Tìm hiểu công tác Văn thư – Lưu trữ tại Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa tỉnh Thanh Hóa

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Tính cấp thiết của đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 1 3. Mục đích nghiên cứu 2 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 2 5. Đối tượng, giới hạn phạm vi nghiên cứu 2 6. Phương pháp nghiên cứu 2 7. Cấu trúc của đề tài 3 B. PHẦN NỘI DUNG 4 CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG THANH HÓA VÀ VĂN PHÒNG SỞ 4 1.1. Khái quát về Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa 4 1.1.1. Lịch sử hình thành 4 1.1.2. Vị trí, chức năng và nhiệm vụ, quyền hạn 7 1.1.3. Cơ cấu tổ chức 16 1.2. Khái quát về Văn phòng Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa 16 1.2.1. Lãnh đạo Văn phòng Sở: 16 1.2.2. Nhiệm vụ của Văn phòng Sở: 16 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN THƯ, LƯU TRỮ VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG THANH HÓA TỈNH THANH HÓA 18 2.1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư, lưu trữ 18 2.1.1. Khái niệm công tác văn thư, lưu trữ 18 2.1.2. Nội dung, tính chất, đặc điểm, mục đích, ý nghĩa của công tác văn thư, lưu trữ 18 2.1.1.1. Nội dung, tính chất, đặc điểm, mục đích, ý nghĩa của công tác văn thư: 18 2.1.1.2. Nội dung, tính chất, đặc điểm, mục đích, ý nghĩa của công tác lưu trữ 20 2.2. Thực trạng công tác Văn thư, Lưu trữ tại Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa, tỉnh Thanh Hóa 23 2.2.1. Thực trạng công tác văn thư tại Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa, tỉnh Thanh Hóa……………. 23 2.2.2. Thực trạng công tác lưu trữ tại Sở tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa, tỉnh Thanh Hóa……. 34 2.2.2.1. Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 34 2.2.2.2. Phân loại tài liệu lưu trữ 34 2.2.2.3. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ 35 2.2.2.4. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ 35 2.2.2.5. Thống kê, bảo quản tài liệu lưu trữ 36 2.2.2.6. Tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 37 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG 40 3.1. Nhận xét, đánh giá 40 3.1.1. Ưu điểm 40 3.1.2. Nhược điểm 40 3.2. Nguyên nhân 41 3.3. Các giải pháp 42 C. PHẦN KẾT LUẬN 44 TÀI LIỆU THAM KHẢO 45 PHỤ LỤC 46

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

A PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu 1

3 Mục đích nghiên cứu 2

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 2

5 Đối tượng, giới hạn phạm vi nghiên cứu 2

6 Phương pháp nghiên cứu 2

7 Cấu trúc của đề tài 3

B PHẦN NỘI DUNG 4

CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG THANH HÓA VÀ VĂN PHÒNG SỞ 4

1.1 Khái quát về Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa 4

1.1.1 Lịch sử hình thành 4

1.1.2 Vị trí, chức năng và nhiệm vụ, quyền hạn 7

1.1.3 Cơ cấu tổ chức 16

1.2 Khái quát về Văn phòng Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa 16

1.2.1 Lãnh đạo Văn phòng Sở: 16

1.2.2 Nhiệm vụ của Văn phòng Sở: 16

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN THƯ, LƯU TRỮ VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG THANH HÓA TỈNH THANH HÓA 18

2.1 Cơ sở lý luận về công tác văn thư, lưu trữ 18

2.1.1 Khái niệm công tác văn thư, lưu trữ 18

2.1.2 Nội dung, tính chất, đặc điểm, mục đích, ý nghĩa của công tác văn thư, lưu trữ 18

2.1.1.1 Nội dung, tính chất, đặc điểm, mục đích, ý nghĩa của công tác văn thư: 18

2.1.1.2 Nội dung, tính chất, đặc điểm, mục đích, ý nghĩa của công tác lưu trữ 20

2.2 Thực trạng công tác Văn thư, Lưu trữ tại Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh

Hóa, tỉnh Thanh Hóa 23

2.2.1 Thực trạng công tác văn thư tại Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa, tỉnh Thanh Hóa……… 23

2.2.2 Thực trạng công tác lưu trữ tại Sở tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa, tỉnh Thanh Hóa…… 34

2.2.2.1 Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 34

2.2.2.2 Phân loại tài liệu lưu trữ 34

2.2.2.3 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ 35

2.2.2.4 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ 35

2.2.2.5 Thống kê, bảo quản tài liệu lưu trữ 36

2.2.2.6 Tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 37

CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG 40

3.1 Nhận xét, đánh giá 40

3.1.1 Ưu điểm 40

3.1.2 Nhược điểm 40

3.2 Nguyên nhân 41

3.3 Các giải pháp 42

C PHẦN KẾT LUẬN 44

TÀI LIỆU THAM KHẢO 45

PHỤ LỤC 46

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành bài báo cáo thực tập, tôi đã nhận được sự hướng dẫn nhiệttình từ các cán bộ, công chức tại Sở Tài nguyên và Môi trường và các thầy cô khoaQuản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Nhân đây, cho phép tôi bày tỏ lòng biết ơn chân thành đối với anh NguyễnVăn Bình – Chánh Văn phòng, chị Thiều Thị Hương – Chuyên viên VP Sở, chị LêThị Nhung – Chuyên viên Trung tâm công nghệ thông tin, Cô Phạm Thị Hằng –Chuyên viên VP Sở và các anh chị trong Sở đã hướng dẫn giúp đỡ tận tình tôitrong suốt quá trình thực hiện bài báo cáo thực tập này

Trong quá trình làm bài báo cáo thực tập tôi gặp khá nhiều khó khăn, mặtkhác do trình độ còn hạn chế và những nguyên nhân khác nên dù cố gắng song bàibáo cáo thực tập của tôi không tránh khỏi những hạn chế thiếu sót Vì thế, tôi rấtmong nhận được sự góp ý của các thầy cô trong trường, cũng như các bạn đọc

Những ý kiến đóng góp của mọi người sẽ giúp tôi nhận ra hạn chế và qua đótôi có thêm những nguồn tư liệu mới trên con trường học tập cũng như nghiên cứusau này

Tôi xin chân thành cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN

Tôi thực hiện bài báo cáo thực tập với tên đề tài: “Tìm hiểu công tác Văn thư– Lưu trữ tại Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa tỉnh Thanh Hóa”

Tôi xin cam đoan đây là bài báo cáo thực tập của tôi trong thời gian qua Tôixin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự cố không trung thực về thông tin sử dụngtrong bài báo cáo thực tập này

Hà Nội, ngày tháng năm 2017

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

STN&MT Sở Tài nguyên & Môi trường

A PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Văn phòng – một cụm từ khá quen thuộc với mỗi người - là một cơ quan,đơn vị của một tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp Văn phòng đặc biệt quan trọng đốivới cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Trong VP có một đơn vị cũng rất quan trọng

