Ngày nay chắc chắn không ai có thể phủ nhận được vai trò quan trọng của việc nâng cao vai trò quản trị nguồn nhân lực đối với các doanh nghiệp . Muốn nâng cao nhận thức về vai trò của quản trị nguồn nhân lực thì điều kiện kiên quyết cần phải nâng cao nhận thức về mặt lý luận khoa học kết hợp với thực tiễn. Đặc biệt trong những năm trở lại đây với chính sách mở cửa của Nhà nước thì sức ép của đối thủ cạnh tranh ngày càng gay gắt dẫn đến thị phần của doanh nghiệp ngày càng bị đe doạ thì việc nâng cao vai trò quản trị nguồn nhân lực là hết sức cần thiết đối với công ty hiện nay cũng như trong tương lai. Để làm sáng tỏ vấn đề trên với khoảng thời gian thực tập tại Công ty cổ phần phát triển truyền thông Việt Ba, em mạnh dạn đề cập đến công tác quản trị nguồn nhân lực của Công Ty với mục đích mở rộng thị phần và chất lượng dịch vụ của Công ty, với tên đề tài: “Tìm hiểu về thực trạng và các giải pháp nâng cao công tác quản trị nguồn nhân lực tại Công ty cổ phần phát triển truyền thông Việt Ba”.
PHẦN MỞ ĐẦU Ý NGHĨA VÀ THỜI GIAN THỰC TẬP TẠI TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN - SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG 1. Ý nghĩa của chuyến đi thực tập. Nhằm tạo điều kiện cho sinh viên có tiếp cận sát thực hơn về những gì đã được học trên lớp, có sự nhìn nhận đúng đắn về những công việc thực tế hơn nhà Trường và Bộ môn Quản trị Văn phòng quyết định tổ chức chuyến đi thực tập cho sinh viên. Nhà trường đã tổ chức chuyến đi thực tập thực tế cho sinh viên để tìm hiểu công việc. Chuyến đi là một môi trường tốt, để sinh viên có thể tìm tòi, học hỏi những điều mà trên lớp chưa được học và phát huy những kỹ năng đã được học: kỹ năng soạn thảo, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng sử dụng thiết bị văn phòng,… Đây không chỉ là một chuyến đi mang tính chất khảo sát thực tế, mà còn là một kinh nghiệm quan trọng giúp ích cho sinh viên thực hiện tốt những công việc thực sau này. Trong quá trình thực tập tại Trung tâm Công nghệ Thông tin – Sở Tài nguyên và Môi trường giúp em rất nhiều và có cơ hội tiếp cận với công việc văn phòng thực tế hơn. Trong thời gian thực tập tại Trung tâm Công nghệ Thông tin – Sở Tài nguyên và Môi trường em đã được thực hành các công việc như: lưu văn bản đến, văn 1 | P a g e bản đi, đóng dấu, in tài liệu, cách giao tiếp, photocopy, trình ký văn bản, chuẩn bị đi công tác, tham gia hoạt động tổ chức hội họp…Mở rộng thêm kiến thức mà em đã học tại trường, lớp. Những gì em đã thực hiện và quan sát có phần khác hơn so với những gì mà em đã từng học. Qua kỳ thực tập em đã học hỏi được ở các anh (chị) tinh thần tự giác trong công việc, học hỏi cách giao tiếp với lãnh đạo, đồng nghiệp, khách hàng và cách sắp xếp bố trí thời gian làm việc hiệu quả. Thực tập cuối khóa là kết quả đánh giá học tập trong suốt ba năm vừa qua. Kết quả này có ý nghĩa rất quan trọng đối với mỗi sinh viên. Ý nghĩa của chuyến đi thực tập này là nhà Trường và Bộ môn Quản trị Văn phòng đã tạo điều kiện cho em va chạm với thực tế không phải chỉ riêng em mà toàn thể sinh viên khác trong kỳ thực tập lần này nói chung, để có kiến thức nhiều hơn trong cuộc sống với thực tại và công việc tương lai. Trong kỳ thực tập lần này em đã học hỏi được rất nhiều, đồng thời qua kỳ thực tập kỳ này sẽ giúp em sẽ tự tin hơn trong công việc sau này. 2. Thời gian thực tập. Thời gian thực tập 06 tuần. Khoảng thời gian thực tập tại Trung tâm Công nghệ Thông tin – Sở Tài nguyên và Môi trường (từ ngày 14 tháng 5 đến ngày 22 2 | P a g e tháng 6 năm 2012) tuy không phải là một khoảng thời gian dài, nhưng đó là khoảng thời gian thực sự có ý nghĩa đối với em. Thời gian làm việc: Từ thứ 2 đến thứ 6. Buổi sáng: 07 h đến 11 h Buổi chiều: 13 h đến 17 h Thứ 7, chủ nhật và các ngày lễ được nghỉ. 3 | P a g e PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CƠ QUAN THỰC TẬP 1.1. Giới thiệu chung về cơ quan thực tập Trung tâm Công nghệ Thông tin – Sở Tài nguyên và Môi trường Trà Vinh Địa chỉ: Số 478A Mậu Thân, Khóm 3, Phường 6, Thành phố Trà Vinh, Tỉnh Trà Vinh Điện thoại: 0743.840280 Fax: 0743.840160 1.2. Chức năng và nhiệm vụ 1.2.1. Chức năng Trung tâm Công nghệ Thông tin là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường, có chức năng thực hiện các hoạt động về ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin tài nguyên và môi trường thuộc phạm vi quản lý của Sở; tổ chức thực hiện các dịch vụ công về công nghệ thông tin theo quy định của pháp luật. Trung tâm Công nghệ Thông tin có tư cách pháp nhân, có con dấu, tài khoản riêng, có trụ sở làm việc theo quy định của pháp luật. Trung tâm Công nghệ Thông tin chịu sự chỉ đạo, quản lý của Sở Tài nguyên và Môi trường về tổ chức, biên chế và hoạt động; đồng thời chịu sự chỉ 4 | P a g e đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Cục Công nghệ Thông tin trực thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường. 1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn Xây dựng kế hoạch ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin tài nguyên và môi trường của địa phương thuộc phạm vi quản lý của Sở Tài nguyên và Môi trường, tổ chức thực hiện kế hoạch sau khi được phê duyệt. Tổ chức xây dựng và quản lý vận hành cơ sở dữ liệu tài nguyên và môi trường của cấp tỉnh theo phân công của Giám đốc Sở Tài nguyên và Môi trường, gồm: - Xây dựng Quy chế thu thập, quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng dữ liệu về tài nguyên và môi trường áp dụng trên địa bàn cấp tỉnh; - Xây dựng kế hoạch thu thập dữ liệu về tài nguyên và môi trường hàng năm của cấp tỉnh và phối hợp tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt. - Tiếp nhận, xử lý dữ liệu về tài nguyên và môi trường; xây dựng, tích hợp, quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu về tài nguyên và môi trường của địa phương; Tổ chức xây dựng, phối hợp xây dựng và kiểm tra giám sát công tác xây dựng cơ sở dữ liệu thành phần về tài nguyên và môi trường tại địa phương, hệ thống cơ sở dữ liệu thông tin địa lý như cơ sở dữ liệu đo đạc bản đồ, cơ sở dữ liệu quản lý đất đai, cơ sở dữ liệu thông tin địa lý…. 5 | P a g e - Xây dựng danh mục dữ liệu về tài nguyên và môi trường của địa phương và phối hợp tổ chức công bố trên cổng thông tin hoặc trang thông tin điện tử của Sở Tài nguyên và Môi trường và của cấp tỉnh; - Tham gia kiểm tra và đề xuất hình thức xử lý các đơn vị, tổ chức, cá nhân vi phạm các quy định về thu thập, quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng dữ liệu tài nguyên và môi trường của địa phương. - Tổ chức thực hiện công tác tin học hóa quản lý hành chính nhà nước của Sở Tài nguyên và Môi trường; tổ chức các hoạt động thúc đẩy ứng dụng công nghệ thông tin trong ngành tài nguyên và môi trường ở địa phương; hướng dẫn, giám sát, quản lý các hệ thống thông tin và các phần mềm quản lý chuyên ngành. - Xây dựng, triển khai chương trình ứng dụng công nghệ thông tin của Sở Tài nguyên và Môi trường; quản trị vận hành hạ tầng kỹ thuật, duy trì hoạt động của cổng thông tin điện tử hoặc trang thông tin điện tử, thư viện điện tử, bảo đảm việc cung cấp dịch vụ hành chính công trên mạng thuộc phạm vi quản lý của Sở Tài nguyên và Môi trường. - Thu thập, xử lý, lưu trữ thông tin theo phân cấp của Sở, bao gồm: các tài liệu điều tra cơ bản về tài nguyên và môi trường theo quy mô của tỉnh và quy mô các vùng kinh tế; sản phẩm kết quả của các công trình dự án; Tài liệu là ấn phẩm nộp lưu để sử dụng lâu dài, bao gồm: đơn giá sản phẩm do Sở ban hành, 6 | P a g e luận chứng kinh tế - kỹ thuật, kết quả các dự án, kết quả các đề tài nghiên cứu khoa học sau khi đã hoàn thành, các loại ấn phẩm bản đồ theo quy định; - Quản lý, lưu trữ và tổ chức cung cấp, dịch vụ, thu phí khai thác về thông tin, tư liệu tổng hợp về tài nguyên và môi trường thuộc phạm vi quản lý của Sở Tài nguyên và Môi trường. - Tổng hợp từ các số liệu, tài liệu tài nguyên và môi trường; xây dựng, thành lập các tài liệu tổng hợp về tài nguyên và môi trường phục vụ cộng đồng xã hội như: tài liệu thông tin kinh tế xã hội gắn với tài nguyên và môi trường, bản đồ thông tin kinh tế xã hội, bản đồ hành chính, bản đồ địa giới hành chính, bản đồ chuyên đề khác… - Thẩm định các dự án về ứng dụng công nghệ thông tin, các phần mềm chuyên ngành và cơ sở dữ liệu thuộc phạm vi quản lý của Sở Tài nguyên và Môi trường. - Tổ chức tập huấn, cập nhật kiến thức và chuyển giao các ứng dụng công nghệ thông tin, phần mềm ứng dụng chuyên ngành cho cơ sở và các đối tượng sử dụng theo kế hoạch và chương trình được duyệt. - Tổ chức xây dựng, nghiên cứu và thực hiện các chương trình, đề tài, đề án về công nghệ thông tin, tư liệu, dữ liệu tài nguyên và môi trường theo phân công của Giám đốc Sở Tài nguyên và Môi trường. 7 | P a g e - Phối hợp với các đơn vị thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường và các tổ chức có liên quan thực hiện công tác bảo đảm an toàn và bảo mật hệ thống thông tin, các cơ sở dữ liệu điện tử về tài nguyên và môi trường ở địa phương. - Phối hợp hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về lĩnh vực công nghệ thông tin và thực hiện chiến lược ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin tài nguyên và môi trường trên địa bàn cấp tỉnh. - Quản lý tổ chức bộ máy, công chức, viên chức, lao động, tài chính, tài sản thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm theo phân cấp của Sở Tài nguyên và Môi trường và quy định của pháp luật. - Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở Tài nguyên và Môi trường giao. 1.3. Cơ cấu tổ chức 1.3.1. Lãnh đạo Trung tâm: Trung tâm Công nghệ Thông tin – Sở Tài nguyên và Môi trường có Giám đốc và 01 Phó Giám đốc và 21 viên chức và người lao động. 1.3.2. Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ: - Hành chính - Tổng hợp: 03 viên chức và người lao đông; - Phòng Dữ liệu và Lưu trữ: 11 viên chức và người lao đông; 8 | P a g e - Phòng Phát triển công nghệ: 07 viên chức và người lao đông. SƠ ĐỒ QUẢN LÝ CỦA TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG 9 | P a g e GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC P.PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ P. DỮ LIỆU VÀ LƯU TRỮ P.HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP CHƯƠNG II BÁO CÁO QUÁ TRÌNH THỰC TẬP TẠI TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN – SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG 2.1. Vệ sinh văn phòng làm việc Một khi đã chọn ngành học Quản trị Văn phòng thì công việc tất yếu và đầu tiên mà một nhân viên văn phòng phải thực hiện vệ sinh phòng làm việc. Phòng làm việc sạch sẽ thoáng mát giúp nhân viên văn phòng có thể làm việc thoải mái và hăng sai với công việc có câu nói “nhà sạch thì mát, bát sạch ngon cơm”. Văn phòng sạch sẽ gọn ràn, mát mẽ hiệu quả công việc đạt được nhiều hơn, đồng thời cũng tạo nên vẽ thẩm mỹ nơi mình làm việc. Qua đó còn tạo nên nét văn hóa nơi công sở, nhằm tạo nên tin thần phấn chấn, hăng say hơn đối với công vệc. Chính vì những điều đó trong trong thời 10 | P a g e [...]... năm 2012 Trung tâm Công nghệ Thông tin – Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Trà Vinh là đơn vị sự nghiệp có thu trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Trà Vinh, hàng năm số lượng văn bản đến của đơn vị không ít, trên 2000 văn bản + Sổ đăng ký văn bản đến: đăng ký tất cả văn bản; 33 | P a g e + Sổ đăng ký văn bản mật đến Ví dụ: công văn đến phòng kế hoạch thẩm định, phòng công nghệ thông tin, phòng... bắt đầu fax Trong trường hợp khi fax đi, chúng ta không fax tự động thì chúng ta phải gọi điện thoại đến nên fax để người nhận Nhằm tiếp thu và áp dụng công nghệ hiện đại vào cơ quan để đạt được hiệu quả công việc cao nhất, tiết kiệm chi phí công việc Trung tâm Công nghệ Thông tin – Sở Tài nguyên và Môi trường đã thực hiện chương trình phần mềm M.Office (văn phòng điện tử) áp dụng vào lưu trữ văn bản... thông tin Trong Trung tâm Công nghệ Thông tin – Sở Tài nguyên và Môi trường, máy vi tính được sử dụng nhiều nhất trong công tác soạn thảo các văn bản hành chính, các loại văn bản thông thường, hay soạn thảo các tài liệu,…Máy được cài phần mền Open Office và Microsoft Office Word 2003 với đầy đủ các tính năng cần thiết hỗ trợ cho công tác soạn thảo văn bản 11 | P a g e Ngoài ra, máy tính của Trung tâm. .. sau khi bóc bì thư chúng ta cũng phải thực hiện thao tác lưu trữ nhưng không lưu vào phầm mềm trên máy vi tính và cũng không lưu vào sơ mi còng mà lưu vào quyển sổ riêng Mỗi phòng được lưu vào từng sổ riêng biệt SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG TỈNH TRÀ VINH TRUNG TÂM THÔNG TIN TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG MẪU SỔ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN TRANG BÌA Năm: bản Trang bìa của sổ đăng ký văn2012 đến... vào sổ là một công việc quan trọng Việc đăng ký có tác dụng tổ chức quản lý và giải quyết văn bản, kiểm tra theo dõi số lượng văn bản đến trong ngày và khi cần thiết có thể tìm lại nhanh chóng Sổ đăng ký văn bản đến của Trung tâm Công nghệ Thông tin – Sở Tài nguyên và Môi trường được tổ chức hợp lý Sau khi văn bản đã được đóng dấu đến, scan và lưu vào phần mềm M.Office rồi chuyển giao công việc đến... cho vào sơ mi còng Ở văn phòng Trung tâm Công nghệ Thông tin các văn bản đến được chia theo từng loại như sau: công văn đến 31 | P a g e các bộ chính phủ, công văn đến chi bộ, công văn đến quân sự, công văn đến công đoàn, công văn đến Tỉnh uỷ, công văn đến Ủy ban Nhân dân tỉnh, công văn đến tổng hợp Mỗi loại công văn được lưu giữ trong một sơ mi còng riêng và theo từng năm cụ thể Nếu số lượng của công. .. như máy scan 2.3.3 Lưu văn bản đến bằng thiết bị thủ công Trung tâm Công nghệ Thông tin – Sở Tài nguyên và Môi trường luôn thực hiện theo quy định chung của công tác văn thư: - Phân loại thư - Tiếp nhận và đăng ký văn bản đến - Trình chuyển giao văn bản đến - Giải quyết và theo dõi, đôn đốc và giải quyết văn bản đến 2.3.3.1 Phân loại thư Khi thư đến công việc đầu tiên chúng ta phân loại thư Xem cụ thể... giao công việc soạn thảo nhiều Em chỉ thực hiện soạn thảo những loại thư mời dự họp, biên bản, tờ trình và học hỏi cách soạn thảo những văn bản khác khi các anh (chị) thực hiện soạn thảo như: báo cáo, thông báo, quyết định,… Công cụ hỗ trợ giúp em soạn thảo văn bản là máy vi tính và chương trình soạn thảo Open Office, Microsoft Word 2003 Tại Trung tâm Công nghệ Thông tin – Sở Tài nguyên và Môi trường. .. Máy vi tính 2.2.2 Sử dụng máy photocopy Văn phòng làm việc của Trung tâm Công nghệ Thông tin – Sở Tài nguyên và Môi trường được lắp đặt một máy photo Thiết bị máy photo này hoạt động 12 | P a g e rất thường xuyên Hằng ngày có rất nhiều công việc mà em cần phải photo Công việc photo cũng là nhiệm vụ mà em thường được giao Ngày đầu tiên mới vào thực tập tiếp xúc với thiết bị này em còn rất bỡ ngỡ vì sự... được Trung tâm Công nghệ Thông tin – Sở Tài nguyên và Môi trường là một cơ quan hành chính nhà nước, nên soạn thảo văn bản là một công việc rất cơ bản và thường xuyên Việc soản thảo văn bản cũng cần tuân thủ theo các quy định của nhà nước 25 | P a g e Soạn thảo văn bản phải đảm bảo 2 yếu tố là: đúng về nội dung và thể thức trình bày theo thông tư số 01 của Bộ Nội Vụ ban hành về thể thức trình bày và . năng Trung tâm Công nghệ Thông tin là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường, có chức năng thực hiện các hoạt động về ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin tài nguyên và. đề tài, đề án về công nghệ thông tin, tư liệu, dữ liệu tài nguyên và môi trường theo phân công của Giám đốc Sở Tài nguyên và Môi trường. 7 | P a g e - Phối hợp với các đơn vị thuộc Sở Tài nguyên. khai thác về thông tin, tư liệu tổng hợp về tài nguyên và môi trường thuộc phạm vi quản lý của Sở Tài nguyên và Môi trường. - Tổng hợp từ các số liệu, tài liệu tài nguyên và môi trường; xây