Công tác văn thư tại Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ, thành phố Hà Nội

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN BẢNG DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 Chương 1.CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁTVỀ UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN CHƯƠNG MỸ 4 1.1. Những vấn đề lý luận về công tác văn thư 4 1.1.1. Một số khái niệm 4 1.1.2. Nội dung của công tác văn thư 4 1.1.3. Vai trò của công tác văn thư 5 1.2. Khái quát về Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ 7 1.2.1. Lịch sử hình thành 7 1.2.2. Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ 8 1.2.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ 8 1.2.3.1. Chức năng của Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ 8 1.2.3.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ 9 Chương 2.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN CHƯƠNG MỸ 12 2.1. Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư tại Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ 12 2.1.1. Về tổ chức công tác văn thư 12 2.1.2. Về cán bộ làm công tác văn thư 13 2.2. Tình hình quản lý và chỉ đạo công tác văn thư tại Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ 14 2.2.1. Về quản lý, chỉ đạo công tác văn thư tại Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ 14 2.2.2. Về thực hiện các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn về công tác văn thư ở Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ 14 2.3. Tình hình thực hiện nội dung nghiệp vụ công tác văn thư tại Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ 14 2.3.1. Công tác soạn thảo văn bản 14 2.3.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến 15 2.3.3. Trình tự giải quyết văn bản đi 19 2.3.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 22 2.3.5. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ 23 Chương 3.MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁCVĂN THƯ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN CHƯƠNG MỸ 27 3.1. Đánh giá thực trạng công tác văn thư tại Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ 27 3.1.1. Ưu điểm trong công tác văn thư tại Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ 27 3.1.2. Hạn chế trong công tác văn thư tại Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ 29 3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư tại Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ 30 3.2.1. Về công tác chỉ đạo văn thư 30 3.2.2. Về trang thiết bị, cơ sở vật chất 31 3.2.3. Về nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ cán bộ văn thư 31 KẾT LUẬN 33 TÀI LIỆU THAM KHẢO 34 PHỤ LỤC  

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

TÊN ĐỀ TÀI:

CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN CHƯƠNG MỸ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI

BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: Phương pháp nghiên cứu khoa học Giảng viên giảng dạy: TS Lê Thị Hiền

Mã phách:……….

Hà Nội - 2017

PHIẾU LÀM PHÁCH HÌNH THỨC THI BÀI TIỂU LUẬN

Mã phách

Họ và tên sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Hòa Ngày sinh: 23/03/1994

Mã sinh viên: 1607QTVA012

Lớp: ĐHLT QTVP16A Khoa: Quản trị văn phòng

Tên Tiểu luận: Công tác Văn thư tại Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ,

thành phố Hà Nội

Học phần: Phương pháp nghiên cứu khoa học

Giảng viên phụ trách: TS Lê Thị Hiền

Sinh viên kí tên

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan bài nghiên cứu đề tài “Công tác văn thư tại Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ, thành phố Hà Nội”là công trình nghiên cứu của

riêng em và được sự hướng dẫn khoa học của Ts Lê Thị Hiền Các nội dungnghiên cứu, kết quả khảo sát các số liệu thống kê trong đề tài này là trung thực.Những thông tin trong bài nghiên cứu là kết quả phân tích, nhận xét, đánh giácủa chính em

Em xin chịu trách nhiệm về dữ liệu đã viết trong đề tài này

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành đề tài nghiên cứu này em nhận được rất nhiều sự giúp đỡcủa thầy cô và cán bộ công chức, viên chức cơ quan nơi em thực hiện đề tàinghiên cứu

Em xin chân thành cảm ơn Ts Lê Thị Hiền đã hướng dẫn tận tình để em

có thể hoàn thiện bài nghiên cứu Cảm ơn cô đã tận tình giảng dạy và giúp đỡ

em trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu Những tri thức mà cô truyền đạt sẽ

là hành trang giúp em vững bước hơn trên con đường tự lập dài phía trước

Tuy đã có nhiều cố gắng và nỗ lực nhưng với vốn kiến thức còn hạn chế,không tránh khỏi những thiếu sót Rất mong nhận được sự góp ý, giúp đỡ củacác thầy giáo, cô giáo để bài tiểu luận của em được hoàn thiện tốt hơn

Xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

BẢNG DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU 1

Chương 1.CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁTVỀ UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN CHƯƠNG MỸ 4

1.1 Những vấn đề lý luận về công tác văn thư 4

1.1.1 Một số khái niệm 4

1.1.2 Nội dung của công tác văn thư 4

1.1.3 Vai trò của công tác văn thư 5

1.2 Khái quát về Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ 7

1.2.1 Lịch sử hình thành 7

1.2.2 Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ 8

1.2.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ 8

1.2.3.1 Chức năng của Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ 8

1.2.3.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ 9

Chương 2.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN CHƯƠNG MỸ 12

2.1 Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư tại Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ 12

2.1.1 Về tổ chức công tác văn thư 12

2.1.2 Về cán bộ làm công tác văn thư 13

2.2 Tình hình quản lý và chỉ đạo công tác văn thư tại Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ 14

2.2.1 Về quản lý, chỉ đạo công tác văn thư tại Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ 14

2.2.2 Về thực hiện các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn về công tác văn thư ở Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ 14

2.3 Tình hình thực hiện nội dung nghiệp vụ công tác văn thư tại Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ 14

2.3.1 Công tác soạn thảo văn bản 14

2.3.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến 15

2.3.3 Trình tự giải quyết văn bản đi 19

2.3.4 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 22

2.3.5 Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ 23

Chương 3.MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁCVĂN THƯ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN CHƯƠNG MỸ 27

3.1 Đánh giá thực trạng công tác văn thư tại Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ 27

3.1.1 Ưu điểm trong công tác văn thư tại Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ 27

3.1.2 Hạn chế trong công tác văn thư tại Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ 29

3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư tại Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ 30

3.2.1 Về công tác chỉ đạo văn thư 30

3.2.2 Về trang thiết bị, cơ sở vật chất 31

3.2.3 Về nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ cán bộ văn thư 31

KẾT LUẬN 33

TÀI LIỆU THAM KHẢO 34 PHỤ LỤC

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lýnói chung Trong văn phòng công tác văn thư không thể thiếu được và là mộtnội dung hoạt động của văn phòng Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạtđộng của các cơ quan, được xem như là một bộ phận hoạt động quản lý Nhànước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước

Làm tốt công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạtđộng của cơ quan cũng như các hoạt động của cá nhân giữ các trách nhiệm khácnhau trong cơ quan Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữlại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của

cơ quan thì khi cần thiết, các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh chohoạt động cơ quan một cách chân thực

Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làmtốt công tác lưu trữ Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữquốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị hoạt động của các cơ quan được giao nộpvào lưu trữ cơ quan Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan cần phải

tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ Hồ sơ lập càng hoànchỉnh, văn bản giữ càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu trữ càngđược tăng lên, đồng thờii công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khaicác mặt nghiệp vụ Ngược lại, nếu chất lượng hồ sơ lập không tốt, văn bảnkhông đầy đủ thì chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ không bảo đảm gâykhó khăn cho lưu trữ trong việc tiến hành các hoạt động nghiệp vụ làm cho tàiliệu phòng Lưu trữ của không được hoàn chỉnh

Như vậy, với tư cách là sinh viên nghiên cứu đề tài và học đúng chuyênngành Quản trị văn phòng tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội, từ những lý do trên

tôi đã chọn đề tài “Công tác văn thư tại Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ,

thành phố Hà Nội” để làm đề tài nghiên cứu.

2 Đối tượng phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Công tác văn thư

Phạm vi nghiên cứu: Công tác văn thư tại UBND huyện Chương Mỹ.

3 Mục tiêu nghiên cứu và nhiệm vụ

Mục tiêu nghiên cứu bao gồm:

Tìm hiểu những vấn đề cơ bản của công tác văn thư lưu trữ

Phân tích, đánh hoạt động công tác văn thư tại UBND huyện Chương Mỹ,thấy rõ được nhưng ưu điểm và hạn chế nhằm đưa ra những vấn đề nghiên cứugiải quyết đối với công tác văn thư tại UBND huyện Chương Mỹ

Nhiệm vụ chính:

Tìm hiểu lý luận về công tác văn thư và khái quát về UBND huyệnChương Mỹ

Thực trạng công tác văn thư tại UBND huyện Chương Mỹ

Đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tạiUBND huyện Chương Mỹ

4 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện đề tài này tôi đã sử dụng những phương pháp như:

