Tìm hiểu hoạt động của Trung tâm Tư liệu - Đài Truyền hình Việt Nam

Ý thức được tầm quan trọng này, trong những năm qua Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam đã không ngừng nâng cao chất lượng hoạt động của mình nhằm phục vụ đắc lực, giúp Đài Truy

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 2

NỘI DUNG 6

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM TƯ LIỆU ĐÀI TRUYỀN HÌNH VIỆT NAM 6

1.1 Quá trình hình thành và phát triển 6

1.1.1 Giới thiệu khái quát về Đài Truyền hình Việt Nam 6

1.2 Chức năng và nhiệm vụ 12

1.2.1.Chức năng 12

1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 12

1.3 Cơ cấu tổ chức 13

1.4 Đội ngũ cán bộ 17

1.5 Cơ sở vật chất kỹ thuật 17

1.6 Vốn tài liệu 19

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM TƯ LIỆU ĐÀI TRUYỀN HÌNH VIỆT NAM 20

2.1 Công tác bổ sung và phát triển nguồn tin 20

2.1.1 Tình hình bổ sung vốn tài liệu 20

2.1.1.1 Tài liệu giấy - ảnh – hiện vật 21

2.1.1.2 Tài liệu hình ảnh động 23

2.1.1.3 Tài liệu sách, báo, tạp chí 25

2.1.2 Phương thức bổ sung 26

2.1.2.1 Phương thức đặt mua 26

2.1.2.2 Phương thức trao đổi, biếu tặng 27

2.1.2.3 Tạo lập nguồn tin nội sinh 28

2.1.3 Kinh phí bổ sung 28

2.2 Hoạt động xử lý nguồn tin 29

2.2.1 Xử lý kỹ thuật 29

2.2.2 Xử lý hình thức 32

2.2.3 Xử lý nội dung 40

2.3 Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu 57

2.3.1 Công tác tổ chức vốn tài liệu 57

2.3.2 Công tác bảo quản vốn tài liệu 61

2.3.2.1 Thực trạng vốn tài liệu tại Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam 61 2.3.2.2 Một số biện pháp bảo quản vốn tài liệu ở Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam 62 2.4 Công tác phục vụ người dùng tin 64

2.4.1 Người dùng tin và nhu cầu tin Error! Bookmark not defined

2.4.2 Sản phẩm và dịch vụ thông tin của Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam

Error! Bookmark not defined

2.4.2.1 Các sản phẩm thông tin của Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam

Error! Bookmark not defined 2.4.2.2 Các dịch vụ thông tin của Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam Error! Bookmark not defined

CHƯƠNG 3 : MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM TƯ LIỆU

ĐÀI TRUYỀN HÌNH VIỆT NAM Error! Bookmark not defined 3.1.Nhận xét chung Error! Bookmark not defined 3.1.1 Ưu điểm Error! Bookmark not defined 3.1.2 Hạn chế Error! Bookmark not defined

3.2 Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Trung tâm Tư liệu –

Đài Truyền hình Việt Nam Error! Bookmark not defined 3.2.1 Xây dựng chính sách phát triển nguồn tin Error! Bookmark not defined 3.2.2 Hoàn thiện cơ sở vật chất kỹ thuật Error! Bookmark not defined 3.2.3 Nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ của Trung tâm Error! Bookmark not defined

3.2.4 Đào tạo người dùng tin Error! Bookmark not defined 3.2.5 Tăng cường quan hệ hợp tác với các đơn vị tổ chức trong và ngoài nước Error! Bookmark not defined

KẾT LUẬN Error! Bookmark not defined DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 64 PHỤ LỤC……… ……… 88

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Thế kỷ XXI là thế kỷ của công nghệ thông tin và truyền thông Trong

kỷ nguyên khoa học công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin đang có những bước nhảy vọt đáng kể, nhu cầu thông tin của con người ngày càng gia tăng Thông tin về tất cả mọi mặt cuộc sống giúp con người có định hướng đúng, thực hiện đầy đủ trách nhiệm và quyền hạn Chính vì vậy, họ cần tìm đến các cơ quan thông tin – thư viện nhằm thỏa mãn nhu cầu thông tin của mình Bởi vậy các cơ quan này đóng một vai trò cực kỳ quan trọng trong xã hội, có ý nghĩa, tác dụng xã hội to lớn Thư viện là nơi cung cấp một cách đầy

đủ, kịp thời các thông tin, tư liệu cần thiết, tạo điều kiện cho người sử dụng tiếp cận nhanh chóng tới tri thức và thông tin ở tất cả các dạng

Trong 40 năm qua, Đài Truyền hình Việt Nam đã từng bước xây dựng

và trưởng thành đồng thời đã khẳng định được vị trí của mình với người Việt Nam trong và ngoài nước nói chung và bạn bè trên thế giới nói riêng Đài Truyền hình Việt Nam không chỉ là nơi tiếp nhận xử lý và truyền thông tin

mà còn là vũ khí sắc bén trong công tác chính trị, văn hóa, tư tưởng của Đảng

và Nhà nước Trong quá trình thực hiện các chương trình phát sóng Đài Truyền hình Việt Nam đều được sự đóng góp của các ban biên tập, trung tâm sản xuất chương trình… trong đó không thể không nói tới vai trò quan trọng của Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam

Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam là một trung tâm thông tin, có chức năng lưu giữ toàn bộ vốn tư liệu của Đài Truyền hình Việt Nam

Vì vậy hoạt động của Trung tâm có vai trò quan trọng quyết định hoạt động của Đài Truyền hình Việt Nam Ý thức được tầm quan trọng này, trong những năm qua Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam đã không ngừng nâng cao chất lượng hoạt động của mình nhằm phục vụ đắc lực, giúp Đài Truyền hình Việt Nam đưa tiếng nói của Nhà nước, Chính phủ đến với nhân dân trong nước và quảng bá hình ảnh Việt Nam đến bạn bè thế giới

Tuy nhiên Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam hiện nay vẫn chưa nhận được sự quan tâm đúng mức của toàn xã hội Có rất ít các công

trình, báo cáo khoa học nghiên cứu về tình hình tổ chức cũng như quy trình hoạt động của Trung tâm Qua thời gian thực tập tại Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam, với mong muốn nghiên cứu sâu hơn về quy trình hoạt động của Trung tâm, từ đó đưa ra những giải pháp khắc phục hạn chế đang tồn tại hiện nay, để đưa Trung tâm Tư liệu tiến kịp với các trung tâm thông tin lớn của đất nước, tôi đã quyết định chọn đề tài “Tìm hiểu hoạt động của Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

- Tìm hiểu quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm Tư liệu – Đài

Truyền hình Việt Nam Khảo sát, đánh giá thực trạng hoạt động của trung tâm

- Đề xuất một số kiến nghị và giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động của trung tâm, góp phần nâng cao hiệu quả phục vụ, đáp ứng công tác truyền thông đại chúng của Đài Truyền hình Việt Nam

3 Tình hình nghiên cứu theo hướng đề tài

Cùng với sự phát triển của thông tin và truyền thông, vấn đề hoạt động của các trung tâm thư viện, cơ quan thông tin đã được nhiều nhà chuyên môn cũng như các cán bộ quản lý quan tâm

Tuy nhiên hoạt động của Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam là một lĩnh vực mới, hầu như chưa có đề tài nghiên cứu hay đề cập đến vấn đề này trước đây

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Khóa luận nghiên cứu những vấn đề cơ bản trong hoạt động của Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam như công tác bổ sung và phát triển nguồn tin, hoạt động xử lý thông tin, công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu, công tác phục vụ người dùng tin tại Trung tâm…

Phạm vi nghiên cứu: Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam

5 Phương pháp nghiên cứu

Để hoàn thành được đề tài, tôi đã sử dụng tổng hợp các phương pháp nghiên cứu khoa học như: Phương pháp thống kê các số liệu, dữ liệu thu thập được; phương pháp nghiên cứu tổng hợp tài liệu; phương pháp quan sát; so sánh và đánh giá…

