Hiện đại hóa công tác quản lý văn bản tại ủy ban nhân dân huyện sóc sơn, thành phố hà nội

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI NGƠ QUỲNH ANH HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN SÓC SƠN, THÀNH PHỐ HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG QUẢN LÝ CÔNG Hà Nội - 7/2020 BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI NGÔ QUỲNH ANH HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN SÓC SƠN, THÀNH PHỐ HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG Chuyên ngành: Quản lý công Mã số: 8340403 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS LƯU KIẾM THANH Hà Nội - 7/2020 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn thạc sĩ “Hiện đại hóa cơng tác quản lý văn Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội” cơng trình nghiên cứu tơi Trong cơng trình nghiên cứu này, tơi có tham khảo tổng hợp kết nhiều cơng trình nghiên cứu khác có thích theo quy định Cơng trình chưa cơng bố phương tiện truyền thơng Tơi xin hồn toàn chịu trách nhiệm trước Hội đồng khoa học nội dung nghiên cứu đề tài Hà Nội, ngày tháng năm 2020 HỌC VIÊN Ngô Quỳnh Anh LỜI CẢM ƠN Trước hết, để hồn thành chương trình học cao học hồn thành luận văn, tơi ln nhận hướng dẫn, tạo điều kiện giúp đỡ quý báu thầy, cô giáo Phịng Quản lý sau đào tạo Khoa Hành học Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, gia đình bạn bè ln bên cạnh ủng hộ Đặc biệt, tơi xin bày tỏ lịng biết ơn sâu sắc tới PGS.TS Lưu Kiếm Thanh người thầy tận tâm giúp đỡ, hướng dẫn suốt q trình thực hồn thành luận văn Sau cùng, xin trân thành cảm ơn tới cán bộ, công chức công tác Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn tạo điều kiện thuận lợi suốt q trình học tập nghiên cứu hồn thành luận văn Để hồn thành luận văn này, tơi dành nhiều thời gian công sức nghiên cứu Tuy có nhiều nỗ lực cố gắng luận văn khơng tránh khỏi thiếu sót Tơi mong nhận đóng góp ý kiến quý báu quý thầy, cô giáo bạn đọc để đề tài luận văn thân hoàn thiện có sở để phát triển hướng nghiên cứu Xin trân trọng cảm ơn./ Hà Nội, ngày tháng năm 2020 HỌC VIÊN Ngô Quỳnh Anh DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CÁC CHỮ VIẾT TẮT STT Từ viết t BNV CBCC CCHC CNTT CP CPĐT CQNN CQHCNN DNNN 10 HĐH 11 HĐND 12 NĐ 13 NQ 14 QĐ 15 QLNN 16 QLVB 17 QLVB&ĐHTN 18 TT 19 TTHC 20 UBND DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ SƠ ĐỒ: Sơ đồ 1.1 Quy trình quản lý văn .13 Sơ đồ 1.2 Quy trình quản lý văn đến 13 BẢNG BIỂU: Bảng 2.1 Trình độ chuyên môn nhân làm công tác văn thư địa bàn huyện Sóc Sơn 27 Bảng 2.2 Bảng thống kê số lượng văn phát hành UBND huyện Sóc Sơn (đơn vị: văn bản) 29 Bảng 2.3 Bảng thống kê số liệu thống kê văn đến UBND huyện Sóc Sơn (đơn vị: văn bản) 30 MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Tình hình nghiên cứu 3 Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 5 Phương pháp nghiên cứu .5 Ý nghĩa lý luận thực tiễn Kết cấu đề tài CHƯƠNG NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN 1.1 Quan niệm công tác quản lý văn 1.1.1 Khái niệm văn quản lý văn .8 1.1.1.1 Khái niệm văn 1.1.1.2 Khái niệm quản lý văn 10 1.1.2 Vai trò văn quản lý văn 11 1.1.3 Nguyên tắc, yêu cầu quản lý văn .12 1.1.4 Quy trình quản lý văn 13 1.1.4.1 Quy trình quản lý văn 13 1.1.4.2 Quy trình quản lý văn đến 13 1.2 Quan niệm đại hóa cơng tác quản lý văn 14 1.2.1 Khái niệm đại hóa 14 1.2.2 Sự cần thiết