Phương pháp nghiên cứu tài liệu

6 Đóng góp đề tài

Đề tài nghiên cứu về công tác văn thư tại UBND huyện Chương Mỹ cóthể trở thành một tư liệu tham khảo tại kho lưu trữ của UBND huyện ChươngMỹ

Những giải pháp nghiên cứu có thể ứng dụng vào thực tiễn nhằm nângcao hiệu quả của công tác văn thư

7 Cấu trúc của đề tài

Đề tài được kết cấu gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác văn thư và khái quát về Uỷ ban nhândân huyện Chương Mỹ

Chương 2: Thực trạng công tác văn thư tại Uỷ ban nhân dân huyệnChương Mỹ

Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại

Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT

VỀ UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN CHƯƠNG MỸ 1.1 Những vấn đề lý luận về công tác văn thư

1.1.1 Một số khái niệm

Ngày nay việc soạn thảo và ban hành các văn bản rất quan trọng đối vớimỗi cơ quan, tổ chức, để thực hiện tốt cần nắm rõ về công tác văn thư của mỗiđơn vị Trước tiên phải hiểu rõ về công tác văn thư, rất nhiều khái niệm khácnhau để giúp chúng ta dễ dàng hiểu và một số khái niệm điển hình như:

Theo quan niệm của các triều đại phong kiến trước đây: Công tác văn thưtức là làm những công việc có liên quan đến văn tự, thư tịch [2,Tr26]

Theo giáo trình nghiệp vụ công tác văn thư: Công tác văn thư là tất cả cáccông việc có liên quan đến công văn giấy tờ, bắt đầu từ khi thảo văn bản (đốivới văn bản đi) hoặc từ khi tiếp nhận (đối với văn bản đến) đến khi giải quyếtxong công việc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan [5,Tr34]

Từ đó có khái niệm chung nhất: Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo

thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý, bao gồm toàn bộ công việc vềxây dựng văn bản, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động cơ quan Nhànước, các doanh nghiệp, các tổ chức xã hội, các đơn vị vũ trang (hay được gọi làcác cơ quan, tổ chức)

1.1.2 Nội dung của công tác văn thư

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụcho lãnh đạo, quản lý điều hành công việc của cơ quan Đảng, cơ quan Nhànước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị vũ trang nhândân (gọi tắt là cơ quan)

Những năm gần đây công tác văn thư có những bước phát triển phong phú

và đa dạng, đáp ứng yêu cầu cải cách nền Hành chính nhà nước

Ở cơ quan những văn bản giấy tờ văn thư lưu lại tại văn phòng hầu hết lànhững văn bản do cơ qnan sản sinh ra , đó là những văn bản mang tính chất chỉ

đạo của cấp trên, văn bản do cấp dưới gửi lên, văn bản do cơ quan ngang cấp đềnghị phối hợp thực hiện Còn những văn bản do các phòng ban cơ quan sản sinh

ra được lưu tại các phòng ban chuyên môn

Nghiệp vụ của công tác văn thư:

- Quản lý văn bản đến

+ Tiếp nhận văn bản đến

+ Đăng ký văn bản đến

+ Trình, chuyển giao văn bản đến

+ Giải quyết và theo dõi, đôn đốc

- Quản lý văn bản đi

+ Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng,năm của văn bản

+ Đăng ký văn bản đi

+ Nhân bản, đóng dấu cơ quan, đơn vị và dấu mức độ mật, khẩn( nếu có)+ Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát vănbản đi

