MỤC LỤC Tiêu đề Trang MỞ ĐẦU 1 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 4 1.1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư 4 1.1.1. Khái niệm về công tác văn thư 4 1.1.2. Vai trò, ý nghĩa công tác văn thư 4 1.1.3. Yêu cầu công tác văn thư 4 1.1.4. Nội dung công tác văn thư 5 Chương 2. KHÁI QUÁT VỀ UBND HUYỆN THẠCH THẤT VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN THẠCH THẤT 12 2.1 Khái quát về UBND huyện Thạch Thất 12 2.1.1 Tổ chức bộ máy 12 2.1.2. Cơ cấu tổ chức 13 2.1.3 Vị trí và chức năng của công tác văn thư tại UBND huyện Thạch Thất 13 2.2. Thực trạng công tác văn thư tại UBND huyện Thạch Thất 15 2.2.1. Quản lí chỉ đạo công tác văn thư của UBND huyện Thạh Thất 15 2.2.2. Quản lý văn bản 16 2.2.3. Quản lý con dấu 17 2.2.4. Lập hồ sơ hiện hành 18 2.2.5. Soạn thảo văn bản 18 2.3. Đánh giá hiệu quả công tác văn thư tại UBND huyện Thạch Thất 19 2.3.1. Ưu điểm 19 2.3.2. Hạn chế, tồn tại 20 Chương 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN THẠCH THẤT: 22 3.1. Tăng cường đội ngũ cán bộ tại UBND huyện Thạch Thất. 22 3.1.1. Yêu cầu về phẩm chất chính trị 22 3.1.2. Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ 22 3.1.3. Những yêu cầu khác 23 3.2: Nâng cao cơ sở vật chất kĩ thuật. 25 3.3. Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư tại UBND huyện Thạch Thất 26 3.4. Xây dựng quy chế về công tác văn thư: 26 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 29 PHỤ LỤC 30
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ- LƯU TRỮ _ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THẠCH THẤT BÀI TẬP CÁ NHÂN KẾT THÚC HỌC PHẦN: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU KHOA HỌC HÀ NỘI 2016 TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ- LƯU TRỮ _ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THẠCH THẤT BÀI TẬP CÁ NHÂN KẾT THÚC HỌC PHẦN: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU KHOA HỌC Giảng viên giảng dạy: TS Lê Thị Hiền HÀ NỘI 2016 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu hướng dẫn khoa học Ts Lê Thị Hiền Các nội dung nghiên cứu, kết đề tài trung thực chưa công bố hình thức trước Những số liệu bảng biểu phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá tác giả thu thập từ nguồn khác có ghi rõ phần tài liệu tham khảo Ngoài ra, nghiên cứu sử dụng số nhận xét, đánh số liệu tác giả khác, quan tổ chức khác có trích dẫn thích nguồn gốc.Nếu phát có gian lận xin hoàn toàn chịu trách nhiệm nội dung khóa luận Sinh viên thực hiện: Ký tên Nhung Lê Thị Hồng Nhung LỜI CẢM ƠN Hoàn thành nghiên cứu xin chân thành cảm ơn Ts Lê Thị Hiền người hướng dẫn, bảo tận tình đóng góp nhiều ý kiến quý báu, tạo điều kiện thuận lợi cho hoàn thành nghiên cứu khoa học Tôi xin chân thành cảm ơn HĐND - UBND ban ngành đoàn thể huyện Thạch Thất, TP Hà Nội tạo điều kiện cung cấp số liệu thông tin cần thiết địa phương, giúp hoàn thành nghiên cứu Tôi xin chân thành cảm ơn! BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt Tên cụm từ viết tắt UBND Uỷ ban nhân dân HĐND Hội đồng nhân dân ĐTBD Đào tạo – bồi dưỡng CBCCVC Cán bộ, Công chức, Viên chức MỤC LỤC Tiêu đề Trang MỞ ĐẦU Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Cơ sở lý luận công tác văn thư 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư 1.1.2 Vai trò, ý nghĩa công tác văn thư 1.1.3 Yêu cầu công tác văn thư 1.1.4 Nội dung công tác văn thư Chương KHÁI QUÁT VỀ UBND HUYỆN THẠCH THẤT VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN THẠCH THẤT 12 2.1 Khái quát UBND huyện Thạch Thất 12 2.1.1 Tổ chức máy 12 2.1.2 Cơ cấu tổ chức 13 2.1.3 Vị trí chức công tác văn thư UBND huyện Thạch Thất 13 2.2 Thực trạng công tác văn thư UBND huyện Thạch Thất 15 2.2.1 Quản lí đạo công tác văn thư UBND huyện Thạh Thất 15 2.2.2 Quản lý văn 16 2.2.3 Quản lý dấu 17 2.2.4 Lập hồ sơ hành 18 2.2.5 Soạn thảo văn 18 2.3 Đánh giá hiệu công tác văn thư UBND huyện Thạch Thất 19 2.3.1 Ưu điểm 19 2.3.2 Hạn chế, tồn 20 Chương GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN THẠCH THẤT: 22 3.1 Tăng cường đội ngũ cán UBND huyện Thạch Thất 22 3.1.1 Yêu cầu phẩm chất trị 22 3.1.2 Yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ 22 3.1.3 Những yêu cầu khác 23 3.2: Nâng cao sở vật chất - kĩ thuật 25 3.3 Ứng dụng CNTT