phải đại hóa cơng tác quản lý văn 15 1.2.3 Các yếu tố tác động đến đại hóa cơng tác quản lý văn 17 1.2.4 Nội dung đại hóa cơng tác quản lý văn 18 1.2.4.1 Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn 18 1.2.4.2 Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO quản lý văn 22 1.2.4.3 Về sở vật chất, cung cấp trang thiết bị kỹ thuật đạị quản lý văn 23 TIỂU KẾT CHƯƠNG 24 CHƯƠNG THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN SÓC SƠN, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 25 2.1 Khái quát chung Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn 25 2.1.1 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn 25 2.1.2 Cơ cấu tổ chức máy Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn 26 2.1.3 Tình hình hoạt động chung Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn 26 2.2 Cơng tác quản lý văn Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội 27 2.2.1 Đội ngũ nhân thực công tác quản lý văn Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn 27 2.2.2 Quản lý văn – đến Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn 29 2.3 Phân tích thực trạng đại hóa cơng tác quản lý văn Uỷ ban Nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội 30 2.3.1 Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn Uỷ ban Nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội 30 2.3.1.1 Giới thiệu phần mềm quản lý văn Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn 31 2.3.1.2 Chức phần mềm quản lý văn Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn 31 2.3.1.3 Nhóm chức quản lý văn đến phần mềm Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn 32 2.3.1.4 Nhóm chức quản lý văn phần mềm Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn 33 2.3.1.5 Phân quyền sử dụng văn phần mềm quản lý Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn 34 2.3.1.6 Đăng ký quản lý văn đến 35 2.3.1.7 Đăng ký quản lý văn 35 2.3.2 Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO quản lý văn Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội 35 2.3.2.1 Quy trình xử lý văn Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn .36 2.3.2.2 Quy trình xử lý văn đến Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn 38 2.3.3 Cơ sở, trang thiết bị kỹ thuật phục vụ công tác quản lý văn Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn 40 2.4 Đánh giá, nhận xét 41 2.4.1 Kết 41 2.4.2 Hạn chế .43 2.4.3 Nguyên nhân .44 TIỂU KẾT CHƯƠNG 46 CHƯƠNG PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN SÓC SƠN, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 47 3.1 Phương hướng tăng cường đại hóa cơng tác quản lý văn Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội 47 3.1.1 Chủ trương Nhà nước 47 3.1.2 Phương hướng Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn 48 3.2 Một số giải pháp tăng cường đại hóa cơng tác quản lý văn Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội 49 3.2.1 Hoàn thiện việc ban hành hệ thống văn hướng dẫn đại hóa cơng tác quản lý văn 49 3.2.2 Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng cán cơng chức đại hóa cơng tác quản lý văn 50 3.2.3 Đổi nhận thức, tư làm việc, ý thức trách nhiệm cán bộ, cơng chức đại hóa cơng tác quản lý văn 53 3.2.4 Đẩy mạnh áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO quản lý văn 54 3.2.5 Đẩy mạnh sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật phục vụ công tác