MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1 3. Mục tiêu nghiên cứu 2 4. Giả thuyết nghiên cứu 2 5. Lịch sử nghiên cứu 2 6. Phương pháp nghiên cứu 3 7. Đóng góp của đề tài 4 8. Cấu trúc của đề tài 4 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 5 1.1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư 5 1.1.1. Khái niệm về công tác văn thư 5 1.1.2. Vai trò, ý nghĩa công tác văn thư 5 1.1.2.1.Vai trò công tác văn thư 5 1.1.2.2.Ý nghĩa của công tác văn thư 5 1.1.3. Yêu cầu công tác văn thư 6 1.1.4. Nội dung công tác văn thư 7 1.1.4.1 Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản 7 1.1.4.1.1. Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến 7 1.1.4.1.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi 9 1.1.4.2. Xây dựng và ban hành văn bản. 13 1.1.4.2.1 Khái niệm. 13 1.1.4.2.2. Trình tự xây dựng văn bản. 13 Chương 2. KHÁI QUÁT VỀ UBND PHƯỜNG YÊN NGHĨA VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND PHƯỜNG YÊN NGHĨA 16 2.1 Khái quát về UBND phường Yên Nghĩa 16 2.2.1 Tổ chức bộ máy 16 2.2.2. Cơ cấu tổ chức 17 2.2.3 Vị trí và chức năng của công tác văn thư tại UBND phường Y ên Nghĩa 18 2.2.4. Nhiệm vụ và quyền hạn 18 2.2.4.1. Giúp Chánh Văn phòng Bộ thực hiện quyền hạn sau: 18 2.2.4.2. Giúp Chánh Văn phòng Bộ thực hiện nhiệm vụ của Văn thư cơ quan: 19 2.2.Thực trạng công tác văn thư tại UBND phường Yên Nghĩa 20 2.2.1. Quản lí chỉ đạo công tác văn thư của UBND phường Yên Nghĩa 20 2.2.2. Quản lý văn bản 22 2.2.3.Quản lý con dấu 23 2.2.4.Lập hồ sơ hiện hành 24 2.2.5 Soạn thảo văn bản 24 2.3. Đánh giá hiệu quả công tác văn thư tại UBND phường Yên Nghĩa 25 2.3.1 Ưu điểm 25 2.3.2. Hạn chế, tồn tại 26 Chương 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND PHƯỜNG YÊN NGHĨA 28 3.1. Tăng cường đội ngũ cán bộ tại UBND phường Yên Nghĩa. 28 3.1.1. Yêu cầu về phẩm chất chính trị 28 3.1.2. Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ 29 3.1.3. Những yêu cầu khác 29 3.2: Nâng cao cơ sở vật chất – kĩ thuật. 33 3.3.Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư tại UBND phường Yên Nghĩa: 33 3.4. Xây dựng quy chế về công tác văn thư: 34 KẾT LUẬN 35 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 36
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu tơi hướng dẫn khoa học Ts Lê Thị Hiền Các nội dung nghiên cứu, kết đề tài trung thực chưa cơng bố hình thức trước Những số liệu bảng biểu phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá tác giả thu thập từ nguồn khác có ghi rõ phần tài liệu tham khảo Ngồi ra, nghiên cứu cịn sử dụng số nhận xét, đánh số liệu tác giả khác, quan tổ chức khác có trích dẫn thích nguồn gốc.Nếu phát có gian lận tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm nội dung khóa luận Ký tên Người làm LỜI CẢM ƠN Hồn thành nghiên cứu xin chân thành cảm ơn Ts Lê Thị Hiền người hướng dẫn, bảo tận tình đóng góp nhiều ý kiến q báu, tạo điều kiện thuận lợi cho chúng tơi hồn thành nghiên cứu khoa học Tôi xin chân thành cảm ơn HĐND - UBND ban ngành đồn thể phường n Nghĩa, quận Hà Đơng, TP Hà Nội tạo điều kiện cung cấp số liệu thông tin cần thiết địa phương, giúp hồn thành nghiên cứu Tơi xin chân thành cảm ơn! BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt UBND HĐND ĐTBD CBCCVC Tên cụm từ viết tắt Uỷ ban nhân dân Hội đồng nhân dân Đào tạo – bồi dưỡng Cán bộ, Công chức, Viên chức MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT .3 MỞ ĐẦU .1 Lý chọn đề tài .1 Đối tượng phạm vi nghiên cứu .1 Mục tiêu nghiên cứu Giả thuyết nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Đóng góp đề tài Cấu trúc đề tài Chương .5 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Cơ sở lý luận công tác văn thư 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư 1.1.2 Vai trị, ý nghĩa cơng tác văn thư 1.1.2.1.Vai trị cơng tác văn thư 1.1.2.2.