Công tác văn thư tại Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ, thành phố Hà Nội

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN BẢNG DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 Chương 1.CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁTVỀ UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN CHƯƠNG MỸ 4 1.1. Những vấn đề lý luận về công tác văn thư 4 1.1.1. Một số khái niệm 4 1.1.2. Nội dung của công tác văn thư 4 1.1.3. Vai trò của công tác văn thư 5 1.2. Khái quát về Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ 7 1.2.1. Lịch sử hình thành 7 1.2.2. Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ 8 1.2.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ 8 1.2.3.1. Chức năng của Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ 8 1.2.3.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ 9 Chương 2.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN CHƯƠNG MỸ 12 2.1. Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư tại Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ 12 2.1.1. Về tổ chức công tác văn thư 12 2.1.2. Về cán bộ làm công tác văn thư 13 2.2. Tình hình quản lý và chỉ đạo công tác văn thư tại Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ 14 2.2.1. Về quản lý, chỉ đạo công tác văn thư tại Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ 14 2.2.2. Về thực hiện các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn về công tác văn thư ở Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ 14 2.3. Tình hình thực hiện nội dung nghiệp vụ công tác văn thư tại Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ 14 2.3.1. Công tác soạn thảo văn bản 14 2.3.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến 15 2.3.3. Trình tự giải quyết văn bản đi 19 2.3.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 22 2.3.5. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ 23 Chương 3.MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁCVĂN THƯ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN CHƯƠNG MỸ 27 3.1. Đánh giá thực trạng công tác văn thư tại Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ 27 3.1.1. Ưu điểm trong công tác văn thư tại Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ 27 3.1.2. Hạn chế trong công tác văn thư tại Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ 29 3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư tại Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ 30 3.2.1. Về công tác chỉ đạo văn thư 30 3.2.2. Về trang thiết bị, cơ sở vật chất 31 3.2.3. Về nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ cán bộ văn thư 31 KẾT LUẬN 33 TÀI LIỆU THAM KHẢO 34 PHỤ LỤC  

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG TÊN ĐỀ TÀI: CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN CHƯƠNG MỸ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Phương pháp nghiên cứu khoa học Giảng viên giảng dạy: TS Lê Thị Hiền Mã phách:………………………………… Hà Nội - 2017 PHIẾU LÀM PHÁCH HÌNH THỨC THI BÀI TIỂU LUẬN Mã phách Họ tên sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Hòa Ngày sinh: 23/03/1994 Mã sinh viên: 1607QTVA012 Lớp: ĐHLT QTVP16A Khoa: Quản trị văn phịng Tên Tiểu luận: Cơng tác Văn thư Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ, thành phố Hà Nội Học phần: Phương pháp nghiên cứu khoa học Giảng