công tác văn thư UBND huyện Thạch Thất 26 3.4 Xây dựng quy chế công tác văn thư: 26 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 29 PHỤ LỤC 30 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Ngày nay, xã hội ngày phát triển biến đổi không ngừng, với luồng thông tin lớn ngành nghề khác nhau, đặc biệt quan, đoàn thể Nhà nước công tác văn thư coi công tác quan trọng hàng đầu để đảm bảo hoạt động, góp phần phát huy tốt chức năng, nhiệm vụ quan Công tác văn thư công việc soạn thảo, duyệt ký ban hành văn bản, chuyển giao, tiếp nhận, đăng ký vào sổ, quản lý văn bản, lập hồ sơ… Trong hoạt động quản lý hành nhà nước nay, lĩnh vực hầu hết công việc đạo, điều hành, định, thi hành đèu gắn liền với việc soạn thảo, ban hành tổ chức sử dụng văn nói riêng, với công tác văn thư nói chung Là huyện trực thuộc nằm phía Tây Hà Nội, phía bắc đông bắc giáp huyện Phúc Thọ, phía đông nam nam giáp huyện Quốc Oai, phía tây nam nam giáp tỉnh Hòa Bình, Thạch Thất có diện tích 184,6 km2, dân số 189.527 người (2013) Huyện Thạch Thất bao gồm thị trấn Liên Quan 23 xã: Bình Phú, Bình Yên, Cẩm Yên, Cần Kiệm, Canh Nậu, Chàng Sơn, Đại Đồng, Dị Nậu, Đồng Trúc, Hạ Bằng, Hương Ngải, Hữu Bằng, Kim Quan, Lại Thượng, Phú Kim, Phùng Xá, Tân Xã, Thạch Hòa,Thạch Xá, Tiến Xuân, Yên Bình, Yên Trung Đây vùng quê bán sơn địa, núi đá vôi xen lẫn đồng Nổi tiếng có chùa Tây Phương xã Thạch Xá Thạch Thất quê hương "Trạng Bùng" Phùng Khắc Khoan, Đình nguyên Hoàng giáp Nguyễn Đăng Huân (1804-1838), danh nhân văn hóa Nguyễn Tử Siêu, nhà viết kịch Tào Mạt, nhà thơ Bằng Việt Thạch Thất quê hương võ sư Nguyễn Lộc (1912-1960), người sáng lập môn Vovinam (Việt Võ Đạo) Đồng thời, nơi tiếng với nhiều làng nghề xứ Đoài nghề mộc, dệt, làm bánh chè lam,… Trong năm gần công tác văn thư địa bàn huyện đạt thành đáng khích lệ Tuy nhiên trình thực hiện, triển khai nhiệm vụ bộc lộ yếu mặt tiêu cực Nhận thức rõ điều đó, hiểu cần thiết việc đổi mới, nâng cao hiệu công tác văn thư địa bàn huyện, hạn chế số lượng đề tài liên quan, – Sinh viên Lê Thị Hồng Nhung lớp Đại học Lưu trữ học 14B định chọn nội dung công tác Văn thư làm đề tài nghiên cứu với tên gọi: “Công tác Văn thư Uỷ ban nhân dân huyện Thạch Thất.” Đối tượng phạm vi nghiên cứu 2.1: Đối tượng nghiên cứu Công tác văn thư- Lưu trữ huyện Thạch Thất 2.2: Phạm vi nghiên cứu - Thời gian nghiên cứu: 2014 – 2015 - Không gian nghiên cứu: Khảo sát công tác văn thư, soạn thảo văn bản, tiếp nhận văn đến, văn đi…tại UBND huyện Thạch Thất Mục tiêu nghiên cứu - Tìm hiểu sở lý luận sở thực tiễn công tác văn thư - Tìm hiểu thực trạng công tác văn thư huyện Thạch Thất thời gian qua, phân tích nguyên nhân ưu điểm hạn chế công tác - Đánh giá thực trạng Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động quản lý văn thư UBND huyện Thạch Thất Giả thuyết nghiên cứu - Để hoạt động có hiệu có nhiều biện pháp song biện pháp phải phù hợp với thực tiễn văn phòng đồng với - Hoạt động văn phòng HĐND UBND huyện Thạch Thất cần tiếp tục đổi để góp phần thiết thực hiệu vào hoạt động quản lý hành Nhà nước UBND huyện - Nếu đội ngũ cán nhân lực UBND huyện Thạch Thất nâng cao chất lượng công tác văn thư tốt Lịch sử nghiên cứu Có thể khẳng định công tác văn thư hoạt động khó khăn phức tạp đòi hỏi nhà quản lý phải có tầm hiểu biết sâu rộng lĩnh vực chuyên môn, cách quản ký, xếp văn văn đến Nói đến công tác văn thư, có nhiều đề tài, công trình nghiên cứu khoa học đề cập vấn đề văn thư không thu hút nhà lãnh đạo mà vấn đề quan tâm nhà khoa học nhà quản lý Một số công trình khoa học tiêu biểu công tác văn thư nêu sau: Đề tài “Cơ sở khoa học để lập chương trình giảng dạy môn văn thư bậc trung học” Chủ nhiệm đề tài: CN Trương Xuân Hồng; Các thành viên tham gia: ThS Dương Mạnh Hùng, CN Ngô Thiếu Hiệu, CN Vũ Côi, CN Nguyễn Hữu Thời • Đề tài “Nghiên cứu ứng dụng tin học công tác văn thư” Chủ nhiệm đề tài: ThS Tiết Hồng Nga; Các thành viên tham gia : ThS Lê Văn Năng, ThS Nguyễn Trọng Biên, ThS Nguyễn Thị Thúy Bình, KS Phạm Phú Tứ • Đề tài “Nghiên cứu biên soạn Cẩm nang công tác văn thư” Chủ nhiệm đề tài: CN Nguyễn Hữu Thời; Các thành viên tham gia: PGS.TS Dương Văn Khảm, PGS.TS Nguyễn Minh Phương, CN Hoàng Minh Cường • Đề tài "Nghiên cứu đổi công tác văn thư cải cách hành nhà nước" (2006); Chủ nhiệm đề tài: ThS Nguyễn Thị Tâm; Các thành viên tham gia: ThS Nguyễn Trọng Biên, ThS Nguyễn Thị Lan Anh, CN Nguyễn Thiên Ân, CN Nguyễn Thị Như Thuần • Đề tài “Nghiên cứu mô hình quản lý công tác văn thư môi trường điện tử” (2009) Chủ nhiệm đề tài: ThS Nguyễn Thị Tâm; Các thành viên tham • Về UBND huyện Thạch Thất triển khai Luật Văn thư, Thông tư hướng dẫn Bộ Nội vụ, văn đạo chuyên môn Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, UBND thành phố, Sở nội vụ như: ban hành Danh mục hồ sơ quan; bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu; quy chế công tác văn thư Triển khai nhiệm vụ công tác cải cách hành năm 2015, UBND huyện tiếp tục thực tốt công tác tuyên truyền chủ trương, Nghị Đảng, sách pháp luật Nhà nước cải cách hành chính; thực thủ tục hành theo hướng công khai, đơn giản thuận lợi phục vụ tốt nhu cầu công dân các tổ chức xã hội, đảm bảo quy trình, thời gian theo quy định pháp luật; thực công tác kiểm soát thủ tục hành tiếp nhận xử lý phản ánh, kiến nghị cá nhân, tổ chức quy định hành theo Nghị định số 63/2010/NĐ-CP nghị định số 20/2008/NĐ-CP Chính phủ; xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức có tính chuyên nghiệp, phẩm chất đạo đức tốt, đặc biệt đội ngũ cán làm việc phận “Một cửa” trực tiếp giải thủ tục hành theo nhu cầu nhân dân, tổ chức Công tác văn thư – lưu trữ năm 2015 UBND huyện quan tâm, triển khai thực đồng thời với việc áp dụng quy trình quản lý ban hành văn theo tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2008 Công tác văn thư thực có bản, quy định Việc làm tốt công tác văn thư UBND huyện Thạch Thất giúp thủ trưởng quan, tổ chức trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực công tác văn thư tin học hóa công tác văn thư quan, tổ chức; đồng thời, tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, vận hành phần mềm quản lý văn cho quan, tổ chức đơn vị trực thuộc Thứ ba: Về Công tác tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ Việc xây dựng nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, cải cách tài công tiếp tục triển khai sâu rộng phát huy số kết tích cực Trong năm 2015 cử 30 đồng chí dự lớp bồi dưỡng kiến thức quản lý văn thư UBND thành phố Hà Nội Cán bộ, công chức, viên chức trình giải công việc liên quan đến công tác văn thư thực nghiêm túc quy định văn thư, lưu trữ, hệ thống quản lý hồ sơ công việc môi trường mạng, có nhiệm vụ hướng dẫn việc quản lý văn lập hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, chỉnh lý, thống kê, bảo quản phục vụ việc khai thác sử dụng tài liệu văn thư theo quy định pháp luật lưu trữ Thứ tư : Về công tác kiểm tra, hướng dẫn văn đạo cấp Công tác tra, kiểm tra cải cách hành thực tập trung, trọng điểm không dàn trải, qua tra, kiểm tra đánh giá mặt công tác yếu công tác cải cách hành nói chung đơn vị để tập trung đạo giải nâng cao chất lượng phục vụ nhân dân máy công quyền Công tác rà soát văn thực thường xuyên, đồng chất lượng; công tác kiểm soát thủ tục hành tăng cường Việc ứng dụng công nghệ thông tin lãnh đạo UBND huyện quan tâm sát sao, đầu tư thích đáng nên đạt nhiều kết quả, mức độ hài lòng người dân nâng cao Mọi hoạt động phạm vi công tác văn thư quan, tổ chức tuân theo quy định pháp luật hành chế độ bảo vệ bí mật nhà nước Thứ năm: Về kho tàng, trang thiết bị bảo quản UBND huyện Thạch Thất bố trí phòng để lưu trữ văn thư, phòng có giá sắt, máy hút ẩm, hút bụi, điều hòa, thông gió 2.2.2 Quản lý văn Quản lý văn coi nhiệm quan trọng công tác văn thư UBND huyện Thạch Thất Về Quản lý văn đến: Văn đến tiếp nhận đăng ký, chuyển giao quy trình, đầy đủ vào sổ cho công chức Văn tiếp nhận từ nguồn khác chuyển đến tập trung văn thư UBND cấp xã để làm thủ tục bóc bì, vào sổ sở liệu đóng dấu đến, đăng ký số cho văn đến Văn đến không đăng ký văn thư, đơn vị cá nhân trách nhiệm giải Khi Văn đến có dấu mức độ khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc sau đăng ký vào sổ trình chuyển cho người có thẩm quyền giải Đối với văn có dấu độ Mật, Tối mật, đảm bảo tuyệt mật thực theo quy định pháp luật hành quản lý văn mật.Việc chuyển giao văn đảm bảo tính xác giữ bí mật nội dung văn Về Quản lý văn đi: ghi số ngày tháng văn bản; thể thức văn đảm bảo theo quy định UBND huyện thực việc đăng ký văn lưu văn theo số thứ tự