+ Lưu văn bản đi

- Quản lý và sử dụng con dấu

+ Con dấu phải được bảo quản tại phòng làm việc của văn thư

+ Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bảncủa người có thầm quyền

+ văn thư phải tự tay đóng dấu vào văn bản của Viện hàn lâm

+ chỉ đóng dấu vào văn bản đúng thể thức

+ đóng dấu vào văn bản đã có nội dung

1.1.3 Vai trò của công tác văn thư

Từ các cơ quan cấp quốc gia, đến mỗi cơ quan, đơn vị, doanh nghiệptrong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những vănbản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết Việcsoạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn vàphát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn Do đó, khi các cơ quan,

tổ chức, doanh nghiệp được thành lập, công tác văn thư sẽ có vai trò rất quantrọng vì đó là "huyết mạch" trọng hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức Công tácvăn thư nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnhđạo, quản lý, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tớichất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Bất

kỳ cơ quan nào vai trò của văn thư hết sức quan trọng, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã

ký Thông đạt số 1C/VP ngày 3/1/1946 về công tác công văn, giấy tờ, trong đóNgười chỉ rõ về công tác văn thư từ thời đó: “Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt

về phương diện kiến thiết quốc gia” và đánh giá: “Tài liệu lưu trữ là tài sản quýbáu, có tác dụng rất lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm,định hướng chương trình, kế hoạch công tác và phương châm chính sách về mọimặt chính trị, kinh tế, văn hóa cũng như khoa học kỹ thuật” [5, Tr18]

Công tác văn thư đi vào nề nếp và đạt được những bước tiến dài, rất cần

sự thay đổi nhận thức của các cơ quan, đơn vị, đặc biệt là các cấp lãnh đạo Cần

có một đội ngũ cán bộ được đào tạo tốt về chuyên môn, một sự chỉ đạo nhấtquán trong hoạt động của các cơ quan nhà nước và của các cơ quan chức năngchuyên ngành, phát huy trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan trong việc chỉđạo, điều hành công tác văn thư; cập nhật phổ biến các văn bản pháp luật vềcông tác văn thư cho cán bộ, công chức, viên chức nhằm nâng cao nhận thức về

vị trí, tầm quan trọng của công tác văn thư và thực hiện nghiêm túc các quy địnhcủa Nhà nước, các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Trung ương và các văn bảnchỉ đạo của UBND tỉnh và Sở Nội vụ về công tác văn thư

Theo sự phát triển của khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh mẽ công nghệthông tin, có thể những văn bản điện tử sẽ được lưu hành, những văn phòngkhông giấy sẽ hình thành… và công việc tại bộ phận văn thư sẽ giảm tải nhưngkhông vì thế mà những người làm văn thưsẽ mất đi vai trò, vị trí trong mỗi cơquan, tổ chức vì tất cả các văn bản đi, đến dưới hình thức nào cũng phải tậptrung về một đầu mối là bộ phận văn thư

Công tác văn thư là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động của mỗi

cơ quan, tổ chức Đó là công việc của cả tập thể chứ không riêng một cá nhân

Ké (thuộc xã Trần Phú); ngoài ra còn có một số dân tộc thiểu số khác ở rải ráctại các xã, thị trấn Có gần 100 cơ quan, đơn vị Nhà nước, Trung ương và Thànhphố đóng trên địa bàn; Chương Mỹ có 01 khu công nghiệp, 9 cụm điểm côngnghiệp và trên 10 nghìn cơ sở sản xuất tiểu thủ công nghiệp cá thể đang hoạtđộng mang lại hiểu quả kinh tế, góp phần chuyển dịch mạnh về cơ cấu kinh tếtrong những năm qua.

Địa hình của huyện được chia thành 3 vùng rõ rệt: Vùng Đồi gò, vùngNúi sót và vùng Đồng bằng với hệ thống sông Bùi, sông Tích phía Tây, sôngĐáy bao bọc phía Đông huyện đã tạo tiền đề cho sự phát triển nông nghiệp trồnglúa nước ở vùng này từ rất sớm Đồng thời kết hợp với hệ thống đồi núi, sông

hồ, đồng ruộng tạo nên những cảnh quan thiên nhiên kỳ thú, thơ mộng và đâyù

ắp những huyền thoại: Quần thể di tích lịch sử văn hoá, danh lam thắng cảnhthuộc các xã Phụng Châu, Tiên Phương, Ngọc Hoà, Hoàng Văn Thụ, ThuỷXuân Tiên…dải núi rừng và hồ phía Tây của huyện vừa là cảnh quan đẹp vừa làtuyến phòng thủ tự nhiên vững chắc về phía Tây Nam của Thủ Đô