viên phụ trách: TS Lê Thị Hiền Sinh viên kí tên LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan nghiên cứu đề tài “Công tác văn thư Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ, thành phố Hà Nội”là cơng trình nghiên cứu riêng em hướng dẫn khoa học Ts Lê Thị Hiền Các nội dung nghiên cứu, kết khảo sát số liệu thống kê đề tài trung thực Những thông tin nghiên cứu kết phân tích, nhận xét, đánh giá em Em xin chịu trách nhiệm liệu viết đề tài LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài nghiên cứu em nhận nhiều giúp đỡ thầy cô cán công chức, viên chức quan nơi em thực đề tài nghiên cứu Em xin chân thành cảm ơn Ts Lê Thị Hiền hướng dẫn tận tình để em hồn thiện nghiên cứu Cảm ơn tận tình giảng dạy giúp đỡ em suốt trình học tập, nghiên cứu Những tri thức mà cô truyền đạt hành trang giúp em vững bước đường tự lập dài phía trước Tuy có nhiều cố gắng nỗ lực với vốn kiến thức hạn chế, khơng tránh khỏi thiếu sót Rất mong nhận góp ý, giúp đỡ thầy giáo, giáo để tiểu luận em hoàn thiện tốt Xin chân thành cảm ơn! BẢNG DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT T TT 1 2 3 4 5 Tên đầy đủ Chữ viết tắt Hội đồng nhân dân HĐND Uỷ ban nhân dân UBND Cán công chức CBCC Quyết định QĐ Nhà xuất NXB MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Công tác văn thư xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung Trong văn phịng cơng tác văn thư khơng thể thiếu nội dung hoạt động văn phòng Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động quan, xem phận hoạt động quản lý Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước Làm tốt công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng hoạt động quan hoạt động cá nhân giữ trách nhiệm khác quan Nếu trình hoạt động quan, văn giữ lại đầy đủ, nội dung văn xác, phản ánh chân thực hoạt động quan cần thiết, văn chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động quan cách chân thực Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia hồ sơ, tài liệu có giá trị hoạt động quan giao nộp vào lưu trữ quan Trong trình hoạt động mình, quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ Hồ sơ lập hoàn chỉnh, văn giữ đầy đủ chất lượng tài liệu lưu trữ tăng lên, đồng thờii công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai mặt nghiệp vụ Ngược lại, chất lượng hồ sơ lập khơng tốt, văn khơng đầy đủ chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ khơng bảo đảm gây khó khăn cho lưu trữ việc tiến hành hoạt động nghiệp vụ làm cho tài liệu phịng Lưu trữ khơng hồn chỉnh Như vậy, với tư cách sinh viên nghiên cứu đề tài học chuyên ngành Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội, từ lý chọn đề tài “Công tác văn thư Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ, thành phố Hà Nội” để làm đề tài nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Công tác văn thư Phạm vi nghiên cứu: Công tác văn thư UBND huyện Chương Mỹ Mục tiêu nghiên cứu nhiệm vụ Mục tiêu nghiên cứu bao gồm: Tìm hiểu vấn đề cơng tác văn thư lưu trữ Phân tích, đánh hoạt động công tác văn thư UBND huyện Chương Mỹ, thấy rõ ưu điểm hạn chế nhằm đưa vấn đề nghiên cứu giải công tác văn thư UBND huyện Chương Mỹ Nhiệm vụ chính: Tìm hiểu lý luận công tác văn thư khái quát UBND huyện Chương Mỹ Thực trạng công tác văn thư UBND huyện Chương Mỹ Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư UBND huyện Chương Mỹ Phương pháp nghiên cứu Để thực đề tài sử dụng phương pháp như: Phương pháp nghiên cứu tài liệu Phương pháp khảo sát thực tế Phương pháp so sánh, phân tích Lịch sử nghiên cứu Một số đề tài, cơng trình khoa học tiêu biểu công tác văn thư như: Giáo trình Nghiệp vụ văn thư Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Giáo trình lý luận cơng tác văn thư Giáo sư Vương Đình Quyền Nghiên cứu thực trạng giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư UBND huyện Chương Mỹ Đóng góp đề tài Đề tài nghiên cứu cơng tác văn thư UBND huyện Chương Mỹ trở thành tư liệu tham khảo kho lưu trữ UBND huyện Chương Mỹ Những giải pháp nghiên cứu ứng dụng vào thực tiễn nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư Cấu trúc đề tài Đề tài kết cấu gồm chương: Chương 1: Cơ sở lý luận công tác văn thư khái quát Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ Chương 2: Thực trạng công tác văn thư Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN CHƯƠNG MỸ 1.1 Những vấn đề lý luận công tác văn thư 1.1.1 Một số khái niệm Ngày việc soạn thảo ban hành văn quan trọng quan, tổ chức, để thực tốt cần nắm rõ công tác văn thư đơn vị Trước tiên phải hiểu rõ công tác văn thư, nhiều khái niệm khác để giúp dễ dàng hiểu số khái niệm điển hình như: Theo quan niệm triều đại phong kiến trước đây: Công tác văn thư tức làm cơng việc có liên quan đến văn tự, thư tịch [2,Tr26] Theo giáo trình nghiệp vụ cơng tác văn thư: Công tác văn thư tất công việc có liên quan đến cơng văn giấy tờ, thảo văn (đối với văn đi) từ tiếp nhận (đối với văn đến) đến giải xong công việc, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan [5,Tr34] Từ có khái niệm chung nhất: Cơng tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ công tác quản lý, bao gồm tồn cơng việc xây dựng văn bản, giải văn hình thành hoạt động quan Nhà nước, doanh nghiệp, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang (hay gọi quan, tổ chức) 1.1.2 Nội dung công tác văn thư Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho lãnh đạo, quản lý điều hành công việc quan Đảng, quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân (gọi tắt quan) Những năm gần cơng tác văn thư có bước phát triển phong phú đa dạng, đáp ứng yêu cầu cải cách Hành nhà nước Ở quan văn giấy tờ văn thư lưu lại văn phòng hầu hết văn qnan sản sinh , văn mang tính chất 10 liệu khác: Sau 03 tháng kể từ công việc kết thúc - Thủ tục giao nhận Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức phải lập 02 Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu 02 Biên giao nhận tài liệu Lưu trữ huyện Chương Mỹ, đơn vị bên giao tài liệu bên giữ loại - Trách nhiệm việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào UBND huyện Chương Mỹ Hàng năm Lãnh đạo UBND huyện Chương Mỹ, đơn vị có trách nhiệm đạo xây dựng Danh mục hồ sơ huyện Chương Mỹ; đạo công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đơn vị phạm vi quản lý Trách nhiệm Chánh Văn phịng, Trưởng phịng Hành tham mưu cho Chủ tịch, Thủ trưởng đơn vị việc đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đơn vị trực thuộc; tổ chức thực việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đơn vị Cán bộ, cơng chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ cơng việc phân công theo dõi, giải quyết; giao nộp