Xử lý tình huống, kiểm tra việc giải quyết hồ sơ hành chính đăng ký kết hôn và đăng ký khai sinh tại UBND xã A, huyện Ba Vì, thành phố Hà Nội

MỤC LỤC PHẦN I. LỜI NÓI ĐẦU 2 1. Lý do lựa chọn đề tài: 2 2. Mục tiêu của đề tài: 3 3. Phương pháp nghiên cứu của đề tài: 3 4. Phạm vi nghiên cứu đề tài: 3 5. Bố cục: Tiểu luận gồm 3 phần: 3 PHẦN 2. NỘI DUNG 5 2.1. Mô tả tình huống. 5 2.2. Xác định mục tiêu xử lý tình huống. 7 2.3. Phân tích nguyên nhân và hậu quả: 8 2.4. Xây dựng, phân tích và lựa chọn phương án giải quyết. 10 2.4.1. Phương án 1: 10 2.4.2 Phương án 2: 11 2.4.3 Phương án 3: 12 Kết luận: 13 PHẦN 3: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 15 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 18

MỤC LỤC

PHẦN I LỜI NÓI ĐẦU 2

1 Lý do lựa chọn đề tài: 2

2 Mục tiêu của đề tài: 3

3 Phương pháp nghiên cứu của đề tài: 3

4 Phạm vi nghiên cứu đề tài: 3

5 Bố cục: Tiểu luận gồm 3 phần: 3

PHẦN 2 NỘI DUNG 5

2.1 Mô tả tình huống 5

2.2 Xác định mục tiêu xử lý tình huống 7

2.3 Phân tích nguyên nhân và hậu quả: 8

2.4 Xây dựng, phân tích và lựa chọn phương án giải quyết 10

2.4.1 Phương án 1: 10

2.4.2 Phương án 2: 11

2.4.3 Phương án 3: 12

Kết luận: 13

PHẦN 3: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 15

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 18

PHẦN I LỜI NÓI ĐẦU

1 Lý do lựa chọn đề tài:

Kiểm soát thủ tục hành chính là nhiệm vụ trực tiếp, cụ thể, thiết thực, có hiệu quả, góp phần bảo đảm thực hiện mục tiêu về cải cách hành chính, giúp hoàn thiện và nâng cao chất lượng văn bản quy phạm pháp luật, bảo đảm quyền

và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp, nâng cao hiệu lực, hiệu quả của bộ máy hành chính nhà nước trong bối cảnh hội nhập khu vực và quốc tế Hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính là hoạt động mang tính chuyên môn, nghiệp vụ cao, được thực hiện theo một quy trình chặt chẽ, từ khâu kiểm soát quy định thủ tục hành chính ở giai đoạn soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật đến việc tổ chức thực hiện, rà soát, đánh giá thủ tục hành chính và kiểm tra việc thực hiện kiểm soát thủ tục hành chính Thực hiện tốt nhiệm vụ kiểm soát thủ tục hành chính là một trong những yếu tố quan trọng bảo đảm thành công của công tác cải cách thủ tục hành chính Từ thực tiễn đó, vào cuối năm 2013, hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính đã được chuyển giao từ Văn phòng Chính phủ về Bộ Tư pháp để khẳng định rõ vị trí, vai trò của hoạt động này trong hệ thống quản lý hành chính nhà nước ở địa phương, Sở Tư pháp có chức năng tham mưu, giúp UBND cấp tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác kiểm soát thủ tục hành chính Theo đó, Sở Tư pháp được tiếp nhận Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính để tham mưu, giúp Giám đốc Sở Tư pháp

tổ chức thực hiện công tác kiểm soát thủ tục hành chính

Bản thân em là chuyên viên Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính, thuộc Sở

Tư pháp Hà Nội - là cơ quan chuyên môn thuộc UBND Thành phố Hà Nội, thực hiện chức năng tham mưu, giúp UBND thành phố quản lý nhà nước về kiểm soát thủ tục hành chính, đã công tác tại phòng trong khoảng thời gian 01 năm, bản thân em đã dần được tiếp cận và xử lý các công việc, nhiệm vụ của phòng, được tìm hiểu về hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính và được tham gia vào Đoàn kiểm tra liên ngành của thành phố thực hiện công tác kiểm tra công tác

kiểm soát thủ tục hành chính của một số quận huyện, sở ngành trên địa bàn thành phố Hà Nội Bên cạnh đó, trải qua khóa học Bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước về ngạch chuyên viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, em được trang

bị những kiến thức về quản lý nhà nước và các kĩ năng trong thực hiện công vụ

Em xin vận dụng các kiến thức đã học và thực tiễn xử lý các công việc tại Phòng

Kiểm soát thủ tục hành chính vào bài tiểu luận cuối khóa về “ Xử lý tình huống, kiểm tra việc giải quyết hồ sơ hành chính đăng ký kết hôn và đăng ký khai sinh tại UBND xã A, huyện Ba Vì, thành phố Hà Nội”.

