Công tác văn thư tại uỷ ban nhân dân huyện thạch thất

MỤC LỤC Tiêu đề Trang MỞ ĐẦU 1 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 4 1.1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư 4 1.1.1. Khái niệm về công tác văn thư 4 1.1.2. Vai trò, ý nghĩa công tác văn thư 4 1.1.3. Yêu cầu công tác văn thư 4 1.1.4. Nội dung công tác văn thư 5 Chương 2. KHÁI QUÁT VỀ UBND HUYỆN THẠCH THẤT VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN THẠCH THẤT 12 2.1 Khái quát về UBND huyện Thạch Thất 12 2.1.1 Tổ chức bộ máy 12 2.1.2. Cơ cấu tổ chức 13 2.1.3 Vị trí và chức năng của công tác văn thư tại UBND huyện Thạch Thất 13 2.2. Thực trạng công tác văn thư tại UBND huyện Thạch Thất 15 2.2.1. Quản lí chỉ đạo công tác văn thư của UBND huyện Thạh Thất 15 2.2.2. Quản lý văn bản 16 2.2.3. Quản lý con dấu 17 2.2.4. Lập hồ sơ hiện hành 18 2.2.5. Soạn thảo văn bản 18 2.3. Đánh giá hiệu quả công tác văn thư tại UBND huyện Thạch Thất 19 2.3.1. Ưu điểm 19 2.3.2. Hạn chế, tồn tại 20 Chương 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN THẠCH THẤT: 22 3.1. Tăng cường đội ngũ cán bộ tại UBND huyện Thạch Thất. 22 3.1.1. Yêu cầu về phẩm chất chính trị 22 3.1.2. Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ 22 3.1.3. Những yêu cầu khác 23 3.2: Nâng cao cơ sở vật chất kĩ thuật. 25 3.3. Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư tại UBND huyện Thạch Thất 26 3.4. Xây dựng quy chế về công tác văn thư: 26 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 29 PHỤ LỤC 30

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA VĂN THƯ- LƯU TRỮ

_

CÔNG TÁC VĂN THƯ

TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THẠCH THẤT

BÀI TẬP CÁ NHÂN

KẾT THÚC HỌC PHẦN: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU KHOA HỌC

HÀ NỘI 2016

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA VĂN THƯ- LƯU TRỮ

_

CÔNG TÁC VĂN THƯ

TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THẠCH THẤT

BÀI TẬP CÁ NHÂN

KẾT THÚC HỌC PHẦN: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU KHOA HỌC

Giảng viên giảng dạy: TS Lê Thị Hiền

HÀ NỘI 2016

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi và được sự hướng dẫnkhoa học của Ts Lê Thị Hiền Các nội dung nghiên cứu, kết quả trong đề tài này làtrung thực và chưa công bố dưới bất kỳ hình thức nào trước đây Những số liệutrong các bảng biểu phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá được chính tácgiả thu thập từ các nguồn khác nhau có ghi rõ trong phần tài liệu tham khảo.

Ngoài ra, trong bài nghiên cứu còn sử dụng một số nhận xét, đánh giá cũngnhư số liệu của các tác giả khác, cơ quan tổ chức khác đều có trích dẫn và chú thíchnguồn gốc.Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào tôi xin hoàn toàn chịu tráchnhiệm về nội dung khóa luận của mình

Sinh viên thực hiện:

Ký tên Nhung

Lê Thị Hồng Nhung

LỜI CẢM ƠN

Hoàn thành bài nghiên cứu này tôi xin chân thành cảm ơn Ts Lê Thị Hiềnngười đã hướng dẫn, chỉ bảo tận tình và đóng góp nhiều ý kiến quý báu, tạo điềukiện thuận lợi cho tôi hoàn thành bài nghiên cứu khoa học này

Tôi xin chân thành cảm ơn HĐND - UBND và các ban ngành đoàn thể huyệnThạch Thất, TP Hà Nội đã tạo điều kiện cung cấp số liệu và những thông tin cầnthiết về địa phương, giúp tôi hoàn thành bài nghiên cứu này

Tôi xin chân thành cảm ơn!

