Vai trò của Nhà quản trị văn phòng trong hoạt động công tác văn phòng tại Công ty

vai trò của Nhà quản trị văn phòng trong hoạt động công tác văn phòng tại Công ty, nghiên cứu, khảo sát vai trò lãnh đạo, điều hành của Trưởng phòng Kinh doanh Công ty TNHH Thành Long MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu: 2 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu: 2 4. Phương pháp nghiên cứu: 2 5. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 3 6. Kết cấu bài 3 CHƯƠNG I 4 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ PHÒNG KINH DOANH CÔNG TY TNHH THÀNH LONG 4 1.1. Khái quát chung về Công ty TNHH Thành Long 4 1.1.1. Lịch sử hình thành: 4 1.1.2. Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Thành Long: 5 1.2 Khái quát chung về Phòng Kinh doanh Công ty TNHH Thành Long 7 1.2.1 Chức năng 7 1.2.2 Nhiệm vụ 7 1.3 Khái quát về Nhà quản trị tại Phòng Kinh doanh Công ty Thành Long 13 Tiểu kết: 14 CHƯƠNG II 15 VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ TẠI PHÒNG KINH DOANH CÔNG TY TNHH THÀNH LONG 15 2.1 . Khái niệm Nhà quản trị 15 2.2 . Vai trò nhà quản trị văn phòng 16 2.3. Thực trạng công tác quản lý, điều hành công việc của Trưởng phòng Kinh doanh tại Công ty TNHH Thành Long. 17 2.4 . Những yêu cầu của Phòng kinh doanh với Trưởng phòng kinh doanh Công ty TNHH Thành Long 22 Tiểu kết. 25 CHƯƠNG III 26 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG THỜI KÌ HỘI NHẬP. 26 3.1 Đánh giá về hoạt động quản trị của Trưởng phòng Kinh doanh Công ty TNHH Thành Long. 26 3.1.1 Ưu điểm 26 3.1.2. Hạn chế 26 3.2 Một số giải pháp nâng cao vai trò của nhà quản trị trong thời kì hội nhập 27 Tiểu kết 29 KẾT LUẬN 30 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành tập lớn này, trình khảo sát thu thập, tổng hợp thông tin nhận giúp đỡ tận tình từ Ban giám hiệu nhà trường Thầy cô khoa Quản trị văn phòng, cán thư viện Trung tâm thông tin thư viện đại học Nội Vụ Hà Nội Nhân đây, cho phép bày tỏ lòng biết ơn chân thành với thầy cô Đặc biệt, ThS Lâm Thu Hằng Bởi cô hướng dẫn giúp đỡ tận tình suốt trình thực tập lớn Trong trình khảo sát nghiên cứu gặp nhiều khó khăn, mặt khác trình độ nghiên cứu hạn chế nguyên nhân khác nên dù cố gắng song tập lớn không tránh khỏi hạn chế thiếu sót Vì thế, mong nhận góp ý thầy cô trường Những ý kiến đóng góp thầy cô giúp nhận hạn chế qua có thêm nguồn tư liệu đường học tập nghiên cứu sau Tôi xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan tập lớn thời gian qua Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm có không trung thực thông tin sử dụng tập lớn Hà Nội, tháng 05 năm 2017 DANH MỤC VIẾT TẮT Chữ viết tắt Nghĩa TNHH Trách nhiệm hữu hạn MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Ngày nay, toàn cầu hóa hội nhập quốc tế trở thành xu khách quan tiến trình phát triển kinh tế giới Quá trình toàn cầu hóa hội nhập kinh tế quốc tế tạo thời thuận lợi cho quốc gia, doanh nghiệp có hội phát triển, đồng thời đem lại thách thức lớn cạnh tranh, khả thu hút thị trường Để đứng vững thương trường, đáp ứng yêu cầu người tiêu dùng với sản phẩm chất lượng cao, giá thành hợp lý doanh nghiệp phải giám sát chặt chẽ khâu từ khâu khâu cuối trình sản xuất, từ tìm nguồn nhân lực, vật lực tìm thị trường tiêu thụ sản phẩm để đảm bảo sử dụng vốn lưu động có hiệu quả, tăng nhanh tốc độ chu chuyển vốn thực nghĩa vụ ngân sách nhà nước, cải thiện