Phần I: ĐẶT VẤN ĐỀ Như chúng ta được biết Quản lý Nhà nước là một dạng quản lý mang tính quyền lực Nhà nước và sử dụng pháp luật Nhà nước để điều chỉnh hành vi hoạt động của con người trên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội, do các cơ quan trong bộ máy Nhà nước thực hiện nhằm thoả mãn nhu cầu hợp pháp của con người. Quản lý Nhà nước thực thi quyền hành pháp của Nhà nước, đó sự tác động có tổ chức và điều chỉnh bằng quyền lực pháp luật của Nhà nước đối với quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con người, do các cơ quan trong hệ thống Chính phủ từ Trung ương đến cơ sở tiến hành, để thực hiện chức năng nhiệm vụ của Nhà nước nhằm duy trì và phát triển mối quan hệ xã hội. Quản lý Nhà nước dành cho chuyên viên nhằm cung cấp cho người học những kiến thức cơ bản về quản lý hành chính nhà nước, giúp người học nâng cao năng lực và cải tiến công tác quản lý hành chính Nhà nước trong đơn vị hành chính. Hoạt động quản lý Nhà nước diễn ra ở tất cả các lĩnh vực đời sống chính trị kinh tế, trường hội, văn hoá, an ninh và quốc phòng. Nó được cụ thể hoá thông qua mục tiêu nhiệm vụ, chức năng hoạt động cụ thể của từng cơ quan hành chính Nhà nước, từng cấp, từng ngành. Cơ quan hành chính Nhà nước với quyền hạn thẩm quyền được pháp luật quy định, với cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ công chức, viên chức tương ứng thực hiện chức năng hành pháp trong hoạt động trên các lĩnh vực, các mặt công tác của mình. Khóa học cung cấp cho người học kiến thức cơ bản về nhà nước, cơ chế tổ chức và nội dung quản lý hành chính nhà nước, từ đó giúp người học ý thức được những chức trách, nhiệm vụ của mình trong quá trình xây dựng nền hành chính tối ưu góp phần nâng cao chất lượng và công bằng trong quản lí HCNN. Khóa học chú trọng đến việc hình thành các kỹ năng nhận thức và vận dụng những kiến thức vào việc bồi dưỡng nhân cách cho công chức, viên chức làm việc tại các cơ quan hành chính Nhà nước; đồng thời góp phần hình thành các kỹ năng về quản lý con người, quản lý tài sản... Các kỹ năng chủ yếu được hình thành thông qua các nội dung của môn học có sự lồng ghép của giảng viên. Xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức trong sạch, có năng lực, phẩm chất đạo đức tốt là một vấn đề rất cơ bản, quan trọng được Đảng và Nhà nước ta thường xuyên quan tâm; vấn đề này cũng là một trong những nội dung được đề cập trong nhiều văn kiện của Đảng trong đó có văn kiện Đại hội IX. Đặc biệt thực hiện cuộc vận động: “Học tập và là theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh: Suốt đời cần, kiệm, liêm, chính, chí công vô tư, là người công bộc tận tụy, trung thành của nhân dân, đời tư trong sáng, cuộc sống riêng giản dị”. Sở dĩ vấn đề này được đề cập nhiều vì nó không chỉ xuất phát từ vai trò, vị trí hết sức quan trọng của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức trong công tác xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa, đáp ứng yêu cầu của quá trình xây dựng và nâng cao hiệu lực, hiệu quả của nền hành chính Nhà nước, mà nó còn xuất phát từ những hạn chế, yếu kém về chất lượng của một bộ phận trong đội ngũ này ở không ít địa phương, ngành, cơ quan, đơn vị. Với vị trí là một nhân viên công tác tại Văn phòng cấp