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT

STT Từ viết tắt Tên cụm từ viết tắt

MỤC LỤC

Tiêu đề Trang

MỞ ĐẦU 1

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 4

Chương 2 KHÁI QUÁT VỀ UBND HUYỆN THẠCH THẤT VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN THẠCH THẤT 12

Chương 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Ngày nay, trong một xã hội ngày càng phát triển và biến đổi không ngừng, vớinhững luồng thông tin cực kỳ lớn đối với mỗi ngành nghề khác nhau, đặc biệt làtrong các cơ quan, đoàn thể Nhà nước thì công tác văn thư được coi là một côngtác quan trọng hàng đầu để đảm bảo hoạt động, góp phần phát huy tốt chức năng,nhiệm vụ của các cơ quan Công tác văn thư là những công việc như soạn thảo,duyệt ký ban hành văn bản, chuyển giao, tiếp nhận, đăng ký vào sổ, quản lý vănbản, lập hồ sơ… Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọilĩnh vực hầu hết các công việc chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đèu gắn liềnvới việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tácvăn thư nói chung

Là một huyện trực thuộc nằm ở phía Tây Hà Nội, phía bắc và đông bắc giáphuyện Phúc Thọ, phía đông nam và nam giáp huyện Quốc Oai, phía tây nam vànam giáp tỉnh Hòa Bình, Thạch Thất có diện tích 184,6 km2, dân số 189.527 người(2013) Huyện Thạch Thất bao gồm 1 thị trấn Liên Quan và 23 xã: Bình Phú, BìnhYên, Cẩm Yên, Cần Kiệm, Canh Nậu, Chàng Sơn, Đại Đồng, Dị Nậu, ĐồngTrúc, Hạ Bằng, Hương Ngải, Hữu Bằng, Kim Quan, Lại Thượng, Phú Kim, Phùng

Xá, Tân Xã, Thạch Hòa,Thạch Xá, Tiến Xuân, Yên Bình, Yên Trung Đây là vùngquê bán sơn địa, núi đá vôi xen lẫn đồng bằng Nổi tiếng nhất có chùa TâyPhương ở xã Thạch Xá Thạch Thất là quê hương của "Trạng Bùng" Phùng KhắcKhoan, Đình nguyên Hoàng giáp Nguyễn Đăng Huân (1804-1838), danh nhân vănhóa Nguyễn Tử Siêu, nhà viết kịch Tào Mạt, nhà thơ Bằng Việt Thạch Thất cũng

là quê hương của võ sư Nguyễn Lộc (1912-1960), người sáng lập môn Vovinam(Việt Võ Đạo) Đồng thời, nơi đây còn nổi tiếng với nhiều làng nghề của xứ Đoàinhư nghề mộc, dệt, làm bánh chè lam,… Trong những năm gần đây công tác vănthư trên địa bàn huyện cơ bản đã đạt được những thành quả đáng khích lệ Tuynhiên trong quá trình thực hiện, triển khai nhiệm vụ còn bộc lộ không ít những yếukém và mặt tiêu cực

Nhận thức rõ điều đó, và hiểu được sự cần thiết của việc đổi mới, nâng caohiệu quả của công tác văn thư trên địa bàn huyện, cũng như sự hạn chế số lượng các

đề tài liên quan, tôi – Sinh viên Lê Thị Hồng Nhung lớp Đại học Lưu trữ học 14Bquyết định chọn nội dung công tác Văn thư làm đề tài nghiên cứu với tên gọi:

“Công tác Văn thư tại Uỷ ban nhân dân huyện Thạch Thất.”

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

2.1: Đối tượng nghiên cứu

Công tác văn thư- Lưu trữ ở huyện Thạch Thất

2.2: Phạm vi nghiên cứu

- Thời gian nghiên cứu: 2014 – 2015

- Không gian nghiên cứu: Khảo sát công tác văn thư, soạn thảo văn bản, tiếpnhận văn bản đến, văn bản đi…tại UBND huyện Thạch Thất.

3 Mục tiêu nghiên cứu

- Tìm hiểu cơ sở lý luận và cơ sở thực tiễn về công tác văn thư.

