Nâng cao hiệu quả công tác quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại ủy ban nhân dân quận tây hồ, thành phố hà nội

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI Khóa luận tốt nghiệp ngành : LƯU TRỮ HỌC Người hướng dẫn : THS NGUYỄN NGỌC LINH Sinh viên thực : ĐOÀN THỊ VY Mã số sinh viên : 1405LTHC069 Khóa : 2014-2018 Lớp : ĐH LTH 14C HÀ NỘI - 2018 LỜI CAM ĐOAN Lần tiếp xúc sâu nghiên cứu kỹ vấn đề rộng khó, tác giả khơng tránh khỏi bỡ ngỡ thiếu sót Với trình độ có hạn, tác giả chưa trang bị cách đầy đủ toàn diện kiến thức chuyên ngành Văn thư Lưu trữ Do vậy, thời gian làm khóa luận, tác giả phải sử dụng nhiều tài liệu tham khảo khác Tuy nhiên, tài liệu sử dụng mức độ tham khảo với mục đích nâng cao nhận biết mở rộng vấn đề có liên quan đến đề tài nghiên cứu Những số liệu Khóa luận phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá tác giả thu thập từ nguồn khác có ghi rõ phần tài liệu tham khảo Ngồi ra, cịn sử dụng số nhận xét, đánh số liệu quan tổ chức khác có trích dẫn thích nguồn gốc Mọi ý kiến, khái niệm khơng phải tác giả trích dẫn nêu rõ nguồn Nếu phát có gian lận tác giả xin hoàn toàn chịu trách nhiệm nội dung đề tài LỜI CẢM ƠN Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Th.s Nguyễn Ngọc Linh, người tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em suốt trình thực hồn thành khóa luận Em xin gửi lời cảm ơn đến thầy cô khoa Văn thư Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội tận tình bảo, dạy dỗ em suốt năm học tập Trường Em xin gửi lời cảm ơn tới Ban lãnh đạo anh chị công tác UBND quận Tây Hồ giúp đỡ em nhiều q trình thực tập hồn thành Khóa luận Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, tháng năm 2018 Sinh viên Đoàn Thị Vy DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết đầy đủ Cơ sở liệu Công nghệ thông tin Hội đồng nhân dân Tài liệu lưu trữ Ủy ban nhân dân Xác định giá trị tài liệu Chữ viết tắt CSDL CNTT HĐND TLLT UBND XĐGTTL MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT .4 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài .7 Lịch sử nghiên cứu đề tài Mục tiêu nghiên cứu .10 Đối tượng phạm vi nghiên cứu 10 Nhiệm vụ nghiên cứu 10 Phương pháp nghiên cứu 11 Bố cục đề tài 11 CHƯƠNG 1: 13 CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ TLLT ĐIỆN TỬ .13 1.1 Cơ sở lý luận 13 1.1.1 Các khái niệm công tác quản lý TLLT điện tử .13 1.1.1.1 Tài liệu lưu trữ 13 1.1.1.2 Tài liệu điện tử .13 1.1.1.3 Tài liệu lưu trữ điện tử 15 1.1.2 Yêu cầu quản lý TLLT điện tử 15 1.1.2.1 Yêu cầu thông tin, CSDL .15 1.1.2.2 Yêu cầu đội ngũ nhân 21 1.1.2.3 Yêu cầu sở vật chất .21 1.1.3 Vai trò tài liệu điện tử 22 1.1.3.1 Tài liệu điện tử giúp hoạt động quản lý cơng tác hành trở nên nhanh chóng, dễ dàng tiết kiệm .23 1.1.3.2 Lưu trữ tài liệu điện tử giảm thiểu phần lớn không gian kho tàng so với tài liệu giấy .25 1.1.3.3 TLLT điện tử giúp quan bắt kịp với phát triển khoa học công nghệ đại .25 1.2 Cơ sở pháp lý 26 1.3 Cơ sở thực tiễn công