Luận văn công tác quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại cơ quan bộ lao động thương binh và xã hội

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI NGUYỄN MAI HƯƠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI CƠ QUAN BỘ LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG CHUYÊN NGÀNH: LƯU TRỮ HỌC Hà Nội, tháng 6/2021 BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI NGUYỄN MAI HƯƠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI CƠ QUAN BỘ LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG Chuyên ngành: Lưu trữ học Mã số: 8320303 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS TS Đào Đức Thuận Hà Nội, tháng 6/2021 LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng hướng dẫn khoa học PGS.TS Đào Đức Thuận Các kết nghiên cứu đề tài trung thực Luận văn có tham khảo số nghiên cứu nhà khoa học, tư liệu tham khảo từ tài liệu cơng trình nghiên cứu thích rõ ràng Tác giả luận văn Nguyễn Mai Hương LỜI CẢM ƠN Tác giả luận văn xin chân thành gửi lời cảm ơn đến nhà khoa học, tiến sĩ, giảng viên Khoa Văn thư - Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, lãnh đạo, công chức, viên chức công tác Bộ Lao động - Thương binh Xã hội nhiều chuyên gia, đồng nghiệp khác giúp đỡ, ủng hộ, tư vấn bảo tận tình trình thực đề tài nghiên cứu Đặc biệt, xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới PGS.TS Đào Đức Thuận, người trực tiếp hướng dẫn tạo điều kiện giúp tơi hồn thành đề tài luận văn Xin trân trọng cảm ơn gia đình bạn bè động viên giúp đỡ để tơi vượt qua khó khăn sống để hoàn thành luận văn Tác giả luận văn Nguyễn Mai Hương DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT CNTT Công nghệ thông tin LĐTBXH Lao động - Thương binh Xã hội TLLT Tài liệu lưu trữ TLLTĐT Tài liệu lưu trữ điện tử VTLTNN Văn thư Lưu trữ Nhà nước MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu vấn đề Mục tiêu nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu .4 Phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Đóng góp (tính mới) luận văn Bố cục luận văn PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG KHÁI QUÁT VỀ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ .6 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Tài liệu 1.1.2 Tài liệu điện tử 1.1.3 Tài liệu lưu trữ điện tử 1.1.4 Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử 10 1.2 Đặc điểm giá trị pháp lý tài liệu điện tử 13 1.3 Cơ sở pháp lý quản lý tài liệu điện tử Việt Nam 14 1.4 Trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử 16 1.5 Kinh nghiệm số quan, ngành quản lý tài liệu lưu trữ điện tử 17 Tiểu kết chương 19 CHƯƠNG THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI CƠ QUAN BỘ LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI 20 2.1 Khái quát tổ chức hoạt động Bộ Lao động - Thương binh xã hội 20 2.1.1 Lịch sử hình thành Bộ Lao động - Thương binh Xã hội 20 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn 20 2.1.3 Cơ cấu tổ chức 22 2.1.4 Tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phịng Hành 22 2.2 Thực trạng công tác quản lý tài liệu lưu trữ điện tử Bộ Lao động Thương binh Xã hội 23 2.2.1 Chủ trương Bộ phổ biến, ban hành văn quản lý tài liệu lưu trữ điện tử 23 2.2.2 Đầu tư hạ tầng công nghệ thông tin 26 2.2.3 Đào tạo, bồi dưỡng nhân lực làm công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử Bộ Lao động - Thương binh xã hội .28 2.2.4 Kiểm tra, hướng dẫn công tác lưu trữ tài liệu điện tử Bộ Lao động - Thương binh xã hội 29 2.2.5 Tổ chức thực nghiệp vụ lưu trữ tài liệu điện tử Bộ Lao động - Thương binh xã hội 31 2.3 Nhận xét công tác quản lý tài liệu lưu trữ điện tử Bộ LĐTBXH 39 2.3.1 Ưu điểm 39 2.3.2 Hạn chế nguyên nhân 41 Tiểu kết chương 42 CHƯƠNG GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI CƠ QUAN BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI 43 3.1 Nhóm giải pháp tổ chức quản lý 43 3.1.1 Hoàn thiện hệ thống văn quy phạm pháp luật đạo thực kế hoạch phát triển hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử .43 3.1.2 Tăng cường số biện pháp quản lý tài liệu lưu trữ điện tử 45 3.2 Nhóm giải pháp cơng nghệ 46 3.2.1 Xây dựng sở liệu tài liệu lưu trữ điện tử 46 3.2.2 Nâng cao sở hạ tầng, thiết bị khoa học kĩ thuật 48 3.3 Nhóm giải pháp người 52 3.3.1 Đào tạo nâng cao trình độ nhân lực văn thư - lưu trữ .52 3.3.2 Áp dụng chế độ thi đua - khen thưởng, chế tài có liên quan .53 Tiểu kết chương 55 KẾT LUẬN .56 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Tài