đó là Văn thư – Lưu trữ Tại đây, các văn bản quan trọng được tập trung và đượclưu lại, mọi thông tin đều được tổ chức tại đây Một cơ quan muốn hoạt động tốtđều phải có văn thư – lưu trữ Đất nước ngày càng phát triển kéo theo mọi thứ đềuthay đổi và văn thư – lưu trữ cũng vậy Mọi thứ đều có nhu cầu tăng lên và văn thư– lưu trữ cũng không ngoại lệ Ngày nay, khoa học về văn thư – lưu trữ đang đượcchú ý hơn để nâng cao ngành văn thư – lưu trữ Các vấn đề về văn thư –lưu trữ đềuđược quan tâm

Văn phòng Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa là một bộ phận trựcthuộc Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa và là một đơn vị giúp việc cho Sở.Văn phòng Sở đã và đang hoàn thành rất tốt các việc được giao góp phần cho sựphát triển của Sở Văn thư là một đơn vị trực thuộc Văn phòng Sở, Lưu trữ là mộtđơn vị trực thuộc Trung tâm Công nghệ Thông tin Hai đơn vị này ( văn thư – lưutrữ ) là những đơn vị nắm một vị trí quan trọng trong hoạt động phát triển của Sở

Là một sinh viên đã được học và nghiên cứu về vấn đề văn phòng, văn thư –lưu trữ Tôi nhận thấy đây là những bộ phận, đơn vị cực kỳ quan trọng đối với cơquan, tổ chức và là một trong những điều kiện tồn tại trong cơ quan, tổ chức Và tôimuốn xem xét thực tế, học hỏi những kiến thức, kỹ năng về văn phòng, văn thư –lưu trữ

Từ những lý do trên, tôi đã chọn đề tài “Tìm hiểu công tác Văn thư – Lưutrữ tại Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa tỉnh Thanh Hóa” làm đề tài nghiêncứu cho bài báo cáo lần thực tập thực tế này

2 Lịch sử nghiên cứu

- Thực tập thực tế tại Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa từ ngày10/1/2017 đến ngày 10/3/2017 theo lịch

- Tìm kiếm và tham khảo các thông tin trên mạng xã hội, internet, giáo trình

- Đưa ra những ưu – nhược điểm công tác Văn thư – Lưu trữ tại Sở

- Đưa ra những giải pháp nhằm khắc phục những nhược điểm khi thực hiệncông tác Văn thư – Lưu trữ tại Sở

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Khảo sát, tìm hiểu và đánh giá công tác Văn thư – Lưu trữ, từ đó đưa ranhững quan điểm làm sáng tỏ vấn đề

5 Đối tượng, giới hạn phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Công tác Văn thư – Lưu trữ

- Giới hạn phạm vi nghiên cứu: tại Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóatỉnh Thanh Hóa

6 Phương pháp nghiên cứu

Để đề tài được hoàn thiện, tôi có sử dụng một số phương pháp sau:

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu

- Phương pháp phân tích và tổng hợp

- Phương pháp khảo sát, phỏng vấn các cán bộ, công chức làm việc tại Sở TN

& MT Thanh Hóa tỉnh Thanh Hóa

- Phương pháp so sánh, đối chiếu

7 Cấu trúc của đề tài

Ngoài các phần như phần mở đầu và phần kết luận, tài kiệu tham khảo, phụlục thì đề tài có cấu trúc chia làm 3 chương:

Chương 1: Khái quát về Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa

Chương 2: Cơ sở lý luận về Công tác Văn thư, Công tác Lưu trữ và Thực trạngcông tác Văn thư – Lưu trữ tại Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa

Chương 3: Nhận xét, đánh giá và các giải pháp nâng cao công tác Văn thư – Lưutrữ tại Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa

A.

B PHẦN NỘI DUNGCHƯƠNG 1.

KHÁI QUÁT VỀ SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG THANH HÓA VÀ

- Thời kỳ trước tháng 6/1983: Phòng Quản lý Ruộng đất, thuộc UBND tỉnhThanh Hóa, từ cuối năm 1960 – 6/1983 Phòng Quản lý ruộng đất, trực thuộc TyNông nghiệp Thanh Hóa Các ông trưởng phòng thời kỳ này gồm: ông Lê QuangTiếp, ông Hoàng Đức Thắng ( 1971 – 1972), ông Lê Huy Ái Đội ngũ cán bộ côngnhân, viên chức giai đoạn này khoảng 20 người, lúc cao nhất đến 40 người, trong

đó bộ phận phân tích nông hóa thổ nhưỡng trên 20 người

- Từ tháng 6/1983 đến tháng 9 năm 1994: Ban Quản lý Ruộng đất trực thuộcUBND tỉnh Thanh Hóa , trên cơ sở bộ máy của Phòng Quản lý Ruộng đất thuộc TyNông Nghiệp và cán bộ từ Ban phân vùng Quy hoạch thuộc UB Kế hoạch tỉnh.Ban Quản lý Ruộng đất có chức năng, nhiệm vụ tham mưu, giúp UBND tỉnh thựchiện chức năng quản lý nhà nước về đất đai bao gồm: điều tra, khảo sát và phân bốcác loại đất; thống kê, đăng ký đất; qui hoạch sử dụng đất; giao đất, thu hồi đất,trưng dụng đất; thanh tra, kiểm tra việc chấp hành các chế độ, thể lệ quản lý việc

sử dụng đất; giải quyết các tranh chấp về đất; qui định các chế độ, thể lệ để quản lýviệc sử dụng đất và tổ chức việc thực hiện các chế độ, thể lệ này Tổ chức bộ máycủa Ban gồm: Phòng Hành chính tổng hợp, phòng Thanh tra Pháp chế, phòng Điềutra cơ bản, phòng Đăng ký thống kê; do yêu cầu của công tác đo đạc lập bản đồ địachính tháng 01/1994 Đội Đo đạc - Bản đồ được tách ra từ phòng Điều tra cơ bản

Số lượng cán bộ, công chức, viên chức khoảng 40 người.Lãnh đạo Ban thời kỳnày:

Trưởng Ban: Ông Lê Bạch Lan, nguyên PCT UBND tỉnh (6/1983- 2/1989);ông Lê Huy Ái ( 3/1989 - 9/1994).

Phó trưởng Ban: Ông Lê Huy Ái (7/1983 - 2/1989); ông Nguyễn Xuân An( 9/1989 - 9/1994); bà Bùi Thị Hiền (10/1989 - 9/1994)

- Từ tháng 9/1994 đến tháng 7/2003: Sở Địa chính thuộc UBND tỉnh ThanhHoá (thành lập theo Quyết định số 1039 TC/UBTH ngày 20/9/1994), trên cơ sở bộmáy tổ chức hiện có của Ban Quản lý ruộng đất Thanh Hoá Sở là cơ quan thammưu cho UBND tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về đất đai bao gồm:Điều tra, khảo sát, đo đạc, phân hạng đất đai và lập bản đồ địa chính; qui hoạch và

kế hoạch hoá việc sử dụng đất đai; qui định các chế độ, chính sách về quản lý, sửdụng đất đai và tổ chức việc thực hiện các chế độ, chính sách này; giao đất và thuhồi đất; đăng ký đất đai, lập và giữ sổ địa chính, thống kê đất đai, cấp giấy chứngnhận QSDĐ; thanh tra việc chấp hành các chế độ, thể lệ về quản lý sử dụng đấtđai; giải quyết các tranh chấp đất đai Cơ cấu tổ chức gồm: Phòng Tổ chức-Hànhchính-Tổng hợp, phòng Kế hoạch Tài chính, phòng Đo đạc - Bản đồ, phòng Thanhtra Pháp chế, phòng Đăng ký thống kê; 02 đơn vị sự nghiệp: Đoàn đo đạc Bản đồ

và Qui hoạch; Trung tâm Thông tin- Lưu trữ địa chính ( từ tháng 4/1997 trở vềtrước là Bộ phận Thông tin lưu trữ địa chính) Số lượng cán bộ, công chức, viênchức thời kỳ này lúc cao nhất 80 người Lãnh đạo Sở thời kỳ này:

Giám đốc Sở: Ông Lê Huy Ái (9/1994 - 02/1999), ông Nguyễn Văn Tiếu(3/1999 - 7/2003)

Phó Giám đốc Sở: Ông Nguyễn Văn Tiếu (4/1996 - 2/1999), ông NguyễnXuân An (9/1994 - 02/2000); ông Vũ Đình Xinh (10/1999 - 7/2003), ông Lê Thanh

Hà (10/1999-11/2002), ông Nguyễn Hanh Thành (11/1999-7/2003), bà Bùi ThịHiền (9/1994 – 7/2003)

- Từ tháng 7/2003 đến nay: Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hoá (đượcthành lập theo số 2434/2003/QĐ-UB ngày 28/7/2003) trên cơ sở bộ máy tổ chứchiện có của Sở Địa chính và tiếp nhận bàn giao các tổ chức thực hiện chức năngquản lý nhà nước về tài nguyên khoáng sản từ Sở Công nghiệp, tài nguyên nước từ

Sở Nông nghiệp và PTNT, môi trường từ Sở Khoa học - Công nghệ và Môi trường.

Sở Tài nguyên và Môi trường là cơ quan chuyên môn thuộc ủy ban nhân dân tỉnh,chịu trách nhiệm trước UBND tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về tàinguyên đất, tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, bảo vệ môi trường, khí tượngthuỷ văn, đo đạc bản đồ trên địa bàn tỉnh theo quy định của pháp luật Cơ cấu tổchức bộ máy của Sở hiện nay:

10 đơn vị quản lý nhà nước: Văn phòng Sở, Thanh tra Sở, Phòng Đo đạc Bản đồ, Phòng Chính sách đất đai (từ tháng 9/2008 trở về trước là phòng Đăng kýthông kê), Phòng Quản lý đất đai (trước đây là phòng Qui hoạch – kế hoạch; từtháng 9/2006 - 9/2008 là, Phòng Giao đất - Thuê đất), Phòng Tài nguyên khoánhsản và Phòng Tài nguyên nước (được tách ra từ phòng Quản lý tài nguyên nước vàkhoáng sản từ tháng 9/2006), Chi cục Bảo vệ môi trường (thành lập tháng 4/2008,trước đây là Phòng Quản lý môi trường), Chi cục Biển và Hải đảo (thành lập tháng3/2011 trước đây là Phòng Biển, Hải đảo và KTTV), Phòng Pháp chế (thành lậptháng 9/2010)

-7 đơn vị sự nghiệp gồm: Trung tâm Công nghệ thông tin (từ tháng 9/2008trở về trước là Trung tâm Thông tin tài nguyên và môi trường), Đoàn Đo đạc bản

đồ và Qui hoạch, Văn phòng Đăng ký QSD đất (thành lập tháng 6/2005), Trungtâm Quan trắc và Bảo vệ môi trường (thành lập tháng 10/2006) và Đoàn Mỏ - Địachất (tiếp nhận từ Sở Công nghiệp tháng 4/2004), Quỹ bảo vệ môi trường (thànhlập tháng 12/2011), Trung tâm Phát triển quỹ đất (tiếp nhận từ UBND tỉnh tháng11/2013)

Đội ngũ cán bộ công chức, viên chức, lao động của Sở trong thời kỳ này liêntục được tăng thêm Khi thành lập Sở (tháng 8/2003 có 77 người) Đến nay đội ngũcán bộ, công chức, viên chức, người lao động gồm 386 người: 103 biên chế hànhchính nhà nước, 79 biên chế sự nghiệp và 204 lao động hợp đồng tại các đơn vị sựnghiệp

Lãnh đạo Sở thời kỳ này:

Giám đốc Sở: Ông Nguyễn Văn Tiếu (8/2003-7/2005); ông Vũ Đình Xinh,(từ tháng 01/2006 đến 2015) Từ năm 2016 đến tháng 3/2017 hiện tại chưa cóGiám đốc Sở

Phó Giám đốc Sở: Ông Nguyễn Hanh Thành (8/2003-7/2007), bà Bùi ThịHiền (8/2003-11/2005), ông Vũ Đình Xinh (8/2003-12/2005), bà Nguyễn Thị Thuỷ(từ tháng 9/2006), ông Bùi Huy Hiền (từ tháng 7/2007), ông Trần Quang Trung(7/2007 - 3/2011), ông Lưu Trọng Quang (từ tháng 5/2010), ông Hoàng Như Đức(8/2010 - 12/2011), ông Nguyễn Minh Châu (từ tháng 12/2011), ông Hoàng VănThế (từ tháng 12/2011), ông Phạm Tiến Dũng (từ tháng 01/2014)

Từ khi ra đời đến nay, tiền thân là Phòng Quản lý Ruộng đất, sau đó là BanQuản lý ruộng đất, Sở Địa chính và Sở Tài nguyên và Môi trường ngày nay; trongtừng giai đoạn, Sở luôn hoàn thành chức năng, nhiệm vụ của mình, là cơ quantham mưu cho Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện công tác quản lý nhà nước về tàinguyên môi trường và các lĩnh vực khác được giao Đặc biệt giai đoạn từ năm