huyện, tôi đã được tiếp xúc và trải qua rất nhiều các tình huống khác nhau trong lĩnh vực quản lý hành chính Nhà nước. Kết thúc khóa học Bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý nhà nước, tôi đưa ra tình huống có tên “Xử lý tình huống kiểm tra việc giải quyết hồ sơ hành chính đăng ký kết hôn và đăng ký khai sinh tại UBND xã Hồng kỳ huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội” là bài tiểu luận kết thúc khóa học của mình với các phần chính: 1. Hoàn cảnh ra đời 2. Phân tích tình huống 3. Xử lý tình huống 4. Kết luận
Trang 1BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐÀO TẠO, BỒI DƯỠNG CÁN BỘ, CÔNG CHỨC
LỚP BỒI DƯỠNG KIẾN THỨC QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
CHƯƠNG TRÌNH CHUYÊN VIÊN K51
TÌNH HUỐNG QUẢN LÝ
Tên tình huống: “Xử lý tình huống kiểm tra việc giải quyết hồ sơ hành chính đăng ký kết hôn và đăng ký khai sinh tại UBND xã
Hồng kỳ, huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội”
Chức vụ: Trạm phó, chủ tịch công đoàn bộ phận
Đơn vị công tác: Trạm Kiểm dịch động vật Dốc lã- Chi cục thú y
Hà Nội
Hà nội, tháng 3 năm 2017
Trang 2Phần I: ĐẶT VẤN ĐỀ
Như chúng ta được biết Quản lý Nhà nước là một dạng quản lý mang tính quyền lực Nhà nước và sử dụng pháp luật Nhà nước để điều chỉnh hành vi hoạt động của con người trên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội, do các cơ quan trong bộ máy Nhà nước thực hiện nhằm thoả mãn nhu cầu hợp pháp của con người Quản lý Nhà nước thực thi quyền hành pháp của Nhà nước, đó sự tác động có tổ chức và điều chỉnh bằng quyền lực pháp luật của Nhà nước đối với quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con người, do các cơ quan trong hệ thống Chính phủ từ Trung ương đến cơ sở tiến hành, để thực hiện chức năng nhiệm vụ của Nhà nước nhằm duy trì và phát triển mối quan hệ xã hội
Quản lý Nhà nước dành cho chuyên viên nhằm cung cấp cho người học những kiến thức cơ bản về quản lý hành chính nhà nước, giúp người học nâng cao năng lực và cải tiến công tác quản lý hành chính Nhà nước trong đơn vị hành chính Hoạt động quản lý Nhà nước diễn ra ở tất cả các lĩnh vực đời sống chính trị kinh tế, trường hội, văn hoá, an ninh và quốc phòng Nó được cụ thể hoá thông qua mục tiêu nhiệm vụ, chức năng hoạt động cụ thể của từng cơ quan hành chính Nhà nước, từng cấp, từng ngành Cơ quan hành chính Nhà nước với quyền hạn thẩm quyền được pháp luật quy định, với cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ công chức, viên chức tương ứng thực hiện chức năng hành pháp trong hoạt động trên các lĩnh vực, các mặt công tác của mình
Khóa học cung cấp cho người học kiến thức cơ bản về nhà nước, cơ chế
tổ chức và nội dung quản lý hành chính nhà nước, từ đó giúp người học ý thức được những chức trách, nhiệm vụ của mình trong quá trình xây dựng nền hành chính tối ưu góp phần nâng cao chất lượng và công bằng trong quản lí HCNN
Khóa học chú trọng đến việc hình thành các kỹ năng nhận thức và vận dụng những kiến thức vào việc bồi dưỡng nhân cách cho công chức, viên chức làm việc tại các cơ quan hành chính Nhà nước; đồng thời góp phần hình thành các kỹ năng về quản lý con người, quản lý tài sản Các kỹ năng chủ yếu được hình thành thông qua các nội dung của môn học có sự lồng ghép của giảng viên
