Tìm hiểu công tác Văn thư – Lưu trữ tại Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa tỉnh Thanh Hóa

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Tính cấp thiết của đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 1 3. Mục đích nghiên cứu 2 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 2 5. Đối tượng, giới hạn phạm vi nghiên cứu 2 6. Phương pháp nghiên cứu 2 7. Cấu trúc của đề tài 2 B. PHẦN NỘI DUNG 3 CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG THANH HÓA VÀ VĂN PHÒNG SỞ 3 1. Khái quát về Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa 3 1.1. Lịch sử hình thành 3 1.2. Vị trí, chức năng và nhiệm vụ, quyền hạn 6 1.2.1. Vị trí, chức năng 6 1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 6 1.3. Cơ cấu tổ chức 14 1.4. Lãnh đạo Văn phòng Sở: 14 1.5. Nhiệm vụ của Văn phòng Sở: 14 TIỂU KẾT 15 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN THƯ, LƯU TRỮ VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG THANH HÓA TỈNH THANH HÓA 16 1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư, lưu trữ 16 1.1. Khái niệm công tác văn thư, lưu trữ 16 1.2. Nội dung, tính chất, đặc điểm, mục đích, ý nghĩa của công tác văn thư, lưu trữ 16 1.2.1. Nội dung, tính chất, đặc điểm, mục đích, ý nghĩa của công tác văn thư : 16 1.2.2. Nội dung, tính chất, đặc điểm, mục đích, ý nghĩa của công tác lưu trữ 17 2. Thực trạng công tác Văn thư, Lưu trữ tại Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa, tỉnh Thanh Hóa 21 2.1. Thực trạng công tác văn thư tại Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa, tỉnh Thanh Hóa 21 2.1.1. Thực trạng Quản lý và giải quyết văn bản tại Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa 21 2.1.2. Thực trạng Quản lý và sử dụng con dấu tại Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa 27 2.1.3. Thực trạng Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan tại Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa 28 2.2. Thực trạng công tác lưu trữ tại Sở tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa, tỉnh Thanh Hóa 31 2.2.1. Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 31 2.2.2. Phân loại tài liệu lưu trữ 31 2.2.3. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ 32 2.2.4. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ 32 2.2.5. Thống kê, bảo quản tài liệu lưu trữ 33 2.2.6. Tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 34 TIỂU KẾT 35 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG 36 1. Nhận xét, đánh giá 36 1.1. Ưu điểm 36 1.2. Nhược điểm 36 2. Nguyên nhân 37 3. Các giải pháp 38 TIỂU KẾT 38 C. PHẦN KẾT LUẬN 39 TÀI LIỆU THAM KHẢO 40 PHỤ LỤC 41