Với lợi thế về đường giao thông gồm có quốc lộ 6 chạy qua, nối các tỉnhphía Tây Bắc với Thủ đô Hà Nội, có tuyến đường Hồ Chí Minh chạy qua huyệnvới chiều dài 16,5 km; có chuỗi đô thị vệ tinh Xuân Mai - Hòa Lạc - Sơn Tây.Trong quy hoạch phát triển kinh tế - xã hội của Thủ đô Hà Nội đến năm 2030 vàtầm nhìn đến năm 2050 đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt, Chương Mỹ

nằm trong vành đai xanh phát triển của Thủ đô với Khu đô thị vệ tinh Xuân Mai,thị trấn sinh thái Chúc Sơn (nằm trong chùm đô thị vệ tinh và thị trấn sinh tháicủa Thủ đô).

Phụ lục 01 (Ảnh UBND huyện Chương Mỹ, thành phố Hà Nội)

1.2.2 Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ

Tổ chức bộ máy hành chính trực thuộc UBND huyện bao gồm:

- Văn phòng HĐND và UBND huyện;

- Thanh Tra huyện;

- Phòng Nội vụ;

- Phòng Lao động thương binh và Xã hội;

- Phòng Giáo dục và Đào tạo;

- Phòng Quản lý đô thị;

- Phòng Y tế;

- Phòng Tài chính - Kế hoach;

- Phòng Tài nguyên và Môi trường;

- Phòng Văn hóa và Thông tin;

- Phòng Tư pháp;

- Phòng Kinh tế;

- Trung tâm Văn hóa - Thể thao;

- Đài phát thanh;

- Ban quản lý các khu công nghiệp;

- Ban quản lý các dự án xây dựng;

- Văn phòng đăng ký Quyền sử dụng đất;

- UBND các xã và thị trấn;

- Trung tâm dạy nghề;

Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động của UBND huyện Chương Mỹ

(Phụ lục 02: sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND huyện Chương Mỹ)

1.2.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ

1.2.3.1 Chức năng của Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ

UBND huyện Chương Mỹ là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quanhành chính nhà nước tại địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và

cơ quan nhà nước cấp trên

UBND huyện Chương Mỹ chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật,các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấpnhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng

cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách phát triển khác trên địa bànhuyện Chương Mỹ

UBND huyện Chương Mỹ thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địaphương, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hànhchính nhà nước từ trung ương đến địa phương

1.2.3.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân huyện Chương MỹXây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐND cùngcấp thông qua để trình UBNDcấp tỉnh phê duyệt; tổ chức và kiểm tra việc thựchiện kế hoạch đó

Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra UBND xã,thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết của HĐND xã,thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định của pháp luật

Xây dựng, trình HĐND cùng cấp thông qua các chương trình khuyếnkhích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và tổ chứcthực hiện các chương trình đó

Chỉ đạo UBND xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển dịch cơ cấukinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác lâm sản,phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản

Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình thuỷlợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy định củapháp luật

Tham gia với UBND tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch pháttriển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện

Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây

dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực hiệnquy hoạch xây dựng đã được duyệt.

Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phâncấp của UBND tỉnh

Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm traviệc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và dulịch trên địa bàn huyện

Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin,thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khiđược cấp có thẩm quyền phê duyệt

Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịchbệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nươngtựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế hoạchhoá gia đình

Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụsản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương

Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quảthiên tai, bão lụt

Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôngiáo

Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việcchấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhànước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp

Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhândân theo quy định của pháp luật

Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấpcủa UBND cấp trên

Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện

Tiểu kết

Chương 1 đã trình bày tóm tắt những cơ sở lý luận về công tác văn thư vàgiới thiệu khái quát về UBND huyện Chương Mỹ Từ đó chúng ta có thể nắmđược nội dung và vai trò của công tác văn thư trong quá trình thực hiện chứcnăng, nhiệm vụ quyền hạn của UBND huyện Chương Mỹ

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN

HUYỆN CHƯƠNG MỸ 2.1.Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư tại Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ

2.1.1 Về tổ chức công tác văn thư

Công tác văn thư là toàn bộ quá trình xác định văn bản của tổ chức quản

lí, sử dụng văn bản trong cơ quan Nhà nước kết quả của sự khởi đầu công táclưu trữ Công tác văn thư là tiền đề của công tác lưu trữ