Trang 3Xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức trong sạch, có năng lực, phẩm chất đạo đức tốt là một vấn đề rất cơ bản, quan trọng được Đảng và Nhà nước ta thường xuyên quan tâm; vấn đề này cũng là một trong những nội dung được đề cập trong nhiều văn kiện của Đảng trong đó có văn kiện Đại hội IX Đặc biệt thực hiện cuộc vận động: “Học tập và là theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh: Suốt đời cần, kiệm, liêm, chính, chí công vô tư, là người công bộc tận tụy, trung thành của nhân dân, đời tư trong sáng, cuộc sống riêng giản dị” Sở dĩ vấn đề này được đề cập nhiều vì nó không chỉ xuất phát từ vai trò, vị trí hết sức quan trọng của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức trong công tác xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa, đáp ứng yêu cầu của quá trình xây dựng và nâng cao hiệu lực, hiệu quả của nền hành chính Nhà nước, mà nó còn xuất phát từ những hạn chế, yếu kém về chất lượng của một bộ phận trong đội ngũ này ở không ít địa phương, ngành, cơ quan, đơn vị
Với vị trí là một nhân viên công tác tại Văn phòng cấp huyện, tôi đã được tiếp xúc và trải qua rất nhiều các tình huống khác nhau trong lĩnh vực quản
lý hành chính Nhà nước Kết thúc khóa học Bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý nhà nước, tôi đưa ra tình huống có tên “Xử lý tình huống kiểm tra việc giải quyết hồ
sơ hành chính đăng ký kết hôn và đăng ký khai sinh tại UBND xã Hồng kỳ huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội” là bài tiểu luận kết thúc khóa học của mình với các phần chính:
1 Hoàn cảnh ra đời
2 Phân tích tình huống
3 Xử lý tình huống
4 Kết luận
Với sự hiểu biết của bản thân còn hạn chế, thời gian nghiên cứu không nhiều, tôi mong nhận được sự quan tâm, giúp đỡ của các thầy, cô giáo để bài tiểu luận của tôi được hoàn chỉnh và có giá trị lâu dài trong thực tiễn
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Trang 4Phần II: NỘI DUNG TÌNH HUỐNG
1 Hoàn cảnh ra đời
Ngày 05/7/2016, thực hiện Quyết định số 980/QĐ-UBND ngày 01/6/2016 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội về thành lập Đoàn kiểm tra liên ngành và Kế hoạch số 30 /KH-ĐKTLN ngày 29/06/2016 của Trưởng Đoàn kiểm tra liên ngành, đoàn kiểm tra tiến hành kiểm tra hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính tại UBND Xã Hồng Kỳ, huyện Sóc Sơn, thành phố
Hà Nội
Đoàn kiểm tra đã tiến hành kiểm tra về công tác chỉ đạo điều hành; công tác rà soát, công khai thủ tục hành chính; công tác giải quyết thủ tục hành chính; tình hình tiếp nhận, xử lý phản ánh kiến nghị về quy định hành chính và việc thực hiện quy định hành chính của UBND Xã Hồng Kỳ, huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội
Khi kiểm tra về công tác giải quyết thủ tục hành chính, đoàn kiểm tra xem xét Sổ tiếp nhận, theo dõi giải quyết TTHC của đơn vị, phát hiện có nhiều trường hợp giải quyết quá thời hạn quy định Cụ thể, với hồ sơ đăng ký kết hôn của anh Nguyễn Hoàng Nam và chị Cao Mỹ Hạnh, trú tại Thôn kim Sơn, xã Hồng kỳ; trong hồ sơ lưu tại Bộ phận một cửa gồm có: 01 Tờ khai đăng ký kết hôn; 01 Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của anh Nguyễn Hoàng Nam; 02 bản sao chứng thực Chứng minh nhân dân của anh Nguyễn Hoàng Nam và chị Cao