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT A PHẦN MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết đề tài Lịch sử nghiên cứu Mục đích nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng, giới hạn phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Cấu trúc đề tài B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG KHÁI QUÁT VỀ SỞ TÀI NGUN VÀ MƠI TRƯỜNG THANH HĨA VÀ VĂN PHÒNG SỞ Khái quát Sở Tài nguyên Môi trường Thanh Hóa 1.1 Lịch sử hình thành .3 1.2 Vị trí, chức nhiệm vụ, quyền hạn 1.2.1 Vị trí, chức .6 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 1.3 Cơ cấu tổ chức 14 1.4 Lãnh đạo Văn phòng Sở: 14 1.5 Nhiệm vụ Văn phòng Sở: 14 TIỂU KẾT 15 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN THƯ, LƯU TRỮ VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI SỞ TÀI NGUN VÀ MƠI TRƯỜNG THANH HĨA TỈNH THANH HÓA 16 Cơ sở lý luận công tác văn thư, lưu trữ 16 1.1 Khái niệm công tác văn thư, lưu trữ 16 1.2 Nội dung, tính chất, đặc điểm, mục đích, ý nghĩa công tác văn thư, lưu trữ 16 1.2.1 Nội dung, tính chất, đặc điểm, mục đích, ý nghĩa cơng tác văn thư : 16 1.2.2 Nội dung, tính chất, đặc điểm, mục đích, ý nghĩa cơng tác lưu trữ 17 Thực trạng công tác Văn thư, Lưu trữ Sở Tài nguyên Môi trường Thanh Hóa, tỉnh Thanh Hóa 21 2.1 Thực trạng công tác văn thư Sở Tài ngun Mơi trường Thanh Hóa, tỉnh Thanh Hóa 21 2.1.1 Thực trạng Quản lý giải văn Sở Tài nguyên Môi trường Thanh Hóa .21 2.1.2 Thực trạng Quản lý sử dụng dấu Sở Tài nguyên Môi trường Thanh Hóa .27 2.1.3 Thực trạng Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Sở Tài ngun Mơi trường Thanh Hóa 28 2.2 Thực trạng công tác lưu trữ Sở tài nguyên Môi trường Thanh Hóa, tỉnh Thanh Hóa 31 2.2.1 Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 31 2.2.2 Phân loại tài liệu lưu trữ 31 2.2.3 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ .32 2.2.4 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ 32 2.2.5 Thống kê, bảo quản tài liệu lưu trữ 33 2.2.6 Tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ .34 TIỂU KẾT 35 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG 36 Nhận xét, đánh giá 36 1.1 Ưu điểm .36 1.2 Nhược điểm .36 Nguyên nhân 37 Các giải pháp 38 TIỂU KẾT 38 C PHẦN KẾT LUẬN .39 TÀI LIỆU THAM KHẢO 40 PHỤ LỤC 41 LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành báo cáo thực tập, nhận hướng dẫn nhiệt tình từ cán bộ, cơng chức Sở Tài nguyên Môi trường thầy khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nhân đây, cho phép bày tỏ lòng biết ơn chân thành anh Nguyễn Văn Bình – Chánh Văn phòng, chị Thiều Thị Hương –Chun viên VP Sở, chị Lê Thị Nhung –Chuyên viên Trung tâm công nghệ thông tin, Cô Phạm Thị Hằng – Chuyên viên VP Sở anh chị Sở hướng dẫn giúp đỡ tận tình tơi suốt trình thực báo cáo thực tập Trong q trình làm báo cáo thực tập tơi gặp nhiều khó khăn, mặt khác trình độ hạn chế nguyên nhân khác nên dù cố gắng song báo cáo thực tập khơng tránh khỏi hạn chế thiếu sót Vì thế, tơi mong nhận góp ý thầy cô trường, bạn đọc Những ý kiến đóng góp người giúp tơi nhận hạn chế qua tơi có thêm nguồn tư liệu trường học tập nghiên cứu sau Tôi xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Tôi thực báo cáo thực tập với tên đề tài: “ Tìm hiểu công tác Văn thư – Lưu trữ Sở Tài ngun Mơi trường Thanh Hóa tỉnh Thanh Hóa” Tơi xin cam đoan báo cáo thực tập tơi thời gian qua Tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm có cố khơng trung