tác quản lý TLLT điện tử UBND quận Tây Hồ 29 1.3.1 Lịch sử hình thành phát triển .29 1.3.2 Vị trí chức .30 1.3.3 Nhiệm vụ quyền hạn .31 1.3.4 Cơ cấu tổ chức 32 1.3.5 Đặc điểm TLLT UBND quận Tây Hồ 34 1.3.5.1 Thành phần TLLT 34 1.3.5.2 Loại hình TLLT UBND quận Tây Hồ 36 1.3.5.3 Nội dung tài liệu lưu trữ UBND quận Tây Hồ 37 1.3.5.4 Tình trạng tài liệu .37 Tiểu kết chương 1: 38 CHƯƠNG 2: 39 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TLLT ĐIỆN TỬ 39 TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ 39 2.1 Hoạt động quản lý TLLT điện tử 39 2.1.1 Các văn quy định công tác quản lý TLLT điện tử UBND quận Tây Hồ 39 2.1.2 Tình hình tổ chức nhận thực công tác quản lý TLLT điện tử UBND quận Tây Hồ 39 2.1.3 Tình hình tài liệu số hóa 40 2.1.3.1 Khối lượng tài liệu số hóa 40 2.1.3.2 Thành phần nội dung tài liệu số hóa 41 2.1.3.3 Tình trạng tài liệu số hóa 41 2.1.3.4 Quy trình thực số hóa 42 2.2 Hoạt động nghiệp vụ TLLT điện tử .44 2.2.1 Công tác thu thập TLLT 44 2.2.2 Công tác xác định giá trị TLLT điện tử .45 2.2.1.1 Các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định giá trị TLLT điện tử .46 2.2.1.2 Thực trạng việc xác định giá trị TLLT điện tử UBND quận 48 2.2.2 Công tác bảo quản TLLT điện tử 49 2.2.3 Công tác tổ chức khai thác sử dụng TLLT điện tử .51 2.3 Nhận xét .55 2.3.1 Ưu điểm .56 2.3.2 Hạn chế 57 2.3.3 Nguyên nhân .58 * Tiểu kết chương 2: 59 CHƯƠNG 3: 60 GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG 60 CÔNG TÁC QUẢN LÝ TLLT ĐIỆN TỬ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ.60 3.1 Hoàn thiện hệ thống văn hướng dẫn thực việc quản lý TLLT điện tử 60 3.2 Đẩy mạnh hoạt động nghiệp vụ lưu trữ TLLT điện tử .61 3.2.1 Công tác tạo lập TLLT điện tử 61 3.2.2 Về công tác XĐGTTL 62 3.2.3 Về công tác thu thập bảo quản TLLT điện tử .63 3.2.4 Công tác khai thác sử dụng TLLT điện tử 65 3.3 Nâng cao chất lượng đội ngũ cán 66 3.4 Tăng cường tra, kiểm tra việc quản lý TLLT điện tử 68 3.5 Tăng cường trang thiết bị phục vụ công tác quản lý TLLT điện tử .70 3.6 Ứng dụng CNTT, bắt kịp xu hướng đại 72 3.7 Tham khảo kinh nghiệm quản lý TLĐT số nước giới 73 Tiểu kết chương 3: 76 PHẦN KẾT LUẬN 77 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 78 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Cùng với phát triển mạnh mẽ khoa học công nghệ, bùng nổ nguồn lực thông tin, kỷ nguyên kinh tế trí thức Trong kinh tế trí thức, thơng tin trở thành lực lượng sản xuất hàng đầu, định phát triển xã hội Cùng với phát triển công nghệ điện tử len lỏi vào lĩnh vực sống xã hội Thông tin điện tử trở thành nguồn tài nguyên quý giá phục vụ cho hoạt động quản lý nhu cầu đời sống xã hội Tại số quốc gia vận hành “chính phủ điện tử” tích cực định hướng cơng dân tới cách tiếp cận với hệ thống quyền theo phương thức Hiện thuật ngữ “tài liệu điện tử” hay “CSDL”, “số hóa tài liệu” khơng cịn xa lạ với nhiều người nữa, đặc biệt cán lưu trữ quan tổ chức Những tiện ích mà tài liệu điện tử mang lại đem đến thành tích