6 Đóng góp về lý luận và thực tiễn của đề tài

- Về mặt lý luận: Khóa luận đã khẳng định được tầm quan trọng và giá trị của công tác tổ chức và hoạt động trong quá trình phục vụ người dùng tin ở Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam

- Về mặt thực tiễn: Nêu lên thực trạng hoạt động của Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam; Từ đó đưa ra một số kiến nghị và giải pháp nhằm nâng cao chất lượng phục vụ của trung tâm

7 Bố cục của khóa luận:

Mở đầu Nội dung Chương 1: Khái quát về Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam Chương 2: Thực trạng hoạt động của Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam

Chương 3: Một số nhận xét và kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động của Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam

Kết luận Danh mục tài liệu tham khảo Phụ lục

NỘI

DUNG CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM TƯ LIỆU

ĐÀI TRUYỀN HÌNH VIỆT NAM 1.1 Quá trình hình thành và phát triển

1.1.1 Giới thiệu khái quát về Đài Truyền hình Việt Nam

Đài Truyền hình Việt Nam là đài truyền hình quốc gia của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam và là đài phủ sóng toàn quốc tại Việt Nam Đài được thành lập vào ngày 7/9/1970 từ một Ban Biên tập thuộc Đài Tiếng nói Việt Nam Đài Truyền hình Việt Nam trực thuộc quản lý của Chính phủ

Năm 1976 Đài tách khỏi Đài Tiếng nói Việt Nam và chuyển sang khu vực Giảng Võ hiện nay Đài chính thức được đặt tên là Đài Truyền hình Việt

Nam vào ngày 30/4/1987 và bắt đầu từ đó Đài trở thành Đài Truyền hình Quốc gia

Ngày 01/01/1990 bắt đầu phát sóng song song 2 kênh: VTV1 và VTV2 Tháng 2/1991: Bắt đầu phát sóng vệ tinh kênh VTV1 để các Đài địa phương thu và phát lại nhằm phủ sóng toàn quốc

Tháng 4/1995: Bắt đầu phát chương trình VTV3 và chương trình này được tách thành một kênh riêng và được phát sóng vệ tinh vào tháng 3/1998

Ngày 27/4/2000: VTV4 được chính thức phát trên mạng toàn cầu qua 3 quả vệ tinh phủ sóng toàn bộ châu Á, châu Âu, Bắc Phi, Bắc Mỹ và Tây Bắc

Hiện nay mạng phủ sóng của Truyền hình Việt Nam đã đạt hơn 98% dân số cả nước và hầu khắp các châu lục trên thế giới với tổng thời lượng phát sóng các kênh quảng bá gần 200 giờ/ ngày

Tỷ trọng chương trình phát sóng của truyền hình Việt Nam:

Cơ cấu tổ chức của Đài Truyền hình Việt Nam gồm có Ban giám đốc

và 24 Ban và Trung tâm trực thuộc Đài:

1 Ban Thư ký biên tập

8 Ban Khoa giáo

9 Ban Truyền hình tiếng dân tộc

10 Ban Truyền hình đối ngoại

11 Ban Văn nghệ

12 Ban Thể thao – Giải trí và Thông tin kinh tế

13 Ban Biên tập truyền hình cáp

14 Ban Thanh thiếu niên

15 Trung tâm Phim tài liệu và Phóng sự

16 Trung tâm Sản xuất phim truyền hình

17 Trung tâm Tư liệu

18 Trung tâm Kỹ thuật sản xuất chương trình

19 Trung tâm Kỹ thuật truyền dẫn phát sóng

20 Trung tâm Nghiên cứu ứng dụng khoa học kỹ thuật truyền hình

21 Trung tâm Đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ truyền hình

22 Trung tâm Quảng cáo và Dịch vụ truyền hình

23 Trung tâm Tin học và Đo lường

24 Tạp chí truyền hình Ngoài trụ sở chính tại số 43 đường Nguyễn Chí Thanh (cống mới, hay cống cũ bên đường Giảng Võ), VTV còn có các chi nhánh ở các địa phương trong cả nước

1 Trung tâm Truyền hình Việt Nam tại thành phố Hồ Chí Minh

2 Trung tâm Truyền hình Việt Nam tại thành phố Huế

3 Trung tâm Truyền hình Việt Nam tại thành phố Đà Nẵng

4 Trung tâm Truyền hình Việt Nam tại tỉnh Phú Yên

5 Trung tâm Truyền hình Việt Nam tại thành phố Cần Thơ Ngoài ra còn có các cơ quan thường trú Đài Truyền hình Việt Nam tại nước ngoài do Tổng giám đốc Đài Truyền hình Việt Nam quyết định thành lập sau khi được Thủ tưởng Chính phủ cho phép

Các đơn vị do Đài truyền hình Việt Nam thành lập

1 Ban Quản lý các dự án

2 Ban Quản lý dự án Trung tâm Truyền hình Việt Nam

3 Ban Quản lý dự án mạng phát hình quốc gia

4 Trung tâm Kỹ thuật truyền hình cáp

5 Trung tâm Dịch vụ công nghệ truyền hình

6 Trung tâm Mỹ thuật

7 Trung tâm Khai thác phim truyền hình

8 Trường Cao đẳng truyền hình

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Đài Truyền hình Việt Nam

Đài Truyền hình Việt Nam là một tổ chức thông tin truyền thông hàng đầu ở Việt Nam, Đài Truyền hình Việt Nam luôn giữ vai trò tích cực trên mặt trận tư tưởng văn hóa quốc gia thông qua việc tuyên truyền thông tin tới mọi tầng lớp nhân dân trong cả nước và kiều bào ở nước ngoài, cung cấp các chương trình khoa học giáo dục và các chương trình giải trí cho các nhóm khán giả Bên cạnh đó Đài còn là một kênh giao lưu hiệu quả cho hơn 50 dân tộc sinh sống trên đất nước Việt Nam cũng như giữa Việt Nam và thế giới Trong suốt thập kỷ qua, VTV đã phát triển nhiều dịch vụ đa dạng từ phát sóng truyền hình tới các lĩnh vực khác như sản xuất phim, Pay-TV, dịch vụ Internet, phát hành tạp chí Đài đã chứng minh được ảnh hưởng ngày càng tăng của mình tới đời sống tinh thần, văn hóa và giải trí của người Việt Nam

1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm Tƣ liệu – Đài Truyền hình Việt Nam

Tiền thân của Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam chính là Phòng Tư liệu thuộc Ban chương trình được thành lập tháng 7/1971 Phòng

Tư liệu làm nhiệm vụ thu thập, lưu giữ những tư liệu phim nhựa 16mm, 35mm do Đài sản xuất phát sóng Trong những năm đầu được thành lập, mặc

dù cơ sở vật chất phục vụ cho công tác lưu trữ tài liệu hình ảnh động như kho tàng, các trang thiết bị thiếu thốn, nhưng các cán bộ nhân viên Phòng Tư liệu

đã thu thập, bảo quản được hàng vạn mét phim do các phóng viên thời sự quay trong những năm 1970 – 1980 cùng hàng chục vạn cuốn phim nhựa của các nước Nga, Đức, Ba Lan, Tiệp Khắc… gửi tặng Những hình ảnh đất nước, công cuộc tái thiết sau chiến tranh, cuộc sống của người dân thời bao cấp được ghi lại trên những thước phim nhựa thời kỳ này là những tư liệu quý, có giá trị khai thác về lịch sử, phục vụ cho sản xuất các chương trình mới của Đài truyền hình Việt Nam

