Tên đơn vị:
Số:
Đăng ký vào sổ
Đăng ký vào sổ là một công việc quan trọng. Việc đăng ký có tác dụng tổ chức quản lý và giải quyết văn bản, kiểm tra theo dõi số lượng văn bản đến trong ngày và khi cần thiết có thể tìm lại nhanh chóng.
Sổ đăng ký văn bản đến của Trung tâm Công nghệ Thông tin – Sở Tài nguyên và Môi trường được tổ chức hợp lý.
Sau khi văn bản đã được đóng dấu đến, scan và lưu vào phần mềm M.Office rồi chuyển giao công việc đến cấp lãnh đạo thì việc tiếp theo chúng ta phải làm là lưu văn bản một lần nữa bằng phương pháp thủ công vào sơ mi còng. Công việc này nhằm mục đích lưu giữ để thuận tiện cho việc tìm kiếm cho công việc có liên quan sau này. Khi có việc cần chúng ta có thể dễ dàng tìm kiếm và photocopy lại để thực hiện công việc. Nguyên tắc khi lưu văn bản vào sơ mi còng là phải lưu chính bản góc của văn bản. Trước tiên chúng ta bấm lổ văn bản và cho vào bìa sơ mi còng theo số thứ tự quy định.
Tuỳ theo mỗi cơ quan, số lượng văn bản theo từng loại đến ích hay nhiều mà chúng ta phân loại cho vào sơ mi còng. Ở văn phòng Trung tâm Công nghệ Thông tin các văn bản đến được chia theo từng loại như sau: công văn đến
các bộ chính phủ, công văn đến chi bộ, công văn đến quân sự, công văn đến công đoàn, công văn đến Tỉnh uỷ, công văn đến Ủy ban Nhân dân tỉnh, công văn đến tổng hợp. Mỗi loại công văn được lưu giữ trong một sơ mi còng riêng và theo từng năm cụ thể. Nếu số lượng của công văn nào trong một năm đến ít thì có thể lưu thêm vào năm tiếp theo.
Ví dụ: công văn đến 2012 (số luợng công văn đến nhiều), công văn đến công đoàn năm 2011-2012 (số lượng công văn đến ít).
Trong một số trường hợp, khi văn bản đến tuy không ghi cụ thể tên phòng ban, nhưng trong nội dung văn bản thuộc thẩm quyền xử lý của một phòng ban nào đó thì sau khi bóc bì thư chúng ta cũng phải thực hiện thao tác lưu trữ nhưng không lưu vào phầm mềm trên máy vi tính và cũng không lưu vào sơ mi còng mà lưu vào quyển sổ riêng. Mỗi phòng được lưu vào từng sổ riêng biệt.