Tìm hiểu về tình hình hoạt động công tác văn thư – lưu trữ tại văn phòng ubnd xã kỳ hải – kỳ anh – hà tĩnh

BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA - - BÁO CÁO KIẾN TẬP ĐỀ TÀI: TÌM HIỂU VỀ TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG "CƠNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG UBND XÃ KỲ HẢI – KỲ ANH – HÀ TĨNH” Giảng viên hướng dẫn : ThS Vũ Thị Mỹ Hằng Sinh viên : Nguyễn Thị Minh Lớp : KH13HCH4 Chuyên Ngành : Quản lý nhà nước Địa điểm kiến tập : Văn phòng UBND xã Kỳ Hải Thời gian kiến tập : Từ 24/8/2015 đến 4/9/2015 NHẬT KÝ HOẠT ĐỘNG Hà Nội, ngày 06 tháng 09 năm 2015 Thời gian Ngày 24/8/201 Công việc Đến UBND gặp lãnh đạo để xếp lịch thực tế Mục tiêu Phương pháp Thu Điều tra thập Ngày 3/9/2015 Họp giao ban đầu tuần Làm quen với cán bộ, nhân viên văn phịng mơi trường làm việc Tìm hiểu cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND xã Kỳ Hải Tìm hiểu quy định, cơng việc Văn phòng Làm quen với nghiệp vụ Văn phòng bắt đầu học nghiệp vụ đơn giản Thực hành nghiệp vụ văn phòng đơn giản với sư giám sát cán hướng dẫn trình ký; đăng ký văn đi, đến; đóng dấu chuyển giao, phân phát văn đến tới phận đơn vị Tiếp tục công việc giao thực thêm nghiệp vụ khác như: soạn thảo văn hành thơng thường, in ấn, photo tài liệu; nhập liệu máy tính; xếp hồ sơ… Nghiên cứu tài liệu phục vụ cho báo cáo Tiếp tục thực công việc giao, luyện tập kỹ học học thêm số nghiệp vụ cần thiết khác Bắt đầu tiến hành làm báo cáo kiến tập Họp giao ban đầu tuần Tiếp tục cơng việc giao văn phịng Thu thập thông tin làm báo cáo thực tập Tiếp tục công việc giao Tổng kết, rút kinh nghiệm Ngày Hoàn thành nhận xét, đánh giá Ngày 25/8/201 Ngày 26/8/201 Ngày 27/8/201 Ngày 28/8/201 Ngày 1/9/2015 thông tin Ghi chép Thu thập thông tin Thực hành Điều tra Ghi chép Thu thập thông tin Thực hành Điều tra Ghi chép Nghiên cứu Thu thập thông tin Thực hành Điều tra Ghi chép Nghiên cứu Thu thập thông tin Thực hành Điều tra Ghi chép Nghiên cứu Thu thập thông tin Thực hành Điều tra Ghi chép Nghiên cứu Thu thập thông tin Thực hành Điều tra Ghi chép Nghiên cứu Điều tra Thu thập 4/9/2015 UBND nơi tiến hành kiến tập Gặp mặt tổng kết thông tin Thực hành Ghi chép Nghiên cứu LỜI NĨI ĐẦU Trong giai đoạn đẩy mạnh cơng nghiệp hóa – đại hóa, kinh tế nước ta tăng trưởng với tốc độ cao Để phát triển mạnh mẽ, vững cần phải có quản lý, điều hành tốt Điều đòi hỏi nỗ lực thành viên tham vào việc phát triển kinh tế đất nước Như biết thời đại ngày Hành – Văn phịng giữ chức vị trí quan trọng, mắt xích khơng thể tách rời máy nhà nước, doanh nghiệp, tổ chức nghiệp Nhà nước dù lớn hay nhỏ Vì vậy, phịng Hành - Văn phòng phải tổ chức, quản lý cách khoa học, hiệu Cách tổ chức khoa học, hoạt động có hiệu giúp cho đơn vi triển khai công việc thuận lợi, thúc đẩy lợi ích kinh tế - xã hội công CNH-HĐH đất nước ngược lại Thấy vai trò quan trọng Hành - Văn thư vấn đề cấp thiết, quan trọng thân sinh viên Học viện Hành Quốc gia nói chung Khi nhà trường tạo điều kiện cho tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế xác định mục tiêu cho kỳ kiến tập là: - Vận dụng kiến thức học trường vào công việc thực tế Trau dồi vốn kiến thức chuyên ngành nói riêng kiến thức tổng hợp kinh tế - xã hội nói riêng Học hỏi thêm kiến thức, ký trình kiến tập sở Qua đây, xin gửi lời