quản lý văn 55 3.2.6 Đẩy mạnh công tác tra, kiểm tra, giám sát việc thực hiện đại hóa cơng tác quản lý văn 57 3.2.7 Một số giải pháp khác .57 3.3 Một số đề xuất tăng cường đại hóa cơng tác quản lý văn Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn 58 KẾT LUẬN 60 10 Chính phủ (2020), Nghị số 01/NQ-CP ngày 01 tháng 01 năm 2020 Về nhiệm vụ, giải pháp chủ yếu thực kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội dự toán ngân sách nhà nước năm 2020 63 11 Chính phủ (2019), Nghị số 17/NQ-CP ngày 07 tháng 03 năm 2019 Về số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển Chính phủ điện tử giai đoạn 2019 2020, định hướng đến 2025 12 Chính phủ (2020), Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Về công tác văn thư 13 Nguyễn Thanh Hà (2016), Hiện đại hóa cơng tác văn thư Viện hàm lâm khoa học công nghệ Việt Nam, Luận văn thạc sĩ quản lý cơng, Học viện Hành quốc gia, Hà Nội 14 Nghiêm Kỳ Hồng (2005), Kỷ yếu Hội nghị khoa học Quản trị văn phòng - Lý luận thực tiễn Trường Đại học Khoa học xã hội nhân văn, Hà Nội 15 Lê Tuấn Hùng (2004), Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn – Một giải pháp để hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý Bộ Khoa học Công nghệ, Luận văn thạc sĩ, Đại học quốc gia Hà Nội, Hà Nội 16 Trần Minh Huyền (2017), Hiệu công tác quản lý văn đi, đến Sở Y tế Hà Nội, Luận văn thạc sĩ quản lý cơng, Học viện Hành quốc gia, Hà Nội 17 Lê Văn In (Chủ biên) (2012), Văn quản lý nhà nước kỹ thuật soạn thảo văn bản, Nxb Đại học Quốc gia TP HCM, TP HCM 18 Nguyễn Minh Phương (2014), Quản lý giải văn quan, tổ chức, Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội 19 Vương Đình Quyền (2005), Lý luận phương pháp công tác văn thư, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội 20 Quốc hội (2015), Luật tổ chức quyền địa phương 2016 21 Võ Kim Sơn (2014), Cải cách hành nhà nước trình tất yếu liên tục, Nxb Đại học Quốc gia Hồ Chí Minh, Hồ Chí Minh 22 Lưu Kiếm Thanh (2005), Giáo trình Hành văn phịng quan nhà nước, Nxb Giáo dục, Hà Nội 23 Lưu Kiếm Thanh (2008), Nghiên cứu phương pháp quản lý văn điện tử quan nhà nước Việt Nam nay, Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ - Bộ Nội vụ 64 24 Lưu Kiếm Thanh (2009), Một số vấn đề cải cách đại hóa hành nay, Học viện Hành / Tạp chí Tổ chức Nhà nước Số 8/2009 25 Lưu Kiếm Thanh (2011), “Hiện đại hóa hành kinh tế tri thức”, Kỷ yếu hội thảo cải cách hành nhà nước Việt Nam từ góc nhìn nhà nghiên cứu, Tr.479 26 Thủ tướng Chính phủ (2001), Quyết định số 136/2001/QĐ-TTg ngày 17 tháng năm 2001 Về việc phê duyệt Chương trình tổng thể cải cách hành nhà nước giai đoạn 2001 – 2010 27 Thủ tướng Chính phủ (2014), Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05 tháng năm 2014 Về việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động quan, tổ chức thuộc hệ thống hành Nhà nước 28 Thủ tướng Chính phủ (2015), Quyết định số 1819/QĐ-TTg ngày 26 tháng 10 năm 2015 phê duyệt Chương trình quốc gia ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quan nhà nước giai đoạn 2016 – 2020 29 Thủ tướng Chính phủ (2018), Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng năm 2018 việc gửi, nhận văn điện tử quan hệ thống hành Nhà nước 30 Thủ tướng Chính phủ (2020), Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày 03 tháng năm 2020 Phê duyệt “Chương trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030” 31 