2003 đến nay, với chức năng, nhiệm vụ là cơ quan tham mưu đa lĩnh vực, Sở Tàinguyên và Môi trường Thanh Hoá đã tham mưu cho Uỷ ban nhân dân tỉnh quản lý

có hiệu quả tài nguyên đất đai, tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, bảo vệ môitrường, đo đạc và bản đồ Góp phần quan trọng trong việc thực hiện các mục tiêuphát triển kinh tế - xã hội của tỉnh./

(Theo website http://stnmt.thanhhoa.gov.vn/home/view/?l=vi&gid=152)

1.1.2 Vị trí, chức năng và nhiệm vụ, quyền hạn

1.1.2.1 Vị trí, chức năng

Sở Tài nguyên và Môi trường là cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, có chứcnăng tham mưu, giúp UBND tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lĩnhvực tài nguyên và môi trường bao gồm: đất đai, tài nguyên nước, tài nguyênkhoáng sản, địa chất, môi trường, khí tượng thủy văn, đo đạc và bản đồ, quản lýtổng hợp về biển và hải đảo; thực hiện các dịch vụ công trong các lĩnh vực thuộcphạm vi quản lý của Sở

1.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

1 Trình UBND tỉnh

- Dự thảo quyết định, chỉ thị và các văn bản khác thuộc thẩm quyền ban hànhcủa UBND tỉnh về lĩnh vực tài nguyên và môi trường;

- Dự thảo quy hoạch, kế hoạch 5 năm và hằng năm; chương trình, đề án, dự án

về lĩnh vực tài nguyên và môi trường và các giải pháp quản lý, bảo vệ tài nguyên

và môi trường trên địa bàn;

- Dự thảo quy định tiêu chuẩn chức danh đối với cấp trưởng, cấp phó của tổchức trực thuộc Sở và Trưởng phòng, Phó trưởng phòng Tài nguyên và Môitrường, huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh

2 Trình Chủ tịch UBND

- Dự thảo các văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của Chủ tịch UBND tỉnh

về lĩnh vực tài nguyên và môi trường;

- Dự thảo quyết định thành lập, sát nhập, giải thể, tổ chức lại các phòngnghiệp vụ, chi cục và đơn vị sự nghiệp thuộc STN&MT; dự thảo quyết định quyđịnh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của chi cục thuộc Sở theoquy định của pháp luật

- Dự thảo các văn bản quy định cụ thể về quan hệ công tá giữa STN&MT đốivới các Sở có liên quan và UBND quận, huyện, thị xã, thành phố trong tỉnh

3 Hướng dẫn tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kếhoạch, chương trình, đề án, dự án, tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật và định mứckinh tế - kỹ thuật trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường được cơ quan cấp trên cóthẩm quyền ban hành; tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về lĩnh vực tàinguyên và môi trường trên địa bàn tỉnh

4 Về đất đai

- Chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan lập, điều chỉnh quy hoạch, kếhoạch, sử dụng đất của địa phương để trình UBND tỉnh; hướng dẫn, kiểm tra việcthực hiện quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đã được phê duyệt;

- Tổ chức thẩm định quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất do UBND cấp huyệntrình UBND cấp tỉnh phê duyệt; kiểm tra việc thực hiện quy hoạch, kế hoạch sửdụng đất của cấp huyện đã được phê duyệt;

- Tổ chức thẩm định hồ sơ về giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất, chuyểnquyền sử dụng đất, chuyển mục đích sử dụng đất, cấp giấy chứng nhận quyền sửdụng đất và quyền sử hữu, sử dụng tài sản gắ liền với đất;

- Thực hiện việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và quyền sở hữu, sửdụng tài sản gắn liền với đất theo ủy quyền của UBND tỉnh; ký hợp đồng thuê đất,thực hiện đăng ký quyền sử dụng đất và quyền sở hữu, sử dụng tài sản gắn liền vớiđất theo quy định của pháp luật;

- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các thủ tục về giao đất, cho thuê đất, thuhồi đất, chuyển quyền sử dụng dất, chuyển mục đích sử dụng đất, cấp giấy chứngnhận quyền sử dụng đất và quyền sỏ hữu, sử dụng tài sản gắn liền với đất; việcđăng ký quyền sử dụng đất, lập và quan lý hồ sơ địa chính; việc thực hiện quyền vànghĩa vụ của người sử dụng đất;

- Hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện việc điều tra, khảo sát, đo đạc,đánh giá, phân hạng đất; lập và chỉnh lý biến động bản đồ địa chính, bản đồ hiệntrạng sử dụng đất và bản đồ quy hoạch sử dụng đất; thống kê, kiểm kê đất đai vàxây dựng hệ thống thông tin đất đai của tỉnh

- Chủ trì xác định giá đất, trình UBND tỉnh quy định giá đất định kỳ hằng nămtại địa phương phù hợp với khung giá đất do Chính phủ ban hành; đề xuất việc giảiquyết các trường hợp vướng mắc về giá đất; tổ chức thực hiện điều tra, tổng hợp vàcung cấp thông tin, dữ liệu về giá đất;

- Chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan hướng dẫn, kiểm tra, tổ chứcthực hiện việc bồi thường, hỗ trợ và tái định cư đối với các trường hợp bị thu hồiđất theo quy định của pháp luật;

- Tổ chức, thực hiện, kiểm tra việc thu hồi tiền khi giao đất, cho thuê đất,chuyển mục đích sử dụng đất, thu hồi đất, phát triển đất, đấu giá quyền sở hữu đất,đấu thầu dự án có sử dụng đất;

- Tổ chức, quản lý hoạt động của VP đăng ký quyền sử dụng đất cấp tỉnh vàhướng dẫn, kiểm tra hoạt động của VP đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện;

5 Về tài nguyên nước:

- Chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan lập quy hoạch, kế hoạch quản

lý, sử dụng, bảo vệ tài nguyên nước, phòng, chống suy thoái, cạn kiệt nguồn nước;

tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt;

- Tổ chức thẩm định các đề án, dự án về khai thác, sử dụng tài nguyên nước,chuyển nước giữa các lưu vực sông thuộc thẩm quyền phê duyệt của ủy ban nhândân tỉnh;

- Tổ chức thực hiện việc xác định ngưỡng giới hạn khai thác nước đối với cácsông, các tầng chứa nước, các khu vực dự trữ nước, các khu vực hạn chế khai thácnước; kế hoạch điều hòa, phân bổ tài nguyên nước trên địa bàn tỉnh;

- Tổ chức thẩm định hồ sơ gia hạn, thay đổi thời hạn, điều chỉnh nội dung,đình chỉ hiệu lực và thu hồi giấy phép thăm dò, khai thác, sử dụng tài nguyên nước,giấy phép xả nước thải vào nguồn nước và giấy phép hành nghề khoan nước dướiđất theo thẩm quyền; thực hiện việc cấp phép và thu phí, lệ phí về tài nguyên nướctheo quy định của pháp luật; thanh tra, kiểm tra các hoạt động về tài nguyên nướcquy định trong giấy phép;