đăng ký văn thư quan quy định Văn lưu hai bản: gốc lưu Văn thư UBND huyện lưu hồ sơ Bản gốc lưu Văn thư UBND huyện đóng dấu xếp theo thứ tự đăng ký Mọi trường hợp giao nhận văn có độ mật người có liên quan phải vào số, có ký nhận bên giao bên nhận Việc quản lý tốt Văn giúp cấp theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến dễ dàng 2.2.3.Quản lý dấu Theo quy định Thông tư, trách nhiệm quan, tổ chức sử dụng dấu là: Đăng ký mẫu dấu quan Công an thông báo mẫu dấu với cáccơ quan, tổ chức có liên quan trước sử dụng dấu • Kiểm tra việc quản lý sử dụng dấu UBND huyện dấu quan, tổ chức thuộc thẩm quyền quản lý UBND huyện • Quản lý chặt chẽ dấu trụ sở UBND huyện; có quy định cụ thể quản lý, sử dụng dấu Trường hợp cần sử dụng dấu trụ sở quan • phường, tổ chức để giải công việc, phải phép chủ tịch UBND huyện Chỉ giao dấu cho người phân công làm nhiệm vụ văn thư sử dụng đóng vào văn bản, giấy tờ có nội dung, có chữ ký người có thẩm quyền UBND huyện; không đóng dấu khống đóng dấu trước ký • Phải thông báo cho quan Công an nơi dấu Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu bị để tổ chức truy tìm; đồng thời, phải có văn báo cáo việc dấu Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho quan Công an nơi đăng ký mẫu dấu; sau có thông báo tìm được, phải giao lại dấu cho quan Công an để hủy theo quy định • Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày định có hiệu lực, người đứng đầu quan, tổ chức chia tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, kết thúc nhiệm vụ, chuyển đổi hình thức sở hữu, phải giao dấu Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho quan Công an nơi cấp dấu • Trường hợp đổi, làm lại dấu nhận dấu Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu sau nộp dấu cũ Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho quan Công an đăng ký dấu • • Một số hạn chế việc quản lý sử dụng dấu • Con dấu giao cho nhiều người quản lý • Khi giao dấu cho người khác sử dụng không lập biên ghi vào sổ sách theo dõi nên có vấn đề khó quy kết trách nhiệm • Con dấu chưa bảo quản nơi quy định, tiềm ẩn nguy bị lợi dụng • Việc đóng dấu văn chưa Việc đóng dấu giáp lai, dấu văn chuyên ngành lúng túng thiếu quy định • • Đóng dấu khống 2.2.4 Lập hồ sơ hành Xác định trách nhiệm lãnh đạo, cán bộ, công chức quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội việc lập hồ sơ hành Nội dung việc lập hồ sơ hành gồm: + Mở hồ sơ; + Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc vào hồ sơ; + Phân định đơn vị bảo quản; + Sắp xếp văn bản, tài liệu đơn vị bảo quản; + Biên mục hồ sơ 2.2.5 Soạn thảo văn Hình thức văn bản: hình thức văn hình thành hoạt động quan, tổ chức bao gồm: • Văn quy phạm pháp luật: theo quy định Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật ngày 12 tháng 11 năm 1996 Luật sửa đổi, bổ sung số điều Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật ngày 16 tháng 12 năm 2002; • Văn hành chính: định (cá biệt), thị (cá biệt), thông cáo, thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển; • Văn chuyên ngành: hình thức văn chuyên ngành Bộ trưởng, Thủ trưởng quan quản lý ngành quy định sau thoả thuận thống với Bộ trưởng Bộ Nội vụ; • Văn tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội: hình thức văn tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội người đứng đầu quan Trung ương tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội quy định • • Thể thức văn bản: thể thức văn quy phạm pháp luật văn hành • Soạn thảo văn Việc soạn thảo văn khác quy định sau: Đơn vị cá nhân có trách nhiệm thực công việc sau: • Xác định hình thức, nội dung độ mật, độ khẩn văn cần soạn thảo • Thu thập, xử lý thông tin có liên quan Soạn thảo văn Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu quan, tổ chức việc tham khảo ý kiến quan, tổ chức đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh thảo; • • Trình duyệt thảo văn kèm theo tài liệu có liên quan • Duyệt thảo, việc sửa chữa, bổ sung thảo duyệt Bản thảo văn phải người có thẩm quyền ký văn duyệt Trường hợp sửa chữa, bổ sung thảo văn duyệt phải trình người duyệt xem xét, định • • Đánh máy, nhân • Ký văn 2.3 Đánh giá hiệu công tác văn thư UBND huyện Thạch Thất 2.3.1 Ưu điểm Công tác văn thư ủy ban nhân dân huyện Thạch Thất quan