Ý nghĩa công tác văn thư .5 1.1.3 Yêu cầu công tác văn thư 1.1.4 Nội dung công tác văn thư 1.1.4.1 Tổ chức giải quản lý văn .7 1.1.4.1.1 Tổ chức giải quản lý văn đến 1.1.4.1.2 Tổ chức quản lý giải văn .9 1.1.4.2 Xây dựng ban hành văn 12 1.1.4.2.1 Khái niệm .12 1.1.4.2.2 Trình tự xây dựng văn 13 Chương 15 KHÁI QUÁT VỀ UBND PHƯỜNG YÊN NGHĨA VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND PHƯỜNG YÊN NGHĨA 15 2.1 Khái quát UBND phường Yên Nghĩa 15 2.2.1 Tổ chức máy 15 2.2.2 Cơ cấu tổ chức 16 2.2.3 Vị trí chức công tác văn thư UBND phường Y ên Nghĩa .17 2.2.4 Nhiệm vụ quyền hạn 17 2.2.4.1 Giúp Chánh Văn phòng Bộ thực quyền hạn sau: 17 2.2.4.2 Giúp Chánh Văn phòng Bộ thực nhiệm vụ Văn thư quan: 18 2.2.Thực trạng công tác văn thư UBND phường Yên Nghĩa 19 1.Quản lí đạo công tác văn thư UBND phường Yên Nghĩa 19 2.2.2 Quản lý văn 21 2.2.3.Quản lý dấu 22 2.2.4.Lập hồ sơ hành 23 2.2.5 Soạn thảo văn .23 2.Đánh giá hiệu công tác văn thư UBND phường Yên Nghĩa 24 2.3.1 Ưu điểm .24 2.3.2 Hạn chế, tồn 25 Chương 27 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ .27 TẠI UBND PHƯỜNG YÊN NGHĨA .27 3.1 Tăng cường đội ngũ cán UBND phường Yên Nghĩa 27 3.1.1 Yêu cầu phẩm chất trị 27 3.1.2 Yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ 28 3.1.3 Những yêu cầu khác 28 3.2: Nâng cao sở vật chất – kĩ thuật .32 3.3.Ứng dụng CNTT công tác văn thư UBND phường Yên Nghĩa: 32 3.4 Xây dựng quy chế công tác văn thư: 33 KẾT LUẬN .34 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 35 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Ở nước ta nay, công tác Văn thư coi khâu quan trọng việc đảm bảo hoạt động hành nhà nước Cơng tác Văn thư công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành quan, tổ chức; bao gồm việc soạn thảo văn bản, ban hành quản lý văn Trong hoạt động quản lý hành nhà nước nay, lĩnh vực hầu hết công việc tư đạo, điều hành, định, thi hành gắn liền việc soạn thảo, ban hành tổ chức sử dụng văn nói riêng, với cơng tác văn thư nói chung Là phường thuộc quận Hà Đơng- Hà Nội, với diện tích 692.61ha.n Nghĩa phường có truyền thống cách mạng, năm 1998 Đảng Nhà nước phong tặng danh hiệu Anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân Trong năm gần đây, công tác Văn thư phường đạt thành đáng khích lệ Tuy nhiên, trình triển khai nhiệm vụ cịn bộc lộ khơng yếu Nhận thức rõ điều đó, hiểu cần thiết việc đổi mới, nâng cao hiệu công tác Văn thư địa bàn phường, hạn chế số lượng đề tài liên quan, Lê Minh Ngọc sinh viên lớp Đại học Lưu trữ học 14B định chọn nội dung công tác Văn thư làm đề tài nghiên cứu với tên gọi : “Công tác Văn thư Uỷ ban nhân dân phường Yên Nghĩa” Đối tượng phạm vi nghiên cứu 2.1: Đối tượng nghiên cứu Công tác văn thư- Lưu trữ phường Yên Nghĩa 2.2: Phạm vi nghiên cứu - Thời gian nghiên cứu: 2014 – 2015 - Không gian nghiên cứu: Khảo sát công tác văn thưsoạn thảo văn bản, tiếp nhận văn đến, văn đi…tại UBND phường Yên Nghĩa Mục tiêu nghiên cứu - Tìm hiểu sở lý luận sở thực tiễn cơng tác văn thư - Tìm hiểu thực trạng công tác văn thư phường Yên Nghĩa thời gian qua, phân tích nguyên nhân ưu điểm hạn chế công tác - Đánh giá thực trạng Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động quản lý văn thư UBND phường Yên Nghĩa Giả thuyết nghiên cứu - Để