đời sống người lao động đồng thời mang lại lời nhuận cho doanh nghiệp Do đó, để nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh, đẩy mạnh tiêu thụ sản phẩm, tăng cường khả cạnh tranh thị trường doanh nghiệp phải xây dựng máy quản lý hiệu quả, ổn định vững tất mặt, lĩnh vực từ quản lý sản xuất đến tiêu thu sản phẩm với quản lý tài chính, quản lý nhân lực hoạt động kế toán kiểm toán Bởi hoạt động quản trị có vai trò quan trọng định tồn phát triển doanh nghiệp doanh nghiệp cần phải xây dựng kế hoạch tổ chức quản lý cách hợp lý, hiệu quả, thường xuyên kiểm tra giám sát để điều chỉnh hoàn thiện hoạt động quản trị, đồng thời phải phối hợp hoạt động phận nhằm thực chức quản lý để đem lại hiệu tốt Để điều hành hoạt động văn phòng cách có hiệu quả, không đề cập đến vai trò Nhà quản trị văn phòng Do đó, tiểu luận này, em nghiên cứu, khảo sát vai trò lãnh đạo, điều hành Trưởng phòng Kinh doanh Công ty TNHH Thành Long để thấy rõ vai trò Nhà quản trị văn phòng hoạt động công tác văn phòng Công ty Qua đưa gợi ý xây dựng hình ảnh Nhà quản trị thời kì hội nhập Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu: Tìm hiểu lý luận chung vai trò Nhà quản trị công tác văn phòng Khảo sát đánh giá vai trò quản lý Trưởng phòng kinh doanh Công ty TNHH Thành Long để làm bật lên vị trí, vai trò nhà quản lý Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu: Mục đích nghiên cứu: Thông qua khảo sát, đánh giá thực tế vai trò Nhà quản trị hoạt động công tác văn phòng giúp em hiểu rõ ý nghĩa Nhà quản trị công tác văn phòng tầm quan trọng văn phòng phát triển chung hệ thống công ty, doanh nghiệp Nhiệm vụ nghiên cứu: - Tìm hiểu sở khoa học Nhà quản trị, vai trò nhà quản trị; Tìm hiểu thực trạng vai trò quản lý, lãnh đạo nhà quản trị công tác - văn phòng; Đưa đề xuất nâng cao vai trò nhà quản trị công tác văn phòng thời kì hội nhập Phương pháp nghiên cứu: Sử dụng phương pháp: Phân tích từ mặt chi tiết sở lý luận thực tiễn vai trò Nhà quản trị công tác văn phòng Tổng hợp phương pháp, kế hoạch công ty để làm rõ yêu cầu xác định chi tiết vai trò Nhà quản trị công tác điều hành, quản lý Phòng Kinh Doanh Công ty TNHH Thành Long Từ lấy sở rút kết luận, đưa giải pháp nhằm hoàn thiện, nâng cao vai trò Nhà quản trị thời kì hội nhập Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Về mặt lý luận: Đề tài góp phần đưa ý kiến, quan điểm chung nhằm làm rõ vai trò Nhà quản trị công tác văn phòng Về mặt thực tiễn: Đề tài góp phần tổng hợp tạo hệ thống biện pháp có tính khả thi, có sở khoa học nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý, lãnh đạo Nhà quản trị, biện pháp xây dựng hình ảnh Nhà quản trị tỏng thời kì hội nhập Kết cấu Bài tiểu luận mục lục, phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo bao gồm 03 chương sau: Chương Khái quát chung Phòng kinh doanh Công ty TNHH Thành Long Chương Vai trò Nhà quản trị Phòng kinh doanh Công ty TNHH Thành Long Chương Một số giải pháp nâng cao vai trò Nhà quản trị văn phòng thời kì hội nhập CHƯƠNG I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ PHÒNG KINH DOANH CÔNG TY TNHH THÀNH LONG 1.1 Khái quát chung về Công ty TNHH Thành Long Tên công ty: CÔNG TY TNHH THÀNH LONG Tên công ty viết tiếng nước ngoài: THANH LONG COMPANY UNITED Địa công ty: Số 5, đường Trần Quốc Toản, phường Bạch Đằng, thành phố Hạ Long, Quảng Ninh Số điện thoại : 0321.3980787/788–Fax : 0321.3980789 Mã số thuế : 0900226909 Website : www.thanhlongcompany.vn 1.1.1 Lịch sử hình thành: Công ty TNHH Thành Long công ty công ty TNHH sản xuất thương mại Vạn Thành có trụ sở 90/4 Lũy Bán Bích–phường Tân Thới Hòa–Quận Tân Phú–Thành phố Hồ Chí Minh Công ty TNHH Thành Long thành lập ngày 24-12-2004 vào hoạt động năm 2005 Sau năm hoạt động, Công ty có chuyển đổi lớn kinh doanh, sản phẩm công ty nệm Mousse, nệm cao su thông hơi, nệm lò xo, nệm ép…Tuy nhiên, công ty liên tục sản xuất sản phẩm theo đơn đặt hàng nhằm đáp ứng nhu cầu khách hàng sản phẩm 1.1.2 Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Thành Long: Công ty TNHH Thành Long Cục thuế Tỉnh Quảng Ninh trực tiếp quản lý Hàng năm, Công ty sản xuất sản phẩm nệm với quy mô lớn mang lại doanh thu lợi nhuận cao Nguồn vốn kinh doanh: Vốn điều lệ công ty 16.800.000.000 đồng, nguồn vốn công ty bảo toàn tăng dần theo phát triển công ty Ngoài nguồn vốn huy động được, Công ty xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với Ngân hàng tạo điều kiện hỗ trợ vốn phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu Tuy vào hoạt động phát triển, công ty xây dựng sở hạ tầng sở làm việc có quy mô lớn, đội ngũ cán công nhân viên có trình độ chuyên môn cao, hệ thống trang thiết bị ngày nâng cấp Với tổng diện tích mặt 32.000 m2, sản phẩm sản xuất chủ yếu máy móc nên số lượng công nhân không nhiều yêu cầu phải có trình độ tay nghề cao Hiện nay, công ty có tất 125 nhân viên, có đủ lực đạt trình độ tay nghề cao • Cơ cấu máy quản lý Công ty: Giám Đốc: Người đứng đầu điều hành Công ty, phụ trách chung mặt, trực tiếp đạo thực nhiệm vụ toàn Công ty, xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, cải thiện điều kiện lao động cho công nhân Phó Giám Đốc: Là người trợ giúp cho giám đốc, có chức huy điều hành cụ thể lĩnh vực nắm giữ trực tiếp ban hành thị Giám đốc đến phòng ban, chịu trách nhiệm công tác quản lý, kĩ thuật, chất lượng công tác hành chính, kiểm tra giám sát thực an toàn lao động cho cán công nhân viên Phòng Tổ chức–Hành chính: Tổ chức quản lý công tác hành quản trị công ty, phục vụ tạo điều kiện thuận lợi cho phòng ban, đơn vị, tổ chức đoàn thể cán công nhân viên thực tốt nhiệm vụ giao Cụ thể bố trí xếp nơi làm việc, quản lý trang thiết bị, mua bán văn phòng phẩm, quản lý sử dụng ôtô theo lệnh điều động Giám đốc công ty 10 Vậy thì, quản trị văn phòng hoạt động quản trị máy văn phòng, phương pháp khoa học cách thức linh hoạt, sở pháp luật quy định tổ chức, nhằm đạt mục tiêu mà văn phòng đã đề cách hiệu Như từ khái niệm, thấy nhà quản trị có mọt vai trò lớn công tác văn phòng Nhà quản trị đóng vai trò chủ chốt, điều hành hoạt động, đạo, đưa định quản lý mang tính quyền lực, thống nhất, để tất thành viên phòng thục theo định mà nhà quản trị đưa Là người định quản trị, đó, nhà quản trị có vai trò định hoạt động hiệu văn phòng Bằng việc định hướng, định, đưa sách khuyến khích nhân viên, nhà quản trị văn phòng có vai trò thúc đẩy hoạt động văn phòng phát triển 2.3 Thực trạng công tác quản lý, điều hành công việc Trưởng phòng Kinh doanh Công ty TNHH Thành Long Xây dựng cấu tổ chức máy văn phòng hợp lý: Phòng kinh doanh đơn vị cquan trọng hàng đầy công ty Xây dựng cấu tổ chức phòng cách hợp lý việc mà trưởng phòng kinh doanh lưu tâm Việc xây dựng cấu tổ chức Phòng kinh doanh Công ty TNHH Thành Long gồm ba nội dung chính: Xây dựng phận