Xử lý tình huống kiểm tra việc giải quyết hồ sơ hành chính đăng ký kết hôn và đăng ký khai sinh tại ubnd phường lê lợi, thị xã sơn tây, thành phố hà nội

Em xin vận dụng cáckiến thức đã học và thực tiễn xử lý các công việc tại Phòng Kiểm soát thủ tụchành chính vào bài tiểu luận cuối khóa về “ Xử lý tình huống kiểm tra việc giảiquyết hồ sơ

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên, em xin chân thành cảm ơn đến Ban Giám đốc Sở Tư pháp

Hà Nội và các anh chị đồng nghiệp phòng Kiểm soát thủ tục hành chính đã tạođiều kiện tốt nhất cho em hoàn thành khóa học Em cũng xin gửi lời cảm ơn sâusắc đến Ban Giám đốc Trường Đào tạo cán bộ Lê Hồng Phong, cô giáo Chủnhiệm lớp K3A-2015 Nguyễn Thị Diệu Hà và tập thể giảng viên trong trường đãluôn chỉ dạy, hướng dẫn cho chúng em những kiến thức, kỹ năng về công tácquản lý hành chính nhà nước trong toàn khóa học Bồi dưỡng kiến thức quản lýnhà nước ngạch chuyên viên

Hà Nội, ngày tháng năm 2015

Học viên

ĐẶNG THỊ KIM QUYÊN

MỤC LỤC

PHẦN 1: LỜI NÓI ĐẦU………3

1.1 Lý do lựa chọn đề tài………3

1.2 Mục tiêu của đề tài………4

1.3 Phương pháp của đề tài………4

1.4 Phạm vi nghiên cứu đề tài……….4

1.5 Bố cục………5

PHẦN 2: NỘI DUNG……… ……… 6

2.1 Mô tả tình huống……….………….6

2.2 Xác định mục tiêu xử lý tình huống……….………… 8

2.3 Phân tích nguyên nhân và hậu quả……….…………9

2.4 Xây dựng, phân tích và lựa chọn phương án giải quyết……….11

2.4.2 Phương án 1……….….11

2.4.2 Phương án 2……….………13

2.4.3 Phương án 3……….………14

2.5 Lập kế hoạch tổ chức thực hiện phương án đã chọn……… 16

PHẦN 3: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ……… ……… 19

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO……….22

PHẦN I LỜI NÓI ĐẦU

1 Lý do lựa chọn đề tài:

Kiểm soát thủ tục hành chính là nhiệm vụ trực tiếp, cụ thể, thiết thực, cóhiệu quả, góp phần bảo đảm thực hiện mục tiêu về cải cách hành chính, giúphoàn thiện và nâng cao chất lượng văn bản quy phạm pháp luật, bảo đảm quyền

và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp, nâng cao hiệu lực,hiệu quả của bộ máy hành chính nhà nước trong bối cảnh hội nhập khu vực vàquốc tế

Hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính là hoạt động mang tính chuyên môn,nghiệp vụ cao, được thực hiện theo một quy trình chặt chẽ, từ khâu kiểm soátquy định thủ tục hành chính ở giai đoạn soạn thảo văn bản quy phạm pháp luậtđến việc tổ chức thực hiện, rà soát, đánh giá thủ tục hành chính và kiểm tra việcthực hiện kiểm soát thủ tục hành chính Thực hiện tốt nhiệm vụ kiểm soát thủtục hành chính là một trong những yếu tố quan trọng bảo đảm thành công củacông tác cải cách thủ tục hành chính Từ thực tiễn đó, vào cuối năm 2013, hoạtđộng kiểm soát thủ tục hành chính đã được chuyển giao từ Văn phòng Chínhphủ về Bộ Tư pháp để khẳng định rõ vị trí, vai trò của hoạt động này trong hệthống quản lý hành chính nhà nước Ở địa phương, Sở Tư pháp có chức năngtham mưu, giúp UBND cấp tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về côngtác kiểm soát thủ tục hành chính Theo đó, Sở Tư pháp được tiếp nhận PhòngKiểm soát thủ tục hành chính để tham mưu, giúp Giám đốc Sở Tư pháp tổ chứcthực hiện công tác kiểm soát thủ tục hành chính

Bản thân em là chuyên viên Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính, thuộc Sở

Tư pháp Hà Nội - là cơ quan chuyên môn thuộc UBND Thành phố Hà Nội, thựchiện chức năng tham mưu, giúp UBND thành phố quản lý nhà nước về kiểmsoát thủ tục hành chính, đã công tác tại phòng trong khoảng thời gian gần 01

phòng, được tìm hiểu về hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính và được thamgia vào Đoàn kiểm tra liên ngành của thành phố thực hiện công tác kiểm tracông tác kiểm soát thủ tục hành chính của một số quận huyện, sở ngành trên địabàn thành phố Hà Nội Bên cạnh đó, trải qua khóa học Bồi dưỡng kiến thứcquản lý nhà nước về ngạch chuyên viên tại lớp Chuyên viên K3A-2015 củaTrường Đào tạo cán bộ Lê Hồng Phong, em được trang bị những kiến thức vềquản lý nhà nước và các kĩ năng trong thực hiện công vụ Em xin vận dụng cáckiến thức đã học và thực tiễn xử lý các công việc tại Phòng Kiểm soát thủ tụchành chính vào bài tiểu luận cuối khóa về “ Xử lý tình huống kiểm tra việc giảiquyết hồ sơ hành chính đăng ký kết hôn và đăng ký khai sinh tại UBND phường

Lê Lợi, thị xã Sơn Tây, thành phố Hà Nội”

2 Mục tiêu của đề tài:

Giúp cho bản thân rèn luyện kỹ năng xử lý tình huống, nắm bắt được tìnhhình triển khai hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính, phát hiện kịp thời nhữngsai phạm của cán bộ, công chức trong khi thực hiện kiểm soát thủ tục hànhchính Hiểu được những khó khăn, vướng mắc và tổng kết kinh nghiệm để kịpthời hướng dẫn các đơn vị triển khai có hiệu quả công tác kiểm soát thủ tục hànhchính

3 Phương pháp nghiên cứu của đề tài:

Đề tài được nghiên cứu dựa trên cơ sở sử dụng phương pháp luận khoahọc của Chủ nghĩa Mác – Lênin: chủ nghĩa duy vật lịch sử và chủ nghĩa duy vậtbiến chứng; kết hợp với các phương pháp nghiên cứu phân tích, so sánh, tổnghợp, thống kê

4 Phạm vi nghiên cứu đề tài:

Tình huống diễn ra tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND

2.3 Phân tích nguyên nhân và hậu quả.

2.4 Xây dựng, phân tích và lựa chọn phương án giải quyết

2.5 Lập kế hoạch tổ chức thực hiện phương án đã chọn

PHẦN 3: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ

PHẦN 2 NỘI DUNG 2.1 Mô tả tình huống.

Ngày 22/7/2015, thực hiện Quyết định số 1849/QĐ-UBND ngày05/05/2015 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội về thành lập Đoànkiểm tra liên ngành và Kế hoạch số 31/KH-ĐKTLN ngày 04/06/2015 củaTrưởng Đoàn kiểm tra liên ngành, đoàn kiểm tra tiến hành kiểm tra hoạt độngkiểm soát thủ tục hành chính tại UBND phường Lê Lợi, thị xã Sơn Tây, thànhphố Hà Nội

Đoàn kiểm tra đã tiến hành kiểm tra về công tác chỉ đạo điều hành; côngtác rà soát, công khai thủ tục hành chính; công tác giải quyết thủ tục hành chính;tình hình tiếp nhận, xử lý phản ánh kiến nghị về quy định hành chính và việcthực hiện quy định hành chính của UBND phường Lê Lợi, thị xã Sơn Tây, thànhphố Hà Nội

Khi kiểm tra về công tác giải quyết thủ tục hành chính, đoàn kiểm tra xemxét Sổ tiếp nhận, theo dõi giải quyết TTHC của đơn vị, phát hiện có nhiềutrường hợp giải quyết quá thời hạn quy định Cụ thể, với hồ sơ đăng ký kết hôncủa anh Nguyễn Hoàng Nam và chị Cao Mỹ Hạnh, trú tại phường Lê Lợi, thị xãSơn Tây, Hà Nội Trong hồ sơ lưu tại Bộ phận một cửa gồm có: 01 Tờ khai đăng

ký kết hôn; 01 Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của anh Nguyễn Hoàng Nam;

02 bản sao chứng thực Chứng minh nhân dân của anh Nguyễn Hoàng Nam vàchị Cao Mỹ Hạnh, 02 bản sao chứng thực Sổ hộ khẩu của anh Nguyễn HoàngNam và chị Cao Mỹ Hạnh Trong sổ tiếp nhận, theo dõi giải quyết thủ tục hànhchính, ngày tiếp nhận hồ sơ là 06/4/2015, ngày hẹn trả trên phiếu là 16/4/2015

và ngày công dân nhận kết quả là 16/4/2015

Đoàn kiểm tra tiếp tục kiểm tra xác suất một số hồ sơ về đăng ký khai sinh,

cụ thể hồ sơ đăng ký khai sinh của cháu Đinh Thu Trang, hồ sơ gồm: 01 Giấy

chứng sinh, 01 Tờ khai đăng ký khai sinh, 01 Bản sao chứng thực Giấy Chứngnhận kết hôn của anh Đinh Công Anh và chị Hoàng Thị Mai, 01 bản sao Sổ hộkhẩu và 02 bản sao Chứng minh nhân dân của anh Công Anh và chị Mai ( cácbản sao này đều đóng dấu “đã đối chiếu bản chính”).

Đoàn kiểm tra yêu cầu Trưởng bộ phận một cửa phường Lê Lợi giải trình

về việc hẹn trả kết quả thủ tục đăng ký kết hôn của anh Nam và chị Hạnh vượtquá thời hạn quy định 05 ngày làm việc và việc đơn vị đã lưu các giấy tờ xuấttrình của công dân khi làm thủ tục mà không phải là giấy tờ yêu cầu công dânphải nộp, dẫn tới tình trạng lưu thừa thành phần hồ sơ trong hầu hết các thủ tục

mà đoàn đã kiểm tra

Đại diện Bộ phận một cửa đã trả lời, trong thời gian đó, UBND phường có

tổ chức cho cán bộ, công chức, nhân viên làm việc tại UBND phường đi nghỉmát tại Nghệ An, thời gian đó cán bộ phòng chuyên môn chưa xử lý được hồ sơ,vậy nên bộ phận một cửa đã đẩy thời gian hẹn trả lên thêm vài ngày để giảiquyết Còn về việc lưu thừa thành phần hồ sơ, đơn vị giải trình rằng đơn vị lưu

cả những giấy tờ xuất trình của công dân với giấy tờ công dân cần nộp khi làmthủ tục, vì hiện nay chưa có quy định rõ ràng về việc lưu giấy tờ xuất trình Vấn

đề này cũng được đưa ra tại cuộc họp giao ban 06 tháng với Sở Tư pháp, tuynhiên vẫn chưa có thống nhất việc cần lưu hay không cần lưu các tài liệu xuấttrình Vì vậy, cán bộ một cửa đã tự photo các giấy tờ khi công dân xuất trình vàđóng dấu “ đã đối chiếu bản chính” để lưu, không cần công dân nộp, để làm căn

cứ xác định trách nhiệm khi xảy ra vấn đề

Đoàn kiểm tra đã ghi nhận các vấn đề trên vào biên bản kiểm tra và thôngqua tại cuộc họp với UBND phường Lê Lợi, thị xã Sơn tây, thành phố Hà Nội

Phân tích tình huống:

Thứ nhất, trong tình huống trên, xét về thời hạn giải quyết thủ tục hànhchính đăng ký kết hôn của anh Nguyễn Hoàng Nam và chị Cao Mỹ Hạnh, theoquy định tại Nghị định 158/2005/NĐ-CP, trong thời hạn 03 ngày, kể từ ngàynhận đủ giấy tờ hợp lệ, nếu xét hai bên nam nữ có đủ điều kiện kết hôn theo quyđịnh của Luật hôn nhân và gia đình thì UBND cấp xã đăng ký kết hôn cho haibên nam nữ Trong trường hợp cần xác mình, thì thời hạn nói trên được kéo dàithêm không quá 05 ngày Nhưng trong hồ sơ đăng ký kết hôn của anh Nam vàchị Hạnh, không có việc phải xác minh, nên thời hạn giải quyết là 03 ngày Tuynhiên, ngày tiếp nhận hồ sơ là 06/4/2015, ngày hẹn trả là 16/4/2015, là 10 ngày,nếu xét ngày làm việc 09 ngày làm việc, vượt quá thời hạn quy định về giảiquyết thủ tục hành chính.

Thứ hai, xét về thành phần hồ sơ Với thủ tục đăng ký kết hôn, công dânphải nộp Tờ khai đăng ký kết hôn, Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của người

cư trú tại nơi khác đến đăng ký kết hôn Xuất trình chứng minh nhân dân để đốichiếu Tuy nhiên, cán bộ một cửa phường Lê Lợi đã thu cả 02 bản sao chứngthực Chứng minh nhân dân của chị Hạnh và anh Nam, 02 bản sao chứng thực sổ

hộ khẩu, mà đây là những giấy tờ xuất trình, hiện nay đang có nhiều quan điểm

về việc lưu hay không lưu những giấy tờ xuất trình này Tương tự như vậy, vớithủ tục đăng ký khai sinh của cháu Đinh Thu Trang, cán bộ bộ phận một cửa đãlưu giấy tờ công dân cần xuất trình

Sau khi nghe đơn vị giải trình về vấn đề lưu thừa thành phần hồ sơ, do cán

bộ bộ phận một cửa tự phô tô mà không yêu cầu công dân nộp, vì chưa có quyđịnh, chưa có sự thống nhất giữa các ý kiến về vấn đề lưu giấy tờ xuất trình, nênđoàn kiểm tra đã ghi nhận vào biên bản kiểm tra, thông qua tại cuộc họp giaoban với UBND phường, sẽ đưa vấn đề tại cuộc họp tổng kết kiểm tra của toànthành phố để trao đổi lấy ý kiến

2.2 Xác định mục tiêu xử lý tình huống.

Giải quyết các vấn đề do tình huống đặt ra: Nếu không thực hiện quá trìnhkiểm tra công tác kiểm soát thủ tục hành chính tại Phường Lê Lợi, sẽ không pháthiện ra rất nhiều trường hợp giải quyết hồ sơ quá thời hạn của cán bộ tư pháp tạiđây.

Kịp thời chấn chỉnh những sai phạm của các cán bộ, công chức tư pháp,bảo đảm pháp chế, quyền lợi ích chính đáng của công dân

Nắm bắt được thực tế thực hiện giải quyết các thủ tục hành chính vànhững vướng mắc chưa được thống nhất trong hoạt động kiểm soát thủ tục hànhchính Có hướng chỉ đạo và hướng dẫn kịp thời trong hoạt động kiểm soát thủtục hành chính

Giải quyết hài hòa giữa tính pháp lý, lợi ích kinh tế và lợi ích xã hội

2.3 Phân tích nguyên nhân và hậu quả:

Nguyên nhân chủ quan dẫn đến tình huống:

Xét về vấn đề giải quyết hồ sơ quá thời hạn, nguyên nhân chủ quan là dotinh thần trách nhiệm làm việc của cán bộ tư pháp và cán bộ bộ phận một cửacủa UBND phường Lê Lợi, thị xã Sơn Tây, thành phố Hà Nội Hoạt động ngoạikhóa, du lịch mà UBND phường tổ chức là rất thiết thực và cần thiết, tuy nhiêncần có sự sắp xếp về thời gian và bố trí nhân sự hợp lý, tránh việc cả cơ quan đinghỉ mát, không có cán bộ trực tiếp công dân, và việc giải quyết thủ tục hànhchính không đúng theo quy định Lỗi dẫn đến việc giải quyết quá hạn là do lỗitrực tiếp của cán bộ, công chức phường Lê Lợi Mặt khác, cán bộ một cửa đã tự

ý hẹn trả kết quả quá thời hạn quy định của pháp luật mà chưa thông qua lãnh đạo UBND phường

Nguyên nhân khách quan dẫn đến tình huống:

Xét về vấn đề lưu thừa thành phần hồ sơ do sự không rõ ràng giữa các quyđịnh của pháp luật dẫn đến việc không thống nhất trong việc lưu hồ sơ Bởi hiệnnay, chưa có văn bản nào quy định rõ ràng việc lưu giấy tờ xuất trình, theoQuyết định 4322/QĐ-UBND ngày 01/10/2012 của UBND Thành phố Hà Nội vềviệc công bố TTHC mới ban hành, TTHC được sửa đổi bổ sung hoặc thay thế,TTHC bị hủy bỏ hoặc bãi bỏ trong lĩnh vực tư pháp thuộc thẩm quyền giải quyếtcủa Sở Tư pháp/UBND cấp huyện/ UBND cấp xã trên địa bàn thành phố HàNội, đã tách phần giấy tờ cần xuất trình và giấy tờ yêu cầu công dân nộp thành