hoạt động có hiệu có nhiều biện pháp song biện pháp phải phù hợp với thực tiễn văn phòng đồng với - Hoạt động văn phòng HĐND UBND phường Yên Nghĩa cần tiếp tục đổi để góp phần thiết thực hiệu vào hoạt động quản lý hành Nhà nước UBND phường - Nếu đội ngũ cán nhân lực UBND phường Yên Nghĩa nâng cao chất lượng cơng tác văn thư tốt Lịch sử nghiên cứu Có thể khẳng định cơng tác văn thư hoạt động khó khăn phức tạp địi hỏi nhà quản lý phải có tầm hiểu biết sâu rộng lĩnh vực chuyên môn, cách quản ký, xếp văn văn đến Nói đến cơng tác văn thư, có nhiều đề tài, cơng trình nghiên cứu khoa học đề cập vấn đề văn thư không thu hút nhà lãnh đạo mà vấn đề quan tâm nhà khoa học nhà quản lý Một số cơng trình khoa học tiêu biểu cơng tác văn thư nêu sau: - Đề tài “Cơ sở khoa học để lập chương trình giảng dạy môn văn thư bậc trung học” Chủ nhiệm đề tài: CN Trương Xuân Hồng; Các thành viên tham gia: ThS Dương Mạnh Hùng, CN Ngô Thiếu Hiệu, CN Vũ Côi, CN Nguyễn Hữu Thời - Đề tài “Những sở lý luận thực tiễn lập danh mục hồ sơ quan” Chủ nhiệm đề tài: CN Phạm Ngọc Dĩnh; Các thành viên tham gia : PGS.TS Dương Văn Khảm, CN Nguyễn Hữu Thời, CN Trần Thị Phương Trâm, CN Trần Như Nghiêm - Đề tài “Nghiên cứu ứng dụng tin học công tác văn thư” Chủ nhiệm đề tài: ThS Tiết Hồng Nga; Các thành viên tham gia : ThS Lê Văn Năng, ThS Nguyễn Trọng Biên, ThS Nguyễn Thị Thúy Bình, KS Phạm Phú Tứ - Đề tài “Nghiên cứu biên soạn Cẩm nang công tác văn thư” Chủ nhiệm đề tài: CN Nguyễn Hữu Thời; Các thành viên tham gia: PGS.TS Dương Văn Khảm, PGS.TS Nguyễn Minh Phương, CN Hoàng Minh Cường - Đề tài "Nghiên cứu đổi công tác văn thư cải cách hành nhà nước" (2006); Chủ nhiệm đề tài: ThS Nguyễn Thị Tâm; Các thành viên tham gia: ThS Nguyễn Trọng Biên, ThS Nguyễn Thị Lan Anh, CN Nguyễn Thiên Ân, CN Nguyễn Thị Như Thuần - Đề tài “Nghiên cứu mơ hình quản lý công tác văn thư môi trường điện tử” (2009) Chủ nhiệm đề tài: ThS Nguyễn Thị Tâm; Các thành viên tham gia: ThS Lã Thị Hồng; ThS Tiết Hồng Nga; ThS Lê Văn Năng; CN Nguyễn Thị Như Thuần 8.4 Thời gian bắt đầu kết thúc: 2006-2 - Đề tài “Xây dựng hệ thống thuật ngữ văn thư Việt Nam” (2010); Chủ nhiệm đề tài: CN Trần Quốc Thắng; Các thành viên tham gia: ThS Tiết Hồng Nga; ThS Nguyễn Thị Chinh; CN Mai Thị Thu Hiền Là phường thuộc quận Hà Đông- Hà Nội, công tác quản lý văn thư phường Yên Nghĩa có tiến bộ, chuyển biến rõ rệt mang hiệu tích cực Thơng qua báo cáo hàng năm công tác văn thư địa bàn phường nói riêng tồn thành phố nói chung Những tài liệu gợi ý quý báu có giá trị tham khảo, kế thừa giúp tơi hồn thành đề tài nghiển cứu “ Công tác văn thư UBND phường Yên Nghĩa” Phương pháp nghiên cứu Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp: quan sát; Phương pháp thu thập thơng tin gián tiếp: phân tích tổng hợp số liệu; + Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo; + Nguồn tin từ mạng Internet; + Thông tin từ báo cáo định kỳ Ủy ban nhân dân phường Yên Nghĩa - Đóng góp đề tài Có thể áp dụng vào thực tiễn, giúp nâng cao hiệu công tác văn thư Đề tài nghiên cứu góp phần thực tế hóa , nâng cao hiệu lực, hiệu công tác văn thư UBND phường Yên Nghĩa Kết đạt đề tài sử dụng làm tài liệu tham khảo cho cán làm công tác văn thư UBND phường Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, đề tài chia làm 03 chương: Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ Chương 2: KHÁI QUÁT VỀ UBND PHƯỜNG YÊN NGHĨA VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG YÊN NGHĨA Chương 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG YÊN NGHĨA dụng + Việc đóng