Mỹ Hạnh, 02 bản sao chứng thực Sổ hộ khẩu của anh Nguyễn Hoàng Nam và chị Cao Mỹ Hạnh Trong sổ tiếp nhận, theo dõi giải quyết thủ tục hành chính, ngày tiếp nhận hồ sơ là 06/4/2015, ngày hẹn trả trên phiếu là 16/4/2015 và ngày công dân nhận kết quả là 16/4/2015
Đoàn kiểm tra tiếp tục kiểm tra xác suất một số hồ sơ về đăng ký khai sinh, cụ thể hồ sơ đăng ký khai sinh của cháu Đinh Thu Trang, hồ sơ gồm: 01 Giấy chứng sinh, 01 Tờ khai đăng ký khai sinh, 01 Bản sao chứng thực Giấy Chứng nhận kết hôn của anh Đinh Công Anh và chị Hoàng Thị Mai, 01 bản sao
Trang 5Sổ hộ khẩu và 02 bản sao Chứng minh nhân dân của anh Công Anh và chị Mai ( các bản sao này đều đóng dấu “đã đối chiếu bản chính”)
Đoàn kiểm tra yêu cầu Trưởng bộ phận một cửa giải trình về việc hẹn trả kết quả thủ tục đăng ký kết hôn của anh Nam và chị Hạnh vượt quá thời hạn quy định 05 ngày làm việc và việc đơn vị đã lưu các giấy tờ xuất trình của công dân khi làm thủ tục mà không phải là giấy tờ yêu cầu công dân phải nộp, dẫn tới tình trạng lưu thừa thành phần hồ sơ trong hầu hết các thủ tục mà đoàn đã kiểm tra
Đại diện Bộ phận một cửa đã trả lời, trong thời gian đó, UBND xã Hồng
kỳ có tổ chức cho cán bộ, công chức, nhân viên làm việc tại UBND xã đi nghỉ mát tại Thanh Hóa, thời gian đó cán bộ phòng chuyên môn chưa xử lý được hồ
sơ, vậy nên bộ phận một cửa đã đẩy thời gian hẹn trả lên thêm vài ngày để giải quyết Còn về việc lưu thừa thành phần hồ sơ, đơn vị giải trình rằng đơn vị lưu
cả những giấy tờ xuất trình của công dân với giấy tờ công dân cần nộp khi làm thủ tục, vì hiện nay chưa có quy định rõ ràng về việc lưu giấy tờ xuất trình Vấn
đề này cũng được đưa ra tại cuộc họp giao ban 06 tháng với Sở Tư pháp, tuy nhiên vẫn chưa có thống nhất việc cần lưu hay không cần lưu các tài liệu xuất trình Vì vậy, cán bộ một cửa đã tự photo các giấy tờ khi công dân xuất trình và đóng dấu “ đã đối chiếu bản chính” để lưu, không cần công dân nộp, để làm căn
cứ xác định trách nhiệm khi xảy ra vấn đề
Đoàn kiểm tra đã ghi nhận các vấn đề trên vào biên bản kiểm tra và thông qua tại cuộc họp với UBND xã Hồng kỳ huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội
2 Phân tích tình huống
2.1 Mục tiêu phân tích tình huống
Giải quyết các vấn đề do tình huống đặt ra: Nếu không thực hiện quá trình kiểm tra công tác kiểm soát thủ tục hành chính tại xã Hồng kỳ, sẽ không phát hiện
ra rất nhiều trường hợp giải quyết hồ sơ quá thời hạn của cán bộ tư pháp tại đây
Kịp thời chấn chỉnh những sai phạm của các cán bộ, công chức tư pháp, bảo đảm pháp chế, quyền lợi ích chính đáng của công dân
Trang 6Nắm bắt được thực tế thực hiện giải quyết các thủ tục hành chính và những vướng mắc chưa được thống nhất trong hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính Có hướng chỉ đạo và hướng dẫn kịp thời trong hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính
Giải quyết hài hòa giữa tính pháp lý, lợi ích kinh tế và lợi ích xã hội
2.2 Phân tích diễn biến tình huống