hồ sơ, tài liệu thời hạn thủ tục quy định Viên chức văn thư, lưu trữ có trách nhiệm hướng dẫn đơn vị cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ theo quy định nhà nước Tiểu kết Như chương 2, nêu rõ thực trạng công tác văn thư UBND huyện Chương Mỹ.Qua mặt hoạt động mà công tác văn thư nói chung UBND huyện Chương Mỹ nói riêng có ưu điểm hạn chế, giải pháp nhằm nâng cao hiệu làm sáng tỏ chương 32 Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN CHƯƠNG MỸ 3.1 Đánh giá thực trạng công tác văn thư Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ 3.1.1 Ưu điểm công tác văn thư Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ - Về công tác soạn thảo văn Cán bộ, nhân viên làm công tác văn thư UBND huyện Chương Mỹ nắm bắt quy trình thể thức soạn thảo văn cách bản, chuyên nghiệp, theo quy định mà lãnh đạo đạo áp dụng Việc soạn thảo văn nhanh chóng, chuyên nghiệp giúp quan đẩy nhanh thủ tục hành chính, giải cơng việc nhanh, xác - Về quản lý văn đến, Công tác văn thư đầu mối thông tin giúp Chủ tịch UBND huyện Chương Mỹ việc điều hoà phối hợp hoạt động; phối hợp với đơn vị chức giúp lãnh đạoban hành quy định nội nhằm xây dựng nề nếp quản lý cách khoa học, có hiệu trình điều hành hoạt động quan Tiếp nhận, luân chuyển giải kịp thời văn đi, văn đến không để xảy sai sót; đóng dấu loại giấy tờ theo nguyên tắc Thực tốt công tác lập, lưu hồ sơ, tài liệu quan, văn phòng nộp lưu vào lưu trữ phục vụ cán bộ, công chức, viên chức đến khai thác thông tin kịp thời hiệu Tất văn cán văn thư thực theo quy định UBND huyện Chương Mỹ đề cách nhanh chóng, xác kịp thời - Đối với văn mật: Cán văn thư phổ biến nội dung văn mật cho đối tượng cần biết có trách nhiệm thi hành Cán văn thư đảm bảo quản lý nghiêm ngặt theo quy định khơng xảy tình trạng lộ thơng tin 33 - Trong hoạt động quản lý sử dụng dấu UBND huyện Chương Mỹ chấp hành nghiêm chỉnh, theo quy định hoạt động quản lý dấu sử dụng dấu Con dấu để tủ riêng có khóa Nhân viên văn thư ln đảm bảo có hộp mực ngừa kiểm tra định kỳ Việc đóng dấu thực đúng, khơng xảy tình trạng đóng dấu sai thể thức, đóng dấu chưa có chữ ký đóng dấu phải trình theo gốc - Về ứng dụng khoa học kỹ thuật UBND huyện Chương Mỹ đãứng dụng phần mềm vào công tác văn thưcủa số đơn vị mang tính khả thi cao, tiến hành đánh giá nhân rộng phần mềm ứng dụng dùng chung thống đồng Đảm bảo kết nối đồng hệ thống thông tin cơng tác văn thưchính xác, kịp thời, an tồn điều hành tác nghiệp - Ứng dụng nghệ thơng tin Cơng nghệ thơng tin đóng vai trò quan trọng hoạt động quản lý quan Công nghệ thông tin áp dụng soạn thảo văn hoạt động xử lý trao đổi thơng tin qua mạng Do tình hình phong cách làm việc mới, có hiệu cao, tạo điều kiện để trao đổi thơng tin nhanh chóng, dễ dàng, phục vụ cho giải cơng việc Ngồi cơng nghệ thơng tin cịn áp dụng việc chuyển giao văn bản, văn không quan trọng scan gửi qua mail UBND huyện Chương Mỹ áp dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, ứng dụng chữ ký số làm cho quan thiếu trọng đến việc cập nhật vào sổ theo dõi, thực quy trình cơng tác văn thưtrên giấy - Về Kỹ thuật trang thiết bị Cùng với phát triển nhanh chóng khoa học kỹ thuật, trang thiết bịđang triển khai ứng dụng nhằm hỗ trợ cho việc quản lý nâng cao hiệu việc phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, trang thiết bị yêu cầu mang tính tất