài liệu điện tử hành Văn phòng Trung ương Đảng – Thực trạng giải pháp” Trần Ngọc Sơn công tác Văn ... quát tài liệu điện tử quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử Chƣơng 2: Thực trạng công tác quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử quan Bộ LĐTBXH Chƣơng 3: Giải pháp hồn thiện cơng tác quản lý tài liệu lƣu trữ. .. thông tin hệ thống quản lý tài liệu điện tử 1.1.4 Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử Quản lý tài liệu điện tử việc kiểm soát tác động vào tài liệu điện tử suốt vòng đời tài liệu, từ đƣợc tạo lập,... nhân lực làm công tác lƣu trữ tài liệu lƣu trữ điện tử Bộ Lao động – Thƣơng binh xã hội 28 2.2.4 Kiểm tra, hƣớng dẫn công tác lƣu trữ tài liệu điện tử Bộ Lao động – Thƣơng binh xã hội