MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Tính cấp thiết của đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 1 3. Mục đích nghiên cứu 2 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 2 5. Đối tượng, giới hạn phạm vi nghiên cứu 2 6. Phương pháp nghiên cứu 2 7. Cấu trúc của đề tài 2 B. PHẦN NỘI DUNG 3 CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG THANH HÓA VÀ VĂN PHÒNG SỞ 3 1. Khái quát về Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa 3 1.1. Lịch sử hình thành 3 1.2. Vị trí, chức năng và nhiệm vụ, quyền hạn 6 1.2.1. Vị trí, chức năng 6 1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 6 1.3. Cơ cấu tổ chức 14 1.4. Lãnh đạo Văn phòng Sở: 14 1.5. Nhiệm vụ của Văn phòng Sở: 14 TIỂU KẾT 15 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN THƯ, LƯU TRỮ VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG THANH HÓA TỈNH THANH HÓA 16 1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư, lưu trữ 16 1.1. Khái niệm công tác văn thư, lưu trữ 16 1.2. Nội dung, tính chất, đặc điểm, mục đích, ý nghĩa của công tác văn thư, lưu trữ 16 1.2.1. Nội dung, tính chất, đặc điểm, mục đích, ý nghĩa của công tác văn thư : 16 1.2.2. Nội dung, tính chất, đặc điểm, mục đích, ý nghĩa của công tác lưu trữ 17 2. Thực trạng công tác Văn thư, Lưu trữ tại Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa, tỉnh Thanh Hóa 21 2.1. Thực trạng công tác văn thư tại Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa, tỉnh Thanh Hóa 21 2.1.1. Thực trạng Quản lý và giải quyết văn bản tại Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa 21 2.1.2. Thực trạng Quản lý và sử dụng con dấu tại Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa 27 2.1.3. Thực trạng Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan tại Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa 28 2.2. Thực trạng công tác lưu trữ tại Sở tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa, tỉnh Thanh Hóa 31 2.2.1. Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 31 2.2.2. Phân loại tài liệu lưu trữ 31 2.2.3. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ 32 2.2.4. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ 32 2.2.5. Thống kê, bảo quản tài liệu lưu trữ 33 2.2.6. Tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 34 TIỂU KẾT 35 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG 36 1. Nhận xét, đánh giá 36 1.1. Ưu điểm 36 1.2. Nhược điểm 36 2. Nguyên nhân 37 3. Các giải pháp 38 TIỂU KẾT 38 C. PHẦN KẾT LUẬN 39 TÀI LIỆU THAM KHẢO 40 PHỤ LỤC 41
Trang 1MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
A PHẦN MỞ ĐẦU 1
1 Tính cấp thiết của đề tài 1
2 Lịch sử nghiên cứu 1
3 Mục đích nghiên cứu 2
4 Nhiệm vụ nghiên cứu 2
5 Đối tượng, giới hạn phạm vi nghiên cứu 2
6 Phương pháp nghiên cứu 2
7 Cấu trúc của đề tài 2
B PHẦN NỘI DUNG 3
CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG THANH HÓA VÀ VĂN PHÒNG SỞ 3
1 Khái quát về Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa 3
1.1 Lịch sử hình thành 3
1.2 Vị trí, chức năng và nhiệm vụ, quyền hạn 6
1.2.1 Vị trí, chức năng 6
1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 6
1.3 Cơ cấu tổ chức 14
1.4 Lãnh đạo Văn phòng Sở: 14
1.5 Nhiệm vụ của Văn phòng Sở: 14
TIỂU KẾT 15
CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN THƯ, LƯU TRỮ VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG THANH HÓA TỈNH THANH HÓA 16
1 Cơ sở lý luận về công tác văn thư, lưu trữ 16
1.1 Khái niệm công tác văn thư, lưu trữ 16
Trang 21.2 Nội dung, tính chất, đặc điểm, mục đích, ý nghĩa của công tác văn thư,
lưu trữ 16
1.2.1 Nội dung, tính chất, đặc điểm, mục đích, ý nghĩa của công tác văn thư : 16
1.2.2 Nội dung, tính chất, đặc điểm, mục đích, ý nghĩa của công tác lưu trữ 17
2 Thực trạng công tác Văn thư, Lưu trữ tại Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa, tỉnh Thanh Hóa 21
2.1 Thực trạng công tác văn thư tại Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa, tỉnh Thanh Hóa 21
2.1.1 Thực trạng Quản lý và giải quyết văn bản tại Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa 21
2.1.2 Thực trạng Quản lý và sử dụng con dấu tại Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa 27
2.1.3 Thực trạng Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan tại Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa 28
2.2 Thực trạng công tác lưu trữ tại Sở tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa, tỉnh Thanh Hóa 31
2.2.1 Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 31
2.2.2 Phân loại tài liệu lưu trữ 31
2.2.3 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ 32
2.2.4 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ 32
2.2.5 Thống kê, bảo quản tài liệu lưu trữ 33
2.2.6 Tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 34
TIỂU KẾT 35
CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG 36
1 Nhận xét, đánh giá 36
1.1 Ưu điểm 36
Trang 31.2 Nhược điểm 36
2 Nguyên nhân 37
3 Các giải pháp 38
TIỂU KẾT 38
C PHẦN KẾT LUẬN 39
TÀI LIỆU THAM KHẢO 40
PHỤ LỤC 41
Trang 4LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành bài báo cáo thực tập, tôi đã nhận được sự hướng dẫn nhiệttình từ các cán bộ, công chức tại Sở Tài nguyên và Môi trường và các thầy côkhoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Nhân đây, cho phép tôi bày tỏ lòng biết ơn chân thành đối với anhNguyễn Văn Bình – Chánh Văn phòng, chị Thiều Thị Hương –Chuyên viên VP
Sở, chị Lê Thị Nhung –Chuyên viên Trung tâm công nghệ thông tin, Cô PhạmThị Hằng – Chuyên viên VP Sở và các anh chị trong Sở đã hướng dẫn giúp đỡtận tình tôi trong suốt quá trình thực hiện bài báo cáo thực tập này
Trong quá trình làm bài báo cáo thực tập tôi gặp khá nhiều khó khăn, mặtkhác do trình độ còn hạn chế và những nguyên nhân khác nên dù cố gắng songbài báo cáo thực tập của tôi không tránh khỏi những hạn chế thiếu sót Vì thế, tôirất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô trong trường, cũng như các bạnđọc
Những ý kiến đóng góp của mọi người sẽ giúp tôi nhận ra hạn chế và qua
đó tôi có thêm những nguồn tư liệu mới trên con trường học tập cũng nhưnghiên cứu sau này
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Trang 5LỜI CAM ĐOAN
Tôi thực hiện bài báo cáo thực tập với tên đề tài: “ Tìm hiểu công tác Vănthư – Lưu trữ tại Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa tỉnh Thanh Hóa”
Tôi xin cam đoan đây là bài báo cáo thực tập của tôi trong thời gian qua.Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự cố không trung thực về thông tin
sử dụng trong bài báo cáo thực tập này
Hà Nội, ngày tháng năm 2017
Trang 6DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
UBNDỦY BAN NHÂN DÂN
STN&MTSỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNGVPVĂN PHÒNG
TLLT TÀI LIỆU LƯU TRỮ
PCT PHÓ CHỦ TỊCH
PGĐ PHÓ GIÁM ĐỐC
Trang 7A PHẦN MỞ ĐẦU
1 Tính cấp thiết của đề tài
Văn phòng – một cụm từ khá quen thuộc với mỗi người - là một cơ quan,đơn vị của một tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp Văn phòng đặc biệt quan trọngđối với cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Trong VP có một đơn vị cũng rất quantrọng đó là Văn thư – Lưu trữ Tại đây, các văn bản quan trọng được tập trung
và được lưu lại, mọi thông tin đều được tổ chức tại đây Một cơ quan muốn hoạtđộng tốt đều phải có văn thư – lưu trữ Đất nước ngày càng phát triển kéo theomọi thứ đều thay đổi và văn thư – lưu trữ cũng vậy Mọi thứ đều có nhu cầu tănglên và văn thư – lưu trữ cũng không ngoại lệ Ngày nay, khoa học về văn thư –lưu trữ đang được chú ý hơn để nâng cao ngành văn thư – lưu trữ Các vấn đề vềvăn thư –lưu trữ đều được quan tâm
Văn phòng Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa là một bộ phận trựcthuộc Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa và là một đơn vị giúp việc cho
Sở Văn phòng Sở đã và đang hoàn thành rất tốt các việc được giao góp phầncho sự phát triển của Sở Văn thư là một đơn vị trực thuộc Văn phòng Sở, Lưutrữ là một đơn vị trực thuộc Trung tâm Công nghệ Thông tin Hai đơn vị này( văn thư – lưu trữ ) là những đơn vị nắm một vị trí quan trọng trong hoạt độngphát triển của Sở
Là một sinh viên đã được học và nghiên cứu về vấn đề văn phòng, vănthư – lưu trữ Tôi nhận thấy đây là những bộ phận, đơn vị cực kỳ quan trọng đốivới cơ quan, tổ chức và là một trong những điều kiện tồn tại trong cơ quan, tổchức Và tôi muốn xem xét thực tế, học hỏi những kiến thức, kỹ năng về vănphòng, văn thư – lưu trữ
Từ những lý do trên, tôi đã chọn đề tài “Tìm hiểu công tác Văn thư – Lưutrữ tại Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa tỉnh Thanh Hóa” làm đề tàinghiên cứu cho bài báo cáo lần thực tập thực tế này
2 Lịch sử nghiên cứu
- Thực tập thực tế tại Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa từ ngày
10/1/2017 đến ngày 10/3/2017 theo lịch
Trang 8- Tìm kiếm và tham khảo các thông tin trên mạng xã hội, internet, giáotrình
3 Mục đích nghiên cứu
- Tìm hiểu các thông tin về Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa và
công tác Văn thư – Lưu trữ
- Tìm hiểu về công tác Văn thư – Lưu trữ tại Sở Tài nguyên và Môi
trường Thanh Hóa
- Đưa ra những ưu – nhược điểm công tác Văn thư – Lưu trữ tại Sở
- Đưa ra những giải pháp nhằm khắc phục những nhược điểm khi thực
hiện công tác Văn thư – Lưu trữ tại Sở
4 Nhiệm vụ nghiên cứu
- Khảo sát, tìm hiểu và đánh giá công tác Văn thư – Lưu trữ, từ đó đưa ra
những quan điểm làm sáng tỏ vấn đề
5 Đối tượng, giới hạn phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Công tác Văn thư – Lưu trữ
- Giới hạn phạm vi nghiên cứu: tại Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh
Hóa tỉnh Thanh Hóa
6 Phương pháp nghiên cứu
Để đề tài được hoàn thiện, tôi có sử dụng một số phương pháp sau:
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu
- Phương pháp phân tích và tổng hợp
- Phương pháp khảo sát, phỏng vấn các cán bộ, công chức làm việc tại Sở
TN & MT Thanh Hóa tỉnh Thanh Hóa
- Phương pháp so sánh, đối chiếu
7 Cấu trúc của đề tài
Ngoài các phần như phần mở đầu và phần kết luận, tài kiệu tham khảo,phụ lục thì đề tài có cấu trúc chia làm 3 chương:
Chương 1: Khái quát về Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa
Chương 2: Cơ sở lý luận về Công tác Văn thư, Công tác Lưu trữ và Thựctrạng công tác Văn thư – Lưu trữ tại Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa
Chương 3: Nhận xét, đánh giá và các giải pháp nâng cao công tác Văn thư– Lưu trữ tại Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa
Trang 9B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG
THANH HÓA VÀ VĂN PHÒNG SỞ
1 Khái quát về Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa
1.1 Lịch sử hình thành
Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa được thành lập theo Quyết định
số 2434/2003/QĐ-UB ngày 28/07/2003 của UBND tỉnh Thanh Hóa, tiền thân là
Sở Địa chính, Ban Quản lý Ruộng đất qua các giai đoạn hình thành và pháttriển:
- Thời kỳ trước tháng 6/1983: Phòng Quản lý Ruộng đất, thuộc UBNDtỉnh Thanh Hóa, từ cuối năm 1960 – 6/1983 Phòng Quản lý ruộng đất, trựcthuộc Ty Nông nghiệp Thanh Hóa Các ông trưởng phòng thời kỳ này gồm: ông
Lê Quang Tiếp, ông Hoàng Đức Thắng ( 1971 – 1972), ông Lê Huy Ái Đội ngũcán bộ công nhân, viên chức giai đoạn này khoảng 20 người, lúc cao nhất đến 40người, trong đó bộ phận phân tích nông hóa thổ nhưỡng trên 20 người
- Từ tháng 6/1983 đến tháng 9 năm 1994: Ban Quản lý Ruộng đất trựcthuộc UBND tỉnh Thanh Hóa , trên cơ sở bộ máy của Phòng Quản lý Ruộng đấtthuộc Ty Nông Nghiệp và cán bộ từ Ban phân vùng Quy hoạch thuộc UB Kếhoạch tỉnh Ban Quản lý Ruộng đất có chức năng, nhiệm vụ tham mưu, giúpUBND tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về đất đai bao gồm: điều tra,khảo sát và phân bố các loại đất; thống kê, đăng ký đất; qui hoạch sử dụng đất;giao đất, thu hồi đất, trưng dụng đất; thanh tra, kiểm tra việc chấp hành các chế
độ, thể lệ quản lý việc sử dụng đất; giải quyết các tranh chấp về đất; qui định cácchế độ, thể lệ để quản lý việc sử dụng đất và tổ chức việc thực hiện các chế độ,thể lệ này Tổ chức bộ máy của Ban gồm: Phòng Hành chính tổng hợp, phòngThanh tra Pháp chế, phòng Điều tra cơ bản, phòng Đăng ký thống kê; do yêucầu của công tác đo đạc lập bản đồ địa chính tháng 01/1994 Đội Đo đạc - Bản
đồ được tách ra từ phòng Điều tra cơ bản Số lượng cán bộ, công chức, viênchức khoảng 40 người.Lãnh đạo Ban thời kỳ này:
Trang 10+ Trưởng Ban: Ông Lê Bạch Lan, nguyên PCT UBND tỉnh 2/1989); ông Lê Huy Ái ( 3/1989 - 9/1994).
+ Phó trưởng Ban: Ông Lê Huy Ái (7/1983 - 2/1989); ông Nguyễn Xuân
độ, thể lệ về quản lý sử dụng đất đai; giải quyết các tranh chấp đất đai Cơ cấu tổchức gồm: Phòng Tổ chức-Hành chính-Tổng hợp, phòng Kế hoạch Tài chính,phòng Đo đạc - Bản đồ, phòng Thanh tra Pháp chế, phòng Đăng ký thống kê; 02đơn vị sự nghiệp: Đoàn đo đạc Bản đồ và Qui hoạch; Trung tâm Thông tin- Lưutrữ địa chính ( từ tháng 4/1997 trở về trước là Bộ phận Thông tin lưu trữ địachính) Số lượng cán bộ, công chức, viên chức thời kỳ này lúc cao nhất 80người Lãnh đạo Sở thời kỳ này:
+ Giám đốc Sở: Ông Lê Huy Ái (9/1994 - 02/1999), ông Nguyễn VănTiếu (3/1999 - 7/2003)
+ Phó Giám đốc Sở: Ông Nguyễn Văn Tiếu (4/1996 - 2/1999), ôngNguyễn Xuân An (9/1994 - 02/2000); ông Vũ Đình Xinh (10/1999 - 7/2003),ông Lê Thanh Hà (10/1999-11/2002), ông Nguyễn Hanh Thành (11/1999-7/2003), bà Bùi Thị Hiền (9/1994 – 7/2003)
- Từ tháng 7/2003 đến nay: Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hoá(được thành lập theo số 2434/2003/QĐ-UB ngày 28/7/2003) trên cơ sở bộ máy
tổ chức hiện có của Sở Địa chính và tiếp nhận bàn giao các tổ chức thực hiệnchức năng quản lý nhà nước về tài nguyên khoáng sản từ Sở Công nghiệp, tài
Trang 11nguyên nước từ Sở Nông nghiệp và PTNT, môi trường từ Sở Khoa học - Côngnghệ và Môi trường Sở Tài nguyên và Môi trường là cơ quan chuyên môn thuộc
ủy ban nhân dân tỉnh, chịu trách nhiệm trước UBND tỉnh thực hiện chức năngquản lý nhà nước về tài nguyên đất, tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản,bảo vệ môi trường, khí tượng thuỷ văn, đo đạc bản đồ trên địa bàn tỉnh theo quyđịnh của pháp luật Cơ cấu tổ chức bộ máy của Sở hiện nay:
+ 10 đơn vị quản lý nhà nước: Văn phòng Sở, Thanh tra Sở, Phòng Đođạc - Bản đồ, Phòng Chính sách đất đai (từ tháng 9/2008 trở về trước là phòngĐăng ký thông kê), Phòng Quản lý đất đai (trước đây là phòng Qui hoạch – kếhoạch; từ tháng 9/2006 - 9/2008 là, Phòng Giao đất - Thuê đất), Phòng Tàinguyên khoánh sản và Phòng Tài nguyên nước (được tách ra từ phòng Quản lýtài nguyên nước và khoáng sản từ tháng 9/2006), Chi cục Bảo vệ môi trường(thành lập tháng 4/2008, trước đây là Phòng Quản lý môi trường), Chi cục Biển
và Hải đảo (thành lập tháng 3/2011 trước đây là Phòng Biển, Hải đảo và KTTV),Phòng Pháp chế (thành lập tháng 9/2010)
+ 7 đơn vị sự nghiệp gồm: Trung tâm Công nghệ thông tin (từ tháng9/2008 trở về trước là Trung tâm Thông tin tài nguyên và môi trường), Đoàn Đođạc bản đồ và Qui hoạch, Văn phòng Đăng ký QSD đất (thành lập tháng6/2005), Trung tâm Quan trắc và Bảo vệ môi trường (thành lập tháng 10/2006)
và Đoàn Mỏ - Địa chất (tiếp nhận từ Sở Công nghiệp tháng 4/2004), Quỹ bảo vệmôi trường (thành lập tháng 12/2011), Trung tâm Phát triển quỹ đất (tiếp nhận từUBND tỉnh tháng 11/2013)
+ Đội ngũ cán bộ công chức, viên chức, lao động của Sở trong thời kỳ nàyliên tục được tăng thêm Khi thành lập Sở (tháng 8/2003 có 77 người) Đến nayđội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, người lao động gồm 386 người: 103 biênchế hành chính nhà nước, 79 biên chế sự nghiệp và 204 lao động hợp đồng tạicác đơn vị sự nghiệp
Lãnh đạo Sở thời kỳ này:
+ Giám đốc Sở: Ông Nguyễn Văn Tiếu (8/2003-7/2005); ông Vũ ĐìnhXinh, (từ tháng 01/2006 đến 2015) Từ năm 2016 đến tháng 3/2017 hiện tại chưa
Trang 12có Giám đốc Sở
+ Phó Giám đốc Sở: Ông Nguyễn Hanh Thành (8/2003-7/2007), bà BùiThị Hiền (8/2003-11/2005), ông Vũ Đình Xinh (8/2003-12/2005), bà NguyễnThị Thuỷ (từ tháng 9/2006), ông Bùi Huy Hiền (từ tháng 7/2007), ông TrầnQuang Trung (7/2007 - 3/2011), ông Lưu Trọng Quang (từ tháng 5/2010), ôngHoàng Như Đức (8/2010 - 12/2011), ông Nguyễn Minh Châu (từ tháng12/2011), ông Hoàng Văn Thế (từ tháng 12/2011), ông Phạm Tiến Dũng (từtháng 01/2014)
Từ khi ra đời đến nay, tiền thân là Phòng Quản lý Ruộng đất, sau đó làBan Quản lý ruộng đất, Sở Địa chính và Sở Tài nguyên và Môi trường ngày nay;trong từng giai đoạn, Sở luôn hoàn thành chức năng, nhiệm vụ của mình, là cơquan tham mưu cho Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện công tác quản lý nhà nước
về tài nguyên môi trường và các lĩnh vực khác được giao Đặc biệt giai đoạn từnăm 2003 đến nay, với chức năng, nhiệm vụ là cơ quan tham mưu đa lĩnh vực,
Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hoá đã tham mưu cho Uỷ ban nhân dântỉnh quản lý có hiệu quả tài nguyên đất đai, tài nguyên nước, tài nguyên khoángsản, bảo vệ môi trường, đo đạc và bản đồ Góp phần quan trọng trong việc thựchiện các mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh./
(Theo website http://stnmt.thanhhoa.gov.vn/home/view/?l=vi&gid=152 )
1.2 Vị trí, chức năng và nhiệm vụ, quyền hạn
1.2.1 Vị trí, chức năng
Sở Tài nguyên và Môi trường là cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh,
có chức năng tham mưu, giúp UBND tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước
về lĩnh vực tài nguyên và môi trường bao gồm: đất đai, tài nguyên nước, tàinguyên khoáng sản, địa chất, môi trường, khí tượng thủy văn, đo đạc và bản đồ,quản lý tổng hợp về biển và hải đảo; thực hiện các dịch vụ công trong các lĩnhvực thuộc phạm vi quản lý của Sở
1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn
1 Trình UBND tỉnh
- Dự thảo quyết định, chỉ thị và các văn bản khác thuộc thẩm quyền ban
Trang 13hành của UBND tỉnh về lĩnh vực tài nguyên và môi trường;
- Dự thảo quy hoạch, kế hoạch 5 năm và hằng năm; chương trình, đề án,
dự án về lĩnh vực tài nguyên và môi trường và các giải pháp quản lý, bảo vệ tàinguyên và môi trường trên địa bàn;
- Dự thảo quy định tiêu chuẩn chức danh đối với cấp trưởng, cấp phócủa tổ chức trực thuộc Sở và Trưởng phòng, Phó trưởng phòng Tài nguyên vàMôi trường, huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh
- Dự thảo các văn bản quy định cụ thể về quan hệ công tá giữaSTN&MT đối với các Sở có liên quan và UBND quận, huyện, thị xã, thành phốtrong tỉnh
3 Hướng dẫn tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quyhoạch, kế hoạch, chương trình, đề án, dự án, tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật vàđịnh mức kinh tế - kỹ thuật trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường được cơquan cấp trên có thẩm quyền ban hành; tuyên truyền, phổ biến, giáo dục phápluật về lĩnh vực tài nguyên và môi trường trên địa bàn tỉnh
4 Về đất đai
- Chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan lập, điều chỉnh quyhoạch, kế hoạch, sử dụng đất của địa phương để trình UBND tỉnh; hướng dẫn,kiểm tra việc thực hiện quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đã được phê duyệt;
- Tổ chức thẩm định quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất do UBND cấphuyện trình UBND cấp tỉnh phê duyệt; kiểm tra việc thực hiện quy hoạch, kếhoạch sử dụng đất của cấp huyện đã được phê duyệt;
- Tổ chức thẩm định hồ sơ về giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất, chuyển
Trang 14quyền sử dụng đất, chuyển mục đích sử dụng đất, cấp giấy chứng nhận quyền sửdụng đất và quyền sử hữu, sử dụng tài sản gắ liền với đất;
- Thực hiện việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và quyền sởhữu, sử dụng tài sản gắn liền với đất theo ủy quyền của UBND tỉnh; ký hợpđồng thuê đất, thực hiện đăng ký quyền sử dụng đất và quyền sở hữu, sử dụngtài sản gắn liền với đất theo quy định của pháp luật;
- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các thủ tục về giao đất, cho thuêđất, thu hồi đất, chuyển quyền sử dụng dất, chuyển mục đích sử dụng đất, cấpgiấy chứng nhận quyền sử dụng đất và quyền sỏ hữu, sử dụng tài sản gắn liềnvới đất; việc đăng ký quyền sử dụng đất, lập và quan lý hồ sơ địa chính; việcthực hiện quyền và nghĩa vụ của người sử dụng đất;
- Hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện việc điều tra, khảo sát, đođạc, đánh giá, phân hạng đất; lập và chỉnh lý biến động bản đồ địa chính, bản đồhiện trạng sử dụng đất và bản đồ quy hoạch sử dụng đất; thống kê, kiểm kê đấtđai và xây dựng hệ thống thông tin đất đai của tỉnh
- Chủ trì xác định giá đất, trình UBND tỉnh quy định giá đất định kỳhằng năm tại địa phương phù hợp với khung giá đất do Chính phủ ban hành; đềxuất việc giải quyết các trường hợp vướng mắc về giá đất; tổ chức thực hiệnđiều tra, tổng hợp và cung cấp thông tin, dữ liệu về giá đất;
- Chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan hướng dẫn, kiểm tra, tổchức thực hiện việc bồi thường, hỗ trợ và tái định cư đối với các trường hợp bịthu hồi đất theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức, thực hiện, kiểm tra việc thu hồi tiền khi giao đất, cho thuêđất, chuyển mục đích sử dụng đất, thu hồi đất, phát triển đất, đấu giá quyền sởhữu đất, đấu thầu dự án có sử dụng đất;
- Tổ chức, quản lý hoạt động của VP đăng ký quyền sử dụng đất cấp tỉnh
và hướng dẫn, kiểm tra hoạt động của VP đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện;
5 Về tài nguyên nước:
- Chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan lập quy hoạch, kế hoạchquản lý, sử dụng, bảo vệ tài nguyên nước, phòng, chống suy thoái, cạn kiệt
Trang 15nguồn nước; tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt;
- Tổ chức thẩm định các đề án, dự án về khai thác, sử dụng tài nguyênnước, chuyển nước giữa các lưu vực sông thuộc thẩm quyền phê duyệt của ủyban nhân dân tỉnh;
- Tổ chức thực hiện việc xác định ngưỡng giới hạn khai thác nước đối vớicác sông, các tầng chứa nước, các khu vực dự trữ nước, các khu vực hạn chếkhai thác nước; kế hoạch điều hòa, phân bổ tài nguyên nước trên địa bàn tỉnh;
- Tổ chức thẩm định hồ sơ gia hạn, thay đổi thời hạn, điều chỉnh nộidung, đình chỉ hiệu lực và thu hồi giấy phép thăm dò, khai thác, sử dụng tàinguyên nước, giấy phép xả nước thải vào nguồn nước và giấy phép hành nghềkhoan nước dưới đất theo thẩm quyền; thực hiện việc cấp phép và thu phí, lệ phí
về tài nguyên nước theo quy định của pháp luật; thanh tra, kiểm tra các hoạtđộng về tài nguyên nước quy định trong giấy phép;
- Tổ chức thực hiện công tác điều tra cơ bản, kiểm kê, thống kê, lưu trữ sốliệu tài nguyên nước trên địa bàn; tổ chức quản lý, khai thác các công trình quantrắc tài nguyên nước do địa phương đầu tư xây dựng;
- Tổng hợp tình hình khai thác, sử dụng nước, các nguồn thải vào nguồnnước trên địa bàn; lập danh mục các nguồn nước bị ô nhiễm, suy thoái, cạn kiệt;
- Hướng dẫn, kiểm tra việc trám lấp giếng không sử dụng theo quy địnhcủa pháp luật;
- Tham gia tổ chức phối hợp liên ngành của Trung ương, thường trực tổchức phối hợp liên ngành của địa phương về quản lý, khai thác, bảo vệ nguồnnước lưu vực sông
6 Về tài nguyên khoáng sản:
- Chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan khoanh định các khu vựccấm, tạm thời cấm hoạt động khoáng sản, xác định các khu vực đấu thầu thăm
dò, khai thác khoáng sản thuộc thẩm quyền của ủy ban nhân dân tỉnh; đề xuấtvới ủy ban nhân dân cấp tỉnh các biện pháp bảo vệ tài nguyên khoáng sản;
- Tổ chức thẩm định đề án thăm dò khoáng sản làm vật liệu xây dựngthông thường và than bùn; tham gia xây dựng quy hoạch thăm dò, khai thác, chế
Trang 16biến và sử dụng các loại khoáng sản thuộc thẩm quyền cấp giấy phép của ủy bannhân dân tỉnh;
- Tổ chức thẩm định hồ sơ về việc cấp, gia hạn, thu hồi, trả lại giấy phéphoạt động khoáng sản, cho phép chuyển nhượng, cho phép tiếp tục thực hiệnquyền hoạt động khoáng sản trong trường hợp được thừa kế và các đề án đóngcửa mỏ thuộc thẩm quyền quyết định của Uỷ ban nhân dân tỉnh;
- Tổ chức thẩm định báo cáo thăm dò khoáng sản làm vật liệu xây dựngthông thường và than bùn thuộc thẩm quyền phê duyệt của Uỷ ban nhân dântỉnh;
- Thanh tra, kiểm tra, giám sát hoạt động khoáng sản của các tổ chức, cánhân; giải quyết tranh chấp, khiếu nại, tố cáo về hoạt động khoáng sản và xử lýhoặc kiến nghị xử lý các vi phạm pháp luật về khoáng sản theo quy định củapháp luât;
- Quản lý, lưu trữ và cung cấp thông tin, tư liệu về thăm dò khoáng sảnlàm vật liệu xây dựng và than bùn; thống kê, kiểm kê trữ lượng khoáng sản đãđược phê duyệt và định kỳ báo cáo Bộ Tài nguyên và Môi trường
7 Về môi trường:
- Tổ chức đánh giá hiện trạng môi trường trên địa bàn tỉnh theo định kỳ;điều tra, xác định khu vực môi trường bị ô nhiễm, lập danh sách các cơ sở gây ônhiễm môi trường, gây ô nhiễm môi trường nghiêm trọng trên địa bàn và định
kỳ báo cáo ủy ban nhân dân tỉnh, Bộ Tài nguyên và Môi trường theo quy địnhcủa pháp luật; kiểm tra việc thực hiện các biện pháp khắc phục ô nhiễm môitrường của các cơ sở đó;
- Chủ trì hoặc phối hợp với các cơ quan có liên quan xây dựng, tổ chứcthực hiện kế hoạch huy động các nguồn lực nhằm ứng phó, khắc phục ô nhiễmmôi trường do các sự cố môi trường gây ra theo phân công của Uỷ ban nhân dântỉnh;
- Thực hiện việc cấp, gia hạn và thu hồi giấy phép đối với chủ nguồn thải,chủ thu gom, vận chuyển, xử lý chất thải rắn nguy hại theo quy định của phápluật; hướng dẫn, kiểm tra, cấp giấy xác nhận đủ điều kiện nhập khẩu phế liệu
Trang 17theo thẩm quyền;
- Tổ chức thẩm định báo cáo đánh giá môi trường chiến lược, báo cáođánh giá tác động môi trường, đề án bảo vệ môi trường, các dự án thiết lập cáckhu bảo tồn thiên nhiên, đa dạng sinh học thuộc thẩm quyền phê duyệt của Uỷban nhân dân tỉnh; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện sau khi được phê duyệt;
- Chủ trì, phối hợp tổ chức thực hiện chương trình, đề án bảo vệ, khắcphục, cải tạo cảnh quan môi trường liên ngành, bảo tồn và phát triển bền vữngcác vùng đất ngập nước theo phân công của Uỷ bân nhân dân dân tỉnh;
- Hướng dẫn xây dựng và tổ chức, quản lý hệ thống quan trắc môi trườngtheo quy định của pháp luật; thống kê, lưu trữ số liệu về môi trường tại địaphương;
- Tổ chức thực hiện các hoạt động truyền thông bảo vệ môi trường thuộcphạm vi chức năng của Sở; Tổ chức việc thu phí thẩm định báo cáo đánh giá tácđộng h môi trường, phí bảo vệ môi trường đối với chất thải theo quy định củapháp luật;
- Tổng hợp dự toán chi sự nghiệp bảo vệ môi trường của các cơ quan, đơn
vị thuộc địa phương và phối hợp với Sở Tài chính báo cáo ủy ban nhân dân tỉnhtrình Hội đồng nhân dân tỉnh; chủ trì, phối hợp với Sở Tài chính quản lý quỹ bảo
vệ môi trường của địa phương theo phân công của Uỷ ban nhân dân tỉnh
8 Về khí tượng thuỷ văn:
- Tổ chức thẩm định hồ sơ về việc cấp, gia hạn, điều chỉnh nội dung, thuhồi giấy phép hoạt động của công trình khí tượng thuỷ văn chuyên dùng trên địabàn tỉnh thuộc thẩm quyền quyết định của Uỷ ban nhân nhân dân tỉnh và kiểmtra việc thực hiện;
- Chủ trì thẩm định các dự án đầu tư xây dựng, cải tạo, nâng cấp côngtrình khí tượng, thuỷ văn chuyên dùng; tham gia xây dựng phương án phòng,chống, khắc phục hậu quả thiên tai trên địa bàn;
- Chịu trách nhiệm phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan ở Trungương và địa phương trong việc bảo vệ, giải quyết các vi phạm hành lang an toàn
kỹ thuật công trình khí tượng thủy văn của Trung ương trên địa bàn;
Trang 18- Tổng hợp và báo cáo tình hình, tác động của biến đổi khí hậu đối vớicác yếu tố tự nhiên, con người và kinh tế - xã hội ở địa phương; phối hợp vớicác ngành có liên quan đề xuất và kiến nghị các biện pháp ứng phó thích hợp.
9 Về đo đạc và bản đồ:
- Xác nhận đăng ký; thẩm định hồ sơ và đề nghị cơ quan nhà nước cóthẩm quyền cấp, bổ sung, gia hạn và thu hồi giấy phép hoạt động đo đạc và bản
đồ theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức, quản lý việc triển khai các hoạt động đo đạc và bản đồ theoquy hoạch, kế hoạch; quản lý chất lượng các công trình sản phẩm đo đạc và bảnđồ; thống nhất quản lý toàn bộ hệ thống tư liệu đo đạc và bản đồ trên địa bàntỉnh; quản lý việc bảo mật, lưu trữ, cung cấp khai thác sử dụng thông tin tư liệu
đo đạc và bản đồ; quản lý việc bảo vệ các công trình xây dựng đo đạc và bản đồ;
- Quản lý và tổ chức thực hiện việc xây dựng, cập nhật, khai thác hệthống cơ sở hạ tầng kỹ thuật đo đạc và bản đồ trên địa bàn tỉnh, bao gồm: hệthống điểm đo đạc cơ sở, cơ sở dữ liệu nền thông tin địa lý, hệ thống địa danhtrên bản đồ, hệ thống bản đồ địa chính, hệ thống bản đồ hành chính, bản đồ nền,bản đồ chuyên đề phục vụ các mục đích chuyên dụng, bản đồ địa hình;
- Theo dõi việc xuất bản, phát hành bản đồ và kiến nghị với cơ quan nhànước có thẩm quyền đình chỉ phát hành, thu hồi các ấn phẩm bản đồ có sai sót
về thể hiện chủ quyền quốc gia, địa giới hành chính, địa danh thuộc địa phương;
ấn phẩm bản đồ có sai sót về kỹ thuật
10 Về quản lý tổng hợp biển và hải đảo :
- Tham mưu cho UBND Tỉnh các cơ chế, chính sách thu hút, khuyếnkhích và bảo đảm quyền cư trú, sản xuất, kinh doanh trên các đảo ven bờ phùhợp với các mục tiêu về bảo vệ chủ quyền quốc gia, phát triển bền vững kinh tế,
xã hội và bảo vệ môi trường biển;
- Chủ trì hoặc tham gia thẩm định, đánh giá các quy hoạch mạng lưới dịch
vụ và các dự án đầu tư công trình, trang thiết bị phục vụ quản lý, khai thác, sửdụng tài nguyên biển và hải đảo thuộc thẩm quyền quyết định của Uỷ ban nhândân tỉnh theo quy định của pháp luật;
Trang 19- Chủ trì, phối hợp với các cơ quan tổ chức thực hiện chương trình, kếhoạch quản lý tổng hợp vùng duyên hải của tỉnh sau khi được phê duyệt;
- Chủ trì giải quyết hoặc đề xuất cấp có thẩm quyền giải quyết các vấn đề
về quản lý, khai thác tài nguyên biển và hải đảo liên ngành, liên tỉnh liên quanđến địa bàn tỉnh;
- Chủ trì, tham gia với các cơ quan có liên quan trong việc điều tra, đánhgiá tiềm năng tài nguyên biển, hải đảo; thu thập, xây dựng dữ liệu về tài nguyên
và môi trường biển, hải đảo của tỉnh;
- Tổ chức thực hiện tuyên truyền, nâng cao nhận thức cộng đồng về bảo
vệ chủ quyền lãnh thổ và khai thác có hiệu quả các lợi ích, tiềm năng kinh tếbiển, ven biển và hải đảo của tỉnh
11 Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ quản lý nhà nước về lĩnh vực tàinguyên và môi trường đối với Phòng Tài nguyên và Môi trường cấp huyện, côngchức chuyên môn giúp ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn quản lý nhà nước
về lĩnh vực tài nguyên và môi trường
12 Thực hiện hợp tác quốc tế về các lĩnh vực quản lý của Sở theo quyđịnh của pháp luật và phân công hoặc ủy quyền của ủy ban nhân dân cấp tỉnh;chủ trì hoặc tham gia thẩm định, đánh giá và tổ chức thực hiện các đề tài nghiêncứu, đề án, dự án ứng dụng tiến bộ công nghệ có liên quan đến lĩnh vực tàinguyên và môi trường trên địa bàn tỉnh
13 Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệmđối với các đơn vị sự nghiệp thuộc Sở và các đơn vị sự nghiệp công lập kháctrên địa bàn tỉnh hoạt động dịch vụ công trong lĩnh vực tài nguyên và môitrường theo quy định của pháp luật; chịu trách nhiệm về các dịch vụ công do Sở
tổ chức thực hiện
14 Giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước đối với các doanhnghiệp, tổ chức kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân ; hướng dẫn, kiểm tra hoạt độngcác hội, tổ chức phi chính phủ trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường theo quyđịnh của pháp luật
15 Thực hiện thanh tra, kiểm tra và xử lý các vi phạm trong các lĩnh vực
Trang 20thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của Sở theo quy định của pháp luật; giảiquyết khiếu nại, tố cáo, phòng chống tham nhũng theo quy định của pháp luậthoặc phân cấp, ủy quyền của ủy ban nhân dân tỉnh.