Cùng với sự phát triển lớn mạnh của Đài Truyền hình Việt Nam, ngày 16/11/1989 Tổng Giám đốc kiêm Tổng biên tập Phạm Khắc Lãm đã ký quyết định số 783/QĐ-THVN “Tách phòng tư liệu thuộc Ban Chương trình để thành lập Trung tâm Lưu trữ Tư liệu truyền hình và thư viện” (gọi tắt là Trung tâm Tư liệu) trực thuộc Ban Giám đốc Sự ra đời Trung tâm Tư liệu Truyền hình đã đưa công tác lưu trữ hình ảnh động truyền hình phát triển: các khâu nghiệp vụ lưu trữ được quan tâm, đầu tư nhiều hơn, đội ngũ cán bộ, công nhân viên làm công tác lưu trữ hình ảnh động được tăng cường về số lượng cũng như chất lượng

Ngày 03/06/1995, Tổng Giám đốc Hồ Anh Dũng ký quyết định số 348 QĐ/TC-THVN về việc thành lập bộ phận Trung tâm Tư liệu phía Nam (cơ sở II) thuộc Trung tâm Tư liệu Đài truyền hình Việt Nam, có trụ sở đặt tại Thành phố Hồ Chí Minh Trung tâm Tư liệu khu vực phía Nam có nhiệm vụ quay tư liệu các tỉnh phía Nam; đồng thời sản xuất một số phim tài liệu, tin thời sự để phát sóng theo kế hoạch hàng năm được Lãnh đạo Đài Truyền hình Việt Nam

duyệt Cuối năm 2000, Trung tâm Tư liệu phía Nam được sáp nhập vào Cơ quan Thường trú Đài Truyền hình Việt Nam, nay là Trung tâm Truyền hình Việt Nam tại Thành phố Hồ Chí Minh

Nghị định số 18/2008/NĐ-CP ngày 4/2/2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Đài Truyền hình Việt Nam, Trung tâm Tư liệu từ một đơn vị do Tổng giám đốc thành lập đã được đưa vào Nghị định và trở thành đơn vị cấp Ban trong cơ cấu tổ chức của Đài Truyền hình Việt Nam

Đài Truyền hình Việt Nam giao cho Trung tâm Tư liệu chức năng, nhiệm vụ quan trọng đó là: “Trung tâm Tư liệu được giao quyền tập trung thống nhất quản lý tư liệu Truyền hình của Đài Truyền hình Việt Nam.” (Quyết định số 534/QĐ-THVN ngày 23/5/2008 của Tổng Giám đốc Đài Truyền hình Việt Nam về việc Ban hành chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Trung tâm Tư liệu)

1.2 Chức năng và nhiệm vụ

1.2.1.Chức năng

Trung tâm Tư liệu là đơn vị trực thuộc Đài Truyền hình Việt Nam, có chức năng lưu trữ thông tin tư liệu chuyên ngành truyền hình và các ấn phẩm khác để phục vụ cho công tác nghiên cứu và sản xuất chương trình phát sóng

của Đài Truyền hình Việt Nam

1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn

Lập kế hoạch ngắn hạn, dài hạn và kế hoạch hàng năm cho mọi hoạt động của Trung tâm Tư liệu; trong đó có kế hoạch về khai thác, lưu giữ các tư liệu phục vụ cho sản xuất, khai thác các chương trình phát sóng của Đài Truyền hình Việt Nam và tổ chức thực hiện kế hoạch được phê duyệt

Trung tâm Tư liệu được giao quyền tập trung thống nhất quản lý tư liệu truyền hình của Đài Truyền hình Việt Nam

- Tổ chức kho tàng, các hệ thống thiết bị công nghệ lưu trữ tư liệu nghe nhìn đã có phục vụ công tác sản xuất, khai thác các chương trình truyền hình

của Đài Truyền hình Việt Nam Quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ, thông tin

tư liệu theo quy định của pháp luật và của Đài Truyền hình Việt Nam

- Tổ chức sưu tầm, phân loại, biên soạn, biên tập và lưu trữ các loại tài liệu nghe nhìn, chữ viết, ảnh có liên quan đến hoạt động truyền hình phục vụ yêu cầu sản xuất khai thác các chương trình truyền hình, trưng bày, giới thiệu và trao đổi thông tin

- Khai thác, lưu giữ, bảo quản sách báo, các ấn phẩm khác và tổ chức phòng đọc trong cơ quan nhằm cung cấp những thông tin cần thiết phục vụ bạn đọc là cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong Đài Thực hiện nghiệp vụ và hoạt động Thư viện theo quy định

- Tổ chức nghiên cứu khoa học, ứng dụng tiến bộ khoa học và công nghệ truyền hình trong lĩnh vực lưu trữ chuyên ngành Tham mưu cho Tổng Giám đốc

về những vấn đề có liên quan đến lĩnh vực lưu trữ tư liệu truyền hình

- Tham gia các hoạt động trong khuôn khổ hợp tác quốc tế về lĩnh vực lưu trữ truyền hình

- Soạn thảo nhiệm vụ cụ thể, quy chế, lề lối làm việc, mối quan hệ công tác của Trung tâm với các đơn vị trực thuộc Đài trình Tổng Giám đốc phê duyệt

- Phối hợp với Ban Tổ chức cán bộ xây dựng kế hoạch đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, công chức, viên chức và người lao động thuộc đơn vị; xây dựng quy hoạch cán bộ của Trung tâm để đáp ứng nhu cầu công tác

- Quản lý theo phân cấp về tổ chức cán bộ, tài chính, tài sản của Trung tâm theo quy định chung của Đài

+ Ban Giám đốc Trung tâm Ban lãnh đạo Trung tâm gồm có 1 giám đốc Trung tâm và 1 phó giám đốc Trung tâm

Giám đốc Trung tâm có trách nhiệm trực tiếp phụ trách công tác tổ chức cán bộ theo phân cấp của Đài, công tác đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ; phụ trách công tác tài chính của đơn vị; chỉ đạo, giám sát và kiểm tra các mặt nghiệp vụ; thừa lệnh Tống Giám đốc làm việc với các cơ quan có liên quan, các đơn vị thuộc Đài và ký các văn bản thuộc thẩm quyền Giám đốc chịu trách nhiệm thực hiện và tổ chức thực hiện các quy chế làm việc, quy chế dân chủ, quy chế thực hành tiết kiệm, chống tham nhũng, quy chế công khai tài chính trong đơn vị

Phó Giám đốc Trung tâm có trách nhiệm tổ chức triển khai và kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện những công việc do mình phụ trách, là người giúp việc cho Giám đốc về một số mặt công tác

Trung tâm muốn phát triển, ngày càng khẳng định vị trí của mình một phần phụ thuộc không nhỏ vào tài lãnh đạo của những người lãnh đạo trung tâm

+ Phòng Lưu trữ hình ảnh động

- Quản lý nội dung tư liệu hình ảnh động, hồ sơ, sổ sách và các dữ liệu máy tính

- Chủ động sưu tầm tư liệu hình ảnh động có giá trị lịch sử, giá trị thực tiễn

để làm giàu quỹ tư liệu từ các chương trình của Đài Truyền hình Việt Nam, các địa phương, các cơ quan và cá nhân trong và ngoài nước

- Lập lý lịch băng hình, phim điện ảnh, đĩa hình theo biểu mẫu của đơn vị đã ban hành

- Phục vụ khai thác tư liệu, cung cấp các thông tin theo yêu cầu công tác sản xuất chương trình và phát sóng truyền hình

- Thực hiện việc xuất nhập tư liệu theo nội quy đơn vị đã ban hành

- Nghiên cứu, tham khảo qua sách báo và chương trình truyền hình để nâng cao kiến thức về các lĩnh vực trong xã hội Theo dõi chương trình phát sóng của Đài nhằm đáp ứng yêu cầu sưu tầm tư liệu