tâm thực có chuyển biến tích cực: Công tác tuyên truyền, phổ biến Luật Văn thư văn Nhà nước văn thư thực kịp thời, phong phú hình thức nội dung • Tổ chức máy văn thư, UBND huyện Thạch Thất kiện toàn, củng cố; biên chế công chức chuyên trách làm công tác quản lý nhà nước văn thư tăng cường • Trình độ công chức, viên chức làm công tác văn thư UBND huyện Thạch Thất có nhiều chuyển biến tích cực, đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ công tác văn thư • Các công văn đi, công văn đến đăng kí, chuyển giao kịp thời, địa Công văn ban hành thẩm quyền • Văn ghi số ngày tháng văn bản, thể thức văn đảm bảo theo quy định UBND huyện Thạch Thất thực việc đăng ký văn lưu văn theo số thứ tự đăng ký văn phòng văn thư quy định • Văn đến tiếp nhận đăng ký, chuyển giao quy trình, đầy đủ vào sổ cho công chức • Công văn có độ mật bảo đảm an toàn, quản lý chặt chẽ, quy định Pháp luật hành quản lý văn mật • Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ ngày quan tâm trang bị tương đối đầy đủ Đặc biệt đầu tư, cải tạo, nâng cấp, Phòng, kho Lưu trữ, mua sắm phương tiện bảo quản hồ sơ, tài liệu • • Quản lý sử dụng dấu nghiêm túc, quy chế 2.3.2 Hạn chế, tồn Bên cạnh ưu điểm đạt được, trình triển khai thực thực nhiệm vụ công tác văn thư, số tồn tại, hạn chế: Phòng ban UBND huyện Thạch Thất tự soạn thảo văn bản, sai thể thức văn bản, cán văn thư không quản lý • Nhận thức số cán bộ, công chức, viên chức công tác văn thư,và tầm quan trọng tài liệu lưu trữ chưa đúng, chưa đầy đủ, dẫn đến việc đạo, hướng dẫn, thực nhiệm vụ văn thư UBND huyện Thạch Thất chưa quan tâm trọng mức • Việc soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, thể thức văn chưa thống theo quy định • UBND huyện Thạch Thất chưa ban hành văn đạo, hướng dẫn thực công tác văn thư như: Kế hoạch công tác văn thư; Quy chế công tác văn thư, dẫn đến số cán bộ, công chức, viên chức công tác văn thư UBND huyện Thạch Thất lúng túng , thiếu khoa học việc tổ chức thực nhiệm vụ công tác văn thư • UBND huyện Thạch Thất chưa bố trí biên chế công chức, viên chức chuyên trách làm công tác lưu trữ Do đó, công tác lưu trữ quan, đơn vị chưa quan tâm mức, không đảm bảo thực theo quy định hành nên phần làm khó khăn đến công tác văn thư • TIỂU KẾT: Thông qua thực trạng nêu trên, thấy hiểu tình hình công tác văn thư UBND huyện Thạch Thất Những ưư điểm ngày phát huy, song tồn nhược điểm cần khắc phục Vì vậy, tiền đề để đưa giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư UBND huyện Thạch Thất chương Chương GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN THẠCH THẤT 3.1 Tăng cường đội ngũ cán UBND huyện Thạch Thất Tính chất, nội dung công việc quan hệ tiếp xúc hàng ngày đòi hỏi cán bố trí làm công tác văn thư phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch công chức văn thư theo quy định pháp luật Trên thực tế, người cán văn thư quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội phải đáp ứng yêu cầu sau: - Yêu cầu phẩm chất trị - Yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ - Những yêu cầu khác 3.1.1 Yêu cầu phẩm chất trị Người cán văn thư hàng ngày tiếp xúc với văn bản, nắm hoạt động quan trọng quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội, có vấn đề có tính chất mật Vì vậy, đòi hỏi với người cán văn thư yêu cầu phẩm chất trị, cụ thể là: - Người cán văn thư phải có lòng trung thành Lòng trung thành phải thể trung thành với chế độ xã hội chủ nghĩa, trung thành với quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội, nơi cán văn thư công tác - Người cán văn thư phải tuyệt đối tin tưởng vào đường lối, sách Đảng Nhà nước, giữ vững lập trường giai cấp vô sản tình - Người cán văn thư phải có ý thức chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật Nhà nước, coi việc chấp hành pháp luật nghĩa vụ - Người cán văn thư phải rèn luyện thân, coi việc học tập trị, nâng cao trình độ hiểu biết Đảng, Nhà nước, giai cấp vô sản nhiệm vụ thường xuyên 3.1.2 Yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ Yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ cán văn thư phải thể hai mặt lý luận nghiệp vụ kỹ thực hành Về lý luận nghiệp vụ: Người cán văn thư phải nắm vững lý luận nghiệp vụ công tác văn thư, phải hiểu nội dung nghiệp vụ, sở khoa học điều kiện