yếu để tiến tới tin học hóa cơng tác hành văn phịng 34 Đối với công tác văn thưnhiệm vụ đặt phải đổi hợp lý hóa khâu nghiệp vụ Bởi vì, cơng tác văn thư có chức đảm bảo thông tin văn cho hoạt động quản lý Quản lý vận hành hiệu hệ thống sở kỹ thuật hạ tầng; đảm bảo việc thông tin liên lạc thông suốt; trang âm, khánh tiết hội nghị, hội thảo… phục vụ theo yêu cầu Lãnh đạo; trì, bảo dưỡng thường xuyên hệ thống điện nước; sửa chữa lắp đặt thêm hệ thống đèn ngồi trời phục vụ cơng tác bảo vệ an toàn quan - Về đội ngũ cán Các Lãnh đạo người có trình độ chun mơn cao, có thâm niên nghề nghiệp kinh nghiệm công tác quản lý đào tạo Đội ngũ cán chun mơn có trình độ cao, ln đáp ứng nhu cầu công viêc không ngừng học tập, nghiên cứu nâng cao trình độ thân để phù hợp với tình hình mới, cơng việc Lãnh đạo phịng, ban người có tâm huyết, trách nhiệm với công việc, thường xuyên đôn đốc, kiểm tra, nhắc nhỡ, rà sốt cơng việc hàng ngày tất cán thuộc quyền quản lý Các Lãnh đạo UBND huyện quan tâm giúp đỡ cán công việc sống hàng ngày, giúp anh chị em hồn thành tốt cơng việc giao Công tác tuyển dụng nhân phân công nhân tiến hành bản, chặt chẽ, đảm bảo tốt yêu cầu tuyển dụng nhân đủ lực, phẩm chất đạo đức, đáp ứng yêu cầu nhân mà cấp yêu cầu, phân công công việc phù hợp với khả chuyên môn, nghành nghề đào tạo, tạo điều kiện cho họ có mơi trường làm việc tốt để họ phát huy hêt lực thân 3.1.2 Hạn chế công tác văn thư Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ Công tác văn thư UBND huyện Chương Mỹ cán văn phòng quản lý với mơ hình tổ chức văn thư tập trung, khâu nghiệp vụ công tác văn 35 thư nhiều cịn dẫn đến tình trạng cơng việc q nhiều, khiến cán văn phịng kiêm thêm cơng việc công tác văn thư giải công việc tồn đọng, làm nhanh theo kịp thời gian tiến độ dễ dẫn đến sai sót, nhầm lẫn cơng việc Việc lưu văn chưa thống nên số giấy tờ cịn bị thất lạc, khơng tìm thấy… Chưa có phần mềm hỗ trợ chơ cơng tác văn thư phải sử dụng phương pháp thủ công chủ yếu… Một số văn bản, giấy tờ chưa văn thưđưa vào sổ sách Một số khâu nghiệp vụ làm chưa tốt như: công tác lập hồ sơ chưa đảm bảo yêu cầu, tài liệu xếp theo tên loại thời gian, chưa đưa vấn đề cụ thể nên khó phản ánh hoạt động quan mang tính chất chung chung, việc tra tìm văn trở nên khó khăn Một số vấn đề mà quan chưa làm như: công tác lập hồ sơ hành, tình hình tổ chức sử dụng tài liệu, tình hình tổ chức khoa học tài liệu, giao nộp tài liệu 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ 3.2.1 Về công tác đạo văn thư Tổ chức xây dựng, ban hành, đạo việc thực chế độ, quy định công tác văn thư theo quy định pháp luật hành Kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác văn thư, đơn vị trực thuộc - Trách nhiệm Chánh Văn phòng Chánh Văn phòng giúp Chủ tịch UBND huyện trực tiếp quản lý, đôn đốc, kiểm tra, giám sát việc thực công tác văn thư Viện, đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư cho UBND đơn vị trực thuộc - Trách nhiệm thủ trưởng đơn vị Thủ trưởng đơn vị trực thuộc có trách nhiệm triển khai tổ chức thực quy định Nhà nước UBND huyện Chương Mỹ văn thư 36 - Trách nhiệm Trưởng Phịng Hành người giao nhiệm vụ: Quản lý, đôn đốc, kiểm tra, giám sát việc thực công tác văn thư đơn vị Tổ chức hướng dẫn nghiệm vụ công tác văn thư cho tổ chức, cá nhân thuộc đơn vị - Trách nhiệm cá nhân Trong trình giải