dấu văn chưa + Việc đóng dấu giáp lai, dấu văn chuyên ngành lúng túng thiếu quy định + Đóng dấu khống 2.2.4.Lập hồ sơ hành Xác định trách nhiệm lãnh đạo, cán bộ, công chức quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội việc lập hồ sơ hành Nội dung việc lập hồ sơ hành gồm: + Mở hồ sơ; + Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc vào hồ sơ; + Phân định đơn vị bảo quản; + Sắp xếp văn bản, tài liệu đơn vị bảo quản; + Biên mục hồ sơ 2.2.5 Soạn thảo văn - Hình thức văn bản: hình thức văn hình thành hoạt động quan, tổ chức bao gồm: + Văn quy phạm pháp luật: theo quy định Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật ngày 12 tháng 11 năm 1996 Luật sửa đổi, bổ sung số điều Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật ngày 16 tháng 12 năm 2002; + Văn hành chính: định (cá biệt), thị (cá biệt), thông cáo, thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, cơng văn, cơng điện, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển; + Văn chuyên ngành: hình thức văn chuyên ngành Bộ trưởng, Thủ trưởng quan quản lý ngành quy định sau thoả thuận thống với Bộ trưởng Bộ Nội vụ; + Văn tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội: hình thức văn tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội người đứng đầu 23 quan Trung ương tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội quy định - Thể thức văn bản: thể thức văn quy phạm pháp luật văn hành - Soạn thảo văn Việc soạn thảo văn khác quy định sau: Đơn vị cá nhân có trách nhiệm thực cơng việc sau: + Xác định hình thức, nội dung độ mật, độ khẩn văn cần soạn thảo + Thu thập, xử lý thơng tin có liên quan + Soạn thảo văn Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu quan, tổ chức việc tham khảo ý kiến quan, tổ chức đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh thảo; + Trình duyệt thảo văn kèm theo tài liệu có liên quan + Duyệt thảo, việc sửa chữa, bổ sung thảo duyệt + Bản thảo văn phải người có thẩm quyền ký văn duyệt Trường hợp sửa chữa, bổ sung thảo văn duyệt phải trình người duyệt xem xét, định + Đánh máy, nhân + Ký văn Đánh giá hiệu công tác văn thư UBND phường Yên Nghĩa 2.3.1 Ưu điểm Công tác văn thư ủy ban nhân dân phường Yên Nghĩa quan tâm thực có chuyển biến tích cực: - Cơng tác tun truyền, phổ biến Luật Văn thư văn Nhà nước văn thư thực kịp thời, phong phú hình thức nội dung - Tổ chức máy văn thư, UBND phường Yên Nghĩa kiện tồn, củng cố; biên chế cơng chức chuyên trách làm công tác quản lý nhà nước văn thư tăng cường - Trình độ cơng chức, viên chức làm công tác văn thư UBND phường n Nghĩa có nhiều chuyển biến tích cực, đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ công tác văn thư - Các công văn đi, công văn đến đăng kí, chuyển giao kịp thời, địa Công văn ban hành thẩm quyền - Văn ghi số ngày tháng văn bản, thể thức văn đảm bảo 24 theo quy định UBND phường Yên Nghĩa thực việc đăng ký văn lưu văn theo số thứ tự đăng ký văn phòng văn thư quy định - Văn đến tiếp nhận đăng ký, chuyển giao quy trình, đầy đủ vào sổ cho cơng chức - Cơng văn có độ mật bảo đảm an toàn, quản lý chặt chẽ, quy định Pháp luật hành quản lý văn mật - Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ ngày quan tâm trang bị tương đối đầy đủ Đặc biệt đầu tư, cải tạo, nâng cấp, Phòng, kho Lưu trữ, mua sắm phương tiện bảo quản hồ sơ, tài liệu - Quản lý sử dụng dấu nghiêm túc, quy chế 2.3.2 Hạn chế, tồn Bên cạnh ưu điểm đạt được, trình triển khai thực thực nhiệm vụ cơng tác văn thư, cịn số tồn tại, hạn chế: - Phòng ban UBND phường Yên Nghĩa đơi cịn tự