2 Mục tiêu của đề tài:

Giúp cho bản thân rèn luyện kỹ năng xử lý tình huống, nắm bắt được tình hình triển khai hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính, phát hiện kịp thời những sai phạm của cán bộ, công chức trong khi thực hiện kiểm soát thủ tục hành chính Hiểu được những khó khăn, vướng mắc và tổng kết kinh nghiệm, đề ra các giải pháp để kịp thời hướng dẫn các đơn vị triển khai có hiệu quả công tác kiểm soát thủ tục hành chính

3 Phương pháp nghiên cứu của đề tài:

Đề tài được nghiên cứu dựa trên cơ sở sử dụng phương pháp luận khoa học của Chủ nghĩa Mác – LêNin: chủ nghĩa duy vật lịch sử và chủ nghĩa duy vật biến chứng; kết hợp với các phương pháp nghiên cứu phân tích, so sánh, tổng hợp, thống kê

4 Phạm vi nghiên cứu đề tài:

Tình huống diễn ra tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND UBND xã A, huyện Ba Vì, thành phố Hà Nội

5 Bố cục: Tiểu luận gồm 3 phần:

PHẦN 1: LỜI NÓI ĐẦU

PHẦN 2: NỘI DUNG

2.1 Mô tả tình huống

2.2 Xác định mục tiêu xử lý tình huống

2.3 Phân tích nguyên nhân và hậu quả.

2.4 Xây dựng, phân tích và lựa chọn phương án giải quyết

2.5 Lập kế hoạch tổ chức thực hiện phương án đã chọn

PHẦN 3: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ

PHẦN 2 NỘI DUNG

2.1 Mô tả tình huống.

Ngày 22/7/2015, thực hiện Quyết định số 1849/QĐ-UBND ngày 05/05/2015 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội về thành lập Đoàn kiểm tra liên ngành và Kế hoạch số 31/KH-ĐKTLN ngày 04/06/2015 của Trưởng Đoàn kiểm tra liên ngành, đoàn kiểm tra tiến hành kiểm tra hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính tại UBND UBND xã A, huyện Ba Vì, thành phố

Hà Nội Đoàn kiểm tra đã tiến hành kiểm tra về công tác chỉ đạo điều hành; công tác rà soát, công khai thủ tục hành chính; công tác giải quyết thủ tục hành chính; tình hình tiếp nhận, xử lý phản ánh kiến nghị về quy định hành chính và việc thực hiện quy định hành chính của UBND xã A, huyện Ba Vì, thành phố

Hà Nội

Khi kiểm tra về công tác giải quyết thủ tục hành chính, đoàn kiểm tra xem xét sổ tiếp nhận, theo dõi giải quyết TTHC của đơn vị, phát hiện có nhiều trường hợp giải quyết quá thời hạn quy định Cụ thể, với hồ sơ đăng ký kết hôn của anh Nguyễn Hoàng Nam và chị Cao Mỹ Hạnh, trú tại UBND xã A, huyện

Ba Vì, thành phố Hà Nội Trong hồ sơ lưu tại Bộ phận một cửa gồm có: 01 Tờ khai đăng ký kết hôn; 01 Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của anh Nguyễn Hoàng Nam; 02 bản sao chứng thực Chứng minh nhân dân của anh Nguyễn Hoàng Nam và chị Cao Mỹ Hạnh, 02 bản sao chứng thực sổ hộ khẩu của anh Nguyễn Hoàng Nam và chị Cao Mỹ Hạnh Trong sổ tiếp nhận, theo dõi giải quyết thủ tục hành chính, ngày tiếp nhận hồ sơ là 06/4/2015, ngày hẹn trả trên phiếu là 16/4/2015 và ngày công dân nhận kết quả là 16/4/2015