công việc liên quan đến công tác văn thư, cán bộ, công chức, viên chức phải thực nghiêm túc quy định Nhà nước UBND huyện Chương Mỹ văn thư 3.2.2 Về trang thiết bị, sở vật chất Cần đầu tư trang thiết bị văn phòng đại nhằm đáp ứng nhu cầu công việc quan Xây dựng mơ hình văn phịng đại mang tính chun nghiệp nhằm phục vụ tối đa cho hiệu công việc tạo môi trường làm việc khoa học, đại cho cán quan Đầu tư, nâng cấp sở vật chất, trang thiết bị hạ tầng cho quan theo tiêu chuẩn văn phịng đại hóa để chất lượng cơng việc thực tốt Cần quan tâm phát triển đồng tất lĩnh vực văn phòng để tạo nên phát triển chung Việc tổ chức trang bị đầy đủ chỗ làm việc góp phần nâng cao hiệu làm việc, đồng thời góp phần giảm nhẹ sức lao động cán văn thư 3.2.3 Về nâng cao trình độ chun mơn cho đội ngũ cán văn thư Cần bổ sung thêm cán làm công tác Lưu trữ chuyên trách để việc lưu trữ tài liệu quan có hiệu hơn, đáp ứng việc lưu trữ tài liệu quan tốt Tăng cường sách đãi ngộ nâng cao đời sống cho cán làm cơng tác văn thư cán văn thư người đảm đương nhiều nhiệm vụ quan trọng cơng tác văn phịng Việc bố trí, xếp, sử dụng cán cần phải hợp lý hơn; để cán làm việc chuyên mơn để chất lượng cơng việc tốt Ln có sách khuyến khích cán có mong muốn nâng 37 cao trính độ chun môn, tạo điều kiện tối đa cho cán học lớp liên thông, lớp học nghiệp vụ ngắn hạn, buổi tham quan học hỏi kinh nghiệm… Ưu tiên, khuyến khích cho lãnh đạo học lớp ngoại ngữ, tin học văn phòng để phục vụ công việc quan cách hiệu Cân đối số lượng cán phịng, đơn vị so với khối lượng cơng việc giao Nếu phịng, đơn vị có tình trạng thừa cán ln chuyển tới phịng, đơn vị thiếu cán theo trình độ chun mơn Tiếp tục đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ văn thưđối với cán bộ, công chức kiêm nhiệm làm công tác văn thư quan Cần cập nhật sử dụng phần mềm quản lý văn để cập nhật quản lý văn - đến quan Sắp xếp, bố trí phịng làm việc theo mơ hình đại, tập trung tạo điều kiện thuận lợi cho việc giải công việc Tiếp tục đổi phương thức quản lý văn nghiệp vụ quan Tuyên truyền phổ biến cho cán bộ, công chức quan hiểu rõ vai trị tác dụng cơng tác lưu trữ cơng tác hành để từ cán có trách nhiệm cơng việc Tiếp tục củng cố kiện toàn ổn định tổ chức cán bộ; tăng cường kỷ luật hành chính, nâng cao ý thức tự giác chấp hành kỷ luật quy chế làm việc cán bộ, công chức quan theo quy định Tiểu kết Như chương này, đánh giá thực trạng công tác văn thư với ưu điểm hạn chế công tác văn thư UBND huyện Chương Mỹ Từ đó, tơi đề xuất giải pháp với mong muốn hồn thiện cơng tác văn thư UBND huyện Chương Mỹ 38 KẾT LUẬN Tiểu luận tập trung nghiên cứu, phân tích vị trí, chức năng, nhiệm vụ phận văn thư UBND huyện Chương Mỹ Tiểu luận sâu phân tích thực trạng hoạt động công tác văn thư UBND huyện, trọng tâm công tác soạn thảo văn bản, tổ chức quản lý giải văn đến , trình tự giải văn đi, tổ chức quản lý sử dụng dấu, lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ Từ đưa kết đạt được, ưu điểm hạn chế cịn mắc phải Từ việc phân tích thực trạng công tác văn thư UBND huyện Chương Mỹ, tiểu luận đưa phương hướng, giải pháp nhằm nâng cao hiệu cơng tác văn thư nói chung UBND huyện Chương Mỹ nói riêng Các giải pháp nêu tiểu luận thực tốt góp phần nâng cao chất lượng hồn thiện cơng tác văn thư UBND huyện, nhằm đáp ứng yêu cầu phát triển không ngừng UBND huyện xu