soạn thảo văn bản, sai thể thức văn bản, cán văn thư không quản lý - Nhận thức số cán bộ, công chức, viên chức công tác văn thư,và tầm quan trọng tài liệu lưu trữ chưa đúng, chưa đầy đủ, dẫn đến việc đạo, hướng dẫn, thực nhiệm vụ văn thư UBND phường Yên Nghĩa chưa quan tâm trọng mức - Việc soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, thể thức văn chưa thống theo quy định - UBND phường Yên Nghĩa chưa ban hành văn đạo, hướng dẫn thực công tác văn thư như: Kế hoạch công tác văn thư; Quy chế công tác văn thư, dẫn đến số cán bộ, công chức, viên chức công tác văn thư UBND phường Yên Nghĩa lúng túng , thiếu khoa học việc tổ chức thực nhiệm vụ công tác văn thư - UBND phường Yên Nghĩa chưa bố trí biên chế cơng chức, viên chức chun trách làm cơng tác lưu trữ Do đó, cơng tác lưu trữ quan, đơn vị chưa quan tâm mức, không đảm bảo thực theo quy định hành nên phần làm khó khăn đến cơng tác văn thư TIỂU KẾT Với thực trạng nêu cho thấy tình hình cơng tác văn thư UBND phường n Nghĩa có chuyển biến tích 25 cực Các ưu điểm ngày nhiều công tác văn thư UBND phường Yên Nghĩa thực tốt.Thực trạng hạn chế nêu làm tiền đề để đưa giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư UBND phường Yên Nghĩa chương 26 Chương GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND PHƯỜNG YÊN NGHĨA 3.1 Tăng cường đội ngũ cán UBND phường Yên Nghĩa Tính chất, nội dung công việc quan hệ tiếp xúc hàng ngày địi hỏi cán bố trí làm cơng tác văn thư phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch công chức văn thư theo quy định pháp luật Trên thực tế, người cán văn thư quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội phải đáp ứng yêu cầu sau: - Yêu cầu phẩm chất trị - Yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ - Những yêu cầu khác 3.1.1 Yêu cầu phẩm chất trị Người cán văn thư hàng ngày tiếp xúc với văn bản, nắm hoạt động quan trọng quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội, có vấn đề có tính chất mật Vì vậy, địi hỏi với người cán văn thư yêu cầu phẩm chất trị, cụ thể là: - Người cán văn thư phải có lịng trung thành Lịng trung thành phải thể trung thành với chế độ xã hội chủ nghĩa, trung thành với quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội, nơi cán văn thư công tác - Người cán văn thư phải tuyệt đối tin tưởng vào đường lối, sách Đảng Nhà nước, giữ vững lập trường giai cấp vô sản tình - Người cán văn thư phải ln có ý thức chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật Nhà nước, coi việc chấp hành pháp luật nghĩa vụ - Người cán văn thư phải rèn luyện thân, coi việc học tập trị, nâng cao trình độ hiểu biết Đảng, Nhà nước, giai cấp vô sản nhiệm 27 vụ thường xuyên 3.1.2 Yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ Yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ cán văn thư phải thể hai mặt lý luận nghiệp vụ kỹ thực hành Về lý luận nghiệp vụ: Người cán văn thư phải nắm vững lý luận nghiệp vụ cơng tác văn thư, phải hiểu nội dung nghiệp vụ, sở khoa học điều kiện thực tiễn để thực nghiệp vụ Bên cạnh hiểu biết chun mơn nghiệp vụ phải có hiểu biết số nghiệp vụ khác có liên quan để hỗ trợ cho nghiệp vụ chun mơn u cầu quan trọng đặt người cán văn thư không học tập lý luận nghiệp vụ trường, mà cịn phải có ý thức học tập nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ suốt q trình cơng tác, bước rèn luyện, hồn thiện thân với hoàn thiện lý luận nghiệp vụ Về kỹ thực hành: Người cán văn thư khơng nắm vững lý luận nghiệp vụ mà cịn phải có kỹ thực hành Chính kỹ thực hành thước đo lực thực tế người cán văn