Xây dựng chương trình quản lý trang thiết bị văn phòng tại UBND phường tân thịnh, thành phố thái nguyên, tỉnh thái nguyên

LỜI MỞ ĐẦU  Lí do chọn đề tài Trang thiết bị văn phòng là một trong các yếu tố quan trọng bảo đảm năng suất, chất lượng của công tác văn phòng, đồng thời cũng là một trong các yếu tố g

LỜI CẢM ƠN

Hơn 10 tuần thực hiện khóa luận cùng với sự giúp đỡ và tạo điều kiện của Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế - Trường Đại học Công nghệ Thông tin và Truyền thông - Đại học Thái Nguyên tại đơn vị UBND Phường Tân Thịnh, Thành Phố Thái Nguyên, Tỉnh Thái Nguyên với sự hướng dẫn trực tiếp, chỉ bảo tận tình giáo viên hướng dẫn cô Nguyễn Thị Thanh Thủy, em đã hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp cùng với báo cáo và chương trình đầy đủ theo đúng thời gian quy định

Với khả năng và thời gian có hạn nên trong quá trình làm bài và hoàn thành bài không tránh khỏi những sai sót, em rất mong nhận được sự quan tâm, giúp đỡ, tạo điều kiện của Thầy, Cô để em hoàn thiện hơn bài báo cáo tốt nghiệp của mình

Em xin bày tỏ lòng biết ơn tới sâu sắc tới giáo viên hướng dẫn Nguyễn Thị Thanh Thủy đã tận tình giúp đỡ em để em hoàn thành bài báo cáo đúng tiến độ

Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN

Là một sinh viên của Khoa hệ thống thông tin kinh tế- Trường Đại học công nghệ thông tin và truyền thông- Đại học Thái Nguyên được thực tập tại đơn vị UBND Phường Tân Thịnh cùng với đề tài thực tập “Xây dựng chương trình quản lý trang thiết bị văn phòng tại UBND Phường Tân Thịnh, Thành Phố Thái Nguyên, Tỉnh Thái Nguyên” dưới sự hướng dẫn tận tình của cô giáo Nguyễn Thị Thanh Thủy em xin cam đoan nội dung và hình thức bài khóa luận tốt nghiệp trên hoàn toàn là do em viết, không xuyên tạc, không bịa đặt và hình thức bài khóa luận đúng với quy định của khoa đề ra

Trong bài khóa luận tốt nghiệp nội dung hoàn toàn dựa trên kiến thức được học trên nhà trường cùng với sự hướng dẫn của giáo viên nhà trường và đơn vị thực tập UBND Phường Tân Thịnh Được sự đồng ý và cho phép của đơn vị cung cấp số liệu và thông tin đưa vào chương trình báo cáo và bài khóa luận Chính vì thế em xin cam đoan bài khóa luận tốt nghiệp là của em do em viết

Em xin cam đoan và chịu trách nhiệm trước pháp luật về bài khóa luận tốt nghiệp của mình./

Thái Nguyên, ngày tháng năm

Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thị Nga

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

MỤC LỤC

DANH MỤC HÌNH ẢNH, BẢNG BIỂU

LỜI MỞ ĐẦU 1

Chương 1 TỔNG QUAN VỀ TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG 3

1.1 Tổng quan về trang thiết bị văn phòng 3

1.1.1 Khái niệm về trang thiết bị (Equiment) 4

1.1.2 Khái niệm về trang thiết bị văn phòng 7

1.1.3 Yêu cầu về quản lý và sử dụng trang thiết bị văn phòng 10

1.2 Tổ chức sử dụng và quản lý trang thiết bị, trang thiết bị văn phòng 10

1.3 Tổng quan về ứng dụng Microsoft Excel 2010 12

1.4 Các hàm Excel được ứng dụng trong hàm quản lý 17

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG TẠI UBND PHƯỜNG TÂN THỊNH, THÀNH PHỐ THÁI NGUYÊN, TỈNH THÁI NGUYÊN 23

2.1 Giới thiệu về UBND phường Tân Thịnh, thành phố Thái Nguyên 23

2.1.1 Tổng quan về UBND phường Tân Thịnh 23

2.1.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức 25

2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn 25

2.2 Thực trạng công tác đầu tư trang bị, sử dụng, quản lý trang thiết bị văn phòng tại UBND phường Tân Thịnh 30

2.2.1 Quy định của nhà nước về trang thiết bị văn phòng 30

2.2.2 Thực trạng quản lý trang thiết bị văn phòng tại UBND phường Tân Thịnh, TP Thái Nguyên 39

2.2.3 Một số nhận xét đánh giá công tác quản lý trang thiết bị văn phòng tại phường Tân Thịnh 43

2.3 Đề xuất giải pháp ứng dụng 45

Chương 3 ỨNG DỤNG MICROSOFT EXCEL TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG TẠI UBND PHƯỜNG TÂN THỊNH 46

3.1 Xây dựng bài toán quản lý trang thiết bị văn phòng văn phòng cụ thể 46

3.2 Thao tác thực hiện quản lý trang thiết bị văn phòng 52

3.3 Các giao diện cơ bản của chương trình 53

3.4 Một số kiến nghị 59

KẾT LUẬN 61

TÀI LIỆU THAM KHẢO 63

DANH MỤC HÌNH ẢNH, BẢNG BIỂU

Hình 1.1 Trang thiết bị văn phòng 4

Hình 1.2 Giao diện Microsoft Excel 2010 12

Hình 1.3 Tính năng chính của Excel 2010 15

Hình 1.4 Nhúng macro vào chương trình quản lý 18

Hình 1.5 Liên kết Hyperlink trong excel 19

Hình 1.6 Chức năng tìm kiếm trong chương trình quản lý 20

Hình 1.7 Bật cửa sổ tìm kiếm 20

Hình 1.8 Thực hiện tìm kiếm thông tin 21

Hình 1.9 In tài liệu 21

Hình 2.1 UBND Phường Tân Thịnh, Thành Phố Thái Nguyên, Tỉnh Thái Nguyên 23 Hình 2.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức UBND Phường Tân Thịnh 25

Hình 2.3 Thông tin dữ liệu thực tế 37

Hình 2.4 Bảng thống kê trang thiết bị văn phòng UBND Phường Tân Thịnh 40

Hình 2.5 Quy trình quản lý trang thiết bị văn phòng tại UBND Phường Tân Thịnh41 Hình 3.1 Phiếu nhập kho 47

Hình 3.2 Phiếu xuất kho 48

Hình 3.3 Mẫu báo cáo kết quả thống kê hàng năm 49

Hình 3.4 Bảng thống kê trang thiết bị văn phòng UBND Phường Tân Thịnh 50

Hình 3.5 Phiếu xuất kho trang thiết bị 51

Hình 3.6 Xây dựng chương trình quản lý trên tính năng Excel 2010 52

Hình 3.7 Bảng thống kê trang thiết bị văn phòng tại UBND phường Tân Thịnh 53

Hình 3.8 Giao diện chương trình quản lý trang thiết bị văn phòng 54

Hình 3.9 Dữ liệu nhà cung cấp trang thiết bị 55

Hình 3.10 Dữ liệu các phòng ban của cơ quan UBND Phường Tân Thịnh 56

Hình 3.11 Hồ sơ cán bộ UBND Phường Tân Thịnh 56

Hình 3.12 Bảng thống kê trang thiết bị 57

Hình 3.13 Bảng nhập trang thiết bị 57 Hình 3.14 Bảng xuất trang thiết bị tới các phòng ban 58 Hình 3.15 Phiếu xuất kho của chương trình quản lý trên Excel 2010 61

LỜI MỞ ĐẦU

 Lí do chọn đề tài

Trang thiết bị văn phòng là một trong các yếu tố quan trọng bảo đảm năng suất, chất lượng của công tác văn phòng, đồng thời cũng là một trong các yếu tố giúp cho cán bộ, công chức hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.Trong điều kiện khoa học kỹ thuật phát triển như hiện nay, các tiến bộ đó đã được ứng dụng rộng rãi trong công tác văn phòng, đặc biệt là việc ứng dụng tiến bộ công nghệ thông tin vào quá trình hiện đại hóa công tác văn phòng Trang thiết bị văn phòng gồm trang thiết bị được giao cho từng cán bộ, công chức sử dụng (bàn làm việc, tủ đựng hồ sơ, máy tính, máy ghi âm…) và các trang thiết bị làm việc sử dụng chung trong đơn vị (máy photocopy, máy điện thoại dùng chung, máy fax…)