thực thông tin sử dụng báo cáo thực tập Hà Nội, ngày tháng năm 2017 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT UBNDỦY BAN NHÂN DÂN STN&MTSỞ TÀI NGUYÊN VÀ MƠI TRƯỜNG VPVĂN PHỊNG TLLT TÀI LIỆU LƯU TRỮ PCT PHÓ CHỦ TỊCH PGĐ PHÓ GIÁM ĐỐC A PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Văn phòng – cụm từ quen thuộc với người - quan, đơn vị tổ chức, quan, doanh nghiệp Văn phòng đặc biệt quan trọng quan, tổ chức, doanh nghiệp Trong VP có đơn vị quan trọng Văn thư – Lưu trữ Tại đây, văn quan trọng tập trung lưu lại, thông tin tổ chức Một quan muốn hoạt động tốt phải có văn thư – lưu trữ Đất nước ngày phát triển kéo theo thứ thay đổi văn thư – lưu trữ Mọi thứ có nhu cầu tăng lên văn thư – lưu trữ không ngoại lệ Ngày nay, khoa học văn thư – lưu trữ ý để nâng cao ngành văn thư – lưu trữ Các vấn đề văn thư –lưu trữ quan tâm Văn phòng Sở Tài ngun Mơi trường Thanh Hóa phận trực thuộc Sở Tài nguyên Mơi trường Thanh Hóa đơn vị giúp việc cho Sở Văn phòng Sở hồn thành tốt việc giao góp phần cho phát triển Sở Văn thư đơn vị trực thuộc Văn phòng Sở, Lưu trữ đơn vị trực thuộc Trung tâm Công nghệ Thông tin Hai đơn vị ( văn thư – lưu trữ ) đơn vị nắm vị trí quan trọng hoạt động phát triển Sở Là sinh viên học nghiên cứu vấn đề văn phòng, văn thư – lưu trữ Tơi nhận thấy phận, đơn vị quan trọng quan, tổ chức điều kiện tồn quan, tổ chức Và muốn xem xét thực tế, học hỏi kiến thức, kỹ văn phòng, văn thư – lưu trữ Từ lý trên, tơi chọn đề tài “Tìm hiểu cơng tác Văn thư – Lưu trữ Sở Tài nguyên Môi trường Thanh Hóa tỉnh Thanh Hóa” làm đề tài nghiên cứu cho báo cáo lần thực tập thực tế Lịch sử nghiên cứu - Thực tập thực tế Sở Tài ngun Mơi trường Thanh Hóa từ ngày 10/1/2017 đến ngày 10/3/2017 theo lịch - Tìm kiếm tham khảo thơng tin mạng xã hội, internet, giáo trình Mục đích nghiên cứu - Tìm hiểu thơng tin Sở Tài ngun Mơi trường Thanh Hóa cơng tác Văn thư – Lưu trữ - Tìm hiểu cơng tác Văn thư – Lưu trữ Sở Tài nguyên Môi trường Thanh Hóa - Đưa ưu – nhược điểm công tác Văn thư – Lưu trữ Sở - Đưa giải pháp nhằm khắc phục nhược điểm thực công tác Văn thư – Lưu trữ Sở Nhiệm vụ nghiên cứu - Khảo sát, tìm hiểu đánh giá cơng tác Văn thư – Lưu trữ, từ đưa quan điểm làm sáng tỏ vấn đề Đối tượng, giới hạn phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Công tác Văn thư – Lưu trữ - Giới hạn phạm vi nghiên cứu: Sở Tài nguyên Môi trường Thanh Hóa tỉnh Thanh Hóa Phương pháp nghiên cứu Để đề tài hồn thiện, tơi có sử dụng số phương pháp sau: - Phương pháp nghiên cứu tài liệu - Phương pháp phân tích tổng hợp - Phương pháp khảo sát, vấn cán bộ, công chức làm việc Sở TN & MT Thanh Hóa tỉnh Thanh Hóa - Phương pháp so sánh, đối chiếu Cấu trúc đề tài Ngoài phần phần mở đầu phần kết luận, tài kiệu tham khảo, phụ lục đề tài có cấu trúc chia làm chương: Chương 1: Khái quát Sở Tài ngun Mơi trường Thanh Hóa Chương 2: Cơ sở lý luận Công tác Văn thư, Công tác Lưu trữ Thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ Sở Tài nguyên Môi trường Thanh Hóa Chương 3: Nhận xét, đánh giá giải pháp nâng cao công