tốt cơng việc Trong hàng loạt quan, tổ chức đại, thư tín, văn bản, giao dịch điện tử xuất đồng thời có tín hiệu thay dần thư tín, văn bản, giao dịch giấy Khác với tài liệu truyền thống - thông tin ghi giấy người cầm đọc trực tiếp, hồn cảnh tài liệu điện tử, thông tin ghi đĩa cứng, đĩa mềm, băng từ, đĩa CD, đĩa DVD, thiết bị lưu trữ khác khai thác, sử dụng thơng qua máy tính có chứa phần mềm tương thích Có thể nói, tài liệu điện tử sản sinh với khối lượng lớn, vấn đề nghiệp vụ văn thư, lưu trữ vấn đề quản lý TLLT điện tử hội thách thức người làm cơng tác lưu trữ, địi hỏi phải đầu tư nghiên cứu sâu rộng Với lợi ích thiết thực mà TLLT điện tử mang lại, UBND quận Tây Hồ tiến hành thực áp dụng quan quản lý TLLT điện tử nhiên kết thu hạn chế Trong đó, việc quản lý cung cấp thơng tin TLLT điện tử chứa đựng rủi ro như: sở liệu bị xóa, thơng tin bị chỉnh sửa,… Chính cần thiết kế hệ thống lưu giữ tránh tình trạng xâm nhập trái phép, thực chế độ quản lý tài liệu điện tử phận tổng thể hồ sơ tài liệu, thơng tin quan; cần có khn khổ chiến lược tài liệu lưu trữ điện tử Hơn việc ban hành văn quản lý TLLT điện tử UBND quận Tây Hồ nói riêng quan quản lý Nhà nước nói chung cịn gặp nhiều khó khăn, chưa có văn quy định cụ thể Để có nhìn đắn tài liệu điện tử, đồng thời làm tốt cơng tác quản lý loại hình TLLT điện tử UBND quận Tây Hồ cần đề giải pháp để khắc phục hạn chế Điều khơng góp phần tối ưu hố thành phần Phơng Lưu trữ Quốc gia Việt Nam mà cịn góp phần vào nghiệp bảo tồn di sản văn hoá dân tộc, di sản văn hoá nhân loại thời đại Chính lý nên tác giả lựa chọn vấn đề “Nâng cao hiệu công tác quản lý TLLT điện tử UBND quận Tây Hồ, Thành phố Hà Nội” làm đề tài nghiên cứu Khóa luận cho Lịch sử nghiên cứu đề tài Nghiên cứu TLLT điện tử tiến hành nhiều góc độ, lý luận thực tiễn Thứ nhất, góc độ lý luận, có giáo trình “Lý luận thực tiễn cơng tác lưu trữ” Cuốn giáo trình cung cấp kiến thức nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ Bên cạnh sách chuyên khảo như: “Tài liệu điện tử quản lý” (Nguyễn Cảnh Đương - dịch), “Quản lý tài liệu điện tử” – tài liệu hướng dẫn Lưu trữ Quốc gia Mỹ, “Cải tiến công tác quản lý tài liệu điện tử” (Bộ Quốc Phòng úc - sách dịch); Cuốn sách “Tin học đổi quản lý công tác văn thư, lưu trữ” Tiến sĩ Dương Văn Khảm, Nhà Xuất trị quốc gia xuất Hà Nội, năm 1994 Nội dung sách chủ yếu đề cập đến vai trò công nghệ thông tin việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ mà quản lý văn nội dung nhỏ sách Thứ hai cơng trình nghiên cứu khoa học, báo cáo tham gia hội nghị, hội thảo liên quan tới tài liệu điện tử Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước - Các báo cáo Hội nghị khoa học Cục Lưu trữ Nhà nước “Kỷ yếu Hội nghị khoa học lưu trữ tài liệu điện tử, Hà Nội, tháng 12-1998”; “Kỷ yếu hội nghị SARBICA xác định giá trị bảo quản tài liệu điện tử” năm 2004 - Đề tài khoa học cấp ban đảng Vũ Hồng Mây: “Nghiên cứu, xây dựng quy trình quản lý, xử lý tài liệu điện tử công tác văn thư ban tham