+ Phòng Lưu trữ tài liệu, ảnh và hiện vật

- Quản lý nội dung tài liệu, ảnh và hiện vật

- Bảo quản các cơ sở kho tàng, tài sản tài liệu giấy - ảnh – hiện vật, trang thiết bị kỹ thuật và các tài sản cố định khác

- Chủ động sưu tầm tài liệu giấy, ảnh về hoạt động của Truyền hình Việt Nam; sưu tầm hiện vật truyền thống nhằm bảo tồn các giá trị lịch sử, giá trị thực tiễn của ngành Truyền hình

- Chụp ảnh các hoạt động lớn, các sự kiện cần lưu giữ tư liệu của Đài Truyền hình Việt Nam

- Tiến hành nghiệp vụ phân loại tài liệu lưu trữ theo quy chuẩn do Cục Lưu trữ nhà nước ban hành

- Cung cấp các thông tin, tài liệu, ảnh theo yêu cầu nghiên cứu, đào tạo và sản xuất chương trình phát sóng của Đài

- Thực hiện chế độ kiểm tra, thống kê tài liệu định kỳ hàng quý

+ Phòng Kỹ thuật

- Quản lý toàn bộ các thiết bị chuyên ngành truyền hình, điện ảnh; thiết bị điều hòa, hút ẩm kho tàng và thiết bị tin học, văn phòng hiện có của Trung tâm

- Quản lý và theo dõi hệ thống mạng máy tính của Trung tâm Phối hợp với các phòng trong Trung tâm để lên kế hoạch quản lý dữ liệu máy tính và nâng cấp các phần mềm cơ sở dữ liệu hiện đang sử dụng

- Là đầu mối kỹ thuật với các Phòng trong việc vận hành hệ thống mạng nội bộ của đơn vị Chịu trách nhiệm các yêu cầu về cài đặt hệ điều hành, sữa chữa phần cứng máy tính

- Chịu trách nhiệm chính về việc bảo vệ, bảo quản các dữ liệu máy tính của Phòng

- Chịu trách nhiệm chính về việc sao lưu dữ liệu, phối hợp truyền dữ liệu cho Trung tâm Tin học và Đo lường theo định kỳ

- Vẽ thiết kế cơ khí, đặt hàng, theo dõi gia công những phương tiện, cơ cấu nhằm phục vụ yêu cầu công việc của đơn vị

- Tham gia tư vấn, lựa chọn mua sắm các trang thiết bị kỹ thuật theo đúng yêu cầu chuyên môn và quy định của pháp luật

- Tham mưu cho Lãnh đạo Trung tâm và tổ chức nghiên cứu khoa học, ứng dụng tiến bộ khoa học và công nghệ truyền hình trong lĩnh vực lưu trữ chuyên ngành

- Chịu trách nhiệm giám sát, kiểm tra an toàn điện toàn bộ mặt bằng của đơn vị quản lý

+ Phòng Hành chính – Tổng hợp

- Công tác Thư viện

- Bảo vệ, bảo quản quỹ sách, tài liệu, báo chí và tài sản kho sách, phòng đọc và phòng nghiệp vụ thư viện

- Xây dựng kế hoạch mua sách báo, lựa chọn đầu sách phù hợp với yêu cầu nghiên cứu, tìm hiểu, đọc tham khảo, giải trí của đông đảo độc giả là công nhân viên chức trong Đài Phục vụ các yêu cầu cung cấp thông tin để xây dựng chương trình phát sóng

- Quan hệ với các Nhà xuất bản, cơ quan thông tin tư liệu, phát hành sách để mua, sưu tầm và tiếp nhận sách, tạp chí biếu Tham gia Hội nghị khách hàng của ngành Phát hành sách

- Thực hiện nghiệp vụ thư viện theo sự chỉ đạo và sự kiểm tra của Thư viện Quốc gia

- Định kỳ kiểm tra, thống kê và giới thiệu sách mới Sắp xếp, chọn lựa, đóng bìa, xác định ký hiệu các số báo lưu; kịp thời tu sửa sách, tạp chí cũ rách

để nâng cao giá trị sử dụng

- Chấp hành nghiêm chỉnh công tác phòng cháy chữa cháy Thực hiện công tác vệ sinh công nghiệp Giữ gìn sự yên tĩnh trong Phòng đọc

- Công tác Hành chính – Tổng hợp

- Triển khai các công việc về hành chính, quản trị trong đơn vị

- Thực hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ theo quy định của Đài

- Công tác tổ chức cán bộ: Lưu giữ hồ sơ cán bộ, thực hiện việc bổ sung lý lịch hàng năm; theo dõi và đề xuất nâng lương đúng chế độ; giải quyết các chế độ cho người lao động theo phân cấp

- Tổ chức phân tích, đánh giá việc bảo quản, sử dụng vật tư, tài sản, kinh phí Đề xuất phương pháp quản lý, sử dụng kinh phí tiết kiệm, có hiệu quả

- Tổ chức mua vật tư cho đơn vị đảm bảo yêu cầu sử dụng

- Lập báo cáo nghiệp vụ, báo cáo kế toán theo định kỳ

- Tổ chức gửi trả băng chương trình đã phát sóng cho các Trung tâm Truyền hình Việt Nam ở khu vực

- Theo dõi việc nhận và sử dụng băng trắng hàng năm tại Phòng Lưu trữ hình ảnh động

đó là nguồn lực con người thuận lợi để trung tâm vươn lên đáp ứng các yêu cầu mới trong lĩnh vực truyền hình

1.5 Cơ sở vật chất kỹ thuật

Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam 43 Nguyễn Chí Thanh –

Hà Nội đang sử dụng diện tích mặt bằng của Đài Truyền hình Việt Nam, vị trí phân bố tại các nhà K, tầng 3 nhà P và tầng 3 nhà G

Hệ thống các phòng được bố trí như sau:

- Nhà K gồm:

+ 5 kho tài liệu hình ảnh động và giấy - ảnh bao gồm: Kho số 1A – Kho Phim nhựa; 1B - Kho Lưu trữ giấy - ảnh- hiện vật; Kho số 7 – Kho băng các chương trình Thời sự, Việt Nam – Đất nước – Con người, Phim tài liệu; Kho số 8 – Kho băng các chương trình Phim, Sân khấu, Phim hoạt

hình; Kho số 9 – Kho băng chương trình Khoa học giáo dục; Kho số 10 – Kho băng trắng và các chương trình Văn nghệ - Ca nhạc – Phim truyện nước ngoài

+ Bộ phận in chuyển dữ liệu từ Betacam, Umatic và các định dạng khác sang các định dạng số; Bộ phận in sao, in trích tư liệu chủ yếu in sao tài liệu hai chiều từ Umatic, Betacam, DVCam; Bộ phận máy tính

- Nhà G (tầng 3): Thư viện

- Nhà P (tầng 3): Phòng Giám đốc; Phòng Phó giám đốc; Phòng Kỹ thuật; Phòng Tổng hợp; Phòng Lưu trữ tài liệu, ảnh, hiện vật bao gồm 2 bộ phận: Biên tập tư liệu, vi tính hóa tư liệu và Lưu trữ tài liệu truyền hình nhiếp ảnh, sưu tầm hiện vật

Mặc dù hình thức của Phòng tuy chật hẹp và phân bố không tập trung một chỗ nhưng cách trình bày sắp xếp kho tương đối khoa học, trang thiết bị phục

vụ cho hoạt động thông tin khá hiện đại

Trang thiết bị kỹ thuật bao gồm:

- Đầu ghi hình Umatic (đầu đọc)

- Đầu ghi hình Betacam (đầu đọc, đầu ghi)