hướng phát triển chung kinh tế đất nước Tuy nhiên, phạm vi nghiên cứu đề tài làm tiểu luận rộng, mang tính tổng hợp với trình độ hạn chế nên tiểu luận cịn nhiều thiếu sót Do vậy, tơi mong nhận bảo góp ý từ phía thầy cô để tiểu luận hoàn thiện, nâng cao kiến thức rút kinh nghiệm 39 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.Bộ Nội vụ (2013), Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng năm 2013 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Chính phủ (2004),Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 công tác văn thư Chính phủ (2010),Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 cơng tác văn thư PGS Vương Đình Quyền (2011), Giáo trình Lý luận phương pháp cơng tác văn thư, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (2012), Giáo trình nghiệp vụ cơng tác văn thư UBND huyện Chương Mỹ (2015), Kế hoạch số 27/KH-UBND ngày 06 tháng 02 năm 2015 công tác Văn thư UBND huyện Chương Mỹ (2016), Công văn số 12/VP-VTLT ngày 16 tháng 01 năm 2016 việc hướng dẫn phương hướng, nhiệm vụ, xây dựng kế hoạch kiểm tra chéo công tác Văn thư, lưu trữ 40 PHỤ LỤC Phụ lục 01 Ảnh UBND huyện Chương Mỹ, thành phố Hà Nội CHỦ TỊCH Phó Chủ tịch phụ trách nơng, lâm nghiệp Văn phòng HĐND UBND huyện Phòng tra huyện Phịng văn hóa thơng tin Phó Chủ tịch phụ trách cơng nghiệp, tài ngun mơi trường Phịng kinh tế Phòng Lao động thương binh xã hội Phòng tư pháp Phịng quản lý thị Phó Chủ tịch phụ trách văn hóa, xã hội, quốc phịng va an ninh Phịng tài kế hoạch Phịng tài ngun môi trường Phụ lục 02 Cơ cấu tổ chức UBND huyện Chương Mỹ Phòng Nội vụ Phòng giáo dục đào tạo Phòng Y tế SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: 2016 Từ số đến số Từ ngày đến ngày Nội dung bên sổ: Ngày đến Số đến Tác giả Số, ký Ngày, hiệu văn tháng Tên loại, trích yếu nội dung Đơn vị, người nhận Ký Ghi nhận Hướng dẫn ghi cột sổ: Cột 1: Ghi ngày tháng nhận văn đến Cột 2: Ghi số thứ tự văn đến Cột 3: Ghi tên quan ban hành văn Cột 4: Ghi số ký hiệu văn đến Cột 5: Ghi ngày tháng năm văn đến Cột 6: Ghi tên loại trích yếu nội dung văn Cột 7: Ghi đơn vị cá nhân nhận văn Cột 8: Người nhận văn ký tên Cột 9: Ghi điều cần thiết khác Phụ lục 03 Mẫu đăng ký văn đến UBND huyện Chương Mỹ Tên loại STT văn 2010 2011 2012 2013 2014 2015 Kế hoạch Quyết định 15 21 24 20 23 27 Công văn 37 30 47 35 46 45 Báo cáo 65 77 80 85 75 88 Giấy mời 10 11 ban hành 1 2 3 4 5 Số lượng Phụ lục 04 Bảng thống kê văn từ năm 2010 - 2015 PHIẾU CHẤM ĐIỂM HÌNH THỨC THI BÀI TIỂU LUẬN Điểm, Chữ kí (Ghi rõ họ tên) cán chấm thi Điểm thống thi CB chấm thi số Bằng số CB chấm thi số Bằng chữ Chữ kí xác nhận cán nhận thi ... công tác văn thư Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ 3.1.1 Ưu điểm công tác văn thư Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ - Về công tác soạn thảo văn Cán bộ, nhân viên làm công tác văn thư UBND huyện Chương. .. TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN CHƯƠNG MỸ 2.1.Tình hình tổ chức cán làm cơng tác văn thư Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ 2.1.1 Về tổ chức công tác văn thư Công tác văn thư tồn q trình... hiệu công tác văn thư Cấu trúc đề tài Đề tài kết cấu gồm chương: Chương 1: Cơ sở lý luận công tác văn thư khái quát Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ Chương 2: Thực trạng công tác văn thư Uỷ ban nhân