Khái quát,tìm hiểu về định biên nhân sự trong cơ quan,tổ chức

z Đại học Quốc gia Hà Nội Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn  CHỦ ĐỀ 2: “Định biên nhân văn phòng” Mơn học: Kỹ tổ chức công việc TỔNG QUAN NỘI DUNG : I Cơ sở lý luận định biên nhân Một số khái niệm Tầm quan trọng định biên nhân Các yếu tố ảnh hưởng II Thực định biên nhân văn phòng Cơ sở định biên nhân Các nguyên tắc định biên nhân Các phương pháp định biên nhân Quy trình định biên nhân I Cơ sở lý luận định biên nhân Một số khái niệm 1.1 Định biên nhân Cho đến có nhiều định nghĩa định biên nhân định nghĩa thể nhiều cách hiểu khác định biên Định biên nhân hiểu đơn giản xác định số lượng người với phẩm chất cá nhân tri thức cần thiết để đáp ứng khối lượng công việc cụ thể cho tương lai Hay nói cách khác, định biên nhân sự liên kết nguồn lực người với mục đích mục tiêu chiến lược tổ chức để hồn thiện q trình kinh doanh, phát triển văn hóa tổ chức để thúc đẩy đổi mới, tính linh hoạt lợi cạnh tranh Định biên nhân văn phòng việc xác định cấu nguồn nhân (số lượng – chất lượng nhân sự) cần cho q trình hoạt động, vận hành văn phòng nhằm mang lại hiệu công việc cao Trong công tác quản trị nhân văn phòng, định biên nhân yếu tố định đến sách tuyển dụng hoạch định nhân lực văn phòng Ở Việt Nam, cụm từ định biên nhân thịnh hành quan, doanh nghiệp tổ chức Nhà nước Cụm từ biết đến với tên gọi Biên chế lao động Biên chế cán 1.2 Bản chất định biên nhân quan nhà nước Ở Việt Nam, biên chế phân thành biên chế hành biên chế nghiệp Theo quy định Pháp lệnh cán bộ, công chức sửa đổi, bổ sung năm 2003: Biên chế hành số lượng, cấu, chức danh, vị trí cơng việc cơng dân Việt Nam tuyển dụng, bổ nhiệm vào ngạch hành giao giữ để thực nhiệm vụ thường xuyên quan nhà nước từ TW đến địa phương, nước hay nước hưởng lương va phụ cấp lương (nếu có) từ ngân sách nhà nước Biên chế nghiệp số lượng, cấu, chức danh, vị trí cơng việc cơng dân Việt Nam tuyển dụng, bổ nhiệm vào ngạch viên chức, hoăc giao giữ nhiệm vụ thường xuyên đơn vị nghiệp nhà nước vê giáo dục đào tạo, khoa học, y tế, văn hóa, nghệ thuật, thể dục thể thao đơn vị nghiệp khác quan có thẩm quyền định thành lập để phục vụ nhiệm vụ quản lý nhà nước để thực số dịch vụ công bộ, quan ngang bộ, quan thuộc Chính phủ Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện theo quy định pháp luật Tầm quan trọng định biên nhân 2.1 Vị trí Trong cơng tác hoạch định nhân quan; việc theo dõi, lập kế họach định biên nhân có vị trí trung tâm, cốt lõi để giúp thực sách tuyển dụng hoạch định nhân lực 2.2 Vai trò Tầm quan trọng điṇh biên nhân sư ̣ tổ chức xuất phát từ vai trò quan trọng người Con người yếu tố cấu thành nên tổ chức , vận hành tổ chức định thành bại tổ chức Nguồn nhân lực nguồn lực thiếu tổ chức nên điṇh biên nhân lĩnh vực quan trọng quản lý tổ chức Mặt khác, quản lý nguồn lực khác khơng có hiệu tổ chức không định biên tốt nguồn nhân lực, suy đến hoạt động quản lý thực người 2.2.1 Đối với quan, tổ chức - Giúp xác định số lượng nhân cần thiết tương lai, số lượng có khả đáp ứng cho nhu cầu tương lai quan dựa lực người lao động - Giúp dễ dàng theo dõi tình hình nhân thực tế so với kế hoạch định biên đề từ giúp phận quản lý nhân lực đưa sách phù hợp đảm bảo yêu cầu nhân lực cần có để phục