- Đầu ghi hình S-VHS

- Đầu ghi DVCam

- Hệ thống thiết bị để in chuyển hình ảnh và âm thanh sang đĩa CD

- Máy chủ và các máy tính nối mạng LAN và mạng Internet

- Một số thiết bị phụ trợ để lắp bổ sung vào máy tính như thiết bị quét ảnh,

in sang đĩa laze…

- Máy chiếu phim 16mm và 35mm

- Máy photocopy

- Máy điều hòa, máy hút ẩm, máy hút bụi…

Như vậy với chức năng, nhiệm vụ quan trọng của mình, Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam đang góp phần vào sự phát triển của Đài Truyền hình Việt Nam, đưa tiếng nói của Đảng và Nhà nước Việt Nam đến với nhân dân trong nước và bạn bè thế giới

Hiện nay, Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam đang được đầu tư cả

về cơ sở vật chất và nguồn nhân lực để góp phần đưa Đài Truyền hình Việt Nam phát triển sánh ngang với các Đài trong khu vực và trên thế giới

1.6 Vốn tài liệu

Vốn tài liệu là yếu tố đầu tiên của thư viện cũng như một trung tâm thông tin Vốn tài liệu càng phong phú thì khả năng đáp ứng nhu cầu bạn đọc càng lớn

Có thể coi Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam như một trung tâm thông tin – thư viện chuyên ngành Do vậy, vốn tài liệu của Trung tâm cũng có những đặc điểm chuyên ngành, chuyên dạng, đa dạng, phong phú cả

về nội dung và hình thức Người ta thường nói truyền hình là báo hình Đã là báo chí, sản phẩm của nó phải được nộp lưu chiểu và thực hiện công tác lưu trữ Do đặc thù của sản phẩm truyền hình, việc ghi lại chương trình phát sóng

để lưu chiểu (lưu chiểu có thời hạn) và tiến hành công tác lưu trữ được thực hiện trong nội bộ cơ quan Đài

Hiện nay vốn tài liệu của Trung tâm được chia thành 3 nhóm chính: tài liệu giấy - ảnh – hiện vật về ngành truyền hình, tài liệu hình ảnh động và tài liệu là sách, báo, tạp chí

Có thể thấy tài liệu được lưu trữ của Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam rất phong phú, đa dạng với nhiều loại hình tài liệu khác nhau Nhiệm vụ của Trung tâm là bổ sung, xử lý, khai thác, lưu giữ và bảo quản vốn tài liệu đó nhằm phục vụ cho công tác nghiên cứu và sản xuất chương trình phát sóng của Đài Truyền hình Việt Nam Vốn tài liệu càng phong phú, đa dạng bao nhiêu càng chứng tỏ được hiệu quả hoạt động của Trung tâm, đáp ứng cao nhất nhu cầu tin của người dùng tin

CHƯƠNG 2:

THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM TƯ LIỆU

ĐÀI TRUYỀN HÌNH VIỆT NAM 2.1 Công tác bổ sung và phát triển nguồn tin

Sự bùng nổ thông tin đã kéo theo số lượng tri thức được tích lũy qua các phương tiện lưu giữ thông tin tăng lên nhanh chóng, cùng với đó là số lượng lớn thông tin nhanh chóng bị lỗi thời, nhất là những thông tin khoa học

kỹ thuật và công nghệ Các cơ quan thông tin – thư viện nói chung cũng như Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam nói riêng muốn hoàn thành chức năng, nhiệm vụ đồng thời đảm bảo chất lượng và hiệu quả phục vụ người dùng tin thì phải xây dựng được một vốn tài liệu lớn về số lượng, phong phú về loại hình, chất lượng phù hợp và đáp ứng ngày càng cao nhu cầu của người dùng tin Điều này phụ thuộc rất nhiều vào công tác bổ sung của Trung tâm Quá trình bổ sung không những đảm bảo cho vốn tài liệu phù hợp với các nhiệm vụ của thư viện mà còn làm cho vốn tài liệu của thư viện luôn được đổi mới

2.1.1 Tình hình bổ sung vốn tài liệu

Vốn tài liệu là một trong 4 yếu tố cấu thành nên thư viện, là tiền đề cho

sự hình thành và phát triển của thư viện Chất lượng vốn tài liệu phụ thuộc rất nhiều vào công tác bổ sung Do đó muốn đạt được hiệu quả phục vụ tốt trước tiên phải xây dựng được vốn tài liệu đủ lớn về số lượng, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của người dùng tin Để làm được điều đó các trung tâm thông tin – thư viện cần tiến hành lựa chọn, cân nhắc kỹ từng loại tài liệu mà bổ sung sao cho phù hợp, không thể làm một cách tùy tiện, phải thực hiện theo một chính sách nhất định Đó là một tập hợp các nguyên tắc và tiêu chuẩn cho việc lựa chọn hay loại bỏ tài liệu Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam luôn coi trọng công tác bổ sung phát triển vốn tài liệu Xuất phát từ chức năng và nhiệm vụ được giao, trong quá trình xây dựng vốn tài liệu, Trung tâm

Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam đã bổ sung những loại hình tài liệu sau đây:

2.1.1.1 Tài liệu giấy - ảnh – hiện vật

Đây là loại tài liệu có liên quan đến các hoạt động truyền hình được lưu giữ từ những ngày đầu Đài Truyền hình Việt Nam thành lập, thể hiện các giai đoạn phát triển của truyền hình Các tài liệu này được lưu trữ tại Phòng Lưu trữ tài liệu, ảnh, hiện vật thuộc Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam

Tài liệu giấy, ảnh có liên quan đến sự nghiệp, hoạt động truyền hình Cụ thể là:

Các loại văn bản có tính pháp quy (như các quyết định của Nhà nước

về truyền hình, chiến lược phát triển ngành truyền hình, các dự án, các kế hoạch lớn về các lĩnh vực…)

- Các ấn phẩm của ngành truyền hình và viết về Truyền hình Việt Nam

- Các tài liệu về các hoạt động của truyền hình trong xã hội

- Tài liệu lưu về các kỳ Liên hoan phim truyền hình

- Các tập danh mục, các tập giới thiệu tư liệu truyền hình, tư liệu điện ảnh, nhiếp ảnh

- Các tài liệu về khung chương trình phát sóng từng thời kỳ, các chương trình phát sóng hàng ngày được in phát trong nội bộ Đài và đăng tải trên báo

- Các bộ ảnh chụp về các hoạt động của Đài Các bộ ảnh chọn lọc và sưu tầm bên ngoài về các sự kiện lớn của đất nước

Các kỹ sư lắp ráp máy quay Trường quay đầu tiên của Đài THVN

ngựa trời năm 1970

- Các bài phát biểu của đại diện Truyền hình Việt Nam ở các hội nghị quan trọng trong nước và quốc tế

- Các hiện vật giữ được dấu ấn các giai đoạn phát triển truyền hình Đây là thứ không thể thiếu được trong phòng truyền thống của một ngành quan trọng của đất nước Mỗi một tác phẩm, một chương trình truyền hình được sinh ra trong một giai đoạn lịch sử nhất định

Chỉ trong năm 2009, Trung tâm đã bổ sung được vào kho tài liệu giấy - ảnh của mình:

- Chụp và in ảnh, làm hồ sơ lưu trữ ảnh các hoạt động của Đài bao gồm: các chương trình truyền hình mới do các Ban Biên tập thực hiện, hoạt động đối nội đối ngoại của Đài, hoạt động của các đoàn thể: 1315 ảnh

- Ghi lại các sự kiện lớn của Đài trong năm 2009: 30 sự kiện

- Sưu tập các bài viết về Truyền hình Việt Nam: khoảng 1300 bài viết

- Giới thiệu cuốn “Danh mục phim truyện Truyền hình Việt Nam” (tập

2.1.1.2 Tài liệu hình ảnh động

Trong thời đại xã hội thông tin, bên cạnh những tài liệu truyền thống thì các tài liệu hiện đại cũng không thể thiếu đối với bất kỳ cơ quan thông tin – thư viện nào Xuất phát từ thực tế đó, Trung tâm Tư liệu đã không ngừng bổ sung các tài liệu hình ảnh động góp phần làm giàu thêm quý tài liệu của Trung tâm, đáp ứng tối đa nhu cầu tin của người dùng tin