Đoàn kiểm tra tiếp tục kiểm tra xác suất một số hồ sơ về đăng ký khai sinh,

cụ thể hồ sơ đăng ký khai sinh của cháu Đinh Thu Trang, hồ sơ gồm: 01 Giấy chứng sinh, 01 Tờ khai đăng ký khai sinh, 01 Bản sao chứng thực giấy chứng nhận kết hôn của anh Đinh Công Anh và chị Hoàng Thị Mai, 01 bản sao Sổ hộ

khẩu và 02 bản sao Chứng minh nhân dân của anh Công Anh và chị Mai ( các bản sao này đều đóng dấu “đã đối chiếu bản chính”) Đoàn kiểm tra yêu cầu Trưởng bộ phận một cửa xã A giải trình về việc hẹn trả kết quả thủ tục đăng ký kết hôn của anh Nam và chị Hạnh vượt quá thời hạn quy định 05 ngày làm việc

và việc đơn vị đã lưu các giấy tờ xuất trình của công dân khi làm thủ tục mà không phải là giấy tờ yêu cầu công dân phải nộp, dẫn tới tình trạng lưu thừa thành phần hồ sơ trong hầu hết các thủ tục mà đoàn đã kiểm tra Đại diện Bộ phận một cửa đã trả lời, trong thời gian đó, UBND xã có tổ chức cho cán bộ, công chức, nhân viên làm việc tại UBND xã đi tham quan mô hình nông thôn mới tại Nghệ An, thời gian đó cán bộ chuyên môn chưa xử lý được hồ sơ, vậy nên bộ phận một cửa đã đẩy thời gian hẹn trả lên thêm vài ngày để giải quyết Còn về việc lưu thừa thành phần hồ sơ, đơn vị giải trình rằng đơn vị lưu cả những giấy tờ xuất trình của công dân với giấy tờ công dân cần nộp khi làm thủ tục, vì hiện nay chưa có quy định rõ ràng về việc lưu giấy tờ xuất trình Vấn đề này cũng được đưa ra tại cuộc họp giao ban 06 tháng với Sở Tư pháp, tuy nhiên vẫn chưa có thống nhất việc cần lưu hay không cần lưu các tài liệu xuất trình Vì vậy, cán bộ một cửa đã tự photo các giấy tờ khi công dân xuất trình và đóng dấu

“ đã đối chiếu bản chính” để lưu, không cần công dân nộp, để làm căn cứ xác định trách nhiệm khi xảy ra vấn đề

Đoàn kiểm tra đã ghi nhận các vấn đề trên vào biên bản kiểm tra và thông qua tại cuộc họp với UBND xã A, huyện Ba Vì, thành phố Hà Nội

Phân tích tình huống:

Thứ nhất, trong tình huống trên, xét về thời hạn giải quyết thủ tục hành chính đăng ký kết hôn của anh Nguyễn Hoàng Nam và chị Cao Mỹ Hạnh, theo quy định tại Nghị định 158/2005/NĐ-CP, trong thời hạn 03 ngày, kể từ ngày nhận đủ giấy tờ hợp lệ, nếu xét hai bên nam nữ có đủ điều kiện kết hôn theo quy định của Luật hôn nhân và gia đình thì UBND cấp xã đăng ký kết hôn cho hai bên nam nữ Trong trường hợp cần xác mình, thì thời hạn nói trên được kéo dài

thêm không quá 05 ngày Nhưng trong hồ sơ đăng ký kết hôn của anh Nam và chị Hạnh, không có việc phải xác minh, nên thời hạn giải quyết là 03 ngày Tuy nhiên, ngày tiếp nhận hồ sơ là 06/4/2015, ngày hẹn trả là 16/4/2015, là 10 ngày, nếu xét ngày làm việc 09 ngày làm việc, vượt quá thời hạn quy định về giải quyết thủ tục hành chính

Thứ hai, xét về thành phần hồ sơ Với thủ tục đăng ký kết hôn, công dân phải nộp tờ khai đăng ký kết hôn, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của người

cư trú tại nơi khác đến đăng ký kết hôn Xuất trình chứng minh nhân dân để đối chiếu Tuy nhiên, cán bộ một cửa xã A đã thu cả 02 bản sao chứng thực chứng minh nhân dân của chị Hạnh và anh Nam, 02 bản sao chứng thực sổ hộ khẩu, mà đây là những giấy tờ xuất trình, hiện nay đang có nhiều quan điểm về việc lưu hay không lưu những giấy tờ xuất trình này Tương tự như vậy, với thủ tục đăng

ký khai sinh của cháu Đinh Thu Trang, cán bộ bộ phận một cửa đã lưu giấy tờ công dân cần xuất trình