vụ hoạt động quan; giúp quan sử dụng dụng nguồn nhân lực hợp lý - Là sở để thực việc tuyển dụng, bổ nhiệm, đề bạt, đào tạo nhân quan sở để xây dựng kế hoạch phát triển nguồn nhân lực, tạo lập lợi cạnh tranh cho tổ chức - Là sở xây dựng kế hoạch ngân sách tiền lương, chi phí xã hội khác có liên quan đến người (bảo hiểm, phúc lợi xã hội) 2.2.1 Đối với người lao động - Giúp cho người lao động biết rõ lực thân từ hiểu làm cơng việc, nhiệm vụ phân công phù hợp - Giúp người lao động định hướng phát triển tiềm thân Các yếu tố ảnh hưởng Việc định biên nhân có kỹ lưỡng đến đâu bị ảnh hưởng yếu tố bên bên môi trường làm việc quan, tổ chức lúc nào, kế hoạch phải mang tính dự trù linh hoạt cao để có khả ứng biến với ảnh hưởng Các yếu tố bên liên quan lớn đến nguồn nhân lực tổ chức, cách thức mà người lao động thực công việc theo yêu cầu mà quan, tổ chức giao cho Ở mức độ đó, yếu tố nội kiểm sốt thay đổi thơng qua q trình lập kế hoạch quản lý Các yếu tố bên ngồi khó khơng thể kiểm sốt Lấy ví dụ nhà quản lý khơng thể kiểm soát đối thủ cạnh tranh, thay đổi hệ thống pháp luật, điều kiện kinh tế xã hội nói chung Tuy nhiên, việc định biên có biện pháp ứng phó, kiểm soát yếu tố 3.1 Các yếu tố bên Chính sách nội tổ chức tác động trực tiếp việc tuyển dụng quản lý lực lượng lao động Khi lập kế hoạch nguồn nhân lực cần xem xét yếu tố bên để đảm bảo tổ chức tuyển dụng nhân viên tài vào thời điểm, qua giúp cơng ty trì suất lao động Nếu khơng làm tốt việc dự đốn yếu tổ ảnh hưởng bên quan tổ chức khó thích ứng với ảnh hường từ yếu tố bên ngồi • Sứ mệnh: Sứ mệnh tổ chức bao gồm mục đích, giá trị tầm nhìn Các tổ chức nên đặt hướng thông qua việc thiết lập mục tiêu mục đích rõ ràng Sau đó, phận nhân tiến hành tuyển dụng nhân viên vào vị trí phù hợp, họ có sách tuyển dụng, vấn thích hợp • Nguồn nhân lực: Các kiến thức, kinh nghiệm lực lực lượng lao động tổ chức số yếu tố định thành cơng Vì lý này, tổ chức đặc biệt ý đến việc tuyển dụng nhân viên tổ chức khóa đào tạo nhân viên để xây dựng lực tổ chức Tuy nhiên việc thường bị giới hạn khả tài quan, tổ chức Tuy nhiên, việc đào tạo cán yếu tố quan trọng để đạt việc quản lý tốt, chí hồn cảnh khó khăn tài xây dựng kế hoạch đào tạo phù hợp • Văn hóa cơng sở: Văn hóa cơng sở tổ chức yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến thành công tổ chức.Thái độ khả nhân viên việc sẵn sàng thực công việc giao sẵn sàng học hỏi từ đồng nghiệp có ảnh hưởng lớn Thái độ tiêu cực nhân viên ảnh hưởng nghiêm trọng đến khả thực chiến lược phát triển quan, tổ chức lập kế hoạch trước Thái độ tích cực nhân viên khơng làm nhiệm vụ quản lý dễ dàng mà khách hàng bạn hàng đánh giá cao • Cơ cấu tổ chức: Các tổ chức bị cản trở cấu tổ chức hình thức quản lý họ Cơ cấu tổ chức cách phân chia công việc để thực nhiệm vụ tổ chức Khi tổ chức hoạt động môi trường cạnh tranh, cấu tổ chức giúp cản trở khả tổ chức để phản ứng với thay đổi Ví dụ, cấu tổ chức có nhiều cấp quản lý, định làm chậm thơng tin đưa lên xuống từ cấp quản lý • Quản lý: Năng lực đội ngũ quản lý phong cách lãnh đạo nhân viên nhà quản lý yếu tố tác động lớn đến tinh thần nhân viên văn hóa tổ chức Nếu có sợ quan tâm xem xét đến ý kiến người lao động trước đưa định chắn rằng, nhà quản lý người lao động có quan điểm khác nhau, họ có cách để dung hòa lợi ích để đạt mục tiêu chung • Trang thiết bị làm việc: Môi trường nội tổ chức trang bị cắt giảm trang thiết bị cần thiết Tính sẵn có thiết bị cần thiết tác động đáng kể đến mơi trường nội Nhân viên bị cản trở thực nhiệm vụ giao thiếu trang thiết bị trang thiết bị cũ kỹ lạc hậu • Tiềm lực tài chính: Tiềm lực tài yếu tố quan trọng ảnh hưởng lớn đến môi trường nội tổ chức Mặc dù xây dựng yếu tố tốt khác, lại việc thực khó khăn thiếu tiền để thực cơng việc đề kế hoạch chiến lược Đồng thời tài quan tổ chức ảnh hưởng đến tinh thần người lao động cần quản lý tài cách cẩn thận Lập kế hoạch nhân phải thực ngân sách cho phép để tối đa hóa lợi nhuận 3.2.Các yếu tố bên Đây yếu tố mà quan khơng thể kiếm sốt mà thích nghi Vấn đề cốt lõi phải thích nghi nhanh với yếu tố bên ngoài, điều phụ thuộc vào nhận sớm ảnh hưởng Một vài yếu tố bên điều kiện kinh tế thu thập từ nguồn thông tin hàng ngày qua phương tiện truyền thơng, đòi hỏi nhà quản lý phải nắm bắt để xây dựng kế hoạch chiến lược Tuy nhiên có số yếu tố bên ngồi khó xác định, đặc biệt yếu tốc có tốc độ thay đổi chậm khó nhận biết • Điều kiện kinh tế: Việc dự trù nguồn tiền cần thiết để trả lương, phục vụ đào tạo mua sắm thiết bị mối quan tâm trước quy hoạch nguồn nhân lực Tuy nhiên, yếu tố kinh tế bên ngồi đóng vai trò quan trọng không kém, đặc biệt điều kiện kinh tế đất nước Ví dụ, việc tăng giảm lãi suất cho vay, tình trạng thất nghiệp, tình hình suy thoái kinh tế dẫn đến việc người dân ln có xu hướng lựa chọn kỹ thứ muốn mua dịch vụ sử dụng Họ cắt giảm chi tiêu cho loại hàng hóa dịch vụ không thiết yếu, làm cho số công ty sản xuất mặt hàng xa xỉ dịch vụ cao cấp, sụt giảm doanh thu, chí phải sa thải số nhân viên Điều tác động ngược lại làm cho kinh tế địa phương khó khăn Xây dựng yếu tố kinh tế ảnh hưởng đến định biên nhân giúp dự tính số lượng nhân cơng ty cần số lương phải trả • Thị trường: Lợi việc cạnh tranh kinh doanh yếu tố liên tục thay đổi môi trường kinh doanh Không việc xuất thêm đối thủ cạnh tranh mới, đối thủ thường xuyên thay đổi chiến lược marketing, dòng sản phẩm giá Thường thay đổi khơng báo trước nhà quản lý tổ chức cần phải cảnh giác với đối thủ cạnh tranh • Cơng nghệ: Thay đổi cơng nghệ nhanh chóng vòng 50 năm qua yếu tố bên gây sức ép lớn lên doanh nghiệp tổ chức Nếu tổ chức khơng thích ứng đủ nhanh để thay đổi cơng nghệ, họ có nguy thị phần Công nghệ mang lại yêu cầu kỹ mới, quan, tổ chức ln ln cần phải quan tâm đến yêu cầu trình độ nhân viên nhu cầu đào tạo lập kế hoạch nguồn nhân lực Để có sản phẩm dịch vụ cần tuyển dụng lao động có tay nghề cao đào tạo nhân viên có để đáp ứng nhu cầu quan, tổ chức Một công việc trước cần 2-4 lao động nhờ áp dụng cơng nghệ tiên tiến cắt giảm xuống lao động Người lập kế hoạch phải có kiến thức thiết bị mới, kỹ trình độ cần thiết nguồn nhân lực để xây dựng kế hoạch nhân sự, lương, thưởng mơt cách phù hợp • Mơi trường, khí hậu: Biến đổi khí hậu mối đe dọa tiềm ẩn tốc độ thay đổi nhận biết xem xét sở thập kỷ Biến đổi khí hậu không ảnh hưởng tất quốc gia tất doanh nghiệp Các yếu tố môi trường theo nghĩa hẹp bao gồm khu vực quan, tổ chức nằm mối quan hệ để tìm kiếm nhân viên thích hợp đáp ứng yêu cầu yếu tố thay đổi môi trường làm cho việc tuyển dụng nhân viên nhiều