Thứ nhất, trong tình huống trên, xét về thời hạn giải quyết thủ tục hành chính đăng ký kết hôn của anh Nguyễn Hoàng Nam và chị Cao Mỹ Hạnh, theo quy định tại Nghị định 158/2005/NĐ-CP, trong thời hạn 03 ngày, kể từ ngày nhận đủ giấy tờ hợp lệ, nếu xét hai bên nam nữ có đủ điều kiện kết hôn theo quy định của Luật hôn nhân và gia đình thì UBND cấp xã đăng ký kết hôn cho hai bên nam nữ Trong trường hợp cần xác mình, thì thời hạn nói trên được kéo dài thêm không quá 05 ngày Nhưng trong hồ sơ đăng ký kết hôn của anh Nam và chị Hạnh, không có việc phải xác minh, nên thời hạn giải quyết là 03 ngày Tuy nhiên, ngày tiếp nhận hồ sơ là 06/4/2015, ngày hẹn trả là 16/4/2015, là 10 ngày, nếu xét ngày làm việc 09 ngày làm việc, vượt quá thời hạn quy định về giải quyết thủ tục hành chính
Thứ hai, xét về thành phần hồ sơ Với thủ tục đăng ký kết hôn, công dân phải nộp Tờ khai đăng ký kết hôn, Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của người
cư trú tại nơi khác đến đăng ký kết hôn Xuất trình chứng minh nhân dân để đối chiếu Tuy nhiên, cán bộ một cửa đã thu cả 02 bản sao chứng thực Chứng minh nhân dân của chị Hạnh và anh Nam, 02 bản sao chứng thực sổ hộ khẩu, mà đây
là những giấy tờ xuất trình, hiện nay đang có nhiều quan điểm về việc lưu hay không lưu những giấy tờ xuất trình này Tương tự như vậy, với thủ tục đăng ký khai sinh của cháu Đinh Thu Trang, cán bộ bộ phận một cửa đã lưu giấy tờ công dân cần xuất trình
Sau khi nghe đơn vị giải trình về vấn đề lưu thừa thành phần hồ sơ, do cán bộ bộ phận một cửa tự phô tô mà không yêu cầu công dân nộp, vì chưa có quy định, chưa có sự thống nhất giữa các ý kiến về vấn đề lưu giấy tờ xuất trình, nên đoàn kiểm tra đã ghi nhận vào biên bản kiểm tra, thông qua tại cuộc họp
Trang 7giao ban với UBND xã, sẽ đưa vấn đề tại cuộc họp tổng kết kiểm tra của toàn thành phố để trao đổi lấy ý kiến
2.3 Nguyên nhân dẫn đến tình huống
- Nguyên nhân chủ quan: Xét về vấn đề giải quyết hồ sơ quá thời hạn, nguyên nhân chủ quan là do tinh thần trách nhiệm làm việc của cán bộ tư pháp
và cán bộ bộ phận một cửa của UBND xã Hồng Kỳ, huyện Sóc Sơn, thành phố
Hà Nội Hoạt động ngoại khóa, du lịch mà UBND xã tổ chức là rất thiết thực và cần thiết, tuy nhiên cần có sự sắp xếp về thời gian và bố trí nhân sự hợp lý, tránh việc cả cơ quan đi nghỉ mát, không có cán bộ trực tiếp công dân, và việc giải quyết thủ tục hành chính không đúng theo quy định Lỗi dẫn đến việc giải quyết quá hạn là do lỗi trực tiếp của cán bộ, công chức xã Hồng kỳ Mặt khác, cán bộ một cửa đã tự ý hẹn trả kết quả quá thời hạn quy định của pháp luật mà chưa thông qua lãnh đạo UBND xã
- Nguyên nhân khách quan: Xét về vấn đề lưu thừa thành phần hồ sơ do
sự không rõ ràng giữa các quy định của pháp luật dẫn đến việc không thống nhất trong việc lưu hồ sơ Bởi hiện nay, chưa có văn bản nào quy định rõ ràng việc lưu giấy tờ xuất trình, theo Quyết định 4322/QĐ-UBND ngày 01/10/2012 của UBND Thành phố Hà Nội về việc công bố TTHC mới ban hành, TTHC được sửa đổi bổ sung hoặc thay thế, TTHC bị hủy bỏ hoặc bãi bỏ trong lĩnh vực tư pháp thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Tư pháp/UBND cấp huyện/ UBND cấp xã trên địa bàn thành phố Hà Nội, đã tách phần giấy tờ cần xuất trình và giấy tờ yêu cầu công dân nộp thành 02 mục tách biệt nhau, như vậy công dân chỉ cần nộp những giấy tờ yêu cầu phải nộp Và thực tiễn hiện nay là cải cách hành chính, hướng đến việc đơn giản hóa thủ tục theo hướng có lợi cho người dân và cho cả cơ quan nhà nước Việc cắt giảm một số thành phần hồ sơ không quan trọng trong thủ tục hành chính là cần thiết, vì vậy không cần lưu những giấy tờ xuất trình của công dân Tuy nhiên, có một số ý kiến lại cho rằng, giấy tờ cần công dân xuất trình vẫn phải lưu thành bộ hồ sơ, để làm căn cứ khi xác định trách nhiệm, bởi theo quy định tại Nghị định 06/2012/NĐ-CP sửa đổi