Sau khi nghe đơn vị giải trình về vấn đề lưu thừa thành phần hồ sơ, do cán

bộ bộ phận một cửa tự phô tô mà không yêu cầu công dân nộp, vì chưa có quy định, chưa có sự thống nhất giữa các ý kiến về vấn đề lưu giấy tờ xuất trình, nên

đoàn kiểm tra đã ghi nhận vào biên bản kiểm tra, thông qua tại cuộc họp giao ban với UBND xã, sẽ đưa vấn đề tại cuộc họp tổng kết kiểm tra của toàn thành phố để trao đổi lấy ý kiến

2.2 Xác định mục tiêu xử lý tình huống.

Giải quyết các vấn đề do tình huống đặt ra: Nếu không thực hiện quá trình kiểm tra công tác kiểm soát thủ tục hành chính tại bộ phân một cửa xã A sẽ không phát hiện ra rất nhiều trường hợp giải quyết hồ sơ quá thời hạn của cán bộ

tư pháp tại đây

Kịp thời chấn chỉnh những sai phạm của các cán bộ, công chức tư pháp, bảo đảm pháp chế, quyền lợi ích chính đáng của công dân

Nắm bắt được thực tế thực hiện giải quyết các thủ tục hành chính và những vướng mắc chưa được thống nhất trong hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính Có hướng chỉ đạo và hướng dẫn kịp thời trong hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính

Giải quyết hài hòa giữa tính pháp lý, lợi ích kinh tế và lợi ích xã hội

2.3 Phân tích nguyên nhân và hậu quả:

Nguyên nhân chủ quan dẫn đến tình huống:

Xét về vấn đề giải quyết hồ sơ quá thời hạn, nguyên nhân chủ quan là do tinh thần trách nhiệm làm việc của cán bộ tư pháp và cán bộ bộ phận một cửa của UBND xã A, huyện Ba Vì, thành phố Hà Nội Hoạt động tham quan học tập

mô hình mà UBND xã tổ chức là rất thiết thực và cần thiết, tuy nhiên cần có sự sắp xếp về thời gian và bố trí nhân sự hợp lý, tránh việc cả cơ quan đi tham quan không có cán bộ trực tiếp công dân, và việc giải quyết thủ tục hành chính không đúng theo quy định Lỗi dẫn đến việc giải quyết quá hạn là do lỗi trực tiếp của cán bộ, công chức xã A Mặt khác, cán bộ một cửa đã tự ý hẹn trả kết quả quá thời hạn quy định của pháp luật mà chưa thông qua lãnh đạo UBND xã

Nguyên nhân khách quan dẫn đến tình huống:

Xét về vấn đề lưu thừa thành phần hồ sơ do sự không rõ ràng giữa các quy định của pháp luật dẫn đến việc không thống nhất trong việc lưu hồ sơ Bởi hiện nay, chưa có văn bản nào quy định rõ ràng việc lưu giấy tờ xuất trình, theo Quyết định 4322/QĐ-UBND ngày 01/10/2012 của UBND Thành phố Hà Nội về việc công bố TTHC mới ban hành, TTHC được sửa đổi bổ sung hoặc thay thế, TTHC bị hủy bỏ hoặc bãi bỏ trong lĩnh vực tư pháp thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Tư pháp/UBND cấp huyện/ UBND cấp xã trên địa bàn thành phố Hà Nội, đã tách phần giấy tờ cần xuất trình và giấy tờ yêu cầu công dân nộp thành

02 mục tách biệt nhau, như vậy công dân chỉ cần nộp những giấy tờ yêu cầu phải nộp Và thực tiễn hiện nay là cải cách hành chính, hướng đến việc đơn giản hóa thủ tục theo hướng có lợi cho người dân và cho cả cơ quan nhà nước Việc

cắt giảm một số thành phần hồ sơ không quan trọng trong thủ tục hành chính là cần thiết, vì vậy không cần lưu những giấy tờ xuất trình của công dân Tuy nhiên, có một số ý kiến lại cho rằng, giấy tờ cần công dân xuất trình vẫn phải lưu thành bộ hồ sơ, để làm căn cứ khi xác định trách nhiệm, bởi theo quy định tại Nghị định 06/2012/NĐ-CP sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định 158/2005/NĐ-CP về quản lý hộ tịch chỉ quy định “ các giấy tờ phải nộp và xuất trình khi thực hiện các việc hộ tịch theo quy định được lập thành 01 bộ hồ sơ”