Trong một tổ chức cơ quan hành chính nhà nước, việc tiếp nhận và sử dụng trang thiết bị văn phòng dựa vào quy mô cơ cấu tổ chức hoạt động của đơn vị được cấp trên cấp chi phí mua sắm trang thiết bị Việc đầu tư mua sắm trang thiết bị hạn hẹp về tài chính nên không thể thích là mua trang thiết bị theo tùy ý của cơ quan Mỗi thiết bị cơ quan có thời gian sử dụng và khai thác theo quy định của nhà nước Chỉ khi trang thiết bị bị hư hỏng nặng không thể sử dụng được nữa thì lúc đó mới được thanh lý và làm đơn xin cấp trang thiết bị mới Bởi vậy, việc hạn hẹp về tài chính trong việc đầu tư trang thiết bị cơ quan là yếu tố ảnh hưởng rất lớn đến quá trình khai thác và sử dụng trang thiết bị văn phòng Lúc này đòi hỏi cơ quan phải đưa

ra các biện pháp, cách thức quản lý trang thiết bị sao cho đảm bảo được về mặt quản lý trang thiết bị được lâu dài và tiện lợi nhất nhằm phục vụ tối đa nhất cho công tác văn phòng cũng như hoạt động chung của cơ quan

Chính vì vậy, em quyết định lựa chọn đề tài: “Nâng cao hiệu quả quản lý trang thiết bị văn phòng tại UBND Phường Tân Thịnh, Thành Phố Thái Nguyên, Tỉnh Thái Nguyên”

 Mục tiêu đề tài

“Nâng cao hiệu quả quản lý trang thiết bị văn phòng tại UBND Phường Tân Thịnh, Thành Phố Thái Nguyên, Tỉnh Thái Nguyên” để thực hiện công tác quản lý trang thiết bi văn phòng trên ứng dụng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động cũng như khai thác trang thiết bị sao cho hiệu quả nhất

 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Ứng dụng tại UBND phường Tân Thịnh, TP Thái Nguyên, Tỉnh Thái Nguyên

Tìm hiểu ứng dụng Microsoft Excel tính năng công dụng của nó, nhằm ứng dụng vào cơ quan UBND Phường

 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn

Như chúng ta đã biết ứng dụng Microsoft Excel là một trong những ứng dụng được ưa chuộng và sử dụng nhiều trong các cơ quan tổ chức danh nghiệp, bởi bản thân nó mang nhiều công dụng và tính năng thuận tiện cho các hoạt động của

cơ quan tổ chức có thể áp dụng được mà không mất phí mua ứng dụng thực hiện

Một tổ chức nếu không có sự ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình hoat động thì hiệu quả công việc không cao và mất thời gian công sức nhân lực rất nhiều chưa nói đến cả chi phí phát sinh khi thực hiện quản lý các hoạt động thủ công Chính vì thế ta có thể thấy rằng việc ứng dụng ứng dụng Microsoft Excel vào công tác quản lý trang thiết bị văn phòng là một việc vô cùng cần thiết và quan trọng, giúp cho hoạt động quản lý diễn ra thuận tiện hơn, hơn nữa góp phần tin học hóa công tác văn phòng

 Kết cấu khóa luận gồm 3 chương:

- Chương 1: Tổng quan về trang thiết bị văn phòng và công tác quản lý trang thiết bị văn phòng

- Chương 2: Thực trạng công tác quản lý trang thiết bị văn phòng tại UBND Phường Tân Thịnh, Thành phố Thái Nguyên, Tỉnh Thái Nguyên

- Chương 3: Ứng dụng Microsoft Execl trong quản lý trang thiết bị văn phòng tại UBND Phường Tân Thịnh

Mặc dù đã rất cố gắng để hoàn thiện đề tài nhưng vì còn hạn chế về kinh nghiệm và kiến thức nên việc tìm hiểu về những ứng dụng Microsoft Excel còn nhiều thiếu sót Vì vậy, em rất mong cô và các bạn thông cảm và đóng góp ý kiến

để cho bài báo cáo được hoàn thiện hơn

Chương 1

TỔNG QUAN VỀ TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC

QUẢN LÝ TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG 1.1 Tổng quan về trang thiết bị văn phòng

Mới đây, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số TTg ngày 17 tháng 11 năm 2015, có hiệu lực vào ngày 01/1/2016 quy định quản lý,

58/2015/QĐ-sử dụng máy móc, thiết bị của cơ quan Nhà nước Theo Điều 4 của Quyết định thì nguyên tắc trang bị, bố trí, sử dụng máy móc, thiết bị như sau:

“1 Nhà nước đảm bảo việc trang bị, kinh phí sử dụng máy móc, thiết bị đáp ứng nhu cầu và điều kiện làm việc của cơ quan, tổ chức, đơn vị theo chức năng, nhiệm vụ được giao; đảm bảo chất lượng máy móc, thiết bị đáp ứng yêu cầu từng bước hiện đại hóa công sở

2 Trường hợp một cán bộ giữ nhiều chức danh thì được áp dụng định mức trang bị máy móc, thiết bị văn phòng phổ biến theo chức danh cao nhất theo Quyết định này Khi người tiền nhiệm nghỉ hưu hoặc chuyển công tác khác mà các máy móc, thiết bị văn phòng phổ biến đã trang bị chưa đủ điều kiện thay thế theo quy định thì người mới được bổ nhiệm tiếp tục sử dụng máy móc, thiết bị văn phòng phổ biến đã trang bị cho người tiền nhiệm, không trang bị mới

3 Máy móc, thiết bị văn phòng của cơ quan, tổ chức, đơn vị được trang bị,

bố trí sử dụng theo đúng tiêu chuẩn, định mức quy định tại Quyết định này và các quy định về quản lý, sử dụng tài sản nhà nước

4 Máy móc, thiết bị được thay thế theo yêu cầu công tác của cơ quan, tổ chức, đơn vị khi đã sử dụng vượt quá thời gian theo chế độ quy định hoặc bị hư hỏng không thể tiếp tục sử dụng và được xử lý theo quy định của pháp luật về quản

lý, sử dụng tài sản nhà nước; trường hợp không có nguồn máy móc, thiết bị để điều chuyển thì cơ quan, tổ chức, đơn vị được mua mới theo đúng tiêu chuẩn, định mức quy định tại Quyết định này

5 Nghiêm cấm việc sử dụng máy móc, thiết bị quy định tại Quyết định này vào việc riêng; bán, trao đổi, tặng cho, cho mượn, cầm cố, thế chấp hoặc điều chuyển cho bất cứ tổ chức, cá nhân nào khi chưa được phép của cơ quan nhà nước

có thẩm quyền theo quy định của pháp luật

6 Việc trang bị máy móc, thiết bị văn phòng phục vụ hoạt động của dự án sử dụng vốn hỗ trợ chính thức ODA hoặc vốn viện trợ nước ngoài thực hiện theo Hiệp định đã được ký kết hoặc văn kiện dự án được cấp có thẩm quyền phê duyệt Trường hợp Hiệp định hoặc văn kiện dự án không quy định cụ thể số lượng, mức giá, chủng loại máy móc, thiết bị văn phòng; căn cứ vào đối tượng sử dụng thực hiện trang bị theo tiêu chuẩn, định mức quy định tại Quyết định này

7 Việc mua sắm, thuê, khoán kinh phí sử dụng máy móc, thiết bị cho cơ quan, tổ chức, đơn vị theo Quyết định này thực hiện theo quy định pháp luật về quản lý, sử dụng tài sản nhà nước và chỉ được thực hiện khi đã được bố trí kinh phí trong dự toán ngân sách nhà nước, quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp và các nguồn kinh phí hợp pháp khác tại các cơ quan, tổ chức, đơn vị.”