thư cách trung thực, xác Quá trình thực nhiệm vụ cụ thể công tác văn thư giúp cán văn thư bước nâng cao tay nghề mà cịn giúp nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ 3.1.3 Những u cầu khác Tính chất nội dung cơng việc đòi hỏi người cán văn thư quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội khơng phải có u cầu lao động tính trung thực thẳng thắn, chân thành, nhanh nhẹn, kịp thời, bền bỉ, cởi mở, kỷ luật, kiên quyết, cơng mà cịn đòi hỏi phải đáp ứng yêu cầu đây: * Tính bí mật Tính bí mật người cán văn thư phải thể cụ thể: - Có kín đáo - Có ý thức giữ gìn bí mật - Bất trường hợp khỏi phịng làm việc khơng để 28 văn bản, tài liệu bàn; ghi chép có nội dung quan trọng không vứt vào sọt rác - Luôn cảnh giác, không để kẻ gian lợi dụng sơ hở để nắm bí mật Đảng, bí mật quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội * Tính tỉ mỉ Nội dung cơng việc ngày đòi hỏi phải cụ thể đến chi tiết Vì cán văn thư phải có tính tỉ mỉ Tính tỉ mỉ phải thể nội dung: - Bất công việc phải thực hoàn chỉnh đến chi tiết nhỏ, không bỏ qua chi tiết dù nhỏ nhất, đặc biệt việc thống kê kiểm tra nhiệm vụ, ghi chép chuyển lời nhắn v.v - Không bỏ sót cơng việc nhiệm vụ thường ngày công việc đột xuất nảy sinh * Tính thận trọng Trước làm việc đề xuất việc phải suy xét cách thận trọng, đặc biệt việc phát sai sót cán quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội công tác văn thư; trường hợp nghi ngờ văn giấy tờ giả mạo, nghi vấn việc sử dụng dấu không quy định Tính thận trọng giúp cán văn thư có ý kiến chắn, tránh phạm phải sai lầm * Tính ngăn nắp, gọn gàng Sự ngăn nắp gọn gàng phải luôn thường trực người cán văn thư Cán văn thư tiếp xúc với văn giấy tờ, nội dung công việc lại phức tạp, khơng gọn gàng ngăn nắp ảnh hưởng không nhỏ đến công việc Mặt khác, phịng làm việc văn thư khơng cán văn thư làm việc mà nơi có nhiều người đến liên hệ cơng tác xin cấp giấy giới thiệu, tra tìm văn bản, đóng dấu giấy tờ v.v Nếu không trật tự ngăn nắp gây ấn tượng không tốt cán văn thư 29 * Độ tin cậy Cán văn thư người tiếp xúc với văn bản, nắm nội dung hoạt động quan Vì người văn thư luôn phải thể độ tin cậy Do có nhiều cơng việc nên lãnh đạo khơng thể quan tâm kiểm tra hết công việc văn thư Phần lớn lãnh đạo tin tưởng văn thư Vì vậy, cán văn thư phải giữ vững tin tưởng để lãnh đạo yên tâm làm việc Mặt khác, người cán văn thư phải đào tạo nghiệp vụ chuyên môn ln ln bảo đảm nghiệp vụ khơng sai sót Điều làm cho cán lãnh đạo yên tâm tin cậy cán văn thư * Tính nguyên tắc Nội dung nghiệp vụ văn thư phải thực theo chế độ quy định Đảng, Nhà nước quan, trước hết quy định quan, tổ chức Đảng, tổ chức trị-xã hội như: chế độ bảo vệ bí mật, quy định công tác văn thư, lưu trữ, quy định quản lý sử dụng dấu, v.v Dù lúc hoàn cảnh người cán văn thư phải giữ nguyên tắc, không phép thay đổi làm trái quy định Đặc biệt người cán văn thư phải có ý thức khơng có ngoại lệ quy định Trong trường hợp vấn đề đặt có chi tiết khác với quy định Đảng, Nhà nước quan, tốt phải xin ý kiến người phụ trách có thẩm quyền, khơng tự ý giải việc ngồi quy định *Tính tế nhị Cơng việc người cán văn thư tạo môi trường tiếp xúc với nhiều đối tượng khác Vì người cán văn thư phải lễ độ, thân mật với người khác, đồng thời phải chiến thắng tâm trạng khơng hài lịng, phân tán thiếu kiên trì, mệt mỏi, xúc cảm, kể thái độ suồng sã kiểu bạn bè đồng nghiệp người quen biết Đặc biệt phải tránh nóng vội có việc khẩn cấp phải trả lời yêu cầu người khác nghi ngờ điều cơng việc Tính tế nhị giúp cho cán văn thư ngày chiếm lòng tin 