thực tiễn để thực nghiệp vụ Bên cạnh hiểu biết chuyên môn nghiệp vụ phải có hiểu biết số nghiệp vụ khác có liên quan để hỗ trợ cho nghiệp vụ chuyên môn Yêu cầu quan trọng đặt người cán văn thư không học tập lý luận nghiệp vụ trường, mà phải có ý thức học tập nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ suốt trình công tác, bước rèn luyện, hoàn thiện thân với hoàn thiện lý luận nghiệp vụ Về kỹ thực hành: Người cán văn thư không nắm vững lý luận nghiệp vụ mà phải có kỹ thực hành Chính kỹ thực hành thước đo lực thực tế người cán văn thư cách trung thực, xác Quá trình thực nhiệm vụ cụ thể công tác văn thư giúp cán văn thư bước nâng cao tay nghề mà giúp nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ 3.1.3 Những yêu cầu khác Tính chất nội dung công việc đòi hỏi người cán văn thư quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội phải có yêu cầu lao động tính trung thực thẳng thắn, chân thành, nhanh nhẹn, kịp thời, bền bỉ, cởi mở, kỷ luật, kiên quyết, công mà đòi hỏi phải đáp ứng yêu cầu đây: * Tính bí mật Tính bí mật người cán văn thư phải thể cụ thể: - Có kín đáo - Có ý thức giữ gìn bí mật - Bất trường hợp khỏi phòng làm việc không để văn bản, tài liệu bàn; ghi chép có nội dung quan trọng không vứt vào sọt rác - Luôn cảnh giác, không để kẻ gian lợi dụng sơ hở để nắm bí mật Đảng, bí mật quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội * Tính tỉ mỉ Nội dung công việc ngày đòi hỏi phải cụ thể đến chi tiết Vì cán văn thư phải có tính tỉ mỉ Tính tỉ mỉ phải thể nội dung: - Bất công việc phải thực hoàn chỉnh đến chi tiết nhỏ, không bỏ qua chi tiết dù nhỏ nhất, đặc biệt việc thống kê kiểm tra nhiệm vụ, ghi chép chuyển lời nhắn v.v - Không bỏ sót công việc nhiệm vụ thường ngày công việc đột xuất nảy sinh * Tính thận trọng Trước làm việc đề xuất việc phải suy xét cách thận trọng, đặc biệt việc phát sai sót cán quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội công tác văn thư; trường hợp nghi ngờ văn giấy tờ giả mạo, nghi vấn việc sử dụng dấu không quy định Tính thận trọng giúp cán văn thư có ý kiến chắn, tránh phạm phải sai lầm * Tính ngăn nắp, gọn gàng Sự ngăn nắp gọn gàng phải luôn thường trực người cán văn thư Cán văn thư tiếp xúc với văn giấy tờ, nội dung công việc lại phức tạp, không gọn gàng ngăn nắp ảnh hưởng không nhỏ đến công việc Mặt khác, phòng làm việc văn thư không cán văn thư làm việc mà nơi có nhiều người đến liên hệ công tác xin cấp giấy giới thiệu, tra tìm văn bản, đóng dấu giấy tờ v.v Nếu không trật tự ngăn nắp gây ấn tượng không tốt cán văn thư * Độ tin cậy Cán văn thư người tiếp xúc với văn bản, nắm nội dung hoạt động quan Vì người văn thư luôn phải thể độ tin cậy Do có nhiều công việc nên lãnh đạo quan tâm kiểm tra hết công việc văn thư Phần lớn lãnh đạo tin tưởng văn thư Vì vậy, cán văn thư phải giữ vững tin tưởng để lãnh đạo yên tâm làm việc Mặt khác, người cán văn thư phải đào tạo nghiệp vụ chuyên môn luôn bảo đảm nghiệp vụ không sai sót Điều làm cho cán lãnh đạo yên tâm tin cậy cán văn thư * Tính nguyên tắc Nội dung nghiệp vụ văn thư phải thực theo chế độ quy định Đảng, Nhà nước quan, trước hết quy định quan, tổ chức Đảng, tổ chức trị-xã hội như: chế độ bảo vệ bí mật, quy định công tác văn thư, lưu trữ, quy định quản lý sử dụng dấu, v.v Dù lúc hoàn cảnh người cán văn thư phải giữ nguyên tắc, không phép thay đổi làm trái quy định Đặc biệt người cán văn thư phải có ý thức ngoại lệ quy định Trong trường hợp vấn đề đặt có chi tiết khác với quy định Đảng, Nhà nước quan, tốt phải xin ý kiến người phụ trách có thẩm quyền, không tự ý giải việc quy định *Tính tế nhị Công việc người cán văn thư tạo môi trường tiếp xúc với nhiều đối tượng khác Vì người cán văn thư phải lễ độ, thân mật với người khác, đồng thời phải chiến thắng tâm trạng không hài lòng, phân tán thiếu kiên trì, mệt mỏi, xúc cảm, kể thái độ suồng sã kiểu bạn bè đồng nghiệp người quen biết Đặc biệt phải tránh nóng vội có việc khẩn cấp phải trả lời yêu cầu người khác nghi ngờ điều công việc Tính tế nhị giúp cho cán văn thư ngày chiếm lòng tin yêu mến bạn bè đồng nghiệp người quan, tổ chức Đảng Điều giúp cho người cán văn thư tạo bầu không khí thoải mái phòng làm việc Đó điều kiện để nâng cao hiệu công việc Để đạt yêu cầu trên, cần kiện toàn