mưu, giúp việc cấp ủy từ Trung ương đến cấp tỉnh” năm 2010; - Đề tài cấp Bộ TS Lưu Kiếm Thanh “Quản lý văn điện tử quan nhà nước nay” năm 2008; Đề tài khoa học cấp ngành Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước: “Nghiên cứu ứng dụng tin học việc phân loại, quản lý tài liệu từ văn thư vào lưu trữ” thạc sỹ Lê Văn Năng chủ trì Nội dung đề tài chủ yếu tập trung vào việc giải vấn đề mặt kỹ thuật tin học hoạt động theo chế độ cục bộ; Thứ ba, nghiên cứu tài liệu điện tử nhận nhiều quan tâm, điều thể qua viết đăng tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam viết tác giả Cam Anh Tuấn: “Áp dụng tiêu chuẩn ISO công tác văn thư - số kinh nghiệm thực tiễn”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 6, 2009; Dương Mạnh Hùng: “Trao đổi lập hồ sơ điện tử”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 6, 2008; Lê Thị Mùi: “Bàn phương pháp bảo vệ sở liệu chiến lược bảo quản tài liệu điện tử”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 5, 2007… Ngoài tác giả tham khảo, tiếp cận nguồn thông tin internet (các ebook, báo điện tử, website lưu trữ Việt Nam số quốc gia giới Singapore, Anh, Mỹ…); Những nguồn tư liệu cung cấp cho tác giả kiến thức hữu ích lý luận thực tiễn, giúp tác giả hồn thiện đề tài khóa luận Mục tiêu nghiên cứu Qua đề tài Khóa luận này, tác giả muốn đặt giải vấn đề sau: - Giới thiệu thành phần, nội dung, đặc điểm, giá trị TLLT UBND quận Tây Hồ việc phục vụ quản lý hành Nhà nước lĩnh vực khác - Khảo sát thực trạng cơng tác quản lý TLLT điện tử tìm ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân hạn chế cơng tác - Từ đó, đưa nhóm biện pháp phù hợp để nâng cao hiệu công tác quản lý TLLT điện tử UBND quận Tây Hồ, góp phần thúc đẩy cơng tác văn thư lưu trữ phát triển Đối tượng phạm vi nghiên cứu * Đối tượng nghiên cứu: Công tác quản lý TLLT điện tử UBND quận Tây Hồ * Phạm vi nghiên cứu: - Về không gian: Nghiên cứu trực tiếp UBND quận Tây Hồ - Về thời gian: Khối TLLT điện tử bảo quản UBND quận Tây Hồ từ năm 2007 đến Nhiệm vụ nghiên cứu Ở đề tài này, tác giả tập trung vào nhiệm vụ chủ yếu sau: - Tìm hiểu sở lý luận, sở pháp lý vấn đề nghiên cứu; - Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND quận Tây Hồ đặc điểm, thành phần, nội dung tài liệu bảo quản nơi - Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác quản lý TLLT điện tử UBND quận Tây Hồ ... dịch), ? ?Quản lý tài liệu điện tử? ?? – tài liệu hướng dẫn Lưu trữ Quốc gia Mỹ, “Cải tiến công tác quản lý tài liệu điện tử? ?? (Bộ Quốc Phòng úc - sách dịch); Cuốn sách “Tin học đổi quản lý công tác văn... thực chế độ quản lý tài liệu điện tử phận tổng thể hồ sơ tài liệu, thông tin quan; cần có khn khổ chiến lược tài liệu lưu trữ điện tử Hơn việc ban hành văn quản lý TLLT điện tử UBND quận Tây Hồ nói... hợp để nâng cao hiệu công tác quản lý TLLT điện tử UBND quận Tây Hồ, góp phần thúc đẩy công tác văn thư lưu trữ phát triển Đối tượng phạm vi nghiên cứu * Đối tượng nghiên cứu: Công tác quản lý TLLT