- Tìm hiểu thực trạng công tác văn thư tại huyện Thạch Thất trong thời gianqua, phân tích nguyên nhân của những ưu điểm cũng như những hạn chế của côngtác

- Đánh giá thực trạng Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạtđộng quản lý văn thư tại UBND huyện Thạch Thất

4 Giả thuyết nghiên cứu

- Để hoạt động có hiệu quả thì có rất nhiều biện pháp song các biện pháp nàyphải phù hợp với thực tiễn của văn phòng và đồng bộ với nhau

- Hoạt động của văn phòng HĐND và UBND huyện Thạch Thất cần được tiếptục đổi mới để góp phần thiết thực và hiệu quả hơn vào hoạt động quản lý hànhchính Nhà nước và UBND huyện

- Nếu đội ngũ cán bộ và nhân lực UBND huyện Thạch Thất được nâng cao thìchất lượng công tác văn thư sẽ tốt hơn

5 Lịch sử nghiên cứu

Có thể khẳng định rằng công tác văn thư là hoạt động khó khăn và phức tạpđòi hỏi nhà quản lý phải có tầm hiểu biết sâu rộng về lĩnh vực chuyên môn, cáchquản ký, sắp xếp văn bản đi và văn bản đến

Nói đến công tác văn thư, đã có khá nhiều đề tài, công trình nghiên cứu khoahọc đề cập vấn đề văn thư không chỉ thu hút các nhà lãnh đạo mà còn là vấn đềquan tâm của cả những nhà khoa học và các nhà quản lý Một số công trình khoahọc tiêu biểu về công tác văn thư có thể nêu như sau:

 Đề tài “Cơ sở khoa học để lập chương trình giảng dạy môn văn thư bậctrung học” Chủ nhiệm đề tài: CN Trương Xuân Hồng; Các thành viên tham gia:ThS Dương Mạnh Hùng, CN Ngô Thiếu Hiệu, CN Vũ Côi, CN Nguyễn HữuThời

 Đề tài “Nghiên cứu ứng dụng tin học trong công tác văn thư” Chủ nhiệm

đề tài: ThS Tiết Hồng Nga; Các thành viên tham gia : ThS Lê Văn Năng, ThS.Nguyễn Trọng Biên, ThS Nguyễn Thị Thúy Bình, KS Phạm Phú Tứ

 Đề tài “Nghiên cứu biên soạn Cẩm nang công tác văn thư” Chủ nhiệm đềtài: CN Nguyễn Hữu Thời; Các thành viên tham gia: PGS.TS Dương Văn Khảm,PGS.TS Nguyễn Minh Phương, CN Hoàng Minh Cường

 Đề tài "Nghiên cứu đổi mới công tác văn thư trong cải cách nền hànhchính nhà nước" (2006); Chủ nhiệm đề tài: ThS Nguyễn Thị Tâm; Các thành viêntham gia: ThS Nguyễn Trọng Biên, ThS Nguyễn Thị Lan Anh, CN NguyễnThiên Ân, CN Nguyễn Thị Như Thuần

 Đề tài “Nghiên cứu mô hình quản lý công tác văn thư trong môi trườngđiện tử” (2009) Chủ nhiệm đề tài: ThS Nguyễn Thị Tâm; Các thành viên tham

gia: ThS Lã Thị Hồng; ThS Tiết Hồng Nga; ThS Lê Văn Năng; CN Nguyễn ThịNhư Thuần 8.4 Thời gian bắt đầu và kết thúc: 2006-2

Là một huyện trực thuộc Hà Nội, công tác quản lý văn thư ở huyện ThạchThất đã có sự tiến bộ, chuyển biến rõ rệt và mang những hiệu quả tích cực Thôngqua báo cáo hàng năm về công tác văn thư trên địa bàn huyện nói riêng và toànthành phố nói chung

Những tài liệu trên là gợi ý quý báu có giá trị tham khảo, kế thừa giúp tôi hoànthành đề tài nghiển cứu “ Công tác văn thư tại UBND huyện Thạch Thất”

6 Phương pháp nghiên cứu

 Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp: quan sát;