30 yêu mến bạn bè đồng nghiệp người quan, tổ chức Đảng Điều giúp cho người cán văn thư tạo bầu khơng khí thoải mái phịng làm việc Đó điều kiện để nâng cao hiệu công việc Để đạt yêu cầu trên, cần kiện toàn tổ chức máy bố trí đủ biên chế làm công tác văn thư phải phù hợp với nội dung cơng việc như: tiếp nhận, đăng ký, trình chuyển giao văn bản, xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu sử dụng lưu văn bản; bảo quản sử dụng dấu quan; soạn thảo, ban hành văn bản; lập hồ sơ công việc tổ chức giao nộp hồ sơ lưu Nếu bố trí cơng chức, viên chức, nhân viên làm công tác văn thư không tiêu chuẩn chức danh phải có kế hoạch xếp bố trí lại Có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán làm công tác văn thư chuyên trách Các hình thức đào tạo quy, chức thông qua lớp tập huấn Chi cục Văn thư – Lưu trữ tổ chức Thường xun học tập nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ, đặc biệt cập nhật thông tin, kiến thức qua phương tiện thông tin đại chúng như: báo chí, truyền hình, internet,… Tìm kiếm đầy đủ, kịp thời văn phục vụ chuyên môn nghiệp vụ lĩnh vực cơng tác Phải thật nhạy bén, động, sang tạo công việc, mạnh dạn, thẳng thắn công tác tham mưu, thỉnh thị với cấp Từng bước hoàn thiện tiêu chuẩn chức danh nghiệp vụ nâng cao chất lượng đội ngũ cán công chức, viên chức làm công tác văn thư theo quy định Thực quy định pháp luật soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản, tránh tình trạng văn ban hành sai thẩm quyền, thể thức, kỹ thuật, quản lý sử dụng dấu an tồn, bảo vệ bí nhà nước công tác văn thư Tập trung rà sốt văn đạo, quản lý cơng tác văn thư ban hành; thường xuyên củng cố, kiện toàn tổ chức máy, đội ngũ cán công chức, viên chức làm công tác văn thư UBND phường Yên Nghĩa đảm bảo thực tốt chức năng, nhiệm vụ giao 31 Thực đúng, đầy đủ, kịp thời chế độ tiền lương chế độ, sách cơng chức, viên chức, nhân viên làm công tác văn thư theo quy định Thực tốt chế độ phụ cấp vật cho cán bộ, công chức, viên chức, làm công tác văn thư (kể người làm công tác văn thư tiền nhiệm) 3.2: Nâng cao sở vật chất – kĩ thuật Tăng cường sở vật chất cho công tác văn thư, trang bị đủ bàn, ghế, tủ, máy tính, quạt điện, máy fax, máy photocopy, máy in, giá kệ, hộp, cặp, bìa hồ sơ,… theo tiêu chuẩn ngành văn thư Tổ chức rà soát lại hệ thống phịng văn thư sở cần bố trí, sửa chữa, cải tạo, nâng cấp, đầu tư sở vật chất trang, thiết bị cần thiết phòng văn thư phục vụ hoạt động văn thư UBND phường n Nghĩa Tăng cường cơng tác phịng, chống cháy, nổ bảo đảm an toàn tuyệt đối phòng văn thư Tập trung thực tốt việc chỉnh lý tài liệu, xác định giá trị, bảo quản, thống kê tài liệu văn thư; chấm dứt tình trạng tài liệu cịn tồn đọng, tích đống bị mối mọt chưa bảo quản, chỉnh lý, bảo đảm tổ chức nguồn nộp lưu phải chỉnh lý, giải xong tài liệu tồn đọng Quan tâm đầu tư kinh phí, phương tiện cần thiết cho việc cải tạo, nâng cấp mở rộng phịng văn thư; tăng cường cơng tác phịng cháy, chữa cháy thực biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu văn thư; khai thác sử dụng hiệu tài liệu văn thư Phịng Tài – Kê tốn phối hợp với phịng văn thư lập dự tốn kinh phí, trình cấp có thẩm quyền xem xét phân bổ kinh phí thực nhiệm vụ trọng tâm cơng tác văn thư theo quy định 3.3.