tác Văn thư – Lưu trữ Sở Tài ngun Mơi trường Thanh Hóa B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG KHÁI QUÁT VỀ SỞ TÀI NGUN VÀ MƠI TRƯỜNG THANH HĨA VÀ VĂN PHÒNG SỞ Khái quát Sở Tài nguyên Mơi trường Thanh Hóa 1.1 Lịch sử hình thành Sở Tài ngun Mơi trường Thanh Hóa thành lập theo Quyết định số 2434/2003/QĐ-UB ngày 28/07/2003 UBND tỉnh Thanh Hóa, tiền thân Sở Địa chính, Ban Quản lý Ruộng đất qua giai đoạn hình thành phát triển: - Thời kỳ trước tháng 6/1983: Phòng Quản lý Ruộng đất, thuộc UBND tỉnh Thanh Hóa, từ cuối năm 1960 – 6/1983 Phòng Quản lý ruộng đất, trực thuộc Ty Nơng nghiệp Thanh Hóa Các ơng trưởng phòng thời kỳ gồm: ơng Lê Quang Tiếp, ơng Hồng Đức Thắng ( 1971 – 1972), ông Lê Huy Ái Đội ngũ cán công nhân, viên chức giai đoạn khoảng 20 người, lúc cao đến 40 người, phận phân tích nơng hóa thổ nhưỡng 20 người - Từ tháng 6/1983 đến tháng năm 1994: Ban Quản lý Ruộng đất trực thuộc UBND tỉnh Thanh Hóa , sở máy Phòng Quản lý Ruộng đất thuộc Ty Nơng Nghiệp cán từ Ban phân vùng Quy hoạch thuộc UB Kế hoạch tỉnh Ban Quản lý Ruộng đất có chức năng, nhiệm vụ tham mưu, giúp UBND tỉnh thực chức quản lý nhà nước đất đai bao gồm: điều tra, khảo sát phân bố loại đất; thống kê, đăng ký đất; qui hoạch sử dụng đất; giao đất, thu hồi đất, trưng dụng đất; tra, kiểm tra việc chấp hành chế độ, thể lệ quản lý việc sử dụng đất; giải tranh chấp đất; qui định chế độ, thể lệ để quản lý việc sử dụng đất tổ chức việc thực chế độ, thể lệ Tổ chức máy Ban gồm: Phòng Hành tổng hợp, phòng Thanh tra Pháp chế, phòng Điều tra bản, phòng Đăng ký thống kê; yêu cầu cơng tác đo đạc lập đồ địa tháng 01/1994 Đội Đo đạc - Bản đồ tách từ phòng Điều tra Số lượng cán bộ, công chức, viên chức khoảng 40 người.Lãnh đạo Ban thời kỳ này: + Trưởng Ban: Ông Lê Bạch Lan, nguyên PCT UBND tỉnh (6/19832/1989); ông Lê Huy Ái ( 3/1989 - 9/1994) + Phó trưởng Ban: Ơng Lê Huy Ái (7/1983 - 2/1989); ông Nguyễn Xuân An ( 9/1989 - 9/1994); bà Bùi Thị Hiền (10/1989 - 9/1994) - Từ tháng 9/1994 đến tháng 7/2003: Sở Địa thuộc UBND tỉnh Thanh Hoá (thành lập theo Quyết định số 1039 TC/UBTH ngày 20/9/1994), sở máy tổ chức có Ban Quản lý ruộng đất Thanh Hoá Sở quan tham mưu cho UBND tỉnh thực chức quản lý nhà nước đất đai bao gồm: Điều tra, khảo sát, đo đạc, phân hạng đất đai lập đồ địa chính; qui hoạch kế hoạch hoá việc sử dụng đất đai; qui định chế độ, sách quản lý, sử dụng đất đai tổ chức việc thực chế độ, sách này; giao đất thu hồi đất; đăng ký đất đai, lập giữ sổ địa chính, thống kê đất đai, cấp giấy chứng nhận QSDĐ; tra việc chấp hành chế độ, thể lệ quản lý sử dụng đất đai; giải tranh chấp đất đai Cơ cấu tổ chức gồm: Phòng Tổ chức-Hành chính-Tổng hợp, phòng Kế hoạch Tài chính, phòng Đo đạc - Bản đồ, phòng Thanh tra Pháp chế, phòng Đăng ký thống kê; 02 đơn vị nghiệp: Đoàn đo đạc Bản đồ Qui hoạch; Trung tâm Thơng tin- Lưu trữ địa ( từ tháng 4/1997 trở trước Bộ phận Thông tin lưu trữ địa chính) Số lượng cán bộ, cơng chức, viên chức thời kỳ lúc cao 80 người Lãnh đạo Sở thời kỳ này: + Giám đốc Sở: Ông Lê Huy Ái (9/1994 - 02/1999), ông Nguyễn Văn Tiếu (3/1999 - 7/2003) + Phó Giám đốc Sở: Ơng Nguyễn Văn Tiếu (4/1996 - 2/1999), ông Nguyễn Xuân An (9/1994 - 02/2000); ơng Vũ Đình Xinh (10/1999 - 7/2003), ông Lê Thanh Hà (10/1999-11/2002), ông Nguyễn Hanh Thành (11/19997/2003), bà Bùi Thị Hiền (9/1994 – 7/2003) - Từ tháng 7/2003 đến nay: Sở Tài nguyên Môi trường Thanh Hoá (được thành lập theo số 2434/2003/QĐ-UB ngày 28/7/2003) sở máy tổ chức có Sở Địa tiếp nhận bàn giao tổ chức thực chức quản lý nhà nước tài ngun khống sản từ Sở Cơng nghiệp, tài 2.2.3 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ Cán lưu trữ vào nội dung ( tài liệu có nội dung phản ánh q trình thực chức năng, nhiệm vụ đơn vị hình thành phơng), tác giả tài liệu, ý nghĩa quan hình thành phơng, trung lặp thơng tin tài liệu, thời gian hình thành tài liệu, mức độ hồn chỉnh chất lượng Phông lưu trữ hiệu lực pháp lý để làm tiêu chuẩn để xác định giá trj tài liệu tài liệu Sau có tiêu chuẩn, cán lưu trữ xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu Bảng thời hạn bảo quản tài liệu xây dựng dựa theo quy định Có hai mức thời gian bảo quản bảo quản vĩnh viễn bảo quản có thời hạn Đa số văn lưu trữ chủ yếu bảo quản vĩnh viễn liên quan đến giấy tờ nhà đất môi trường Khi xác định giá trị tài liệu, lưu trữ tiến hành thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu Hội đồng xem xét định thời hạn bảo quản tài liệu có ghi danh mục hồ sơ; kiểm tra định kỳ thời hạn bảo quản TLLT tiến hành xét tiêu hủy tài liệu hết giá trị giám sát việc tiêu hủy Sau tiêu hủy hồ sơ, cán lập biên tiêu hủy tài liệu 2.2.4 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ Chỉnh lý tài liệu lưu trữ Sở hoạt động thương niên quan.Việc chỉnh lý TLLT nhằm phát tài liệu thiếu để lưu trữ nắm bắt có kế hoạch thu thập Khi chuẩn bị chỉnh lý, cán tập trng tài liệu lại sau khảo sát sơ lược tài liệu lên kế hoạch chỉnh lý rõ ràng Sau có kế hoạch chỉnh lý, cán lưu trữ dựa vào kế hoạch thực việc chỉnh lý Cán lưu trữ Sở phân loại tài liệu tiến hành xác định giá trị tài liệu, sau lập hồ sơ , hệ thống hóa hồ sơ, lập mục lục hồ sơ , lập bảng thống kê tài liệu bị trùng lặp thông tin, bị thừa hết giá trị cần tiêu hủy Sau đánh số hồ sơ xếp hồ sơ vào cặp hộp giá Khi đưa hồ sơ vào hộp trê giá, cán lưu trữ Sở tiến hành viết báo cáo chỉnh lý trình lên cho lãnh đạo Lãnh đạo xem xét thành lập hội đồng kiểm tra, đánh giá kết chỉnh lý Hội đồng sau xem xét đưa kết Cán lưu trữ dựa vào hồn chỉnh hồ sơ phơng tiến hành bàn giao hồ sơ vào kho lưu trữ quan 32 2.2.5 Thống kê, bảo quản tài liệu lưu trữ - Thống kê tài liệu lưu trữ: Định kỳ năm, cán lưu trữ tiến hành thống kê tài liệu lưu trữ cho quan Cán lưu trữ tiến hành thống kê hồ sơ lưu trữ phương tiện bảo quản Việc thống kế nhằm giúp quan, đơn vị kiểm sốt số lượng, chất lượng, nội dung, thể loại, tình trạng hồ sơ phương tiện bảo quản hồ sơ giúp cho việc tra tìm tốt - Bảo quản tài liệu lưu trữ: Hồ sơ tài liệu đóng hộp đặt giá đựng Các hồ sơ kho Lưu trữ Sở Tài nguyên Môi trường bảo quản môi trường đạt chuẩn chất lượng Sở trang bị phòng lưu trữ thống mát, độ chắn cao; thiết bị phục vụ cho hoạt động bảo quản máy điều hòa, máy hút ẩm, thiết bị chống cháy, trang bị cẩn thận Nhiệt độ bảo quản hồ sơ đạt chuẩn theo quy định pháp luật Hồ sơ lưu trữ lưu trữ Sở Tài nguyên Mơi trường Thanh Hóa bảo quản cẩn thận: khơng có nấm mốc, chuột dán, trùng gây hại Các giá xếp theo khoảng cách tạo khoảng cách thuận tiện lại kho Sở có quy đinh chế độ bảo quản kho lưu trữ Khi tài liệu kho lưu trữ có dấu hiệu hư hỏng cán lưu trữ xin ý kiến lãnh đạo tiến hành phục chế tài liệu 33 ( Một góc kho lưu trữ ) 2.2.6 Tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Hồ sơ tài liệu lưu trữ lưu trữ quan Khi có nhu cầu khai thác sử dụng, cán bộ, chuyên viên, cá nhân , đơn vị phải làm thủ tục mượn hồ sơ lưu trữ quan ( nhiên trường họp thật cần thiết mượn ) Khi mượn hồ sơ cán mượn cần hạn chế mang khỏi phạm vi 34 kkho lưu trữ Hiện nay, Sở xây dựng hệ thống cơng cụ tra cứu Khi có nhu cầu, cá nhân, đơn vị đăng ký với cán lưu trữ sau cán lưu trữ tìm tiếp nhận thơng tin u cầu Tiếp theo cán tìm chuẩn bị tài liệu theo yêu cầu trình lên lãnh đạo xem xét Nếu lãnh đạo đồng ý ( ký đồng ý vào tờ trình xin xét duyệt ) tiến hành cho mượn, từ chối khơng cho mượn đồng thời đưa hồ sơ tài liệu vào kho báo lại với cá nhân, đơn vị Khi lãnh đạo đồng ý, cán lưu trữ phải xuất tài liệu đưa cán bộ, đơn vị; cá nhận, đơn vị mượn tài liệu phải đăng ký vào Sổ cho mượn tài liệu Khi khai thác, sử dụng tài liệu xong cá nhân, đơn vị phải trả đưa vào vị trí kho lưu trữ TIỂU KẾT Cơng tác Văn thư – Lưu trữ Sở Tài nguyên Môi trường Thanh Hóa tổ chức hoạt động tốt, đảm bảo hiệu công việc Mọi hoạt động quy trình bảo đảm theo quy định pháp luật, Sở Các trang thiết bị phục vụ cho hoạt động văn thư – lưu trữ đầu tư Nhìn chung, cơng tác văn thư – lưu trữ đại hóa theo xu hướng Các điều kiện để đảm bảo cho kho lưu trữ trang bị chẩn bị chu đáo Để công tác văn thư – lưu trữ ngày phát triển theo xu hướng xã hội, cán văn thư, lưu trữ Sở nói riêng, Sở Tài ngun Mơi trường nói chung cần trọng đấu tư mạnh mẽ theo hướng đại hóa phù hợp với nhịp xã hội 35 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG Nhận xét, đánh giá 1.1 Ưu điểm Qua đợt thực tập, nhận thấy công tác văn thư – lưu trữ có số ưu điểm sau: - Công tác quản lý thực tốt: Lãnh đạo Sở lãnh đạo đơn vị quản lý tốt công việc văn thư – lưu trữ Các cán bộ, chuyên viên thực tốt công việc giao, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ - Cơ sở vật chất - Trang thiết bị : Sở trang bị đầy đủ tốt trang thiết bị nhằm đảm bảo việc thực công việc Các trang thiết bị gồm có máy tính, máy in, máy photocopy, máy fax, máy Scan, tủ đựng đồ, giấy trắng, hộp đựng tài liệu, giá đựng hồ sơ,… đầu tư đầy đủ Các phần mềm cài đặt phục vụ cho hoạt động thực công việc: Phần mềm hệ thống quản lý hồ sơ công việc ( TD OFFICE ), phần mềm EXCEL, phần mềm Word,… Các thiết bị điều hòa, quạt trần, bóng điện, hệ thống thống khí trang bị đầy đủ để đáp ứng nhu cầu nhằm nâng cao hiệu công việc - Cán bộ, chuyện viên thực công việc: Các cán bộ, chuyên viên thực công việc trang bị đầy đủ kiến thức kỹ văn thư – lưu trữ Các chuyên viên đào tạo lĩnh vực giao Tinh thần làm việc cao có trách nhiệm cơng việc giao Ln hồn thành tốt nhiệm vụ - Cơ quan ban hành Quy chế Văn thư – Lưu trữ - Phòng lưu trữ trang bị đầy đủ trang thiết bị đáp ứng yêu cầu bảo quản 1.2 Nhược điểm Quan đợt thực tập, nhận thấy công tác văn thư – lưu trữ Sở Tài ngun Mơi trường Thanh Hóa có số nhược điểm sau: - Trang thiết bị: Tuy trang bị đầy đủ trang thiết bị nhiên 36 trang thiết bị hoạt động khơng tốt Hiện phòng có máy photo có bị hư khơng dùng được, gặp trục trặc chưa sửa nên không dùng hoạt động bình thường nhiều lúc bị kẹt giấy liên tục làm ảnh hưởng đến cơng việc Rất nhiều phòng khác đến xin photo nhờ làm ảnh hưởng đến công việc hoạt động máy - Cán bộ, chuyên viên: Do thiếu nhân lực chưa bổ sung nên công việc cần giải nhiều cán không thực kịp tiến độ cơng việc (do Sở có nhiều nhiệm vụ nên khối lượng công việc cao) Chuyên viên đào tạo nhiên thái độ làm việc không tốt: trễ sớm, đưa văn đến UBND tỉnh lấy văn từ UBND tỉnh tốn nhiều thời gian làm ảnh hưởng đến tiến độ hiệu công việc Trình độ chun viên chưa có cấp cao ( đại học ) Đôi khi, cán bộ, chuyên viên lạm dụng chung - Cơng tác quản lý: Chưa sát việc quản lý dẫn đến tình trạng chuyên viên vi phạm lỗi Nguyên nhân - Do thiếu nhân lực nên chưa đáp ứng nhu cầu công việc: Hiện tại Văn thư thiếu chuyên viên phụ trách, chuẩn bị có thêm chuyên viên hưu điều làm ảnh hưởng đến công việc không tuyển điều động chuyên viên hợp lý - Cán chuyên viên chưa nhận thức hết trách nhiệm cơng việc: Cán bộ, chun viên có thái độ khơng hài hòa với nhau, đơi gây khó khăn với công việc, điều làm ảnh hưởng nghiêm trọng tới công việc.Sự quan tâm lãnh đạo tới cán bộ, công chức trang thiết bị chưa tốt: Vì quản lý lỏng lẻo nên số cán bộ, cơng chức chưa hồn thành nhiệm vụ Các trang thiết bị chưa đầu tư nhiều chu đáo làm ảnh hưởng đến công việc - Công tác quản lý: Lãnh đạo chưa quản lý chặt chẽ lề lối làm việc cán Chưa kiểm soát thái độ hoạt động cán bộ, chuyên viên 37 Các giải pháp - Về Cán bộ, chuyên viên: Cần phải bồi dưỡng nâng cao thái độ trách nhiệm công việc - Cần có biện pháp kịp thời để đáp ứng nhu cầu nhân cho phòng Văn thư: điều động tuyển thêm nhân để hoạt động công việc vận hành tốt - Lãnh đạo cần ban hành thêm quy định để giám sát chặt chẽ công việc cán bộ, chuyên viên Và cần tham vấn cho Thủ trưởng để đáp ứng trang thiết bị cho Phòng, Ban, Bộ phận TIỂU KẾT Xã hội phát triển, ngành văn thư – lưu trữ nói riêng Sở Tài ngun Mơi trường Thanh Hóa nói chung cần phải nắm bắt hòa nhập phát triển Để làm điều này, Sở Tài nguyên Môi trường Thanh Hóa cần đầu tư quan tâm tới ngành Văn thư – Lưu trữ xu hướng phát triển xã hội; trang thiết bị trang bị đầy đủ, cán bộ, nhân viên làm việc có hiệu đại hóa Sở Tài nguyên Môi trường cần phát huy ưu điểm có khắc phục nhược điểm xuống mức thấp 38 C PHẦN KẾT LUẬN Qua thời gian thực tập Sở Tài ngun Mơi trường Thanh Hóa, tơi khảo sát tìm hiểu hoạt động Sở VP Sở, tơi có nhìn khái quát thu thập nhiều thông tin chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Sở, VP Sở số nội dung công tác Văn thư – lưu trữ Sở Trong thời gian thực tập, học hỏi nhiều điều Tôi tìm hiểu nhiều thơng tin mẻ tiếp xúc trực tiếp với cơng việc có thêm nhiều kỹ Tôi thực hành ứng dụng kiến thức học vào công việc; nắm thêm nhiều kỹ Tơi thực hành ứng dụng quản lý công việc ( điều chưa học sách ) Đợt thực tập để lại cho nhiều học kinh nghiệm chuyên ngành, lối sống, phẩm chất đạo đức, khả giao tiếp nhân viên VP Đây thời gian quan trọng tôi, ngắn cho thực tế đáng trân trọng, tơi hình dung cơng việc tơi tương lai có định hướng tốt cho Nhờ có thực tập mà tơi tự kiểm tra kiến thức học giảng đường, tơi nhận ưu điểm nhược điểm tơi để sau làm tơi có nhiều tri thức thực tế có kỹ xử lý gặp tình cần giải Hai tháng thực tập giúp thu thập cho nhiều điều Đó kỉ niệm điều giúp trưởng thành Tôi biết cần học tập nhiều Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Nhà trường, thầy cô trường Đại học Nội vụ Hà Nội lãnh đạo, cán bộ, công chức Sở Tài nguyên Môi trường giúp đỡ thời gian tơi thực tập để tơi có thêm nhiều điều tốt đẹp 39 TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình “ Lý luận phương pháp Cơng tác Văn thư” Giáo sư Vương Đình Quyền, Nhà xuất Đại học Quốc Gia Hà Nội Giáo trình “ Lưu trữ” Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, Nhà xuất Giao thông Vận tải – 2009 Website Http://stnmt.thanhhoa.gov.vn/home/view/?l=vi&gid=152 Tập giảng “ Công tác Văn thư, Lưu trữ” Văn phòng Trung Ương Đảng năm 2014 Luật Tổ chức Chính quyền địa phương 40 PHỤ LỤC Hình ảnh Sở Tài nguyên Mơi trường Thanh Hóa tỉnh Thanh Hóa Sơ đồ cấu tổ chức Sở Tài nguyên Môi trường Thanh Hóa tỉnh Thanh Hóa Các loại dấu Sở Tài ngun Mơi trường Thanh Hóa tỉnh Thanh Hóa Hình ảnh phòng Lưu trữ Sở Tài ngun Mơi trường Thanh Hóa tỉnh Thanh Hóa PHỤ LỤC PHỤ LỤC GIÁM ĐỐC ( tạm thời chưa bổ nhiệm ) LƯU TRỌNG QUANG ( PGĐ ) PHÙNG ĐÌNH ẢNH ( PGĐ ) NGUYỄN THỊ THỦY ( PGĐ ) NGUYỄN MINH CHÂU ( PGĐ ) PHẠM TIẾN DŨNG ( PGĐ ) Bộ phận Một Cửa Văn phòng Sở Phòng Tài – Kế hoạch Phòng Pháp chế Trung tâm Quan trắc bảo vệ môi trường Chi cục Bảo vệ mơi trường Phòng Khống sản Phòng Quản lý Đất Đai Phòng Chính sách Đất đai Phòng Tài nguyên Nước Phòng Thanh tra Phòng Đo đạc Bản đồ Đoàn Mỏ Địa chất Chi cục Biển Hải đảo Đoàn Đo đạc Bản đồ Quy hoạch Văn phòng đăng ký Trung tâm Cơng nghệ thơng tin Trung tâm Phát triển quỹ đất Quỹ Bảo vệ môi trường HOÀNG VĂN THẾ ( PGĐ ) PHỤ LỤC PHỤ LỤC ... ngun Mơi trường Thanh Hóa cơng tác Văn thư – Lưu trữ - Tìm hiểu cơng tác Văn thư – Lưu trữ Sở Tài nguyên Môi trường Thanh Hóa - Đưa ưu – nhược điểm công tác Văn thư – Lưu trữ Sở - Đưa giải pháp... cơng tác lưu trữ 17 Thực trạng công tác Văn thư, Lưu trữ Sở Tài nguyên Môi trường Thanh Hóa, tỉnh Thanh Hóa 21 2.1 Thực trạng công tác văn thư Sở Tài ngun Mơi trường Thanh Hóa, ... trữ Sở Tài nguyên Môi trường Thanh Hóa, tỉnh Thanh Hóa 2.1 Thực trạng cơng tác văn thư Sở Tài nguyên Môi trường Thanh Hóa, tỉnh Thanh Hóa Phòng Văn thư Sở Tài ngun Mơi trường Thanh Hóa đơn vị