16 Quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy và mốiquan hệ công tác của Văn phòng, các phòng nghiệp vụ, chi cục và các đơn vị sựnghiệp trực thuộc Sở; quản lý biên chế, thực hiện chế độ tiền lương và chínhsách, chế độ đãi ngộ, đào tạo, bồi dưỡng, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ,công chức, viên chức thuộc phạm vi trách nhiệm quản lý của Sở theo quy địnhcủa pháp luật và phân câp của ủy ban nhân dân tỉnh; tổ chức bồi dưỡng nghiệp
vụ cho cán bộ, công chức cấp huyện và cấp xã làm công tác quản lý nhà nước vềtài nguyên và môi trường
17 Quản lý tài chính, tài sản của Sở theo quy định của pháp luật và phâncấp của ủy ban nhân dân tỉnh
18 Xây dựng cơ sở dữ liệu về tài nguyên và môi trường; thống kê, báocáo tình hình quản lý, bảo vệ tài nguyên và môi trường trên địa bàn tỉnh theoquy định của pháp luật
19 Thực hiện một số nhiệm vụ khác do UBND tỉnh giao hoặc theo quyđịnh của pháp luật
1.5 Nhiệm vụ của Văn phòng Sở:
Tham mưu cho Giám đốc Sở thực hiện các nhiệm vụ sau:
+ Công tác tổng hợp báo cáo của sở, ngành và các báo cáo khác đượcgiao;
+ Công tác tổ chức cán bộ, đào tạo cán bộ;
+ Công tác thi đua-khen thưởng;
Trang 21+ Công tác văn thư lưu trữ;
Văn phòng Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa là một đơn vị trựcthuộc của Sở Tài nguyên và Môi trường Thanh Hóa ( tỉnh Thanh Hóa ) Vănphòng Sở đã góp phần làm nên sự phát triển của Sở Văn phòng đã cố gắng thựchiện tốt những công việc được giao Hiện nay, văn phòng đang ngày càng hiệnđại hóa VP để nâng cao chất lượng hơn nữa, hòa nhập với sự hiện đại của xã hội
Trang 22CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN THƯ, LƯU TRỮ VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI SỞ TÀI NGUYÊN VÀ
MÔI TRƯỜNG THANH HÓA TỈNH THANH HÓA
1 Cơ sở lý luận về công tác văn thư, lưu trữ
1.1 Khái niệm công tác văn thư, lưu trữ
- Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quanđến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơhiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơquan, tổ chức
( Trích giáo trình “ Lý luận và phương pháp công tác văn thư” )
- Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất
cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoahọc, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụcông tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chínhđáng khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏikhách quan của việc quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xãhội Vì vậy, công tác lưu trữ được tổ chức ở tất cả các quốc gia trên thế giới và làmột trong những hoạt động được các nhà nước quan tâm
( Trích giáo trình “Lưu trữ” – Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nôi – Nhà xuấtbản Giao thông Vận tải Hà Nội – 2009 )
1.2 Nội dung, tính chất, đặc điểm, mục đích, ý nghĩa của công tác văn thư, lưu trữ
1.2.1 Nội dung, tính chất, đặc điểm, mục đích, ý nghĩa của công tác văn thư :
Nội dung: Công tác văn thư gồm những công việc chính sau đây
- Soạn thảo văn bản: Quá trình soạn thảo để ban hành một văn bản
thường trải qua những công việc như sau:
+ Thảo văn bản
+ Duyệt văn bản
+ Đánh máy, sao in văn bản
Trang 23+ Ký văn bản để ban hành
- Quản lý và giải quyết văn bản gồm:
+ Tiếp nhận, vào sổ ( đăng ký ) và chuyển giao văn bản đến
+ Vào sổ và chuyển giao văn bản đi
+ Giải quyết văn bản và theo dõi việc giải quyết văn bản
- Quản lý và sử dụng con dấu
- Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Tính chất và đặc điểm
- Công tác văn thư mang tính chất nghiệp vụ, kỹ thuật
- Công tác văn thư mang tính chính trị cao
- Công tác văn thư liên quan đến nhiều cán bộ, viên chức trong cơ quan,
tổ chức
- Công tác văn thư không phải là một ngành hay một lĩnh vực hoạt độngriêng biệt của Nhà nước hay của các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội, mà lànhững công việc cụ thể đan xen liên quan đến văn bản và gắn liền với hoạt độngquản lý trong từng cơ quan, tổ chức
- Làm tốt công tác văn thư sẽ tạo thuận lơi cho công tác lưu trữ
1.2.2 Nội dung, tính chất, đặc điểm, mục đích, ý nghĩa của công tác lưu trữ
Nội dung
- Hoạt động quản lý
Trang 24+ Biên soạn các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản quản lý trình Đảng,Nhà nước ban hành
+ Tổ chức hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện, các quy định của Đảng,Nhà nước về công tác lưu trữ
+ Tổ chức nghiên cứu khoa học công nghệ và hợp tác quốc tế trong lưutrữ
+ Quản lý đào tạo cán bộ, công chức lưu trữ cơ quan Đảng, Nhà nước
- Hoạt động nghiệp vụ
+ Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ
+ Phân loại tài liệu
+ Chỉnh lý khoa học – kỹ thuật tài liệu
+ Xác định giá trị tài liệu để lựa chọn tài liệu có giá trị đưa vào lưu trữ vàloại ra tài liệu hết giá trị để tiêu hủy
+ Thống kê, bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ
+ Tổ chức phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
Tính chất, đặc điểm
- Tính chất khoa học:
+ Được thể hiện qua việc nghiên cứu cơ sở lý luận và các phương phápkhoa học để thực hiện các nội dung chuyên môn của công tác lưu trữ như: thuthập, bổ sung tài liệu, phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, xây dựng công
cụ tra cứu khoa học tài liệu, chỉnh lý tài liệu, bảo quản tài liệu, khai thác và sửdụng tài liệu và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ…
+ Mỗi một nghiệp vụ trên đây đều đề được tổ chức thực hiện theo cácphương pháp khoa học Trong từng nội dung cụ thể lại có những quy trìnhnghiệp vụ nhất định như: quy trình, thủ tục tiêu hủy tài liệu thuộc nội dungnghiệp vụ xác định giá trị tài liệu; quy trình tu bổ tài liệu; quy trình khử mốc tàiliệu,… thuộc nội dung nghiệp vụ bảo quản tài liệu,… Đối với mỗi loại hình tàiliệu, các nghiệp vụ lại có những quy trình mang tính đăc thù khác nhau Khoahọc lưu trữ phải nghiên cứu, tìm tòi, phát hiện ra những điểm khác biệt đó và đề
ra một cách chính xác cách tổ chức khoa học cho từng loại hình tài liệu Khoa
Trang 25học lưu trữ phải nghiên cứu, kế thừa kết quả nghiên cứu khoa học của các ngànhkhác để áp dụng vào khâu nghiệp vụ lưu trữ Những thành tựu của các ngànhnhư toán học, vật lý học, hóa học học, sinh học, tin học, thông tin học,… đangđược nghiên cứu ứng dụng trong việc tổ chức khoa học, bảo quản an toàn tàiliệu lưu trữ và tổ chức khai thá, sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ
+ Để quản lý thống nhất các nghiệp vụ lưu trữ, công tác tiêu chuẩn hóatrong công tác lưu trữ cũng cần được nghiên cứu một cách đầy đủ Các tiêuchuẩn về kho tàng, điều kiện bảo quản an toàn cho từng loại hình tài liệu, tiêuchuẩn về các trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ như: giá đựng tài liệu, cặp,hộp bảo quản tài liệu; bìa hồ sơ; tiêu chuẩn về các quy trình nghiệp vụ lưu trữ,
… đang là vấn đề đặt ra cho các tiêu chuẩn hóa của ngành lưu trữ
- Tính chất cơ mật:
+ Tài liệu lưu trữ là những bản chính, bản gốc của tài liệu Nội dungthông tin trong tài liệu lưu trữ có độ chân thực cao so với các loại hình thông tinkhác Vì là bản chính, bản gốc của tài liệu nên tài liệu lưu trữ còn có giá trị nhưmột minh chứng lịch sử để tái dựng lại sự kiện lịch sử hoặc làm chứng cứ trongviệc xác minh một vấn đề, một sự vật, hiện tượng
+ Về lý thuyết, tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin quá khứ vàđược lưu lại, giữ lại để phục vụ cho nghiên cứu lịch sử và các hoạt động khác,các yêu cầu chính đáng của cơ quan, tổ chức và cá nhân Như vậy tài liệu lưutrữ cần được đưa ra phục vụ
+ Có những tài liệu lưu trữ mà nội dung chứa đựng những thông tin bímật của quốc gia, bí mật của cơ quan và bí mật của cá nhân, do đó các thế lựcđối lập luôn tìm mọi cách để khai thác các bí mật trong tài liệu lưu trữ
+ Một số tài liệu có thể không hạn chế sử dụng với đối tượng độc giả nàynhưng hạn chế sử dụng với những đối tượng độc giả khác… vì vậy phải thể hiệnđầy đủ các nguyên tắc, chế độ để bảo vệ nội dung cơ mật của tài liệu lưu trữ
+ Độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu cũng cần hiểu biết nhất định vềtính cơ mật trong công tác lưu trữ
+ Những nội dung thông tin khai thác được trong tài liệu lưu trữ quốc gia
Trang 26có thể phục vụ cho những mục đích chính đáng của cá nhân song không đượclàm ảnh hưởng đến lợi ích quốc gia, lợi ích cơ quan và lợi ích của các cá nhânkhác.
+ Điều đó đòi hỏi ý thức trách nhiệm của mỗi công dân trong quốc gia,trình độ của cán bộ lưu trữ và độc giả đến khai thác và sử dụng tài liệu
+ Cán bộ lưu trữ phải có đặc điểm, đạo đức chính trị đúng đắn, giác ngộquyền lợi giai cấp, dân tộc, quyền lợi chính đáng của cơ quan, cá nhân có tài liệutrong lưu trữ, luôn cảnh giác với âm mưu, thủ đoạn của các thế lực thù địch, có ýthức tổ chưc kỷ luật, trách nhiệm cao, chấp hành nghiêm chỉnh các quy chế bảomật tài liệu lưu trữ quốc gia
- Tính chất xã hội:
+ TLLT ngoài việc phục vụ nghiên cứu lịch sử còn phục vụ cho các nhucần khác của đời sống xã hội như: hoạt động chính trị, hoạt động quản lý nhànước, hoạt động ngoại giao, hoạt động truy bắt tội phạm và nhiều hoạt độngkhác trong xã hội Công tác lưu trữ cần nghiên cứu ra những hình thức phục vụcông tác khai thác và sử dụng tài liệu để đáp ứng được những nhu cầu đó của xãhội
+ Nội dung của TLLT còn phản ánh những quy luật hoạt động xã hộitrong lịch sử phát triển của con người Thông qua TLLT có thể làm sáng tỏ cácmối quan hệ xã hội của một giai đoạn lịch sử của đất nước hoặc của một conngười cụ thể Nó có tác động lớn đến ý thức hệ của cả một tầng lớp xã hội nhấtđịnh Vì vậy, hoạt động lưu trữ cũng có mối quan hệ xã hội chặt chẽ với một sốngành khoa học khác để làm rõ những vấn đề của đời sống xã hội
Mục đích, ý nghĩa
- Mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là hướng tới việc phục vụ cácnhu cầu khác nhau của đời sống xã hội hướng tới việc phục vụ lợi ích chínhđáng của xã hội, của các quốc gia và của mỗi con người thông qua việc khai tháccác thông tin quá khứ có trong tài liệu lưu trữ
- Trước hết, công tác lưu trữ được tổ chức tốt sẽ giúp các cơ quan, doanhnghiệp lưu trữ đầy đủ và cung cấp kịp thời những thông tin cần thiết cho lãnh