Một ví dụ đơn giản yếu tố môi trường ảnh hưởng đến việc lập kế hoạch nguồn nhân lực việc xem xét nhân viên quan, tổ chức làm việc cách an tồn thời tiết khắc nghiệt; kế hoạch nhân phải tính đến khả thơng tin liên lạc để công việc hoạt động thông suốt điều kiện • Luật pháp: Luật lao động quan trọng hệ thống pháp lý có ảnh hưởng đến việc lập kế hoạch nguồn nhân lực Ngồi có ảnh hưởng từ Luật mơi trường, Luật Bảo hiểm Y tế, Luật bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng,… Thuế thay đổi ảnh hưởng lớn đến việc định biên nhân sự, đặc biệt khoản thuế liên quan đến người lao động thuế thu nhập cá nhân Trong hầu hết trường hợp, cần nhiều thời gian để thực thay đổi sách, pháp luật việc thay đổi sách luật lại cần khoảng thời gian để có hiệu lực Cần cập nhật sách pháp luật mới, chí thuê riêng luật sư cần thiết • Các quy định Chính phủ ảnh hưởng đến tất trình làm việc phận nhân sự, bao gồm tuyển dụng, đào tạo, bồi thường, chấm dứt hợp đồng,… Nếu khơng tn thủ quy định phủ, quan, tổ chức bị phạt nặng bị rút giấy phép kinh doanh, hoạt động • Phương tiện truyền thơng: Các phương tiện truyền thông trải qua thay đổi nhanh chóng đáng kể mà nguyên nhân sâu xa từ việc thay đổi công nghệ gia tăng Internet Trước việc tuyển dụng đăng báo chí hồn tồn thực trực tiếp internet thông qua cơng ty tuyển dụng trực tuyến • Chính trị: Các yếu tố bao gồm quan điểm lãnh đạo địa phương, sách Nhà nước, thâm chí quan điểm lãnh đạo chủ tịch công ty cực lớn chi phối thị trường Các yếu tố trị ảnh hưởng đến nguồn kinh phí đầu tư, lượng thuế phải nộp, mức lương tối thiểu, cách thức kiểm soát thị trường, số lượng chất lượng nguồn nhân lực tuyển dụng Khi lập kế hoạch, cần phải xem xét tới yếu dựa khảo sát dự báo cẩn thận Ví dụ, cần quan tâm tới ưu đãi phủ năm tới nghành nghề nào, thị trường nào, doanh nghiệp nào,… • Xã hội: Một số yếu tố xã hội ảnh hưởng đến việc lập kế hoạch nhân quan, tổ chức, cần phải tính đến, đặc biệt công ty đa quốc gia Nếu quan, tổ chức có số nhân viên thuộc tôn giáo đất nước khác nhau, cần xây dựng cách thức phù hợp Ngoài ra, việc thay đổi cấu dân số xã hội yếu tố ảnh hưởng lớn đến định biên nhân Sự thay đổi bao gồm tỷ lệ ngày tăng người cao tuổi , gia tăng số lượng gia đình mà vợ chồng làm, độ tuổi kết ngày tăng, tình trạng đa dạng sắc tộc,…Những thay đổi tác động đáng kể đến nguồn nhân lực sẵn sàng để tuyển dụng II.Thực định biên nhân văn phòng Cơ sở định biên nhân 1.1 Dựa chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu phát triển quan, tổ chức: Với quan, tổ chức khác có chức năng, nhiệm vụ mục tiêu phát triển khác nên áp dụng khuôn mẫu định biên nhân cứng nhắc cho quan, tổ chức Do đó, việc định biên nhân phải dựa nhiệm vụ mục tiêu thực tiễn quan, tổ chức bám sát tốt để từ có kế hoạch, sách thay đổi cấu tổ chức hay người,… phù hợp với nhiệm vụ mà tổ chức cần thực (ví dụ, tổ chức định hướng phát triển theo hướng phi lợi nhuận, phục vụ mục tiêu xã hội tổ chức có mục tiêu nâng cao doanh thu việc xây dựng kế hoạch định biên nhân tổ chức phải khác nhau) Mặt khác, thực định biên nhân quan phải gắn liền với mục tiêu phát triển quan, tổ chức giai đoạn cụ thể Cho nên “sao y” kế hoạch định biên nhân giai đoạn sang giai đoạn khác trải nguồn lực, ngân sách kế hoạch thực cho thành phần cụ thể: tuyển dụng, đào tạo & phát triển, lương bổng, bảo hiểm, phúc lợi,… 1.2.Dựa điều kiện thực tiễn quan, tổ chức Để định biên nhân phải quan tâm đến thực trạng lực đội ngũ nhân sự, điều kiện tài quan, nhu cầu thị trường, bối cảnh trị, … Người đứng đầu tổ chức hay người làm nhiệm vụ thực định biên nhân cho tổ chức phải nắm rõ điều thực công việc định biên nhân 1.3.Dựa vị trí cơng việc phận quan Vị trí cơng việc đơn vị cụ thể nhất, ứng với vị trí lao động thực tế, cụ thể thời điểm định địa điểm xác định Thông thường, có nhân viên quan có nhiêu vị trí, trừ số vị trí phải đảm bảo tính liên tục thời gian Trong trường hợp này, nhiều nhân viên đảm nhiệm vị trí cơng việc Việc định biên nhân cần phân tích đặc điểm vị trí cơng việc cụ thể Phân tích cơng việc tiến hành để xác định nhiệm vụ thuộc phạm vi cơng việc kỹ năng, lực trách nhiệm cụ thể cần phải có để thực hiệu cơng việc cách thành cơng Phân tích cơng việc cung cấp thơng tin yêu cầu, đặc điểm công việc hành động cần đựơc tiến hành thực hiện, thực sao: loại máy móc trang bị dụng cụ cần thiết thực công việc; mối quan hệ với cấp với đồng nghiệp thực công việc,… Các nguyên tắc định biên nhân 2.1.Đối với quan hành nhà nước:  Nguyên tắc tuân thủ pháp luật Định biên đơn vị nhà nước pháp luật quy định thực theo quy định Mọi vi phạm bổ sung, thêm bớt vi phạm pháp luật định biên khơng hợp pháp Ngun tắc áp dụng cho tổ chức hành nhà nước Trong đơn vị nhà nước, định biên định quan có thẩm quyền số lượng cấu cán bộ, công chức theo loại công chức, ngạch công chức cho loại quan nhà nước, khác với tổ chức tư hệ thống quan nhà nước, định pháp luật đòi hỏi phải chấp hành nghiêm túc Thông qua định biên mà nhà nước quản lý chặt chẽ thống nguồn lực, định quản lý nguồn ngân sách, tiền lương hoạt động quản lý máy cơng sở • Ví dụ 1: Trong Hiến pháp, khơng quy định số Phó Thủ tướng, số Bộ trưởng Nghị Quốc hội đồng ý có Phó Thủ tướng, 22 Bộ trưởng Chính phủ phải tuân thủ việc xác định nhân cho cấu • Nếu Luật Tổ chức Chính phủ quy định cụ thể số lượng Bộ (Luật 2001) khơng thể có số Bộ trưởng lớn số lượng Bộ quy định luật Muốn thay đổi (tách, nhập) phải sửa đổi luật • Ví dụ 2: Nghị định 12/2001/NĐ-CP quy định số lượng đầu mối Phòng (và gắn liền với số lượng định biên số Trưởng phòng) từ – 10 đơn vị huyện • Tất huyện, tùy thuộc vào điều kiện cụ thể để lựa chọn 8,9 hay 10 phòng, khơng vượt q 10 phòng (11) hay định biên chức Trưởng phòng huyện khơng 10 người  Nguyên tắc có việc cần người Nếu có cơng việc mà khơng thể giao thêm cho người tổ chức đòi hỏi phải có thêm “biên chế” để đảm nhận công việc Nếu công việc trước hay hai người đảm nhận, tính chất công việc, quy mô công việc mở rộng, gia tăng, khơng bổ sung thêm người khơng thể hồn thành nhiệm vụ  Nguyên tắc tương đồng thống Tính tương đồng thống cho cấp hành (tỉnh) có nhiều tổ chức (63 tỉnh, 63 UBND tỉnh) Về chức năng, NV, quyền hạn UBND tỉnh quy định thống chung Luật Tổ chức HĐND UBND Do đó, định biên (tương đối) tỉnh có tính chất tương đồng Ví dụ số lượng Sở (tương đương); số lượng Phó Chủ tịch tỉnh; số lượng biên chế  Ngun tắc có tính đến yếu tố đặc thù Đây nguyên tắc thể đặc trưng hoạt động quản lý hành nhà nước theo lãnh thổ Mỗi vùng lãnh thổ có nét đặc trưng riêng, đòi hỏi phải có người, có phận đảm nhận nhiệm vụ quản lý Do đó, khơng thể máy móc, dập khn tỉnh phải có Sở Thủy sản, Sở Ngoại vụ  Nguyên tắc khoa học Khi xác định định biên phải tuân thủ nguyên tắc khoa học tổ chức Xác định số lượng, cấu nguồn nhân lực tổ chức HCNN thiết kế tổ chức phải tuân thủ nội dung kế hoạch hóa nguồn nhân lực nói chung nguồn nhân lực tổ chức HCNN 10 Vận dụng quy luật khách quan để xác định nhu cầu nguồn nhân lực; khả đáp ứng nguồn nhân lực quốc gia, khu vực, quốc tế 2.2 Đối với doanh nghiệp: Định biên nhân thường khơng có cơng thức qn để tính, nhiên xác định dựa nguyên tắc sau:  Nguyên tắc 1: Các nguyên tắc tỷ lệ tương quan Nguyên tắc: Tỉ lệ tăng / giảm so với năm trước tương ứng với tương quan tăng/ giảm mức doanh thu Ví dụ : Doanh thu 2017 tăng 30% định biên tăng 20% Bối cảnh áp dụng: Cơng ty có quy mơ lớn, thay đổi nhân có tính quy luật cao Ngun tắc: Tương quan nhóm vị trí trực tiếp (kinh doanh sản xuất) với vị trí gián tiếp Ví dụ : Trực tiếp vs gián tiếp 65% 35%, Quản lý vs nhân viên 15% – 85% Bối cảnh áp dụng: Cơng ty có liệu điều tra nhiều năm Nguyên tắc: Tương quan ngân sách cho nhóm quản lý nhân viên, gián tiếp trực tiếp Ví dụ : Chi phí / doanh thu = 78% Quỹ lương quản lý nhân viên = 22% – 78%  Nguyên tắc 2: Các nguyên tắc định mức lao động Nguyên tắc: Theo khối lượng Ví dụ : – 30 sản phẩm / ca / người – 100 sản phẩm /ca/ dây chuyền (nhóm) – 15 khách hàng phục vụ / ngày – Làm 800 m2 sàn / ca Bối cảnh áp dụng: Công việc gắn với sản xuất dịch vụ, tăng lên theo mức độ thành thạo người thực Nguyên tắc: Theo hệ tiêu hiệu suất Ví dụ: Tập hợp tiêu doanh thu (100 tỉ) số lượng khách hàng (200 khách) / năm Bối cảnh áp dụng: thường áp dụng cho khối kinh doanh Nguyên tắc: Theo thông lệ thao tác nghề nghiệp Ví dụ: Số lượng chứng từ hồn thành, số báo cáo X tần suất năm Số lượng giao dịch thực / ngày Bối cảnh áp dụng: Áp dụng cho khối gián tiếp Nguyên tắc: Theo đối tượng phục vụ Ví dụ: nhân viên nhân tương ứng với 60 người công ty Bối cảnh áp dụng: Áp dụng cho khối gián tiếp  Nguyên tắc 3: Các nguyên tắc tần suất thời lượng 11 Nguyên tắc: Dựa vào cấu chức danh, tần suất thời lượng thực nhiệm vụ Ví dụ: Vị trí Kế tốn chi phí bao gồm nhiệm vụ: – Kiểm tra chứng từ, hạch toán, toán – hàng ngày, 100 chứng từ / ngày – Lập báo cáo: cuối tháng, ngày/ báo cáo – Làm việc với tra thuế: cuối quý, ngày – Hồn thiện chứng từ tốn (hóa đơn, nghiệm thu, v.v.): cuối năm, 20 ngày Bối cảnh áp dụng: – Thường áp dụng cho khối gián tiếp – Có thơng lệ tham khảo doanh nghiệp Các phương pháp định biên nhân Việc định biên nhân quan hành nhà nước thường sử dụng phương pháp sau:  Dựa sở định mức lao động tổng hợp cho đơn vị sản phẩm Căn vào mức lao động tính số lượng lao động cần thiết Muốn cần phải xác định mức lao động tổ chức Để xác định mức lao động áp dụng phương pháp định mức lao động tổng hợp cho đơn vị sản phẩm Phương pháp áp dụng doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh mặt hàng tính sản phẩm vật sản phẩm vật quy đổi xây dựng theo nguyên tắc sau: Mức lao động tổng hợp cho đơn vị sản phẩm phải tính sở xem xét, kiểm tra, xác định từ hao phí lao động hợp lý đẻ thực nguyên công (nguyên công công nghệ, nguyên cơng phục vụ) Trong q trình tính tốn xây dựng mức phải vào thông số kỹ thuật quy định cho sản phẩm, q trình cơng nghệ sản xuất sản phẩm, chế độ làm việc thiết bị, kết hợp với kinh nghiệm tiên tiến có điều kiện áp dụng rộng rãi yêu cầu chấn chỉnh tổ chức sản xuất tổ chức lao động quản lý Trường hợp có tiêu chuẩn mức nguyên công ngành liên ngành với điều kiện tổ chức sản xuất, kỹ thuật công nghệ doanh nghiệp phải tính định mức tổng hợp cho đơn vị sản phẩm theo tiêu chuẩn mức nguyên công ngành liên ngành Định mức lao động tổng hợp tính cho đơn vị sản phẩm phải theo quy trình cơng nghệ sản xuất sản phẩm (trong xây dựng cơng trình theo đồ án thiết kế thi cơng), khơng tính sót, tính trùng khâu cơng việc Khơng tính hao phí lao động làm sản phẩm phụ, sửa chữa lớn đại hoá thiết bị, sửa chữa lớn nhà xưởng, cơng trình xây dựng bản, chế tạo lắp 12 đặt thiết bị việc khác Những hao phí lao động cho loại cơng việc tính mức lao động riêng tính cho đơn vị sản phẩm • Định biên nhân dựa sở định mức lao động tổng hợp theo định biên (còn gọi định mức biên chế) Căn vào mức lao động tính số lượng lao động cần thiết Muốn cần phải xác định mức lao động tổ chức Để xác định mức lao động áp dụng phương pháp định mức lao động tổng hợp theo định biên (còn gọi định mức biên chế), phương pháp tính tốn dựa ngun tắc cụ thể sau: Khi xác định biên lao động theo nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh khơng tính lao động làm sản phẩm không phụ thuộc nhiệm vụ sản xuất kinh doanh giao, lao động sửa chữa lớn đại hoá thiết bị, sửa chữa lớn nhà xưởng, cơng trình xây dựng bản, chế tạo, lắp đặt thiết bị việc khác Những hao phí lao động cho loại cơng việc tính mức lao động riêng tính cho đơn vị sản phẩm Quy trình định biên nhân Bước : Phân tích cơng việc vị trí, phận Phân tích cơng việc để đo lường, xác định định mức, xác định kết yêu cầu, chuẩn hoá thành kĩ năng, xác định lai lỗi, xác định chế phòng ngừa, yêu cầu khả năng, phẩm chất, thể lực trí tuệ đảm bảo cộng cơng việc xác định qua phân tích bao trùm hoạt động tổ chức Cách thức phân tích cơng việc: + Liệt kê chuỗi cơng việc liên quan danh mục công việc + Xác định cách thức thực + Xác định kết tiêu chuẩn + Định mức thời gian tiêu chuẩn công việc + Xác định tần suất thực công việc + Xác định tổng thời gian việc + Xác định sai lỗi, rủi ro chế phòng ngừa + Các định phương tiện sử dụng, hệ thống định mức thông số Bước 2: Xác định rõ nhiệm vụ cụ thể vị trí phận, cá nhân Từ phân tích cơng việc xác định rõ nhiệm vụ cụ thể vị trí phận, cá nhân doanh nghiệp/tổ chức Các cơng việc đơn lẻ có tính chất tương đồng tổng hợp lại sử dụng thời gian hữu ích tương đương nhân tiêu chuẩn tạo vị trí định biên Mỗi định biên có tiêu chuẩn nhân tiêu chuẩn định mức công việc xác định + Tổng hợp công việc liên quan tính chất ghép thành vị trí đảm bảo thời gian hữu ích tiêu chuẩn, hiệu suất + Bình chuẩn suất vị trí làm việc phù hợp 13 + Xác định yêu cầu kiến thức, kĩ năng, khả phẩm chất để xác định chế độ đãi ngộ tiêu chuẩn làm sở cho việc bố trí, huấn luyện, giám sát đánh giá kết công việc Bước 3: Xác định định mức lao động khoa học cho vị trí, phận Định mức công việc quan trọng, nhiên việc áp dụng kĩ thuật quản trị nhân lực khác loại hình khác Nếu đặc thù công việc lặp lại ổn định dây chuyền sản xuất, gia công, hay giao dịch lặp lại văn phòng giao dịch việc áp dụng định mức nhân cơng có tính chặt chẽ hữu dụng doanh nghiệp may, da giầy, điện tử, lắp giáp thiết bị,… Ngược lại,những cơng việc đòi hỏi tính tự do, sáng tạo, chủ động, kỉ luật thấp thiết kế…thì định mức nhân cơng có tính định mức tham chiếu quản trị để áp dụng kĩ thuật khác nhằm quản trị hiệu nhân lực Bước 4: Xác định khối lượng nhiệm vụ cụ thể vị trí, phận tương lai Căn vào chiến lược, phân tích công việc, định biên nhân sự, định mức lao động doanh nghiệp xác định khối lượng nhiệm vụ cụ thể vị trí, phận tương lai Việc xác định khối lượng nhiệm vụ sở để tổ chức đưa dự đốn khối lượng nhân cần thiết Bước 5: Xác định khối lượng nhân cần thiết Để xác định khối lượng nhân cần thiết cần tiến hành : + Phân tích mơi trường, xác định mục tiêu chiến lược cho tổ chức + Hiện trạng định biên nhân doanh nghiệp + Dư báo khối lượng công việc xác định khối lượng công việc tiến hành phân tích cơng việc + Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực xác định nhu cầu nguồn nhân lực + Phân tích quan hệ cung cầu nguồn nhân lực Qua xác định lượng nhân lực cần thiết cho tổ chức Bước : Để đảm bảo chất lượng định biên nhân sư trước ban hành đăng ký với quan có thẩm quyền, tổ chức áp dụng thử định mức lao động xây dựng điều chỉnh số đơn vị, phận người lao động thời hạn thích hợp tuỳ theo độ phức tạp mức lao động điều kiện cụ thể doanh nghiệp, sau xem xét điều chỉnh cho phù hợp trước cơng bố áp dụng rộng rãi tồn dây chuyền sản xuất, kinh doanh toàn doanh nghiệp Nếu định biên nhân thực tế thực nhỏ 95% mức lao động dược giao phải xem xét, điều chỉnh hạ định mức giao Nếu định biên nhân thực tế thực cao 120% mức lao động giao phải xem xét, điều chỉnh tăng định mức giao 14 Trong trình xây dựng áp dụng thử hệ thống định biên nhân phải có đại diện tổ chức cơng đoàn cấp tham gia để đảm bảo việc xây dựng định mức lao động khách quan hợp lý Hàng năm tổ chức đánh giá tình hình thực hệ thống định mức để tiếp túc hồn thiện nâng cao chất lượng định biên nhân sự, đồng thời để tăng cường hoạt động quản lý công tác định mức phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh có hiệu doanh nghiệp Bước Đăng ký định biên nhân Sau xây dựng định biên nhân sự, doanh nghiệp báo cáo với Hội đồng Quản trị (nếu có) quan quản lý cấp xem xét để đăng ký với quan có thẩm quyền Việc đăng ký định biên nhân sư ̣ phải thực quý I năm kế hoạch Hồ sơ đăng ký định biên nhân sự, gồm + Công văn đề nghị đăng ký định biên nhân sư; ̣ + Hệ thống định biên nhân sư ̣ đăng ký thuyết minh phương pháp bước xây dựng định mức lao đông, đăng ký định mức lao động xây dựng + Hệ thống định mức áp dụng, định mức đề nghị điều chỉnh thuyết minh việc điều chỉnh mức, đăng ký định mức điều chỉnh 15 ... pháp định biên nhân Quy trình định biên nhân I Cơ sở lý luận định biên nhân Một số khái niệm 1.1 Định biên nhân Cho đến có nhiều định nghĩa định biên nhân định nghĩa thể nhiều cách hiểu khác định. .. DUNG : I Cơ sở lý luận định biên nhân Một số khái niệm Tầm quan trọng định biên nhân Các yếu tố ảnh hưởng II Thực định biên nhân văn phòng Cơ sở định biên nhân Các nguyên tắc định biên nhân Các... quan trọng định biên nhân 2.1 Vị trí Trong cơng tác hoạch định nhân quan; việc theo dõi, lập kế họach định biên nhân có vị trí trung tâm, cốt lõi để giúp thực sách tuyển dụng hoạch định nhân lực