bổ sung một số điều của Nghị định 158/2005/NĐ-CP về quản lý hộ tịch chỉ quy
Trang 8định “ các giấy tờ phải nộp và xuất trình khi thực hiện các việc hộ tịch theo quy định được lập thành 01 bộ hồ sơ” Vấn đề này cũng đã được đưa ra tại Cuộc họp giao ban của Sở Tư pháp và các phòng Tư pháp trên địa bàn thành phố Hà Nội, nhưng chưa thống nhất, do vậy một số phòng Tư pháp của các quận huyện vẫn hướng dẫn việc lưu các giấy tờ xuất trình, nhưng các giấy tờ này do cán bộ một cửa tự photo để lưu mà không yêu cầu công dân nộp
Khi nghe đơn vị giải trình và xét trên thực tiễn kiểm tra tại một số đơn vị khác trên địa bàn thành phố Hà Nội, đoàn kiểm tra cũng ghi nhận thực tế này xảy ra ở một số các quận huyện, xã phường mà đoàn đã tiến hành kiểm tra
2.4 Hậu quả của tình huống:
Thứ nhất, sự thiệt hại về kinh tế: việc lưu các giấy tờ xuất trình của công dân, Trưởng bộ phận một cửa giải trình rằng là do cán bộ một cửa tự photo khi công dân xuất trình để làm căn cứ, lập thành hồ sơ lưu Như vậy, đặt ra câu hỏi, vậy chi phí về máy photo, giấy photo, mực, do ai bỏ ra? Trên thực tế, chi phí này do tự UBND xã chi trả, tốn một khoản ngân sách của Nhà nước Mặt khác, đơn vị giải trình rằng không yêu cầu công dân nộp các giấy tờ xuất trình, nhưng trên thực tế, khi kiểm tra có thấy rằng một số giấy tờ xuất trình như Chứng minh nhân dân, sổ hộ khẩu, trong hồ sơ lưu là bản sao có chứng thực Khi đoàn kiểm tra hỏi về việc đơn vị tự photo, nhưng một số hồ sơ lại là bản sao có chứng thực, đơn vị giải trình rằng do công dân xuất trình bản sao có chứng thực nên cán bộ một cửa lưu luôn mà không photo lại Do vậy, chưa thể xác thực tính chính xác
có hay không việc cán bộ một cửa yêu cầu công dân nộp các giấy tờ xuất trình Nếu cán bộ một cửa yêu cầu công dân nộp các giấy tờ xuất trình, đã vi phạm, gây tốn kém chi phí cho công dân
Thứ hai, việc cán bộ một cửa hẹn trả kết quả giải quyết thủ tục đăng ký kết hôn của chị Hạnh và anh Nam quá thời gian quy định là vi phạm quy định của pháp luật, giảm sút tính nghiêm minh của pháp luật, mất uy tín và lòng tin của công dân vào cơ quan, cán bộ công chức nhà nước
Trang 9Phần III: XỬ LÝ TÌNH HUỐNG
1 Phương án 1
Trong khoảng thời gian UBND xã Hồng kỳ tổ chức đi nghỉ mát cho cán
bộ, công chức, nhân viên làm việc tại thị trấn Lãnh đạo xã cần sắp xếp thời gian hợp lý vào cuối tuần, ngày nghỉ để không ảnh hưởng đến công việc của UBND Ngoài ra, nếu UBND xã tổ chức trong ngày hành chính, cần sắp xếp một số cán
bộ ở lại trực, để tiếp và trả kết quả cho công dân, tránh để tình trạng cả cơ quan nghỉ trong ngày làm việc Trước đó, các cán bộ phòng chuyên môn cần giải quyết hồ sơ trong thời hạn quy định, hoặc giải quyết trước hạn chuyển ra bộ phận một cửa để trả cho công dân đúng trong thời hạn quy định