nghiệp vụ văn phòng: Việc xây dựng phận nghiệp vụ văn phòng phụ thuộc vào hai nội dung chính: Thứ xác định chức năng, nhiệm vụ mà phòng kinh doanh phân công phụ trách Thứ hai xác định khối lượng công việc thực tế mà phận, nhân viên phải thực Căn vào tình hình thực tế khối lượng công việc (thường xuyên, đột xuất), Trưởng phòng kinh doanh tính toán để 21 định thành lập phận nghiệp vụ văn phòng hình thức chuyên trách kiêm nhiệm Bằng việc xác định cấu tổ chức máy hoạt động cách hợp lý, phòng kinh doanh hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ giao Xây dựng “Mô tả công việc” “Tiêu chuẩn công việc” cho vị trí lao động phòng kinh doanh: Bản “Mô tả công việc” văn liệt kê nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm thực công việc; mối quan hệ thực công việc; điều kiện làm việc; trách nhiệm kiểm tra, giám sát; tiêu chuẩn cần đạt trình thực công việc Bản “Tiêu chuẩn công việc” văn liệt kê yêu cầu lực cá nhân trình độ học vấn, kinh nghiệm công tác, khả giải vấn đề, kỹ khác đặc điểm cá nhân thích hợp cho công việc Thông thường “Mô tả công việc” “Tiêu chuẩn công việc” xây dựng văn bản, sử dụng cho nhiều mục đích khác như: tuyển dụng lao động, kiểm tra nhân viên, đánh giá hiệu lao động nhân viên, kiểm tra, giám sát, rà soát lại quy định định mức lao động hàng năm… Để quản lý công việc mọt cách hiệu quả, trưởng phòng kinh doanh Công ty TNHH Thành Long xây dựng “Mô tả công việc” “Tiêu chuẩn công việc” cho tất vị trí lao động văn phòng Đây biện pháp định tới hiệu quản trị hành văn phòng Chỉ có mô tả chức trách, nhiệm vụ chi tiết; xác định rõ mối quan hệ tiến hành công việc; quy định cụ thể yêu cầu chất lượng công việc đảm bảo kết công việc đó, đồng thời với yêu cầu cụ thể tiêu chuẩn chức danh công việc lựa chọn người thích hợp cho công việc 22 Xây dựng Quy chế, Nội quy hoạt động phòng kinh doanh: Để đảm bảo việc quản lý điều hành văn phòng hiệu quả, Trưởng phòng kinh doanh xây dựng Quy chế làm việc riêng văn phòng Đây coi quy tắc công tác quản lý điều hành văn phòng mà tất nhân làm việc văn phòng phải tuân theo Nó sở, thước đo cho việc xử lý công việc, giải vấn đề mâu thuẫn phát sinh giúp cho việc quản lý, điều hành, kiểm tra, giám sát trưởng phòng với nhân viên Phòng kinh doanh Công ty TNHH Thành Long hiệu Bản Quy chế trưởng phòng xây dựng định đầy đủ nội dung: - Đối tượng, phạm vi áp dụng Quy chế - Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn thành viên - Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn lãnh đạo - Quy định nghiệp vụ cho lĩnh vực/mặt hoạt động văn phòng - Mối quan hệ phối hợp công việc phận nghiệp vụ với đơn vị khác quan, tổ chức - Các quy định về: chế độ họp; đánh giá, thi đua, khen thưởng, kỷ luật; thời gian làm việc, nghỉ ngơi, làm giờ; quy trình giải khiếu nại, thắc mắc… - Chính sách người lao động văn phòng: đào tạo, lễ tết, hiếu, hỉ 23 - Quy định trang phục, thái độ, trách nhiệm, phẩm chất đạo đức, an toàn vệ sinh lao động Trong trình thực hiện, Trưởng phòng kinh doanh công ty có theo dõi, tổng kết chỉnh sửa Quy chế cho phù hợp với điều kiện thực tế Phòng Kinh tế Công ty TNHH Thành Long Xây dựng quy trình nghiệp vụ hành văn phòng: Quy trình hiểu đơn giản trình tự bước cần thiết để giải công việc hay nhiệm vụ nhằm đạt kết tốt Tất nghiệp vụ hành văn phòng xây dựng thành quy trình xử lý để giúp cho việc giải công việc nhân viên văn phòng dễ dàng, đồng thời tạo thuận lợi cho cán bộ, nhân viên hay cá nhân, tổ chức bên có liên hệ giải công việc thuận lợi Khi xây dựng quy trình nghiệp vụ hành văn phòng, Trưởng phòng kinh doanh công ty quy định, hướng dẫn nghiệp vụ quan quản lý chuyên ngành từ thực tiễn xử lý công việc để có quy trình hợp lý Đồng thời, áp dụng tiêu chuẩn ISO9001:2008 nhằm phù hợp với chuẩn quốc tế Việc xây dựng quy trình nghiệp vụ Phòng kinh doanh lãnh đạo phòng ý đến điểm sau: Phân tích công việc yếu tố liên quan: - Phân tích kỹ công việc cần xử lý, điểm mấu chốt trình xử lý, thủ tục cần giải kết quả/sản phẩm cuối cần đạt Ngoài phân tích điều kiện thực tế nhân trực tiếp thực hiện, sở vật chất kỹ thuật, mối liên hệ công việc với phận liên quan - Xác định rõ trình tự giải công việc, từ bắt đầu tới kết thúc 24 - Xác định rõ trách nhiệm cá nhân/đơn vị tham gia vào giải công việc - Xác định rõ thời gian cần thiết cho bước - Xác định rõ biểu mẫu sổ sách, văn bản, tài liệu… cần thiết cho bước thực Xây dựng lưu đồ xử lý: Lưu đồ biểu đồ mô tả bước cần thực để giải công việc Tùy nghiệp vụ cụ thể mà trưởng phòng có quy định chi tiết khái lược, điều quan trọng giải công việc, người nhân viên nhìn vào quy trình hiểu thực cách dễ dàng Xây dựng biểu, mẫu liên quan: Khi xây dựng quy trình xử lý công việc, nội dung quan trọng quy định hệ thống mẫu, biểu, sổ sách… cụ thể cho bước công việc nhằm giải công việc dễ dàng, đồng thời tạo nên thống quản lý Các mẫu, biểu, sổ sách… liên quan quy trình xây dựng dựa quy định, hướng dẫn nghiệp vụ Sau xây dựng biểu, mẫu, phải quy định ký hiệu cho biểu mẫu để dễ dàng quản lý, lựa chọn thực Tất bước có liên quan tới thủ tục văn phòng phải xây dựng thành biểu mẫu nhằm tạo nên thống dễ quản lý kiểm soát Do đó, trưởng phòng tổ chức xây dựng mẫu, biểu, mẫu sổ sách, tài liệu… cụ thể, chi tiếp cho quy trình nghiệp vụ cụ thể văn phòng Ngoài biên soạn tài liệu hướng dẫn quy trình gửi tất cán bộ, nhân viên phòng kinh doanh, tổ chức nghiên cứu áp dụng quy trình liên quan tới công việc 25 Đây công việc chi tiết đòi hỏi phải có phối hợp văn phòng với đơn vị chuyên môn để hệ thống biểu mẫu hợp lý khả thi Cùng với đó, để hoạt động quản lý diễn thuận lợi hệu quả, Trưởng phòng kinh doanh công ty có theo dõi sát sao, đưa chế tài xử phạt hình thức khen thưởng xứng đáng để đảm bảo quy định thực nghiêm túc, hiệu 2.4 Những yêu cầu Phòng kinh doanh với Trưởng phòng kinh doanh Công ty TNHH Thành Long Do đặc thù, tính chất công việc mình, nên vị trí trưởng phòng kinh doanh cần đáp ứng yêu cầu định Các yêu cầu đó, yêu cầu kỹ lãnh đạo, quản lý mà nhà quản trị cần có để điều hành hoạt động văn phòng cách hiệu Thứ nhất, yêu cầu Kỹ kỹ thuật: Kỹ kỹ thuật khả cần thiết để thực công việc cụ thể, nói cách khác trình độ chuyên môn nghiệp vụ nhà quản trị Ví dụ việc soạn thảo chương trình kế hoạch, soạn thảo hợp đồng pháp lý kinh doanh, thiết kế khí.v.v Đây kỹ cần cho quản trị viên cấp sở cho cấp quản trị viên trung gian cao cấp Trong hoạt động quản trị văn phòng, kỹ tổ chức quản lý nghiệp vụ điều vô cần thiết Các nghiệp vụ soạn thảo văn bản, xây dựng kế hoạch, quản lý hồ sơ tài liệu, giao tiếp, tổ chức họp, xử lý thông tin… nghiệp vụ đòi hỏi phải tổ chức, kiểm soát chặt chẽ theo quy định Bên cạnh đó, nghiệp vụ hành văn phòng không thực văn phòng quan, doanh nghiệp mà thực 26 tất phận, đơn vị quan, doanh nghiệp Chính thế, việc am hiểu nghiệp vụ điều bắt buộc người làm công việc hành nói chung nhà quản trị văn phòng nói riêng để tổ chức thực hiện, quản lý hướng dẫn nghiệp vụ nhằm đảm bảo nghiệp vụ thực hiệu Thứ hai, yêu vầu Kỹ nhân sự: Kỹ đề cập tới kiến thức phương pháp liên quan đến khả làm việc, động viên, thúc đẩy, điều khiển quản lý nhân Văn phòng quan, doanh nghiệp thông thường có nhân viên để thực nhiệm vụ khác nhau, cụ thể phòng kinh doanh Công ty TNHH Thành Long, kỹ lại cần thiết Việc tổ chức nhân viên để tiến hành công việc đòi hỏi phải có kỹ nhân nhằm sử dụng tốt nhân viên này, khai thác họ tiềm mà họ có, thúc đẩy tạo điều kiện cho họ có sáng tiến cải tiến công việc, tạo động lực để họ cống hiến cho tổ chức… Kỹ gồm công việc lựa chọn người có đủ khả năng, trình độ phù hợp cho công việc; xếp họ vào vị trí thích hợp máy văn phòng; đánh giá xác lực họ để có biện pháp đào tạo nâng cao trình độ nghiệp vụ cho họ; tạo động lực cho họ trình lao động xây dựng môi trường thân thiện, đoàn kết hợp tác văn phòng Không thế, phòng kinh doanh đầu mối trình tổ chức công việc chung công ty nên đòi hỏi phải vận dụng kỹ nhân việc tiếp xúc, trao đổi, phối hợp với đơn vị, phòng ban, đối tác hiệu 27 Thứ ba, yêu cầu Kỹ nhận thức: Hoạt động văn phòng không túy thực nhiệm vụ mà lãnh đạo quan, doanh nghiệp giao; không thực chương trình, kế hoạch lãnh đạo phê duyệt mà văn phòng đơn vị tham mưu cho lãnh đạo công tác quản lý điều hành Chính vậy, đòi hỏi trưởng phòng kinh doanh phải có kỹ nhận thức tốt để đề đường lối, sách, biện pháp thích hợp để tham mưu cho lãnh đạo ban hành định xác nhằm đối phó có hiệu với bất trắc, nguy kìm hãm phát triển tổ chức Trưởng phòng kinh doanh cần phải có phương pháp tư hệ thống, phân tích mối liên hệ phận, nhận thức xác vấn đề, thuận lợi, thách thức, rủi ro để từ có biện pháp làm giảm phức tạp rắc rối tổ chức Chính thế, kỹ tư kỹ thiếu nhà quản trị công việc quản lý điều hành Thứ tư, yêu cầu Kỹ truyền thông: Trong trình thực chức năng, nhiệm vụ phòng kinh doanh công tác truyền thông quan trọng nhằm đảm bảo công việc thực hiệu Kỹ truyền thông đòi hỏi người phụ trách văn phòng phải vận dụng nhiều phương pháp khác để thu thập thông tin truyền đạt thông tin xác, kịp thời, hiệu thông qua hình thức văn bản, thư điện tử, họp, trao đổi, gặp gỡ Truyền thông nhằm giúp cho phận, cá nhân liên quan có trách nhiệm thi hành nhiệm vụ nắm được, hiểu tất các thông tin cần thiết cho công việc Việc nắm bắt đầy đủ thông tin giúp cho phận, cá nhân hiểu nhiệm vụ cụ thể mình, yêu cầu công việc cần phải đạt 28 được, nắm phương pháp thực hiện, xác định mối quan hệ với phận, cá nhân khác để phối hợp thực thực thi nhiệm vụ Đồng thời trình thực nhiệm vụ, việc kịp thời nắm bắt vấn đề phát sinh, hiểu tâm tư, tình cảm khúc mắc công việc phận, cá nhân trưởng phòng có biện pháp kịp thời xử lý cách kịp thời hiệu quả, đảm bảo cho nhiệm vụ đạt kết tốt dự kiến đề Do vậy, kỹ truyền thông kỹ mà người làm công tác quản trị hành văn phòng cần ý liên tục học hỏi *Tiểu kết: Trên nét khái quát nhà quản trị vai trò nhà quản trị công tác văn phòng quan, tổ chức Thông qua trình liên hệ thực tế hoạt động quản trị Trưởng phòng kinh doanh Công ty TNHH Thành Long thấy, nhà quản trị, trưởng phòng có vai trò định hoạt động hiệu hoạt động phòng kinh doanh Qua yêu cầu văn phòng nhà quản trị, từ làm để đánh giá hiệu qủa hoạt động trưởng phòng, giúp đưa đề xuất, kiến nghị để xây dựng nhà quản trị phong cách mới, phù hợp với yêu cầu thời kỳ hội nhập 29 CHƯƠNG III MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG THỜI KÌ HỘI NHẬP 3.1 Đánh giá về hoạt động quản trị Trưởng phòng Kinh doanh Công ty TNHH Thành Long 3.1.1 Ưu điểm Hoạt động quản trị Trưởng phòng Kinh doanh Công ty TNHH Thành Long đạt hieejuq ảu định, nhận ủng hộ, đồng tình ban giám đốc, lãnh đạo công ty, với tín nhiệm thành viên phòng Công tác xây dựng chương trình, kế hoạch diên cách thuận lợi, hợp lý, phục vụ tốt cho hoạt động quản trị hoạt động điều hành công tác văn phòng công ty Trưởng phòng Kinh doanh công ty người có lực, trình độ, kinh nghiệp, lãnh đạo phòng Kinh doanh công ty hoàn thách xuất sắc, vượt tiêu nhiệm vụ giao Phần lớn nhân viên phòng có chí tiến thủ, tinh thần ham học hỏi, có cố gắng, nỗ lực hướng rèn luyện thân để có hội thăng tiến tương lai Đã tổ chức lớp tập huấn, đào tạo cho cán bộ, nhân viên phòng để nâng cao trình độ, nghiệp vụ, làm cho công việc xử lý cách hieejuq ảu thuận lợi 3.1.2 Hạn chế Dù người có nhiều kinh nghiệm công tác lãnh đạo, song trưởng phòng tránh số sai sót nhiều đề cao chủ 30 nghĩa cá nhân, chủ nghĩa kinh nghiệm, cần có thay đổi thời gian tới Vẫn tồn số phận nhỏ nhân viên ngại học tập, ngại thay đổi lo sợ vị trí công tác, ảnh hưởng đến công tác đào tạo phát triển Phòng Kinh doanh Công ty TNHH Thành Long Cơ chế phối hợp thực Phòng Kinh doanh phòng ban khác chưa thực hiệu quả, dẫn đến nhiều hạn chế tròn trình lãnh đạo, đạo thực công tác văn phòng Dù nhận quan tâm ban giám đốc công ty, kinh phí để thay đổi trang thiết bị, sở vật chất Phòng kinh doanh Các hình thức khen thưởng chưa thực thích đáng với thành viên có thành tích xuất sắc công việc 3.2 Một số giải pháp nâng cao vai trò nhà quản trị thời kì hội nhập Hội nhập quốc tế trình phát triển tất yếu, chất xã hội lao động quan hệ người Sự đời phát triển kinh tế thị trường động lực hàng đầu thúc đẩy trình hội nhập Hội nhập diễn nhiều hình thức, cấp độ nhiều lĩnh vực khác nhau, theo tiến trình từ thấp đến cao Hội nhập trở thành xu lớn giới đại, tác động mạnh mẽ đến quan hệ quốc tế đời sống quốc gia Ngày nay, hội nhập quốc tế lựa chọn sách hầu hết quốc gia để phát triển Để nâng cao vai trò nhà quản trị thời kì hội nhập, cần thực số sau: 31 Thứ nhất, tăng cường đạo, quan tâm ban giám đốc công ty, doanh nghiệp, đầu tư cho công tác đào tạo, bồi dưỡng cán quản lý để trau dồi thêm kỹ năng, kinh nghiệm, tạo điều kiện cho họ có đủ chuyên môn khả ứng biến trước nhiều biến động công ty, thị trường Thứ hai, Nhà quản trị phải mình, nhà quản lý, phải trở thành cá nhân độc đáo, trung thành với đường vạch sẵn Không chạy đua theo người khác, thể giỏi Nhà quản trị cần phải gương cho cấp việc giữ gìn sắc Khi khuyến khích nhân viên làm điều đó, nhafq uản trị có khả cao phát triển công ty, văn phòng độc đáo thành công Thứ ba, nhà quản lý phải có cách thức quản lý rõ ràng, đoán Dù đảm nhận vị trí quản lý cấp cao, phải đặt viên gạch nhỏ xây dựng nên nghiệp Hãy chia nhỏ chiến lược thành kế hoạch hàng ngày Bằng cách này, nhà quản lý doanh nghiệp quán xuyến công việc mức độ chi tiết Nhờ vậy, nhafq uản trị nhìn thấy cảm nhận chiến lược thông qua hoạt động hàng ngày Một nhà quản trị giỏi thực thụ phải có tầm nhìn xa cần lực quản lý kế hoạch ngắn hạn Thứ tư, Nhà quản trị phải lực lượng nòng cốt xây dựng văn hóa văn phòng, văn hóa doanh nghiệp Là người đứng mũi chịu sào, nhà quản lý có sứ mệnh xây dựng văn hóa cho doanh nghiệp Chiến lược dài hạn công ty, văn phòng thực nhà quản lý nhân viên chung lý tưởng hòa hợp phương thức hoạt động, tư phát triển Chìa khóa cho hòa hợp văn hóa Văn hóa doanh nghiệp, văn hóa văn phòng mang thành viên đến gần với hơn, khiến họ trung thành với mục tiêu chung toàn công ty, tổ chức 32 Thứ năm, Nhà quản lý cần có kế hoạch chi tiêu đăng, hiệu Bao vậy, doanh nghiệp muốn phát triển bền vững cần phân phối nguồn vốn đảm bảo cho ưu tiên mang tính chiến lược Nhà quản lý giỏi người biết “vung tay” không trán, cân mục tiêu kế hoạch lâu dài Tuyệt đối không phung phí tiền bạc, thời gian quan tâm vào nhu cầu ngắn hạn, lợi trước mắt mà quên điều quan trọng trung thành với chiến lược dài hạn Trong thời kỳ hội nhập biến đổi không ngừng thị trường nay, điều cực ký cần thiết Thứ sáu, Nhà quản lý cần có định hướng rõ ràng tương lai Trước thay đổi khách quan thị trường chung, tình trình tài quốc tế hay thể thể chế luật pháp, trị, doanh nghiệp đối mặt với nhiều thử thách Nhà quản trị phải hiểu rõ lúc cần đến bước chuyển từ bên Cần xác định hình ảnh doanh nghiệp tương lai nên thức thời, biết điều chỉnh hướng phát triển thực cần thiết Xây dựng đội ngũ nhà lãnh đạo hệ giàu lực góp phần đảm bảo cho doanh nghiệp tương lai thành công *Tiểu kết: Như thấy, thời kỳ hội nhập, vai trò nhà lãnh đạo, quản lý lại đề cao Không ngừng học hỏi, trau dồi kỹ năng, kinh nghiệm bí thành công Trên vài giải pháp để nâng cao vai trò lãnh đạo nhà quản trị thời kì hội nhập nay, nhà quản trị ngày cần phải giỏi kĩ năng, sáng tạo, chủ động nắm bắt tính hình điều hành, quản lý tổ chức cách tốt 33 KẾT LUẬN Qua trình sở lý luận vị trí, vai trò nhà quản trị việc điều hành, lãnh đạo công tác văn phòng, nhận thấy rằng, quan, tổ chức, hay doanh nghiệp nào, cần phải trọng đến vị trí then chốt này, họ chìa khóa cho thành công tổ chức Khảo sát thực tế Phòng Kinh doanh Công ty TNHH Thành Long rõ vai trò trưởng phòng, người giữ chức vụ lãnh đạo, cung cấp thông tin kiến thức bổ ích cho người nghiên cứu người quan tâm Bằng việc đưa đánh giá ưu điểm, hạn chế tồn đề giải pháp để hoàn thiện hơn, nâng cao vai trò lãnh đạo nhà quản lý thời kì hội nhập để thấy rằng, thời đại phát triển nay, yêu cầu văn phòng, yêu cầu tổ chức, doanh nghiệp với nhà quản trị ngày cáo Từ nhà quản trị cần phải có hướng tu dưỡng, rèn luyện thân để hoàn thành tốt nhiệm vụ giao 34 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình hành văn phòng – Học viện Hành quốc gia; Giáo trình quản trị văn phòng – Đại học kinh tế quốc dân (GS.TS Nguyễn Thành Độ); Giáo trình Quản trị hành văn phòng - TS Nguyễn Thị Ngọc An Trang web: Doanhnghiep.com Báo cáo công tác văn phòng Công ty TNHH Thành Long Và số tài liệu tham khảo khác ... khoa học Nhà quản trị, vai trò nhà quản trị; Tìm hiểu thực trạng vai trò quản lý, lãnh đạo nhà quản trị công tác - văn phòng; Đưa đề xuất nâng cao vai trò nhà quản trị công tác văn phòng thời... đánh giá thực tế vai trò Nhà quản trị hoạt động công tác văn phòng giúp em hiểu rõ ý nghĩa Nhà quản trị công tác văn phòng tầm quan trọng văn phòng phát triển chung hệ thống công ty, doanh nghiệp... tiễn vai trò Nhà quản trị công tác văn phòng Tổng hợp phương pháp, kế hoạch công ty để làm rõ yêu cầu xác định chi tiết vai trò Nhà quản trị công tác điều hành, quản lý Phòng Kinh Doanh Công ty