- Tổ chức thực hiện công tác điều tra cơ bản, kiểm kê, thống kê, lưu trữ số liệutài nguyên nước trên địa bàn; tổ chức quản lý, khai thác các công trình quan trắc tàinguyên nước do địa phương đầu tư xây dựng;

- Tổng hợp tình hình khai thác, sử dụng nước, các nguồn thải vào nguồn nướctrên địa bàn; lập danh mục các nguồn nước bị ô nhiễm, suy thoái, cạn kiệt;

- Hướng dẫn, kiểm tra việc trám lấp giếng không sử dụng theo quy định củapháp luật;

- Tham gia tổ chức phối hợp liên ngành của Trung ương, thường trực tổ chứcphối hợp liên ngành của địa phương về quản lý, khai thác, bảo vệ nguồn nước lưuvực sông

6 Về tài nguyên khoáng sản:

- Chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan khoanh định các khu vựccấm, tạm thời cấm hoạt động khoáng sản, xác định các khu vực đấu thầu thăm dò,khai thác khoáng sản thuộc thẩm quyền của ủy ban nhân dân tỉnh; đề xuất với ủyban nhân dân cấp tỉnh các biện pháp bảo vệ tài nguyên khoáng sản;

- Tổ chức thẩm định đề án thăm dò khoáng sản làm vật liệu xây dựng thôngthường và than bùn; tham gia xây dựng quy hoạch thăm dò, khai thác, chế biến và

sử dụng các loại khoáng sản thuộc thẩm quyền cấp giấy phép của ủy ban nhân dântỉnh;

- Tổ chức thẩm định hồ sơ về việc cấp, gia hạn, thu hồi, trả lại giấy phép hoạtđộng khoáng sản, cho phép chuyển nhượng, cho phép tiếp tục thực hiện quyền hoạtđộng khoáng sản trong trường hợp được thừa kế và các đề án đóng cửa mỏ thuộcthẩm quyền quyết định của Uỷ ban nhân dân tỉnh;

- Tổ chức thẩm định báo cáo thăm dò khoáng sản làm vật liệu xây dựng thôngthường và than bùn thuộc thẩm quyền phê duyệt của Uỷ ban nhân dân tỉnh;

- Thanh tra, kiểm tra, giám sát hoạt động khoáng sản của các tổ chức, cá nhân;giải quyết tranh chấp, khiếu nại, tố cáo về hoạt động khoáng sản và xử lý hoặc kiếnnghị xử lý các vi phạm pháp luật về khoáng sản theo quy định của pháp luât;

- Quản lý, lưu trữ và cung cấp thông tin, tư liệu về thăm dò khoáng sản làmvật liệu xây dựng và than bùn; thống kê, kiểm kê trữ lượng khoáng sản đã đượcphê duyệt và định kỳ báo cáo Bộ Tài nguyên và Môi trường

7 Về môi trường:

- Tổ chức đánh giá hiện trạng môi trường trên địa bàn tỉnh theo định kỳ; điềutra, xác định khu vực môi trường bị ô nhiễm, lập danh sách các cơ sở gây ô nhiễmmôi trường, gây ô nhiễm môi trường nghiêm trọng trên địa bàn và định kỳ báo cáo

ủy ban nhân dân tỉnh, Bộ Tài nguyên và Môi trường theo quy định của pháp luật;kiểm tra việc thực hiện các biện pháp khắc phục ô nhiễm môi trường của các cơ sởđó;

- Chủ trì hoặc phối hợp với các cơ quan có liên quan xây dựng, tổ chức thựchiện kế hoạch huy động các nguồn lực nhằm ứng phó, khắc phục ô nhiễm môitrường do các sự cố môi trường gây ra theo phân công của Uỷ ban nhân dân tỉnh;

- Thực hiện việc cấp, gia hạn và thu hồi giấy phép đối với chủ nguồn thải, chủthu gom, vận chuyển, xử lý chất thải rắn nguy hại theo quy định của pháp luật;hướng dẫn, kiểm tra, cấp giấy xác nhận đủ điều kiện nhập khẩu phế liệu theo thẩmquyền;

- Tổ chức thẩm định báo cáo đánh giá môi trường chiến lược, báo cáo đánhgiá tác động môi trường, đề án bảo vệ môi trường, các dự án thiết lập các khu bảotồn thiên nhiên, đa dạng sinh học thuộc thẩm quyền phê duyệt của Uỷ ban nhândân tỉnh; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện sau khi được phê duyệt;

- Chủ trì, phối hợp tổ chức thực hiện chương trình, đề án bảo vệ, khắc phục,cải tạo cảnh quan môi trường liên ngành, bảo tồn và phát triển bền vững các vùngđất ngập nước theo phân công của Uỷ bân nhân dân dân tỉnh;

- Hướng dẫn xây dựng và tổ chức, quản lý hệ thống quan trắc môi trường theoquy định của pháp luật; thống kê, lưu trữ số liệu về môi trường tại địa phương;

- Tổ chức thực hiện các hoạt động truyền thông bảo vệ môi trường thuộcphạm vi chức năng của Sở; Tổ chức việc thu phí thẩm định báo cáo đánh giá tácđộng h môi trường, phí bảo vệ môi trường đối với chất thải theo quy định của phápluật;

- Tổng hợp dự toán chi sự nghiệp bảo vệ môi trường của các cơ quan, đơn vịthuộc địa phương và phối hợp với Sở Tài chính báo cáo ủy ban nhân dân tỉnh trìnhHội đồng nhân dân tỉnh; chủ trì, phối hợp với Sở Tài chính quản lý quỹ bảo vệ môitrường của địa phương theo phân công của Uỷ ban nhân dân tỉnh

8 Về khí tượng thuỷ văn:

- Tổ chức thẩm định hồ sơ về việc cấp, gia hạn, điều chỉnh nội dung, thu hồigiấy phép hoạt động của công trình khí tượng thuỷ văn chuyên dùng trên địa bàn

tỉnh thuộc thẩm quyền quyết định của Uỷ ban nhân nhân dân tỉnh và kiểm tra việcthực hiện;

- Chủ trì thẩm định các dự án đầu tư xây dựng, cải tạo, nâng cấp công trìnhkhí tượng, thuỷ văn chuyên dùng; tham gia xây dựng phương án phòng, chống,khắc phục hậu quả thiên tai trên địa bàn;

- Chịu trách nhiệm phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan ở Trung ương

và địa phương trong việc bảo vệ, giải quyết các vi phạm hành lang an toàn kỹ thuậtcông trình khí tượng thủy văn của Trung ương trên địa bàn;

- Tổng hợp và báo cáo tình hình, tác động của biến đổi khí hậu đối với cácyếu tố tự nhiên, con người và kinh tế - xã hội ở địa phương; phối hợp với cácngành có liên quan đề xuất và kiến nghị các biện pháp ứng phó thích hợp

9 Về đo đạc và bản đồ:

- Xác nhận đăng ký; thẩm định hồ sơ và đề nghị cơ quan nhà nước có thẩmquyền cấp, bổ sung, gia hạn và thu hồi giấy phép hoạt động đo đạc và bản đồ theoquy định của pháp luật;

- Tổ chức, quản lý việc triển khai các hoạt động đo đạc và bản đồ theo quyhoạch, kế hoạch; quản lý chất lượng các công trình sản phẩm đo đạc và bản đồ;thống nhất quản lý toàn bộ hệ thống tư liệu đo đạc và bản đồ trên địa bàn tỉnh;quản lý việc bảo mật, lưu trữ, cung cấp khai thác sử dụng thông tin tư liệu đo đạc

và bản đồ; quản lý việc bảo vệ các công trình xây dựng đo đạc và bản đồ;

- Quản lý và tổ chức thực hiện việc xây dựng, cập nhật, khai thác hệ thống cơ

sở hạ tầng kỹ thuật đo đạc và bản đồ trên địa bàn tỉnh, bao gồm: hệ thống điểm đođạc cơ sở, cơ sở dữ liệu nền thông tin địa lý, hệ thống địa danh trên bản đồ, hệthống bản đồ địa chính, hệ thống bản đồ hành chính, bản đồ nền, bản đồ chuyên đềphục vụ các mục đích chuyên dụng, bản đồ địa hình;

- Theo dõi việc xuất bản, phát hành bản đồ và kiến nghị với cơ quan nhà nước

có thẩm quyền đình chỉ phát hành, thu hồi các ấn phẩm bản đồ có sai sót về thể

hiện chủ quyền quốc gia, địa giới hành chính, địa danh thuộc địa phương; ấn phẩmbản đồ có sai sót về kỹ thuật.

10 Về quản lý tổng hợp biển và hải đảo :

- Tham mưu cho UBND Tỉnh các cơ chế, chính sách thu hút, khuyến khích vàbảo đảm quyền cư trú, sản xuất, kinh doanh trên các đảo ven bờ phù hợp với cácmục tiêu về bảo vệ chủ quyền quốc gia, phát triển bền vững kinh tế, xã hội và bảo

vệ môi trường biển;

- Chủ trì hoặc tham gia thẩm định, đánh giá các quy hoạch mạng lưới dịch vụ

và các dự án đầu tư công trình, trang thiết bị phục vụ quản lý, khai thác, sử dụngtài nguyên biển và hải đảo thuộc thẩm quyền quyết định của Uỷ ban nhân dân tỉnhtheo quy định của pháp luật;

- Chủ trì, phối hợp với các cơ quan tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạchquản lý tổng hợp vùng duyên hải của tỉnh sau khi được phê duyệt;

- Chủ trì giải quyết hoặc đề xuất cấp có thẩm quyền giải quyết các vấn đề vềquản lý, khai thác tài nguyên biển và hải đảo liên ngành, liên tỉnh liên quan đến địabàn tỉnh;

- Chủ trì, tham gia với các cơ quan có liên quan trong việc điều tra, đánh giátiềm năng tài nguyên biển, hải đảo; thu thập, xây dựng dữ liệu về tài nguyên vàmôi trường biển, hải đảo của tỉnh;

- Tổ chức thực hiện tuyên truyền, nâng cao nhận thức cộng đồng về bảo vệchủ quyền lãnh thổ và khai thác có hiệu quả các lợi ích, tiềm năng kinh tế biển, venbiển và hải đảo của tỉnh

11 Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ quản lý nhà nước về lĩnh vực tài nguyên

và môi trường đối với Phòng Tài nguyên và Môi trường cấp huyện, công chứcchuyên môn giúp ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn quản lý nhà nước về lĩnhvực tài nguyên và môi trường

12 Thực hiện hợp tác quốc tế về các lĩnh vực quản lý của Sở theo quy định củapháp luật và phân công hoặc ủy quyền của ủy ban nhân dân cấp tỉnh; chủ trì hoặc

tham gia thẩm định, đánh giá và tổ chức thực hiện các đề tài nghiên cứu, đề án, dự

án ứng dụng tiến bộ công nghệ có liên quan đến lĩnh vực tài nguyên và môi trườngtrên địa bàn tỉnh

13 Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm đốivới các đơn vị sự nghiệp thuộc Sở và các đơn vị sự nghiệp công lập khác trên địabàn tỉnh hoạt động dịch vụ công trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường theo quyđịnh của pháp luật; chịu trách nhiệm về các dịch vụ công do Sở tổ chức thực hiện

14 Giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước đối với các doanh nghiệp, tổchức kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân ; hướng dẫn, kiểm tra hoạt động các hội, tổchức phi chính phủ trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường theo quy định củapháp luật

15 Thực hiện thanh tra, kiểm tra và xử lý các vi phạm trong các lĩnh vực thuộcphạm vi chức năng, nhiệm vụ của Sở theo quy định của pháp luật; giải quyết khiếunại, tố cáo, phòng chống tham nhũng theo quy định của pháp luật hoặc phân cấp,

ủy quyền của ủy ban nhân dân tỉnh

16 Quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy và mối quan hệcông tác của Văn phòng, các phòng nghiệp vụ, chi cục và các đơn vị sự nghiệp trựcthuộc Sở; quản lý biên chế, thực hiện chế độ tiền lương và chính sách, chế độ đãingộ, đào tạo, bồi dưỡng, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, công chức, viên chứcthuộc phạm vi trách nhiệm quản lý của Sở theo quy định của pháp luật và phân câpcủa ủy ban nhân dân tỉnh; tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, công chức cấphuyện và cấp xã làm công tác quản lý nhà nước về tài nguyên và môi trường

17 Quản lý tài chính, tài sản của Sở theo quy định của pháp luật và phân cấpcủa ủy ban nhân dân tỉnh

18 Xây dựng cơ sở dữ liệu về tài nguyên và môi trường; thống kê, báo cáo tìnhhình quản lý, bảo vệ tài nguyên và môi trường trên địa bàn tỉnh theo quy định củapháp luật

19 Thực hiện một số nhiệm vụ khác do UBND tỉnh giao hoặc theo quy địnhcủa pháp luật

1.1.3 Cơ cấu tổ chức

1.2.2 Nhiệm vụ của Văn phòng Sở:

Tham mưu cho Giám đốc Sở thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Công tác tổng hợp báo cáo của sở, ngành và các báo cáo khác được giao;

- Công tác tổ chức cán bộ, đào tạo cán bộ;

- Công tác thi đua-khen thưởng;

- Công tác văn thư lưu trữ;

TIỂU KẾT

Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa đã trải qua nhiều năm hình thành

và phát triển, trở thành một trong những cơ quan, đơn vị quan trọng của tỉnh ThanhHóa Để đạt được sự thành công này là nhờ công lao rất lớn của các lãnh đạo, cán

bộ, công chức Ngày nay, Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa đang từngbước hiện đại hóa để hòa nhịp với sự phát triển của xã hội

Văn phòng Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa là một đơn vị trựcthuộc của Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa ( tỉnh Thanh Hóa ) Văn phòng

Sở đã góp phần làm nên sự phát triển của Sở Văn phòng đã cố gắng thực hiện tốtnhững công việc được giao Hiện nay, văn phòng đang ngày càng hiện đại hóa VP

để nâng cao chất lượng hơn nữa, hòa nhập với sự hiện đại của xã hội

CHƯƠNG 2:

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN THƯ, LƯU TRỮ VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG

THANH HÓA TỈNH THANH HÓA

2.1 Cơ sở lý luận về công tác văn thư, lưu trữ

2.1.1 Khái niệm công tác văn thư, lưu trữ

Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đếnsoạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiệnhành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổchức

(Trích giáo trình “ Lý luận và phương pháp công tác văn thư”)

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cảnhững vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học,bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ côngtác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng kháccủa các cơ quan, tổ chức, cá nhân Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quancủa việc quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội Vì vậy,công tác lưu trữ được tổ chức ở tất cả các quốc gia trên thế giới và là một trongnhững hoạt động được các nhà nước quan tâm

(Trích giáo trình “Lưu trữ” – Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nôi – Nhà xuất bảnGiao thông Vận tải Hà Nội – 2009)

2.1.2 Nội dung, tính chất, đặc điểm, mục đích, ý nghĩa của công tác văn thư, lưu trữ

2.1.1.1 Nội dung, tính chất, đặc điểm, mục đích, ý nghĩa của công tác văn thư:

- Nội dung: Công tác văn thư gồm những công việc chính sau đây

- Soạn thảo văn bản: Quá trình soạn thảo để ban hành một văn bản thường trảiqua những công việc như sau:

Thảo văn bản

Duyệt văn bản

Đánh máy, sao in văn bản

Ký văn bản để ban hành

- Quản lý và giải quyết văn bản gồm:

Tiếp nhận, vào sổ ( đăng ký ) và chuyển giao văn bản đến

Vào sổ và chuyển giao văn bản đi

Giải quyết văn bản và theo dõi việc giải quyết văn bản

- Quản lý và sử dụng con dấu

- Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

 Tính chất và đặc điểm

- Công tác văn thư mang tính chất nghiệp vụ, kỹ thuật

- Công tác văn thư mang tính chính trị cao

- Công tác văn thư liên quan đến nhiều cán bộ, viên chức trong cơ quan, tổchức

- Công tác văn thư không phải là một ngành hay một lĩnh vực hoạt động riêngbiệt của Nhà nước hay của các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội, mà là nhữngcông việc cụ thể đan xen liên quan đến văn bản và gắn liền với hoạt động quản lýtrong từng cơ quan, tổ chức

 Mục đích, ý nghĩa

- Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của các cơ quan

- Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng côngtác của cơ quan

- Làm tốt công tác văn thư sẽ có tác dụng phòng chống tệ quan liêu, giấy tờ

- Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giữ gìn bí mật nhà nước, bí mật cơquan

- Làm tốt công tác văn thư sẽ tạo thuận lơi cho công tác lưu trữ

2.1.1.2 Nội dung, tính chất, đặc điểm, mục đích, ý nghĩa của công tác lưu trữ

Tổ chức nghiên cứu khoa học công nghệ và hợp tác quốc tế trong lưu trữ

Quản lý đào tạo cán bộ, công chức lưu trữ cơ quan Đảng, Nhà nước

- Hoạt động nghiệp vụ

Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ

Phân loại tài liệu

Chỉnh lý khoa học – kỹ thuật tài liệu

Xác định giá trị tài liệu để lựa chọn tài liệu có giá trị đưa vào lưu trữ và loại

ra tài liệu hết giá trị để tiêu hủy

Thống kê, bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ

Tổ chức phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

 Tính chất, đặc điểm

- Tính chất khoa học:

Được thể hiện qua việc nghiên cứu cơ sở lý luận và các phương pháp khoahọc để thực hiện các nội dung chuyên môn của công tác lưu trữ như: thu thập, bổ

sung tài liệu, phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, xây dựng công cụ tra cứukhoa học tài liệu, chỉnh lý tài liệu, bảo quản tài liệu, khai thác và sử dụng tài liệu

và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ…

Mỗi một nghiệp vụ trên đây đều đề được tổ chức thực hiện theo các phươngpháp khoa học Trong từng nội dung cụ thể lại có những quy trình nghiệp vụ nhấtđịnh như: quy trình, thủ tục tiêu hủy tài liệu thuộc nội dung nghiệp vụ xác định giátrị tài liệu; quy trình tu bổ tài liệu; quy trình khử mốc tài liệu,… thuộc nội dungnghiệp vụ bảo quản tài liệu,… Đối với mỗi loại hình tài liệu, các nghiệp vụ lại cónhững quy trình mang tính đăc thù khác nhau Khoa học lưu trữ phải nghiên cứu,tìm tòi, phát hiện ra những điểm khác biệt đó và đề ra một cách chính xác cách tổchức khoa học cho từng loại hình tài liệu Khoa học lưu trữ phải nghiên cứu, kếthừa kết quả nghiên cứu khoa học của các ngành khác để áp dụng vào khâu nghiệp

vụ lưu trữ Những thành tựu của các ngành như toán học, vật lý học, hóa học học,sinh học, tin học, thông tin học,… đang được nghiên cứu ứng dụng trong việc tổchức khoa học, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và tổ chức khai thá, sử dụng hiệuquả tài liệu lưu trữ

Để quản lý thống nhất các nghiệp vụ lưu trữ, công tác tiêu chuẩn hóa trongcông tác lưu trữ cũng cần được nghiên cứu một cách đầy đủ Các tiêu chuẩn về khotàng, điều kiện bảo quản an toàn cho từng loại hình tài liệu, tiêu chuẩn về các trangthiết bị phục vụ công tác lưu trữ như: giá đựng tài liệu, cặp, hộp bảo quản tài liệu;bìa hồ sơ; tiêu chuẩn về các quy trình nghiệp vụ lưu trữ, … đang là vấn đề đặt racho các tiêu chuẩn hóa của ngành lưu trữ

- Tính chất cơ mật:

Tài liệu lưu trữ là những bản chính, bản gốc của tài liệu Nội dung thông tintrong tài liệu lưu trữ có độ chân thực cao so với các loại hình thông tin khác Vì làbản chính, bản gốc của tài liệu nên tài liệu lưu trữ còn có giá trị như một minhchứng lịch sử để tái dựng lại sự kiện lịch sử hoặc làm chứng cứ trong việc xácminh một vấn đề, một sự vật, hiện tượng

Về lý thuyết, tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin quá khứ và được lưulại, giữ lại để phục vụ cho nghiên cứu lịch sử và các hoạt động khác, các yêu cầuchính đáng của cơ quan, tổ chức và cá nhân Như vậy tài liệu lưu trữ cần được đưa

ra phục vụ

Có những tài liệu lưu trữ mà nội dung chứa đựng những thông tin bí mật củaquốc gia, bí mật của cơ quan và bí mật của cá nhân, do đó các thế lực đối lập luôntìm mọi cách để khai thác các bí mật trong tài liệu lưu trữ

Một số tài liệu có thể không hạn chế sử dụng với đối tượng độc giả nàynhưng hạn chế sử dụng với những đối tượng độc giả khác… vì vậy phải thể hiệnđầy đủ các nguyên tắc, chế độ để bảo vệ nội dung cơ mật của tài liệu lưu trữ

Độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu cũng cần hiểu biết nhất định về tính

cơ mật trong công tác lưu trữ

Những nội dung thông tin khai thác được trong tài liệu lưu trữ quốc gia cóthể phục vụ cho những mục đích chính đáng của cá nhân song không được làm ảnhhưởng đến lợi ích quốc gia, lợi ích cơ quan và lợi ích của các cá nhân khác

Điều đó đòi hỏi ý thức trách nhiệm của mỗi công dân trong quốc gia, trình

độ của cán bộ lưu trữ và độc giả đến khai thác và sử dụng tài liệu

Cán bộ lưu trữ phải có đặc điểm, đạo đức chính trị đúng đắn, giác ngộ quyềnlợi giai cấp, dân tộc, quyền lợi chính đáng của cơ quan, cá nhân có tài liệu tronglưu trữ, luôn cảnh giác với âm mưu, thủ đoạn của các thế lực thù địch, có ý thức tổchưc kỷ luật, trách nhiệm cao, chấp hành nghiêm chỉnh các quy chế bảo mật tàiliệu lưu trữ quốc gia

- Tính chất xã hội:

TLLT ngoài việc phục vụ nghiên cứu lịch sử còn phục vụ cho các nhu cầnkhác của đời sống xã hội như: hoạt động chính trị, hoạt động quản lý nhà nước,hoạt động ngoại giao, hoạt động truy bắt tội phạm và nhiều hoạt động khác trong

xã hội Công tác lưu trữ cần nghiên cứu ra những hình thức phục vụ công tác khaithác và sử dụng tài liệu để đáp ứng được những nhu cầu đó của xã hội

Nội dung của TLLT còn phản ánh những quy luật hoạt động xã hội tronglịch sử phát triển của con người Thông qua TLLT có thể làm sáng tỏ các mối quan

hệ xã hội của một giai đoạn lịch sử của đất nước hoặc của một con người cụ thể

Nó có tác động lớn đến ý thức hệ của cả một tầng lớp xã hội nhất định Vì vậy,hoạt động lưu trữ cũng có mối quan hệ xã hội chặt chẽ với một số ngành khoa họckhác để làm rõ những vấn đề của đời sống xã hội

và cán bộ trong quá trình thực hiện công việc

- Nội dung của nhiều TLLT còn chứa đựng những bài học kinh nghiệm quýbáu trong quá trình phát triển của quốc gia, của các cơ quan, tổ chức Vì vậy, côngtác lưu trữ giúp các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong việc khai thác thông tintrong tài liệu để giáo dục truyền thống cho các thế hệ cán bộ trong cơ quan, tổngkết hoạt động và rút ra những bài học kinh nghiệm bổ ích trong quản lý, sản xuất,kinh doanh

Những thông tin dưới đây là những thông tin tôi khảo sát thực tế tại Sở TN

& MT Thanh Hóa Tôi chủ yếu khảo sát về thực trạng công tác Văn thư tại Sở Tàinguyên và Môi trường Thanh Hóa, có khảo sát về công tác Lưu trữ tuy nhiên chỉ

Phòng Văn thư tại Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa là một đơn vịtrực thuộc Văn phòng Sở, chuyên phụ trách các công việc văn thư của cơ quan Tạiđây các văn bản được tập trung và được phát hành Văn thư Sở TN & MT thựchiện các công việc được giao.

Phòng Văn thư Sở TN & MT Thanh Hóa không thực hiện việc soạn thảovăn bản, mà chỉ thực hiện những công việc sau: Quản lý và giải quyết văn bản,quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

2.2.1.1 Thực trạng Quản lý và giải quyết văn bản tại Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa

a) Văn bản đến

- Văn bản đến do Thiều Thị Hương –Chuyên viên VP Sở đảm nhận thực hiệncông việc Tất cả văn bản đến (gồm rất nhiều thể loại như: công văn, tờ trình, quyếtđịnh, báo cáo, hồ sơ giấy tờ nhà đất,… ) của các cá nhân và các cơ quan, tổ chức,doanh nghiệp ( trong và ngoài tỉnh ) được gửi đến cơ quan từ rất nhiều nguồn ( quaphần mềm TD OFFICE, qua fax, qua bưu điện, chuyển trực tiếp,… ) đều được vănthư Sở đảm nhận Những phong bì đến có ghi gửi cho các lãnh đạo như Phó Giámđốc Sở, CVP, Phó CVP, các cán bộ, công chức của Sở đều được văn thư Sở nhận( tuy nhiên có một số trường hợp không thuộc thẩm quyền của văn thư, một số vănbản đến sẽ chuyển trực tiếp các đơn vị, không qua văn thư ) Khi tiếp nhận vănbản, văn thư trực tiếp tiếp nhận, sau đó kiểm tra văn bản, tài liệu về số lượng, tìnhtrạng bì, nơi gửi ( tuy nhiên văn thư sẽ xem có đúng nơi gửi không, nếu khôngđúng gửi cho Sở thì văn thư sẽ trả lại) Nếu văn bản gửi đến hết giờ làm việc thìbảo vệ cơ quan sẽ nhận thay và đầu giờ làm việc ngày tiếp theo bảo vệ sẽ có tráchnhiệm giao lại cho văn thư và văn thư sẽ tiến hành đăng ký văn bản

- Sau khi nhận và kiểm tra, Văn thư cơ quan sẽ phân loại phong bì tài liệu, hồsơ; những phong bì gửi cho Sở, văn thư sẽ tiến hành phân loại phong bì để riêng,những phong bì của lãnh đạo Sở, của cá nhân sẽ được để riêng và chuyển cho họ,những phong bì được chuyên tới các phòng chuyên môn thì sẽ được chuyển lên kệ