Đối với việc lưu hồ sơ, những giấy tờ tài liệu cần công dân xuất trình, cán bộ một cửa không lưu, bởi theo quy định tại Nghị định 06/2012/NĐ-CP sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định 158/2005/NĐ-CP về quản lý hộ tịch quy định “các giấy tờ phải nộp và xuất trình khi thực hiện các việc hộ tịch theo quy định được lập thành 01 bộ hồ sơ” và đối với một số thủ tục như thủ tục đăng ký khai sinh có quy định “Trong trường hợp cán bộ Tư pháp hộ tịch biết rõ về quan
hệ hôn nhân của cha mẹ trẻ em, thì không bắt buộc phải xuất trình Giấy chứng nhận kết hôn” Như vậy, các giấy tờ này chỉ cần công dân xuất trình, hoặc không cần xuất trình nên không cần lưu
Trong trường hợp này, đoàn kiểm tra sẽ lập biên bản về việc giải quyết thủ tục đăng ký kết hôn của chị Cao Mỹ Hạnh và anh Nguyễn Hoàng Nam quá thời hạn quy định, và việc lưu thừa thành phần hồ sơ, những giấy tờ công dân chỉ cần xuất trình mà không phải nộp
Với phương án này, các vi phạm của cán bộ, công chức xã Hồng kỳ huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội sẽ bị lập biên bản, xem xét về trách nhiệm trong việc thực hiện công tác kiểm soát thủ tục hành chính tại địa phương Đoàn kiểm tra sớm phát hiện những sai phạm trong việc kiểm tra các hồ sơ tương tự, ngăn chặn kịp thời và có hướng chỉ đạo, xử lý đối với những sai phạm Yêu cầu chấm dứt và nghiêm túc thực hiện theo quy định của pháp luật Chấn chỉnh ý
Trang 10thức trách nhiệm cũng như năng lực chuyên môn cho đội ngũ cán bộ công chức trên địa bàn, bảo vệ quyền và lợi ích chính đáng cho công dân
Đối với việc không cần lưu hồ sơ xuất trình, cán bộ một cửa sẽ không mất nhiều thời gian, UBND không mất nhiều chi phí cho việc photo tài liệu, tiết kiệm nhân lực và kinh phí cho nhà nước
- Hạn chế của Phương án 1: Việc không lưu các giấy tờ xuất trình sẽ gặp phải khó khăn trong một số trường hợp xảy ra, có sự mâu thuẫn, hoặc có vấn đề trong việc giải quyết hoặc trả kết quả hồ sơ, khi đó khó xác định trách nhiệm của người đi làm các thủ tục hành chính
2 Phương án 2
Đối với việc hẹn trả kết quả thủ tục đăng ký kết hôn của anh Nguyễn Hoàng Nam và chị Cao Mỹ Hạnh, xem xét lý do của đơn vị giải trình do UBND
xã Hồng kỳ huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội tổ chức nghỉ mát cho cán bộ, công chức, nhân viên tại xã Đoàn kiểm tra có thể ghi vào biên bản với mức độ nhắc nhở, cảnh cáo, và hướng dẫn đơn vị nên có sự sắp xếp hợp lý về thời gian cũng như nhân sự để bảo đảm công việc
Đối với việc lưu cả các giấy tờ xuất trình của công dân, đoàn kiểm tra thống nhất với ý kiến của cán bộ xã Hồng kỳ, sẽ tự photo để làm căn cứ mà không cần yêu cầu công dân nộp, và không ghi vào biên bản kiểm tra
Phương án 2 này mang tính nhắc nhở, răn đe những sai phạm của cán bộ UBND xã Hồng kỳ, bởi thực chất kiểm tra việc thực hiện công tác kiểm soát thủ tục hành chính để nắm bắt tình hình thực hiện công tác kiểm soát thủ tục hành chính trên địa bàn, có hướng chỉ đạo, hướng dẫn kịp thời, không mang tính xử phạt nặng nề Đối với việc lưu các giấy tờ công dân xuất trình sẽ có căn cứ xác định trách nhiệm của cá nhân khi xảy ra vấn đề
- Hạn chế của Phương án 2: Phương án này cũng bộc lộ rất nhiều hạn chế, việc chỉ nhắc nhở, răn đe những hành vi sai phạm sẽ tạo tiền lệ xấu, sự không cứng rắn trong việc xử lý các sai phạm, dễ xảy ra tình trạng tương tự, vi phạm các quy định trong thời gian sau đó trong việc thực hiện giải quyết hồ sơ