1.1.1 Khái niệm về trang thiết bị (Equiment)

Hình 1.1 Trang thiết bị văn phòng

Nói tới máy, thiết bị (Equiment) (theo cách thông dụng: máy móc, thiết bị) là

đề cập đến hai đối tượng, đó là “máy” và “thiết bị” “Máy” được hiểu là những vật được chế tạo gồm nhiều bộ phận, thường là phức tạp, dùng để thực hiện chính xác hoặc hàng loạt công việc chuyên môn nào đó; còn “Thiết bị” được hiểu là những bộ phận phụ trợ, được sử dụng để trợ giúp cho hoạt động của “máy”, hiện nay theo xu thế phát triển “thiết bị” ngày càng nhỏ gọn, đa năng và có thể liên kết với thiết bị

khác Trong thực tế, tùy theo cách lắp đặt, liên kết và sử dụng mà một bộ phận nào đấy, lúc này là “máy”, lúc khác, nơi khác lại là “thiết bị”

Thuật ngữ “máy, thiết bị” dùng trong định giá là những tài sản không cố định, là những máy riêng biệt hoặc cả một cụm, dây chuyền máy, thiết bị đồng bộ

Đề cập tới máy, thiết bị là hàm nghĩa đề cập tới các yếu tố về cơ, điện, điện tử… được kết hợp lại với nhau nhằm biến đổi năng lượng, nguyên vật liệu…thành các sản phẩm cụ thể phục vụ cho đời sống xã hội hoặc thực hiện một hay nhiều công năng khác nhau nào đó

1.1.1.1 Vai trò, tầm quan trọng của trang thiết bị

 Vai trò của trang thiết bị

- Có vai trò vô cùng quan trọng trong đời sống của con người

- Là cầu nối đưa con người hướng tới hiện đại ứng dụng khoa học kỹ thuật tiên tiến vào trong đời sống

- Nâng cao đời sống con người cũng như xã hội;

- Đảm bảo cho quá trình hoạt động diễn ra thuận lợi, nhanh chóng kịp thời và hiệu quả

 Tầm quan trọng của trang thiết bị

- Là yếu tố dẫn tới thành công trong hoạt động của cá nhân, tổ chức, cơ quan

- Thúc đẩy đất nước phát triển, hòa nhập với nền kinh tế tiến tiến trên thế giới

- Sẽ tiết kiệm được chi phí nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm, ít tiêu hao nhiên liệu hơn và lượng phế phẩm cũng ít đi Các khoản chi phí sửa chữa, bảo dưỡng máy móc thiết bị giảm

- Tăng khả năng cạnh trạnh với với nền kinh tế khác

1.1.1.2 Phân loại trang thiết bị

 Phân loại theo nhóm giá trị:

Máy, thiết bị chuyên dùng: Đây thường là những loại máy, thiết bị được sử dụng cho những nhiệm vụ đặc thù, có tính chuyên biệt, do vậy chúng thường ít hoặc không được giao dịch, mua bán phổ biến trên thị trường, nên việc thu thập thông tin

về giá cả thị trường của những loại máy, thiết bị chuyên dùng thường rất khó khăn, nhiều khi không có thông tin giao dịch thị trường

Máy, thiết bị thông thường, phổ biến: Đây là những máy, thiêt bị được sử dụng khá phổ thông trên thị trường, do vậy cúng thường xuyên được trao đổi, mua bán trên thị trường, nên việc thu thập thông tin về giao dịch, giá cả tương đối thuận lợi

Cách phân loại này giúp cho việc lựa chọn đúng phương pháp định giá Ta

có thể thấy rằng với máy, thiết bị chuyên dùng trong nhiều trường hợp phải sử dụng

cơ sở định giá là giá trị phi thị trường với phương pháp chi phí, còn trong trường hợp là máy, thiết bị thông thường, phổ biến sử dụng giá thị trường và phương pháp định giá phổ biến là phương pháp so sánh trực tiếp

 Phân loại theo tính chất, mục đích sử dụng

Cách phân loại này tương đối phổ biến, nhất là công tác hạch toán kế toán Theo tiêu thức này máy, thiết bị được phân ra:

- Máy, thiết bị động lực: Máy phát động lực; máy phát điện; máy biến áp và thiết bị nguồn điện, máy móc, thiết bị động lực khác

- Máy, thiết bị công tác: máy công cụ, máy móc thiết bị dùng trong ngành khai khoáng; máy kéo; máy dùng cho nông, lâm nghiệp; máy bơm nước và xăng dầu; thiêt bị luyện kim, gia công bề mặt chống gỉ và ăn mòn kim loại; thiết bị chuyên dùng sản xuất các loại hóa chất, máy móc, thiết bị chuyên dùng sản xuất vật liệu xây dựng, đồ sành sứ, thủy tinh, thiết bị chuyeend ùng sản xuất các linh kiện và điện tử, quang học, cơ khí chính xác; máy móc, thiết bị dùng trong các ngành sản xuất da, in văn phòng phẩm và văn hóa phẩm; máy móc, thiết bị sản xuất, chế biến lương thực, thực phẩm; máy móc, thiết bị điện ảnh, y tế; máy móc, thiết bị viễn thông, thông tin, điện tử, tin học và truyền hình; máy móc, thiết bị sản xuất dược phẩm; máy móc, thiết bị dùng trong ngành lọc hóa dầu, máy móc thiết bị xây dựng; cần cẩu; máy móc, thiết bị công tác khác

- Dụng cụ làm việc đo lường, thí nghiệm: Thiết bị đo lường, thử nghiệm các đại lượng cơ học, âm học và nhiệt học; thiết bị quang học và quang phổ; thiết bị điện và điện tử; thiết bị đo và phân tích lý hóa, thiết bị và dụng cụ đo phóng xạ; thiết bị chuyên ngành đặc biệt; khuôn mẫu dùng trong công nghiệp đúc; các thiết bị

đo lường, thí nghiệm khác

- Thiết bị và phương tiện vận tải: phương tiện vận tải đường bộ; phương tiện vận tải đường sắt; phương tiện vận tải đường thủy, phương tiện vận tải đường không; thiết bị vận chuyển đường ống; phương tiện bốc dỡ, nâng hàng; thiết bị và phương tiện vận tải khác

- Dụng cụ quản lý: Thiết bị tính toán, đo lường, máy móc, thiết bị thông tin, điện tử và ứng dụng tin học phục vụ quản lý, phương tiện và dụng cụ quản lý khác

Phân loại theo cách này giúp cho việc chọn nhóm chuyên gia định giá có khả năng am hiểu chuyên sâu về máy, thiết bị và tạo điều kiện để cập nhật, theo dõi đánh giá động thái vận hành, cũng như nắm các số liệu lịch sử, từ đó chuyên nghiệp hóa công

 Phân loại theo mức độ mới cũ của máy, thiết bị

- Máy, thiết bị mới: là các máy, thiết bị được mua sắm mới hoặc chế tạo mới, chưa từng đưa vào sử dụng

- Máy, thiết bị đã qua sử dụng: là các máy, thiết bị đã từng được sử dụng

1.1.2 Khái niệm về trang thiết bị văn phòng

Thiết bị văn phòng (Office Equiment )là những đồ dùng, vật dụng cần thiết hằng ngày cho các hoạt động và công việc trong lĩnh vực văn phòng như các máy photocopy, máy in, máy fax, máy tính, bàn ghế, tủ tài liệu văn phòng, giấy các loại, mực các loại , máy huỷ giấy, máy huỷ tài liệu, máy đóng sách, máy ép plastic,

1.1.2.1 Đặc điểm của trang thiết bị văn phòng

- Máy, thiết bị là tài sản có thể di dời được

Theo “khả năng di dời” thì máy, thiết bị được xếp vào nhóm động sản, có khả năng dịch chuyển từ nơi này đến nơi khác, nên mặt bằng giá máy, thiết bị mà nhất là máy, thiết bị mới thường không có sự chênh lệch lớn giữa các khu vực địa lý khác nhau Và cũng là hệ quả của đặc điểm có thể di dời được, nên trong định giá máy, thiết bị phải tính đến chi phí vận chuyển, lắp đặt…