02 mục tách biệt nhau, như vậy công dân chỉ cần nộp những giấy tờ yêu cầuphải nộp Và thực tiễn hiện nay là cải cách hành chính, hướng đến việc đơn giảnhóa thủ tục theo hướng có lợi cho người dân và cho cả cơ quan nhà nước Việccắt giảm một số thành phần hồ sơ không quan trọng trong thủ tục hành chính làcần thiết, vì vậy không cần lưu những giấy tờ xuất trình của công dân Tuynhiên, có một số ý kiến lại cho rằng, giấy tờ cần công dân xuất trình vẫn phảilưu thành bộ hồ sơ, để làm căn cứ khi xác định trách nhiệm, bởi theo quy địnhtại Nghị định 06/2012/NĐ-CP sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định158/2005/NĐ-CP về quản lý hộ tịch chỉ quy định “ các giấy tờ phải nộp và xuấttrình khi thực hiện các việc hộ tịch theo quy định được lập thành 01 bộ hồ sơ” Vấn đề này cũng đã được đưa ra tại Cuộc họp giao ban của Sở Tư pháp và cácphòng Tư pháp trên địa bàn thành phố Hà Nội, nhưng chưa thống nhất, do vậymột số phòng Tư pháp của các quận huyện vẫn hướng dẫn việc lưu các giấy tờxuất trình, nhưng các giấy tờ này do cán bộ một cửa tự photo để lưu mà khôngyêu cầu công dân nộp

Khi nghe đơn vị giải trình và xét trên thực tiễn kiểm tra tại một số đơn vịkhác trên địa bàn thành phố Hà Nội, đoàn kiểm tra cũng ghi nhận thực tế nàyxảy ra ở một số các quận huyện, xã phường mà đoàn đã tiến hành kiểm tra

Phân tích hậu quả:

Thứ nhất, sự thiệt hại về kinh tế: việc lưu các giấy tờ xuất trình của côngdân, Trưởng bộ phận một cửa UBND phường Lê Lợi giải trình rằng là do cán bộmột cửa tự photo khi công dân xuất trình để làm căn cứ, lập thành hồ sơ lưu.Như vậy, đặt ra câu hỏi, vậy chi phí về máy photo, giấy photo, mực,… do ai bỏra? Trên thực tế, chi phí này do tự UBND chi trả, tốn một khoản ngân sách củaNhà nước Mặt khác, đơn vị giải trình rằng không yêu cầu công dân nộp các giấy

tờ xuất trình, nhưng trên thực tế, khi kiểm tra có thấy rằng một số giấy tờ xuấttrình như Chứng minh nhân dân, sổ hộ khẩu,… trong hồ sơ lưu là bản sao cóchứng thực Khi đoàn kiểm tra hỏi về việc đơn vị tự photo, nhưng một số hồ sơlại là bản sao có chứng thực, đơn vị giải trình rằng do công dân xuất trình bảnsao có chứng thực nên cán bộ một cửa lưu luôn mà không photo lại Do vậy,chưa thể xác thực tính chính xác có hay không việc cán bộ một cửa yêu cầu côngdân nộp các giấy tờ xuất trình Nếu cán bộ một cửa yêu cầu công dân nộp cácgiấy tờ xuất trình, đã vi phạm, gây tốn kém chi phí cho công dân

Thứ hai, việc cán bộ một cửa hẹn trả kết quả giải quyết thủ tục đăng kýkết hôn của chị Hạnh và anh Nam quá thời gian quy định là vi phạm quy địnhcủa pháp luật, giảm sút tính nghiêm minh của pháp luật, mất uy tín và lòng tincủa công dân vào cơ quan, cán bộ công chức nhà nước

2.4 Xây dựng, phân tích và lựa chọn phương án giải quyết.

2.4.1 Phương án 1:

Nội dung phương án 1:

Trong khoảng thời gian UBND phường Lê Lợi tổ chức đi nghỉ mát cho cán

bộ, công chức, nhân viên làm việc tại phường Lãnh đạo phường cần sắp xếp thờigian hợp lý vào cuối tuần, ngày nghỉ để không ảnh hưởng đến công việc củaUBND Ngoài ra, nếu UBND phường tổ chức trong ngày hành chính, cần sắp xếp