Nguyễn Thị Thanh Thúy (2014), Hiện đại hóa cơng tác văn phịng Ban quản lý làng văn hóa, du lịch, dân tộc Việt Nam theo yêu cầu cải cách hành hội nhập quốc tế, Luận văn thạc sĩ quản lý hành cơng, Học viện Hành quốc gia, Hà Nội 32 UBND huyện Sóc Sơn (2010), Quyết định số 162/QĐ-UBND ngày 14/01/2010 Ban hành hệ thống tài liệu, quy trình nội bộ, giải TTHC hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 quan UBND huyện 65 33 UBND huyện Sóc Sơn (2016), Quyết định số 01/2016/QĐ-UBND ngày 20/6/2016 Về việc bạn hành quy chế làm việc UBND huyện Sóc Sơn 34 UBND huyện Sóc Sơn (2017), Quyết định số 12/2017/QĐ-UBND ngày 10/5/2017 Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phịng HĐND – UBND huyện 35 UBND huyện Sóc Sơn (2019), Báo cáo số 429/BC-UBND ngày 13/8/2019 tình hình, kết thực công tác văn thư, lưu trữ địa bàn huyện (từ tháng 01/2018 đến tháng 07/2019) 36 Văn phịng Chính phủ (2020), Thơng báo số 139/TB-VPCP ngày 03 tháng năm 2020 kết luận Thủ tướng Chính phủ Nguyễn Xuân Phúc Hội nghị trực tuyến Ủy ban Quốc gia Chính phủ điện tử với Ban Chỉ đạo xây dựng Chính phủ điện tử, Chính quyền điện tử Bộ, ngành, địa phương ngày 12 tháng 02 năm 2020 37 O.E.Black (1996), The Dynamics of Modernization, Published by Harper & Row Publishers, New York 38 Website: http://caicachhanhchinh.gov.vn/ https://luutru.gov.vn/home.htm https://sites.google.com/site/buiquangthangvicas/sach/xxx/u https://socson.hanoi.gov.vn/ https://www.wikipedia.org/ http://luutruvn.com/ 66 PHỤ LỤC PHỤ LỤC Cơ cấu tổ chức máy Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn UBND huyện Sóc Sơn Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng huyện Trung tâm quản lý khu du lịch di tích Đền Sóc Sơn Trung tâm Văn hóa - Thông tin thể thao Trung tâm Giáo dục nghề nghiệp - Giáo dục thường xuyên Ban Quản lý dự rừng PH-ĐD Trung tâm phát triển quỹ đất huyện Ban quản lý chợ loại II huyện 67 PHỤ LỤC Một số hình ảnh hệ thống phần mềm QLVB&ĐHTN Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn 68 69 PHỤ LỤC Quy trình xử lý văn theo tiêu chuẩn chất lượng TCVN 9001 – 2015 UBND huyện Sóc Sơn Trách nhi CBCC cơng Trưởng chuyên m Bộ phận vă Chánh Văn p Phó Chánh phòng Lãnh đạo U Bộ phận Vă Bộ phận Văn CBCC phụ Bộ phận Văn Đơn vị chu môn 70 PHỤ LỤC Quy trình xử lý văn đến theo tiêu chuẩn chất lượng TCVN 9001 – 2015 UBND huyện Sóc Sơn Trách nhiệ Bộ phận Văn Bộ phận Văn Lãnh đạo UB Bộ phận Văn Đơn vị, cá nhâ liên quan Bộ phận Văn Đơn vị có li quan 71 PHỤ LỤC Bảng thống kê trang thiết bị, máy móc phục vụ cơng tác quản lý văn UBND huyện Sóc Sơn STT (Nguồn: Báo cáo QLNN công tác văn thư, lưu trữ UBND huyện Sóc Sơn năm 2018) ... CƯỜNG HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN SÓC SƠN, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 47 3.1 Phương hướng tăng cường đại hóa cơng tác quản lý văn Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn, thành. .. thực trạng đại hóa công tác quản lý văn Uỷ ban Nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội 2.3.1 Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn Uỷ ban Nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội Sử dụng phần... ISO quản lý văn Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội 35 2.3.2.1 Quy trình xử lý văn Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn .36 2.3.2.2 Quy trình xử lý văn đến Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn