Trình ký văn bản là công việc được thực hiện thường xuyên. Và đây cũng được xem là một nghệ thuật đối với nhân viên văn phòng. Lãnh đạo có duyệt văn bản hay không, nguyên nhân không những do cách trình bày hay nội dung văn bản có vấn đề mà còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố về tác phong và thái độ của người nhân viên trình ký. Trình ký không chỉ đơn giản là việc mang văn bản đến cấp lãnh đạo, chỉ cần xác nhận là xong. Cơ quan luôn có những văn bản cần phải có sự xem xét, xác nhận của cấp lãnh đạo.
trọng hơn, là một nhân viên văn phòng lịch sự, chúng ta phải thể hiện tác phong và ngôn ngữ giao tiếp của mình. Không thể mang đến rồi lại mang về. Ngoài cách thể hiện văn bản trình ký lịch sự mà chúng ta còn phải thể hiện mình là người lịch sự. Khi trình đến lãnh đạo ký một văn bản chúng ta nên nói dạ, thưa, tươi cười và nói chuyện với thái độ nhỏ nhẹ, kính trọng.
Ví dụ thực tế mà em đã thực hiện công việc trình ký tại cơ quan: “Thưa Anh ! Anh vui lòng ký giúp em văn bản này!” hay “Thưa Anh! Anh xem qua giúp em văn bản này!”. Hoặc khi chúng ta mang thư đến cho lãnh đạo thì chúng ta cũng nên vui vẻ, lịch sự…Ví dụ như: “Thưa Anh! Anh có thư ạ!” hay “Thưa Anh! Đây là thư của Anh!”. Chúng ta không nên mang những cảm xúc bực tức trong người vì những lý do gì mà thể hiện trước lãnh đạo khi trình ký hay làm việc cùng lãnh đạo.