Ứng dụng CNTT công tác văn thư UBND phường Yên Nghĩa: Theo phát triển khoa học kỹ thuật, việc ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin, văn điện tử lưu hành, văn phịng khơng giấy hình thành, cơng việc phận văn thư giảm tải để tài liệu 32 thực có ý nghĩa, phục vụ, sử dụng thơng tin rộng rãi có độ xác cao có giá trị đặc biệt phải quản lý thống phận văn thư Phần mềm Quản lý văn đi, văn đến: Trong nghiệp vụ công tác văn thư quản lý văn khâu nghiệp vụ quan trọng Việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác văn thư nói chung quản lý văn nói riêng yêu cầu cấp thiết Quản lý văn với phần mềm chuyên dụng thay cho phương pháp quản lý thủ công chủ yếu dựa vào hệ thống sổ sách như: Sổ đăng ký văn đến, sổ đăng ký văn đi… Bằng phương pháp quản lý mang lại hiệu nhiều mặt, mạng tin học nội quan kết nối.[4;Tr30] Tóm lại, để phát huy hết giá trị phần mềm văn – đến phần mềm quản lý tài liệu văn thư UBND phuờng Yên Nghĩa, để nâng cao hiệu việc ứng dụng 02 phần mềm công tác quản lý văn khai thác tài liệu lưu trữ UBND quận quan chức cao lãnh đạo cần phải tổ chức thực kết hợp nhiều biện pháp khác nhau: Hoàn thiện hệ thống văn bản, xây dựng kế hoạch thực cụ thể, nâng cao chất lượng đội ngũ cán mua sắm đầy đủ trang thiết bị…, làm cơng việc tức tạo sở vững đảm bảo 02 phần mềm phát huy hết tính năng, vai trị, góp phần nâng cao chất lượng đáp ứng u cầu q trình phát triển cơng việc UBND phuờng Yên Nghĩa 3.4 Xây dựng quy chế công tác văn thư: Ngày 16 tháng năm 2013, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 04/2013/TT-BNV hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức (sau gọi tắt Thơng tư) Dựa vào tình hình thực tế sở nội dung công tác văn thư, lưu trữ quy định Thông tư, quan, tổ chức xây dựng, ban hành Quy chế kèm theo Quyết định quan, tổ chức có phụ lục để thực thống 33 KẾT LUẬN Chúng ta chứng kiến chuyển vĩ đại cách mạng khoa học công nghệ lĩnh vực đời sống xã hội Công nghệ thông tin với công nghệ sinh học, công nghệ lượng, công nghệ vũ trụ công nghệ đại dương coi tàu vĩ đại chở công nghệ sang kỉ 21 Sự phát triển xa lộ thông tin thu hẹp khoảng cách quốc gia, vùng đơn vị tổ chức với để có lợi ích tốt Vì đơn vị tổ chức phải nâng cao cơng tác văn phịng trợ giúp đắc lực cho việc tìm kiếm, lưu trữ, bảo quản,sử dụng nguồn lực thơng tin cho tồn hoạt động Đặc biệt cơng tác Văn thư ngày quan đơn vị quan tâm để trợ giúp đắc lực cho cơng tác văn phịng.Cơng tác Văn thư UBND phường Yên Nghĩa quan đơn vị quan Nhà nước góp phần vào việc cải cách hành đất nước Tuy nhiên bên cạnh kết đạt nhiều vấn đề lĩnh vực chưa giải thỏa đáng Nó địi hỏi cần có cải tiến, chấn chỉnh để phù hợp với tình hình Nâng cao hiệu công tác Văn thư trở thành nhiệm vụ quan trọng khơng phường mà cịn cấp ngành khác Qua đánh giá hoạt động công tác Văn thư nhận thấy cần co quan tâm đặc biệt nhiệm vụ quan trọng Đó việc xây dựng hoàn chỉnh thống văn đạo hướng dẫn công tác đổi nghiên cứu khóa luận nghiệp vụ công tác Văn thư theo yêu cầu thực cho nhiệm vụ cải cách công tác Văn thư quan đơn vị Qua chuyến nghiên cứu UBND phường Yên Nghĩa, tiếp xúc với cấu máy tình hình hoạt động phường Qua tơi có kiến thức thực tế bổ xung vào nguồn lý thuyết mà học trường 34 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.Vũ Thị Minh Hương (1999), “Địa danh tài liệu lưu trữ làng xã Bắc-Kỳ” Nxb Văn hóa- Thơng tin Hà Nội 2.Dương Văn Kham (2006) “Từ diển giải thích nghiệp vụ văn thư- lưu trữ Việt Nam”, Nxb Văn hóa- Thơng tin Hà Nội 3.Hồng Lê Minh (2006) “ Nghiệp vụ văn thư- lưu trữ”, Nxb Văn hóaThơng tin Hà Nội 4.Phạm Thị Bích Phương(2010).”Báo cáo tình hình thực tập cơng tác lưu trữ UBND huyện An Lão- Bình Định” 5.Hà Quang Thanh(2006),”Quy định pháp luật soạn thảo văn công tác văn thư- lưu trữ”, Nxb Lao Động 6.Trường Cao Đẳng Nội Vụ Hà Nội(2009),’Gi áo trình lưu trữ”, Nxb Giao thông vận tải 35