liệu vật mang tin hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân Càng ngày người nhận thức vai trò tài liệu hoạt động đời sống xã hội Vì vậy, người ln có ý thức gìn giữ tài liệu tài sản quý giá Có tài liệu sản sinh nhằm giải công việc trước mắt, giải xong lúc tài liệu khơng cịn giá trị Bên cạnh đó, có tài liệu chứa đựng thơng tin không phục vụ giải vấn đề mà cịn giúp ích việc tra cứu, xác minh, tổng kết, nghiên cứu giai đoạn Những tài liệu cần phải lưu giữ lại để phục vụ nhu cầu lâu dài quốc gia, quan tổ chức Tài liệu lưu trữ tài liệu có giá trị, hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân lưu giữ lại bảo quản kho lưu trữ nhằm phục vụ mục đích thực tiễn, khoa học lịch sử Hiện nay, trước cách mạng khoa học công nghệ, việc ứng dụng thành tựu mà khoa học kỹ thuật mang lại vào công tác văn thư lưu trữ lại trở nên cấp thiết Vì thế, tài liệu điện tử đời, vừa để phục vụ người ngày tốt hơn, vừa phù hợp với xu tất yếu thời đại công nghệ Việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, ứng dụng công nghệ số vừa thúc đẩy nâng cao suất, chất lượng dịch vụ, lực cạnh tranh ngành, lĩnh vực này, đồng thời tạo thị trường to lớn thúc đẩy phát triển kinh tế số hội cho Việt Nam bứt phá lên Với mục tiêu quản lý tập trung, thống khai thác có hiệu tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ lợi ích chung, cơng tác văn thư - lưu trữ Việt Nam Lãnh đạo cấp quan tâm đạt nhiều kết định, công tác quản lý tài liệu điện tử bước vào nề nếp, hồ sơ, tài liệu lưu trữ khai thác, sử dụng mang lại hiệu kinh tế, xã hội, lĩnh vực ngành quản lý Ở lĩnh vực hệ thống tổ chức công tác văn thư - lưu trữ cần thiết trọng Công tác quản lý tài liệu lưu trữ điện tử kỹ vô quan trọng mà cán cần nắm vững Song thực tế, việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử số quan, tổ chức sơ sài, chưa trọng triển khai Vì khâu quan trọng, mắt xích khơng thể thiếu máy quản lý Nhà nước Hiện nay, chủ trương xây dựng Chính phủ điện tử thực hiện, ngành Văn thư Lưu trữ đứng trước hội thách thức Bộ LĐTBXH quan đầu ngành khẳng định rằng, tài liệu lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử tài sản quốc gia, tài nguyên thông tin đáng tin cậy chiến lược phủ điện tử Trước bối cảnh hình thành phát triển hình thức lưu trữ điện tử bên cạnh công tác lưu trữ truyền thống Bộ LĐTBXH, cần phải đổi công tác quản lý ngành Văn thư - lưu trữ thông qua việc hình thành sách quản lý vĩ mơ, đồng thời phục vụ tốt mục tiêu cải cách hành nhà nước nhu cầu toàn xã hội Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử Bộ LĐTBXH cịn mẻ chưa có nghiên cứu hay đề tài lĩnh vực Chính vậy, sở nghiên cứu lý luận văn thư, lưu trữ; quy định pháp luật Việt Nam tài liệu điện tử, tài liệu lưu trữ điện tử; khảo sát thực tế sau thời gian nghiên cứu học tập, định chọn vấn đề: “Công tác quản lý tài liệu lưu trữ điện tử quan Bộ Lao động - Thương binh Xã hội ” làm đề tài luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học Lịch sử nghiên cứu vấn đề Bộ LĐTBXH từ thành lập đến nay, số lượng văn hình thành ngày nhiều, nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu ngày cao Yêu cầu giải công việc địi hỏi phải nhanh chóng, xác hơn, hoạt động quản lý tài liệu lưu trữ điện tử cịn nhiều khó khăn, làm ảnh hưởng tới cơng tác quản lý, tìm kiếm khai thác sử dụng tài liệu Tài liệu lưu trữ điện tử loại hình hồn tồn mới, việc áp dụng chúng thực tiễn quan hành nhà nước cịn hạn chế Các nghiên cứu thức công bố quản lý tài liệu điện tử Việt Nam khơng có nhiều quản lý tài liệu điện tử vấn đề khó, phức tạp quan Liên quan đến vấn đề này, có số đề tài luận văn ngành Lưu trữ học sâu nghiên cứu đề tài '“Quản lý tài liệu điện tử hành Văn phòng Trung ương Đảng - Thực trạng giải pháp” Trần Ngọc Sơn công tác Văn ... bảo quản theo nghiệp vụ lưu trữ kỹ thuật công nghệ thông tin hệ thống quản lý tài liệu điện tử 1.1.4 Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử Quản lý tài liệu điện tử việc kiểm soát tác động vào tài liệu. .. tài liệu lưu trữ điện tử quản lý tài liệu lưu trữ điện tử; Hai là: Đánh giá thực trạng quản lý tài liệu lưu trữ điện tử quan Bộ LĐTBXH; Ba là: Đề xuất số giải pháp hồn thiện cơng tác quản lý tài. .. tài liệu lưu trữ điện tử quan Bộ LĐTBXH Chương 3: Giải pháp hồn thiện cơng tác quản lý tài liệu lưu trữ điện tử quan Bộ LĐTBXH PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG KHÁI QUÁT VỀ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU