• A B C TỔNG QUAN VỀ BỘ CÔNG THƯƠNG I Trụ sở II Lãnh đạo Bộ III Chức nhiệm vụ IV Cơ cấu tổ chức Văn phòng Bộ Cơng thương Vị trí Chức Lãnh đạo văn phòng Bộ Đơn vị trực thuộc a Phòng Hành Chính b Phòng Lưu trữ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ TẠI BỘ CÔNG THƯƠNG I Một số khái niệm II Thẩm quyền điều hành hoạt động quản lý công tác VT-LT III Cơ sở pháp lý việc quản lý công tác VT-LT IV Hoạt động quản lý công tác văn thư Bộ Công Thương V Hoạt động quản lý công tác lưu trữ Bộ Công Thương LIÊN HỆ VÀ NHẬN XÉT Trách nhiệm Bộ Công Thương quản lý công tác VT-LT Ưu điểm Hạn chế A I TỔNG QUAN NỘI DUNG TỔNG QUAN VỀ BỘ CƠNG THƯƠNG Trụ sở - Số 54, đường Hai Bà Trưng, Hoàn Kiếm, Hà Nội II Lãnh đạo Bộ - Gồm Bộ Trưởng bốn Thứ trưởng Bộ trưởng Trần Tuấn Anh III Thứ trưởng Hoàng Quốc Vượng Trực tiếp đạo đơn vị: Văn phòng Bộ Thứ trưởng Trần Quốc Khánh Thứ trưởng Đỗ Thắng Hải Thứ trưởng Cao Quốc Hưng Chức nhiệm vụ Bộ Cơng Thương quan Chính phủ, thực chức quản lý nhà nước công nghiệp thương mại, bao gồm ngành lĩnh vực: Điện, than, dầu khí, lượng mới, lượng tái tạo, hóa chất, vật liệu nổ cơng nghiệp, cơng nghiệp khí, luyện kim, cơng nghiệp khai thác mỏ chế biến khống sản, cơng nghiệp tiêu dùng, công nghiệp thực phẩm, công nghiệp hỗ trợ, công nghiệp môi trường, công nghiệp công nghệ cao; cụm công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, khuyến công; thương mại nước; xuất nhập khẩu, thương mại biên giới; phát triển thị trường nước; quản lý thị trường; xúc tiến thương mại; thương mại điện tử; dịch vụ thương mại; hội nhập kinh tế quốc tế; cạnh tranh, bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng, phòng vệ thương mại; dịch vụ công ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước IV Cơ cấu tổ chức Đơn vị quản lý nhà nước Lãnh đạo Bộ Thương Vụ Khối Vụ Văn Phòng Bộ Khối Tổng Cục, Cục Đơn vị nghiệp VĂN PHỊNG BỘ CƠNG THƯƠNG Vị trí - Văn phòng Bộ thuộc đơn vị quản lý nhà nước - cụ thể thuộc Khối vụ Chức năng: - Văn phòng Bộ Cơ quan giúp việc trực tiếp Lãnh đạo Bộ, có chức tổng hợp, điều phối hoạt động quan, đơn vị thuộc Bộ theo chương trình, kế hoạch làm việc Lãnh đạo Bộ; tham mưu cho Lãnh đạo Bộ công tác tổng hợp, cải cách hành chính, bảo vệ bí mật nhà nước, báo chí tuyên truyền; văn thư, lưu trữ; thực công tác hành chính, lễ tân, quản trị, kế tốn – tài chính, an ninh bảo vệ quan Bộ, quản lý sở vật chất phương tiện làm việc; nghiên cứu, triển khai ứng dụng công nghệ phục vụ hoạt động Cơ quan Bộ + Văn thư, lưu trữ: Tổ chức quản lý hướng dẫn thực công tác văn thư, lưu trữ Cơ quan Bộ đơn vị thuộc Bộ; bảo đảm việc ban hành văn Bộ theo thể thức thủ tục quy định; tiếp nhận, chuyển giao, luân chuyển công văn đi, đến quản lý việc sử dụng dấu Bộ Văn phòng Bộ; kiểm tra chịu trách nhiệm thủ tục hành văn Bộ ban hành; tổ chức in ấn tài liệu phục vụ công tác Bộ; quản lý công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu Cơ quan Bộ; tổ chức phục vụ khai thác hồ sơ tài liệu lưu trữ Bộ Lãnh đạo Văn phòng Bộ - Gồm: Chánh văn phòng bốn Phó chánh văn phòng Chánh Văn phòng Trần Hữu Linh Chức nhiệm vụ: Quản lý công tác văn thư, lưu trữ quan Bộ đơn vị thuộc Bộ; quản lý sử dụng dấu Bộ Văn phòng Bộ; cơng tác bảo vệ bí mật nhà nước Phó Chánh Văn phòng Đỗ Văn Cơi Phó Chánh Văn phòng Phạm Thị Yến Phó Chánh Văn phòng Trần Thị Bạch Dương Phó Chánh Văn phòng Đỗ Ngọc Hưng Đơn vị trực thuộc - Gồm có 13 đơn vị: có Phòng Hành Chính Phòng Lưu Trữ đảm nhiệm hoạt động quản lý công tác văn thư – lưu trữ Bộ Công thương (trên văn bản) Phòng Hành Chính Trưởng phòng Phạm Th Hải Làm việc Phòng Hành Chính-Lưu trữ (tầng 1) - Phó trưởng Phó trưởng phòng Phó trưởng phòng Nguyễn Thị Hồng phòng Phạm Thị Nguyễn Duy Dịu Kim Oanh Thu Làm việc Phòng Làm việc Làm việc Phòng Hành Chính-Lưu trữ Phòng Văn thư Văn thư (tầng 1) Phòng Lưu trữ Trưởng phòng Nguyễn Thị Thu Hương: Làm việc Phòng Hành ChínhLưu trữ (tầng 4) Phó Trưởng phòng Nguyễn Thị Thanh Hương: Làm việc Phòng Hành Chính-Lưu trữ (tầng 4) Trên thực tế: gộp chung lại Phòng Hành – Lưu trữ + Phòng Hành – Lưu trữ (tầng 1, nhà A) phụ trách quản lý mảng văn thư, cạnh có phòng “Văn thư” phòng “Cơng văn đi” phận giúp việc, hỗ trợ Phòng Hành – Lưu Trữ (tầng 1) + Phòng Hành – Lưu trữ (tầng 4, nhà A) phụ trách quản lý mảng lưu trữ, cạnh kho lưu trữ quan (Bộ Cơng thương có kho lưu trữ: kho trụ sở Bộ lưu trữ tài liệu chỉnh sửa, bổ sung; kho lại đường Phạm Văn Đồng lưu trữ tài liệu hoàn chỉnh nội dung) B HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VT-LT TẠI BỘ CÔNG THƯƠNG Một số khái niệm Quản lý công tác văn thư Quản lý cơng tác văn thư tồn hoạt động điều hành, triển khai công việc, kiểm tra, tra đánh giá Thủ trưởng quan, tác động đến nghiệp vụ như: soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải văn bản, lập hồ sơ hành nhằm đảm bảo thông tin văn cho hoạt động quản lý quan, tổ chức Quản lý công tác lưu trữ Là lĩnh vực hoạt động bao gồm có quản lý hoạt động lưu trữ (thu thập hồ sơ, tài liệu; tổ chức khoa học; bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ) quản lý tài liệu lưu trữ (quản lý kho lưu trữ, quy chế, kỹ thuật bảo quản TLLT; khai thác sử dụng TLLT) nhằm phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử nhu cầu đáng khác quan, tổ chức, cá nhân II Thẩm quyền điều hành hoạt động quản lý công tác VT-LT Dựa theo Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01/02/2005, Bộ Cơng Thương có thành lập Phòng Hành – Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ, có chức giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho Bộ trưởng quản lý tổ chức thực cơng tác văn thư, lưu trữ tồn ngành Bộ ( Chỉ đạo, hướng dẫn giám sát Bộ Nội Vụ, cụ thể Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước) III Cơ sở pháp lý việc quản lý công tác VT-LT Để tổ chức quản lý tốt công tác văn thư – lưu trữ, trước hết Bộ Công Thương cần phải vào quy định pháp luật Việt Nam Một số vấn đề nhà nước quy định văn như: Về công tác văn thư Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 Chính phủ công tác văn thư Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 Chính phủ cơng tác văn thư Văn hợp số: 01/VBHN-BNV ngày 25/02/2014 Thông tư số 01/2011/TT-BNV Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành I - - - - - - - - - - - - Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Về công tác lưu trữ Pháp lệnh lưu trữ quốc gia 2001 34/2001/PL-UBTVQH10 Luật Lưu trữ 2011 Nghị định 111/2004/NĐ-CP hướng dẫn Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 Bộ Nội vụ việc hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Thông tư 09/2011/TT-BNV Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức IV Hoạt động quản lý công tác văn thư Bộ Công Thương Căn vào Điều 27 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 Chính phủ cơng tác văn thư hoạt động quản lý cơng tác văn thư Bộ Công thương gồm: Xây dựng, ban hành văn đạo, hướng dẫn thực cơng tác văn thư Bộ Cơng thương có Quyết định số 4267/QĐ-BCT ngày 25/6/2013 ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, ban hành quản lý văn quan Bộ Cơng thương (có quy chế kèm theo) Ban hành văn quản lý thống nghiệp vụ công tác văn thư Bộ Cơng Thương có Quyết định số 4268/QĐ-BCT ngày 25/6/2013 ban hành Quy định thể thức, kỹ thuật trình bày mẫu loại văn Bộ Cơng Thương (có quy định kèm theo) Ban hành văn nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ cơng tác văn thư Bộ Cơng Thương có Quyết định số 2208/QĐ-BCT ngày 14/3/2014 việc ban hành Quy chế quản lý sử dụng Hệ thống quản lý cơng văn, cơng việc Bộ Cơng Thương (có quy định kèm theo) Bộ Công Thương vừa ban hành văn ngày 29/12/2016 công bố Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 Theo đó, Bộ Cơng Thương xây dựng áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 cho việc thực thủ tục hành theo chức nhiệm vụ, có: Quy trình quản lý tài liệu hồ sơ; Quy trình Xử lý cơng văn đến Đào tạo, bồi dưỡng cán - - - - - a - Bộ Công Thương cho cán đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chun mơn, hành nhà nước kỹ nghiệp vụ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước Bộ Công Thương Trường Đào tạo, bồi dưỡng Cán Công Thương Trung ương (đây đơn vị nghiệp cơng lập trực thuộc Bộ Cơng Thương có tư cách pháp nhân, có dấu riêng, mở tài khoản Kho bạc Nhà nước Ngân hàng theo quy định pháp luật) Kiểm tra, tra, đánh giá công tác văn thư Ở Bộ Công Thương chủ yếu tiến hành kiểm tra định kỳ kết hợp với hướng dẫn đánh giá Còn thành tra chủ yếu thuộc thẩm quyền Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước (tiến hành tra có dấu hiệu vi phạm Pháp luật V Hoạt động quản lý công tác lưu trữ Bộ Công Thương Phông Lưu trữ Trước năm 2007, lúc chưa sáp nhập Bộ Cơng Nghiệp Bộ Thương Mại có phông lưu trữ riêng: Phông lưu trữ Bộ Công nghiệp Phông lưu trữ Bộ Thương Mại Từ năm 2007 đến nay, sau sáp nhập Bộ Công Thương có phơng lưu trữ, Phơng Lưu Trữ Bộ Công Thương Quản lý hoạt động lưu trữ Bộ Cơng Thương có xây dựng Quy chế Cơng tác lưu trữ Bộ từ năm 2012 có quy định Công tác thu thập, quản lý hồ sơ lưu trữ; Tổ chức bảo quản TLLT; Tổ chức khai thác sử dụng TLLT; Ngồi ra, Bộ Cơng Thương có Thơng tư hướng dẫn cơng tác lưu trữ số lĩnh vực định Về công tác lập hồ sơ (là thuộc công tác văn thư lại có liên quan đến lưu trữ): Bộ Cơng thương có Quyết định ban hành Danh mục hồ sơ tài liệu Bộ từ năm 2013 bao gồm quy định bảng thời hạn bảo quản có Danh mục hồ sơ tài liệu kèm theo Tuy nhiên, năm trở lại đây, Bộ Công Thương tiến hành xếp lại cấu tổ chức nên năm gần Bộ không tiến hành xây dựng danh mục hồ sơ mà sử dụng danh mục hồ sơ cũ Quản lý tài liệu lưu trữ Kho lưu trữ: Bộ Cơng thương có kho lưu trữ: kho trụ sở Bộ (lưu trữ tài liệu chỉnh sửa, bổ sung) + Phòng 427: Lưu trữ văn Bộ từ năm 2007 + Phòng 429: Lưu trữ văn đến hồ sơ nhân Bộ b - kho lại đường Phạm Văn Đồng (lưu trữ tài liệu hoàn chỉnh nội dung) Bảo quản khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Tài liệu hồ sơ lưu trữ xếp theo thứ tự đánh số sau xếp hộp hồ sơ, tài liệu • Một số hình ảnh hoạt động lưu trữ (có hình minh họa) C LIÊN HỆ VÀ NHẬN XÉT Trách nhiệm Bộ Công Thương quản lý công tác VT-LT Ưu điểm - Bộ Công Thương thực tốt công tác văn thư-lưu trữ quan; kịp thời đạo triển khai đầy đủ văn quy định, hướng dẫn Nhà nước, bảo đảm thực quy định pháp luật: Có Quy chế tiếp nhận, xử lý, ban hành quản lý văn bản; Quy định thể thức, kỹ thuật trình bày mẫu loại văn bản; Quy chế quản lý sử dụng Hệ thống quản lý công văn, công việc; Quy chế Công tác lưu trữ; Quyết định ban hành Danh mục hồ sơ tài liệu => Các văn cần thiết có Hồ sơ nguyên tắc nhân viên QTVP - Ngồi có áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 công tác văn thư - Cơ sở vật chất: Phòng làm việc, trang thiết bị đầu tư đảm bảo để công tác văn thư-lưu trữ thực tốt Hạn chế - Có Quy chế Cơng tác lưu trữ chưa có Quy chế tổng hợp Cơng tắc văn thư - Việc xây dựng ban hành danh mục hồ sơ bị gián đoạn, không thường xuyên Bộ thời gian xếp, cấu lại tổ chức ... lưu trữ riêng: Phông lưu trữ Bộ Công nghiệp Phông lưu trữ Bộ Thư ng Mại Từ năm 2007 đến nay, sau sáp nhập Bộ Công Thư ng có phơng lưu trữ, Phơng Lưu Trữ Bộ Công Thư ng Quản lý hoạt động lưu trữ. .. đường Phạm Văn Đồng lưu trữ tài liệu hoàn chỉnh nội dung) B HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VT-LT TẠI BỘ CÔNG THƯƠNG Một số khái niệm Quản lý công tác văn thư Quản lý cơng tác văn thư tồn hoạt động điều... chức IV Hoạt động quản lý công tác văn thư Bộ Công Thư ng Căn vào Điều 27 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 Chính phủ cơng tác văn thư hoạt động quản lý cơng tác văn thư Bộ Công thư ng