 Phương pháp thu thập thông tin gián tiếp: phân tích và tổng hợp số liệu;

 Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo;

 Nguồn tin từ mạng Internet;

 Thông tin từ báo cáo định kỳ của Ủy ban nhân dân huyện Thạch Thất

7 Đóng góp của đề tài

Có thể áp dụng vào thực tiễn, giúp nâng cao hiệu quả công tác văn thư

Đề tài nghiên cứu góp phần thực tế hóa , nâng cao hiệu lực, hiệu quả trongcông tác văn thư ở UBND huyện Thạch Thất

Kết quả đạt được của đề tài có thể được sử dụng làm tài liệu tham khảo chocán bộ làm công tác văn thư ở UBND huyện

8 Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, đề tài được chialàm 03 chương:

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

Chương 2: KHÁI QUÁT VỀ UBND HUYỆN THẠCH THẤT VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THẠCH THẤT

Chương 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THẠCH THẤT

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

1.1 Cơ sở lý luận về công tác văn thư

1.1.1 Khái niệm về công tác văn thư

Công tác văn thư là khái niệm dung để chỉ toàn bộ công việc liên quan đếnsoạn thảo, ban hành, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằmđảm bảo thong tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tỏ chức

1.1.2 Vai trò, ý nghĩa công tác văn thư

1.1.2.1.Vai trò công tác văn thư

Công tác văn thư không thể thiếu được trong hoạt động của tất cả các cơquan, tổ chức Các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội dù lớn haynhỏ, muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tàiliệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, traođổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạtđộng hàng ngày Đặc biệt, đối với văn phòng cấp ủy, văn phòng các tổ chức chínhtrị - xã hội là các cơ quan trực tiếp giúp các cấp ủy, tổ chức chính trị - xã hội tổchức điều hành bộ máy, có chức năng thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạothì công tác văn thư lại càng quan trọng, nó giữ vị trí trọng yếu trong công tác vănphòng.

1.1.2.2.Ý nghĩa của công tác văn thư

Công tác văn thư giúp cho việc giải quyết công việc của cơ quan được nhanhchóng và chính xác, có năng suất và chất lượng, đúng đường lối, chính sách,nguyên tắc và chế độ , đồng thời đảm bảo quản lý công việc của cơ quan được hínhxác và chặt chẽ, góp phần nâng cao hiệu quả và thành tích của cơ quan

Đảm bảo cho việc cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động của

cơ quan một cách đầy đủ, kịp thời và chính xác, đồng thời giữ gìn được bí mật của

cơ quan, hạn chế bênh quan lieu giấy tờ, góp phần cải cách thủ tục hành chính phục

vụ công cuộc đổi mới

Góp phần giữ lại các giấy tờ, bằng chứng về hoạt động của các cơ quan, củacác cá nhân, tập thể phục vụ cho hoạt động Thanh tra, kiểm tra

1.1.3 Yêu cầu công tác văn thư

Xuất phát từ vai trò, vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư đối với cơ quan, tổchức, văn thư giúp cho quản lý công việc nhanh chóng, đảm bảo cho việc cung cấpthông tin cho hoạt động của các cơ quan được đầy đủ Từ đó, giúp cho Văn phònglàm nhanh chóng công việc của mình, giúp cho quá trình tham mưu cho lãnh đạo,quản lý hậu cần được tốt hơn Do đó, công tác văn thư đòi hỏi những yêu cầu chặtchẽ như sau:

 Nhanh chóng:

Trong bất kỳ một lĩnh vực hoạt động nào thì yêu cầu nhanh chon có ý nghĩaquan trọng trong quyết định sựt thành công của cơ quan, tổ chức Nhưng đối vớicông tác văn thư thì yêu cầu nhanh chóng được coi như là một nguyên tắc tronghoạt dộng của cơ quan Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc rấtnhiều vào hoạt động của công tác văn thư, nếu quá trình này diễn ra nhanh chóng

thì thôn tin sẽ đến kịp thời với các đơn vị giải quyết văn bản và nó sx tạo điều kiệnnâng cao hiệu quả giải quyết công việc của cơ quan.

 Chính xác:

Cùng với yêu cầu nhanh chóng trong quá trình hoạt đồng văn thư của cơ quan,

tổ chức thì yêu cầu chính xác cũng không kém phần quan trọng

Nội dung của văn bản phải chính xác tuyệt đối theo yêu cầu giải quyết côngviệc không trái với các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan, văn bản ban hànhphải có đầy đủ các thành phần thể thức do Nhà Nước quy định Về quy trình kỹthuật, nghiệp vụ, tất cả các khâu kỹ thuật nghiệp vụ của công tác văn thư phải đảmbảo chính xác từ việc soạn thảo, đánh máy, đăng ký, chuyển giao đến tổ chức giaiquyết và quản lý văn bản đều phải theo những quy định của pháp luật

 Bí mật

Do xuất phát từ đặc thù của một số lĩnh vực hoạt động nhất định, nên tronghoạt động của mình công tác văn thư đòi hỏi phải đảm bảo yêu cầu bí mật để chohoạt động của cơ quan được hiệu quả và giữ gìn được bí mật Nhà nước

Trong quá trình xây dựng văn bản của cơ quan, tổ chức việc giải quyết vănbản, bố trí làm việc của cán bộ văn thư của cơ quan phải đảm bảo yêu cầu đã quyđịnh trong bí mật Nhà nước Giữ gìn bí mật của cơ quan tổ chức là sự thành côngcủa mỗi cơ quan đó

1.1.4 Nội dung công tác văn thư

1.1.4.1 Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản

1.1.4.1.1 Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến

Theo quy chế làm việc của văn phòng HĐND và UBND huyện thì văn thưđược tổ chức làm việc theo cơ chế “ Một cửa” Vì vậy, mọi loại văn bản giấy tờđến UBND dù bất cứ nguồn nào cũng đều phải tập trung tại phòng văn thư để tiếpnhận, đăng kí và chuyển giao

Với những văn bản đến không được đăng kí tại phòng tiếp nhận hồ sơ và vănthư thì chuyển cho Chủ tịch, các Phó Chủ tịch chịu trách nhiệm giải quyết Tất cảnhững văn bản do UBND và các đơn vị thuộc UBND huyện làm ra cũng đều phảitổng hợp về văn thư đẻ làm thủ tục ban hành

* Nội dung và nghiệp vụ giải quyết văn bản đến

Như phần trên đã trình bày, văn bản đến không chỉ đa dạng về loại hình,phong phú về nội dung mà còn đòi hỏi xử lý nhanh chóng về mặt thời gian đáp ứngyêu cầu chỉđạo, điều hành của cơ quan.Về nguyên tắc, tất cả các loại văn bản đếnđều phải tập trung vào bộ phận Văn thư thuộc Văn phòng hoặc Phòng Hành chínhcủa cơ quan (Điều 13, Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004) Theonhiệm vụ được giao, Văn thư cơ quan tiếp nhận tất cả những văn bản do các nơigửi đến (kể cả văn bản gửi theo đường bưu điện, do cán bộ đi dự Hội nghị hoặc đihọp trực tiếp mang về, văn bản nhận qua Fax, mạng máy tính ) Ngoài nhữngvăn bản chính thức do các đối tượng có liên quan gửi đến, Văn thư cơ quan còn cóthể nhận được một số Văn bản như đơn từ, khiếu nại, khiếu tố của cá nhân hoặctập thể khác Khi tiếp nhận văn bản, văn thư phải kiểm tra kỹ số lượng, tình trạng

bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có) Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng

bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển muộn hơn thời gian ghi trên

bì (Đối với văn bản có dấu hoả tốc, hẹn giờ), phải báo cáo ngay cho người đượcgiao trách nhiệm quản lý công tác văn thư biết Trong trường hợp cần thiết có thểlập Biên bản với người giao văn bản Trường hợp văn bản gửi đến có kèm theoPhiếu gửi thì sau khi nhận phải ký nhận và đóng dấu vào Phiếu gửi và chuyển trảlại cho cơ quan gửi để theo dõi, xử lý kịp thời những “sự cố” trên đường vậnchuyển có thể xảy ra (nhận được quá chậm so với thời gian gửi, bì bị rách nát,nhầm lẫn địa chỉ gửi ) Đối với những văn bản đến được chuyển phát qua Faxhoặc qua mạng cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗivăn bản Nếu phát hiện sai sót phải báo ngay cho nơi gửi văn bản hoặc ngườiđược giao trách nhiệm xem xét, giải quyết

* Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến

Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản được phân loại sơ bộ và xử lý như sau: Trước hết chia văn bản đến thành 02 loại:

Loại phải đăng ký bao gồm các văn bản gửi cho các đơn vị, cá nhân trong cơquan

Loại không đăng ký bao gồm các sách, báo, tư liệu tham khảo

Loại phải đăng ký thì được chia thành hai loại:

Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho các tổ chức Đảng, cácđoàn thể trong cơ quan và các bì văn bản gửi đích danh người nhận Đối với những

bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản có liên quan đến công việcchung của cơ quan thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư đểđăng ký

Loại do cán bộ văn thư bóc bì: Bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừnhững bìvăn bản có đóng dấu mức độ “Mật”

Đối với bì văn bản mật: Theo hướng dẫn tại Thông tư số: 12/2002/TT-BCA(A11), ngày 19/9/2002 của Bộ Công an thì việc bóc bì văn bản mật được tiến hànhnhư sau:

Trường hợp văn bản bản đến có đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì”thì văn thư chỉđược phép vào sổ số ghi ngoài bì và chuyển ngay đến người có têntrên bì Nếu người có tên trên bì đi vắng thì chuyển ngay đến người có trách nhiệmgiải quyết Văn thư không được bóc bì

Bóc bì văn bản cần chú ý mấy điểm sau đây:

Những bì văn bản có dấu “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN”, “HOẢ TỐC” phảiđược ưu tiên bóc trước để trình lãnh đạo giải quyết kịp thời

Không được làm rách, mất chữ của tài liệu Địa chỉ nơi gửi, dấu của bưuđiện phải giữ lại để tiện kiểm tra khi cần thiết

Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra, xácminh một sự việc nào đó hoặc những văn bản có ngày nhận cách quá xa ngày banhành thì cần phải giữ lại bì và đính kèm với văn bản đểđối chiếu khi cần thiết

1.1.4.1.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi

* Nguyên tắc quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu

Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tậptrung tại Văn thư cơ quan (sau đây gọi tắt là Văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận,đăng ký; trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân không cótrách nhiệm giải quyết

Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành họặcchuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Văn bản đến

có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: ‘‘Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượngkhẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình vàchuyển giao ngay sau khi nhận được Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủtục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký

Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là vănbản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bímật nhà nước

* Quản lý văn bản đi

 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của vănbản:

 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: trước khi phát hành vănbản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện saisót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết

 Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản:

 Ghi số văn bản

Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chung của

cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quyđịnh khác

Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản 1,Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ

về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, được đăng ký nhưsau:

Các loại văn bản: Chỉ thị (cá biệt), quyết định (cá biệt), quy định, quy chế,hướng dẫn được đăng ký vào một số và một hệ thống số

Các loại văn bản hành chính khác được đăng ký vào một số và một hệ thống

số riêng

Văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng

 Ghi ngày, tháng, năm văn bản

Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiệntheo quy định của pháp luật hiện hành

Viêc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quyđịnh tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.

* Đăng ký văn bản đi

Văn bản đi được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi hoặc Cơ sở dữ liệu quản

lý văn bản đi trên máy vi tính

 Đăng ký văn bản đi bằng sổ

 Lập sổ đăng ký văn bản đi: căn cứ phương pháp ghi số và đăng ký văn bản

đi được hướng dẫn tại Điểm a, Khoản 2, Điều 8 Thông tư này, các cơ quan, tổ chứclập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp

 Mẫu Sổ đăng ký văn bản đi và cách đăng ký văn bản đi, kể cả bản sao vănbản và văn bản mật, thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VII

 Đăng ký văn bản đi bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính

 Yêu cầu chung đối với việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản điđược thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này

 Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản điđược thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bảncủa cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó

 Văn bản đi được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi phải được

in ra giấy để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ để quản lý

Hồ dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc, dính đều; mép bì được dán kín,không bị nhăn; không để hồ dán dính vào văn bản

 Đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu khác lên bì: trên bì văn bản khẩnphải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóng trên văn bản trong bì Việcđóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” và các dấu chữ ký hiệu độ mật trên

bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Thông tư số12/2002/TT-BCA(A11)

* Chuyển phát văn bản đi

Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngaytrong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Đối

với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký vănbản.

 Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức

 Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao nội

bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại Văn thư thì phảilập Sổ chuyển giao riêng Mẫu Sổ chuyển giao văn bản đi và cách đăng ký thựchiện theo hướng dẫn tại Phụ lục IX

 Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao ít

và việc chuyển giao văn bản do Văn thư trực tiếp thực hiện thì sử dụng Sổ đăng kývăn bản đi để chuyển giao văn bản và sử dụng cột 6 “Đơn vị, người nhận bản lưu”

để ký nhận văn bản; người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ

 Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác

 Tất cả văn bản đi do Văn thư hoặc người làm giao liên cơ quan, tổ chứcchuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào Sổchuyển giao văn bản đi

 Khi chuyển giao văn bản, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ

 Chuyển phát văn bản đi qua Bưu điện

 Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua Bưu điện đều phải đăng ký vào sổ.Mẫu Sổ gửi văn bản đi bưu điện và cách ghi sổ thực hiện theo hướng dẫn tại Phụlục X

 Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận vàđóng dấu vào sổ (nếu có)

* Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể như sau:

 Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu củangười ký văn bản Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vịhoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định

 Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi,thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bảnkhông bị thiếu hoặc thất lạc

 Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó mà Bưu điện trả lại thìphải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào

Sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết

 Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người cótrách nhiệm xem xét, giải quyết

* Lưu văn bản đi

 Việc lưu văn bản đi được thực hiện như sau:

 Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư và bản chính lưutrong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc

 Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăngký.

 Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộcthiểu số, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải luôn kèm theo bản dịch chính xác nộidung bảng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số

 Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ cácmức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước

 Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sửdụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơquan, tổ chức

1.1.4.2 Xây dựng và ban hành văn bản

1.1.4.2.1 Khái niệm

Xây dựng và ban hành văn bản là các bước mà cơ quan quản lý nhà nước cóthẩm quyền nhất thiết phải tiến hành trong công tác xây dựng và ban hành văn bảntheo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của mình

1.1.4.2.2 Trình tự xây dựng văn bản.

Bước 1: Sáng kiến và soạn thảo văn bản

 Sáng kiến văn bản:

+ đề xuất văn bản

+ lập chương trình soạn thảo văn bản

+ quyết định cơ quan , đơn vị, cá nhân chủ trì văn bản

+ thành lập ban hành soạn thảo, hoặc chỉ định chuyên viên soạn thảo

 Ban soạn thảo tổ chức nghiên cứu biên soạn dự thảo

+ tổng kết đánh giá các văn bản có liên quan

+ chọn lựa phương án hợp lý

+ viết dự thảo lần thứ nhất: phác thảo nội dung, soạn đề cương chi tiết, thamkhảo ý kiến thủ trưởng…

+ biên tập và tổ chức đánh máy dự thảo

Bước 2: lấy ý kiến xây dựng dự thảo

Việc tổ chức lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo không phải là bước bắtbuộc đối với trình tự xây dựng và ban hành văn bản Bước này tùy thuộc vào tínhchất của văn bản

Bước 3: Thẩm định dự thảo

 Ban soạn thảo xem xét và đề xuất về việc tiến hành thẩm định dự thảo vănbản

 Ban soạn thảo chuẩn bị hồ sơ thẩm định và gửi tới các cơ quan thẩm định

 Cơ quan thẩm định gửi lại văn bản thẩm định và hồ sơ dự thảo văn bản đãđược thẩm định cho cơ quan, đơn vị soạn thảo