- Máy, thiết bị có tính đa dạng và phong phú

Sự phát triển của khoa học – công nghệ làm xuất hiện ngày càng nhiều loại máy, thiết bị mới với những công năng và đặc tính kỹ thuật vượt trội, đòi hỏi nhà định giá máy, thiết bị phải không ngừng cập nhật nhằm nâng cao trình độ cũng như

sự hiểu biết về thị trường máy, thiết bị và nhất là cần phải có kiến thức sâu rộng về các khía cạnh kỹ thuật của máy, thiết bị nhằm đảm bảo chất lượng công tác định giá

- So với bất động sản thường thì máy, thiết bị có tuổi thọ ngắn hơn

Khác với bất động sản (đất đai, nhà cửa, vật kiến trúc…) có tuổi thọ vật lý cũng như tuổi thọ kinh tế dài; còn máy, thiết bị thường có tuổi thọ ngắn hơn và phụ

thuộc nhiều yếu tố như: môi trường tự nhiên, trình độ sử dụng của con người, cường

độ thời gian làm việc của máy, thiết bị Đặc điểm này có ý nghĩa rất lớn trong định giá máy, thiết bị đã qua sử dụng, nắm chắc đặc điểm này người định giá có cơ sở hợp lý đánh giá chất lượng còn lại của máy, thiết bị, qua đó đưa ra kết quả hợp lý nhất về mức giá của máy, thiết bị cần định giá

- Máy, thiết bị có thể chuyển nhượng, thay đổi chủ sở hữu dễ dàng

Trừ một số máy, thiết bị đặc biệt, còn hầu hết các loại máy, thiết bị đều được cho là có “tính lỏng” về sở hữu cao hơn bất động sản, điều này thúc đẩy giao dịch máy, thiết bị nhiều hơn và qua đó cũng xuát hiện nhiều chứng cớ thị trường về các giao dịch tương tự nhiều hơn, đây là điều kiện thuận lợi cho việc ước tính giá trị thị trường của máy, thiết bị

1.1.2.2 Vai trò, tầm quan trọng của trang thiết bị văn phòng trong công tác quản lý

 Vai trò của trang thiết bị văn phòng trong công tác quản lý

- Điều hành và quản lý công việc dễ dàng;

- Tiết kiệm thời gian làm việc và đạt hiệu quả cao;

- Hỗ trợ cho việc truyền đạt, báo cáo, thuyết trình;

- Là những máy móc, dụng cụ cần thiết không thể thiếu nhằm phục vụ cho công tác văn phòng

- Giảm bớt lao động nặng nhọc;

- Thực hiện đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý diễn ra suôn sẻ;

- Nhờ có trạng thiết bị tiên tiến mà từ đó đưa ra các sáng kiến mẫu mã phù hợp với từng loại công việc, vận dụng phù hợp cho mỗi nhóm đối tượng khác nhau, làm cho hiệu suất công việc được nâng cao;

- Tạo môi trường làm việc hoàn mỹ, chuyên nghiệp và hiện đại;

 Tầm quan trọng của trang thiết bị văn phòng trong công tác quản lý

- Là một yếu tố quan trọng giúp cho các nhà lãnh đạo và nhân vên văn phòng điều hành công việc được tông suốt, xử lý kịp thời nhanh chóng, năng suất lao động được nâng cao

- Thiết bị văn phòng tốt và đầy đủ không những giúp cho công việc được tiến hành thuận lợi mà còn góp phần gìn giữ sức khỏe cho nhân viên làm việc được lâu dài, chất lượng công tác đươc đảm bảo

1.1.2.3 Phân loại trang thiết bị văn phòng

Thiết bị văn phòng là những vật dụng có mặt trong một văn phòng mà thiếu

nó văn phòng sẽ không thể hoạt động đó Thiết bị văn phòng bao gồm nhiều vật dụng khác nhau, dưới đây là những thiếu bị văn văn cơ bản nhất

 Các loại máy văn phòng

Máy văn phòng cũng là những đồ dùng không thể ở các công sở hay văn phòng làm việc của một cơ quan tổ chức nào đó Những loại máy thường thấy ở văn phòng là máy tính, máy chiếu, máy in, máy phô, máy hủy tài liệu

 Các loại giấy văn phòng

Giấy là thiết bị văn phòng quan trọng số 1 trong mỗi văn phòng, hoặc bất cứ nơi làm việc nào của một cơ quan tổ chức Cụ thể, quan trọng hàng đầu sẽ là giấy A4 với những công dụng không thể quan trọng hơn như để in, phô tô các tài liệu, thông báo, nội quy, văn bản công văn…

Kế tiếp, hẳn là các giấy note dành cho mỗi cán bộ cơ quan trong việc ghi nhớ những việc quan trọng hay những ghi nhớ trong quá trình giải quyết công việc Bên cạnh đó, các loại giấy như: giấy in hóa đơn, chứng từ bán hàng, tem sản phẩm cũng

là những loại giấy rất cần thiết

 Các loại bút văn phòng

Người ta thường nói "giấy bút", vậy nên có giấy thì phải có bút Cùng với giấy, bút là một trong những thiết bị văn phòng thiết yếu nhất ở nơi làm việc Thông dụng nhất chăc chắn là bút bi, ngoài ra, cán bộ văn phòng còn cần đến bút chì, bút cắm bàn hay bút xóa, bút dạ, bút laser để phụ vụ cho quá trình làm việc hay thuyết trình

 Các loại sổ văn phòng

Các văn phòng công ty sẽ cần đến các loại sổ thông dụng như sổ sách kế toán

và các loại sổ văn phòng Trong đó, các loại sổ sách dành cho văn phòng sẽ bao gồm: phiếu thu, phiếu chi, sổ công văn, sổ văn bản đi- văn bản đến, sổ lương, Sổ văn phòng thường là sổ loại to, thường phát cho các phòng ban đảm nhận công việc nào thì ghi chép lại trong quá trình làm việc để làm căn cứ về sau

 Các Folder đựng tài liệu

Hầu như văn phòng nào cũng phải sử dụng loại thiết bị văn phòng này, nó giúp lưu trữ hồ sơ và tài liệu, qua đó giúp cho công việc quản lý các loại giấy tờ này đạt hiệu quả hơn, chuyên nghiệp hơn Vật dụng này rất hữu ích cho các nhân viên

lưu trữ tài liệu phục vụ cho quá trình làm việc, đặc biệt là trong những buổi gặp gỡ khách hàng, ký kết hợp đồng

có thể dễ dàng nhìn thấy ở các nơi làm việc của bất cứ công ty nào đang hoạt động

1.1.3 Yêu cầu về quản lý và sử dụng trang thiết bị văn phòng

Trang thiết bị văn phòng là một trong các yếu tố quan trọng bảo đảm năng suất, chất lượng của công tác văn phòng, đồng thời cũng là một trong các yếu tố giúp cho cán bộ, công chức hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình

Trong điều kiện khoa học kỹ thuật phát triển như hiện nay, các tiến bộ đó đã được ứng dụng rộng rãi trong công tác văn phòng, đặc biệt là việc ứng dụng tiến bộ công nghệ thông tin vào quá trình hiện đại hóa công tác văn phòng

Trang thiết bị văn phòng gồm trang thiết bị được giao cho từng cán bộ, công chức sử dụng (bàn làm việc, tủ đựng hồ sơ, máy tính, máy ghi âm…) và các trang thiết bị làm việc sử dụng chung trong đơn vị (máy photocopy, máy điện thoại dùng chung, máy fax…)

1.2 Tổ chức sử dụng và quản lý trang thiết bị, trang thiết bị văn phòng

Trang thiết bị kỹ thuật trong văn phòng là thành phần “cách mạng” trong công cuộc hiện đại hóa văn phòng, trang thiết bị hiện nay ngày càng được cải tiến, sáng chế với nhiều chủng loại hết sức đa dạng, phong phú và giá thành rẻ

Các phương tiện kỹ thuật làm văn bản như máy đánh chữ, máy tính tạo ra những khả năng, những thuận lợi rất to lớn trong các khâu soạn thảo văn bản, lưu trữ, hệ thống hóa và tra tìm các dữ liệu

Các phương tiện thiết bị truyền tin, truyền văn bản như fax và cao hơn nữa là Internet…cùng các thiết bị viễn thông được sử dụng rộng rãi giúp cho việc nối mạng thông tin cục bộ, toàn quốc gia và toàn cầu được dễ dàng, thuận lợi Các vật dụng thông thường trong văn phòng từ bút viết, bìa cặp, ghim kẹp đến các giá kệ hồ sơ…ngày càng tiện dụng với hình thức mẫu mã đẹp, giá cả thích hợp

Tuy nhiên, trang thiết bị cũng như môi trường văn phòng được cải thiện phần lớn nhờ con người đưa vào ứng dụng rộng rãi trong hoạt động văn phòng Do đó khâu tổ chức sử dụng trang thiết bị cũng cần được quan tâm

Giao các trang thiết bị cho các đơn vị và cá nhân chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý, khai thác, sử dụng và bảo quản

Xây dựng và ban hành nội quy, quy chế sử dụng tài sản công

Có sự kiểm kê đột xuất và định kỳ đối với trang thiết bị trong cơ quan, qua

đó đánh giá số lượng, chất lượng các trang thiết bị

Thường xuyên kiểm tra quá trình sử dụng, bảo quản các trang thiết bị

Xử lý các trường hợp rủi ro xảy ra có liên quan đến trang thiết bị văn phòng trong cơ quan, tổ chức

Đào tạo người sử dụng trang thiết bị văn phòng hiện đại đạt đến trình độ cao, theo hướng đa năng, toàn diện về nghiệp vụ, kỹ thuật Theo hướng đào tạo

đó, người lao động biết làm nhiều việc và thực hiện thành thạo nhiệm vụ công tác được giao

Xây dựng kế hoạch, theo dõi giám sát việc mua sắm và tình hình bảo quản,

sử dụng trang thiết bị

Giám sát, kiểm tra việc sử dụng trang thiết bị do các đơn vị, cá nhân được giao quản lý và sử dụng

Thực hiện chế độ khấu hao trang thiết bị vật tư theo qui định của Nhà nước

Đề xuất việc thanh lý, xử lý trang thiết bị hư hỏng hoặc không dùng đến để đảm bảo việc sử dụng có hiệu quả

Tổ chức sử dụng đáp ứng yêu cầu của cơ quan, đơn vị:

+ Sử dụng đúng mục đích;

+ Bảo quản theo yêu cầu;

+ Bảo dưỡng theo định kỳ;

+ Thay thế, sửa chữa khi cần thiết

Tóm lại, với sự phát triển của công nghệ thông tin, khoa học kỹ thuật, văn phòng sẽ được phát triển theo hướng hiện đại đòi hỏi những người làm công tác văn phòng ngoài kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn phải liên tục được đào tạo lại các kỹ năng, kỹ xảo của công nghệ thông tin, sử dụng thành thạo các trang thiết bị hiện đại

để phân tích, xử lý thông tin một cách khoa học Đây là vấn đề đặt ra trong công tác tuyển chọn, đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ những người làm công tác văn phòng ở các

cơ quan, đơn vị hiện nay để đáp ứng yêu cầu của sự nghiệp đổi mới, công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước

1.3 Tổng quan về ứng dụng Microsoft Excel 2010

Hình 1.2 Giao diện Microsoft Excel 2010

Microsoft Excel là chương trình xử lý bảng tính nằm trong bộ Microsoft

Office của hãng phần mềm Microsoft được thiết kế để giúp ghi lại, trình bày các thông tin xử lý dưới dạng bảng, thực hiện tính toán và xây dựng các số liệu thống kê trực quan có trong bảng từ Excel Cũng như các chương trình bảng tính Lotus 1-2-

3, Quattro Pro… bảng tính của Excel cũng bao gồm nhiều ô được tạo bởi các dòng

và cột, việc nhập dữ liệu và lập công thức tính toán trong Excel cũng có những điểm tương tự, tuy nhiên Excel có nhiều tính năng ưu việt và có giao diện rất thân thiện với người dùng

Trước đây, Microsoft đã giới thiệu một ứng dụng bảng tính được gọi

là Multiplan vào năm 1982, ứng dụng rất được phổ biến trên hệ điều hành CP/M, nhưng trên MS-DOS thì nó đã không còn được như vậy Điều đó đã thúc đẩy sự phát triển 1 chương trình bảng tính mới mang tên Excel với khẩu hiệu "'do everything 1-2-3 does and do it better'" Phiên bản đầu tiên của Excel được phát hành lần đầu tiên trên máy MAC năm 1985 và trên Windows (đánh số 2.0 xếp ngang hành với MAC và được tích hợp với môi trường run-time của windows) vào tháng 11 năm 1987 Lotus đã quá chậm trong việc phát hành 1-2-3 cho Windows và cho đến cuối năm 1988, Excel bắt đầu bán được nhiều hơn so với 1-2-3 và giúp Microsoft đạt được vị trí hãng phát triển ứng dụng hàng đầu Trung bình cứ 2 năm Microsoft lại ra mắt phiên bản mới của Excel 1 lần hoặc lâu hơn Phiên bản gần đây nhất là Excel 2016

Gần đây, Excel đã trở thành mục tiêu của một vụ kiện Lý do là một công ty khác đã bán một gói ứng dụng đã lấy tên "excel" trong công nghiệp tài chính trước

đó Kết quả của cuộc tranh cãi trên yêu cầu đối chiếu tất cà văn bản và hồ sơ pháp

lý của ứng dụng "Microsoft Excel" Tuy nhiên khi xử lý vụ việc này người ta đã lờ

nó đi và Microsoft luôn xử lý vấn đề khi họ mua nhãn hiệu của chương trình khác Microsoft cũng động viên người sử dụng kí tự XL như một cách viết tắt của chương trình Trong khi tên của chương trình đang được tranh cãi thì biểu tượng của nó vẫn mặc định là chữ X màu xanh lá cây và phần mở rộng của Excel là xls

Excel cung cấp cho người sử dụng khá nhiều giao diện làm việc Tuy nhiên, bản chất thì chúng đều giống nhau Excel là chương trình đầu tiên cho phép người

sử dụng có thể thay đổi font, kiểu chữ hay hình dạng của bảng tính, excel cũng đồng thời gợi ý cho người sử dụng nhiều cách xử lý vấn đề thông minh hơn Đặc biệt là excel có khả năng đồ thị rất tốt

Lần đầu tiên xuất hiện trong gói Microsoft Office năm 1993 Microsoft Word và Microsoft PowerPoint đã có 1 giao diện khá giống với Excel

Từ năm 1993, Excel đã bao gồm Visual Basic for Applications (viết tắt là VBA) Một ngôn ngữ lập trình dựa trên nền tảng củaVisual Basic, nó đã được thêm vào giúp tự động hóa các task trong Excel và cung cấp cho người dùng những hàm tùy biến VBA là một chương trình hữu ích, trong những phiên bản gần đây, nó đã bao gồm những môi trường phát triển tổng hợp(IDE) Chức năng ghi lại những đoạn Macro có thể tạo ra những đoạn mã VBA cho những hành động có tính chất lặp lại của người sử dụng, cho phép những thao tác thông dụng được tự động hóa, VBA cho phép tạo ra bảng biểu và điều kiện bên trong bảng tính để trực tiếp giao

thông với người sử dụng Ngôn ngữ hỗ trợ sử dụng (nhưng không tạo ra), DLL ActiveX(COM), những phiên bản về sau tăng thêm sự hỗ trợ dành cho các module, cho phép sử dụng các công nghệ lập trình hướng đối tượng cơ bản

Những hàm tự động được tạo ra bởi VBA đã giúp Excel trở thành một đối tượng cho những virus macro Đây là một lỗi nghiêm trọng trong Office, cho đến khi những nhà sản xuất ứng dụng chống virus bắt đầu phát hiện chúng Microsoft đã

có những biện pháp phòng ngừa những cách sử dụng sai trái bằng cách thêm vào các chức năng: Hoàn toàn bỏ đi tính năng Macro, kích hoạt macro khi mở workbook hoặc là tin tưởng những macro được công nhận bởi một nguồn đáng tin

Từ phiên bản 5.0 tới 9.0, Excel đã có những quả trứng phục sinh, mặc dù từ phiên bản 10 Microsoft đã có những tính toán để hạn chế thậm chí hoặc xóa bỏ hẳn những tính năng không được công bố trong các sản phẩm của họ

+ Tính toán đại số, phân tích dữ liệu

+ Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách

+ Truy cập các nguồn dữ liệu khác nhau

+ Vẽ đồ thị và các sơ đồ

+ Tự động hóa các công việc bằng các macro

+ Và nhiều ứng dụng khác để giúp chúng ta có thể phân tích nhiều loại hình bài toán khác nhau

 Những tính năng chính của ứng dụng Microsoft Excel

Hình 1.3 Tính năng chính của Excel 2010

 Sắp xếp dữ liệu của bạn

Sắp xếp dữ liệu dạng số hoặc văn bản của bạn trong bảng tính hoặc sổ làm việc Xem dữ liệu trong ngữ cảnh sẽ giúp bạn đưa ra các quyết định với đầy đủ thông tin

 Định dạng lại và sắp xếp lại

Khi bạn xem các cấu hình khác nhau, Excel sẽ tìm hiểu và nhận diện kiểu thao tác của bạn rồi tự động hoàn tất dữ liệu còn lại cho bạn Không cần công thức hoặc macro nào Tính năng tìm kiếm Cho Tôi Biết sẽ hướng dẫn bạn các lệnh đặc biệt mà bạn cần để nhận kết quả đang tìm kiếm

 Tiến hành phân tích

Excel sẽ thực hiện các phân tích phức tạp cho bạn Đồng thời, Excel cũng tóm tắt dữ liệu của bạn kèm theo bản xem trước của nhiều tùy chọn pivot table khác nhau nên bạn có thể so sánh chúng và chọn tùy chọn phù hợp với nội dung của bạn nhất

 Hiển thị bằng biểu đồ và đồ thị

Excel có thể đề xuất các biểu đồ và đồ thị mô tả đúng nhất các mẫu dữ liệu của bạn Nhanh chóng xem trước các tùy chọn của bạn rồi chọn biểu đồ và đồ thị thể hiện rõ nhất thông tin chuyên sâu của bạn

 Đánh dấu các xu hướng và mẫu

Làm nổi bật các xu hướng và mẫu trong dữ liệu của bạn bằng cách sử dụng các thanh, màu và biểu tượng để đánh dấu trực quan các giá trị quan trọng Tính năng dự đoán một lần bấm mới trong Excel 2016 sẽ tạo những dự đoán xu hướng trong tương lai về chuỗi dữ liệu của bạn chỉ bằng một lần bấm

 Chia sẻ từ đám mây

Đảm bảo mọi người có phiên bản mới nhất bằng cách chia sẻ sổ làm việc của bạn trong đám mây với OneDrive hoặc SharePoint để người khác có thể xem, chỉnh sửa và cộng tác Hoặc chỉ cần gửi email hay tin nhắn tức thời dưới dạng tệp đính kèm

 Cộng tác trong thời gian thực

Sau khi bạn đã lưu trang tính của mình vào OneDrive, OneDrive for Business hoặc SharePoint, bạn và nhóm của bạn có thể cộng tác với nhau trong thời gian thực với Excel Online Khi bạn và nhóm của bạn chỉnh sửa và thay đổi cho tài liệu của mình, lịch sử phiên bản được cải thiện trong Excel 2016 sẽ cho phép bạn xem hoặc quay lại những bản nháp trước đó

- Bảo mật thấp Xóa file dễ dàng, không có chế độ khôi phục file đã xóa…

- Tìm kiếm tra cứu chứng từ khó khăn

- Phụ thuộc vào nhân viên kế toán, vì thế khó trong việc bàn giao

- Đòi hỏi kĩ năng sử dụng thành thạo và kĩ năng công nghê

- File Macro của Excel dễ bị ứng dụng diệt virus nhầm là file virus nên dễ bị diệt

- Bất tiện trong báo cáo liên năm vì số liệu mỗi năm ở mỗi file độc lập

 Một số ứng dung thông thường của Excel trong công tác quản lý

Ngày nay công nghệ thông tin ngày càng phát triển và tầm quan trọng trong tất các lĩnh vực có thể nói công nghệ thông tin trở thành thước đo để đánh giá sự phát triển trí tuệ cũng như xã hội hiện đại ngày hôm nay, biến những thứ thủ công, thô sơ, truyền thống hướng tới tin học hóa công tác trong mọi lĩnh vực để công việc

có hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian và nhân lực hơn Điển hình với công tác tin học được ứng dụng trên Microsoft Excel 2010 ở một số lĩnh vực như:

- Công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến

- Quản lý lịch làm việc

- Xây dựng trương trình quản lý…

1.4 Các hàm Excel được ứng dụng trong hàm quản lý

 Gán macro

Macro là công cụ cho phép ghi lại các thao tác (các lệnh) của người sử dụng dưới dạng 1 danh sách các lệnh Khi ta gọi tới 1 macro (chạy macro), nó sẽ thực hiện lại các thao tác đó 1 cách tự động

Như vậy muốn tự động hóa một quá trình, ta cần thực hiện các công việc đó, dùng macro ghi lại và khi cần thực hiện quá trình đố tự động, ta cho chạy macro

1 Ghi lại các thao tác (tạo macro)

B1: Vào Tools\Macro\Record new macro

Hình 1.4 Nhúng macro vào chương trình quản lý

B2: Đặt tên macro, OK

B3: Thực hiện các thao tác muốn ghi lại

B4: Bấm nút Stop

2 Ứng dụng macro xây dựng chức năng tìm kiếm

Bước 1: Lập bảng dữ liệu gốc ở “sheet 1” (tên sheet bạn có thể thay đổi) Bước 2: Lập vùng điều kiện lọc (vùng để nhập vào các tiêu chí tìm kiếm) ở sheet2 Bước 3: Tạo một macro ghi lại thao tác lọc bằng Advanced Fillter: lọc dữ liệu gốc (sheet 1) với vùng điều kiện lọc (ở sheet 2) Kết quả lọc đặt ở một vị trí mới trong sheet 1

Bước 4: Tham chiếu tới kết quả lọc (ở sheet 1) bằng các phép gán thông dụng (dạng =sheet 1!a20) để có kết quả tìm kiếm

Bước 5: Gán macro vừa ghi cho nút Tìm kiếm

 Liên kết hyperlink

Hình 1.5 Liên kết Hyperlink trong excel

Bước 1: Các bạn chọn ô muốn chèn hyperlink , sau đó nhấn chuột phải và

chọn Hyperlink (hoặc các bạn chọn Insert -> Hyperlink, hay tổ hợp phím Ctrl + K)

Bước 2: Trong Insert Hyperlink, các bạn có thể chèn đường dẫn với các mục đích sau:

- Tạo hyperlink đến một trang web

- Tạo hyperlink đến một các sheet trong file

- Tạo hyperlink đến môt file excel mới được tạo

- Tạo hyperlink đến địa chỉ email

- Tạo hyperlink đến một sheet trong excel

Trong Insert Hyperlink các bạn chọn Place in This Document

Để liên kết đến một sheet nào đó trong file excel các bạn chọn tên sheet trong phần Or select a place in this document và nhập nội dung vào Text to display hoặc ScreenTip Sau đó các bạn nhấn chọn OK

Sau khi tạo liên kết, các bạn chỉ cần nhấn chọn hyperlink ngay lập tức con trỏ chuột sẽ chuyển đến sheet các bạn chọn

- Tạo hyperlink đến một file excel mới được tạo

Trong Insert Hyperlink các bạn chọn Create New Document

Các bạn nhấn vào Change và chọn đường dẫn cho file excel mới cần tạo, điền tên cho file cần tạo trong Name of new document Ngoài ra các bạn cũng nhập nội dung vào Text to display và ScreenTip nếu muốn

Sau đó các bạn nhấn OK, file excel mới được tạo sẽ hiển thị lên các bạn tắt

đi hoặc thao tác nếu muốn Lần sau khi muốn mở file mới được tạo lên các bạn chỉ cần nhấn chuột vào hyperlink mà các bạn đã liên kết Xuất hiện thông báo các bạn chọn Yes vậy là file excel mới được tạo sẽ hiển thị

 Chức năng tìm kiếm trong Excel

Với bảng tính Excel có lượng dữ liệu lớn việc tìm kiếm và thay thế các ô dữ liệu nếu làm theo cách thủ công rất mất thời gian Bài viết dưới đây hướng dẫn chi tiết cách sử dụng chức năng Find và Replace trong Excel

1 Tìm kiếm dữ liệu Find

Chú ý nên đặt con trỏ chuột tại vị trí đầu tiên của file Excel

Bước 1: Có 2 cách để bạn lựa chọn chức năng Find

Hình 1.6 Chức năng tìm kiếm trong chương trình quản lý

- Cách 1: Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + F

- Cách 2: Vào thẻ Home -> Chọn Find & Select -> Find

Bước 2: Hộp thoại xuất hiện nhập từ khóa cần tìm kiếm trong mục Find What -> Find Next

Hình 1.7 Bật cửa sổ tìm kiếm

Bước 3: Muốn tìm tất cả kích chọn Find All => kết quả:

Hình 1.8 Thực hiện tìm kiếm thông tin

 In tài liệu

Thao tác này bao gồm thay đổi kích thước trang, định dạng trang và chất lượng trang in Cụ thể như sau:

1 Thay đổi tùy chọn thiết lập trang:

Từ menu File > Print > Page Setup như hình dưới:

Hình 1.9 In tài liệu

Hộp thoại Page Setup xuất hiện, chúng ta có thể thấy có nhiều tùy chọn tương ứng với mỗi tab Chọn Page:

Thiết lập định hướng trang in: trong phần Orientation, kích vào các nút chọn Portrait (quay giấy dọc) hoặc Landscape (quay giấy ngang)

Thiết lập kích thước trang in:trong phần Scaling, chọn Adjust to: nhập tỷ lệ phần trăm (bạn có thể kích nút lên hoặc nút xuống để tăng hoặc giảm kích thước) Chọn Fit to: thiết lập độ rộng và chiều cao cho trang

Thiết lập những lựa chọn khác cho trang in:

Paper size Trong mục Paper size: lựa chọn khổ giấy từ danh sách xổ xuống

Print quality Trong mục Print quality: chọn chất lượng in từ danh sách xổ

xuống (dpi càng cao– chất lượng càng tốt)

Page

numbering

Để bắt đầu đánh số trang, chọn mục First page number: nhập sốtrang bạn muốn

2 Căn lề trang in:

Căn lề trang in trong Microsoft Excel bao gồm căn chỉnh lề trên, lề dưới, lề trái, phải của trang Bạn cũng có thể căn chỉnh để dữ liệu đặt ở giữa trang

Để thay đổi lề trang:

Trong Page Setup, chọn tab Margins

Kích lần lượt Top, Bottom, Left, Right và thay đổi các thiết lập

Kích vào Header để thay đổi lề đầu trang và Footer để thay đổi lề chân trang Kích OK

Chương 2

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG TẠI UBND PHƯỜNG TÂN THỊNH, THÀNH PHỐ THÁI NGUYÊN,

TỈNH THÁI NGUYÊN 2.1 Giới thiệu về UBND phường Tân Thịnh, thành phố Thái Nguyên

2.1.1 Tổng quan về UBND phường Tân Thịnh

Hình 2.1 UBND Phường Tân Thịnh, Thành Phố Thái Nguyên, Tỉnh Thái Nguyên

Tên cơ quan: UBND Phường tân thịnh

Mã số thuế 4600536791 được cấp vào ngày 02/04/2009

Lịch sử hình thành và phát triển của cơ quan:

Tân Thịnh là một phường thuộc thành phố Thái Nguyên, tỉnh Thái Nguyên

Phường Tân Thịnh có diện tích 3,63 km², dân số năm 2004 là 4822 người, mật độ dân số đạt 1328 người/km²

Phường nằm tại khu vực trung tâm của thành phố và tiếp giáp với phường Quang Trung ở phía đông bắc, phường Đồng Quang ở phía đông, phường Tân Lập ở phía đông nam bởi đường Thống Nhất (quốc lộ 3), giáp với phường Thịnh Đán ở phía tây nam và giáp với xã Quyết Thắng ở phía tây bắc

Địa bàn phường Tân Thịnh ngày nay trước đây thuộc xã Thịnh Đán của huyện Đồng Hỷ, phường Tân Thịnh được thành lập vào ngày 8 tháng 4 năm 1985 trên cơ sở các xóm Na Ranh, Lăng Cả, Tân Dược, Hồng Phong, Phúc Tiến, Phúc Thái và Tân Lập với diện tích 704 hécta thuộc xã Thịnh Đán, đến ngày 13 tháng 2 năm 1987, phường Tân Thịnh cũ được chia thành hai phường là Tân Thịnh và Tân Lập Đến ngày 9 tháng 1 năm 2004, phường Thịnh Đán được thành lập trên cơ sở 466,95 ha diện tích tự nhiên và 7,866 người của phường Tân Thịnh và một số diện tích của các phường xã khác, phường Tân Thịnh lúc này còn lại 363,35 ha (3,6 km²) diện tích tự nhiên và 4,822 người

Trên địa bàn phường Tân Thịnh có các tuyến đường lớn là Quang Trung (tỉnh lộ 260) và Thống Nhất (quốc lộ 3) chạy qua Nhiều cơ quan cũng đặt trụ sở tại phường Tân Thịnh như trụ sở Đại học Thái Nguyên, khoa Quốc tế của Đại học Thái Nguyên, phân hiệu Thái Nguyên của trường Đại học Giao thông Vận tải, Bệnh viện Lao Thái Nguyên

Trải qua 30 năm xây dựng và phát triển dưới sự lãnh đạo, chỉ đạo của cấp ủy Đảng, Chính quyền địa phương cùng sự đồng thuận, nhất trí cao trong các tầng lớp nhân dân, phường Tân Thịnh đã có những bước chuyển mình rõ nét, đời sống của nhân dân không ngừng được cải thiện và nâng cao Hiện nay, gần 100% đường giao thông liên tổ đã được bê tông hóa, cơ bản có điện thắp sáng phục vụ nhu cầu đi lại của nhân dân một cách thuận tiện Trên địa bàn có 6 dự án khu dân cư chiếm 20% tổng diện tích đất tự nhiên của toàn phường; 18/20 tổ dân phố đã có nhà văn hóa, thu nhập bình quân đầu người đạt 47 triệu đồng/người/năm, vượt so với Nghị quyết Đại hội Đảng bộ phường khóa VIII đề ra là 33 triệu đồng/người/năm Số hộ khá, giàu chiếm tỷ lệ gần 40% Số gia đình văn hóa hàng năm luôn đạt trên 94%, bình quân hàng năm có 77% tổ dân phố đạt danh hiệu tổ dân phố văn hóa; thu ngân sách hàng năm đều vượt kế hoạch thành phố giao; an ninh chính trị được giữ vững, trật

tự an toàn xã hội cơ bản được đảm bảo.v.v

Cùng với thực hiện có hiệu quả công tác phát triển kinh tế, xã hội, phường Tân Thịnh luôn chú trọng đến công tác xây dựng Đảng, xây dựng hệ thống chính trị Hiện nay, Đảng bộ phường có 28 chi bộ, qua bình xét hàng năm, số chi bộ đạt trong sạch vững mạnh chiếm 89% Các tổ chức chính trị xã hội đều đạt đơn vị vững mạnh xuất sắc, đơn vị tiên tiến, được tỉnh, thành phố khen thưởng

2.1.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức

Chủ Tịch UBND

Hình 2.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức UBND Phường Tân Thịnh

2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn

Dựa vào sơ đồ tổ chức trên thì có thể xác định được những nhiệm vụ, quyền hạn chung của Ủy ban nhân dân xã và riêng biệt của từng bộ phận trong Ủy ban nhân dân như sau:

 Thẩm quyền chung:

Tích cực, chủ động tham gia các công việc chung của Ủy ban nhân dân xã; tham dự đầy đủ các phiên họp Ủy ban nhân dân, cùng tập thể quyết định và chịu trách nhiệm về các vấn đề thuộc nhiệm vụ và quyền hạn của Ủy ban nhân dân xã; tổ chức chỉ đạo thực hiện chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật Nhà nước; kiên quyết đấu tranh chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí; tăng cường kiểm tra, đôn đốc cán bộ, công chức, Trưởng xóm hoàn thành các nhiệm vụ; thường xuyên học tập, nâng cao trình độ, nghiên cứu đề xuất với cấp có thẩm quyền về chủ trương, chính sách đang thi hành tại cơ sở;

Không được nói và làm trái các quyết định, chỉ thị của Ủy ban nhân dân xã

và văn bản chỉ đạo của cơ quan nhà nước cấp trên Trường hợp có ý kiến khác thì

P văn phòng

P Đội thuế

P Địa chính Xây dựng

P Bí Thư

P Văn hóa xã hội

vẫn phải chấp hành, nhưng được trình bày ý kiến với Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã

 Thẩm quyền chuyên môn

- Chủ tịch Ủy ban nhân dân

Chủ tịch Ủy ban nhân dân là người lãnh đạo và điều hành công việc của Ủy ban nhân dân, chịu trách nhiệm cá nhân về việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình cùng với tập thể Ủy ban nhân dân chịu trách nhiệm về hoạt động của Ủy ban nhân dân trước Hội đồng nhân dân cấp xã và trước cơ quan nhà nước cấp trên Chủ tịch Ủy ban nhân dân có những nhiệm vụ và quyền hạn sau đây:

Lãnh đạo công tác của Ủy ban nhân dân, các thành viên của Ủy ban nhân dân, các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân

Đôn đốc, kiểm tra công tác của các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình và Uỷ ban nhân dân cấp dưới trong việc thực hiện Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, nghị quyết của Hội đồng nhân dân và quyết định, chỉ thị của - - Uỷ ban nhân dân cùng cấp;

Áp dụng các biện pháp nhằm cải tiến lề lối làm việc; quản lý và điều hành bộ máy hành chính hoạt động có hiệu quả; ngăn ngừa và đấu tranh chống các biểu hiện quan liêu, vô trách nhiệm, hách dịch, cửa quyền, tham nhũng, lãng phí và các biểu hiện tiêu cực khác của cán bộ, công chức và trong bộ máy chính quyền địa phương

Tổ chức việc tiếp dân, xét và giải quyết kiến nghị, tố cáo, khiếu nại của nhân dân theo quy định của pháp luật

Triệu tập và chủ trì các cuộc họp của Ủy ban nhân dân

Chỉ đạo và áp dụng các biện pháp để giải quyết công việc đột xuất, khẩn cấp trong phòng, chống thiên tai, cháy, nổ, dịch bệnh, an ninh, trật tự và báo cáo Ủy ban nhân dân trong phiên họp gần nhất

Ra quyết định, chỉ thị để thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn của mình

Đình chỉ việc thi hành nghị quyết trái pháp luật của Hội đồng nhân dân cấp dưới trực tiếp và đề nghị Hội đồng nhân dân cấp mình bãi bỏ

Phê chuẩn kết quả bầu các thành viên của Uỷ ban nhân dân cấp dưới trực tiếp; điều động, đình chỉ công tác, miễn nhiệm, cách chức Chủ tịch, Phó Chủ tịch

Uỷ ban nhân dân cấp dưới trực tiếp; phê chuẩn việc miễn nhiệm, bãi nhiệm các thành viên của Uỷ ban nhân dân cấp dưới trực tiếp; bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều

động, cách chức, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức nhà nước theo sự phân cấp quản lý

Chủ tài khoản của đơn vị, trực tiếp điều hành ngân sách của xã theo phân

bổ của huyện

- Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân xã

Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo Quy chế làm việc và sự phân công của Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã; chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước Chủ tịch

Ủy ban nhân dân xã về việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được giao; cùng với Chủ tịch và các thành viên khác chịu trách nhiệm tập thể về những vấn đề Ủy ban nhân dân xã quyết định;

Trực tiếp chỉ đạo các lĩnh vực và địa bàn công tác do Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã phân công; chủ động xây dựng chương trình, kế hoạch triển khai các công việc theo lĩnh vực được phân công trên địa bàn; được sử dụng quyền hạn của Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã khi giải quyết các vấn đề thuộc lĩnh vực được giao Đối với những vấn đề vượt quá phạm vi thẩm quyền thì phải báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã quyết định;

Khi giải quyết công việc, nếu có vấn đề liên quan đến phạm vi và trách nhiệm giải quyết công việc của thành viên Ủy ban nhân dân khác thì chủ động trao đổi, phối hợp với thành viên đó để thống nhất cách giải quyết; nếu vẫn còn ý kiến khác nhau thì báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã quyết định;

Kiểm tra, đôn đốc cán bộ, công chức, Trưởng khu phố và Tổ trưởng Tổ dân phố thực hiện các chủ trương, chính sách, công việc thuộc lĩnh vực được giao theo quy định của pháp luật

Thay mặt Chủ tịch điều hành hoạt động của Ủy ban nhân dân xã khi Chủ tịch đi công tác

- Bộ phận chuyên trách công an

Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Ủy ban nhân dân về thực hiện nhiệm vụ được giao, cùng với các thành viên khác chịu trách nhiệm về hoạt động của Ủy ban nhân dân trước Hội đồng nhân dân xã và Ủy ban nhân dân huyện

Phụ trách công tác đảm bảo an ninh chính trị, trật tự xây dựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc, phòng cháy chữa cháy, lập lại trật tự an toàn giao thông, đẩy mạnh công tác phòng chống các tệ nạn xã hội, giáo dục, cảm hóa các đối tượng thuộc ngành quản lý

Xây dựng kế hoạch bảo vệ tốt các ngày lễ, tết, phòng chống bạo loạn và một số công tác quản lý hành chính khác theo sự phân công của Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã

Trực tiếp phụ trách đơn vị công an xã, có trách nhiệm tổ chức quản lý xây dựng đơn vị vững mạnh về mọi mặt

- Bộ phận chuyên trách quân sự

Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Ủy ban nhân dân về việc thực hiện nhiệm

vụ, quyền hạn đã được giao, cùng với các thành viên khác chịu trách nhiệm về hoạt động của Ủy ban nhân dân trước Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện

Phụ trách công tác quân sự địa phương, giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã trong công tác xây dựng kế hoạch phòng thủ, quản lý quân dự bị, xây dựng lực lượng dân quân tự vệ rộng rãi

Được phân công là Thường trực Hội đồng nghĩa vụ quân sự, tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã tổ chức tốt việc đăng ký quản lý thanh niên trong độ tuổi nghĩa vụ quân sư, điều động khám sức khỏe, thực hiện Pháp lệnh gọi thanh niên nhập ngũ hàng năm theo quy định Trực tiếp phụ trách đơn vị xã đội, có trách nhiệm tổ chức, xây dựng và quản lý đơn vị về mọi mặt

- Bộ phận chuyên trách địa chính – xây dựng

Giúp Thường trực ủy ban nhân dân xã theo dõi, quản lý và giải quyết các công việc thuộc lĩnh vực địa chính và xây dựng:

Tổ chức việc thực hiện xây dựng, duy tu, sửa chữa các công trình công cộng trong xã theo phân cấp (điện, nước, cống rãnh, hẻm, các khu vực trên địa bàn xã,…), kiểm tra quản lý và đề xuất cấp phép sửa chữa theo nguyện vọng các công trình nhà ở của công dân, kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xây dựng, ngăn chặn

và đề xuất biện pháp xử lý vi phạm theo quy định

Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, báo cáo hàng tháng và báo cáo đột xuất theo yêu cầu

- Bộ phận chuyên trách tài chính – kế toán

Giúp chủ tịch Ủy ban nhân dân xã trong công tác theo dõi, quản lý tình hình thu chi ngân sách

Lên kế hoạch dự toán và báo cáo ngân sách hàng tháng, quý, năm, bảo đảm chế độ tài chính cho đơn vị