tổ chức máy bố trí đủ biên chế làm công tác văn thư phải phù hợp với nội dung công việc như: tiếp nhận, đăng ký, trình chuyển giao văn bản, xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu sử dụng lưu văn bản; bảo quản sử dụng dấu quan; soạn thảo, ban hành văn bản; lập hồ sơ công việc tổ chức giao nộp hồ sơ lưu Nếu bố trí công chức, viên chức, nhân viên làm công tác văn thư không tiêu chuẩn chức danh phải có kế hoạch xếp bố trí lại Có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán làm công tác văn thư chuyên trách Các hình thức đào tạo quy, chức thông qua lớp tập huấn Chi cục Văn thư – Lưu trữ tổ chức Thường xuyên học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đặc biệt cập nhật thông tin, kiến thức qua phương tiện thông tin đại chúng như: báo chí, truyền hình, internet,… Tìm kiếm đầy đủ, kịp thời văn phục vụ chuyên môn nghiệp vụ lĩnh vực công tác Phải thật nhạy bén, động, sang tạo công việc, mạnh dạn, thẳng thắn công tác tham mưu, thỉnh thị với cấp Từng bước hoàn thiện tiêu chuẩn chức danh nghiệp vụ nâng cao chất lượng đội ngũ cán công chức, viên chức làm công tác văn thư theo quy định Thực quy định pháp luật soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản, tránh tình trạng văn ban hành sai thẩm quyền, thể thức, kỹ thuật, quản lý sử dụng dấu an toàn, bảo vệ bí nhà nước công tác văn thư Tập trung rà soát văn đạo, quản lý công tác văn thư ban hành; thường xuyên củng cố, kiện toàn tổ chức máy, đội ngũ cán công chức, viên chức làm công tác văn thư UBND huyện Thạch Thất đảm bảo thực tốt chức năng, nhiệm vụ giao Thực đúng, đầy đủ, kịp thời chế độ tiền lương chế độ, sách công chức, viên chức, nhân viên làm công tác văn thư theo quy định Thực tốt chế độ phụ cấp vật cho cán bộ, công chức, viên chức, làm công tác văn thư (kể người làm công tác văn thư tiền nhiệm) 3.2 Nâng cao sở vật chất – kĩ thuật Tăng cường sở vật chất cho công tác văn thư, trang bị đủ bàn, ghế, tủ, máy tính, quạt điện, máy fax, máy photocopy, máy in, giá kệ, hộp, cặp, bìa hồ sơ,… theo tiêu chuẩn ngành văn thư Tổ chức rà soát lại hệ thống phòng văn thư sở cần bố trí, sửa chữa, cải tạo, nâng cấp, đầu tư sở vật chất trang, thiết bị cần thiết phòng văn thư phục vụ hoạt động văn thư UBND huyện Thạch Thất Tăng cường công tác phòng, chống cháy, nổ bảo đảm an toàn tuyệt đối phòng văn thư Tập trung thực tốt việc chỉnh lý tài liệu, xác định giá trị, bảo quản, thống kê tài liệu văn thư; chấm dứt tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đống bị mối mọt chưa bảo quản, chỉnh lý, bảo đảm tổ chức nguồn nộp lưu phải chỉnh lý, giải xong tài liệu tồn đọng Quan tâm đầu tư kinh phí, phương tiện cần thiết cho việc cải tạo, nâng cấp mở rộng phòng văn thư; tăng cường công tác phòng cháy, chữa cháy thực biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu văn thư; khai thác sử dụng hiệu tài liệu văn thư Phòng Tài – Kê toán phối hợp với phòng văn thư lập dự toán kinh phí, trình cấp có thẩm quyền xem xét phân bổ kinh phí thực nhiệm vụ trọng tâm công tác văn thư theo quy định 3.3 Ứng dụng CNTT công tác văn thư UBND huyện Thạch Thất: Theo phát triển khoa học kỹ thuật, việc ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin, văn điện tử lưu hành, văn phòng không giấy hình thành, công việc phận văn thư giảm tải để tài liệu thực có ý nghĩa, phục vụ, sử dụng thông tin rộng rãi có độ xác cao có giá trị đặc biệt phải quản lý thống phận văn thư Phần mềm Quản lý văn đi, văn đến: Trong nghiệp vụ công tác văn thư quản lý văn khâu nghiệp vụ quan trọng Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư nói chung quản lý văn nói riêng yêu cầu cấp thiết Quản lý văn với phần mềm chuyên dụng thay cho phương pháp quản lý thủ công chủ yếu dựa vào hệ thống sổ sách như: Sổ đăng ký văn đến, sổ đăng ký văn đi…Bằng phương pháp quản lý mang lại hiệu nhiều mặt, mạng tin học nội quan kết nối Tóm lại, để phát huy hết giá trị phần mềm văn – đến phần mềm quản lý tài liệu văn thư UBND huyện Thạch Thất, để nâng cao hiệu việc ứng dụng 02 phần mềm công tác quản lý văn khai thác tài liệu lưu trữ UBND thành phố quan chức cao lãnh đạo cần phải tổ chức thực kết hợp nhiều biện pháp khác nhau: Hoàn thiện hệ thống văn bản, xây dựng kế hoạch thực cụ thể, nâng cao chất lượng đội ngũ cán mua sắm đầy