Vấn đề này cũng đã được đưa ra tại Cuộc họp giao ban của Sở Tư pháp và các phòng Tư pháp trên địa bàn thành phố Hà Nội, nhưng chưa thống nhất, do vậy một số phòng Tư pháp của các quận huyện vẫn hướng dẫn việc lưu các giấy

tờ xuất trình, nhưng các giấy tờ này do cán bộ một cửa tự photo để lưu mà không yêu cầu công dân nộp Khi nghe đơn vị giải trình và xét trên thực tiễn kiểm tra tại một số đơn vị khác trên địa bàn thành phố Hà Nội, đoàn kiểm tra cũng ghi nhận thực tế này xảy ra ở một số các quận huyện, xã phường mà đoàn

đã tiến hành kiểm tra

Phân tích hậu quả:

Thứ nhất, sự thiệt hại về kinh tế: việc lưu các giấy tờ xuất trình của công dân, Trưởng bộ phận một cửa UBND xã A giải trình rằng là do cán bộ một cửa

tự photo khi công dân xuất trình để làm căn cứ, lập thành hồ sơ lưu Như vậy, đặt ra câu hỏi, vậy chi phí về máy photo, giấy photo, mực,… do ai bỏ ra? Trên thực tế, chi phí này do tự UBND chi trả, tốn một khoản ngân sách của Nhà nước Mặt khác, đơn vị giải trình rằng không yêu cầu công dân nộp các giấy tờ xuất trình, nhưng trên thực tế, khi kiểm tra có thấy rằng một số giấy tờ xuất trình như Chứng minh nhân dân, sổ hộ khẩu,… trong hồ sơ lưu là bản sao có chứng thực Khi đoàn kiểm tra hỏi về việc đơn vị tự photo, nhưng một số hồ sơ lại là bản sao có chứng thực, đơn vị giải trình rằng do công dân xuất trình bản sao có chứng thực nên cán bộ một cửa lưu luôn mà không photo lại Do vậy, chưa thể xác thực tính chính xác có hay không việc cán bộ một cửa yêu cầu công dân nộp

các giấy tờ xuất trình Nếu cán bộ một cửa yêu cầu công dân nộp các giấy tờ xuất trình, đã vi phạm, gây tốn kém chi phí cho công dân

Thứ hai, việc cán bộ một cửa hẹn trả kết quả giải quyết thủ tục đăng ký kết hôn của chị Hạnh và anh Nam quá thời gian quy định là vi phạm quy định của pháp luật, giảm sút tính nghiêm minh của pháp luật, mất uy tín và lòng tin của công dân vào cơ quan, cán bộ công chức nhà nước

2.4 Xây dựng, phân tích và lựa chọn phương án giải quyết.

2.4.1 Phương án 1:

Nội dung phương án 1:

Trong khoảng thời gian UBND xã A tổ chức đi tham quan cho cán bộ, công chức, nhân viên làm việc tại xã Lãnh đạo xã cần sắp xếp thời gian hợp lý vào cuối tuần, ngày nghỉ để không ảnh hưởng đến công việc của UBND Ngoài ra, nếu UBND xã tổ chức trong ngày hành chính, cần sắp xếp một số cán bộ ở lại trực

để tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả cho công dân, tránh để tình trạng cả cơ quan nghỉ trong ngày làm việc Trước đó, các cán bộ chuyên môn cần giải quyết

hồ sơ trong thời hạn quy định, hoặc giải quyết trước hạn chuyển ra bộ phận một cửa để trả cho công dân đúng trong thời hạn quy định Đối với việc lưu hồ sơ, những giấy tờ tài liệu cần công dân xuất trình, cán bộ một cửa không lưu, bởi theo quy định tại Nghị định 06/2012/NĐ-CP sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định 158/2005/NĐ-CP về quản lý hộ tịch quy định “ các giấy tờ phải nộp

và xuất trình khi thực hiện các việc hộ tịch theo quy định được lập thành 01 bộ

hồ sơ” và đối với một số thủ tục như thủ tục đăng ký khai sinh có quy định

“Trong trường hợp cán bộ Tư pháp hộ tịch biết rõ về quan hệ hôn nhân của cha

mẹ trẻ em, thì không bắt buộc phải xuất trình Giấy chứng nhận kết hôn” Như vậy, các giấy tờ này chỉ cần công dân xuất trình, hoặc không cần xuất trình nên không cần lưu

Trong trường hợp này, đoàn kiểm tra sẽ lập biên bản về việc giải quyết thủ tục đăng ký kết hôn của chị Cao Mỹ Hạnh và anh Nguyễn Hoàng Nam quá