Loại tài liệu này được lưu giữ tại Phòng Lưu trữ hình ảnh động thuộc Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam Hình ảnh động và âm thanh

có trên băng video các loại, phim điện ảnh, đĩa ghi hình, bao gồm các chương trình phát sóng đã được xác định giá trị và chọn lựa; các tư liệu quý đã quay nhưng chưa dựng vào tác phẩm; các tư liệu hình ảnh động, được sưu tầm ngoài Đài (trong nước, ngoài nước); tự tổ chức quay tư liệu…

- Theo số liệu thống kê năm 1997 Quỹ tài liệu của Trung tâm gồm có:

+ Số lượng băng tư liệu: 952 băng (phần lớn là băng Umatic 60 phút và băng Betacam 60 phút) Nhìn chung tư liệu còn nghèo

+ Gần 5000 đề tài của Vô tuyến truyền hình được quay bằng phim neegatif đen trắng 16 ly Nếu được telecine hết ra dương bản, cần có 670 băng Umatic 60 phút

+ Trên 10600 cuốn phim điện ảnh cuả 19 nước và tổ chức UNESCO Nhiều bản phim trước đây ngoài việc phát sóng đã đưa đi chiếu để thu tiền nên tình trạng kỹ thuật kém

- Đến nay, số lượng băng tư liệu đã lên đến gần 30000 băng (phần lớn

là băng Betacam) trong đó có 7264 băng Khoa học giáo dục; 4278 băng Phim truyện Việt Nam (băng Betacam) và 122 băng Phim truyện Việt Nam (băng Umatic); 874 băng Sân khấu; 1799 băng Hoạt hình; 4193 băng Văn nghệ và hơn 8000 băng thuộc mảng Thời sự, Việt Nam – Đất nước – Con người, Phim tài liệu

Chỉ trong năm 2009, Trung tâm đã:

+ Sưu tầm 15 phim tài liệu quý từ Ban Biên tập Đối ngoại, 03 phim tài liệu và 01 băng tư liệu quý về Huế từ Hãng phim Tài liệu Khoa học Trung ương, 01 phim tài liệu: “Hà Nội chiến đấu” do Nhật Bản sản xuất, 200 phút tư liệu về cơn bão số 9 và số 11 năm 2009 từ Ban Thời sự, hơn 50 băng tư liệu

từ các cá nhân và các tư liệu khác

+ In bổ sung 349 bản tin thời sự VTV1, 19h từ ngày 01/01/2009 đến ngày 14/12/2009

+ Đặt in bổ sung 424 băng chương trình truyền hình trực tiếp về các sự kiện chính trị, xã hội và các chương trình giao lưu, ca nhạc… từ Trung tâm

Kỹ thuật sản xuất chương trình

+ Đặt in bổ sung 414 phim tài liệu, phóng sự của các cơ quan bên ngoài Đài sản xuất phát sóng trên các kênh của VTV

Thông tin ngày một tăng lên theo cấp số nhân, theo đó các kênh truyền hình, các chương trình cũng không ngừng tăng lên Do vậy, Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam cần phải bổ sung kịp thời, thường xuyên các

tài liệu nghe nhìn nhằm phục vụ nhu cầu nghiên cứu, sản xuất chương trình của các cán bộ công nhân viên trong Đài

2.1.1.3 Tài liệu sách, báo, tạp chí

Trước đây thư viện xuất xứ là phòng đọc công đoàn, nên số sách chủ yếu là truyện, tiểu thuyết, sách thiếu nhi Hiện nay, được định hướng lại, thư viện đang triển khai đúng nghiệp vụ thư viện, cơ cấu sách được thay đổi, đáp ứng được các yêu cầu thông tin, nghiên cứu, công tác, giải trí và cung cấp số liệu cho các phóng viên làm chương trình Thư viện Đài Truyền hình Việt Nam luôn cố gắng hướng tới làm cho kho sách của mình được tăng cường về khối lượng, phong phú về loại hình tài liệu Theo thống kê cho đến năm 2009, tổng số sách trong Thư viện mới chỉ có khoảng 12200 cuốn sách trong đó:

- Sách mục Tổng loại; Triết học – Tâm lý học – Logic học; Chủ nghĩa

Vô thần – Tôn giáo: 995 cuốn sách

- Sách mục Ngôn ngữ - Từ điển: 392 cuốn sách

- Sách mục Văn học dân gian: 490 cuốn sách

- Sách mục Văn học: 4828 cuốn sách

- Sách mục Nghiên cứu văn học: 511 cuốn sách

- Sách mục Chủ nghĩa Mác – Lê nin: 933 cuốn sách

- Sách mục Nghệ thuật – Thể dục thể thao: 373 cuốn sách

- Sách mục Xã hội chính trị: 2128 cuốn sách

- Sách mục Lịch sử: 840 cuốn sách

- Sách Kỹ thuật: 365 cuốn sách

- Sách mục Nhân chủng học; Y học – Y tế; Nông nghiệp: 181 cuốn sách

- Sách Khoa học tự nhiên và Toán: 114 cuốn sách

Ngoài sách, báo cũng là nguồn tài liệu không thể thiếu của Thư viện Đài Báo là xuất bản phẩm định kỳ hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, giúp bạn đọc

có cái nhìn toàn diện về cuộc sống, nâng cao trình độ hiểu biết cho bạn đọc Kho mở của Thư viện Đài Truyền hình Việt Nam cung cấp tới độc giả các loại báo mới và tạp chí: 89 loại Ngoài ra Thư viện còn lưu giữ một số báo, tạp chí của năm 2009 Tại Kho đóng, Thư viện cung cấp các báo Nhân dân,

Hà Nội Mới, Quân đội nhân dân từ năm 1974, Công báo từ năm 1989, Lao động từ năm 1998 đến nay Việc lưu trữ này hết sức có giá trị, được xem như

là những sử liệu quý giá, những chứng cứ xác đáng của lịch sử, có ý nghĩa rất lớn đối với việc nghiên cứu khoa học, xây dựng kinh tế, quản lý nhà nước và quản lý xã hội Thư viện cũng lưu trữ những cuốn sách quý hiếm của nhân loại như: Bách khoa tri thức, Từ điển văn học, Đại từ điển Hán Nôm, Bách khoa thư các nền văn hóa thế giới…

Mua gián tiếp thông qua các cơ quan phát hành Các cơ quan này lo toàn bộ các khâu kỹ thuật và tài chính Phương thức này thường áp dụng đối với việc đặt mua các tài liệu nước ngoài, các tài liệu mua với khối lượng lớn và thường xuyên

Nguồn bổ sung phải trả tiền, hay còn gọi là phương thức mua tài liệu được coi là nguồn bổ sung chủ yếu của Trung tâm Chủ động bám sát theo nhu cầu của người dùng tin để bổ sung các loại hình tài liệu phù hợp với nhu cầu của các cán bộ công nhân viên chức của Đài cũng như phục vụ nhu cầu bên ngoài

+ Nguồn mua sách Thư viện bổ sung sách dựa vào các cơ quan phát hành sách của nhà nước như: Nhà xuất bản Giáo dục, Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia, Tổng công ty phát hành sách Trung ương… Khi có sách xuất bản, các công ty phát hành sách, các nhà xuất bản gửi danh sách cho các thư viện Cán bộ thư viện

sẽ căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của thư viện và nhu cầu tin của bạn đọc để xem xét, lựa chọn và đặt mua những loại tài liệu cần thiết

Nói chung, nguồn bổ sung này được tiến hành thường xuyên và tương đối ổn định nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin mới cho bạn đọc Tuy nhiên do số lượng kinh phí còn hạn chế so với nhu cầu hiện nay nên việc

bổ sung còn gặp khá nhiều khó khăn

+ Nguồn mua báo, tạp chí Báo và tạp chí là các xuất bản phẩm định kỳ theo ngày, theo tuần, theo tháng hoặc theo quý Trung tâm đặt mua từ các cơ quan phát hành sách báo và có hướng tăng dần số lượng đầu báo, tạp chí nhằm phục vụ tốt hơn nữa nhu cầu của bạn đọc Đối với báo, tạp chí bằng tiếng nước ngoài,

do nhu cầu sử dụng của người dùng tin về loại hình này còn ít, giá thành các loại tạp chí cao nên việc bổ sung còn hạn chế

Do kinh phí dành cho công tác bổ sung không lớn nên việc mua tài liệu ở Thư viện trong những năm gần đây còn nhiều hạn chế Các tài liệu được mua chủ yếu thuộc các ngành Văn học, Lịch sử, Xã hội Các tài liệu mới, hiện đại trên thế giới về công nghệ thông tin, khoa học kỹ thuật còn khá ít, chưa đáp ứng được nhu cầu của người dùng tin trong Đài

2.1.2.2 Phương thức trao đổi, biếu tặng

Việc bổ sung tài liệu bằng phương thức trao đổi, biếu tặng có thể thực hiện bằng nhiều cách:

Bằng trao đổi tài liệu giữa cơ quan thông tin này và cơ quan thông tin khác kể cả trong và ngoài nước Lợi ích của phương thức này là tránh phải chi tiền mặt và có khả năng trao đổi tất cả các loại hình tài liệu Điều bất lợi là các tài liệu nhận được không phải bao giờ cũng đáp ứng với yêu cầu và giá trị tài liệu trao đổi

Bằng các tài liệu tặng biếu ở các dạng khác nhau: các tài liệu biếu đột xuất hay thường xuyên của các sứ quán, các cơ quan thương mại, các tác giả Lưu chiểu cũng là dạng tài liệu biếu được quy định bằng luật đối với các nhà xuất bản Họ phải cung cấp một số bản ấn phẩm cho thư viện quốc gia hay cơ quan lưu trữ quốc gia

Hàng năm Trung tâm đã nhận được các nguồn trao đổi, biếu tặng trong nước và quốc tế tương đối lớn Đây là những tài liệu quý hiếm, ít có trên thị trường Do còn khó khăn về mặt kinh phí cho công tác bổ sung vốn tài liệu, đặc biệt là sách nên nguồn biếu tặng tài liệu từ các cơ quan, tổ chức là rất quan trọng

Nguồn trao đổi tài liệu là một trong những nguồn bổ sung cơ bản trong hoạt động của Trung tâm Nguồn bổ sung này ngày càng được mở rộng trong nước và quốc tế Nó được tiến hành trên cơ sở sự hợp tác giữa Đài Truyền hình Việt Nam với các Đài khu vực trong nước và trên thế giới, các cơ quan thông tin – thư viện trong và ngoài nước Đây là một nguồn bổ sung rất quan trọng giúp tiết kiệm chi phí mua tài liệu

Hiện tại, Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam vẫn đang cố gắng tận dụng những điều kiện để trao đổi với các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước góp phần làm phong phú, đa dạng hơn các loại hình tài liệu cũng như nội dung của tài liệu Để thực hiện được công tác bổ sung thông qua trao đổi, hợp tác với bên ngoài một cách hữu hiệu hơn đòi hỏi Trung tâm phải có một nguồn lực đủ mạnh và đầu tư kinh phí kịp thời nhằm giải quyết nhanh chóng, chủ động trong công tác trao đổi

2.1.2.3 Tạo lập nguồn tin nội sinh

Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam có một nguồn nội sinh rất đáng quan tâm do các phóng viên, biên tập viên của Đài đã quay, dựng, viết lên các chương trình phát sóng Với chặng đường 40 năm xây dựng và phát triển, nguồn tin nội sinh của Trung tâm ngày một tăng lên Chính nguồn tin nội sinh này đã phản ánh thực chất được số lượng và chất lượng kho tài liệu của Trung tâm Từ cơ sở vật chất nghèo nàn với vốn tài liệu ít ỏi, hiện nay, vốn tài liệu của Trung tâm đã tăng lên theo cấp số nhân Đây là nguồn tài liệu có ý nghĩa hết sức to lớn giúp cho các nhà quản lý, các cán bộ trong Đài nói chung và các cán bộ của Trung tâm Tư liệu nói riêng tiết kiệm được tiền của, thời gian và công sức trong quá trình khai thác và phục vụ của mình

2.1.3 Kinh phí bổ sung

Đây là điều kiện vô cùng quan trọng để có thể duy trì các hoạt động của bất cứ cơ quan thông tin thư viện nào, đối với Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam cũng vậy Nguồn kinh phí của thư viện dành cho công tác bổ sung khoảng 25 triệu đồng/ năm nhằm bổ sung cho nội dung tài liệu được phong phú và đa dạng Tuy nhiên, vì một số lý do khách quan và chủ quan mà nguồn kinh phí dùng cho việc mua sách trong năm 2009 giảm xuống chỉ còn 10 triệu đồng Nguồn kinh phí bổ sung cho các dạng tài liệu khác vẫn được quan tâm và duy trì ở mức độ ổn định Mặc dù vậy nguồn kinh phí bổ sung này ngày càng giảm giá trị, bởi giá thành tài liệu ngày càng tăng Đây cũng là một khó khăn không chỉ với Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam mà là khó khăn chung của các cơ quan thông tin – thư viện Việt Nam

2.2 Hoạt động xử lý nguồn tin

Xử lý thông tin là một công đoạn rất quan trọng quyết định chất lượng của toàn hệ thống Sau khi tài liệu được bổ sung về Trung tâm sẽ được xử lý trước khi đem ra phục vụ Điều này giúp cho người dùng tin nhanh chóng, dễ dàng tìm kiếm được thông tin phù hợp với nhu cầu mình đặt ra

Hoạt động xứ lý tài liệu được chia thành 3 khâu chính:

- Xử lý kỹ thuật

- Xử lý hình thức

- Xử lý nội dung

2.2.1 Xử lý kỹ thuật

Xử lý kỹ thuật đối với tài liệu là một quá trình xử lý hết sức quan trọng

và cần thiết nhằm sắp xếp tài liệu khoa học, hợp lý, phục vụ tốt cho người dùng tin, dễ bảo quản và bảo quản có hiệu quả Bất cứ một tài liệu nào được nhập vào cơ quan thông tin – thư viện, trước khi sắp xếp lên giá đều phải qua

- Đăng ký cá biệt cho tài liệu

- Viết ký hiệu xếp giá, dán nhãn

- Quét mã vạch lên tài liệu Các khâu xử lý kỹ thuật trên phải được tiến hành tuần tự, chính xác nhằm đảm bảo cho việc xếp giá, phục vụ và bảo quản tài liệu Ở Trung tâm

Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam, công đoạn xử lý kỹ thuật được tiến hành ngay khi tài liệu được nhập về Do vốn tài liệu của Trung tâm khá đa dạng, phong phú nên đối với mỗi loại hình tài liệu khác nhau, việc xử lý kỹ thuật cũng có những điểm khác nhau, nhưng về cơ bản thì vẫn tuân thủ theo những khâu kỹ thuật chung của quá trình xử lý

Trước hết là công đoạn đóng dấu vào tài liệu Tất cả các tài liệu nhập

về Trung tâm đều phải đóng dấu của Trung tâm Đây là cơ sở để nhận biết tài liệu đó của cơ quan nào Đối với tài liệu sách và ảnh, dấu của Trung tâm được đóng ở hai nơi bắt buộc, đó là trang tên sách hoặc trang tên album ảnh và trang 17 Ở trang tên tài liệu, dấu thường được đóng ở dưới các yếu tố thông tin về nhan đề, nếu không có trang tên tài liệu thì đóng dấu vào trang bìa Đối với tài liệu nghe nhìn, dấu của Trung tâm cũng được đóng ở hai nơi bắt buộc

Đó là bên ngoài vỏ hộp chứa phim, băng hoặc đĩa hình và trên bề mặt của cuốn phim, cuộn băng hay đĩa

Tiếp theo là đăng ký cá biệt cho tài liệu: Tài liệu khi được nhập về kho

sẽ được đăng ký tài liệu Việc đăng ký tài liệu giúp ta dễ dàng kiểm tra, kiểm

kê khi cần, đồng thời hiểu rõ được hiện trạng của tài liệu, từ đó có kế hoạch

bổ sung cho phù hợp, đầy đủ Đăng ký tài liệu là cơ sở thiết yếu để cán bộ thư viện sử dụng mỗi khi viết báo cáo, tổng kết

Ở Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam, tài liệu khi được nhập về

sẽ được viết vào sổ đăng ký cá biệt Trung tâm không đăng ký tài liệu vào sổ đăng ký tổng quát Mỗi tài liệu là một đơn vị tính nên sẽ có một số đăng ký cá biệt riêng Đối với sách hoặc album ảnh, số đăng ký cá biệt sẽ được ghi ở nách trang tên sách và nách trang 17 Nếu không có đến trang 17 thì ghi số cá

biệt ở nách trang cuối của tài liệu Đối với tài liệu nghe nhìn, số đăng ký cá biệt được ghi ở trên vỏ hộp đựng tài liệu và trên bề mặt của tài liệu

Cuối cùng là viết ký hiệu xếp giá và dán nhãn cho tài liệu Tài liệu trong kho của Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam được tổ chức dưới dạng cả kho đóng và kho mở Việc dán nhãn sẽ được tiến hành sau khi đã mô tả, phân loại xong tài liệu và công việc này do bộ phận xử

lý của Trung tâm đảm nhận

+ Đối với sách, báo, tạp chí, do Thư viện áp dụng hình thức kho mở cho tài liệu nên việc sắp xếp tài liệu ở đây dựa trên ký hiệu phân loại Vì thế,

ký hiệu xếp giá của tài liệu sẽ bao gồm: Ký hiệu môn loại – Số đăng ký cá biệt

Ký hiệu xếp giá = Chủng loại + Thể loại + Số đăng ký cá biệt/ Số kho

Ví dụ: Be.Tr.VN 02779

Trong đó: Be là Băng betacam

Tr.VN là Thể loại Phim truyện Việt Nam

02779 là số đăng ký cá biệt hay số kho

+ Đối với tài liệu giấy - ảnh về ngành Truyền hình:

Tài liệu ảnh: Ký hiệu xếp giá được xác định bởi 2 nhóm ký hiệu chữ cái tiếng Việt và chữ số được viết theo kiểu chữ in hoa

Ví dụ: H3.24/01

Trong đó: H3.24 là ký hiệu phân loại của tài liệu

01 là số đăng ký cá biệt

Sau khi được viết ký hiệu xếp giá thì khâu cuối cùng trong công đoạn

xử lý kỹ thuật là dán nhãn lên tài liệu Trên nhãn có ghi ký hiệu xếp giá

Nói chung, trong công tác xử lý kỹ thuật, Trung tâm Tư liệu – Đài Truyền hình Việt Nam đã thực hiện khá đầy đủ các khâu trong quá trình xử

lý Do một số điều kiện khách quan, Trung tâm chưa thể áp dụng hình thức dán mã vạch cho tài liệu và sẽ cố gắng hoàn thiện quá trình này trong tương lai

Sau khi xử lý kỹ thuật, người ta sẽ tiến hành xử lý hình thức cho tài liệu

2.2.2 Xử lý hình thức

Xử lý hình thức hay mô tả thư mục là công đoạn tiếp theo trong quy trình xử lý thông tin, giúp ta kiểm tra và tìm được ngay tài liệu khi cần thiết Mục đích của mô tả thư mục là lập một phiếu cho tài liệu, trên đó ghi những đặc trưng hình thức của tài liệu như tên tác giả, tên tài liệu, nguồn gốc và dạng của tài liệu, ngôn ngữ, nhà xuất bản, nơi xuất bản, năm xuất bản… Mô

tả tài liệu giúp ta dễ dàng kiểm tra, định vị và tìm kiếm tài liệu Mô tả thư mục là một trong những bước quan trọng của việc xử lý tài liệu, nhờ đó các yếu tố mô tả được rút ra và trình bày theo một quy tắc chặt chẽ

Mô tả thư mục bao gồm các công việc:

- Ghi lại các đặc trưng hình thức của tài liệu (tác giả, nhan đề, các yếu tố xuất bản…)

- Trình bày các dữ liệu này trên một vật mang tin nhất định (phiếu, tờ nhập tin…) theo các quy định và tiêu chuẩn được xác lập trên phạm vi quốc tế để khai thác sau này

Quy tắc mô tả đang được sử dụng phổ biến hiện nay là ISBD ISBD được Hiệp hội thư viện quốc tế IFLA bắt đầu soạn thảo từ năm 1969 và đến năm

1976 được tổ chức tiêu chuẩn quốc tế chính thức thông qua với tên gọi “Tiêu

chuẩn quốc tế về mô tả thư mục” Mô tả tài liệu theo ISBD là định ra một trật

tự sắp xếp các vùng và các yếu tố mô tả và một hệ thống ký hiệu dấu bắt buộc đặt trước mỗi yếu tố đó Quy tắc mô tả theo tiêu chuẩn quốc tế ISBD chia các yếu tố mô tả thành 8 vùng:

1 Vùng nhan đề và thông tin trách nhiệm

2 Vùng lần xuất bản và thông tin về trách nhiệm có liên quan đến lần xuất bản

3 Vùng thông tin đặc thù (cho xuất bản phẩm nhiều kỳ và Tư liệu chuyên dạng)

4 Vùng địa chỉ xuất bản

5 Vùng mô tả vật lý

6 Vùng tùng thư

7 Vùng phụ chú

8 Vùng chỉ số tiêu chuẩn và điều kiện có được tư liệu

Mô tả tài liệu phải được thực hiện theo những tiêu chuẩn đã được thống nhất để nêu bật được những đặc trưng cơ bản của tài liệu giúp người cán bộ

có thể nhận dạng và mô tả chính xác

Sơ đồ mô tả sách theo ISBD trình bày trên phiếu mô tả:

Nhan đề chính = Nhan đề song song : Thông tin liên quan đến nhan đề / Thông tin trách nhiệm - Lần xuất bản / Thông tin về trách nhiệm liên quan đến lần xuất bản - Nơi xuất bản : Nhà xuất bản, Năm xuất bản -Số trang: Minh họa; Khổ cỡ + Tài liệu kèm theo - (Vùng tùng thƣ / Thông tin về trách nhiệm của tùng thƣ, ISSN ; Số tập)

Phụ chú ISBN : Giá tiền, số lƣợng in

Việc áp dụng quy tắc mô tả ISBD đã góp phần thực hiện thống nhất quy tắc mô tả tài liệu trên thế giới, đẩy mạnh việc trao đổi thông tin, hạn chế những khó khăn về ngôn ngữ, thiết lập hệ thống thư mục giữa các quốc gia

Thư viện Đài Truyền hình Việt Nam đã và đang áp dung quy tắc ISBD cho mô tả sách Sau đây là một ví dụ về mô tả sách ở Thư viện:

Tenet, George