cảm ơn chân thành tới bác, anh, chị; đồng chí làm việc UBND xã Kỳ Hải nơi tiến hành kiến tập Đặc biệt nữa, em xin chân thành cảm ơn sâu sắc đến giảng viên: TS Lê Đình Lung; ThS Nguyễn Thị Tuyết Dịu, ThS Vũ Thị Mỹ Hằng tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em suốt trình xây dựng hoàn thành báo cáo thực tập Cuối cùng, em mong nhận đóng góp, nhận xét, đánh giá q thầy, để em hồn thiện tốt Em xin chân thành cảm ơn!! B NỘI DUNG I, Giới thiệu chung xã Kỳ Hải Vị trí địa lý điều kiện tự nhiên Xã Kỳ Hải xã trực thuộc huyện Kỳ Anh, tỉnh Hà Tĩnh nằm phía Đơng huyện Ranh giới hành xã xác định sau: Phía Bắc giáp xã Kỳ Thọ Kỳ Ninh; phía Đơng giáp xã Kỳ Hưng; phía Nam giáp xã Kỳ Châu; phía Tây giáp xã Kỳ Thư Xã Kỳ Hải khu vực đồng với diện tích đất canh tác lớn đất nơng nghiệp bao gồm: đất trồng lúa chiếm: 32%; đất trồng công nghiệp ngắn ngày chiếm: 5%, rau màu ăn chiếm: 7%; Đất nuôi trồng thủy hải sản chiếm 15%, đất lâm nghiệp chiếm 13% lại đất nhà ở, công nghiệp loại đất khác Kinh tế - xã hội Xã Kỳ Hải có diện tích 7,67 km2, dân số 4174 người với 1.213 nhân Từ năm 2003 xã Kỳ Hải tiến hành sáp nhập thôn thành thôn gồm: Nam Hải; Thượng Hải; Bắc Sơn Hải, Bắc Hải Trung Hải Những năm vừa qua xã Kỳ Hải có nhiều thay đổi mơ hình phát triển kinh tế, thực nơng nghiệp song hành với phát triển công nghiệp, dịch vụ, đẩy mạnh khai thác lợi vùng Bên cạnh đó, việc thực chương trình mục tiêu quốc gia xây dựng nơng thơn xóa đói giảm nghèo nhanh chóng nâng cao đời sống tồn xã Đến cuối năm 2014, xã Kỳ Hải đánh giá xã đầu chương trình xây dựng nơng thơn (100% đường giao thơng nơng thơn cơng trình cơng cộng xây dựng tiêu chuẩn,…) thực tốt mục tiêu quốc gia xóa đói giảm nghèo nâng cao chất lượng sống người dân II, Cơ cấu tổ chức nguyên tắc hoạt động UBND xã Kỳ Hải 1, Sơ đồ cấu tổ chức UBND xã Kỳ Hải UBND xã Kỳ Hải quan hành nhà nước địa phương HĐND bầu gồm có Chủ tịch, phó Chủ tịch ủy viên ủy ban Chủ tịch UBND đại biểu HĐND, tổ chức chức năng, nhiệm vụ ủy viên UBND xã Chủ tịch UBND quy định Hiện nay, theo định biên UBND cấp huyện quy định gồm có 22 cán bộ, cơng chức Hầu hết cán bộ, cơng chức có trình độ Đại học, nhiều cán đào tạo với trình độ Cao đẳng, Trung cấp chuyên nghiệp Trong đó, phận UBND xã có ban theo mơ hình sau: Chủ tịch UBND P.Chủ tịch UBND Cán Văn phòng Thống kê Cán Địa Xây dựng Cán Tư pháp Hộ tịch Cán Kế tốn Tài Chỉ huy trưởng Quân Trưởng Công an Cán Lao động TBXH QIA Ngoài ban trực thuộc UBND quyền cấp xã có Đảng bộ, Mặt trận Tổ quốc tổ chức trị - xã hội (Hội Cựu chiến Binh, Hội Nông dân, Hội Phụ Nữ, Đoàn Thanh niên) 2, Nguyên tắc làm việc Ủy ban nhân dân xã: - - - UBND xã làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, phát huy vai trò tập thể, đề cao trách nhiệm cá nhân tinh thần chủ động, sáng tạo Mỗi việc giao người phụ trách chịu trách nhiệm cá nhân lĩnh vực phân công Chấp hành đạo, điều hành quan Nhà nước cấp trên, lãnh đạo Đảng ủy, giám sát Hôi đồng nhân dân xã; phối hợp chặt chẽ UBND xã với Mặt trận Tổ quốc Đồn thể xã q trình triển khai thực hiên nhiệm vụ Giải công việc công dân tổ chức theo pháp luật, thẩm quyền phạm vi trách nhiệm; bảo đảm công khai, minh bạch, kịp thời hiệu quả; theo trình tự, thủ tục, thời hạn quy định chương trình, kế hoạch cơng tác UBND xã III Kết kiến tập Văn phòng – Thống kê thuộc UBND xã Kỳ Hải Cơng tác Văn phịng a Chức Cán Văn phịng – Thống kê có chức tham mưu giúp việc cho lãnh đạo UBND xã xây dựng, triển khai thực kế hoạch ngân sách, kế hoạch đầu tư trực tiếp triển khai cơng tác hành quản trị Ủy ban; phục vụ yêu cầu công tác quản lý văn thư – lưu trữ UBND xã b Nhiệm vụ quyền hạn Văn phòng - Thống kê thuộc UBND xã có nhiệm vụ quyền hạn sau: - - - Xây dựng chương trình cơng tác, lịch làm việc theo dõi thực chương trình lịch làm việc đó; Tổng hợp báo cáo tình hình kinh tế - xã hội, tham mưu cho UBND việc đạo thực nhiệm vụ Dự thảo văn trình cấp có thẩm quyền; làm báo cáo hàng tháng, hàng quý, cuối năm theo quy định Giúp HĐND tổ chức kỳ họp, giúp UBND tổ chức tiếp dân, tiếp khách; Nhận đơn thư khiếu nại nhân dân chuyển đến HĐND UBND cấp có thẩm quyền giải Đảm bảo điều kiện, vật chất phục vụ cho kỳ họp HĐND cho công việc UBND Giúp HĐND UBNĐ theo quy định pháp luật công tác giao Giúp UBND thực nghiệp vụ công tác Thống kê Quản lý công văn, sổ sách, giấy tờ, quản lý việc lập hồ sơ lưu trữ, loại biểu báo cáo thống kê, theo dõi biến động số lượng, chất lượng cán công chức Giúp UBND Xã công tác thi đua khen thưởng Xã Nhận trả kết giao dịch cống việc UBND quan, tổ chức công dân theo chế cửa, liên thông Theo dõi, chấm công cán công chức trực công sở; Phụ trách điều hành tổng dọn vệ sinh quan c Cơ cấu, tổ chức Văn phịng có 01 cán Văn phòng – thống kê Chủ tịch UBND huyện bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng kỷ luật biên chế 01 cán Hợp đồng theo quy định pháp luật Cán văn phòng chịu trách nhiệm trước UBND xã công việc mà chủ tịch UBND xã giao cho, tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động UBND thực nhiệm vụ, quyền hạn d.Trang thiết bị văn phịng Trang thiết bị Văn phịng bố trí cách hợp lý đầy đủ nhằm đảm bảo hoạt động văn phịng Hiện nay, văn phịng có: bàn làm việc, máy tính có kết nối mạng Internet, máy in, điện thoại số trang thiết bị khác nhằm tạo điều kiện làm việc tốt cho nhân viên văn phịng Cơng tác văn thư – lưu trữ a Công tác soạn thảo văn Việc soạn thảo văn Cán Văn phòng – Thống kê trực tiếp soạn thảo, chủ yếu văn hành thơng thường như: Cơng văn, báo cáo, tờ trình, thơng báo, giấy mời… Văn xây dựng theo quy định pháp luật thể thức trình tự thủ tục ban hành nhằm đảm bảo cho văn có tính pháp lý, thể quyền lực nhà nước Có thể khái quát quy trình bao gồm: Bước 1: Xác định mục đích nội dung vấn đề cần văn hóa Xác định tên loại văn hóa Xác định tên loại văn đối tượng văn Bước 2: Xây dựng dự thảo sở thơng tin có chọn lọc; hồn thiện thảo thể thức, ngôn ngữ Bước 3: Thông qua lãnh đạo Bước 4: Xử lý kỹ thuật, ký văn ban hành theo thẩm quyền quy định b Quản lý văn Quản lý văn áp dụng biện pháp nghiệp vụ nhằm giúp cho quan thủ trưởng quan nắm thành phần, nội dung tình hình chuyển giao, tiếp nhận giải văn bản; sử dụng bảo quản văn hoạt động ngày quan  Quản lý văn đến Văn đến tất công văn, giấy tờ đơn vị nhận từ nơi khác gửi đến Nhìn chung số lượng văn tới quan tương đối nhiều nên văn đến vào tháng năm nhân viên văn thư nhập liệu vào ngày, tháng, năm   Nguyên tắc giải quyết: tất văn đến phải thông qua Văn thư quan đề đăng ký vào sổ cơng văn đến Sau văn chuyển giao cho thủ trưởng quan; Khi tiếp nhận chuyển giao văn bàn giao ký nhận rõ ràng Đảm bảo nhanh chóng, xác, giữ gìn bí mật Quy trình giải văn đến Bước 1: Tiếp nhận, đăng ký văn đến: Bước 2: Phân loại sơ bộ, bóc bì văn đến: Bước 3: Đóng dấu đến Bước 4: Đăng ký văn đến Tất văn đến vào sổ công văn đến theo biểu mẫu quy định Ngày tháng đến Số đế n Tác giả Số ký hiệu Ngày, tháng văn (1) (2) (3) (4) (5) Tên loại trích yếu nội dung (6) Đơn vị người nhận Ký nhận Ghi (7) (8) (9) Bước 5: Trình chuyển giao văn đến: Bước 6: Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Khi chuyển giao văn cán văn thư phải ký nhận vào sổ nhận văn Số đến (1) Ngày chuyển (2) Đơn vị người nhận (3) Ký nhận Ghi (4) (5) Văn mật chuyển giao chậm 30 phút hành chính, ngồi hành 60 phút Văn mật thêm cột “mức độ mật” mẫu chuyển giao văn người nhận phải ký vào sổ Quản lý văn Khái niệm:Văn tất loại văn bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể văn bản;văn lưu chuyển nội văn nội bộ) quan, tổ chức phát hành Quy trình giải văn    Bước 1: Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày Bước 2: Ghi số ngày, tháng văn bản: Bước 3: Nhân Bước 4: Đóng dấu văn đi: Bao gồm đóng dấu quan đóng dấu độ khẩn, mật (nếu có) Bước 5: Đăng kí văn Số ký hiệu văn (1) Ngày tháng văn (2) Tên loại trích yếu nội dung văn (3) Ngư ời ký Nơi nhận văn Đơn vị người nhận Số lượng Ghi (4) (5) (6) (7) (8) *Lập sổ đăng ký văn đi: Căn tổng số số lượng loại văn năm, Ủy ban nhân dân quy định việc lập sổ đăng ký văn Bước 6: Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn đi: Bước 7: Lưu văn đi: Văn chuyển ngày loại bí mật kèm theo phiếu gửi Mỗi văn phải lưu c Quản lý dấu - Con dấu giao cho Cán Văn phòng – thống sử dụng bảo quản theo quy định pháp luật phải chịu trách nhiệm hoạt động - Khơng tự tiện mang dấu theo người - Nghiêm cấm việc làm giả dấu, dùng dấu giả, sử dụng dấu không quy định Nếu vi phạm quy định bị xử lý theo pháp luật hành - Khi hết làm việc cán Văn phịng có trách nhiệm cất dấu vào tủ theo quy đinh -Trước đóng dấu lên văn Văn thư phải kiểm tra rà sốt kỹ văn trước đóng dấu, dấu đóng lên văn bản, giấy tờ sau có chữ ký người có thẩm quyền, khơng đóng dấu khống (đóng dấu khơng có chữ ký, đóng dấu trước – ký tên sau) Đóng dấu phải trùm lên 1/3 đến 1/4 chữ ký phía bên trái d Cơng tác lưu trữ Mỗi phòng ban trực thuộc UBND trang bị tủ tài liệu cần thiết để lưu trữ loại giấy tờ, văn Tại Văn phịng UBND cơng tác lưu trữ phân chia rõ ràng tùy theo loại văn khác nhau: Công văn, báo cáo, định…và tổng hợp, kiểm tra định kỳ vào cuối năm C KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ I Đánh giá chung UBND xã Kỳ Hải quan quản lý nhà nước cấp địa phương, kiến tập hội tốt để tơi có nhìn thực tế hơn, thực hành học sau năm giảng đường Học viện Hành Quốc gia Mặc dù kiến tập thời gian ngắn thời gian diễn nhiều hoạt động quan trọng nước xã Kỳ Hải Đó hoạt động hưởng ứng Cách mạng tháng Quốc khánh 2/9, thực chương trình mục tiêu quốc gia xây dựng nơng thơn xóa đói giảm nghèo triển khai mạnh mẽ Năm 2015, theo nghị 130/2015/NQ việc Thông qua đề án “Điều chỉnh địa giới hành huyện Kỳ Anh để thành lập Thị xã Kỳ Anh phường thuộc Thị xã Kỳ Anh, tỉnh Hà Tĩnh Mặc dù không thuộc diện Nghị thay đổi địa giới hành huyện có tác động mạnh mẽ đến tình hình kinh tế - trị - xã hội hoạt động UBND xã Chính hoạt động tạo cho hội lớn để hiểu rõ hơn, sâu sắc hoạt động quản lý nhà nước địa phương Đó quản lý phải vừa hợp pháp, vừa hợp lý; vừa thúc đẩy phát triển kinh tế vùng đồng thời điều hòa mối quan hệ lợi ích tầng lớp, giai cấp xã hội để tránh bất đồng, phản đối cộng đồng II Bài học kinh nghiệm cho thân - Bản thân cần phải tìm tịi nghiên cứu nhiều tài liệu để có kiến thức chuyên ngành từ có sở để kết hợp tốt lý thuyết với thực hành đúc rút kinh nghiệm cho thân - Cần cập thật thông tin thời kịp thời, vừa cố gắng hiểu biết chuyên sâu chuyên ngành đồng thời phải có kiến thức tổng hợp xã hội để có nhìn bao qt, tồn diện vấn đề, vật, việc - Trong công việc cần nêu cao tinh thần học hỏi nổ, sáng tạo III Kiến nghị với đơn vị nơi kiến tập Dựa quan sát thực công việc, xin đưa vài giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác Văn phịng – Văn thư UBND xã Kỳ Hải sau: Về cấu tổ chức Theo định biên Văn phòng – Thống kê UBND xã có cơng chức công chức biên chế công chức hợp đồng Tuy nhiên, Văn phòng thiếu Cán hợp đồng nên gây gánh nặng sức ép cho Cán Văn phòng thực cơng việc Vì vậy, UBND huyện Kỳ Anh cần phải nhanh chóng kiện tồn đội ngũ để hoạt động Văn phòng – Thống kê thuộc UBND xã Kỳ Hải hoạt động có hiệu Về sở vật chất Xuất phát từ thực tế hạn chế trang thiết bị số cũ hỏng hóc nên cần thay máy in tốc độ chậm dùng tốc độ cao, mua thêm máy photocopy (hiện chưa có) Chính sách tiền lương, tiền thưởng hợp lý Để cán phát huy hết lực cống hiến cho cơng việc đơn vị phải tạo cho người làm động lực Ngoài việc tặng quà vào ngày lễ lớn (2/9) hàng tháng đơn vị cần tổ chức bình xét thi đua khen thưởng cho cán có cống hiến, hồn thành nhiệm vụ Đồng thời tiến hành phê bình, kỷ luật với cán khơng hồn thành nhiệm vụ để nâng cao trách nhiệm, khuyến khích cống hiến cán bộ, công chức IV Đối với trường Học viện Hành Quốc gia - Kiến tập hội để sinh viên học việc làm việc với học giảng đường Vì vậy, để sinh viên trường làm việc tốt nhà trường cần tạo điều kiện để sinh viên tiếp xúc với thực tế, với mơi trường làm việc - Ngồi nhà trường cần thực song hành việc học thực hành lý thuyết sinh viên dễ tiếp thu hoạt động có hiệu hơn, tránh tình trạng lý thuyết giỏi lý thuyết sng Bản báo cáo q trình hoạt động qua 10 ngày kiến tập UBND xã Kỳ Hải Đó điều đúc kết dựa lý thuyết học tập trường công việc kiến tập UBND Do thời gian kiến tập có hạn nên việc phân tích xây dựng báo cáo có nhiều thiếu sót, mong góp ý thầy, bạn Một lần nữa, xin gửi lời cảm ơn chân thành đến tồn thể đồng chí, cán làm việc UBND xã Kỳ Hải tạo điều kiện giúp đỡ tận tình để tơi hoàn thành tốt kỳ kiến tập Đặc biệt nữa, em xin chân thành cảm ơn sâu sắc đến giảng viên: TS Lê Đình Lung; ThS Nguyễn Thị Tuyết Dịu, ThS Vũ Thị Mỹ Hằng tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em suốt trình xây dựng hoàn thành báo cáo thực tập NGƯỜI VIẾT BÁO CÁO SINH VIÊN Nguyễn Thị Minh CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hà Nội, ngày… tháng… năm 2015 NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN Sinh viên kiến tập: Nguyễn Thị Minh Lớp: KH13HCH4 Đoàn kiến tập số: 31 Thời gian kiến tập: Từ ngày 24/8/2015 đến ngày 4/9/2015 Nhận xét giàng viên: ………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… ………… Đánh giá giảng viên: ………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… ……… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN Th.S Vũ Thị Mỹ Hằng