đủ trang thiết bị…, làm công việc tức tạo sở vững đảm bảo 02 phần mềm phát huy hết tính năng, vai trò, góp phần nâng cao chất lượng đáp ứng yêu cầu trình phát triển công việc UBND huyện Thạch Thất 3.4 Xây dựng quy chế công tác văn thư: Ngày 16 tháng năm 2013, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 04/2013/TTBNV hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức (sau gọi tắt Thông tư) Dựa vào tình hình thực tế sở nội dung công tác văn thư, lưu trữ quy định Thông tư, quan, tổ chức xây dựng, ban hành Quy chế kèm theo Quyết định quan, tổ chức có phụ lục để thực thống Điều Phạm vi đối tượng áp dụng Thông tư hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; áp dụng Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Tập đoàn kinh tế nhà nước đơn vị vũ trang nhân dân (sau gọi chung quan, tổ chức) Điều Tổ chức thực Ban hành kèm theo Thông tư Quy chế mẫu công tác văn thư, lưu trữ, gồm chương, 38 điều Các Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Tập đoàn kinh tế nhà nước đơn vị vũ trang nhân dân, Thông tư ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị Quy chế ban hành kèm theo Quyết định quan, tổ chức có phụ lục để thực Quy chế có thống Điều Điều khoản thi hành Thông tư bãi bỏ Công văn số 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06 tháng năm 2005 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư lưu trữ quan Thông tư có hiệu lực từ ngày 01 tháng năm 2013 Các tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp tổ chức kinh tế khác, vận dụng Thông tư để xây dựng Quy chế mẫu riêng cho quan, đơn vị TIỂU KẾT: Bằng cách đưa giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư trên, có phương hướng cụ thể để giúp cho UBND huyện Thạch Thất đảm nhiệm thực vai trò cách hiệu Mong tương lai gần, UBND huyện Thạch Thất vươn lên nơi có công tác Văn thư hoàn thiện đảm bảo địa bàn Hà Nội nước KẾT LUẬN Với thời đại khoa học – công nghệ tiên tiến ngày phát triển nay, quan, tổ chức ngày áp dụng nhiều công nghệ thông tin vào phục vụ cho công việc lĩnh vực khác đời sống xã hội Đặc biệt công tác văn thư ngày quan tâm để trợ giúp đắc lực hiệu Cùng với bùng nổ mạng internet làm cho công nghệ thông tin dễ dàng tiếp cận, công tác văn thư trở nên đơn giản nhanh chóng Công tác Văn thư UBND huyện Thạch Thất quan đơn vị quan Nhà nước góp phần vào việc cải cách hành đất nước, giúp đất nước ngày lên, phồn thịnh Tuy nhiên bên cạnh kết đạt được, tồn nhiều vấn đề lĩnh vực chưa giải thỏa đáng Nó đòi hỏi cần có cải tiến, chấn chỉnh để phù hợp với tình hình nay, đặc biệt quan tâm cấp quyền việc xây dựng hoàn chỉnh thống văn đạo công tác Nâng cao hiệu công tác Văn thư trở thành nhiệm vụ quan trọng không huyện, mà cấp ngành khác Bản thân nhận thấy, sau có chuyến nghiên cứu UBND huyện Thạch Thất, tiếp xúc với cấu máy tình hình hoạt động huyện, gặp gỡ số cán để trao đổi tình hình công tác văn thư đây, qua có kiến thức thực tế bổ sung vào nguồn lý thuyết mà học trường Đó thực học bổ ích, có ý nghĩa, góp phần phục vụ tốt cho công việc tương lai DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ThS Tiết Hồng Nga, đề tài Nghiên cứu ứng dụng tin học công tác văn thư CN Phạm Ngọc Dĩnh, đề tài Những sở lý luận thực tiễn lập danh mục hồ sơ quan Phạm Thị Bích Hải, sách Chỉ dẫn phông lưu trữ bảo quản Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III CN Trương Xuân Hồng, đề tài Cơ sở khoa học để lập chương trình giảng dạy môn văn thư bậc trung học ThS Nguyễn Thị Tâm (2006), đề tài Nghiên cứu đổi công tác văn thư cải cách hành nhà nước ThS Nguyễn Thị Tâm (2009), đề tài Nghiên cứu mô hình quản lý công tác văn thư môi trường điện tử CN Trần Quốc Thắng(2010), đề tài Xây dựng hệ thống thuật ngữ văn thư Việt Nam 8.Giáo trình hành văn phòng quan nhà nước Giáo trình nghiệp vụ văn thư lưu trữ - NXB Văn hóa Thông tin 10 Thông tư “ Hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức” Bộ Nội Vụ số 04/2013/TT-BNV PHỤ LỤC CỔNG CHÍNH ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THẠCH THẤT VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THẠCH THẤT PHIẾU CHẤM ĐIỂM HÌNH THỨC THI BÀI TẬP LỚN/ TIỂU LUẬN Điểm, Chữ ký (Ghi rõ họ tên) cán Điểm thống thi chấm thi CB chấm thi sô CB chấm thi số Bằng số Bằng chữ Chữ ký xác nhận cán nhận thi