Công tác văn thư có giá trị quan trọng không thể thiếu được trong hoạtđộng của cơ quan, nó gắn liền với hoạt động cơ quan, và được xem như một bộphận hoạt động quản lý nhà nước, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lýNhà nước Đặc biệt đối với văn phòng làm việc là cơ quan trực tiếp giúp tổchức, lãnh đạo điều hành bộ máy đồng thời là một trung tâm thông tin tổng hợpphục vụ lãnh đạo

Công tác văn thư đóng vai trò rất quan trọng tại UBND huyện Chương

Mỹ Công tác văn thư là sợi dây liên kết giữa các bộ phận trong cơ quan, cácphòng ban, cấp dưới với cấp trên, ngang cấp, giúp cho việc giải quyết công việcmột cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác, ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt độngcủa cơ quan nhằm đảm bảo thông tin trong hoạt động quản lý nâng cao hiệu xuất

và chất lượng công tác, giảm tệ nạn quan liêu giấy tờ của cơ quan, gìn giữ bí mậtcủa cơ quan tạo điều kiện cho công tác lưu trữ

Trong hoạt động về công tác văn thư tại UBND huyện Chương Mỹ thìnhiệm vụ chính của cán bộ bao gồm:

* Soạn thảo và ban hành văn bản

- Thảo văn bản

- Trình thủ trưởng đơn vị duyệt, sửa chữa, bổ sung bản thảo

- Đánh máy, nhân bản

- Ký bản thảo

Kiểm tra thể thức văn bản đi, đóng dấu vào văn bản, đăng ký và chuyểngiao văn bản đi.

* Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến

Tiếp nhận văn bản đến, phân loại văn bản, đăng ký và chuyển giao vănbản đến, đóng dấu đến và theo dõi việc giải quyết văn bản đến

* Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

- Xây dựng danh mục hồ sơ

- Lập hồ sơ

- Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

* Quản lý và sử dụng con dấu

- Các loại dấu: Dấu cơ quan, dấu chức danh, dấu mật, dấu khẩn, ……

- Trách nhiệm quản lý con dấu

- Bảo quản con dấu

2.1.2 Về cán bộ làm công tác văn thư

Về lý luận nghiệp vụ: Người cán bộ văn thư phải nắm vững lý luậnnghiệp vụ về công tác văn thư, trong đó phải hiểu nội dung nghiệp vụ, cơ sởkhoa học và điều kiện thực tiễn để thực hiện nghiệp vụ đó Bên cạnh sự hiểu biết

về chuyên môn nghiệp vụ phải có sự hiểu biết về một số nghiệp vụ cơ bản khác

có liên quan để hỗ trợ cho nghiệp vụ chuyên môn của mình Yêu cầu quan trọngđặt ra đối với người cán bộ văn thư là không chỉ học tập về lý luận nghiệp vụ ởtrường, mà còn phải có ý thức học tập nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ trongsuốt quá trình công tác, từng bước rèn luyện, hoàn thiện bản thân mình cùng với

sự hoàn thiện về lý luận nghiệp vụ

Về kỹ năng thực hành: Người cán bộ văn thư không chỉ nắm vững lý luậnnghiệp vụ mà còn phải có kỹ năng thực hành Chính kỹ năng thực hành sẽ làthước đo năng lực thực tế của người cán bộ văn thư một cách trung thực, chínhxác nhất Quá trình thực hiện các nhiệm vụ cụ thể của công tác văn thư khôngnhững giúp cán bộ văn thư từng bước nâng cao tay nghề mà còn giúp nâng caotrình độ lý luận nghiệp vụ

2.2 Tình hình quản lý và chỉ đạo công tác văn thư tại Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ

2.2.1 Về quản lý, chỉ đạo công tác văn thư tại Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ

- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức, trong phạm vi quyền hạn được giao,

có trách nhiệm chỉ đạo công tác văn thư, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụngkhoa học và công nghệ vào công tác văn thư

- Mọi cá nhân trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quanđến công tác văn thư, phải thực hiện nghiêm chỉnh quy định tại Nghị định này

và quy định khác của pháp luật về công tác văn thư

2.2.2 Về thực hiện các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn về công tác văn thư ở Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ

Được sự quan tâm của Lãnh đạo, hàng năm tổ chức các lớp bồi dưỡngnghiệp vụ về công tác văn thư nhằm nâng cao trình độ chuyên môn và nắm bắtđược những quy chế mới trong công tác văn thư để áp dụng trong công việc

- Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướngdẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ

- Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ vềquản lý và sử dụng con dấu

2.3 Tình hình thực hiện nội dung nghiệp vụ công tác văn thư tại Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ

2.3.1 Công tác soạn thảo văn bản

Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy địnhcủa Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 12 tháng 11 năm 1996 và

Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm phápluật ngày 16 tháng 12 năm 2002.

Việc soạn thảo văn bản khác được quy định như sau:

- Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu

cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo

- Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:

+ Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạnthảo;

+ Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;

+ Soạn thảo văn bản;

+ Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổchức việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân cóliên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;

+ Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan

2.3.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến

Quá trình xử lý văn bản luôn được đảm bảo các nguyên tắc chung:

- Quản lý chăt chẽ: nguyên tắc này đảm bảo văn bản được phát hành sửdụng công cụ đắc lực cho quản lý, hoạt động sản xuất kinh doanh của cơ quan tổchức Văn bản phải được đăng ký không để mất mát trong quá trình lưu chuyển

và sử dụng văn bản, khi đã sử dụng xong văn bản phải lưu vào sổ lưu trữ

- Vản n bản phải được bảo đảm bí mật

- Văn bản phải được giải quyết nhanh chóng, chính xác

Văn bản đến là văn bản tài liệu, thư từ do tổ chức tiếp nhận từ các nơi đếnbao gồm văn bản pháp quy, công văn, thư mời, báo cáo, hồ sơ, đề án, đơnhàng…

* Thủ tục tiếp nhận:

Bước 1: Kiểm tra và phân loại văn bản

Nhân viên văn thư khi tiếp nhận văn bản phải kiểm tra sơ bộ về số lượng,tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong nếu có

Đối với văn bản mật phải kiểm tra đối chiếu nơi gửi trước khi ký nhận,

nếu phát hiện tình trạng mất hỏng bì hoặc thời gian chậm hơn so với thời gianghi trên bao bì đối với văn bản hỏa tốc, hẹn giờ thì phải báo cho người phụ trách

và lập biên bản với người đưa văn bản nếu cần thiết

Văn bản fax chuyển đến thì nhân viên văn thư kiểm tra về số lượng vănbản, số trang của văn bản để phát hiện kịp thời những thiếu sót để thông báo chonơi gửi

Bước 2: Phân loại sơ bộ và bóc bì văn bản

Sau khi tiếp nhận văn thư phải phân văn bản thành 2 nhóm:

- Loại không bóc bì gồm:

+ Gửi cho Lãnh đạo, trưởng phòng và những văn bản có ghi đích danhngười nhận

+ Văn bản mật

+ Văn bản gửi đoàn thể trong cơ quan

- Loại do nhân viên văn thư bóc bì gồm các văn bản:

+ Để tên cơ quan, các chức năng trong cơ quan, không phải thư riêng+ Không đóng dấu mật, không ghi rõ họ tên

- Đối với các loại phòng bì, nhân viên văn thư phải bóc những bì có đóngdấu khẩn trước, không làm hỏng văn bản trong bì (rách, mất số, ký hiệu văn bản,địa chỉ cơ quan gửi…) và dấu hiệu bưu điện phải soát lại phong bì tránh bỏ sótvăn bản, đối chiếu ký hiệu ghi ngoài bì với số hiệu văn bản ghi trong phong bì,nếu có sai sót phải báo cho nơi gửi để giải quyết

- Nếu văn bản có đính kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong

bì với phiếu, khi nhận xong văn bản thì phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếugửi và gửi trả lại văn bản

- Văn bản là đơn khiếu nại hoặc đến quá chậm so với ngày tháng của vănbản thì phải kèm văn bản bì làm bằng chứng

Bước 3: Đóng dấu và ghi vào sổ ngày đến

- Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a,

Khoản 1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-NBV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của

Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính